THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3 2. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 7 2.1. Địa điểm và địa chỉ liên hệ 7 2.2. Vị trí và chức năng 7 2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 2.4. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 9 2.5. Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ của Trung tâm Thông tin – Thư viện 11 1.3.5. Vốn tài liệu tại Thư viện 12 2.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 15 2.6.1. Cán bộ lãnh đạo, quản lý 15 2.6.2. giảng viên và chuyên viên 15 2.6.3. Học sinh, sinh viên trong trường 15 2.7. Sản phẩm và dịch vụ thư viện 15 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 17 1. Xây dựng và phát triển vốn tài liệu 17 1.1. Công tác bổ sung 17 1.2. Thanh lý tài liệu 18 1.3. Hoạt động xử lí tài liệu 19 1.3.1. Quy trình tổ chức hoạt động xử lí 19 1.3.2. Phân loại tài liệu 21 1.3.2. Dán nhãn, đóng dấu 21 1.3.3. Tổ chức bộ máy tra cứu 23 1.3.4. Công tác phục vụ bạn đọc 25 1.3.5. Vốn tài liệu tại Thư viện 26 2. Ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện 28 2.1. Ứng dụng phần mềm Koha trong việc nhập sách và xử lí nội dung tài liệu 28 2.2. Phần mềm Dspace 29 2.3. Chuyển file word sang pdf 32 3 cách nhanh nhất để chuyển tài liệu Word sang PDF 32 2.4. Scan tài liệu 34 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 40 1. Nhận xét 40 1.1. ưu điểm 40 1.2. Nhược điểm 41 2. Một số ý kiến đề xuất và giải pháp 41 2.1. Tổ chức hoàn thiện các bộ phận nghiệp vụ 41 2.2. Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lí nguồn tin 42 2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin thư viện 42 2.4. Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin 43 KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc Trung tâm Thông tinThư viện Ths.Phạm Quang Quyền cùng các thầy cô của Thư viện đã tiếp nhậnchúng em và nhiệt tình chỉ bảo Sự hướng dẫn của thầy, cô đã giúp chúng emhoàn thành tốt kỳ thực tập

Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn thầy Lê Ngọc Diệp cùng cácthầy cô trong trường và khoa Văn hóa thông tin và xã hội của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã giảng dạy những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho chúng

em, giúp chúng em trong thời gian thực tập cũng như theo học tại trường

Một lần nữa em xin chân trọng cảm ơn !

Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Nông Thị Thu Hằng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

1 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 3

2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 7

2.1 Địa điểm và địa chỉ liên hệ 7

2.2 Vị trí và chức năng 7

2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 8

2.4 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 9

2.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ của Trung tâm Thông tin – Thư viện 11

1.3.5 Vốn tài liệu tại Thư viện 12

2.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 15

2.6.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 15

2.6.2 giảng viên và chuyên viên 15

2.6.3 Học sinh, sinh viên trong trường 15

2.7 Sản phẩm và dịch vụ thư viện 15

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .17 1 Xây dựng và phát triển vốn tài liệu 17

1.1 Công tác bổ sung 17

1.2 Thanh lý tài liệu 18

1.3 Hoạt động xử lí tài liệu 19

1.3.1 Quy trình tổ chức hoạt động xử lí 19

1.3.2 Phân loại tài liệu 21

1.3.2 Dán nhãn, đóng dấu 21

1.3.3 Tổ chức bộ máy tra cứu 23

1.3.4 Công tác phục vụ bạn đọc 25

1.3.5 Vốn tài liệu tại Thư viện 26

2 Ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện 28

2.1 Ứng dụng phần mềm Koha trong việc nhập sách và xử lí nội dung tài liệu 28

2.2 Phần mềm Dspace 29

2.3 Chuyển file word sang pdf 32

3 cách nhanh nhất để chuyển tài liệu Word sang PDF 32

2.4 Scan tài liệu 34

CHƯƠNG III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 40

1 Nhận xét 40

1.1 ưu điểm 40

1.2 Nhược điểm 41

2 Một số ý kiến đề xuất và giải pháp 41

2.1 Tổ chức hoàn thiện các bộ phận nghiệp vụ 41

2.2 Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lí nguồn tin 42

2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin thư viện 42

2.4 Xây dựng hạ tầng cơ sở thông tin 43

KẾT LUẬN 44 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Tri thức luôn đồng hành cùng chúng ta trên mỗi bước đường thành công,

ở bất cứ nơi nào trên thế giới cũng như trong mọi thời đại Kiến thức, thông tinluôn được quan tâm rất nhiều Ngày nay với sự bùng nổ công nghệ thông tinkéo theo sự phát triển của đất nước , bên cạnh đó không thể thiếu tri thức Thưviện đang trên đường phát triển theo hướng hiện đại Dần trở thành những thưviện số hóa, liên kết các thư viện hiện đại tạo thành chuỗi thư viện nhằm đápứng nhu cầu của con người về chia sẻ thông tin và trao đổi thông tin giữa cácthư viện trên toàn cầu Các thư viện đang áp dụng các mô hình đào tạo cũng nhưquản lí thư viện tiên tiến, đổi mới các trang thiết bị truyền thống sang hiện đại

để ứng dụng trong công việc của ngành, đây chính là xu hướng chung của cácthư viện hiện nay Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ HàNội cũng không ngoại lệ

Trung tâm Thông tin thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là nơi cungcấp thông tin, kiến thức, tài liệu, đáp ứng yêu cầu cần thiết trong hoạt động họctập và giảng dạy, nghiên cứu của sinh viên và giảng viên trong toàn trường

Được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội, em được vềthực tập tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội từngày 20 tháng 3 năm 2017 đến ngày 16 tháng 4 năm 2017

Thực tập tốt nghiệp đóng vai trò quan trọng trong chương trình đào tạo.Đây là giai đoạn không thể thiếu trong quá trình thực tập nhằm gắn liền lí thuyếtvới thực tiễn giúp sinh viên củng cố lại những kiến thức đã học, biết vận dụngnhững kiến thức ấy vào thực tiễn Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên làmquen với những công việc thực tế, tiếp thu những kinh nghiệm, giúp cho sinhviên càng thêm yêu ngành nghề của mình hơn

Bước vào môi trường mới với nhiều khó khăn và bỡ ngỡ chưa làm quenđược với công việc cũng như giao tiếp với các cán bộ trong thư viện Sau mộtthời gian được sự giúp đỡ, quan tâm của quý thầy cô, các anh chị trong thư việnnên em đã ngày một tiến bộ và làm việc có hiệu quả hơn

Bài báo cáo là những kiến thức em thu nhận được sau một tháng thực tập

Trong quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo mặc dù em đã cố gắng nhưng dothời gian và vốn kiến thức còn hạn chế nên em không thể tránh khỏi những thiếusót Mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của

em được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ

HÀ NỘI

1 Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung cấp Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng

Ngày 11/5/1994 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay

là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-Văn phòng về việc chuyểnđịa điểm Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ về Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ banhành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung cấp Văn thưLưu trữ thành Trường Trung cấp Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I

Đến năm 2000 Trường Trung cấp Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I chínhthức đóng tại địa bàn phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội và năm

2003 Trường được đổi tên thành Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trungương I theo Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ

Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định

số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở nâng cấp Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trungương I Theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV về thành lập Cơ sở Đào tạo của trường tại thành phố Đà Nẵng trực thuộcTrường Đây là đơn vị dự toán cấp 2 của Trường có nhiệm vụ đào tạo nguồnnhân lực cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên

986/QĐ-Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số

2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ HàNội Việc đổi tên Trường đã tạo điều kiện phát triển các ngành học theo lĩnh vựccủa ngành Nội vụ và đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề,đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội.

Ngày 12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg quiđịnh Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 1052/QĐ-BNV, Trường Cao đẳngNội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình

1052/QĐ-độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác

có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KHCN phục vụphát triển kinh tế xã hội Hiện tại Trường có 17 đơn vị trực thuộc

Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

từ năm 2010 đến năm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự ánnâng cấp trường lên đại học

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội

2016/QĐ-Những thành tích chủ yếu mà Nhà trường đã đạt được trong gần 42 năm qua:

- Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011);

- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983);

- Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007);

- Huân chương Lao động của Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạngNhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;

- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011

- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989);

- Nhiều Bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn

thanh niên, Liên đoàn Lao động.

- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn,Đoàn thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền

Cơ cấu ngành nghề đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng 1: Các bậc và ngành nghề đào tạo

1 Cao đẳng

Chính quy

03 năm

3 Liên thông từ trung cấp lên

6 Liên thông từ trung cấp nghề

7 Bồi dưỡng nghiệp vụ Bồi dưỡng các ngành,

nghề đào tạo hiện có Từ 01- 03 tháng

8 Cao đẳng

Vừa học vừa làm

03 năm

10 Liên thông từ trung cấp lên

Bảng 2: Các bậc và ngành nghề đào tạo

Đại học

Quản trị nhân lựcQuản trị văn phòngKhoa học thư việnLưu trữ học

Cao đẳng

Lưu trữ họcQuản trị văn phòngKhoa học thư việnThư ký văn phòngHành chính văn thưTin học ứng dụngQuản lý văn hóaVăn thư lưu trữQuản trị nhân lựcHành chính họcDịch vụ pháp lý

Trung cấp chuyên nghiệp

Hành chính văn phòngHành chính văn thưLưu trữ

Thư ký văn phòngThông tin thư viện

Trung cấp nghề

Văn thư đánh máyThư ký văn phòngTin học văn phòng(*): Tất cả các ngành hệ đào tạo của nhà Trường đều thực hiện đào tạo cả

02 hình thức: chính quy và vừa học vừa làm

Hình 1: Sơ đồ hệ thời gian đào tạo các bậc học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội

2.1 Địa điểm và địa chỉ liên hệ

Trụ sở làm việc : Tòa nhà H, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, số 36đường Xuân La, Phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại : 04 37532864, máy lẻ 111

Email quản trị thư viện điện tử : thuvien7@gmail.com

Truy cập theo địa chỉ IP : http://113.190.240.60

Truy cập theo địa chỉ tên miền : http://thuviennoivu.dreamlib.vn

Hoặc truy cập thông qua website của Trường, mục Thông tin – thư viện

2.2 Vị trí và chức năng

Trung tâm Thông tin - Thư viện là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội có chức năng thu thập, bảo quản, quản lý, cung cấp, phổ biến thông tin,

tư liệu khoa học và hỗ trợ khai thác nguồn thông tin cho công chức, viên chức,người học phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của

2 năm

3 năm

2.5 năm

4 năm

- Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong, ngoài nước đáp ứng nhucầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ củaTrường Thu nhận, bảo quản các tài liệu do Trường xuất bản, các công trìnhnghiên cứu khoa học được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn,luận án của công chức, viên chức và người học, chương trình đào tạo, tập bàigiảng, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện và các tàiliệu khác;

- Tổ chức các hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu sách mới và cáchoạt động thông tin tư liệu khác đến bạn đọc; hướng dẫn bạn đọc mượn giáotrình, sách, báo và tài liệu tham khảo Tổ chức in ấn các loại sách, giáo trình, tàiliệu tham khảo của Trường;

- Tổ chức các khoá học hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện; phối hợpvới các đơn vị hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành thưviện;

- Quản lý viên chức thuộc Trung tâm Quản lý kho tài liệu, cơ sở hạ tầng

và các tài sản khác của Trung tâm theo quy định;

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tàiliệu, làm thư mục… theo quy định về công tác thông tin, thư viện Nghiên cứu,ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, lưu trữ và phục vụ bạnđọc.Xây dựng hệ thống tra cứu, tìm và truy cập thông tin;

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu theo quy định của Trường và quyđịnh của pháp luật; Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, giảng dạy và chuyển giao côngnghệ về lĩnh vực cho các tổ chức, cá nhân trong xã hội về lĩnh vực khoa học

thông tin và thư viện.

- Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ, chia

sẻ nguồn tài nguyên thông tin với các Trung tâm Thông tin – Thư viện thuộc cáctrường đại học trong và ngoài nước Tham gia tổ chức Liên hiệp thư viện cáctrường đại học, Hiệp hội thông tin - thư viện Việt Nam và các Hiệp hội thư việnquốc tế;

- Tổ chức ngày Hội đọc sách và hội nghị bạn đọc trong Nhà trường vàtham gia dự thi ngày Hội đọc sách quốc gia;

- Thực hiện báo cáo định kỳ tháng và báo cáo đột xuất theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công

2.4 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức

Trung tâm thông tin Thư viện hiện nay giưới sự lãnh đạo của Ban giámđốc có 3 bộ phận chính là nghiệp vụ, hành chính tổng hợp, phục vụ

Về đội ngũ cán bộ, hiện nay Thư Viện có 1 Giám đốc theo dõi về hoạtđộng nghiệp vụ và phục vụ của đơn vị và tổ chức tài chính Số cán bộ được phân

bố chi tiết tại các phòng như sau:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Bảng 3: Danh sách cán bộ, viên chức Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐH Nội vụ Hà Nội

2. Ths Nguyễn T HồngNhung Giảng viên

H204

P Giáo trình-Nghiệp vụ

ĐT: 111]ư

3. Ths Ngô T.Thu Huyền Giảng viên

H402Phòng đọcĐT: 128

4. Ths Luyện Thị Trang Thư viện viên

H301Phòng báo, tạp chí.ĐT: 126

Cho tới nay tổng số cán bộ của Trung tâm là 07 người Trong đó có: 04thạc sỹ; 02cử nhân; 01 phục vụ

a)Phòng bổ sung và chỉnh lý tài liệu : gồm 2 cán bộ làm công tác bổ sung

và chỉnh lý tài liệu Hướng dẫn bạ đọc tra cứu tài liệu trên máy tra cứu và tủphiếu

b) Phòng báo tạp chí tài liệu nội sinh : gồm 1 cán bộ phụ trách phòng

đọc báo, tạp chí tự chọn, trách kho mượn,

c)Phòng dịch vụ : gôm 1 cán bộ phụ trách về mảng sao chụp tài liệu vàquản lý các máy tính

d) Phòng đọc : gồm 1 cán bộ phụ trách quản lý sách phục vụ bạn đọc xử

lý sách (đóng dấu dán nhãn, mô tả xếp kho, nhập Koha )

Cán bộ thư viện đều là những người được đào tạo đúng chuyên ngành thưviện, có trình độ tin học văn phòng và trình độ tiếng anh loại B trở lên.ThS.Phạm Quang Quyền không những giỏi về chuyên môn nghiệp vụ mà cònrất am hiểu về công nghệ thông tin

2.5 Cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Hiện nay, thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là một thư viện lớn,thư viện có 5 tầng, tổng diên tích khoảng 1500m2 và được trang bị đầy đủ cáctrang thiết bị hiện đại Ngoài những trang thiết bị cần thiết như đèn chiếu sáng,điều hòa nhiệt độ, quạt…thì thư viện còn có những thứ cần thiết phục vụ chođộc giả như máy photocopy ricoh MP 8001 , hệ thống máy scan

- Thư Viện có hai phòng đọc trong đó

+ Phòng đọc tầng 3: báo, tạp chí, luận văn luận án và sách cho giáo viênmượn về gồm 72 chỗ ngồi phục vụ bạn đọc

+ Phòng đọc sách tại chỗ tầng 4 gồm 110 chỗ ngồi cho sinh viên và cán

bộ đến đọc

Ngoài ra còn có các trang thiết bị hỗ trợ quản lý và khai thác thư viện nhưcác thiết bị an ninh thư viện khá hiện đại

+ Cổng từ 3M

+ 01 máy khử từ/ nạp từ cho sách và các loại tài liệu…

Trung tâm thông tin Thư viện đã tiến hành xây dựng mạng nội bộ,Cấutrúc mạng LAN của thư viện Sơ đồ cấu trúc của mạng LAN của Thư Viện thểhiện trên hình 2

Hình 1: Sơ đồ cấu trúc mạng LAN của Trung tâm thông tin Thư Viện

Với mục đích tăng cường các thiết bị hiện đại, hiện nay Thư Viện cókhoảng 40 máy tính có cấu hình cao có tốc độ tối thiểu là 1,8 GHz Riêng máychủ sử dụng chíp có tốc độ tối đa là 3,2 GHz, IGB RAM và 156,4 BG Trong đóThư Viện đã tổ chức được một phòng truy cập Internet khoảng hơn 36 máytính có cấu hình mạnh và đã được đưa vào sử dụng, khai thác Ngoài ra còn có 5máy tính được bố trí tại các phòng chức năng để tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu

và để bạn đọc tra cứu, tìm tin

1.3.5 Vốn tài liệu tại Thư viện

a) Đặc điểm hình thức vốn tài liệu

Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Thư viện trường Đại học, với chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin, tri thức phục vụ đông đảo bạn đọc, cung cấp, giáo trình tài liệu tham khảo cho

Phòng bổ sung

và chỉnh lý tài liệuMáy tra cứu

sinh viên, hỗ trợ khai thác nguồn thông tin cho công chức, viên chức, người học phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của Trường.

Hiện nay, Thư viện chú trọng phát triển các loại tài liệu hiện đại bằngcách: scan, sao chụp, trao đổi giữa các đơn vị, thu nhận tài liệu nội sinh bảnmềm, Nhằm mục đích phát triển các dịch vụ của Thư viện điện tử, Thư viện

đã lựa chọn theo hướng triển khai nhiều giải pháp: mã nguồn đóng, mã nguồn

mở và ưu tiên theo hướng phát triển mã nguồn mở theo tinh thần của Bộ Vănhóa thể thao và Du lịch , Bộ Giáo dục và Đào tạo; đồng thời Thư viện cònthực hiện trên tinh thần đó là chủ động quản trị và phát triển nguồn lực thôngtin điện tử (không thuê bất cứ dịch vụ lưu trữ dữ liệu online nào khác của cácnhà cung cấp dịch vụ)

Để đạt được mục tiêu đó, Thư viện đã lựa chọn giải pháp tích hợp cácphần mềm thư viện trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc hoạt động và pháttriển, và đặc biệt có khả năng duy trì lâu dài, thuận tiện trong việc trao đổi,nâng cấp phiên bản mới, sang hệ thống khác vì toàn bộ cấu trúc chương trìnhThư viện triển khai dựa trên các tiêu chuẩn Quốc tế về ngành và tiêu chuẩn vềcông nghệ Cụ thể gồm 3 dịch vụ chính đang được cung cấp:

1 Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục (Sử dụng KOHA 3.16.04 bản cậpnhật mới nhất 9-2014)

2 Dịch vụ tra cứu thông tin toàn văn (Sử dụng Dspace 4.2, bản mớinhất cập nhật 8-2014)

3 Dịch vụ chia sẻ dữ liệu theo mô hình mạng ngang hàng (Sử dụngweezo 4.3 bản mới nhất cập nhật 6-2014)

b) Đặc điểm nội dung vốn tài liệu

Cũng như các thư viện Trương học khác, trong hệ thống VTL(vốn tàiliệu) của TTTTTV (Trung tâm thông tin Thư viện) chưa có độ chuyên sâu nhưVTL của các thư viện chuyên ngành VTL của thư viện có diện bao quát tất cảcác các nghành thuộc lĩnh vực của trường trong giai đoạn phát triển của côngnghệ thông tin Hiện nay VTL còn mở rộng một số lĩnh vực khác Xét về diệnbao quát, kết quả phân tích thống kê và kết quả khảo sát thực tiễn tại kho tài

liệu cho thấy mức độ phân bố VTL như trên các lĩnh vực hiện có của TTTTTVnhư sau:

Bảng 4: cơ cấu nội dung vốn tài liệu đang được sủ dụng của thư Viện tính đến 4/2016 Tài liệu ở phòng đọc và phòng nội sinh là 13.687

Biểu đồ 1: Cớ cấu nội dung vốn tài liệu của Thư Viện

Căn cứ vào bảng tổng hợp số liệu, biểu đồ dễ dàng nhận thấy, sáchchuyên nghành nói chung chiếm tỷ lệ cao nhất trong toàn bộ vốn tài liệu củaThư viện (25%) Do đặc điểm nhu cầu tin tại thư viện phần lớn phục vụ mụcđích cho sinh viên và giáo viên trong công tác học tập và giảng dậy

Loại hình tài liệu Số lượng

tên tài liệu

Tỷ lệ phần trăm/tổng số

2.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

2.6.1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này bao gồm lãnh đạo của cơ quan trong trường :Bao gồm ban lãnh, Đây là đối tượng bạn đọc rất quan trọng vì qua những nguồntài liệu của thư viện giúp họ có những đối sách thích hợp điều chỉnh chủ trương,

kế hoạch phát triển mọi mặt hay từng mặt Giúp ban lãnh đạo tiếp cận với giảngviên và sinh viên, thông qua những bài viết, ý kiến đóng góp của họ trên báo chí

2.6.2 giảng viên và chuyên viên

Nhóm người dùng tin này thường đến Thư viện để khai thác những nguồntài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn hàng ngày của họ Những người dùngtin này chính là cán bộ, ban, ngành trong trường

2.6.3 Học sinh, sinh viên trong trường

Đây là đối tượng người dùng tin đông nhất của Thư viện Bạn đọc tìmđọc tài liệu phục vụ cho mục đích các nhân như phục vụ cho việc học tập nghiêncứu, các cuộc thi tìm hiểu do nhà trường, các đoàn đội của trường tổ chức,hoặc có thể tìm hiểu về một sự kiện, một nhân vật lịch sử nào đó để nâng cao sựhiểu biết của mình,giải trí của cá nhân,phần lớn học tập nâng cao trình độ

2.7 Sản phẩm và dịch vụ thư viện

Các sản phẩm thông tin thư viện : Thư muc chuyên đề; mục lục thư việndạng hộp phiếu; thư mục thông báo sách mới; mục lục điện tử tra cứu trực tuyếnOPAC; tóm tắt, chú giải; tổng quan, tổng luận; bộ sưu tập các tài liệu số hóatoàn văn trên phần mềm Dspace

Các dịch vụ thông tin hiện có trong Trung tâm Thông tin thư viện trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội : đọc tại chỗ; cho mượn về nhà; cung cấp thông tin theoyêu cầu; hỗ trợ tìm kiếm thông tin; dịch vụ tra cứu thông tin thư mục ( Dịch vụnày cung cấp cho bạn đọc các thông tin thư mục về các tài liệu truyền thốnghiện có tại Trung tâm Thông tin Thư viện ); dịch vụ tra cứu tài liệu toàn văn( dịch vụ này nhằm cung cấp cho bạn đọc các tài liệu toàn văn, đọc toàn vănonline hoặc download về ); dịch vụ upload dữ liệu theo mô hình mạng nganghàng ( Dịch vụ này nhằm cung cấp thông tin chia sẻ từ bạn đọc của Trung tâm

thông tin Thư viện ngày cành đa dạng phong phú đáp ứng yêu cầu thông tintrong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, trên giao diện trang chủ); đàotạo hướng dẫn sử dụng thư viện; hội thảo, tọa đàm, nói chuyện chuyên đề.

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.Xây dựng và phát triển vốn tài liệu

1.1 Công tác bổ sung

Do vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện còn chua đa dạng

nên việc bổ sung làm phong phú kho tài liệu là rất cần thiết Để công tác bổ sung

tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng năm Thư viện lựa chọnnhững tài liệu phù hợp với tình hình , học tập của học sinh và cán bộ trongtrường, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên vàsinh viên trong trường

- Trung tâm Thông tin Thư viện đã thực hiệ việc bổ sung tài liệu dựa vàocác nghành thuộc hệ đào tạo của trường

Ưu tiên bổ sung các tài liệu: tra cứu, giáo trình các ngành đào tạo củatrường, Pháp luật, chính trị, văn học, Ngôn ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh)

Đặc điểm của trường Đại học là đào tạo hệ Đại học, cao đẳng, trung cấp,nghề Tập trung bổ sung các tài liệu mang tính ứng dụng, nghiệp vụ, thao tác…

Mức độ bổ sung: quý, kỳ, năm (tuỳ theo mức độ kinh phí và nhu cầu củathư viện)

Các loại hình tài liệu bổ sung: Sách giáo trình, sách tra cứu, tài liệu thamkhảo, báo, tạp chí, tài liệu chuyên ngành…

Ngành đào tạo chung: Chỉ thu thập những tài liệu căn bản phục vụ chomục đích đào tạo của nhà Trường

Các ngành chuyên môn: Văn thư, Thư ký văn phòng, Thông tin thư viện,Quản lý văn hoá, Quản trị nhân lực…

* Nguồn bổ sung : Có hai phương thức là bổ sung phải trả tiền và bổ sungkhông phải trả tiền

- Bổ sung phải trả tiền (mua) là phương thức chủ yếu đảm bảo bổ sungđược những tài liệu như mong muốn Mua có hai cách là mua trực tiếp và muagián tiếp:

Mua trực tiếp làmua ở các nhà sách, nhà in, nhà xuất bản, bản thân tác giả

có sách để xuất bản hay mua gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành.

- Bổ sung không phải trả tiền: Là trao đổi, tặng biếu,

- Hàng năm ở Thư viện được được nhà trường cấp cho một khoản kinhphí là dùng vào việc mua tài liệu

Dưới đây là bảng thống kê kết quả số lượng tài liệu bổ sung qua từng nămdựa vào bảng tổng kết của Thư viên cụ thể như sau:

Bảng 5 : Thống kê năm bổ sung số lượng tài liêu của Thư viện từ năm 2011 - 2015

Biểu đồ 2: Thống kê bổ sung số đầu ấn phẩm từ năm 2011 - 2016

1.2 Thanh lý tài liệu

- Thanh lý tài liệu: Là việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừanhững tài liệu ít được sử dụng và không còn giá trị sử dụng ra khỏi thư viện

- Mục đích: Để giành không gian cho tài liệu mới nhập về; giảm chi phíbảo quản tài liệu; tiết kiệm kinh phí; cải tiến việc truy cập

- Việc thanh lý tài liệu tại Thư viện hiện nay căn cứ vào vốn tài liệu hư,hỏng, hết giá trị sử dụng tại Thư viện không cố định thời gian

1.3 Hoạt động xử lí tài liệu

1.3.1 Quy trình tổ chức hoạt động xử lí

Hiện nay việc áp dụng CNTT vào hoạt động Thư viện, quy trình xử lý tàiliệu đã được điều chỉnh để đảm bảo tính liên tục và liên hoàn Quy trình bổ sungtài liệu được thể hiện ở hình 3:

Hình 3 : Sơ đồ quy trình xử lý tài liệu của Trung tâm thông tin Thư viện

Tài liệu mới

In phích

Tổ chức các loại mục lục tra cứu

In thư mục thông báo sách mới

Phục vụ tra cứu trên CSDL

1.3.2 Mô tả

Mô tả sách là ghi lại một cách đầy đủ, ngắn gọn các chi tiết của mộtquyển sách đó theo những qui tắc nhất định, giúp cho bạn đọc có thể biết kháiquát cuốn sách

Tài liệu được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD tạo điều kiện thuận lợicho việc sử dụng tài liệu của độc giả, giúp độc giả tra tìm tài liệu một cáchnhanh chóng và chính xác, dưới đây là một số phiếu mô tả của trường:

Hình 4: Mô tả tài liệu theo tên tác giả làm tiêu đề mô tả

Hình 5 : Mô tả tài liệu theo tên sách

Hình 6: Mô tả tài liệu và lập tiêu đề mô tả

5620 TRA TRẦN NGUYÊN

Tìm hiểu về đồng bào dao người Việt / Trần Nguyên - Huế: Nxb Thuận hóa, 2009 -237tr.; 21cm

895 895.222

895 895.922

895.1 VET Vết nứt trên cách hoa -H.: Văn học, 2009 - 210

tr ; 21cm - (chuyện quái dị ở công sở )

895 895.1

1.3.2 Phân loại tài liệu

Phân loại Tài liệu là công tác nhằm phân chia tài liệu và sắp xếp chúngthành những môn ngành khoa học cơ bản, theo một trật tự nhất định, logic vàkhoa học Là quá trình phân tích tài liệu nhằm xây dựng nội dung chủ yếu và thểhiện nội dung bằng các kí hiệu của khung phân loại cụ thể, ký hiệu này có thểđơn giản hơn hoặc phức tạp tùy thuộc vào nội dung của vấn đề cần đề cập

Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã sử dụng bảng phân loại thậpphân (DDC) 14 ấn bản để phù hợp với sự phát triển của hệ thống thư viện trênthế giới và nhằm phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất

-Kí hiệu phân loại được ghi ở trong nhãn dán ở gái sách

Ví dụ : 005.4/NGU

Trong đó: 005.4 kí hiệu phân loai

NGU là tên tác giả

1.3.2 Dán nhãn, đóng dấu

a) Dán nhãn sách

Việc dán nhãn sách được thực hiện sau khi đã hoàn thành các công việcnhư: vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, phân loại tài liệu, mô tả tài liệu, định từkhoá tài liệu… Công đoạn này là khâu cuối cùng trong quá trình xử lý nghiệp vụtài liệu của thư viện Sau khi dán nhãn cho tài liệu song ta có thể xếp lên giá và

895.9 NHA Nhất LinhGánh hàng hoa / Nhất Linh, Khải Hưng.- H.: Văn học,

2009 - 187 tr.; 21cm

895 895.9223

bắt đầu đưa vào phục vụ bạn đọc

Trên các nhãn sách có ghi các thông tin như: tên trường, thư viện, ký hiệuphân loại và mã hoá tiêu đề mô tả Hiện nay thư viện đang tổ chức phục vụ bạnđọc theo hình thức kho đóng và sắp xếp theo ký hiệu phân loại vì vậy nhãn sáchcũng phản ánh được vị trí của mỗi tài liệu trên giá sách

Dán nhãn vào gáy sách cách khoảng 2 – 2.5cm.Yêu cầu phải dãn cẩn thận,khoảng cách chính sác, tránh dán nhãn bị nhăn, làm mất thẩm mỹ Thông thường

để đảm bảo tính thẩm mỹ thì thư viện thường dán nhãn ở phía dưới của gáy sách vìkhổ của mỗi tài liệu không giống nhau, có khổ sách rất lớn nhưng lại có khổ rấtnhở Vì vậy ta nên dán nhãn ở góc dưới thì khi nhìn vào giá sách, chúng ta thấy rấtbằng nhau chứ không nhấp nhô như khi dán ở góc trên tài liệu Giúp cho cán bộ thưviện co thể tìm kiếm tài liệu trong kho 1 cách thuận tiện, dễ dàng

Trong thời gian thực tập tại thư viện trường chúng em đã dán nhãn đượckhoảng hơn 326 tài liệu

Mẫu nhãn sách hiện nay thư viện đang sử dụng:

-Trong đó : -Kl/045 là nhãn dán của phòng tài liệu nội sinh tầng 3

KL là khóa luận, 045 là kí hiệu xếp giá

895 ĐIE

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤHÀ

NỘI TTTTTV

KL/045

trang bị dính liền nhau.

Mỗi cuốn sách được đóng 02 dấu: Một dấu vào trang tên sách chính giữaphần tên tài liệu và tên nhà xuất bản, một dấu đóng vào tay sách thứ 2 đó làtrang 17

Đối với tài liệu mỏng dưới 17 trang ( không có trang 17 ) thì đóng dấuvào trang đầu và trang trước của trang cuối

Đối với những tài liệu có hình ảnh, bản đồ kèm theo thì ta cũng đóng lêncác tài liệu đó

Đối với báo, tạp chí thì dấu được đóng lên vị trí đầu của báo, tạp chí.Trong quá trình thực tập tại thư viện trường chúng em đã đóng dấukhoảng hơn 326 cuốn sách

1.3.3 Tổ chức bộ máy tra cứu

Hiện nay Trung Tâm Thông Tin – Thư Viện sử dụng bộ máy tra cứutruyền thống, bộ máy tra cứu hiện đại chưa được sử dụng vì đang trong quá trinhđưa váo sử dụng

•Bộ máy tra cứu truyền thống :

Chức năng thông tin

Chức năng tìm tin

Trung tâm Thông tin – Thư viện áp dụng quy tắc ISBD trong việc mô tảtài liệu Đối với sách từ 3 tác giả trở xuống, nếu tác giả là người châu Á thì lấytên tác giả đầu tiên là tiêu đề mô tả chính và mô tả thuận ( Họ - Đệm – Tên ).Đối với tác giả là người phương Tây ( Tên - Họ ) thì phải mô tả đảo ( Họ - Tên )

Mục lục phân loại:

- Là loại mục lục mà trong đó các phiếu mô tả thư mục về tài liệu đượcsắp xếp theo các môn ngành tri thức, các bộ môn khoa học Mục lục phân loại

có hai chức năng chính

•Tra cứu thông tin

•Hướng dẫn người dùng tin

- Mục lục phân loại được xây dựng theo bảng phân loại 19 lớp do TVQGbiên soạn dùng cho Thư viện khoa học tổng

Thư viện sử dụng bảng phân loại DDC14, DDC là một khung phân loạimới tại Việt Nam, phương pháp phân loại theo DDC có những nguyên tắc, yêucầu và hướng dẫn rất cụ thể và chặt chẽ Bao gồm 10 lớp phân loại chính nhưsau:

* 000 Tin học thông tin và tác phẩm tổng quát (gồm các giá số 01, 02, 03)

* 100 Triết học, cận tâm lý và thuyết huyền bí, tâm lý