KHÓA LUẬN: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Đóng góp của đề tài 5 8. Cấu trúc bài báo cáo 5 NỘI DUNG 6 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH VÀ LÝ THUYẾT VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU. 6 1. Khái quát về Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 6 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh. 7 1.2.1. Chức năng Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 10 1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh. 12 1.3. Nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và Trang thiết bị của thư viện. 14 1.3.1. Sách: 14 1.3.2. báo và tạp chí: 15 1.3.3. Luận văn luận án: 15 1.4. Đối tượng người dùng tin của thư viện 15 1.4.1. Đối tượng, thành phần người dùng tin. 15 1.4.2. Đặc điểm người dùng tin. 15 2. Lý thuyết về xử lý tài liệu 16 2.1. Biên mục mô tả 17 2.1.1.Khái niệm, mục đích. 17 2.1.2.Bộ công cụ quy tắc mô tả. 18 2.2. Phân loại tài liệu 22 2.2.1.Khái niệm, mục đích của phân loại tài liệu: 22 2.2.2. Bảng phân loại 19 lớp 23 2.3. Định từ khóa tài liệu 25 2.3.1. Khái niệm, mục đích của định từ khóa tài liệu 25 2.3.2. Bộ từ khóa: 26 2.4. Tóm tắt tài liệu 28 2.4.1. Khái niệm, mục địch của tóm tắt tài liệu. 28 2.4.2. Quy trình tóm tắt tài liệu. 28 2.5. Khổ mẫu 30 2.5.1. Khái niệm, mục đích của khổ mẫu. 30 2.5.2. Nội dung khổ mẫu mô tả MARC21 31 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 36 1. Biên mục mô tả tài liệu 36 1.1. Quy tắc mô tả 37 1.2. Quy trình mô tả tài liệu 37 1.3. Đánh giá chất lượng mô tả tài liệu 39 2. Phân loại tài liệu 39 1.4. Công cụ phân loại 40 1.5. Quy trình phân loại tài liệu 42 1.6. Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 44 2. Định từ khóa tài liệu 44 2.1. Công cụ định từ khóa 45 2.2. Quy trình định từ khóa 45 2.3. Đánh giá chất lượng định từ khóa tài liệu 47 3. Tóm tắt nội dung tài liệu 47 3.1. Quy trình làm tóm tắt tài liệu 48 3.2. Đánh giá hiệu quả tóm tắt tài liệu 50 4. Khổ mẫu MARC21 50 5. Đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh. 51 5.1. Ưu điểm 51 5.2. Nhược điểm 52 5.3. Nguyên nhân 53 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 54 1. Giải pháp nhân lực 54 1.1. Đào tạo cán bộ xử lý: 54 1.2. Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 56 2. Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu: 56 2.1. Phân loại tài liệu: 56 2.2. Định từ khóa 57 2.3. Tóm tắt tài liệu. 58 3. Một số giải pháp khác. 58 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Khóa luận tốt nghiệp là một trong những nội dung , kế hoạch quantrọng trong công tác Giáo dục và Đào tạo của trường Đại học Nội Vụ Hà Nộiđối với các chuyên ngành nói chung và ngành Thông tin – thư viện nói riêng

Để có được kết quả khóa luận như hôm nay , trước hết em xin chân thành cảm

ơn rường Đại học Nội Vụ nói chung, các thầy cô giáo trong khoa văn hóathông tin và Xã Hội nói riêng đã tạo điều kiện cho chúng em đi sâu tìm hiểu,thực tế khảo nghiệm lý thuyết đã được đòa tạo tại trường và tiếp thu kinhnghiệm, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Đây cũng là dịp để các học viên códịp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn và nâng cáo trình độchuyên môn nghiệp vụ Ngày nay, công tác thông tin thư viện có vị trí quantrọng trong mọi lĩnh vực của Xã hội, nó góp phần đáng kể cho sự phát triểnkinh tế đất nước, không ai trong chúng ta có thể phủ nhận được vai trò quantrọng đó, sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biếtvươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình, đem năng lực kiến thức phục cho xã hộiđất nước

Trong quá trình học tập nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệpngành Khoa học thư viện em đã nhận được giúp đỡ tận tình của rất nhiềungười

Lời đầu tiên em xin phép được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo,Th.s Phạm Kim Thanh, người đã tận tình hướng dẫn cho em trong suốt quátrình để hoàn thành khóa luận

Em xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo khoa Văn hóa thông tin và

Xã hội, các giảng viên của trường đã hướng dẫn chúng em nhiệt tình chu đáo,cung cấp những thông tin mới cập nhật cả lý thuyết lẫn thực hành, giờ đây em

đã có cái nhìn tổng quan về công tác Thông tin – Thư viện đồng thời chủđộng vững vàng hơn trong công việc

Lãnh đạo Ban giám đốc Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh cùng toàn thể cán bộ

trong cơ quan đã giúp đỡ em thu thập thông tin, cung cấp các tài liệu liênquan cho khóa luận này, chỉ dẫn những kinh nghiệm quý báu trong suốt quátrình thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, ngoài những thuận lợi, emcũng gặp những khó khăn nhất định về : điều kiện, khả năng và thời giannghiên cứu nên khóa luận không tránh khỏi còn nhiều hạn chế

Để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn em rất mong nhận được sự chỉbảo, đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

! Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2017

Sinh viên thực hiện :

Nguyễn Thị Phương Thảo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục đích nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Đóng góp của đề tài 5

8 Cấu trúc bài báo cáo 5

NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH VÀ LÝ THUYẾT VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU 6

1 Khái quát về Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 6

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 7

1.2.1 Chức năng Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 10

1.2.3 Cơ cấu, tổ chức Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 12

1.3 Nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và Trang thiết bị của thư viện 14

1.3.1 Sách: 14

1.3.2 báo và tạp chí: 15

1.3.3 Luận văn luận án: 15

1.4 Đối tượng người dùng tin của thư viện 15

1.4.1 Đối tượng, thành phần người dùng tin 15

1.4.2 Đặc điểm người dùng tin 15

2 Lý thuyết về xử lý tài liệu 16

2.1 Biên mục mô tả 17

2.1.1.Khái niệm, mục đích 17

2.1.2.Bộ công cụ quy tắc mô tả 18

2.2 Phân loại tài liệu 22

2.2.1.Khái niệm, mục đích của phân loại tài liệu: 22

2.2.2 Bảng phân loại 19 lớp 23

2.3 Định từ khóa tài liệu 25

2.3.1 Khái niệm, mục đích của định từ khóa tài liệu 25

2.3.2 Bộ từ khóa: 26

2.4 Tóm tắt tài liệu 28

2.4.1 Khái niệm, mục địch của tóm tắt tài liệu 28

2.4.2 Quy trình tóm tắt tài liệu 28

2.5 Khổ mẫu 30

2.5.1 Khái niệm, mục đích của khổ mẫu 30

2.5.2 Nội dung khổ mẫu mô tả MARC21 31

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BIÊN MỤC TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 36

1 Biên mục mô tả tài liệu 36

1.1 Quy tắc mô tả 37

1.2 Quy trình mô tả tài liệu 37

1.3 Đánh giá chất lượng mô tả tài liệu 39

2 Phân loại tài liệu 39

1.4 Công cụ phân loại 40

1.5 Quy trình phân loại tài liệu 42

1.6 Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu 44

2 Định từ khóa tài liệu 44

2.1 Công cụ định từ khóa 45

2.2 Quy trình định từ khóa 45

2.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa tài liệu 47

3 Tóm tắt nội dung tài liệu 47

3.1 Quy trình làm tóm tắt tài liệu 48

3.2 Đánh giá hiệu quả tóm tắt tài liệu 50

4 Khổ mẫu MARC21 50

5 Đánh giá chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh 51

5.1 Ưu điểm 51

5.2 Nhược điểm 52

5.3 Nguyên nhân 53

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH 54

1 Giải pháp nhân lực 54

1.1 Đào tạo cán bộ xử lý: 54

1.2 Thiết lập đội ngũ cộng tác viên 56

2 Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu: 56

2.1 Phân loại tài liệu: 56

2.2 Định từ khóa 57

2.3 Tóm tắt tài liệu 58

3 Một số giải pháp khác 58

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay nhu cầu thông tin đốivới mỗi người càng trở nên cần thiết và cấp bách Để có thể đáp ứng đượcnhu cầu của con người hoạt động thông tin khoa học (Dây chuyên thông tin tưliệu) đã được ra đời Nhiệm vụ của hoạt động thông tin tư liệu không chỉ làcất giữ một kho tài liệu mà phải chọn lọc, đánh giá phân tích, phân phốinhững thông tin chính xác, cần thiết theo yêu cầu của người dùng tin Nhữngyêu cầu này thay đổi tùy theo lĩnh vực, tình trạng của tri thức và đối tượngngười dùng tin, nhưng chúng có một nét chung là các thông tin nhận đượcphải thích hợp và kịp thời Điều đó đòi hỏi công tác thông tin tư liệu phải thựchiện một loạt các công đoạn có cấu trúc một cách hợp lý mà người ta gọi làdây chuyền thông tin tư liệu

Dây chuyền thông tin tư liệu - một trong những hoạt động cần thiết vàquan trọng giúp cho cán bộ thư viện và bạn đọc trong quá trình tìm kiếm vàphổ biến thông tin Các công đoạn trong dây truyền thông tin tư liệu bao gồm:Thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin, tìm và phổ biến thôngtin Các công đoạn này không chỉ giúp cho bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệumột cách nhanh chóng và chính xác nhất mà còn giúp cho cán bộ thư viện cóthể sắp xếp, điều chỉnh chính sách bổ sung đáp ứng được yêu cầu của ngườidùng tin Trong đó xử lý thông tin là một trong những công đoạn quan trọngtrong dây chuyền hoạt động thông tin tư liệu

Quá trình lao động để tạo ra sản phẩm thông tin chính là quá trình xử lýtài liệu bao gồm các khâu: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nội dung.Đây là một trong những công việc cần thiết và quan trọng trong việc tạo racác sản phẩm để đưa vào sắp xếp trong các hệ thống lưu trữ và tìm kiếmthông tin Quá trình này giúp cho chúng ta có thể dễ dàng kiểm tra và tìmkiếm được tài liệu khi cần thiết Điều đó phụ thuộc rất nhiều ở công tác xử lý

tài liệu của thư viện có được thực hiện tốt hay không.

Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin có châtlượng, hiệu quả thì công tác xử lý thông tin của các cơ quan Thông tin - Thưviện là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Hoạt động xử lý tài liệu có một ý nghĩa

lý luận và thực tiễn rất to lớn để xây dựng và phát triển thư viện không ngừnglớn mạnh cả về số lượng và chất lượng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu trong hoạt

động của các cơ quan Thông tin - Thư viện em đã chọn đề tài “Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh” để làm báo cáo thực tập của mình

2.Tổng quan tình hình nghiên cứu

Xử lý tài liệu là một khâu xử lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng tronghoạt động của các cơ quan thông tin thư viện Vì vậy , khi tiến hành tìm hiểulịch sử nghiên cứu đề tài, cho thấy đã có không ít các công trình nghiên cứuliên quan đến công tác xử lý tài liệu như sau:

- Trước hết có thể kể đến một số công trình nghiên cứu của PGS.TSTrần Thị Qúy như: đề tài cấp trường “ Công tác Xử lý tài liệu tại Trung tâmthông tin – thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp”nghiệm thu năm 2000 Sách chuyên khảo “ Xử lý tài liệu trong hoạt độngthông tin – thư viện” xuất bản năm 2007, bởi nhà xuất bản Đại học Quốc Gia

Hà Nội Trong các công trình này, tác giả đề cập rõ đến lý luận về xử lý tàiliệu và thực tiễn xử lý tài liệu và thực tiễn xử lý tài liệu tại Trung tâm thôngtin – thư viện Đại học Quốc Gia Hà Nội

- Luyện Thị Trang( 2015), “ Xử lý tài liệu tại các thư viện của cáctrường Đại học trên địa bàn Hà Nội” Luận văn Thạc sĩ thông tin – thư viện,

Hà Nội

Luận văn giải quyết những thực trạng và giải pháp nâng cao công tác

xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội, tuy nhiên chưa đếnviệc xử lý tài liệu tại Thư viện công cộng tại các tỉnh , đặc biệt là thư viện

Tỉnh Hà Tĩnh

- Đào Kim Phượng(2012), “Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thôngtin Tư liệu – Viện Khoa học giáo dục Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ thông tin –thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

Luận văn gải quyết thực trạng giải quyết thực trạng xử lý nội dung tàiliệu và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả xử lý nội dung tài liệu tại trung tâmthông tin tư liệu – viện Khoa học giáo dục Việt Nam

- Nguyễn Ánh Hồng(2013), “Nâng cao chất lượng xử lý nội dung tàiliệu tại Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội”,Luận văn Thạc sĩ thông tin – thư viện Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội

Luận văn đề cập đến công tác xử lý nội dung tài liệu, thực terangj côngtác xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu vàđưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác xử lý nội dung tàiliệu tại Trung tâm Thông tin – thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội

-Các công trình của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà cùng các cộng sự thựchiện luận án “ Nghiên cứu hoàn thiện về việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tạicác thư viện Việt Nam” được bảo vệ năm 2012 Luận văn “ Nghiên cứu vềphương pháp định chủ đề tài liệu và triển vọng áp dụng ngôn ngữ tìm tin theochủ đề trên phạm vi cả nước” Các bài báo đăng trong tạp chí chuyên ngànhnhư “xử lý tài liệu trong các thư viện: Một số vấn đề đặt ra” ; “ Chuẩn nghiệp

vụ trong xử lý tài liệu ở các thư viện Việt Nam: thực trạng và giải pháp” …

-Ngoài ra còn có một số bài viết được đăng trên tạp chí chuyên ngànhnhư bài “ Vấn đề chuẩn hóa trình bày tiêu đề mô tả/ điểm truy cập tên ngườiViệt Nam trong các cơ sở dữ liệu” của tác giả Nguyễn Văn Hành , trong đó có

đề xuất việc mô tả tên người trong biên mục đọc máy để xây dựng cơ sở dữliệu

Các đề tài đều tập trung nghiên cứu giải quyết các lý luận, chuẩn hóacông tác xử lý tài liệu nói chung và hoạt động thực tiễn xử lý tài liệu tại Việt

Nam,các Trung tâm thông tin – thư viện cụ thể nói riêng Đánh giá thực trạngchuẩn hóa với việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ và hoạt động tiêu chuẩn hóatrong các thư viện

3.Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh,đánh giá những mặt mạnh và hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp để nângcao chất lượng xử lý tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện vàbạn đọc trong quá trình kiềm tra và tìm kiếm tài liệu

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1.Đối tượng nghiên cứu:

Hoạt động biên mục tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

4.2.Phạm vi nghiên cứu:

-Thời gian: từ năm 2013 đến năm 2016

-Không gian: Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

-Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động biên mục tài liệu

5.Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu của đề tài ta cần xác định giải quyếtmột số nhiệm vụ cụ thể sau:

-Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài xử lý biên mụctài liệu gồm biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt tài liệu

-Nghiên cứu khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thư viện Tỉnh HàTĩnh, tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

-Nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tai thư việnTỉnh Hà Tĩnh bao gồm biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt tàiliệu với dạng tài liệu là sách

-Đánh giá chất lượng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tại thư việnTỉnh Hà Tĩnh

-Đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động xử lý biên mục tài

liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

6.Phương pháp nghiên cứu

6.1.Phương pháp nghiên cứu chung:

Phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duyvật lịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lê Nin

-Trên cơ sở khảo sát thực trạng hoạt động xử lý biên mục tài liệu tại thưviện Tỉnh Hà Tĩnh, xác định phương hướng, đề xuất những giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả hoạt động xử lý biên mục tài liệu phục vụ công tác nghiêncứu tốt hơn Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Tỉnh HàTĩnh

8.Cấu trúc bài báo cáo

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục đề tàiđược chia làm 3 chương

Chương 1: Khái quát về thư viện Tỉnh Hà Tĩnh và lý thuyết về xử lýtài liệu

Chương 2: Thực trạng biên mục tài liệu tại thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tàiliệu tại Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TỈNH HÀ TĨNH VÀ LÝ

THUYẾT VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU.

1.Khái quát về Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện tỉnh Hà Tĩnh được thành lập năm… Năm 1976 hợp nhất vớithư viện Nghệ An thành thư viện tỉnh Nghệ Tĩnh Đến năm 1991 được tách ra

từ thư viện tỉnh Nghệ Tĩnh với tên gọi là: “Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh

Hà Tĩnh” Theo Quyết định số 01QĐ/UB ngày 01 tháng 01 năm 1992 củaChủ tịch UBND tỉnh Hà Tĩnh

Từ khi thành lập đến nay, Thư viện tỉnh Hà Tĩnh ngày càng được củng

cố và phát triển, thu hút bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, Thư viện tỉnh

Hà Tĩnh đã và đang đẩy mạnh mọi mặt hoạt động nhằm đáp ứng thỏa mãnnhu cầu, nghiên cứu học tập và nâng cao dân trí cho mọi đối tượng bạn đọcgóp phần đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, côngnghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa quêhương đất nước.Thư viện Hà Tĩnh là một đơn vị sự nghiệp, là cơ quan vănhóa giáo dục ngoài nhà trường, có chức năng tàng trữ kho tàng tri thức nhữnggiá trị tinh thần của nhân loại, phổ biến thông tin, nâng cao dân trí Thư việntỉnh Hà Tĩnh là đơn vị cấp hai trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch HàTĩnh Đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp

vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam và quản lý sự nghiệp của Vụ Thư viện –

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh có chức năng nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịchcủa dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốntài liệu được xuất bản tại địa phương, các tài liệu trong nước và nước ngoàiphù hợp với các đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển của Tỉnh Lai Châunhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiêncứu, công tác và giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa

học công nghệ, kinh tế văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa – hiện đạihóa đất nước

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh.

1.2.1 Chức năng Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh có năm chức năng cơ bản sau:

Chức năng thứ nhất: là trung tâm tàng trữ sách, báo trong toàn tỉnh

Tính chất khoa học tổng hợp của thư viện tỉnh, thành phố thể hiện rõnét ở thành phần vốn tài liệu Vốn tài liệu của các thư viện Tỉnh, thành phốbao gồm sách, báo về tất cả các bộ môn tri thức nhằm góp phần vào việctruyền bá trong mọi tầng lớp nhân dân những kiến thức về chính trị và khoahọc, thỏa mãn những yêu cầu về nghề nghiệp cho cán bộ chuyên môn thuộccác ngành khoa học, kinh tế, văn hóa Cụ thể là: Sách báo về tất cả bộ môn trithức có liên quan đến những yêu cầu học vấn phổ thông, những sách báo khoahọc và chuyên môn phù hợp với đặc điểm chính trị, kinh tế, văn hóa của Tỉnh;với những yêu cầu nghiên cứu khoa học và sản xuất của người đọc

Chức năng thứ hai: Là thư viện công cộng lớn nhất trên địa bàn Tỉnh.

Thư viện Tỉnh, thành phố với tư cách là một thư viện công cộng lớnnhất ở địa phương, phục vụ yêu cầu của nhiều nhóm người đọc khác nhau.Trên thực tế , thư viện Tỉnh mở cửa cho tất cả mọi tầng lớp nhân dân Độc giảcủa nó là: các cán bộ nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên, sinh viên, côngnhân viên chức, học sinh Tuy vậy, thư viện tỉnh cần phải chủ động xâydựng đội ngũ người đọc của mình bằng cách liên hệ chặt chẽ với các tổ chứcĐảng, chính quyền và kinh tế, với các cơ quan nghiên cứu khoa học, các xínghiệp sản xuất của Tỉnh Thư viện tỉnh phải ngày càng thu hút nhiều các nhànghiên cứu và cán bộ chuyên môn vào việc sử dụng một cách có hệ thống khosách của thư viện Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật,thư viện Tỉnh cần nâng cao tỷ lệ người đọc là cán bộ nghiên cứu khoa học,

các nhà chuyên môn về khoa học sản xuất, bên cạnh đó thư viện cũng vẫnphục vụ độc giả phổ thông

Để phục vụ mọi tầng lớp người đọc được tốt, thư viện tỉnh , thành phốphải tổ chức một hệ thống phục vụ người đọc hoàn chỉnh

Những năm gần đây, thư viện Tỉnh, thành phố các nước không chỉ thựchiện những phương pháp phục vụ có tính chất phổ thông mà dần dần hướngvào phục vụ những yêu cầu của khoa học sản xuất Do đó, thư viện tỉnh cần

có một hệ thống phòng đọc phù hợp với yêu cầu trên, ngoài phòng đọc tổnghợp còn phải có các phòng đọc chuyên môn như: phòng sách báo khoa học,

xã hội: phòng sách báo kỹ thuật và phát minh sáng chế: phòng phục vụ nhữngngười làm công tyacs nông nghiệp… là những phòng đọc giữ vai trò hết sưcquan trọng trong việc phục vụ những yêu cầu của khoa học và sản xuất Cácphòng đọc này phục vụ một cách tích cực cho cán bộ lãnh đạo, các nhànghiên cứu, các cán bộ chuyên môn trong công nghiệp, nông nghiệp, xâydựng, giao thông vận tải và các ngành kinh tế quốc dân khác… Bên cạnh đócũng cần tổ chức những phòng đọc đặc biệt như: phòng tra cứu, phòng đọc viphim, phòng tài liệu âm nhạc…

Để phục vụ các nhà chuyên môn về nông nghiệp, thư viện tỉnh kết hợpvới các thư viện huyện, thư viện của các cơ quan nông nghiệp trong địaphương như: các viện nghiên cứu, trạm thí nghiệm, trạm thông tin… qua đóthư viện tỉnh đã trở thành cơ sở chủ yếu phục vụ sách cho ccacs nhà chuyênmôn về nông nghiệp

Chức năng thứ 3: Là trung tâm công tác địa chí trong Tỉnh.

Môn địa chí học ngày nay không chỉ bó hẹp trong việc nghiên cứu vềlịch sử địa phương với những vấn đề khảo cổ hoặc sưu tầm vốn văn nghệ dângian mà nó bao quát mọi mặt đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa của địaphương Liên hệ mật thiết với nhiệm vụ chính trị, kinh tế đang đặt ra trước đấtnước công tác địa chí của thư viện Tỉnh, thành phố cũng bao gồm những đề

tài về lịch sử địa phương, về đời sống kinh tế, xã hội và văn hóa của nó Cơ sởcủa công tác địa chí của thư viện tỉnh , thành phố là các tài liệu chuyên môn.Các thư viện này cần thu thập một ccahs có kế hoạch và hệ thống tài liệu địachí Chế độ luu chiểu địa phương đảm bảo những ấn phẩm có tính chất địa chíđược đưa vào thư viện một cách thường xuyên và đầy đủ tạo điều kiện thuậnlợi cho các thư viện

Ngoài ra cần có sự hợp tác trong công tác địa chí như việc thành lậpnhững nhóm liên hợp nhiều thư viện tỉnh để có thể xác định được những thưmục địa chí đề cập đên những vấn đề của các vùng và khu vực kinh tế rộnglớn Thư viện cũng cần hợp tác với các cơ quan khoa học trong tỉnh như cơquan nghiên cứu lịch sử, bảo tàng, khảo cổ, địa chất, các cơ quan kinh tế,khoa học kỹ thuật… trong công tác sưu tầm tài liệu phục vụ tài liệu địa chí

Chức năng thứ tư: Trung tâm thông tin - thư mục trong toàn Tỉnh

Ngoài công tác tuyên truyền sách có tính chất đại chúng, thư viện tỉnh

đã sử dụng rộng rãi những phương pháp công tác thông tin – thư mục đặc biệt

là để phục vụ các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên gia trong nhiều lĩnhvực Với tư cách là một thư viện khoa học tổng hợp, thư viện tỉnh không chỉhạn chế trong việc thõa mãn những yêu cầu chuyên môn hẹp mà còn phục vụnhững yêu cầu chuyên môn hẹp mà còn phục vụ những yêu cầu về các mônkhoa học liên ngành với các nhiệm vụ của địa phương

Để phục vụ thông tin- thư mục tốt, thư viện tỉnh, thành phố tổ chứcmột bộ máy tra cứu hoàn chỉnh, trong đó có các bộ phận chủ yếu:

kho tài liệu tra cứu, tham khảo

hệ thống mục lục và hộp phiếu

các loại thư mục

các cơ sở dữ liệu và mạng máy tính

Để giúp độc giả sử dụng tốt kho tài liệu tra cứu, tham khảo , thư việntỉnh- thành phố cần tổ chức phong đọc, tra cứu

Chức năng thứ năm: Trung tâm nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ

trong tỉnh

Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ cho các thư viện phổ thông, thư việntỉnh giữ vai trò chủ chốt, cần thực hiện các nhiệm vụ sau :

Giúp đỡ nghiệp vụ và góp ý kiến cho các thư viện thuộc các ngành và

tổ chức nằm trong địa phận của tỉnh, thành phố

Tiến hành công tác nghiên cứu khoa học về các vấn đề thư viện học ,thư mục học , thông tin học và lịch sử sách

Về phương diện chỉ đạo nghiệp vụ , thư viện tỉnh thành phố phải thựchiện các nhiệm vụ : nâng cao trình độ tư tưởng và lý luận cho các cán bộ thưviện địa bàn; hoàn thiện các phương pháp công tác của các thư viện nàytrong lĩnh vực hướng dẫn đọc và tuyên truyền sách Chấn chinh kho sách vàchỉ đạo công tác bổ sung , tổ chức; hợp lý mạng lưới thư viện ở thành thị vànông thôn dựa trên những nguyên tắc của hệ thống thư viện thống nhất Mặtkhác, chính hoạt động nghiệp vụ của thư viện tỉnh thành phố đã tạo điều kiệncho việc phát hiện, nghiên cứu và phổ biến kinh nghiệm của các thư viện trênquy mô lớn

Các thư viện tỉnh còn có trách nhiệm tham gia nghiên cứu khoa học vềthư viện học , thư mục học và lịch sử sách thông qua việc nhận các đề tàinghiên cứu viết các tài liệu nghiệp vụ, cung cấp các số liệu tư liệu thực tế chothư viện Quốc gia nghiên cứu

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Thư viện Tỉnh Hà Tĩnh

- Xây dựng quy hoạch phát triển , kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắnhạn của thư viện , trình giám đốc sở văn hóa, thể thao và du lịch, tổ chức thựchiện sau khi được phê duyệt

- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được

sử dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ Mượn vềnhad hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy của thư viện

Phục vụ miễn phí tài liệu cho người đọc cao tuổi, tàn tật bằng hình thứcgửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của pháp lệnh thưviện.

- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tư nhiên,kinh tế văn hóa của tỉnh và đối tượng phục vụ của tỉnh

Thu thập và tàng trữ, bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại tỉnh

và viết về tỉnh nhà

Nhận các xuất bản phẩm, lưu chuyển địa phương do sở thông tin vàtruyền thông chuyển giao, các bản sao khóa luận, luận văn tốt nghiệp của sinhviên các trường chuyên nghiệp trong tỉnh

Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em người khiếm thị

Tăng cường nguồn lực , thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thônggiữa các thư viện trong nước và ngoài nước bằng cách hình thức cho mượn ,trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính

Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không có giá trị sửdụng theo quy định của Bộ văn hóa, thể thao và du lịch

- tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền , giới thiệu kịp thời, rộngrãi vốn tư liệu thư viện đến mọi người , đặc biệt là các tài liệu phục vụ côngcuộc phát triển kinh tế , văn hóa, xã hội ở địa phương , xây dựng phong tràođọc sách báo trong nhân dân

- Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin, thư mục , thông tin cóchọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ của thư viện

- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện trongtỉnh, tham gia xây dưng và phát triển mạng thông tin thư viện của hệ thốngthư viện công cộng

- Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện , tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chongười làm công tác thư viện Tổ chức luân chuyển sách, báo, chủ trì, phối hợphoạt động chuyên môn nghiệp vụ với các thư viện khác trong tỉnh

- Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng , nhiệm vụđược giao và phù hơp với quy định của pháp luật.

- Thực hiện các báo cáo định kì tháng, quý, báo cáo 6 tháng, năm vàbáo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của thư viện với Gíam đốc Sở Vănhóa thể thao và du lịch và Bộ Văn hóa thể thao và du lịch

- Trực tiếp quản lí sử dụng các cán bộ viên chức, tài sản theo phân cấp

và quy định của Sở Văn hóa thể thao và du lịch

- Thưc hiện các nhiệm vụ khác nhau do giám đốc Sở Văn hóa thể thao

Lãnh đạo thư viện :

Thư viện tỉnh có giám đốc và 1 phó giám đốc

- Giám đốc là người đứng đầu thư viện tỉnh, chịu trách nhiệm trướcgiám đốc Sở Văn hóa thể thao và du lịch và trước pháp luật về toàn bộ hoạtđộng của thư viện

- Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệmtrước giám đốc thư viện và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

Thư viện có 7 phòng ban, bao gồm :

- Phòng trao đôi biên mục bổ sung

- Phòng thông tin và xây dựng phong trào cơ sở

- Phòng nghiệp vụ

b Cơ chế hoạt động

Thư viện tỉnh Hà Tĩnh gồm các phòng sau :

- Phòng trao đổi biên mục bổ sung

Có chức năng thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu, liên hệ với các tổchức, các cá nhân trong và ngoài nước để trao đổi thông tin nhận tài liệu lưuchiểu của các cơ quan, ban ngành và cá nhân trong tỉnh;đăng kí cá biệt vàgiao tài liệu cho phòng nghiệp vụ xử lí kĩ thuật và các kho để phục vụ; tổchức giới thiệu sách và triển lãm; là đầu mối thanh lí các tài liệu không còngiá trị xử dụng

- Phòng nghiệp vụ

Có nhiệm vụ xử lí tài liệu, xây dưng cơ sở dữ liệu , tài liệu thư viện và

tổ chức xây dựng hệ thống mục lục tra cứu truyền thống, nghiên cứu bổ sung,hoàn thiện bảng phân loại, hệ thống từ khóa, từ chuẩn có kiểm soát

- Phòng thông tin và xây dựng phong trào cơ sở

Có chức năng biên soạn ấn phẩm thông tin chọn lọc và các loại thưmục hướng dẫn tra cứu và trả lời thông tin về vốn tài liệu; tổ chức các hoạtđộng tuyên tryền giới thiệu sách; xây dựng kho luân chuyển và tổ chúc luânchuyển tài liệu; xây dựng mạng lưới thư viện và tủ sách cơ sở; tổ chức các lớptập huấn nghiệp vụ thư viện cho các cán bộ thư viện cơ sở

- Phòng công tác với bạn đọc

Có nhiệm vụ phân loại tài liệu bổ sung, tổ chức, sắp xếp bảo quản khotài liệu, tổ chức với các loại hình phục vụ thông tin, quản lí và làm thẻ thưviện cho bạn đọc, làm các thủ tục thanh toán thư viện đối với độc giả

Hệ thống phục vụ bạn đọc bao gồm các phòng :

+ Phòng đọc

1.3 Nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất và Trang thiết bị của thư viện.

Thư viện tỉnh Hà Tĩnh đã xác định được nguồn lực thông tin tương đốimạnh gồm: sách , báo, tạp chí, luận văn, luận án…

1.3.1 Sách:

Sách là nguồn tài liệu quan trọng đáp ứng phần lớn nhu cầu tin củangười dùng tin Sách là nguồn tài liệu chủ yếu của thư viện hiện tại thư viện

có 234.506 cuốn được phân phối như sau:

1.3.2 báo và tạp chí:

Báo và tạp chí thư viện tỉnh hà tĩnh khi bổ sung về thư viện hay lưuchiêu, biếu tặng để phục vụ bạn đọc là phòng báo, tạp chi được cung cấp từnguồn: mua, trao đổi, biếu tặng, từ các cá nhân tập thể… Thư viện có 30 tênbáo và 35 tên tạp chí.

1.3.3 Luận văn luận án:

Tài liệu này được chia làm hai loại: tài liệu công bố và tài liệu khôngcông bố các bản báo cáo nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, ccacs côngtrình nghiên cứu khác

1.4 Đối tượng người dùng tin của thư viện

1.4.1 Đối tượng, thành phần người dùng tin.

Xã hội phát triển kéo theo hàng loạt các nhu cầu xã hội cũng tăng,trong đó không thể không nhắc đến nhu cầu tin của người dùng tin nói chung

và người dùng tin của thư viện Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng Độc giả của thư việnbao gồm ccacs cán bộ nghiên cứu, kỹ sư, bác sĩ, giáo viên, sinh viên, côngnhân viên chức, học sinh

Thư viện cần hướng dẫn người đọc sử dụng những sách, báo có giá trịgiúp người đọc nâng cao kiến thức, mở rộng tầm hiểu biết, từ đó lôi cuốnđược nhiều độc giả đến với thư viện Cùng với sựn phát triển nhanh chóngcủa khoa học, kỹ thuật, thư viện Tỉnh cần nâng cao tỷ lệ người đọc là cán bộnghiên cứu, các nhà chuyên môn về khoa học sản xuất, bên cạnh đó thư việncũng vẫn phục vụ độc giả phổ thông

1.4.2 Đặc điểm người dùng tin.

- Nhóm các nhà nghiên cứu khoa học:

- Nhóm độc giả phổ thông:

Đây là nhóm người dùng tin cơ bản của thư viện Họ có nhu cầu thôngtin khác mhau phụ thuộc vào nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, độ tuổi Vìvậy thư viện cần có vốn tài liệu phong phú về thể loại để phục vụ tốt nhu cầucủa nhóm người dùng tin này

-Nhóm đối tượng là các nhà nông nghiệp:

Đây là một nhóm đối tượng cần đến thư viện như một cẩm nang để họlàm việc, các tài liệu mang tính chất nghiên cứu, hướng dẫn về nông, lâm,ngư nghiệp sẽ thu hút sự chú ý của họ Đến đây họ có thể tìm mượn các tàiliệu để có thể áp dụng các phương pháp sản xuất khoa học và kinh tế

-Nhóm các cán bộ giảng dạy:

Nhu cầu thông tin của nhóm này là chuyên sâu với các loại hình đadạng như: sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, mạng máy tính… Bên cạnh cáctài liệu bổ trợ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy của họ ở trong nước thìnguồn tài liệu nước ngoài có liên quan đến các chuyên ngành cũng rất quantrọng, nó góp phần không nhỏ vào hiệu quả nghiên cứu giảng dạy

-Nhóm đối tượng là học sinh, sinh viên

Đây là nhóm đối tượng chiếm số lượng lớn, chủ yếu trong công tácphục vụ Tài liệu của họ phong phú, đa dạng từ tài liệu mang tính chất khoahọc, giáo trình đến tài liệu mang tính chất nghiên cứu, tham khảo; từ các tàiliệu khoa học cơ bản đến chuyên sâu; học tập đến các tài liệu giá trị, thông tin

về văn hóa xã hội, họ dùng hầu hết các tài liệu có trong thư viện để thõa mãnnhu cầu của mình

2.Lý thuyết về xử lý tài liệu

Theo tác giả Trần Thị Qúy: “Xử lý thông tin/ tài liệu chính là kỹ năng/nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung ( khốilượng thông tin/ tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mụcđích tìm kiếm được kiểm soát không chỉ về số lượng mà cả về nội dung củacác thông tin ấy”

Xử lý nội dung tài liệu là hoạt động biên mục trong đó bao gồm: mô tảtài liệu, phân loại tài liệu, định từ khóa và tóm tắt tài liệu, là khâu cơ bảntrong dây truyền hoạt động thông tin thư liệu Đó là quá trình phân tích hìnhthức, nội dung tài liệu và thể hiện nội dung đó bằng các dạng khác nhau của

ngôn ngữ tư liệu, giúp người dùng tin có thể tìm được các thông tin đã đượclưu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác nhau

Công tác xử lý nội dung tài liệu đòi hỏi người xử lý phải có trình độchuyên môn vững vàng, để xử lý chính xác các tài liệu kịp thời phục vụ đốitượng bạn đọc

Biên mục có vai trò quan trọng trong hoạt động thư viện nói chung vàthư viện Tỉnh Hà Tĩnh nói riêng, nó được thể hiện qua nhiều phương diện: xử

lý tài liệu giúp cho người cán bộ thư viện có thể kiểm soát và quản lý các tàiliệu có trong thư viện, xây dựng hệ thống lưu trữ và bộ máy tra cứu thông tin,các mục lục, cơ sở dữ liệu, biên soạn các bản thư mục và tổ chức kho sách tạo

ra các điểm truy cập về hình thức và nội dung của tài liệu và giúp các thư viện

có ther hợp tác, chia sẻ nguồn lực với nhau trong phạm vi hệ thống, quốc gia,khu vực và quốc tế

“ Mô tả thư mục ( hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhậndạng và mô tả một tư liệu ( ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức,trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý,… của tư liệu ấy)”[14,tr.:28]

Có thể định nghĩa biên mục mô tả là một bộ phận quá trình biên mục cóliên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệutrong một phiếu mô tả ( truyền thống) hoặc trên một biểu ghi ( hiện đại) saocho có thể nhận dạng lại tư liệu một cách chính xác và không nhầm lẫn vớinhững tư liệu khác

Biên mục mô tả giúp cho người dùng tin có thể hình dung khái niệm về

tư liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng tìm tư liệu ấy trong các hệ thống tìmtin truyền thống hoặc hiện đại

*Mục đích

Hỗ trợ quản lý chặt chẽ nội dung và số lượng tài liệu thông qua truyxuất báo cáo như: in nhãn gáy tài liệu, in mã vạch tài liệu, thư mục chuyên đề,thư mục thông báo sách mới, phích mục lục, sổ đăng ký cá biệt, nhan đề và sốlượng tài liệu, thống kê số lượng đầu sách trong thư viện

Hỗ trợ hiển thị kết quả tìm kiếm biên mục theo quy tắc biên mục Anh –

2.1.2.Bộ công cụ quy tắc mô tả.

Trong hoạt động thông tin – thư viện, việc tổ chức sắp xếp thông tinthư mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước, quốc tế một cách dễdàng là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầu hiện nay Haicông cụ quan trọng nhất để đảm bảo các điều kiện trên là bộ quy tắc biên mục

và khổ mẫu

Nhìn chung, cho đến nay các thư viện Việt Nam đã áp dụng các quy tắc

mô tả được xây dựng như: ISBD, AACR2, Bộ quy tắc tài liệu hướng dẫn mô

tả, tiêu chuẩn mô tả…

*Quy tắc mô tả ISBD ( quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn Quốc tế)

ISBD xác định toàn bộ các yếu tố đưa vào mô tả tiêu chuẩn cho cácloại hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế và thông tin thư

mục, khắc phục rào cản ngôn ngữ nhờ hệ thống các dấu phân cách có ý nghĩadẫn luận, đẩy mạnh trao đổi thông tin, tạo điều kiện dễ dàng chuyển đổi cácbiểu ghi thư mục sang các dữ liệu đọc máy, được phân biệt thành 8 vùng mô

tả khác nhau và vùng dấu mô tả

1.Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2.Vùng lần xuất bản và thông tin về trách nhiệm có liên quan đến lầnxuất bản

3.Vùng thông tin đặc thù ( cho xuất bản phẩm nhiều kỳ và tư liệuchuyên dụng)

4.Vùng địa chí xuất bản ( phát hành )

5.Vùng chi tiết số liệu

6.Vùng tùng thư

7.Vùng phụ chú

8.Vùng chỉ số tiêu chuẩn ISBN và ISSN

Vùng dấu mô tả bao gồm 12 dấu như sau:

- Dấu […] để mô tả những thông tin nằm ngoài vùng quy định vànhững thông tin do cán bộ thư viện tự thêm vào

- Dấu (…) được sử dụng ở nơi in, nhà in, tùng thư và một số nơi khácnhư dấu chính tả thông thường

- Dấu … được sử dụng khi lược bỏ bớt các yếu tố mô tả

- Dấu - ngăn cách giữa các vùng mô tả

- Dấu / xuất hiện trước tên tác giả

- Dấu ngăn cách giữa tập thể cấp trên, tác giả tập thể cấp dưới Giữatùng thư và tùng thư phụ, ngăn cách giữa các tên sách khác nhau trong tuyểntập không có tên sách chung của nhiều tác giả

- Dấu ; được sử dụng để ngăn cách tên sách khác nhau trong tuyển tậpkhông có tên sách chung của một tác giả Ngăn cách giữa các nhóm tác giảkhác nhau Ngăn cách giữa hai nơi xuất bản và hai nhà xuất bản khác nhau

Đặt trước khổ sách, trước số thư chính và số tùng thư phụ

- Dấu , được sử dụng để ngăn cách giữa các tác giả trong cùng mộtnhóm, đặt trước năm xuất bản

- Dấu + đặt trước tài liệu kèm theo

- Dấu : đặt trước yếu tố bổ sung tên sách Đặt trước nhà xuất bản, nhà

in, minh họa, yếu tố bổ sung tùng thư chính, yếu tố bổ sung tùng thư phụ, giátiền

- Dấu // ngăn cách giũa bài trích và nguồn trích

*Quy tắc mô tả theo quy tắc AACR2 ( quy tắc biên mục Anh – Mỹ )

Mô tả theo quy tắc AACR2 dựa trên quy tắc mô tả ISBD về vùng mô tả

và dấu mô tả, được chia làm hai công đoạn: mô tả tài liệu và xác định cácđiểm truy cập

Theo xu thế chung hiện nay hầu hết các cộng đồng thông tin - thư việnnghiên cứu lớn đều quan tâm và sử dụng đến quy tắc biên mục này Ngoài cácquy định về hình thức mô tả và tiêu đề, AACR2 ra đời đã khắc phục tìnhtrạng còn có nhiều quy định bổ sung và ngoại lệ mang tính chắp vá, do phảigiải quyết những vướng mắc trong quá trình áp dụng để dung hòa với thựctiễn biên mục cũ của AACR Tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng mụclục nhanh chóng tìm được tư liệu và hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục.Khác với cách bố cục của quy tắc biên mục trước đó, AACR2 trình bày cácquy định mô tả trước các quy định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phùhợp với thực tiễn biên mục hiện nay, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tíchhợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tư liệu khác trong cùng một thưmục

AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia vàquốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm được giá thành, tạo khảnăng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện, giảm lược thời gian tìm kiếm

tư liệu cho người sử dụng bằng cách cung cấp những điểm truy cập tương

thích nhiều hơn với những thói quen dùng sách báo và tham chiếu trích dẫn.Thể hiện tính linh hoạt, mềm dẻo với 3 mức độ chi tiết tùy theo nhu cầu củacác thư viện nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế Quy tắc mô tảAACR2 bao gồm 8 vùng mô tả chính và được trình bày như sau:

1.Vùng nhan đề và xác minh về trách nhiệm

2.Vùng ấn bản [ vùng lần xuất bản ]

3.Vùng đặc biệt dành cho ấn phẩm liên tục [ ấn phẩm nhiều kì ], các hồ

sơ điện toán, bản đồ và các loại đồ hình khác, nhạc phẩm

Cho thấy rằng sự cải tiến rõ rệt của quy tắc mô tả AACR2 tạo điều kiệnthuận lợi cho NDT và theo xu hướng chung của thế giới, thuận lợi cho việctích hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tài liệu khác trong cùng mộtthư mục

2.2.Phân loại tài liệu

2.2.1.Khái niệm, mục đích của phân loại tài liệu:

*Khái niệm của phân loại tài liệu:

Phân loại là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội

và nhiều ngành khoa học, được sắp xếp tổ chức các sự vật, hiện tượng có hệthống, với nhiều tiêu chí khác nhau Các tiêu chí này được đặt ra trên cơ sởnhững phân tích, một số thuộc tính đặc trưng của sự vật, hiện tượng, từ đóphân chia dựa trên các dấu hiệu giống và khác nhau của chúng Đây là mộthoạt động trí tuệ của con người

“ Phân loại tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu, dùng các kýhiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mụclục phân loại” [9,tr.18]

Phân loại tài liệu thực chất là quá trình phân tích nội dung thông tintrong tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằngcách ký hiệu phân loại của một khung phân loại cụ thể Phân loại tài liệu phảidựa vào phân loại khoa học, nó không chỉ phục vụ cho thư viện mà còn chocác lĩnh vực khác như lưu trữ, phát hành, xuất bản, triễn lãm sách báo…

*Mục đích của phân loại tài liệu:

Việc sử dụng khung phân loại phù hợp nhằm mục đích để các thư viện

dễ dàng quản lý, sắp xếp tổ chức kho, dễ tìm kiếm, góp phần thúc đẩy việckhai thác, trao đổi thông tin, tiến tới hợp tác liên thư viện, chia sẻ, liên kết các

cơ sở dữ liệu trong phạm vị quốc gia và quốc tế

- Phân loại tài liệu đã tạo cơ sở cho các thư viện trong nước xây dựngcác hệ thống mục lục truyền thống, mục lục trực tuyến tạo điều kiện cho việcchia sẻ thông tin, mượn liên thư viện và thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệucủa người dùng tin

- Khung phân loại là một hệ thống các ký hiệu để biểu đạt nội dung tàiliệu là cơ sở để sắp xếp, xây dựng kho tài liệu theo các môn loại hoàn chỉnh

theo trật tự từ nhỏ đến lớn Việc sắp xếp này dựa trên thực tế số phân loại cótrong cơ sở dữ liệu của thư viện, đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu tìm tincủa Người dùng tin

- Tiền đề cho việc tổ chức kho mở: Với việc áp dụng các phần mềmchuyên dụng để quản lý CSDL với hệ thống phân loại hoàn chỉnh sẽ giúp cácthư viện tổ chưc kho mở thuận lợi nhanh chóng hơn Những phần mềmchuyên dụng này khi bạn đọc tra cứu tài liệu sẽ thông báo tình trạng tài liệutrong kho còn bao nhiêu cuốn… Việc tổ chức kho mở tạo điều kiện cho bạnđọc thoải mái lựa chọn tài liệu mình cần, tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Nhưngbạn đọc cũng cần đến sự hỗ trợ của hệ thống số phân loại thư viện đang dùng

Vì vậy công tác phân loại có tầm quan trọng đặc biệt trong việc tổ chức khotheo hướng mở của thư viện

2.2.2 Bảng phân loại 19 lớp

Bảng phân loại 19 lớp bao gồm đầy đủ các thành tố của bảng phân loạihiện đại: Bảng chính, các bảng trợ kí hiệu và bảng tra chủ đề chữ cái Trongbảng phân loại, tri thức được phân chia thành 19 môn loại lớn Trong mỗingành lớn lại phân chia thành những môn ngành trực thuộc Trong mỗi mônngành nhỏ tùy theo yêu cầu mà có thể được chia ra những đề mục chi tiết hơn

0 Tổng loại

1 Triết học Tâm lí học Logic học

2 Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo

3K Chủ nghĩa Mác- Lê nin

+Trợ kí hiệu địa lí: Phản ánh các khái niệm địa lí tự nhiên và các quốcgia Kí hiệu này sử dụng chữ cái và chữ số Ả rập để trong ngoặc đơn Đề mụcViệt Nam dùng kí hiệu ngang hàng với các kí hiệu dành cho các châu lục vàtách khỏi châu Á với mục đích ưu tiên và nhấn mạnh.

+Trợ kí hiệu phân tích: sử dụng để chi tiết hóa một số đề mục của mônloại nhằm phản ánh khía cạnh nghiên cứu khác nhau của chủ đề hay các quátrình công nghệ, kĩ thuật… Kí hiệu sử dụng dấu gạch nối đứng trước số Ả rập

+Trợ kí hiệu ngôn ngữ: sử dụng để mô tả ngôn ngữ giải thích và ngônngữ xuất bản của các tài liệu được phân vào mục “4 Ngôn ngữ” và các tàiliệu là tác phẩm văn học dịch Được thể hiện bằng các chữ cái và được ghépnối với các kí hiệu đứng trước nó bởi dấu bằng

+Trợ kí hiệu dân tộc: thực chất có kí hiệu giống như trợ kí hiệu ngônngữ nhưng được đặt trong dấu ngoặc đơn có dấu bằng ở trong

– Nhìn chung bảng phân loại này đã có sự chỉnh lí đi xa gốc gác bảngphân loại thập tiến UDC Hệ thống kí hiệu ở đây là kí hiệu hỗn hợp chữ và số

Dấu chấm dùng để ngăn cách ba chữ số hoặc chữ của kí hiệu chínhDấu hai chấm dùng để thể hiện mối liên quan giữa các vấn đề được gọi là dấuquan hệ.

Dấu gạch nối dùng đặt trước số Ả rập thể hiện trợ kí hiệu phân tích gắnliền với kí hiệu chính

Dấu ngoặc đơn dùng để thể hiện trợ kí hiệu địa lí

Dấu bằng dùng cho trợ kí hiệu ngôn ngữ đi kèm với chứ cái quy định.Dấu ngoặc đơn có dấu bằng ở trong (=) được dùng để mô tả trợ kí hiệu dântộc

Trước thực tế nhiều khung phân loại song song tồn tại như vậy vàonhững năm cuối của thế kỷ XIX và những năm đầu thế kỷ XX, nhiều nhàkhoa học và quản lý cũng đã đề cập đến vẫn đề nên thống nhất sử dụng mộtkhung phân loại trong đó có Việt Nam Điều quan trọng nhất là cần luôn luôncập nhật, chỉnh sửa và biên soạn lại cho phù hợp với sự phát triển khôngngừng của mối cơ quan thông tin – thư viện khi sử dụng cần phải xem xét soacho phù hợp và nói rộng hơn là với sự phát triển của xã hội, khoa học kỹ thuật

và công nghệ

2.3.Định từ khóa tài liệu

2.3.1 Khái niệm, mục đích của định từ khóa tài liệu

* Khái niệm của định từ khóa tài liệu

Định từ khóa là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu Nóquyết định đến chất lượng các sản phẩm – dịch vụ thông tin – thư viện và chấtlượng phục vụ bạn đọc tại thư viện

Theo Tiêu chuẩn Việt Nam 5453 – 1991: Hoạt động thông tin và tưliệu Thuật ngữ và khái niệm cơ bản “Từ khóa là từ hoặc cụm từ rút ra từ tàiliệu hoặc yêu cầu tin mang ý nghĩa chủ đạo xét trên quan điểm tìm tin”

Theo đại từ điển Tiếng Việt: “Từ khóa là từ đặc trưng cho nội dung mộtđoạn văn Từ có ý nghĩa đặc biệt cho một ngôn ngữ lập trình”

Ngoài ra ở các góc độ khác nhau, từ khóa còn được nhận dạng vớinhiều cách biểu hiện như sau:

Từ khóa là những từ được coi là chuẩn mực hoặc các cụm từ đã ổn địnhcủa ngôn ngữ tự nhiên như các thuật ngữ khoa học kỹ thuật, các khái hiệm màkhi tập hợp chúng cho thông tin cô đọng và đầy đủ về nội dung tài liệu

Từ khóa là một dạng ngôn ngữ tư liệu, được xây dựng trên cơ sỏ ngônngữ tự nhiên, được dùng để mô tả nội dung tài liệu

Như vậy, từ các định nghĩa trên có thể khái quát về từ khóa như sau:

Từ khóa của tài liệu là các từ hoặc cụm từ đủ nghĩa và ổn định, biểu thị những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu và có thể sử dụng để tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu khi có yêu cầu tin chứa từ hay cụm từ đó

Định từ khóa yêu cầu tin là thể hiện nội dung cơ bản của yêu cầu tinbằng các từ khóa để thực hiện việc tìm tin trong cơ sở dữ liệu, còn được gọi làxây dựng lệnh tìm

* Mục đích của định từ khóa tài liệu

Từ khóa là một điểm truy cập hết sức quan trong đến nguồn tài liệu, bởivậy nếu làm tốt công tác này sẽ mang lại nhiều ý nghĩa và lợi ích thiết thực,

cụ thể là:

-Định từ khóa là quá trình phân tích tài liệu, lựa chọn các yếu tố đặctrưng về nội dung và thể hiện chúng thành tập hợp các từ khóa, phục vụ chomục đích tìm kiếm thông tin theo ngôn ngữ từ khóa trong hệ thống tìm tin tựđộng hóa

-Định từ khóa giúp cho việc đảm bảo độ ổn định và hiệu quả sử dụngcông cụ kiểm soát từ vựng, đảm bảo cho việc tìm thông tin theo nội dung tàiliệu phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin

2.3.2 Bộ từ khóa:

Cùng với xu hướng tin học hóa thư viện, công tác định chủ đề bắt đầuđược quan tâm trở lại và công tác định từ khóa được triển khai rộng rãi trong

các thư viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam Thời gian đầu các thư viện tiếnhành định tự khóa tự do dẫn đến chất lượng từ khóa chưa thật đảm bảo vàhiện tượng nhiễu tin còn gây phổ biến gây không ít khó khăn cho người tratìm tài liệu Trước thực tế đó, yêu cầu kiểm soát về mặt từ vựng đã được đặt

ra Một số bộ từ khóa quy ước và từ điển từ khóa được biên soạn, tiêu biểu là:

Bộ từ khóa quy ước của TVQG; Từ điển từ khóa Khoa học và Công nghệ củaTrung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia và Bộ từ khóa Khoahọc Xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học xã hội…

-Thứ nhất là Bộ từ khóa của TVQG Bộ từ khóa này đã được viên soạn

và xuất bản lần đầu năm 1997 với tên gọi Bộ từ khóa quy ước trên cơ sở vốn

từ khóa tự do của CSDL SACH ( được nhập từ năm 1975 – đến 1991) củaTVQG Đây là bộ từ khóa quy ước đầu tiên được xây dựng tại TVQG Bộ từkhóa ban đầu có khoảng 8000 từ Đến năm 2005, Bộ từ khóa đã được chỉnh

lý, bổ sung trên cơ sở chọn lọc từ 43.000 từ khóa dã được sử dụng trong các

cơ sở dữ liệu của TVQG Diện đề tài bao quát , vốn từ vựng của Bộ từ khóa là

đề tài tổng hợp, phản ánh vốn tài liệu đa dạng của TVQG

-Thứ hai là Từ điển Từ khóa Khoa học và Công nghệ của Trung tâmThông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Từ điển Từ khóa Khoa học vàCông nghệ được biên soạn trên cơ sở Bộ từ khóa đa ngành Khoa học Tựnhiên và Công nghệ do Trung tâm biên soạn năm 1997 Sau một thới gian sửdụng tại một số thư viện và cơ quan thông tin, năm 2001, Bộ từ khóa đượcchỉnh lý và xuất bản dưới dạng Từ điển Từ khóa Diện đề tài bao quát của Từđiển từ khóa là về lĩnh vực khoa học tự nhiên và khoa học công nghệ

-Thứ ba là Bộ Từ khóa Khoa học Xã hội và Nhân văn do Viện Thôngtin Khoa học Xã hội biên soạn và hoàn tất năm 2005 Đây là một bộ từ khóa

đa ngành, tập hợp khoảng 40.000 thuật ngữ thuộc các lĩnh vực khoa học xãhội và nhân văn như : Triết học, tâm lý học, xã hội học, các khoa học kinh tế,lịch sử, khảo cổ học, nghiên cứu văn hóa, dân tộc học… Vốn từ khóa trong bộ

từ khóa này được lựa chọn từ các từ khóa được sử dụng trong các cơ sở dữliệu của Viện Thông tin Khoa học Xã hội và các thư viện nghiên cứu chuyênngành thuộc Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia trong nhiềunăm, tính đến thời điểm tháng 6 năm 2002

2.4.Tóm tắt tài liệu

2.4.1 Khái niệm, mục địch của tóm tắt tài liệu.

Tóm tắt tài liệu là một khâu quan trọng trong xử lý tài liệu thư viện.Yêu cầu tóm tắt là trình bày lại đầy đủ nội dung chính của tài liệu gôc ngăngọn, dưới dạng một bài văn mà không có bất kỳ sự đánh giá, bình luận ý kiếnchủ quan nào từ người xử lý Đoạn văn tóm tắt phải có cấu trúc logic chặtchẽ, sử dụng từ ngữ văn phong khoa học đúng đắn, thông dụng, câu văn ngắngọn, rõ ràng, cú pháp hạn chế và đồng nhất, hình thức trình bày nhất quán,viết tắt đúng cách, tiết kiệm Mục đích để NDT tiếp thu nội dung đó một cáchnhanh nhất, chính xác nhất về tài liệu và quyết định có tiếp tục tìm đến chínhvăn hay không

2.4.2 Quy trình tóm tắt tài liệu

Mỗi dạng bài tóm tắt đều có những yêu cầu khác nhau về nội dung, vănphong nhưng đều phải xử lý, nghiên cứu tài liệu gốc để có những căn cứchính xác Khi nghiên cứu tài liệu gốc phải quan tâm đến những nguồn tin sauđây:

Nguồn thông tin chính: là nguồn tin được trình bày trên chính tài liệugốc

-Nhan đề tài liệu: Đây là nguồn thông tin quan trọng, cung cấp nguồnthông tin cô đọng và ngăn gọn, chính xác về chủ đề chính của tài liệu

-Thông tin liên quan đến nhan đề hay còn gọi là phụ đề, thể hiện đặcđiểm nội dung và hình thức của tài liệu

-Lời nói đầu, lời giới thiệu, lời nhà xuất bản: các nguồn tin này thườnggiải thích rõ tính cấp thiết của tài liệu, mục đích và ý nghĩa của chủ đề

-Mục lục cung cấp thông tin cụ thể về cấu trúc nội dung đề tài của tácgiả trong tài liệu và chủ đề nội dung chính

Nếu những nguồn thông tin trên của tài liệu không cung cấp những nộidung của tài liệu thì cán bộ thư viện sẽ sử dụng chính văn của tài liệu, chỉ cầnđọc lướt qua các đề mục, các phần tiểu kết, kết luận, chữ in nghiêng, in đậm,gạch chân…

Nguồn thông tin bổ trợ: Các từ điển thuật ngữ chuyên ngành, báchkhoa thư, các tài liệu liên quan đến tiểu sử và sự nghiệp của các tác giả vànhân vật lịch sử, các tài liệu nghiên cứu, phê bình, giới thiệu tài liệu gốc ( nếucó)

Tóm tắt tài liệu dựa vào các mục lục, lời nói đầu, lời nhà xuất bản, tùytừng tài liệu và mức độ tìm tin Qua khảo sát hiện nay, tôi nhận thấy rằng,thực tế hiện nay theo đặc điểm nội dung tóm tắt có bốn loại chính: tóm tắtthông tin, tóm tắt phê phán, tóm tắt tổng hợp và tóm tắt mô tả

-Tóm tắt thông tin: là một bản tin ngắn gọn, cung cấp các thông tin, sốliệu, các kết luận cụ thể Giúp bạn đọc có căn cứ để lựa chọn tài liệu và có thể

sử dụng luôn các thông tin đó mà không cần tài liệu gọc, các thông tin về nộidung phương pháp tiếp cận và các số liệu kết luận cụ thể

-Tóm tắt mô tả: Trình bày đầy đủ các chủ đề nội dung mà tài liệu đềcập tới, không quan tâm tới kết quả nghiên cứu của tài liệu mà thường được

sử dụng cho mục đích giới thiệu sâu hơn đặc trưng của tài liệu, các thông tinngắn gọn, khái quát chủ đề nội dung của tài liệu giúp bạn đọc lựa chọn tài liệucho phù hợp với nhu cầu tin

-Tóm tắt phê phán: nhằm định hướng lựa chọn tài liệu, định hướng giải

mã các thông tin trong tài liệu, các thông tin về chủ đề, cấu trúc nội dung,phương pháp tiếp cận, những nhận định, đánh giá mang tính khách quan xuấtphát từ việc phân tích các số liệu kết luận cụ thể của tài liệu gốc

-Tóm tắt hồn hợp: là loại tóm tắt pha tạp giữa tóm tắt thông tin và tóm

tắt mô tả, thường được sử dụng để xử lý những tài liệu có dung lượng thôngtin lớn, với mục đích tăng nguồn tin cho người dùng tin

Trong các sản phẩm thông tin tồn tại và phát triển 4 loại tóm tắt nhưngtùy từng mục đích của sản phẩm hay dịch vụ thông tin mà ta có thể sử dụngdạng bài tóm tắt nào cho phù hợp để nâng cao chất lượng hiệu quả phục vụthông tin

“Khổ mẫu là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấu trúchóa Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kếthợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp sao cho có thể nhậnbiết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính điện tử” [16,tr.84]

Trong thời đại tin học hóa công tác thông tin thư viện, các khổ mẫu cóquan hệ chặt chẽ với các quy tắc biên mục vì khổ mẫu mô tả cấu trúc biểu ghibao gồm các trường và trường con Đến đầu thế kỷ XXI, hầu như các thư việnViệt Nam được hiện đại hóa đã áp dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục tựđộng và được khẳng định bằng TCVN 7539: 2005 Thông tin và tư liệu – Khổmẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục

Mục đích

Khổ mẫu MARC21 có ý nghĩa rất quan trọng trong biên mục tự động.Khổ mẫu cho phép người sử dụng dễ dàng truy cập tới các biểu ghi theo nhu

cầu tin của mình Khổ mẫu giúp cho việc in ra các thông báo sách mới củađơn vị, cơ quan, các ấn phẩm thư mục, mục lục, các nhãn gáy trên sách

Khổ mẫu MARC21 sử dụng các chữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọnđặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các loại thông tinkhác nhau trong mỗi biểu ghi

Khổ mẫu để đảm bảo cho kết quả biên mục có thể trao đổi được trênmạng thông tin tự động hóa giữa các thư viện với nhau, quốc gia và quốc tế

2.5.2 Nội dung khổ mẫu mô tả MARC21

Cấu trúc của khổ mẫu MARC21 là các tiêu chuẩn dùng để trình bàythông tin liên qua đến sách và các tài liệu thư viện khác Là cấu trúc biểu ghi,

để trình bày và trao đổi thông tin thư mục giữa các hệ thống máy tính

Trong đó có các dữ liệu được sắp xếp trong các trường, có độ dài thayđổi hoặc cố định, được mã hóa và được trình bày theo một quy định chặt chẽ,bảo đảm khả năng lưu giữ và truy xuất thông tin dựa trên cơ sở phân tích sâusắc những yếu tố thư mục Biểu ghi MARC21 bao gồm 3 thành phần quan

trọng : trường đầu biểu ghi, trường điều khiển và trường dữ liệu

- Trường đầu biểu ghi : là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài 24 ký

tự chưa đựng thông tin về quá trình xử lý biểu ghi, bao gồm các khối trườngsau:

00X: (001,002, 003, … 009) Nhóm trường kiểm soát dữ liệu, tất cảnhững trường tạo ra file đảo hoặc mô tả theo ISBD Những trường này dochương trình phần mềm máy tính để sinh tự động mã hóa các yếu tố mô tảtheo cấu trúc biểu ghi

001: mã số biểu ghi

003: mã cơ quan tạo biểu ghi

005: ngày hiệu đính lần cuối

006: đặc trưng tài liệu bổ sung

007: Thông tin mô tả vật lý với phim ảnh, đồ họa, âm thanh… mã hóa