Tìm hiểu nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài 2 3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: 2 4. lịch sử nghiên cứu đề tài: 2 5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu: 2 6. Ý nghĩa của đề tài: 3 7. Nội dung đề tài: 3 Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng 4 1.1 Khái niệm văn phòng: 4 1.2 Vị trí vai trò của văn phòng: 5 1.2.1 Vị trí 5 1.2.2 Vai trò 5 2. Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7 2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức: 7 2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công việc) 7 2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc: 7 2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc 7 2.4.1 Xác định nội dung công việc: 7 2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc: 8 2.4.3 Định biên công việc 8 2.4.4 Xác định bản mô tả công việc 9 2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV. 9 2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc: 10 2.4.7. Đánh giá, tổng kết kết quả công việc: 10 Chương 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 11 1. Nội dung tổ chức công tác văn phòng: 11 1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan: 11 1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch: 11 1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 12 1.1.3 Căn cứ để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch 13 1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch công tác 13 1.2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan 14 1.2.1 Khái niệm 14 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan 14 1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.4 Tổ chức cuộc họp cho cơ quan 15 1.4.1 Khái niệm cuộc họp 15 1.4.2 Các dạng hội họp: 16 1.4.3 Tổ chức công việc trước cuộc họp 16 1.4.4 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra 17 1.4.5 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp 18 1.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan 18 1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi 18 1.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác 18 1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác 18 1.6 Tổ chức công tác hậu cần: 18 1.6.1 Khái niệm hậu cần 18 1.6.2. Nội dung công tác hậu cần 19 1.7 Tổ chức công tác lễ tân 19 1.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân 19 1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 19 1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 20 2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân Thành 20 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty 20 2.1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 21 2.2 Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CPXD Tân Thành 21 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 21 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG T ÁC VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 23 1. Nhận xét đánh giá: 23 2. Một số giải phát nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tập tơi thực để phục vụ cho q trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn Nội dung đề tài sản phẩm q trình tích lũy kiến thức q trình thu thập thơng tin, tư liệu từ sở thực tế tài liệu thống Tơi xin chịu trách nhiệm tập BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt 01 CTVT Công tác văn thư 02 CTVP Cơng tác văn phòng 03 CPXD Cổ phần xây dựng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Đối tượng nghiên cứu giới hạn (phạm vi) nghiên cứu đề tài 3.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: lịch sử nghiên cứu đề tài: Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu: Ý nghĩa đề tài: Nội dung đề tài: Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG .4 Những vấn đề chung văn phòng cơng tác văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng: .4 1.2 Vị trí vai trò văn phòng: 1.2.1 Vị trí .5 1.2.2 Vai trò Những nét tổ chức tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng 2.1 Khái niệm kỹ tổ chức: 2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng ( tổ chức cơng việc) 2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc: 2.4 Phương pháp, quy trình giải cơng việc 2.4.1 Xác định nội dung công việc: 2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực cơng việc: .8 2.4.3 Định biên công việc .8 2.4.4 Xác định mô tả công việc 2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV 2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc: .10 2.4.7 Đánh giá, tổng kết kết công việc: .10 Chương 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 11 Nội dung tổ chức cơng tác văn phòng: 11 1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho quan: .11 1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch: .11 1.1.2 Vai trò chương trình kế hoạch hoạt động quan, doanh nghiệp 12 1.1.3 Căn để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch 13 1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch cơng tác 13 1.2 Tổ chức xây dựng quy chế, nội quy hoạt động quan 14 1.2.1 Khái niệm 14 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy quan 14 1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.1 Tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách 15 1.4 Tổ chức họp cho quan .15 1.4.1 Khái niệm họp 15 1.4.2 Các dạng hội họp: 16 1.4.3 Tổ chức công việc trước họp .16 1.4.4 Tổ chức điều hành hội họp diễn 17 1.4.5 Tổ chức công việc sau kết thúc họp 18 1.5 Tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan 18 1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến 18 1.5.2 Tổ chức công việc lãnh đạo công tác .18 1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến công tác 18 1.6 Tổ chức công tác hậu cần: .18 1.6.1 Khái niệm hậu cần 18 1.6.2 Nội dung công tác hậu cần 19 1.7 Tổ chức công tác lễ tân 19 1.7.1 Khái niệm, vai trò cơng tác lễ tân .19 1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân 19 1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng 20 Thực trạng cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân Thành 20 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty 20 2.1.1 Nhiệm vụ quyền hạn công ty 20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 21 2.2 Khảo sát cơng tác văn phòng cơng ty CPXD Tân Thành 21 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng cơng ty 21 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG T ÁC VĂN PHỊNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 23 Nhận xét đánh giá: 23 Một số giải phát nâng cao hiệu cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHỤ LỤC 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thơng suốt phải cần có phận văn phòng , nhắc đến quan, tổ chức người ta nhấn mạnh đến vai trò phận văn phòng, văn phòng coi máy thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, thủ trưởng quan Nó đảm bảo cho cơng tác lãnh dạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục hiệu Có thể nói phận văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng, phận văn phòng góp phần thể thương hiệu, hình ảnh quan tổ chức doanh nghiệp Chính để có máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực tốt nhiệm vụ giao cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng hay nói cách khác tổ chức cơng việc phải hợp lý, khoa học theo trình tự định.Việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng giúp cho hoạt động văn phòng diễn theo trình tự, công việc chủ động, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, phát huy tốt vai trò chức phận văn phòng trình giúp việc cho quan lãnh đạo, tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phát huy tính sáng tạo, chủ động cơng viêc Hiện quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu ý nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức nghiệp vụ, cơng tác văn phòng q trình hoạt động phận văn phòng, nhiên với thực trạng số bất cập, khó khăn tồn Vì em chọn đề tài: “ Tìm hiểu nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp nay” hi vọng cung cấp phần nhỏ luận khoa học cho đề án, nghiên cứu tăng cường chất lượng hiệu cơng tác văn phòng quan nói chung doanh nghiệp nói riêng Đối tượng nghiên cứu giới hạn (phạm vi) nghiên cứu đề tài 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Nội dung việc tổ chức cơng tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp 2.2 phạm vi nghiên cứu: 3.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: - Tìm hiểu lý luận chung cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng - Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp - Đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng công ty lịch sử nghiên cứu đề tài: Vấn đề tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như: - Giáo trình Quản trị văn phòng tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học kỹ thuật, HN - Sách Hành văn phòng quan nhà nước doanh nghiệp tác giả TS Trần thị Ngân, Nxb Thống kê, HN Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu: Trong trình nghiên cứu tác giả sử dụng phương pháp nghiên sau :  Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước  Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp vận dụng suốt trình thực đề tài  Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo cán phụ trách, Với phương pháp tác giả có số liệu nhận xét đưa đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu thơng tin mà khơng thể tìm thấy nguồn tư liệu Ý nghĩa đề tài: - Đưa sở lý luận tổ chức cơng tác văn phòng - Đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp nay, sở lý luận cho đề tài nghiên cứu, tìm hểu chủ đề lĩnh vực - Đưa số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nâng cao hiệu công tác văn phòng quan đơn vị Nội dung đề tài: Ngoài phần mở đầu , kết thúc danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề tài gồm 03 chương : Chương 1: Những lý luận chung cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Chương 2: Nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ văn phòng quan tổ chức doanh nghiệp Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Những vấn đề chung văn phòng cơng tác văn phòng 1.1 Khái niệm văn phòng: Văn phòng hiểu theo nhiều giác độ khác sau - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty…) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị - Ngồi văn phòng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng… Mặc dù văn phòng hiểu theo cách khác có điểm chung là: +Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan đơn vị có quy mơ lớn máy văn phòng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phòng gọn nhẹ mức độ tối thiểu + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phòng Hiện Việt Nam có loại văn phòng: - Văn phòng quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòng Quốc hội, Văn phòng quan ngang bộ, Văn phòng UBND cấp … - Văn phòng tổ chức trị xã hội: Văn phòng quan Đảng, văn phòng hội, đồn niên, hội phụ nữ … - Văn phòng doanh nghiệp, cơng ty 1.2 Vị trí vai trò văn phòng: 1.2.1 Vị trí Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức, quan tổ chức ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến văn nội Đồng thời hoạt d dộng tham mưu, tổng hợp, hậu c ần liên quan trực tiếp đến phòng ban đơn vị tổ chức Văn phòng phận ln gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động quan, tổ chức Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý tổ chức Khác với phận khác văn phòng thực nhiệm vụ mang tính thường xun, liên tục 1.2.2 Vai trò a.Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định 1.1.3 Căn để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch - Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác không bị trái thẩm quyền - Căn vào chủ trương chung cấp trên: chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ - Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác giao yêu cầu quan quản lý cấp hoạt động tổ chức - Căn vào đề nghị quan, đơn vị cấp - Căn vào quy mô, tính chất u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung quan tất lĩnh vực cơng tác Trong đó, ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng trình độ cán bộ) có khoảng thời gian thực chương trình, kế hoạch 1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch cơng tác a) Quy trình lập chương trình cơng tác Bước 1: u cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định b) Quy trình lập kế hoạch cơng tác; Quy trình lập kế hoạch gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thơng tin, nắm bắt hội Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định 13 hành Đảng Nhà nước); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đưa vào thực 1.2 Tổ chức xây dựng quy chế, nội quy hoạt động quan 1.2.1 Khái niệm Ở quan, tổ chức hay cơng ty có quy chế riêng quy định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ cơng tác,… để đảm bảo tính kỉ luật, nguyên tắc, hài hòa cấu máy, hoạt động tổ chức Quy chế chế độ quy định quan, tổ chức có thẩm quyền phạm vi định, ban hành có văn có hiệu lực thi hành phạm vi quan, tổ chức Quy chế điều chỉnh vấn đề liên quan đến chế độ sách, cơng tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồng thời, quy chế đưa yêu cầu cần đạt có tính định khung mang tính ngun tắc 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy quan - Tính hợp pháp: Phù hợp với quy định pháp luật, khơng trái luật - Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động tổ chức lĩnh vực cụ thể - Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào cơng tác quản lý, điều hành tồn hoạt động tổ chức; áp dụng phải người tôn trọng quán triệt thực thi 1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng 14 có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Như tổ chức quản lý cơng tác văn thự lưu trữ gồm có nội dung sau: 1.3.1 Tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ chuyên trách Tùy vào quy mô, cấu quan tổ chức mà phận văn thư lưu trữ tổ chức khác nhau, phận văn thư lưu trữ tổ chức phòng chuyên trách hay phận quan tổ chức, yêu câu cán văn thư lưu t rữ phải có chun mơn nghiệp vụ, thành thạo c ác kỹ liên quan đếnnghiệp vụ 1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách Việc tuyển chọn cán văn thư lưu trữ chuyên trách thực quy trình tuyển dụng nhân quan tổ chức Cán văn thư lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ sức khỏe thực công việc phù hợp với vị trí việc làm Việc tuyển chọn cán VTLT số lượng phải phù hợp với yêu cầu cơng việc quy mơ phòng, phận VTLT quan để đảm bảo hiệu công việc tốt 1.4 Tổ chức họp cho quan 1.4.1 Khái niệm họp Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại 15 với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề 1.4.2 Các dạng hội họp: - Hội nghị - Hội đồng - Ủy ban - Điều đình, thỏa thuận - Động viên (Các buổi giao lưu, buổi nói chuyện, ) - Ra định (Chiến lược, kế hoạch, chiến dịch, sách, ) - Thường xuyên - Hàng ngày (thảo luận nhóm tác nghiệp) - Hàng tuần hàng tháng (Giao ban định kỳ - Tổng kết hàng tháng) - Bất thường, không thường xuyên kế hoạch đặc biệt 1.4.3 Tổ chức công việc trước họp - Các quan hệ mật thiết để nắm nắm vững họp ….” - “Sau họp xong, có tiêu chuẩn chế để xác định có hay họp thành cơng thất bại…” - Xác định rõ mục tiêu kết mong đợi Bạn cần biết xác cố gắng đạt điều thơng qua họp - Xác định xem liệu hoạt động khác phù hợp khơng, hay thiết phải tổ chức họp bàn Đã có khơng họp vô bổ triệu tập, vài điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp hiệu nhiều - Xác định chủ đề trọng tâm hình thức thảo luận tốt cá nhân Bạn cần hiểu rõ muốn đạt điều thơng qua thảo luận - Ước lượng thời gian cho họp Những người tham gia cần biết thời lượng họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp Đồng thời xsong song với công việc chuẩn bị giấy mời họp c ần thiết, cac phát biểu … 16 1.4.4 Tổ chức điều hành hội họp diễn Bắt đầu họp - Truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp - Làm rõ cách thức tham gia giao tiếp họp mà bạn mong muốn Đặt nguyên tắc (Tiêu chuẩn): - Khi họp dừng lại kết thúc - Các thành viên nghe bàn thảo - Các mâu thuẫn, xung đột giải - Mong đợi thành viên - Những chủ đề lưu hành nội - Hãy thể bạn thực đánh giá cao ý kiến, nhận định chất vấn người Dẫn dắt họp - Dành thời gian để trò chuyện nghe người nói, đồng thời chia sẻ với họ câu chuyện - Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt - Đề nghị người đưa quan điểm mình, bảo vệ ý tưởng - Sử dụng “kỹ động não” (brainstorming techniques) Duy trì trọng tâm tiến triển họp - Thu nhận thông tin liệu từ họp Đảm bảo tất người nghe biết thơng tin - Để người tham dự thực thi nội dung họp, bạn người dẫn dắt tiến trình mà thơi - Biểu lộ cảm kích ủng hộ đóng góp mang tính xây dựng người - Sử dụng lịch trình để đảm bảo họp tiến triển theo kế hoạch - Điều chỉnh nhịp độ họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay 17 đổi hướng tiến triển - Để người biết họ giai đoạn lịch trình họp định - Sơ kết định kỳ điểm chủ chốt để người thông qua - Giúp đỡ người đạt đồng thuận tìm kết luận 1.4.5 Tổ chức cơng việc sau kết thúc họp Sau kết thúc họp phạn văn phòng giao nhiệm vụ có trách nhiệm thông báo biên họp thu thập, xếp giấy tờ liên qua đến họp để lập hồ sơ 1.5 Tổ chức phục vụ chuyến công tác cho quan 1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến Đây giai đoạn chuẩn bị nội dung như: phương tiện lại, nơi ăn cho quan, lãnh đạo Liên hệ cơng tác, mục tiêu, mục đích chuyến công tác 1.5.2 Tổ chức công việc lãnh đạo công tác Trong lãnh đạo công tác phận văn phòng cơng ty có trách nhiệm tổ chức công việc lãnh đạo công tác giải công việc trước mắt thẩm quyền nhiệm vụ giao 1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến công tác Sau chuyến cơng tác, phận văn phòng có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ lập lưu hồ sơ chuyến công tác lãnh đạo quan Mặt khác phận văn phòng thực nhiệm vụ tốn chi phí hay tốn khoản chi tiêu phục vụ cho chuyến công tác Cùng với nhũng cơng việc gửi lồi cảm ơn tới nơi công tác lãnh đạo tạo điều kiện cho chuyến công tác thành công 1.6 Tổ chức công tác hậu cần: 1.6.1 Khái niệm hậu cần Hậu cần theo tiếng Anh logistics môn khoa học nghiên cứu tính quy luật hoạt động cung ứng đảm bảo yếu tố tổ chức, vật chất kỹ thuật, trình yếu tiến hành mục tiêu Nó coi 18 nhánh trình tạo hệ thống liên quan đến nguồn lực người hệ thống máy móc Điều rõ nguồn lực tập trung người với vai trò vừa đối tượng, vừa cơng cụ tác động, vừa chủ thể trình 1.6.2 Nội dung công tác hậu cần Tổ chức hậu cần nhiệm vụ quan trọng phận văn phòng, tổ chức cơng tác hậu cần gồm nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, quản lý trang thiết bị, phục vụ cho hoạt động quan, văn phòng - Tổ chức cơng t ác tạp vụ - Tổ chức công tác bảo vệ - Tổ chức công tác ý tế - Tổ chức điều hành đội xe - Tổ chức quản lý kinh phí văn phòng 1.7 Tổ chức cơng tác lễ tân 1.7.1 Khái niệm, vai trò cơng tác lễ tân Lễ tân tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc tổ chức, cá nhân Nhân viên lễ tân làm việc vị trí tiền phong cơng ty, người tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp với công ty với nhiệm vụ tạo ấn tượng vàng tốt đẹp, trung gian nhận lưu chuyển điện thoại gọi đến chuẩn chuyên nghiệp Lễ tân "là người trực tiếp ảnh hưởng nhiều đến ấn tượng cơng ty lòng khách hàng" Ấn tượng khách hàng lễ tân chuyên nghiệp phải khuôn mặt ưa nhìn với nụ cười thân thiện trang phục gọn gàng, thể tác phong nhanh nhẹn động.Các cơng ty có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân 1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức tiếp khách quan - Tổ chức tiếp khách qua phương tiện liên lạc - Tổ chức đãi khách 19 - Tổ chức lễ tân họp 1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng Để tổ chức công tác thi đua khen thưởng cần có tiêu chí đánh giá kiểm tra từ tiêu chí vào để định khen thưởng hay kỷ luật, phận chức cơng việc cần có tiêu chí đánh giá phù hợp,khách quan Nội dung tổ chức thi đua khen thưởng gồm công việc sau - Tổ chức xây dựng, ban hành quy chế thi đua khen thưởng - Quy trình tổ chức thi đua khen thưởng Thực trạng cơng tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân Thành 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức công ty Công ty cổ phần đầu tư x ây dựng Tân Thành doanh nghiệp trực thuộc tổng công ty đầu tư phát triển Hà Nội, thành lập ngày 23 tháng năm 2004 Bằng tinh thần đoàn kết, nỗ lực phấn đấu tồn thể nhân viên cơng ty, bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày lớn mạnh, công ty dần mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng đến mục tiêu đa ngành, đa nghề, với hoạt động đầu tư dự án bất động sản, đầu tư tài chính, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng 2.1.1 Nhiệm vụ quyền hạn công ty Công ty CPXD Tân Thành đơn vị đầu tư xây dựng kinh doanh bất động sản chịu giám sát kiểm tra tổng công ty đầu tư phát triển Hà Nội nhà nước Cồng ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, tổng giám đốc có quyền định hoạt động cơng ty, phòng ban cơng ty có chức tham mưu thống từ xuống Nhiệm vụ quyền hạn cơng ty : - Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty - Xây dựng kế hoạch thực công trình dự án cơng ty - Hợp tác với đơn vị khác để nâng cao chất lượng công trình đảm 20 bảo an tồn lao động cho nhân viên, người lao động 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty Căn vào Luật doanh nghiệp công ty có cấu tổ chức sau - Tổng giám đốc : Là người có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty, chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng - Người giúp Tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch, dự án hồn thiện cơng ty - Văn phòng cơng ty: Tổ chức quản lý nhân công tác hành chính, hậu cần cơng ty - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Chịu trách nhiệm cơng trình thi cơng, nghiên cứu tìm phương pháp thi cơng, quản lý dây chuyền , lập kế hoạch đầu tư đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm - Phòng tài kế tốn, lập kế hoạch theo dõi tài quản lý hoạt động tài cơng ty, xác điịnh kết kinh doanh, toán khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, quan thuế, đồng thời theo dõi cấu vốn ( Sơ đồ cấu tổ chức: phụ lục 1) 2.2 Khảo sát công tác văn phòng cơng ty CPXD Tân Thành 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng cơng ty a) Chức năng, nhiệm vụ - Đề xuất cho ban lãnh đạo công ty tổ chức máy hoạt động công tác tổ chức cán cơng ty Thực chế độ sách cho người lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng,kỷ luật cán bộ, thực nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân mảng truyền thông - Là cầu nối gữa ban giám đốc đến phận cá nhân ngược lại - cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra, đơn đốc việc thực sách công ty thu nhận phản hồi cách kịp thời, xác - Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty 21 - Cập nhật, tuyên truyền phổ biến văn pháp luật, hướng dẫn, giải d dáp văn pháp luật liên quan đến việc kinh doanh hoạt động công ty - Giải khiếu nại, tranh chấp phát sinh nooij công ty, công ty với tổ chức, cá nhân biên ngồi cơng ty b) Cơ cấu tổ chức văn phonghf công ty - Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành cơng việc văn phòng, tổng hợp báo cáo tình hình chung công ty, tổ chức đ ạo công việc chung văn phòng Tiểu kết : Như thấy tổ chức cơng tác văn phòng việc xếp, xây dựng công việc, nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan công việc tổ chức xây dựng chương trình cơng tác,kế hoạch cho quan, tổ chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, tổ chức quản lý cơng tác văn thư,tổ chức chương tình họp cho quan, tổ chức thực công tác hậu cần, tổ chức phục vụ chuyến công tác cho lãnh đạo quan,… Những công việc cần thực theo trình tự, hợp lý khoa học 22 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG T ÁC VĂN PHỊNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY Nhận xét đánh giá: Nhìn chung cơng tác văn phòng doanh nghiệp tổ chức có quy củ nghiệp vụ cơng tác văn phòng, hoạt động hiệu quả, phát huy vai trò phận văn phòng Tuy nhiên số bất cập tồn số doanh nghiệp nhỏ lẻ là.Do doanh nghiệp, cơng ty có quy mơ nhỏ nên phận văn phòng khơng tổ chức thành phòng hay phận chun mơn cơng tác văn phòng chưa trọng, hoạt động rời rạc khơng theo quy trình Một số giải phát nâng cao hiệu cơng tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Thứ nhất: Cần ban hành văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn phòng quan, doanh nghiệp.quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy trình thực cơng việc Đồng thời cần phổ biến văn quy định luật công tác văn phòng với phận văn phòng công ty Thứ hai: Cần trọng đào tạo cán chuyên trachs, nhân viên văn phòng, kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ công việc hoàn thành tốt nhiệm vụ chức cuae phận văn phòng Thứ 3;: Tổ chức lại cấu văn phòng, bố trí hợp lý, phù hợp với chức công việc Thứ 4: Trang bị trang thiết bị phương tiện làm việc văn phòng đầy đủ để nâng cao hoạt động, chất lượng hiệu công việc 23 KẾT LUẬN Văn phòng phận trung tâm cầu nối lãnh đạo với nhân viên công ty, nhân tố quan trọng doanh nghiệpChính để có máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực tốt nhiệm vụ giao cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng hay nói cách khác tổ chức công việc phải hợp lý, khoa học theo trình tự định.Việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng giúp cho hoạt động văn phòng diễn theo trình tự, cơng việc chủ động, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, phát huy tốt vai trò chức phận văn phòng q trình giúp việc cho quan lãnh đạo, tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phát huy tính sáng tạo, chủ động cơng viêc Đồng thời qua hiểu thêm kỹ tổ chức tổ chức nghiệp vụ, cơng tác văn phòng, ngun tắc, u cầu, hay quy trình, phương pháp tổ chức cơng việc cơng tác văn phòng để đạt hiệu quả, chất lượng t rong công việc Mặt khác doanh nghiệp muốn nâng c ao hiệu hoạt động công tác văn phòng tổ chức nghiệp vụ văn phòng câ người phải tổ chức hợp lý cấu văn phòng, trọng bồi dưỡng, t ạo bồi dưỡng cán chuyên môn… 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Nguyễn Thành Độ(,2005), Nguyễn Thị Thảo.Quản trị văn phòng NXB Thống kê Ths Trần Thị Ngà(2003), Tài liệu môn học Quản trị văn phòng , NXB Thống kê Vương Thị Thanh.(2009), Quản trị hành văn phòng.NXB Thống kê Lê Văn In (1996), Quản trị văn phòng doanh nghiệp.NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri,(2005), Quản trị văn phòng NXB Khoa học kỹ thuật Nguyễn Hải sản, (1998), Quản trị học.NXB Thống kê Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) Các tài liệu, khóa luận Nghiên cứu chủ đề người trước Các Website : http://www.doanhnhansaigon.vn/tu-van-phap-luat/su-can-thiet-cua-quyche-hoat-dong-trong-cong-ty-co-phan/1090449/ http://tailieu.vn/doc/hanh-chinh-van-phong-1304819.html http://giaiphapdaotaovnnp.edu.vn/hanh-chinh-nhan-su/day-nghe-hanhchinh/604-khoa-ky-nang-va-kinh-nghiem-phat-trien-nghe-hanh-chinh-chuyennghiep 25 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức công ty 26 Sơ đồbộ máy văn phòng cơng ty 27 ... tác văn phòng Hiện Việt Nam có loại văn phòng: - Văn phòng quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòng Quốc hội, Văn phòng quan ngang bộ, Văn phòng UBND cấp … - Văn phòng tổ chức trị xã hội: Văn. .. Thảo .Quản trị văn phòng NXB Thống kê Ths Trần Thị Ngà(2003), Tài liệu môn học Quản trị văn phòng , NXB Thống kê Vương Thị Thanh.(2009), Quản trị hành văn phòng. NXB Thống kê Lê Văn In (1996), Quản. .. mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty…) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm