LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển của đất nước công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp cũng ngày một phát triển và có vai trò quan trọng. Trong điều hành hoạt động của mỗi tổ chức, cơ quan hành chính nhà nước đó là một bộ phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo cơ quan. Bộ phận văn phòng được hình thành để giúp thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý điều hành các hoạt động của huyện và tham mưu tổng hợp. Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Đặc biệt trong giai đoạn nhà nước đang thực hiện chủ trương đổi mới và cải cách nền hành chính thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính thực hiện cơ chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “văn phòng không giấy” áp dụng công nghệ thông tin trong các văn phòng ngày càng phát triển, do vậy yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công tác văn phòng đang ngày càng phát triển trong các cơ quan và đã khẳng định được vị trí quan trọng không thể thiếu trong các cơ quan. Văn phòng thực hiện các mối quan hệ, giao dịch, trao đổi công việc trong và ngoài cơ quan,văn phòng thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo, điều hành, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan do vậy hoạt động của văn phòng là yếu tố then chốt góp phần vào thành công và phát triển của cơ quan đơn vị. Thực tập có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên ở bậc Đại học, Cao đẳng. Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn, gắn kết giữa Nhà trường và xã hội. Sinh viên được rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, củng cố được kiến thức đã học. Đồng thời, nâng cao được kiến thức chuyên môn đối với ngành Quản trị văn phòng để từ đó giúp sinh viên có thêm ý thức trách nhiệm và hình thành cho mình một phong cách làm việc của một người cán bộ chuyên về công tác Quản trị văn phòng trong tương lai. Được sự đồng ý của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã đi thực tập Văn phòng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa và được trang bị những kiến thức của ngành Quản trị văn phòng để áp dụng vào thực tế. Chính vì vậy mà nó đã giúp em nắm vững được chuyên môn, nghiệp vụ cũng như các lĩnh vực khác trong cơ quan. Khoảng thời gian thực tập tuy không dài nhưng đã để lại cho em ấn tượng sâu sắc bởi sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô trong Khoa. Qua quá trình thực tập em đã được làm quen và tiếp cận với công việc của một cán bộ văn phòng. Đồng thời đây còn là thời gian để em tích lũy được kiến thức thực tế đầy bổ ích. Nhằm nâng cao hơn nữa đích đề ra và tổng kết những kết quả đạt được trong quá trình đi thực tập tại Văn phòng Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin trình bày bài báo cáo kết quả thực tập tốt nghiệp theo trình tự như sau: Lời nói đầu. Chương I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI. Chương II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Chương III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần phụ lục. Do vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Kính mong thầy cô giáo trong trường đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn
LỜI NÓI ĐẦU Cùng với phát triển đất nước cơng tác văn phòng c quan, tổ chức, đơn vị nghiệp ngày phát triển có vai trò quan trọng Trong điều hành hoạt động tổ chức, quan hành nhà nước phận đắc lực giúp việc cho lãnh đạo c quan Bộ phận văn phòng hình thành để giúp thủ trưởng quan việc quản lý điều hành hoạt động huyện tham m ưu tổng h ợp Xây dựng văn phòng vững mạnh yếu tố quan trọng đ ể giúp c quan tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Đặc biệt giai đoạn nhà nước thực chủ trương đổi cải cách hành th ực đơn giản hóa thủ tục hành thực chế “một cửa”, “chính phủ điện tử” hay “văn phòng khơng giấy” áp dụng cơng ngh ệ thơng tin văn phòng ngày phát triển, yêu cầu nâng cao hi ệu hoạt động quan nhà nước ngày tr nên quan trọng hết Cơng tác văn phòng ngày phát tri ển quan khẳng định vị trí quan trọng khơng th ể thiếu quan Văn phòng thực mối quan hệ, giao dịch, trao đổi cơng việc ngồi quan,văn phòng thực nhiệm vụ lãnh đ ạo, điều hành, tham mưu cho lãnh đạo quan hoạt động văn phòng yếu tố then chốt góp phần vào thành cơng phát triển c quan đ ơn v ị Thực tập có vai trò quan trọng chương trình đào t ạo sinh viên bậc Đại học, Cao đẳng Quá trình thực tập giúp sinh viên rút ng ắn khoảng cách lý thuyết thực tiễn, gắn kết Nhà tr ường xã hội Sinh viên rèn luyện kỹ nghiệp vụ, củng cố ki ến th ức học Đồng thời, nâng cao kiến thức chun mơn đối v ới ngành Quản trị văn phòng để từ giúp sinh viên có thêm ý th ức trách nhiệm hình thành cho phong cách làm việc người cán chuyên cơng tác Quản trị văn phòng tương lai Được đồng ý Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em th ực tập Văn phòng Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại h ọc Nội vụ Hà Nội Là sinh viên thực tập tốt nghiệp cuối khóa trang bị kiến thức ngành Quản trị văn phòng đ ể áp dụng vào th ực t ế Chính mà giúp em nắm vững chun mơn, nghiệp v ụ lĩnh vực khác quan Khoảng th ời gian th ực t ập không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc giúp đ ỡ, bảo tận tình thầy, Khoa Qua q trình th ực t ập em đ ược làm quen tiếp cận với công việc cán văn phòng Đồng th ời thời gian để em tích lũy kiến th ức th ực tế đ ầy b ổ ích Nhằm nâng cao đích đề tổng kết kết đạt trình thực tập Văn phòng Đồn niên Cộng sản Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin trình bày báo cáo kết thực tập tốt nghiệp theo trình tự sau: Lời nói đầu Chương I: KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Chương II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN Chương III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Phần phụ lục Do vốn kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo c em nhiều thiếu sót Kính mong thầy giáo tr ường đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Nguyễn Hồng Duy CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Vài nét trình hình thành phát triển Trường ĐHNV Hà Nội Địa chỉ: 36 Xuân La, phường Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội Điện thoại: (04)3.753.3659 – 3.753.2864 Fax: (04)3.753.2955 Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn th ư, l ưu tr ữ c quan nhà nước Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà tr ường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ ch ức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quy ết định số 50/TCCB-VP v ề việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn th Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc ển sinh, tiếp nhận giáo viên có chun mơn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán b ộ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công ch ức ngành đất nước Tiếp theo việc định chuyển Trường Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn th Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, vi ệc đ ổi tên Trường tạo điều kiện đa dạng hố loại hình đào t ạo, m r ộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu tr ữ Trung ương I T Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi m ới thành l ập, nhiên tên gọi khơng làm ảnh hưởng đến q trình đào tạo s ự phát triển Nhà trường Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung h ọc Văn th L ưu tr ữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà n ước v ề giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt đ ộng theo điều l ệ Trường Cao đẳng Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu tr ữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy ết định số 749/QĐ-TTg đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNVTCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm th ủ t ục đ ể thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành l ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào t ạo có Tờ trình số 277/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê ệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn b ản s ố 1160/TTg-KGVX đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội v ụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường ĐHNV Hà Nội sau: Vị trí, chức Trường ĐHNV Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thu ộc h ệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ ch ức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại h ọc lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan, h ợp tác qu ốc tế, nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công ngh ệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường ĐHNV Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu có tài khoản riêng kho bạc nhà n ước ngân hàng Trường ĐHNV Hà Nội đặt trụ sở Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển Trường qua t ừng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành ngh ề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới tính, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà n ước có th ẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh quản lý người học Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy đ ịnh pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đ ầu t xây d ựng c s vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho ho ạt động giáo dục theo quy định pháp luật Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, đ ại hóa Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học ph ục vụ ngành đào tạo Trường nhu cầu xã hội Phối hợp với gia đình người học, tổ ch ức, cá nhân ho ạt động giáo dục đào tạo Tổ chức cho công chức, viên chức người học tham gia hoạt động phù hợp với ngành đào tạo nhu cầu xã h ội Tự đánh giá chất lượng giáo dục chịu kiểm định chất l ượng giáo dục quan có thẩm quyền; xây dựng phát triển hệ th ống đảm bảo chất lượng Nhà trường; tăng cường ều ki ện đảm b ảo chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo Nhà tr ường Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, ứng dụng, phát triển chuyển giao công nghệ; tham gia giải vấn đề kinh tế - xã h ội địa phương đất nước, thực dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật Liên kết với tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, th ể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất l ượng giáo d ục đào tạo, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài cho Nhà trường Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuy ển nhượng kết hoạt động khoa học công nghệ, công bố kết hoạt đ ộng khoa học cơng nghệ; bảo vệ lợi ích Nhà nước xã h ội, quy ền l ợi ích hợp pháp cá nhân hoạt động đào tạo, khoa học công ngh ệ Nhà trường Được Nhà nước giao cho thuê đất, giao cho thuê c s vật chất; miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định pháp lu ật Chấp hành pháp luật giáo dục; thực xã hội hóa giáo dục Giữ gìn, phát triển di sản sắc văn hóa dân tộc Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật quy chế làm việc Bộ Nội vụ Tổ chức thực hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật Thực chế độ báo cáo Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nước hoạt động Trường theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao Cơ cấu tổ chức a, Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường ĐHNV Hà Nội (Phụ lục 1) b, Cơ cấu tổ chức Trường ĐHNV Hà Nội Cơ cấu tổ chức gồm có: Ban Giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Q.Hiệu trưởng - PGS.TS Nguyễn Bá Chiến Phó hiệu trưởng – TS Hà Quang Ngọc Phó hiệu trưởng – PGS.TS Nguyễn Minh Phương Hội động khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: +Phòng Quản lý đào tạo +Phòng Tổ chức cán +Phòng Hành - tổng hợp +Phòng Kế hoạch - tài +Phòng Quản trị thiết bị +Phòng Khảo thí đảm bảo chất lượng +Phòng Quản lý khoa học sau đại học +Phòng Phòng hợp tác quốc tế +Phòng Cơng tác sinh viên Các khoa: +Khoa Tổ chức xây dựng quyền +Khoa Tổ chức quản lý nhân lực +Khoa Hành học +Khoa Văn thư - lưu trữ +Khoa Quản trị văn phòng +Khoa Văn hóa - thơng tin xã hội +Khoa Nhà nước pháp luật +Khoa Khoa học trị +Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Các tổ chức khoa học - công nghệ dịch vụ +Viện nghiên cứu phát triển Trường ĐHNV Hà Nội +Trung tâm tin học +Trung tâm ngoại ngữ +Trung tâm Thông tin thư viện +Tạp chí Đại học Nội vụ +Ban quản lý Kí túc xá Cơ sở đào tạo trực thuộc +Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề +Cơ sở ĐHNV Hà Nội Miền Trung +Cơ sở ĐHNV Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh Đảng Trường ĐHNV Hà Nội Cơng đồn Trường ĐHNV Hà Nội Đồn TNCS Hồ Chí Minh Trường ĐHNV Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác II Chức năng, nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường ĐHNV Hà Nội Chức Tham mưu cho Đảng Ủy – Ban giám hiệu Trường nội dung, biện pháp đạo cơng tác Đồn phong trào niên Tr ường ĐHNV Hà Nội Lãnh đạo, đạo, hướng dẫn Đoàn sở chi Đoàn tr ực thuộc xây dựng chương trình hành động phù hợp với ch ủ tr ương Đảng Ủy Đoàn cấp trên, phù hợp với nhu cầu đáng c Đồn viên niên đơn vị Tổ chức hoạt động cho toàn thể Đoàn viên niên trường ĐHNV Hà Nội Qua đó, góp phần giáo dục lý t ưởng cách mạng, rèn luy ện nhân cách, Nhà trường đào tạo trí th ức trẻ v ừa ‘h ồng’, v ừa ‘chuyên’ Giáo dục trị tư tưởng đại diện, chăm lo, bảo v ệ quy ền l ợi hợp pháp đoàn viên, niên nhà trường; Đồn lực lượng nòng cốt hoạt động phong trào c nhà trường (văn nghệ, thể thao, tình nguyện, tự quản…) Hoạt động nghiệp vụ xây dựng Đoàn; Bồi dưỡng đoàn viên ưu tú giới thiệu cho Đảng; Nhiệm vụ Theo dõi, nắm bắt tình hình học tập, sinh hoạt, tư t ưởng Đồn viên niên Trường Nghiên cứu giải pháp giúp Đ ảng Ủy lãnh đạo cơng tác Đồn phong trào niên cách toàn diện Tổ chức kiểm tra, đơn đốc, tạo điều kiện cho Đồn sở, chi Đoàn trực thuộc thực nghị quyết, chủ trương, thị Đảng Đoàn cấp Phối hợp phòng ban chức tr ường, đ ơn v ị có liên quan giải vấn đề cơng tác Đồn phong trào niên Trường ĐHNV Hà Nội Tập hợp, tổ chức, giáo dục rèn luyện đoàn viên, niên trường Thực nhiệm vụ theo Điều lệ Đoàn, nhiệm vụ Đoàn cấp giao phó Ngồi việc thực nhiệm vụ theo Điều lệ đoàn, nhiệm v ụ Đoàn cấp giao phó, Đồn Trường Đại h ọc Nội vụ Hà N ội th ực nhiệm vụ Đảng uỷ nhà trường đạo với mục tiêu xây dựng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thành trường trọng ểm kh ối trường chuyên nghiệp thành phố toàn khu vực Cơ cấu tổ chức Đồn TNCS Hồ Chí Minh trường ĐHNV Hà Nội trực thuộc Đoàn TNCS Bộ Nội vụ Đứng đầu Ban chấp hành Đồn trường có: + Đồng chí Trương Quốc Việt – Bí th Đồn trường – Phó tr ưởng khoa Hành học – Giảng viên + Đồng chí Trần Thị Phượng – Phó bí thư th ường trực –Chuyên viên phòng Tổ chức cán + Đồng chí Nguyễn Văn Linh – Phó bí thư – Giảng viên khoa Văn hóa – Thơng tin Xã hội - Tổ chức hội nghị theo chương trình kich chuẩn bị Bước 3: Sau tiến hành hội nghị - Lập lưu hồ sơ hội nghị - Quyết tốn kinh phí Xây dựng mơ hình văn phòng đại cho quan Hiện đại hóa văn phòng cơng việc quan trọng văn phòng xã hội ngày phát tri ển, cơng ngh ệ thông tin bùng nổ, kéo theo lợi ích Do muốn áp dụng đ ược nh ững thành tựu vào cơng việc đòi hỏi văn phòng ph ải ti ến hành đổi đại hóa Để xây dựng văn phòng đại cho quan khơng có hi ện đại hóa thiết bị máy móc mà cần phải đổi c ả hoạt động làm việc nhân viên lãnh đạo Hiện đại hóa trang thiết bị cho văn phòng - Máy vi tính văn phòng “khơng giấy ”: Hiện nhờ có máy vi tính qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bên ngồi nên người ta khơng cần phải chép, nhân, in công văn phân phát cho phận mà xử lý truyền mạng Để lưu trữ văn bản, việc lưu trữ theo truyền th ống nh cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta tạo đĩa mềm để chép liệu cần thiết Đặc biệt với việc xuất đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận đọc thông tin lưu tr ữ phận quang học làm cho đĩa cứng CD ROM lưu trữ m ột l ượng thông tin tăng hàng triệu lần - Mạng vi tính với hệ thống thơng tin: Để nhanh chóng xử lý thơng tin đầu vào, đầu người ta thường nối máy ti tính thành mạng Có ba loại mạng phổ biến: + Mạng đơn giản: Gồm máy tính người làm việc với đơn vị + Mạng nội bộ: Gồm máy chủ máy khách Máy chủ tiếp nhận, xử lý ung cấp thông tin theo yêu cầu máy khách Loại mạng sử dụng đơn vị có nhiều cấp quản lý cần có phân cấp quản lý thông tin + Mạng mở rộng: Nếu quan đơn vị muốn sử lý thông tin đầu với số quan, đơn vị khác bên ngồi văn phòng phải đăng ký nối mạng nội với mạng rộng bên Mỗi mạng rộng tương ứng có ngơn ngữ, ký hiệu thích hợp - Hệ thống thơng tin tồn cầu với chương trình World Wide Web ( Gọi công nghệ Web) nhằm khai thác tồn cầu mạng internet Thơng tin mạng Web dựa mơ hình khách - chủ Web chủ chương trình cài đặt máy chủ để cung cấp thông tin, tài liệu cho máy khách máy tính gửi yêu cầu tới máy ch ủ Web khách chương trình máy tính cho phép người dùng u cầu cung cấp thơng tin từ phía máy chủ Ngày cơng nghệ Web phát triển rộng rãi phạm vi toàn cầu - Thư điện tử (Email): Email hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ máy vi tính sang máy vi tính khác Trong phạm vi quan qua mạng rộng khắp giới qua vệ tinh Ngày thư điện tử gửi kèm theo hình ảnh, âm thanh, người ta nghe tiếng nói, nhìn th hình ảnh, dáng điệu thái độ người nói - Văn thư điện tử: Là phương tiện truyền thông điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh tiếng nói qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tính hình phục vụ hội nghị từ xa Các thiết bị nói dùng đường dây điện thoại, qua vệ tinh, qua hệ thống vi ba cáp quang Hiện đại hóa phong cách làm việc văn phòng Cơng việc văn phòng làm việc cần phải có hệ th ống thống nh ất quy định rõ ràng chức nhiệm vụ ph ận c quan Chức nhiệm vụ xây dựng chuyên môn cá nhân, ph ận theo phần công việc Giúp cho khâu giải quy ết công vi ệc tr nên rõ ràng thuận tiện Mẫu hóa tất loại văn Xây dựng hệ thống quy trình xử lý cơng việc Tuy nhiên, xây dựng văn phòng tính bảo mật cần ph ải quản lý phức tạp, gây khó khăn cho số giai đoạn cơng việc Chi phí cho máy móc cao Hệ thống bảo mật có th ể b ị hack ho ặc l ỗi gây rò rỉ thơng tin liệu Đánh giá cấu tổ chức * Ưu điểm: Nhìn chung mơ hình tổ chức văn phòng Nhà tr ường thực chức năng, nhiệm vụ mình, cách bố trí x lý công vi ệc cách khoa học, đảm bảo hoạt động văn phòng nói riêng ho ạt động quan nói chung thơng suốt * Nhược điểm: Khối lượng cơng việc văn phòng phòng nh ững năm gần lớn nhiên nhân văn phòng thi ếu d ẫn đ ến công việc nhiều bị ùn lại không giải th ời gian quy định tạo nên ức chế công việc CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điêm công tác hành văn phòng quan thực tập Cơng tác văn phòng Ưu điểm: Cơng tác văn phòng quản trị văn phòng phần lớn th ể tầm nhìn khả lãnh đạo người quản lý Qua nghiên cứu cho th lãnh đạo Văn phòng trưởng phòng, ban khác đ ều nh ững người có trình độ cao, có phương pháp tổ chức điều hành qu ản lý Vì vậy, mặt cơng tác văn phòng thực tốt.Cụ thể: - Cách thức tổ chức văn phòng: Mơ hình Văn phòng tổ chức khoa học tạo lên độc lập tương đối phòng ban mặt khác phối h ợp gi ải cơng việc lãnh đạo kiểm tra tình hình hoạt đ ộng c đơn vị Việc bố trí phòng ban ý đến m ối t ương quan phòng ban Tổ chức lao động khoa học Văn phòng: Trong tổ ch ức Trường ĐHNVHN áp dụng hình thức phân cơng lao động theo ch ức cách rõ nét giúp tạo nên cấu lao động chung c Văn phòng tương đối hợp lý Bên cạnh đó, việc bố trí cơng việc cho t ừng cán b ộ phù hợp với trình độ chun mơn nghiệp vụ đào tạo đ ảm bảo đ ược yêu cầu công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Sử dụng cán đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Việc bố trí cán làm việc kiêm nhiệm vừa đảm bảo mặt nhân vừa phát huy tối đa lực trình độ thân cán b ộ Cơng tác đào tạo cán Lãnh đạo quan tâm việc tạo điều kiện cho cán tham dự lớp tập huấn, khóa đào t ạo b ồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ Công tác ển dụng đ ược quan tâm nhằm đảm bảo tuyển dụng cán vừa có chun mơn vừa trẻ hóa đội ngũ cán Văn phòng - Quan tâm, bố trí trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng: Về trang thiết bị phục vụ công tác Văn phòng đáp ứng u cầu cơng việc Sự bố trí phù hợp trang thiết bị t ạo thu ận l ợi cho cán thao tác nghiệp vụ Công tác kiểm kê, bão d ưỡng, lý mua sắm thiết bị Văn phòng đ ược ti ến hành theo định kỳ - Phương thức điều hành hoạt động văn phòng: Mọi hoạt động Văn phòng vào quy chế làm vi ệc, đơn vị phòng ban cán vào để th ực nhiệm v ụ c Bản quy chế làm việc văn phòng vừa để th ực v ừa dùng để kiểm tra đánh giá mức độ hồn thành cơng việc giao đơn vị cá nhân Việc xây dựng thực kế hoạch hoạt động Văn phòng xây dựng từ kế hoạch chiến lược kế hoạch nghiệp vụ cụ thể Đồng thời vào cuối năm Văn phòng xây dựng báo cáo chi tiết kết hoạt động Văn phòng năm vừa qua, đánh giá nh ững m ặt tích cực, hạn chế tồn từ đề ph ương h ướng, nhiệm v ụ năm Cán Văn phòng người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có nhiều cán có thâm niên cơng tác, có nhi ều kinh nghiệm lĩnh vực cơng tác, có ý thức trách nhiệm v ới ngh ề nghiệp Nhược điểm: Về bản, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng đ ược trang bị đầy đủ tình trạng: Một số trang thiết bị không s dụng thường xun gây lãng phí Trong có số máy móc cũ h ỏng lại chưa đầu tư sửa chữa thay mới, gây ảnh hưởng tới hiệu cơng việc Phòng ban để phục vụ cơng việc nhỏ hẹp khơng đáp ứng đ ủ khơng gian làm việc cho cán (do diện tích Trường h ạn ch ế nên tránh khỏi) - Trong công tác xây dựng thực kế hoạch: Kế hoạch xây dựng phần lớn theo ý chí lãnh đạo Vì việc tực kế hoạch văn phòng nhiều khó khăn, khơng tiến độ công việc Công tác văn thư lưu trữ Ưu điểm: Công tác soạn thảo văn ưu điểm bật cán Trường Cán văn thư người có trình độ chun mơn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, văn th chuyên trách nh ững ng ười có kinh nghiệm lâu năm nghiệp vụ thực tốt, đặc biệt việc quản lý văn bản; Quản lý dấu; Lập hồ sơ hành cho văn đi, đến II Để xuất phương pháp để phát huy ưu điểm, kh ắc phục nhược điểm Tổ chức thường xuyên buổi bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ Một số cán thuộc văn phòng khơng làm ngành nghề đ ược đào tạo, Nhà trường cần phải thường xuyên tổ chức buổi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ quan trường đào tạo có liên quan Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình th ực cơng tác văn phòng cơng tác văn thư Kiểm tra, đánh giá để từ tổng kết, phát nh ững m ặt đ ạt để rút kinh nghiệm, tiếp tục phát huy đ ạt đ ược kh ắc phục tồn để giúp cho cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư nói riêng thực nghiêm túc có hiệu th ời gian tới Đối với công tác văn thư, Nhà trường nên thành lập tổ kiểm tra cơng tác văn thư Có hình thức khen thưởng đối v ới tập th ể, nhân làm t ốt công tác văn thư – lưu trữ xử lý kỷ luật đ ơn vị, nhân vi phạm quy định công tác văn thư Nhà trường cần đầu tư mở rộng không gian làm việc cho cán bộ, giảng viên trường Đầu tư sử dụng có hiệu trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng cơng nghệ thơng tin văn phòng ln có cải tiến mặt khoa học kỹ thuật Nhà tr ường nên nghiên cứu ứng dụng thành tựu cho phù hợp c sở tài nhu cầu sử dụng Tránh lãng phí, sử dụng khơng có hiệu Các máy móc, trang thiết bị hư hỏng, khả sử dụng nên nhanh chóng sửa chữa để đưa vào hoạt động KẾT LUẬN Trên “ Báo cáo thực tập Tốt nghiệp” em viết sau đ ợt thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được giúp đỡ Trường, đặc biệt thầy giáo Văn phòng Đồn Thanh niên thân em Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, nh ững ch ỉ b ảo, hướng dẫn tận tâm thầy cô giúp em hoàn thành đ ợt th ực t ập quan trọng Sau gần tháng thực tập em có điều kiện kiểm chứng th ực tiễn kiến thức mà học ghế nhà trường Trong q trình em sâu nghiên cứu nhiều h ơn công tác qu ản lý văn phòng Trường, em tích lũy thêm nhiều kiến th ức chuyên ngành quản trị văn phòng Nhìn chung cơng tác đào t ạo b ồi d ưỡng c trường tốt đem lại hiệu định, chất lượng viên ch ức giảng dạy tăng lên Trong suốt thời gian thực tập em tích lũy nhiều kiến thức lĩnh vực rút kinh nghiệm quý báu cho b ản thân để hoàn thành tốt khóa thực tập viết báo cáo th ực tập nh chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp Song bên cạnh em t ự th nhiều khuyết điểm nhờ giúp đỡ cán c quan em khắc phục nhiều khuyết điểm Em xin chân thành cảm ơn thầy cô tạo m ọi điều kiện thu ận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập viết báo cáo t ốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2017 Sinh Viên Thực Tập Nguyễn Hoàng Duy PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nộhiệu i Ban Giám Các Khoa Các Phòng Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Cơ sở đào tạo trực thuộc K Tổ chức xây dựng quyền P Quản lý đào tạo P Tổ chức cán K Tổ chức quản lý nhân lực P Hành – Tổng hợp Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung K Hành học P Kế hoạch – Tài K Văn thư – Lưu trữ P Quản trị thiết bị K Quản trị văn phòng P Khảo thí đảm bảo chất lượng P Quản lý khoa học sau đại học K Văn hóa Thông tin xã hội K Nhà nước pháp luật P Hợp tác quốc tế K Khoa học Chính trị P Công tác sinh viên K Đào tạo chức bồi dưỡng Trung tâm Ngoại ngữ Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm Thơng tin Thư viện Tạp chí Đại học Nội vụ Ban Quản lý ký túc xá Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơng đồn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đồn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác Ghi chú: : mối quan hệ đạo : : mối quan hệ phối h ợp Phụ lục 2: Sơ đồ hóa nội dung bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phụ lục 3: Sơ đồ hóa tổ chức hội nghị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan