MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 4 1.1.2.1. Chức năng của UBND thị xã Sơn Tây 5 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND thị xã Sơn Tây 5 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Sơn Tây 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 7 1.2.1.Vị trí, chức năng: 7 1.2.2.Nhiệm vụ và quyền hạn: 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức: 11 1.2.4. Tình hình tổ chức công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN T HƯ LƯU TRỮ PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY 15 2.1. Hoạt động quản lý 15 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ 15 2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 15 2.1.1.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 15 2.1.1.3. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 15 2.1.2. Tổ chức công tác văn thưlưu trữ 16 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận 16 2.1.2.2. Tổ chức nhân sự 17 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ 17 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ. 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 18 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 18 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 20 2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 23 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 24 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 25 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 26 2.2.2.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ 26 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 27 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27 3.1.1. Những công việc đã làm 27 3.1.2. Kết quả đã đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thưlưu trữ của Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 28 3.3. Một số khuyến nghị 30 3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 30 3.3.2. Đối với bộ môn văn thưlưu trữ, khoa Văn thưLưu trữ, Đại học Nội vụ Hà Nội 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp A MỞ ĐẦU Văn thư-lưu trữ công tác gắn liền với hoạt động quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức tốt hay không tốt phần phụ thuộc vào cơng tác Cũng điều mà quan, tổ chức công tác văn thư-lưu trữ ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, văn thư-lưu trữ trọng tâm tập trung đổi Văn thư-lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng, thường xuyên thiếu quan lĩnh vực quản lý hành Nhà nước Trong quan đơn vị dù lớn hay nhỏ cơng tác văn thư-lưu trữ phải quan tâm trọng, công tác nhằm đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn tài liệu Công tác văn thư-lưu trữ bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị Làm tốt công tác đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc cách nhanh chóng, xác, bí mật; giúp cho đơn vị triển khai cơng việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Thực tập hình thức học tập khơng thể thiếu trường đại học, cao đẳng hay trung cấp chuyên nghiệp Ngoài kiến thức giảng dạy trường, sinh viên tổ chức thực tập để làm quen dần với công việc sau trường Để đảm bảo yêu cầu chất lượng sinh viên, việc dạy học Trường Đại học Nội vụ tổ chức cho sinh viên tham gia thực tập Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn thư-lưu trữ quan mà thực tập, liên hệ so sánh thực tiễn với lý luận để có nhìn đầy đủ tồn vẹn nghiệp vụ Đây bước đánh dấu cho phát triển nhận thức, vận dụng kiến thức ghế nhà trường vào thực tế đồng thời có phần kinh nghiệm cho q trình làm việc sau Được quan tâm giới thiệu trường Đại học Nội vụ thầy cô Khoa Văn thư-Lưu trữ đồng ý tiếp nhận Ủy ban nhân Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp dân Thị xã Sơn Tây em thực tập Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây thời gian từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017 Qua đợt thực tập em học hỏi nhiều điều từ cán quan, từ cách giao tiếp, phong cách làm việc chuyên nghiệp, đến chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến công việc Trong thời gian thực tập, thân em cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ Tuy gặp số khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế với giúp đỡ cán quan cố gắng thân, em hoàn thành đợt thực tập cách hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ thầy cô khoa Văn thư -Lưu trữ tạo hội cho em đến thực tập quan trang bị cho chúng em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây tiếp nhận tạo điều kiện để em hoàn thành tốt báo cáo Do thời gian vốn kiến thức cịn có hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận thơng cảm ý kiến đánh giá thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây 1.1.1 Lịch sử hình thành Theo “Thư tịch cố” (Đại nam thống chí, Lịch triều hiến chương loại chí), Sơn Tây xuất cách 500 năm Năm 1469 (thời Lê Thánh Tơng), Trấn sở Sơn Tây đóng xã La Phẩm, thị xã Tiên Phong, Phủ Quảng Oai (nay thuộc xã Tản Hồng, Ba Vì, Hà Nội), thời kỳ gọi Sơn Tây Thừa Tuyên Đến thời Lê Cảnh Hưng (1740-1786), Trấn sở dời xã Mông Phụ, thị xã Phú Lộc, Phủ Quảng Oai (nay thuộc xã Đường Lâm, Sơn Tây) Theo “Đại Việt dư toàn biên” Nguyễn Văn Siêu, năm Minh Mệnh thứ (1822), Trấn sở dời thôn Thuần Nghệ - Thị xã Minh Nghĩa (nay nội thành Sơn Tây) Năm 1831, Minh Mạng cải cách hành chính, giải thể Bắc Thành, đổi trấn thành tỉnh, trấn Sơn Tây đổi thành tỉnh Sơn Tây , thành trấn cũ trở thành tỉnh lỵ tỉnh Sơn Tây Năm 1942, Thực dân Pháp đổi tỉnh lỵ thành Thị xã Sơn Tây Thị xã Sơn Tây thủ phủ tỉnh Sơn Tây (bao gồm 06 thị xã: Quốc Oai, Quảng Oai, Tùng Thiện, Phúc Thọ, Thạch Thất, Bất Bạt) với diện tích 150 mẫu Bắc Bộ dân số 6116 người Tháng 6/1965, thực Quyết định Chính Phủ, thị xã Sơn Tây với thị xã tỉnh Sơn Tây sát nhập với tỉnh Hà Đông thành tỉnh Hà Tây Năm 1979, thực Quyết định Hội đồng Bộ trưởng, thị xã Sơn Tây với số thị xã tỉnh Hà Sơn Bình chuyển Thành phố Hà Nội Từ tháng 10/1991, thị xã Sơn Tây tách chuyển trực thuộc tỉnh Hà Tây Ngày 13/4/2006, Bộ trưởng Bộ Xây Dựng có Quyết định số 655/QĐBXD cơng nhận thị xã Sơn Tây đô thị loại III Đặc biệt, ngày 02/8/2007, Chính Phủ có Nghị định số 130/NĐ-CP Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp việc thành lập Thành phố Sơn Tây trực thuộc thị xã Sơn Tây Ngày 01/8/2008, thực Nghị số15/2008/QH12 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đưa Thành phố Sơn Tây nhập với Thủ Hà Nội Ngày 8/5/2009, Chính phủ Nghị số 19/NQ-CP, việc chuyển thành phố Sơn Tây thành thị xã Sơn Tây thuộc thành phố Hà Nội Trong suốt trình hình thành phát triển, qua nhiều lần tách, nhập, điều chỉnh địa giới hành chính; song nói đến Sơn Tây nói đến vùng đất giàu truyền thống văn hiến, kiên cường đấu tranh cách mạng, cần cù, sáng tạo lao động sản xuất Sơn Tây nhà nước trao tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Hn chương chiến cơng hạng Nhì, Huân chương lao động hạng Ba, Huân chương Lao động hạng Nhì Trong năm vừa qua, Đảng Thị xã tập trung phát triển kinh tế, đẩy mạnh phát triển dịch vụ, du lịch, đầu tư sở hạ tầng đô thị, Thị xã dần khang trang, đẹp, hướng phát triển tương lai đô thị loại II, Thành phố du lịch, dịch vụ Thủ đô Hà Nội Thị xã Sơn Tây trung tâm kinh tế - văn hoá - xã hội vùng mà trung tâm đào tạo, huấn luyện qn đội nước, có vị trí quan trọng an ninh, quốc phòng , góp phần xây dựng khu vực phịng thủ vững trắc phía Tây thủ Hà Nội Qua chặng đường hình thành phát triển nói Thị xã Sơn Tây đô thị cổ vùng đất Xứ Đồi ngàn năm văn hiến, có q trình hình thành phát triển lâu đời, xứng đáng vùng đất địa linh, nhân kiệt, xứng đáng thành phố, cửa ngõ phía tây Thủ Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp quy định cụ thể Luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội khóa XI thơng qua ngày 26/11/2003 Chức năng, Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây lấy từ Luật để quy định Nội dung cụ thể tóm tắt sau: 1.1.2.1 Chức UBND thị xã Sơn Tây Uỷ ban nhân dân thị xã Sơn Tây quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thị xã quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân thị xã nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND thị xã Sơn Tây UBND thị xã thực nhiệm vụ, quyền hạn văn quản lý; tổ chức chỉđạo Phòng, Ban thuộc thị xã thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND thị xã vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý Kinh tế - Xã hội địa bàn thị xã - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai, nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vịvũ trang nhân dân công dân thị xã Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân; thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quan đội sách với lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước ngồi địa phương - Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản quyền lợi ích hợp pháp công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp - Tổ chức chỉđạo công tác thi hành án địa phương, giải khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác ởđịa phương - Quản lý địa giới hành chính, xây dựng quyền nhân dân, tổ chức quản lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền - Phối hợp với thường trực HĐND Ban HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND thị xã, xây dựng đề án trình HĐND thị xã xét định 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây gồm có: - 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, quan tham mưu giúp việc theo chế độ thủ trưởng - Cơ cấu phịng ban chun mơn trực thuộc UBND thị xã xếp phù hợp với chức năng, nhiệm vụ UBND thị xã bao gồm 11 phòng ban Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp sau: + Văn phòng HĐND UBND + Phòng Tư pháp + Phòng Nội vụ + Phịng Tài - Kế hoạch + Phịng Lao động Thương binh Xã hội + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phịng Tài ngun Mơi trường + Phịng Y tế + Phịng Văn hóa Thơng tin + Phịng Quản lý thị + Thanh tra thị xã 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây 1.2.1.Vị trí, chức năng: Phịng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã, quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, cơng chức phường, xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng Phịng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân thị xã đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn: Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây có nhiệm vụ quyền hạn sau: Trình Ủy ban nhân dân thị xã văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trình Ủy ban nhân dân thị xã ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Về tổ chức, máy: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn thị xã theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân thành phố; - Trình Ủy ban nhân dân thị xã định làm thủ tục để Ủy ban nhân dân thị xã trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thị xã; - Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành thị xã theo quy định pháp luật Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; - Giúp Ủy ban nhân dân thị xã hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp - Giúp Ủy ban nhân dân thị xã tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp thuộc UBND thị xã Ủy ban nhân dân cấp xã Về cơng tác xây dựng quyền: - Giúp Ủy ban nhân dân thị xã quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp công Ủy ban nhân dân thị xã hướng dẫn Ủy ban nhân dân thành phố; - Thực thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã phê chuẩn chức danh lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường, xã; giúp Ủy ban nhân dân thị xã trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật; - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành thị xã; - Giúp Ủy ban nhân dân thị xã việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động tổ dân phố, thôn địa bàn thị xã theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố, (Trưởng, Phó thơn) Giúp Ủy ban nhân dân thị xã việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực Pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, phường, xã địa bàn thị xã Về cán bộ, công chức, viên chức: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân thị xã việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, kỷ luật; thực sách đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; - Thực việc tuyển dụng, quản lý công chức phường, xã thực sách cán bộ, cơng chức cán không chuyên trách phường, xã theo phân cấp Về cải cách hành chính: - Giúp Ủy ban nhân dân thị xã triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp Ủy ban nhân dân phường, xã thực công tác cải cách hành địa phương; - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thị xã chủ trương, biện pháp đẩy Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 10 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp tài liệu vào mục lục hồ sơ phải lập biên giao nhận tài liệu Tại Phòng Nội vụ thị xã việc lập hồ sơ hành tồn nhiều hạn chế, công tác lập hồ sơ chưa hiệu quả, tài liệu chưa lập hồ sơ lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, đầy đủ gây khó khăn việc tra tìm tài liệu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây cán văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt; bảo quản tủ bảo quản riêng văn phịng có khóa cán văn thư giữ đạo, giám sát cảu Trưởng phòng Đảm bảo cho việc giữ an toàn dấu, giữ dấu khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn khơng thẩm quyền Phịng Nội vụ thị xã Sơn Tây sử dụng loại dấu sau: - Dấu Phòng Nội vụ thị xã - Dấu chức danh, họ tên lãnh đạo Phòng - Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc… Cán Văn thư tự tay đóng dấu vào văn Phịng ban hành, văn hình thức, thể thức có chữ ký Trưởng phịng, Phó trưởng phịng Dấu đóng ngắn, rõ ràng, vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký Dấu có màu đỏ tươi theo quy định Nhà nước 2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Phòng Nội vụ quan chuyên môn UBND thị xã Sơn Tây, Phòng Nội vụ chưa đủ điều kiện để thành lập phơng lưu trữ Tuy nhiên, q trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu phòng, cán văn thư-lưu trữ tiến hành công việc công tác lưu trữ để xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ cách khoa học bảo đảm an tồn tài liệu để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu cần thiết 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 25 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu thành phần tài liệu, lựa chọn chuyển giao tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ quan Nguồn thu tài liệu Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây bao gồm: Tài liệu hình thành trình hoạt động phòng; quan cấp trên; phòng ban thuộc UBND thị xã; quan cấp như: UBND cấp xã, phường, phòng ban thuộc UBND cấp xã, phường, trường mầm non, tiểu học, trung học thuộc địa bàn thị xã Thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan: Tài liệu nộp lưu chủ yếu tài liệu hành thơng thường, thể mặt hoạt động chủ yếu thuộc chức nhiệm vụ Phòng Nội vụ như: Tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, công tác tôn giáo, công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu Tài liệu sản sinh trình hoạt động quản lý quan tổ chức, phục vụ việc giải công việc Xác định giá trị tài liệu để đưa hồ sơ, tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ quan phục vụ cho việc khai thác, sử dụng thông tin Những tài liệu khơng có giá trị hay trùng thừa cán lưu trữ làm thủ tục tiêu hủy Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa định đến số phận tài liệu nên đòi hỏi cán văn thư lưu trữ phải xác cẩn trọng, tránh tình trạng bị mát, thất lạc hay tiêu hủy nhầm tài liệu Tại Phòng Nội vụ, cán văn thư-lưu trữ tiến hành loại tài liệu khơng có giá trị hay hết giá trị như: giấy mời, sao, tài liệu trùng thừa, báo cáo tuần, tháng, tài liệu khơng có dấu Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 26 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực kho lưu trữ UBND thị xã, toàn tài liệu đưa chỉnh lý, phân loại cán lưu trữ lập kế hoạch lập phương án chỉnh lý khoa học Việc lập hồ sơ phân loại tài liệu cần phải thực lựa chọn phương án cụ thể Phịng Nội vụ khơng tiến hành cơng tác chỉnh lý Tuy nhiên, trình quản lý giải cơng việc phịng, cán văn thư tiến hành công tác xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phòng sản sinh q trình hoạt động trước giao nộp Phịng Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, đơn đốc đơn vị có tài liệu chỉnh lý thực theo kế hoạch; xây dựng dự tốn kinh phí phục vụ công tác chỉnh lý đơn vị có tài liệu chỉnh lý trình UBND thị xã xem xét, phê duyệt; đạo công tác chỉnh lý tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu UBND thị xã thực cịn điều kiện kinh phí chưa cho phép; thiếu nguồn nhân lực để chỉnh lý; tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chưa lập hồ sơ trạng thái rời lẻ, chưa theo hệ thống khiến cho cán làm lưu trữ khó khăn trình thực 2.2.2.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện nay, kho lưu trữ UBND thị xã nói chung cơng tác bảo quản tài liệu Phịng Nội vụ thị xã nói riêng trang bị số thiết bị bảo quản như: cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu Cán văn thư-lưu trữ có trách nhiệm tổ chức thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu để hộp(cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 27 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ THỊ XÃ SƠN TÂY VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Những công việc làm Trong thời gian tháng thực tập Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây, em quan sát tiếp xúc với nghiệp vụ cơng tác văn thư-lưu trữ phịng Được quan tâm, tin tưởng cán bộ, lãnh đạo quan em giao công việc theo chuyên ngành học số cơng việc văn phịng q trình thực tập Sau cơng việc em làm quan: -Tiến hành khảo sát thực trạng công tác lưu trữ quan, cán lãnh đạo Phòng Nội vụ -Đánh máy, soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; đăng ký văn đi, đến làm thủ tục chuyển giao văn - Nhập liệu vào sở liệu máy vi tính, biết thêm cơng dụng cách sử dụng số trang thiết bị văn phòng máy in, máy photocopy - Được thực hành xếp văn bản, tài liệu cách khoa học hợp lý -Chỉnh lý tài liệu: Được tin tưởng lãnh đạo phòng, em đến kho lưu trữ UBND tiến hành chỉnh lý tài liệu kho, tài liệu phần lớn chưa phân loại tình trạng bó gói, rời lẻ chưa lập hồ sơ, em cán chỉnh lý bảo loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa làm thủ tục tiêu hủy tài liệu - Chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị cần thiết cho Hội họp số công việc khác cán văn thư-lưu trữ giao - Chuyển giấy mời họp số tài liệu đến phòng ban Ủy ban theo giao phó cán văn thư-lưu trữ Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 28 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.1.2 Kết đạt Trong suốt q trình thực tập Phịng Nội vụ thị xã Sơn Tây, em tiếp cận với thực tế nhiều hơn, em học hỏi thêm kiến thức công tác văn thư-lưu trữ sở tìm hiểu, khảo sát thực hành chun mơn nghiệp vụ cơng tác văn phịng Em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm rút nhiều học quý báu chuyên môn, nghiệp vụ hiểu rõ phẩm chất cán văn thư 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác văn thư-lưu trữ Phịng Nội vụ thị xã Sơn Tây Qua đợt thực tập em cố gắng học hỏi, trang bị kiến thức rút kinh nghiệm cho thân Bên cạnh đổi đạt Phịng Nội vụ thị xã Sơn Tây việc cần thay đổi Sau số đề xuất, ý kiến em để công tác Văn thư-lưu trữ Phịng Nội vụ thị xã Sơn Tây hồn thiện Dựa vào quan sát thực tế công việc, em xin đưa vài giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Văn thư-lưu trữ sau: - Cán văn thư-lưu trữ cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nữa.Thường xuyên mở lớp tập huấn cán công tác văn thư-lưu trữ để nâng cao hiệu hoạt động quan - Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư-lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc, ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư-lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Các cán bộ, nhân viên văn phòng cần đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc - Lãnh đạo văn phòng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 29 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Phân chia loại dấu văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu phục vụ công tác văn thư loại để thuận tiện cho việc đóng dấu tránh việc nhầm lẫn lúc phải đóng nhiều loại dấu - Cần sử dụng sổ chuyển giao văn đi, văn đến nội để tránh tình trạng khơng có ký nhận văn thất lạc văn gây khó khăn việc tìm kiếm chịu trách nhiệm với văn bị thất lạc - Trong công tác quản lý văn cần lập sổ chuyển giao văn để việc quản lý văn thuận lợi Công tác quản lý văn đến cần lập sổ theo dõi giải văn đến - Cần quy định loại giấy chuyên dụng công việc để đảm bảo an toàn tài liệu, tránh mối mọt, nhàu nát để cơng tác lưu trữ tra tìm tài liệu tốt - Tổ chức nghiên cứu xây dựng phần mềm lưu trữ giúp cho công tác lưu trữ tốt - Tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu tài liệu chưa chỉnh lý - Cán văn thư-lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nên công tác văn thư-lưu trữ gặp nhiều khó khăn Vì vậy, cần có phân cơng cho cán cơng việc cụ thể chức để gánh bớt phần việc cán văn thư-lưu trữ - Đầu tư trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư-lưu trữ để đảm bảo hiệu công việc tốt hơn; trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm số máy photocopy… phục vụ công tác văn thư - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư-lưu trữ nhiều để cơng tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại giúp đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 30 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây Trong thời gian thực tập Phòng Nội vụ, em nhận thấy phịng có chức quan trọng trình hoạt động UBND thị xã, quan trực tiếp đạo quan cấp mặt hoạt động địa bàn thị xã Chính Phịng Nội vụ cần nâng cao chất lượng làm việc cách: - Cần trang bị thêm máy móc, trang thiết bị văn phịng, mở rộng diện tích phịng làm việc, xếp thêm tủ đựng tài liệu để bảo quản tài liệu - Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phịng, văn thư- lưu trữ Tổ chức lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật phương pháp làm việc đại nhằm nâng cao suất công việc - Ngoài lãnh đạo quan cần động viên, khích lệ tinh thần làm việc cán quan để cán ngày tận tụy cống hiến hết mình, mang lại kết cao công việc - Lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc 3.3.2 Đối với môn văn thư-lưu trữ, khoa Văn thư-Lưu trữ, Đại học Nội vụ Hà Nội Với tập nhà trường khoa tạo điều kiện tốt giúp sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Bên cạnh đó, em đưa số khuyến nghị sau: - Cần có kết nối giảng viên hướng dẫn với sinh viên trình thực tập để giảng viên nắm bắt q trình thực tập hướng dẫn cho sinh viên hoàn thành báo cáo cách tốt - Tăng cường công tác đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn khoảng cách lý thuyết thực tế công việc Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 31 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Phòng Nội Vụ thị xã Sơn Tây, em cô, chú, anh, chị Lãnh đạo, chuyên viên Phịng Nội vụ giúp đỡ, hướng dẫn tận tình; đặc biệt hướng dẫn trực tiếp cán văn thư-lưu trữ Lê Thu Huyền giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị q trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thưc thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế; làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Qua giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau lĩnh vực văn thư-lưu trữ Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc nữa, trình thực tập củng cố cho em lòng tin yêu thêm ngành học chọn, từ có ý thức phấn đấu, vươn lên học tập.Với kiến thức học với kiến thức thực hành trực tiếp, em cố gắn nhiều cố gắng làm việc thật tốt trường Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây thầy, cô giáo Khoa Văn thư-Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em có hội tiếp xúc trực tiếp với môi trường công sở, làm quen với thực tiễn áp dụng thành công lý luận vào thực tiễn Bên cạnh thiếu sót cịn mắc phải, em làm quen kỹ mềm kỹ làm việc, rút nhiều học kinh nghiệm cho thân, góp phần giúp ích cho cơng việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 Sinh viên Đặng Hải Yến Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A 32 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC Phụ lục Một số hình ảnh cơng tác văn thư-lưu trữ Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây HĐND UBND thị xã Sơn Tây Cán văn thư-lưu trữ Phòng Nội vụ Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tài liệu lưu trữ UBND Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Mẫu bìa ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …… Từ ngày …… đến ngày ….……… Từ số ……… đến số ……… ……… Quyển số: ….… Mẫu đăng ký văn đến Ngà y đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Mẫu bìa ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ SƠN TÂY SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày …… đến ngày ….……… Từ số ……… đến số ……… ……… Quyển số: ….… Mẫu đăng ký văn Ngày Số, ký tháng hiệu đến Tên loại trích yếu nội dung Người Nơi nhận ký Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A Đơn vị nhận Số lượng Ghi Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ, quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 20 tháng 01 năm 2010 UBND thành phố Hà Nội việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội Quyết định số 02/2011/QĐ-UBND ngày 15/8/2011 UBND thị xã Sơn Tây ban hành quy chế làm việc UBND thị xã Sơn Tây nhiệm kỳ 2012 – 2016 Quyết định số 03/2010/QĐ-UBND ngày 11/11/2010 UBND thị xã Sơn Tây quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây Quyết định số 7/2015/QĐ-NV ngày 5/2/2015 UBND thị xã Sơn Tây việc sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc phịng Nội Vụ thị xã Sơn Tây Thơng báo số 8/2015/TB-NV ngày 5/2/2015 UBND thị xã Sơn Tây việc phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức phòng Nội Vụ thị xã Sơn Tây Quy chế UBND thị xã Sơn Tây công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc thị xã Sơn Tây Sinh viên: Đặng Hải Yến-Lớp: CĐVTLT14A ... định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hiện nay, Phòng Nội vụ thị xã thực tốt công tác văn thư- lưu trữ theo quy chế công tác văn thư- lưu trữ UBND thị xã văn đạo,... học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC Phụ lục Một số hình ảnh cơng tác văn thư- lưu trữ Phòng Nội vụ thị xã Sơn Tây HĐND UBND thị xã Sơn Tây Cán văn thư- lưu trữ Phòng Nội vụ Sinh... Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.1.1.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây ban hành Quy chế công tác văn thư- lưu trữ Quy chế áp dụng cho công tác quản lý hoạt động văn thư- lưu