KHÓA LUẬN: NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 8 1.1. Khái niệm 8 1.1.1. Khái niệm văn bản 8 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 9 1.2. Chức năng của văn bản quản lý 10 1.2.1. Chức năng thông tin 10 1.2.2. Chức năng pháp lý 11 1.2.3. Chức năng quản lý 12 1.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý 13 1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật 13 1.3.2. Văn bản hành chính 13 1.3.3. Văn bản chuyên ngành 15 1.4. Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 15 1.4.1. Yêu cầu về thẩm quyền 15 1.4.2. Yêu cầu về nội dung 16 1.4.3. Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 17 1.4.4. Yêu cầu về ngôn ngữ 18 1.4.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 21 CHƯƠNG II. TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH 24 VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 24 2.1. Khái quát về UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Kỳ Anh 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 26 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 30 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 31 2.2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 36 2.2.3. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 47 2.2.4. Nội dung văn bản của UBND huyện Kỳ Anh 48 2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 49 2.3. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh 60 2.3.1. Ưu điểm 60 2.3.2. Hạn chế 61 2.3.3. Nguyên nhân 67 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 70 3.1. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung, thẩm quyền và thể thức văn bản 70 3.2. Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 71 3.3. Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo về soạn thảo và han hành văn bản tại Huyện. 72 3.4. Hoàn thiện và ban hành các văn bản có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72 3.5. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 73 3.6. Nâng cao ý thức của CBCC trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 75 3.7. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản sai quy định; tăng cường thanh, kiểm tra công tác văn thư. 76 3.8. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 77 3.9. Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 77 3.9.1. Tăng cường trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 77 3.9.2. Ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 78 3.10. Mẫu hóa văn bản 79 KẾT LUẬN 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN KỲ ANH, TỈNH HÀ TĨNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2017

Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất

đến quý thầy cô, bạn bè, đặc biệt là ThS Đỗ Thị Thu Huyền – người đã hướng

dẫn tận tình, góp ý trực tiếp và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện khóaluận Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới tập thể giảng viên trong Khoa Quản trịVăn phòng đã tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình học tập tại Trường,không chỉ truyền đạt những kiến thức chuyên môn mà còn có cả các kỹ năng để

từ đó tôi có thể vận dụng vào thực tiễn và tự hoàn thiện bản thân mình

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ, công chức,viên chức đang công tác tại UBND huyện Kỳ Anh – những người đã cho tôilời góp ý chân thành và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tôi thu thập tàiliệu, nghiên cứu thực trạng để hoàn thành khóa luận này

Trong quá trình khảo sát thực tế và nghiên cứu còn gặp rất nhiều khókhăn, do trình độ còn hạn chế nên dù cố gắng song bài khóa luận không thểtránh khỏi những thiếu sót Vì thế, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng gópcủa thầy, cô cũng như các bạn đọc để khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN Phan Thị Kim Tuyến

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua, kết quả nghiên cứu

có tính độc lập riêng, không sao chép bất kì tài liệu nào và chưa công bố nộidung này bất cứ đâu Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực,nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từcác tài liệu đã được công bố Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sựkhông trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN

Phan Thị Kim Tuyến

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ cái được viết tắt

MỤC LỤC

1.Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015; 82 7.Nghị định 34 /2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; 82

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tinquan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thểhóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hànhchính nhà nước Nó sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra có hệthống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong các văn bản quản lýcủa các cơ quan Vì vậy, quan tâm đúng mực đến công tác soạn thảo và banhành văn bản góp phần tích cực vào tăng cường hiệu lực quản lý hành chínhnói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã góp phần tích cựcđáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xãhội Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều khiếm khuyết

cả về nội dung và thể thức đặc biệt là các văn bản của các cơ quan quản lýhành chính tại địa phương

UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước có chức năngquản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa,

xã hội, quốc phòng – an ninh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật,các văn bản khác của cấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối,biện pháp để phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địabàn Huyện Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượngvăn bản ban hành tại Huyện tương đối nhiều, chiếm một vị trí quan trọng và làphương tiện căn bản và chính xác nhất trong việc truyền tải thông tin của Huyện

Vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh cầnđược coi trọng và không ngừng nâng cao chất lượng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác công tác soạn thảo và banhành văn bản trong cơ quan, tổ chức, bằng việc tiếp xúc trực tiếp với công

việc tại UBND huyện Kỳ Anh, tôi nhận thấy việc nâng cao chất lượng côngtác soạn thảo và ban hành văn bản tại Huyện là rất cần thiết và cấp bách Đểhiểu sâu hơn về tình hình thực tế so với kiến thức lý thuyết đã được học, tôi

đã lựa chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh” làm đề tài khóa luận Tôi

hi vọng kiến thức trong đề tài có thể là tài liệu tham khảo hữa ích cho bạn đọckhi tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan, tổchức nói chung và UBND huyện Kỳ Anh nói riêng

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác công văn, giấy tờ

và hệ thống văn bản quản lý Một trong những người tiên phong cho công táclưu trữ và quản trị văn phòng là PGS Vương Đình Quyền, ông đã có nhữngbài viết bao quát hầu hết các vấn đề của công tác văn thư và lưu trữ trong thờiphong kiến: từ thể chế đến việc tuyển dụng quan lại để thực hiện các côngviệc về văn bản, giấy tờ; từ những quy định về thông tin liên lạc đến việcquản lý, sử dụng con dấu và các lệ kiêng húy trong văn bản;…Ông cũng làngười đã có bài viết phân tích sâu sắc và làm rõ vai trò, những đóng góp củaMinh Mệnh - vị hoàng đế có công “khai sáng nền văn khố triều Nguyễn” nóiriêng và nền lưu trữ của Việt Nam nói chung Một số tác phẩm nghiên cứu

của ông là: “Văn bản và lưu trữ học đại cương”, (1997 ), “Lý luận về phương

pháp công tác văn thư”, (2011)

Ngoài ra, về lý luận chung công tác soạn thảo và ban hành văn bảnGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (Học viện hành chính Quốc gia) đã có một số

ấn phẩm như: “Soạn thảo và xử lý văn bản Quản lý nhà nước”, (2001),

“Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong các cơ quan

Đảng, nhà nước” (2009); TS Lưu Kiếm Thanh (Học viện hành chính Quốc

gia) đã công bố cuốn: “Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy” (2002);

PGS.TS Nguyễn Minh Phương (Trung ương hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam)

công bố công trình“Những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản QPPL” (2012), “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” (2011); TS Nguyễn Thế Quyền công bố cuốn “Xử lý văn bản quản lý hành chính nhà nước khiếm

khuyết”(2009); Lê Văn In “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động kinh doanh và quản lý” (2002), “Mẫu soạn thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế”(2011); v.v và một số dự án nghiên cứu khoa học về soạn thảo và ban

hành văn bản đã được các cơ quan khoa học nghiệm thu Ví dụ: Dự án

VIE/94/003 về “Quy trình soạn thảo văn bản QPPL” của NXB Văn hóa Dân

tộc và Bộ Tư pháp năm 2002

Luận án tiến sĩ của tác giả Đỗ Văn Học với đề tài “Lịch sử xây dựng

pháp luật về ban hành văn bản quản lý nhà nước ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010” đã tiến hành khảo sát, đánh giá lịch sử xây dựng pháp luật về ban

hành văn bản QLNN ở Việt Nam giai đoạn 1986 – 2010 với 2 bước đi cụ thể

1986 – 1996 và 1996 – 2010 những thành quả quan trọng, những kinh nghiệmquý báu và cả những hạn chế cần tiếp tục đổi mới để hoàn thiện pháp luật vềban hành văn bản QLNN Với đề tài này còn giúp bạn đọc tiếp cận một cách

có hệ thống các văn bản QLNN liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bảncủa nước ta trong giai đoạn 1986 – 2010; Luận văn Thạc sĩ của tác giả

Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội

vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp của Lưu Thị

Hương Giang – sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội“Công tác soạn thảo

và ban hành văn bản quản lý tại Cục Trồng trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Thực trạng và giải pháp”.

Trên Tạp chí Văn thư lưu trữ cũng có rất nhiều bài viết liên quan đến

công tác soạn thảo và ban hành văn bản Cụ thể là các bài viết: “Biểu tượng

hóa ngôn ngữ quyền lực, cấu trúc và tổ chức văn bản học của văn bản hành chính hoàng cung triều Nguyễn, 1802 – 1841” của Vũ Đức Liêm, số ra

1/2017; “Một vài ý kiến về việc viết phần mở đầu và kết thúc của báo cáo sơ

kết, tổng kết” của ThS Nguyễn Thị Thu Hà, số 1/2017; “Xây dựng và ban hành văn bản” của ThS Nguyễn Trọng Biên số 8/2015; “Kỹ thuật soạn thảo văn bản, thực trạng và định hướng phác thảo” của TS Lê Văn In, số 8/2015;

“Cần sử dụng những thuật ngữ phù hợp liên quan đến công tác soạn thảo và

ban hành văn bản” của TS Đào Thị Tố Uyên, số 7/2015 Đặc biệt là bài viết

“Tổng hợp kết quả trao đổi về các từ/ thuật ngữ “Từ điển mở thuật ngữ văn

thư – lưu trữ - văn phòng” đăng trên tạp chí văn thư – lưu trữ Việt Nam” do

Ban tổ chức chuyên đề tổng hợp số 2, 3/2016 với bài viết này là sự tổng hợp

từ nhiều bài viết từ các nhà quản lý, nhà nghiên cứu chuyên ngành Văn thư –Lưu trữ, Hành chính – Văn phòng và các chuyên gia ở các lĩnh vực khoa học:Ngôn ngữ học, Luật học, Lịch sử đến những người làm công tác Văn thư –Lưu trữ trình bày những sự hiểu biết của mình về những quy định hiện hành

cả lý thuyết lẫn thực tiễn áp dụng hay chủ kiến, quan điểm của mình Trong số

đó có bài viết số ra 3/2016 tổng hợp những quan điểm của rất nhiều tác giảgiải về thuật ngữ: Văn bản hành chính và phương pháp soạn thảo hay kỹ thuậtsoạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Kết quả quan trọng nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản làQuốc hội đã ban hành Luật “Luật ban hành văn bản QPPL”(2015) cùng vớimột số văn bản dưới Luật đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền banhành để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản

Nhìn chung các công trình nghiên cứu kể trên đều có ý nghĩa, tác dụngthiết thức và có giá trị ứng dụng cao tại cơ quan, đơn vị nghiên cứu Các côngtrình nghiên cứu đã đề cập một cách trực tiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể

về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở những mức độ và phạm vi khác

nhau Đặc biệt, những công trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảoquan trọng trong quá trình tôi thực hiện bài khóa luận này Tuy nhiên, hiện tạivẫn chưa có công trình nghiên cứu nào tìm hiểu một cách đầy đủ và hoànthiện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại huyện Kỳ Anh

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài, có rất nhiều nhiệm vụ đượcđặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Thứ nhất: Phân tích cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành

văn bản trong cơ quan, tổ chức;

- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

- Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tácsoạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

UBND huyện Kỳ Anh

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: UBND huyện Kỳ Anh

- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh trong khoảng thời gian từ 2014đến 2016

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hệ thống văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh còn nhiều hạn chế về nộidung, thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức, quytrình soạn thảo và ban hành văn bản

7 Phương pháp nghiên cứu

Nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, khóa luận đã sử dụng cácphương pháp sau:

- Phương pháp biện chứng: Khóa luận lấy việc vận dụng các quan điểmcủa chủ nghĩa Mác – Lê Nin làm nền tảng nghiên cứu khoa học và làm rõ mỗiquan hệ giữa lý luận và thực tiễn Phương pháp này giúp đánh giá thực trạnggiữa lý luận và thực tiễn thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tạiUBND huyện Kỳ Anh

- Phương pháp thống kê, điều tra khảo sát: Phương pháp này giúp thống

kê các văn bản, tài liệu, số liệu làm cơ sở để nghiên cứu đề tài Khảo sát vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và công tác soạn thảo và banhành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

- Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánhmặt lý luận với tình hình hoạt động thực tiễn, so sánh những quy định trêncông văn, giấy tờ với thực trạng hoạt động của công tác soạn thảo và banhành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh Từ đó làm rõ những ưu điểm, tồn tạilàm cơ sở thực tế nhất để tìm ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện Qua cácphép so sánh cũng cho phép tìm ra những đặc thù, những điểm phù hợp vànhững điểm chưa phù hợp của các quy định với điều kiện của công tác soạnthảo và ban hành văn bản

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập các tài liệu liênquan đến đề tài qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, từ đó sàng lọc, xử línhững tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin không cần thiết nhằm đưavào đề tài những thông tin khách quan nhất

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn một số cán bộ, công chức, viênchức làm việc tại UBND huyện Kỳ Anh nhằm thu thập thông tin phục vụ cho

đề tài

- Phương pháp hệ thống: Xác định các mối quan hệ, vai trò, vị trí, tầmquan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản Phương pháp này cònđược dùng để đánh giá một cách toàn diện những ưu điểm, hạn chế cũng nhưnhững nguyên nhân trong công tác này tại UBND huyện Kỳ Anh

- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: Qua quá trình khảo sát, tìmhiểu và thu thập các tài liệu, chúng tôi tổng hợp và đánh giá toàn bộ quá trìnhliên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, khóa luận gồm có 3 chương

Cụ thể:

Chương I Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bảnChương II Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tạiUBND huyện Kỳ Anh

Chương III Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và banhành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

CHƯƠNG I.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1 Khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Nó chính

là công cụ truyền tải các ý tưởng cũng như các cảm xúc của đối tượng giaotiếp, làm cho hoạt động giao tiếp được thực hiện Tính đến thời điểm hiện nayvăn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học Tùy theo góc độnghiên cứu mà có nhiều định nghĩa về văn bản

Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất:“Văn

bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” Ký hiệu ngôn

ngữ ở đây chủ yếu dùng để chỉ chữ viết – một loại ký hiệu phổ biến nhất củangôn ngữ Ngoài ra ký hiệu ngôn ngữ còn được thể hiện dưới hình thức lànhững dấu hiệu mang tính quy ước

Dưới góc độ ngôn ngữ học,Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đã định

nghĩa như sau: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội

dung, tống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [15;15].

Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà

nước” tác giả Bùi Khắc Việt có đề cập : “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng chính hình thức viết Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần

là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết qủa tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”[34,10]

Dưới góc độ hành chính học, thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp

hơn: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức Những văn bản này đều hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng viết”[21;47].

Như vậy, có thể hiểu khái niệm văn bản theo cách đơn giản như sau: Vănbản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường làtập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hìnhthức, thống nhất về cấu trúc có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mụcđích giao tiếp nhất định

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Thời gian gần đây, ở nước ta có nhiều công trình nghiên cứu về văn bảnQLNN Trong các công trình nghiên cứu, các sách và giáo trình viết về vănbản QLNN, mỗi tác giả lại có một cách nhìn khác nhau về thuật ngữ này Sauđây là một số cách hiểu về văn bản QLNN

Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương

Đình Quyền đưa ra khái niệm:“Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các

cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”[21;48].

Giáo trình “Quản lý hành chính nhà nước” của Học viện hành chínhQuốc gia do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đề cập đến khái

niệm này như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý

nhà nước bằng bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể”[13;405].

Trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” Nhà xuấtbản Chính trị Quốc gia ấn hành năm 1997, PGS TS Nguyễn Văn Thâm cũng

đưa ra khái niệm như sau: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh

lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành

và sửa đổi theo luật định” [30; 26]

Như vậy có thể hiểu: Văn bản QLNN là những quyết định và thông tinquản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước banhành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nướcđảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mốiquan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhà nước vớicác tổ chức và công dân

1.2 Chức năng của văn bản quản lý

1.2.1 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung,văn bản quản lý nhà nước nói riêng Văn bản được con người làm ra trước hếtnhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin Đó là thông tin về các sựkiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên

Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và và truyền đạt thông tin bằng hìnhthức văn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết Khi đó, vănbản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xãhội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việcthông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sựphát triển của xã hội loài người Nhờ có chữ viết nhiều dân tộc đã ghi chépđược những thông tin về nhiều mặt của đời sống xã hội và hiện tượng tựnhiên qua các thời kỳ lịch sử

Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, thông tin bằng hình thứcvăn bản ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước vàquản lý xã hội Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước,

khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dướilên cấp trên, từ cơ quan này tới cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thốngkhác rất lớn Để thỏa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hìnhthức ghi chép như: băng đĩa, phim ảnh, điện toại, mạng Internet… Tuy nhiênhình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàngđầu với hoạt động quản lý

Có thể khẳng định, thông tin bằng văn bản là hình thức chủ yếu được các

cơ quan nhà nước sử đụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình

Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện qua việc làm bằng chứngpháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin về quản lý khác Văn bảnquản lý nhà nước của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đó với

tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quyđịnh bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền Tư cách pháp nhân này cònđược thể hiện bởi chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đóng trên văn bảnđiều đó đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý trong trường hợp cầnthiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm Đây là ưu thế của

việc truyền đạt thông tin quản lý bằng văn bản so với truyền đạt bằng miệng.Bởi vậy, trong công tác quản lý đối với những vấn đề, sự việc cần có cơ sởpháp lý để đảm bảo hiệu lực thi hành thì thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể lãnhđạo cơ quan đều truyền đạt bằng hình thức văn bản

1.2.3 Chức năng quản lý

Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện để cơ quan thực hiện chứctrách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Trong công tácquản lý văn bản được dùng vào nhiều mục đích như truyền đạt các quyết địnhquản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phảnánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan khác hoặc với cán

bộ, công dân về những vấn đề có liên quan Trong đó khâu quan trọng nhất làtruyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ trương, chính sách, xâydựng chương trình, kế hoạch… Các thông tin này cần văn bản hóa để có thểtruyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến các cơ quan, đơn vị hoặccác cá nhân có trách nhiệm thi hành, giúp cho các đối tượng đó thực hiện nộidung các quyết định được thuận lợi và đạt hiệu quả cao Mặt khác, các quyếtđịnh quản lý được văn bản hóa là cơ sở để chủ thể quản lý tiến hành theo dõi,đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hànhnghiêm chỉnh

Trong quá trình quản lý, để đề ra được những quyết định quản lý đúngđắn thường phải thu thập và xử lý nhiều nguồn thông tin, trong đó có nguồnthông tin đã được văn bản hóa có ý nghĩa rất quan trọng Vì vậy, xây dựng vàban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc chủ yếu củahoạt động quản lý

Hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của một cơ quan, một ngànhhay rộng hơn là của bộ máy nhà nước một phần rất lớn phụ thuộc vào sự đúngđắn và kịp thời của các quyết định quản lý mà chủ yếu được truyền đạt bằng

văn bản

Truyền đạt các quyết định quản lý bằng văn bản là hình thức tối ưunhưng không phải là duy nhất Nếu sử dụng một cách tùy tiện, thiếu cân nhắchình thức truyền đạt này có thể dẫn đến lạm phát công văn, giấy tờ và nảysinh tệ quan liêu trong các cơ quan

1.3 Phân loại hệ thống văn bản quản lý

Căn cứ vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ thì hệ thống văn bản quản lý bao gồm những loại sau:

1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, văn bản quy phạm pháp luật

có vị trí quan trọng, kiến tạo nên hệ thống pháp luật Việt Nam

Theo Điều 2 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy

định: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,

được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này

Văn bản quy phạm pháp luật có vai trò rất lớn trong hoạt động quản lýnhà nước, quản lý xã hội Nó thể chế hóa các đường lối, chủ trương của Đảng,làm hành lang pháp lý của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội Giữvai trò điều chỉnh các quan hệ xã hội, là bộ phận hợp thành quan trọng nhấtcủa hệ thống văn bản quản lý nhà nước

1.3.2 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính ápdụng pháp luật hoặc chứa những thông tin điều hành được cơ quan hànhchính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết cáccông việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ

chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người viphạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết địnhquy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động tácnghiệp của cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội Mặc dù tầmquan trọng thấp hơn văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính

là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh, sửađổi hoặc ban hành văn bản QPPL Văn bản hành chính được chia làm hai loại:Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính cá biệt là những những quyết định quản lý thành

văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩmquền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụthể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xácđịnh những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật,

do đó mang tính áp dụng pháp luật Được ban hành trên cơ sở quyết địnhchung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quanban hành quyết định hành chính cá biệt đó Trong một số trường hợp, nó cũngđược ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên

Hình thức văn bản hành chính cá biệt là: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cábiệt), nghị quyết (cá biệt)

Quyết định (cá biệt) là văn bản được ban hành để giải quyết các công

việc mang tính chất sự vụ đối với đối tượng cụ thể Bao gồm các quyết định

về nhân sự: quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương, quyết định bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, quyết định về ban hành văn bảnmới, ban hành quy chế trong nội bộ cơ quan

Nghị quyết (cá biệt) là một trong những hình thức văn bản do một tập thể,

chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

Chỉ thị (cá biệt ) là văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụ cho

cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh trongquản lý nhà nước Chỉ thị thường dùng để đôn đốc nhắc nhở cấp dưới thựchiện những quyết định, chính sách đã ban hành

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội duung chứa

đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quannhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánhtình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong cơ quan nhà nước hoặc traođổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân.Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đókhông được dùng thay thế cho văn bản quy QPPL hoặc văn bản cá biệt Đây

là hệ thống văn bản rất đa dạng và phức tạp, bao gồm 2 loại chính:

- Văn bản có tên loại: Quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướngdẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờtrình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoảthuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

- Văn bản không có tên loại: công văn hành chính

1.3.3 Văn bản chuyên ngành

Là loại văn bản do cơ quan Nhà nước quản lý một lĩnh vực nhất định,được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực cụ thể Loạivăn bản này mang tính chất đặc thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng củatừng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật

Những loại văn bản này liên quan tới nhiều lĩnh vực chuyên môn khácnhau như: y tế, công an, quân đội, tài chính, giáo dục

1.4 Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản khôngđược trái với hiến pháp, pháp luật và các quy định của cấp trên Thẩm quyềnban hành văn bản QLNN được xem xét trên hai mặt: thẩm quyền về hình thức

và thẩm quyền về nội dung

Thẩm quyền về hình thức có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép sửdụng những thể loại văn bản mà luật pháp đã quy định cho mình trong việcban hành văn bản

Thẩm quyền về nội dung: Chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành vănbản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo quy định chủ thể đó có thẩmquyền giải quyết Nội dung văn bản phải phù hợp với thẩm quyền ban hành

văn bản

1.4.2 Yêu cầu về nội dung

Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng các yêu cầu về nộidung như sau:

Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích Văn bản banhành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh Tính mụcđích là yêu cầu đầu tiên mà mỗi văn bản cần có được

Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học Tính khoa học của vănbản được thể hiện đầu tiên ở bố cục trình bày văn bản, văn bản cần phải đượctrình bày một cách rõ rang, mạch lạc, bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thôngtin phải có tính trật tự, đảm bảo tính logic giữa các nội dung trong văn bản Thứ ba, văn bản khi ban hành phải đảm bảo được tính phổ thông, đạichúng Tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu.Thứ tư, nội dung văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn giản

và chính xác nhất

Thứ năm, nội dung văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp vớinội dung cả từng loại văn bản Văn bản phải đảm bảo tính hệ thống của cơ

quan, tổ chức ban hành Văn bản đồng thời phải có tính hệ thống với nội dung

mà văn bản đó chuyển tải

1.4.3 Yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, việc quy định các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trìnhbày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kĩthuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghịđịnh số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ về quy định chi tiếtmột số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.Thể thức được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản do Nhànước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúng từng thểloại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuậnlợi trong các cơ quan, đơn vị Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các nộidung sau:

1 Khổ giấy

2 Kiểu trình bày

3 Định lề trang văn bản

4 Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

và các chi tiết trình bày khác

Thành phần cấu thành văn bản bao gồm 16 yếu tố, trong đó có 9 yếu tốthành phần thể thức bắt buộc và 7 yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:

* 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

* 7 yếu tố thể thức bổ sung

- Dấu chỉ mức độ khẩn

- Dấu chỉ mức độ mật

- Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phố biến

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại; số Telex, sốFax; địa chỉ trang thông tin điện tử; biểu tượng logo của cơ quan

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;

- Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;

- Đánh số trang

Những quy định trên về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được ápdụng với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạnthảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản làmtrên giấy mẫu in sẵn Không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in

trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

1.4.4 Yêu cầu về ngôn ngữ

Văn bản quản lý là công cụ để truyền đạt chủ trương, chính sách luậtpháp và các thông tin cần thiết của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chứckhác Vì vậy, ngôn ngữ dùng để viết loại văn bản này là ngôn ngữ hành chính.Ngôn ngữ dùng trong văn bản thể hiện chức năng giao tiếp và chức năng thểhiện ý chí của nhà quản lý bắt buộc các khách thể quản lý phải thực hiện vàchấp hành Ngôn ngữ dùng trong văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Thứ nhất, tính chính xác, mạch lạc

Văn bản quản lý là văn bản chứa đựng thông tin hết sức quan trọng liênquan đến sự tồn vong, thành, bại của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức do vậytính chính xác và mạch lạc là yêu cầu đầu tiên khi soạn thảo loại văn bản này.Tính chính xác trong cách dùng từ ngữ phải đi đôi với sự mạch lạc trong cáchdiễn đạt và kết cấu các phần, đoạn, ý của văn bản nhằm đảm bảo cho nội dungvăn bản chỉ được hiểu theo một ý duy nhất, không gây sự hiểu nhầm

Yêu cầu về sự chính xác, mạch lạc trong ngôn ngữ và văn phong hànhchính cao hơn ngôn ngữ và văn phong khoa học Nếu từ ngữ trong văn bảnquản lý nhà nước không chính xác, diễn đạt thiếu mạch lạc sẽ dẫn đến nhữngcách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực hiện không thống nhất, kẻ xấu cóthể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây ra những hậu quả nghiêm trọng Làmảnh hưởng đến quá trình quản lý nhà nước

Thứ hai, tính khách quan, nghiêm túc

Văn bản quản lý nhà nước phải trình bày thông tin một cách khách quan,không thiên vị điều này xuất phát từ việc văn bản QLNN là tiếng nói của cơquan công quyền chứ không phải của cá nhân, dù rằng văn bản có thể đượcgiao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân sọan thảo

Người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng củamình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày đúng ý chí của Nhànước, ý tưởng của tập thể hay của lãnh đạo Do đó, ngôn ngữ phải khách quan Tính nghiêm túc vốn là đặc điểm của ngôn ngữ hành chính Vì nó mangtính xác nhân, khẳng định, mệnh lệnh yêu cầu phải chấp hành thực hiện.Chính vì vậy nhiều khi làm cho văn bản quản lý nhà nước trở nên khô khan

Để đảm bảo tính nghiêm túc cho văn bản ban hành thì phải tránh dùng những

từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, tránh dùng những đại từ nhân xưng ngôi thứnhất số ít, thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách

quan, không bị hư cấu

Tính nghiêm túc, khách quan trong văn bản quản lý nhà nước gắn vớichuẩn mực của pháp luật, khiến cho văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh,thống nhất và đạt hiệu quả cao

Thứ ba, tính khuôn mẫu

Văn bản cần được trình bày theo thể thức, khuôn mẫu do pháp luật quyđịnh, tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học của văn bản Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp

đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗilặp từ, lặp câu Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩnmực của văn bản, giúp tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránhđược những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản Và ở một mức độ nhấtđịnh, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản

độ nghiêm túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời tạo sự thiệncảm đối với người đọc

Để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự khi sử dụng ngôn ngữ trong văn bảnQLNN thì người soạn thảo cần phải hạn chế sử dụng những từ ngữ khách sáo,khoa trương Cần diễn đạt hợp lý trong các trường hợp xưng hô, kiến nghị, đềnghị, phản ánh tình hình, truyên đạt mệnh lệnh, đôn đốc nhắc nhở, cảm ơn

Thứ năm, tính phổ thông, đại chúng

Đối tượng tiếp tượng tiếp nhận của văn bản QLNN là nhiều tầng lớpnhân dân trong cả nước Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông,đại chúng, dễ hiểu, dễ tiếp thu Tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã,không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ ngữ nước ngoàichưa được Việt hóa ở phạm vi toàn quốc

1.4.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm để chỉ trình tự cáccông việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuậnlợi và chất lượng gồm các nội dung sau đây:

- Phân công soạn thảo:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trong trường hợp cầnthiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thìphải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo)

- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản.Trong đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích? Có mấy mục đích?tính chất của văn bản? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm viđiều chỉnh)?

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác địnhhình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cầnvăn bản hóa; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyềnban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Trích yếu nội

dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Thông tin cần thu thập là cácthông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phươngpháp khác nhau Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việcsoạn thảo văn bản thuận lợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về

dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản Nhữngvăn bản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước

- Viết bản thảo:

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hànhsoạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đãxác định Ở khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạt các ý trong

đề cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thành một thểthống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày, mụcđích đạt được của văn bản

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:

Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì có thể đề xuất vớingười đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổchức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo

- Tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo

Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo

- Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã duyệtthể thức và thủ tục pháp lí

- Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)duyệt và ký ban hành Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phứctạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký

Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông quaphải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số) thì việc thông qua do tậpthể quyết định

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản vàtrình ký chính thức

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiệnthể thức và làm các thủ tục ban hành:

+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu cơ quan;

+ Làm các thủ tục ban hành;

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bảnlưu tại đơn vị soạn thảo)

Tiểu kết: Trong Chương I chúng tôi đã đưa ra được cơ sở lý luận về

công tác soạn thảo và ban hành văn bản chung nhất cho toàn bộ nội dung củakhóa luận Cụ thể, tác giả đã trình bày khái quát về khái niệm, chức năng,phân loại hệ thống văn bản đến yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản

CHƯƠNG II TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN KỲ ANH 2.1 Khái quát về UBND huyện Kỳ Anh

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND huyện Kỳ Anh

- Vị trí địa lý: Huyện Kỳ Anh nằm ở phía Đông Nam tỉnh Hà Tĩnh, vàokhoảng 17,5 - 18,1 độ vĩ Bắc; 106,28 độ Kinh Đông Phía Bắc và Tây Bắcgiáp huyện Cẩm Xuyên, phía Nam và Tây Nam giáp tỉnh Quảng Bình, phíaĐông giáp Biển Đông; Có bờ biển dài 63km, Quốc lộ 1A chạy dọc huyện cóchiều dài 56 Km, Quốc lộ 12 nối với cửa khẩu Cha Lo Diện tích tự nhiên:105.429 ha, trong đó 74% diện tích là đồi núi Dân số 172.738 người, laođộng 88.840 người

Kỳ Anh có 32 xã và 1 thị trấn, trong đó có 9 xã ở phía nam với tổng diệntích 22.781ha nằm trong khu kinh tế Vũng áng (theo Quyết định 72 -QĐ/TTgngày 03/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ)

- Dân cư: Tổng dân số: 174.000 người, được phân bố đều ở các vùngtrên địa bàn huyện Mật độ dân số: 161/km2

- Về giáo dục: Kỳ Anh có 34 trường mầm non có 8 trường đạt chuẩnquốc gia; 34 trường Tiểu học 100% đạt chuẩn quốc gia; 27 trường THCS với

5 trường đạt chuẩn quốc gia, trường THCS Kỳ Tân được phong tặng danhhiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới; Có 5 trường THPT trong đó có

1 trường đạt chuẩn quốc gia

- Về y tế: Có 33 trạm y tế của các xã, phường trong đó có 18 trạm đạtchuẩn quốc gia

Thời nhà Hậu Lê, Kỳ Anh là miền đất phía nam của huyện Kỳ Hoa (gồmhuyện Cẩm Xuyên và Kỳ Anh hiện nay) thuộc phủ Hà Hoa, xứ Nghệ An.Năm 1863, vua Minh Mạng nhà Nguyễn chia huyện Kỳ Hoa lập thành 2huyện, Kỳ Anh và Cẩm Xuyên thuộc tĩnh Hà Tĩnh

Vượt qua những năm tháng đói nghèo Kỳ Anh đang vươn mình ra biểnlớn và phát triển Mảnh đất được ví như chảo lửa, túi mưa đang từng giờ thay

da đổi thịt với những tiềm năng, lợi thế về biển, đất đai, tài nguyên khoángsản và nguồn lao động dồi dào Kỳ Anh nay thực sự đang đứng trước vận hộilớn trên con đường xây dựng và phát triển

Trải qua hơn 175 năm hình thành xây dựng và phát triển Kỳ Anh đãkhông ngừng lớn mạnh, nhất là từ khi Đảng ta thực hiện công cuộc đổi mớitoàn diện đất nước.Đến nay Kỳ Anh đã đạt được những thành tựu to lớn trêntất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, đờisống của nhân dân không ngừng được nâng cao Kỳ Anh đang đứng trướcnhững vận hội lớn trên con đường hội nhập và phát triển Khu kinh tế Vũngáng đã và đang trở thành địa chỉ hấp dẫn cho các nhà đầu tư trong và ngoàinước Đến nay đã có 135 dự án của các doanh nghiệp, tập doàn kinh tế trong

và ngoài nước đầu tư trên địa bàn, với tổng số vốn đăng kí trên 25 tỷ USD.Nhiều dự án đã đi vào hoạt động và phát huy hiệu quả như: Cầu cảng VũngÁng số 1, số 2, tổng kho khí hóa lỏng Bắc Trung Bộ, nhà máy sản xuất- xuấtkhẩu dăm gỗ Việt Nhật, khu công nghiệp I Vũng Áng…

Kỳ Anh có một nền văn hóa lâu đời gắn liền với những thăng trầm củalịch sử dân tộc, được thiên nhiên ưu đãi cho những danh thắng tuyệt đẹp nhưĐèo Ngang, bãi biển Kỳ Xuân, bãi biển Kỳ Ninh…Nhiều di tích lịch sử vănhóa được xếp hạng, có hệ thống khách sạn, nhà hàng đáp ứng nhu cầu của dukhách đến tham quan và làm việc Hệ thống kết cấu hạ tầng đang từng bướcđược hoàn thiện đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, đảm bảoquốc phòng an ninh cũng như phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân Dẫu phía trước còn nhiều khó khăn thách thức nhưng Đảng bộ và nhân dânHuyện Kỳ Anh nguyện đoàn kết một lòng nỗ lực vươn lên, phấn đấu xây dựngquê hương sớm trở thành trung tâm công nghiệp và đô thị phía nam Hà Tĩnh

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương cóchức năng quản lý nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực:Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh

Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản khác củacấp trên nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để pháttriển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND Huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu sựgiám sát trực tiếp của Huyện Uỷ, Thường Trực HĐND Huyện Kỳ Anh.Nhiệm vụ của UBND Huyện cụ thể trong các lĩnh vực như sau:

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND

xã thị trấn về thực hiện ngân sách đại phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn

- Huy động đóng góp của tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các côngtrình kết cấu hạ tầng

 Trong lĩnh vực công nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến

khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổchức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo UBND huyện thực hiện các biện pháp thực hiện chuyển dịch

cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sảnphát triển nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản và chế biến thủy sản;

- Thực hiện giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đìnhgiải quyết các tranh chấp đất đai thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thủy lợi tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthủy lợi vừa và nhỏ Quản lý mạng lưới thủy nông trên đại bàn theo quy địnhcủa pháp luật

 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

- Tham gia với HĐND huyện trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạchphát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệpdịch vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thốngsản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biếnnông lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của HĐND huyện

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải :

- Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn,xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc tực hiện cácquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở và quỹ

nhà thuộc sở hữu trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân công của HĐND huyện

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thốngsản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biếnnông lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của HĐND huyện

 Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch và kiểmtra việc thực hiện quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về thực hiện các quy tắc về an toàn

và vệ sinh trong hoạt động thương mại dịch vụ du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về việc hoạt độngthương mại dịch vụ, du lịch trên địa bàn

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn huyện,phối hợp với UBND các xã quản lý trường Tiểu học, trung học cơ sở, trunghọc phổ thông trên địa bàn huyện

- Tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân số - kế hoạch hoá giađình, phòng chống dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuật, thểdục thể thao, các lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danhlam thắng cảnh

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương bệnh binh, người có côngvới cách mạng

- Tổ chức hoạt động từ thiên, nhân đạo

 Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu quảthiên tai;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường

và chất lượng sản phẩm và hành hóa trên địa bàn huyện, ngăn chặn việc sảnxuất và thu hàng giả, hàng kém chất lượng tại đia phương;

 Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội:

- Tuyên truyền giáo dục xây dựng nền quốc phòng toàn dân;

- Thực hiện công tác quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật và các văn bản của cấp trên;

- Quản lý công chức biên chế, lao động và tiền lương, đào tạo công chứctheo sự phân cấp của cấp trên;

- Quản lý địa giới hành chính của UBND Huyện, giải quyết địa giới hànhchính giữa các xã, thị trấn

 Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc tôn giáo:

- Tuyên truyền giáo dục, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình kếhoạch dự án phát triển kinh tế xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chính sách dân tộc chính sáchtôn giáo, quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo;

- Quyết định các biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tínngưỡng, tôn giáo hoạc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quyđịnh của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:

- Chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấphành Hiến Pháp,Luật, các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên vànghị quyết của của HĐND cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biệnpháp bảo vệ tài sản của nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội tổ chức kinh tế Bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản vàcác quyền lợi hợp pháp của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra thanh tra nhà nước,tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân,hướng dẫn chỉ đạo công tác hòa giải ở xã, thị trấn

 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐNDtheo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp mình theo sự hướng dẫn của UBND cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính ở địa phươngtrình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định

10 Phòng Lao động- Thương binh và xã hội,

11 Thanh tra Huyện,

12 Phòng Văn hóa - thông tin,

13 Chi cục thống kê,

14 Văn phòng điều phối NTM

Các đơn vị sự nghiệp thuộc Huyện:

1 Ban quản lý đầu tư xây dựng cơ bản huyện

2 Trung tâm Y tế

3 Đài Truyền thanh - Truyền hình

4 Trung tâm Ứng dụng KHKT&BVCTVN

5 Hội Chữ thập đỏ

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: ( Xem phụ lục 1)

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh

2.2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Kỳ Anh

Trong hoạt động của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành văn

bản có vai trò rất quan trọng UBND huyện Kỳ Anh là cơ quan Hành chínhNhà nước ở địa phương có chức năng quản lý nhà nước chung ở địa phươngtrên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng – an ninh Chịutrách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các quy định khác của cấp trênnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối, biện pháp để phát triển kinh

tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Huyện Theo quyđịnh thì UBND huyện Kỳ Anh có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau:

2.2.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Về việc ban hành văn bản QPPL của UBND Huyện được quy định tạiKhoản 13, Điều 4 Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015.Theo đó, UBNDHuyện có thẩm quyền ban hành Quyết định

- Quyết định: Là hình thức văn bản dùng để quy định, quyết định các chủ

trương, chính sách, chế độ, thể lệ, biện pháp thực hiện các mặt công tác, cácvấn đề về tổ chức cán bộ và các vấn đề khác thuộc chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của cơ quan

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 28, Luật Tổ chức chính quyền địa phươngQuyết định của UBND huyện Kỳ Anh được ban hành để:

Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biện phápbảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành

vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm viđược phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tínhmạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp kháccủa công dân trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhànước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địaphương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chínhquyền địa phương ở huyện;

Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dânhuyện;

Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học vàtrung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục,thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịchbệnh, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triểnviệc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng,chính sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thựchiện chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo quy định của phápluật và các vấn đề về quản lý nhà nước khác thuộc chức năng nhiệm vụ,quyền hạn của UBND cấp mình theo quy định và các văn bản quy phạm phápluật khác có liên quan của cơ quan nhà nước cấp trên

Qua khảo sát tại UBND huyện Kỳ Anh thì từ năm 2014 - 2016 số lượngvăn bản do UBND Huyện ban hành được thống kê như sau:

Bảng 2.1 Số lượng các văn bản do UBND huyện Kỳ Anh ban hành

giai đoạn 2014 - 2016 Loại văn bản

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

(Nguồn: Văn phòng HĐND - UBND huyện Kỳ Anh)

Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy số lượng văn bản của UBND Huyệnban hành là khá nhiều, chiếm vị trí rất quan trọng, có ý nghĩa to lớn đối với sựphát triển của UBND huyện và có xu hướng tăng theo từng năm Cụ thể:Trong giai đoạn 2014 – 2016

- Quyết định tăng từ 14078 lên 16006, tăng 1928 văn bản

- Công văn tăng từ 924 lên 1168, tăng 244 văn bản

- Thông báo tăng từ 875 lên 938, tăng 63 văn bản

- Tờ trình tăng từ 178 lên 256, tăng 78 văn bản

- Báo cáo tăng từ 142 lên 180, tăng 38 văn bản

- Giấy mời tăng từ 212 lên 349, tăng 137 văn bản

- Kế hoạch tăng từ 1000 lên 1179, tăng 179 văn bản

- Các loại văn bản khác tăng từ 340 lên 521, tăng 181 văn bản

Chiếm tỉ trọng cao nhất các loại văn bản do UBND Huyện ban hành là

quyết định, chiếm 79,35% năm 2014, 79,2 % năm 2015 và 77,7 % năm 2016.Còn lại các văn bản khác thì chiếm tỉ trọng khá đồng đều Trong những năm qua

số lượng văn bản ban hành của Huyện có xu hướng tăng, điều đó là do có sự tácđộng từ nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do những nguyên nhân sau:

- Trong những năm gần đây Huyện đang thực hiện chủ trương, chínhsách của Đảng và Nhà nước về “xây dựng nông thôn mới” Chính vì vậy màcần phải ban hành nhiều văn bản hướng dẫn chỉ đạo nhằm triển khai chủtrương đến từng bộ phận, địa phương trên toàn Huyện

- Năm 2015 là năm mà bắt đầu hoạt động của khu công nghiệp VũngÁng – dự án kinh tế với quy mô lớn nhất Đông Nam Á Điều đó cũng là yếu

tố làm cho số lượng văn bản của Huyện tăng lên qua từng năm

- Đây là quá trình ổn định tổ chức khi UBND Huyện vừa mới điều chỉnhđịa giới hành chính việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làmviệc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị Chính vì vậy mà số lượng cácvăn bản ban hành của Huyện có xu hướng tăng lên

- Cùng với việc hoạt động của khu kinh tế Vũng Áng đó là sự cố về môitrường nghiêm trọng làm hải sản chết bất thường, gây thiệt hại lớn về kinh tế -

xã hội, môi trường biển, ảnh hưởng xấu đến người dân, an ninh trật tự docông ty TNHH Gang thép Hưng Nguyên Fomasa Hà Tĩnh xả thải Vì lý do

đó, UBND huyện phải ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành, các quyếtđịnh về vấn đề bồi thường thiệt hại, làm sạch môi trường biển

Ngoài ra, số lượng văn bản của UBND Huyện ban hành có xu hướngtăng lên còn do các nguyên nhân khác như: quá trình phát triển kinh tế – xãhội trên địa bàn huyện, chế độ chính sách, quá trình tuyển dụng nhân lực Văn phòng thống nhất quản lý văn bản, tất cả các loại văn bản được vănthư lấy số chung Riêng đối với văn bản mật, Văn thư thống nhất quản lý trên

cơ sở lấy số riêng cho từng loại Do thời gian và điều kiện nghiên cứu còn hạn