Khóa luận: Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HỆ THỐNG BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu của đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 4 7. Lịch sử nghiên cứu 4 8. Bố cục khóa luận 6 PHẦN NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 8 1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 8 1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ 8 1.1.1.1. Khái niệm 8 1.1.1.2. Ý nghĩa 9 1.1.1.3. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 9 1.1.2. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 10 1.1.2.1. Khái niệm 10 1.1.2.2. Mục đích 11 1.1.2.3. Ý nghĩa 11 1.2. Cơ sở thực tiễn 12 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn 12 1.2.1.1. Chức năng 12 1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn 14 1.2.2. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn 16 1.2.2.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện 16 1.2.2.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chợ đồn 17 1.2.2.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện 18 1.2.2.4. Giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 23 2.1. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23 2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23 2.1.2. Tình hình tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 24 2.1.3. Các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 27 2.2. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 28 2.2.1. Quy định của UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 28 2.2.2.1. Xây dựng kho lưu trữ 28 2.2.2.2. Trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.3. Xử lý kỹ thuật bảo quản 30 2.2.2.4. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 31 2.3. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 32 2.3.1. Các quy định của UBND huyện Chợ Đồn về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 32 2.3.3. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu đang được áp dụng ở UBND huyện Chợ Đồn 35 2.3.3.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 35 2.3.3.2. Sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu 36 2.3.4. Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37 2.3.5. Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác, sử dụng 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 40 3.1. Đánh giá công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Hạn chế 41 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế 43 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 44 3.2.1. Đối với lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn 44 3.2.2. Đối với cán bộ lưu trữ và cán bộ chuyên môn UBND huyện Chợ Đồn 45 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn 46 3.2.4. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 47 3.2.4.1. Xây dựng kho lưu trữ 47 3.2.4.2. Trang bị các thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 47 3.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 48 3.2.4.4. Tu bổ tài liệu lưu trữ 49 3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 50 3.2.5.1. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 50 3.2.5.2. Đa dạng hóa hiện đại hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 51 3.2.5.3. Cải tiến công tác phục vụ độc giả 52 3.2.5.4. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 53 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC

Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HỆ THỐNG BẢNG BIỂU Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt CTLT HĐND TLLT UBND Cụm từ đầy đủ Công tác lưu trữ Hội đồng nhân dân Tài liệu lưu trữ Uỷ ban nhân dân Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ HỆ THỐNG BẢNG BIỂU Hình 1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Nội dung Trụ sở UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Trình độ cán bộ, nhân viên của văn phòng UBND huyện Chợ Đồn Kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn Hộp, bìa hồ sơ tài liệu Đặt tên cho các giá đựng tài liệu Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn 2012-2016 Trang 15 25 29 30 32 37 Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân, là di sản quý báu của quốc gia, dân tộc phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của đời sống, xã hội, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Bởi vậy tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ Nhưng nếu chỉ bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ thì những tài liệu quý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên”, Vì thế bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu là chưa đủ chúng ta cần tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để “đánh thức” những vật vô tri có giá trị đó phục vụ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói riêng và cho toàn dân tộc nói chung Từ nhận định trên về tầm quan trọng của hai nghiệp vụ cuối cùng này Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác bảo quản và công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của ngành lưu trữ là: ‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [7] Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn phụ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiến tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ Tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội Không chỉ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày của toàn dân Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuối cùng của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích hoạt động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển của công tác lưu trữ với tư cách là một lĩnh vực hoạt động của xã hội, đồng thời Sinh viên Hoàng Thị Phiền 4 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ đánh giá kết quả đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung của đất nước Huyện Chợ Đồn là huyện miền núi vùng cao của tỉnh Bắc Kạn, có độ cao giảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây Địa hình chia cắt mạnh bởi hệ thống sông suối khá dày đặc.Huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung của khí hậu Miền Bắc Việt Nam Được hình thành từ một nền nhiệt cao của đới chí tuyến và sự thay thế của các hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nên mùa đông (từ tháng 10 năm trước đến tháng 4 năm sau) giá lạnh, nhiệt độ không khí thấp, khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng 5 đến tháng 9) nóng ẩm, mưa nhiều Ngoài chênh lệch về nhiệt độ theo các mùa trong năm, khí hậu Chợ Đồn còn có những đặc trưng khác như sương mù nên việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu gặp rất nhiều khó khăn Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, em quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn” Làm đề tài khóa luận tốt nghiệp 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của để tài là vấn đề bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung khảo sát về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài 2.2 liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn năm 2012-2016 3 Mục tiêu của đề tài - Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau: Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu - tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn Đánh giá thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sinh viên Hoàng Thị Phiền 5 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp - Khoa Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được những mục tiêu đã đạt ra, đề tài cần thực hiện những nhiệm vụ sau: Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn, số lượng, thành phần của khối tài liệu đang được bảo quản tại đây, từ đó xác định vai trò quan trọng của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn Hai là: nghiên cứu những quy định hiện hành của UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhu cầu khai thác của độc giả khai thác sử dụng tài liệu Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá về kết quả đạt được và phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế trong công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Ba là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 5 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện được đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên - cứu sau: Cơ sở phương pháp luận biện chứng của Chủ nghĩa Mác – Lênin Phương pháp phân tích chức năng để đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, - quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn Phương pháp điều tra, quan sát, tìm hiểu và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất và tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn để nhận định tài liệu và những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu cũng như những biện pháp được sử dụng để bảo quản tài liệu của UBND huyện Chợ Đồn và tình hình tổ chức khai thác, sử - dụng tài liệu tại đây Phương pháp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và lãnh đạo phòng Nội vụ, lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản và tổ chức Sinh viên Hoàng Thị Phiền 6 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp - Khoa Văn thư – Lưu trữ khai thác, sử dụng tài liệu tại đây Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra được những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp Ngoài những phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu tham khảo, các luận án, luận văn, khóa luận và một số đăng trên tạp chí Văn thư lưu trữ 6 Đóng góp của đề tài Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, đề tài đã đánh giá được hiệu quả, hạn chế cũng như tìm ra được các nguyên nhân của hoạt động này Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp UBND huyện Chợ Đồn nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học nói chung, công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nói riêng chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế 7 Lịch sử nghiên cứu Qua khảo sát thực tế, em đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn, bài viết…có liên quan đến đề tài Cụ thể như sau: - Về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình: "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS Chu Thị Hậu do Nhà xuất bản lao động Hà Nội xuất bản năm 2016 đưa ra những cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ (Khái niệm, đặc điểm, phân loại, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội), đồng thời phân tích thực tiễn việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập và xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và thống kê tài liệu lưu - trữ ở nước ta Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện tại thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Diệu Linh, năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu Sinh viên Hoàng Thị Phiền 7 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các huyện của thành phố Hà Nội đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này như thể chế hóa các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện, ổn định tổ chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa các công vụ hướng dẫn và thực hiện thống - nhất nghiệp vụ lưu trữ…; Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” của tác giả Trần Văn Quang, năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) đã nghiên cứu, khảo sát đưa ra khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện như hội đồng nhân dân, huyện, ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban giúp việc… Đồng - thời đưa ra đánh giá về giá trị của các tài liệu này Luận văn thạc sỹ “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của tác giả Trần Thị Mai, năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) cho rằng “Hầu hết UBND huyện đều có nhu cầu được cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục Thông tin đến với mỗi cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương Muốn vậy, các cơ quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tính công khai đối với tài liệu lưu trữ, mở cửa hơn nữa các lưu trữ, cải tiến các thủ tục hành chính đối với người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu, đa dạng hóa các hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền sử dụng và - sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ.”; Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) đã tổng hợp và đưa ra những đánh giá về các công trình nghiên cứu về vấn đề tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu; Qua khảo sát các nguồn tư liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bài Sinh viên Hoàng Thị Phiền 8 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, công tác bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức mà chưa đi sâu bàn luận một cách cụ thể và hệ thống về “nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” Có thể nói, kết quả nghiên cứu của các công trình trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quý báu, cung cấp cái nhìn khá tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta nói chung và công tác bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức nói riêng để em thực hiện khóa luận này một cách chi tiết nhất tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn 8 Bố cục khóa luận Ngoài lời nói đầu, Mục lục, Danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của khóa luận gồm có 3 chương: Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Nội dung của chương này nói về cơ sở lý luận để thực hiện công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện và giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện; đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ tại UBND huyện để làm rõ giá trị, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chương 2 Thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Chương này phản ánh tình hình thực tế công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn như: Về công tác bảo quản: Nội dung cơ bản của công tác bảo quản, các quy định về công tác bảo quản, nguyên nhân gây hư hại đến tài liệu, xử lý kĩ thuật bảo quản, trang thiết bị bảo quản Về tổ chức khai thác, sử dụng: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tài liệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sử dụng tài liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Sinh viên Hoàng Thị Phiền 9 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ Bắc Kạn Từ những cơ sở lý luận chung ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2, đề tài đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công tác lưu trữ, công tác bảo quản, công tác khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể: Về công tác bảo quản tài liệu: Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trang bị các trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ… Về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Đa dạng hóa các hình thức khai thác và quy trình khai thác, sử dụng TLLT… Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: Lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, cán bộ làm công tác lưu trữ Bên cạnh những thuận lợi, em gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin Với những khó khăn đó, khóa luận của em không tránh khỏi những khiếm khuyết Do đó, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn Em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các ông, bà lãnh đạo UBND huyện đã giúp đỡ, góp ý cho em trong quá trình thực hiện đề tài Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths.Trần Văn Quang là người hướng dẫn khoa học đã giúp em hoàn thiện đề tài Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Hoàng Thị Phiền Sinh viên Hoàng Thị Phiền 10 Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyên Chợ Đồn UBND HUYỆN HĐND CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH CÁC PHÒNG BAN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG HDNN-UBND PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI PHÒNG THANH TRA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH ĐÀI PHÁT THANH – TRUYỀN HÌNH PHÒNG CÔNG THƯƠNG PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG NN &PTNT BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN PHÒNG DÂN TỘC PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO PHÒNG TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG PHÒNG Y TẾ Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 2 MỘT SỐ HÌNH ẢNH TRONG KHO LƯU TRỮ UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Sinh viên Hoàng Thị Phiền Khoa Văn thư – Lưu trữ Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 3 Quyết định số 1471/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2012 của UBND huyện Chợ Đồn về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 4 Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 5 Báo cáo số 262/BC-UBND ngày 28 tháng 12 năm 2016 của UBND huyện Chợ Đồn về việc báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn năm 2016 Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 6 Kế hoạch số 207/KH-UBND ngày 28 tháng 02 năm 2017 của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn về công tác Văn thu – Lưu trữ năm 2017 Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 7 TÀI LIỆU CHƯA ĐƯỢC TỔ CHỨC TIÊU HỦY VÀ ĐỂ TRONG KHO Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 8 TÀI LIỆU CHẤT ĐỐNG NGOÀI KHO Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 9 TÀI LIỆU LƯU TRỮ XUỐNG CẤP, HƯ HỎNG Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A Khóa luận tốt nghiệp Khoa Văn thư – Lưu trữ PHỤ LỤC 10 TÀI LIỆU ĐƯỢC ĐẶT TRÊN CÁC GHẾ DO KHÔNG ĐỦ GIÁ CHỨA TÀI LIỆU Sinh viên Hoàng Thị Phiền Lớp Đại học Lưu trữ học 13A ... DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 2.1 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 2.1.1.Tình hình tổ chức máy lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn,. .. công tác bảo quản, công tác khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể: Về công tác bảo quản tài liệu: Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trang bị trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu kho lưu trữ? ?? Về công. .. tại, hạn chế công tác bảo quản tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Ba là: Nghiên cứu đưa số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu