Phân tích thực trạng ứng dụng ISO 9000 vào Công Ty CP MISA

1Giới thiệu về CÔNG TY CỔ PHẦN MISA CÁC SẢN PHẨM CHÍNH – MISA Mimosa: Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp – MISA SME.NET: Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp – MISA HRM.NET: Phần mềm

Phân tích thực trạng ứng dụng

ISO 9000 vào Công Ty CP MISA

Nguyễn Minh Tuấn

Lê Minh Hữu Nguyễn Thị Ái Nương Thái Thị Thu Giang Trương Phúc Thịnh Trần Thị Thanh Nguyệt Ngô Hoàng Thị Quỳnh Oanh

Nội dung trình bày

1 Giới thiệu về công ty

2 ISO 9000 là gì?

3 Thực trạng trước khi ứng dụng ISO 9000

4 Tại sao MISA lại quyết định ứng dụng ISO 9000?

5 Kế hoạch ứng dụng ISO 9000

6 Kết quả đạt được sau 2 năm áp dụng

7 Tài liệu tham khảo

1) Giới thiệu về CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

 Công ty Cổ phần MISA (Tên giao dịch: MISA Joint Stock

Company, tên viết tắt MISA JSC), hình thành và phát triển từ

năm 1994.

 MISA có Trụ sở chính tại Hà Nội, 01 Trung tâm Phát triển

phần mềm và 04 Văn phòng đại diện tại Hà Nội, Tp.HCM,

Tp.Đà Nẵng, Tp.Buôn Ma Thuột với trên 400 nhân viên.

 MISA là thương hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực phần mềm

Công ty Cổ phần MISA có kinh nghiệm lâu năm trong Hoạt

động Tin học hoá công tác quản lý tại nhiều Bộ, Ngành và tại

nhiều tỉnh thành Sản phẩm của MISA được Ban chỉ đạo

Chương trình Quốc gia về CNTT khuyến cáo sử dụng trên

toàn quốc Với mục tiêu trở thành phần mềm phổ biến nhất,

với những thành công và nhiều giải thưởng lớn có uy tín đã

đạt được, MISA đã ngày càng khẳng định được vị trí của

mình

1)Giới thiệu về CÔNG TY CỔ PHẦN MISA

 CÁC SẢN PHẨM CHÍNH

– MISA Mimosa: Phần mềm Kế

toán Hành chính sự nghiệp

– MISA SME.NET: Phần mềm

Kế toán Doanh nghiệp

– MISA HRM.NET: Phần mềm

quản trị nguồn nhân lực

– MISA Bamboo.NET: Phần

mềm Kế toán Xã

– MISA CRM.NET: Phần mềm

Quản trị Quan hệ khách hàng

 MISA Panda.NET: Phần mềm

Kế toán Nghiệp vụ thi hành án

2) ISO 9000 là gì?

ban hành lần đầu năm 1987, soát xét lần 1 năm 1994, lần hai với

phiên bản hiện hành công bố ngày 14/12/2000 Đây là bộ tiêu chuẩn

về quản lý chất lượng, quy tụ kinh nghiệm quốc tế và được nhiều

quốc gia áp dụng.

chất lượng nêu trong phiên bản 1994 đồng thời có nhiều cải tiến về

cấu trúc định hướng theo quá trình, nội dung và sắp xếp hợp lý hơn,

nhấn mạnh đến quá trình cải tiến liên tục ISO 9000:2000 gồm 4 tiêu

chuẩn chính như sau:

Nam (TCVN) ISO 9000:2000, mô tả cơ sở và từ vựng.

bản 1994, ứng với TCVN ISO 9001:2000 mô tả các yêu cầu của hệ

thống quản lý chất lượng.

3)Thực trạng trước khi ứng dụng ISO 9000

khi phát hành phiên bản mới thì lại bị lại ngay các lỗi của các phiên bản trước đó đã khắc phục

công việc chồng chéo giữa các nhân viên

lượng sản phẩm và dịch vụ tư vấn hỗ trợ khách hàng

người chờ việc, việc chờ người do sự phối hợp và quy trình tác nghiệp không rõ ràng

không định được thời gian chính xác sản phẩm ra đời

việc tiếp cận công việc gặp khó khăn, mất nhiều thời gian

để làm quen việc

dữ liệu lộn xộn gây khó khăn cho công tác tìm kiếm tài liệu

4) Tại sao MISA lại quyết định ứng dụng

ISO 9000?

-Sản phẩm có chất lượng

-Tăng năng suất, giảm giá thành

-Tăng tính cạnh tranh

-Cải thiện tình trạng tài chính từ

việc hoạch định và đạt được các

kết quả thông qua các quá trình

có hiệu quả và hiệu lực,

-Cải thiện uy tín của Doanh

nghiệp nhờ nâng cao khả năng

thoả mãn khách hàng của Doanh

nghiệp,

4)Tại sao MISA lại quyết định ứng dụng ISO

9000?

– Tăng lượng doanh số nhờ nâng cao

khả năng thoả mãn các nhu cầu của

khách hàng của Doanh nghiệp,

– Giảm chi phí nhờ các quá trình được

hoạch định tốt và thực hiện có hiệu

quả,

– Nâng cao sự tin tưởng nội bộ nhờ các

mục tiêu rõ ràng, các quá trình có

hiệu lực và các phản hồi với nhân viên

về hiệu quả hoạt động của hệ thống,

– Các nhân viên được đào tạo tốt hơn,

– Nâng cao tinh thân nhân viên nhờ sự

hiểu rõ đóng góp với mục tiêu chất

lượng, đào tạo thích hợp, trao đổi

thông tin hiệu quả và sự lãnh đạo,

5)Kế hoạch ứng dụng ISO 9000

5.1 Các bước thực hiện

5.1.1 Mục tiêu và định hướng

 Trở thành doanh nghiệp cuung cấp phần mềm chuyên

nghiệp nhất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất

 Hệ thống hóa các quy trình và đặc biệt là xây dựng quy trình

tác nghiệp giữa các bộ phận

 Đảm bảo sản phẩm đúng tiến độ và đạt chất lượng cao nhất

nhằm thỏa mãn khách hàng

5.1.2 Thành lập ban chỉ đạo thực hiện ISO

 Tổng giám đốc làm trưởng ban

 Giám đốc các VPĐD cùng tòan thể các trưởng phó phòng

ban của các văn phòng làm thành viên.

5.1.3 Đánh giá thực trạng để tìm ra chỗ nào cần thay đổi,

cải tiến

 Liệt kê tất cả các quy trình hiện tại

5)Kế hoạch ứng dụng ISO 9000

5.1.4 Xây dựng hệ thống chất lượng và tài liệu

 VIết tòan bộ tài liệu mô tả công việc của từng vị trí ; phân công lại công

việc tránh trùng lắp và theo quy trình

 Viết tài liệu mô tả chi tiết 1 ngày 1 lập trình viên phải hòan thành bao

nhiêu (tiến độ công việc).

 Tổ chức họp thống nhất các yêu cầu phát triển sản phẩm giữa lập trình

viên - tư vấn nghiệp vụ và kinh doanh (đại diện khách hàng).

 Xây dựng sổ tay mô tả yêu cầu của sản phẩm có chất lượng phải thỏa mãn

các tiêu chí: dễ sử dụng nhất - đơn giản nhất - thiết kế đẹp nhất - có nhiều tiện ích hỗ trợ người dùng nhất

 Tạo mẫu để đánh giá nghiệm thu từng phần tránh những lỗi xảy ra

5.1.5 Tổ chức thực hiện

 Phổ biến, đào tạo cho tòan thể nhân viên về ISO và các tiêu chuẩn đã xây

dựng

 HƯớng dẫn thực hiện và phân công đúng nhiệm vụ chức năng

 Thành lập phòng kiểm soát chất lượng QA; thiết kế mẫu biểu đánh giá

nghiệm thu sản phẩm

 Quy định lại cách lưu trữ dữ liệu trên máy chủ

 Thiết kế lại toàn bộ các mẫu biểu cho phù hợp

 Thống nhất dữ liệu khách hàng để quản lý chung giữa bộ phận kinh

doanh và tư vấn hỗ trợ khách hàng

5)Kế hoạch ứng dụng ISO 9000

 Cải tiến công tác đào tạo nghiệp vụ cho tư vấn viên và kiểm tra định kỳ nhằm

nâng cao nghiệp vụ của tư vấn, từ đó nâng cao dịch vụ tư vấn hỗ trợ khách

hàng, làm thỏa mãn khách hàng

 Thực hiện công tác đào tạo cho nhân viên mới tuyển dụng tối thiểu 1 tháng

ngay khi nhận

5.1.6 Đánh giá chứng nhận

 Đánh giá trước chứng nhận

 Hiện công ty đang tiến hành đánh giá, nghiệm thu và điều chỉnh 1 số quy

trình, bổ sung một số vấn đề còn thiếu đặc biệt trong công tác quản lý tài

chính các văn phòng đại diện trong khâu luân chuyển chứng từ, dữ liệu báo

cáo.

 Dự kiến năm 2011 sẽ chính thức lựa chọn tổ chức chứng nhận tiêu chuẩn

ISO 9000.

 Lựa chọn tổ chức chứng nhận

 Kế hoạch năm 2011 sẽ chính thức lựa chọn và xin chứng nhận tiêu chuẩn

ISO.

5.1.7 Duy trì

5.2 Các giải pháp phòng ngừa các nguy cơ

 Hầu hết các khâu được tự động hóa bằng phần mềm do đó sự cố xảy ra khi

bị mất điện, mất dữ liệu Do vậy cty đã xây dựng chế độ sao lưu thường

xuyên để bảo đảm an tòan dữ liệu.

 Khi nhân viên biến động hoặc tuyển nhân sự mới phải mất thời gian để đào

tạo các quy trình một cách bài bản.

6) Kết quả đạt được sau 2 năm áp dụng

6.1 Chất lượng sản phẩm

 Tất cả các sản phẩm đều được xây dựng trên cùng 1 nền công nghệ tiên tiến nhất Microsoft.NET đảm bảo

có thể kết nối, chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các sản phẩm, kế thừa được các dữ liệu cần thiết.

 Tính được chính xác thời gian hòan thành cho từng sản phẩm; từng yêu cầu cập nhật từ khách hàng.

 Giảm được tỷ lệ lỗi từ 10% xuống còn 2%.

 Tính năng của sản phẩm đuợc thiết kế dễ sử dụng hơn.

6.2 Chất lượng dịch vụ

 Tỷ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng tăng từ 83% lên 91% trong năm thứ nhất

và đang đạt 98% trong năm thứ 2.

 Tỷ lệ khách hàng bỏ sử dụng sản phẩm giảm chỉ còn 2%.

6) Kết quả đạt được sau 2 năm áp dụng

6.3 Doanh số - Nhân sự

Doanh số liên tục tăng với số liệu cụ thể như sau:

Năm 2007 49,000,000,000

Nhân sự tăng trường qua các năm:

Năm 2007 86

6) Kết quả đạt được sau 2 năm áp dụng

6.4 Hình ảnh - thương hiệu

 Hiện MISA đang là công ty hàng đầu trong việc cung cấp phần

mềm cho các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đặc biệt là lĩnh

vực quản lý tài chính kế toán.

 Là đối tác quan trọng cung cấp các giải pháp quản lý tài chính cho

các bộ ngành từ trung ương đến địa phương.

6.5 Hành chính tổ chức

 Cải tiến nhiều nhất là ở bộ phận hành chính tổ chức bằng việc

phân công lại công việc theo bảng mô tả công việc gắn với các vai

trò, trách nhiệm cụ thể giảm bớt sự chồng chéo trong công việc.

 Giảm bớt được nhân sự thừa thuyên chuyển bộ phận khác từ đó

nâng cao được năng suất tại bộ phận này.

6.6 Quản lý khách hàng

 Việc quản lý khách hàng hòan tòan tự động hóa trong các phòng

ban kinh doanh, tư vấn hỗ trợ khách hàng bằng phần mềm của

chính công ty thiết kế đó là phần mềm quản trị quan hệ khách

hàng CRM.NET 2008

 Số liệu kết nối giữa kinh doanh và tư vấn nhằm đảm bảo nhân

viên 2 bộ phận luôn nắm đuợc và giải quyết các yêu cầu của khách

hàng kịp thời.

6) Kết quả đạt được sau 2 năm áp dụng

6.7 Quản lý nhân sự

 Từ khâu đăng tuyển dụng đến công tác nhận hồ sơ, theo dõi hồ sơ

ứng viên; lên lịch phỏng vấn, theo dõi quá trình làm việc, đánh giá

chất lượng nhân sự, thành tích, thăng tiến, đều được quản lý trên

phần mềm HRM.NET 2010 do chính công ty thiết kế

 Bên cạnh đó, mỗi nhân viên đều đều có 1 file hồ sơ theo dõi chi tiết

tại phòng nhân sự

6.8 Quản lý tài chính

 Tương tự như trên, việc quản lý tài chính cũng được thực hiện bằng

phần mềm MISA SME.NET 2010, đặc biệt các văn phòng đại diện

nhập có khả năng nhập liệu trực tuyến Các hệ thống mẫu biểu về

lập kế hoạch và quản trị tài chính đều được thống nhất

7)Tài liệu tham khảo

http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/qui-trinh-xay-dung-iso-9000.1767.html

Cảm ơn Cô và các bạn đã lắng nghe