A.PHẦN MỞ ĐẦU1B.PHẦN NỘI DUNG4CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC41.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân41.1.1.Lịch sử hình thành.41.1.2 Chức năng.51.1.3Nhiệm vụ.51.1.4 Cơ cấu tổ chức.61.2Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân81.2.1 Chức năng81.2.2 Nhiệm vụ văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân có những nhiệm vụ chủ yếu sau:81.2.3. Cơ cấu tổ chức9CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN102.1 Hoạt động quản lý102.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ.102.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ.112.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.122.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan.122.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan.132.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan142.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ142.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu152.2.3 Công tác Chỉnh lý tài liệu152.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ162.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ172.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ18CHƯƠNG 3.BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN,19TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.193.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.193.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.203.3 Một số kiến nghị.203.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.213.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.22C. PHẦN KẾT LUẬN24TÀI LIỆU THAM KHẢO26PHỤ LỤC
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ
- -BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CHUYÊN ĐỀ:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG
NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HÀ NỘI
Hà Nội – 2017
Trang 2BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Trang 3MỤC LỤC
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân 8
Bộ phận lưu trữ của cơ quan thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân 8
3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 21 3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường 22
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
Hiện nay đất nước ta là nước đang phát triển, nền kinh tế đang từng bướctiến lên theo xu hướng hiện đại hóa, trên xu hướng nhằm đưa đất nước đi lên đểphù hợp với nền kinh tế của các nước trên thế giới Đất nước và con người ViệtNam đã trải qua những thời đại lịch sử vẻ vang, hào hùng Cuộc đấu tranh cáchmạng dựng nước và giữ nước hàng ngàn năm của dân tộc vẫn còn được gìn giữ
và phát huy cho đến tận ngày nay Truyền thống quý báu của nhân dân ta đó làtinh thần yêu nước, sẵn sàng chiến đấu hy sinh vì Tổ quốc.Tiêu biểu là hai cuộcchiến tranh xâm lược của hai cường quốc hùng mạnh Pháp – Mĩ vĩ đại chúng ta
đã giành được thắng lợi, thống nhất đất nước, thoát khỏi ách thống trị, đem lạicuộc sống tự do, hạnh phúc, ấm no cho dân tộc ta Đó cũng chính là nền tảng,cơ
sở vững chắc để tài liệu lưu trữ được hình thành và sử dụng như một minhchứng cụ thể cho từng dấu mốc lịch sử của dân tộc đã trải qua quá trình đấutranh gian khổ.Đồng thời nó được coi là tài sản vô giá để lưu truyền từ thế hệnày sang thế hệ khác
Cùng với sự phát triển của đất nước kéo theo đời sống, văn hoá, kinh tếcũng có những bước chuyển biến tích cực.Thời đại của khoa học công nghệthông tin đang dần chiếm lĩnh khắp toàn cầu Nó có sức ảnh hưởng, chi phối đếnđời sống con người trong xã hội.Và nhu cầu về thông tin đã trở thành vấn đề cấpthiết và tất yếu của mỗi người Việc bảo vệ và lưu giữ thông tin trong tài liệu là
ý thức, trách nhiệm của chúng ta, thể hiện sự tôn trọng những giá trị lịch sử vàquá khứ, tiếp nối cho hiện tại, tương lai phát triển
Có thể khẳng định tài liệu lưu trữ có giá trị hết sức to lớn trong mọi lĩnhvực của đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, nghiên cứu khoa học,lịch sử và các hoạt động khác.Đòi hỏi con người phải gìn giữ và phát huy nó,nhằm tôn vinh và ghi nhận những giá trị to lớn của tài liệu trong việc cung cấpthông tin phục vụ cho lao động, sản xuất, công tác quản lý,đóng góp cho sự pháttriển của đất nước
Trang 5Theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt của Trưởng phòng Đào tạo
và các Khoa, mặt khác dựa theo phương châm “Học phải đi đôi với hành”, “Lýluận phải gắn liền với thực tiễn”, “Học thật thi thật để ra đời làm thật” Trên cơ
sở cán bộ lưu trữ trong tương lai nói chung nắm vững hơn kiến thức chuyênmôn,và được tìm hiểu đưa ra những lý luận đã được học vào thực tiễn côngviệc,thì nhà trường đã thực hiện tổ chức cho các sinh viên năm thứ cuối đi thựctập tại các cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước
Thời gian thực tập sẽ giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận về cácnghiệp vụ đã được trang bị, đồng thời từng bước gắn học với thực hành, lý luậnvới thực tiễn, vì thực tiễn là phương tiện nắm chắc hơn phần lý thuyết đã đượctrang bị trên ghế nhà trường, một phương pháp nhận thức khoa học, chính xácnhất về chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác thực tiễn là cơ sở, là điều kiện cần và
đủ để vận dụng và đưa lý luận vào thực tiễn Đây là sợi dây kết nối giữa Nhàtrường và xã hội Qua thời gian thực tập tại cơ quan về Công tác lưu trữ sẽ hệthống hóa và củng cố kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành lưu trữ, nhằm nângcao năng lực rèn luyện, kỹ năng nghề nghiệp cho sinh viên đồng thời trang bịcho sinh viên những kiến thức về thực tiễn khi ra trường
Được sự đồng ý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân và nhàtrường, em đã đến Văn Phòng của Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân thực tập
và hoàn thành thời gian thực tập từ ngày 10/1/2017 – 10/3/2017 của mình Tuycông việc có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức đã được học nhưng nhờ có
sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của lãnh đạo, các anh chị trong văn phòng Ủyban nhân dân phường Nghĩa Tân đặc biệt là bộ phận lưu trữ đã tạo điều kiện cho
em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc, và hoàn thành kỳ thực tập mộtcách hiệu quả, mang lại cho em nhiều kiến thức mới, thực tiễn hơn trong thựchành nghiệp vụ công tác lưu trữ
Khoảng thời gian thực tập, em đã được tiếp cận với cách thức tổ chức vàthực hiện công việc, bản thân em đã cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, bêncạnh đó còn xây dựng cho mình một phong cách của cán bộ lưu trữ tương laitrên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường
Trang 6Bên cạnh những thuận lợi đó thì vẫn còn một số khó khăn nhỏ như Dotính chất đặc thù của công tác lưu trữ chưa tạo được chỗ đứng trong xã hội, cơquan chưa chú trọng, quan tâm nhiều đến hoạt động này và do Văn phòngphường Nghĩa Tân là cơ quan trực thuộc ủy ban nhân dân phường vì vậy tài liệumang tính chính trị nên em ít có điều kiện để tìm hiểu các văn bản, tài liệu.
Bản thân em đã nhận thức được tầm quan trọng trong nghiệp vụ công táclưu trữ của mình, tuy nhiên nội dung thực hành, tìm hiểu rộng trình độ lý luậncòn có điểm hạn chế và hiểu biết chưa nhiều nên trong bản báo cáo thực tập nàykhông thể tránh được những hạn chế và thiếu sót Kính mong các Thầy Cô giáotrong trường cũng như toàn thể Ban lãnh đạo, cán bộ thuộc Ủy ban nhân dânphường Nghĩa Tân bổ sung, đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo thực tập của
em được hoàn thiện và giúp em hiểu biết sâu rộng, chính xác nghiệp vụ công táclưu trữ của mình
Qua bài báo cáo thực tập này em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các Thầy Côtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là khoa Văn thư lưu trữ đã truyền đạt cho
em những kiến thức là những bài giảng và những ví dụ sát với thực tế để em tíchlũy được những kiến thức là hành trang bước vào cuộc sống
Em xin gửi lời cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các lãnh đạo cán bộ Ủyban nhân dân phường Nghĩa tân đã tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tếcông việc để tìm hiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu sót của mình
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 7
B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân
Trên địa bàn phường có đường Hoàng Quốc Việt, theo hướng đông tây từdốc Bưởi đến hai đường Phạm Văn Đồng chia phường thành hai phần BắcNghĩa Tân và Nam Nghĩa Tân Đường Nguyễn Phong Sắc theo hướng từ quốc lộ
32 qua đường Hoàng Quốc Việt nối với phố Trần Cung – Cổ Nhuế đi Chèm vàtheo đường Phạm Văn Đồng đi sân bay quốc tế Nội Bài Phố Tô Hiệu từ ngã tưphố Nguyễn Phong Sắc đến đường Hoàng Quốc Việt là ranh giới phía Nam củaphường Nghĩa Tân giáp với phường Dịch Vọng và phía đông giáp với phườngNghĩa Đô Phố Phạm Tấn Tài ở phía Tây từ cuối phố Nghĩa Tân đến đườngHoàng Quốc Việt là ranh giới giữa Nghĩa Tân với phường Dịch Vọng Hậu và xã
Cổ Nhuế Trong nội địa có phố Nghĩa Tân chạy từ dường Hoàng Quốc Việt quakhu trung tâm Nam Nghĩa Tân dến phố Phạm Tấn Tài Phố Trần Tử Bình nối từđường Hoàng Quốc Việt ( Trường Cao Đẳng Sư Phạm TW ) đến phố Tô Hiệu.Ngoài ra, còn có một số con đường khác trong khu dân cư, 100% đã được nhựahóa hoặc bê tông hóa, rộng rãi, có vỉa hè, cây xanh Hệ thống đường đó tạo điềukiện thuận tiện cho việc đi lại giao thương kinh tế - văn hóa giữa Nghĩa Tân vớicác địa bàn khác trong quận cũng như vào trung tâm thành phố và giao lưu vớibên ngoài
Sau 23 năm xây dựng và phát triển, đến nay bộ mặt đô thị của phường đã
có nhiều thay đổi, khởi sắc, công sở làm việc, kết cấu hạ tầng, điện, nước,
Trang 8đường, ngõ, ngách, trường, trạm y tế, Nhà bia tưởng niệm liệt sỹ, Nhà văn hóa,nhà họp, sân chơi… đã được đầu tư xây dựng tương đối đồng bộ, khang trang,đáp ứng được nhu cầu đời sống sinh hoạt và sản xuất, kinh doanh của nhân dân.
Tổ chức đảng, chính quyền, mặt trận và các đoàn thể ngày càng vững mạnh Đờisống vật chất, tinh thần của nhân dân được nâng lên An Ninh chính trị, trật tự antoàn xã hội được giữ vững, các tệ nạn xã hội được đẩy lùi và ngăn chặn, nhườngchỗ cho nếp sống văn minh, lành mạnh của một đô thị đang trong quá trình đổimới và phát triển
1.1.2 Chức năng.
Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân là cơ quan hành chính nhà nước cấpphường có chức năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị,văn hóa, xã hội của phường Thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã được quy địnhtrong Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003
Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên Hoạt động của cơ quanđược tổ chức tổng kết đánh giá mỗi tháng một lần vào các ngày cuối tháng
1.1.3 Nhiệm vụ.
Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa tân tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân công bốngày 10 tháng 12 năm 2003 và Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 1 tháng 4năm 2004 của Chính phủ
Uỷ ban nhân dân Phường thảo luận tập thể và Quyết định theo đa số.Quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội trongđịa bàn phường
Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trìnhHĐND cùng cấp thông qua để trình UBND Quận phê duyệt, tổ chức thực hiện
kế hoạch đó
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật
Trang 9Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa bàn, tổ chức cáchoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục thể thao, xây dựng nếp sốngvăn minh, phòng chống tệ nạn xã hội
Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân vàgiải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định
Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND quậngiao
Ngoài ra mọi hoạt động của Uỷ ban nhân dân Phường phải chịu sự chỉđạo trực tiếp của quận Cầu Giấy, đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng ủy phường vàcấp trên, tuân thủ pháp luật và đảm bảo quyền, lợi ích chính đáng của nhân dânđịa phương theo quy định của pháp luật.Có sự phân công rõ ràng cụ thể vềquyền hạn, trách nhiệm của mỗi thành viên
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành
hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân và thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn cùng với tập thể Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân và cơ quan cấp trên
* Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế là người giúp Chủ tịch phụ trách
mảng kinh tế, nông- lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn phường, chỉđạo hướng dẫn về sản xuất cây hoa màu, cây lương thực đồng thời quản lý vềcác hộ kinh doanh, sản xuất gỗ trên địa bàn Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch vềcác lĩnh vực được phân công
* Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa- xã hội là người giúp Chủ tịch
quản lý về lĩnh vực văn hóa xã hội và giáo dục, y tế Quản lý về hộ khẩu, tổchức việc đăng ký tạm trú của địa phương
Trang 10Trưởng, Phó các phòng ban trực tiếp tham mưu, giúp việc cho thường trựcUBND và chịu trách nhiệm trước thường trực UBND , cán bộ chuyên môn củacác phòng, ban chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các trưởng, phó phòng ban.
Các phòng, ban chuyên môn của Ủy ban nhân dân Phường bao gồm:Vănphòng Ủy ban nhân dân , Phòng Đô thị địa chính, Phòng Tài chính kếtoán,Phòng Tư Pháp, Phòng Lao động- thương binh và xã hội, Phòng Văn Hóathông tin, Phòng tiếp dân
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nghĩa Tân
Các phòng, ban có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND Phường theotừng lĩnh vực chuyên môn của ngành mình phụ trách Thực hiện chức năng quản lýtheo ngành và theo lĩnh vực Chịu trách nhiệm công tác trước UBND Quận
Ngoài ra còn có các hội như: Hội cựu chiến binh phường, Hội Liên hiệpphụ nữ Phường, Hội người cao tuổi phường, Hội chữ thập đỏ phường, Hộikhuyến học, Hội cựu thanh niên xung phong phường
Chủ tịch UBND
Phòng
Tư pháp
Phòng Lao động thương binh và
xã hội
Phó Chủ tịch
PhòngTài chính
Kế toán
Phòng
Đô thị địa chính
Phòng văn hóa thông tin
Phòng Tiếp dân
Trang 111.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân
Bộ phận lưu trữ của cơ quan thuộc văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân.
Chức năng tham mưu tổng hợp
Gíup Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong việc lãnh đạo, điều hành đảm bảo tínhthống nhất, liên tục, đúng pháp luật có hiệu lực trong hoạt động của Uỷ ban
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin, phương án kịp thời, chínhxác,khoa học cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
Chức năng hậu cần của Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân
Đảm bảo cho Uỷ ban nhân dân có đầy đủ điều kiện, vật chất, các trangthiết bị, phương tiện phục vụ cho Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân hoạt độngđạt hiệu quả cao nhất
Phân phối, bổ sung, mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị phục vụ chohoạt động của Uỷ ban nhân dân Phường Nghĩa Tân
1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng ủy ban nhân dân phường Nghĩa tân có những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Xây dựng các chương trình,kế hoạch công tác giúp Uỷ ban nhân dânPhường Nghĩa Tân
Giúp Uỷ ban theo dõi thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của
Uỷ ban, đơn vị trực thuộc
Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban và kiền nghị của Uỷ bannhững biện pháp cần thiết, thúc đẩy việc thực hiện các quyết định của Uỷ ban
Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Trang 12Tổ chức phục vụ các cuộc họp Uỷ ban.
Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, hành chính, lưu trữ theoquy định của nhà nước
Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát của Hộiđồng nhân dân, chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân Quận
Quản lý công văn, giấy tờ và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của Uỷ Ban,đơn vị
Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đê điều, phân vạch điều chỉnh địagiới hành chính trình cấp trên giải quyết
Chịu trách nhiệm quyền hạn và thực hiện chế độ báo cáo trước hội đồngnhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp Quận
Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tuc hành chính trongviệc xử lý công việc và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, ban ngànhchuyên môn
Phục vụ các yêu cầu khác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- Kho lưu trữ của cơ quan được đặt tại tầng 2, kho có diện tích 15m2 dùng
để lưu giữ tài liệu và thực hiện các hoạt động về lưu trữ
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm 4 cán bộ:
Trang 13Hoạt động quản lý là một trong những nội dung hết sức quan trọng củacông tác lưu trữ : Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản
lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định củanhà nước về lưu trữ Vì vậy cơ quan đã chú trọng thực hiện các hoạt động quản
lý gồm những vấn đề như sau:
2.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ.
Việc xây dựng và ban hành văn bản về lưu trữ là một trong những yếu tố,căn cứ pháp lý không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức Nhằm thực hiện tậptrung thống nhất, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ Nộidung của các văn bản chỉ đạo gồm các vấn đề tổ chức bộ máy, giao nhiệm vụcông tác, hướng dẫn việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, quy định và hướngdẫn thực hiện các vấn đề về nghiệp vụ, điều chỉnh những nhiệm vụ công tác,
….Các văn bản thể hiện có hiệu lực pháp lý, buộc mỗi cá nhân, tổ chức phảiđảm bảo thực hiện kịp thời, thống nhất, và đúng đắn các chủ trương, chính sách
và các nhiệm vụ lưu trữ cụ thể
Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân thực hiện theo các vănbản của Nhà nước như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ;
Trang 14- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội
vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ
và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấytheo TCVN ISO 9001:2000;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v
- Hướng dẫn số 11 -HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng
- Quy định số 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về Phông lưutrữ Đảng Cộng sản Việt Nam
- Hướng dẫn số 35 -HD/VPTW ngày 18/10/2010 Thực hiện ‘‘Bảng thờihạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơquan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh ’’và Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệuchủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấphuyện.’’
2.1.2 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ.
+Về tổ chức :
Hiện nay tại cơ quan có một bộ phận làm lưu trữ, quản lý kho tàng,trangthiết bị, cơ sở vật chất, thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ Ngoài ra cáccán bộ còn có thể tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về kế hoạch, định hướng pháttriển về các hoạt động lưu trữ
Nhưng kho lưu trữ một số điểm còn hạn chế : diện tích và không gian củakho còn hẹp, cách bố trí phòng kho, trang thiết bị chưa được hợp lý
+ Về biên chế:
- Cơ quan tại bộ phận lưu trữ có 01 đồng chí chuyên trách công tác lưu
Trang 15trữ Cán bộ lưu trữ giúp Chánh văn phòng và phường thực hiện quản lý công táclưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của phường, thực hiện chế độ thống
kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình công tác lưu trữ tại cơ quan
- Nhìn chung chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, hiện nay cơ quan mới chỉ
có 01 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ, cơ quan cũng cử đi học các lớp tậphuấn, bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ
- Công tác lưu trữ của UBND phường Nghĩa Tân đặt dưới sự chỉ đạo củaChánh văn phòng, là người điều hành trực tiếp công tác văn phòng hành chínhnói chung và công tác lưu trữ nói riêng
2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ,công chức , viên chức lưu trữ,công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Cán bộ làm lưu trữ là nhân tố quyết định đến chất lượng hiệu quả củacông việc, ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi phải có phẩm chấtchính trị tốt, chăm chỉ, cần cù, có tinh thần học hỏi nghiên cứu sáng tạo Hiệnnay đội ngũ cán bộ lưu trữ từng bước được tăng cường, công tác đào tạo bồidưỡng cán bộ được chú trọng Hằng năm cơ quan đã tổ chức mở các lớp tậphuấn cho cán bộ nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ngày càng đáp ứng đượcnhu cầu tốt hơn
Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công tác lưutrữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ vàothành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng Cuối năm, dựavào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cá nhân, tậpthể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình thành phố ra quyết địnhkhen thưởng trong công việc
2.1.4 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan.
- Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư - lưu trữ trong hoạtđộng quản lý nhà nước Ngoài việc chịu sự thanh tra, kiểm tra và xử lý các viphạm pháp luật của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước UBND phườngNghĩa Tân thường xuyên kiểm tra cán bộ lưu trữ về công tác văn thư - lưu trữ
Trang 16theo tháng, quý, năm Nếu phát hiện những vi phạm thì sẽ xử lý theo quy địnhcủa phòng tùy vào mức độ vi phạm Nếu vi phạm ở mức độ nhẹ thì phê bình,khiển trách.
- Qua công tác thanh tra, kiểm tra cơ quan mới có thể phát hiện những saisót, hoặc những cá nhân vi phạm các chế độ quy định về công tác lưu trữ Từ đórút ra những bài học kinh nghiệm, sửa chữa và có những biện pháp quản lý, chỉđạo thích hợp đảm bảo thực hiện tốt các quy định, quy chế của cơ quan
- Nội dung kiểm tra bao gồm : các trang thiết bị, cơ sở vật chất , tài liệutrong kho, chất lượng phòng kho để lưu trữ tài liệu Bên cạnh đó cũng kiểm tra,đánh giá công tác quản lý của cán bộ về lưu trữ như: ý thức trách nhiệm về việcthu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữcủa cơ quan Việc kiểm tra được diễn ra một cách công bằng, khách quan, chínhxác, vì vậy công tác lưu trữ ở cơ quan phải làm đúng theo quy trình nghiệp vụcủa mình
2.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại cơ quan.
Hiện nay công nghệ thông tin đã trở thành vấn đề thiết yếu trong mọi hoạtđộng của đời sống, xã hội Góp phần hiện đại hóa trên mọi lĩnh vực, giải phóngsức lao động chân tay của con người thay vào đó là các công nghệ hiện đại tạođộng lực cho xã hội phát triển Trong công tác Lưu trữ đã sử dụng các hệ thốngmáy móc hiện đại vào việc thực hiện, giải quyết các công việc hàng ngày như hệthống máy tính, máy in, máy fax, máy foto, máy scan…
Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưutrữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môitrường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử để quản
lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ thốngquản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưutrữ
2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan
2.2.1 Công tác phân loại, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
Trang 17tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giaotài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quyđịnh.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là cácloại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của cácđơn vị trực thuộc Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của cáclưu trữ cơ quan Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
• Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầumối văn bản đi, đến của cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở vănthư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ
• Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,ban, đơn vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quansau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hình thành trongcác phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyênmôn Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quyđịnh: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộnhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liênquan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”
Ngoài ra lưu trữ UBND phường bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
• Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại UBNDphường, đã về hưu hoặc chuyển công tác
• Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các vănbản, giấy tờ trao đổi công việc với UBND phường
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổsung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,phục vụ nghiên cứu lâu dài
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơchính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định