Báo cáo thực tập Văn thư Lưu trữ tại UBND thị xã Sơn Tây

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 4 1.1.2.1. Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây 5 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 7 1.2.1.Vị trí, chức năng: 7 1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn: 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức: 11 1.2.4. Tình hình tổ chức công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN T HƯ LƯU TRỮ PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY 15 2.1. Hoạt động quản lý 15 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ 15 2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 15 2.1.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 15 2.1.1.3. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 15 2.1.2. Tổ chức công tác văn thưlưu trữ 16 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận 16 2.1.2.2. Tổ chức nhân sự 17 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ 17 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ. 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 18 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 18 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 20 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 24 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 26 2.2.2.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 27 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27 3.1.1. Những công việc đã làm 27 3.1.2. Kết quả đã đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 28 3.3. Một số khuyến nghị 30 3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 30 3.3.2. Đối với bộ môn văn thưlưu trữ, khoa Văn thưLưu trữ, Đại học Nội vụ Hà Nội 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC

A MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 4

1.1.2.1 Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây 5

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây 5

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 7

1.2.1.Vị trí, chức năng: 7

1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn: 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức: 11

1.2.4 Tình hình tổ chức công tác văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN T HƯ - LƯU TRỮ

PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY 15

2.1 Hoạt động quản lý 15

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ 15

2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 15

2.1.1.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 15

2.1.1.3 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 15

2.1.2 Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ 16

2.1.2.1 Tổ chức bộ phận 16

2.1.2.2 Tổ chức nhân sự 17

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ 17

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ 17

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ 18

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 18

2.2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 18

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản 20

2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 24

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25

2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 25

2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 26

2.2.2.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ 26

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 27

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27

3.1.1 Những công việc đã làm 27

3.1.2 Kết quả đã đạt được 28

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 28

3.3 Một số khuyến nghị 30

3.3.1 Đối với Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 303.3.2 Đối với bộ môn văn thư-lưu trữ, khoa Văn thư-Lưu trữ, Đại học Nội

A MỞ ĐẦU

Văn thư-lưu trữ là công tác gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổchức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức tốt hay không tốtmột phần phụ thuộc vào công tác này Cũng chính vì điều đó mà trong các cơquan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặcbiệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, văn thư-lưu trữ là một trongnhững trọng tâm được tập trung đổi mới

Văn thư-lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng, thường xuyên và khôngthể thiếu của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước

Trong mỗi cơ quan đơn vị dù lớn hay nhỏ thì công tác văn thư-lưu trữphải luôn được quan tâm chú trọng, bởi đây là công tác nhằm đảm bảo hoạtđộng quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu Công tác văn thư-lưutrữ bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, đơn vị Làm tốt công tác này sẽđảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chínhxác, bí mật; giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lạinhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại

Thực tập là một hình thức học tập không thể thiếu của các trường đại học,cao đẳng hay trung cấp chuyên nghiệp Ngoài những kiến thức được giảng dạy ởtrường, sinh viên sẽ được tổ chức đi thực tập để làm quen dần với công việc saukhi ra trường Để đảm bảo yêu cầu về chất lượng của sinh viên, ngoài việc dạy

và học Trường Đại học Nội vụ đã tổ chức cho sinh viên tham gia thực tập Giúpsinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác văn thư-lưu trữ ở cơ quan

mà mình thực tập, liên hệ so sánh thực tiễn với lý luận để có cái nhìn đầy đủ vàtoàn vẹn hơn về nghiệp vụ Đây là bước đánh dấu cho sự phát triển trong nhậnthức, vận dụng kiến thức trên ghế nhà trường vào thực tế đồng thời có đượcphần nào kinh nghiệm cho quá trình làm việc sau này

Được sự quan tâm giới thiệu của trường Đại học Nội vụ cũng như cácthầy cô trong Khoa Văn thư-Lưu trữ và sự đồng ý tiếp nhận của Ủy ban nhân

dân Thị xã Sơn Tây em đã được thực tập tại Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây trongthời gian từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017 Qua đợt thực tập em đã họchỏi được rất nhiều điều từ các cán bộ trong cơ quan, từ cách giao tiếp, phongcách làm việc chuyên nghiệp, đến những chuyên môn nghiệp vụ liên quan đếncông việc.

Trong thời gian thực tập, bản thân em đã cố gắng học hỏi kinh nghiệmlàm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Tuy còn gặp một số khó khăntrong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế nhưng với sự giúp đỡ củacác cán bộ trong cơ quan và sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành đợt thựctập của mình một cách hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích

Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ cùng các thầy côtrong khoa Văn thư -Lưu trữ đã tạo cơ hội cho em được đến thực tập ở cơ quan

và trang bị cho chúng em những kiến thức về kỹ năng nghiệp vụ công tác vănthư-lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây đã tiếpnhận và tạo điều kiện để em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Do thời gian và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, bài báocáo của em không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự thôngcảm và những ý kiến đánh giá của các thầy cô trong khoa Văn thư-Lưu trữ đểbáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ

SƠN TÂY 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây

1.1.1 Lịch sử hình thành

Theo “Thư tịch cố” (Đại nam nhất thống chí, Lịch triều hiến chương loạichí), Sơn Tây xuất hiện cách đây hơn 500 năm Năm 1469 (thời Lê ThánhTông), Trấn sở Sơn Tây đóng tại xã La Phẩm, thị xã Tiên Phong, Phủ QuảngOai (nay thuộc xã Tản Hồng, Ba Vì, Hà Nội), thời kỳ đó gọi là Sơn Tây ThừaTuyên Đến thời Lê Cảnh Hưng (1740-1786), Trấn sở được dời về xã MôngPhụ, thị xã Phú Lộc, Phủ Quảng Oai (nay thuộc xã Đường Lâm, Sơn Tây) Theo

“Đại Việt dư toàn biên” của Nguyễn Văn Siêu, năm Minh Mệnh thứ 3 (1822),Trấn sở dời về thôn Thuần Nghệ - Thị xã Minh Nghĩa (nay là nội thành SơnTây) Năm 1831, Minh Mạng cải cách hành chính, giải thể Bắc Thành, đổi cáctrấn thành tỉnh, trấn Sơn Tây đổi thành tỉnh Sơn Tây , thành trấn cũ trở thànhtỉnh lỵ của tỉnh Sơn Tây Năm 1942, Thực dân Pháp đổi tỉnh lỵ thành Thị xãSơn Tây

Thị xã Sơn Tây là thủ phủ của tỉnh Sơn Tây (bao gồm 06 thị xã: QuốcOai, Quảng Oai, Tùng Thiện, Phúc Thọ, Thạch Thất, Bất Bạt) với diện tích 150mẫu Bắc Bộ và dân số 6116 người

Tháng 6/1965, thực hiện Quyết định của Chính Phủ, thị xã Sơn Tây cùngvới các thị xã của tỉnh Sơn Tây sát nhập với tỉnh Hà Đông thành tỉnh Hà Tây

Năm 1979, thực hiện Quyết định của Hội đồng Bộ trưởng, thị xã Sơn Tâycùng với một số thị xã của tỉnh Hà Sơn Bình chuyển về Thành phố Hà Nội

Từ tháng 10/1991, thị xã Sơn Tây được tách và chuyển về trực thuộc tỉnh

Hà Tây

Ngày 13/4/2006, Bộ trưởng Bộ Xây Dựng đã có Quyết định số BXD công nhận thị xã Sơn Tây là đô thị loại III

Đặc biệt, ngày 02/8/2007, Chính Phủ đã có Nghị định số 130/NĐ-CP vềviệc thành lập Thành phố Sơn Tây trực thuộc thị xã Sơn Tây.

Ngày 01/8/2008, thực hiện Nghị quyết số15/2008/QH12 của Quốc hộinước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đưa Thành phố Sơn Tây nhập về vớiThủ đô Hà Nội Ngày 8/5/2009, Chính phủ ra Nghị quyết số 19/NQ-CP, về việcchuyển thành phố Sơn Tây thành thị xã Sơn Tây thuộc thành phố Hà Nội

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, qua nhiều lần tách, nhập,điều chỉnh địa giới hành chính; song nói đến Sơn Tây là nói đến vùng đất giàutruyền thống văn hiến, kiên cường trong đấu tranh cách mạng, cần cù, sáng tạotrong lao động sản xuất Sơn Tây đã được nhà nước trao tặng danh hiệu Anhhùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Huânchương chiến công hạng Nhì, Huân chương lao động hạng Ba, Huân chươngLao động hạng Nhì

Trong những năm vừa qua, Đảng bộ Thị xã đã tập trung phát triển kinh

tế, đẩy mạnh phát triển dịch vụ, du lịch, đầu tư cơ sở hạ tầng đô thị, Thị xã đãdần khang trang, sạch đẹp, hướng phát triển tương lai là đô thị loại II, Thành phố

du lịch, dịch vụ của Thủ đô Hà Nội

Thị xã Sơn Tây không những là trung tâm kinh tế - văn hoá - xã hội của

cả vùng mà còn là trung tâm đào tạo, huấn luyện quân đội của cả nước, có vị tríhết sức quan trọng về an ninh, quốc phòng , góp phần xây dựng khu vực phòngthủ vững trắc phía Tây của thủ đô Hà Nội

Qua chặng đường hình thành và phát triển trên có thể nói Thị xã Sơn Tây

là một đô thị cổ của vùng đất Xứ Đoài ngàn năm văn hiến, có quá trình hìnhthành và phát triển lâu đời, xứng đáng là vùng đất địa linh, nhân kiệt, xứng đáng

là thành phố, là cửa ngõ phía tây của Thủ đô Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân các cấp được quy định cụ thể tại Luật tổ chức HĐND

và UBND được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 26/11/2003 Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây được lấy căn

cứ từ Luật này để quy định Nội dung cụ thể được tóm tắt như sau:

1.1.2.1 Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây

Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhândân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân thị xã và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân thị xãnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây

UBND thị xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những vănbản quản lý; tổ chức chỉđạo các Phòng, Ban thuộc thị xã thực hiện nhiệm vụtheo từng lĩnh vực chuyên môn UBND thị xã vừa thực hiện chức năng quản lýhành chính, vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn thị

xã

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyềnhình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tàinguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượngsản phẩm hàng hóa

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết củaHĐND cùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã

hội, đơn vịvũ trang nhân dân và công dân trong thị xã.

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậuphương quan đội và chính sách với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địaphương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế,tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp phápcủa công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xãhội khác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đàotạo đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phâncấp

- Tổ chức và chỉđạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếunại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ,thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ởđịa phương

- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chứcquản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền

- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nộidung các kỳ họp HĐND thị xã, xây dựng đề án trình HĐND thị xã xét và quyếtđịnh

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây

Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có:

- 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, các cơ quan tham mưu giúp việc theo chế

độ thủ trưởng

- Cơ cấu và các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thị xã được sắp

xếp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của UBND thị xã bao gồm 11 phòng bannhư sau:

+ Văn phòng HĐND và UBND

+ Phòng Tư pháp

+ Phòng Nội vụ

+ Phòng Tài chính - Kế hoạch

+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thị xãđồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của

Sở Nội vụ

1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn:

Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1 Trình Ủy ban nhân dân thị xã các văn bản hướng dẫn về công tác nội

vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.

2 Trình Ủy ban nhân dân thị xã ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 Về tổ chức, bộ máy:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thị xã theo hướng dẫn của Ủyban nhân dân thành phố;

- Trình Ủy ban nhân dân thị xã quyết định hoặc làm các thủ tục để Ủyban nhân dân thị xã trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập,giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã;

- Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định;

- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã quyết định thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành của thị xã theo quy định củapháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã phân bổ chỉ tiêu biênchế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã tổng hợp chung việc thực hiện các quyđịnh về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổchức sự nghiệp thuộc UBND thị xã và Ủy ban nhân dân cấp xã

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức

thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phâncông của Ủy ban nhân dân thị xã và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố;

- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường, xã; giúp Ủy ban nhân dân thị

xã trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quyđịnh của pháp luật;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã xây dựng đề án thành lập mới,nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trìnhHội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địagiới hành chính của thị xã;

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố, thôn trênđịa bàn thị xã theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dânphố, (Trưởng, Phó thôn) Giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong việc hướng dẫn,kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các

cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, phường, xã trên địa bàn thị xã

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

- Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, kỷ luật; thực hiện chính sách đàotạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,công chức, viên chức;

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường, xã và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường, xãtheo phân cấp

9 Về cải cách hành chính:

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân phường, xã thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương;

- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn thị xã;

- Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy bannhân dân thị xã và thành phố

10 Giúp Ủy ban nhân dân thị xã thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức

và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànthị xã và lưu trữ thị xã

12 Về công tác tôn giáo:

- Giúp Ủy ban nhân dân thị xã chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy bannhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

- Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân thị xã tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn thị xã; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khenthưởng thị xã;

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn thị xã; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy bannhân dân thị xã và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tácnội vụ trên địa bàn.

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân thị xã

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của phápluật và theophân cấp của Ủy ban nhân dân thị xã

19 Giúp Ủy ban nhân dân thị xã quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường, xã về công tác nội vụ và các lĩnh vựccông tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫncủa Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dânthị xã

1.2.3 Cơ cấu tổ chức:

1 Phòng Nội vụ có Trưởng Phòng, không quá 03 Phó Trưởng Phòng cáccông chức chuyên môn

- Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân thị xã và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng

- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn

nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởngphòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã quyết định theo quy định của phápluật.

2 Biên chế: Biên chế của Phòng Nội vụ do Ủy ban nhân dân thị xã quyếtđịnh trong tổng biên chế hành chính của thị xã

Phòng Nội vụ thị xã tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng

Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây gồm có 01 Trưởng phòng; 02Phó trưởng phòng và 07 chuyên viên, cán sự được phân công nhiệm vụ cụ thểnhư sau:

Trưởng phòng Nội Vụ - Đỗ Thị Lan Hương: phụ Phụ trách chung, là

người điều hành toàn bộ hoạt động của phòng, quản lý và sắp xếp đội ngũ cán

bộ đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng

Xây dựng chương trình công tác của phòng, truyền đạt phổ biến các chỉthị, nghị quyết, quyết định của Đảng, Nhà nước, của lãnh đạo cấp trên

Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy, cải cách hành chính, thi đuakhen thưởng, khối giáo dục Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ủy ban nhân dânthị xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã và trước pháp luật về thực hiện nhiệm

vụ được giao.Tham gia làm thư ký hội đồng kỷ luật lĩnh vực phụ trách Là chủtài khoản của cơ quan

Phó trưởng phòng - Nguyễn Quang Duy: Giúp Trưởng phòng phụ trách

các lĩnh vực: công tác tôn giáo; chính quyền cơ sở; khối sự nghiệp (trừ khối giáodục); địa giới hành chính, công tác đào tạo bồi dưỡng, công tác quy chế dân chủ

ở cơ sở; tham gia là Thư ký Hội đồng kỷ luật cán bộ công chức, viên chức thuộclĩnh vực được phân công phụ trách

Phó trưởng phòng - Hà Ngọc Quân: Giúp Trưởng phòng phụ trách công

tác quản lý khối hành chính; công tác hội, thanh niên; công tác văn thư lưu trữ.Tổng hợp công tác nâng lương, tổng hợp kê khai tài sản, thu nhập, tổng hợpcông tác đánh giá cán bộ, công chức hàng năm; tổng hợp đề án xác định cơ cấu

vị trí việc làm Tham gia là thư ký Hội đồng kỷ luật cán bộ công chức thuộc lĩnh

vực được phân công phụ trách.

Chuyên viên - Phan Thanh Thủy: Giúp Trưởng phòng, Phó trưởng phòng

quản lý khối Mầm non; công tác tôn giáo Quản lý toàn bộ hồ sơ bổ nhiệm đốivới cán bộ, viên chức các đơn vị hành chính, sự nghiệp thị xã

Chuyên viên - Lã Văn Long: Giúp Trưởng phòng, Phó trưởng phòng công

tác CCHC, quản lý chính quyền cơ sở, công tác đào tạo bồi dưỡng, địa giới hànhchính

Chuyên viên - Đào Xuân Hồng Hải: Giúp Trưởng phòng, Phó trưởng

phòng quản lý khối Tiểu học, Trung học cơ sở; công tác Hội, thanh niên; đề án

vị trí việc làm khối sự nghiệp

Chuyên viên - Nguyễn Ngọc Mai: Giúp Trưởng phòng, Phó trưởng phòng

công tác tổ chức bộ máy chung của thị xã (chức năng nhiệm vụ, thành lập, chiatách, sáp nhập ); quản lý khối hành chính, sự nghiệp (trừ sự nghiệp giáo dục).Thủ quỹ phòng; quản lý tài sản cố định, mua sắm, cấp phát đồ dùng sinh hoạt vật

rẻ tiền mau hỏng, văn phòng phẩm cho cán bộ, công chức, nhân viên trong phòng

Chuyên viên - Lã Việt Đức: Giúp Trưởng phòng và Phó trưởng phòng một

số nhiệm vụ về công tác nâng lương, thâm niên nhà giáo; công tác thi đua, khenthưởng; đề án xác định cơ cấu, vị trí việc làm của viên chức các đơn vị sựnghiệp

Chuyên viên - Lê Thu Huyền: Giúp Trưởng phòng và Phó trưởng phòng

về công tác văn thư-lưu trữ; công tác văn phòng; tiếp nhận và in văn bản đến.Nhân bản và gửi văn bản theo quy định; Quản lý và sử dụng con dấu của phòng

Cán sự - Đặng Xuân Hải: GiúpTrưởng phòng công tác thi đua khen

thưởng, thư ký Hội đồng thi đua khen thưởng thị xã

1.2.4 Tình hình tổ chức công tác văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây

Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởngphòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND thị xã quản lý nhànước về văn thư-lưu trữ với chức năng, nhiệm vụ sau:

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ về thu thập, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thị xã vàlưu trữ thị xã.

- Tham mưu, giúp lãnh đạo về công tác quản lý văn thư-lưu trữ và côngtác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan

- Thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư-lưu trữ

- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định

- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơquan

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ

- Xây dựng và ban hành văn bản bao gồm: Soạn thảo văn bản; trình duyệtvăn bản; đánh máy, in ấn và sao lưu các văn bản; đóng dấu và ban hành văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: Đăng ký và giải quyết văn bảnđến, văn bản đi; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư-lưu trữ Thị xã Sơn Tây được tổ chức theo mô hình vănbản tập trung, các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đềuđược tập trung tại văn thư cơ quan

Tại cơ quan, ngoài việc thực hiện công tác văn thư cán bộ văn thư cònđược giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập tài liệu vàolưu trữ; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu; tổ chức quản lý, khaithác và sử dụng tài liệu

Bộ phận văn thư-lưu trữ được bố trí phòng làm việc riêng biệt thuộc đơn

vị Phòng Nội vụ thị xã Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại như:máy vi tính, máy in, máy photocopy, mạng internet phục vụ việc thực hiệnnghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủđựng tài liệu để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN T HƯ - LƯU TRỮ

PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY 2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ

2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ

UBND thị xã Sơn Tây đã ban hành Quy chế về công tác văn thư-lưu trữ.Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư-lưu trữcác phòng ban chuyên môn thuộc UBND thị xã

2.1.1.2 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn thảo, banhành văn bản; tổ chức quản lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ vànộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng đếnhoạt động quản lý điều hành của cơ quan Để đưa công tác văn thư đi vào nềnếp, thống nhất trong công việc, Nhà nước đã ban hành các văn bản chỉ đạohướng dẫn về công tác văn thư như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định

về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

2.1.1.3 Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch và các nhu cầu chính đáng của cơquan, tổ chức Công tác lưu trữ rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức nóichung và Phòng Nội vụ thị xã nói riêng.

Để thực hiện công tác lưu trữ một cách chính xác và thống nhất, công táclưu trữ của phòng chủ yếu thực hiện theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn doNhà nước ban hành như:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài tài liệu vào lưu trữ cơquan;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy địnhchế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Hiện nay, Phòng Nội vụ thị xã đã và đang thực hiện khá tốt công tác vănthư-lưu trữ theo quy chế công tác văn thư-lưu trữ của UBND thị xã cũng nhưcác văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước ban hành

2.1.2 Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ

2.1.2.1 Tổ chức bộ phận

Với vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, cán bộ văn thư-lưu trữđược bố trí làm việc ở một phòng phù hợp, có đầy đủ trang thiết bị, máy mócphục vụ công tác

Bộ phận văn thư-lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã đặt dưới sự quản lý củaTrưởng phòng Nội vụ, có nhiệm vụ thực hiện và quản lý công tác văn thư-lưutrữ của phòng