A.PHẦN MỞ ĐẦU1B.PHẦN NỘI DUNG4CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC41.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân41.1.1.Lịch sử hình thành.41.1.2 Chức năng.51.1.3Nhiệm vụ.51.1.4 Cơ cấu tổ chức.61.2Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân81.2.1 Chức năng81.2.2 Nhiệm vụ văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân có những nhiệm vụ chủ yếu sau:81.2.3. Cơ cấu tổ chức9CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN102.1 Hoạt động quản lý102.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ.102.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ.112.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.122.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan.122.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan.132.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan142.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ142.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu152.2.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu152.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ162.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ172.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ18CHƯƠNG 3.BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN,19TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.193.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.193.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.203.3 Một số kiến nghị.203.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.213.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.22C. PHẦN KẾT LUẬN24TÀI LIỆU THAM KHẢO26PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ - - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HÀ NỘI Sinh viên Lớp Người hướng dẫn : Vũ Thúy Ngân : ĐH Lưu trữ học 13A : Nguyễn Thị Ly Hà Nội – 2017 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND QPPL TP B/c NGHĨA Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Quy phạm pháp luật Thành phố Báo cáo MỤC LỤC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân Bộ phận lưu trữ quan thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân 3.3.1 Đối với quan, tổ chức .21 3.3.2.Đối với môn lưu trữ, khoa, trường 22 A PHẦN MỞ ĐẦU Hiện đất nước ta nước phát triển, kinh tế bước tiến lên theo xu hướng đại hóa, xu hướng nhằm đưa đất nước lên để phù hợp với kinh tế nước giới Đất nước người Việt Nam trải qua thời đại lịch sử vẻ vang, hào hùng Cuộc đấu tranh cách mạng dựng nước giữ nước hàng ngàn năm dân tộc gìn giữ phát huy tận ngày Truyền thống quý báu nhân dân ta tinh thần yêu nước, sẵn sàng chiến đấu hy sinh Tổ quốc.Tiêu biểu hai chiến tranh xâm lược hai cường quốc hùng mạnh Pháp – Mĩ vĩ đại giành thắng lợi, thống đất nước, thoát khỏi ách thống trị, đem lại sống tự do, hạnh phúc, ấm no cho dân tộc ta Đó tảng,cơ sở vững để tài liệu lưu trữ hình thành sử dụng minh chứng cụ thể cho dấu mốc lịch sử dân tộc trải qua trình đấu tranh gian khổ.Đồng thời coi tài sản vô giá để lưu truyền từ hệ sang hệ khác Cùng với phát triển đất nước kéo theo đời sống, văn hoá, kinh tế có bước chuyển biến tích cực.Thời đại khoa học công nghệ thông tin dần chiếm lĩnh khắp tồn cầu Nó có sức ảnh hưởng, chi phối đến đời sống người xã hội.Và nhu cầu thông tin trở thành vấn đề cấp thiết tất yếu người Việc bảo vệ lưu giữ thông tin tài liệu ý thức, trách nhiệm chúng ta, thể tôn trọng giá trị lịch sử khứ, tiếp nối cho tại, tương lai phát triển Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ có giá trị to lớn lĩnh vực đời sống xã hội như: kinh tế, trị, văn hố, nghiên cứu khoa học, lịch sử hoạt động khác.Đòi hỏi người phải gìn giữ phát huy nó, nhằm tơn vinh ghi nhận giá trị to lớn tài liệu việc cung cấp thông tin phục vụ cho lao động, sản xuất, cơng tác quản lý,đóng góp cho phát triển đất nước Theo kế hoạch Hiệu trưởng phê duyệt Trưởng phòng Đào tạo Khoa, mặt khác dựa theo phương châm “Học phải đôi với hành”, “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn”, “Học thật thi thật để đời làm thật” Trên sở cán lưu trữ tương lai nói chung nắm vững kiến thức chun mơn,và tìm hiểu đưa lý luận học vào thực tiễn cơng việc,thì nhà trường thực tổ chức cho sinh viên năm thứ cuối thực tập quan, tổ chức phạm vi nước Thời gian thực tập giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận nghiệp vụ trang bị, đồng thời bước gắn học với thực hành, lý luận với thực tiễn, thực tiễn phương tiện nắm phần lý thuyết trang bị ghế nhà trường, phương pháp nhận thức khoa học, xác chun mơn nghiệp vụ Mặt khác thực tiễn sở, điều kiện cần đủ để vận dụng đưa lý luận vào thực tiễn Đây sợi dây kết nối Nhà trường xã hội Qua thời gian thực tập quan Cơng tác lưu trữ hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành lưu trữ, nhằm nâng cao lực rèn luyện, kỹ nghề nghiệp cho sinh viên đồng thời trang bị cho sinh viên kiến thức thực tiễn trường Được đồng ý lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân nhà trường, em đến Văn Phòng Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân thực tập hoàn thành thời gian thực tập từ ngày 10/1/2017 – 10/3/2017 Tuy cơng việc có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức học nhờ có bảo, hướng dẫn tận tình lãnh đạo, anh chị văn phòng Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân đặc biệt phận lưu trữ tạo điều kiện cho em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc, hoàn thành tập cách hiệu quả, mang lại cho em nhiều kiến thức mới, thực tiễn thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ Khoảng thời gian thực tập, em tiếp cận với cách thức tổ chức thực công việc, thân em cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, bên cạnh xây dựng cho phong cách cán lưu trữ tương lai sở áp dụng lý thuyết học ghế nhà trường Bên cạnh thuận lợi số khó khăn nhỏ Do tính chất đặc thù cơng tác lưu trữ chưa tạo chỗ đứng xã hội, quan chưa trọng, quan tâm nhiều đến hoạt động Văn phòng phường Nghĩa Tân quan trực thuộc ủy ban nhân dân phường tài liệu mang tính trị nên em có điều kiện để tìm hiểu văn bản, tài liệu Bản thân em nhận thức tầm quan trọng nghiệp vụ cơng tác lưu trữ mình, nhiên nội dung thực hành, tìm hiểu rộng trình độ lý luận có điểm hạn chế hiểu biết chưa nhiều nên báo cáo thực tập khơng thể tránh hạn chế thiếu sót Kính mong Thầy Cơ giáo trường toàn thể Ban lãnh đạo, cán thuộc Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân bổ sung, đóng góp ý kiến cho em để báo cáo thực tập em hoàn thiện giúp em hiểu biết sâu rộng, xác nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Qua báo cáo thực tập em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Thầy Cơ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt khoa Văn thư lưu trữ truyền đạt cho em kiến thức giảng ví dụ sát với thực tế để em tích lũy kiến thức hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn quan tâm giúp đỡ lãnh đạo cán Ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế cơng việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu sót Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân 1.1.1 Lịch sử hình thành Nghĩa Tân thành lập năm 1992, tám phường quận Cầu Giấy, nằm phía tây bắc quận Cầu Giấy Phía bắc giáp xã Cổ Nhuế huyện Từ Liêm, phía nam giáp phường Dịch Vọng Dịch Vọng Hậu quận Cầu Giấy, phía đơng giáp phường Nghĩa Đơ quận Cầu giấy, phía tây giáp phường Dịch Vọng Quận Cầu Giấy Xã Cổ Nhuế huyện Từ Liêm Diện tích tự nhiên 57,33ha, dân số 5.696 hộ, 24.617 người, cư trú 59 tổ dân phố Trên địa bàn phường có đường Hồng Quốc Việt, theo hướng đông tây từ dốc Bưởi đến hai đường Phạm Văn Đồng chia phường thành hai phần Bắc Nghĩa Tân Nam Nghĩa Tân Đường Nguyễn Phong Sắc theo hướng từ quốc lộ 32 qua đường Hoàng Quốc Việt nối với phố Trần Cung – Cổ Nhuế Chèm theo đường Phạm Văn Đồng sân bay quốc tế Nội Bài Phố Tô Hiệu từ ngã tư phố Nguyễn Phong Sắc đến đường Hoàng Quốc Việt ranh giới phía Nam phường Nghĩa Tân giáp với phường Dịch Vọng phía đơng giáp với phường Nghĩa Đơ Phố Phạm Tấn Tài phía Tây từ cuối phố Nghĩa Tân đến đường Hoàng Quốc Việt ranh giới Nghĩa Tân với phường Dịch Vọng Hậu xã Cổ Nhuế Trong nội địa có phố Nghĩa Tân chạy từ dường Hoàng Quốc Việt qua khu trung tâm Nam Nghĩa Tân dến phố Phạm Tấn Tài Phố Trần Tử Bình nối từ đường Hồng Quốc Việt ( Trường Cao Đẳng Sư Phạm TW ) đến phố Tơ Hiệu Ngồi ra, có số đường khác khu dân cư, 100% nhựa hóa bê tơng hóa, rộng rãi, có vỉa hè, xanh Hệ thống đường tạo điều kiện thuận tiện cho việc lại giao thương kinh tế - văn hóa Nghĩa Tân với địa bàn khác quận vào trung tâm thành phố giao lưu với bên Sau 23 năm xây dựng phát triển, đến mặt thị phường có nhiều thay đổi, khởi sắc, công sở làm việc, kết cấu hạ tầng, điện, nước, đường, ngõ, ngách, trường, trạm y tế, Nhà bia tưởng niệm liệt sỹ, Nhà văn hóa, nhà họp, sân chơi… đầu tư xây dựng tương đối đồng bộ, khang trang, đáp ứng nhu cầu đời sống sinh hoạt sản xuất, kinh doanh nhân dân Tổ chức đảng, quyền, mặt trận đoàn thể ngày vững mạnh Đời sống vật chất, tinh thần nhân dân nâng lên An Ninh trị, trật tự an tồn xã hội giữ vững, tệ nạn xã hội đẩy lùi ngăn chặn, nhường chỗ cho nếp sống văn minh, lành mạnh đô thị trình đổi phát triển 1.1.2 Chức Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân quan hành nhà nước cấp phường có chức quản lý chung mặt đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội phường Thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003 Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp Hoạt động quan tổ chức tổng kết đánh giá tháng lần vào ngày cuối tháng 1.1.3 Nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa tân tổ chức hoạt động thực nhiệm vụ quyền hạn theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân công bố ngày 10 tháng 12 năm 2003 Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận tập thể Quyết định theo đa số Quản lý nhà nước tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội địa bàn phường Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn phường báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa bàn, tổ chức hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sống văn minh, phòng chống tệ nạn xã hội Kiểm tra việc thực pháp luật địa phương, tổ chức tiếp dân giải khiếu nại tố cáo theo quy định Thực chế độ báo cáo tình hình thực nhiệm vụ UBND quận giao Ngoài hoạt động Uỷ ban nhân dân Phường phải chịu đạo trực tiếp quận Cầu Giấy, đảm bảo lãnh đạo Đảng ủy phường cấp trên, tuân thủ pháp luật đảm bảo quyền, lợi ích đáng nhân dân địa phương theo quy định pháp luật.Có phân cơng rõ ràng cụ thể quyền hạn, trách nhiệm thành viên 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Thực theo luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân; Nghị định số 107/2004NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2004 Chính phủ; Nghị định số 114/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 Chính phủ cán bộ,công chức xã, phường, thị trấn Ban lãnh đao gồm: 01 Chủ tịch 02 Phó Chủ tịch * Chủ tịch Ủy ban nhân dân người trực tiếp lãnh đạo điều hành hoạt động chung Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân thực nhiệm vụ, quyền hạn với tập thể Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan cấp * Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế người giúp Chủ tịch phụ trách mảng kinh tế, nông- lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn phường, đạo hướng dẫn sản xuất hoa màu, lương thực đồng thời quản lý hộ kinh doanh, sản xuất gỗ địa bàn Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch lĩnh vực phân cơng * Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa- xã hội người giúp Chủ tịch quản lý lĩnh vực văn hóa xã hội giáo dục, y tế Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú địa phương Trưởng, Phó phòng ban trực tiếp tham mưu, giúp việc cho thường trực UBND chịu trách nhiệm trước thường trực UBND , cán chun mơn phòng, ban chịu đạo trực tiếp trưởng, phó phòng ban Các phòng, ban chuyên môn Ủy ban nhân dân Phường bao gồm:Văn phòng Ủy ban nhân dân , Phòng Đơ thị địa chính, Phòng Tài kế tốn,Phòng Tư Pháp, Phòng Lao động- thương binh xã hội, Phòng Văn Hóa thơng tin, Phòng tiếp dân Sơ đồ máy tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch Phó Chủ tịch Văn phòng Thống kê Phòng Tư pháp Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng văn hóa thơng tin Phòng Tiếp dân Phòng Tài Kế tốn Phòng Đơ thị địa Các phòng, ban có chức tham mưu, giúp việc cho UBND Phường theo lĩnh vực chuyên môn ngành phụ trách Thực chức quản lý theo ngành theo lĩnh vực Chịu trách nhiệm cơng tác trước UBND Quận Ngồi có hội như: Hội cựu chiến binh phường, Hội Liên hiệp phụ nữ Phường, Hội người cao tuổi phường, Hội chữ thập đỏ phường, Hội khuyến học, Hội cựu niên xung phong phường Đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu gồm quan, tổ chức, cá nhân phục vụ cho mục đích khác như: Nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, văn hoá, trị…Mỗi quan tổ chức, cá nhân cần khai thác tài liệu kho lưu trữ phải có công văn đề nghị giấy giới thiệu đơn vị Người phép khai thác sử dụng tài liệu, phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu khai thác Văn phòng phường cấp Mọi yêu cầu khai thác tài liệu kho lưu trữ phường phải tuân thủ quy định quan Hiện UBND phường Nghĩa Tân xây dựng hình thức khai thác sử dụng TLLT như: - Khai thác TLLT văn phòng: Vì lý kho lưu trữ bé chưa tổ chức bàn đọc phục vụ độc giả độc giả cần khai thác tài liệu cán lưu trữ trực tiếp lấy TLLT phục vụ độc giả văn phòng ( nơi tiếp đón đọc giả) - Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong trình sử dụng tài liệu, độc giả có nguyện vọng trích tài liệu lưu trữ phải có đơn u cầu, đơn phải người có thẩm quyền cho phép cấp sao, trích tài liệu lưu trữ Tất trích phải có dấu chứng thực quan Tại UBND phường, cán lưu trữ thực theo quy định pháp luật quan cấp Chứng thực TLLT cho độc giả 18 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Với hai tháng thực tập Văn phòng phường Nghĩa Tân em có thời gian tiếp xúc quan sát nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ tham gia thực xác định giá trị tài liệu, xây dựng phương án chỉnh lý tài liệu quan: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ, biên mục phiếu tin, hệ thống hóa hồ sơ,biên mục hồ sơ… Được giúp đỡ hướng dẫn cán lưu trữ Chánh văn phòng quan, với anh chị trưng tập lên kho lưu trữ để làm công tác lưu trữ Thực công việc sau: - Xác định giá trị tài liệu: Phần lớn tài liệu kho lưu trữ tài liệu tích đống, bó gói, chưa phân loại, nhiệm vụ cán lưu trữ loại tài liệu hết giá trị làm thủ tục tiêu hủy - Chỉnh lý tài liệu: Được phân công lãnh đạo văn phòng ,em quan sát thực tập đơn giản trình chỉnh lý kho lưu trữ thực 01 cán lưu trữ 02 cán trưng tập Các cán lưu trữ xây dựng phương án phân loại “ Thời gian - mặt hoạt động’’ áp dụng tài liệu đơn vị hình thành phơng có cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng tài liệu đơn vị hình thành phơng hoạt động theo nhiệm kỳ.Được thực khâu nghiệp vụ như: khảo sát tài liệu, phân chia tài liệu thành đơn vị bảo quản, viết tiêu đề hồ sơ, biên mục,đưa tài liệu vào cặp, hộp dán nhãn Sắp xếp tài liệu đưa lên giá, tủ Sau thực xong công việc em nhận thấy rõ điều quan trọng rèn luyện tác phong, tinh thần thái độ làm việc nghiêm túc,chuyên nghiệp vận dụng linh hoạt lý thuyết thực tiễn 19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Đế đảm bảo chất lượng vị trí công tác lưu trữ quan Kho lưu trữ phường cần phải tiếp tục đầu tư, cải tạo, nâng cấp, bổ sung góp phần xây dựng cho quan phát triển đảm nhận vai trò quan lãnh đạo cao phường công tác lưu trữ Vẫn tình trạng hồ sơ, tài liệu để bó gói, xếp chưa khoa học, chưa quy định kho lưu trữ; việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm mức Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng , ban chun mơn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu Cho nên cán lưu trữ cần công tâm vấn đề để đảm bảo tài liệu lập hồ sơ xắp xếp cách khoa học để dễ quản lý khai thác xử lý.1q Kho lưu trữ UBND phường cần bổ sung trang thiết bị thiếu như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ơxi , máy điều hòa, Cần có biện pháp khơi phục lại tài liệu bị rách nát, nấm mốc, mờ chữ… Bên cạnh cần xây dựng ban hành quy chế công tác lưu trữ để cán làm lưu trữ thực tốt Cơ quan nên mở rộng công tác khai thác sử dụng tài liệu cách hiệu Ngoài cần tăng cường cử cán học tập bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ xử lý vi phạm thi đua khen thưởng công tác lưu trữ nhiều Qua em mong quan khắc phục tồn hạn chế tiếp tục đẩy mạnh nâng cao phát triển đại hố cơng tác lưu trữ xứng đáng với lòng tin nhân dân phường Nghĩa tân 3.3 Một số kiến nghị 20 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Về phía UBND triển khai thực công tác sau để khắc phục tồn tại: + Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành + Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ + Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai công việc chuyên môn công tác VTLT tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc quận; + Thực cam kết năm qua việc nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho kho lưu trữ phường vào hoạt động; đạo triển khai thực nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ cơng tác + Chuẩn hóa đội ngũ làm cơng tác VTLT; + Ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác văn thư lưu trữ + Cần đơn giản hóa thủ tục rườm rà + Cán văn thư lưu trữ cần tự giác công việc, phục vụ độc giả đặt công việc lên hết + Đẩy mạnh tăng cường công tác đối ngoại để tăng vai trò cơng tác VTLT hoạt động quan + Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần cho cán VTLT, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan + Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục 21 hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán + Ngoài lãnh đạo UBND phường tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử phường cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để cơng tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng - Về phía cán Văn phòng HĐND UBND: + Các cán làm công tác VTLT cần quan tâm đến việc thực văn quy phạm pháp luật quan cấp văn UBND phường ban hành hướng dẫn cơng tác VTLT + Trong q trình thực nhiệm vụ, cần có kiến nghị đề xuất với lãnh đạo văn phòng để hồn thiện cơng tác VTLT + Lãnh đạo Văn phòng cần đưa kiến nghị giải pháp thực công tác VTLT với lãnh đạo UBND phường 3.3.2.Đối với mơn lưu trữ, khoa, trường Về phía nhà trường: + Để trau dồi nhiều kiến thức thực tiễn cho sinh viên, em mong nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều lý thuyết + Nhà trường kéo dài thời gian thực tập nhiều để sinh viên có hội tìm hiểu, cọ sát nhiều với công việc cán văn thư - lưu trữ.Các cán bộ, giảng viên trường cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm số phương tiện phục vụ cho trình giảng dạy học tập sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp 22 thu kiến thức hiệu Nhà trường nên có kế hoạch thay phương tiện xuống cấp Để nâng cao trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ việc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kiến thức, kinh nghiệm qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên chuẩn bị trường, em ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết ln phải cố gắng trau dồi, học hỏi kiến thức lý luận thực tế để sau làm tốt cơng việc + Các cán bộ, giảng viên trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực Trên ý kiến đề xuất em qua đợt thực tập này, với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công việc công tác lưu trữ UBND phường Nghĩa Tân nâng cao hiệu đào tạo, uy tín Nhà trường Mỗi người có cách nhìn nhận xem xét việc khác nên có lẽ nhận thức em nhiều hạn chế chưa xác Em hy vọng nhận cảm thông từ cô, chú, anh, chị UBND phường Nghĩa Tân; thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Hầu hết tất trường đại học, cao đẳng tổ chức đợt thực tập Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập hai tháng cho sinh viên nghành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, … Văn phòng phường Nghĩa tân quan thuộc hệ thống ban quan phường, có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ Với cố gắng, nỗ lực phấn đấu cán bộ, nhân viên quan Đặc biệt quan tâm, giúp đỡ cấp lưu trữ gặt hái kết đáng ghi nhận công tác chỉnh lý, bảo quản, quản lý tài liệu khoa học hiệu Sau thời gian thực tập quan, em có hội để tự trải nghiệm thực tế chuyên ngành lưu trữ Mới đầu việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn khơng tránh khỏi bỡ ngỡ thiếu xót Cùng với giúp đỡ, góp ý cán bộ, nhân viên hướng dẫn, em cố gắng tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm quý báu chuyên môn, nghiệp vụ Từ rút học trau dồi kiến thức cò thiếu Giờ em cảm thấy tự tin dần hoàn thiện thân đường tương lai với vai trò cán lưu trữ Để có kết lần em xin chân thành cảm ơn tận tình quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Ban lãnh đạo cán trực tiếp hướng dẫn thực tập, đồng thời em gửi lời cảm ơn đến cán nhân viên quan tạo điều kiện tốt để em hoàn thành thời gian thực tập Tại Trường Đại học Nội vụ em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị hành trang đặc biệt kiến thức chuyên mơn để em hồn thành tốt đợt thực tập chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp đến, tin tưởng vững bước đường tương lai 24 lựa chọn Do thời gian có hạn, báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp chân thành cán lưu trữ quan toàn thể q thầy trường để báo hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2017 Sinh Viên Vũ Thúy Ngân 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000 ; Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu; Các văn bản, tài liệu, công báo…của UBND phường Nghĩa Tân 26 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Kho lưu trữ Phụ lục 2: Giá đựng hồ sơ tài liệu Phụ lục 3: Bìa hồ sơ chứng từ kết thúc hồ sơ Phụ lục 4: Hộp đựng hồ sơ tài liệu Phụ lục 5: Hồ sơ tài liệu chất đống bó gói chưa chỉnh lý xếp Phụ lục 6: Tủ đựng hồ sơ tạm thời văn phòng Phụ lục 7: Nơi làm việc cán văn phòng ... - Cơ quan phận lưu trữ có 01 đồng chí chun trách công tác lưu 11 trữ Cán lưu trữ giúp Chánh văn phòng phường thực quản lý cơng tác lưu trữ hình thành q trình hoạt động phường, thực chế độ thống... thể có thành tích xuất sắc cơng tác lưu trữ trình thành phố định khen thưởng công việc 2.1.4 Công tác tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan - Hiểu tầm quan công tác văn... - lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước Ngoài việc chịu tra, kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước UBND phường Nghĩa Tân thường xuyên kiểm tra cán lưu trữ công tác