Công tác Văn phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Thương mại Quốc Đạt

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích, nhiệm vụ bài nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 3 7. Kết cấu của bài tiểu luận 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1 Một số khái niệm 4 1.1.1 Khái niệm Văn phòng 4 1.1.2 Khái niệm Quản trị 4 1.1.3 Khái niệm Quản trị văn phòng 5 1.2 Nội dung Công tác văn phòng 5 1.2.1 Công tác tổ chức của văn phòng 5 1.2.2 Nghiệp vụ của văn phòng 7 1.3 Nhiệm vụ nguyên tắc hoạt động của văn phòng 10 1.4 Vai trò của văn phòng đối với cơ quan tổ chức 11 Tiểu kết 12 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 13 2.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng công ty 13 2.1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty 13 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Công ty 14 2.1.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng công ty 15 2.2 Thực trạng về các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty 17 2.2.1 Công tác Văn thư – Lưu trữ 17 2.2.2 Công tác Tham mưu – Tổng hợp 18 2.2.3 Công tác Hậu cần 19 Tiểu kết 19 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 20 TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 20 3.1 Đánh giá 20 3.1.1 Công tác văn phòng 20 3.2 Đề xuất một số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy những ưu điểm, hạn chế nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 21 Tiểu kết 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em Những số liệu, thông tin tiểu luận hoàn toàn xác thực với nơi em khảo sát thực tế Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày sâu rộng kinh tế với xu thể phát triển xã hội, cơng tác văn phịng ngày cho thấy vị trí chiến lươcđối với hình thành phát triển quan tổ chức Hoạt động văn phòng giúp cho người đứng đầu quan thể vai trị quản lý, điều hành cơng việc quan, đồng thời quy đinh chức lĩnh vực mà quan hoạt động Nhận thấy tầm quan trọng văn phòng đồng thời muốn khảo sát tình hình thực tế ứng dụng cơng tác lý luận vào thực tiễn, văn phòng quan tổ chức Em tìm hiểu, thực khảo sát thực tế đề tài“ Công tác Văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển Thương mại Quốc Đạt Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, Khoa Văn hóa Thơng tin Xã hội, Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho em lớp học môn học Phương pháp nghiên cứu khoa học, hướng dẫn nhiệt tìnhcủa TS Lê Thị Hiền- Giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đểem hồn thành đề tài Do tầm hiểu biết suy nghĩ thân nhiều hạn chế nên nội dung tiểu luận không tránh khỏi sai sót Rất mong nhận đóng góp ý kiến từ Q Thầy Cơ giáo để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn / MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu .2 Lịch sử nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu tiểu luận CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm Văn phòng .4 1.1.2 Khái niệm Quản trị 1.1.3 Khái niệm Quản trị văn phòng 1.2 Nội dung Cơng tác văn phịng 1.2.1 Công tác tổ chức văn phòng .5 1.2.2 Nghiệp vụ văn phòng 1.3 Nhiệm vụ - nguyên tắc hoạt động văn phòng 10 1.4 Vai trò văn phòng quan tổ chức 11 Tiểu kết 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 13 2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty .13 2.1.1 Cơ cấu tổ chức công ty 13 2.1.2 Chức nhiệm vụ Văn phịng Cơng ty .14 2.1.3 Cơ chế hoạt động văn phịng cơng ty .15 2.2 Thực trạng nghiệp vụ văn phịng Cơng ty 17 2.2.1 Công tác Văn thư – Lưu trữ 17 2.2.2 Công tác Tham mưu – Tổng hợp 18 2.2.3 Công tác Hậu cần 19 Tiểu kết 19 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG 20 TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 20 3.1 Đánh giá 20 3.1.1 Cơng tác văn phịng .20 3.2 Đề xuất số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm cơng tác văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản 21 Tiểu kết 22 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .24 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TNHH ĐT PT TM Trách nhiệm Hữu hạn Đầu tư Phát triển Thương mại MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trước xu ngày hội nhập sâu rộng kinh tế nước đồng thời sớm thích nghi với bối cảnh kinh tế thị trường, kể từ sau đổi đến kinh tế Nhà nước đóng vai trị nhân tố định ảnh hưởng trực tiếp tới đời sống nhân dân đồng thời khẳng định vai trò to lớn việc xây dựng đất nước ngày giàu mạnh văn minh Bên cạnh kinh tế Nhà nước đóng vai trị chủ đạo kinh tế kinh tế tư nhân có vai trị đặc biệt thành phần kinh tế đóng góp quan trọng vào thu hút đầu tư xã hội vào kinh tế điều khẳng định việc tại: Đại hội lần thứ XII Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Việt Nam kinh tế vận hành đầy đủ, đồng theo quy luật kinh tế thị trường…; có nhiều hình thức sở hữu, nhiều thành phần kinh tế, kinh tế nhà nước giữ vai trò chủ đạo, kinh tế tư nhân động lực quan trọng kinh tế; chủ thể thuộc thành phần kinh tế bình đẳng, hợp tác cạnh tranh theo pháp luật…” Từ thấy vai trị đặc biệt kinh tế tư nhân dòng chảy phát triển đất nước, nhân tố hình thành nói nhân tố quan trọng định thành bại quan tổ chức người.Cụ thể cơng tác tổ chức điều hành quản lý quan q trình hoạt động cơng tác văn phịng Nhằm làm rõ tìm hiểu tình hình thực tế quan đơn vị khối doanh nghiệp tư nhân em chọn cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt làm đề tài nghiên cứu để học hỏi kinh nghiệm cho thân đồng thời trưởng thành công việc thân sau trường 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác Văn phịng Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Phạm vi nghiên cứu : Tình hình cơng tác Văn phịng quan tổ chức nói chung Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt nói riêng Nội dung : Tập chung nghiên cứu xoay quanh Công tác văn phịng Cơng ty Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận cơng tác văn phịng thực trạng, tổ chức, quản lý thực quy chế hoạt động quan nay, tìm ưu điểm hạn chế trình tổ chức hoạt động quan nhằm phù hợp yêu cầu kinh tế thị trường xã hội chủ Từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Nhiệm vụ nghiên cứu : Để thực mục tiêu nghiên cứu đặt ra, tiểu luận tập trung giải nhiệm vụ chủ yếu sau : - Khảo sát thực tế triển khai thực quy chế hoạt động Văn phịng từ đánh giá thực trạng - Đề xuất phương hướng giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Lịch sử nghiên cứu Văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng quan.Hoạt động văn phòng giúp cho thủ trưởng quan thực đươc chức quản lý, điều hành công việc nội quan quy định chức nhiệm vụ quan tổ chức Hoạt động văn phịng ln gắn bó mật thiết với trình thành lập phát triển quan tổ chức nên điều khẳng định qua kỳ đại hội Đảng đồng thời có nhiều nhà nghiên cứu thảo luận đưa quan điểm vấn đề kể tới : Đảng Cộng sản Việt Nam: Văn kiện Hội nghị lần thứ VIII, BCH TW Đảng khóa VII.NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1995 Nguyễn Hữu Thân (1998), “ Quản trị hành văn phịng”, NXB Thống kế Tp Hồ Chí Minh Vương Hồng Tuấn (2000), “ Kỹ nghiệp vụ văn phịng”, NXB Trẻ Tp Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu Để thực triển khai mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, đề tài dựa phương pháp luận chủ nghĩa Mác – Lê nin, chủ trương, đường lối Đảng, pháp luật Nhà nước quy định lĩnh vực Sử dụng tổng hợp số phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp, tổng kết thực tiễn Đóng góp đề tài Từ kết đề tài nghiên cứu đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công ty nói riêng quan tổ chức nói chung Kết nghiên cứu góp phần thúc đẩy nâng cao chất lượng đội ngũ cán công nhân viên Công ty, đồng thời cải thiện môi trường làm việc rút ngắn thời gian giải cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu kinh doanh mà Công ty đề Kết cấu tiểu luận Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn chia làm Chương : Chương Cơ sở lý luận cơng tác Văn phịng Chương Thực trạng cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Chương Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng phịng Công ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm Văn phịng Hiện có nhiều quan niệm khác “văn phịng” Các nhà chun mơn nhà nghiên cứu tiếp nhận văn phòng theo nhiều phương diện khác Tuy nhiên tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương diện “ tổ chức”, phương diện “ chức năng” văn phòng Theo phương diện “tổ chức” văn phịng hiểu theo tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), “Kỹ nghiệp vụ văn phòng”, Nxb Trẻ TPHCM Văn phòng phận cấu thành, giúp việc quan tổ; Như theo quan điểm tất phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức gọi văn phòng Theo phương diện chức văn phịng hiểu phận phụ trách công việc văn thư hành quan theo “Từ điển Tiếng việt” (1997), NXB Khoa học xã hội, Hà Nội Theo phương diện văn phịng phận phụ trách công việc văn thư giấy tờ quan, tổ chức Từ quan điểm ta có cách hiểu chung văn phịng: Văn phòng phận cấu thành , giúp việc quan, tổ chức doanh nghiệp mà diễn hoạt động cơng tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng nơi giao tiếp, thu nhận xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo công tác quản lý đảm bảo công tác hậu cần cho quan tổ chức 1.1.2 Khái niệm Quản trị Hiện có nhiều quan điểm khác Quản trị như: Quản trị hoạt động quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức, đơn vị Quản trị q trình hồn thành công việc thông qua người khác Quản trị hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm sốt cơng việc người nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị trình hoạt động nhằm phối hợp công việc thành viên tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức Từ khái niệm ta hiểu cách chung quản trị : Quản trị q trình tác động có tổ chức, có định hướng có mục đích chủ thể quản trị lên đốt tượng quản trị nhằm sử dụng hiệu điều kiện hội tổ chức để đạt mục tiêu đề tổ chức 1.1.3 Khái niệm Quản trị văn phòng Từ khái niệm Quản trị ta thấy rõ vị trí tầm quan trọng hoạt động quan tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung quan Nhằm phối hợp tạo mối liên hệ chặt chẽ nghiệp vụ soạn thảo văn bản, cơng tác văn thư – lưu trữ… nhằm hồn thành mục tiêu chung quan tổ chức, hoạt động văn phòng cần phối hợp cách khoa học để đồng quy định Nhà nước, quy trình quan Vậy ta khái qt quản trị văn phịng sau : Quản trị văn phòng lĩnh vực thuộc quản trị nói chung liên quan tới việc tổ chức điều hành phối hợp công việc văn phịng nhằm xử lý thơng tin phục vụ hoạt động quản lý quan hướng tới mục tiêu chung tổ chức 1.2 Nội dung Công tác văn phịng 1.2.1 Cơng tác tổ chức văn phịng Cơng tác nhân - tổ chức cán Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp nào.Vì hoạt động nhân cần gắn với quy trình quản lý vận hành quan tổ chức Quản trị nhân lực công tác quản lý người phạm vi nội tổ chức, đối xử tổ chức người lao động Nói cách khác QTNL chịu trách nhiệm việc đưa người vào tổ chức giúp cho họ thực công việc, thù lao cho sức lao động họ giải vấn đề phát sinh Quản trị nhân lực đóng vai trị trung tâm việc thành lập tổ chức giúp cho tổ chức tồn phát triển thị trường.Tầm quan trọng quản trị nhân xuất phát từ vai trò quan trọng người Con người yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức định thành bại tổ Tổ chức thực công tác vệ sinh môi trường làm việc quan; Tổ chức thực công tác y tế, chăm lo đời sống cán quan; 1.3 Nhiệm vụ - nguyên tắc hoạt động văn phòng Trong quan tổ chức cá nhân phụ trách công việc nhiệm vụ riêng nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đề quan, tổ chức Để thực nhiệm vụ người phải có quyền hạn đinh hiểu rõ công việc Văn phịng để hồn thành nhiệm vụ phận, người văn phịng có quyền hạn nhiệm vụ riêng Văn phịng hoạt động theo ngun tắc hành (Thủ trưởng lãnh đạo) Lãnh đạo văn phòng người đứng đầu văn phịng quản lý tồn cán hoạt động văn phịng : Lãnh đạo văn phịng có quyền giao, ủy quyền cho cấp phận văn phòng; Lãnh đạo văn phòng quản lý cán bộ, nghiệp vụ văn phòng theo quy định pháp luật, quan đơn vị; Cấp phận trực thuộc văn phòng phải tuân thủ quản lý, đạo lãnh đạo văn phịng, có quyền thực nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao; Cấp phận văn phòng thực quy định hướng dẫn nghiệp vụ lãnh đạo phòng; Trưởng phận văn phòng người trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng việc thực nhiệm vụ phận mình, người quản lý giao quyền cho cán nhân viên phận mình; Mỗi nhân viên, cán văn phịng chịu quản lý trưởng phận, lãnh đạo văn phòng; thực nhiệm vụ giao theo đạo trưởng phận lãnh đạo văn phòng; thực quy định pháp luật, quan đơn vị; Ngoài việc thực triển khai tốt chức văn phòng phải thực số nhiệm vụ: 10 Tổ chức xây dựng máy văn phòng Tổ chức xây dựng thực quy chế hoạt động quan; Tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch công tác quan; Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan; Tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ quan; Thẩm định văn hình thức nội dung quan ban hanh; Tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho quan; Tổ chức phục vụ hội họp quan; Tổ chức phục vụ chuyến công tác lãnh đạo quan; Tổ chức thực công tác bảo vệ cho quan; Tổ chức thực công tác vệ sinh, môi trường làm việc quan; Tổ chức thực công tác y tế chăm lo đời sống cán quan; Thực nghiệp vụ lễ tân khánh tiết; Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại; Quản lý khoản văn phòng; Do đặc thù mơ hình, tính chất hoạt động quan, tổ chức mà văn phịng cịn có nhiệm vụ cụ thể khác tùy thuộc vào quan tổ chức 1.4 Vai trị văn phịng quan tổ chức Qua tìm hiểu nguyên tắc hoạt động cấu tổ chức văn phịng ta nhận thấy vai trị quan trọng văn phòng quan tổ chức, doanh nghiệp: Tạo điều kiện phát triển tốt cho quan doanh nghiệp tổ chức; Nâng cao suất hiệu làm việc quan; Rút ngắn thời gian giải thủ tục quy trình cơng việc từ tiết kiệm chi phí cho quan; Cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho lãnh đạo hoạt động quản lý; Phát huy tối đa nguồn lực sẵn có quan; 11 Tăng cường khả kiểm soát đảm bảo cho hoạt động quan tổ chức; Tiểu kết Trong chương em tìm hiểu sở lý luận tham khảo quy định nhà nước hoạt động văn phịng để làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt chương 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty Cơng ty TNHH Đầu tư& Phát triển Thương mại Quốc Đạt cơng ty nhựa hàng đầu Việt Nam có nhiều năm kinh nghiệm, với bề dày lịch sử phát triển, chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập hạt nhựa nguyên sinh Từ thành lập công ty thiết lập mạng lưới mối quan hệ vững với tập đoàn sản xuất, nhà máy, công ty đại lý phân phối ngồi nước Từ cơng ty thành lập đến văn phịng cơng ty ln phận quan trọng giúp việc cho Ban lãnh đạo cơng ty q trình xây dựng phát triển công ty ngày lên Hoạt động văn phịng Cơng ty hoạt động theo ngun tắc Thủ trưởng lãnh đạo hoạt động cấp truyền đạt nhiệm vụ cụ thể mang tính hoạch định trình trình sản xuất kinh doanh Công ty 2.1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty Cơ cấu tổ chức Văn phịng chỉnh thể gồm phận khác có mối quan hệ phụ thuộc lẫn chun mơn hóa, giao trách nhiệm, quyền hạn định bố trí thành cấp nhằm thực chức nhiệm vụ văn phòng Do đặc trưng quy mơ, tính chất hoạt động mơ hình Cơng ty nên tên Bộ phận, Phịng ban khác tên gọi đảm bảo u cầu q trình hoạt động cơng ty Phịng Giám đốc Phịng Hành – Tổng hợp Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn 13 Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty GIÁM ĐỐC P.Hành Tổng hợp Phịng Kinh doanh Phịng Kế tốn 2.1.2 Chức nhiệm vụ Văn phịng Cơng ty Văn phịng cơng ty nói chung có nhiều nhiệm vụ nhằm đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động điều hành quản lý Ban Lãnh đạo công ty, để thực tốt nhiệm vụ văn phịng cơng ty cần đảm bảo thực tốt hai chức Tham mưu – Tổng hợp, Hậu cần nhiệm vụ khác cấp giao phó Văn phịng cơng ty có nhiệm vụ Tham mưu cho Giám đốc công ty mặt hoạt động đóng góp ý kiến cho việc xây dựng phát triển công ty ngắn - trung dài hạn nhằm đưa công ty sớm đạt mục tiêu mà Ban Giám đốc công ty đề Từ nâng cao vị doanh nghiệp khẳng định vị với đối tác ngồi nước đồng thời góp phần cải thiện đời sống cán cơng nhân viên cơng ty Ngồi cơng tác Tham mưu – tổng hợp văn phòng cần thực tốt nhiệm vụ Hậu cần nhằm đảm bảo trì hoạt động quan đồng thời xử lý đảm nhiệm nhiệm vụ mà cấp giao phó : hoạt động tiếp khách, đối tác quan nhằm xây dựng hình ảnh thân thiện nhiệt huyết quan Nhằm đảm bảo chuẩn hóa quy trình xử lý cơng việc cách khoa học hiệu tiết kiệm thời gian thẩm quyền giải cơng việc văn phịng 14 cần thường xuyên cập nhật quy định Nhà nước hoạt động văn phịng nhằm chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ đồng thời thường xuyên cử cán chuyên trách ( Trưởng phòng, … ) tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ từ góp phần nâng cao nghiệp vụ xử lý vấn đề, công việc trình hoạt động quan thời gian nhanh Các hoạt động nêu đảm bảo đầy đủ thực tốt giúp ích nhiều q trình điều hành Lãnh đạo công ty, đồng thời đưa định sáng suốt nhằm đưa công ty ngày phát triển lên đạt dấu mốc quan trọng trình phát triển hội nhập với kinh tế nước nhà 2.1.3 Cơ chế hoạt động văn phịng cơng ty Trong mơ hình cơng ty văn phịng cơng ty nói chung phịng ban liên quan nói riêng hoạt động theo nguyên tắc hành (Thủ trưởng lãnh đạo) – chế độ thủ trưởng Điều thể việc người đứng đầu công ty (Giám đốc) quản lý đạo toàn nhân viên hoạt động chung tồn cơng ty xun suốt q trình hoạt động Lãnh đạo Công ty (giám đốc) trực tiếp giao nhiệm vụ cho Phòng – Ban, phận cơng ty đứng đầu Trưởng phịng, trưởng phận Lãnh đạo cấp phịng có quyền giao nhiệm vụ cụ thể trực tiếp cho nhân viên trực thuộc phận quản lý Lãnh đạo văn phịng cơng ty trực tiếp quản lý đội ngũ cán bộ, nhân viên, nghiệp vụ văn phòng theo quy định nhà nước pháp luật Trưởng Phòng ban, phận trực tiếp chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo quan tình hình triển khai thực nhiệm vụ mà Lãnh đạo cơng ty giao phó Nhân viên, cán cấp trực thuộc Phòng ban, phận công ty phải chịu quản lý, tuân thủ quy đinh nhà nước pháp luật nói chung quy chế hoạt động quan nói riêng; Nhằm chuẩn hóa quy trình hoạt động quan Lãnh đạo cơng ty đề quy chế hoạt động cho văn phịng cơng ty nói chung tất phịng ban nói riêng 15 Quy chế hoạt động Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Thương mại Quốc Đạt: Điều 1.Chấp hành đường lối Đảng, pháp luật Nhà nước, chấp hành phân công điều động Lãnh đạo công việc.Thực trách nhiệm quyền hạn lãnh đạo giao phó Điều 2.Đi làm giờ, khơng làm việc riêng làm việc, có việc bận, nghỉ cần báo cáo xin phép Lãnh đạo.Nghiêm cấm trường hợp nghỉ không thông báo trước Điều 3.Thực nghiêm túc quy định phòng cháy – chữa cháy, đảm bảo an tồn lao đơng Điều 4.Nghiêm cấm sử dụng loại vũ khí vật liệu nổ, dễ cháy hóa chất độc hại đến quan Điều 5.Nghiêm cấm hút thuốc, sử dụng rượu bia, chất kích thích, chơi cờ bạc nơi làm việc Điều 6.Trang phục làm việc phải gọn gàng lịch phù hợp với cơng việc, có tác phong làm việc chun nghiệp, tôn trọng công việc, tôn trọng đồng nghiệp người xung quanh Điều 7.Không gây rối trật tự làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc quan Điều 8.Bảo quản sử dụng mục đích trang thiết bị quan khơng di chuyển mang vác ngồi cơng ty khơng có đồng ý từ Lãnh đạo quan Điều Giữ gìn vệ sinh chung khu vực làm việc cá nhân, kết thúc công việc dọn dẹp gọn gàng nơi làm việc cá nhân Điều 10 Không tiết lộ thông tin, hồ sơ, tài liệu nội cơng ty cho người ngồi chưa đồng ý từ Lãnh đạo quan Việc đề quy chế làm việc cho quan góp phần nâng cao lực Lãnh đạo đồng thời quản lý sử dụng hợp lý nguồn nhân lực vật lực Cơng ty từ nâng cao suất lao động hoàn thành mục tiêu chung toàn Công ty 16 Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng: CHÁNH VĂN PHỊNG Bộ phận Tổng Hợp Bộ phận Nhân Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận Quản trị 2.2 Thực trạng nghiệp vụ văn phịng Cơng ty 2.2.1 Cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công tác văn thư quan phận chuyên trách xử lý phịng Hành – Tổng hợp nhằm đảm bảo quy định pháp luật Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ quan, đồng thời đảm bảo quy trình giải nhanh công việc nhằm đảm bảo thông suốt hoạt động cho phịng ban cơng ty Các loại văn đến công ty sau phậnLễ tân tiếp nhận chuyển cho phận Văn thư tiếp nhận làm thủ tục theo quy định văn đến quan từ văn thư vào chức nhiệm vụ phòng ban chuyển đến phận chuyên trách để xử lý có gửi đích danh chuyển tới cá nhân người nhận Đối với văn quan: loại hợp đồng, hóa đơn, chứng từ cần chuyển phận Văn thư tập hợp vào cuối làm việc sau làm thủ tục phát hành văn theo quy định sau chuyển cho chuyển phát (bưu điện)đến gửi tới đối tác, quan, cá nhân tổ chức nhận Đối văn ban hành nội quan phận Văn thư tiếp nhận văn từ phịng Hành từ làm thủ tục phát hành theo quy trình theo quy định Nhà nước cơng tác Văn thư – Lưu trữ Văn hình thành trình hoạt động quan sau giải xong đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan phận văn thư xếp bổ sung hồ sơ chỉnh lý hồ sơ để nộp vào Lưu trữ quan 17 nhằm hồn tất q trình nhiệm vụ chun trách đơn vị 2.2.2 Cơng tác Tham mưu – Tổng hợp Một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu vơ số nhiệm vụ Văn phịng công tác Tham mưu – Tổng hợp nhằm đưa ý kiến đánh giá, mang tính xây dựng nhằm giúp Lãnh đạo Cơng ty có nhìn tổng quát chiến lược quy mô hoạt động tổ chức máy doanh nghiệp để từ đề mục tiêu chế phù hợp với xu phát triển chung toàn xã hội Theo dõi tình hình hoạt động quan, doanh nghiệp lĩnh vực việc thực chủ trương, nghị Đảng, Nhà nước, tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt, tình hình thực nội quy, quy chế, tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi, tình hình nhân sự, cán bộ,kết kinh doanh, cơng tác đảm bảo an toàn, PCCC… Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ đột xuất trình lãnh đạo mặt công tác.Đặc biệt báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh, vấn đề hạn chế, vướng mắc q trình hoạt động Cơng ty Xây dựng quy chế làm việc quy định khác (hợp đồng lao động, nội quy làm việc, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…) Cập nhật văn quy phạm pháp luật liên quan tới cơng tác hành chính, quản lý, báo cáo Lãnh đạo quy định dự thảo sửa đổi quy định, quy chế Công ty nhằm phù hợp với thay đổi pháp luật Tham mưu cho Lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn Công ty ban hành pháp luật, quy định Theo dõi công tác nhân sự, Tham mưu cho Lãnh đạo công tác đánh giá, xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự.Tham mưu tổ chức thực công tác thi đua – khen thưởng Công ty Tổng hợp ý kiến, kiến nghị đề xuất Đơn vị, Phòng ban đối tác, khách hàng Tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý Xây dựng Chương trình, kế hoạch làm việc, soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua quan, tổ chức 18 Nghiên cứu Tham mưu cho lãnh đạo công tác cải cách hành chính, xây dựng tổ chức thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 2.2.3 Cơng tác Hậu cần Ngồi cơng tác Tham mưu – Tổng hợp văn phòng nhiệm vụ vơ quan trọng khác cơng tác Hậu cần nhằm đảm bảo hoạt động cho phòng ban Công ty đảm bảo yêu cầu thực tiễn công việc Hiện công tác Công ty thực theo đề xuất Phịng, Ban cơng ty đồng thời đại hóa, bảo quản sử dụng mục đích trang thiết bị văn phịng Để thực tốt cơng việc này, văn phòng đãTham mưu cho Lãnh đạo việc xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc tài sản khác phục vụ cho hoạt động tồn Cơng ty Ngồi văn phịng cịn cầnđảm bảo cơng tác Lễ tân, Khánh tiết, an ninh, an tồn thăm hỏi động viên cán công nhân viên ốm đau bệnh tật… công việc mà Văn phịng tiến hành thực thường xun Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường quan, doanh nghiệp; xếp, bố trí nơi làm việc cho đơn vị, phòng ban Chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội nghị, lễ hội, kiện quan, doanh nghiệp Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch lãnh đạo phê duyệt Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo nhu cầu cơng việc đơn vị, phịng ban Tiểu kết Trong chương em tìm hiểu Thực trang cơng tác văn phịng cơng ty làm tiền đề đưa giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phịng cơng ty phát huy tối đa mặt đạt đồng khắc phục mặt tồn Chương 19 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 3.1 Đánh giá 3.1.1 Cơng tác văn phịng * Ưu điểm Nhân viên văn phịng cơng ty người có trình độ chun mơn, say mê, sáng tạo cơng việc,thực tốt vai trị tham mưu cho lãnh đạo hoạt động văn phịng ln giải cách nhanh chóng hiệu Việc chấp hành nội quy ,tác phong làm việc, quy chế quan thời gian làm việc thực nghiêm túc chức năng, nhiệm vụ có thái độ làm việc tích cực, hăng say công việc Luôn làm tốt công tác đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo phịng ban phận cơng ty Cơng tác văn thư công ty thực cách khoa học xác, ln cập nhật văn bản, quy định quan chủ quản ban hành Bộ phận văn thư chịu khó học hỏi kinh nghiệm công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Công tác văn thư giải theo kiểu tập trung, thuận tiện cho việc quản lý, bảo quản tra tìm tài liệu dễ dàng Cơng tác văn thư ln giải nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ xác làm tiết kiệm thời gian công sức tăng hiệu công việc *Nhược điểm Trong q trình hoạt động văn phịng công ty đạt nhiều ưu điểm, bên cạnh cịn số mặt hạn chế cần khắc phục: Mặc dù đầu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc hư hỏng đột xuất thời gian sửa chữa kéo dài dẫn đến xuất làm việc phòng ban Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư cịn số hạn chế 20 cần khắc phục để cơng tác ngày làm việc có hiệu như: - Nhiều văn ban hành cịn mắc số sai xót, việc chuyển giao hợp đồng, văn đến đối tác đơi cịn thất lạc gây thời gian giải 3.2 Đề xuất số giải pháp, khuyến nghị nhằm phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm công tác văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản Như nói, văn phịng lĩnh vực quan trọng quan tổ chức nói chung Công ty TNHH ĐT PT TM Quốc Đạt nói riêng Vì cần có nỗ lực, cố gắng, nhiệt tình với cơng việc cá nhân, tập thể quan hoàn thành cơng việc ngày tốt Qua q trình nghiên cứu, em xin có số đề xuất thân mong góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm quan: Về công tác văn thư Tuyển dụng thêm nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư Phát huy khả nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp Theo dõi kiểm tra kiểm soát việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, cơng chức cácphịng, ban liên quan từ cách trình bày văn thể thức đến việc dập ghim cho nhìn vào văn cần đảm bảo yếu tố nội dung hình thức văn Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng thất lạc văn đơn vị chuyển phát Về đội ngũ cán bộ, công chức Nhân viên công ty phải đầu gương mẫu, ý thức chủ động hoàn thiện đổi công việc, nâng cao trách nhiệm lĩnh nghề nghiệp để phục vụ tốt cho nhân dân Cần trẻ hóa đội ngũ nhân viên văn phịng để phù hợp với bước phát triển khoa học công nghệ, bắt kịp xu tồn cầu hóa 21 Để văn phịng hoạt động tốt cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ văn phòng phận văn phịng định người có thẩm quyền ký Xây dựng quy chế hoạt động văn phòng phận văn phòng Trên số giải pháp đưa sau trình nghiên cứu đề tài, mong đề xuất đưa vào áp dụng giải vân đề tồn thực tế công việc Tiểu kết Chương đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng tạiCơng ty TNHH ĐT PT TM Quốc Đạt Những ý kiến đưa quan điểm cá nhân để áp dụng phù hợp với tình hình Cơng ty Tuy nhiên đề xuất cịn cần ban Lãnh đạo cơng ty xem xét để có phương án triển khai cho phù hợp với tình hình Công ty 22 KẾT LUẬN Tuy công ty thành lập chưa lâu trải qua nhiều khó khăn thử thách công ty thành lập kinh tế thị trường tồn cầu hóa bắt đầu hình thành, vượt qua khó khăn trình mở rộng sản xuất kinh doanh vào ổn định phát triển tìm dược chỗ đứng thị trường khẳng định dược niềm tin với đối tác Để đạt thành tựu bên cạnh việc ý đầu tư trang thiết bị đại cịn làm nên hoạt động hiệu phòng ban Cơng ty Có thể nói cấp quản trị Công ty tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ đội ngũ nhân viên có lực khả thích ứng cao hỗ trợ đắc lực để Công ty phát triển ngày hôm Tuy thời điểm cấu tổ chức khơng phải hồn hảo góp phần khơng nhỏ đưa Cơng ty vượt qua thử thách đứng thị trường Và để phát triểm nữa, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đạt cho tất phận Công ty phải xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phối hợp nhịp nhàng 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (2009), giáo trình “Nghiệp vụ cơng tác văn thư”, NXB Giao thông vận tải 2.Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng năm 2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn Nguyễn Hữu Thân (1998), “ Quản trị hành văn phịng”, NXB Thống kế Tp Hồ Chí Minh Vương Hồng Tuấn (2000), “Kỹ nghiệp vụ văn phòng”, Nxb Trẻ, TPHCM PGS Vương Đình Quyền (2005),“Lý luận phương pháp cơng tác văn thư",NXB Đại học Quốc Gia http://nhuaquocdat.vn/ 24 ... trạng cơng tác văn phịng cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt chương 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI QUỐC ĐẠT 2.1 Tổ chức... trạng cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Chương Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn phịng phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt CHƯƠNG... Cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt Phạm vi nghiên cứu : Tình hình cơng tác Văn phịng quan tổ chức nói chung Cơng ty TNHH Đầu tư & Phát triển Thương mại Quốc Đạt