TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 2 B. NỘI DUNG 4 Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KHCNVN VÀ VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHCNVN 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaViện Hàn lâm KHCNVN 4 1.1.1. Sự ra đời 4 1.1.2. Vị trí, chức năng 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHCNVN 8 1.2.1. Vị trí và chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN 11 2.1.Thực trạng của hoạt động quản lý. 11 2.1.1. Về việc ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 11 2.1.2. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 12 2.1.2.1.Về tổ chức cán bộ làm công tác lưu trữ 12 2.1.2.2. Về đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 12 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ. 12 2.1.4. Hợp tác quốc tế trong công tác Lưu trữ. 13 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 25 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 27 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu 27 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 30 Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 31 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 31 3.2. Nhận xét và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 31 3.3. Các khuyến nghị 35 3.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên 35 3.2.2. Đối với Viện Hàn lâm KHCNVN 35 3.2.3. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 C. KẾT LUẬN 38 D. PHỤ LỤC 39 E. TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI A KHOA B VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO KẾT C D E F G H I J K L M N O P Q QUẢ THỰC TẬP TỐT R S CHUYÊN ĐỀ: NGHIỆP TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ VIỆT NAM Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên ngành Lưu trữ MỤC LỤC A MỞ ĐẦU B NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KH&CNVN VÀ VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHCNVN 4 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm KH&CNVN 1.1.1 Sự đời 1.1.2 Vị trí, chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KH&CNVN 1.2.1 Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHCNVN 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý 2.1.1 Về việc ban hành văn đạo công tác lưu trữ 2.1.2 Tình hình tổ chức cán làm công tác lưu trữ 2.1.2.1.Về tổ chức cán làm công tác lưu trữ 2.1.2.2 Về đội ngũ cán làm công tác lưu trữ 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác lưu trữ 2.1.4 Hợp tác quốc tế công tác Lưu trữ 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI VĂN 1.1 PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ Nguyễn Thị Yến Lớp: Lưu trữ học K1b 5 8 11 11 11 12 12 12 12 13 13 25 25 27 27 28 30 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên ngành Lưu trữ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.2 Nhận xét đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 31 3.3 Các khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan Nhà nước cấp 3.2.2 Đối với Viện Hàn lâm KHCNVN 3.2.3 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN D PHỤ LỤC E TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 35 35 35 38 39 52 Nguyễn Thị Yến Lớp: Lưu trữ học K1b 31 A MỞ ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng hoạt động máy Hành nhà nước Hiện nay, quan, tổ chức bắt đầu có ý thức vai trị tầm quan trọng cơng tác Văn thư – Lưu trữ Vì vậy, công tác Văn thư - Lưu trữ ngày quan tâm Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kéo dài hai tháng, từ ngày 04/01 - 19/3/2016 cho sinh viên nhằm giúp sinh viên học hỏi, củng cố kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đươc trang bị lớp, làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn nghiệp vụ Được giới thiệu Nhà trường tiếp nhận Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập không dài đem lại cho tơi kết quả, có ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn Dưới hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cán Văn phịng đợt thực tập, học phong cách làm việc người cán thực thụ Một công việc đòi hỏi cẩn thận, khéo léo, khoa học Là cán Văn thư - Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư - Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ phát triển đất nước nắm kiến thức công tác văn thư, lưu trữ, thấy bất cập công tác quan Đợt thực tập giúp nhận số hạn chế mình, từ đây, tơi khắc phục thiếu sót kiến thức chuyên mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút Phịng Hành – Lưu trữ (Văn phịng Viện Hàn lâm KHCNVNV) qua báo cáo này, mạnh dạn đề xuất số ý kiến có kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam Ngồi phần mở đầu, kết luận, nội dung báo cáo gồm có chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Chương 3: Báo cáo kết thực tập Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam Trong đợt thực tập, nhận giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán Phịng Hành - Lưu trữ, Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán Phòng Hành Lưu trữ (thuộc Văn phịng Viện Hàn lâm KHCNVN) thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Yến B NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM VÀ VĂN PHỊNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm KH&CNVN 1.1.1 Sự đời Phát triển khoa học công nghệ chủ trương lớn mà Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm Trước năm 1970, Đảng Nhà nước có chủ trương xây dựng Trung tâm khoa học nuớc định xây dựng Viện Khoa học Việt Nam Ngay thời gian chống Mỹ, số sở nghiên cứu tiến hành thành lập như: Viện Toán học, Viện Vật lý, Viện Nghiên cứu biển Năm 1970 Viện nhiều đơn vị nghiên cứu khác tập hợp lại thành Trung tâm nghiên cứu khoa học Thuộc Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước (nay Bộ Khoa học Công nghệ) Ngày 20 tháng năm 1975, Hội đồng Chính phủ (nay Chính phủ) ban hành Nghị định số 118/CP thành lập Viện Khoa học Việt Nam sở Trung tâm Viện Khoa học Việt Nam quan thuộc Hội đồng Chính phủ có nhiệm vụ: “Nghiên cứu vấn đề khoa học kỹ thuật có tầm quan trọng mặt kinh tế, vấn đề tổng hợp liên quan đến nhiều ngành, vấn đề phải tích luỹ số liệu nhiều năm để qua điều tra, khảo sát rút quy luật nhằm góp phần giải nhiệm vụ kinh tế quan trọng lâu dài, vấn đề khoa học để làm sở cho việc phát triển khoa học nước…” Ngày 22 tháng năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 24/CP thành lập Trung tâm Khoa học Tự nhiên Công nghệ Quốc gia sở tổ chức lại Viện Khoa học Việt Nam Ngày 16 tháng 01 năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 27/2004/NĐ-CP qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện KH&CN Việt Nam Theo Nghị định Trung tâm Khoa học Tự nhiên Công nghệ Quốc gia đổi tên thành Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam Ngày 12 tháng năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2008/NĐCP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học Cơng nghệ Việt Nam Ngày 25/12/2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Viện Hàn lâm KHCNVN trải qua 40 năm xây dựng phát triển, quan tâm Đảng, Nhà nước Chính phủ, Viện Hàn lâm KHCNVN có bước phát triển mạnh mẽ trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học hàng đầu nước khoa học tự nhiên khoa học cơng nghệ 1.1.2 Vị trí, chức Ngày 25 tháng 12 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ ký ban hành Nghị định số 108/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Theo đó, Viện Hàn lâm KHCNVN quan thuộc Chính phủ, thực chức nghiên cứu khoa học tự nhiên phát triển công nghệ; cung cấp luận khoa học cho công tác quản lý khoa học, cơng nghệ xây dựng sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao theo quy định pháp luật 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Nghị định số 108/2012/NĐ- CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự thảo nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam; chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm, dự án, đề án quan trọng Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam - Trình Thủ tướng Chính phủ định thành lập mới, đổi tên, tổ chức lại, giải thể tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam thuộc thẩm Thủ tướng - Về nghiên cứu khoa học công nghệ: + Nghiên cứu khoa học tự nhiên phát triển cơng nghệ lĩnh vực: Tốn học; vật lý; hóa học; sinh học; cơng nghệ sinh học; cơng nghệ thơng tin; điện tử, tự động hóa; cơng nghệ vũ trụ; khoa học vật liệu; đa dạng sinh học chất có hoạt tính sinh học; khoa học trái đất; khoa học công nghệ biển; môi trường lượng; dự báo, phòng, chống giảm nhẹ thiên tai; + Nghiên cứu tổng hợp nguồn tài nguyên thiên nhiên, điều kiện tự nhiên môi trường; + Triển khai, ứng dụng chuyển giao kết nghiên cứu khoa học, công nghệ; + Đề xuất chủ trì thực chương trình khoa học công nghệ trọng điểm cấp nhà nước theo phân cơng quan nhà nước có thẩm quyền - Đào tạo nhân lực khoa học, cơng nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo sau đại học khoa học tự nhiên công nghệ theo quy định pháp luật - Báo cáo cung cấp thơng tin động đất, cảnh báo sóng thần với quan có thẩm quyền theo quy định - Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ - Tham gia thẩm định trình độ cơng nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế-kỹ thuật cơng trình trọng điểm, quan trọng Nhà nước địa phương theo phân cơng quan nhà nước có thẩm quyền - Quyết định dự án đầu tư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam theo quy định pháp luật - Quản lý tổ chức, máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật - Về tài chính, tài sản: + Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam trình quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo quy định pháp luật ngân sách nhà nước; + Quyết định phân bổ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách nhiệm toán; + Quản lý tài chính, tài sản theo quy định pháp luật - Thực hợp tác quốc tế khoa học, công nghệ theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHCNVN bao gồm có: Lãnh đạo Viện, đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, tổ chức đoàn thể đơn vị trực thuộc Lãnh đạo Viện gồm có 01 Chủ tịch Viện 03 Phó Chủ tịch Viện Các đơn vị gúp việc Chủ tịch Viện gồm có: Văn phịng (có Văn phịng đại diện TP Hồ Chí Minh); Ban Tổ chức - Cán bộ; Ban Kế hoạch - Tài chính; Ban Hợp tác - Quốc tế; Ban Kiểm tra; Ban Ứng dụng Triển khai cơng nghệ Các tổ chức đồn thể gổm: Đảng ủy; Cơng đồn; Đồn Thanh niên; Ban tiến phụ nữ; Hội cựu chiến binh; Ban Chỉ huy quân Các đơn vị trực thuộc gồm: Các Viện nghiên cứu: Viện Toán học; Viện Vật lý; Viện Hóa học; Viện Hóa học hợp chất thiên nhiên; Viện Hóa sinh biển; Viện Cơ học; Viện Sinh thái Tài nguyên sinh vật; Viện Địa lý; Viện Địa chất; Viện Vật lý địa cầu; Viện Hải dương học; Viện Tài nguyên Môi trường biển; Viện Địa chất Vật lý biển; Viện Khoa học lượng, Viện Khoa học vật liệu; Viện Công nghệ thông tin; Viện Công nghệ sinh học; Viện Công nghệ môi trường; Viện Cơng nghệ hóa học; Viện Cơng nghệ vũ trụ; Viện Cơ học Tin học ứng dụng; Viện Sinh học nhiệt đới; Viện Khoa học vật liệu ứng dụng; Viện Nghiên cứu Ứng dụng công nghệ Nha Trang; Trung tâm vệ tinh Quốc gia; Viện Nghiên cứu khoa học Tây Nguyên Các đơn vị nghiệp: Trung tâm thông tin tư liệu; Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam; Nhà xuất Khoa học tự nhiên công nghệ; Trung tâm Tin học Tính tốn; Trung tâm Phát triển Công nghệ cao Các đơn vị nghiệp Chủ tịch Viện thành lập: Viện Vật lý TP Hồ Chí Minh; Viện Địa lý tài nguyên TP Hồ Chí Minh; Viện Tài nguyên, Môi trường Phát triển TP Huế; Viện Vật lý ứng dụng Thiết bị khoa học; Viện Công nghệ viễn thông; Trung tâm Đào tạo, Tư vấn Chuyển giao công nghệ; Trung tâm Phát triển kỹ thuật Công nghệ; Viện Nghiên cứu hệ gen; Viện Sinh thái học Miền Nam Ngoài ra, cấu tổ chức Viện cịn có doanh nghiệp Ban quản lý, chương trình Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHCNVN (xem Phụ lục 1) 1.2 Giới thiệu Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 1.2.1 Vị trí chức Văn phịng đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm KHCNVN có chức tham mưu, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNVN (gọi tắt Chủ tịch Viện) công tác đạo, điều hành hoạt động chung Viện Hàn lâm KHCNVN (gọi tắt Viện); giúp Chủ tịch Viện việc điều hòa, phối hợp hoạt động đơn vị trực thuộc Viện; tổ chức thực công tác hành chính, lưu trữ; quản lý tài chính, tài sản đơn vị tài trực thuộc Văn phịng, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động Lãnh đạo Viện, đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện khối văn phòng dân đảng Văn phịng có dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam tài khoản ngoại tệ ngân hàng theo quy định Văn phịng có Văn phịng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh Văn phịng đại diện Thành phố Hồ Chí Minh có dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam tài khoản ngoại tệ ngân hàng theo quy định Nhà nước 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phịng có nhiệm vụ sau đây: a) Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, năm hàng năm Viện b) Chủ trì tham gia xây dựng đề án, dự thảo văn lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng; tham gia thẩm định, góp ý dự án, dự thảo văn Chủ tịch Viện giao c) Tổ chức thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, văn thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng d) Đảm bảo công tác pháp chế tổ chức thực thị, định Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm Văn phịng e) Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan thực công tác tổng hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ đột xuất việc thực nhiệm vụ Viện theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm KHCNVN f) Giúp lãnh đạo Viện điều hành quản lý hoạt động Viện Hàn lâm KHCNVN: - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra tham gia ý kiến hồ sơ, tài liệu trước trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết; - Thông báo ý kiến kết luận, đạo Lãnh đạo Viện Hàn lâm đến quan, đơn vị, cá nhân theo dõi, đôn đốc việc thực ý kiến kết luận, đạo đó; xếp, bố trí chương trình làm việc lãnh đạo Viện; - Thực nhiệm vụ Người phát ngôn Viện theo quy định Nhà nước Viện; - Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, trì quan hệ Viện với quan cấp trên, đơn vị trực thuộc, ngành, địa phương quan, tổ chức khác; - Tổ chức họp, làm việc với đơn vị; chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu điều kiện để Lãnh đạo Viện công tác tham gia hội nghị, hội thảo g) Về cơng tác hành chính, lữu trữ: - Tổ chức cơng tác hành chính, lưu trữ, thơng tin liên lạc bảo mật thông tin, tài liệu quan Viện theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực công tác hành chính, lưu trữ đơn vị thuộc Viện Hàn lâm h) Thực công tác lễ tân Viện, phối hợp đón tiếp đồn khách quốc tế; tổ chức phối hợp tổ chức kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện; xếp, bố trí địa điểm họp cho đơn vị thuộc Viện i) Quản lý sở hạ tầng, tài sản, sở vật chất Viện giao cho Văn phòng Giúp Chủ tịch Viện việc thực công tác sửa chữa, xây dựng quan Viện PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI 3.1 Bìa sổ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI NĂM:20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 3.2 Phần đăng ký bên sổ Số, ký Ngày Tên loại trích Mức Người Nơi nhận Đơn vị, Số Ghi hiệu tháng yếu nội dung văn độ mật ký văn người nhận lượng văn văn bản lưu bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 4.1 Bìa sổ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 4.2 Phần đăng ký bên sổ Bao gồm 08 cột: Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị, Số hiệu văn tháng trích yếu nộiNgười ký Nơi nhận người lượng Ghi văn dung văn văn nhận bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) PHỤ LỤC SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (6) (7) (8) 5.1 Bìa sổ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 5.2 Phần đăng ký bên sổ Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) PHỤ LỤC SỔ CHUYỂN VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN 6.1 Bìa sổ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 6.2 Đăng ký bên sổ Ngày chuyển Số, ký hiệu văn (1) (2) Nơi nhận văn Số lượng Ký nhận Ghi bì dấu bưu điện (3) (4) (5) PHỤ LỤC MẪU DẤU “ĐẾN” VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC (6) VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ĐẾN Số: ……………… Ngày: ………… Chuyển: …………………… PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 8.1 Bìa sổ: VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 8.2 Phần đăng ký bên sổ Bao gồm 09 cột: Ngày Số Tác Số, ký Ngày đến đến giả hiệu tháng (1) (2) (3) (4) Đơn vị Tên loại trích Ký Ghi người yếu nội dung nhận nhận (5) (6) (7) PHỤ LỤC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN 9.1 Mẫu sổ đăng ký văn đến (8) (9) VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 9.2 Đăng ký bên sổ: Gồm 10 cột: Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại trích Mức độ đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung mật (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) PHỤ LỤC 10 SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN 10.1 Bìa sổ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC Đơn vị người nhận (8) Ký Ghi nhận (9) (10) VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM: 20…… Từ ngày …… đến ngày ………… Từ số ……… đến số ……………… Quyển số: …… 10.2 Phần đăng ký bên sổ Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) PHỤ LỤC 11 DANH MỤC HỒ SƠ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA … Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ….) Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ Thời hạn bảo Đơn vị/ người Ghi hiệu HS sơ quản lập hồ sơ (1) (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có ……… hồ sơ, bao gồm: …………… hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………… hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên PHỤ LỤC 12 MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ Số, ký cặp số hiệu HS (1) (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời gian Thời hạn Số tờ TL bảo quản (4) (5) (6) Ghi (7) Mục lục gồm: …………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ……………………………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn … ,ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) PHỤ LỤC 13 CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG VÀ PHỊNG HÀNH CHÍNH - LƯU TRỮ VIỆN HLKHCNVN Máy fax Máy photo Máy in Máy scan Máy scan PHỤ LỤC 14 KHO LƯU TRỮ VIỆN HÀN LÂM KHCNVN E TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Luật Lưu trữ Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng năm 2015 Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam việc ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Pháp lệnh số 30/2002/PL-UBTVQH ngày 28 tháng 12 năm 2000 Ủy ban Thường vụ Quốc hội bảo vệ bí mật nhà nước 4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư 5.Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi bổ sung số điều theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ hướng dẫn thực Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước 10 Thơng tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị 11 Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ Vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy 12 Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ 13 Công văn số 260/VTLTNN-NVĐB ngày 06 tháng 05 năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 14 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy 15 Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị 16 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 17 Nghị định số 108/2012/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam 18 Quyết định số 28/QĐ-VHL ngày 19 tháng 02 năm 2013 Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam