Luận văn sư phạm Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

06 Chương 1: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục .... Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện - Thông tin

HÀ NỘI, 2012

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: Thư viện - Thông tin

Người hướng dẫn khoa học:

Th.S Tạ Thị Mỹ Hạnh

HÀ NỘI, 2012

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, hơn nữa là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin đã hết lòng dạy dỗ, chỉ bảo tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình học tập cũng như trong thời gian thực hiện khóa luận tốt nghiệp này Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới thạc sĩ Tạ Thị Mỹ Hạnh – giảng viên ngành Thư viện thông tin – khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, người đã trực tiếp quan tâm, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho em trong quá trình thực hiện khóa luận

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban chủ nhiệm và các anh chị công tác tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã chỉ bảo và giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hiện khoá luận tốt nghiệp của mình

Cảm ơn tới các bạn đồng khóa và gia đình đã động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập cũng như trong thời gian thực hiện khóa luận này

Dù đã hết sức cố gắng nhưng khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của quý thầy cô và đóng góp ý kiến của toàn thể các bạn để khóa luận hoàn thiện hơn

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2012 Sinh viên

Nguyễn Thị Nghĩa

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, đề tài nghiên cứu này không trùng lặp với đề tài nghiên cứu nào khác

Đề tài của tôi có trích dẫn một số nội dung của một số tác giả khác để

bổ sung cho khóa luận của mình Tôi xin phép và trân trọng cảm ơn

Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2012 Sinh viên

Nguyễn Thị Nghĩa

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

- ĐHSP Hà Nội 2: Đại học Sư phạm Hà Nội 2

- CNTT: Công nghệ thông tin

- OPAC: Online Public Access Catalog – Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

MỤLỤC

Lời cảm ơn 01

Lời cam đoan 02

Danh mục từ viết tắt 03

Mục lục 04

Mở đầu 06

Chương 1: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục 11

1.1 Khái quát về trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2 11

1.2 Đặc điểm hoạt động của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 13

1 2.1 Quá trình hình thành và phát triển 13

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 13

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện 14

1.2.4 Nguồn lực thông tin 15

1.2.5 Người dùng tin và nhu cầu tin 19

1.2.6 Sản phẩm và dịch vụ thông tin 20

1.3 Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 22

1.3.1 Khái niệm biên mục 22

1.3.2.Khái niệm biên mục tự động 24

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục 25

1.3.4 Phần mềm Libol và các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu 26

1.3.5 Lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục 32

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 33

2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các công đoạn của quá trình

biên mục 33

2.1.1 Biên mục mô tả 33

2.1.2 Phân loại 49

2.1.3 Biên mục chủ đề 52

2.2 Các sản phẩm của quá trình biên mục 54

2.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục 55

2.2.2 Hệ thống mục lục truyền thống 55

2.2.3 Thư mục 57

2.2.4 OPAC 59

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 61

Chương 3 Nhận xét và khuyến nghị 64

3.1 Nhận xét 64

3.1.1 Ưu điểm 64

3.1.2 Tồn tại 65

3.2 Khuyến nghị 66

3.2.1 Sử dụng hết tính năng của phần mềm 66

3.2.2 Nâng cấp phần mềm Libol 71

3.2.3 Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ biên mục 73

3.2.4 Về kinh phí 74

3.2.5 Cơ sở vật chất 75

3.2.6 Tổ chức quản lý 75

3.2.7 Chia sẻ nguồn lực thông tin 76

Kết luận 77

Tài liệu tham khảo 78

Phụ lục 80

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Những thành tựu của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại trong công nghệ thông tin và truyền thông, cùng với sự bùng nổ thông tin, xu hướng toàn cầu hóa, sự ra đời của nền kinh tế điện tử, sự có mặt của máy tính

cá nhân và Internet ở khắp mọi nơi,… đang làm thay đổi mọi lĩnh vực hoạt động của con người trong đó có hoạt động thư viện thông tin [12, tr.19] Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang đến nhiều sự thay đổi cho các cơ quan thông tin thư viện theo chiều hướng tích cực, góp phần hiện đại hóa công tác thư viện Công nghệ thông tin đã trợ giúp đắc lực cho cán bộ thư viện trong việc tổ chức hoạt động thư viện cũng như đã mang lại sự thuận lợi đối với người sử dụng Vì vậy công nghệ thông tin đang được các cơ quan thông tin thư viện từng bước ứng dụng trong hoạt động của mình Hệ thống thư viện trường đại học là nơi công nghệ thông tin sớm được quan tâm đưa vào sử dụng

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những trung tâm đào tạo đội ngũ giáo viên cho cả nước, đặc biệt là khu vực Trung du miền núi phía Bắc, là một bộ phận quan trọng trong hệ thống giáo dục của cả nước Muốn đối mới, phát triển nền giáo dục quốc dân, trước hết phải nâng cao chất lượng giáo dục ở chính các trường sư phạm Trong xu thế đó, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành đổi mới quy mô và chất lượng giáo dục Đại hội Đảng bộ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khoá VIII đã xác định: “Nhiệm

vụ đặt ra là phải xử lý đúng hướng mối quan hệ giữa cung và cầu, Nhà trường

và xã hội Nhà trường cần thiết phải đối mới chương trình, phương pháp giảng dạy và học tập, đào tạo đã ngành, đa cấp học đáp ứng nhu cầu xã hội, tăng cường quản lý Nhà nước về công tác giáo dục đào tạo, tạo dựng cán bộ

có học vị khoa học cao, giảng viên tốt và đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, phát triển toàn diện Nhà trường”

Trên cơ sở đó, những năm gần đây Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 luôn luôn có những chính sách đổi mới trong công tác đào tạo, thực hiện đào tạo đa ngành, đa hình thức Theo kế hoạch phát triển dài hạn của Nhà Trường, bắt đầu từ năm học 2010 – 2011, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã tiến hành bước chuyển từ đào tạo niên chế học phần sang hình thức đào tạo theo tín chỉ - một sự đối mới cơ bản trong sự nghiệp phát triển của nhà Trường Từ

đó đặt ra một yêu cầu cấp thiết đó là, cần phải tiến hành đổi mới toàn bộ công tác đào tạo của nhà Trường, trong đó phải kể đến công tác thư viện Thư viện muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong tình hình mới, một trong những mục tiêu đề ra là phải khai thác có hiệu quả những thành tựu của công nghệ thông tin và ứng dụng vào trong hoạt động của thư viện

Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thực hiện từ năm 1999, với việc sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIST để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, quản lý và khai thác các vốn tài liệu của mình Tuy nhiên, do phần mềm tư liệu CDS/ISIST bộc lộ nhiều hạn chế, cho nên năm 2006, phần mềm Libol 5.5 đã đưa vào thay thế trong hoạt động của Thư viện Nhờ đó, thư viện đã mang một diện mạo mới, nhiều hoạt động của thư viện được tiến hành tin học hóa, phù hợp với xu thế hiện nay, trong đó có công tác biên mục Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục, Thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình, tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ biên mục, nâng cao năng suất lao động cũng như nhanh chóng tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục để phục vụ tốt nhu cầu tin của bạn đọc

Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác biên mục cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục

4.2 Phương pháp cụ thể

Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp phân tích – tổng hợp tài liệu

Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện, em đã tham khảo, phân tích – tổng hợp những lý thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu

- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế)

Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2

- Phương pháp phỏng vấn trao đổi

Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục

- Phương pháp thống kê toán học

5 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài

5.1 Ý nghĩa lý luận

Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện những vấn đề lý luậnvề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục của thư viện, góp phần vào việc tự động hóa công tác thư viện

5.2 Ý nghĩa thực tiễn

Trên cơ sở tìm hiểu hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2, từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục tại thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2

6 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

Chương 3 Nhận xét và khuyến nghị

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2 VỚI VIỆC ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC

BIÊN MỤC

1.1 KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

Trường ĐHSPHN 2 được thành lập từ năm 1967, theo Quyết định số

128/CP ngày 14/8/1967 của Chính phủ Lúc này, Trường ĐHSPHN 2 được

đặt ở Cầu Giấy, Từ Liêm, Hà Nội, có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự

nhiên cho các trường trung học phổ thông Với nhiệm vụ đó, trong các năm từ

năm 1967 đến năm 1975, trường gồm các khoa tự nhiên: Khoa Toán, Khoa

Vật Lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh – Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật Công

nghiệp và Khoa cấp 2 Trường đã đào tạo được hàng ngàn giáo viên và cán bộ

giáo dục Nhiều cán bộ đã được thực tập, đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài

Trong điều kiện chiến tranh ác liệt, phải sơ tán, phong trào thi đua “ Hai tốt”

của trường vẫn không ngừng được đẩy mạnh Đội ngũ cán bộ trưởng thành đã

có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của các ngành khoa học cơ

bản và sự nghiệp giáo dục của nước nhà

Ngày 30/4/1975 cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của dân tộc ta

giành thắng lợi, đất nước được hoàn toàn thống nhất, cả nước bước vào giai

đoạn hàn gắn vết thương sau chiến tranh và xây dựng chủ nghĩa xã hội

Ngày 11/10/1975, Bộ trưởng Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về

việc cải tạo xây dựng Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 1 và Trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn chỉnh, có các khoa đào tạo giáo

viên cấp 3 khoa học xã hội, các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 khoa học tự

nhiên và chuyển Trường ĐHSPHN 2 lên Xuân Hoà, Sóc Sơn, Hà Nội ( nay là

Phường Xuân Hòa, thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) Từ đó, trường bước vào

giai đoạn mới, xây dựng và phát triển toàn diện

Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về nhiệm vụ và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học,

đa cấp học Từ 6 khoa ban đầu, đến nay trường đã có 11 khoa và 1 bộ môn trực thuộc, 10 phòng ban, 9 đơn vị trực thuộc Trong đó có:

- 12 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật, Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục quốc phòng

- 11 ngành cử nhân khoa học gồm có Công nghệ thông tin, Toán học, Vật lí, Hoá học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Khoa học thư viện, Tiếng Trung Quốc

- 9 chuyên ngành thạc sỹ bao gồm: Toán Giải tích, Vật lí chất rắn, Lí luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc Tiểu học, Lí luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính

- 2 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán học giải tích; Giáo dục tiểu học Nhà trường đang tập trung đào tạo sinh viên và học viên ở trình độ cử nhân khoa học các ngành sư phạm và cử nhân khoa học các ngành khoa học cơ bản, kĩ thuật, công nghệ; thạc sỹ các chuyên ngành khoa học cơ bản và quản lý giáo dục; tiến sỹ

Mục tiêu của nhà trường là trở thành cơ sở đào tạo giáo viên cho các trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo, bồi dưỡng giảng viên cho các trường đại học, cao đẳng; là cơ sở đào tạo cử nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội; là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và khoa học ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn hoá và kinh tế; sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiến tiến, được rèn

luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kĩ năng nghề nghiệp đạt chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 phấn đấu đến năm 2020 trở thành trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ năng động của cả nước

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập ngay khi trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường Trải qua hơn 40 năm hoạt động, thư viện không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường Trong tiến trình đổi mới giáo dục, thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập trong điều kiện mới

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

- Chức năng:

Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ, bảo quản và phổ biến tài liệu, cung cấp thông tin khoa học cho các ngành đào tạo cao học, cử nhân khoa học và cử nhân sư phạm, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cùng các bạn đọc ngoài trường

- Nhiệm vụ:

Thư viện Trường ĐHSPHN2 có các nhiệm vụ sau đây :

- Tổ chức bảo quản vốn tài liệu của thư viện để cung cấp được sách giáo khoa giáo trình cho các sinh viên thuộc các hệ đào tạo của nhà trường cũng như cung cấp tài liệu cho cán bộ trong trường

- Phát triển trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các bộ thư viện; Ứng dụng công nghệ thông tin đáp ứng vai trò của một thư viện trong giai đoạn mới

- Hỗ trợ cho các thư viện trẻ, thư viện trong khu vực về tất cả các khâu trong công tác nghiệp vụ thư viện

1.2.3 Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện

Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin – thư viện là hệ thống các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng Cơ quan thông tin – thư viện có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động của các phòng ban Vì vậy, tất yếu phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp

tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất trong cơ quan

Bộ máy tổ chức của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 gồm:

02 Thạc sĩ, 15 cử nhân và 05 trung cấp, trong đó có 15 cán bộ được đào chuyên ngành thư viện, 1 cán bộ ngoại ngữ, 2 cán bộ tin học và 4 cán bộ thuộc các ngành khác, được chia thành các phòng, ban cụ thể như sau:

+ Ban chủ nhiệm: 1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm

+ Tổ nghiệp vụ – bổ sung

+ Tổ phòng đọc: Gồm các phòng

- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 160 chỗ ngồi dành cho người dùng tin)

- Phòng Tra cứu (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng Báo, tạp chí (hoạt động theo phương thức kho mở)

- Phòng đọc đa phương tiện

1.2.4 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác trong một hệ thống thông tin

Nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố và tài liệu không công bố, Ngoài ra,

mượn giáo trình Phòng

tra cứu Phòng

đọc tổng hợp

Phòng Báo – Tạp chí

Phòng

đa phương tiện

nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin

Trải quan hơn 40 năm xây dựng và phát triển cùng với sự phát triển của trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Thư viện đã xây dựng được một nguồn lực thông tin đa dạng, kể cả tài liệu dạng văn bản truyền thống đến tài liệu hiện đại

* Nguồn thông tin truyền thống

Thư viện có khối lượng tài liệu truyền thống với 132.588 bản (theo bảng kiểm kê tài sản Thư viện tính đến 31 tháng 12 năm 2012) với số lượng các loại tài liệu như thống kê theo bảng sau:

STT Loại hình tài liệu

thƣ viện

Số lƣợng đầu tài liệu

Số lƣợng bản

sư phạm và đổi mới phương pháp giảng dạy Kho sách Việt văn còn có tài liệu tham khảo, sách tra cứu từ điển, bách khoa thư, niêm giám, thống kê, sổ tay, sách giáo trình… Đây là loại tài liệu tương đối lớn của Thư viện, cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên và cán bộ giảng dạy những kiến thức có hệ thống về các chuyên ngành thuộc lĩnh vực giáo dục mà họ quan

tâm Kho tài liệu ngoại văn chủ yếu là các tài liệu tiếng Anh, Nga, Pháp và Trung Quốc

+ Luận án, luận văn, khóa luận

Gồm 3535 đầu tương ứng với 3535 bản, chiếm 2.7% kho tài liệu truyền thống Đây là nguồn tài liệu quan trọng và có giá trị cho sinh viên tham khảo

sử dụng trong các đề tài nghiên cứu của họ

+ Báo, tạp chí

Gồm 272 đầu chiếm 19.7% kho tài liệu truyền thống với các đầu tạp chí tiếng Việt và tạp chí ngoại chủ yếu về các lĩnh vực như vật lý, toán học, văn học, giáo dục, lịch sử, triết học, ngôn ngữ…

* Nguồn tài liệu hiện đại

Tài liệu hiện đại bao gồm tài liệu điện tử và các tài liệu đa phương tiện tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 Gồm các dạng:

- Các cơ sở dữ liệu thư viện xây dựng do hệ quản trị cơ sở dữ liệu Libol quản lý Do bước đầu ứng dụng phần mềm Libol nên số lượng tài liệu điện tử tại Thư viện còn tương đối ít, cụ thể số liệu các loại cơ sở dữ liệu như sau:

Các loại cơ sở dữ liệu theo thống kê tháng 4 năm 2012:

STT Cơ sở dữ liệu Số lượng

in, gồm 4350 bản, chủ yếu là khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Thư viện đã đưa các tài liệu này vào cơ sở dữ liệu thư mục với tài liệu dạng bản in Đối với dạng điện tử thư viện vẫn chưa tổ chức thành cơ sở dữ liệu toàn văn

- Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên những tài liệu này chưa được quản lý khai thác hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất Phòng đọc đa phương tiện đã đi vào hoạt động nhưng chưa giúp bạn đọc khai thác, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu đa phương tiện này

Hình 1: Biểu đồ dạng tài liệu trong cơ sở dữ liệu

1.2.5 Người dùng tin và nhu cầu tin

Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và

sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình

Với đặc điểm là thư viện trường đại học, người dùng tin chủ yếu là sinh viên và giảng viên trong trường Ngoài ra thư viện còn phục vụ người dùng tin ngoài trường có nhu cầu sử dụng các dịch vụ tại thư viện Lượt bạn đọc trung bình khoảng 143.864 lượt bạn đọc một năm ( số liệu thống kê của Thư viện năm 2011) Hầu hết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện như mượn về nhà, đọc tại chỗ, tra cứu hệ thống thông tin truyền thống và hiện đại

Nhóm bạn đọc là sinh viên trong trường chiếm số lượng thẻ dùng thư viện cao nhất 6993/7383 tổng số thẻ Nhu cầu tin của họ gắn với chương trình học tập hàng năm Nhu cầu của sinh viên những năm đầu chủ yếu là sách giáo khoa, giáo trình và tài liệu tham khảo để bổ sung cho bài học trên lớp, nhằm nâng cao kiến thức Những năm cuối sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học, làm khóa luận, thi tốt nghiệp nên nhu cầu về sử dụng tài liệu là đa dạng và chuyên sâu hơn

Số thẻ dùng thư viện của cán bộ giảng viên chiếm 400/7383 tổng số thẻ đang sử dụng Các cán bộ giảng viên có trình độ cao hơn so với trình độ của sinh viên nên nhu cầu tin của họ cũng cao hơn, nhưng vẫn chủ yếu là tài liệu chuyên ngành phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học cùng với những tạp chí chuyên ngành ngoại văn

Nhóm bạn đọc là học viên cao học chiến số thẻ dùng thư viện là 500/7383 thẻ bạn đọc Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của

Nhà trường, bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học Loại hình tài liệu mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều nhất là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành

Ngoài ra Thư viện còn phục vụ số ít bạn đọc ngoài Thư viện với số thẻ bạn đọc là 50 trên tổng số 7383 thẻ Các bạn đọc ngoài Thư viện chủ yếu thuộc các trường học trong khu vực như Trường Trung cập Xây dựng số 4

1.2.6 Sản phẩm và dịch vụ thông tin

Sản phẩm thông tin

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện như sau:

- Cơ sở dữ liệu thư mục

Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã biên xây dựng các cơ sở

dữ liệu thư mục bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách, bài trích báo tạp chí, luận văn,

ấn phẩm định kỳ Nhờ phân hệ OPAC, một trong những phân hệ của phần mềm Libol, người sử dụng có thể tra cứu tại liệu tại các máy tính đặt trong thư viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng tìm kiếm tiếp cận tài liệu của người sử dụng

- Tủ phiếu mục lục

Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục lục phân loại Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư mục Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống

- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề

Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp

kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ, ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện

Dịch vụ thông tin

Dịch vụ Thông tin – Thư viện: Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan Thông tin – Thư viện Hiện tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có một số dịch vụ Thông tin – Thư viện phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin

như sau:

- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ

Thư viện có 5phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài liệu bao gồm: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc luận văn - luận án, phòng đọc tài liệu tra cứu, phòng đọc đa phương tiện

- Mượn tài liệu về nhà

Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các sinh viên thường xuyên sử dụng Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu giáo trình và

01 phòng mượn tài liệu tham khảo Sinh viên được mượn tối đa trong 2 tuần Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định có hay không cho sinh viên gia hạn mượn

- Sao chụp tài liệu

Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử dụng muốn có bản sao của tài liệu

- Tư vấn thông tin

Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng phục vụ của thư viện Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn thông cho người sử dụng

- Hội thảo, triễn lãm sách

Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ niệm 40 năm thành lập trường (2007), kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí

Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội,…

- Đào tạo người dùng tin

Hàng năm, vào đầu mỗi năm học, Thư viện tổ chức các buổi đào tạo người dùng tin cho tất cả các sinh viên mới vào Trường Như vậy là sinh viên được đào tạo, hướng dẫn sử dụng thư viện ngay từ những năm đầu tiên Tuy nhiên, do việc đào tạo tiến hành tập trung trong một hội trường rộng cho các sinh viên trong một buổi nên cũng ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt thông tin của sinh viên từ đó việc khai thác và sử dụng thư viện cũng có phần hạn chế

1.3 Vấn đê ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác biên mục tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1.3.1 Khái niệm biên mục tài liệu

Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên mục tài liệu Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài liệu Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh – Mỹ, biên mục bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung Quan điểm này được xem là phù hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới

Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục

và phân tích chủ đề [10, tr.28]

Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức thông tin/ tri thức sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy

Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung

Biên mục bao gồm các công đoạn sau:

* Biên mục mô tả

Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng

và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một công đoạn khác trong biên mục) [10, tr.28]

Có thể định nghĩa một cách khác mô tả thư mục là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu ấy trong một biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tư liệu khác

- Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và người dùng tin có một khái niệm về tư liệu và nhanh chóng , dễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (Mục lục, cơ sở dữ liệu…)

- Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: Nhan đề, những thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với các tư liệu không phải là ấn phẩm) Ngoài ra, những thông tin về công dụng và đối tượng sử dụng của tư liệu , kích cỡ, số trang, minh hoạ, tư liệu kèm theo và tùng thư, thiết bị dùng để đọc hay sử dụng tư liệu nói chung cũng có ích cho người dùng tư liệu và được lựa chọn vào mô tả thư mục [10, tr.29]

trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng (Thí dụ như khung phân loại BBK, Dewey, Khung phân loại của thư viện Quốc hội Mỹ, UDC…) để xác định nội dung tư liệu đang biên mục Tuỳ theo nội dung, một tư liệu có thể có nhiều ký hiệu phân loại, do vậy có thể được phản ánh vào nhiều chỗ trong mục lục phân loại truyền thống

1.3.2 Khái niệm biên mục tự động

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chính là

tự động hóa công tác biên mục Như vậy trước hết cần hiểu khái niệm biên mục tự động

Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc

sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu ghi cho một cơ sở dữ liệu thư mục và tạo ra các mụa lục thích hợp Trong biên mục tự động, việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý phiếu tiền máy và do con người thực hiện Nhập dữ liệu qua các khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo kiểu xử lý văn bản Còn việc tổ chức và sắp xếp biểu ghi và biên soạn các mục lục do máy tính thực hiện Máy tính có thể in các phiếu mục lục và chế bản các ấn phẩm thư mục Đó là sản phẩm đầu ra của cơ sở dữ liệu thư mục [12, tr.135]

- Thực chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục là việc sử dụng máy tính vào các công đoạn của quá trình biên mục, cụ

thể hơn là ứng dụng các phần mềm tư liệu hoặc phần mềm tích hợp quản trị thư viện với các phân hệ bổ sung và biên mục để có thể thực hiện biên mục một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ biên mục, tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng tin Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục còn giúp các cơ quan thông tin thư viện chia sẻ các biểu ghi thư mục của mình với các thư viện khác, giảm thời gian và công sức của cán bộ biên mục với các tài liệu đã được biên mục tại các cơ quan thông tin thư viện

1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục

* Cán bộ biên mục

Cán bộ biên mục là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của công tác biên mục cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục Để thực hiện công tác biên mục đạt chất lượng cao, trước hết người cán

bộ biên mục cần có tinh thần trách nhiệm với công việc, cần có sự tâm huyết với nghề nghiệp Người cán bộ biên mục cũng cần có kiến thức, kỹ năng về công tác biên mục cũng như về tin học như:

- Kỹ năng sử dụng các tài liệu tra cứu

- Kỹ năng thao tác trên các phân hệ chức năng của phần mềm phục vụ công tác biên mục

- Kiến thức về các công cụ hỗ trợ quá trình biên mục

- Kiến thức về các ngành khoa học liên quan

- Khả năng phân tích, tổng hợp, khái quát hóa, tư duy logic và sáng tạo

- Kiến thức về hệ thống tìm tin, đó là những hiểu biết về ngôn ngữ văn bản, văn phong và thuật ngXữ khoa học, đặc biệt là khả năng sử dụng ngoại ngữ liên quan

- Kỹ năng xử lý các sự cố về mạng, máy tính để đảm bảo tiến độ công việc

* Hạ tầng công nghệ

Để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động thư viện, một yếu tố đóng vai trò quan trọng cần phải có là cơ sở vật chất và trang thiết bị về công nghệ thông tin Bao gồm hệ thống máy tính và thiết bị mạng phục vụ trực tiếp trong các công đoạn của quá trình biên mục

* Phần mềm sử dụng

Việc biên mục tự động cần sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện trong công tác biên mục Với một phần mềm dễ sử dụng, các tính năng có ứng dụng cao giúp cán

bộ biên mục dễ dàng thao tác,…sẽ giúp nâng cao năng suất cũng như chất lượng của công tác biên mục Do vậy yếu tố phần mềm cũng là một yếu tố quan trọng tác động đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục

* Tổ chức công việc

Việc tổ chức quản lý một cách khoa học và hiệu quả sẽ là yếu tố để đảm bảo quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đạt kết quả tốt Đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được hiệu quả, nhất là nhiều tính năng của phần mềm chưa được sử dụng, một trong những nguyên nhân là do công tác tổ chức quản lý Khi cán bộ thư viện cảm thấy không cần tìm tòi, nghiên cứu để triển khai ứng dụng, với tình trạng như hiện tại là đã đáp ứng được yêu cầu thì không còn mục đích phấn đấu Việc tổ chức quản lý nhằm mục đích kích thích, động viên, phát huy nỗ lực của tất cả các cá nhân vào thực hiện mục tiêu chung Phải có tiêu chí, yêu cầu cụ thể đối với cán bộ thư viện ở mỗi nhiệm vụ

1.3.4 Phần mềm Libol và các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu

* Giới thiệu phần mềm Libol

Sự phát triển của phần mềm Libol

Phần mềm Libol do công ty công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng và phát triển Năm 1997 công ty Tinh Vân bắt đầu thiết kế phần mềm Libol nhằm đáp ứng các yêu cầu của tự động hóa thư viện Năm 1998, phiên bản 1.0 ra đời và được Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Công nghệ thông tin tài trợ trên 150 triệu đồng và trở thành khách hàng đầu tiên Năm 1999, phiên bản 2.0 ra đời và có 3 khách hàng chính là: Học viện Kỹ thuật Quân sự, Bảo tàng Lịch sử, Ban chỉ đạo khắc phục sự cố Y2K

Năm 2000, phiên bản 3.00 ra đời với 2 khách hàng chính là Đại học Y dược, Cao đẳng Y Nam Định Đầu năm 2001, phiên bản 4.0 ra đời và được đánh giá là đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của thư viện hiện đại Tháng 7 năm 2001 phiên bản 5.0 ra đời với nguyên tắc: tính mở, tích hợp, quy chuẩn và tùy biến Năm 2002, phần mềm Libol trúng thầu cho chương trình lựa chọn phần mềm thư viện cho các trường đại học nhận dự án Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo đại học từ nguồn vốn ngân hàng thế giới tài trợ Hiện nay, Libol đã cập nhận phiên bản 6.0

Đặc điểm nổi bật của phần mềm Libol

Libol là phần mềm có thể triển khai ứng dụng trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Libol sẽ giúp cho các thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại Các thư viện lúc này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn

Phần mềm Libol hiện nay bao gồm các phân hệ được tích hợp trong một

cơ sở dữ liệu chung và có cơ chế vận hành thống nhất Người dùng luôn luôn

có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Libol luôn cập nhật các phân hệ mới sẽ vào chương trình, cũng như các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như

tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin Libol có khả năng quản lý được các loại ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi

Libol đáp ứng và tuân thủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện Việt Nam, hiện đang được áp dụng tại Thư viện Quốc Gia và Trung tâm thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc Gia, cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn ISO 2709, chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50, chuẩn UNIMARC của tổ chức IFLA, USMARC

Libol cho phép chuyển đổi dữ liệu với các cơ sở dữ liệu thư viện đang phổ biến tại các thư viện trong nước được quản lý bằng CDS/ISIS, Libol hỗ trợ đa ngữ, Libol hỗ trợ Unicode, hỗ trợ tiếng Việt một cách đầy đủ (cho phép tìm kiếm và sắp xếp theo bảng chữ cái và các dấu tiếng Việt)

Các phân hệ của Libol

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách

rõ ràng Mặc dù Libol 5.5 có tới 10 phân hệ, nhưng thư viện trường Đại học

Sư phạm Hà Nội 2 sử dụng phần mềm Libol phiên bản 5.5 với 07 phân hệ cơ bản (không có các phân hệ: phát hành, Mượn liên thư viện, tài liệu điện tử) cụ thể như sau:

Phân hệ tra cứu: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân

Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế

Phân hệ mượn trả ( Phân hệ lưu thông): Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt

Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể

từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, )

Phân hệ bạn đọc: Quản lý bạn đọc của thư viện, bao gồm các công việc lập hồ sơ bạn đọc, in thẻ, gia hạn,…

Phân hệ quản lý: Thiết lập các tài khoản và cung cấp mật khẩu cho cán

bộ sử dụng phần mềm, phân quyền sử dụng, theo dõi các công việc của cán

bộ thông qua các tài khoản tương ứng

Thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở

dữ liệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít hơn rất nhiều Các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho

sự thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác

* Các công cụ hỗ trợ công tác biên mục

Khổ mẫu biên mục MARC 21

Việc ứng dụng máy tính điện tử vào hoạt động thông tin thư viện đã dẫn tới sự ra đời của các khổ mẫu miêu tả tài liệu Rất nhiều nước trên thế giới đã phát triển các khổ mẫu MARC (Machine Readable Cataloging - Biên mục đọc được bằng máy) cho hệ thống thư viện của mình Từ khi ứng dụng phần mềm Libol 5.5, thư viện đã tiến hành biên mục tài liệu theo chuẩn MARC 21 Việt Nam

MARC là cấu trúc dành riêng cho các cấu trúc dữ liệu thư mục đưa vào máy tính điện tử tuân thủ ISBD, nên các thông tin thư mục sẽ được sắp xếp theo các vùng và yếu tố của nó MARC chia các thông tin cần quản lý ra các trường và định ra nguyên tắc thống nhất để điền vào các trường đó Trường là

vị trí riêng trong khổ mẫu MARC trong đó chứa đựng một đơn vị thông tin của biểu ghi Mỗi trường phải có một loại lý tự xác định nhằm biểu đạt một địa chỉ trường hoặc nhãn trường để thông báo với máy tính một loại thông tin

mà trường chứa đựng Nhãn trường bao gồm 3 con số cố định cho mỗi biểu ghi, do đó cho phép tạo ra 999 vùng thỏa mãn mọi nhu cầu nhận dạng của tài liệu Cụ thể mỗi biểu ghi thường có các thành phần sau: Đầu biểu, thư mục của các biểu ghi, các trường kiểm tra, các trường dữ liệu

Các trường dữ liệu của MARC 21:

+ 0XX Vùng thông tin quản lý số, mã:

001: Vùng mã số biểu ghi, máy tự động gán

041: Ngôn ngữ

044: Mã nước xuất bản

082$a: Phân loại DDC

090$a: Nhắc lại ký hiệu phân loại

090$b: Chỉ số Cutter

+ 1XX: Vùng tiêu đề chính

100$a: Tiêu đề mô tả chính

+2XX Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

245: Nhan đề và thông tin trách nhiệm

250: Thông tin về lần xuất bản

260: Thông tin về xuất bản, phát hành

Đầu năm 2006, cùng với xu hướng của các thư viện Việt Nam, trên cơ

sở nghiên cứu những cơ sở lý luận và thực tiễn, Thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân DDC trong công tác phân loại tài liệu Ban đầu Thư viện sử dụng bảng phân loại DDC do Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội soạn dịch Tuy nhiên sau một thời gian ngắn sử dụng thử, bảng phân loại này bộc lộ những vấn đề bất cập Cùng thời gian đó

ấn bản DDC 14 do Thư viện Quốc gia biên dịch đã được xuất bản và Thư viện đã chuyển sang sử dụng ấn bản này

Bảng phân loại DDC 14 là một bảng phân loại theo đẳng cấp có 10 lớp chính, có kí hiệu bằng số Ả rập với 3 con số, có hai số 0 ở cuối, cụ thể các lớp như sau:

Các lớp chính của bảng phân loại DDC

100: Triết học và các khoa học liên quan 600: Các khoa học ứng dụng

300: Các khoa học xã hội 800: Văn học

400: Ngôn ngữ 900: Địa lý, lịch sử và các khoa

học phụ trợ

Ngoài ra còn có 4 bảng trợ ký hiệu, cụ thể như sau:

Bảng 1: Tiểu phân mục chung

Bảng 2: Các khu vực địa lý và con người

Bảng 3: Tiểu phân mục chung cho từng nền văn học, cho các thể loại văn học

cụ thể

Bảng 4: Tiểu phân mục chung cho từng ngôn ngữ

Bộ Từ khóa

Ngoài việc sử dụng khổ mẫu mô tả thư mục MARC 21 trong công tác biên mục, sử dụng bảng phân loại DDC 14 trong công tác phân loại tài liệu (Biên mục đề mục), Thư viện còn sử dụng bộ Từ khóa của thư viện Quốc gia Việt Nam trong công tác định từ khóa

Bộ Từ khoá do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2005 Bộ từ khoá này được biên soạn dựa trên cơ sở xử lý và rút ra những từ khoá từ 43.000 từ khoá có kiểm soát từ các CSDL khác nhau của Thư viện Quốc gia

1.3.5 Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục

- Trợ giúp các cơ quan Thông tin Thư viện tổ chức tốt toàn bộ nguồn tài liệu của cơ quan mình một cách có hệ thống, khoa học và hiện đại Điều này không chỉ giúp cho các cơ quan Thông tin Thư viện quản lý tốt nguồn tin của mình mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả phục vụ cũng như khai thác và sử dụng nguồn thông tin hiện có

- Tiết kiệm công sức và thời gian của cán bộ biên mục, cán bộ có thể sao chép các biểu ghi biên mục từ các thư viện khác qua giao thức Z39.50 mà không phải mất nhiều thời gian để biên mục từ đầu tài liệu đó, tạo ra khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin khi có sự thống nhất trong việc sử dụng các chuẩn trong công tác thư viện

- Tốc độ xử lý tài liệu trên máy tính ngày càng cao, nâng cao năng suất lao động của cán bộ biên mục, cũng như khả năng nhanh chóng cập nhật được các thông tin thư mục đã được xử lý

- Tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục hiện đại của quá trình biên mục như cơ sở dữ liệu, OPAC, mục lục hay thư mục các loại một cách nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của người dùng tin

Như vậy việc biên mục tài liệu cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của thư viện Nếu công tác biên mục không chính xác , khó tìm được những thông tin có giá trị hoặc mất tin dẫn đến tài liệu bị “chết” trong kho không được sử dụng Nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của công tác biên mục tài liệu, ngay từ đầu Thư viện đã chú ý tới vấn đề này và giao cho phòng nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

Quá trình biên mục bao gồm biên mục mô tả , phân loại và biên mục chủ đề, trong mỗi quá trình trên thì việc ứng dụng công nghệ thông tin lại ở những thao tác khác nhau Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công đoạn của biên mục chính là ứng dụng của phần mềm Libol và khổ mẫu MARC 12 trong ba công đoạn trên Đề tài chủ yếu tìm hiểu ứng dụng của phần mềm Libol và khổ mẫu MACR 21 trong công đoạn biên mục

mô tả, phân loại và biên mục chủ đề Đồng thời tìm hiểu về các sản phẩm của quá trình biên mục có ứng dụng công nghệ thông tin

2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các công đoạn của quá trình biên mục

2.1.1 Biên mục mô tả

Biên mục mô tả tạo lập các điểm tuy nhập tới tài liệu bằng các yếu tố

mô tả hình thức của tài liệu đó

Việc biên mục mô tả tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2 do phòng Nghiệp vụ - bổ sung đảm nhiệm Các yếu tô mô tả thư mục một tài liệu được đưa vào trong các trường của biểu ghi MARC 21 gồm:

+ 1XX: Vùng tiêu đề chính

100: Tiêu đề mô tả chính - Tác giả cá nhân

110: Tiêu đề mô tả chính - Tác giả tập thể

111: Tiêu đề mô tả chính - Tên hội nghị

+2XX Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

210: Nhan đề viết tắt

242: Nhan đề dịch (do cơ quan biên mục dịch) 245: Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm 250: Thông tin về lần xuất bản

260: Thông tin về xuất bản, phát hành +3XX Vùng các mô tả vật lý

300: Mô tả vật lý (số trang, khổ cỡ, đặc điểm vật lý, tư liệu đi kèm)

+ 7XX Vùng tiêu đề bổ sung

700: Tiêu đề bổ sung - Tên cá nhân 710: Tiêu đề bổ sung - Tên tập thể 711: Tiêu để bổ sung - Tên hội nghị Công đoạn biên mục mô tả được thực hiện trong phần mềm Libol ban đầu bằng chức năng Biên mục sơ lược của phân hệ Bổ sung Biên mục sơ

lược là việc trình bày các dữ liệu sơ lược về tài liệu được bổ sung về thư viện trong biểu ghi cơ sở dữ liệu, chủ yếu là các dữ liệu mô tả hình thức và một số

dữ liệu dạng mô tả vật lý khác (dạng tài liệu, vật mang tin, ngôn ngữ,…) Việc trình bày các dữ liệu này cũng cần phải tuân theo một quy tắc mô tả mà

thư viện lựa chọn Tại Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà nội 2, quy tắc mô tả được sử dụng là quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)

Với biên mục sơ lược, các dấu phân cách trường con và các dấu mô phân cách giữa các vùng, các yếu tố mô tả thư mục được cập nhật một cách tự động

Hình 2: Biên mục sơ lược

Trong tính năng Biên mục sơ lược có chức năng nhận diện nhập trùng giúp cán bộ thư viện phát hiện tài liệu đang được tiến hành biên mục đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hay chưa Từ đó cán bộ có thể xem các biểu ghi có thông tin trùng với tài liệu đang nhập Nếu biểu ghi có dữ liệu gần giống với biểu ghi đang nhập, các bộ thư viện có thể lựa chọn “Dùng lại thông tin” để dùng tại các thông tin giống như tài liệu đang nhập và thay đổi một vài thông tin khác Nếu biểu ghi giống hoàn toàn với biểu ghi đang nhập thì cán bộ có thể lựa chọn “Dùng tại biểu ghi” để sử dụng Nhờ đó giúp cán bộ thư viện phát hiện biểu ghi nhập trùng tránh việc làm mất thời gian vô ích của cán bộ

và tránh tình trạng không thống nhất, trùng lặp thông tin trong việc quản lý cơ

sở dữ liệu

Chính các thông tin mô tả thư mục được nhập trong Biên mục sơ lược sẽ được sử dụng để tạo ra biểu ghi hoàn chỉnh cho tài liệu trong Biên mục chi tiết

Các dữ liệu mô tả hình thức tài liệu trong biên mục mô tả sẽ được nhập hoàn thiện vào biểu ghi với tính năng Biên mục chi tiết Có những mẫu biên mục cho mỗi loại hình tài liệu Các mẫu biên mục là do mỗi thư viện xây dựng sao cho phù hợp với từng loại hình tài liệu và quy định, tiêu chuẩn của Thư viện trong công tác biên mục Tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ khi sử dụng phần mềm Libol, Thư viện đã xây dựng được 03 mẫu biên mục cho các loại hình tài liệu cơ bản gồm:

+ Mẫu biên mục dành cho Sách chuyên khảo

+ Mẫu biên mục dành cho luận án, luận văn

+ Mẫu biên mục dành cho bài trích báo, tạp chí

Cụ thể các trường sử dụng trong mỗi mẫu biên mục như sau:

* Mẫu biên mục dành cho Sách chuyên khảo

Bao gồm các trường:

001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi)

005 – Ngày hiệu đính cuối

020 - Chỉ số ISBN

041 – Mã ngôn ngữ

082 - Chỉ số phân loại DDC

090 - Chỉ số định danh cục bộ

100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân

110 – Tiêu đề mô tả chính – tên tập thể

111 – Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm

250 – Thông tin về lần xuất bản

260 – Thông tin xuất bản

300 – Mô tả vật lý

350 – Giá

440 – Tiêu đề bổ sung tên tùng thư

490 – Thông tin tùng thư

500 - Phụ chú chung

520 – Tóm tắt, chú giải

600 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên cá nhân

610 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên tập thể

611 – Tiêu đề bổ sung chủ đề - tên hội nghị

653 - Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân

710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể

711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị

Sau khi biên mục một cuốn sách theo mẫu trên, biểu ghi sẽ hiện thị theo MARC21 như sau:

Hình 3: Hiển thị biểu ghi biên mục sách theo MARC 21

* Mẫu biên mục dành cho luận án, luận văn

Bao gồm các trường:

001 – Mã tài liệu (số hiệu biểu ghi)

005 – Ngày hiệu đính cuối

022 - Chỉ số ISBN

041 – Mã ngôn ngữ

044 - Nước xuất bản

082 - Chỉ số phân loại DDC

100 – Tiêu đề mô tả chính – tên cá nhân

110 – Tiêu đề mô tả chính – tên tập thể

111 – Tiêu đề mô tả chính – tên hội nghị

245 – Nhan đề chính và thông tin trách nhiệm

260 – Thông tin xuất bản

300 – Mô tả vật lý

440 – Tiêu đề bổ sung tên tùng thư

520 – Tóm tắt, chú giải

653 - Thuật ngữ chủ đề không kiểm soát

700 – Tiêu đề bổ sung – tên cá nhân

710 – Tiêu đề bổ sung – tên tập thể

711 – Tiêu đề bổ sung – tên hội nghị

733 - Mục từ của ấn phẩm chủ

Sau khi biên mục tài liệu luận án, luận văn theo mẫu, biểu ghi sẽ hiển thị theo MARC 21 như sau: