Báo cáo thực tập: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư Lưu trữ 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang. 3 1.1.2 Chức năng 5 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức: 6 1.1.4.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổng hợp Chi cục Văn thư Lưu trữ 7 1.2.1. Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ 12 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ 12 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 13 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 17 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20 2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. 21 2.2.2.2. Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 23 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 24 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 26 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và một số đề xuất khuyến nghị 30 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30 3.1.1 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho 30 3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Sở y tế 30 3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan 32 3.2.1 Về Công tác Văn thư 32 3.2.1.1. Ưu điểm 32 3.2.1.2. Hạn chế 33 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33 3.2.2.1. Ưu điểm 33 3.2.2.2. Hạn chế 33 3.3 Một số khuyến nghị 34 3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư Lưu trữ 34 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư lưu trữ của Khoa, Trường 35 C. PHẦN KẾT LUẬN 36 D.PHỤ LỤC 37

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

CHUYÊN ĐỀ:

TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH BẮC GIANG

Sinh viên : Thân Thị Lan Anh

Người hướng dẫn : Chuyên viên Đặng Ngọc Anh

Hà Nội, 2017

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư -Lưu trữ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 3

1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang 3

1.1.2 Chức năng 5

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6

1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức: 6

1.1.4.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc 7

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp Chi cục Văn thư- Lưu trữ 7

1.2.1 Chức năng 7

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 8

Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư-Lưu trữ 10

2.1 Hoạt động quản lý 10

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10

2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ 12

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu trữ 12

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ 13

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan 13

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 13

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 17

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 19

2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 20

2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 21

2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22

2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 23

2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 24

2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ .25 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25

2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và một số đề xuất khuyến nghị 30

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 30

3.1.1 Sắp xếp các cặp, hộp tài liệu lên giá trong kho 30

3.1.2 Kiểm đếm tài liệu mang ra tu bổ, phục chế của Sở y tế 30

3.1.3 Xuất, Nhập tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 31

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan 32

3.2.1 Về Công tác Văn thư 32

3.2.1.1 Ưu điểm 32

3.2.1.2 Hạn chế 33

3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 33

3.2.2.1 Ưu điểm 33

3.2.2.2 Hạn chế 33

3.3 Một số khuyến nghị 34

3.3.1 Đối với Chi cục Văn thư- Lưu trữ 34

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư- lưu trữ của Khoa, Trường 35

C PHẦN KẾT LUẬN 36

D.PHỤ LỤC 37

A PHẦN MỞ ĐẦU

Thực tập cuối khóa là một khâu rất quan trọng trong quá trình đào tạo củatất cả các nghành Đợt thực tập tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng những kiếnthức đã học vào thực tế công việc tại cơ sở thực tập, qua đó sinh viên có thể sosánh những kiến thức lí luận đã được trang bị trong quá trình đào tạo với thựctiễn tại cơ sở thực tập Từ đó giúp sinh viên có thể luyện tập các kĩ năng nghiệp

vụ, nâng cao ý thức trách nhiệm của một người công chức trong tương lai Sauquá trình học tập và rèn luyện tại trường, ngày 10/01/2017 được sự giới thiệucủa trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Ban lãnh đạo Chi cục văn thư lưu trữ tỉnhBắc Giang đã tạo điều kiện cho tôi thực tập tại cơ quan, đây thực sự là cơ hộiquý báu giúp bản thân tôi gắn lí thuyết với thực hành, rèn luyện kĩ năng nghiệp

vụ và tích lũy kinh nghiệm phục vụ tốt cho tương lai

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ của các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã và đang đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về Văn thư, Lưu trữ cóchất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội Đặc biệt với mục đích học đi đôi vớihành, hàng năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viênnăm thứ tư đi thực tập ngành nghề nhằm mục đích:

- Giúp sinh viên củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bướcgắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn

- Giúp sinh viên làm quen và tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lựcchuyên môn đã được đào tạo

- Giúp sinh viên hệ thống hóa và tăng cường củng cố những kiến thức cơbản thuộc chuyên ngành

Qua ba tháng thực tập tại Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang tôi xintrình bày kết quả báo cáo thực tập cuối khóa bao gồm nội dung như sau :

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

Chương2: Thực trạng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư- lưu trữ) của cơ quan, tổ chức

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,

khuyến nghị

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, các đồng chí Lãnh đạo Chi cụcVăn thư lưu trữ và các đồng chí cán bộ công chức, viên chức công tác tại Chicục Văn thư Lưu trữ đã tiếp nhận và tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành nhiệm

vụ trong đợt thực tập này Đặc biệt là sự hướng dẫn trực tiếp của chị Đặng Ngọc

Anh đã giúp tôi hiểu sâu hơn về nhiệm vụ và công việc của mình Qua đây, tôi

xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ đãtận tình hướng dẫn tôi trong thời gian qua

Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên

“Báo cáo thực tập” của tôi cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của tôiđược hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày 10 tháng 03 năm 2017

Sinh viên Thân Thị Lan Anh

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư -Lưu trữ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.

1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Bắc Giang.

Nghị quyết của Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa khóa II, kỳhọp thứ 5, ngày 27/10/1962 đã phê chuẩn việc hợp nhất hai tỉnh Bắc Giang vàBắc Ninh thành một đơn vị hành chính mới, lấy tên là Hà Bắc, tỉnh lỵ đặt tại thị

xã Bắc Giang Sau khi sáp nhập, công tác văn thư- lưu trữ được quan tâm và coitrọng hơn trong nhiệm vụ tổng thể của Văn phòng Một sự kiện quan trọng đốivới công tác lưu trữ của tỉnh Hà Bắc thời kỳ này nói riêng và lịch sử nghành Lưutrữ tỉnh Hà Bắc nói chung đó là việc xây dựng Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc Vănphòng UBHC theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06/09/1965 tỉnh Hà Bắc

Ngày 07/01/1997 UBND tỉnh ra Quyết định số 01/UB v/v thành lập Sở,

cơ quan ngang Sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh Bắc Giang Kho Lưu trữ tỉnhBắc Giang được thành lập thuộc văn phòng UBND tỉnh, đây là bộ phận thuộcPhòng Tổ chức Hành chính có chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công, chỉ đạo,lãnh đạo trực tiếp của Văn phòng UBND tỉnh nhằm đảm bảo, gìn giữ số lượngtài liệu đang được bảo quản trong Kho cũng như tiến hành chỉnh lý thu nộp tàiliệu của cơ quan đơn vị đóng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

Trải qua 20 năm hình thành và phát triển ( 1997- 2017 ) Chi cục Văn Lưu trữ tỉnh Bắc Giang hiện đang quản lý khoảng 997,5 mét giá tài liệu với tổng

thư-số trên 37 phông gồm các loại hình tài liệu như: Tài liệu hành chính, tài liệunghe nhìn, khối hồ sơ kỷ vật của cán bộ đi B…

Tài liệu hành chính

Với số lượng hơn 1.032 m/giá của 50 phông, trong đó có rất nhiều phôngtài liệu quan trọng như phông: Sở tư pháp, Ty tài chính, Ty thương nghiệp BắcGiang, Thanh tra tỉnh Hà Bắc, Cục thuế tỉnh Hà Bắc, sở xây dựng tỉnh Hà Bắc,

sở giáo dục và đào tạo tỉnh Hà Bắc, Ban tổ chức chính quyền tỉnh Bắc Giang, Sở

y tế tỉnh Bắc Giang, Phông chi cục Lưu trữ,Sở Lao động TB&XH tỉnh BắcGiang ,Uỷ ban DS - Kế hoạch hoá gia đình tỉnh Bắc Giang , Sở Công nghiệp vàTiểu thủ công nghiệp tỉnh Bắc Giang, Sở Tài chính Vật giá tỉnh Bắc Giang, SởKhoa học công nghệ môi trường tỉnh Bắc Giang,Ty Văn hoá - Thông tin tỉnh HàBắc … là những tài liệu có ý nghĩa lịch sử, chính trị xã hội to lớn, thể hiệnnhững chặng đường của cách mạng Việt Nam.

Khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B

Khối hồ sơ, kỷ vật chiếm một số lượng lớn trong phông (285 mét giá) vớigần 56.000 bộ hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B Cán bộ đi B- đó là những cán bộ,chiến sĩ Miền Nam tập kết ra Bắc, tham gia lao động sản xuất trên Miền Bắc vànhững cán bộ Miền Bắc theo yêu cầu của cán bộ Cách mạng đã vào Nam công

tác theo con đường Dân sự.

Tài liệu được sắp xếp và phân loại theo tên gọi địa dư (tên tỉnh, hay thànhphố là nơi sinh hoặc quê quán của cán bộ) Tiếp theo trong từng tỉnh thành, hồ sơđược sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên gọi của cán bộ Kết quả chỉnh lý khối tàiliệu khoa học này cho thấy có 55.710 hồ sơ cán bộ đi B từ 89 tỉnh,thành trong cảnước (theo địa giới hành chính giai đoạn 1945 đến 1975); trong đó có 147 cán bộ đi

B có quê quán từ các tỉnh của Trung Quốc, Lào, Campuchia,Thái Lan

Tới nay số lượng hồ sơ đi B đã trả được là : 4503 hồ sơ

Số lượng cán bộ còn kỷ vật :3403 người

Riêng tỉnh Bắc Ninh và các đơn vị hành chính liên quan đến Bắc Giang

có 1288 hồ sơ cán bộ đi B,trong đó :

Tỉnh Bắc Giang : 08 hồ sơ

Tỉnh Hà Bắc :1276 hồ sơ

Cán bộ có quê quán từ CamPuchia : 03 hồ sơ

Cán bộ có quê quán từ Trung Quốc : 01 hồ sơ

Tài liệu nghe nhìn

Trung tâm đang bảo quản trên 115 bộ phim gồm cả phim tài liệu và phimđiện ảnh Những bộ phim này phản ánh các sự kiện lịch sử, hoạt động của lãnhđạo Đảng và Nhà nước, cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân

Việt Nam Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trongthời điểm chiến tranh ở Việt Nam Trung tâm còn quản lý 1.000 tấm ảnh và 115cuốn phim nhựa thời kỳ tỉnh Hà Bắc, hơn 100 cuộn băng VHF và gần 116 đĩa,băng video

1.1.2 Chức năng

Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh Bắc Giang

về việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ có quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Chi cục như sau:

+ Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chứcnăng giúp Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Chi cục Văn thư- Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của chi cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;

+ Chi cục Văn Thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng và kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy địnhpháp luật

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Giúp Giám đốc sở Nội Vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàngnăm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định vềvăn thư, lưu trữ;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;

+ Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn vàthành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh’’;

+ Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hếtgiá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,

lưu trữ;

+ Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ;

+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện báo cáo Thống kê văn thư, lưu trữ;

+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

- Giúp giám đốc sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ lưu trữ của tỉnh.

+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ,tài liệu đến hạn nộp lưu;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

+ Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

+ Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện một số dịch vụ công tác về lưu trữ;

+ Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc

 Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước giámđốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục Văn thư vàLưu trữ; đồng thời là chủ tài khoản của Chi cục

 Các Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng theo dõi chỉ đạo và tổ chứctriển khai thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chi cục trưởng; chịu trách

nhiệm cá nhân trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực, côngviệc được phân công phụ trách

1.1.4.2 Các phòng chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc

- Các Phòng chuyên môn, trước mắt có 02 phòng, gồm:

+ Phòng hành chính - tổng hợp;

+ Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ;

- Đơn vị sự nghiệp: Trung tâm lưu trữ.

+ Biên chế của Chi cục: Gồm biên chế hành chính (lãnh đạo chi cục vàcác phòng chuyên môn), biên chế sự nghiệp (Trung Tâm Lưu Trữ) do UBNDtỉnh giao hằng năm trong tổng biên chế HCSN của Sở Nội vụ

+ Trước mắt chuyển 03 chỉ tiêu biên chế hành chính của văn phòng Quản

lý Văn thư Lưu trữ và 10 biên chế sự nghiệp của Trung tâm Lưu trữ sang Chicục Khi Bộ Nội vụ giao bổ sung biên chế hành chính năm 2010, Sở Nội vụ trìnhchủ tịch UBND tỉnh giao bổ sung biên chế cho Chi cục

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổng hợp Chi cục Văn thư- Lưu trữ

Theo Quyết định số 02/QĐ – CCVTLT ngày 18/02/2011 của Chi cục Văn thư

- Lưu trữ về việc ban hành Quy chế làm việc của Chi cục Văn thư Lưu trữ có quyđịnh nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính – Tổng hợp như sau:

1.2.1 Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu và tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thôngtin tổng hợp; quản lý cộng sản, công tác quản trị và bảo đảm cơ sở vật chất, điềukiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Chi cục

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Quản lý công tác văn thư, in ấn văn bản, lưu trữ hiện hành của Chi cục.Kiểm soát nội dung và thể thức văn bản trước khi phát hành theo quy định.Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước;

- Giúp lãnh đạo Chi cục quản lý công chức, viên chức thuộc quyền quản

lý của Chi cục thực hiện các quy định của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ

quan; theo dõi chấm điểm thi đua của các phòng trực thuộc và từng công chức,viên chức; tham mưu cho Chi cục trưởng xét khen thưởng và xử lý kỉ luật đốivới công chức viên chức theo quy định;

- Phối hợp với các bộ phạn xây dựng chương trình công tác tháng, quý,năm của Chi cục Dự thảo các báo cáo của Chi cục theo định kỳ và theo yêu cầu;

- Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo kinh phí hoạt động của Chi cục; báocáo dự toán, quyết toán ngân sách theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảochế độ và các chính sách, chế độ đãi ngộ khác đối với công chức, viên chứcthuộc Chi cục;

- Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản của Chi cục theo quy địnhcủa pháp luật; công tác bảo vệ, vệ sinh và trực cơ quan;

- Tổ chức đón tiếp khách trong và ngoài tỉnh đến liên hệ công tác với Chicục Đảm bảo các điều kiện về vật chất phục vụ phiên họp, hôi nghị của Chi cục;

- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được thừa lệnh Chi cục trưởng

ký một số văn bản như: giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, thôngbáo của cơ quan, sao lục văn bản gửi đến Chi cục, công văn giải quyết công việcnội bộ cơ quan hoặc các công việc giao dịch khác khi được Chi cục trưởng ủyquyền, giao nhiệm vụ;

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo Chi cục

về mọi hoạt động của phòng được giao phụ trách Trưởng phòng có nhiệm vụ, quyềnhạn sau:

+ Phân công nhiệm vụ cho CCVC và người lao động trong phòng sau khi đãbáo cáo lãnh đạo Chi cục phụ trách Tổ chức thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ củaphòng;

+ Chủ động phối hợp với các phòng và CCVC trong cơ quan về việc cung cấpthông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc chức năng của phòng.Những vấn đề không thuộc thẩm quyền, trưởng phòng phải báo cáo lãnh đạo Chi cụcphụ trách để giải quyết;

Quản lý CCVC và người lao động theo phân cấp quản lý và quản lý cán bộ;điều hành hoạt động của phòng; duy trì kỷ luật lao động; xây dựng kế hoạch học tập,bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CCVC trong phòng và bản thân;

- Phó Trưởng phòng: được Trưởng phòng giao phụ trách một số công việc

cụ thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng giải quyết công việc được phân công,đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Chi cục về công việc

đó Khi Trưởng phòng đi vắng, Phó Trưởng phòng được ủy quyền giải quyết, điềuhành công việc của phòng , sau đó báo cáo ngay với Trưởng phòng khi Trưởngphòng có mặt về nhừng việc mình đã giải quyết và những tồn tại để Trưởng phòngnắm được giải quyết tiếp

Chương 2: Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn

thư-Lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động nghiệp

vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như kim chỉ nam củacông tác Văn thư- Lưu trữ trong cơ quan Vì vậy, các cơ quan tổ chức nói chung

và Chi cục Văn thư- Lưu trữ nói riêng luôn quan tâm và chú trọng hoạt độngquản lý song song với hoạt động nghiệp vụ

Ngay từ khi thành lập, Công tác Văn thư của Chi cục Văn thư- Lưu trữ đãđược quan tâm, chú trọng và đặt lên hàng đầu Vì bộ phận Văn thư cơ quanđược ví như cả bộ mặt của cơ quan Nếu làm tốt Công tác Văn thư thì các hoạtđộng của Chi cục mới thực hiện tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn và thựchiện luôn gắn với các Văn bản Quy phạm pháp luật, các Văn bản hướng dẫn chỉđạo nghiệp vụ về Công tác Văn thư của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghịđịnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ…

Ngoài các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ, CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư đi vào nề nếp, thống nhấttrong các khâu nghiệp vụ, từ khi thành lập cho đến nay Chi cục Văn thư- Lưutrữ còn ban hành các văn bản quy định cụ thể về Công tác văn thư của Chi cụcnhư:

- Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnhBắc Giang về Quy định công tác Văn thư- Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

- Quyết định số 654/QĐ-SNV ngày 14/10/2015 của Sở Nội vụ tỉnh BắcGiang về việc Ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữlịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 và Thông tư số13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội Vụ ban hành Danh mục thànhphần hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vàoLưu trữ lịch sử tỉnh

- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Banhành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đối với các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ, Chi cục Văn thư- Lưutrữ luôn thực hiện theo đúng các văn bản chỉ đạo của nhà nước:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO9001:2000…

Ngoài ra Trung tâm còn ban hành:

- Quyết định số 01/QĐ-VP ngày 03/01/2003 của Chánh Văn phòngUBND tỉnh Về việc cho phép tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

- Công văn 376 ngày 03/07/2002 của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnhban hành về việc trao đổi nghiệp vụ công tác lưu trữ

Hằng năm, Ban Giám đốc Chi cục còn tổ chức cho cán bộ Văn thư, Lưutrữ tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các vănbản chỉ đạo nên công tác Lưu trữ sớm đi vào nề nếp và có chất lượng, hiệu quả

2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ

Sau khi kết thúc công việc, các đơn vị Phòng, ban thuộc Chi cục lập hồ sơ

và nộp toàn bộ văn bản, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan Cán bộ Lưu trữ kiểm tratài liệu, làm thủ tục rồi chuyển toàn bộ vào Kho Lưu trữ tại tầng 4 và phòng trệttại UBND tỉnh Bắc Giang Hồ sơ, tài liệu được quản lý tập trung thống nhất,tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu của cơ quan

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu trữ

Có thể nói, Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những công việcquan trọng của cơ quan tổ chức nói chung và Chi cục Văn thư- Lưu trữ nóiriêng Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ thì mọi công việc của cơ quan mới ổn

định được Đồng thời, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là một Cơ quan Lưu trữ thuộc

Sở Nội Vụ tỉnh Bắc Giang nên hơn bao giờ hết hoạt động nghiên cứu khoa học

và ứng dụng các thành tựu khoa học vào Công tác Văn thư – Lưu trữ ngày càngđược chú trọng Cụ thể, nhiều cán bộ Lưu trữ của Chi cục đã thực hiện những đềtài nghiên cứu để ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ.Hay đơn giản hơn, việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ được Chicục Văn thư- Lưu trữ thực hiện trong việc áp dụng các tiêu chuẩn bìa, cặp, hộp,giá đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của Bộ Khoa học và Công nghệ Nhờ việc ứngdụng các thành tựu khoa học và Công nghệ nên Cán bộ làm Công tác Văn thư –Lưu trữ của cơ quan luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư – Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư Lưu trữ của Chi cục Văn thư- Lưu trữ do hai cán bộlàm công tác kiêm nhiệm cả Văn thư và Lưu trữ Hai cán bộ đều tốt nghiệpchuyện ngành Văn thư – Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên nắmvững các khâu nghiệp vụ cơ bản của Công tác Văn thư – Lưu trữ Trong quátrình làm việc, hai cán bộ trẻ luôn chịu khó tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm cácvăn bản mới hướng dẫn về Công tác Văn thư và Lưu trữ theo đúng quy định củaNhà nước Đồng thời, Chi cục Văn thư- Lưu trữ là một cơ quan Lưu trữ nên cáccán bộ, chuyên viên của Trung tâm đa phần tốt nghiệp đúng chuyên ngành Vănthư – Lưu trữ Hằng năm Chi cục cũng tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡngnghiệp vụ cho các cán bộ, công chức trong cơ quan

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế Công tác văn thư – Lưu trữ của cơ quan

Để nắm bắt tình hình, thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ của Chi cục Vănthư- Lưu trữ , hằng năm vẫn có bộ phận thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước đến kiểm tra tình hình thực hiện các nghiệp vụ về Văn thư - Lưu trữcủa Chi cục Qua mỗi lần kiểm tra, các cán bộ Văn thư- Lưu trữ của Chi cục rút

ra được bài học và có nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc Bên cạnh đó, tàiliệu sản sinh của Chi cục Văn thư- Lưu trữ phản ánh đúng chức năng và nhiệm

vụ của cơ quan nên số tài liệu sản sinh ra có giá trị vô cùng lớn Vì thế, đối vớinhững trường hợp làm mất mát, thất lạc tài liệu của cơ quan đều bị xử lý theoquy định của Pháp luật và đặc biệt là theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – Vănbản Luật có giá trị pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư

- Công tác văn thư gắn liền với việc hoạt động chỉ đạo điều hành côngviệc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức một phầnphụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không Vì thế mà công tác Văn thưtrong các cơ quan tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong

công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong nhữngtrọng tâm được tập trung đổi mới.

Thực tế, Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang áp dụng hình thức vănthư tập trung Mọi văn bản đến và văn bản đi đều tập trung tại lưu trữ cơ quan đểlàm thủ tục đăng ký Sau khi thủ tục đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý vănbản đi đến, cán bộ lưu trữ sẽ trình lãnh đạo chi cục cho ý kiến và cuối cùng sẽnhân bản để chuyển giao tới các đơn vị có trách nhiệm giải quyết Ngoài hai cán

bộ chuyên trách về văn thư cơ quan thì các phòng , đơn vị của Chi cục không cóvăn thư riêng

- Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong hoạt độngcủa cơ quan, Chi cục đã có sự quan tâm đúng mức, có biện pháp tổ chức văn thưhợp lý mang lại hiệu quả cho công tác công văn giấy tờ của cơ quan Góp phầnlàm tăng năng xuất, chất lượng giải quyết công việc và làm tốt công tác Văn thưsẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và các công tác khác của cơ quan

2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là đơn vị sự nghiệp trực thuộc

Sở Nội Vụ – Cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Sở Nội vụ quản lýVăn thư- Lưu trữ trên phạm vi cả tỉnh Vì vậy, các văn bản của Chi cục đượcsoạn thảo, ban hành rất được chú trọng về hình thức và nội dung, thực hiện đúngtheo tinh thần của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ,Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Mộtđiều quan trọng hơn có thể thấy, Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giangkhông có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật mà căn cứ theothẩm quyền thì Chi cục chỉ có thể ban hành các loại văn bản hành chính thôngthường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thông báo, tờ trình,biên bản, công văn, báo cáo…

Hiện nay, các văn bản liên quan đến đơn vị nào thì đơn vị đó soạn thảo,sau đó trình lên Phó Chi cục xem xét bản thảo, sửa những sai sót và ký nháy vàovăn bản Tiếp theo, văn bản được chuyển xuống cho văn thư đánh máy, in rathành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại Văn bản sau khi

được đơn vị kiểm tra lại sẽ được chuyển đến Trưởng phòng Hành chính- Tổnghợp kiểm lại một lần cuối cùng rồi trình lên người có thẩm quyền ký văn bản.Văn bản có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ Văn thư sẽ photo ítnhất 03 bản (01 bản gửi cho cơ quan, đơn vị hoặc người nhận, 01 bản lưu ở vănthư và còn lại 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) và đóng dấu.Bước cuối cùng là cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục chuyển giao văn bản.

2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến

Công tác quản lý văn bản đi, đến của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh BắcGiang được thực theo đúng tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thường quản lý những loại văn bản: Vănbản đi, văn bản đến, văn bản mật Chi cục luôn đảm bảo tính thống nhất, chínhxác, nhanh chóng kịp thời và an toàn trong quá trình tổ chức và quản lý văn bản

đi đến

a.Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Trước hết, các văn bản đi sẽ được cán bộ văn thư của Chi cục kiểm tralại thể thức, hình thức và kĩ thuật soạn thảo văn bản

- Ghi số; ngày tháng năm cho văn bản đi Mỗi một văn bản đi đều đượcđánh một số liên tiếp bằng chữ số Ả Rập Ngày tháng văn bản được đánh theongày tháng thực tế và theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV

- Đăng kí văn bản đi: Việc đăng kí văn bản đi được thực hiện vào phầnmềm quản lý văn bản và điều hành của Chi cục Cán bộ văn thư nhập các dữliệu: số, ký hiệu của văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dungvăn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản

và những điểm đáng chú ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn bản đi Do

số lượng văn bản đi hàng năm của Chi cục không nhiều và nhất là số lượng vănbản mật đi rất ít nên văn thư đã đăng ký chung cả văn bản đi thường và văn bản

đi mật vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành Sau một năm sẽ in thànhquyển và lưu lại

(Phần mềm quản lý văn bản và điều hành xem ảnh ở Phụ lục )

- Sau khi đăng kí văn bản đi, cán bộ văn thư sẽ làm thủ tục nhân bản,đóng dấu cơ quan và các loại dấu mật, khẩn nếu có

- Làm thủ tục phát hành và chuyển giao văn bản đi: Căn cứ vào độ dày,kích thước của văn bản để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn bản Mẫu bìđược in sẵn, có logo của Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Bắc Giang và số điệnthoại trên bì Hiện tại, Chi cục có loại sổ chuyển giao văn bản đi đó là sổ chuyểngiao văn bản đi tới Ban lãnh đạo, đơn vị và cá nhân trong cơ quan Chi cụckhông lập sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện Đối với các văn bảnkhẩn được đóng dấu theo quy định

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi lưu 02 bản (01 bản lưu tại Văn thư và 01bản lưu tại đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ

b.Quản lý và giải quyết văn bản đến

Theo nguyên tắc, toàn bộ các văn bản gửi đến Chi cục Văn thư- Lưu trữtỉnh Bắc Giang đều phải tập trung ở bộ phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau

đó mới chuyển giao đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết Quy trình quản lý

và giải quyết văn bản đến như sau:

- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến: Khi văn bản được gửi đến cơ quan cán

bộ văn thư kiểm tra xem văn bản đã gửi đúng Chi cục hay không (nếu khôngđúng cán bộ văn thư phải gửi lại hoặc báo người có thẩm quyền xem xét, cho ýkiến) Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn kiểm tra mức độ an toàn của văn bảnxem bì văn bản có bị rách, mất hoặc gửi chậm văn bản phải báo ngay cho người

có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến

- Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi sốđến, ngày đến được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước Việc phân loạiđược thực hiện rất khoa học Đối với việc bóc bì, khi nhận được văn bản cóđóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán bộ văn thư của Chi cục luôn bóc bìtrước và làm các thủ tục, sau đó trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết.Những văn bản mật, cán bộ văn thư của Chi cục chỉ bóc bì ngoài và giữ nguyên

bì trong khi trình lãnh đạo cơ quan Quan trọng hơn, đối với văn bản ngoài bì

ghi rõ tên người nhận thì cán bộ văn thư cũng không bóc bì và phải gửi tận taycho người nhận

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho vănbản, mỗi văn bản gửi đến Chi cục đều được cán bộ văn thư đóng dấu đến sau đóghi ngày tháng năm cho văn bản đến Dấu đến được đóng ở dưới số kí hiệu vàtrích yếu nội dung (đối với những văn bản không có tên loại) Dấu đến đượcđánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12hàng năm (Dấu đến của Chi cục xem tại phụ lục )

- Đăng kí văn bản đến: Cũng như văn bản đi, văn bản đến không đượcđăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến mà trước khi được chuyển giao, văn bảnđược đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành (xem ảnh

phụ lục ) Văn bản mật đến cũng được đăng kí chung bằng một hệ thống số và

quản lý chung vào phần mềm

- Trình và sao văn bản đến: Sau khi đã đăng kí văn bản đến Cán bộ vănthư trình lên Phó Chi cục cho ý kiến chỉ đạo Nhận được ý kiến chỉ đạo, cán bộvăn thư sẽ sao văn bản để gửi tới các phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giảiquyết

- Chuyển giao văn bản đến: Theo như sự phân công nhiệm vụ giải quyếtcủa Phó Chi cục cho ý kiến các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc ở phía lềtrái của văn bản Cán bộ văn thư sao đúng, đủ theo số lượng văn bản gửi tới cácđơn vị Việc chuyển giao văn bản cũng phải đăng kí vào sổ Hiện tại Văn thư có

sổ chuyển giao văn bản đến năm 2016

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến: Các Phòng, đơn

vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng quy định và thời hạn.Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp là người trực tiếp tổng hợp tình hình giảiquyết văn bản đến Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giaonhận văn bản có kịp thời, chính xác hay chưa kịp thời chính xác và nhắc nhở cácđơn vị giải quyết công việc theo đúng thời hạn quy định

2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

* Công tác lập hồ sơ:

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo cácđặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theophương pháp khoa học

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập trongquá trình giải quyết công việc và hoàn thành sau khi công việc kết thúc, sẽ đượcgiao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định của cơ quan và theo Luật lưu trữViệt Nam Việc lập hồ sơ hiện hành tốt có tác dụng nâng cao hiệu suất, chấtlượng công tác, giúp cơ quan quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác lưu trữ

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ việc lập hồ sơ hiện hành được tiến hành rấttốt do Chi cục là cơ quan quản lý trong tỉnh về công tác văn thư lưu trữ do đóviệc gương mẫu đi đầu là việc làm thiết yếu, hơn nữa còn do ý thức trách nhiệmcủa cán bộ, nhân viên trong cơ quan

Các cán bộ, nhân viên trong Chi cục luôn ý thức được công tác lập hồ sơhiện hành, mở hồ sơ ngay từ khi được giao giải quyết công việc Cơ quan chưa

có Danh mục hồ sơ do đó việc lập hồ sơ thường theo các đặc trưng khác nhaunhư: đặc trưng vấn đề, thời gian, tên loại

* Về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Khi lập hồ sơ công việc xong nghĩa là khi công việc kết thúc thì cácphòng ban, đơn vị và cá nhân được phải giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Chi cục

- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ tạm thời, nghỉ

hưu trí sẽ phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, để cơ quan phâncông cho người kế nhiệm tiếp tục lập hồ sơ

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Chi cục là 01 năm kể từ khi côngviệc kết thúc công chức, viên chức được giao giải quyết công việc có tráchnhiệm phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đối với tài liệu xây dựng cơ bản thì thời hạn

là 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán

- Trường hợp các Phòng, Trung tâm, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tàiliệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chi cục trưởng đồng

ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, thời giangiữ lại hồ sơ, tài liệu của các phòng, Trung tâm, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu

Theo điều 2 Quyết định số 79/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Vănthư - Lưu trữ thì Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là cơ quan chuyênmôn trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu

sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướctrực thuộc Bộ Nội vụ

Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành các văn bản,đóng dấu nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng định tínhchân thực và hiệu lực thi hành của văn bản do cơ quan quản lý hành chính vàcác chức danh nhà nước ban hành Quản lý con dấu nhằm mục đích đề ngănngừa tình trạng giả mạo gây tổn hại đến an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòngcủa đất nước, lợi ích của các cơ quan tổ chức và công dân Việc quản lý con dấucòn nhằm mục đích đảm bảo tính kỉ cương, ngăn ngừa sự tuỳ tiện trong việc banhành văn bản của cơ quan tổ chức

Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang việc quản lý và sử dụng

con dấu được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ banhành ngày 24 tháng 08 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, điều 23 củaQuyết định số 50/QĐ-CCVTLT về việc ban hành quy chế công tác văn thư lưutrữ, ban hành ngày 5 tháng 11 năm 2011 và Thông tư số 07/TT-BNV của BộNội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơquan

Hiện nay Chi cục có tổng cộng 05 loại dấu:

- Dấu chức danh Chi cục trưởng;

- Dấu chức danh Phó Chi cục trưởng;

- Dấu cơ quan;

- Dấu sao;