MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000:2008 5 1.1. Quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 5 1.1.1. Chất lượng 5 1.1.2. Quản lý chất lượng 6 1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng 6 1.1.4. Các nguyên tác của quản lý chất lượng 7 1.1.5. Vai trò của quản lý chất lượng 9 1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.2.1. Giới thiệu về tổ chức ISO 9 1.2.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 11 1.2.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 12 1.3. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 13 1.3.1. Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 14 1.3.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 16 1.3.3. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 16 1.3.4. Các nguyên tác, yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 19 CHƯƠNG 2. TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 22 2.1. Khát quát chung về UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 22 2.1.1. Vị trí địa lý 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình 24 2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 26 2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến 28 2.2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện 31 2.2.4. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý, kiểm soát tài liệu 32 2.2.5. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự 33 2.2.6. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc 34 2.3. Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 34 2.4. Tình hình xử lý vi phạm đối với hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại UBND huyện: 36 2.5. Nhận xét về hoạt động tư vấn của các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn: 36 2.6. Những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008: 37 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO ỨNG DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 39 3.1. Giải pháp 39 3.2 Kiến nghị 39 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Quản trị Văn phòng giảng dạy truyền thụ kiến thức q báu cho Tơi suốt q trình học đặc biệt Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến giảng viên Thạc sĩ Lâm Thu Hằng - trực tiếp giảng dạy, truyền thụ kiến thức cho học phần Bài tiểu luận cố gắng, nhiên hạn chế thời gian trình độ chun mơn nên khơng thể tránh thiếu sót Rất mong nhận đóng góp q Thầy Cơ người để tiểu luận hoàn thiện LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận sản phẩm tự thân thực không chép cơng trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin sử dụng tiểu luận xác thực Nếu có khơng trung thực thơng tin Tơi hồn toàn chịu trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng.3 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000:2008 1.1 Quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng 1.1.2 Quản lý chất lượng 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.4 Các nguyên tác quản lý chất lượng 1.1.5 Vai trò quản lý chất lượng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO 1.2.2 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 11 1.2.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 12 1.3 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng 13 1.3.1 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng 14 1.3.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng 16 1.3.3 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng 16 1.3.4 Các nguyên tác, yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phịng 19 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 22 2.1 Khát quát chung UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 22 2.1.1 Vị trí địa lý 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lộc Bình 24 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn .26 2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 26 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến 28 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện 31 2.2.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý, kiểm soát tài liệu 32 2.2.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân .33 2.2.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc 34 2.3 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn 34 2.4 Tình hình xử lý vi phạm hoạt động xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 UBND huyện: .36 2.5 Nhận xét hoạt động tư vấn tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn: 36 2.6 Những thuận lợi, khó khăn, vấn đề tồn việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008: .37 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO ỨNG DỤNG ISO TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 39 3.1 Giải pháp 39 3.2 Kiến nghị 39 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa HTQLCL UBND CB,CNVC ISO LĐCC CQHCNN Hệ thống quản lý chất lượng Ủy ban nhân dân Cán bộ, Công nhân viên chức Bộ tiêu chuẩn Quốc tế hóa Lãnh đạo quan Cơ quan hành nhà nước LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm vừa qua, Chính phủ có nhiều nỗ lực việc đẩy mạnh q trình cải cách hành với mục đích nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý CQHCNN Ngày 20 tháng năm 2006, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng(HTQLCL) theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Việc xây dựng hành đại, hiệu mục tiêu trọng tâm mà Đảng Nhà nước ta đặt Với mục tiêu xây dựng thực quy trình xử lý công việc cách khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để người đứng đầu quan kiểm soát q trình giải cơng việc nội đơn vị, bước nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý cung ứng dịch vụ hành cơng, ngày 20 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg việc ban hành Quy chế thực chế cửa, cửa liên thơng quan hành nhà nước địa phương Ngày 30 tháng năm 2009, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg việc sửa đổi bổ sung số điều Quyết định 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước, quy định: “Thay tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Trường hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 xem xét, thay đổi quan có thẩm quyền cơng bố áp dụng theo phiên mới” Ngày 05 tháng năm 2014, Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước thức có hiệu lực thi hành từ ngày 18 tháng năm 2014 Hiện Uỷ ban nhân dân huyện tiếp tục tiến hành áp dụng, trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy có số luận văn thạc sĩ nghiên cứu việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động UBND huyện, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 hoạt động văn phòng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn chưa thật áp dụng, triển khai cách hiệu Chính từ lý nêu tơi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trong năm qua có số đề tài khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ nghiên cứu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động hành nhà nước, số nghiên cứu như: - Phan Thị Bích Thảo (2010), Nâng cao hiệu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước, thực tiễn Sở Thơng tin Truyền thông Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội - Hoàng Thị Thu Thủy (2010), Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Công ty cổ phần xây dựng kinh doanh địa ốc Hịa Bình, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh - Bùi Thu Trang(2013), Đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 quản lý hành nhà nước UBND quận qua thực tiễn Quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Đánh giá kết tình hình triển khai đề xuất giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng ISO công tác văn phòng quan Phạm vi nghiên cứu: Uỷ ban nhân dân huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Bài tiểu luận nhằm khảo sát, đánh giá tình hình triển khai việc ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn; sở đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng ISO 9001:2008 hoạt động hành văn phịng quan Nhiệm vụ: Làm rõ sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; khảo sát thực trạng, đánh giá kết việc ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn nay; Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao việc áp dụng, trì ứng dụng ISO 9001:2008 hoạt động cơng tác văn phịng quan Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Cơ sở lý luận: nghiên cứu dựa sở phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam đổi hệ thống trị xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN giai đoạn Phương pháp nghiên cứu: Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích định lượng, từ tiến hành phân tích định tính Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về ý nghĩa lý luận: Kết nghiên cứu tiểu luận góp phần làm sáng tỏ quan điểm Đảng Cộng sản Việt Nam Nhà nước cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền XHCN Về ý nghĩa thực tiễn: Bài tiểu luận góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu, phần kết luận tiểu luận chia làm chương sau: Chương Khái quát chung quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000:2008 Chương Tình hình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn Chương Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn quy trình, cách thức thực hoạt động Để xử lý công việc kịp thời hiệu cao Việc quản lý văn đến cách hiệu cịn giúp cho cơng tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ quan thực tốt hơn, hạn chế khắc phục tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác tổ chức kiện Tổ chức kiện cơng việc địi hỏi sáng tạo, nhiên theo lộ trình định Hàng năm quan có kiện chủ yếu sau: Lễ khai xuân, họp Hội nghị, lễ kỷ niệm ngày lễ năm, lễ tổng kết công tác năm…tuy đa dạng loại kiện, hoạt động khác phải thực theo bước sau: Bước Xác định loại kiện muốn tổ chức thực Bước Xác định mục tiêu kiện - Xác định mục tiêu kiện bạn muốn đạt - Xác định mục tiêu kết kiện - Xác định đối tượng mục tiêu điểm cần ý Bước Xác định nội dung kiện - Thời gian - Địa điểm - Nội dung trình tự kiện - Ngân sách Bước So sánh nội dung với yêu cầu - Phải thỏa mãn yếu tố quyền cho phép tổ chức kiện - Phải thỏa mãn đối tượng nhận thơng điệp - Dự tốn tình xấu xảy - Sự kiện phải có sáng tạo, bất ngơi Bước Lên chương trình - Lên chương trình tổ chức kiện theo mẫu, kèm theo bảng phân công 31 công việc - Chuyển chương trình tổ chức kiện cho trưởng phận định tổ chức kiện - Trình Ban Lãnh đạo duyệt Bước Tiến hành tổ chức kiện - Giám sát suốt trình tổ chức kiện - Xử lý tình phát sinh kế hoạch Bước Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức kiện - Biên nghiệm thu, đánh giá, rút kinh nghiệm - Quyết tốn kinh phí to chức kiện - Kiểm tra hồ sơ tổ chức kiện đưa vào lưu trữ Việc mẫu hóa quy trình tỏ chức kiện giúp CB,CNV thực cơng việc tổ chức kiện dễ dàng tránh thiếu sót q trình tiến hành kiện, đồng thời định hướng công việc cần thực trình tự thực Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tổ chức kiện đem lại hiệu sau: + Dễ dàng xác định mục tiêu tổ chức kiện gì? + Quy trình tổ chức kiện giúp CBCNV hình dung cơng việc cần phải trước sau, tránh tình trạng trùng lặp thời gian chi phí Bản biểu mẫu hóa công việc cần phải làm giúp cho CBCNV xác định nội dung cơng việc mình, có sai sót dễ dàng quy trách nhiệm thuộc cá nhân, phận đảm nhiệm từ nâng cao ý thức trách nhiệm việc thực công việc CBCNV + Tổ chức kiện hoàn thành theo kế hoạch ban đầu đề Giảm thiểu sai sót 2.2.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách ln việc làm khó khăn tốn nhiều thời gian quan, tổ chức Có nhiều phương pháp quản lý tài 32 liệu, hồ sơ áp dụng, nhiên phương pháp thực tạo tính chuyên nghiệp tính hiệu phục vụ cơng việc Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu thường thực theo cách ghi nhận lại giấy tờ, sổ sách theo dõi Sau lưu lại thư viện kho lưu trữ, đánh dấu mã số ghi chép thông tin vào kẹp file hồ sơ để tìm kiếm lại cần Tuy nhiên theo thời gian khối lượng tài liệu, hồ sơ, cơng văn, giấy tờ phản ánh q trình hoạt động tăng lên nhiều Ban đầu lưu thành tủ tài liệu, sau thành kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin máy tính trở nên tải làm phương hướng việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu Thay phải tốn nhiều thời gian, cơng sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống nay, quan tiến hành áp dụng ứng dụng ISO vào cơng tác quản lý, kiểm sốt tài liệu Nhờ mà tài liệu đơn vị xếp lưu trữ cách khoa học tách riêng theo năm, việc tìm kiếm tra cứu tài liệu từ năm trước nhanh chóng xác, dung lượng lưu trữ tối ưu, tốc độ truy xuất tối ưu ổn định dung lượng lưu trữ tài liệu văn tăng lên sau nhiều năm Giúp văn thư nhanh chóng tìm kiếm tài liệu theo tiêu chí u cầu Có thể nói, việc ứng dụng ISO quản lý, kiểm soát tài liệu lựa chọn đắn phù hợp cho đơn vị quan tổ chức hành 2.2.5 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển quan, tổ chức hay doanh nghiệp Vì vấn đề nhân quan tâm hàng đầu Công tác quản trị nhân giúp tìm kiếm, phát triển trì đội ngũ nhân viên quản lý chất lượng - người tham gia tích cực vào thành công quan Các tổ chức trông mong vào nhà chuyên môn quản trị nhân giúp họ đạt hiệu suất cao với hạn 33 chế lực lượng lao động Một yêu cầu quản trị nhân tìm người, số lượng thời điểm Quản lý nhân hiểu tác động hợp quy luật chủ thể quản lý nhân đến khách thể quản lý nhân nhằm đạt mục tiêu quản lý nhân đề Việc ứng dụng ISO công tác quản lý nhân giúp thực quản trị nguồn nhân lực cho quan, giúp tối đa hóa nguồn nhân hiệu lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự, quản lý chế độ, sách bảo hiểm cho nhân viên, việc thực tự động hóa thao tác, đưa kết đánh giá nhân viên để ban quản trị có kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực tốt nhất, nhằm giúp quan phát triển tốt Đồng thời hỗ trợ người phụ trách công tác quản lý nhân thiết lập theo dõi thơng tin cá nhân nhân viên quan nhiều mặt hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng chức vụ, tiền lương, khen thưởng, bảo hiểm xã hội, , giấc làm việc 2.2.6 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc Kiểm sốt trình đo lường kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn, phát sai lệch nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết cuối phù hợp với với mục tiêu xác định Kiểm sốt vừa q trình kiểm tra tiêu, vừa việc theo dõi ứng xử đối tượng Kiểm sốt cơng việc giúp nhà Lãnh đạo bao quát toàn công việc quan tiến độ chất lượng thực công việc cá nhân, đơn vị, phận quan Giúp nhà quản trị đối phó thay đổi mơi trường Tạo chất lượng tốt cho tổ chức Kiểm sốt cơng việc tốt có ý nghĩa quan trọng việc tạo nên hài hịa cơng việc quan trọng khẩn cấp với từ tạo nên định hướng kiểm sốt q trình phát triển quan 2.3 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng ISO 9001:2008 cơng 34 tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn Đánh giá tác động Hệ thống ISO tới hoạt động quan - Việc áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008 quan góp phần cải tiến phương pháp làm việc, hình thành quy trình giải công việc cách khoa học, môi trường, điều kiện làm việc cải tiến hoàn thiện Điều tạo điều kiện để đơn giản hóa quy trình rút ngắn thời gian giải cơng việc, giảm tác động tiêu cực thực thi nhiệm vụ cán bộ, công chức - Hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ thực cách nếp, quy củ Công tác bảo mật tài liệu quan trọng trọng, chế mượn trả hồ sơ thiết lập rõ ràng Ngoài ra, việc thực hệ thống quản lý chất lượng cịn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Lãnh đạo đơn vị điều hành cơng việc có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống hạn chế sai sót trình tham mưu văn hồ sơ đảm bảo yêu cầu sớm hẹn tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức công dân giám sát việc thực thủ tục hành giảm đáng kể tượng nhũng nhiễu, gây phiền hà cán bộ, công chức Các thủ tục hành có quy trình xử lý công việc niêm yết công khai, minh bạch Người dân đến quan nhà nước hướng dẫn tận tình, trả kết xử lý hẹn, khơng “tiêu cực phí” Chất lượng, hiệu cơng tác quản lý cung cấp dịch vụ hành cơng nâng cao, tạo lòng tin hài lịng người dân, tạo mơi trường làm việc khoa học cải thiện lề lối làm việc tác phong cán công chức viên chức Về nhận thức trách nhiệm quan cán bộ, công chức, viên chức: - Lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo phịng, ban cơng chức, viên chức quan hệ thống nhận thức rõ ý nghĩa yêu cầu việc thực quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, thể ý thức tự giác, trách nhiệm cụ thể giao cho công đoạn công việc 35 xem xét đánh giá định kỳ - Việc áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, kịp thời phát hạn chế, bất cập, khuyết điểm, tồn thực nhiệm vụ quan chun mơn, để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời nhằm cải thiện, nâng cao lực công tác đội ngũ cán bộ, CCVC tổ chức hoạt động có hiệu quan áp dụng hệ thống - Các quan, đơn vị có ý thức tổ chức thu thập, xếp, lưu trữ loại văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan có thẩm quyền làm xử lý công việc để tham chiếu cần; hồ sơ tài liệu xếp ngăn nắp có hệ thống theo lĩnh vực, tránh tình trạng để lộn xộn, dễ bị thất lạc 2.4 Tình hình xử lý vi phạm hoạt động xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 UBND huyện: - Tại họp thường kỳ UBND huyện, đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyện kiêm Trưởng Ban Chỉ đạo ISO huyện đạo, nhắc nhở lãnh đạo quan chuyên môn thực nghiêm túc việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đơn vị - Yêu cầu lãnh đạo công chức, viên chức quan thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật có liên quan Bộ thủ tục hành dùng chung cấp huyện UBND tỉnh Lạng Sơn ban hành để triển khai thực cho đúng, đảm bảo nội dung thời gian quy định Vì chưa phát vi phạm hoạt động việc xây dựng, áp dụng, trì Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 2.5 Nhận xét hoạt động tư vấn tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn: - Thực Công văn số: 805/SKHCN, ngày 11/11/2011 Sở Khoa học Cơng nghệ Ngày 21/11/2011, UBND huyện Lộc Bình ban hành Công văn số: 36 542/UBND, thống chọn tổ chức tư vấn xây dựng áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 quan đơn vị thuộc UBND huyện Lộc Bình: Công ty TNHH tư vấn quản lý phát triển doanh nghiệp Á Châu-AHEAD; chuyên gia tư vấn trưởng ông: Nguyễn Anh Tuấn - Tổ chức tư vấn chuyên gia tư vấn nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ trình xây dựng hệ thống Tuy nhiên, trình áp dụng trì Hệ thống có nhiều thay đổi, đơn vị áp dụng Hệ thống nhiều bỡ ngỡ triển khai mà khơng có hướng dẫn cụ thể từ tổ chức tư vấn chuyên gia tư vấn 2.6 Những thuận lợi, khó khăn, vấn đề tồn việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008: Thuận lợi - Có quan tâm, tạo điều kiện UBND tỉnh hướng dẫn thực Sở Khoa học Công nghệ việc triển khai thực Quyết định số: 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước - Lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị thuộc UBND huyện có trí cao nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng áp dụng HTQLCL xem công cụ quản lý hữu hiệu công việc Áp dụng HTQLCL hỗ trợ đáng kể cho việc cơng khai, minh bạch hóa quy trình, thủ tục giải công việc theo yêu cầu tổ chức cơng dân nhằm thực có hiệu cơng cải cách hành Khó khăn - Ban Chỉ đạo công tác ISO đội ngũ cán bộ, công chức quan, đơn vị vừa phải thực nhiệm vụ chuyên môn vừa kiêm nhiệm thêm công việc HTQLCL, không chủ động thời gian; kiến thức, kỹ ISO hạn chế, chưa cập nhật thường xuyên, kịp thời ảnh hưởng tới chất lượng xây dựng, áp dụng HTQLCL - Việc trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng cịn gặp khó khăn, 37 vướng mắc, việc kiểm tra, đánh giá Hệ thống quan áp dụng Hệ thống QLCL tiến hành; nhiên, khơng có hướng dẫn chi tiết kiểm tra, giám sát quan cấp nên việc thực quy định cịn khơng khó khăn, vướng mắc - Một số đơn vị có thay đổi nhân luân chuyển, tuyển dụng Nhận thức yêu cầu tiêu chuẩn ISO số cán bộ, công chức quan, đơn vị hạn chế, nên lúng túng triển khai thực Chưa thực nghiêm túc chế độ thơng tin, báo cáo gây khó khăn công tác tổng hợp chung Thư ký ISO huyện - Hệ thống văn quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu phải thay đổi, gây khơng khó khăn q trình thực Tiểu kết: Trong chương tơi khảo sát tình hình triền khai ứng dụng ISO 9001:2008 qua nghiệp vụ cơng tác văn phịng Từ đánh giá đưa nhận xét, nững mặt thuận lợi khó khăn việc ứng dụng ISO 900:2008 vào cơng tác văn phịng quan 38 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO ỨNG DỤNG ISO TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 3.1 Giải pháp - Lãnh đạo quan cần có nhận thức đắn vai trò quan trọng ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phịng - Tăng cường tập trung công tác đạo tuyên truyền, phổ biến tới quan, đơn vị hành địa bàn huyện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan hành nhà nước - Ban hành văn hướng dẫn, quy chế, quy định ứng dụng tiêu chuẩn ISO - Tổ chức lớp đào tạo,nâng cao nhận thức HTQLCL cho lãnh đạo, cán công chức quan, đơn vị địa bàn - Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc xây dựng, áp dụng trì HTQLCL Ban đạo ISO thành phố cấp quận, huyện, thị xã quan, đơn vị trực thuộc đơn vị tư vấn đánh giá Đảm bảo phát huy hiệu công cụ ISO, với ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng hành đại , đáp ứng mục tiêu cải cách TTHC quan xây dựng HTQLCL thủ trưởng quan phải quan tâm quán triệt CCVC yêu cầu bắt buộc việc áp dụng HTQLCL - Tăng cường đầu tư trang thiết bị, sở vật chất để đảm bảo việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO đạt hiệu cao 3.2 Kiến nghị Qua công tác khảo sát việc xây dựng, áp dụng trì cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 phịng chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Tơi xin có số đề xuất, kiến nghị sau: - Theo quy định mới, đơn vị áp dụng ISO tự kiểm tra, giám sát; 39 đề nghị Sở Khoa học Công nghệ thành lập 01 Tổ định kỳ đánh giá, giám sát kiểm tra địa phương trình trì hệ thống Đồng thời, hướng dẫn cụ thể việc trì Hệ thống QLCL cho địa phương không thuê tổ chức đánh giá - Đề nghị UBND huyện đề nghị UBND tỉnh, Sở Tư pháp bãi bỏ, bổ sung ban hành số thủ tục hành khơng cịn phù hợp với văn quy phạm pháp luật hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Bộ, ngành Trung ương - Đề nghị Sở Khoa học Công nghệ mở lớp đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán làm công tác ISO; đồng thời, bổ sung kinh phí hàng năm nhằm trì, cải tiến Hệ thống QLCL ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành có hiệu Tiểu kết: Chương chương cuối đưa số giải pháp đề xuất số kiến nghị với UBND huyện nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phịng quan 40 KẾT LUẬN Qua làm giúp khẳng định việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2008 hoạt động hành văn phịng nói riêng, hoạt động quản lý nhà nước nói chung nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 hoạt động hành văn phịng góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 gắn với việc thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình thực thi công việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu hoạt động hành văn phịng, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức nhà nước hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước Vấn đề chất lượng quản lý Hệ thống chất lượng có vai trị quan trọng sở hành chính, phục vụ đắc lực cho cơng tác cải cách hành Cùng với phát triển xã hội, vấn đề ngày đặt cấp thiết Ủy ban nhân dân huyện Lộc Bình năm qua đơn vị dẫn đầu công tác cải cách hành địa bàn tỉnh Lạng Sơn, thành tích đáng tự hào mà đội ngũ cán bộ, công chức huyện đạt Trước đổi phát triển nêu trên, với định mạnh mẽ cấp việc cải cách hành cơng, UBND huyện Lộc Bình coi cơng tác quản lý chất lượng đơn vị mục tiêu mà đơn vị hướng tới, điều kiện tiên để tập thể cán bộ, công chức tiếp tục giữ vững thành tích “ngọn cờ đầu” việc cải cách hành tỉnh 41 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tập giảng Học phần Ứng dụng ISO cơng tác văn phịng Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước Quyết định số: 932/QĐ-UBND, ngày 20/6/2014 UBND tỉnh Lạng Sơn việc phê duyệt kế hoạch xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2014-2015 Quyết định số 754/QĐ-UBND ngày 02/3/2016 UBND huyện việc kiện toàn Ban Chỉ đạo xây dựng triển khai, trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý điều hành UBND huyện Lộc Bình Báo cáo số 134 /BC-UBND ngày 12 tháng năm 2016 UBND huyện Lộc Bình tình hình triển khai áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 vào hoạt động hành UBND huyện Lộc Bình 43 PHỤ LỤC Phụ lục 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỘC BÌNH Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch Văn phịng HĐND – UBND huyện Phòng giáo dục đào tạo Phòng Tư pháp Phịng Văn hóa Thơng tin Phịng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Y Thanh tra tế huyện Phịng Nội vụ Phịng Phịng Tài Phịng Tài ngun Nông - Kế Môi nghiệp hoạch trường Phát triển nơng thơn Phịng Kinh tế Hạ tầng Phịng Dân tộc Phụ lục 02 LƯU ĐỒ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN (Quy trình quản lý, giải văn đi.) Trách nhiệm Các đơn vị, cá nhân Trình tự cơng việc Biểu mẫu/Tài liệu Các đơn vị, cá nhân - Thông tư 01/2011/TT- soạn thảo BNV Trưởng phận, Lãnh đạo Văn phòng ký nháy Kiểm tra thể thức VB Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng Cán Văn thư Cán Văn Thư DUYỆT Vào sổ, Scan, Photo, Phần mềm Quản Lý Đóng dấu, phát hành sổ công văn VB Theo dõi lưu hồ sơ ... tác văn phịng 19 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 22 2.1 Khát quát chung UBND huyện Lộc. .. 9001:2008 cơng tác văn phịng để làm sở cho việc khảo sát phần 21 CHƯƠNG TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỘC BÌNH TỈNH LẠNG SƠN 2.1 Khát... thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng UBND huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn Đánh giá kết tình hình triển khai đề xuất giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng ISO công tác văn phòng quan