Tìm hiểu nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài 2 3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2 4. lịch sử nghiên cứu đề tài: 2 5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2 6. Ý nghĩa của đề tài: 3 7. Nội dung đề tài: 3 Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng 4 1.1 Khái niệm văn phòng: 4 1.2 Vị trí vai trò của văn phòng: 5 1.2.1 Vị trí 5 1.2.2 Vai trò 5 2. Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7 2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức: 7 2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công việc) 7 2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc: 7 2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc 7 2.4.1 Xác định nội dung công việc: 7 2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc: 8 2.4.3 Định biên công việc 8 2.4.4 Xác định bản mô tả công việc 9 2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV. 9 2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc: 10 2.4.7. Đánh giá, tổng kết kết quả công việc: 10 Chương 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 11 1. Nội dung tổ chức công tác văn phòng: 11 1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan: 11 1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch: 11 1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 12 1.1.3 Căn cứ để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch 13 1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch công tác 13 1.2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan 14 1.2.1 Khái niệm 14 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan 14 1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.4 Tổ chức cuộc họp cho cơ quan 15 1.4.1 Khái niệm cuộc họp 15 1.4.2 Các dạng hội họp: 16 1.4.3 Tổ chức công việc trước cuộc họp 16 1.4.4 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 17 1.4.5 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 18 1.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan 18 1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 18 1.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 18 1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 18 1.6 Tổ chức công tác hậu cần: 18 1.6.1 Khái niệm hậu cần 18 1.6.2. Nội dung công tác hậu cần 19 1.7 Tổ chức công tác lễ tân 19 1.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 19 1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 19 1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 20 2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân Thành 20 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty 20 2.1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 21 2.2 Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CPXD Tân Thành 21 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 21 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG T ÁC VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 23 1. Nhận xét đánh giá: 23 2. Một số giải phát nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trìnhhọc tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn

Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũngnhư quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chínhthống

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài 2

3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2

4 lịch sử nghiên cứu đề tài: 2

5 Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2

6 Ý nghĩa của đề tài: 3

7 Nội dung đề tài: 3

Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4

1 Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng 4

1.1 Khái niệm văn phòng: 4

1.2 Vị trí vai trò của văn phòng: 5

1.2.1 Vị trí 5

1.2.2 Vai trò 5

2 Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7

2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức: 7

2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công việc) 7

2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc: 7

2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc 7

2.4.1 Xác định nội dung công việc: 7

2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc: 8

2.4.3 Định biên công việc 8

2.4.4 Xác định bản mô tả công việc 9

2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV 9

2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc: 10

2.4.7 Đánh giá, tổng kết kết quả công việc: 10

Chương 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP

HIỆN NAY 11

1 Nội dung tổ chức công tác văn phòng: 11

1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan: 11

1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch: 11

1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 12

1.1.3 Căn cứ để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch 13

1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch công tác 13

1.2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan 14

1.2.1 Khái niệm 14

1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan 14

1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 14

1.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 15

1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 15

1.4 Tổ chức cuộc họp cho cơ quan 15

1.4.1 Khái niệm cuộc họp 15

1.4.2 Các dạng hội họp: 16

1.4.3 Tổ chức công việc trước cuộc họp 16

1.4.4 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 17

1.4.5 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 18

1.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan 18

1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 18

1.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 18

1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 18

1.6 Tổ chức công tác hậu cần: 18

1.6.1 Khái niệm hậu cần 18

1.6.2 Nội dung công tác hậu cần 19

1.7 Tổ chức công tác lễ tân 19

1.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 19

1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 19

1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 20

2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân Thành 20

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty 20

2.1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 21

2.2 Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CPXD Tân Thành 21

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 21

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG T ÁC VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 23

1 Nhận xét đánh giá: 23

2 Một số giải phát nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trìhoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận vănphòng , chính vì vậy khi nhắc đến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnhđến vai trò của bộ phận văn phòng, văn phòng luôn được coi là bộ máy thựchiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nó đảmbảo cho công tác lãnh dạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạtđộng thường xuyên, liên tục và hiệu quả

Có thể nói bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận vănphòng góp phần thể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan tổ chức và doanhnghiệp Chính vì vậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyênnghiệp, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụvăn phòng hay nói cách khác là tổ chức công việc phải hợp lý, khoa học và theotrình tự nhất định.Việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòng giúp cho hoạtđộng văn phòng diễn ra theo trình tự, mọi công việc được chủ động, nâng caohiệu quả hoạt động của văn phòng, phát huy tốt các vai trò và chức năng của bộphận văn phòng trong quá trình giúp việc cho cơ quan và lãnh đạo, tổ chức,hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công viêc.Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu chú ý và nhận thức được tầmquan trọng của việc tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòng trong quá trình hoạtđộng của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện nay vẫn còn một số

bất cập, khó khăn còn tồn tại Vì vậy em chọn đề tài: “ Tìm hiểu nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay” hi vọng sẽ cung cấp một phần nhỏ các luận cứ

khoa học cho các đề án, nghiên cứu tăng cường chất lượng hiệu quả công tácvăn phòng trong các cơ quan nói chung và doanh nghiệp nói riêng

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu: Nội dung của việc tổ chức công tác văn phòng

và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay

2.2 phạm vi nghiên cứu:

3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:

- Tìm hiểu lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiệnnay

- Đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạicông ty

4 lịch sử nghiên cứu đề tài:

Vấn đề tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác vănphòng đã có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như:

- Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoahọc và kỹ thuật, HN

- Sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệpcủa tác giả TS Trần thị Ngân, Nxb Thống kê, HN

5 Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:

Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứsau :

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

 Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

 Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo vàcán bộ phụ trách, Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét đượcđưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những thôngtin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

6 Ý nghĩa của đề tài:

- Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng

- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiệnnay, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm hểu về chủ đề cùng lĩnhvực

- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nângcao hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan đơn vị

7 Nội dung đề tài:

Ngoài phần mở đầu , kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đềtài gồm 03 chương :

Chương 1: Những lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức

nghiệp vụ công tác văn phòng

Chương 2: Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng

công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ

chức nghiệp vụ văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp hiện nay

Chương 1:

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP

VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng

1.1 Khái niệm văn phòng:

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho

việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ởcác cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập vănphòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổngcông ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phònghành chính tổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng

có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng…

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều

có điểm chung đó là:

+Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thểcủa từng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽgồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọihoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giảnthì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhấtđịnh Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểmhoạt động của công tác văn phòng

Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòngQuốc hội, Văn phòng bộ và các cơ quan ngang bộ, Văn phòng UBND các cấp

…

- Văn phòng các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng của cơ quan Đảng,văn phòng của các hội, đoàn thanh niên, hội phụ nữ ….

- Văn phòng của các doanh nghiệp, công ty

1.2 Vị trí vai trò của văn phòng:

1.2.1 Vị trí

Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan tổchức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi,văn bản đến và văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt d dộng tham mưu, tổng hợp,hậu c ần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban và đơn vị trong tổ chức

Văn phòng là bộ phận luôn gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo,nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệquản lý trong tổ chức Khác với các bộ phận khác văn phòng thực hiện nhiệm vụmang tính thường xuyên, liên tục

1.2.2 Vai trò

a.Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan,đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác nàyđược thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tinbên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo nhữngnguyên tắc trình tự nhất định

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ

cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như côngnghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…

Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ởtừng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắcphục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từcác bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trìnhhoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơithực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiếncủa các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị

b.Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiệncác kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức cáchội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo vănbản…

c.Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phươngtiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các

cơ quan, đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạtđộng của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnhđạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độclập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phảitồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

2 Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức:

Theo nghĩa rộng, tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phảilàm và phân công cho các cá nhân, đơn vị đảm nhận công việc đó, tạo ra mốiquan hệ ngang dọc trong nội bộ DN

Theo nghĩa hẹp, tổ chức là bố trí, sắp xếp các công việc hay cơ cấu tổchức trong doanh nghiệp

2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công việc)

Tổ chức công việc là quá trình bố trí, sắp xếp các công việc cho các bộphận, đơn vị, nhân viên cấp dưới thực hiện theo quy trình nhất định, nhằm thựchiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc:

- TCCV cần có thống nhất, chỉ huy, chánh văn phòng chịu trách nhiệmcao nhất vê công tác hành chính và TCCV và TCCV trong văn phòng

- TCCV cần phải gắn với mục tiêu cụ thể, bộ máy, các quy trình côngviệc, thủ tục hành chính, công tác văn thư chính xác,đơn giản, gọn nhẹ, quytrình công việc thống nhất, linh hoạt, rõ ràng, tiếp dân niềm nơ, chia se rõ ràng

- TCCV nhanh chóng, chính xác,tiết kiệm, hiệu quả,

- TCCV cần cân đối có sự điều chuyển phù hợp

- TCCV theo nguyên tắc bậc thang, quyền hạn rõ ràng

- TCCV gắn liền với t rách nhiệm của mỗi cá nhân

2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc

2.4.1 Xác định nội dung công việc:

Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạncung cấp Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phảicung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo Sản phẩm đó là gì? Đó chính là

chức năng của bạn.

2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc:

Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện đượcnó

Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào

để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?

Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp5W1H

PHƯƠNG PHÁP 5W1H

Who: Ai làm việc đó?

Where: Làm việc đó ở đâu?

When: Làm việc đó khi nào?

How: Làm bằng cách nào?

Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?

LÀM GÌ VỚI HOW?

Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là:

Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việchay hướng dẫn vận hành cho máy móc

Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việctrong quy trình

2.4.3 Định biên công việc

Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức– lãnh đạo – kiểm tra

Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một nămTổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm Bạn sẽ biếtmình cần bao nhiêu người

Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗichức danh

Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh Điều này giúp bạntạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.

2.4.4 Xác định bản mô tả công việc

Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh

Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số,chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc,nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc

Lên sơ đồ tổ chức bộ phận

2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV.

Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việckhông thường xuyên

Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trongbản mô tả công việc Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại

Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn

đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:

Công việc không thường xuyên:

Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc

Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why)

Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty

Giải thích phương pháp thực hiện (how)

Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý

Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?

Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NVkhi nó xuất hiện trong tương lai

Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việcthường xuyên.

2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc:

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của công việc, phảikiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện côn việc thì mới đẩm bảo công việc theođúng trình tự và mục tiêu ban đầu, hạn chế các rủi ro phát sinh, và nâng cao chấtlượng thực hiện công việc

2.4.7 Đánh giá, tổng kết kết quả công việc:

Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng, giúp đánh giá được kết quả côngviệc, nhận biết được những thành quả, và hạn chế để hoàn thiện và rutus kinhnghiệm

Tiểu kết: Qua những gì trình bày ở chương 1 có thể thấy rằng vai trò

quan trọng của văn phòng và công tác văn phòng trong hoạt động của các cơquan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng Văn phòng là một tổ chứcgắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộmặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác;hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quảhoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị

Đồng thời qua đây có thể hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và tổ chức nghiệp

vụ, công tác văn phòng, những nguyên tắc, yêu cầu, hay quy trình, phương pháp

tổ chức công việc cũng như công tác văn phòng Để phát huy được hiệu quả,vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh d dạo cơ quan phải biết tổ chức, chỉđạo công tác này một cách khoa học

Chương 2:

NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

1 Nội dung tổ chức công tác văn phòng:

1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan:

Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận văn phòng, việc tổ chức xâydựng chương trình kế hoạch diễn ra thường xuyên và liên tục

1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch:

- Khái niệm chương trình

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc raquyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Sau khi đã được phê duyệthoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiệnnghiêm túc

- Khái niệm kế hoạch

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạchdài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệtthì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan, đơn vị

- Khái niệm lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc