KHÓA LUẬN: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Phương pháp nghiên cứu 3 8. Kết cấu của khóa luận 4 PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ VÀ GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 5 1.1. Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình 5 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.1.4. Nguồn lực thông tin 8 1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 9 1.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị 12 1.2. Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 12 Chương 2. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH. 15 2.1. Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư 15 2.2. Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib 19 2.2.1. Ứng dụng phân hệ Bổ sung 19 2.2.2. Ứng dụng phân hệ Biên mục 22 2.2.3. Ứng dụng phân hệ Tra cứu trực tuyến – OPAC 30 2.2.4. Ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu (Mượntrả tài liệu và quản lý bạn đọc) 34 2.2.5. Ứng dụng phân hệ Quản lý kho 39 2.3. Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư 41 2.3.1. Những kết quả đạt được 41 2.3.2. Khó khăn 42 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH 44 3.1. Nâng cấp và phát triển phần mềm 44 3.2. Tăng cường đội ngũ cán bộ thư viện chuyên nghiệp 44 3.3. Đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 47 3.4. Nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 49 3.5. Tăng cường hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin 50 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN HÓA THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ,

NINH BÌNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : KHOA HỌC THƯ VIỆN

Người hướng dẫn : THS PHẠM QUANG QUYỀNSinh viên thực hiện : PHẠM THỊ CHÚC

Mã số sinh viên : 1305KHTA012

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng song khóaluận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhậnđược sự đóng góp chỉ bảo của các thầy cô, cán bộ thư viện và bạn bè để đề tàiđược hoàn thiện hơn

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô trong Khoavăn hóa Thông tin và Xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và các cán bộtrong Trung tâm Thư viện - Thiết bị trường Đại học Hoa Lư đã tạo điều kiệngiúp em thực hiện khóa luận này

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Th.S Phạm QuangQuyền - giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp và Th.S Lê Thị TuyếtNhung - giảng viên hướng dẫn thực tập đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trongquá trình nghiên cứu đề tài, giúp em hoàn thành khóa luận này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng sử dụng

phần mềm Ilib tại Thư viện Trường Đại học Hoa Lư” là kết quả nghiên cứu

của riêng em Nội dung nghiên cứu trong khóa luận có sự tham khảo và sửdụng tài liệu được đăng tải trên các công trình nghiên cứu, các tài liệu thamkhảo khác trên sách, báo tạp chí và trên các trang Web theo danh mục tài liệutham khảo khóa luận

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Chúc

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ VÀ GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 5

1.1 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình 5

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện 6

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.1.4 Nguồn lực thông tin 8

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 9

1.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 12

1.2 Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 12

Chương 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH .15

2.1 Quá trình triển khai ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư 15

2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib 19

2.2.1 Ứng dụng phân hệ Bổ sung 19

2.2.2 Ứng dụng phân hệ Biên mục 22

2.2.3 Ứng dụng phân hệ Tra cứu trực tuyến – OPAC 30

2.2.4 Ứng dụng phân hệ Lưu thông tài liệu (Mượn/trả tài liệu và quản lý bạn đọc) 34

2.2.5 Ứng dụng phân hệ Quản lý kho 39

2.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư 41

2.3.1 Những kết quả đạt được 41

2.3.2 Khó khăn 42

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ, NINH BÌNH 44

3.1 Nâng cấp và phát triển phần mềm 44

3.2 Tăng cường đội ngũ cán bộ thư viện chuyên nghiệp 44

3.3 Đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 47

3.4 Nâng cấp trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 49

3.5 Tăng cường hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin 50

KẾT LUẬN 52

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

AACR2 Anglo – American Cataloging Rules, secone edition (Quy tắc

biên mục Anh – Mỹ)ALA American Library Association (Hiệp hội thư viện Mỹ)

CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

DDC Dewey Decimal Classification (Khung phân loại thập phân

Dewey)ĐHHL Đại học Hoa Lư

ĐKCB Đăng ký cá biệt

ISBD International Standard Bibliographic Description (Mô tả thư

tịch theo chuẩn quốc tế)MARC Machine Readable Catalogue (Khổ mẫu đọc máy cho dữ liệu

thư mục)NCT Nhu cầu tin

CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

Bảng 1: Cơ cấu người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư 10

Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của thư viện 17

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thư viện – Thiết bị 8

Hình 1.2: Mô hình tính năng của phần mềm 13

Hình 2.1: Giao diện của phần mềm Ilib 16

Hình 2.2: Màn hình phân hệ bổ sung 20

Hình 2.3: Kết quả in đăng ký mã vạch (ĐKCB) 21

Hình 2.4: Màn hình trong quá trình thao tác Biên mục 24

Hình 2.5: Thao tác biên mục theo MARC21 28

Hình 2.6: Màn hình hiển thị kết quả tìm kiếm biểu ghi 29

Hình 2.7: Màn hình tra cứu tài liệu 31

Hình 2.8: Màn hình chính của phân hệ Lưu thông 34

Hình 2.9: Màn hình quản lý thông tin bạn đọc 36

Hình 2.10: Thẻ bạn đọc 37

Hình 2.11: Thống kê các tài liệu được yêu thích 37

Hình 2.12: Thống kê sách mượn, trả vào kho 38

Hình 2.13: Màn hình phân hệ quản lý kho 39

Hình 2.14: Màn hình kiểm kê 40

Hình 2.15: Cửa sổ thông kê tài liệu trong kho 40

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào thưviện nói chung, thư viện các trường đại học nói riêng đang trở thành một xu thếtất yếu để xây dựng thư viện là trung tâm thông tin khoa học chất lượng, phục

vụ đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo, nâng cao dân trí góp phần vàophát triển đất nước theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa

Thư viện trường Đại học Hoa Lư (ĐHHL), được thành lập từ năm 2007trên cơ sở nâng cấp từ Thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Ninh Bình Từnhững ngày đầu mới thành lập, thư viện đã được ban lãnh đạo nhà trường quantâm đầu tư kinh phí, tăng cường cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị hiện đại;

bổ sung nguồn tài liệu cũng như phê duyệt các đề án ứng dụng công nghệ thôngtin Năm 2008, thư viện ĐHHL chính thức đưa vào sử dụng phần mềm thư việnđiện tử tích hợp Ilib 3.6 của công ty CMC Hà Nội Cho đến nay, sau gần 10năm sử dụng, phần mềm Ilib đã mang lại hiệu quả thiết thực góp phần làm thayđổi bộ mặt thư viện của nhà trường

Là một sinh viên chuyên ngành Khoa học thư viện trường Đại học Nội

vụ Hà Nội nhà trường luôn tạo điều kiện cho sinh viên không chỉ được học cáckiến thức do các thầy cô truyền đạt, còn tạo cho sinh viên các chương trình họctập ngoại khóa và tham quan thực tế, cũng như các đợt kiến tập và thực tập.Trong suốt 2 đợt thực tập và kiến tập, em rất may mắn được học tập thực tế tạiThư viện trường ĐHHL để trải nghiệm thực tế các kiến thức đã được học trêngiảng đường Trong suốt thời gian được làm việc thực tế tại đây em nhận thấy,việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là phần mềm Ilib đã đem lại kếtquả khả quan, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện Tuynhiên, phần mềm cũng phát sinh ra nhiều vấn đề trong quá trình sử dụng, cầnđược nghiên cứu xử lý và khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng côngtác hoạt động thư viện trong thời gian tới Ngoài ra, trong 3 tháng kiến tập vàthực tập tại đây em đã được làm việc, tìm hiểu về phần mềm Ilib và làm báocáo chuyên đề tốt nghiệp của mình về vấn đề này Tuy nhiên, vì thời gian khá

hạn hẹp, nên nội dung của báo cáo còn nhiều hạn chế Với lý do ấy, em đã lựa

chọn đề tài: “Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học

Hoa Lư, Ninh Bình” làm khóa luận tốt nghiệp để đi sâu tìm hiểu việc ứng

dụng phần mềm thư viện điện tử tại đây

Bên cạnh đó, còn các tài liệu như báo cáo, các bài khóa luận, nghiên cứukhoa học,…Tất cả các công trình nghiên cứu trên đều đi sâu vào tìm hiểu khảosát thực tế, phân tích tình hình chung của thư viện theo các nội dung chính của

đề tài mà mỗi tác giả quan tâm

Bản thân chọn đề tài: “Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện

trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình” làm khóa luận tốt nghiệp, đây là một đề

tài mới mẻ, chưa có tác giả nào đi sâu vào khai thác Nên em rất mong mình cóthể tìm hiểu cụ thể, thông tin chất lượng, phân tích được từng đặc điểm củaphần mềm Ilib, nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp cho việc ứng dụng phầnmềm tại thư viện trường Đại học Hoa Lư Và phân tích ra tình hình hoạt độngthực tế tại thư viện Vì vậy, đề tài khóa luận của em hoàn toàn không có sựtrùng lặp với các tài liệu của những tác giả đi trước

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực trạng sử dụng phầnmềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình để từ đó đề xuất ramột số giải pháp, nhằm nâng cao hoàn thiện hiệu quả ứng dụng phần mềm này

trong hoạt động thư viện tại trường Đại học Hoa Lư.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu những vấn đề lý luận chung liên quan đến đề tài

- Khảo sát, tìm hiểu về thực trạng và kết quả sử dụng phần mềm Ilib tạiThư viện trường Đại học Hoa Lư

- Đưa ra nhận xét, đánh giá được ưu-nhược điểm và đề xuất một số giảiphát để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại họcHoa Lư

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng phần mềm Ilib được sử dụng tại Thư viện trường Đại họcHoa Lư, Ninh Bình

Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Thư viện trường Đại học Hoa Lư

- Thời gian: Từ năm 2007 (Từ khi thư viện bắt đầu ứng dụng phần mềmIlib vào hoạt động nghiệp vụ thư viện)

6 Giả thuyết nghiên cứu

Khóa luận được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu thêm về phần mềmIlib hiện đang được áp dụng tại một số cơ quan thông tin thư viện nói chung vàthư viện trường Đại học Hoa Lư nói riêng Qua đó đánh giá ưu điểm, nhượcđiểm của phần mềm Ilib khi được áp dụng vào thực tế, giúp cho nhà trường vàThư viện có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của hoạt động thưviện Bên cạnh đó, khóa luận cũng góp phần cung cấp thêm thông tin, tài liệutham khảo về phần mềm Ilib, giúp cho người dùng tin hay các cá nhân, tập thểmuốn tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này

7 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu;

- Quan sát và trao đổi trực tiếp

8 Kết cấu của khóa luận

Khóa luận ngoài các phần: mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu thamkhảo, kết luận khóa luận còn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Thư viện trường Đại học Hoa Lư và giới thiệu

về hệ quản trị thư viện Ilib

Chương 2: Ứng dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa

Lư, Ninh Bình

Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ quản trị

thư viện Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA LƯ VÀ GIỚI

THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB

1.1 Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Trường Đại học Hoa Lư được thành lập từ năm 09/04/2007 theo quyếtđinh số 407/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trên cơ sở tiền thân là trườngCao đẳng Sư phạm Ninh Bình Trường Đại học Hoa Lư trực thuộc Ủy banNhân dân tỉnh Ninh Bình, dưới sự quản lý của Nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo Trường đóng tại thôn Kỳ Vỹ, xã Ninh Nhất, thành phốNinh Bình, tỉnh Ninh Bình Với sứ mệnh là trường đại học công lập đa ngành,

đa cấp, đa lĩnh vực; đây là cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao đápứng nhu cầu thị trường lao động trong tỉnh và trên cả nước Ngoài ra, đây còn làtrung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, phục vụ cho sựnghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Ninh Bình và các địa phương kháctrên cả nước

Sau gần 10 năm kể từ khi nâng cấp lên thành trường đại học thì trườngĐại học Hoa Lư đang không ngừng nỗ lực xây dựng trở thành một trường đạihọc đa ngành, đa lĩnh vực Từ năm 2007, nhà trường đã triển khai đào tạo nhiềungành nghề, củng cố và mở rộng thêm các ngành nghề mới; trước đây thếmạnh của nhà trường là về đào tạo Sư phạm (giáo viên Tiểu học và Trung học

cơ sở) Tính đến hiện nay, tổng số ngành đào tạo của Trường hiện có là 31ngành (với 10 ngành Đại học và 21 ngành Cao đẳng) Để đáp ứng nhu cầu vềđào tạo ngành nghề, nhà trường chú trọng phát triển đội ngũ giảng viên và đầu

tư phát triển cơ sở vật chất trang thiết bị Trong đó, thư viện trường ĐHHL làmột bộ phận cơ sở vật chất trọng yếu được nhà trường hết sức chú trọng đầu tưnâng cấp và phát triển

Thư viện trường ĐHHL trực thuộc Trung tâm Thư viện – Thiết bị, cùngvới sự phát triển của nhà trường đã và đang trong quá trình hoàn thiện chính

mình để xứng đáng với vị trí vai trò của một thư viện trường đại học Trướcđây, hoạt động thư viện còn khá nghèo nàn, các tài liệu cung cấp cho bạn đọcchủ yếu là giáo trình, sách tham khảo phục vụ cho giáo dục ngành sư phạm.Nhưng ngày nay, cùng với việc mở rộng thêm các chương trình đào tạo thì thưviện không ngừng mở rộng vốn tài liệu, nhằm phục vụ đắc lực cho sự nghiệpgiáo dục của Nhà trường.

Năm 2008 Thư viện trường ĐHHL chính thức tiến hành ứng dụng phầnmềm quản trị thư viện Ilib vào hoạt động thông tin thư viện Đến nay, sau gần

10 năm ứng dụng, phần mềm Ilib đã phát huy nhiều tiện ích giúp nâng cao hiệuquả hoạt động thư viện và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhàtrường

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thư viện

Theo quyết định số 103/QĐ-ĐHHL của Hiệu trưởng Trường ĐHHL,Thư viện ĐHHL có chức năng và nhiệm vụ như sau:

Chức năng:

- Tham mưu cho Hiệu trưởng về việc xây dựng kế hoạch mua sắm sách,giáo trình, tài liệu, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của nhà trường; kếhoạch tìm kiếm, lưu trữ thông tin, tư liệu phục vụ dạy học và nghiên cứu khoahọc

- Giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc tổ chức xâydựng, quản lý, sử dụng, khai thác tư liệu, văn bản, các loại giáo trình của cácngành học, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảngviên và sinh viên

- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý nguồn tài nguyên của

thư viện; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập vàtìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bảncác ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụnghiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông quacác hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật;

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và côngnghệ thông tin vào công tác thư viện;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chấtlượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;

- Đáp ứng các nhu cầu về in ấn giáo trình bài giảng và những ấn phẩmkhác phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và công tác quản lýcủa nhà trường, đồng thời đóng góp tài chính cho nhà trường trên cơ sở hạchtoán nội bộ;

- Không ngừng mở rộng quan hệ trao đổi, hợp tác chia sẻ tài nguyên vớicác đối tác trong và ngoài nước;

 - Quản lý tốt cơ sở vật chất hiện có, từng bước có kế hoạch nâng cấp,hiện đại hoá thư viện

- Ngoài ra, ““…Vai trò quan trọng của Thư viện Đại học Hoa Lư trong

đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo của Trường theo phương châm “biến quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo”…”” [14, tr.34].

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, tổng số cán bộ của Trung tâm Thư viện - Thiết bị gồm 20người được phân chia thành 02 Tổ chuyên môn (Tổ Thư viện và Tổ thiết bị)

Tổ Thư viện có 08 người, tất cả đều là nữ, trong đó:

Phân chia theo trình độ:

- Cán bộ có trình độ thạc sĩ là 02 người

- Cán bộ có trình độ đại học là 03 người (01 cán bộ đang học cao học)

- Cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp là 03 người (cả 03 cán bộ đang

học đại học).

Phân chia theo chuyên ngành đào tạo:

- Chuyên ngành thông tin - thư viện là 03 người

- Chuyên ngành khác (Sư phạm Ngữ văn, Luật, Kinh tế, Xuất bản) là 05người

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thư viện – Thiết bị 1.1.4 Nguồn lực thông tin

Căn cứ vào các dấu hiệu khác nhau (vật liệu mang tin, mục đích sử dụng,phạm vi phổ biến thông tin, thời gian xuất bản của tài liệu,…) có thể phân chialoại hình tài liệu của Thư viện trường ĐHHL như sau:

Phân theo vật liệu mang tin

Thư viện trường ĐHHL có các loại tài liệu sau:

- Tài liệu dạng truyền thống (tài liệu được viết hoặc in trên giấy) như:

sách, báo, tạp chí, bản nhạc, bản vẽ, bản đồ,…

- Tài liệu dạng hiện đại: tài liệu nghe - nhìn (băng từ, đĩa từ), tài liệu

điện tử có dạng lưu trữ trên đĩa CD-ROM, CSDL online,

Nguồn lực thông tin của Thư viện tính đến nay có hơn 8 nghìn tên sáchvới hơn 100 nghìn bản sách; trên 30 tên ấn phẩm định kỳ (mỗi loại ấn phẩm có

số lượng 1 bản/số); hơn 2.000 tấm tranh ảnh, bản đồ; tài liệu điện tử (gồm cácloại CD, VCD, DVD) có khoảng 500 đơn vị

Bộ phận

nghiệp vụ

Bộ phận phục vụ người dùng tin

Ban Giám ĐốcTrung tâm Thư viện – Thiết bị

Đến nay, Thư viện có 8 kho sách gồm: kho đọc giáo trình, kho mượngiáo trình, kho đọc tham khảo, kho mượn tham khảo, kho sách giáo khoa, khosách dự án phát triển giáo viên tiểu học, kho tài liệu nội bộ, kho sách pháp luật.

Loại hình ấn phẩm định kỳ có khối lượng hạn chế Do thiếu phòng nênloại hình tài liệu này không tổ chức thành kho riêng mà chỉ được bày trên 3 giáđặt chung với kho mượn tài liệu tham khảo

Loại hình tài liệu điện tử của Thư viện còn sơ sài, gồm băng từ, đĩa ROM, để đáp ứng công tác giảng dạy của Khoa Ngoại ngữ - Tin học là chủ yếu.Ngoài ra, Thư viện có một số đĩa DVD, VCD chứa đựng thông tin chuyênngành Giáo dục Mầm non và Lý luận chính trị phục vụ cho các buổi rèn luyệnNghiệp vụ Sư phạm của sinh viên chuyên ngành Giáo dục Mầm non và cácbuổi sinh hoạt chính trị của nhà trường Tổng số tài liệu điện tử của Thư việnchỉ có khoảng 500 đơn vị Do số lượng khá khiêm tốn, dạng tài liệu điện tử vẫnchưa thể tạo thành một phòng riêng; hiện nay, chúng được bảo quản trong một

CD-tủ kính và đặt trong Kho mượn tham khảo

Đặc biệt, Thư viện đang hoàn thiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) thưmục sách trên phần mềm Thư viện tích hợp Ilib (của công ty CMC) Đến hếttháng 11 năm 2017, CSDL đã có gần 8 nghìn biểu ghi với hơn 80 nghìn bảnsách

Như vậy, loại hình tài liệu của Thư viện ĐHHL phân theo vật liệu mangtin chủ yếu là dạng tài liệu truyền thống bao gồm sách, báo, tạp chí, bản nhạc,bản vẽ, bản đồ, tranh, ảnh,… (trong đó sách là loại hình tài liệu chính) Loại tàiliệu điện tử, chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu vốn tài liệu của Thư viện, đáng kểnhất là CSDL sách (được tạo lập từ năm 2008 đến nay) Ngoài ra, còn có loạitài liệu điện tử là các băng từ, đĩa VCD, DVD

1.1.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin (NDT) là một trong bốn yếu tố hình thành và đảm bảonên sự phát triển của một thư viện Họ là đối tượng được phục vụ, là người sửdụng các dịch vụ thông tin thư viện cũng là người sản sinh ra các sản phẩmthông tin ấy

Người dùng tin của trường ĐHHL khá phong phú và đa đạng, chính vìthế mà thư viện đã phân thành các đối tượng khác nhau để phục vụ cho bạn đọcnhanh chóng và hiệu quả Thư viện chia làm 3 nhóm bạn đọc chính trong đó:nhóm bạn đọc là cán bộ lãnh đạo quản lý; nhóm bạn đọc là giảng viên; và nhómbạn đọc là sinh viên (SV).

Bảng 1: Cơ cấu người dùng tin tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư

Nhóm người dùng tin Số lượng

(Người)

Tỷ lệ (%)

Dựa vào bảng 1 cơ cấu người dùng tin nhận thấy số lượng bạn đọc nhómnày không lớn, họ chỉ chiếm 1,21% trong tổng số NDT của thư viện Tuynhiên, họ chiếm một tỷ lệ nhỏ nhưng lại giữ vị trí vai trò vô cùng quan trọng,bởi họ vừa là người dùng tin vừa là chủ thể thông tin

Đặc điểm nhu cầu tin (NCT):

- Họ cần các thông tin về chủ trương chính sách của Đảng, các vấn đề vềnguồn tài chính, thông tin về cơ cấu tổ chức…

- Thông tin cần đảm bảo: tính chính trị; tính tối ưu và đầy đủ; tính chínhxác và logic; tính mới; tính kịp thời

- Hình thức phục vụ là các thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận, ấnphẩm thông tin, bản tin chọn lọc… Ngoài ra, phải có phương pháp phục vụ linh

hoạt trong các tình huống khác nhau.

Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng viên

Nhóm người dùng tin này cao hơn nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý gấp 4lần gồm 200 người chiếm khoảng 5,4% trong tổng số người dùng tin củatrường Đây là nhóm có nhu cầu thông tin cao và bền vững, bởi họ tham giavào hoạt động nghiên cứu khoa học và giảng dạy Trường Đại học Hoa Lư làtrường đào tạo đa ngành đa nghề, nhưng trọng tâm vẫn là về sư phạm vì thế cáctài liệu mà giảng viên sử dụng nhiều chủ yếu là sách sư phạm, tập bài giảng,khoa học tự nhiên, khoa học xã hội

Họ là nguồn nhân lực giữ vai trò quan trọng, đảm bảo chất lượng và hiệuquả của quá trình giáo dục Nhóm này có tầm hiểu biết sâu rộng, sử dụng thưviện linh hoạt, thành thạo hệ thống tra tìm thông tin của thư viện

Đặc điểm NCT:

- Thông tin có tính chuyên sâu, tính lý luận và thực tiễn, tính tổng hợp,tính thời sự và đa dạng

- Thông tin cung cấp phải có giá trị khoa học

- Hình thức phục vụ: cung cấp các tài liệu gốc, thông tin chuyên đề,thông tin có tính chọn lọc cũng như các lĩnh vực mà họ quan tâm

Nhóm người dùng tin là sinh viên

Đây là nhóm chiếm số lượng đông đảo nhất của thư viện chiếm tới93,38% trong tổng số người dùng tin tại Đại học Hoa Lư Đây là nhóm thường

bị biến động nhiều về số lượng; do trình độ của họ còn nhiều hạn chế, chưa cónhiều kinh nghiệm và kỹ năng sử dụng thư viện Là nhóm có cường độ sử dụngthư viện cao, đặc biệt là vào đầu và cuối mỗi kỳ học, hoặc vào thời điểm nghiêncứu khoa học, làm khóa luận và báo cáo tốt nghiệp

Đặc điểm NCT:

- Các tài liệu phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và điển hình là các tàiliệu về chuyên ngành mà SV đang theo học Ngoài ra, họ là những người cầnlượng thông tin giải trí cao

- Họ sử dụng nhiều loại hình thông tin khác nhau nhưng chủ yếu nhất là

dạng tài liệu in ấn.

- Hình thức phục vụ cho nhóm người dùng tin này là các tài liệu dạnggốc, các tài liệu là sách giáo khoa, giáo trình, bài giảng, sách tham khảo, báotạp chí…

1.1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

- Cơ sở vật chất của thư viện được trang bị khá hiện đại Tuy nhiên, do

diện tích dành cho thư viện còn khá hẹp; hiện mới chỉ có một phòng đọc tại

chỗ Hệ thống kho chứa gồm 8 kho sách và 01 phòng đọc

- Về trang thiết bị thư viện hiện có: 8 chiếc máy tính (trong đó có 01 máychủ), máy in 2 chiếc, một máy scan, 2 đầu đọc mã vạch, một máy epplasstich,

hệ thống máy điều hoà, quạt điện và bóng điện chiếu sáng,

- Từ năm 2008, Thư viện đã được đầu tư lắp đặt và triển khai phần mềmquản lý thư viện điện tử Ilib do công ty CMC cung cấp

1.2 Giới thiệu về Hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib

Phần mềm thư viện là phần mềm có khả năng thực hiện toàn diện cácchức năng quản lý của thư viện, bao gồm: Theo dõi việc bổ sung tài liệu, biênmục tự động, tìm tin tại chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tàiliệu , quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác…

Có các phần mềm chuyên dụng như: Phần mềm tư liệu; phần mềm tíchhợp quản trị thư viện (như Libol, Koha, Ilib,…); phần mềm thư viện số

Ilib là một hệ thống thư viện tích hợp với các tính năng được thiết kếnhằm đáp ứng nhu cầu của các thư viện trong nước từ thư viện công cộng, thưviện các trường đại học, cho đến thư viện chuyên ngành các trung tâm thông tintoàn quốc

Ilib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn cơ bản của một thư viện hiệnđại như: Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san…),tra cứu trực tuyến OPAC, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho tài liệu, quản

lý thông tin bạn đọc

Các thế mạnh của Ilib:

- Công cụ tìm kiếm và tra cứu thông tin, khả năng tìm kiếm toàn văn

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ với khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng

mã Unicode và TCVN

- Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, …các khung phân loại như DDC, BBK… và các loại từ điển, từ chuẩn, chủ đề,tác giả…

- Chuẩn biên mục theo UNIMAC, MARC21

- Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet

- Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50

- Quản lý dữ liệu số hóa, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu:văn bản, âm thanh, hình ảnh, video

- Tích hợp mã vạch

- Xuất và nhập biểu ghi

- Ngoài ra, khả năng chạy trên các hệ điều hành khác nhau

Các Module chính của Ilib:

- Tra cứu trực tuyến OPAC

- Mượn liên thư viện

Hình 1.2: Mô hình tính năng của phần mềm [2]

Mỗi phân hệ có chức năng và nhiệm vụ riệng biệt, nhưng chúng có sựliên kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo cho dây truyền hoạt động đạt hiệu quả.

Một số nét tổng quan trên về Ilib có thể nhận thấy rằng đây là phần mềmđược thiết kế và xây dựng khá chuyên dụng, phù hợp cho mọi hệ thống thư việnkhông chỉ trường đại học, cao đẳng mà còn phù hợp với các thư viện côngcộng, thư viện đa ngành đa lĩnh vực Ilib thực sự có khả năng đáp ứng yêu cầu

là một phần mềm thư viện

Ilib được nhiều hệ thống ứng dụng trong đó:

- Hệ thống cơ quan thư viện ở các trường phổ thông, Trường Đại học,Cao đẳng (trường Đại học Hoa Lư, trường Đại học Huế…)

- Hệ thống thư viện công cộng (Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư việntỉnh Bắc Giang…)

- Hệ thống thư viện các viện, trung tâm nghiên cứu

- Hệ thống các trung tâm thông tin đa ngành, chuyên ngành của các bộban ngành

Thư viện là một trung tâm lớn trong hệ thống của trường ĐHHL, năm

2008 thư viện chính thức đưa vào hoạt động triển khai ứng dụng phần mềm thưviện Ilib để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm thông tin,cũng như chất lượng phục vụ bạn đọc:

- Khả năng lưu trữ các tài liệu lâu dài hơn,

- Cùng một lúc nhiều người có thể truy cập được vào hệ thống,

- Không bị hạn chế bởi không gian và thời gian tra cứu tài liệu,

- Khắc phục được những hạn chế mà hệ thống thủ công đang gặp phải,

- Tra cứu tài liệu nhanh, độ chính xác cao hơn và đưa ra nhiều thông tin

về tài liệu mà hệ thống thủ công không có…

Nhờ vào thiết kế các phân hệ có tính chất đặc thù khác nhau của chươngtrình, phần mềm đã hỗ trợ đầy đủ các chức năng về nghiệp vụ cho các cán bộthư viện tại trường Đại học Hoa Lư: ví dụ ở công đoạn bổ sung sau khi dữ liệuđược nhập xong cán bộ xử lý lựa chọn nút <ĐKCB> (đăng ký cá biệt) phầnmềm Ilib sẽ tự động nảy sinh ra dãy ký tự tăng dần để tạo thành các nhãn gắnkèm với mã vạch gán cho từng cuốn tài liệu Ngoài việc, hỗ trợ chức năngĐKCB theo tập, chương trình có hỗ trợ “Coppy số ĐKCB” giúp cán bộ xử lý

có thể sao chép số đã có sang sổ mới và sửa chữa để có một nhãn mới thíchhợp

Hình 2.1: Giao diện của phần mềm Ilib

Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng phần mềm Ilib

đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực, nhưng cũng không tránh khỏi được nhữngkhó khăn hạn chế đang gặp phải trong thực tế Trong suốt quá trình sử dụng,thư viện vẫn gặp khó khăn trong quá trình nâng cấp phần mềm Do phiên bản

mà thư viện đang sử dụng vẫn là Ilib 3.6

Một số yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động ứng dụng phần mềm Ilib tại Thư viện trường Đại học Hoa Lư

Thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới kỷ nguyên của công nghệ thôngtin, trong xu thế ấy các thư viện trường đại học trong nước ta đang từng bướclàm mới mình hơn, gỡ bỏ dần các rào cản trước đây để hướng tới khuynhhướng cạnh tranh không chỉ thị trường quốc nội, mà đang dần hướng tới cạnhtranh trong khu vực và toàn cầu Đứng trước bối cảnh đó, thư viện các trườngđại học trong nước không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng hoạt động, tạo racác sản phẩm dịch vụ chất lượng, phát huy tối đa tiềm năng cũng như thế mạnhđang có nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác đào tạo của mỗi trường Do đó,việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện là một xuthế tất yếu hiện nay Một hệ thông tin tự động hóa bị chi phối bởi các yếu tố:

- Nguồn nhân lực

- Hạ tầng công nghệ thông tin

- Nguồn tin điện tử

Bảng 2: Cơ cấu nhân lực của thư viện

(người)

Tỷ lệ (%)

Với đặc thù là trường đào tạo đa ngành nhưng phần lớn là thiên về sưphạm, cho nên chủ yếu các nguồn tài liệu về giáo dục sư phạm các độ tuổi khácnhau từ trẻ em đến học sinh phổ thông, và các tài liệu tham khảo khác… nênngoài trình độ về thư viện, các cán bộ cũng nên am hiểu về ngoại ngữ và nghiệp

vụ sư phạm nhằm tư vấn tài liệu cho bạn đọc đạt hiệu quả Một yếu tố quantrọng là trình độ tin học là một phần không thể thiếu ở mỗi cán bộ thư viện hiệnnay, đặc biệt là sử dụng thông thạo phần mềm Ilib nhằm giúp cho quá trìnhhoạt động phần mềm thuận lợi dễ dàng

Hạ tầng công nghệ thông tin

Cơ sở hạ tầng thông tin thể hiện sự vững mạnh của một cơ quan thông tin

- 02 máy dành cho cán bộ trong quản lý và tra tìm tài liệu

- 02 máy tra cứu dành cho bạn đọc

- 02 máy in, 02 đầu đọc mã vạch, 01 máy ép plastic, 01 máy photto.Ngoài ra, còn hệ thống điều hòa, quạt điện, bóng đèn chiếu sáng và hệ thốngquạt thông gió,…

Cơ sở vật chất và trang thiết bị đã được nhà trường chú trọng đầu tư, tạođiều kiện thuận lợi cho người dùng tin tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng,thuận tiện và đạt hiệu quả cao

Nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin, đã cải thiện được chấtlượng làm việc, mang lại nhiều kết quả Thư viện đã xây dưng được 01 bộ máytra cứu điện tử và nâng cấp bộ máy tra cứu truyền thống (các tờ phích trong hộpphiếu viết bằng tay sẽ được thay thế bằng các tờ phiếu in) Sắp tới đây thư viện

sẽ xin nhà trường đầu tư thêm về kinh phí để lắp đặt thêm hệ thống máy tính,

và việc nâng cấp hệ thống phần mềm Ilib

Nguồn tin điện tử

Tại Điều 44 của “Điều lệ trường đại học” ban hành theo quyết định số153/2003/QĐ-TTg ngày 30/07/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc

“Trung tâm thông tin – tư liệu có trách nhiệm quản lý, bổ sung và cung cấpthông tin, tư liệu khoa học và công nghệ trong và ngoài nước thuộc các lĩnh vựchoạt động của trường, thu thập và bảo quản các sách, tạp chí, băng, đĩa, các tàiliệu lưu trữ, các luận văn đã được bảo vệ tại trường…”

Nguồn tin điện tử (Electronic Information Resources) tại thư viện baogồm các CSDL, các CD-ROM, trang web,…

Nguồn tin điện tử tại thư viện chủ yếu nhất đó là nguồn thông tin nộisinh hay còn gọi là nguồn tài liệu chất xám bao gồm: các công trình nghiên cứu

khoa học, luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, các bài giảng,… Đây lànguồn thông tin có giá trị cao phục vụ cho việc học tập, giảng dạy, nghiên cứukhoa học cho giảng viên, sinh viên trong nhà trường Theo quy định của nhàtrường từ năm 2009 tất cả các tài liệu nội bộ phải phản ánh được đầy đủ, có hệthống các thành tựu tiềm lực phát triển của nhà trường và được lưu trữ tại thưviện.

Ngoài ra, còn nguồn tài liệu điện tử khác như các nguồn thông tin trênmạng thuộc chính phủ hay các cơ quan xuất bản cung cấp Tính đến nay thưviện có 06 cơ sở dữ liệu, đã được tiến hành xuất bản ra đĩa CD-ROM để cóthêm sản phẩm nghiệm thu và đã được hội đồng nhà trường xét duyệt

Số hóa tài liệu đòi hỏi không chỉ đầu tư về kinh tế mà còn có công sứccho trang bị phần mềm tương thích để xử lý tài liệu trong quá trình số hóa.Nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu và vai trò của chúng.Thư viện trường Đại học Hoa Lư đã và đang xây dựng một nguồn thông tin đủmạnh, hợp lý và khoa học để khẳng định vị trí của mình trong hệ thống thư việncác trường đại học tại nước ta

2.2 Thực trạng sử dụng phần mềm Ilib

2.2.1 Ứng dụng phân hệ Bổ sung

Việc đảm bảo vốn tài liệu luôn phải phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, chứcnăng của thư viện cũng chính là duy trì sự phát triển của thư viện Bổ sung làmột quá trình được tiến hành thường xuyên và điều đặn, nhằm đảm bảo chonhu cầu phục vụ bạn đọc cho hiện tại, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cho sự hoạtđộng của thư viên

Hiện tại nguồn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bìnhđược bổ sung qua 3 nguồn chính trong đó có: đặt mua tài liệu mới, nộp lưuchiểu và các tài liệu được tặng biếu hoặc tài trợ

Module Bổ sung cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng nghiệp vụcông tác bổ sung của thư viện:

- Thiết lập các đơn đặt và đơn nhận tài liệu: Lưu trữ tất cả các thông tincủa đơn đặt và nhận, nhằm theo dõi công tác bổ sung tài liệu của thư viện

- Cho phép thống kê, quyết đoán, tạo các báo cáo,… liên quan đến côngtác bổ sung.

- Lưu trữ các tham số phục vụ cho việc bổ sung

Hình 2.2: Màn hình phân hệ bổ sung

Bổ sung gồm các khâu: biên mục sơ lược tài liệu, định dạng và in sốđăng ký cá biệt, nhãn dán, mã vạch, và in sổ báo cáo tổng quát Khi một tài liệuđược nhập vào kho của Thư viện, thì cán bộ phải biên mục sơ lược một sốthông tin có liên quan đến tài liệu đó Trong quá trình biên mục, hệ thống đã códanh sách ấn phẩm theo đơn người cán bộ chỉ cần chọn ấn phẩm ấy và biênmục sau đó cập nhật là thành công

Để biên mục tài liệu mà đặc biệt là cho sách thì cần cập nhật các thôngtin về tài liệu gồm:

Nhờ vào quá trình xử lý nghiệp vụ trên hệ thống Ilib mà cán bộ thư viện

có thể tiết kiệm được thời gian và công sức trong quá trình nhập biểu ghi Néttiêu biểu của Ilib trong phân hệ bổ sung đó là tính năng phát hiện biểu ghi trùnglặp, tránh được tình trạng không thống nhất trong việc quản lý CSDL Tuynhiên, để có thể tra trùng thì cán bộ trong quá trình nhập phải gõ chính xác têntài liệu thì hệ thống mới cho ra thông báo về tài liệu trùng lặp

ĐKCB sẽ được in trên giấy in mã vạch chuyên dụng, cán bộ xử lý khai báo cáctham số trên hệ thống và số ĐKCB vì vậy chương trình sẽ tự động cho ranhững mã vạch ra tăng và in ra dưới dạng mã vạch.

Tại Thư viện Trường Đại học Hoa Lư, Ninh Bình quá trình bổ sung xử lý

in mã vạch ra giấy thông qua máy in barcode Các mã vạch trên là sự mã hóacác số đăng ký cá biệt của tài liệu Đây cũng chính là cơ sở để cho quá trình lưuthông sách, phục vụ mượn/trả của bạn đọc thông qua đầu đọc mã vạch Để quản

lý kiểm tra tài liệu một cách nhanh chóng đỡ tốn công sức và tiết kiệm đượcthời gian

Hình 2.3: Kết quả in đăng ký mã vạch (ĐKCB)

Ý nghĩa các thông tin trên nhãn dán;

- 516.307 1: Ký hiệu phân loại tài liệu theo Bảng phân loại DDC

- H312H: Mã hóa tên tác giả theo chỉ số phân loại Cutter

- MGT: Ký hiệu kho kết hợp với loại hình tài liệu

Mượn giáo trình

- 035104: Số mã vạch

Tra cứu báo cáo công tác bổ sung:

Tra cứu các thông tin liên quan đến quá trình bổ sung qua đó tạo ra cácbáo cáo phục vụ cho công tác bổ sung như: báo cáo bổ sung tài liệu, báo cáophân bổ kho, các đơn đặt và nhận ấn phẩm, in sổ đăng ký cá biệt

Chức năng này có vai trò quan trọng giúp cho cán bộ có thể bao quáttoàn bộ quá trình bổ sung của thư viện Để từ đó có thể thiết kế lập kế hoạch bổsung hợp lý phục vụ tối đa nhu cầu của bạn đọc

Nhận xét:

Ưu điểm: Nhờ với việc ứng dụng Ilib vào công tác bổ sung đã làm thay

đổi công tác bổ sung tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức làm việc củacán bộ Với những ưu việt mà phân hệ bổ sung mang lại đã tránh được tìnhtrạng bổ sung tài liệu trùng lặp, giảm đáng kể chi phí cho thư viện.

Sử dụng Ilib các cán bộ không phải tốn công sức trong quá trình báo cáothống kê các tài liệu mới được bổ sung, giúp cho nghiệp vụ được chính xác vànhanh chóng Việc làm mã vạch cho tài liệu nhằm quản lý tài liệu trong quátrình lưu thông, và kiểm soát tình trạng của kho tài liệu

2.2.2 Ứng dụng phân hệ Biên mục

Với phân hệ biên mục của Ilib là một trong những phân hệ mạnh nhấtcủa chương trình Phân hệ này cung cấp các chuẩn biên mục nhất quán như:biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21; tuân thủ các chuẩn và quy tắc mô tảnhư ISBD, AACR2, TCVN 4743-89; theo các khung phân loại khác nhau như:DDC, BBK, LC và bộ thừ khóa, khung đề mục chủ đề Điều này, hỗ trợ cho cáccán bộ biên mục thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu thuận tiện, đạt hiệu quả vàchất lượng cao nhờ vào các chuẩn quy tắc nghiệp vụ

Tại thư viện trường Đại học Hoa Lư để xử lý 1 cuốn sách vào cơ sở dữliệu (CSDL) Ilib có hai dạng biên mục đó là biên mục cho sách lẻ và biên mụccho sách bộ tập

Biên mục cho sách lẻ:

Để xử lý một cuốn sách vào cơ sở dữ liệu Ilib

Bước 1: Tra trùng tài liệu

- Nếu đã có bản trùng thì ghi lại số biểu ghi để tiến hành đánh số đăng ký

cá biệt

- Nếu biểu ghi trùng tên trùng tác giả nhưng khác năm xuất bản, nhà xuấtbản thì ta mở biểu ghi đó ra và sao chép vào đơn đang làm việc để sửa chữa cáctrường dữ liệu

Xuất hiện màn hình mô tả theo MARC21  Tra trùng  Đánh nhan đề có thểđánh thêm năm xuất bản  Tra cứu  Xuất hiện danh mục các biểu ghi phùhợp với nhan đề mà mình đang tìm kiếm.

Nếu trùng thì ghi biểu ghi trùng vào đầu trang tên sách bằng bút chì.Bước 2: Biên mục theo các trường mô tả của MACR21 gồm:

b: Số thứ tự (Chỉ số cutter cho nhan đề tài liệu)

Chú ý: + Để viết chỉ số phân loại nhanh ta có thể tham khảo bên Thưviên Quốc gia Bằng cách vào Internet  Google  Thư viện Quốc gia(TVQG)  Tra cứu trực tuyến  Đánh tên nhan đề tài liệu  Tìm kiếm  Nếutài liệu cần tìm hiển thị  Nháy vào phần chi tiết để xem sau đó bôi đen vàcopy (ctrl C)  vào Ilib (ctrl V)

Nếu không có trong TVQG thì phải tiến hành phân loại thủ công theobảng phân loại DDC

+ Số thứ tự chính là phần mã hoá tên sách bằng chỉ số cutter

Để lấy chỉ số cutter cho các vần, chữ cần mã hoá Mở giao diện chínhcủa màn hình Ilib  Biên mục  Thẻ MARC21 xuất hiện màn hình dịchchuyển con trỏ vào trường 082 #b và nhấn nút F9 sau đó sẽ hiện danh mục tađánh vần cần tìm  Tìm kiếm Sau đó, quay về màn hình Ilib mà đang tiếnhành mô tả sách để viết

100 a: Tác giả cá nhân (với những tài liệu có từ 1-3 tác giả chú ý chỉđưa một tác giả quan trọng vào trường 100) Nếu tài liệu có từ bốn tác giả trởlên thì trường 100 bỏ trống

e: Thuật ngữ xác định vai trò trách nhiệm

Ví dụ: Ch.biên; B.soạn; S.tầm; T.chọn …

110: a: Tên tổ chức hoặc tên pháp lý Tên tác giả tập thể