MỤC LỤC A . PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Sóc Sơn 2 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 2 1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Sóc Sơn 2 1.1.2 Vị trí và chức năng 2 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong CTVTLT 12 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm CTVTLT, quản lý công tác thi đia khen thưởng trong CTVTLT 12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế CTVTLT của cơ quan, tổ chức 13 2.2 Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ. 13 2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.3.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 16 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 18 Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 20 3.1. Nhận xét, đề xuất một số nội dung công tác lưu trữ 20 3.2. Các kiến nghị 22 3.2.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên 22 3.2.2. Đối với UBND huyện Sóc Sơn 22 3.2.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 KẾT LUẬN 25
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Sóc Sơn 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Sóc Sơn 1.1.1Lịch sử hình thành UBND huyện Sóc Sơn 1.1.2 Vị trí chức .2 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn .6 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .10 CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Về việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn .11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN CTVTLT 12 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm CTVTLT, quản lý công tác thi đia khen thưởng CTVTLT .12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm quy chế CTVTLT quan, tổ chức .13 2.2 Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ 13 Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Công tác phân loại, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 13 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu .14 2.3.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu 15 2.2.4 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 16 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 18 Chương 20 MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT 20 VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 20 CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 20 3.1 Nhận xét, đề xuất số nội dung công tác lưu trữ 20 3.2 Các kiến nghị 22 3.2.1 Đối với quan Nhà nước cấp 22 3.2.2 Đối với UBND huyện Sóc Sơn .22 3.2.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 24 KẾT LUẬN .25 Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa giai đoạn quan trọng sinh viên sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà không ngoại lệ Thông qua trình này, sinh viên trải nghiệm, tiếp xúc với công việc thực tế, lần vận dụng kiến thức trang bị giảng đường đại học vào công việc Có thể nói bước đệm quan trọng để sinh viên tích lũy kinh nghiệm quý báu tiền đề để trường sinh viên không bỡ ngỡ, nhanh chóng thích ứng với công việc Trong suốt 13 tuần thực tập, thân em nhận giúp đỡ tận tình đầy tâm huyết Giảng viên khoa cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn Qua em muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo sát trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy, Cô giáo khoa đặc biệt Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trịnh Thị Năm bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ đưa ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa cho em để em hoàn thành tốt trình thực tập hoàn thiện báo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo phòng Nội vụ chuyên viên Phòng tạo điều kiện để em có hội thực tập phòng bảo, hướng dẫn tận tình suốt trình em thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Sóc Sơn 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Sóc Sơn 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Sóc Sơn Huyện Sóc Sơn thành lập sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay tách thành hai tỉnh Vĩnh Phúc Phú Thọ) với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày tháng năm 1977 Hội đồng Chính phủ Việt Nam Khi huyện Sóc Sơn thuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 29 tháng 12 năm 1978, huyện Sóc Sơn chuyển Hà Nội Ngày 17 tháng năm 1979, chuyển thị trấn Xuân Hòa xã Ngọc Thanh, Cao Minh, Nam Viêm, Phúc Thắng huyện Mê Linh quản lý (sau xã trở thành thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc) Ngày tháng năm 1987, thành lập thị trấn Sóc Sơn, gồm 54 diện tích tự nhiên với 335 người xã Phù Linh 26 diện tích tự nhiên với 284 người xã Tiên Dược Hiện nay, huyện Sóc Sơn chia thành 26 đơn vị bao gồm thị trấn Sóc sơn 25 xã, 199 thôn làng Trên toàn huyện có 77 đơn vị quan xí nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang trung ương Dân số huyện có khoảng 300.000 người, với 75.000 hộ sản xuất nông nghiệp 44.000 hộ - chiếm 58.7%, mật độ 922 người/km2 1.1.2 Vị trí chức Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn thành lập sở hợp hai huyện Đa Phúc Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú Ngày 1/4/1979, huyện Sóc Sơn chuyển thành phố Hà Nội quản lý Sóc Sơn huyện ngoại thành, nằm phía Bắc Thủ đô Hà Nội, có diện tích tự nhiên 306,5 km 2, rộng thứ Hà Nội Huyện chia thành 26 đơn vị bao gồm thị trấn Sóc Sơn 25 xã, 199 thôn làng Trên toàn huyện có 77 đơn vị quan xí nghiệp, trường học, đơn vị vũ Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang trung ương Dân số huyện có khoảng 300.000 người Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đơn vị hành cấp sở thuộc Thành phố Hà Nội.Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn Hội đồng nhân dân huyện Sóc Sơn bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Là quan quản lý hành Nhà nước địa phương, UBND huyện Sóc Sơn có chức cụ thể sau: Quản lý tập trung, thống theo pháp luật tất hoạt động lĩnh vực đời sống kinh tế- xã hội địa phương, nhằm đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ công dân tổ chức hoạt động mình; Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệm, công dân địa bàn huyện Xây dựng, phát triển kinh tế địa bàn huyện, tạo điều kiện cho công dân, tổ chức có hội hoạt động phát triển lĩnh vực kinh tếxã hội, phù hợp với yêu cầu, khả họ khuôn khổ pháp luật nhà nước Xây dựng kết cấu hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tếxã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng địa bàn huyện 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn a.Về lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b.Về lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi đất đai - Xây dựng, tổ chức triển khai kế hoạch phát triển nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi đất đai hàng năm; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; c Về lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn d.Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; h.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; i Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND huyện Sóc Sơn bao gồm Lãnh đão huyện đơn vị trực thuộc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện gồm có: - Vương Văn Bút – Chủ tịch - Tạ Văn Đạo – Phó Chủ tịch - Phạm Văn Minh – Phó Chủ tịch - Lê Hữu Mạnh – Phó Chủ tịch 25 đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn bao gồm: - Văn phòng - Trung tâm phát triển quỹ đất - Phòng Nội vụ - Đội Thanh tra Xây dựng - Thanh tra Nhà nước - Ban quản lý dự án - Phòng Tư pháp - Ban BTGPMB - Phòng Kinh tế - Ban quản lý rừng- PHĐD - Phòng Tài chính- Kế hoạch - Chi cục Thống kê - Phòng Văn hóa- Thông tin - Ban quản lý di tích Đền Sóc - Phòng Tài nguyên – Môi trường - Trung tâm Thể dục thể thao - Phòng Quản lý Đô thị Huyện - Phòng Y tế - Trung tâm dạy nghề Sóc Sơn - Phòng Giáo dục Đào tạo - Nhà văn hóa huyện Sóc Sơn - Phòng Lao động thương binh xă - Đài phát Huyện Sóc Sơn hội - Trung tâm Dân số - Hội Chữ thập đỏ 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Sóc Sơn 1.2.1 Chức Là quan chuyên môn thuộc UBND huyện, chịu đạo trực tiếp, toàn diện UBND huyện, đồng thời chịu lãnh đạo hướng dẫn chuyên môn Sở Nội vụ TP Hà Nội Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước, cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Căn Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Thông tư số 04/2008/TT-NV ngày 04 tháng 06 năm 2008 Bộ Nội vụ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ cấp huyện; quy định nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội vụ sau: - Trình UBND huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định - Trình UBND huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; - Về tổ chức, máy: + Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn UBND thành phố; + Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp, tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định pháp luật; - Về quản lý sử dụng biên chế hành nghiệp: + Tham mưu giúp UBND huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; + Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện UBND cấp xã; - Về công tác xây dựng quyền: Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Thực thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo UBND xã; + Tham mưu, giúp UNND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UNND trình HĐND cấp thông qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định - Về cán bộ, công chức, viên chức: + Tham mưu giúp UBND huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, đánh giá; thực sách đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; + Thực tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã thực sách cán bộ, công chức cán không chuyên trách xã theo phân cấp - Về cải cách hành chính: Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp UBND cấp xã thực công tác cải cách hành địa phương báo cáo; - Giúp UBND huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn - Về công tác văn thư, lưu trữ: Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Về công tác tôn giáo: Giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn - Về công tác thi đua, khen thưởng: + Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng xã; + Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ghi rõ tên loại tài liệu phân loại, chưa chỉnh lý, phân rõ tháng, năm Tài liệu lưu trữ giá đặt vị trí riêng để tiện việc tra cứu + Việc nhập mềm văn vào phần mềm quản lý văn nhập mềm vào phần mềm quản lý văn Sở Nội vụ cung cấp Việc nhập mềm văn vào phần mềm quản lý văn giúp việc tra cứu văn nhanh chóng xác, mềm tự động lưu sở liệu sở Nội vụ nên việc nhập số văn bản, ký hiệu, trích yếu nội dung gắn file đính kèm, phần mềm tự động phân loại tài liệu lưu trữ 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN CTVTLT Về ứng dụng Khoa học Công nghệ công tác Lưu trữ, Viện sử dụng hệ thống máy móc đại vào việc thực hiện, giải công việc hàng ngày hệ thống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan… Tại quan ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; xây dựng sở liệu chuẩn hóa sở liệu điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm CTVTLT, quản lý công tác thi đia khen thưởng CTVTLT UBND huyện Sóc Sơn bố trí 01 cán làm công tác lưu trữ, cán có trình độ nghiệp vụ có kinh nghiệm Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc cán làm công tác lưu trữ, quan đưa thêm tiêu hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vào thành tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng Cuối năm, dựa vào đánh giá lãnh đạo đề xuất UBND khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc công tác lưu trữ trình thành phố định khen thưởng công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 12 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Không quan thường xuyên cho cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn cho cán 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm quy chế CTVTLT quan, tổ chức Hiểu tầm quan công tác văn thư - lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước Ngoài việc chịu tra, kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước UBND huyện Sóc Sơn thường xuyên kiểm tra cán lưu trữ công tác văn thư - lưu trữ theo tháng, quý, năm Nếu phát vi phạm xử lý theo quy định phòng tùy vào mức độ vi phạm Nếu vi phạm mức độ nhẹ phê bình, khiển trách Việc tra thường xuyên giúp phát sai xót, thiếu xót, lỗ hổng khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung, đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm đạo đức công vụ cán làm công tác lưu trữ Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm tình hình thực trạng thực tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng 2.2 Thực trạng hoạt động Nghiệp vụ 2.2.1 Công tác phân loại, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập, bổ sung TLLT trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thành phần tài liệu, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định.Ở quan công tác tiến hành thường xuyên Đối với lưu trữ quan nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động thân quan đơn vị trực thuộc Đây nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan Cụ thể, lưu trữ quan thu thập tài liệu từ nguồn sau: • Văn thư quan: Văn thư quan nơi tập trung quản lý toàn đầu mối văn đi, đến quan Hồ sơ công văn lưu (đi đến) lập văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 13 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư quan, sau thời gian nộp vào lưu trữ • Các phòng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban, đơn vị trình hoạt động Các hồ sơ nộp vào lưu trữ quan sau năm kể từ công việc giải xong Tài liệu hình thành phòng, ban, đơn vị trình lập hồ sơ công việc cán chuyên môn Nghị định 142/CP Chính phủ ban hành ngày 28 tháng năm 1962 quy định: “Mỗi cán làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác, có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm” Ngoài lưu trữ UBND huyện bổ sung tài liệu từ nguồn sau: • Các cán bộ, công chức, viêc chức có thời gian làm việc UBND huyện, hưu chuyển công tác • Các quan cấp trên, cấp ngang cấp thường xuyên gửi văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND huyện Thành phần tài liệu đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ cán bộ, công chức quan, đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo quy định Dựa theo quy định luật nhà nước ban hành, UBND huyện Sóc Sơn ban hành quy định công tác thu thập, bổ sung TLLT cho quan Theo quy định UBND huyện Sóc Sơn, vào quý I năm sau, cán lưu trữ tổ chức nhắc nhở thu thập hồ sơ tài liệu từ lãnh đạo UBND huyện, phận, phòng ban thuộc UBND Nhìn chung tài liệu lập hồ sơ sơ 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa định đến số phận tài liệu Mỗi loại TLLT có giá trị thời hạn bảo quản Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 14 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khác Việc xác định giá trị tài liệu tốt khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu cách tùy tiện, nâng cao hiệu phục vụ khai thác, sử dụng TLLT, giảm bớt tình trạng tài liệu tích đống quan Xác định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trên sở tài liệu đánh giá cách khoa học lựa chọn tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào lưu trữ Đối với công tác phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện cho việc hoàn thiện nhóm tài liệu hồ sơ Do góp phần tích cực giúp cho công tác bảo quản tài liệu đầy đủ đối tượng nhất, từ tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng hiệu Tại UBND huyện Sóc Sơn, khối lượng tài liệu nhiều, đầu tư mua máy tiêu hủy tài liệu, nhiên nhiều yếu tố nên chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Cho nên hầu hết tài liệu phòng kho chưa xác định giá trị Đây nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn 2.3.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu làm công cụ tra cứu Phông khối tài liệu đưa chỉnh lý Tại UBND huyện Sóc Sơn, khối tài liệu hầu hết chưa chỉnh lý Tài liệu tình trạng bó gói, rời lẻ nhiều Tài liệu phòng kho UBND huyện chủ yếu phân loại theo tên loại phòng ban Theo phương án này, tài liệu chia theo tên loại như: Quyết định Chủ tịch UBND huyện; Quyết định UBND huyện; Báo cáo UBND huyện;… Tài liệu chia theo tên phòng ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòng Nông nghiệp phát triển nông thôn; … nhìn chung, việc phân loại tài liệu cán lưu trữ đảm nhiệm Sau phân loại tài liệu, cán lưu trữ chia tài liệu theo tháng viết tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm Tiêu đề hồ sơ cán viết bao gồm thông tin như: Tên loại - tác giả - nội dung - thời gian Sau tiến hành cất tài liệu vào hộp bảo quản cho Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 15 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lên giá để tài liệu 2.2.4 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ Thống kê TLLT áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Việc thống kê giúp cho quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tổ chức sử dụng TLLT phù hợp với yêu cầu khả thực tế Dựa vào kết thống kê TLLT, quan xác định phương hướng bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu có giá trị Công tác thống kê công việc diễn thường xuyên kho lưu trữ, bao gồm công việc như: thống kê số lượng TLLT, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê công cụ tra cứu,… Tại UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo quan đạo thống kê TLLT hàng năm Ở kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, TLLT thống kê chủ yếu mục lục hồ sơ (đối với tài liệu lập hồ sơ sơ bộ), cặp dây (đối với tài liệu chưa đượ lập hồ sơ) Trong kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn khối lượng hồ sơ nhiều, song nhiều yếu tố nên công cụ tra tìm TLLT chủ yếu gồm: • Mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ loại hình công cụ tra tìm chủ yếu lưu trữ Mục lục hồ sơ dùng để: - Giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu lưu trữ, dẫn địa hồ sơ; - Thống kê số lượng hồ sơ có lưu trữ, qua đó, làm để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cách khoa học kế hoạch xây dựng kho tàng, trang thiết bị lưu trữ; - Hướng dẫn cán lưu trữ xếp hồ sơ lên giá theo trật tự khoa học; - Đối với phông lưu trữ chỉnh lý mục lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại tài liệu phông Như vậy, nói mục lục hồ sơ vừa công cụ tra tìm tài liệu, vừa Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công cụ để thống kê quản lý tài liệu lưu trữ • Sổ đăng ký văn đến sổ đăng ký văn 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trong công tác lưu trữ có hai chức quan trọng định đến chất lượng hiệu tổ chức công tác lưu trữ Đó bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan trọng nhằm thực tốt chức Cùng với phát triển xã hội, phát triển khoa học kỹ thuật nhu cầu trao đổi thông tin sản sinh nhiều loại hình tài liệu phong phú nội dung, đa dạng hình thức với nhiều phương pháp kỹ thuật khác Đồng thời tài liệu sản sinh đứng trước nguy tình trạng xuống cấp, hư hỏng Vì công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị Nếu biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng mà khó phục hồi Đặc biệt, vị trí nước ta nằm khu vực nhiệt đới gió mùa nên yếu tố tác động tự nhiên nắng mưa, lũ lụt, vi sinh vật, côn trùng v.v tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Vì công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp đặt cách cấp thiết thực tiễn Mặc dù huyện thành lập lãnh đạo quan tâm đến công tác lưu trữ, mà công tác lưu trữ có bước chuyển biến UBND huyện cho xây dựng kho lưu trữ cạnh phòng văn thư, trang bị đầy đủ giá, cặp, hộp đựng tài liệu,máy điều hòa,…Để công tác lưu trữ thực tốt UBND huyện Sóc Sơn đưa số quy định để bảo quản TLLT như: • Cán lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ TLLT kho, thực tốt công tác vệ sinh TLLT, phát hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu nguy hại đến TLLT • Có số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để chất dễ gây cháy nổ kho, phải tắt hết hệ thống điện hết Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Hàng năm UBND tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa kính phòng kho cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào TLLT 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện UBND huyện Sóc Sơn xây dựng hình thức khai thác sử dụng TLLT như: - Bố trí phòng đọc phòng kho Lãnh đạo văn phòng xây dựng quy chế sử dụng TLLT nội quy mượn TLLT, quy định rõ trách nhiệm người sử dụng người cung cấp tài liệu Cụ thể sau: • Trách nhiệm người đến đọc: Đối với độc giả muốn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc cán quan, tổ chức khác phải có giấy giới thiệu quan trực tiếp quản lý người Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên đề tài nghiên cứu mục đích nghiên cứu tài liệu Nếu đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu nhân dân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có chứng nhận quyền địa phương người Nếu cán UBND huyện đến khai thác sử dụng tài liệu phải có ý kiến thủ trưởng người Các giấy giới thiệu đơn xin sử dụng tài liệu chuyển cho người đứng đầu lưu trữ chuyển cho cán phục vụ giải Trong trình sử dụng tài liệu lưu trữ, độc giả phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc Nếu vi phạm tuỳ mức độ vi phạm để xử lý hành thích ứng như: bồi thường tài liệu mà người làm hư hỏng, mát, tước quyền sử dụng tài liệu độc giả thời gian vĩnh viễn Nếu độc giả lấy cắp tài liệu tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật bị truy tố trước pháp luật • Trách nhiệm cán lưu trữ UBND huyện: Đối với lưu trữ UBND huyện, cán lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn công tác phòng đọc, nắm vững thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, giải đáp yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo thiết bị phòng đọc v.v Trong có nhiệm vụ cụ thể sau: Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu phòng đọc, người quan đến xin đọc tài liệu cán phụ trách lưu trữ cấp Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thẻ đọc cho độc giả (Thẻ đọc giấy vào quan phương tiện để quản lý độc giả Thẻ đọc có giá trị thời gian định, sau độc giả hoàn thành công việc thẻ đọc hết giá trị) Mỗi độc giả sử dụng tài liệu phòng đọc lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn giấy tờ liên quan đến độc giả thời gian làm việc phòng đọc như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả xếp theo vần chữ tên độc giả; Giải đáp câu hỏi độc giả nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu - Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong trình sử dụng tài liệu, độc giả có nguyện vọng trích tài liệu lưu trữ phải có đơn yêu cầu, đơn phải người có thẩm quyền cho phép cấp sao, trích tài liệu lưu trữ Tất trích phải có dấu chứng thực quan Tại UBND huyện, cán lưu trữ thực theo quy định pháp luật quan cấp Chứng thực TLLT cho độc giả Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 3.1 Nhận xét, đề xuất số nội dung công tác lưu trữ a) Nhận xét - Ưu điểm:Công tác Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn thực tương đối tốt với quy trình nghiệp vụ như: phân loại, thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu,… Phòng lưu trữ tài liệu bố trí cạnh phòng văn thư, vừa dùng để làm nơi lưu trữ tài liệu, vừa dùng để làm nơi bố trí máy photo Trong kho lưu trữ, có thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản TLLT như: giá, bìa hồ sơ, cặp dây, hộp đựng tài liệu Thành phần tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn phông lưu trữ mở, tài liệu phông chủ yếu tài liệu sản sinh trình hoạt động HĐND UBND huyện Khối tài liệu hình thành từ năm 2011 đến Hiện kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn có bảo quản nhiều loại hình tài liệu thuộc lĩnh vực khác nhau, như: * Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,… UBND huyện Sóc Sơn.Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn toàn hệ thống UBND huyện phòng kho lưu trữ UBND * Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng công trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ,… UBND huyện Sóc Sơn * Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng kho Lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, ghi lại hoạt động quan trọng UBND huyện họp, lễ hội,… Hiện tài liệu nghe nhìn lưu giữ kho lưu trữ UBND huyện bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự,… * Tài liệu văn học nghệ thuật: tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nghệ nhân, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học,… UBND huyện Loại tài liệu chủ yếu thảo hát dân gian hát then, hát giao duyên,… thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nghệ nhân, nghệ sĩ địa bàn huyện,… * Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động UBND huyện, quan đơn vị, phòng ban địa bàn huyện lãnh đạo sử dụng máy vi tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Riêng UBND huyện Sóc Sơn, tài liệu chủ yếu bao gồm loại như: phần mềm tài - kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng… * Ngoài thành phần tài liệu chủ yếu trên, trình hoạt động quyền UBND huyện loại tài liệu đặc thù khác như: Các loại sổ sách hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng ký tạm trú tạm vắng, sổ đăng ký nghĩa vụ quân Ngoài tài liệu quyền UBND huyện có loại đồ như: Bản đồ quy hoạch xây dựng, đồ quản lý đất nông nghiệp, đồ quản lý rừng, đồ giao thông, đồ địa giới hành chính, đồ đường điện, cáp quang hệ thống cấp thoát nước - Nhược điểm: Vẫn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, xếp chưa khoa học, chưa quy định kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm mức Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng , ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ôxi , quạt thông gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu Tuy UBND có trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, trang thiết bị thiếu số thiết bị : máy fax, máy phôtô sử dụng lâu nên số máy máy phôtô bị hỏng cũ b) Các nội dung đề xuất 3.2 Các kiến nghị Để đáp ứng công tác VTLT UBND huyện hoàn thiện hơn, xin đưa số đề xuất sau: 3.2.1 Đối với quan Nhà nước cấp 3.2.2 Đối với UBND huyện Sóc Sơn - Về phía UBND triển khai thực công tác sau để khắc phục tồn tại: + Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành + Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ + Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai công việc chuyên môn công tác VTLT tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc quận; + Thực cam kết năm qua việc nâng cấp, đầu tư Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang thiết bị cho kho lưu trữ huyện vào hoạt động; đạo triển khai thực nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ công tác + Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác VTLT; + Ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ + Cần đơn giản hóa thủ tục rườm rà + Cán văn thư lưu trữ cần tự giác công việc, phục vụ độc giả đặt công việc lên hết + Đẩy mạnh tăng cường công tác đối ngoại để tăng vai trò công tác VTLT hoạt động quan + Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần cho cán VTLT, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan + Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán + Ngoài lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng - Về phía cán Văn phòng HĐND UBND: + Các cán làm công tác VTLT cần quan tâm đến việc thực văn quy phạm pháp luật quan cấp văn Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện ban hành hướng dẫn công tác VTLT + Trong trình thực nhiệm vụ, cần có kiến nghị đề xuất với lãnh đạo văn phòng để hoàn thiện công tác VTLT + Lãnh đạo Văn phòng cần đưa kiến nghị giải pháp thực công tác VTLT với lãnh đạo UBND huyện 3.2.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về phía nhà trường: + Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên, mong nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều lý thuyết + Nhà trường kéo dài thời gian thực tập nhiều để sinh viên có hội tìm hiểu, cọ sát nhiều với công việc cán văn thư - lưu trữ.Các cán bộ, giảng viên trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm số phương tiện phục vụ cho trình giảng dạy học tập sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp thu kiến thức hiệu Nhà trường nên có kế hoạch thay phương tiện xuống cấp Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kiến thức, kinh nghiệm qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường, ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý luận thực tế để sau làm tốt công việc + Các cán bộ, giảng viên trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Trên số kiến nghị, đề xuất thân Với kiến nghị đề xuất đó, mong chúng quan nhà trường xem xét cho ý kiến ý kiến vô quý giá, giúp hoàn thiện báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Hầu hết tất trường đại học, cao đẳng tổ chức đợt thực tập Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập 13 tuần cho sinh viên nghành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, … Tuy thời gian thực tập UBND huyện Sóc Sơn không nhiều thực có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều, giúp có nhìn khái quát hình dung rõ công việc thực tế cán VTLT công tác VTLT quan Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước văn quan, qua ý thức trách nhiệm Cán Văn thư Lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt công tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Tại đây, có điều kiện để áp dụng vốn kiến thức học trường vào công việc thực tế Ngoài ra, có hội củng cố vốn kiến thức học trường mở rộng học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc cán văn thư, lưu trữ Được áp dụng số khâu nghiệp vụ mà học vào công việc giúp có nhìn sâu sắc, khái quát kỹ nghiệp vụ mà học, qua có điều kiện đối chiếu, so sánh lý thuyết với thực tiễn Đồng thời thấy đa dạng, phong phú khó khăn, hạn chế thuận lợi công việc Chính giúp có suy nghĩ khái quát hơn, thân cần phấn đấu nỗ lực nhiều Để hoàn thành báo cáo, xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên ngành thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán phòng Nội Vụ ban nghành khác UBND huyện Sóc Sơn tạo điều kịên giúp đỡ trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý quý quan Báo cáo thực tập thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình cán văn thư, lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Văn thư lưu trữ nhà trường Xin chân thành cảm ơn! Sóc Sơn, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Thuần Sinh viên: Nguyễn Thị Thuần 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12B