KHÓA LUẬN: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 4 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 4 6. Ý nghĩa của đề tài 4 7. Giả thuyết nghiên cứu 5 8. Kết cấu của đề tài 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 6 1.1. Một số khái niệm 6 1.1.1. Khái niệm Văn phòng 6 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp 8 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 9 1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp 10 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp 11 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp 12 1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng 14 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 19 2.1. Khái quát về viện Hàn lâm KH XH 19 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển 19 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức 19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng 20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 20 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức 20 2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện 20 2.2.1. Vị trí, chức năng: 20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 21 2.2.3. Cơ cấu tổ chức 24 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm 25 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp. 25 2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ 25 2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng 28 2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 30 2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chứcHành chính 30 2.3.2.2. Tổng hợpThông tinBiên tập 44 2.3.2.3. Tham mưu trong công tác pháp chế 46 2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp trong Công tác lưu trữ 47 2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất 49 2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT 50 2.3.2.7. Tham mưu trong Công tác y tế 52 2.3.2.8. Tham mưu, tổng hợp Công tác tài chínhKế toán 53 2.3.2.9. Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh 54 2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp 55 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 61 3.1. Nhận xét, đánh giá 61 3.1.1. Ưu điểm 61 3.1.2. Hạn chế 62 3.1.3. Nguyên nhân 64 3.2. Giải pháp 65 3.2.1. Hoàn thiện thể chế quy định về công tác tham mưu, tổng hợp 66 3.1.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp 67 3.1.3. Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp 68 3.2.4. Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp 70 KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : ĐINH THỊ TUYẾT NGÂN

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:

1 Những nội dung trong khóa luận này là công trình nghiên cứu củariêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths Nguyễn Đăng Việt;

2 Các nội dung nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và chưa đượccông bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây; Các số liệu trong các bảng biểuphục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồnkhác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo;

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá,tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày 17 tháng 4 năm 2017

Chủ nhiệm đề tài

Đinh Thị Tuyết Ngân

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công

tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” đối

với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sựgiúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế

Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu và các phòng,khoa của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho tôi học tập tốt trongsuốt khóa học Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa Quản trị vănphòng, đặc biệt là Ths Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng dẫn trong suốtquá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận

Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH nói chung,lãnh đạo Văn phòng nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Loan – trưởng phòng Lưutrữ của đã rất tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôihoàn thành khóa luận của mình

Tôi xin chúc quý thầy cô, quý Viện thành công trong công việc và cuộc sống.Với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tàikhông tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự thông cảm cũng như sự đónggóp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa của đề tài 4

7 Giả thuyết nghiên cứu 5

8 Kết cấu của đề tài 5

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1 Khái niệm Văn phòng 6

1.1.2 Tham mưu, tổng hợp 8

1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 9

1.2 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp 10

1.3 Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp 11

1.4 Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp 12

1.5 Các nội dung tham mưu của Văn phòng 14

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 19

2.1 Khái quát về viện Hàn lâm KH XH 19

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức 19

2.1.2.1 Vị trí và chức năng 20

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 20

2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức 20

2.2 Tổ chức và hoạt động của VP Viện 20

2.2.1 Vị trí, chức năng: 20

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 21

2.2.3 Cơ cấu tổ chức 24

2.3 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm 25

2.3.1 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp 25

2.3.1.1 Công tác tổ chức cán bộ 25

2.3.1.2 Công tác đào tạo, bồi dưỡng 28

2.3.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam 30

2.3.2.1 Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính 30

2.3.2.2 Tổng hợp-Thông tin-Biên tập 44

2.3.2.3 Tham mưu trong công tác pháp chế 46

2.3.2.4 Tham mưu, tổng hợp trong Công tác lưu trữ 47

2.3.2.5 Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất 49

2.3.2.6 Tham mưu trong Ứng dụng CNTT 50

2.3.2.7 Tham mưu trong Công tác y tế 52

2.3.2.8 Tham mưu, tổng hợp Công tác tài chính-Kế toán 53

2.3.2.9 Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh 54

2.4 Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp 55

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH 61

3.1 Nhận xét, đánh giá 61

3.1.1 Ưu điểm 61

3.1.2 Hạn chế 62

3.1.3 Nguyên nhân 64

3.2 Giải pháp 65

3.2.1 Hoàn thiện thể chế quy định về công tác tham mưu, tổng hợp 66

3.1.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp 67

3.1.3 Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp 68

3.2.4 Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp 70

KẾT LUẬN 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động

có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây, công tác Văn phòng cũng có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của xã hội

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành toàn bộcông việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm thông tin tổnghợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác vănphòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quảcao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi

đó văn phòng được xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm chắc được tìnhhình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệuquả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớnvào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của VP

Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “Công tác văn phòng có tầm quan

trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” [32;1]

Tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạoquản lý Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổnghợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốtchức năng tham mưu - tổng hợp giúp lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH ViệtNam thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Viện tổ chức, điềuhành, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ Với

phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã thực

hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác Tuynhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập quốc tếngày càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng vẫn cònnhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu sắc và có giải pháp khắcphục kịp thời.

Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết

thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng

cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các

bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về mộttrong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứngdụng vào công việc sau này

2 Lịch sử nghiên cứu

Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quantâm, nghiên cứu Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiêncứu sau:

- Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quảntrị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh

- Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXBThống Kê, Hà Nội

- Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lầnthứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội

- Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXBThống kê, Hà Nội

- Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhànước, NXB Giáo dục Hà Nội

Chính trị quốc gia, Hà Nội.

- Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXBthống kê, Hà Nội

Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về côngtác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm:

- Văn Tất Thu(2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục

vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hànhchính hiện nay, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Cao Thị Thanh Hải(2016) , Nâng cao chất lượng công tác tham mưu,tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội

về công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

3 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt được, chưađược, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổnghợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả côngtác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng của Viện Hàn Lâm KHXH ViệtNam phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các khối công việc

3.2 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung vào 2 nội dung chính:

- Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng ViệnHàn Lâm KHXH Việt Nam.

- Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công táctham mưu, tổng hợp phục vụ Viện trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp

- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biệnchứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liênquan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lýluận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quanhành chính nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thậpcác thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế côngtác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu

đã thu thập được

- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác thammưu, tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội

5 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Vănphòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài nghiên cưu và thu thập số liệu,tài liệu của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đên nay

6 Ý nghĩa của đề tài

chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp có tính khả thi, ápdụng cho cả Viện hàn lâm KHXH Việt Nam và các cơ quan khác

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho cácnghiên cứu sau đó cùng chuyên đề

- Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nângcao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan

7 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tham mưu tổng hợp của VP Viện Hàn lâm vẫn còn một số hạnchế, khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này sẽ góp phần vàonâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan

8 Kết cấu của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 3 Chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu -Tổng hợp

Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòngViện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Thammưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU,

TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm Văn phòng

Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, banchứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị Các cơ quan đều có cácphòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính Hơn thế,bất cứ cấp quản trị nào, trừ công nhân trực tiếp sản xuất đều phải làm công tác

VP và phải làm sao cho hiệu quả Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đềuphải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạtkết quả tối ưu Công tác VP tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không tìm hiểu

rõ trong quá trình làm việc có thể dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến cơquan, tổ chức

Ở mỗi góc độ khác nhau, VP được hiểu theo từng nghĩa nhất định Tuynhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có khái niệm chung nhất về VP

Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ

trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847]

Cũng có góc nhìn tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê trong

từ điển Tiếng Việt định nghĩa “”VP là bộ phận phụ trách các công việc liên

quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022]

Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm,

“Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức

với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng

Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có

1300) văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ”

[24;1023]

Mặc dù các quan điểm trên đưa ra là đúng, tuy nhiên chưa phản ánhđược một cách đầy đủ về VP VP được hiểu theo 2 nghĩa cơ bản dưới đây:

-Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp tham

mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

-Nghĩa hẹp: VP là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra

hoạt động đối nội, đối nội của cơ quan, đơn vị đó Cụ thể hơn, đây là nơi làmviệc của những người có chức vụ, tầm cỡ nghị sĩ, tổng thống, giám đốc

Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chứcnăng và tính chất:

Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của

cơ quan

Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục

vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo

Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiếnhành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt độngquản lý của lãnh đạo

Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP

ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi Đối với các cơquan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của Vp càng được nâng cao; vớicác cơ quan có quy mô nhỏ, bộ máy VP sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêmnhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán

Tóm lại, “Văn phòng là bộ máy, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu

mối thông tin để trợ giúp, phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều

hành; là bộ phận đảm nhiệm chức năng hậu cần, cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động chung của toàn cơ quan”

1.1.2 Tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiếnlược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vịtrong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn,hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất Cá nhân làm tham mưungày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua,cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến

Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng gópmang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ranhững quyết định phù hợp nhất

Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn Tuy nhiên,

quan điểm này là không đúng Theo Đại từ điển Tiếng Việt,”Tham mưu là

góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”;

“Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một

người hay một tổ chức” [30; 593] Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ

điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không

có quyền quyết định” Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về

tính chất và mức độ quan trọng

Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sựvới vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉhuy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó.Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội Đặc biệt,trong công tác VP tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng

Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội

dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”

Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sựtổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác

Theo Từ điển Tiếng Việt “ Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ

thành một chỉnh thể”[26; 721] Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực,

như tổng hợp thông tin, tổng hợp số liệu Để tổng hợp được cần có nhiềunguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất

Ts Văn Tất Thu “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng,

các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [28;125] Theo quan điểm này, tổng hợp được hiểu là sự

thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang táchrời thành một chỉnh thể thống nhất

Như vậy, “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố

riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung”

1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp

Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “côngtác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Côngtác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời giannhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho” [22;96]

Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống cáccông việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiệnmột nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thư-Lưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân

Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biệnpháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tínhchuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đápứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung,công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định.

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâuchuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợpchung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định

1.2 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý

và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước Cố nhà

nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham

mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thầy dùi kiểu Bàng Hồng” Nhưng cân nhắc và đưa ra

quyết định cuối cùng là người lãnh đạo Nói cho cùng, không thể không cótham mưu; tuy nhiên cần chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiếnthức, đủ trung thực

Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độchính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyếtcác vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnhđạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưuhiến kế của người thầy vĩ đại là nhân dân

Văn phòng các cơ quan, tổ chức có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng.Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấuthành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào.Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó

thường Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng còn thể hiện ở chỗ nó có chứcnăng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chứcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thựchiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành,điều phối công việc hàng ngày của cơ quan

Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt độngthực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các VB quan trọng của các cơ

quan đảng và nhà nước, cụ thể như: “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ

quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng” “Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội” Ngoài ra, chức năng tham mưu

của văn phòng bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các quyết định của

Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu củacác đơn vị chức năng Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuốicùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn

Như vậy, công tác VP nói chung, công tác tham mưu, tổng hợp nóiriêng có tầm vai trò vô cùng quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầugóp phần vào thành công chung của cơ quan, tổ chức

1.3 Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp

Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội nói chung, các hoạt độngquản lý nói riêng, giữa các bộ phận, đơn vị luôn có sự những mối quan hệnhất định, hay giữa các hoạt động nghiệp vụ phải đảm bảo quy trình trướcsau Có những mối quan hệ hỗ trợ nhau để thực hiện công việc tốt hơn nhưngcũng có không ít mối quan hệ lại gây ra sự khó khăn trong thực hiện công việc

Cùng là chức năng của VP, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp cómối quan hệ không thể tách rời

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri “ Văn phòng có chức năng tham mưu và

chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà

VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp” [30;8]

Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In

cho rằng “Chức năng của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng

hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn

vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực” [23;14]

Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn

đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và thammưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác

và kịp thời Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

1.4 Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệtquan trọng Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cầnphải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau:

Về yêu cầu:

Yêu cầu tham mưu: Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ,

là hoạt động do cấp thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thôngtin, xây dựng các phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thựchiện công việc Kỹ năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho côngtác tham mưu trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ

- Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động

để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyếtđiểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục.Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các

ý tưởng đã tham mưu, đề xuất Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ,không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu

- Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kếtluận và quyết định của lãnh đạo chính xác Nếu tham mưu không trung thực

sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định củalãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉđạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật Thammưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và táchại không lường Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái khôngsửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan,

có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước Do đó, cần hiểu thực hiệnnghiêm túc các quy định của pháp luật

- Tham mưu phải đả bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin Đồng thời phảicăn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp thông tinhữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo

- Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh củangười tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính

chính xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất Đề cao trách nhiệm làbổn phận của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo giao cho nhiệm

vụ tham mưu Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế nhữngsai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra

1.5 Các nội dung tham mưu của Văn phòng

Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP sẽ đượcquy định cụ thể trong các VB của từng cơ quan, tổ chức Các cơ quan khácnhau về qui mô, tính chất và lĩnh vực hoạt động thì chức năng của VP cũng có

sự khác nhau, kéo theo sự khác biệt trong một số nội dung tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng bao gồm một số nội dung

cơ bản sau:

Thứ nhất, Tham mưu tổ chức nhân sự

Đối với các cơ quan, tổ chức không có bộ phận nhân sự riêng, VP sẽđảm nhiệm chức năng tổ chức bộ máy nhân sự của cơ quan Nếu có cơ quan

có bộ phận nhân sự, VP sẽ tham mưu cho lãnh đạo trong tổ chức đội ngũ nhân

sự của VP Các nội dung liên quan đến nhân sự mà VP tham mưu bao gồm:tuyển dụng nhân sự, tổ chức nhân sự, đào tạo bồi dưỡng, kiểm tra đánh giávàđãi ngộ nhân sự Đối với hoạt động này, VP có trách nhiệm tham mưu cholãnh đạo các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công tác

VP Đồng thời, tham mưu các chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ,công chức đang làm việc VP sẽ căn cứ vào năng lực, kinh nghiệm và yêu cầucông việc để phân công nhiệm vụ phù hợp

Thứ hai: Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm việc và các chương trình công tác cho lãnh đạo, cơ quan

- Các văn phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổchức thực hiện quy chế làm việc của cơ quan, các đơn vị

- Các chương trình làm việc của lãnh đạo cơ quan được thực hiện dưới

tắc; bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễncủa cơ quan; trong thực hiện nếu có phát sinh khó khăn cần kịp thời điềuchỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúngthẩm quyền của cơ quan

Các chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của cơ quan, lãnh đạocũng là một trong những nội dung quan trọng mà VP tham mưu, tổng hợp

Ngoài tham mưu, đề xuất xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác, VP còn tham mưu, đề xuất xây dựng các quy chế về lĩnhvực hoạt động của cơ quan, đơn vị Xây dựng quy chế làm việc phải thể hiệnđược trách nhiệm, quyền hạn và có sự phân công rõ ràng trong từng nhiệm vụ

Thứ ba, Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

Thông tin trong hoạt động quản lý là sự phản ánh nội dung và hình thứcvận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệthống đối với môi trường xung quanh

Thông tin là nhu cầu thiết yếu của quá trình lãnh đạo Nói rõ hơn, bảnchất của lãnh đạo là sự chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi nhữngquyết định kế tiếp nhau từ những cơ sở thông tin được xử lý Quyết định lãnhđạo đưa ra dựa trên những thông tin và VP tổng hợp, xử lý và cung cấp.Những thông tin này sẽ cung cấp dữ liệu và là cơ sở để lãnh đạo đưa ra quyếtđịnh và kiểm tra việ thực hiện quyết định Thông tin càng chính xác, đầy đủthì quyết định đưa ra càng nhanh chóng và đảm bảo được các yêu cầu Khôngnhững thế, tham mưu tổ chức thực hiện thông tin còn góp phần gợi mở suynghĩ của lãnh đạo và nâng cao hiệu quả quản lý, lãnh đạo

Thứ tư, tham mưu, tổng hợp về công tác soạn thảo và ban hành VB

Soạn thảo VB là công việc hằng ngày của các nhân viên VP Mặc dù làcông việc đơn giản song công việc này đòi hỏi phải có tính chính xác cao.Người thực hiện soạn thảo VB cần nắm rõ thẩm quyền ban hành và nhận diện

một cách chính xác các loại VB Đặc biệt, người làm công tác tham mưu cholãnh đạo nội dung này cần phải nắm rõ các nguyên tắc, yêu cầu, quy trìnhnghiệp vụ và được đào tạo bài bản về chuyên môn Có như vậy, tham mưutổng hợp mới đem lại hiệu quả.

Bên cạnh đó, VP cũng tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị banhành các VB về công tác kiểm tra, rà soát VB Đồng thời, tham mưu xâydựng các lớp bồi dưỡng về soạn thảo VB để thực hiện nhiệm vụ chính xác,đạt hiệu quả cao

Thứ năm, tham mưu tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổchức cửa cơ quan, đơn vị nào Bộ phận làm công tác tham mưu, tổng hợp vềcông tác VT-LT có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo ban hành các VB quyđịnh về công tác VT-LT trong cơ quan; quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưutrữ đối với tài liệu lưu trữ cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡngcông chức, viên chức làm công tác VT-LT cho cơ quan và các đơn vị (nếucó) Hàng năm, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện công tác VT-LTtrong cơ quan năm qua và đưa ra phương hướng, kế hoạch hoạt động trongnăm tiếp theo

Liên quan đến công tác tổ chức nhân sự làm công tác VT-LT, VP cónhiệm vụ tham mưu với lãnh đạo về tuyển dụng và bố trí sao cho hợp lý.Nhân sự có trình độ, chuyên môn giỏi sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắpxếp tài liệu khoa học, phục vụ tốt công tác tra tìm và sử dụng hiệu quả Do đó,đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp cần chú trọng vấn đề này để khôngchỉ nâng cao chất lượng công tác VT-LT mà còn góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động của toàn cơ quan

Thứ sáu Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị

Xây dựng cơ sở vật chất có vai trò và vị trí quan trọng trong hoạt độngcủa mọi cơ quan tổ chức Cơ sở vật chất và trang thiết bị là một trong nhữngyếu tố góp phần vào thành công của tổ chức, là công cụ hỗ trợ đắc lực để độingũ cán bộ, nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, tiết kiệm Do đó, côngtác tham mưu, tổng hợp về cơ sở vật chất là vấn đề cần được quan tâm.Những người làm công tác này cần tham mưu với lãnh đạo để thực hiện tốtcông tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị để đáp ứng được yêucầu công việc ngày càng phức tạp và sự phát triển mạnh mẽ của khoa họccông nghệ Tuy nhiên, khi tham mưu về công tác này cần thiết phải xem xét ởmức độ cần thiết và tình hình thực tế của cơ quan để tránh lãnh phí

Thứ bảy, Tham mưu thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính, tài sản bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cơ quan

Tài chính là vấn đề vô cùng nhạy cảm, cần phải có sự quản lý chặt chẽ

do đó cần phải chủ động tổng hợp và tham mưu một cách linh hoạt VP cótrách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phân phối và sử dụng nguồn vốn

tự có và nguồn ngân sách có trọng điểm và đúng với các nhiệm vụ của cơquan, đơn vị, tránh hiện tượng lãng phí, tham ô công quỹ Đồng thời, thammưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế

về quản lý, sử dụng tài chính công Để làm được điều này, cần phải có chế độkiểm tra, thống kê thường xuyên và rõ ràng

Thứ tám, tham mưu, tổng hợp về các công tác thi đua khen thưởng

Đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thi đua khen thưởng là mộttrong những nội dung quan trọng mà các VP cần tham mưu Để công tác nàythật sự có hiệu quả, kích thích được năng lực, sự cống hiến của cá nhân chocho tổ chức, các VP cần tham mưu cho lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung,ban hành nhiều văn bản, tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị triển khai công tácthi đua, khen thưởng phù hợp với quy định của pháp luật về thi đua, khen

thưởng và tình hình tại cơ quan, tạo chính sách khuyến khích các cá nhânhướng ứng các phong trào thi đua Đồng thời VP cũng cần phải đề xuất cácbiện pháp cụ thể, liên quan đến trực tiếp đến lợi ích của đội ngũ cán bộ, côngchức của đơn vị mình để xin ý kiến lãnh đạo xem xét, cho ý kiến

Tiểu kết chương 1 Trong phạm vi Chương 1, tôi đã tiến hành hệ

thống hóa cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp dưới một số khíacạnh bao gồm khái niệm, tầm quan trọng, nguyên tắc, nội dung, mối quan hệgiữa tham mưu, tổng hợp Tham mưu, tổng hợp là công việc đòi hỏi sựchuyên nghiệp và chính xác cao Do đó, người làm công tác này muốn làm tốtcông tác này trước hết phải hiểu được bản chất, các nguyên tắc khi tham mưu,tổng hợp Đồng thời, phải căn cứ vào quy mô, tính chất và lĩnh vực hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức để lựa chọn nội dung tham mưu, tổng hợp phù hợp, giúplãnh đạo cơ quan thực hiện tốt chức năng quản lý, điều hành

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH

2.1 Khái quát về viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tiền thân từ Ban nghiêncứu Lịch sử-Địa lý-Văn học (gọi tắt là Ban nghiên cứu Sử-Địa-Văn) đượcthành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dânPháp

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có quá trình phát triển trảiqua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau, đến ngày 22 tháng 12 năm 2013viện chính thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện Hànlâm Khoa học xã hội Việt Nam là nơi tập trung các nhà khoa học xã hội đầungành của cả nước, với trên 2000 người trong đó hơn 700 cán bộ có học hàmgiáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học, tiến sỹ, thạc sỹ, thuộc các lĩnhvực khoa học xã hội khác nhau Cùng với trụ sở nghiên cứu chính là Hà nội,Viện còn có nhiều viện nghiên cứu thành viên được đặt rải rác ở Đà Nẵng,Thành phố Hồ Chí Minh, Buôn Ma Thuột…

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức

Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số109/2012/ NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thihành từ ngày 22 tháng 2 năm 2013, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.(Xem chi tiết tại

Phụ lục số 01)

2.1.2.1 Vị trí và chức năng

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức

Viện gồm: 32 đơn vị nhiên cứu chuyên ngành; 04 đơn vị sự nghiệp; 05

đơn vị giúp việc cho Chủ tịch Viện Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm (Xem

tại Phụ lục số 02)

2.2 Tổ chức và hoạt động của VP Viện

Căn cứ theo Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về việc quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH

Việt Nam (Xem tại Phụ lục số 03).Văn phòng Viện được quy định như sau:

2.2.1 Vị trí, chức năng:

- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộcViện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp,giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt

là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt độngchung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là ViệnHàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặtcông tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhàđất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạoViện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phòng Đảng

ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quanViện Hàn lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấptrên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các

hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tàikhoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện quyết định.

- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách phápnhân, có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

và Ngân hàng theo quy định của pháp luật

- Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch

bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social Sciences.

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội ViệtNam và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này

- Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kếhoạch công tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịchViện những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện

và giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện ở các đơn vị theo các lĩnh vực được phân công

- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ côngtác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm

và các đơn vị trực thuộc

- Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch,

đề án, dự thảo các VB quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủtịch Viện

- Tổ chức việc thực hiện các VB quy phạm pháp luật của Nhà nước,các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng,

nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tụcđối với các VB quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịchViện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các VB quy phạm pháp luật

do cơ quan nhà nước gửi đến

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổnghợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm

vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ,thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Hàn lâm theocác quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tàiliệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Thực hiện công tác cải cáchhành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tichViện Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản

lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng chínhphủ điện tử

- Chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảocấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Viện,thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện

- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Vănphòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quanViện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân côngcủa Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

- Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sửdụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước đượcgiao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong

nước và ngoài nước và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao choVăn phòng quản lý.

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và cáctrang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong toàn Viện Hàn lâmtheo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước vàcủa Viện Hàn lâm

- Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của cơquan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của ViệnHàn lâm

- Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sócsức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trongtoàn Viện Hàn lâm

- Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cương và vănhóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, thường trực công tácquốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm

- Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, lao động và thi đua khen thưởngcủa Văn phòng theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện

Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm

xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ ốmđau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người laođộng thuộc cơ quan Viện Hàn lâm

- Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy địnhhiện hành của pháp luật và của Viện Hàn lâm

- Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơquan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viện Hàn lâm

và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác

- Phối hợp đồng bộ với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện với tư cáchchủ trì hoặc thành viên phối hợp theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức vàthực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịchViện, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện kịp thời và có hiệu quả.

Văn phòng được yêu cầu các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cung cấpthông tin, số liệu, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được giao

- Quản lý, theo dõi, vận hành, kiểm tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết

bị phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng quản lý

- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

- Trung tâm tư vấn và Dịch vụ khoa học

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức VP-Phụ lục số 04)

Bên cạnh những tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, VP

có thể được thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời Việc thành lập, sáp

nhập, giải thể các phòng, tổ chức do Chánh VP và Trưởng ban Tổ chức cán

bộ đề nghị bằng đề án cụ thể và trình Chủ tịch Viện xem xét, Quyết định

2.3 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm

2.3.1 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp.

2.3.1.1 Công tác tổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ làm công tác tham mưu, tổnghợp luôn được VP và lãnh đạo Viện quan tâm, xác định là khâu đột phá nhằmhướng tới mục tiêu chuyên nghiệp và hiện đại Trong năm 2017, công tác tổchức cán bộ của VP tiếp tục được điều chỉnh theo hướng siết chặt tuyển dụng,

ổn định số lượng biên chế và từng bước nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.Việc xem xét các đề xuất khi bổ sung chỉ tiêu biên chế và ký mới hợp đồnglao động được tập thể lãnh đạo thảo luận, đánh giá kỹ lưỡng trên cơ sở bámsát quy hoạch tổng thể và vị trí đề án làm việc của VP

Về số lượng

Mặc dù có nhiều biến động về nhân sự nhưng tính đến tháng 3 năm

2017, VP Viện Hàn lâm vẫn giữ vững số lượng so với năm 2016 với tổng 81cán bộ, viên chức

Bảng 2.1 Bảng thống kê nhân sự của VP Viện Hàn lâm năm 2017

phải thường trực tại cơ quan để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động từ đóthu thập, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc ra cácquyết định.

Về trình độ đào tạo

Hiện tại, VP Viện có 81cán bộ, công, viên chức đã được đào tạo các

kỹ năng nghề nghiệp từ hệ chính quy đến bằng nghề Trình độ đào tạo độingũ làm công tác tham mưu, tổng hợp của VP được thống kê trong bảngdưới đây:

Bảng 2.2 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của VP Viện hàn lâm KHXH

Việt Nam năm 2017

Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy, hầu hết đội ngũ cán bộ, công viênchức làm công tác tham mưu của VP Viện Hàn lâm KHXH đều được đào tạonghề hoặc đào tạo chính quy Trong đó, đội ngũ có trình độ trên đại học chiếm tỷ

lệ gần 25%, trình độ đại học 27% và các trình độ lao động khác 48,2% Nguyênnhân là do lãnh đạo Viện rất chú trọng vào yếu tố đầu vào của nguồn nhân lực,các yêu cầu về trình độ của người làm công tác VP tùy vào từng vị trí sẽ có yêucầu khác nhau Lãnh đạo cũng hết sức tạo điều kiện để các cán bộ, công chứctham gia các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu ngày càng caocủa công việc

Cơ cấu nhân lực theo giới tính

Bảng 2.3 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính VP Viện Hàn Lâm KHXH

Việt Nam năm 2017 Giới tính Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)

Cơ cấu lao động theo tuổi

Bảng 2.4 Bảng cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi của VP Viện hàn lâm

KHXH Việt Nam năm 2017

2.3.1.2 Công tác đào tạo, bồi dưỡng

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác tham mưu,tổng hợp ở các cơ quan Việc đào tạo đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ là

vô cùng cần thiết Trình độ của cán bộ công tác tham mưu, tổng hợp có tácđộng trực tiếp đến cách thức tổ chức, quản lý công tác này của cơ quan

Nhận thức được điều này VP Viện Hàn lâm KHXH thường xuyên tổchức các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích trang bị và nângcao kiến thức, năng lực quản lý, kỹ năng điều hành và thực thi nhiệm vụ cho

nghiệp, có phẩm chất tốt và đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ phục vụ Viện;Xây dựng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lựcđáp ứng nhu cầu xây dựng và phát triển trong giai đoạn đẩy mạnh côngnghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế

Các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC làm công tác thammưu, tổng hợp bao gồm:

- Tạo điều kiện cho cán bộ, CC,VC tham gia các lớp học bồi dưỡngnhững kiến thức theo quy định tiêu chuẩn nâng ngạch: cán sự, chuyên viên,chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp

- Trang bị kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức về văn hóa công sở, tinh thần

và trách nhiệm và đạo đức cho cán bộ, CC,VC và người lao động của VP

- Tạo điều kiện để cán bộ, CC, VC có thể tham gia các khóa Bồidưỡng nghiệp vụ công tác tổ chức quản lý nhà nước, kỹ năng lãnh đạo vàquản lý, kiến thức hội nhập quốc tế, ngoại ngữ…

- Song song với các nhiệm vụ nêu trên, tiếp tục tập trung đào tạo, bồidưỡng kiến thức chuyên nghiệp vụ về lĩnh cực văn thư-lưu trữ, tổng hợp-thông tin-biên tập, tài chính-kế toán, lễ tân, kỹ năng giao tiếp…cho cán bộ,công chức VP

- Phối hợp với Ban tổ chức cán bộ Viện Hàn lâm KHXH có liên quanđến xét chọn và cử học viên tham gia khóa đào tạo trong và ngoài nước theochương trình đào tạo cán bộ trẻ của Viện Hàn lâm

Bên cạnh việc tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn do Viện hàn lâm tổchức, VP đã chủ động triển khai các hoạt động tự đào tạo, từng bước nâng caotrình độ, chuyên môn cho đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của

VP đã có nhiều chuyển biến tích cực trong những năm gần đây Hiện tại, Vp

có 02 Tiến sĩ, 18 thạc sĩ, 22 cử nhân và 39 người lao động ở các trình độ khác

nhau Không chỉ triển khai công tác đào tạo cán bộ theo quy hoạch đã đượcphê duyệt, Lãnh đạo VP luôn khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi để côngchức, viên chức và người lao động của VP tham gia các chương trình đào tạothuộc trình độ khác nhau: Đại học, sau đại học, nghiên cứu sinh và các khóađào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn

2.3.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

2.3.2.1 Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính

2.3.1.1.1 Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác

Việc tham mưu, xây dựng chương trình công tác được xác định lànhiệm vụ quan trọng của VP VP đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, cácban, trung tâm thuộc Viện lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nội dung mà lãnhđạo Viên giao phó

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính thống nhấttrong công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Viện trong tổ chức thực hiệncác nhiệm vụ công tác năm 2017; Đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng

và phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Viện; Điềutiết và sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực để có thể thực hiện thắnglợi các mục tiêu, nhiệm vụ công tác năm của Viện ; Phát huy tính chủ động,linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với những biến động phát sinh trong quá trìnhtriển khai thực hiện các nhiệm vụ…Tuy nhiên, tính đến hết tháng 3/2017 ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam vẫn chưa ban hành Kế hoạch công tác năm 2017

Kế hoạch công tác năm 2016 được cụ thể hóa bằng Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18/3/2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH về việc banhành Kế hoạch công tác năm 2016 của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.Với

Viện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác; đảm bảo bámsát các mục tiêu và phương hướng lớn, gắn với quy hoạch định hướng pháttriển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, sự phối hợp chặt, đồng bộ giữacác đơn vị giúp việc Viện trong quá trình triển khai các nhiệm vụ thườngxuyên

VP đã tham mưu cho lãnh đạo trong ban hành kế hoạch công tác năm

2016 với các lĩnh vực thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của mình Theo đó,nhiệm vụ mà đội ngũ tham mưu, tổng hợp của VP được phân công trong kếhoạch công tác năm 2016 của Viện là:

- Thực hiện công tác hành chính-Văn thư của Viện Hàn lâm

- Tổng hợp, xây dựng kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm

- Giúp việc lãnh đạo Viện trong theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáotiến độ

- Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Viện tại trong kiểm tra, giám sát việcchấp hành kỷ luật lao động và kỷ cương hành chính

- Thẩm định VB về mặt pháp lý đối với các dự thảo vb quản lý củaViện trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành; tổng hợp đóng góp ý kiếncho dự thảo các vb quy phạm pháp luật do các cơ quan bộ ngành gửi đến Viện;

- Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng CNTT tiếp tục triển khai ứngdụng phần mềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp giai đoạn 2;

- Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2008 tại VP Viện;

- Kiểm tra, theo dõi, tiến hành bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa đảm bảo sựvận hành an toàn, ổn định của hệ thống trang thiết bị kỹ thuật do VP quản lý;

- Đảm bảo công tác lễ tân phục vụ các hoạt động thường xuyên và các

sự kiện lớn trong năm của Viện;

- Mua thuốc và dụng cụ y tế, thực hiện công tác vệ sinh phòng bệnh,khám chữa bệnh cho các cán bộ, cc, vc và người lao động của Viện;

- Phối hợp với ban chỉ huy quân sự, phòng cháy chữa cháy xây dựng

và ban hành kế hoạch về công tác quân sự-phòng cháy chữa cháy

Từ các nhiệm vụ được phân công trong Kế hoạch công tác năm củaViện, để có thể thực hiện đầy đủ, hiệu các nội dung, Chánh VP Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 316/QĐ-VP ngày 01 tháng 3năm 2016 về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2016 của VP để cụ thểhóa các nhiệm vụ công tác năm thuộc chuyên môn, nghiệp vụ của VP Đồngthời làm cơ sở để tổng hợp, tham mưu ban hành kế hoạch năm 2017 đối vớicác nội dung thuộc lĩnh vực VP quản lý Theo đó, nhiệm vụ của các phòng,đơn vị, trung tâm thuộc VP bao gồm:

- Hoàn thiện hệ thống VB quản lý của VP theo hướng đồng bộ, nângcao hiệu quả và hiệu lực quản lý; tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện trongcông tác cải cách hành chính Viện Hàn lâm KHXH

- Tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVNISO 9001:2008 tại VP Viện;

- Tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn,nghiệp vụ trong tâm là khai thác, sử dụng có hiệu quả các tính năng của phầnmềm quản lý vb và điều hành tác nghiệp Chủ động tham mưu, đề xuất vớilãnh đạo lộ trình và giải pháp ứng dụng tính năng điều hành tác nghiệp trongcông tác chỉ đạo, điều hành Viện

- Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật; công tác ý tế, lễ tân, phòng cháychữa cháy tại cơ quan để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị, cơ quan

Nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ công tác được thực hiện theo đúng kếhoạch đã đề ra, định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm lãnh đạo các đơn vị thuộc

hoạch công tác của đơn vị mình trên cơ sở bám sát kế hoạch công tác năm củaViện Hàn lâm KHXH Việt Nam Tại các cuộc họp giao ban của VP, lãnh đạo

VP sẽ báo cáo việc tổ chức triển khai thực hiện và kết quả các nhiệm vụ theođúng Kế hoạch công tác năm Định kỳ hàng quý (03 tháng/lần) lãnh đạo VP

sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của cácđơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Kết quả kiểm tra đánh giá kỳ đối với tiến độ

và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2017 của đơn vị sẽ là căn

cứ quan trọng phục vụ công tác thi đua, khen thưởng cuối năm của VP Viện

Nhìn chung, Kế hoạch và các nội dung trong Kế hoạch công tác của VPđược đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm củangười đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ Điều này giúp cho công việckhông bị chồng chéo và đạt hiệu quả cao Hơn nữa, đây là cơ sở để VP có thểtổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp

vụ trong năm 2017

2.3.1.1.2 Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động

Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phảixây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động Việc ápdụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam Nhờ có các nội quy, quy chế cán bộ, công chứclàm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình Lãnhđạo có cơ sở để kiểm tra, đánh giá dễ dàng và chính xác hơn Thực hiện chứcnăng của mình, trong những năm qua, VP đã tham mưu cho lãnh đạo Việnban hành nhiều nội quy, quy chế bao gồm: Nội quy ra vào cơ quan; Nội quyphòng cháy chữa cháy; Nội quy sử dụng xe công; Quy chế làm việc…

Các quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của Viện đivào nề nếp, giúp cán bộ thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ tốt hơn Để thammưu, ban hành được các quy chế phù hợp VP đã tổng hợp những ý kiến, đề