MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn vấn đề 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 1 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của tiểu luận 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 3 1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO 3 1.2. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 4 1.3. Giới thiệu về bộ thiêu chuẩn ISO 9001-2008 4 1.4. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5 1.4.1. Vai trò khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trong công tác văn phòng 5 1.4.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng 7 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001-2008 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 9 2.1. Giới thiệu chung về tập đoàn FPT 9 2.1.1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức của tập đoàn FPT 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của tập đoàn 11 2.1.3. Giá trị cốt lõi 19 2.1.4. Về logo, hình ảnh đại diện của công ty 19 2.2. Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tại tập đoàn FPT 20 2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình tuyển dụng nhân sự trong tập đoàn FPT 21 2.2.1.1. Lưu đồ quá trình tuyển dụng nhân sự của tập đoàn FPT 21 2.2.1.2. Phân tích quy trình tuyển dụng nhân sự 23 2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35 2.2.2.1. Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi trong tập đoàn FPT 35 2.2.2.2. Phân tích quy trình quản lý văn bản đi 36 2.2.3. Đánh giá việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào trong công tác văn phòng của tập đoàn FPT 40 2.2.3.1. Ưu điểm 40 2.2.3.2. Nhược điểm 42 2.2.3.3. Nguyên nhân 42 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001-2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN FPT 44 3.1. Đối với tập đoàn FPT và hướng đi phát triển của lãnh đạo tập đoàn FPT 44 3.2. Đối với cán bộ nhân viên trong tập đoàn FPT 45 3.3. Đối với nhà nước 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48
LỜI CAM ĐOAN Tơi thực cơng trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 vào công tác văn phòng cơng ty cổ phần FPT số giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng tập đồn FPT” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực vấn đề sử dụng thơng tin cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình thực tế, khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin nhận nhiều giúp đỡ nhân viên công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn Nhân đây, cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy cô Đặc biệt, ThS.Đinh Thị Hải Yến, hướng dẫn giúp đỡ tơi nhiệt tình suốt trình làm đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu, tơi gặp nhiều khó khăn trình độ nghiên cứu thấp hạn chế, đồng thời chưa nắm rõ việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn phòng doanh nghiệp, dù cố gắng song tiểu luận tơi nhiều thiếu xót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô vào tiểu luận tơi Những ý kiến đóng góp người giúp cho nhận điểm sai thiếu xót tiểu luận tơi sau Tôi xin chân thành cám ơn DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT: công nghệ thông tin CBNV: Cán nhân viên STQT: Sổ tay quy trình QTTD: Quy trình tuyển dụng MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn vấn đề Mục tiêu nghiên cứu .1 Đối tượng nghiên cứu .1 Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục tiểu luận NỘI DUNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 1.1 Giới thiệu tổ chức ISO 1.2 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 1.3 Giới thiệu thiêu chuẩn ISO 9001-2008 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 công tác văn phòng 1.4.1 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 cơng tác văn phòng 1.4.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001-2008 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN FPT 2.1 Giới thiệu chung tập đoàn FPT .9 2.1.1 Lịch sử hình thành cấu tổ chức tập đoàn FPT 10 2.1.2 Cơ cấu tổ chức tập đoàn 11 2.1.3 Giá trị cốt lõi 19 2.1.4 Về logo, hình ảnh đại diện cơng ty 19 2.2 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng tập đồn FPT .20 2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình tuyển dụng nhân tập đồn FPT 21 2.2.1.1 Lưu đồ trình tuyển dụng nhân tập đồn FPT .21 2.2.1.2 Phân tích quy trình tuyển dụng nhân 23 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình quản lý văn tập đoàn FPT 35 2.2.2.1 Lưu đồ quy trình quản lý văn tập đồn FPT 35 2.2.2.2 Phân tích quy trình quản lý văn 36 2.2.3 Đánh giá việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng tập đoàn FPT 40 2.2.3.1 Ưu điểm .40 2.2.3.2 Nhược điểm 42 2.2.3.3 Nguyên nhân 42 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001-2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN FPT 44 3.1 Đối với tập đồn FPT hướng phát triển lãnh đạo tập đoàn FPT 44 3.2 Đối với cán nhân viên tập đoàn FPT .45 3.3 Đối với nhà nước 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn vấn đề Ngày nay, việc ứng dụng ISO vào quy trình hoạt động tổ chức cơng việc văn phòng nhà nước khuyến khích ứng dụng nhờ vào lợi ích cho tập đồn Tác dụng việc ứng dụng có nhiều lợi ích đến cho tập đoàn, đồng thời, việc ứng dụng tiêu chuẩn thước đo cho quy trình Bộ tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 tiêu chuẩn chung ứng dụng vào cơng tác văn phòng lĩnh vực sản xuất, vậy, khơng ràng buộc đối tượng phải áp dụng, khuyến khích ứng dụng vào công việc tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, với tạo hội tìm tòi ứng dụng công việc khác vào tiêu chuẩn ISO Việc ứng dụng ISO vào cơng tác văn phòng u cầu cần thiết để tập đồn ứng dụng nhằm tạo thiết lập quy trình làm việc, rút ngắn q trình hoạt động cơng việc triển khai công việc Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài việc ứng dụng ISO vào cơng tác văn phòng , tìm hiểu quy trình mà tập đồn ứng dụng vào thực công việc Đồng thời, việc xác định rõ cách thực quy trình ứng dụng ISO mục tiêu quan trọng nhằm xác định nội dung xây dựng quy trình Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài áp dụng vào cơng tác văn phòng tập đồn FPT, đồng thời, nêu rõ quy trình, cơng việc mà tập đoàn triển khai ứng dụng ISO 9001-2008 vào tập đoàn Nhận xét đánh giá quy trình cách thực quy trình áp dụng công việc tổ chức công việc tập đoàn, nêu ý kiến đánh giá xây dựng quy trình, nhận xét sửa đổi quy trình cho phù hợp với thực tế Lịch sử nghiên cứu Hiện tại, ISO tiêu chuẩn mà nhà nước khuyến khích áp dụng vào triểu khai công việc thực giải công viêc Đã có nhiều đề tài nghiên cứu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng nhiều doanh nghiệp khác nhau, có chung quan điểm nhận xét khách quan việc ứng dụng tiểu chuẩn Những đề tài tiêu biểu việc nhận xét phương thức ứng dụng ISO Ứng dụng ISO cơng tác quản trị văn phòng Cơng ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Xuân Thu hay khóa luận tốt nghiệp Ứng dụng ISO cơng tác hành Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt thực Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu dựa theo việc tham khảo tìm kiếm tài liệu, thống tin việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng tập đồn FPT Các phương thức tham khảo tài liệu qua báo cáo, khóa luận sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xây dựng, từ đó, tổng hợp tài liệu, tiến hành phân tích quy trình việc ứng dụng quy trình vào cơng việc Bố cục tiểu luận Bài tiểu luận gồm chương: Chương I: Tổng quan chung tiêu chuẩn ISO Chương II: Thưc trạng ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng tập đồn FPT Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng tập đồn FPT NỘI DUNG CHƯƠNG I TỔNG QUAN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 1.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thanhf lập năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sĩ ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn kỹ thaautj tiêu chuẩn quản lý Mục đích ISO thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên qua đến q trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ quốc gia khác thông qua việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin Tất tiêu chuẩn mà ISO đặt mang tính chất tự nguyện ISO có khoảng 180 Uỷ ban kỹ thuật chuyên dự thảo tiêu chuẩn trog tất lĩnh vực Các nước thành viên ISO lập nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho Uỷ ban kỹ thuật phần kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu đầu vào từ phủ ngành bên liên quan trước ban hành tiêu chuẩn Sauk hi tiêu chuẩn dự thảo nước thành viên chấp thuận, cơng bố tiêu chuẩn quốc tế ISO ví cầu nối khu vực công khu vực tư nhân, đồng thòi, cầu nối lĩnh vực khác thông qua tiêu chuẩn Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: tổ chức thành viên; thành viên thông thành viên đăng ký Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức Ngày nay, ISO xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng lướn cho tổ chức doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn Hiện nay, hoạt động từ sản xuất, kinh doanh, quản lý điều hành áp dụng tiêu chuẩn ISO vào công việc nhằm tạo tiêu chuẩn thực công việc 1.2 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn quốc tế xây dựng nhằm trợ giúp tổ chức, thuộc loại hình quy mô việc xây dựng, áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực ISO 9000 trì tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO), tổ chức hoạt động dựa giấy chứng nhận quyền công nhận tiêu chuẩn Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban ký thuật tiêu chuẩn 176 xây dựng ban hành vào năm 1987 sửa đổi ba lần vào năm 1994, năm 2000 năm 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫ quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm, áp dụng lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ với quy mô khác ISO 9000 gia đình tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng tổ chức ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích việc ban hành ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiêu quả, tạo quy định chưng nhằm giúp trình trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng tới vấn đề kỹ thuật Phương châm gia đình ISO 9000 “ Nếu tổ chức có hệ thống quản lý chất lượng tốt sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt” ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức lĩnh vực hoạt động 1.3 Giới thiệu thiêu chuẩn ISO 9001-2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng sửa đổi lần thứ tổ chức ISO Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 trực thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực lĩnh vực kinh doanh, sản xuất cung ứng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Nội dung Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2008 gồm có nhóm sau: Nhóm 1: Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: yêu cầu chung yêu cầu hệ thống tài liệu Nhóm 2: Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo gồm cam kết lãnh đạo; hướng tới khách hàng; sách chất lượng; trách nhiệm quyền hạn trao đổi thơng tin Nhóm 3: u cầu quản lý nguồn lực: Nguồn nhân lực: sở hạ tầng; môi trường làm việc cung cấp nguồn nhân lực Nhóm 4: yêu cầu tạo sản phẩm: hoạch định việc tạo sản phẩm; trình có liên quan đến khách hàng; thiết kế phát triển; sản xuất cung cấp dịch vụ; kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường Nhóm 5: yêu cầu đo lường giám sát cải tiến gồm theo dõi đo lường; kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp; phân tích liệu cải tiến 1.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 công tác văn phòng Ngày nay, kinh tế xã hội phát triển doanh nghiệp tìm hướng bề vững để phát triển doanh nghiệp, nhiên tìm hướng gắn liền với tiêu chuẩn đặt áp dụng tiêu chuẩn vào cơng việc nhiệm vụ nhằm tạo quy trình hóa cơng việc tạo hoạt động linh hoạt công việc mà đảm bảo đủ quy trình làm việc Vì vậy, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 hoạt động sản xuất, kinh doanh hoạt động công tác văn phòng doanh nghiệp việc thực cần thiết phải thực cách nghiêm túc đồng 1.4.1 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 cơng tác văn phòng Trong cơng tác văn phòng có nhiều nhiệm vụ mà văn phòng phải đảm nhiệm tới, văn phòng doanh nghiệp có quy mơ hoạt động lớn, vậy, nhiệm vụ cơng tác văn phòng cần nên áp dụng tiêu chuẩn ISO Mức lương tiền cơng (8): Hình thức trả lương: Phụ cấp gồm (9): Được trả lương vào ngày: hàng tháng Tiền thưởng: Chế độ nâng lương: Được trang bị bảo hộ lao động gồm: Chế độ nghỉ ngơi (nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết ): Bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế (10): Chế độ đào tạo (11): Những thỏa thuận khác (12): Nghĩa vụ: Hồn thành cơng việc cam kết hợp đồng lao động Chấp hành lệnh điều hành sản xuất - kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động Bồi thường vi phạm vật chất (13): Điều 4: Nghĩa vụ quyền hạn người sử dụng lao động Nghĩa vụ: Bảo đảm việc làm thực đầy đủ điều cam kết hợp đồng lao động Thanh toán đầy đủ, thời hạn chế độ quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) Quyền hạn: Điều hành người lao động hồn thành cơng việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc?) Tạm hỗn, chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật người lao động theo quy định pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) nội quy lao động doanh nghiệp Điều 5: Điều khoản thi hành 35 Những vấn đề lao động không ghi hợp đồng lao động áp dụng qui định thỏa ước tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước tập thể áp dụng quy định pháp luật lao động Hợp đồng lao động làm thành 02 có giá trị ngang nhau, bên giữ có hiệu lực từ ngày tháng … năm … Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động nội dung phụ lục hợp đồng lao động có giá trị nội dung hợp đồng lao động Hợp đồng làm ngày tháng năm NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào quy trình quản lý văn tập đồn FPT Trong quan tổ chức có văn phòng phận giúp việc chủ yếu, cơng việc quản lý văn quan ban hành phát hành đến đối tượng quan Cùng giống quan hành nhà nước việc quản lý văn nhằm quản lý nắm rõ văn mà quan ban hành phát hành, đồng thời tạo thuận lợi cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu, tra tìm tài liệu cách dễ dàng 2.2.2.1 Lưu đồ quy trình quản lý văn tập đoàn FPT 36 Trách nhiệm Cán chịu trách nhiệm soạn thảo Người đứng đầu phận duyệt văn Người có thẩm quyền ban hành văn ký Đối tượng thực Soạn thảo văn Trình duyệt dự thảo văn Trình ký duyệt văn Cán văn thư Làm thủ tục phát hành Cán văn thư Tiến hành gửi văn Bộ phận soạn thảo văn phòng văn thư Mô tả tài liệu BM.01.QTQLVBD BM.02.QTQLVBD BM.03.QTQLVBD Lưu hồ sơ 2.2.2.2 Phân tích quy trình quản lý văn Soạn thảo văn Công việc soạn thảo văn giao cho cán chuyên môn chịu trách nhiệm soạn thảo văn văn phòng, người soạn thảo văn người phải có kiễn thức tốt công việc soạn thảo văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức loại văn Đối với công việc soạn thảo văn trước tiên người soạn thảo cần xác định rõ nội dung, mục đích văn nói đền sau tiến hành thu thập thơng tin có liên quan đến văn nhằm tìm nội dung có liên quan nội dung để soạn thảo văn 37 Công việc soạn thảo văn cần đầy đủ thông tin, nội dung liên quan đến vấn đề soạn thảo, người soạn thảo cần tra tìm văn có thông tin liên quan đến nội dung Nếu văn khơng xác dịnh rõ nội dung hình thành văn bản, thu thập đầu đủ thơng tin văn khơng hồn thành đáp ứng thị lãnh đạo tập đồn Trình duyệt thảo văn Soạn thảo văn không lần hồn thành được, việc truyền đạt lời văn cần kiểm tra kỹ lưỡng trước phát hành văn Ngôn từ, lời văn soạn thảo văn phải thể nội dung chứa văn cho đối tượng tiếp cận văn hiểu văn ban hành nội dung gì, mục đích Song song với việc kiểm tra nội dung văn thể thức kỹ thuật trình bày văn quan trọng Về thể thức kỹ thuật soạn thảo văn nhà nước quy định văn hướng dẫn thông tư, luật, để sai sót văn Nếu nội dung hay thể thức văn có sai hay cần thay đổi ngơn ngữ văn người đứng đàu phận chịu trách nhiệm soạn thảo văn tập đoàn giao xuống người chịu trách nhiệm soạn thảo văn sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh nội dung văn Trình ký duyệt văn Khi văn thay đổi, sửa đổi kiểm tra mặt nội dung thể thức trình lên người có thẩm quyền xem xét ký duyệt văn Đồng thời, đồng thuận ký duyệt văn người có thẩm quyền ký văn văn đưa xuống văn thư để làm thủ tục Có trường hợp, trình ký duyệt người có thẩm quyền mà văn bị gửi quay lại phận soạn thảo văn cần sửa đổi nội dung cho câu từ phải thể tinh thần, nghị lãnh đạo tập đoàn Làm thủ tục phát hành văn 38 Sau có chữ ký lãnh đạo tập đồn hay người có thẩm quyền ban hành văn văn gửi xuống văn thư để làm thủ tục nhân văn theo nơi nhận văn bản, đóng dấu tên chức vụ người ký văn bản, tiến hành lưu văn vào sổ quản lý văn Tuy nhiên, trường hợp văn có thị dấu mức độ mật khẩn văn lưu vào sổ quản lý văn dành cho văn mật, khẩn Và loại hình văn ưu tiên phát hành trước gửi tới đối tượng nhận văn nhằm triển khai công việc nhanh chóng Đối với văn gửi qua đường mạng hay fax văn thư phải tiến hành lưu vào sổ quản lý, đồng thời, tập đoàn dung phần mềm quản lý, soạn thảo văn nên văn gửi qua đường mạng hay fax cán văn thư phải ghi vào phần mềm quản lý văn Gửi văn Gửi văn có nhiều hình thức gửi khác nhau, gửi qua đường bưu điện, gửi qua mạng, fax hay gửi qua phần mềm, mạng nội phòng ban hay tập đồn Nhưng sau gửi văn đi, cán văn thư phải có nhiệm vụ kiểm tra văn đến với đối tượng nhận văn bản, kiểm tra theo dõi kỹ việc chuyển văn tránh thất lạc văn phát hành văn Khi gửi văn đi, cán văn thư phải điềm đầy đủ thơng tin văn bì đựng văn số ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản( văn thường, văn mật khơng ghi trích yếu nội dung), tên ban hành văn 39 Biểu mẫu sổ đăng ký văn đi: BM.01.QTQLVBD ………….(1)………… ………….(2)………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20… (3)… Từ ngày …… đến ngày … (4)……… Từ số ……… đến số ……… (5)……… Quyển số: ….(6)… Quyển số: ….(6)… Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi nhận hiệu tháng trích yếu văn văn nội dung (1) (2) văn (3) ký Đơn vị, văn người nhận (4) Số lượng lưu (6) (7) (5) Ghi (8) Biểu mẫu sổ đăng ký văn mật:BM.02.QTQLVBD Số, ký Ngày Tên loại Mức độ Người hiệu văn tháng trích yếu văn nội dung (1) (2) văn (3) Mật (4) ký (5) 40 Nơi Đơn vị, Số Ghi nhận người lượng văn nhận (6) lưu (7) (8) (9) Biểu mẫu bì văn bản: BM.03 QTQLVBD TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), (8) ĐC: Số ấp (khu phố), xã (phường, thị trấn), huyện (thị, thành phố), tỉnh (2) ĐT: (0773) XXXXXXX Fax: (0773) XXXXXXX (3) E-Mail: ……………………… Website: …………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: …………………………………(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(7) Lưu văn vào hồ sơ Lưu văn vào hồ sơ phòng ban nơi phụ trách việc soạn thảo văn phép giữ văn bản, phận văn thư nơi giữ gốc văn để đưa vào kho lưu trữ sau hết năm Đối với việc phận phụ trách việc soạn thảo văn giữ gốc nhằm giúp phận soạn thảo văn lưu vào hồ sơ công việc, đồng thời, thuận tiện cho việc sau tra cứu văn cách dễ dàng 2.2.3 Đánh giá việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác văn phòng tập đồn FPT 2.2.3.1 Ưu điểm Việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng việc làm giúp cho hoạt động văn phòng ngày cải thiện chất lượng, đồng thời mang lại nhiều lợi ích cho tập đồn muốn phát triển vươn tầm quốc tế Với tác dụng lớn áp dụng thành công ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng làm đẩy nhanh công tác phải triển nghiệp vụ nhiệm vụ văn phòng tập đồn, với đưa biện pháp giúp thực 41 công việc cách nhanh chóng hiệu quả, tạo suất làm việc tốt Khi áp dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng có nhiều điểm mạng nâng cao hiệu suất làm việc thực công việc soạn thảo văn bản, tổ chức kiện, tuyển dụng nhân sự, quản lý văn văn đến… ISO 9001-2008 đưa quy trình thực công việc nhanh gọn mà hiệu quả, giúp thủ tục, bước triển khai thực hành trở nên dễ dàng dễ thực Tạo thuận lỡi cho việc áp dụng quy trình công việc vào việc triển khai công việc, trình tự lập theo trật tự theo quy định mà nhà nước quy định Với việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng giúp văn phòng tiết kiệm thời gian vào việc tìm bước phát triển triển khai công việc, rút ngắn thời gian giải công việc Tạo quỹ thời gian cho công việc khác, đẩy mạnh phát triển hành văn phòng tham mưu cho lãnh đạo tập đoàn hướng văn phòng tập đồn Ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng thiết kiệm chi phí hồn thành quy trình cơng viêc, rút ngắn quy trình cơng việc khơng cần thiết giúp tiết kiệm chi phí tổ chức Ngồi ra, tập đồn dung chi phí trang bị thêm kiến thức hay làm vào việc phát triển tập đồn Triển khai cơng việc với việc ứng dụng quy trình giải cơng việc tạo tính linh hoạt hoạt động tổ chức cơng việc, tạo đồng hóa tồn hệ thống tập đồn Từ đó, nâng cao phát triển việc ứng dụng tiêu chuẩn tiêu chuẩn hóa mục tiêu phát triển ngắn hạn mục tiêu chiến lược cho tập đồn Đồng thời, việc ứng dụng tạo cho cán nhân viên tính sang tạo, nghiên cứu để tìm rs quy trình mới, thay đổi quy trình, phương thức hoạt động cũ, đưa mục tiêu hoạt động nhìn xa với thay đổi phù hợp với thị trường mơi trường thay đổi bên ngồi 2.2.3.2 Nhược điểm 42 Khi việc triển khai áp dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng có nhiều điểm mạnh, tồn số yếu văn phòng tập đồn Việc ứng dụng thành cơng ISO vào văn phòng nâng cao tính chặt chẽ nhanh gọn giải cơng việc, xảy tình trạng ngược với tiêu chuẩn, quy trình xây dựng rõ nét công việc, nhiệm vụ Việc tồn việc trái với quy định, ngược với quy trình xảy rs người chưa thay đổi nhận thức thay đổi bên Việc lập tiêu chuẩn hóa gượng ép người thay đổi, có số dễ dàng chấp nhận số khác lại cố gượng ép vùng khỏi thay đổi Việc ứng dụng ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phòng giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí thành tựu, nhiên tiết kiệm thời gian mà khiến người trì trệ đi, dựa dẫm vào quy trình đề sẵn mà khơng sáng tạo phát triển khơng thay đổi quy trình 2.2.3.3 Ngun nhân Con người nhận thức thay đổi ngày, giờ, có người với thái độ song ngại thay đổi, ngại thay đổi thân Chính vậy, tập đồn đưa sách thay đổi tiêu chuẩn cơng việc, cách sinh hoạt tập đồn, cách giao lưu, đồn kết có tình trạng ngại khơng muốn thay đổi Nhận thức họ thay đổi mơi trường, khơng muốn thay đổi mình, gò bó khơng gian riêng biệt tách biệt với giới bên ngồi mơi trường Khi tiết kiệm thời gian, chi phí hoạt động làm việc lâu dài dẫn tới việc nhân viên trì trệ, khơng có tính sáng tạo cơng việc, khơng có động lực phát huy, nhờ vào mà người dần trở nên thiếu tính linh hoạt, chậm chạp, không chủ động sáng tạo lên bước mới, khiến người trí óc tính linh hoạt vận động Tiểu kết: Với việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn 43 phòng việc cải thiện thường xuyên quy trình cho phù hợp với tiêu chuẩn mà tiêu chuẩn ISO 9001-2008 quy định Việc đề quy trình giúp đưa tập đoàn đến việc phất triển vươn tới mục tiêu cuối tập đoàn,song việc cán nhân viên góp sức xây dựng hồn thành mục tiêu đề tổ chức coi thành cơng nửa q trình ứng dung ISO 44 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001-2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TẬP ĐỒN FPT 3.1 Đối với tập đồn FPT hướng phát triển lãnh đạo tập đồn FPT Việc ứng dụng ISO vào cơng tác văn phòng cần phải thực cách đồng hóa, đồng thời, tất cán nhân viên tập đoàn thực ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào triển khai thực công việc Tập đồn khuyến khích nhân viên, phận phòng ban tập đồn ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công việc triển khai hoạt động công viêc, lập quy trình làm việc Phòng ban có chức quản lý tiêu chuẩn ISO nên tập trung nghiên cứu, trợ giúp phận khác tập đồn xấy dựng quy trình làm việc, triển khai việc ứng dụng tiêu chuẩn phạm vi toàn tập đoàn Lãnh đạo tập đoàn nên tạo khuyến khích, khích lệ cán nhân viên có tinh thần nghiên cứu, tìm hướng phát triển cho việc ứng dụng ISO vào tập đoàn Tập đoàn nên tiến hành cải tiến thường xuyên quy trình làm việc ứng dụng ISO toàn thể quan, sửa đổi bổ sung thay đổi thường xuyên quy trình tránh lặp lặp lại triển khai công việc, đồng thời, tạo nên động, tính linh hoạt việc triển khai quy trình hoạt động làm việc Tập đồn nên lập quy chế, quy định việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào cơng tác văn phòng nói riêng tồn thể tập đồn nói chung Tránh tình trạng ứng dụng sai lệch hồn tồn tiêu chuẩn, quy trình để tổn thất lớn đến tập đồn Mơi trường làm việc ln ln thay đổi, vậy, tập đồn ln hướng cho cán nhân viên phát huy sáng tạo công việc, đồng thời, cho cán nhân viên tự tạo tính linh hoạt phương thức hoạt động việc triển khai công việc.Tính sáng tạo cơng việc ln tập đồn khuyến khích tạo động lực cho cán nhân viên nâng cao tinh thần 45 3.2 Đối với cán nhân viên tập đoàn FPT Trong tập thể muốn hoạt động tốt, vận hành công viêc thành cơng khơng có người đứng đầu hay quy trình đảm bảo mà có góp cơng sức toàn thể cán nhân viên tập đoàn, có đồng lòng chung tay tất thành viên khơng khó việc hồn thành mục tiêu đưa Khi ý kiến người đóng góp tới ý kiến chung thiết lập mục tiêu, chế hoạt động toàn tập đoàn Việc nâng cao tinh thần dân chủ, đóng góp ý kiến nhiệt tình thành viên tập đoàn giúp ban lãnh đạo có nhìn tốt nhiều mặt, đóng góp ý kiến thể tính dân chủ tổ chức, tôn trọng lẫn Cùng với đó, việc đồng thuận tất ý kiến cán nhân viên tạo thuậ lời cho việc thay đổi ứng dụng ISO vào tất mặt hoạt động tập đoàn lĩnh vực cơng tác văn phòng 3.3 Đối với nhà nước Đối với phía nhà nước, mong quan hữu quan lắng nghe nguyện vọng phát triển doanh nghiệp, thấu hiểu điều mong trưởng thành doanh nghiệp Nhà nước nên với doanh nghiệp tìm điểm mạnh, điểm yếu hai bên, từ đó, tìm hướng vừa thuận lợi cho doanh nghiệp, lợi ích cho đất nước, đưa đất nước lên phát triển kinh tế vị xã hội Tham khảo ý kiến việc sửa đổi Luật có liên quan đến doanh nghiệp nhằm tạo thuận lợi tốt cho tất doanh nghiệp phạm vi lãnh thổ Việt Nam, với đề xuất đưa tiêu chuẩn sản xuất, kinh doanh phù hợp với thay đổi kinh tế đất nước, thay đổi môi trường kinh doanh nhiều yếu tố khác Các quan nhà nước cần thay đổi quan niệm thay đổi môi trường từ môi trường kinh doanh, mơi trường hoạt động làm việc, từ đó, đưa ý kiến khách quan thay đổi áp dụng tiêu chuẩn quốc tế 46 KẾT LUẬN Trong cơng tác văn phòng, việc ứng dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn phòng nhờ xử lý công việc cách nhanh gọn, rõ ràng, rành mạch, không tràn dải công việc Dịch vụ hành văn phòng trợ giúp cơng việc tồn thể tập đồn, vậy, tất cơng việc phải thực nhanh chóng xác, đồng thời, cơng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào việc thực tiến hành thuận lợi Đối với tình hình kinh tế việc tiếp tục đẩy mạnh cải cách dịch vụ hành cơng cần thiết để khẳng định vai trò phục vụ nhà nước, đáp ứng thuận lời nhanh chóng yêu cầu phát triển xã hội nhu cầu làm ăn, sinh sống nhân dân, cải thiện mối quan hệ nhà nước nhân dân, tạo dựng niềm tin nhân dân vào Nhà nước Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 nêu yêu cầu cần phải thực không rõ phải thực cụ thể yêu cầu nên tiêu chuẩn khơng có tiêu chuẩn chung cho tổ chức Vì tổ chức phải tùy thuộc vào đặc điểm để xây dựng hệ thống cho thích hợp Mỗi tổ chức khơng thể máy móc áp dụng mơ hình TCVN ISO 9001:2008 sẵn có dó mà đòi hỏi sáng tạo việc xây dựng hệ thống Đồng thời, công dân tổ chức khách hàng dịch vụ hành văn phòng, việc cải thiện ứng dụng ISO vào cơng tác hành nhằm phục vụ nhu cầu thiết yếu hành doanh nghiệp nhà nước Vì vậy, việc đánh giá mức độ hài lòng tính khách quan ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 nhằm nâng cao hiệu suất làm việc Khi áp dụng ISO 9001-2008 cho văn phòng hành chính, có tình trạng nhân viên khơng thấy lợi ích cơng việc mà đảm nhiệm, ngược lại cán nhân thấy trách nhiệm cơng việc nặng hơn, tính chặt chẽ kỷ luật cao, vậy, mà tâm thực việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 ban lãnh đạo tập đoàn quan trọng, tạo động lực cho tất nhân viên tập đoàn Kết luận lại việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào công tác 47 văn phòng coi giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu hiệu lực việc triển khai công việc, Chất lượng thực triển khai cơng việc phụ thuộc vào quy trình xây dựng áp dụng ISO 9001-2008, quy trình có hồn thiện, đổi mới, nhanh gọn, thực công việc thuận tiện cho thủ tục tạo thành công việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO https://www.fpt.com.vn/vi/co-hoi-nghe-nghiep/cuoc-song-tai-fpt (https://vi.wikipedia.org/wiki/FPT) tìm hiểu tập đồn FPT https://vi.wikipedia.org/wiki/B%E1%BB%99_ti%C3%AAu_chu %E1%BA%A9n_ISO_9000 Trịnh Thị Lam, báo cáo thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, ĐHQTVPK1C, Hà Nội, 2016 file:///C:/Users/fpt/Desktop/So%20tay%20CBNV%20FPTS.pdf 49 ... nghiệp, dù cố gắng song tiểu luận tơi nhiều thiếu xót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô vào tiểu luận Những ý kiến đóng góp người giúp cho nhận điểm sai thiếu xót tiểu luận tơi sau Tơi xin... cáo, khóa luận sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xây dựng, từ đó, tổng hợp tài liệu, tiến hành phân tích quy trình việc ứng dụng quy trình vào cơng việc Bố cục tiểu luận Bài tiểu luận gồm... việc ứng dụng tiểu chuẩn Những đề tài tiêu biểu việc nhận xét phương thức ứng dụng ISO Ứng dụng ISO công tác quản trị văn phòng Cơng ty TNHH Thương mại Kỹ thuật Xuân Thu hay khóa luận tốt nghiệp