Bài viết Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu về đất đai tại một số cơ quan trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh đánh giá thực trạng về công tác lưu trữ tài liệu đất đai trong một số cơ quan tại tỉnh Bắc Ninh, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tư liệu đất đai.
NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VỀ ĐẤT ĐAI TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẮC NINH Vũ Lệ Hà1, Nguyễn Thị Huệ2 Trường Đại học Tài nguyên Môi trường Hà Nội Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Bắc Ninh Tóm tắt Tài liệu lưu trữ đất đai là tài sản có giá trị phải quản lý để sử dụng lâu dài, phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước đất đai phát triển kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật Việc bảo quản, giữ gìn lưu trữ tài liệu đất đai cần thiết quan trọng Để thực tốt công tác quản lý tài liệu lưu trữ, ngày 11/11/2011 Quốc hội đã ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia bảo quản, sử dụng tài liệu của các quan Nhà nước Toàn bộ các loại tài liệu được hình thành quá trình giải quyết công việc phải được đưa vào lưu trữ để bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu, đặc biệt tài liệu đất đai Bài viết đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tài liệu đất đai số quan tỉnh Bắc Ninh, sở đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ tư liệu đất đai Từ khoá: Lưu trữ tài liệu đất đai; Tài liệu lưu trữ đất đai điện tử Abstract Studying the situation and proposing some solutions to increase the efficiency of storage of land documents at some agencies in Bac Ninh province Land archives are valuable assets that must be managed for long - term use, serving the State management of land and economic, social and scientific and technical development The preservation and preservation of land documents is very necessary and important In order to perform well the management of archival documents, on 11/11/2011, the National Assembly promulgated the Law on Archives No 01/2011/QH13 to protect the national archives and preserve and use the archives of State agencies All types of documents formed during the settlement of work must be put into archives to preserve, exploit and use documents, especially land documents This article will evaluate the current situation of the storage of land documents in some agencies in Bac Ninh province, on that basis, propose some solutions to improve the efficiency of land document storage Keywords: Archiving land documents; Electronic land archives Đặt vấn đề Tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu lưu trữ đất đai có vai trò quan trọng quản lý Nhà nước Những năm qua công tác lưu trữ tài liệu ngày trọng phát triển nhờ áp dụng tiến cơng nghệ, thể chế sách chia sẻ liệu Tài liệu thu thập bảo quản tốt, đảm bảo đầy đủ, tổ chức khoa học, có khả truy cập rộng rãi làm tăng giá trị tài liệu thể minh bạch công tác quản lý hành đất đai Tài liệu đất đai phần lớn Nhà nước đầu tư hình thành qua thời kỳ phát triển ngành đất đai, cần thu thập, bổ sung đầy đủ nguồn tài liệu làm phong phú thành phần phông lưu trữ đất đai nhằm để lại cho hậu di sản văn hoá quản lý đất đai khả phục vụ sử dụng tài liệu giải công việc Hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn đất đai mang tính pháp lý cao, giúp quan chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước đất đai Hồ sơ, tài liệu chuyên môn Hội thảo Quốc gia 2022 475 đất đai Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) tỉnh Bắc Ninh thành phần hình thành nên hệ thống thông tin quản lý đất đai tỉnh nói riêng nước nói chung Chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ đất đai có vai trị to lớn cơng tác lưu trữ VPĐKĐĐ sau tiến hành chỉnh lý, tài liệu phân loại, xếp khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ giúp công tác quản lý Nhà nước đất đai đạt hiệu cao Bởi vậy, yêu cầu quản lý, lưu trữ khoa học khối hồ sơ, tài liệu nhiệm vụ tất yếu Hiện nay, công tác chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Ninh bước đầu đầu tư chưa triển khai có hệ thống, khối lượng tài liệu lưu trữ trải qua thời gian dài tồn đọng nhiều năm chủ yếu bảo quản tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa chỉnh lý xếp, phân loại, lập thành hồ sơ nên việc đưa phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu đạt hiệu thấp, việc tra cứu thông tin nhiều thời gian, làm tốn nhân lực làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị thất lạc, hư hỏng khó khôi phục Phương pháp nghiên cứu 2.1 Phương pháp điều tra, thu thập thông tin Phương pháp sử dụng để thu thập thông tin thực trạng lưu trữ tư liệu đất đai số quan địa bàn tỉnh Bắc Ninh Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Từ Sơn, Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài, Phịng Tài ngun Mơi trường (TN&MT) thành phố Từ Sơn huyện Lương Tài Các liệu thu thập số liệu loại hồ sơ lưu trữ có, số lượng loại, tình trạng tài liệu, liệu, sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ, liệu công tác lưu trữ tài liệu đất đai điện tử, công tác ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ đất đai, xây dựng sở liệu đất đai, xây dựng hệ thống thông tin đất đai phục vụ cho nội dung nghiên cứu 2.2 Phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích số liệu Phương pháp thực nhằm thống kê loại tài liệu, liệu đất đai theo danh mục lưu trữ, sở phân tích, đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu liệu đất đai số đơn vị địa bàn tỉnh Bắc Ninh Kết nghiên cứu 3.1 Thực trạng quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn số quan địa bàn tỉnh Bắc Ninh 3.1.1 Hiện trạng quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn đất đai thành phố Từ Sơn a Tài liệu, liệu lưu trữ Phòng TN&MT thành phố Từ Sơn Hồ sơ, tài liệu đất đai lưu trữ Phòng TN&MT gồm: - Hồ sơ hộ gia đình, cá nhân: Hồ sơ giai đoạn 2004 - 2006 bàn giao sang Phòng Nội vụ; Hồ sơ bàn giao Chi nhánh VPĐKĐĐ gồm hồ sơ giai đoạn 2006 - 2015; - Hồ sơ tổ chức, dự án: Hồ sơ dự án hoàn thành bàn giao Phòng Nội vụ để thực lưu trữ quan gồm tài liệu từ năm 2018 trở trước; Hồ sơ dự án chưa kết thúc cán thực tự quản lý; - Hồ sơ tài liệu hành chính: Khoảng mét giá Kho lưu trữ; - Hồ sơ giao dịch bảo đảm: Gồm hồ sơ hình thành trước tách Chi nhánh VPĐK Từ Sơn (tháng 3/2015) Tổng khối lượng gồm 220 cặp dây (khoảng 16.000 hồ sơ) chưa xếp chỉnh lý bó cặp dây; 476 Hội thảo Quốc gia 2022 - Hồ sơ tài liệu thống kê, kiểm kê đất đai: Hồ sơ thống kê đất đai lưu trữ tủ tài liệu Phòng TN&MT, gồm cấp xã: Các năm thống kê từ 2006 đến 2021; Cấp huyện: Gồm năm thống kê từ 2006 đến 2021 Những tài liệu chưa xếp, chỉnh lý; - Hồ sơ kiểm kê đất đai: Cấp xã: Gồm kỳ kiểm kê 2005, 2010, 2014 2019; Cấp huyện: Gồm kỳ kiểm kê 2005, 2010, 2014 2019; - Tài liệu quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất gồm: Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất giai đoạn đến năm 2010 cấp huyện, cấp xã; Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất giai đoạn đến năm 2020: Quy hoạch sử dụng đất đến 2020, kế hoạch kỳ đầu (2011 - 2015) thành phố Từ Sơn; Điều chỉnh quy hoạch sử dụng đất đến 2020 kế hoạch kỳ sau 2016 - 2020 thành phố Từ Sơn; Kế hoạch sử dụng đất năm 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 thành phố Từ Sơn; Ngoài số tài liệu, liệu chuyển lưu trữ Phòng Nội vụ thành phố Từ Sơn gồm có: - Hồ sơ thu hồi cấp giấy chứng nhận (GCN) hộ gia đình, cá nhân: Tổng số hồ sơ gồm 167 hồ sơ, tài liệu hình thành giai đoạn 2004 - 2006 xếp đưa vào lưu trữ theo quy định chuyển lên Sở Nội vụ lưu trữ lịch sử Khối tài liệu thực số hóa dự án số hóa tài liệu lịch sử Sở Nội vụ thực - Hồ sơ thu hồi giao đất dự án: Gồm 986 hồ sơ, tài liệu hình thành giai đoạn 2003 - 2019 xếp đưa vào lưu trữ kho lưu trữ quan UBND thành phố Từ Sơn Phòng Nội vụ quản lý; Đối với hồ sơ số hồ sơ chưa đầy đủ thành phần tiếp tục bổ sung từ Phòng TN&MT hồ sơ chưa kết thúc bàn giao b Tài liệu, liệu lưu trữ Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Từ Sơn Tại Chi nhánh VPĐK thành phố Từ Sơn đất đai có kho lưu trữ Phịng kho (Tầng 3) có tổng 16 giá tủ (Trong 14 giá đơn, 02 giá kép giá đồ); Phòng kho (Tầng 3) tổng 20 giá tủ kho có 15 đơn, giá kép, phịng làm việc giá tủ Hệ thống tài liệu bao gồm: Bảng Bảng tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu kho TT I 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.9 2.1 2.2 2.3 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phòng kho (Tầng 3) Hồ sơ đăng ký cấp giấy Phòng TN&MT bàn giao (2006 - 2009 ) Hồ sơ cấp Hồ sơ cấp đổi, cấp lại Hồ sơ chuyển nhượng Hồ sơ thừa kế Hồ sơ tặng cho Hồ sơ tách, hợp Hồ sơ nhập Biến động Hồ sơ giao dịch bảo đảm (2015 - 2020) Hồ sơ chấp Hồ sơ xóa chấp Thay đổi nội dung thông tin Tài liệu rời lẻ khác Phiếu xác nhận kết đo, biên mốc giới, hồ sơ kĩ thuật đất Bản đồ ĐVT Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Quyển Tờ Khối lượng 3261/3628 663/805 156/164 1340/1387 62/72 1107/1169 10 /11 3/4 19/17 26.815 13.541 11.618 1.656 162 1.175 972 (Nguồn: Chi nhánh VPĐK thành phố Từ Sơn) Hội thảo Quốc gia 2022 477 Hầu hết tài liệu chưa xếp chỉnh lý, chưa Scan số hố chưa hồn chỉnh Tại kho Phịng kho (Tầng 3) tổng 20 giá tủ kho có 15 đơn, giá kép, phịng làm việc giá tủ Bảng Bảng tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu kho TT 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hồ sơ đăng ký cấp Giấy (thời điểm 2010 - 2014) Hồ sơ cấp Hồ sơ cấp đổi, cấp lại Hồ sơ chuyển nhượng Hồ sơ thừa kế Hồ sơ tặng cho Hồ sơ tách, hợp Hồ sơ nhập Thu hồi Biến động Tài liệu rời lẻ ĐVT Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Hồ sơ/GCN Mét giá Khối lượng 9.799/10.345 1.304/1.372 1.350/1.369 4.431/4.569 599/670 1.571/1.790 4/6 3/3 11/12 537/566 (Nguồn: Chi nhánh VPĐK thành phố Từ Sơn) Bảng Bảng tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu kho TT I 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ĐVT Khối lượng Ghi Tầng tổng 32 giá tủ kho tổng Phòng kho (Tầng 2) cộng 26 giá (trong kho có 26 giá phịng làm việc giá) Hồ sơ đăng ký cấp Giấy (Hồ sơ Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, Hồ sơ 20.119 thường xuyên, giai đoạn 2015 - 2020) Scan Hồ sơ từ năm 2016-2020 Hồ sơ cấp Hồ sơ 1.817 Hồ sơ cấp lại, cấp đổi Hồ sơ 4.093 Hồ sơ biến động cấp Hồ sơ 10.275 Hồ sơ biến động đính GCN Hồ sơ 3.934 Hồ sơ dự án Hồ sơ 56.492 Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, Dự án Tổng thể thực Scan toàn sản phẩm dự án Đất 10.999 Hồ sơ lập theo đất Cấp Hồ sơ/GCN 142 Cấp đổi, biến động Hồ sơ/GCN 10.857 Hồ sơ lập theo hộ; Tổng hộ Đất nông nghiệp 8.761 hộ Cấp GCN/Hộ Cấp đổi, biến động GCN/Hộ 39325 / 8.761 Dự án mô điểm (1 hồ sơ/ 7.128 Chỉ thực với đất đất) Cấp Hồ sơ/GCN 1.426 Cấp đổi, biến động Hồ sơ/GCN 5.702 Sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp Quyển 852 giấy chứng nhận (Nguồn: Chi nhánh VPĐK thành phố Từ Sơn) 478 Hội thảo Quốc gia 2022 3.1.2 Hiện trạng quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn đất đai huyện Lương Tài a Tài liệu, liệu lưu trữ Phòng TN&MT huyện Lương Tài Bảng Bảng tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu Phòng TN&MT huyện Lương Tài TT Danh mục tài liệu Các văn hành quản lý đất đai (Tài liệu hành chính) Hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất - - - - 10 ĐVT Khối lượng Mét giá Hồ sơ 20 Hồ sơ tra, kiểm tra, giải tranh chấp, khiếu nại Hồ sơ đất đai Hồ sơ đo đạc địa Hồ sơ địa (Gồm hồ sơ dồn điền đổi chưa điều chỉnh (86 hồ sơ) hồ sơ dồn điền đổi điều chỉnh Bộ (70 hồ sơ) Hồ sơ thống kê đất đai 2014 - 2019 Hồ sơ thống kê đất đai cấp xã (Các loại văn có liên quan đến thống kê đất đai; Bảng, biểu thống kê đất đai; Bộ Báo cáo thuyết minh thống kê đất đai) năm 2014 - 2019 Hồ sơ thống kê đất đai cấp huyện (Các loại văn có liên quan đến thống kê đất đai; Bảng, biểu thống kê đất đai; Bộ Báo cáo thuyết minh thống kê đất đai) năm 2014 - 2019 Hồ sơ kiểm kê đất đai Bộ Hồ sơ kiểm kê đất đai cấp xã (Các loại văn có liên quan đến kiểm kê đất đai; Bảng, biểu kiểm kê đất đai; Báo Bộ cáo thuyết minh kiểm kê đất đai; Các loại đồ) năm 2010, 2014, 2019 Hồ sơ kiểm kê đất đai cấp huyện (Các loại văn có liên quan đến kiểm kê đất đai; Bảng, biểu kiểm kê đất đai; Báo Bộ cáo thuyết minh, kiểm kê đất đai; Các loại đồ) năm 2010, 2014, 2019 Hồ sơ quy hoạch sử dụng đất Hồ sơ quy hoạch sử dụng đất cấp xã (Các loại văn có liên quan đến quy hoạch sử dụng đất cấp xã; Báo cáo Bộ thuyết minh; Các loại đồ) giai đoạn 2000 - 2010 Hồ sơ quy hoạch sử dụng đất cấp huyện (Các loại văn có liên quan đến quy hoạch sử dụng đất cấp huyện; Báo Bộ cáo thuyết minh; Các loại đồ) giai đoạn đến 2010 giai đoạn 2011 - 2020 Hồ sơ kế hoạch sử dụng đất Hồ sơ kế hoạch sử dụng đất cấp xã (Các loại văn có liên quan đến kế hoạch sử dụng đất cấp xã; Báo cáo thuyết Bộ minh) Hồ sơ kế hoạch sử dụng đất cấp huyện (Các loại văn có liên quan đến kế hoạch sử dụng đất cấp huyện; Báo cáo Bộ thuyết minh) Hồ sơ đánh giá đất (Các loại văn có liên quan đến đánh giá đất; Báo cáo thuyết minh, loại đồ) Ghi Khoảng mét giá tài liệu Khoảng 2,5 mét giá tài liệu 156 Khoảng 14 mét giá 129 65 Khoảng 1,4 mét giá Khoảng 0,1 mét giá 26 Khoảng 0,4 mét giá Khoảng 0,1 mét giá 26 Khoảng 1,1 mét giá Khoảng 0,2 mét giá 26 Khoảng 1,1 mét giá Khoảng 0,2 mét giá Hội thảo Quốc gia 2022 479 TT Danh mục tài liệu ĐVT 11 Hồ sơ thẩm định bồi thường (GPMB) 12 Hồ sơ cá nhân chuyển công tác để lại 13 Hồ sơ dự án Quy hoạch nông thôn Mét giá Mét giá Bộ Khối lượng 33 10,2 Ghi Khoảng mét giá (Nguồn: Phòng TN&MT huyện Lương Tài) b Tài liệu, liệu lưu trữ Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài Tài liệu, liệu lưu trữ Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài Bảng Bảng tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài TT A Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ĐVT - Phòng kho (Tầng 1) Hồ sơ cấp theo dự án xây dựng hồ sơ địa Đất Cấp Cấp đổi, cấp lại Đất nông nghiệp - Cấp Cấp đổi, cấp lại Hồ sơ Hồ sơ II Hồ sơ giao dịch đảm bảo III B Hồ sơ chấp Hồ sơ xoá chấp Các loại sổ, đồ Sổ địa Sổ mục kê Sổ cấp giấy Sổ đăng ký biến động Bản đồ Phòng kho (Tầng 2) Hồ sơ Hồ sơ Quyển Quyển Quyển Quyển Tờ I Hồ sơ thường xuyên Cấp Cấp đổi, cấp lại Thừa kế Chuyển nhượng, tặng cho Đăng ký biến động Đăng ký biến động (phát sinh) II Tài liệu khác Hồ sơ kỹ thuật Biên xác định ranh giới, mốc giới I Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Quyển Quyển Khối Ghi lượng Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, 92.522 Scan dự án 2.217 Hồ sơ lưu trữ theo 2.217 Hồ sơ lưu trữ theo hộ gia đình, cá 90.305 nhân; Tổng 18.777 hộ gia đình 7.644 82.661 Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, 17.417 Scan hình thành từ năm 2018 đến 9.763 7.654 Tài liệu chưa xếp chỉnh lý 554 162 78 20 1.225 Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, 34.815 Scan tài liệu hình thành từ năm 2018 đến 7.256 10.935 776 7.644 4.762 3.442 Tài liệu chưa xếp chỉnh lý, chưa Scan 651 516 (Nguồn: Chi nhánh VPĐK huyện Lương Tài) 480 Hội thảo Quốc gia 2022 3.1.3 Hiện trạng kho a Hiện trạng kho lưu trữ thành phố Từ Sơn Kết khảo sát Phịng TN&MT chưa có kho chun biệt, tài liệu giao cho cán trực tiếp quản lý phòng làm việc Đối với Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Từ Sơn bố trí 03 kho lưu trữ, tổng diện tích 120,8 m2 Cụ thể: Bảng Kết khảo sát trạng kho lưu trữ thành phố Từ Sơn TT I Danh mục Chi nhánh VPĐK Kho lưu trữ Kho lưu trữ Kho lưu trữ Giá đơn Giá đôi, giá đồ Tủ Máy hút ẩm Ẩm kế II Phòng TN&MT ĐVT Số lượng m2 m2 m2 Cái Cái Cái Cái Cái 40,2 40,2 40,2 68 16 1 Ghi Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Tài liệu lưu trữ giá, tủ cá nhân quản lý trực tiếp (Nguồn: VPĐK tỉnh Bắc Ninh) b Hiện trạng kho lưu trữ huyện Lương Tài Kết khảo sát Phịng TN&MT chưa có kho chuyên biệt, tài liệu giao cho cán trực tiếp quản lý phòng làm việc Đối với Chi nhánh Văn phòng Đăng ký huyện Lương Tài bố trí 02 kho lưu trữ, tổng diện tích 80 m2 Cụ thể: Bảng Kết khảo sát trạng kho lưu trữ huyện Lương Tài TT I Danh mục Chi nhánh VPĐK Kho lưu trữ Kho lưu trữ Giá đơn Giá đôi, giá đồ Tủ Máy hút ẩm Ẩm kế II Phòng TN&MT ĐVT Số lượng m2 m2 Cái Cái Cái Cái Cái 38,6 41,4 20 11 16 1 Ghi Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Tài liệu lưu trữ giá, tủ cá nhân quản lý trực tiếp (Nguồn: VPĐK tỉnh Bắc Ninh) 3.1.4 Hiện trạng phần mềm quản lý địa phương Phần mềm sử dụng VPĐKĐĐ cấp tỉnh Chi nhánh VPĐKĐĐ cấp huyện sau: Bảng Kết khảo sát trạng phần mềm quản lý TT Tên phần mềm ELIS Microstation (bản V7, V8) Nguồn gốc Bản quyền Được cấp Quản lý, vận hành sở liệu Biên tập đồ Tình trạng Tốt Tốt Hội thảo Quốc gia 2022 481 Mục đích sử dụng TT 10 Tên phần mềm Famis Phần mềm TK2015 MS Word MS Excel Autocad SQL server Argis 9.3.1 Phần mềm kho lưu trữ TN&MT Tình trạng Được cấp Biên tập đồ Tốt Được cấp Thống kê đất đai Tốt Dowload internet Xây dựng văn Tốt Dowload internet Xây dựng văn Tốt Dowload internet Biên tập, quản lý Tốt Mua quyền Quản trị sở liệu Tốt Mua quyền Quản lý lý liệu không gian Tốt Mua quyền Quản lý kho Nguồn gốc Mục đích sử dụng (Nguồn: VPĐK tỉnh Bắc Ninh) 3.2 Đánh giá chung Hiện trạng khối tài liệu đất đai lưu trữ Phòng TN&MT, Phòng Nội vụ, Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Từ Sơn Phòng TN&MT, Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài tài liệu hình thành trình thực cơng việc từ năm 2000 đến nay, tài liệu hồ sơ lưu trữ qua nhiều thời kỳ, nhiều giai đoạn chưa xếp, chỉnh lý theo quy định chưa số hóa tạo lập sở liệu lưu trữ Khối lượng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ giao trực tiếp cho cán quản lý để sử dụng cho q trình xử lý cơng việc hàng ngày Hiện nay, tài liệu bó thành bó, cặp (Một số đóng bao) chưa chỉnh lý xếp tạo mục lục nên khó khăn q trình quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu Một số tài liệu Scan (Qt - số hóa) q trình thực nhiệm vụ thường xuyên thực đề án, dự án; Tuy nhiên chưa đầy đủ, đồng bộ, thống nhất, số file quét lộn xộn (Ngang, dọc, lệch,…) chưa chuẩn khuôn dạng, tên tài liệu Tài liệu lưu trữ chi nhánh bao gồm nhiều nội dung quan trọng như: Hồ sơ địa chính; Hồ sơ giao đất; Hồ sơ giải phóng mặt bằng; Hồ sơ quản lý quy hoạch, đo đạc; Các văn đạo nhiều tài liệu khác có liên quan cần lưu trữ với khối lượng lớn tồn đọng nhiều năm tình trạng bó gói, lộn xộn, khơng chỉnh lý xếp, phân loại khoa học, không lập thành hồ sơ nên đưa phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí Hiện Chi nhánh VPĐKĐĐ phải bảo quản khối lượng tài liệu lớn có phần tài liệu trùng thừa, hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây nhiều lãng phí, tốn tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu khơng có giá trị làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mát, hư hỏng khôi phục Để thực nghiêm Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/03/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đồng thời làm sở cho cơng tác số hóa, quản lý hồ sơ tài liệu thời gian tới hiệu quả, khoa học Tài liệu lưu trữ đất đai Phòng TN&MT, Phòng Nội vụ, Chi nhánh VPĐKĐĐ Thành phố Từ Sơn huyện Lương Tài đưa vào chỉnh lý, xếp có điểm sau: * Ưu điểm - Lãnh đạo đánh giá vai trị cơng tác lưu trữ tư liệu quan, đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ 482 Hội thảo Quốc gia 2022 - Đã bố trí phòng kho, thiết bị đầy đủ đáp ứng để bảo quản lưu trữ tích hợp liệu phục vụ cho khai thác thơng tin tài liệu Đã có kinh phí thường xuyên hàng năm, bố trí cán có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ có kinh nghiệm lưu trữ tài liệu đất đai nên tài liệu xác định giá trị thời hạn bảo quản giai đoạn lưu trữ tiến hành cách chặt chẽ, sở nguyên tắc, tiêu chuẩn công tác xác định giá trị tài liệu vận dụng bảng thời hạn bảo quản Bộ Nội vụ, cán lưu trữ soạn thảo hướng dẫn xác định giá trị tài liệu nhằm giúp cho cán chỉnh lý thống việc xác định giá trị, lựa chọn tài liệu tài liệu đưa vào lập thành hồ sơ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ đẩy mạnh * Nhược điểm Hiện đơn vị phải bảo quản khối lượng tài liệu lớn có phần tài liệu trùng thừa, hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây nhiều lãng phí, tốn tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản tài liệu khơng có giá trị làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mát, hư hỏng khơng thể khôi phục - Chưa phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, chưa xếp, biên mục cố định loại giấy tờ hồ sơ theo quy định - Chưa nhập thông tin văn hồ sơ để phục vụ tra cứu quản lý hồ sơ máy tính - Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ - Chưa hệ thống hố hồ sơ, tài liệu; Đưa hờ sơ vào cặp, dán nhãn hộp, vận chuyển hồ sơ vào kho, xếp lên giá, bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ - Chưa lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; Cơ sở liệu công cụ tra cứu phục vụ cho việc quản lý, khai thác sử dụng - Việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ điện tử cịn hạn chế, chưa có mơ hình, giải pháp kỹ thuật lưu trữ, bảo quản khai thác tài liệu đất đai điện tử Nhìn chung, trạng lưu trữ dễ làm thất lạc phân tán tài liệu, khó tìm kiếm tài liệu nhiều thời gian cần thiết để phục vụ cho giải cơng việc hàng ngày phịng chưa thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Nếu để tình trạng kéo dài, việc thất hồ sơ không tránh khỏi việc thực nhiệm vụ chậm chễ Mặt khác tài liệu hình thành ngày nhiều, khơng có phương pháp quản lý cách khoa học gây mát tài liệu, khó quản lý, khơng phát huy hiệu kho tài liệu có Phần mềm quản lý kho lưu trữ tài nguyên môi trường đầu tư, nhiên chưa đáp ứng nhu cầu quản lý, lưu trữ, khai thác theo nghiệp vụ quản lý hồ sơ đất đai, phần mềm chưa quản lý lịch sử hồ sơ, thiết kế dựa tảng cũ, kiến trúc phần mềm lỗi thời, khơng có khả nâng cấp mã nguồn Ngồi ra, hệ thống chưa thiết kế để chia sẻ tích hợp với hệ thống khác tra cứu hồ sơ quét phục vụ nghiệp vụ đăng ký biến động đất đai văn phòng đăng ký Công tác khai thác, cung cấp thông tin thực cách thủ công dẫn Hội thảo Quốc gia 2022 483 đến nhiều thời gian, công sức, chí nhiều tài liệu cịn khơng tìm thấy chưa xếp khoa học Vì vậy, cần thiết xây dựng phần mềm quản lý kho chuyên dụng, hỗ trợ đắc lực việc xếp tài liệu số hóa Phịng TN&MT Chi nhánh VPĐKĐĐ 3.3 Đề xuất số giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chun mơn đất đai 3.3.1 Nhóm giải pháp tổ chức Một là, nâng cao nhận thức ý nghĩa, tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu chuyên môn Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu đất đai ngành Quản lý đất đai Cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền hình thức hội nghị, hội thảo, chuyên đề mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Trước mắt cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 Chính phủ, Thơng tư 01 Bộ Nội vụ công tác văn thư, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, quản lý văn đi, văn đến hướng dẫn phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư 01 Bộ Nội vụ vào công tác lưu trữ chuyên ngành đất đai Lãnh đạo VPĐKĐĐ tỉnh cần đạo kiểm tra, rà sốt, lại tồn văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Sở TN&MT, VPĐKĐĐ tỉnh ban hành để không bị chồng chéo Văn cần bổ sung, sửa đổi thay hay phải bãi bỏ để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất, phù hợp quy định pháp luật, với thực tế hồ sơ, tài liệu chuyên môn đặc thù quan Nâng cao nhận thức trình độ chuyên môn công tác lưu trữ cho cán công chức, viên chức quan; Đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu; Thực nghiệp vụ chuyên môn công tác lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khoa học tài liệu Hai là, tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ công tác văn thư, lưu trữ tài liệu chun mơn 3.3.2 Nhóm giải pháp thực Một là, quan tâm, tập trung đạo việc lập hồ sơ công việc trình giải quyết, thực xếp hồ sơ sau kết thúc cơng việc Bố trí thời gian, nhân lực để hoàn thiện hồ sơ chưa xếp, chỉnh lý theo quy định; Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đất đai đảm bảo quy định lưu trữ Hai là, năm chủ động xây dựng kế hoạch thu thập, lưu trữ hồ sơ quan, đơn vị để đưa vào quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Thực xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu có đưa vào lưu trữ theo quy định, khơng để tình trạng bó gói, tích đống nhằm hạn chế thất lạc rách nát tài liệu, hồ sơ Phục vụ công tác cung cấp, khai thác thông tin, liệu TN&MT theo quy định Ba là, tăng cường sở vật chất phục vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn Kho lưu trữ đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng hệ thống kho không đảm bảo, hệ thống chữa cháy cũ lạc hậu, hư hỏng chậm sửa chữa khắc phục Hệ thống giá kệ đã, trang bị cho kho lưu trữ giá kệ đa chiếm nhiều diện tích kho lưu trữ Vì vậy, giải pháp lâu dài cần trang bị giá kệ compact tiết kiệm diện tích kho, bảo quản an toàn tốt cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bốn là, tiến hành tổ chức phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xếp tài liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho cơng tác tra tìm tài liệu, thực thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức cơng cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan 484 Hội thảo Quốc gia 2022 3.3.3 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin Xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ đất đai điện tử lưu trữ quan đáp ứng yêu cầu pháp luật bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thơng để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu, sử dụng phần mềm có để thực đồng bộ, liên thơng sở liệu địa từ khâu tiếp nhận hồ sơ đầu vào đến trình luân chuyển giải hồ sơ, kết thúc hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định, tiến tới kết nối sở liệu quốc gia hồ sơ liệu địa nơi thực đo đạc địa Thực giải pháp tổ chức máy, công nghệ đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống tài liệu lưu trữ đất đai điện tử quan Nhà nước Xây dựng mơ hình kiến trúc tổng thể, kiến trúc nghiệp vụ, kiến trúc liệu hệ thống quản lý sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử đất đai bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, khả kết nối cao, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, đại, phù hợp với mô hình Chính phủ điện tử Xây dựng thực chiến lược, chương trình, kế hoach đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ đất đai điện tử nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai điện tử quan Nhà nước Kết luận Khối tài liệu đất đai lưu trữ Phòng TN&MT, Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Từ Sơn Phòng TN&MT, Chi nhánh VPĐKĐĐ huyện Lương Tài tài liệu sử dụng thường xuyên phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước đất đai Đây khối tài liệu tương đối lớn, tiếp tục hình thành theo hồ sơ giải việc Qua khảo sát trực tiếp công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đất đai hạn chế, bất cập định: khối lượng hồ sơ lớn, tài liệu lưu trữ đất đai thường loại hình tài liệu chun mơn đặc thù có giá trị hành cao khác với loại hồ sơ, tài liệu khác, cần có quy định cách thức quản lý riêng, thống cho loại hình hồ sơ, tài liệu Việc giữ gìn, bảo quản an tồn, khai thác sử dụng có hiệu tài liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước đất đai Tài liệu lưu trữ TN&MT nói chung hồ sơ, tài liệu lưu trữ đăng ký đất đai nói riêng có ý nghĩa lịch sử, kinh tế, văn hóa quản lý to lớn tiến trình phát triển quan, ngành TN&MT tỉnh Bắc Ninh nói riêng nước nói chung TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Tài nguyên Môi trường (2009) Thông tư số 07/2009/TT-BTNMT ngày 10 tháng năm 2009 quy định chi tiết số điều Nghị định số 102/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2008 Chính phủ việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng liệu tài nguyên môi trường [2] Bộ Tài nguyên Môi trường (2014) Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng năm 2014 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường quy định hồ sơ địa [3] Bộ Tài nguyên Môi trường (2013) Thông tư số 31/2013/TT-BTNMT ngày 23 tháng 10 năm 2013 Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai [4] Bộ Tài nguyên Môi trường (2014) Thông tư 34/2014/TT-BTNMT ngày 30 tháng năm 2014 Bộ Tài nguyên Môi trường quy định xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai [5] Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2011) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 [6] Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2013) Luật Đất đai số 45/2011/QH13 ngày 29 tháng 11 năm 2013 [7] http://tailieu.vn/doc/an-toan-tai-lieu-luu-tru-dien-tu-1236277.html BBT nhận bài: 28/9/2022; Chấp nhận đăng: 31/10/2022 Hội thảo Quốc gia 2022 485 ... loại tài liệu, liệu đất đai theo danh mục lưu trữ, sở phân tích, đánh giá thực trạng lưu trữ tài liệu liệu đất đai số đơn vị địa bàn tỉnh Bắc Ninh Kết nghiên cứu 3.1 Thực trạng quản lý hồ sơ, tài. .. thập số liệu loại hồ sơ lưu trữ có, số lượng loại, tình trạng tài liệu, liệu, sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ, liệu công tác lưu trữ tài liệu đất đai điện tử, công tác ứng dụng công. .. cho cán bộ, công chức, viên chức thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ đất đai điện tử nghiệp vụ lưu trữ tài liệu đất đai điện tử quan Nhà nước Kết luận Khối tài liệu đất đai lưu trữ Phòng TN&MT,