Thưc trạng ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tại tập đoàn FPT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn vấn đề 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 1 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của tiểu luận 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 3 1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO 3 1.2. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.3. Giới thiệu về bộ thiêu chuẩn ISO 9001-2008 4 1.4. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5 1.4.1. Vai trò khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5 1.4.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001-2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 9 2.1. Giới thiệu chung về tập đoàn FPT 9 2.1.1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của tập đoàn FPT 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của tập đoàn 11 2.1.3. Giá trị cốt lõi 19 2.1.4. Về logo, hình ảnh đại diện của công ty 19 2.2. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tại tập đoàn FPT 20 2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình tuyển dụng nhân sự trong tập đoàn FPT 21 2.2.1.1. Lưu đồ quá trình tuyển dụng nhân sự của tập đoàn FPT 21 2.2.1.2. Phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự 23 2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35 2.2.2.1. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35 2.2.2.2. Phân tích quy trình quản lý văn bản đi 36 2.2.3. Đánh giá việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào trong công tác văn phòng của tập đoàn FPT 40 2.2.3.1. Ưu điểm 40 2.2.3.2. Nhược điểm 42 2.2.3.3. Nguyên nhân 42 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001-2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 44 3.1. Đối với tập đoàn FPT và hướng đi phát triển của lãnh đạo tập đoàn FPT 44 3.2. Đối với cán bộ nhân viên trong tập đoàn FPT 45 3.3. Đối với nhà nước 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Thực trạngviệc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 vào công tác văn phòng tại công ty

cổ phần FPT và một số giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO trong côngtác văn phòng tại tập đoàn FPT”

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực trong vấn đề sửdụng thông tin của công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình thực tế, khảo sát, thu thập vàtổng hợp thông tin tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ của nhân viên và công tyFPT Telecom chi nhánh Xã Đàn

Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy

cô Đặc biệt, đối với ThS.Đinh Thị Hải Yến, bởi cô đã hướng dẫn là giúp đỡ tôinhiệt tình trong suốt quá trình làm đề tài này

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn dotrình độ nghiên cứu còn thấp và hạn chế, đồng thời tôi chưa nắm rõ về việc ứngdụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại doanh nghiệp, dù đã cốgắng song bài tiểu luận của tôi còn nhiều thiếu xót Vì thế, tôi rất mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của các thầy cô vào bài tiểu luận của tôi

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp cho tôi nhận ra đượcnhững điểm sai và thiếu xót trong bài tiểu luận của tôi sau này

Tôi xin chân thành cám ơn

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNTT: công nghệ thông tinCBNV: Cán bộ nhân viênSTQT: Sổ tay quy trìnhQTTD: Quy trình tuyển dụng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn vấn đề 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 1

4 Lịch sử nghiên cứu 1

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục của tiểu luận 2

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 3

1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO 3

1.2 Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 4

1.3 Giới thiệu về bộ thiêu chuẩn ISO 9001-2008 4

1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5

1.4.1 Vai trò khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5

1.4.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng 7

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001-2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 9

2.1 Giới thiệu chung về tập đoàn FPT 9

2.1.1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của tập đoàn FPT 10

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn 11

2.1.3 Giá trị cốt lõi 19

2.1.4 Về logo, hình ảnh đại diện của công ty 19

2.2 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tại

tập đoàn FPT 20

2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình tuyển dụng nhân sự trong tập đoàn FPT 21

2.2.1.1 Lưu đồ quá trình tuyển dụng nhân sự của tập đoàn FPT 21

2.2.1.2 Phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự 23

2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35

2.2.2.1 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35

2.2.2.2 Phân tích quy trình quản lý văn bản đi 36

2.2.3 Đánh giá việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào trong công tác văn phòng của tập đoàn FPT 40

2.2.3.1 Ưu điểm 40

2.2.3.2 Nhược điểm 42

2.2.3.3 Nguyên nhân 42

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001-2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 44

3.1 Đối với tập đoàn FPT và hướng đi phát triển của lãnh đạo tập đoàn FPT 44 3.2 Đối với cán bộ nhân viên trong tập đoàn FPT 45

3.3 Đối với nhà nước 45

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn vấn đề

Ngày nay, việc ứng dụng ISO vào trong quy trình hoạt động và tổ chứccông việc của văn phòng đã được nhà nước khuyến khích ứng dụng nhờ vàonhững lợi ích của nó cho tập đoàn Tác dụng của việc ứng dụng có nhiều lợi íchđến cho tập đoàn, đồng thời, việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn còn là thước đo chomọi quy trình

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 là bộ tiêu chuẩn chung ứng dụng vào côngtác văn phòng và về lĩnh vực sản xuất, vì vậy, nó không ràng buộc các đối tượngphải áp dụng, khuyến khích ứng dụng vào trong công việc tạo sự thuận lợi chohoạt động sản xuất, kinh doanh, cùng với đó là tạo những cơ hội tìm tòi và ứngdụng các công việc khác vào tiêu chuẩn ISO

Việc ứng dụng ISO vào trong công tác văn phòng là yêu cầu cần thiết đểtập đoàn có thể ứng dụng nhằm tạo và thiết lập các quy trình làm việc, rút ngắnquá trình hoạt động công việc và triển khai công việc

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu chính của đề tài là việc ứng dụng ISO vào công tácvăn phòng , tìm hiểu những quy trình mà tập đoàn đã và đang ứng dụng vàotrong khi thực hiện công việc Đồng thời, việc xác định rõ cách thực hiện quytrình khi ứng dụng ISO là mục tiêu quan trọng nhằm xác định đúng nội dungxây dựng quy trình

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu ở đề tài này áp dụng vào công tác văn phòng củatập đoàn FPT, đồng thời, nêu rõ các quy trình, các công việc mà tập đoàn đangtriển khai ứng dụng ISO 9001-2008 vào trong tập đoàn

Nhận xét và đánh giá các quy trình và cách thực hiện quy trình khi ápdụng công việc và tổ chức công việc trong tập đoàn, nêu ra ý kiến và đánh giá vềxây dựng quy trình, nhận xét sửa đổi các quy trình sao cho phù hợp với thực tế

4 Lịch sử nghiên cứu

Hiện tại, ISO đã là bộ tiêu chuẩn mà nhà nước đang khuyến khích áp

dụng vào triểu khai công việc và thực hiện giải quyết công viêc Đã có nhiều đềtài nghiên cứu về ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại nhiều doanhnghiệp khác nhau, các bài đều có chung một quan điểm nhận xét khách quan vềviệc ứng dụng bộ tiểu chuẩn.

Những đề tài tiêu biểu về việc nhận xét phương thức ứng dụng ISO Ứngdụng ISO trong công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại và

Kỹ thuật Xuân Thu hay khóa luận tốt nghiệp Ứng dụng ISO trong công tác hànhchính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM do sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt thực hiện của Trường Đại họcNội Vụ Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu dựa theo việc tham khảo và tìm kiếm tài liệu,thống tin về việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại tập đoànFPT Các phương thức tham khảo tài liệu qua các bài báo cáo, bài khóa luận củasinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xây dựng, từ đó, tổng hợp các tài liệu,tiến hành phân tích các quy trình và việc ứng dụng quy trình vào trong côngviệc

6 Bố cục của tiểu luận

Bài tiểu luận gồm 3 chương:

Chương I: Tổng quan chung về bộ tiêu chuẩn ISO

Chương II: Thưc trạng ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòngtại tập đoàn FPT

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001-2008 vàocông tác văn phòng tại tập đoàn FPT

NỘI DUNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO

ISO là tên viết tắt của Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng anh

là International Organization for Standardization Đây là một tổ chức phi chínhphủ được thanhf lập năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva Thụy Sĩ ISO cókhoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn bao gồm cáctiêu chuẩn về kỹ thaautj và tiêu chuẩn về quản lý

Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những côngviệc có liên qua đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt độngtrao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau thông qua việc xâydựng và ban hành các bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin Tất cảcác tiêu chuẩn mà ISO đặt ra đều mang tính chất tự nguyện

ISO hiện có khoảng 180 Uỷ ban kỹ thuật chuyên dự thảo các tiêu chuẩntrog tất cả các lĩnh vực Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹthuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho Uỷ ban kỹ thuật và đó cũng là mộtphần trong kế hoạch xây dựng các bộ tiêu chuẩn ISO sẽ tiếp nhận các tư liệuđầu vào từ các chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một

bộ tiêu chuẩn Sauk hi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận,

nó sẽ được công bố là tiêu chuẩn quốc tế

ISO được ví như cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân, đồngthòi, cũng là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn

Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: tổ chức thành viên; thành viênthông tấn và thành viên đăng ký Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977 và cũng

là thành viên thứ 72 của tổ chức này Ngày nay, ISO đã xây dựng và ban hànhrất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứngchỉ khá lướn cho các tổ chức và doanh nghiệp áp dụng bộ tiêu chuẩn

Hiện nay, mọi hoạt động từ sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hànhđều có thể áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO vào trong công việc nhằm tạo một tiêu

chuẩn đúng trong thực hiện công việc.

1.2 Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợgiúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp dụng

và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực ISO 9000 được duy trìbởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO), là tổ chức đang được hoạtđộng dựa trên giấy chứng nhận quyền công nhận tiêu chuẩn này

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban ký thuật tiêu chuẩn 176 xây dựng và banhành vào năm 1987 và được sửa đổi ba lần vào năm 1994, năm 2000 và năm

2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫ về quản

lý chất lượng áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000đưa ra những chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêuchuẩn cho sản phẩm, nó được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ vớiquy mô khác nhau

ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng trong các

tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích của việc ban hành ISO 9000

là giúp tổ chức hoạt động có hiêu quả, tạo ra những quy định chưng nhằm giúpquá trình trao đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau hơn

mà không cần chú trọng tới các vấn đề kỹ thuật

Phương châm của gia đình ISO 9000 là “ Nếu một tổ chức có hệ thốngquản lý chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mà

tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt” ISO 9000 có thể áp dụng chomọi loại hình tổ chức trong mọi lĩnh vực hoạt động

1.3 Giới thiệu về bộ thiêu chuẩn ISO 9001-2008

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chấtlượng mới nhất được sửa đổi lần thứ 4 của tổ chức ISO Bộ tiêu chuẩn ISO9001-2008 trực thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 quy định các yêu cầu đối với hệthống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lực của mình tronglĩnh vực kinh doanh, sản xuất và cung ứng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu củakhách hàng

Nội dung của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 gồm có những nhóm chínhsau:

Nhóm 1: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: các yêu cầuchung như yêu cầu về hệ thống tài liệu

Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo gồm cam kết của lãnh đạo;hướng tới khách hàng; chính sách chất lượng; trách nhiệm quyền hạn và trao đổithông tin

Nhóm 3: yêu cầu về quản lý nguồn lực:

Nguồn nhân lực: cơ sở hạ tầng; môi trường làm việc và cung cấp nguồnnhân lực

Nhóm 4: yêu cầu về tạo sản phẩm: hoạch định việc tạo sản phẩm; các quátrình có liên quan đến khách hàng; thiết kế và phát triển; sản xuất và cung cấpdịch vụ; kiểm soát các phương tiện theo dõi và đo lường

Nhóm 5: yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm theo dõi và đolường; kiểm soát sản phẩm không phù hợp; phân tích dữ liệu và cải tiến

1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng

Ngày nay, kinh tế và xã hội phát triển các doanh nghiệp cũng tìm hướng

đi bề vững để phát triển doanh nghiệp, tuy nhiên tìm ra hướng đi gắn liền vớicác tiêu chuẩn đã đặt ra và áp dụng đúng các tiêu chuẩn đó vào công việc và cácnhiệm vụ nhằm tạo ra quy trình hóa các công việc tạo sự hoạt động linh hoạttrong công việc mà vẫn đảm bảo đúng và đủ quy trình làm việc

Vì vậy, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 tronghoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như hoạt động công tác văn phòng tại cácdoanh nghiệp là việc thực sự cần thiết và phải được thực hiện một cách nghiêmtúc và đồng bộ

1.4.1 Vai trò khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng có nhiều nhiệm vụ mà văn phòng phải đảmnhiệm tới, nhất là đối với văn phòng doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn, vìvậy, các nhiệm vụ trong công tác văn phòng cần nên áp dụng các tiêu chuẩn ISO

9001-2008 nhằm thành lập các quy trình làm việc và quy trình của từng nhiệm

vụ, từ đó, sẽ làm cho hoạt động của văn phòng đối với từng nhiệm vụ đó đượchoạt động một cách linh hoạt, đảm bảo đúng quy trình mà không có thiếu xót

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 có thể có nhều mục đích khácnhau tùy theo yêu cầu đối với từng tổ chức Vai trò của việc áp dụng tiêu chuẩnISO 9001-2008 cũng tạo nên những bước đi thay đổi cho doanh nghiệp, nhữngvai trò cơ bản của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 là:

Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dung tiêu chuẩn ISO đều được thiết lậpcác quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các bộ phận hay cá nhân Quytrình xử lý công việc cho cơ quan, tổ chức hầu hết được tiêu chuẩn hóa theohướng cách khoa học hợp lý và đúng cơ chế

Một trong những nguyên tắc khi áp dụng ISO 9001-2008 là các cơ quan,

tổ chức phải thể hiện tính minh bạch và công khai hóa các quy trình công việccho khách hàng và nhân viên

Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác định cơ chếgiám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào nhưng nghiệp vụ cụ thể, từ

đó, lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức có thể sẽ kiểm soát được quá trình giải quyếtcông việc trong nội bộ tổ chức

Nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụcông theo mục tiêu cải tiến thường xuyên sao cho phù hợp với tiêu chuẩn

Xây dựng hệ thống văn bản một cách rõ rang là cơ sở để hướng dẫnnguồn nhân lực và cải tiến công việc

Tạo ra phòng cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ chấtlượng hành chính

Khắc phục đucợ sự điều chỉnh trong công việc đồng thời khác phục đượcmối quan hệ giữa cơ quan và doanh nghiệp Nâng cao năng lực và trách nhiệmcủa bộ phận và người thừa hành trong công việc thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao

Ngoài ra, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 còn có các lợi ích như:

hệ thống văn bản, các quy trình, thủ tục hành chính được kiện toàn có cơ hội xác

định rõ người, rõ công việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc Tiến hànhđánh giá và đo lường được hệ thống, quá trình chat lượng công việc và sự hàilong của khách hàng theo chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng.

Làm cho cán bộ nhân viên có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc

và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn thể cơ quan vì mục tiêu cải cáchhành chính Khuyến khích cán bộ nhân viên chủ động hướng đến việc nâng caothành tích trong đơn vị

Đánh giá hiêu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và các vănbản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quan chủ quản có biệnpháp cải tiến hoặc đổi mới cho phù hợp Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chếdân chủ trong các mặt hoạt động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên cóliên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục,quy trình giải quyết công việc hành chính

1.4.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung, nhiệm vụ nào cũng ápdụng thành công bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008, có những nội dung còn phải căn

cứ vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước và cơ quan có thẩm quyềnquản lý Trên thực tế, chưa có nhiều nội dung nghiệp vụ trong công tác vănphòng có thể áp dụng được bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 Trên thực tế, việctriển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã được cơ quan nhà nước hướngdẫn nghiệp vụ và xác định rõ được trách nhiệm của cá nhân, tổ chức có tham giavào quy trình, đồng thời, cũng thỏa mãn được các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO9001-2008

Hiện nay, trong công tác văn phòng đã áp dụng những nội dung của tiêuchuẩn ISO 9001-2008 như: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đến,quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện hội họp, kiểm soát tài liệu và kiểm soát côngviệc Ngoài ra, những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong côngtác văn phòng và trong các bộ phận, các phòng ban chuyên môn của cơ quan tổchức cũng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong việc giải quyết và xử lý

công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi và xử lý phản hồi của khách hàng,…

Tiểu kết: Sự ra đời của tổ chức ISO được coi là nguồn đáng tin cậy vềviệc áp dụng và ứng dụng các bộ tiêu chuẩn vào những lĩnh vực sản xuất, kinhdoanh hay cả là lĩnh vực hành chính Việc áp dụng những tiêu chuẩn chất lượngvào trong công tác quản trị văn phòng cũng được khuyến khích áp dụng nhằmtạo điều kiện thuận lợi phát triển đất nước

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001-2008 VÀO

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 2.1 Giới thiệu chung về tập đoàn FPT

FPT là tên viết tắt của công ty cổ phần FPT, được thành lập vào ngày 9- 1988 với tên công ty ban đầu là Công ty cổ phần chế biến thực phẩm- TheFood Processing Technology Sau này tới ngày 27-10- 1990 thì đổi tên công tythành The Corporation of Financing Promoting Technology- Công ty Đầu tư vàphát triển công nghệ

13-FPT là một tập đàn kinh tế lớn tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính

là cung cấp các dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin Theo thống kê củaChương trình phát triển Liên Hợp Quốc, FPT là doạng nghiệp lớn thứ 14 củaViệt Nam vào năm 2007(5)

Hiện nay, FPT đang là công ty cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tintốt nhất cả nước và là tập đoàn đa quốc gia lớn của Việt Nam, cung cấp số lượngcông việc và tiến hành đào taaoj tốt nhất với hệ thống trường học từ mầm nontới đại học Tập đoàn hoạt động với nhiều lĩnh vực khác nhau như: công nghệ,viễn thông, giáo dục, phân phối và bán lẻ các sản phẩm công nghệ Với sự lớnmạnh của tập đoàn cũng có góp mặt các công ty thành viên như: công ty THNNPhần mềm FPT( FPT Software), công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPTInformation System), công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom), công ty

cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online), công ty TNHH giáo dụcFPT( FPT education), công ty cổ phần thương mại FPT( fpt trading), coog ty cổ

phần bán lẻ FPT( FPT Retail), công ty đầu tư FPT ( FPT Investment) Hai công

ty liên kết với tập đoàn FPT là: công ty cổ phần chứng khoán ( FPT securities)

và công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital)

Tập đoàn FPT đã và đang vươn xa ra thê giới với ước mơ biến tập đoànthành một tập đoàn đa quốc gia về lĩnh vực công nghệ thông tin Do đó, tập đoànFPT đã có những công ty chi nhánh đặt tại nhiều nước, điển hình là các công tynhư: công ty THNN phần mềm FPT Malaysia tại Kuala Lumpur Malaysia, công

ty phần mềm FPT Software Europe tại Paris Pháp, công ty TNHH phần mềmFPT Australisia, công ty TNHH phần mềm FPT USA, công ty phần mềm FPTSoftware Japan.(5)

Với sức mạnh và nổ lực vươn ra tầm thế giới, FPT đã trở thành tập đoànvững mạnh nhất Việt Nam Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo, hơn 20.000nhân viên và các chuyên gia về lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên gia phântích kinh tế Các hoạt động chính của tập đoàn là công nghệ bao gồm phát triểnphần mềm, tích hợp hệ thóng, dịch vụ CNTT; viễn thông bao gồm các dịch vụ

về nội dung số hóa, dịch vụ viễn thông, dịch vụ internet tốc độ cao, dịch vụ cungcấp truyền hình băng thông rộng; đào tạo: hệ thống các trường học của FPT từmầm non tới đại học bào gồm các trường mầm non FPT, tiểu học FPT, trung họcFPT, trung học phổ thông FPT và đại học FPT với đội nguc giáo viên giảng dạycấp quốc tế…; lĩnh vực đầu tư: FPT nhấn mạnh đầu tư vào giáo dục, bất độngsản, chứng khoán, tài chính- ngân hành

Là một tập đoàn luôn được đánh giá cao về chât lượng phục vụ và cungcấp dịch vụ tốt nhất, luôn nhận được lòng tn từ người tiêu dùng trên khắp cảnước

2.1.1 Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của tập đoàn FPT

Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnhvực kinh doanh xuât nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thựcthực phẩm, được thành lập vào ngày 13-9-1988 với tên là công ty cổ phần chếbiến thực phẩm- The Food Processing Technology Company Vào ngày 13-9-

1988, Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ quốc gia đã ký quyết định thành

lập công ty Công nghệ thực phẩm là bổ nhiệm ông Trương Gia Bình làm Giámđốc công ty Từ một công ty trực thuộc cơ quan nhà nước cấp bộ hoặc ngang bộ,

có chức năng kinh doanh, xuât nhập khẩu và chuyển giao công nghệ, ÔngTrương Gia Bình đã chiêu mộ nhân tài, thành lập nên công ty và phát triển thànhtập đoàn FPT lớn mạnh như ngày nay

Vào ngày 27-10-1990 Công ty đổi tên thành công ty đầu tư và phát triểncông nghệ- The Corporation for Financing Promoting Technology, trở thànhcông ty số 1 Việt Nam về công nghệ thông tin

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn

Được thành lập dựa trên ý chí vươn lên của 13 con người có chí lớn, đứngđầu là Ông Trương Gia Bình

ÔNG

TRƯƠNG GIA BÌNH Chủ tịch HĐQT

Người truyền cảm hứng

LÊ QUANG TIẾN

Giám đốc tài chính đầu tiên

Người xây hệ thống quản trị tài chính

HOÀNG MINH CHÂU

Cố vấn cao cấp về văn hóa cho Chủ tịch FPT

Người chạm đến trái tim của Người FPT

ÔNG

ĐỖ CAO BẢO Chủ tịch Công ty Hệ thống thông tin FPT

Người dẫn dắt mảng kinh doanh tích hợp hệ thống của FPT

CHU THỊ THANH HÀ Chủ tịch Công ty Viễn thông FPT

Một kết nối cho mọi gia đình

ÔNG

LÊ TRƯỜNG TÙNG Chủ tịch Đại học FPT

Người luôn cháy bỏng ước mơ đổi mới giáo dục

THANG ĐỨC THẮNG Chủ tịch FPT Online TBT báo điện tử VnExpress

Người đặt ra chuẩn mực cho báo điện tử tại Việt Nam

ÔNG

PHẠM MINH TUẤN Tổng Giám đốc Công ty Hệ thống thông tin FPT

Xây dựng hạ tầng CNTT quốc gia

TRẦN QUỐC HOÀI Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Công ty Phân phối FPT

Người xây dựng nền móng cho ngành phân phối điện thoại di động FPT

BÀ

NGUYỄN BẠCH ĐIỆP Tổng Giám đốc Công ty Bán lẻ FPT

Cá nhân hóa dịch vụ cho khách hàng đại chúng

UWE SCHLAGER Giám đốc M&A

Hoàn tất thương vụ M&A đầu tiên trong lịch sử FPT

Tập đoàn hình thành và phát triển tới ngày nay đã thành lâp được 12 công

ty thành viên và 3 công ty liên kết với nhiều lĩnh vực khác nhau như:

Công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software)

Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System) Công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom)

Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online)

Công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education)

Công ty cổ phần thương mại FPT( FPT trading)

Công ty TNHH giải pháp công nghệ FPT

Công ty TNHH phát triển khu công nghệ cao Hòa Lạc FPT

Công ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail)

Công ty đầu tư FPT ( FPT Investment)

Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital)

Công ty TNHH truyền thông giải trí FPT

Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT

Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng ( FPT City JSC)

Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên Phong ( Tiên Phong bank)

2.1.3 Giá trị cốt lõi

Đối với con người: xác định con người là giá trị cốt lõi, ban lãnh đạoFPTluôn chú trọng xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, mangđậm văn hóa FPT Từ quan điểm đó, toàn thể CBQL FPT luôn nỗ lực trong côngtác xây dựng đội ngũ, trọng dụng nhân tài, quan tâm đào tạo cán bộ và đề caođạo đức nghề nghiệp Hiện nay, FPT đã xây dựng được đội ngũ các cán bộ,chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm làm việc ở cả môitrường trong nước và quốc tế

Về phương châm hoạt động: Chú trọng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán

bộ nhân viên, đề cao đạo đức nghề nghiệp, nhằm đạt được được tối đa sự hàilòng và tin tưởng của khách hàng Không ngừng đầu tư nghiên cứu, tận dụngmọi thế mạnh công nghệ nhằm đạt được tối đa sự hài lòng và tin tưởng củakhách hàng, đem đến cho khách hàng các sản phẩm – dịch vụ cao nhất và một

hệ thống giao dịch thuận tiện, an toàn, nhanh chóng, chính xác, công bằng vàminh bạch Trở thành sự lựa chọn số một của các doanh nghiệp, nhà đầu tư trong

và ngoài nước

2.1.4 Về logo, hình ảnh đại diện của công ty

Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn gắn liền với 3 lần thay đổilogo, hình ảnh địa diện của tập đoàn Ngày nay, với hình ảnh đại diện cho tậpđoàn, FPT đã ngày càng lớn mạnh và phát triển, logo còn mang ý nghĩa biểutượng cho đặc trưng riêng văn hóa của tập đoàn Nhiều lần thay đổi, chỉnh sửa

và cuối cùng đã quyết định lấy hình ảnh đại diện cho tập đoàn vươn xa thế giới

Với những đường cong dựa trên đường tròn hội tụ những tinh hoa của

FPT, đường tròn này còn thể hiện lan tỏa sức mạnh từ những ứng dụng mangđến cho cộng đồng Những đường nét uyển chuyển liên tục có xu hướng đi lên,tựa như những ngọn lửa sức mạng sinh khí mạnh mẽ luôn bùng len đầy nănglượng.

Kiểu dáng 3 khối với 3 màu sắc quen thuộc được tạo ở góc nghiêng 13 độ,

số 13 còn là con số linh thiêng đối với tập đoàn và toàn thể nhân viên, tạo nênlịch sử hình thành hùng mạnh và sức mạnh vươn lên tương lai và tầm thế giới

Kế thừa và phát huy những giá trị cốt lõi của thương hiệu FPT với 3 màuđặc trưng tiêu biểu.Màu cam được nhấn mạnh trong logo ví như sức lan tỏa hơi

ấm từ mặt trời đầy sinh lực, nhiệt huyết, năng động, sẵn sàng đi lên phía trước.Đây cũng chính là màu chủ đạo trong tất cả đồng phục của toàn thể nhân viên,màu của sự sáng tạo, sức mạnh lươn lên mang tính trẻ trung Màu xanh lá cây có

ý nghĩa thể hiện sức sống trường tồn, hòa cùng với thiên nhiên Màu xanhdương là màu của năng lượng tự nhiên, được xuất phát từ vũ trụ, tạo cảm giácmạnh eẽ, tính liên kết, bền vững và ý chí thống nhất

2.2 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tại tập đoàn FPT

Theo như quy định của Nhà nước về việc ứng dụng Bộ tiểu chuẩn ISO

9000 vào trong các lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh và ngay trong cả vănphòng cũng được khuyến khích ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Trải qua cácnăm mà bộ tiêu chuẩn ISO đã có nhiều thay đổi đề phù hợp với nên kinh tế thayđổi và môi trường, do đó mà bộ tiêu chuẩn ISO đã ra đời nhiều phiên bản thayđổi vào năm 2000, 2008 và 2015

Đối với việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào trong mọi lĩnhvực sẽ giúp công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng nhờ vào việc tìm

ra được phương hướng giúp công việc được thực hiện một cách nhanh gọn, cóhiệu suất tốt

Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào trong công tác vănphòng giúp cho việc hoạt động các nhiệm vụ của văn phòng thực hiện nhanhchóng, tiết kiệm và thuận lợi Từ việc thay đổi cung cách làm việc, ứng dụng các

quy trình trong xây dựng công việc và ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008.

Trong văn phòng của tập đoàn FPT cũng đã ứng dụng thành công tiêuchuẩn vào các nhiệm vụ công việc mà văn phòng phải đảm nhiệm Như trong bộtiêu chuẩn ISO 9001-2008 đã ứng dụng các nhiệm vụ như hành chính, nhân sự,thương hiệu và truyền thông, thông tin… Các tiêu chuẩn đều được thành lập một

sổ tay quá trình như STQT hành chính, STQT nhân sự, STQT thương hiệu vàtruyền thông, STQT thông tin và STQT chất lượng

2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình tuyển dụng nhân sự trong tập đoàn FPT

Trong mỗi công ty, doanh nghiệp đều cần có nhân sự để thực hiện côngviệc, đối với tình trạng thiếu hụt nhân sự thì doanh nghiệp nên bổ sung thêmnhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất, không để tình trạng thiếuhụt nhân sự mà dẫn đến công việc bị đình trệ

Với quy trình tuyển dụng nhân sự thì phải có từng bước hoạt động, nêutrách nhiệm từng bộ phận phải đảm nhiệm, đồng thời, có các văn bản kèm theocác quy trình đó Với mỗi công việc đều tiến hành thành lập các quy trình sẽ tạothuận lời cho việc hoạt động và thực hiện công việc một cách dễ dàng và nhanhchóng

2.2.1.1 Lưu đồ quá trình tuyển dụng nhân sự của tập đoàn FPT

BM.02.QTT D

BM.03.QTT D

BM.04.QTT D

BM.05.QTT D

BM.06.QTT D

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Thông báo tuyển dụng