Khóa luận: Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu khóa luận 2 5. Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Đóng góp của đề tài 5 8. Bố cục đề tài 5 Chương 1 Cơ sở khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 8 1.1 Cơ sở lí luận về công tác Văn thư – Lưu trữ 8 1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ 8 1.1.2 Vị trí của công tác văn thư, công tác lưu trữ 8 1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, công tác lưu trữ 9 1.1.4 Các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ 11 1.1.4.1 Công tác văn thư: 11 1.1.4.2 Công tác lưu trữ 14 1.2 Cơ sở thực tiễn của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 18 1.2.1 Sự hình thành và phát triển,chức năng nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức, quan hệ công tác của UBND Phường Phúc Xá 18 1.2.1.1 Sự hình thành và phát triển của địa bàn phường Phúc Xá 18 1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá 19 1.2.1.3 Chức năng của UBND phường Phúc Xá 21 1.2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phúc Xá 22 1.2.1.5 Quan hệ công tác của UBND phường Phúc Xá 26 1.2.2 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND phường Phúc Xá 28 1.3 Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 30 1.3.1 Các văn bản quy phạm pháp luật do Chính Phủ, Quốc Hội ban hành 30 1.3.2 Các văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành 33 Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 37 2.1 Thực hiện công tác quản lí về văn thư, lưu trữ 37 2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành quy định về công tác VT – LT 37 2.1.2 Công tác tổ chức cán bộ 37 2.1.3 Công tác thanh tra kiểm tra và xử lí vi phạm công tác VT – LT 39 2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản 39 2.2.2 Quản lí văn bản 41 2.2.2.1 Quản lí văn bản đến 41 2.2.2.2 Quản lí văn bản đi 42 2.2.3 Quản lí và sử dụng con dấu 44 2.2.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 44 2.3 Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 45 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 45 2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 46 2.3.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ 48 2.3.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 49 2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 49 2.3.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu 51 2.4 Nhận xét về chung về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 52 2.4.1 Ưu điểm 52 2.4.2 Nhược điểm 52 Chương 3 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả cộng tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 54 3.1 Nhóm các giải pháp về tổ chức quản lí 54 3.1.1 Nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ 54 3.1.2 Áp dụng các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước và xây dựng hoàn thiện hệ thống các văn bản về công tác văn thư – lưu trữ 56 3.1.3 Nguồn lực dành cho công tác văn thư – lưu trữ 57 3.1.3.1 Về cơ sở vật chất 57 3.1.3.2 Cán bộ giành cho công tác văn thư, lưu trữ 59 3.1.3.3 Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức về văn thư, lưu trữ 60 3.2 Nhóm các giải pháp về nghiệp vụ 60 3.2.1 Nghiệp vụ văn thư 60 3.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 63 D. KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan số liệu, hình ảnh và kết quả nghiên cứu trong khóa luậnnày là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo vệ một học vị nào Mọi sựgiúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin tríchdẫn trong luận văn đã ghi rõ nguồn gốc và được phép công bố

Nếu có điều gì xảy ra, em xin chịu mọi hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Mỹ Hạnh

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu khóa luận 2

5 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Đóng góp của đề tài 5

8 Bố cục đề tài 5

Chương 1 Cơ sở khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 8

1.1 Cơ sở lí luận về công tác Văn thư – Lưu trữ 8

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ 8

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư, công tác lưu trữ 8

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, công tác lưu trữ 9

1.1.4 Các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ 11

1.1.4.1 Công tác văn thư: 11

1.1.4.2 Công tác lưu trữ 14

1.2 Cơ sở thực tiễn của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 18

1.2.1 Sự hình thành và phát triển,chức năng nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức, quan hệ công tác của UBND Phường Phúc Xá 18

1.2.1.1 Sự hình thành và phát triển của địa bàn phường Phúc Xá 18

1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá 19

1.2.1.3 Chức năng của UBND phường Phúc Xá 21

1.2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phúc Xá 22

1.2.1.5 Quan hệ công tác của UBND phường Phúc Xá 26

1.2.2 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND phường Phúc Xá

28

1.3 Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 30

1.3.1 Các văn bản quy phạm pháp luật do Chính Phủ, Quốc Hội ban hành 30

1.3.2 Các văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành 33

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 37

2.1 Thực hiện công tác quản lí về văn thư, lưu trữ 37

2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành quy định về công tác VT – LT 37

2.1.2 Công tác tổ chức cán bộ 37

2.1.3 Công tác thanh tra kiểm tra và xử lí vi phạm công tác VT – LT 39

2.2.1 Xây dựng và ban hành văn bản 39

2.2.2 Quản lí văn bản 41

2.2.2.1 Quản lí văn bản đến 41

2.2.2.2 Quản lí văn bản đi 42

2.2.3 Quản lí và sử dụng con dấu 44

2.2.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 44

2.3 Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 45

2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 45

2.3.2 Xác định giá trị tài liệu 46

2.3.3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ 48

2.3.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 49

2.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 49

2.3.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu 51

2.4 Nhận xét về chung về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá 52

2.4.1 Ưu điểm 52

2.4.2 Nhược điểm 52

Chương 3 Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả cộng tác văn thư, lưu trữ

tại UBND phường Phúc Xá 54

3.1 Nhóm các giải pháp về tổ chức quản lí 54

3.1.1 Nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ 54

3.1.2 Áp dụng các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước và xây dựng hoàn thiện hệ thống các văn bản về công tác văn thư – lưu trữ 56

3.1.3 Nguồn lực dành cho công tác văn thư – lưu trữ 57

3.1.3.1 Về cơ sở vật chất 57

3.1.3.2 Cán bộ giành cho công tác văn thư, lưu trữ 59

3.1.3.3 Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức về văn thư, lưu trữ 60

3.2 Nhóm các giải pháp về nghiệp vụ 60

3.2.1 Nghiệp vụ văn thư 60

3.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 63

D KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tếnước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cầnphải có sự quản lý, điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viêntham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Để có thể phát triển và thúc đẩy sự

đi lên của các ngành hoạt động của xã hội như kinh tế, chính trị, giáo dục, …chúng ta không thể phủ nhận lịch sử mà còn phải nhìn vào đó để học hỏi hay rút

ra những kinh nghiệm quý giá để có thể sữa chữa những sai lầm đã mắc phải, ápdụng những ý tưởng mới thế nào cho đúng với thực tiễn Để có thể có đượcnhững tài liệu quý giá đó, ngành lưu trữ của nước nhà đang ngày càng nỗ lực đểthực hiện tốt trách nhiệm của mình, để đưa đến những quý độc giả những tài liệuchính xác nhất

Công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơquan, tổ chức nói riêng mà còn góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng vàbảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia nói chung Điều đó được chứngminh bằng những tài liệu lịch sử, các hình ảnh sinh động về phim ảnh… đã phảnánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc

Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệulịch sử, là những bài học lịch sử quí báu để giáo dục truyền thống cho thế hệhôm nay cũng như mai sau

Như chúng ta đã biết, ở mỗi cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan nhànước hay các doanh nghiệp đều phải lưu trữ lại những tài liệu được sản sinh quatừng năm Do đó, công tác văn thư - lưu trữ ở mỗi cơ quan, tổ chức đều đangđược cải thiện và nâng cao sự hiểu biết trong mỗi cá nhân đang hoạt động tại cơquan, tổ chức Đối với những cơ quan lớn như cấp Quận, Tỉnh trở lên thì côngtác Văn thư – Lưu trữ đang được thực hiện một cách có hệ thống với nhữngbước rõ ràng, theo đúng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn

về công tác Văn thư – Lưu trữ do nhà nước ban hành.Tuy nhiên, với những cơ

quan cấp địa phương như phường, huyện, xã thì hiện nay việc thực hiện công tácVăn thư – Lưu trữ chưa được quan tâm đúng đắn với những khâu nghiệp vụ vànhững bước đầu về công tác quản lí các hoạt động đi chệch hướng dẫn đến việctài liệu trong kho để ngổn ngang, chất đống

Do vậy, em đã chọn đề tài “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Phúc Xá, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội” để nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại

đây, chỉ ra những ưu – nhược điểm, góp phần vào việc cải cách về công tác nàynơi đây

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt những mục đích sau:

 Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy bannhân dân phường Phúc Xá

 Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư – lưu trữ tại Ủy bannhân dân phường Phúc Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội để thấy rõ những

ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra những biện pháp để giải quyết vấn đề còn tồnđọng tại Ủy ban nhân dân phường về công tác này

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong phạm

vi sau đây:

 Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các khâu

nghiệp vụ trong công tác Văn thư và công tác Lưu trữ tại Ủy ban nhân dânphường Phúc Xá

 Về thời gian nghiên cứu: trong khoảng thời gian từ năm 2000 – 2015

4 Lịch sử nghiên cứu khóa luận

Tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ các cấp từ Trung ương đếnđịa phương nói chung đã và đang dành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm mụcđích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản lý cũng như việc phát triển các nghiệp vụcủa công tác này Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp phần

quan trọng cả về lý luận và thực tiễn Trong đó, có một số những công trình liênquan đến luận văn của em đã được thực hiện đó là:

 “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ” - Đề tài do TS Dương Văn Khảm chủ nhiệm

 “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước” – Luận văn Thạc sĩ

chuyên ngành Lưu trữ học của Ths Trần Thanh Tùng

 “Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp” – Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ của Hoàng Hải Yến

 “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn La” – Luận văn

Thạc sỹ Lưu trữ của Kim Thị Huyền Trang

 “Công tác văn thư ở Ủy ban nhân dân huyện Thủy Nguyên – Hải Phòng: thực trạng và giải pháp” – Đề tài khóa luận Cử nhân năm 2007 của Bùi Thị Vân

Tuy nhiên, nhìn chung, chưa có nghiên cứu nào về đánh giá năng lực,thực trạng tổ chức văn thư - lưu trữ tại địa phương nói chung và các địa bànphường nói riêng trên khu vực thành phố Hà Nội

Nếu có chỉ là một vài đề tài rất nhỏ và chưa có tính chuyên sâu để tìm ragiải pháp để khắc phục tình trạng chung của công tác Văn thư – Lưu trữ tại các

Ủy ban nhân dân phường hiện nay hoặc là những đề tài chỉ nói đến vấn đề Văn

thư riêng chứ chưa đề cập đến những vấn đề về công tác Lưu trữ hiện nay tại các

Ủy ban nhân dân phường

Chính vì vậy, việc tìm hiểu về sự sắp xếp cả về nghiệp vụ lẫn các hoạtđộng quản lý trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phườngPhúc Xá chính là điểm riêng biệt của đề tài khóa luận này

5 Các nguồn tư liệu chính được sử dụng

Để hoàn thành khóa luận này, tác giả đã sử dụng những nguồn tài liệu cơbản sau:

 Những văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành quy định về tổchức và hoạt động của các cơ quan Nhà nước ở cấp Quận, Phường

 Những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ

 Các công trình nghiên cứu, các kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết trêntạp chí chuyên ngành về công tác Văn thư – Lưu trữ

 Thông tin liên quan từ các website của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Vănthư và lưu trữ Nhà Nước

 Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại

Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá, Ba Đình, Hà Nội

6 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài đặt ra, tác giả sửdụng các phương pháp nghiên cứu như: nghiên cứu lý luận, thống kê, phân tíchtổng hợp, so sánh, phỏng vấn, … cụ thể:

 Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tác giả dựa trên cơ sở lý luận

của công tác Văn thư – Lưu trữ để làm rõ hơn các vấn đề hiện tại trong công tácVăn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá

 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trong quá trình thực hiện đề

tài, tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ Văn thư – Lưu trữkiêm nghiệm – các bộ thuộc bộ phận Văn phòng tại Ủy ban nhân dân phườngPhúc Xá để có thể tiếp cận những tài liệu, thông tin số liệu cần thiết để phục vụcho khóa luận

 Phương pháp logic, tổng hợp, so sánh: Đây là những phương

pháp được sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp,nhằm sang lọc những thông tin, số liệu chính xác và phù hợp nhất để bổ sungcho các nội dung cần nghiên cứu

7 Đóng góp của đề tài

Đề tài có giá trị thực tiễn, làm rõ công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy bannhân dân phường Phúc Xá Sau khi thực hiện, đề tài mang lại những kết quả cógiá trị như sau:

 Về lý luận: Góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luậncông tác Văn thư – Lưu trữ đối với loại hình cơ quan là Ủy ban nhân dânPhường – đơn vị hành chính cấp địa phương nhưng nhỏ trên địa bàn thành phố

Hà Nội

 Về thực tiễn: Đề tài góp phần giúp cơ quan quản lý nhà nước về công tácVăn thư – Lưu trữ có góc nhìn toàn diện hơn tại Ủy ban nhân dân phường trênđịa bàn Hà Nội nói chung và Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá nói riêng Để từ

đó có những tác động phù hợp theo góc độ quản lý nhà nước, để các cơ quanquản lý trên có thể điều chỉnh lại những quy định chưa phù hợp về công tác Vănthư – Lưu trữ tại các phường và tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá có sựchăm lo hơn cho các hoạt động về quản lý cũng như các hoạt động nghiệp vụtrong công tác này Bên cạnh đó, đề tài cũng đưa ra một số đề xuất khắc phụcnhững hạn chế còn tồn tại đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhândân Phường Phúc Xá

Ở chương này, tác giả sẽ trình bày khái quát về cơ sở lí luận công tác vănthư – lưu trữ cũng như cơ sở thực tiễn và pháp lí để thực hiện công tác văn thư –lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá.

Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá

Đây là nội dung chính của toàn khóa luận Chương này đề cập gần nhấtthực trạng hiện tại về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phườngPhúc Xá Qua đó, ta có thể nhìn nhận thấy được những lỗ hổng trong hoạt độngquản lí và nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ Bên cạnh đó nội dung củachương 2 cũng sẽ chỉ ra được những ưu điểm và nhược điểm cần khắc phục để

đề xuất ra các giải pháp tối ưu nhất cần có tại chương 3 của khóa luận này

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá

Đây là chương cuối cùng của toàn khóa luận Dựa trên cơ sở đã nghiêncứu từ chương 1 và chương 2, tại chương 3 sẽ là nơi tác giả trình bày đượcnhững giải pháp nhằm mục đích nâng cao chất lượng về công tác Văn thư – Lưutrữ tại Ủy ban nhân dân phường Phúc Xá, giúp cho công tác này tại đây đượcthực hiện theo một hệ thống nhất định, có trình tự theo đúng yêu cầu của Nhànước

Trong thời gian thực hiện khóa luận, mặc dù có nhiều cố gắng nhưngkhông tránh khỏi những thiếu sót và gặp rất nhiều khó khăn do kinh nghiệm củabản thân còn hạn chế, thời gian thực hiện khóa luận và nghiên cứu đề tài còn hạnhẹp Bên cạnh đó việc thực hành lý thuyết vào với thực tế vẫn chưa được nhuầnnhuyễn Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý từ các phía Thầy, Cô trongKhoa Văn thư – Lưu trữ để em có thể thực hiện tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệpnày

Qua đây, em xin cảm ơn đến chị Phạm Lan Phương và anh Hà Quý Tâm(cán bộ Văn phòng) đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình emnghiên cứu để thực hiện khóa luận Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến

TS Chu Thị Hậu – Người đã hướng dẫn em trong suốt khoảng thời gian em thựchiện khóa luận, đã cho em những lời khuyên bổ ích để em có thể hoàn thànhđược đề tài này Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy cô của trường Đại học Nội

vụ Hà Nội và các anh chị của UBND phường Phúc Xá đã giúp đỡ và tạo điềukiện cho em

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2017

Sinh Viên

Nguyễn Mỹ Hạnh

Chương 1

Cơ sở khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ tại

UBND phường Phúc Xá 1.1 Cơ sở lí luận về công tác Văn thư – Lưu trữ

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ

công tác quản lí, bao gồm toàn bộ công việc: xây dựng và ban hành văn bản,quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưutrữ cơ quan Các văn bản này được sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổchức và thông qua đó để thực hiện chức năng quản lí của cơ quan, tổ chức, cánhân Hay nói cách khác, công tác văn thư là một quá trình để xử lí thông tin

Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin Đây là

bước quan trọng để giữ lại các thông tin cần thiết và loại bỏ những thông tinkhông có giá trị Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước baogồm tất cả những vấn đề lí luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưutrữ để phục vụ cho những nghiên cứu khoa học lịch sử và những nhu cầu chínhđáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏikhách quan về nhu cầu sử dụng tài liệu của xã hội Do vậy, công tác lưu trữ cầnđược Nhà nước quan tâm và đầu tư cần thiết, đặc biệt là trong xã hội hiện đạingày nay với nhu cầu hiểu biết, tìm tòi, khám phá của xã hội loài người

1.1.2 Vị trí của công tác văn thư, công tác lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng trong mỗi cơquan, không chỉ những cơ quan thuộc về nhà nước mà còn cả những doanhnghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nước ngoài Không kể ở bất cứ đâu, bất cứquốc gia nào hay ở tại thời điểm nào, công tác văn thư – lưu trữ đều luôn cầnđược chú trọng và quan tâm hết mực Vậy nên, vị trí của công tác văn thư – lưutrữ đang ngày càng được “ưu ái”

Nhắc đến công tác văn thư, người ta thường liên tưởng tới những côngviệc liên quan đến các văn bản giấy tờ Những nghiệp vụ đầu tiên trong công tácvăn thư là soạn thảo văn bản, quản lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu chođến khâu cuối cùng là lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan, đây là những khâunghiệp vụ được nối liền với nhau như một dây chuyền để thực hiện công việcchính là đảm bảo việc thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức Nếu làmkhông tốt một trong những nghiệp vụ trên thì sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều hoạtđộng khác của cơ quan đặc biệt là những hoạt động mang tính bí mật cao Côngtác văn thư được xem như một mặt hoạt động của bộ máy quản lí nói chung và lànội dung trong hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền vớihoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức

Nếu như công tác văn thư được coi như là một dây chuyền sản xuất thìcông tác lưu trữ được ví như bước cuối cùng để ra sản phẩm đưa đến tay người

sử dụng - độc giả cần tài liệu để phục vụ cho nghiên cứu khoa học lịch sử vànhững mục đích sử dụng chính đáng khác Do vậy, tuy đây là công tác cuối cùng

để đưa tài liệu đến người đọc nhưng lại là những khâu quan trọng nhất liên quanđến việc thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, tổ chức khaithác sử dụng tài liệu,…

1.1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư, công tác lưu trữ

a Công tác văn thư:

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chốngnạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề racác chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đếnphản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quancấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồnthông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạtđộng của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý đượccung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,

chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng,truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồmnhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tácvăn thư sẽ:

 Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả,không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

 Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan

 Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như của cácđồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phảnảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ làbằng chứng pháp lý của cơ quan

 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cholưu trữ cơ quan

b Công tác lưu trữ

Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của côngtác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước.Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội,công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống

xã hội Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhànước được thể hiện trên những nội dung sau:

 Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nềnhành chính nhà nước

 Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độtin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý nhà nướctheo đúng các quy định của pháp luật.

 Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu; đánhgiá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra dự báo, phương hướng pháttriển của cơ quan, tổ chức của mình trong thời gian đến Sử dụng thông tin từ tàiliệu lưu trữ để theo dõi, điều hành, quản lý và kiểm tra hoạt động của cơ quan, tổchức một cách khoa học, hệ thống và căn cứ chính xác

 Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọngtrong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyềnlợi chính đáng của công dân

1.1.4 Các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác lưu trữ

1.1.4.1 Công tác văn thư:

Thực hiện theo hướng dẫn củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/04/2004 của Chính Phủ về công tác Văn thư, công tác văn thư hiện nay có 4nội dung chính sau:

 Xây dựng và ban hành văn bản

 Quản lí văn bản

 Quản lí và sử dụng con dấu

 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

a Xây dựng và ban hành văn bản:

Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin một ngôn ngữhay kí hiệu nhất định

Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổchức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chứcđó

Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản, cán bộvăm thư phải đảm bảo việc thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định,

sử dụng đúng ngôn ngữ, năm vững được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của

cơ quan ban hành văn bản

Việc soạn thảo văn bản cần thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản

Bước 2: Thu thập thông tin và xử lí thông tin

Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết và viết bản thảo

Bước 4: Duyệt và ký văn bản

Bước 5: Ban hành và triển khai thực hiện văn bản

Quy trình tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến

Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản

Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến và ghi số, ngày đến

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt

Bước 6: Phân chuyển văn bản đến

Bước 7: Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến

Quản lí văn bản đi

Văn bản đi là văn bản do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn

vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ củamình

Quy trình quản lí văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản

Bước 2: Đăng kí văn bản đi

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếucó)

Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Bước 5: Lưu văn bản đi

c Quản lí và sử dụng con dấu

Quản lí con dấu:

 Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lýchặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quanthì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịutrách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan

 Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ bảo quản condấu Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Văn phòng phải được sự đồng ý củangười đứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng condấu Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc

và có hộp khóa cẩn thận

 Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơquan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫudấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất

 Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thẩm quyền

 Không đóng dấu vào những văn bản không có nội dung, đóng dấu trướckhi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ kýcủa người không có thẩm quyền

d Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác VTLT,giải quyết xong công việc mà chưa lập hồ sơ thì không hoàn thành tốt công việc.Đây cũng là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ

Trước khi tiến hành lập hồ sơ ta cần xây dựng danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo: số thứ tự, kíhiệu, người lập, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ Danh mục hồ sơ thường đượclập vào đầu năm hàng năm

Lập danh mục hồ sơ được lập theo 2 cách

 Theo cơ cấu tổ chức, theo tên phông, khoa, vụ

 Theo lĩnh vực, mặt hoạt động của cơ quan đó

Sau khi có danh mục hồ sơ, cán bộ công chức trong cơ quan dựa vào đó

để mở hồ sơ theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban mìnhtrong cơ quan, tổ chức

Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan thường được nghiệm thusau 1 năm khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹthuật và sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán đối với tài liệu xâydựng cơ bản Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộplưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tàiliệu vào lưu trữ và lưu trữ hiện hành của cơ quan mỗi bên giữ một bản

1.1.4.2 Công tác lưu trữ

Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ bao gồm:

 Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Xác định giá trị tài liệu

 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ

 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu

 Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

a Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Theo luật Lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tàiliệu lựa chọn giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưutrữ lịch sử”

Khi thực hiện thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, ta phải xác địnhđược:

 Nguồn thu thập tài liệu: được căn cứ vào cơ cấu tổ chức của cơ quan

 Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan: Tất cả các văn bản tàiliệu gắn với đúng chức năng, nhiệm vụ; có giá trị để đưa vào lưu trữ Ngoài ra,tài liệu cũ (đã quá thời hạn nộp lưu) còn để lại tại các đơn vị, cá nhân trong cơquan cũng trong nguồn nộp lưu

 Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan cần phải thực hiện những nhiệm vụsau: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp các đơn vị các nhân để xác định hồ

sơ tài liệu thu thập; hướng dẫn các cán bộ hoàn thành lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ;chuẩn bị kho tàng, phương tiện để chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ tài liệu nộp lưu; tổchức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập biên bản giao nộp tài liệu; giao nộp tài liệulưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử, tổ chức tiêu hủy tài liệuhết giá trị theo quyết định của người đứng đầu trong cơ quan, tổ chức

b Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời giancần bảo quản cho tài liệu lưu trữ có giá trị về mọi mặt hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ cơ quan

Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là giúp cho việc quản lí tài liệuchặt chẽ; tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào phong lưu trữ, nâng caohiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm diện tích kho tàng

và phương tiện bảo quản tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục

tình trạng tiêu hủy tài liệu tùy tiện Đây là một công việc khó, phức tạp, có ýnghĩa quyết định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạtđộng chuyên môn người làm công tác lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp

vụ và phải có đạo đức nghề nghiệp

c Chỉnh lí tài liệu

Chỉnh lí tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc trong đó tiến hành chỉnh sửa tài liệu, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác địnhgiá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặckhối tài liệu đưa ra chỉnh lí

Chỉnh lí tài liệu là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiềunhiệm vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần thực hiện một cách nghiêmtúc, khóa học

Các bước tiến hành chỉnh lí tài liệu gồm:

 Phân loại tài liệu

 Xác định giá trị tài liệu

 Sắp xếp tài liệu

 Thống kê tài liệu

 Lập công cụ tra tìm tài liệu

d Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tàiliệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vàophương tiện thống kê Cũng giống như các lĩnh vực khoa học, thống kê tài liệulưu trữ đòi hỏi cụ thể và chính xác, các số liệu thống kê phải phù hợp với thực tế

Theo Giáo trình lưu trữ của PGS-TS Dương Văn Khảm và TS Triệu VănCường, công cụ tra tìm tài liệu có thể hiểu là “một phương tiện tra tìm tài liệu vàthông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành” Công cụ tra tìmtài liệu thường được xây dựng trong các lưu trữ, giúp chỉ dẫn cho người đọc tìmtài liệu nhanh chóng, giới thiệu thành phần và nội dung của kho lưu trữ, đáp ứng

yêu cầu cơ bản của người nghiên cứu Tùy từng loại và điều kiện của kho lưu trữ

mà ta có thể xây dựng công cụ tra tìm tài liệu phù hợp

Hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu có một số loại sau:

 Mục lục hồ sơ

 Các bộ thẻ

 Sách giới thiệu lưu trữ

 Phiếu phông

e Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng nhất trong công tác lưutrữ Công tác bảo quản tài liệu tốt sẽ giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài, từ đóviệc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đạt hiệu quả cao

Tài liệu lưu trữ ở nước ta hiện nay chủ yếu là tài liệu giấy, có tính chất bị

hư hỏng nhanh, thêm nữa đặt trong bối cảnh thời tiết như ở Việt Nam, việc bảoquản tải liệu cũng là một vấn đề khó khăn cần phải nghiên cứu nhiều Ngoài cácvấn đề tác động bên ngoài thì việc đánh cắp các bị mật nhà nước cũng thườngxuyên xảy ra, do vậy tài liệu lưu trữ đặc biệt là những tài liệu mật liên quan đến

an ninh, quốc phòng cần phải có sự bảo vệ cẩn thận

f Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của

Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưutrữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứngmục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tàiliệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thứcnhư

 Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc

 Công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiên thông tin, đại chúng

 Biên soạn và xuất bản sách

 Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu

 Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ

 Làm phim tuyên truyền công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1.2 Cơ sở thực tiễn của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá

1.2.1 Sự hình thành và phát triển,chức năng nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức, quan

hệ công tác của UBND Phường Phúc Xá

1.2.1.1 Sự hình thành và phát triển của địa bàn phường Phúc Xá

Phúc Xá là phường ở phía đông bắc quận Ba Đình, thành phố Hà Nội; phíabắc giáp phường Yên Phụ (quận Tây Hồ), phía nam giáp phường Phúc Tân(quận Hoàn Kiếm), phía tây giáp phường Trúc Bạch, phường Nguyễn TrungTrực (quận Ba Đình) và phường Đồng Xuân (quận Hoàn Kiếm), phía đông làdòng sông hình Địa bàn phường Phúc Xá nằm ngoài đê, ở bên bờ phải sôngHồng Chiều dài phường (chạy dọc theo đề sông Hồng) khoảng hơn 2 km, chiềungang rộng gần 1 km Diện tích của phường khoảng 2 km2

Diện tích của phường trước đây hay bị thay đổi do có sự biến động củadòng sông khi lở, khi bồi vào những năm 80 của thế kỷ XX trở về trước thườngxuyên bị lũ lụt đe dọa

Địa phận phường Phúc Xá ngày nay chỉ là một phần của Phúc Xá xưa,nằm trên bãi phù sa do sông Hồng bồi đắp, nhìn tương đối thấp, bằng phẳng vàkhông ổn định Trước đây, do vùng này nằm ngoài đê nên ít được chính quyềnquan tâm Có thời kỳ, bãi Phúc Xá làng Cơ Xá cũ rất rộng, có khi thì cả vùng bãicát bờ phải sông Hồng cùng Bãi giữa bị sáp nhập vào huyện Gia Lâm rồi sau đósáp nhập trở lại Hà Nội

Địa bàn phường Phúc Xá nằm sát sông Hồng, có địa thế thuận tiện choviệc xếp dỡ, trung chuyển hàng hóa Do đó bến sông nơi đây thường đông đúc.Những lúc con nước thuận lợi, từng đoàn thuyền ngược xuôi trên sông hay vàobến ăn hàng làm cho khu vực này càng thêm tấp nập, nhộn nhịp, góp phần giúpcho Hà Nội giữ được vai trò là thị trường lớn của cả nước

Hiện nay, trên địa bàn phường Phúc Xá có một chợ đầu mối là chợ LongBiên và có năm đường giao thông chính là Phúc Xá, An Xá, Tân Ấp, NghĩaDũng và đường Hồng Hà Đường Hồng Hà dài nhất chạy dọc theo địa phận củaphường và song song với dòng sông Hồng Ngoài hai con đường chính songsong với sông Hồng (đường Hồng Hà và đường Nghĩa Dũng), phường Phúc Xácòn có con đường ngang chính chạy từ đê ra tới bờ sông, đó là phố Tân Ấp dàikhoảng hơn 800m, có điểm đầu từ cửa khẩu Tân Ấp đi ra tới bờ sông Ngoài cácphố chính nêu trên, trong phường Phúc Xá có những đường ngang dọc thẳng gócvới nhau do một phần là trước đây khu này là đất công được phân lô bán để dânlàm nhà Nhiều đường này được đánh số như đường 10, 15, 18, 19, … và nhữngtên đường này vẫn còn được nhân dân trong vùng sử dụng cho đến ngày nay.

Trên địa bàn phường Phúc Xá hiện nay, ngoài trường tiểu học và trườngphổ thông trung học cơ sở còn có một số trường khác như: Trường Trung cấpTài chính, Trường Trung cấp Xây dựng, một phân hiệu Trường Trung cấp Y HàNội Một số khu tập thể của cơ qua nhà nước (khu tập thể Địa chất, khu tập thểtrường Tài chính, khu tập thể Nhà máy nước, khu tập thể Bưu điện,…), tập thểcủa quân đội (khu tập thể K95) cũng được thành lập trên địa bàn phường Một số

cơ quan như xưởng ô tô của ngành vận tải, kho tàng của ngành xây dựng, ngànhlương thực cũng được xây dựng ở đây sau năm 1954

1.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND phường Phúc Xá (Phụ lục 1)

UBND phường Phúc Xá hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND &UBND ban hành ngày 26/11/2003 và quy chế hoạt động của UBND phường Đểthực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND phường Phúc Xá đã sắpxếp tổ chức bộ máy làm việc của mình như sau:

Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phúc Xá gồm có: 01 Chủ tịch, 02 PhóChủ tích và các Ủy viên theo nhiệm kỳ 2017 – 2022:

 Chủ tịch: Nguyễn Dương Hải

Chủ tịch UBND là người đứng đầu cơ quan phụ trách chung, là ngườilãnh đạo điều hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND phường Chỉ đạođiều hành và đôn đốc kiểm tra các hoạt động của thành viên cấp dưới, các phòngban trực thuộc quận.

Chủ tịch UBND là người phải chịu trách nhiệm các nhân về những nhiệm

vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên trong

cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND phường

Chủ tịch UBND phường chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực công táccủa UBND phường trước Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố Hà Nội, Quận

ủy, HĐND quận Chủ tịch UBND phường có thể ủy quyền cho Phó chủ tịchUBND phường chỉ đạo, giải quyết các công việc cụ thể thuộc lĩnh vực Chủ tichUBND phường trực tiếp giải quyết

 Phó Chủ tịch: Nguyễn Thị Lan Hương

 Phó Chủ tịch: Nguyễn Văn Hưng

Phó chủ tịch UBND phường được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch, nhândanh Chủ tịch UBND phường khi giải quyết công việc và chịu trách nhiệm trướcChủ tịch UBND phường về những quyết định của mình, những vấn đề về chủtrương, lĩnh vực quan trọng, nhạy cảm phải kịp thời báo cáo Chủ tịch UBNDphường xem xét quyết định

UBND phường Phúc Xá gồm 10 phòng ban chuyên môn:

 Ban Văn hóa – Thông tin

Ngoài ra, quận còn có các hội như: Hội Chữ thập đỏ, Hội Người cao tuổi,

và các đội bao gồm: Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra, …

Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND phường giúp việc cho UBNDphường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện theo quyđịnh của pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lưclượng công tác ở địa phương

1.2.1.3 Chức năng của UBND phường Phúc Xá

UBND phường Phúc Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội là tổ chức sựnghiệp quản lí Nhà nước, có chức năng quản lí Nhà nước do Hội đồng Nhân dân(HĐND) giao cho, vừa do UBND cấp quận và thành phố giao và chịu sự lãnhđạo thống nhất của Chính phủ

UBND phường Phúc Xá có trụ sở tại số 57 phố Nghĩa Dũng, phường Phúc

Xá, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội; có tư cách pháp nhân; có con dấu và có tàikhoản riêng

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmbảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

1.2.1.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phúc Xá

 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việcbảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch

đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữgìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng vàcảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phườngtheo quy định của pháp luật;

 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;

 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩmquyền xem xét, quyết định

 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp phường; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình HĐND cấp phường quyết định và báo cáo UBND,

cơ quan tài chính cấp trên thực hiện

 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện nước theo quyđịnh của pháp luật

 Huy động sự đống góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp:

 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây troongf, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dích đốivới cây trồng và vật nuôi

 Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đề điều; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt

 Quản lí, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ và khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành nghề mới

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông tại địa phương

 Quản lí việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và

xử lí vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

 Tổ chức bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật

 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trên địa bàn phường dân cư theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:

 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi

 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương phối hợp với UBND cấp trên quản lý trườngtiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn

 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương:

 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

 Uỷ ban phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiệnchính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo củanhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

 Trong việc thi hành pháp luật:

 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.2.1.5 Quan hệ công tác của UBND phường Phúc Xá

a Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn cấp Quận

UBND phường và Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo của UBNDQuận Chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND Quận

Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặcchưa được pháp luật quy định, UBND phường phải báo cáo kịp thời để xin ýkiến chỉ đạo của UBND Quận, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình

với UBND Quận và cơ quan chuyên môn cấp Quận theo quy định hiện hành vềchế độ thông tin báo cáo

UBND phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyênmôn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp Quận trong thực hiện nhiệm vụchuyên môn trên địa bàn phường Có trách nhiệm phối hợp với cơ, quan chuyênmôn cấp Quận trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấpphường, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp phường

UBND phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu theodõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ cấp trên

Giữ mối liên hệ với các cơ quan chuyên môn cấp Quận, tuân thủ sự chỉđạo thống nhất của cơ quan chuyên môn cấp trên

b Quan hệ với Đảng Ủy, HĐND, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp phường:

 Quan hệ với Đảng Ủy

UBND phường chịu sự lãnh đạo của Đảng Ủy phường trong việc thựchiện Nghị quyết của Đảng, Pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của

cơ quan nhà nước cấp trên

UBND phường chủ động đề xuất với Đảng Ủy phương hướng, nhiệm vụ

cụ thể về phát triển kinh tế - phường hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự, antoàn phường hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác

ở địa phương Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng Ủy nhữngcán bộ, đảng viên có phẩm chất năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác Chínhquyền

 Quan hệ với HĐND phường

UBND phường chịu sự giám sát của HĐND phường, chịu trách nhiệm tổchức thực hiện Nghị quyết của HĐND báo cáo trước HĐND phường theo định

kỳ hoặc đột xuất, phối hợp với Thường trực HĐND phường chuẩn bị nội dungcác kỳ họp của HĐND phường, xây dựng các đề án trình HĐND phường xem

xét, quyết định Cung cấp thông tin về hoạt động của UBND phường, tạo điềukiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu HĐND phường

Các thành viên UBND phường có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đạibiểu HĐND Khi được yêu cầu, phải báo cáo, giải trình những vấn đề có liênquan đến công việc do mình phụ trách

Chủ tịch UBND phường thường xuyên trao đổi, là việc với Thường trựcHĐND phường giải quyết những kiến nghị, nguyện vọng chính đáng của nhândân

c Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các Đoàn thể nhân dân cấp phường:

UBND phường phối hợp chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thểnhân dân cấp phường trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống

và bảo vệ lợi ích của nhân dân, tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động cóhiệu quả, định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi cần thiết thông báo về tình hình pháttriển kinh tế - phường hội địa phương và các hoạt động của UBND cho các tổchức này biết để phối hợp, vận động, tổ chức, các tầng lớp nhân dân chấp hànhđúng đường lối, chính sách, pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân

d Quan hệ giữa UBND phường với tổ trường tổ dân phố

Tổ trưởng tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ với HĐND, UBNDphường để tổ chức quán triệt các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước,các văn bản chỉ đạo điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên và của HĐND,UBND phường để triển khai thực hiện, phát huy quyền làm chủ của nhân dân,thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở

Tổ trưởng tổ dân phố kịp thời báo cáo UBND và Chủ tịch UBND phườngtình hình mọi mặt của tổ, đề xuất biện pháp giải quyết khi cần thiết, góp phầngiữ gìn an ninh trên địa bàn

1.2.2 Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND phường Phúc Xá

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt

là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công táclưu trữ và tài liệu lưu trữ.

 Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hếtsức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụphát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũngnhư đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của UBND phường Phúc Xá.Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và

sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơquan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Tài liệu lưu trữ phải đượclựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời cácyêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Trong tiến trình cải cách hành chínhnhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ýnghĩa hết sức quan trọng Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhànước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơquan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xâydựng và đang từng bước được kiện toàn

Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay hầu hết các công việc từ chỉđạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với vănbản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng vănbản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tácvăn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọngđược thể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, nhữngcăn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một

cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay.

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia

Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tácvăn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhànước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúcđẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, mỗi cơ quanhành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai tròcủa công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằmđưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng caohiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị

Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạnchế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản

lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác vănthư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên mônnghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiềuhạn chế…

1.3 Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư – lưu trữ tại UBND phường Phúc Xá

1.3.1 Các văn bản quy phạm pháp luật do Chính Phủ, Quốc Hội ban hành

Phường là một đơn vị hành chính cấp thấp nhất của Việt Nam hiện nay,cùng cấp với xã và thị trấn Đây là một cấp hành chính ở địa phương chịu sựquản lí trực tiếp của cấp Quận Do vậy, UBND phường Phúc Xá hiện nay, đang

thực hiện theo những văn bản hướng dẫn về mọi mặt của UBND Quận Ba Đình

và những văn bản pháp lí do các cơ quan nhà nước ban hành đặc biệt là với côngtác VT – LT

Phường là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và cụ thểcác chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước Nơiđây hàng ngày cùng với hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước, có biết bao tàiliệu được sản sinh và trong mỗi thôn bản, gia đình, dòng họ còn biết bao tài liệuquý giá cần khai thác, bảo tồn và lưu trữ

Chính vì vậy, việc quan tâm tạo cơ sở pháp lý cần thiết giúp UBNDphường Phúc Xá quản lý tốt tài liệu lưu trữ là việc làm có ý nghĩa hết sức quantrọng và cần thiết cả trước mắt, cũng như lâu dài trong việc bảo vệ và phát huygiá trị tài liệu lưu trữ

Hiện nay, văn bản quy phạm pháp luật về công tác Lưu trữ cao nhất cóhiệu lực là Luật Lưu trữ số 01/2001/QH13 do Quốc Hội ban hành ngày 11 tháng

11 năm 2011 Trong Luật lưu trữ đã thể hiện rất rõ tầm quan trọng của công tácLưu trữ hiện nay trên toàn cả nước, không chỉ ở cấp trung ương mà còn cần phải

có sự góp phần ở cấp địa phương Bên cạnh đó, trong Luật này đã chỉ rõ tráchnhiệm cần phải thực hiện của người đứng đầu cơ quan qua Điều 6:

“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”

Bên cạnh đó, Luật còn quy định về người làm công tác Lưu trữ không chỉdành cho những cán bộ lưu trữ chuyên trách mà còn hướng đến những ngườiđang làm lưu trữ kiêm nhiệm

“1 Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủcác tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyênmôn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được

hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụcấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.

2 Người làm lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 1Điều này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ vàkiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợicủa người lao động làm việc trong tổ chức đó

3 Người được giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải được bồi dưỡng vềchuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp vớicông việc.”

Ngoài ra, trong Luật Lưu trữ đã quy định rất rõ ràng đối với việc quản lítài liệu lưu trữ đối với cấp xã, phường, thị trấn qua Điều 14:

“1 Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã,phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn

Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấnphải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ,quyền lợi theo quy định của pháp luật

2 Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn

có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống

kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật vềlưu trữ

Đối với việc phân bố cán bộ thực hiện công tác VT – LT tại UBNDphường được quy định tại một số điều khoản sau: Tại Khoản 2, Điều 3 Nghịđịnh 92/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng,một số chế độ,chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và

những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã thì ở cấp xã có chức danh

công chức Văn phòng – thống kê

Đồng thời, tại Điểm c, Khoản 2, Điều 5, Thông tư số 06/2012/TT-BNV

ngày 30/10/2012 Hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển

dụng công chức cấp xã, phường, thị trấn quy định công chức Văn phòng - Thống

kê trực tiếp thực hiện nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ; Tại Điều 9 Thông

tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: "Tại Ủy ban nhân dân

xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ" và

"Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ" Vì

vậy, theo những quy định của các văn bản này, tại UBND phường sẽ bố trí chứcdanh công chức để kiêm nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Một số văn bản của Nhà nước, Chính phủ ban hành về công tác văn thư –lưu trữ

 Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày

28 tháng 12 năm 2000

 Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 về Luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật của HĐND, UBND

 Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ

 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính Phủ về quản lí

 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

1.3.2 Các văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành

Ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 14/2011/TT-BNV Quyđịnh quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã,phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)

Tại Điều 3 khi xác định nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quyđịnh: “Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phảiđược quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã Các hoạt động nghiệp vụ củacông tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quy định tạiThông tư này và của pháp luật hiện hành”

Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định:

1 Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã

Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thànhtrong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương

2 Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã

Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệuhình thành trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữcủa HĐND và UBND cấp xã

3 Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu tráchnhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quyđịnh tại Điều 5 Thông tư này

4 Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyêntrách ở cấp xã

Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp

xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện cácquy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ

5 Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưutrữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước,quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân” Điều 4

Tại Điều 5 Thông tư quy định về nhiệm vụ của công chức làm công tácvăn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã như sau:

“Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có nhiệm vụ:

1 Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lýtheo lĩnh vực chuyên môn

2 Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu củaHĐND và UBND cấp xã

3 Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắpxếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công táccủa HĐND và UBND cấp xã

4 Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức và

cá nhân”

Về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ đối với cấp

xã Điều 14Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định:

“1 Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưutrữ

2 Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảo quản

an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ

a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sởUBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2;

b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp củaánh sáng mặt trời;

c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bịảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;

d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;

e) Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy

3 Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện và duy trì các biện pháp phòngchống côn trùng phá hoại tài liệu”

Một số văn bản về công tác văn thư, lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ nhànước và Bộ Nội vụ ban hành:

 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướngdẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Công văn số 111/LTNN-NVĐP ngày 04/04/1995 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ; ban hành một số tiêuchuẩn về bảo quản tài liệu lưu trữ như: Tiêu chuẩn hộp đựng tài liệu, tài liệuchuẩn Bìa hồ sơ, Tiêu chuẩn giá đựng tài liệu

 Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

 Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22/8/2007 của Ủy ban nhân dân thànhphố về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

 Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04/3/2004 v/v ban hành mẫuthành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ huyện

 Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ

 Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy địnhchế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ