Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM ĐÔNG BẮC –––––––––––––––––––––––– BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN NĂM HỌC 2020 2021 Tên sáng kiến Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Đông Bắc Nhóm tác giả 1 Nguyễn Thị Hoà Giang; Trưởng nhóm 2 Lê Thuý Hoà; Thành viên Lạng Sơn, tháng 6 năm 2021 BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM ĐÔNG BẮC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT.

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM ĐÔNG BẮC –––––––––––––––––––––––– BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN NĂM HỌC 2020 - 2021 Tên sáng kiến: Nhóm tác giả: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ Nơng Lâm Đơng Bắc Nguyễn Thị Hồ Giang; Trưởng nhóm Lê Th Hồ; Thành viên Lạng Sơn, tháng năm 2021 BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM ĐÔNG BẮC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Lạng Sơn, ngày 20 tháng năm 2021 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN SÁNG KIẾN NĂM HỌC 2020 - 2021 I Thông tin chung - Họ tên người đăng ký: Nguyễn Thị Hồ Giang, Lê Th Hồ - Đơn vị cơng tác: Phịng Tổ chức - Hành - Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đông Bắc Cơ sở sách pháp luật Nhà nước Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07.9.2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ Lịch sử; Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 03 tháng năm 2020 Chính phủ Quy định cơng tác văn thư Sự cần thiết thực sáng kiến Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đông Bắc từ thành lập đến công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ đầy đủ tài liệu Trường, đảm bảo việc tra cứu tài liệu phục vụ công tác Nhà trường năm qua Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu Nhà trường thực theo năm học chưa phát huy hết tác dụng cho việc tra cứu tài liệu; tài liệu chưa số hóa tồn phơng lưu trữ Nhằm thực đổi công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường ngày khoa học, hiệu Việc xây dựng ứng dụng sáng kiến Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đông Bắc việc làm cấp thiết Nhà trường II Nội dung Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ Nhà trường chưa có sáng kiến mục tiêu sáng kiến * Thực trạng: - Hàng năm việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu Nhà trường theo năm, không theo chủ đề; - Việc tra cứu tài liệu nhiều thời gian; - Chưa số hóa tài liệu đặc biệt tài liệu quan trọng cần lưu trữ lâu dài; - Số cặp hồ sơ lưu trữ theo năm phòng văn thư ngày nhiều, khó khăn cơng tác bảo quản; - Nhà trường chưa có kho lưu trữ nên khơng gian lưu trữ hồ sơ chật hẹp gây khó khăn cho việc tra cứu * Mục tiêu: - Tra cứu văn nhanh chóng, thuận tiện, xác, bí mật, giảm chi phí thời gian chờ đợi tra cứu; - Hồ sơ, tài liệu Trường xếp khoa học, tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản, tra cứu; - Tài liệu lưu trữ số hóa, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu; - Giảm chi kinh phí hàng năm phục vụ chi mua sắm văn phòng phẩm (cặp lưu trữ) để lưu trữ tài liệu; - Công tác văn thư, lưu trữ Trường đảm bảo theo quy định hành Nhà nước (Pháp lệnh công tác văn thư, lưu trữ) Nội dung chi tiết sáng kiến cải tiến 2.1 Tính sáng kiến: - Tài liệu lưu trữ Trường xếp khoa học, theo chủ đề; - Số hóa tài liệu lưu trữ; - Tài liệu lữu trữ bảo quản lâu dài, an toàn; - Tra cứu nhanh chóng; - Tiết kiệm chi phí kinh phí hàng năm Nhà trường phục vụ mua sắm văn phịng phẩm, chi phí mở rộng kho lưu trữ 2.2 Phương pháp nghiên cứu Để triển khai thực sáng kiến nhóm tác giả sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Quan sát, phân tích tổng hợp thống kê; - Tổ chức lại tài liệu phông theo phương án phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu 2.3 Phạm vi áp dụng sáng kiến Tại kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ nông lâm Đông Bắc công tác lưu trữ tài liệu đơn vị phòng, khoa, trung tâm thuộc Trường 2.4 Nội dung chi tiết 2.4.1 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo chủ đề a Phân loại tài liệu Bước Chia tài liệu theo cấu tổ chức - Tổ chức - Hành - Đào tạo - Khảo thí kiểm định - Cơng tác học sinh, sinh viên Bước Chia tài liệu theo chức - Tổ chức - Hành chính: Cơng tác tổ chức; Cơng tác hành - Đào tạo: Đào tạo dài hạn; Đào tạo ngắn hạn - Khảo thí kiểm định: Kiểm định chất lượng; Nghiên cứu khoa học; - Công tác học sinh, sinh viên: Công tác giáo viên chủ nhiệm; Công tác quản lý, giáo dục HSSV Bước Chia tài liệu theo nhiệm vụ, chủ đề - Tổ chức - Hành + Cơng tác tổ chức: Tài liệu tổ chức máy; Tổ chức cán (Bổ nhiệm, tuyển dụng, tiếp nhận; việc, nghỉ hưu, nghỉ chế độ; luân chuyển, điều động) + Công tác hành chính: Quy chế, quy định; Thi đua khen thưởng; Nâng lương, chuyển ngạch - Đào tạo + Đào tạo dài hạn: Quyết định mở lớp; Công nhận tốt nghiệp + Đào tạo ngắn hạn: Bồi dưỡng GV - Công tác Học sinh sinh viên Công tác quản lý, giáo dục HSSV: Khen thưởng HSSV; Kỷ luật HSSV Bước Chia tài liệu theo năm - Tổ chức - Hành + Tài liệu tổ chức máy: Từ năm 1970 - 2015; Từ năm 2016 đến + Tài liệu bổ nhiệm cán bộ: Từ năm 2004 - 2014; Từ năm 2015 - 2020 + Tài liệu tuyển dụng, tiếp nhận: Từ năm 1994 - 2009; Từ năm 2010 - 2020 + Tài liệu thi đua khen thưởng: Từ năm 2006 - 2012; Từ năm 2013 -2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu kỷ luật: Từ năm 2007 - 2020 + Tài liệu nâng lương, chuyển ngạch: Từ năm 2006 - 2008; Từ năm 2009 - 2012; Từ năm 2013 - 2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu quy chế, quy định: Từ năm 2006 - 2011; Từ năm 2012 -2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu luân chuyển, điều động cán bộ: Từ năm 2006 - 2020 + Tài liệu việc, nghỉ chế độ, chuyển công tác: Từ năm 2006 2020 - Đào tạo + Quyết định mở lớp: Từ năm 2018 đến + Quyết định công nhận tốt nghiệp: Từ năm 2018 đến + Đào tạo bồi dưỡng GV: Từ năm 2018 đến - Khảo thí kiểm định + Kiểm định chất lượng: Từ năm 2018 đến + Nghiên cứu khoa học: Từ năm 2018 đến - Công tác học sinh, sinh viên + Công tác GVCN: Từ năm 2018 đến + Công tác quản lý, giáo dục HSSV: Từ năm 2018 đến b Lập hồ sơ Sau kiểm tra lần cuối nhóm nhỏ đạt yêu cầu hồ sơ hay đơn vị bảo quản tiến hành xếp tài liệu bên hồ sơ c Xác định giá trị tài liệu chỉnh lý Trong trình lập hồ sơ phân chia tài liệu cần tiến hành xác định giá trị tài liệu để loại khỏi phông tài liệu không thuộc phông hết giá trị, trùng lặp, thừa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đơn vị bảo quản lập d Làm công cụ tra tìm Lập mục lục hồ sơ cho tồn tài liệu bên hồ sơ 2.4.2 Số hóa hồ sơ, tài liệu phương pháp scan - Tổ chức - Hành + Tài liệu tổ chức máy: Từ năm 1970 - 2015; Từ năm 2016 đến + Tài liệu bổ nhiệm cán bộ: Từ năm 2004 - 2014; Từ năm 2015 - 2020 + Tài liệu tuyển dụng, tiếp nhận: Từ năm 1994 - 2009; Từ năm 2010 - 2020 + Tài liệu thi đua khen thưởng: Từ năm 2006 - 2012; Từ năm 2013 -2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu kỷ luật: Từ năm 2007 - 2020 + Tài liệu nâng lương, chuyển ngạch: Từ năm 2006 - 2008; Từ năm 2009 - 2012; Từ năm 2013 - 2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu quy chế, quy định: Từ năm 2006 - 2011; Từ năm 2012 -2015; Từ năm 2016 - 2018; Từ năm 2019 - 2020 + Tài liệu luân chuyển, điều động cán bộ: Từ năm 2006 - 2020 + Tài liệu việc, nghỉ chế độ, chuyển công tác: Từ năm 2006 - 2020 - Đào tạo + Quyết định mở lớp: Từ năm 2018 đến + Công nhận tốt nghiệp: Từ năm 2018 đến + Bồi dưỡng GV: Từ năm 2018 đến - Khảo thí kiểm định + Kiểm định chất lượng: Từ năm 2018 đến + Nghiên cứu khoa học: Từ năm 2018 đến - Công tác học sinh, sinh viên + Công tác GVCN: Từ năm 2018 đến + Khen thưởng HSSV: Từ năm 2018 đến + Kỷ luật HSSV: Từ năm 2018 đến + Hoạt động giáo dục HSSV: Từ năm 2018 đến Kết đạt - Đã scan 5.879 tài liệu đưa vào hồ sơ lưu trữ - Tài liệu lưu trữ, bảo quản khoa học, lâu dài theo quy định; - Số hóa tài liệu quan trọng cần lưu trữ (những gốc lưu trữ lâu năm bị hư hỏng ); - Giảm không gian lưu trữ tài liệu kho hàng năm; - Tra cứu hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, cung cấp thơng tin kịp thời, xác nhằm nâng cao chất lượng phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành công tác kiểm định chất lượng Nhà trường Khả tiếp tục trì, phát triển mở rộng Sáng kiến nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ứng dụng hiệu quả, lâu dài Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đông Bắc phát triển đơn vị phòng/khoa/trung tâm thuộc Trường THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ SÁNG KIẾN ĐƯỢC ỨNG DỤNG NGƯỜI BÁO CÁO Văn Phú Liệu Nguyễn Thị Hòa Giang ... đổi công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường ngày khoa học, hiệu Việc xây dựng ứng dụng sáng kiến Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm. .. tác: Phịng Tổ chức - Hành - Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đơng Bắc Cơ sở sách pháp luật Nhà nước Luật lưu trữ. .. lượng Nhà trường Khả tiếp tục trì, phát triển mở rộng Sáng kiến nâng cao hiệu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ứng dụng hiệu quả, lâu dài Trường Cao đẳng Công nghệ Nông Lâm Đông Bắc phát triển