ĐH nội vụ KHÓA LUẬN tốt NGHIỆP giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng viện hàn lâm khoa học, xã hội việt nam C12

ĐH nội vụ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng viện Hàn lâm khoa học, xã hội Việt Nam KHXH Khoa học xã hội VP Văn phòng CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư VB Văn bản VTLT Văn thư lưu trữ CC,VC Công chức, viên chức

LỜI CẢM ƠN Hồn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” thành công lớn, bên cạnh nỗ lực thân giúp đỡ giảng viên quan thực tế Trước tiên, xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu phòng, khoa trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo hội cho tơi học tập tốt suốt khóa học Bên cạnh tơi xin cảm ơn thầy khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Ths Nguyễn Đăng Việt người hướng dẫn suốt trình nghiên cứu, giúp tơi hồn thành khóa luận Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH nói chung, lãnh đạo Văn phòng nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Loan – trưởng phòng Lưu trữ tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành khóa luận Tơi xin chúc q thầy cơ, q Viện thành công công việc sống Với kiến thức hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót, mong thơng cảm đóng góp ý kiến q thầy để đề tài hồn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt/ký hiệu KHXH VP CNTT CTVT VB VTLT CC,VC Nghĩa từ Khoa học xã hội Văn phòng Cơng nghệ thơng tin Cơng tác văn thư Văn Văn thư lưu trữ Công chức, viên chức MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nội dung nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Giả thuyết nghiên cứu .5 Kết cấu đề tài Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm Văn phòng 1.1.2 Tham mưu, tổng hợp 1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp .9 1.2 Vai trò cơng tác tham mưu, tổng hợp 10 1.3 Mối quan hệ tham mưu tổng hợp .11 1.4 Yêu cầu tham mưu, tổng hợp 12 1.5 Các nội dung tham mưu Văn phòng 14 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 19 2.1 Khái quát viện Hàn lâm KH XH 19 2.1.1.Lịch sử hình thành phát triển 19 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức 19 2.1.2.1 Vị trí chức 20 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 20 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức 20 2.2 Tổ chức hoạt động VP Viện 20 2.2.1 Vị trí, chức năng: .20 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 21 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 24 2.3 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp VP Viện Hàn lâm .25 2.3.1 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán làm công tác tham mưu tổng hợp .25 2.3.1.1 Công tác tổ chức cán 25 2.3.1.2 Công tác đào tạo, bồi dưỡng .28 2.3.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 30 2.3.2.1 Tham mưu, tổng hợp cơng tác Tổ chức-Hành 30 2.3.2.2 Tổng hợp-Thông tin-Biên tập 44 2.3.2.3 Tham mưu công tác pháp chế 46 2.3.2.4 Tham mưu, tổng hợp Công tác lưu trữ 47 2.3.2.5 Tham mưu công tác đảm bảo sở vật chất .49 2.3.2.6 Tham mưu Ứng dụng CNTT 50 2.3.2.7 Tham mưu Công tác y tế .52 2.3.2.8 Tham mưu, tổng hợp Cơng tác tài chính-Kế tốn 53 2.3.2.9 Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh 54 2.4 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp .55 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 61 3.1 Nhận xét, đánh giá 61 3.1.1 Ưu điểm .61 3.1.2 Hạn chế .62 3.1.3 Nguyên nhân 64 3.2 Giải pháp .65 3.2.1 Hoàn thiện thể chế quy định công tác tham mưu, tổng hợp .66 3.1.2 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác tham mưu, tổng hợp .67 3.1.3 Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp .68 3.2.4 Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt cơng tác tham mưu, tổng hợp 70 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa vào xu đó, năm gần đây, cơng tác Văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu xã hội Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo quan điều hành tồn cơng việc hoạt động quan; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quản lý Thực tiễn cho thấy, nơi cơng tác văn phòng quan tâm mức nơi đạo, điều hành đạt hiệu cao nơi lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm nơi văn phòng xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm tình hình hay khơng, có bao qt cơng việc, tổ chức thực có hiệu chủ trương, chương trình cơng tác hay khơng, phụ thuộc lớn vào việc tổ chức xây dựng thực nhiệm vụ VP Chủ tịch Hồ chí Minh khẳng định “Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải công việc nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật, để phấn đấu thực tốt nhiệm vụ giao” [32;1] Tham mưu không đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý Xác định rõ vai trò tầm quan trọng công tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng ln coi trọng khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp giúp lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực quyền định quyền giám sát, giúp Viện tổ chức, điều hành, lãnh đạo, đạo đơn vị triển khai thực tốt nhiệm vụ Với phương châm“Kịp thời, xác, khoa học chu đáo”, Văn phòng thực nhiều biện pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác Tuy nhiên, trước u cầu cơng nghiệp hố, đại hoá, hội nhập quốc tế ngày sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng nhiều mặt hạn chế cần phải nghiên cứu sâu sắc có giải pháp khắc phục kịp thời Trên sở kiến thức trang bị hiểu biết thông qua khảo sát thực tế quan, lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” Hy vọng đề tài cung cấp cho bạn đọc đặc biệt bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng thơng tin chức nhà quản trị văn phòng từ ứng dụng vào cơng việc sau Lịch sử nghiên cứu Tham mưu, tổng hợp đề tài nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu Trong phạm vi đề tài, tơi xin kể số cơng trình nghiên cứu sau: - Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh - Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội - Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành văn phòng, tái lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội - Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội - Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành văn phòng quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội - Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay cơng tác Văn phòng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội - Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội Ngồi ra, đề tài đề cập đến số công trình nghiên cứu cơng tác văn phòng nói chung, cơng tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm: - Văn Tất Thu(2011), Hồn thiện cơng tác tham mưu, tổng hợp phục vụ đạo điều hành Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Cao Thị Thanh Hải(2016) , Nâng cao chất lượng cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Đảng ủy Khối quan TW, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Dương Thị Thu Hà(2016), Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội, Internet Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu công tác tham mưu, tổng hợp nhiên, qua khảo sát tơi xin khẳng định, chưa có cơng trình nghiên cứu cơng tác tham mưu, tổng hợp VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Mục tiêu nội dung nghiên cứu 3.1 Mục tiêu Đề tài sâu tìm hiểu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam phục vụ lãnh đạo, đạo ban lãnh đạo Viện khối công việc 3.2 Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào nội dung chính: - Đánh giá thực trạng cơng tác tham mưu tổng hợp văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Viện thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực đề tài, sử dụng số phương pháp nghiên cứu chung khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh tổng hợp - Phương pháp vật biện chứng: Dựa quan điểm vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính tốn, luận giải đánh giá vấn đề liên quan tới công tác tham mưu, tổng hợp quan cách hợp lý - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận thực tiễn trước cơng tác tham mưu, tổng hợp quan hành nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập thông tin chọn lọc thông tin cần thiết - Phương pháp vấn: Thu thập thông tin trực tiếp thực tế công tác tham mưu, tổng hợp quan nhằm bổ sung làm rõ thông tin, liệu thu thập - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu cơng tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Đề tài nghiên cưu thu thập số liệu, tài liệu Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đên Ý nghĩa đề tài - Đề tài cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Đồng thời, đưa số giải pháp có tính khả thi, áp dụng cho Viện hàn lâm KHXH Việt Nam quan khác - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho nghiên cứu sau cùng chuyên đề - Góp phần cải tiến lề lối làm việc đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo cán Văn phòng, quan Giả thuyết nghiên cứu Công tác tham mưu tổng hợp VP Viện Hàn lâm số hạn chế, khắc phục sớm nâng cao chất lượng cơng tác góp phần vào nâng cao hiệu hoạt động chung toàn quan Kết cấu đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm Chương: Chương 1: Lý luận chung công tác Tham mưu -Tổng hợp Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham mưu-Tổng hợp Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tham mưu cho lãnh đạo việc áp dụng hệ thống quản lý VB đến phần mềm Tính đến năm 2017 năm thứ ba VP thức đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm quản lý VB điều hành tác nghiệp môi trường Internet, tạo bước chuyển biến ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, điều hành Viện hàn lâm Hình 2.1: Giao diện hệ thống quản lý văn Việc chuẩn hóa cơng tác xử lý VB đến, VB thơng qua phần mềm điện tử góp phần tiết kiệm thời gian chi phí khắc phục tượng chậm, muộn hay thất lạc VB Mặc dù nhiều hạn chế cần tiếp tục nghiên cứu, khắc phục việc sử dụng phần mềm tin học công tác quản trị trở thành xu tất yếu để hướng tới mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử Theo số liệu thống kê, tính đến ngày 40 15/12/2016, Văn phòng xử lý, giải kịp thời 2709 VB đến loại, phát hành 2486 Quyết định 2448 công văn, 194 hợp đồng đề tài Viện Hàn lâm Văn thư thực nghiêm chỉnh chế độ kiểm tra, soát, yêu cầu đơn vị, cá nhân phải tuân thủ nghiêm quy định thể thức kỹ thuật trình bày VB theo hướng dẫn Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Hình 2.2 Giao diện hệ thống quản lý vb đến 41 Căn vào nội dung VB đến, Chánh Văn phòng giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải VB đến theo quy định Văn phòng Viện Hàn lâm có trách nhiệm đạo, xử lý, kiểm tra đơn vị, cá nhân việc giải VB đến Chánh Văn phòng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo lãnh đạo Viện Hàn lâm tình hình giải quyết, tiến độ kết giải VB đến để thông báo cho đơn vị liên quan Trưởng phòng tổ chức -hành có trách nhiệm kiểm tra việc giao nhận VB, nhắc nhở đơn vị, nhân giải VB thời hạn Văn thư quan lập sổ theo dõi giải VB nơi gửi đến xin ý kiến có yêu cầu thời hạn giải Việc sử dụng quản lý dấu thực theo quy định pháp luật Mục 5, Quy chế VT-LT Viện Hàn lâm KHXH - Quản lý dấu: Dấu đơn vị,cơ quan giao cho 01 cán văn thư chuyên trách quản lý sử dụng Người giao quản lý, sử dụng dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Con dấu phải quản lý, sử dụng phòng việc Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng dấu Con dấu phải đảm bảo an toàn làm việc Cán VT không phép giao dấu cho người khác trừ đồng ý văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng không sử dụng được, người giao quản lý, sử dụng dấu phải báo cáo với người đứng đầu quan để thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan có trách nhiệm báo cáo với cơng an nơi xảy việc để lập biên 42 - Sử dụng dấu: viên chức văn thư giao cho sử dụng bảo quản dấu, phải tự tay đóng dấu vào văn Chỉ đóng dấu vào văn đứng thể thức kỹ thuật trình bày đóng có chữ ký người có thẩm quyền Qua q trình khảo sát thực tế VP Viện Hàn lâm KHXH, dấu Viện Bộ phận Văn thư ( Thuộc Phòng Tổ chức-Hành chính) bảo quản sử dụng hợp pháp hợp lý Con dấu bảo quản cẩn thận ngăn tủ có khóa, hết bảo quản két sắt Công tác VT năm gần có bước chuyển rõ nét chất lượng, điều góp phần khơng nhỏ vào nâng cao hiệu cơng tác VP Do đó, lãnh đạo Viện, lãnh đạo VP cần có quan tâm, đầu tư đến công tác 2.3.2.2 Tổng hợp-Thông tin-Biên tập Những năm gần đây, cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt bùng nổ công nghệ thông tin tác động tích cực đến mặt đời sống xã hội, kinh tế, trị tạo phát triển vượt bậc chưa có lịch sử Trong môi trường vậy, để làm tốt vai trò nhằm phát triển công tác tác nghiệp theo kịp với đà phát triển xã hội, Viện Hàn lâm quan tâm sâu sát đến cơng tác VP nhờ cơng tác tổng hợp, thông tin VP tiếp tục đạt thành đáng khích lệ Năng lực tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Viện Hàn lâm ngày nâng cao Công tác tổng hợp, xây dựng giám sát kết thực kế hoạch công tác năm 2016 Viện Hàn lâm VP thực sâu sát, bước hoạt động vào nề nếp, góp phần tăng cường kỷ luật kỷ cương hành Đồng thời, Vp tiếp tục làm tốt vai trò đơn vị tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện Hàn lâm tổ chức triển khai số thỏa thuận hợp tác Viện Hàn lâm với số quan, bộ, ngành Chất lượng công tác thông tin, biên tập, tham mưu giúp việc Lãnh đạo viện việc tiếp xúc, phát ngôn trước 43 báo chí bước khẳng định, góp phần quảng bá hình ảnh Viện Hàn lâm với bạn bè nước quốc tế Thông tin mà VP tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo Viện thông qua đường chủ yếu: Thông qua họp, thông qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua VB thông qua phương tiện công nghệ thông tin - Hoạt động hội họp Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam bao gồm họp giao ban theo định kì họp khác có kế hoạch đột xuất Đây hoạt động sử dụng thường xuyên Viện Hàn lâm xem kênh thơng tin xác Mặc dù có nhiều hình thức họp, phổ biến họp giao ban để rà soát, đánh giá tiến độ, chất lượng thực nhiệm vụ giao khó khăn, vướng mắc thực thi công việc đồng thời phân công nhiệm vụ thời gian tới Họp giao việc đột xuất sau lãnh đạo họp, công tác phát sinh nhiệm vụ cần phân công giải Thông qua họp, đội ngũ làm công tác VP thu thập thông tin cần thiết để làm sở cho việc tham mưu, góp ý kiến với lãnh đạo Viện nhiệm vụ giao phân công phối hợp với đơn vị khác thuộc Viện - Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp hoạt động trao đổi thông qua lãnh đạo nhằm trao đổi trực tiếp sâu sắc vấn đề bàn tới nhằm thực công việc cách hiệu quả, bàn công việc - Thông qua VB: Đây xem nguồn thông tin phổ biến Viện Hàn lâm, thông qua VB kế hoạch, định, hướng dẫn lãnh đạo Viện có đạo, phân cơng nhiệm vụ cho cấp dưới, có VP Ngược lại, vào nội dung VB, phận làm công tác tham mưu, tổng hợp tiến hành thu thập, tổng hợp, xử lý cung cấp cho lãnh đạo Viện tiến trình, kết đạt nhiệm vụ, từ đóng góp ý kiến để nhiệm vụ sau hoàn thành tốt 44 - Thông qua phương tiện công nghệ thông tin: Tại VP Viện, thiết bị công nghệ thông tin bao gồm: Máy tính, điện thoại bàn, máy photo, máy in thông qua thiết bị này, thông tin chuyển cách nhanh chóng, giúp cơng việc giải kịp thời, tiết kiệm thời gian 2.3.2.3 Tham mưu công tác pháp chế Năm 2016, VP làm tốt công tác tham mưu, giúp việc Ban đạo cải cách hành Viện hàn lâm, đồng thời giữ vai trò đầu mối việc đóng góp tổng hợp ý kiến đóng góp cho nhiều dự thảo VB quy phạm pháp luật quan, bộ, ngành gửi đến Viện Hàn lâm Tính đến tháng 12/2016, Văn phòng trình lãnh đạo Viện ký ban hành 5/7 VB quản lý, cụ thể: - Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07/11/2016 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Quyết định số 2576/QĐ-KHXH ngày 15/12/2016 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quy chế công tác bảo vệ trụ sở số 1, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội - Quyết định số 2598/QĐ-KHXH ngày 16/12/2016 Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Quyết định số 2624/QĐ-VP ngày 22/12/2016 Chánh Văn phòng ban hành Quy chế chi tiêu nội VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Bên cạnh đó, VP đóng góp ý kiến tổng hợp đóng góp ý kiến cho 21 dự thảo VB quản lý Viện Hàn lâm, 12 dự thảo VB quy phạm pháp luật quan, bộ, ngành gửi đến Viện hàn lâm Ngoài ra, VP 45 chủ động tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện hàn lâm việc giải vụ việc phức tạp, kéo dài, liên quan tới công tác quản lý trụ sở, quản lý đất Viện hàn lâm Điển hình vụ việc giải tranh chấp hợp đồng kinh tế Viện Hàn lâm với công ty Licogi 19 Vụ việc nhà số 16 Phan Huy Chú 2.3.2.4 Tham mưu, tổng hợp công tác lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có diện tích khoảng 100m2 chia thành phòng, thuộc tầng của dãy nhà B thuộc khn viên Viện Phòng lưu trữ bố trí cạnh cầu thang nạn, điều kiện thuận lợi có cố xảy Trang thiết bị để phục vụ công tác bảo quản tài liệu trang bị đầy đủ, bao gồm : - Giá kệ, cặp, hộp tài liệu - Tủ chống ẩm, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ - Hệ thống báo động bình chữa cháy - Két sắt để chứa tài liệu mật - Tủ kính để bảo quản trưng bày tài liệu ảnh Hiện nay, Kho Lưu trữ VP bảo quản 500m giá hồ sơ, tài liệu 2630 ảnh (trong 1740 ảnh phân loại, xếp), 158 băng ghi âm 76 âm ghi hình hoạt động Viện KHXH Việt Nam Đây kho tài liệu quý để phục vụ cho công tác quản lý Với chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giao bước đầu quản lý chặt chẽ, thống tồn hồ sơ tài liệu có kho lưu trữ vào sở liệu nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo Viện, đơn vị chức có nhu cầu nghiên cứu tài liệu cách nhanh hiệu quả, bước cập nhật tài liệu có cách xác hồ sơ chỉnh lý hồn chỉnh kho lưu trữ sở sử dụng phần mềm tin học Trung ương vào xây dựng sở liệu Đồng thời bảo mật bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu sau cập nhật, đáp ứng yêu cầu quản lý 46 khai thác đa dạng theo phơng, khố toàn kho lưu trữ, theo tài liệu, nội dung cụ thể, theo cụm vấn đề cách đầy đủ, khoa học, nhanh chóng, xác - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chỉnh lý tài liệu phòng, ban thuộc Viện đưa vào kho lưu trữ tiến hành thường xuyên theo định kì năm lần - Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng khố trước bước đầu cán lưu trữ tiến hành khảo sát tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu để loại khỏi phông tài liệu không thuộc phông tài liệu hết giá trị - Công tác phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Đã dần vào nề nếp, nguyên tắc Tài liệu lưu trữ quản lý kho lưu trữ phục vụ có hiệu cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị chức Trên sở phát huy kết đạt năm 2015, công tác lưu trữ Viện năm 2016 có chuyển biến tích cực Ý thức, trách nhiệm cá nhân, đơn vị việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn Tính đến tháng 12 năm 2016, Lưu trữ VP thu 50 mét giá hồ sơ, nâng tổng số hồ sơ, tài liệu bảo quản lên 554 mét giá hồ sơ, tài liệu Tất tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn, tuân thủ quy trình bảo quản, giữ gìn an tồn tài liệu VP phục vụ đưa khai thác 1871 hồ sơ, tài liệu đáp ứng nhu cầu đa dạng đơn vị, tổ chức cá nhân Để công tác lưu trữ đạt hiệu cao, VP bước số hóa tài liệu lưu trữ, phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng phù hợp với đặc thù Viện Hàn lâm 47 Công tác lưu trữ vào nề nếp phục vụ hiệu cho việc tra tìm, khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cơng việc Mặc dù vậy, công tác lưu trữ Viện nhiều bất cập, cụ thể, khối lượng tài liệu chuyển kho ngày nhiều, diện tích kho khơng đủ Xét ngun tắc, tài liệu khơng xếp lên giá, nhiên qua khảo sát thực tế kho lưu trữ cho thấy, hầu hết giá, tài liệu xếp lên tủ, điều gây nhiều khó khăn cho công tác khai thác, sử dụng hiệu 2.3.2.5 Tham mưu công tác đảm bảo sở vật chất Đảm bảo sở vật chất phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học coi nội dung chủ yếu quan trọng quan, tổ chức vấn đề riêng Viện hàn lâm KHXH Năm 2016, Văn phòng chủ động tham mưu cho Viện triển khai hạng mục sửa chữa, chống xuống cấp Nhằm gấp rút chuẩn bị cho việc khởi động dự án xây dựng khối Viện nghiên cứu quốc tế trụ sở 176 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội VP chủ động hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi để Viện nghiên cứu Châu Âu Viện Kinh tế Chính trị-Thế giới hồn tất cơng tác di chuyển điều kiện làm việc trụ sở chính, số Liễu Giai, Ba Đình Đồng thời, VP tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện hạng mục cải tạo, sửa chữa chống xuống cấp chỉnh trang trụ sở Viện Hàn lâm thực tiến độ đảm bảo chất lượng thi cơng Ngồi ra, sau hồn thành thủ tục nghiệm thu dự án “Hoàn thiện hệ thống PCCC tòa nhà 1B, Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội”, VP tổ chức bàn giao tập huấn cho Viện Thông tin Khoa học xã hội quản lý, vận hành hệ thống PCCC Cùng với việc quản lý trụ sở làm việc, VP theo dõi vận hành khối lượng lớn trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hoạt động thường xuyên Viện Hàn lâm Trên tinh thần chủ động, sáng tạo, đội ngũ cán kỹ thuật viên VP ln cố gắng hồn thành nhiệm vụ giao, 48 thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát khắc phục cố, đảm bảo vận hành an toàn hệ thống thang điện, thang máy, cửa từ, camera, điều hòa an ninh trụ sở Việc mua sắm, cấp phát VP phẩm, cơng cụ làm việc, xăng dầu phục vụ nhu cầu công tác đơn vị trực thuộc Viện VP thống kê vào sổ rõ ràng, công khai minh bạch Thông qua thực tế công tác, VP kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện nhiều giải pháp kỹ thuật nhằm tiết kiệm điện, tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao chất lượng bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Đối với tài sản có giá trị, bị hỏng sử dụng được, VP tổng hợp xin ý kiến lãnh đạo để lý theo quy trình, thủ tục Theo định kì, quý lần, VP tổ chức đoàn kiểm kê trang thiết bị phòng, ban, đơn vị thuộc Viện Hàn lâm, sau thống kê vào sổ tổng hợp thiết bị hỏng hóc để kịp thời sửa chữa lý, mua số trang thiết bị cần thiết cho giải cơng việc VP có VP gửi lên ban lãnh đạo xin ý kiến, phê duyệt, lãnh đạo giao cho VP mua sắm trang thiết bị cần thiết 2.3.2.6 Tham mưu Ứng dụng CNTT Để bắt kịp với bùng nổ CNTT, VP tham mưu với lãnh đạo Viện xây dựng đưa vào sử dụng phần mềm tin học Bên cạnh phần mềm tin học Microsoft Word, Microsoft Excel Viện Hàn lâm có trang thơng tin điện tử (websiite) nội Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cán bộ, chuyên viên VP thực thành thạo tin học văn phòng việc thực công việc giao Thông qua trang thông tin điện tử mạng Lan nội bộ, thông tin truyền tải đến phòng, ban xác góp phần nâng cao hiệu điều hành lãnh đạo Viện Công tác triển khai ứng dụng CNTT VP quan tâm có nhiều ý kiến đóng góp với ban lãnh đạo Viện Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ VP Viện, thiết 49 thực hướng tới mục tiêu xây dựng Chính Phủ điện tử Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ngày 26/012/2016 Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ban hành Quyết định số 305/QĐ-VP ban hành Kế hoạch Ứng dụng CNTT Văn phòng Viện giai đoạn 2016-2017 Các nhiệm vụ trọng tâm nội dung bao gồm: Đào tạo, bồi dưỡng phát triển nhân lực CNTT, đảm bảo có đủ nhân lực CNT cho nhu cầu ứng dụng phát triển CNTT VP, trọng nâng cao lực cho đội ngũ cán bộ, CC, VC người lao động thuộc VP; Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tổ chức, triển khai xây dựng lắp đặt máy chủ Viện, cải tạo, nâng cấp đường truyền Internet, chỉnh sửa hoàn thành phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp;Tham mưu giúp Chủ tịch Viện tổ chức, triển khai Ứng dụng CNTT cơng tác cải cách hành chính, ứng dụng phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp phục vụ cơng tác đạo, điều hành tồn Viện hàn lâm KHXH Việt Nam Ứng dụng CNTT triển khai sâu rộng hầu hết đơn vị, phòng ban thuộc trực thuộc Viện Đến nay, hầu hết ứng dụng dùng cơng tác hành VP thư tín điện tử, gửi nhận VB, thơng tin, phần mềm kế toán phục vụ lãnh đạo cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ phòng, ban sử dụng thành thạo mang lại hiệu thiết thực, góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc Công tác triển khai trao đổi thông tin mạng thực nhu cầu thiếu vào nề nếp VP tham mưu với lãnh đạo việc ban hành Quy định việc gửi, nhận VB mạng thông tin diện rộng quản lý, khai thác, bảo vệ, sử dụng mạng CNTT cách hiệu Công tác ứng dụng CNTT áp dụng cán bộ, chuyên viên ngày nâng cao, mang lại hiệu thiết thực góp phần đổi lề lối, phương thức làm việc cá nhân nâng cao rõ rệt chất lượng hiệu công tác Công nghệ thông tin 50 thực trở thành phương tiện nhu cầu thiếu sống công tác cán bộ, chuyên viên Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 2.3.2.7 Cơng tác y tế Một chức năng, nhiệm vụ Văn phòng tổ chức vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, cơng chức làm việc Viện Hàn lâm VP tham mưu cho lãnh đạo công tác kiểm tra sức khỏe cấp phát thuốc điều trị cho cán bộ, cơng chức để đảm bảo sức khỏe, đáp ứng u cầu cơng việc Cùng với đó, phòng y tế tổ chức kiểm tra sức khỏe sinh sản định kì cho cán bộ, cơng viên chức nữ người lao động cách khoa học, đảm bảo chất lượng Bên cạnh công tác khám chữa bệnh, VP tích cực tun truyền, vận động cá nhân, đơn vị thực vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ môi trường công sở giúp việc cho Ban Dân số, Viện Gia đình Giới cơng tác kế hoạch hóa gia đình VP đề xuất với lãnh đạo Viện công tác khen thưởng cán bộ, công viên chức người lao động nữ cơng tác kế hoạch hóa gia đình Cụ thể, sau 60 tháng kể từ sinh thứ chưa sinh thứ 2, cán bộ, công viên chức nữ lập danh sách khen thưởng 150000/người Cũng công tác y tế, phân công lãnh đạo Viện, Vp tiến hành tổng hợp, thống kê số lượng cán bộ, cơng viên chức Viện sau phối hợp với Cơng đồn viện mua cấp phát thẻ y tế Hằng năm, VP xây dựng kế hoạch cơng tác ý tế, trình lãnh đạo xin ý kiến đạo, cuối quý, năm tổng hợp báo cáo kết để lãnh đạo Viện biết có điều chỉnh kịp thời Cũng năm 2016, Phòng Y tế tham mưu, kiến nghị xin ý kiến lãnh đạo Viện tổ chức khám chữa bệnh, cấp phát thuốc tổ chức hội thảo tuyên truyền phòng chống bệnh Cụ thể, Y tế làm việc sau: 51 - Cấp phát thuốc điều trị bệnh thông thường đau vai gáy, nhức đầu, rối loạn tiêu hóa cho gần 900 lượt cán - Khám điều trị an toàn cho 500 lượt cán bộ, đảm bảo quy chế, chuyên môn - Tổ 01 buổi nghe nói chuyện chuyên đề bệnh tai biến mạch máu não, biểu lâm sàng biện pháp phòng chống bệnh, chữa bệnh cán bộ, Cơng chức tồn Viện Đồng thời, Phòng Y tế xây dựng vb quy định nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm y bác sĩ VP việc cấp phát thuốc chữa bệnh cho cán bộ, cc, vc Công tác Y tế năm qua xem vấn đề quan trọng, lãnh đạo Viện quan tâm trọng đến công tác đầu tư trang thiết bị y tế, phục vụ khám chữa bệnh, giúp cho cán bộ, cc, vc có sức khỏe tốt yến tâm cơng tác 2.3.2.8 Cơng tác tài chính-Kế tốn Với vị trí chủ tài khoản đơn vị, VP lãnh đạo Viện giao quản lý khối lượng kinh phí lớn, thuộc nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo hoạt động thường xuyên đột xuất Viện Hàn lâm Việc quản lý, sử dụng nguồn kinh phí thực cách minh bạch, chặt chẽ, tuân thủ quy trình, thủ tục pháp luật Viện VP thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn cá nhân, đơn vị thực Luật Ngân sách Nhà nước, trình tự xây dựng dự tốn, hồ sơ tài thực thủ tục tốn VP ln kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Viện cơng tác tài lãnh đạo Viện ghi nhận Nhiệm vụ tài vụ VP nặng nề, phải giúp Chánh VP thực kinh phí lớn Chủ tịch Viện giao cho Phòng tài vụ, Chủ tịch Viện giao cho quản lý tồn kinh phí phục vụ lãnh đạo Viện, đoàn thể 52 quan chức năng, số nhiệm vụ, đề tài cấp Bộ; quản lý thu, chi quỹ quan Viện; làm toán chi BHXH đăng ký tăng giảm BHXH cho cán khối quan chức năng…Với nguồn kinh phí cấp, VP ln cố gắng đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên đột xuất quan Việc chi tiêu, toán ngày vào nề nếp, tất chứng từ chi tiêu Lãnh đạo duyệt đầy đủ, khơng có tình trạng chứng từ chưa duyệt mà chi Những năm qua, VP nỗ lực việc giúp Chủ tịch Viện quản lý chi tiêu có hiệu nguồn kinh phí quan, giúp hoạt động Viện thơng suốt, khơng bị gián đốn mặt tài 2.3.2.9 Cơng tác bảo vệ trật tự, an ninh Có thể nói , cơng tác bảo vệ, đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự Viện năm qua VP tăng cường, củng cố Do đặc thù số quan nghiên cứu khoa học cùng làm việc trụ sở nên số lượng người phương tiện ô tô, xe máy lại nhiều VP giúp lãnh đạo Viện kiểm tra, kiểm sốt khách vào quan thơng qua việc cấp phát thẻ từ Dưới đạo lãnh đạo, Vp tham mưu giúp lãnh đạo Viện việc ban hành hệ thống giải pháp nhằm tăng cường công tác an ninh, kết hợp tuần tra, kiểm tra sử dụng hệ thống camera giám sát quan VP thường xuyên phối hợp với với lực lượng an ninh lực lượng công an khu vực việc đảm bảo an ninh ngày lễ, Tết Bên cạnh chức tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch Viện công tác đảm bảo trật tự, anh ninh số 1, Liễu Giai, Ba Đình, năm 2016 VP thực tốt nhiệm vụ giao: Thường trực số 1, Liễu Giai nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát khách đến liên hệ làm việc với đơn vị tiếp nhận, chuyển phát kịp thời, xác cơng văn tài liệu đến đơn vị 53 đóng trụ sở Nhiệm vụ trông giữ xe máy, xe đạp, ô tô quan thực tốt 54 ... Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham mưu- Tổng hợp Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một... năng: - Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau... tham mưu, tổng hợp Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam phục vụ lãnh đạo,