Khóa luận: Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HỆ THỐNG BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu của đề tài 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 4 7. Lịch sử nghiên cứu 4 8. Bố cục khóa luận 6 PHẦN NỘI DUNG 8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 8 1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 8 1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ 8 1.1.1.1. Khái niệm 8 1.1.1.2. Ý nghĩa 9 1.1.1.3. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 9 1.1.2. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 10 1.1.2.1. Khái niệm 10 1.1.2.2. Mục đích 11 1.1.2.3. Ý nghĩa 11 1.2. Cơ sở thực tiễn 12 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn 12 1.2.1.1. Chức năng 12 1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn 14 1.2.2. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn 16 1.2.2.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện 16 1.2.2.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chợ đồn 17 1.2.2.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện 18 1.2.2.4. Giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 23 2.1. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23 2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23 2.1.2. Tình hình tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 24 2.1.3. Các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 27 2.2. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 28 2.2.1. Quy định của UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 28 2.2.2.1. Xây dựng kho lưu trữ 28 2.2.2.2. Trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 29 2.2.2.3. Xử lý kỹ thuật bảo quản 30 2.2.2.4. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 31 2.3. Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 32 2.3.1. Các quy định của UBND huyện Chợ Đồn về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 32 2.3.3. Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu đang được áp dụng ở UBND huyện Chợ Đồn 35 2.3.3.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 35 2.3.3.2. Sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu 36 2.3.4. Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37 2.3.5. Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác, sử dụng 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 40 3.1. Đánh giá công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Hạn chế 41 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế 43 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 44 3.2.1. Đối với lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn 44 3.2.2. Đối với cán bộ lưu trữ và cán bộ chuyên môn UBND huyện Chợ Đồn 45 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn 46 3.2.4. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 47 3.2.4.1. Xây dựng kho lưu trữ 47 3.2.4.2. Trang bị các thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 47 3.2.4.3. Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 48 3.2.4.4. Tu bổ tài liệu lưu trữ 49 3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 50 3.2.5.1. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 50 3.2.5.2. Đa dạng hóa hiện đại hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 51 3.2.5.3. Cải tiến công tác phục vụ độc giả 52 3.2.5.4. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 53 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HỆ THỐNG BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu của đề tài 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp của đề tài 4

7 Lịch sử nghiên cứu 4

8 Bố cục khóa luận 6

PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 8

1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 8

1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ 8

1.1.1.1 Khái niệm 8

1.1.1.2 Ý nghĩa 9

1.1.1.3 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 9

1.1.2 Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 10

1.1.2.1 Khái niệm 10

1.1.2.2 Mục đích 11

1.1.2.3 Ý nghĩa 11

1.2 Cơ sở thực tiễn 12

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn 12

1.2.1.1 Chức năng 12

1.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 12

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn 14

1.2.2 Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn 16

1.2.2.1 Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện 16

1.2.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chợ đồn 17

1.2.2.3 Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện 18

1.2.2.4 Giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 23

2.1 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23

2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn 23

2.1.2 Tình hình tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 24

2.1.3 Các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn27 2.2 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn.28 2.2.1 Quy định của UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 28

2.2.2 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 28 2.2.2.1 Xây dựng kho lưu trữ 28

2.2.2.2 Trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 29

2.2.2.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản 30

2.2.2.4 Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 31

2.3 Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 32

2.3.1 Các quy định của UBND huyện Chợ Đồn về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 32

2.3.3 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu đang được áp dụng ở UBND huyện Chợ Đồn 35

2.3.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc 35

2.3.3.2 Sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu 36

2.3.4 Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 37

2.3.5 Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được đưa ra khai thác, sử dụng 38

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH BẮC KẠN 40

3.1 Đánh giá công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Hạn chế 41

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 43

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn 44

3.2.1 Đối với lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn 44

3.2.2 Đối với cán bộ lưu trữ và cán bộ chuyên môn UBND huyện Chợ Đồn 45 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về công tác bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn 46

3.2.4 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 47

3.2.4.1 Xây dựng kho lưu trữ 47

3.2.4.2 Trang bị các thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 47

3.2.4.3 Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn 48

3.2.4.4 Tu bổ tài liệu lưu trữ 49

3.2.5 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 50

3.2.5.1 Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện50 3.2.5.2 Đa dạng hóa hiện đại hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 51

3.2.5.3 Cải tiến công tác phục vụ độc giả 52

3.2.5.4 Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện 53

KẾT LUẬN 55

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ

2.5 Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn 2012-2016

37

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị đối với các cơ quan, tổ chức và

cá nhân, là di sản quý báu của quốc gia, dân tộc phục vụ cho nhiều mục đíchkhác nhau của đời sống, xã hội, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứkhi cần thiết Bởi vậy tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưutrữ Nhưng nếu chỉ bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ thì những tài liệuquý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên”, Vì thế bảo quản an toàn và kéo dàituổi thọ của tài liệu là chưa đủ chúng ta cần tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ để “đánh thức” những vật vô tri có giá trị đó phục vụ cho các cơ quan, tổchức, cá nhân nói riêng và cho toàn dân tộc nói chung Từ nhận định trên về tầmquan trọng của hai nghiệp vụ cuối cùng này Đảng và Nhà nước ta rất quan tâmchỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác bảo quản vàcông tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong báo cáo Chính trị củaBan Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lầnthứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng tráchcủa ngành lưu trữ là: ‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sửdụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [7] Thực tế đã chứng minh rằng,tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn phụ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng

Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mấtmát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹthuật tiến tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ Tài liệu lưu trữ phải cùng cácnguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đónggóp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội Khôngchỉ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngàycủa toàn dân Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuốicùng của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ làmục đích hoạt động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độphát triển của công tác lưu trữ với tư cách là một lĩnh vực hoạt động của xã hội,

đồng thời đánh giá kết quả đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung củađất nước.

Huyện Chợ Đồn là huyện miền núi vùng cao của tỉnh Bắc Kạn, có độ caogiảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây Địa hình chia cắt mạnh bởi hệthống sông suối khá dày đặc.Huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung của khí hậuMiền Bắc Việt Nam Được hình thành từ một nền nhiệt cao của đới chí tuyến và

sự thay thế của các hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nênmùa đông (từ tháng 10 năm trước đến tháng 4 năm sau) giá lạnh, nhiệt độ khôngkhí thấp, khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng 5 đến tháng 9) nóng ẩm,mưa nhiều Ngoài chênh lệch về nhiệt độ theo các mùa trong năm, khí hậu ChợĐồn còn có những đặc trưng khác như sương mù nên việc bảo quản, khai thác sửdụng tài liệu gặp rất nhiều khó khăn

Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, em quyết định chọn đề tài

“Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại

ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn” Làm đề tài khóa luận tốt

nghiệp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của để tài là vấn đề bảo quản và khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung khảo sát về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn năm 2012-2016

3 Mục tiêu của đề tài

Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:

- Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác bảo quản và khai thác sử dụngtài liệu tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn

- Đánh giá thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ tại UBND huyện Chợ Đồn

- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng côngtác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu đã đạt ra, đề tài cần thực hiện những nhiệm

vụ sau:

Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn,

số lượng, thành phần của khối tài liệu đang được bảo quản tại đây, từ đó xácđịnh vai trò quan trọng của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ tại UBND huyện Chợ Đồn

Hai là: nghiên cứu những quy định hiện hành của UBND huyện Chợ Đồn

về công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhucầu khai thác của độc giả khai thác sử dụng tài liệu Trên cơ sở đó đưa ra đánhgiá về kết quả đạt được và phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chếtrong công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Ba là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệuquả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyệnChợ Đồn

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiêncứu sau:

- Cơ sở phương pháp luận biện chứng của Chủ nghĩa Mác – Lênin

- Phương pháp phân tích chức năng để đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn

- Phương pháp điều tra, quan sát, tìm hiểu và rút ra nhận xét về cơ sở vậtchất và tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn để nhận định tài liệu vànhững nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu cũng như những biện pháp được sửdụng để bảo quản tài liệu của UBND huyện Chợ Đồn và tình hình tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu tại đây

- Phương pháp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và

lãnh đạo phòng Nội vụ, lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản

và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại đây

- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra đượcnhững ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp

Ngoài những phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương phápnghiên cứu tài liệu tham khảo, các luận án, luận văn, khóa luận và một số đăngtrên tạp chí Văn thư lưu trữ

6 Đóng góp của đề tài

Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế công tác bảo quản và khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, đề tài đã đánh giá đượchiệu quả, hạn chế cũng như tìm ra được các nguyên nhân của hoạt động này

Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp UBND huyện Chợ Đồn nâng caohiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúpcho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học nói chung,công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nói riêng chưa có điều kiện tiếpcận với thực tế

trữ ở nước ta.

- Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấphuyện tại thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Diệu Linh, năm 2009 (Tư liệuKhoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn) thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các huyện củathành phố Hà Nội đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tácnày như thể chế hóa các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện,

ổn định tổ chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa các công vụ hướng dẫn và thựchiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ…;

- Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, huyện, thị xã,thành phố thuộc tỉnh” của tác giả Trần Văn Quang, năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưutrữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)

đã nghiên cứu, khảo sát đưa ra khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữhình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện như hội đồngnhân dân, huyện, ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban giúp việc… Đồngthời đưa ra đánh giá về giá trị của các tài liệu này

- Luận văn thạc sỹ “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBNDcấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của tác giả TrầnThị Mai, năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, TrườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) cho rằng “Hầu hết UBND huyện đều cónhu cầu được cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục Thông tin đếnvới mỗi cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT lànguồn thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nhànước tại địa phương Muốn vậy, các cơ quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tínhcông khai đối với tài liệu lưu trữ, mở cửa hơn nữa các lưu trữ, cải tiến các thủ tụchành chính đối với người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu, đa dạng hóacác hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền sử dụng

và sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ.”;

- Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chứckhai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu

Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn) đã tổng hợp và đưa ra những đánh giá về các công trình nghiên cứu

về vấn đề tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu;

Qua khảo sát các nguồn tư liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bàiviết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn công táclưu trữ, công tác bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở một số cơ quan,

tổ chức mà chưa đi sâu bàn luận một cách cụ thể và hệ thống về “nâng cao hiệuquả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” Có thể nói, kết quảnghiên cứu của các công trình trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quý báu,cung cấp cái nhìn khá tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

ở nước ta nói chung và công tác bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ ở một số cơ quan, tổ chức nói riêng để em thực hiện khóa luận này một cáchchi tiết nhất tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn

8 Bố cục khóa luận

Ngoài lời nói đầu, Mục lục, Danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nộidung chính của khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác bảo quản và tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

Nội dung của chương này nói về cơ sở lý luận để thực hiện công tác bảoquản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện và giới thiệu chứcnăng, nhiệm vụ của UBND huyện; đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ tạiUBND huyện để làm rõ giá trị, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ củaUBND huyện

Chương 2 Thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.

Chương này phản ánh tình hình thực tế công tác bảo quản và khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn như:

Về công tác bảo quản: Nội dung cơ bản của công tác bảo quản, các quyđịnh về công tác bảo quản, nguyên nhân gây hư hại đến tài liệu, xử lý kĩ thuậtbảo quản, trang thiết bị bảo quản

Về tổ chức khai thác, sử dụng: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tàiliệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sửdụng tài liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụngtài liệu lưu trữ.

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.

Từ những cơ sở lý luận chung ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2,

đề tài đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công táclưu trữ, công tác bảo quản, công tác khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể:

Về công tác bảo quản tài liệu: Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trang bị cáctrang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ…

Về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Đa dạng hóa các hình thứckhai thác và quy trình khai thác, sử dụng TLLT…

Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, em đã nhận đượcnhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: Lãnh đạo UBND huyện, lãnhđạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, cán bộ làm công táclưu trữ

Bên cạnh những thuận lợi, em gặp không ít khó khăn trong quá trình khảosát, thu thập thông tin Với những khó khăn đó, khóa luận của em không tránhkhỏi những khiếm khuyết Do đó, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý củacác thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn Em xin trân trọng cảm ơn cácthầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cácông, bà lãnh đạo UBND huyện đã giúp đỡ, góp ý cho em trong quá trình thựchiện đề tài Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths.Trần Văn Quang

là người hướng dẫn khoa học đã giúp em hoàn thiện đề tài

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2017

Sinh viên Hoàng Thị Phiền

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN,

TỈNH BẮC KẠN 1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ

1.1.1.1 Khái niệm

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giảĐào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, bảo quản tài liệu lưu trữ đượchiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dàituổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại

và tương lai”[9,253]

Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữđược hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹthuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốtcác yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [15,200]

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TSChu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữđược hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹthuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu” [5,211]

Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát bảo quản tàiliệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu làcác biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài

liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trong hiện tại vàtương lai.

1.1.1.2 Ý nghĩa

Bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt trong tìnhhình thực tế hiện nay do nhiều nguyên nhân như sự phá hoại của tự nhiên hoặccon người nên nhiều tài liệu lưu trữ đang đứng trước nguy cơ bị xuống cấp, hưhỏng mà nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu có thể bị mấtmát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi lại

Hơn nữa, với vị trí của nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nêncác yếu tố tác động của tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côntrùng, tác động phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ Vì vậy công tác bảoquản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp, đượcđặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn

Bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồnnguồn di sản văn hóa của dân tộc, của thế giới Qua đó giúp cho người dân nhậnthức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưutrữ

1.1.1.3 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

- xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: Việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ lànhiệm vụ hàng đầu của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, vì theo quy định củaNhà nước tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ

- Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Đây là điều kiện cần thiết

về cơ sở vật chất nhằm thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

- Xử lý kỹ thuật bảo quản: Là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật đểbảo quản tài liệu Trong đó việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật hiện đại cần kếthợp với các kinh nghiệm truyền thống nhằm hạn chế tối đa quá trình lão hóa tựnhiên của tài liệu, phòng chống các tác nhân gây hư hại tài liệu , kéo dài tuổi thọcủa tài liệu

- Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: Là việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu

trữ một cách khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm tra

và tra tìm tài liệu lưu trữ Trong phạm vi một kho lưu trữ việc tổ chức tài liệubao gồm các công việc: sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, sắp xếp hồ sơ trong cặp,hộp, sắp xếp hộp lên giá, sắp xếp giá trong kho và lập bảng chỉ dẫn nơi để tàiliệu

Qua những nội dung trên cho thấy công tác bảo quản rất phức tạp và cóliên quan đến nhiều ngành tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khítượng, Các thành tựu của các ngành kho học này đang ngày càng được áp dụngrộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

1.1.2 Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giảĐào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ được hiểu là: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạtđộng thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếucủa các phòng, kho lưu trữ Chức năng này đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải

có những biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuậnlợi”[9,169]

Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Hà Nội, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đượchiểu là: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản củacác lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chứcchính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết cótrong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học

và các lợi ích chính đáng của công dân” [15,197]

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TSChu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

được hiểu là: “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chứckhai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêucầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân” [5,239]

Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát tổ chức khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đápứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữcủa các cơ quan, cá nhân Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trongnhững nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ

1.1.2.2 Mục đích

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưutrữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức , cácnhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân Đối với một cơ quan, tổchức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin trong tài liệu đượckhai thác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quákhứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệpxây dựng kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử

1.1.2.3 Ý nghĩa

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, vớinhân dân , tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh

tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học, sẽ mang lại những lợi ích thiết thực chongười khai thác, sử dụng

- Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là hệ quả của quá trìnhthực hiện các nghiệp vụ lưu trữ Từ việc đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng mới cóthể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác địnhgiá trị có chính xác không, bảo quản tài liệu có tốt không,

- Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đa

dạng, phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đấy mạnh các nghiệp vụ như thuthập, phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ , Như vậykhai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy cáccông tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cũng mang lại nhiều lợi ích cho các lưutrữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ cả về vật chất lẫntinh thần

UBND huyện vừa là cơ quan chấp hành của HĐND huyện vừa là cơ quanhành chính Nhà nước địa phương vì vậy thực chất hoạt động quản lý địa phươngcủa UBND huyện là hoạt động chấp hành và điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổcủa huyện theo Hiến pháp, Luật Mặt chấp hành trong hoạt động quản lý địaphương của UBND huyện biểu hiện ở chỗ sự tuân thủ pháp luật và Nghị quyếtcủa HĐND huyện

Mặt điều hành trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND huyện thểhiện trong việc tổ chức chỉ đạo hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc quyềnquản lý của UBND huyện Đây là một chuỗi tổ chức chỉ đạo hoạt động kế tiếpnhau từ khâu thu thập thông tin, lên kế hoạch hoạt động, tổ chức lực lượng, giaonhiệm vụ và tổ chức thực hiện Trong quá trình điều hành, UBND huyện cóquyền nhân danh Nhà nước ban hành những Quyết định, Chỉ thị cụ thể có hiệulực bắt buộc thi hành đối với các cơ quan và cá nhân thuộc đối tượng quản lý

1.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp

phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương đến địa phương Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện đượcquy định thống nhất tại điều 28 Luật tổ chức chính quyền địa phương Căn cứLuật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND huyện Chợ Đồn thựchiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh truyềnhình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai, các nguồn tàinguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện các tiêu chuẩn đo lường chấtlượng sản phẩm hàng hóa;

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,pháp luật pháp lệnh, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyếtcủa HĐND huyện trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trong huyện;

- Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựnglực lượng vũ trang nhân dân và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đilại của người nước ngoài tại địa phương;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích chính đángkhác của công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu, hàng giả và các tệ nạn

xã hội khác;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, quy hoạch vàđào tạo đội ngũ viên chức nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sựphân cấp;

- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại,

tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của huyện theo quy định của

pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịpthời các loại thuế và các khoản thu khác của địa phương;

- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, quản lýviệc lập hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền;

- Phối hợp với thường trực HĐND và các ban của HĐND chuẩn bị nộidung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyếtđịnh

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn

Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian UBND huyện được

tổ chức và hoạt động theo chế độ tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhânphụ trách với cơ cấu: Chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên UBND doHĐND cùng cấp bầu ra Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 đãphân định rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND vànhững vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định nhằm đảm bảo cho việc ban hànhcác quyết định quản lý đúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó đượcchính xác kịp thời, UBND huyện được các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúpviệc theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định Theo Nghị định số37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, huyện, thị xã, thành phốthuộc tỉnh như sau:

-Văn phòng HĐND và UBND

- Phòng Nội vụ

- Phòng Kinh tế

- Phòng Tư pháp

- Phòng Lao động - thương binh và Xã hội

- Phòng Giáo dục & Đào tạo

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

- Phòng Tài chính – Kế hoạch

- Phòng Văn hoá và Thông tin

- Phòng Y tế

- Phòng Thanh tra

Về vị trí và chức năng của các cơ quan chuyên môn:

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; thực hiện chức năng thammưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương

và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấphuyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lýcủa ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương Cơ quan chuyên môn thuộcUBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chếcông chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND cấp huyện, đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quanchuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

Một số hình ảnh về UBND huyện Chợ Đồn và sơ đồ cơ cấu tổ chức

của UBND huyện Chợ Đồn (phụ lục 1)

Hình 1.1: Trụ sở UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn

1.2.2 Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn

1.2.2.1 Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện

UBND cấp huyện là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địaphương trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội Chính vì thế, nguồn tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện rất đa dạng vàphong phú Qua khảo sát cho thấy tài liệu của UBND cấp huyện phản ánh về cáclĩnh vực hoạt động tại đây như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốcphòng được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn huyện Có thểkhái quát về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBNDcấp huyện theo đặc trưng tác giả như sau:

- Thứ nhất: Tài liệu do chính UBND huyện sản sinh ra, đây là loại tài liệu

có giá trị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước huyện Bởi vìnội dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạtđộng thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhànước tại địa phương như: kinh tế, chính trị, văn hóa – giáo dục, y tế, dân số, anninh- quốc phòng Những tài liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông vàcũng chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các loại hình văn bản như:Quyết định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, đề án, báo cáo

- Thứ hai: Tài liệu của HĐND gửi đến dưới dạng các Nghị quyết, quyếtđịnh, Chỉ thị nhằm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động củaUBND huyện

- Thứ ba: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống như: Nghị quyết,Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, kế hoạch của các cơ quan như Chínhphủ, UBND tỉnh Bắc kạn các tài liệu này chứa đựng những thông tin về chủtrương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực mà cơ quannhà nước cấp huyện có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương

- Thứ tư: Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loạinghị quyết, thông báo, công văn để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của các

cơ quan nhà nước cấp huyện.

- Thứ năm: Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên gồm: tài liệu củacác phòng, ban chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND huyện và các xã nhằmxin ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả công tác Tài liệu của các đơn vị sựnghiệp thuộc huyện như: Ban quản lý dự án, trường đào tạo Nghề, các trườngphổ thông, Trung tâm y tế, Trung tâm thể dục thể thao huyện

- Thứ sáu: Tài liệu của các cơ quan, đơn vị hiệp quản như công an huyện,Ban chỉ huy quân sự huyện, Chi cục thuế huyện, BHXH huyện tài liệu nàychứa đựng những thông tin để kết hợp với UBND huyện giải quyết công việc

- Thứ bảy: Tài liệu của các doanh nghiệp do chính quyền của huyệnthành lập và quản lý như các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhà nướcthực hiện cung cấp dịch vụ công như Công ty nước sạch, Công ty điện lựchuyện Do vậy, trong thành phần tài liệu lưu trữ UBND huyện cũng xuất hiệntài liệu của các cơ quan này

- Thứ tám: Tài liệu của các hội thuộc sự quản lý của chính quyền Huyệnnhư Hội khuyến học, Hội nông dân

Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phươngchính quyền huyện cũng có mối liên hệ công tác với nhiều tổ chức chính trị xãhội như: Thành ủy, huyện ủy, LĐLĐ huyện, huyện đoàn,

Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hành chính có đơn, thư, góp ý, kiếnnghị, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng nhândân về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các cơ quannhà nước cấp huyện

1.2.2.2 Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chợ đồn

Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan,

tổ chức tại cấp huyện cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng.Trong đó, tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của UBNDhuyện, chủ yếu được thể hiện trên chất liệu giấy Ngoài ra còn có tài liệu khoahọc – công nghệ bao gồm các bản vẽ, bản tính toán, các bảng thống kê, Qua

khảo sát và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, cán bộ lưutrữ tại UBND cấp huyện, nhận thấy loại hình tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quảntrong kho lưu trữ của UBND cấp huyện như sau:

- Thứ nhất, trong quá trình hoạt động của UBND huyện tài liệu hànhchính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất Nội dung của tài liệu phản ánh đầy

đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ khi thànhlập đến nay Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc điềuhành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp xã, phường, thịtrấn, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của huyện, những tài liệu về thanh tra,kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND

về các vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý

- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong côngcuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần ngân sáchđáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơbản phục vụ cho phát triển công nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tàiliệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu khảo sát, điều tra tàinguyên thiên nhiên tại địa phương Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như:các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiếtcông trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu

đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính

1.2.2.3 Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện

Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện đều phản ánhtình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của địa phương cũng như những đónggóp của địa phương với UBND tỉnh qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử Vớinhững nội dung như vậy, tài liệu lưu trữ UBND huyện có ý nghĩa hết sức quantrọng về nhiều mặt của xã hội Trong từng nội dung của tài liệu lưu trữ đều baohàm chứa những ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địaphương Bản thân nội dung được phản ánh trong những tài liệu lưu trữ đó đã baohàm những giá trị mà nguời sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác

Hoạt động của chính quyền và nhân dân UBND huyện trong việc xâydựng, phát triển kinh tế từ khi Đảng và Nhà nước có chủ trương thực hiện chínhsách đổi mới, nhiều thay đổi trong hoạt động kinh tế - xã hội của từng địaphương được thể hiện ngày càng rõ nét Nội dung tài liệu của UBND huyệnđược thể hiện qua từng lĩnh vực quản lý của chính quyền, bao gồm: nội chính,văn hóa – giáo dục, lao động, thương binh- xã hội, kinh tế, quản lý đô thị, khoahọc – công nghệ

1.2.2.4 Giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện là

cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhànước về chủ trương, đường lối chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trênđịa bàn huyện, phản ánh các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựucủa UBND huyện.Chính vì thế nó có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực hoạt động củaUBND huyện như:

Thứ nhất: Trên lĩnh vực kinh tế

Tài liệu lưu trữ của UBND huyện phản ánh những cố gắng nỗ lực củanhân dân trong công cuộc xây dựng đất nước nói chung và trong phạm vi địaphương nói riêng phục vụ việc quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm tại địa bànhuyện

Thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìmkiếm, khai thác tài nguyên, môi trường Việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

đã giúp các huyện tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của Các tài liệu lưu trữcũng thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ,sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản như: nhà cửa, cầu, đườngthuộc phạm vi quản lý của UBND huyện Trong lĩnh vực này thông tin trong tàiliệu lưu trữ thực sự đã mang lại hiệu quả thiết thực cho địa phương Điều nàygiúp lãnh đạo huyện có cái nhìn tổng thể về tình hình phát triển kinh tế của địaphương

Thứ hai: Trên lĩnh vực Văn hóa – xã hội – Giáo dục

Qua TLLT cho thấy sự chuyển biến trong quá trình thực hiện chủ trươngxây dựng một nền văn hóa tiên tiến, bài trừ tệ nạn xã hội, hủ tục, xây dựng đờisống văn hóa mới; phản ánh trình độ dân trí, nếp sống của người dân trên địa bànhuyện giúp lãnh đạo có biện pháp khuyến khích phát huy các nét văn hóa lànhmạnh, hạn chế các biểu hiện tiêu cực Những tài liệu lưu trữ đã góp phần làmsáng tỏ những giá trị văn hóa truyền thống của địa phương, là căn cứ đáng tincậy để nhà nước công nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn huyện

TLLT có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấpthông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các tầng lớp trong

xã hội qua các thời kỳ cũng như các chính sách dân tộc và tôn giáo

Về lĩnh vực giáo dục và đào tạo tài liệu lưu trữ luôn là nguồn thông tin cónhiều giá trị chúng cung cấp cho nhà quản lý về việc xây dựng và chỉ đạo thựchiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo,chương trình và kết quả đào tạo trên địa bàn huyện

Thứ ba: Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương

UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước, do đó trên thực tế TLLT phục

vụ chủ yếu cho hoạt động lãnh đạo và quản lý TLLT chứa đựng các thông tinthực tế và pháp lý có độ tin cậy cao như các quyết định quản lý, kinh nghiệm đãđược đúc rút, số liệu thống kê chân thực trong các báo cáo, tổng kết nhữngthông tin đó giúp cho nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn giải quyếtnhanh chóng các tình huống trong hoạt động quản lý Trên thực tế các cơ quan

để đưa ra một kế hoạch phát triển trong một giai đoạn hay một năm đều phải thuthập được thông tin chính xác, đầy đủ ở nhiều kênh thông tin khác nhau nhưngthông tin trong tài liệu lưu trữ vẫn là chính xác, xác thực nhất bởi chúng có giátrị thể hiện ở đặc điểm của tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính chính hoặc bảnsao hợp pháp

Ví dụ: UBND huyện muốn xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục – đào

tạo năm 2017 cần các thông tin sau:

- Kế hoạch phát triển giáo dục – đào tạo của UBND tỉnh Bắc Kạn năm2017;

- Báo cáo tổng kết tình hình phát triển giáo dục – đào tạo năm 2016 củaUBND huyện;

- Những tài liệu về đặc điểm tình hình, điều kiện phát triển giáo dục – đàotạo của UBND huyện năm 2016

Để tái hiện diễn biến lịch sử phát triển của địa phương một cách kháchquan, có cơ sở tin cậy thì tài TLLT được đánh giá là những bằng chứng xác thựcnhất Giá trị của tài liệu lưu trữ trước hết là ở tính nguyên gốc Những nội dungchính của sự kiện được phản ánh trong văn kiện Đại hội Đảng bộ, báo cáo đánhgiá tình hình kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng địa phương, những Nghị quyết,Quyết định, Chỉ thị… của Ban chấp hành Đảng bộ, UBND huyện qua các thời

kỳ Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu có điềukiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn Hiện nay huyện đã xây dựng đượccuốn sách về lịch sử của địa phương mình như: Lịch sử cách mạng huyện ChợĐồn nói về những trận chiến giữa quân du kích của huyện với quân giặc, quânđội Mỹ nhảy dù xuống trung tâm huyện Chợ Đồn… Tài liệu lưu trữ là nguồn sửliệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn bộ quá trình quản lý nhà nước, làthước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi địa phương Với ýnghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ maisau những kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kếthừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ

Thứ tư: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin phục vụ nhân dân.

Ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xácnhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời giancông tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệulưu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu vàthừa kế tài sản Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, các UBND

huyện trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra thành phần tài liệu khá phong phúphản ánh nhiều mặt hoạt động của xã hội như chính trị, kinh tế, văn hóa- giáodục nên tài liệu lưu trữ là căn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nước và cán bộ,công chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý.

Tiểu kết chương 1

Với sự đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung thì tài liệu lưu trữ

ở cấp huyện có giá trị về nhiều mặt Những giá trị đó có trong nội dung tài liệu

và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tượng nghiên cứu Việc lưu trữ, bảoquản và khai thác sử dụng chúng không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân các cơquan quản lý nhà nước mà giúp ích cho các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóatrong việc giữ gìn và phát huy các di sản văn hóa của huyện nói riêng và toàndân tộc nói chung Vì thế lưu trữ huyện cần thực hiện tốt sứ mệnh bảo quản vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với xã hội Để làm được điều đó, lưu trữhuyện phải quan tâm đến vấn đề bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệulưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN, TỈNH

BẮC KẠN 2.1 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

2.1.1.Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là mộtngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xíchkhông thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình

Vào năm 1998, lưu trữ cấp huyện, thị xã bắt đầu được hình thành thôngqua Thông tư số 40/1998/TT/TCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổchức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nướccác cấp đã yêu cầu bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBNDhuyện, (thị xã) để giúp Chánh văn phòng và UBND huyện quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ trong phạm vi huyện, trực tiếp quản lý kho lưu trữ củahuyện và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan UBNDhuyện

Ngày 01/02/2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNVhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND quy địnhlưu trữ huyện là lưu trữ lịch sử và là một bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, từ đó định hình sơ bộ tổ chức lưu trữ cấp huyện và giao cho tổchức này chức năng mới

Để thực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chínhphủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, huyện,

thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số BNV ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổchức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện.

04/2008/TT-Ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNVhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấpquy định Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội

vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước vềvăn thư, lưu trữ của huyện

Trên cơ sở những quy định của Nhà nước, từ năm 1998 đến nay tổ chứclưu trữ cấp huyện, thị xã đã có nhiều thay đổi Từ năm 1998, UBND huyệnChợ Đồn tổ chức bộ máy lưu trữ thuộc Văn phòng UBND Đến năm 2008UBND huyện Chợ Đồn đã bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tácvăn thư - lưu trữ từ Văn phòng HĐND-UBND sang Phòng Nội vụ Vănphòng UBND không thực hiện quản lý Nhà nước về lưu trữ mà chỉ tham mưucho Chủ tịch UBND về công tác lưu trữ

Tuy nhiên Văn phòng HĐND và UBND chỉ chuyển giao việc quản lý nhànước về văn thư, lưu trữ sang phòng Nội vụ, nhưng trong thời gian chờ quy định

và hướng dẫn vẫn giữ nguyên mô hình tổ chức lưu trữ cũ, chưa giao việc quản lýkho lưu trữ từ văn phòng HĐND và UBND sang phòng Nội vụ

2.1.2 Tình hình tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn

Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng như tham mưu,tổng hợp thông tin, phục vụ, giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉđạo, quản lý Điều đó đặt ra yêu cầu cao về trình độ cán bộ, nhân viênVăn phòng

Hình 2.1: Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên của Văn phòng UBND

huyện chợ Đồn

Chức danh,

nhiệm vụ

Sốlượng

Trình độ chuyênMôn Trình độ chính trị

Qua đàotạo nghề

Trungcấp

Caođẳng

Đạihọc

Sơcấp

Trungcấp

Caocấp

(Nguồn: Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn, 2016)

Qua bảng kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòngUBND huyện Chợ Đồn tương đối cao và đồng đều với 100% lãnh đạo có trình

độ đại học về chuyên môn và 100% lãnh đạo có trình độ cao cấp về chínhtrị Tuy nhiên, trình độ đội ngũ nhân viên chưa cao : 15,4 % trình độ Đại học(chỉ có 02 nhân viên trong tổng số 13 nhân viên thực hiện công việc của Vănphòng) ; trình độ trung cấp là 23,1% ; trình độ cao đẳng 46,1%; số nhân viênqua trung tâm đào tạo nghề đạt 15,4%

Trong số lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên của Văn phòng UBND huyệnChợ Đồn, hiện nay chỉ có 01 cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ trongkhi quy mô của cơ quan rộng, khối lượng công việc nhiều và đòi hỏi tính chuyên

môn nghiệp vụ cao nên cán bộ văn thư có nhiều áp lực trong công việc, đôi lúcvẫn còn tình trạng chưa vào sổ công văn đến, chuyển giao văn bản còn chậm Xãhội ngày càng thay đổi, mọi hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ cũng thay đổitheo, do đó lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn cần bổ sung thêm nhânviên được đào tạo cơ bản, có kiến thức chuyên sâu và nghiệp vụ vững vàng vềcông tác văn thư, lưu trữ để văn bản và tài liệu của Văn phòng UBND huyệnđược giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng hiện nay đã đáp ứngnhu cầu cơ bản công việc của cơ quan, cụ thể:

- Trình độ chuyên môn: Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn có trình độcao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, đã từng học văn thư lưu trữ tại TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội Cán bộ văn thư, lưu trữ của Văn phòng được đào tạochương trình tin học ngắn hạn, có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để hoạtđộng độc lập, thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính nhànước, hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBNDhuyện, mối quan hệ công tác và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triểnkhai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, việc bố trí nhân sự đúng chuyênmôn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ

ở các cơ quan Trình độ của nhân sự làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếpđến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơquan Nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt sẽ tìm ra phương pháp phânloại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Ngượclại trình độ nghiệp vụ chuyên môn kém sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả củacông tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu Cán bộ văn thư, lưu trữ của Vănphòng được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, có chuyên môn vữngvàng về nghiệp vụ, trong độ tuổi 30 - 35 cán bộ văn thư đã có ít nhất 05 nămcông tác, điều này giúp ích rất nhiều trong việc giải quyết các văn bản trong quátrình hoạt động của Văn phòng UBND huyện Chợ Đồn, cán bộ thực hiện công

tác văn thư, lưu trữ là nữ nên trong quá trình làm việc có tính cẩn thận và tỉ mỉ,làm việc có tinh thần trách nhiệm cao Từ những nội dung trên, có thể thấy việctuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng làmột việc làm rất cần được sự quan tâm sâu sát của ban lãnh đạo cơ quan.

2.1.3 Các văn bản quy định về công tác lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn

UBND huyện Chợ Đồn đã ban hành các văn bản quản lý về công tác lưutrữ như:

- Quyết định số 1471/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2012 về việc banhành quy chế Công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn

- kế hoạch số 189/KH-UBND ngày 06/3/2014 của UBND huyện ChợĐồn ban hành kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ Công tác Văn thư, lưu trữ năm2014;

- Kế hoạch số 929/KH-UBND ngày 12/8/2016 của UBND huyện Chợ Đồn

về việc kiểm tra công tác Nội vụ năm 2016;

- Công văn số 975/UBND – NV ngày 22/8/2016 về việc hướng dẫn lập hồ

sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức;

- Báo cáo 262/BC-UBND ngày 28/12/2016 của UBND huyện Chợ Đồn, báocáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn năm 2016

Qua các văn bản trên cho thấy UBND huyện Chợ Đồn đã quan tâm chỉđạo công tác văn thư lưu trữ, cụ thể như năm 2012 đã ban hành quy chế công tácvăn thư lưu trữ áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơquan, toàn thể các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệmtuân thủ đúng các quy định mà quy chế đã đề ra; UBND huyện đã chỉ đạothường kỳ bộ phận Văn phòng, phòng Nội vụ tổ chức hội nghị tập huấn chuyên

đề để tuyên truyền quán triệt, phổ biến các quy định mới, văn bản mới củaUBND tỉnh và UBND huyện về công tác văn thư lưu trữ để nâng cao hiểu biết

về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng TLLT phục

vụ cho hoạt động chuyên môn của từng lĩnh vực gắn với chuyên môn

2.2 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn

2.2.1 Quy định của UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Với vai trò là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương trong quá trình hoạtđộng đã sản sinh ra khối lượng tài liệu đa dạng về nội dung , phong phú về thểloại Nhận thức được giá trị của những tài liệu đó, UBND huyện đã xây dựngquy định về bảo quản tài liệu lưu trữ trong:Quyết định số 1471/QĐ-UBND ngày

18 tháng 10 năm 2012 về việc ban hành quy chế Công tác văn thư, lưu trữ huyệnChợ Đồn Qua nghiên cứu nội dung văn bản trên cùng với việc tìm hiểu thực tếtại lưu trữ UBND huyện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBNDhuyện đã đề cập đến những vấn đề sau:

- Cán bộ lưu trữ phải thường xuyên làm công tác kiểm tra định kỳ Tàiliệu lưu trữ trong kho, thực hiện tốt công tác vệ sinh Tài liệu lưu trữ, nếu pháthiện hư hỏng phải kịp thời khắc phục để tránh hậu quả nguy hại đến tài liệu lưutrữ

- Có một số biện pháp chống cháy nổ, nghiêm cấm để các chất dễ gâycháy nổ trong kho, phải tắt hết hệ thống điện khi hết giờ

- Hàng năm Uỷ ban nhân dân tổ chức xông trừ mối trong kho lưu trữ,cửa kính phòng kho tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào Tài liệu lưu trữ

2.2.2 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn

2.2.2.1 Xây dựng kho lưu trữ

Tại UBND huyện Chợ Đồn hiện nay, có 01 kho của Văn phòng HĐND

&UBND huyện với diện tích 50m2, được bố trí tại tầng 3 của trụ sở UBNDhuyện Kho lưu trữ bố trí xen kẽ cùng với số phòng chuyên môn của UBNDhuyện, chưa bố trí tách biệt (vốn là phòng làm việc được tu sửa lại), kho lưu trữ

có một cửa ra vào và một cửa sổ, không có rèm che cửa sổ, hệ thống ánh sángchủ yếu sử dung đèn neon, trong kho có 06 giá để tài liệu tương đương 564,92

mét giá tài liệu.

Kho lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn chưa đủ rộng so với khối tài liệuđang được bảo quản tại đây

Hình 2.2: Hình ảnh về kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn

2.2.2.2 Trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Trang thiết bị bảo quản là một phần không thể thiếu trong kho lưu trữ kholưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn chỉ có các trang thiết bị bảo quản cơ bản nhưgiá, tủ, cặp, hộp chưa có các trang thiết bị hỗ trợ khác, cụ thể:

a Giá

Qua khảo sát thực tế, trong kho lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn, hiệnnay có 6 giá đựng tài liệu trong đó có 4 giá bằng kim loại và 2 giá bằng gỗ đảmbảo yêu cầu, mỗi giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m Giá có 5 khoang bằng kim loại,

có thể chứa được 5m tài liệu Do không đủ giá để chứa tài liệu, một số tài liệuđược đặt trên các ghế, cho vào các hòm hoặc là các bao tải ngổn ngang ở góc củakho lưu trữ, thậm chí là đặt bên ngoài kho

b Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu

Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ giúp tránh bụi và tác động của ánh sángchiếu vào tài liệu, hộp cũng được sử dụng cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra

và tổ chức sử dụng tài liệu.Theo TCVN 9252: 2012 về hộp bảo quản TLLT banhành theo Quyết định số: 1687/QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học

và công nghệ

Bìa hồ sơ: Theo TCVN 9251:2012 về bìa hồ sơ lưu trữ ban hành theoQuyết định số: 1687/QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Côngnghệ.

Tuy nhiên, hộp và bìa hồ sơ ở UBND huyện Chợ Đồn không đúng nhưquy định Sử dụng nhiều loại hộp, bìa khác nhau không đảm bảo chất lượng,không đáp ứng được yêu cầu

Hình 2.3: Hình ảnh về hộp và bìa hồ sơ của UBND huyện Chợ Đồn

2.2.2.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản

Đây là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu Trong

đó việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cần kết hợp với cáckinh nghiệm truyền thống nhằm hạn chế tối đa quá trình lão hóa tự nhiên của tàiliệu, phòng chống các tác nhân gây hại tài liệu lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tàiliệu Tài liệu tại UBND huyện Chợ Đồn bị hư hại do nhiều yếu tố tác động.Dovật liệu và quá trình chế tác TLTL, tài liệu dần hư hỏng, ố vàng theo thời gian

Do điều kiện tự nhiên và ý thức của con người

Qua khảo sát và phóng vấn cán bộ lưu trữ cho thấy UBND huyện chỉdừng lại ở việc vệ sinh hàng tháng trong kho lưu trữ và tổ chức diệt trừ mối, mọtvào cuối năm Ngoài ra chưa thực hiện các biện pháp kĩ thuật để bảo quản tàiliệu

Lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn cần quan tâm, chỉ đạo hơn nữa trong

việc thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ.

2.2.2.4 Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn

Kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn hiện đang bảo quản tài liệu củaUBND, HĐND huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tuy nhiên dochưa xác định và phân chia tài liệu theo phông nên toàn bộ tài liệu từ khi thànhlập UBND từ năm 1946 đến nay đều được đánh chung một hệ thống số, khôngtách riêng tài liệu của từng phông, vi phạm nguyên tắc thu thập tài liệu theophông lưu trữ.Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông không được sắp xếpriêng biệt Điều đó khó khăn cho cán bộ và độc giả trong việc tìm kiếm và khaithác tài liệu vì muốn tìm một tài liệu về một vấn đề cần phải tra cứu mục lục từđầu Yêu cầu đặt ra là phải phân chia phông cho hợp lý, tài liệu của Phông nàođưa về phông đó để đảm bảo nguyên tắc tôn trọng phông và đảm bảo tính toànvẹn của Phông lưu trữ, không xé lẻ tài liệu, hạn chế tài liệu trùng trong cácphông

b xử lý tài liệu trước khi nhập kho

Qua khảo sát thực tế, cho thấy tài liệu của UBND huyện trước khi nhậpkho chưa được khử trùng, làm vệ sinh, chưa kiểm tra lại sự chính xác giữa tàiliệu và số liệu theo thống kê Tài liệu được giao nộp cho cán bộ lưu trữ và chotrực tiếp vào kho Có tài liệu được cho vào trong kho xếp lên giá, một số tài liệuthì cho vào các hòm, bao tải đựng tài liệu và một số tài liệu đặt bên ngoài trêncác ghế

c Sắp xếp các giá tài liệu trong kho

Hiện nay, kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn sử dụng giá cố định, không

sử dụng giá di động, khoảng cách giữa các giá khoảng 50cm, đủ để làm lối đi,thuận tiện cho công tác vệ sinh và tra tìm tài liệu

d sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu ở UBND huyện Chợ Đồn có tổng số 564,92 mét giá trong đó đãchính lý 5,6 mét giá, chỉnh lý sơ bộ 39,4 mét giá, còn lại 427,12 mét giá chưachỉnh lý,gần như tài liệu chưa chỉnh lý tình trạng tài liệu ở hiền trạng bó gói, rời

lẻ Tài liệu trong kho chưa được sắp xếp đúng nguyên tắc quy định Tài liệu xếplên giá không theo một quy định, trật tự, có tài liệu xếp theo hướng dọc,ngang,đặt chồng chéo lên nhau, có tài liệu không được sắp xếp trong khoang giá mà đểngổn ngang trên các ghế đựng tài liệu,

e Đặt tên cho các giá đựng tài liệu.

Để thuận tiện cho việc tra tìm, kho lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn đãđặt tên cho giá đựng tài liệu trên các tờ giấy nhớ nhỏ và dán trên các khoang giáđựng tài liệu

Qua nghiên cứu Quyết định số 1471/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm

2012 về việc ban hành quy chế Công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn cùngvới việc tìm hiểu thực tế tại lưu trữ UBND huyện các quy định về tổ chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện đã đề cập đến những vấn đề sau:

a Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu việc sử dụng bản chính cáctài liệu lưu trữ đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nướcngoài cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật

Chánh, phó văn phòng,trưởng phòng, phó trưởng phòng hành chính hoặc