III. HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ
a. Nhập liệu báo cáo
3.4. CÁC CHỨC NĂNG TRA CỨU
3.4.1. Tra cứu báo cáo
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống
Bước 2: Chọn “Tra cứu” => “Tra cứu báo cáo”
Bước 3: Nhập thông tin cần tra cứu như: Chế độ báo cáo, loại báo cáo, đơn vị giao, đơn vị nhận, tên báo cáo, ngày mở, ngày đóng, trạng thái bao cáo…
Trang: 43/55
Lưu ý: Từ ngày- Đến ngày bao trọn khoảng thời gian Ngày mở - Ngày đóng nhập liệu báo cáo
Bước 4: Chọn “Tìm kiếm” Kết quả sẽ hiển thị ở mục “Kết quả tìm kiếm”
Bước 5: Xem chi tiết, lịch sử, và file đính kèm - Chọn icon: để xem chi tiết báo cáo. - Chọn icon: để xem lịch sử báo cáo
- Chọn icon: để xem file đính kèm với báo cáo
- Chọn tải xuống để tải danh sách báo cáo đã tìm thấy. - Giao diện khi click xem báo cáo
Trang: 44/55 - Giao diện khi click để xem lịch sử báo cáo
Trang: 45/55
3.4.2. Trạng thái báo cáo
Bước 1: Chọn “Trạng thái báo cáo” như hình bên dưới
Trang: 46/55
STT Tên Trường Mô Tả Ví dụ
1 Chế độ báo cáo Lựa chế độ giao báo cáo 2 Loại báo cáo Là loại báo cáo gì
3 Kiểu kỳ báo cáo
Kỳ báo cáo
4 Kỳ báo cáo Báo cáo thuộc loại kỳ báo cáo ( tháng / quý / năm)
5 Kỳ Dữ liệu Kỳ báo cáo theo tháng / quý / năm
Bước 3: Chọn báo cáo cần xem, sao đó quan sát các màu được mô tả rõ ràng ở hình bên dưới.
- Mầu Cam: Đã giao
- Mầu xanh nước biển: Đã gửi
- Mầu xanh da trời: Báo cáo được duyệt - Mầu đỏ: Bị từ chối
- Mầu xám: Không hoàn thành - Mầu xanh đậm: Trạng thái khác
Trang: 47/55
3.4.3. Thống kê gửi nhận
Bước 1: Truy cập chức năng
Bước 2: Nhập tham số thống kê
Bước 3: Click nút
Trang: 48/55
Bước 5: Xem biểu đồ thống kê
Ghi chú: Thời gian ra cứu không quá 1 năm.
Nếu chọn kiểu thống kế biểu đồ là “Tháng” thống kê tối đa 30 ngày gần nhất Nếu chọn kiểu thống kê là “năm” Thống kê tối đa 12 tháng gần nhất.
3.4.4. Theo dõi trạng thái báo cáo
- Bước 1: Đăng nhập hệ thống.
- Bước 2: Chọn Nghiệp vụ -> Theo dõi trạng thái báo cáo. Hệ thống hiển thị
- Bước 3: Trên giao diện chức năng chọn các tham số sau tương ứng với nhu cầu tra cứu:
o Chế độ báo cáo: chọn từ danh sách
o Báo cáo: chọn từ danh sách
o Loại báo cáo: chọn từ danh sách
o Trạng thái: chọn từ danh sách trạng thái cần kiết xuất
o Đơn vị giao: chọn từ danh sách Danh sách trong trường trạng thái bao gồm:
o Toàn bộ
o Mới
Trang: 49/55
o Báo cáo đã được gửi
o Duyệt cấp đơn vị giao
o Từ chối cấp đơn vị giao
o Báo cáo cần đính chính
o Đang nhập liệu
o Không hoàn thành
- Bước 4: Chọn xong sẽ như hình bên dưới sau đó chọn vào biểu tượng : để xem chi tiết báo cáo
Trang: 50/55 - Bước 6: Chọn icon để tải báo cáo:
3.4.5. Kết xuất dữ liệu
a. Cấu hình tùy chọn hiển thị/ẩn các cột của biểu mẫu
Bước 1: Đăng nhập hệ thống, chọn chức năng “Tra cứu” => “Kết xuất dữ liệu”
Bước 2: Người dùng chọn các thông tin tìm kiếm vào các trường như dưới: - Đơn vị báo cáo (1): Hiển thị danh mục đơn vị báo cáo cho người dùng
chọn.
- Chế độ báo cáo (2): Hiển thị danh mục chế độ báo cáo cho người dùng
chọn.
Trang: 51/55
Bước 3: Người dùng chọn một biểu mẫu muốn kết xuất dữ liệu
Chọn vào biểu tượng để thực hiện mở xem chi tiết báo cáo tổng hợp dữ liệu:
Màn hình tổng hợp số liệu của biểu mẫu vừa chọn xuất hiện
Trang: 52/55
Bước 4: Người dùng chọn vào biểu tượng để vào tùy chọn việc hiển thị/ẩn các cột tại biểu mẫu như mong muốn
Trong đó:
- Người dùng muốn hiển thị các cột của các nội dung ‘Kỳ báo cáo/Thuộc tính/Chỉ tiêu/Đơn vị’ tại vùng (1) thì nhấn vào từng tab để hiển thị - Nội dung các cột ở vùng (2) sẽ được hiển thị tương ứng khi người dùng
chọn các tab ở vùng (1)
- Người dùng tích vào ô từng cột để hiển thị/ẩn các cột như mong muốn
Trang: 53/55
b. Xuất excel biểu mẫu
Người dùng chọn vào biểu tượng để xuất file excel biểu mẫu
c. Các bước thực hiện khi kiểm tra trạng thái
Bước 1, bước 2, bước 3: Tương tự như khi mở xem dữ liệu báo cáo tổng hợp
Bước 4: Chọn vào biểu tượng để thực hiện kiểm tra trạng thái biểu mẫu
Trang: 54/55 Các màu sắc thể hiện trạng thái tương ứng như dưới:
- Màu xanh dương : Mã báo cáo - Màu cam : Đã giao
- Màu xanh lá cây : Báo cáo đã được duyệt - Màu đỏ : Bị từ chối
- Màu xám : Không hoàn thành - Màu xanh đậm : Trạng thái khác
Bước 6: Người dùng chọn vào biểu tượng để tùy chọn việc hiển thị/ẩn các nhánh của sơ đồ
Trang: 55/55
IV. PHỤ LỤC
MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
STT Câu hỏi Câu trả lời
1 Đơn vị cha đã được cấu hình là tổng hợp cha con/ nhập liệu nhưng không tổng hợp được dữ liệu của các đơn vị con đã duyệt (Chức năng nhập liệu báo cáo số liệu, Tổng hợp báo cáo số liệu, kết xuất báo cáo số liệu)
Xem xét cấu hình thuộc tính phải là loại Tổng:
2 Cán bộ nhập liệu không nhìn thấy các chỉ tiêu của báo cáo số liệu
Chỉ tiêu đang được phân quyền cho đơn vị khác (chức năng Phân quyền danh mục)
3 Cán bộ nhập liệu nhìn thấy
chỉ tiêu của cả đơn vị khác
mặc dù không được phân
quyền
1. Chỉ tiêu không được phân quyền cho đơn vị nào thì mặc định tất cả đơn vị được giao đều nhìn thấy
2. Chỉ tiêu đã được phân quyền theo cấp đơn vị (Chức năng Phân quyền danh mục)
4 Cán bộ nhập liệu không thấy báo cáo để nhập
1. Báo cáo chưa được giao cho đơn vị 2. Đơn vị không được phân quyền trong tab Đơn vị thực hiện (Thiết kế báo cáo số liệu)
