KHÓA LUẬN: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Cấu trúc của đề tài 4 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Lý luận chung về văn phòng. 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng. 5 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng. 6 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.1.3.1. Chức năng của văn phòng 7 1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 9 1.2. Lý luận chung về công tác văn phòng. 10 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng 10 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng 11 1.2.3. Nội dung của công tác văn phòng 11 1.3. Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin 14 1.3.1. Khái niệm, vai trò của thông tin 14 1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin 15 1.3.3. Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng. 15 1.3.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 16 1.3.4.1. Công tác soạn thảo văn bản 16 1.3.4.2. Công tác quản lý văn bản 17 1.3.4.3. Trong công tác tham mưu, tổng hợp 18 1.3.4.4. Quản lý nhân sự 19 1.3.4.5. Quản lý tài chính 20 1.3.4.6. Quản lý trang thiết bị 21 1.3.4.7. Trong công tác tổ chức hội họp 21 1.3.4.8. Trong công tác truyền thông 22 1.3.4.9. Trong công tác lưu trữ 22 Tiểu kết: 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 24 2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải 24 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải 25 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. 26 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. 27 2.1.3.3. Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. 29 2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải 31 2.2.1. Trong công tác soạn thảo văn bản 31 2.2.2. Trong công tác quản lý văn bản 36 2.2.3. Trong công tác tham mưu, tổng hợp. 41 2.2.4. Trong công tác quản lý nhân sự 44 2.2.5. Trong công tác quản lý tài chính 45 2.2.6. Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng 47 2.2.7. Trong công tác tổ chức hội họp 48 2.2.8. Trong công tác truyền thông 49 2.2.9. Trong công tác lưu trữ 52 2.3. Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải. 54 2.3.1. Ưu điểm 54 2.3.2. Nhược điểm 58 2.3.3. Nguyên nhân 59 Tiểu kết: 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 61 3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. 61 3.2. Đầu tư về cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. 62 3.3. Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông 63 3.4. Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu trong công nghệ thông tin. 65 3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. 65 3.6. Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện. 66 Tiểu kết 67 KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ HỒNG THƠ

Mã số sinh viên : 1305QTVB057

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội em được các thầy côtận tình giảng dạy các kiến thức cơ bản Đồng thời được sự tạo điều kiện giúp đỡtận tình của lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải, đã giúp em hoànthành tốt được đợt thực tập này Trong thời gian 02 tháng thực tập, em tích cựcnghiên cứu, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công tác văn phòng tạiVăn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải cũng như được sự hướng dẫn tận tìnhcủa các cán bộ, công chức trong Văn phòng Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắctới thầy Nguyễn Đăng Việt định hướng và đưa ra những ý kiến đóng góp giúp cho

em, để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được khóa luận tốtnghiệp

Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nênKhóa luận tốt nghiệp của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài khóa luận của em đượchoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn./

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Lý Thị Hồng Thơ

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài khóa luận này là kết quả của em trong quá trình thựctập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải Các số liệu trong bài là hoàntoàn trung thực Nếu không đúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Lý luận chung về văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm văn phòng 5

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 6

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng 7

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.2 Lý luận chung về công tác văn phòng 10

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 10

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng 11

1.2.3 Nội dung của công tác văn phòng 11

1.3 Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin 14

1.3.1 Khái niệm, vai trò của thông tin 14

1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 15

1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 15

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng 16 1.3.4.1 Công tác soạn thảo văn bản 16

1.3.4.2 Công tác quản lý văn bản 17

1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 18

1.3.4.4 Quản lý nhân sự 19

1.3.4.5 Quản lý tài chính 20

1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị 21

1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp 21

1.3.4.8 Trong công tác truyền thông 22

1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ 22

Tiểu kết: 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 24

2.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải 24

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải 24

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải 25

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 26

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 27

2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải 29

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại UBND huyện Tiền Hải 31

2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn bản 31

2.2.2 Trong công tác quản lý văn bản 36

2.2.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp 41

2.2.4 Trong công tác quản lý nhân sự 44

2.2.5 Trong công tác quản lý tài chính 45

2.2.6 Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng 47

2.2.7 Trong công tác tổ chức hội họp 48

2.2.8 Trong công tác truyền thông 49

2.2.9 Trong công tác lưu trữ 52

2.3 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải 54

2.3.1 Ưu điểm 54

2.3.2 Nhược điểm 58

2.3.3 Nguyên nhân 59

Tiểu kết: 60

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI 61

3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 61

3.2 Đầu tư về cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 62

3.3 Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông 63 3.4 Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu trong công nghệ thông tin 65

3.5 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 65 3.6 Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện 66 Tiểu kết 67

KẾT LUẬN 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ củacông nghệ thông tin (CNTT) CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cảcác dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau.Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh có thể đưa về dạng kỹ thuật số để bất

kỹ máy tính nào cũng có thể xử lý, lưu trữ và chuyển tiếp cho nhiều người Nhữngcông cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập,chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này trên phương thứchoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm,… Đến thời điểmhiện nay, việc ứng dụng CNTT trong cuộc sống, công việc cũng như nhiều lĩnh vựckhác đã và đang được áp dụng phổ biến hơn

Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan, tổchức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bảncủa cơ quan, tổ chức đó là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan tổ chức cần có văn phòng mạnh,công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanhchóng, hiệu quả Vì vậy, việc đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác vănphòng nói riêng là rất cần thiết

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng là một nhu cầu mang tínhtất yếu, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn phòng, đồng thờinâng cao năng suất lao động của cán bộ văn phòng Trong những năm qua, ứngdụng CNTT vào công tác văn phòng vẫn còn một số hạn chế và nhiều bất cập làmảnh hưởng đến hiệu quả công việc.Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đicũng như những giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao được hiệu quả ứng dụngCNTT trong công tác văn phòng

Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải” cho khóa luận tốt

nghiệp

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn phòng là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan nhànước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiềungười quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau.Và thấy được những hiệuquả to lớn mà việc ứng dụng CNTT mang lại cũng như tình hình mà các nước trênthế giới đã và đang ứng dụng, trong thời gian qua ở nước ta đã có rất nhiều đề tàinghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tại UBND huyện Tiền Hải, tuynhiên chưa có sinh viên nào nghiên cứu về đề tài Ứng dụng CNTT trong công tácvăn phòng tại UBND huyện Tiền Hải Nhưng, bên cạnh đó, sự phát triển của côngnghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị là vấn đề được nhiều người quantâm; do đó, đã có một số công trình nghiên cứu và công bố như:

- Tài liệu “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơquan nhà nước” của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015 Tài liệunhấn mạnh về đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt độngvăn phòng tại các cơ quan, tổ chức

- Tài liệu “Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin” của tác giảĐinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, đã hệ thống hóa lý luận về côngnghệ thôn tin ở nước ta hiện nay

- Đề tài “Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để đổi mới và cải tiến côngtác văn phòng trong ủy ban nhân dân các cấp” (Đề tài cấp tỉnh tháng 6/2015)

- Khóa luận “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănphòng tại Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình” – sinh viên Phạm Quang Hiếu – Trường Đạihọc Khoa học, xã hội và nhân văn”

- Báo cáo “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tạiCông ty Cổ phần gạch men sứ Long Hầu” – sinh viên Mai Thị Thanh – Trường Họcviện Hành chính Quốc gia

- Báo cáo tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả Công tác văn phòng tại UBNDhuyện Thái Thụy” – sinh viên Đào Kim Liên – Trường Đại học Quốc gia Hà Nội

Những công trình trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn phòng một cách chính xác và khách quan;góp phần vào tiếp cận tình hình và nghiên cứu trên các phạm vi khác nhau, các quanđiểm cũng không hoàn toàn giống nhau Kết quả các công trình nghiên cứu trên đã

có ý nghĩa nhất định đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácvăn phòng trong các cơ quan đơn vị Ngoài ra, các tài liệu này còn đưa ra các quyđịnh của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao hơn Các côngtrình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phòngdưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có công trình nào

đề cập đến việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện TiềnHải, tỉnh Thái Bình Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng vớicác công trình nghiên cứu đã công bố

Những tài liệu trên là những tài liệu quý báu, giúp cho việc tham khảo,nghiên cứu đề tài “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyệnTiền Hải, tỉnh Thái Bình”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau:

- Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình

- Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong côngtác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong côngtác văn phòng

Để thực hiện được mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải quyết các vấn đềchủ yếu sau:

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc Ứng dụng Công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng, thấy rõ những ưu điểm, hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cầnnghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòngtại UBND huyện Tiền Hải

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là là hoạt động ứng dụngCNTT vào công tác văn phòng Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, lưu trữ,tra cứu, tìm kiếm, khai thác thông tin, cập nhật thông tin, tổng kết đánh giá

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một lĩnh vực rộng, vì vậyphạm vi của đề tài là tập trung vào việc nghiên cứu, giải quyết những vấn đề cơ bản

và bức xúc nhất cần thực hiện trước mắt của ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

5 Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếusau:

- Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vậtbiện chứng, quan điểm lý luận của chủ nghĩa Mác-Leenin, tư tưởng Hồ Chí Minh,chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

- Tiến hành khảo sát thực tế về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tạiUBND huyện Tiền Hải thông qua báo cáo tổng kết năm, tổng kết công tác quý, báocáo chuyên đề và báo cáo tổng kết các đợt cao điểm

- Nghiên cứu các tài liệu tham khảo, kinh nghiệm của các đơn vị trong thựchiện thí điểm ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

- Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá, nghiên cứu điển hình,

so sánh

- Tiến hành trao đổi với các cán bộ hướng dẫn và giảng viên hướng dẫn vềcác vấn đề có liên quan

6 Cấu trúc của đề tài

Cấu trúc của khóa luận có bố cục gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănphòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

NỘI DUNG CHƯƠNG 1:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Lý luận chung về văn phòng.

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đềuđặn đều phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của cơ quanđược thông suốt Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng

có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau

Hiện nay, ở Việt Nam có ba loại hình văn phòng:

- Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Văn

phòng Quốc hội, Văn phòng các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, Văn phòng HĐND– UBND các cấp,…

- Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng,

Văn phòng các tổ chức hội, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân,…

- Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, Văn phòng

các nhà máy, xí nghiệp…

Khái niệm Văn phòng được hiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá

nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình một cách có hiệu lực và hiệu quả

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Như vậy, hiểu một cách đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ; chỗ nào

có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt độnggiao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng Còn hiểu một cách toàn diện hơn thìVăn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý, ở đó có cán bộ nhân viên được đào tạo

về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyềnđạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức.

Tóm lại, “Văn phòng là một bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản

lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng.

 Vị trí của văn phòng.

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mốiquan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, vănbản đến, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cầncũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạtđộng đa dạng đó mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ởcho các nhà quản trị

- Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo,quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo vềcông tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thườngxuyên Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là

so việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổchức

- Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giaocho văn phòng nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp các mối quan hệ và có nhiều việc ngườiđứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêucầu quản lý

- Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý,quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vậtchất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũngphải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị của tổ chức

Như vậy, với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nốihoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.

 Vai trò của văn phòng.

Văn phòng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếukhách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả vàchất lượng hoạt động của cơ quan cho nên văn phòng có những vai trò to lớn sauđây:

Một là, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ

quan, đơn vị

Hai là, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ

quan, tổ chức

Ba là, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.

Bốn là, văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với cá đối tượng quản

lý trong và ngoài tổ chức

Năm là, văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động

của cơ quan, đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý

Qua những vai trò trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của Vănphòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, hiện nay, các nhàquản trị cần quan tâm, xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức theohướng hiện đại

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng

 Chức năng tham mưu, tổng hợp.

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định

tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất Chủ thể làm công táctham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tươngđối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận thammưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham

mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản

lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộphận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưucho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu

Tổng hợp:Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp

và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp

và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợpthông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động

và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được xử lý phân tích, kiểm tra, đánh giá

và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo quy chếhoạt động Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắmbắt được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bênngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý vàđiều hành được chính xác, hợp lý

=> Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khôngthể tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, khôngthể có những biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, khôngđược xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động thammưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổnghợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

 Chức năng hậu cần.

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng là một bộ phận cung cấp,

bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiệnvật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn

vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tácvăn phòng Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong

việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phươngtiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị.Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn,… cũng là những côngviệc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho cáchoạt động của cơ quan, đơn vị.

=> Nhìn chung, văn phòng chính là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thôngqua hai chức năng cơ bản trên đây Hai chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổsung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ởmỗi cơ quan, đơn vị

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

 Công tác tham mưu, tổng hợp

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm,quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi thực hiệnthật tốt chương trình đó

- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý kiến

về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơ quan chuyênmôn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định

- Bảo đảm thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo đượcthường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báocáo lên cơ quan cấp trên theo quy định

- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức truyền đạt nghị quyết,quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơquan thông tin đại chúng

- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu

đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận các đề nghị của cấp dưới để trìnhlãnh đạo cơ quan xem xét giải quyết

 Công tác hành chính tổ chức

- Tổ chức quản lý công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quyđịnh của Nhà nước.

- Quản lý tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức trong nội bộ cơ quan

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan

Tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác

- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác

 Công tác quản trị tài vụ

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnhđạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc có hiệu quả vàthuận lợi

- Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhànước

- Thực hiện các dịch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại,… theo yêucầu công tác

1.2 Lý luận chung về công tác văn phòng.

1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Theo quan điểm hệ thống ta thấy:

Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo

tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội,hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu đượckết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phận phối, truyền tải, thu và

xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo

Do đó: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng

quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ giúp

về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan; thực

hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng.

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính

sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra đượcquyết định sáng suốt, kịp thời và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội.Yếu tố quyết định đến thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coithông tin có quan hệ sống còn của tổ chức đơn vị Hoạt động thông tin lại gắn liềnvới công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọngtron bất kỳ cơ quan,đơn vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai tròcủa công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉđạo công tác văn phòng một cách khoa học

Trong quan hệ công tác với các đơn vị,phòng ban trong các cơ quan, tổ chứcthì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng bantrong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, tổ chức Tuynhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủtrì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quantới công tác quản lý Chẳng hạn như việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động”thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức;nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp vớilãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện phápcho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, tổ chức

1.2.3 Nội dung của công tác văn phòng

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị.

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phảituân theo những quy định của tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trìhoạt động Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phùhợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò của mình Đây là nhiệm vụ quan

trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạtđộng.

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Mỗi cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêuhoạt động Để đạt được mục tiêu đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt độngcủa mình Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sảnxuất kinh doanh… Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện Tất

cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan Kếhoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộphận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữacác bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn

- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.

Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin Thôngtin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thông tin bao gồmnhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lýtất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng Vănphòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đượcthu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

- Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu,hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động Hiệnnay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh cácphát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Văn bảnluật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản nội bộnhư điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật Đểban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cholãnh đạo Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này

- Bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan.

Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹthuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa

là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiệntruyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế - xã hội Cácyếu tố đó bao gồm nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mangtính thường xuyên liên tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiệncông việc mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạtđộng của đơn vị

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện

hành Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính chất khá ổn định của bộ máy vănphòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy vănphòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảotính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên, cũng phải thấy được tính thống nhất, đadạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đượccao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trongthời đại “bùng nổ thông tin” này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắngtheo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối vănphòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hànhcông việc

- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thườngxuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừakiểm tra vừa giám sát Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng củavăn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạtđộng của cơ quan, đơn vị Văn phòng luôn có một bộ phận làm trong giờ hànhchính, bên cạnh đó có bộ phận làm liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừnghoạt động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin được thông suốt Hoạt động của

văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụtrợ giúp tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đônđốc, lại vừa tự tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp vớicác hoạt động trên Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợpchặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.

Trên đây là những nội dung chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn

vị nói chung Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng

cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nội dung cho phù hợp

1.3 Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin

1.3.1 Khái niệm, vai trò của thông tin

Thông tin là một khái niệm trừu tượng, nó xuất hiện cùng với sự ra đời của

xã hội loài người và tồn tại cho đến ngày nay Các quan niệm về thông tin được cácnhà nghiên cứu nhìn nhận, xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau

Và cho dù có nhiều quan niệm khác nhau nhưng chúng ta có thể hiểu khái

niệm mang tính chất khoa học nhất về Thông tin như sau: “Thông tin là những dữ

liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được những quyết định nhằm đạt được mục đích mong muốn”.

Trong đời sống hàng ngày, các quá trình thông tin thường bao gồm các loạihoạt động như: thu thập lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đưa,khai thác và sử dụng thông tin,… Một quá trình gồm một số hoạt động đó nhằm đạtđược một mục đích nhất định thường được gọi là quá trình xử lý thông tin

Như vậy, với vai trò quan trọng của Thông tin đối với con người cũng nhưtrong hoạt động quản lý, văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc thường phải

xử lý thông tin để giúp lãnh đạo, tổ chức điều hành công việc một cách có hiệu quả

Do đó, các cán bộ văn phòng phải biết sử dụng các trang thiết bị hiện đại – sảnphẩm của các Cuộc cách mạng khoa học công nghệ diễn ra trong các thế kỉ trước đểlàm tốt chức năng tham mưu đã có, giúp lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn,kịp thời, chính xác

1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phầnmềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Ở Việt Nam khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong

Nghị Quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/8/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp

các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu

là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.

Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bàiviết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review Hai tác giả của bài viết, Leavitt

và Whisler đã bình luận “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng Chúng ta sẽgọi là công nghệ thông tin”

Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình xử lý, tiếpthu, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các viđiện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông Một vài lĩnh vực hiện đại

và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web thế hệ tiếp theo, sinhtin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiềulĩnh vực khác Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính

1.3.3 Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng.

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung củamọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Đặc biệt là ởcác cơ quan hành chính nhà nước, nhằm giải quyết nhanh chóng, kịp thời và chínhxác những quyết định, đường lối chính sách, chủ trương của nhà nước Do đó, ở các

cơ quan, đơn vị hiện đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị làm việc hiện đại,đồng thời tổ chức đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ, công chức, viên chức có trình độnghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả

Bên cạnh đó, văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử

lý thông tin để trợ giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một các hiệu

quả Với một khối lượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thôngtin cho đến công tác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá… rồi soạn thảo văn bản, lưutrữ tài liệu… thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng làmột bước ngoặt lớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin Trướcđây khi nói đến văn phòng người ta hình dung ngay đến những tập hồ sơ, nhữngchồng tài liệu cao ngất, nhưng bây giờ hình ảnh đó đã được thay bằng hình ảnhnhững chiếc máy vi tính hiện đại với những phần mềm tiện ích cho phép một khốilượng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng ưu việt của nó Hơn thế nữa, côngnghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính được nối mạng có thể chia sẻnguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thôngtin một cách nhanh chóng Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN(local area network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạngWAN (wide area network) để xử lý thông tin đầu ra Mạng toàn cầu INTERNETcòn cho phép truy cập đến bất kỳ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay

vì trước đây phải mất hàng tuần, thậm chí hàng tháng

Có thể nói công nghệ thông tin đã mang đến rất nhiều lợi ích không chỉ trongcông tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác Sự phát triểncủa các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng

và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là việc sử dụng côngnghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và các giải pháp, sản phẩm phầnmềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách phù hợp tối ưu nhất, nhằm nângcao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ được giao của văn phòng.Dưới đây là một số nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng:

1.3.4.1 Công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạnthảo văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâmmột cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý

hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương Việc soạnthảo và ban hành văn bản sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách

có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong cácvăn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phầntích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lýnhà nước nói chung Hiện nay, trong thời kì bùng nổ của khoa học công nghệ thìviệc ứng dụng những thành tựu tiến bộ của nó vào việc soạn thảo văn bản là rất cầnthiết và không thể thiếu trong các cơ quan hành chính nhà nước

Trên thực tế, công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quanhành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứngđược yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế -

xã hội bằng việc ứng dụng các phần mềm soạn thảo văn bản như: MicrosoftWord… Việc ứng dụng các phần này giúp tránh được những hạn chế mà trước đâythường gặp phải như: văn bản sai nội dung, thể thức, thiếu mạch lạc, văn bản tráithẩm quyền, văn bản sai thủ tục hành chính, hay văn bản không có tính khả thi…

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo vănbản có một vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chứcnói chung và trong văn phòng nói riêng

1.3.4.2 Công tác quản lý văn bản

Công tác quản lý văn bản chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạtđộng quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan Có thể hiểu, công tác vănphòng là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điềuhành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơbản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ

sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Công tácquản lý văn bản góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những

bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho cán bộ, công chức cơquan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đượccác yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lựccủa các cơ quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng vềhoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát, bảo vệ bí mật nhữngthông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia,…

Có thể khẳng định được rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lývăn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Hiệnnay, tại rất nhiều cơ quan, tổ chức đã ứng dụng những website, các phần mềm nhằmquản lý văn bản đạt hiệu quả cao nhất Và nhờ vào việc áp dụng những phần mềm

đó thì việc quản lý văn bản đã thuận tiện, dễ dàng hơn trước rất nhiều, đặc biệt làviệc tra cứu văn bản cũng nhanh chóng, kịp thời hơn

Bên cạnh đó, việc dụng ứng dụng CNTT cũng góp phần quan trọng đảm bảothông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tincậy nhanh chóng phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồngthời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụcho hoạt động quản lý các cơ quan, tổ chức

Đặc biệt, giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc

và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cánhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có

hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phầnthực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngàycàng nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chínhnhà nước ở nước ta hiện nay

1.3.4.3 Trong công tác tham mưu, tổng hợp

Nhờ có công nghệ thông tin mà việc thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp

ở mỗi cơ quan, tổ chức ngày nay đã thuận tiện rất nhiều Việc soạn thảo và banhành các chương trình công tác, các quyết định quản lý, các văn bản quy phạm phápluật, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước… được thực hiện chủ yếu

trên các máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như: Microsoft Word, WordPerfect,… giúp cho việc trình bày được chính xác và chuẩn hóa theo quy định củaNhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanh chóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnhđạo

Hay việc thu thập, xử lý thông tin được thực hiện qua các hình thức chủ yếu

là thư điện tử và mạng máy tính Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệthống thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy

vi tính khác Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lần thư thường , tiện lợi và rẻ tiềnvới một khoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt,

nó rút ngắn khoảng cách giao tiếp cả về không gian và thời gian Hiện nay, thư điện

tử có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta

có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi.Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và cho phép các máytính được dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau Đây là môi trường cho phép ngườilàm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có ích cho cơ quan,

tổ chức mình

1.3.4.4 Quản lý nhân sự

Nhân sự trong cơ quan văn phòng có vai trò to lớn Bất kỳ tổ chức nào cũngcần đến một yếu tố đặc biệt quan trọng đó là lao động Lao động vừa là một yếu tốtham gia cấu thành tổ chức (xét về mặt cơ cấu tổ chức), vừa là chủ thể trong quátrình hoạt động của cơ quan, đơn vị (xét về địa vị các yếu tố, mối quan hệ nội tạitrong tổ chức) Bởi vì, lao động không chỉ tạo ra năng lực hoạt động theo số lượngsức lao động hiện có mà còn chủ động sáng tạo làm cho năng lực hoạt động đượctăng cường hơn rất nhiều trong những điều kiện, hoàn cảnh cụ thể Cho dù các cơquan, đơn vị có đầu tư, trang bị các thiết bị hiện đại, tinh xảo đến đâu cũng phảichịu sự điều khiển trực tiếp hay gián tiếp của người lao động Do có vai trò trọngtrách như vậy nên các tổ chức, đơn vị luôn chú trọng đến công tác tổ chức nhân sựnói chung, nhân sự cơ quan văn phòng nói riêng

Nhân sự có vai trò to lớn như đã trình bày song nếu mỗi người, mỗi nhómkhông được gắn kết thành hệ thống, chỉ tồn tại rời rạc, biệt lập với nhau thì khôngnhững không phát huy được năng lực của mỗi người mà còn làm suy yếu, thậm chílàm tan vỡ tổ chức.

Như vậy, nhân sự quả thật là rất quan trọng đối với mỗi cơ quan Nếu cơquan đơn vị không muốn lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc Nếu cơ quan đơn

vị không muốn có bầu không khí tiêu cực trong cơ quan đơn vị do không được thoảmãn nhu cầu, do không được quan tâm, do để mất lòng tin thì hoạt động quản trịnhân sự phải được coi là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi cơ quan, đơn vị Chính vì thế,việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự là rất cần thiết.Thông qua hệ thống mạng thì việc quản lý nhân sự được diễn ra trên máy vi tính.Dựa vào hệ thống mạng máy vi tính nên việc lưu trữ các hồ sơ cá nhân của các nhânviên đã đơn giản hơn rất nhiều Nếu trước đây, để quản lý hồ sơ, tài liệu nhân sự thìvẫn còn thủ công là những tập hồ sơ dày, chất đống gây khó khăn cho việc tra tìm,quản lý thì giờ đây, chỉ cần đến máy vi tính là có thể quản lý nhân viên dễ dàng,việc tra tìm thông tin cũng thuận tiện hơn

Việc trả lương hàng tháng cho nhân viên thuận lợi và tiết kiệm thời gian.Các nhân viên không cần phải tiến hành các thao tác thủ công như trước, nhờ có sựphát triển của công nghệ thông tin mà việc trả lương cho nhân viên được thực hiệnthông qua các thẻ ATM mà cơ quan, tổ chức đó liên kết với ngân hàng Bên cạnh

đó, văn phòng cũng đảm nhiệm việc mua sắm những dụng cụ làm việc hàng ngày

phục vụ cho lãnh đạo, và nhờ có công nghệ thông tin thì việc thống kê những chiphí mua sắm đó được dễ dàng và chính xác hơn.

1.3.4.6 Quản lý trang thiết bị

Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng caohiệu quả hoạt động của văn phòng Các trang thiết bị là công cụ hỗ trợ đắc lực conngười trong công việc văn phòng Bởi các nhân viên văn phòng thông qua cácnghiệp vụ văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để: Xử lý và cung cấpthông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất, công việcđược cải thiện về chất và chất lượng sẽ được chuẩn hóa, cung cấp nhiều thông tinhơn cho lãnh đạo Đồng thời, trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí vềnhân lực, cộng thêm các chi phí khác kèm theo

Hoạt động quản lý và sử dụng TTBVP góp phần quan trọng trong việc duytrì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững hoạt động của cơ quan, tổ chức.Góp phần duy trì sự phát triển của xã hội Hoạt động quản lý và sử dụng TTBVP làmột chuỗi các hoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông quaviệc lập và đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch.Chính vì thế cần phải có

kế hoạch quản lý và sử dụng TTBVP nhằm đem lại hiệu quả cũng như chất lượng

mà TTBVP đem lại Nhân viên văn phòng cần tìm hiểu về những phần mềm giúpcho việc quản lý trang thiết bị được chính xác, dễ dàng Có như vậy, công tác vănphòng mới đạt được hiệu quả cao trong hoạt động

1.3.4.7 Trong công tác tổ chức hội họp

Trong khâu chuẩn bị các cuộc họp, nhân viên văn phòng có thể thông báocho các đại biểu tham dự qua nhiều cách thức khác nhau, không nhất thiết phải gửithư qua đường bưu điện Các đại biểu có thể được thông báo qua máy fax, Email,điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu có thể nhận được thông tin một cách kịp thời,nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí thời gian một cách chính xác

Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro màcác bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyên dụng

như: Microsoft Powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gây hứng thúcho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo

Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụngcủa nó ngày càng mở rộng Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộng bằngcác hình thức giao ban trực tuyến Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị, chinhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia

1.3.4.8 Trong công tác truyền thông

Công nghệ thông tin trong truyền thông giữ một vai trò rất quan trọng của sựphát triển xã hội trong thời đại ngày nay, là nhân tố quan trọng, là kênh kết nối traođổi giữa các thành phần của xã hội,văn hóa, giáo dục, kinh tế và thời đại toàn cầuhóa

Các phương tiện thông tin đại chúng là các phương tiện truyền tải thông tinđến công chúng bao gồm: báo, tạp chí, đài truyền hình, đài phát thanh, internet Vớinhững phương tiện truyền thông hiện đại đã góp phần tạo ra những mắt xích quantrọng nối người này với người khác Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng đónggóp một phần không nhỏ đến việc truyền đạt thông tin đến mọi người, điều này giúpcho sự trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn Qua đó, có thể thấyđược cần ứng dụng kịp thời cũng như chính xác những trang thiết bị, những phầnmềm hiện đại, tiên tiến nhất nhằm giúp cho công tác truyền thông được thực hiện cóhiệu quả với chất lượng tốt nhất

1.3.4.9 Trong công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằmthu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đểphục vụ cho các yêu cầu của xã hội Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụhoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệulưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử dântộc, nghiên cứu các đề tài khoa học, giải quyết các công việc hàng ngày phục chomọi yêu cầu của đời sống xã hội Vì vậy, tài liệu lưu trữ mang ý nghĩa thực tiễn rấtlớn

Nội dung của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý bao gồm việc biênsoạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Đảng, Nhà nước banhành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Đảng, Nhà nước

về công tác lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhànước Trong hoạt động nghiệp vụ gồm những công việc như: thu thập, bổ sung tàiliệu lưu trữ; phân loại tài liệu; chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu; xác định giá trịtài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại ra tài liệu hết giá trị đểtiêu hủy; thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ

Tiểu kết:

Qua những cơ sở lý luận về văn phòng, thông tin và việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng cho thấy văn phòng đóng một vai trò quantrọng, không thể thiếu trong mọi hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức Vì thế, cầnkhông ngừng nâng cao hiệu quả của việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức; đây là việc làm hết sức cần thiết và càngtrở nên quan trọng hơn trong công cuộccải cách hành chính nhà nước

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI

2.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải

Huyện Tiền Hải nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Thái Bình, nằm trên trụcquốc lộ 39B cách Thành phố Thái Bình 20km Tiền Hải là một vùng đất trẻ mớiđược bồi đắp, lịch sử hình thành huyện Tiền Hải chỉ thực sự rõ nét từ thời nhàNguyễn khi Doanh điền sứ Nguyễn Công Trứ năm 1928 đưa dân đến khai hoanglấn biển lập lên các làng xã tại đây

Tổng giá trị sản xuất (Giá so sánh 2010) ước đạt: 12.393,5 tỷ đồng Trong đó:ngành Nông - Lâm - Thủy sản (ước) đạt: 4.156,2 tỷ đồng, ngành Công nghiệp - TTCN

- Xây dựng (ước) đạt: 6.112,7 tỷ đồng; ngành Thương mại - Dịch vụ (ước) đạt:2.124,6 tỷ đồng Tổng giá trị sản xuất theo giá hiện hành là 18.185 tỷ đồng; cơ cấu

kinh tế các ngành (Nông - Lâm - Thủy sản; Công nghiệp - TTCN - Xây dựng;Thương mại – Dịch vụ) là 41,03% - 41,9% - 17,08% Thu nhập bình quân đầungười đạt 34 triệu đồng/người/năm.

Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế thế giới ngày một sâu rộng Đảng

bộ và nhân dân huyện Tiền Hải quyết tâm giữ vững ổn định chính trị và trật tự antoàn xã hội khai thác mọi tiềm năng và thế mạnh của huyện trên các lĩnh vực đẩynhanh tốc độ phát triển và thu hút vốn đầu tư Tiếp tục đầu tư, xây dựng và nângcao cơ sở hạ tầng và tâp trung giải quyết những vấn đề xã hội quan tâm Tận dụngtối đa tiềm năng về vị trí địa lý, đất đai, con người để xây dựng thị trấn Tiền Hảithành đô thị loại 4 và trở thành thị xã trước năm 2015

HĐND huyện Tiền Hải là cơ quan lãnh đạo, cơ quan quyền lực của địaphương đại diện cho ý chí nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân UBNDhuyện Tiền Hải là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của nhà nướccấp trên và nghị quyết của HĐND

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải

Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trênUBND huyện Tiền Hải có cơ cấu tổ chức sau:

- Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan có nhiệm vụ quản lýđiều hành chung các công việc của UBND

- Ba phó chủ tịch gồm: Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Phó Chủ tịchphụ trách Nông nghiệp – Xây dựng cơ bản và Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa xãhội

Có trách nhiệm giúp chủ tịch UBND huyện trong lĩnh vực mình được phâncông phụ trách

UBND huyện Tiền Hải bao gồm các phòng ban chuyên môn như sau:

1 Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Công thương

4 Phòng Thanh tra huyện.

5 Phòng Tư pháp

6 Phòng Tài nguyên và môi trường

7 Phòng Lao động thương binh xã hội

8 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

9 Phòng Giáo dục và đào tạo

10 Phòng Tài chính – kế hoạch

11 Phòng Văn hóa thông tin – thể dục thể thao

12 Phòng Y tế

Các phòng ban chuyên môn thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của mình và

có chức năng tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong lĩnh vực mình phụ trách

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.

Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền

Hải (Mục lục 2)

Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

* Về tổ chức bộ máy hiện nay: Tổng số cán bộ, nhân viên có 26 đồng chí( kể cả 5 đồng chí thường trực HĐND,UBND huyện), trong đó: Cán bộ Văn phòng

là 21 đồng chí(Nam: 13 đồng chí, Nữ: 08 đồng chí) Biên chế 14 đồng chí, hợpđồng lao động 07 đồng chí Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ 02 đồng chí, Đại học 8đồng chí, Cao đẳng 01 đồng chí, Trung cấp 01 đồng chí, Lái xe 3 đồng chí Ngoài racòn có 04 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ phục vụ

*Về tổ chức:

- Lãnh đạo văn phòng gồm 04 đồng chí: 01 đồng chí Chánh văn phòng phụtrách chung, 01 đồng chí Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp, 01 đồng chíPhó Chánh văn phòng phụ trách giúp việc Thường trực HĐND huyện, 01 đồng chíPhó Chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính quản trị

- Chuyên viên giúp việc Thường trực HĐND: 01 đồng chí, Văn thư - lưutrữ: 1đồng chí; Theo dõi công tác tổng hợp 1 đồng chí; Đánh máy photo: 01đồngchí; Lái xe: 03 đồng chí, Kế toán: 01 đồng chí; Phục vụ: 02đồng chí; Nhân viên nhàkhách 07 đồng chí Ngoài ra còn 04 đồng chí hợp đồng làm công tác bảo vệ, phục vụ.

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.

 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải

Văn phòng Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyênmôn, bộ máy giúp việc của Thường trực HĐNDvà UBND

- Văn phòng HĐND và UBND huyện có chức năng tham mưu các hoạt độngcủa Thường trực HĐND huyện và UBND huyện, điều hoà, phối hợp các hoạt độngchung của cơ quan, ngành, phòng ban cấp huyện( gọi chung là Phòng), UBND các

xã, thị trấn; tham mưu, giúp Thường trực HĐND-UBND,Chủ tịch HĐND, UBNDhuyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; đảm bảo các điều kiệnvật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịchUBND huyện

Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng

và được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước để giao dịch

 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải.

- Xây dựng và trình Thường trực HĐND-UBND huyện chương trình làmviệc ,kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Thường trựcHĐND-UBND Đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, UBND cấp xã trong việc thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Thường trực HĐND-UBND và Chủ tịchUBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc , kiểm tra công tác phốihợp giữa các phòng,UBND cấp xã, thị trấn theo quy định của pháp luật

Bảo đảm việc thu thập , cung cấp và xử lý thông tin; chuẩn bị các báo cáokịp thời, chính xác phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo , điều hành của Thường trựcHĐND,UBND và Chủ tịch HĐND huyện theo quy định của pháp luật

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện.

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản; phối hợp các phòng ban thammưu giúp UBND huyện chuẩn bị đề án theo phân công của Chủ tịch UBND huyện;theo dõi , đôn đốc các Phòng soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácPhòng và UBND cấp xã, thị trấn trước khi trình UBND , Chủ tịch UBND huyệnxem xét, quyết định; đồng thời tiếp nhận và xử lý những vướng mắc, kiến ghị của

cá nhân và tổ chức về các thủ tục hành chính Thực hiện chế độ thông tin báo cáođịnh kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật

- Phối hợp với Văn phòng Huyện uỷ, các Ban của Đảng, Uỷ ban Mặt trận Tổquốc Việt Nam huyện giữ mối quan hệ, phối hợp công tác giữa HĐND-UBND, Chủtịch UBND huyện với Huyện uỷ, Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốcViệt Nam huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện; các cơ quan tổ chức của Tỉnh,Trung ương đóng trên địa bàn; duy trì mối quan hệ với Văn phòng HĐND-UBNDcủa tỉnh và các Sở

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện; các quyếtđịnh, chỉ thị của UBND huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhànước cấp trên có liên quan, giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năngtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các Phòng và UBNDcấp xã , thị trấn

- Quản lý thống kê việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,UBND,Chủ tịch HĐND huyện, công tác công văn, giấy tờ, văn thư, lưu trữ, tin họchoá, hành chính Nhà nước của UBND huyện

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND-UBND huyện, cụ thể

là thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của công dân tại cơ quan văn phòng

- Hướng dẫn các Phòng, Ban, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhândân cấp xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, tin học hoá quản lý hành chính nhànước theo quy định của pháp luật.

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật, thựchiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Vănphòng HĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của Chủtịch UBND huyện, đồng thời phục vụ tốt việc tổ chức tiếp dân của Thường trựcHĐND và UBND huyện

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND-UBND huyện, bảo đảm các điêù kiện cho hoạt động củaThường trực HĐND, UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định củaUBND huyện

-Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viênchức của Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phâncấp quản lý của UBND huyện

- Quản lý và điều hành chương trình tin học hoá quản lý hành chính Nhànước của huyện, tổ chức vận hành , khai thác các phần mềm dùng chung của Vănphòng UBND tỉnh, trang Web của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND-UBND và Chủ tịchHĐND và Chủ tịch UBND huyện giao

2.1.3.3 Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.

Ủy ban nhân huyện Tiền Hải đã chú trọng đầu tư mua sắm các trang thiết bị,dụng cụ làm việc tại văn phòng Bởi trong thời đại Công nghiệp hóa – Hiện đại hóanhư hiện nay con người muốn làm việc có hiệu quả thì không thể thiếu sự trợ giúpcủa các phương tiện máy móc hiện đại

Các trang thiết bị hiện nay của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hảigồm 03 loại:

- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt cácthông tin quản lý như: máy vi tính, máy điện thoại, máy in, máy scan, máy photocoppy…

- Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tàiliệu, các loại kẹp hồ sơ…

- Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho phòng hoạt động bình thường, antoàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…

Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ của

Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.

STT Tên dụng cụ, trang thiết bị văn phòng Số lượng Đơn vị

(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND)

Qua bảng thống kê số lượng các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho Vănphòng HĐND – UBND như trên, ta thấy UBND huyện Tiền Hải đã quan tâm vàoviệc đầu tư mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng.Nhưng so với nhu cầu thực tế, so với tính chất công việc vẫn còn thiếu, chưa đầy đủdẫn tới ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng Ví

dụ như: hiện tại phòng chỉ có một máy in, điều đó đã gây ra sự chờ đợi giữa cácthành viên trong phòng khi cần in ấn tài liệu cùng một lúc và điều đó gây ảnh hưởngđến tiến độ trong công việc

2.2 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải

Để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng được tốt và đạthiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng Khi nắm được quy trình ứng dụng đóthì Văn phòng sẽ hoàn thành được những nhiệm vụ của mình và việc ứng dụng đó

sẽ mang lại hiệu quả cao cho công việc Cũng bởi thế, hiện nay tại UBND huyệnTiền Hải đã sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông để quản lý văn bản và tạolập hồ sơ công việc, tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đổi và xử lý văn bản liênthông qua môi trường mạng bao gồm: quản lý văn bản đến; tiến trình xử lý, pháthành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin,điều hành tác nghiệp và quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được phân công

2.2.1 Trong công tác soạn thảo văn bản

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước công tácsoạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cầnđược quan tâm một cách đúng mức Nhận thức được tầm quan trọng của công tácnày, Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đã kịp thời ứng dụng, cập nhậtcác thiết bị, phần mềm để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản Hình thức văn bảnhành chính thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện Tiền Hải và đơn vị gồm:Quyết định (cá biệt), Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch,Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy mời, Giấy giớithiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác liên quan đến quá trình điều hành,thực hiện của UBND huyện Tiền Hải và các cơ quan, đơn vị Số lượng của một sốloại văn bản do UBND huyện Tiền Hải ban hành trong 05 năm trở lại đây:

STT Tên loại văn

bản ban hành

Số lượngNăm

2012

Năm2013

Năm2014

Năm2015

Năm2016

(Nguồn Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải)

Vì ở tất cả các phòng ban của ủy ban đều được trang bị máy vi tính và cácthiết bị khác như máy photocopy, máy in… nên việc soạn thảo văn bản của Vănphòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải đều được tiến hành hoàn toàn trên máy vitính Phần mềm mà cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng của UBNDhuyện Tiền Hải dùng để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản bao gồm các phầnmềm như: Microsoft Word, Unikey, Bộ Font TCVN3, Free PDF To Word DocConverter, Foxit Reader cho PC và các trình duyệt web

 Microsoft Word 2007

Có rất nhiều phần mềm dành cho việc soạn thảo văn bản như MS Word

2003, MS Word 2007, MS Word 2010, MS Word 2013,… nhưng tại Văn phòngHĐND – UBND huyện Tiền Hải chỉ sử dụng phần mềm Microsoft Word 2007 choviệc soạn thảo văn bản

Microsoft Word 2007, còn được biết đến với tên khác là Winword, là mộtchương trình soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổitiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệuứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều ứngdụng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạnthảo văn bản được thuận tiện hơn Ngoài ra, cùng có các công cụ như kiểm tra chính