Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND xã Điềm Mặc

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC 5 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc 5 1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 1.2.1. Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan 9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN 13 2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc 13 2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 13 2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ 14 2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công tác văn thư-lưu trữ. 15 2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc 16 2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu. 16 2.2.2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 18 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 20 2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 23 2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 24 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 27 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM MẶC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc 31 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ. 31 3.2.2. Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu. 32 3.3.Một số kiến nghị 32 3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc 32 3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 34 3.3.2.1.Đối với bộ môn lưu trữ 34 3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa 34 C. KẾT LUẬN 37 D.PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC 5

1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND xã Điềm Mặc 5

1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9

1.2.1 Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan 9

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN 13

2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc 13

2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 13

2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ 14

2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công tác văn thư-lưu trữ 15

2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc 16

2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu 16

2.2.2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 18

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 20

2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 23

2.2.5 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 24

2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25

2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 27

CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ ĐIỀM

MẶC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 28

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc 31

3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ 31

3.2.2 Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu 32

3.3.Một số kiến nghị 32

3.3.1.Đối với UBND xã Điềm Mặc 32

3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 34

3.3.2.1.Đối với bộ môn lưu trữ 34

3.3.2.2.Đối với Nhà trường ,khoa 34

C KẾT LUẬN 37

D.PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

A LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới đất nước, nền kinh tế Việt Nam đã đạt đượcnhững kết quả đáng khích lệ, với những thành tựu trên Việt Nam đã và đang làquốc gia có tiếng nói và vị trí trên trường quốc tế để nền kinh tế Việt Nam pháttriển và hội nhập với nền kinh tế thế giới thì nước ta hiện nay đang chuyểnmình, tự đổi mới từng ngày, từng giờ, phát triển bằng sự hiện đại hoá, côngnghiệp hoá đất nước về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh và công tác chínhquyền… Cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, chính trị, khoahọc - kĩ thuật và xã hội, công tác cải cách hành chính trong các cơ quan nhànước đã được tiến hành từ Trung ương đến địa phương, trong công tác cải cáchnày có công tác cải cách Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ là mộtlĩnh vực không thể thiếu được trong hoạt động quản lí Nhà nước cũng như hoạtđộng khoa học của mỗi cơ quan

Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là nhu cầu của con người càngcao Để kịp thời với sự phát triển của đất nước đòi hỏi mỗi con người cần nângcao trình độ hiểu biết Và để nâng cao trình độ thì con người phải học tập quasách vở và thực tiễn, nhưng không phải học tập ngày một ngày hai là được mànhững điều đó phải được đúc kết từ lâu dài vì vậy việc sử dụng tài liệu lưu trữcủa họ là cần thiết và là lựa chọn tốt nhất Tài liệu lưu trữ là phương tiện khôngthể thiếu trong mỗi thời kì, là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong mọihoạt động quản lý điều hành của Đảng và Nhà nước ta “Tài liệu lưu trữ quốcgia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Chính vì quan điểm đó trong Văn kiện Đạihội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã nêu: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ antoàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia” Khẳng định điều này tạiVăn kiện Đại hội Đảng lần thứ X có ghi: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệulưu trữ” Bác Hồ đã từng nói: “Tài liệu lưu trữ có giá tri đặc biệt trên mọiphương diện kiến thiết quốc gia ” do đó từ tháng 8/ 1945 sau khi giành được

chính quyền việc bảo vệ TLLT đã được Đảng và Nhà nước ta rất coi trọng coi

đó là một trong những nhiệm vụ chính trị trong công tác quản lý Nhà nước

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn tại các cơ quan, tổ chức và vị trí, ý nghĩa,vai trò của công tác Văn thư - Lưu trữ Ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghịcủa Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước được liên Bộ Đại học và Trung họcchuyên nghiệp - Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước đồng ý Chính phủ đã ban hànhQuyết định số: 109/BT thành lập Trường Trung học Văn thư- Lưu trữ (TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội hiện nay).Trong quá trình đào tạo của Trường để gắnliền giữa lý thuyết và thực tiễn của chuyên ngành đào tạo Cuối mỗi khóa họcNhà trường đã tổ chức cho sinh viên cuối khoá đi thực tập tại các cơ quan, nắmvững cơ bản về kỹ năng, có khả năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạncủa nhân viên, chuyên viên trong lĩnh vực Văn thư- lưu trữ, ứng dụng tin học vàcông nghệ thông tin và công tác văn thư Tạo nguồn lực cho các cơ quan địaphương trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hiện đại côngviệc bên ngoài ở các cơ quan để khi sinh viên ra trường áp dụng vào công táchoàn thành tốt với nghiệp vụ của mình

Trong thời gian thực tập này giúp cho các học viên nâng cao phong cáchlàm việc, tác phong nhanh nhẹn, kỹ năng về công tác Văn thư- lưu trữ Đảmđương tốt hơn công việc hiện tại, nâng cao năng lực tham mưu, tư vấn về côngtác Văn thư - lưu trữ,giải quyết và hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, phù hợpvới yêu cầu đổi mới của đất nước

Thực hiện kế hoạch đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, được sựđồng ý tiếp nhận của UBND xã Điềm Mặc, Huyện Định Hóa, Tỉnh Thái Nguyên

em đã về thực tập tại cơ quan từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Trongthời gian này bản thân đã được tiếp cận trực tiếp công việc, nỗ lực cố gắng họchỏi kinh nghiệm làm việc, quy trình làm việc của ngành Văn thư-lưu trữ trên cơ

sở áp dụng lý thuyết đã học ở trường trang bị để củng cố, bổ sung thêm kiếnthức cho bản thân, học hỏi được những kinh nghiệm trong giao tiếp ứng xử,

được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ Văn thư - lưu trữ nơi đây đãgiúp em làm quen với công việc và hoàn thành tốt khóa thực tập này.

Tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngàycàng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển Đảng và nhànước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn nhằm hướngdẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác Vănthư - lưu trữ và tài liệu Văn thư, lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bêncạnh đó các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyênmôn cán bộ làm công tác Văn thư - lưu trữ …góp phần làm cho công tác lưu trữbước đầu đi vào nề nếp Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề

này, em quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu thực trạng các quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND xã Điềm Mặc” để làm đề tài báo cáo kết quả thực

tập hai tháng tại UBND xã Điềm Mặc

Qua đây, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà trường, cácthầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản

và kỹ năng nghề nghiệp của công tác Văn thư -Lưu trữ, Em xin chân thành cảm

ơn lãnh đạo, các cán bộ chuyên viên, các cô chú, anh chị trong văn phòng thống

kê của UBND xã Điềm Mặc đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em trongsuốt thời gian thực tập và hoàn thành bài báo cáo này

Sau đây là báo cáo kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới phần lý luận chuyên môn em đã đúc kết được tại cơ quan trong quá trìnhthực tập

Bài báo cáo của em có cấu trúc như sau:

Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND xã Điềm Mặc, huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên

Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc,

huyện Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại UBND xã Điềm Mặc, huyện

Định Hóa, tỉnh Thái Nguyên và đề xuất ,kiến nghị

Tuy nhiên trong quá trình thực tập, việc áp dụng những kiến thức đã họcvào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kếtquả đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau hơn 3 năm học tập và rènluyện tại trường Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bài báo cáothực tập, còn nhiều thiếu xót ,hạn chế Em rất mong được sự góp ý và nhận xétcủa nhà trường, khoa Văn thư- lưu trữ cùng các thầy, cô giáo và cán bộ đơn vịthực tập để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm đượcnhững kinh nghiệm trong công việc và điều kiện thuận lợi cho những bước đitiếp theo của em trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017

SINH VIÊN

TRẦN THỊ ĐIỀM

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

UBND XÃ ĐIỀM MẶC 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức UBND

xã Điềm Mặc

a, Sự ra đời của UBND xã Điềm Mặc

Xã Điềm Mặc, Huyện Định Hoá,Tỉnh Thái Nguyên, có diện tích tự nhiên

là 17,27 km², dân số là 5148 người, mật độ là 298 người/km² Điềm Mặc đượcchia thành 28 xóm, xã Điềm Mặc là một vùng quê giàu truyền thống văn hóa,yêu nước và cách mạng, nhân dân tích cực tham gia các phong trào yêu nước,chống giặc ngoại xâm Trong quá trình xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Đảng bộ vànhân dân xã Điềm Mặc đã phát huy truyền thống, đánh thức tiềm năng, nguồnlực của địa phương, đóng góp xứng đáng cho sự nghiệp của toàn Đảng, toàn dântộc xã Điềm Mặc ngày 19/05/1947, Chủ tịch Hồ Chí Minh quyết định đóng đạibản doanh của người tại đồi Khau Tý- Nạ Tra để lãnh đạo nhân dân ta khángchiến chống thực dân Pháp xâm lược.Nơi đây còn nhiều di tích nơi ở của các vịlãnh đạo của Trung ương Đảng và quân đội: Võ Nguyên Giáp (Khẩu Tràng),Hoàng Văn Thái(Khẩu Muột), Tôn Đức Thắng (Bản Bắc)

Là xã thuần nông, chủ yếu phát triển kinh tế nông nghiệp Nhưng trong nhữngnăm gần đây, cùng với công cuộc đổi mới đất nước xã đã có những bước chuyểndịch cơ cấu kinh tế tích cực cả về cây trồng và chăn nuôi, nhiều mô hình trangtrại có thu nhập cao Do đó xã đã có đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, đầu tưkinh phí chuyển giao khoa học kỹ thuật, áp dụng những tiến bộ vào phát triểnkinh tế, đầu tư xây dụng cơ sở vật chất

b, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Điềm Mặc

* Chức năng

- UBND xã do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, Luật và các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết cuả Hội đồng nhân dân xã nhằm đảmbảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND xã tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sở theoquy định Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thì trưởngcác bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời

- UBND xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương đến cơ sở

* Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hộihằng năm trình Hội đồng nhân dân xã, lập dự toán thu, chi ngân sách, tổ chứcthực hiện và phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngânsách nhà nước trên địa bàn xã

- Trong lĩnh vực Nông – Lâm Nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp: tổchức hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khíchphát triển, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng các công trình thủy lợinhỏ, phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, ở địa phương

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức việc xây dựng, tusửa đường giao thông trong xã; tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý vi phạm giaothông

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao: thựchiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, y tế, dân số kế hoạch hóa gia đình

và trẻ em; xây dựng phong trào và tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục, thề thao

- Trong lĩnh vực Quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương: Tổ chức tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòngtoàn dân, thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòngchống tội phạm và các tệ nạn xã hội; quản lý nhân hộ khẩu ở địa phương; tuyêntruyền phổ biến giáo dục pháp luật, tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tổchức thực hiện hoặc phối hợp các cơ quan chức năng trong việc thi hành án, tổchức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định củapháp luật

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: tổ chứchướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo theo quy địnhcủa pháp luật

- Thực hiện nếp sống văn hóa, vệ sinh môi trường và các việc khác theoquy định của pháp luật

- Các Uỷ viên Uỷ ban nhân dân

+ Một Uỷ viên phụ trách công an

+ Một Uỷ viên phụ trách quân sự

- Các ban ngành chuyên môn trực thuộc UBND xã là cơ quan tham mưu,giúp UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện

một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự Uỷ quyền của Chủ tịch UBND xã TheoNghị định 121/2003/NĐ-CP ngày 21/10/2003 của Chính Phủ quy định số lượngcông chức cấp xã.

Gồm: - Trưởng công an;

- Chỉ huy trưởng quân sự;

UBND là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, thực hiện quản lý

ở địa phương theo phân cấp quản lý nhà nước và là mắt xích quan trọng trongviệc phát huy hiệu quả của chính quyền địa phương UBND xã thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước ở địa phương, tổ chức, chỉ đạo việc thi hành pháp luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấpnhằm thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố anninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã

Sơ đồ bộ máy tổ chức của UBND xã Điềm Mặc như sau:

1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức

1.2.1 Tình hình tổ chức văn thư- lưu trữ ở cơ quan

UBND xã Điềm Mặc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòngUBND, diện tích 25m2, cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ,kho lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc.Cơ quan bố trí 01 cán bộ làmcông tác văn thư - lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm công tác kiêmnhiệm.Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1947 đến hết năm 2017 Khốitài liệu này nhìn chung còn với số lượng rất ít do bị mất mát thất lạc trong hoạtđộng của các năm trước đây Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác

Phó Chủ TịchUBND

Công An

Lao Động thương binh xã hội

Tư pháp

hộ tịch

Văn phòng thống kê

Văn hóa xã hội

Quân sự

CHỦ TỊCH UBND

định giá trị và chưa lập công cụ tra tìm vì vậy trong quá trình giải quyết côngviệc gặp rất nhiều khó khăn.

Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tàiliệu về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ Tình trạng vật lý tàiliệu: do chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát,lộn xộn Tài liệu được sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận

1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ

* Chức năng

Văn phòng UBND xã là bộ phận tham mưu phục vụ sự chỉ đạo và điềuhành các hoạt động của UBND; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnhđạo, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết và xử lý Quản lý tài sản, cơ sởvật chất của cơ quan, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, điềukiện làm việc cho mọi hoạt động của Uỷ ban nhân dân Là trung tâm đầu mốigiao tiếp (đối nội, đối ngoại) của Uỷ ban nhân dân

- Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và chỉnh lý ,xác định giá trịtài liệu ,thực hiện bảo quản ,khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của phápluật

- Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quảncon dấu không xảy ra sự cố

- Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vậtchất đáp ứng nhu cầu lưu trữ

- Công tác quản lý tài liệu được tăng cường

Văn thư - Lưu trữ thuộc văn phòng UBND xã Điềm Mặc có chức năngtham mưu, tổng hợp và mang tính chất phục vụ (hậu cần) cho xã Phối hợp, điềuhòa mối quan hệ các cơ quan trên địa bàn xã , chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếpcủa thường trực xã đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng xã

Cán bộ Văn thư- Lưu Trữ có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn củamình

- Chủ trì giữ mối liên hệ công tác giữa Uỷ ban nhân dân với các cơ quankhác và giữa các ban ngành trong xã hội.

- Giúp Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch lập kế hoạch, xây dựng chương trình

và trực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động, giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch tổchức các loại hội họp, đi công tác, tiếp khách

- Giúp Chủ tịch quản lý và trực tiếp thực hiện nghiệp vụ công tác vănthư, công tác lưu trữ

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND – UBND xã giao

*Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ

Có thể nói công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được tronghoạt động quản lý, điều hành, chỉ đạo củaUBND xã Điềm Mặc Thể hiện ở sựban hành các văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo cũng như thực hiện côngtác lưu trữ, bố trí cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công tác, trang bị các phươngtiện kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ Một số trang thiết bị đã đượctrang bị tại phòng như:

- Máy vi tính

- Bàn ghế làm việc

- Máy photocopy

- Máy in

- Máy scan

- Tủ đựng tài liệu

Công tác lưu trữ của UBND được đặt trong bộ phận văn phòng thống kê

và được bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ

Bộ phận lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc có 1 cán bộ văn thư - lưu trữkiêm nhiệm cán bộ lưu trữ do chủ tịch bổ nhiệm , miễn nhiệm, khen thưởng, kỷluật, theo quy định của pháp luật Cán bộ văn thư- lưu trữ sẽ sưu tầm những tàiliệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu

và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơquan, tổ chức hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệulưu trữ cho các bộ phận của cơ quan và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn củamình

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ ĐIỀM MẶC HUYỆN ĐỊNH HÓA TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Điềm Mặc

2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ

Hiện nay Nhà nước ta đã và đang ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo

và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ tạo hành lang cơ sở vềpháp lý cho việc tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức,đoàn thể và các văn bản của cơ quan cấp trên chỉ thị xuống và nó cũng đangđược áp dụng và thực hiện tại UBND xã Điềm Mặc như :

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP về việc hướng dẫn thựchiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 củaChính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Công văn 36/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào trung tâm lưu trữtỉnh

- Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của CụcVăn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

-Chỉ thị 04/CT-UBND về tăng cường công tác văn thư, lưu trữu tại cơquan đơn vị trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên

-Chỉ thị số11/2004/CT-UB ngày 18 tháng 10 năm 2004 của UBND tỉnhThái Nguyên về việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ

-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

Thực hiện Chỉ thị số 06/2013/CT-UBND ngày 14/4/2013 của Ủy bannhân dân huyện và Quyết Định số 2594/QĐ-UBND ngày 6 tháng 9 năm 2013của UBND huyện: UBND xã Điềm Mặc đã tăng cường kỷ luật, kỷ cương hànhchính, chấn chỉnh lề lối làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm trong thi hànhcông vụ và quy định chuẩn mực ứng sử của cán bộ công chức trong cơ quan.Công việc chính của cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thường là kiêmnhiệm các công việc của cán bộ văn thư nên công việc thường là : quản lý và

sử dụng con dấu, tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, văn bản đến, thu thập cácvăn bản đến hạn nộp lưu từ các phòng ban và thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ

cơ quan và chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thực hiện bảo quản, khai thác sửdụng tài liệu theo quy định của pháp luật

Chính vì vậy việc giành thời gian cho công tác lưu trữ không nhiều Việcthực hiện các khâu trong công tác lưu trữ còn hạn chế Tuy có trình độ chuyênmôn là cao đẳng nhưng do không thường xuyên thực hiện công tác lưu trữ nêncòn hơi chậm, chưa phát huy được hết khả năng của mình Do vậy UBND xãthường xuyên cử cán bộ văn thư- lưu trữ đi học các lớp tập huấn, đào tạo bồidưỡng nghiệp vụ, thường xuyên phổ biến các văn bản về công tác lưu trữ

Vì vậy, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thường xuyên được nâng caotrình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ của mình và được thực hành thực tế Bên cạnh đó,các cán bộ trong UBND xã thường xuyên được cử đi tham gia các lớp tập huấn

về công tác quản lý Nhà nước và nghiệp vụ văn thư- lưu trữ do Huyện mở.Thực hiện tốt việc đeo thẻ công chức, các cán bộ, công chức không gây phiền

hà, sách nhiễu với nhân dân

Như vậy, số lượng cũng như chất lượng cán bộ làm công tác văn thư -lưutrữ còn hạn chế Chưa đáp ứng được số lượng tài liệu của UBND xã Điềm Mặc

2.1.3.Tình hình thanh tra , kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công tác văn thư-lưu trữ.

- Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năngquản lý nhà nước của mỗi cơ quan, trong đó có lĩnh vực văn thư- lưu trữ

- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nướctrong thực tế để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch(nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế củatừng cơ quan, đơn vị

- Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạtđược của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luậtkhách quan, công bằng

- Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo định kỳ và trong nhữngtrường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, hiện nay chúng

ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lýcác vi phạm trong lĩnh vực văn thư- lưu trữ Điều đó cũng phần nào gây khókhăn cho công tác thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này Hiện nay, trong Luật Lưutrữ (Điều 8) quy định về các hành vi bị nghiêm cấm như sau:

1 Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ

2 Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ

3 Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ

4 Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước,quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân

5 Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép

Đối với công tác văn thư- lưu trữ của UBND xã Điềm Mặc ngoài việcchịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm pháp luật của Thanh tra cấpHuyện còn chịu sự thanh tra, kiểm tra của Sở nội vụ tỉnh Thái Nguyên về việcthực hiện những quy định của pháp luật về lĩnh vực này

Căn cứ vào những quy định của pháp luật và những quy định, quy chế của

cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ để làm căn cứ cho tiến hành thanh tra kiểmtra thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất Từ đó có những đánh giá chínhxác để phát huy điểm tích cực, điều chỉnh những sai sót nếu có và xây dựng cơchế khen thưởng, kỷ luật thích đáng

2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Điềm Mặc

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.Công tác lưu trữ có vai trò vô cùngquan trọng trong sự nhiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Điều này đã được khẳngđịnh trong bản “Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ” banhành kèm theo Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1969 của Hộiđồng chính phủ khẳng định: “Làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu làhai công tác không thể thiếu được trong việc quản lý nhà nước

Trong phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, xí nghiệp được tiếnhành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốthay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn trọng hay không

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện theo hai nhiệm vụ: thứ nhất là thựchiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; thứ hai là thực hiện các nhiệm

vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ antoàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ tại UBND xã được thực hiện theo các quy trình nghiệp

vụ mà Nhà nước quy định:

2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản lâudài và vĩnh viễn Đây là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng, phứctạp Vì vậy, khi tiến hành xác định tài liệu cần phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ.

Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyếtđịnh đến số phận của tài liệu Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảoquản khác nhau Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạngtiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan

Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, nângcao hiệu quả khai thác, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảoquản, khắc phục tình trạng văn bản tích đầy trong kho

Hàng năm cứ vào cuối năm thì UBND xã tiến hành công tác xác định giátrị tài liệu

Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của các phòng, ban, cá nhân được lậpthành từng hồ sơ Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc này cáccông việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp sự việc nào ra sự việc ấy

Công việc của cán bộ Văn thư- Lưu trữ là kết hợp với cán bộ văn phòngthống kê, tiến hành xác định giá trị tài liệu Lựa chọn những tài liệu có giá trịđưa vào bảo quản, những tài liệu trùng thừa hay tài liệu hết giá trị được loại ra,những tài liệu bị loại sẽ được thống kê vào tờ danh mục bị loại

Mẫu: ‘’DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI’’

Cặpsố

Tập số Tiêu đề

tập tài liệu

Lý do loại Ghi chú

Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND xã là:

Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu: 01 phó Chủ tịch phụ trách hànhchính:

Thư ký Hội đồng xác định giá trị tài liệu: cán bộ phụ trách công tác Lưutrữ của UBND xã Điềm Mặc

Uỷ viên đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu của UBND xã Điềm MặcViệc tài liệu bị loại ghi vào danh mục tài liệu loại là cần thiết Khi ghichép cần ghi đầy đủ các thông tin đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cầnphải được lưu lại

Tại UBND xã Điềm Mặc sau mỗi lần xác định tài liệu thì số lượng tài liệuloại không nhiều Chủ yếu là tài liệu trùng thừa Số lượng tài liệu loại ra nàykhông được tiêu huỷ mà vẫn được bảo quản riêng

2.2.2 Công tác thu thập bổ sung tài liệu:

Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trongcông tác lưu trữ nhằm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động Bên cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận

lợi cho việc bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan

UBND xã Điềm Mặc thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàngnăm, sau đó cán bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cánhân nộp chưa hết vào lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan đượckiểm tra cẩn thận, bó gói, lập phông

UBND xã Điềm Mặc chỉ có một phông lưu trữ, nội dung tài liệu trongphông chứa đựng thời kỳ thành lập UBND, những sự kiện tồn tại và phát triểnkinh tế - văn hóa xã hội của địa phương, nội dung tài liệu còn phản ánh chứcnăng, nhiệm vụ của UBND xã như: Kế hoạch, Chỉ tiêu, Báo cáo, các Quyếtđịnh……

Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như: + Báo cáo: tháng, quý, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm

+ Kế hoạch: tháng, quý, 06 tháng, năm, 05 năm …

+ Quyết định, thông báo, tờ trình, bản đề nghị, biên bản và các loại côngvăn hành chính khác

Cán bộ Văn thư- lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhânsau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về văn thư.

Tuy nhiên trong quá trình thực tập tại cơ quan em thấy công việc này vẫnchưa thực hiện nghiêm túc Nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được được chuyển về vănphòng để văn thư đưa vào lưu trữ

Thực tế công tác lưu trữ tại UBND xã vẫn còn hạn chế đó là chưa xâydựng được kho lưu trữ tài liệu riêng Hiện nay tại đây số tài liệu được lưu trữchủ yếu được để trong các tủ lưu trữ bằng kim loại và một số ít tủ bằng gỗ củanhững năm trước

Tổng số tài liệu được bảo quản trong 6 tủ, loại tủ cao 3m và rộng 2m Mỗi

tủ được chia thành 2 ngăn dọc và 4 ngăn ngang

Tài liệu của UBND xã chủ yếu là tài liệu hành chính (chủ yếu tài liệu là

về công tác chung của xã, tài liệu về quản lý cán bộ và tài liệu của cácphòng ,ban), ngoài ra cũng có tài liệu phim ảnh và tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu của UBND xã chủ yếu được để trong các tủ có khoá cẩn thận Tàiliệu được để ở nơi cao ráo, thoáng mát nên không có hiện tượng tài liệu bị ẩmhay bị chuột cắn rách nát

Tài liệu được đưa vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị Khi cáccán bộ chuyên môn hoặc các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ Văn thưlưu trữ có trách nhiệm lập biên bản bàn giao tài liệu để làm cơ sở, đồng thờicũng giúp cán bộ văn thư làm công tác tra cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sungtài liệu còn vào lưu trữ

Thủ tục giao nộp được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước tức làcán bộ Văn thư -lưu trữ lập 2 biên bản giao nộp tài liệu có giá trị pháp lý như nhaumỗi bên giữ một bản, đại diện hai bên giao và nhận ký tên và đóng dấu xác nhận

Mặc dù vậy nhưng các tài liệu thu được hằng năm ở các bộ phận giúp việccho lãnh đạo UBND xã Phòng lưu trữ hầu hết là các tài liệu bó gói, rời lẻ, lẫn

lộn giữa các năm chưa được lập thành hồ sơ cụ thể khiến cho công tác lưu trữcòn gặp rất nhiều khó khăn.

Nhìn chung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cũng được thựchiện khá tốt Tuy nhiên một số tài liệu sau khi đến thời hạn nộp lưu thì vẫn chưanộp, cán bộ văn thư nhắc nhở thì có đơn vị, cá nhân nộp còn một số thì khôngthực hiện

2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu

Như chúng ta đã biết chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng.Trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương án thích hợp vàđược cố định trật tự sắp xếp

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa họctrong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác địnhgiá trị, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khốitài liệu đưa ra chỉnh lý

Mục đích của việc chỉnh lý là để sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, tạođiều kiện cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu, loại ranhững tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và cáctrang thiết bị bảo quản

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các khâunghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ Trong thực tế muốn tiến hành tốt cáckhâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm tốt công tác chỉnh lý Chính vì vậy, côngtác chỉnh lý tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác lưutrữ mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết cần thực hiện

Nguyên tắc của chỉnh lý tài liệu đó là: không phân tán phông phải chỉnh

lý tài liệu theo phông Tài liệu khi phân loại lập hồ sơ phải đảm bảo sự hìnhthành tự nhiên của tài liệu Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt