MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1 . Lịch sử hình thành và phát triển: 3 1.2 . Khái quát cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 7 CHƯƠNG II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 10 HÀ NỘI 10 2.1. Khái quát tổ chức và hoạt động công tác hành chính văn phòng của trường. 10 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 10 2.1.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng. 11 2.1.3.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 17 2.2. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 18 2.2.1. Các thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất của văn phòng. 18 2.2.2. Các đồ dùng văn phòng 19 2.3. Khái quát về công tác văn thư – lưu trữ của Trường. 20 2.3.1.Tìm hiểu về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.4.Tìm hiểu về công tác lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25 2.4.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ. 25 2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ. 27 2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 2.4.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 2.4.5.Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 27 2.5.Khái quát về Khoa Quản Trị Văn Phòng 28 2.5.1.Khái quát quá trình hình thành và phát triển 28 2.5.2.Khái quát cơ cấu tổ chức, vị trí, chức năng và nhiệm vụ của Khoa Quản trị văn phòng 28 CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36 3.1.1 Công tác Quản lý Nhân sự: 36 3.1.2 Công tác Văn phòng: 36 3.1.3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 37 3.2. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 39 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - - NGUYỄN VĂN LONG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13D NĂM HỌC 2015 - 2016 Tên quan: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Địa : 36 Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Ths Trần Hương Xuân Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Đăng Việt Hà Nội - 2016 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .3 Lịch sử hình thành phát triển: Khái quát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn CHƯƠNG II TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ 10 HÀ NỘI 10 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động công tác hành văn phòng trường 10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Hành Chính Tổng Hợp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 10 2.1.2 Phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng .11 2.1.3.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 17 2.2 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 18 2.2.1 Các thiết bị văn phòng sở vật chất văn phòng 18 2.2.2 Các đồ dùng văn phòng 19 2.3 Khái quát công tác văn thư – lưu trữ Trường 20 2.3.1.Tìm hiểu công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20 2.4.Tìm hiểu công tác lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .25 2.4.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Lưu trữ .25 2.4.2.Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ 27 2.4.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.4.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 27 2.4.5.Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: .27 2.5.Khái quát Khoa Quản Trị Văn Phòng 28 2.5.1.Khái quát trình hình thành phát triển 28 2.5.2.Khái quát cấu tổ chức, vị trí, chức nhiệm vụ Khoa Quản trị văn phòng 28 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1 Nhân xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36 3.1.1 Công tác Quản lý Nhân sự: .36 3.1.2 Công tác Văn phòng: 36 3.1.3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 37 3.2 Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .39 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC 44 LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng khu vực phận hữu tất quan, doanh nghiệp, nên vấn đề quản trị văn phòng - hiểu việc tổ chức, điều hành hoạt động toàn khu vực phận văn phòng cho hiệu nhiệm vụ trách nhiệm tất người đứng đầu quan, doanh nghiệp Đối với quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu quản trị văn phòng coi ngành khoa học mang tính liên ngành đặc biệt coi trọng, áp dụng phổ biến lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh Việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng (gồm nhân lực quản lý, phụ trách văn giấy tờ nhân viên làm việc văn phòng) thế, trở thành nhu cầu tất yếu Trên nhu cầu thực tiễn xã hội, Trường Đại học Nội vụ thành lập dựa nâng cấp từ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội mà tiền thân Trường Trung học Văn thư – Lưu trữ TW I Trường đào tạo nhiều ngành nghề tạo nguồn nhân lực dồi đáp ứng với nhu cầu xã hội ngành: Văn thư – Lưu trữ, Quản trị nhân lực, Hành học … đặc biệt Ngành Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng có vị trí vô quan trọng công tác quản lí, tổ chức thực hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, ban ngành đoàn thể Trong quan, tổ chức văn phòng nơi tiếp nhận xử lý thông tin cách nhanh chóng xác để cung cấp thông tin cần thiết thời gian định đạt hiệu cao công việc Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng chương trình đào tạo dành cho sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nói học lý thuyết giảng đường Nhà trường chưa đủ Nhà trường Khoa tổ chức cho sinh viên kiến tập quan tổ chức để tích lũy học hỏi thêm kinh nghiệm, tạo điều kiện giúp cho sinh viên sau trường không bỡ ngỡ trước công việc Kiến tập giúp sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học trường đưa vào áp dụng thực tiễn quan; tiền đề để sinh viên đến quan thực tập sau tự tin giao tiếp có kinh nghiệm thực tế đưa vào học thông qua kiến tập ngành nghề sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hoàn thành tốt công việc giao Được đồng ý tạo điều kiện Nhà trường lãnh đạo Khoa Quản trị văn phòng, em tiếp nhận kiến tập nghề nghiệp Khoa Quản tri văn phòng – thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 01/5/2016 đến hết ngày 22/6/2016 Trong thời gian kiến tập Khoa Quản trị văn phòng em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy cô lãnh đạo Khoa giúp em tiếp cận với công việc thực tế, học hỏi kinh nghiệm làm việc văn phòng rút nhiều kinh nghiệm quý báu Đặc biệt hơn, em xin chân thành cảm ơn đến thầy cô Khoa tạo điều kiện để em hoàn thành báo cáo CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHƯC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Lịch sử hình thành phát triển: - Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước - Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ phía Nam) Quyết định 95/BT đời kết thúc giai đoạn đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở giai đoạn - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ Phân hiệu miền Nam - Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công chức ngành đất nước - Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi không làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường - Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng - Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội - Ngày 04 tháng 10 năm 2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNV phê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm 2020”, Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lên đại học - Ngày 22/4/2011Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký văn số 1396/BNV-TCCB gửi Bộ Giáo dục Đào tạo cho phép Trường làm thủ tục để thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên cơsở hồ sơ dự án tiền khả thi thành lập Trường Đại học, Bộ Giáo dục Đào tạo tiến hành lấy ý kiến đơn vị có liên quan ngày 31/5/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo có Tờ trình số 277/TTrBGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 13 tháng năm 2011 Thủ tướng Chính phủ có văn số 1160/TTg-KGVX đồng ý chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội - Ngày 23 tháng năm 2011 Hội đồng thẩm định Liên Bộ Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài tiến hành thẩm định thực tế điều kiện đồng ý đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo trình Thủ tướng Chính phủ thành lậpTrường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo kết luận Hội đồng thẩm định, ngày 10/10/2011 Bộ Giáo dục Đào tạo cóTờ trình số 1013/TTr-BGDĐT trình Thủ tướng Chính phủ việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đến tháng 11/2011, tổng số cán viên chức, giảng viên, giáo viên Trường 224 người Trong giảng viên, giáo viên hữu 147 người có 13 tiến sĩ (2 PGS; 11 tiến sĩ), 10 nghiên cứu sinh, 50 thạc sĩ, 28 học viên cao học 46 đại học - Ngoài Trường có 199 giảng viên thỉnh giảng, có 23 giáo sư, phó giáo sư,76 tiến sĩ, 10 nghiên cứu sinh, 90 thạc sĩ… đến từ viện nghiên cứu, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ, số trường đại học, học viện khác có cam kết tham gia giảng dạy - Nhìn lại chặng đường 40 năm hình thành phát triển Nhà trường(18/12/1971-18/12/2011) nhiều việc phải làm hệ cán công chức, viên chức sinh viên, học sinh có quyền tự hào thành tích 40 năm hoạt động: - Huân chương Độc lập hạng ba (năm 2011); - Huân chương Tự hạng Nhất Chủ tịch nước CHDCND Lào (năm 1983); - Huy chương Hữu nghị Chính phủ nước CHDCND Lào (năm 2007); - Huân chương Lao động Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam: hạng Nhất năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996; - Bằng khen Chính phủ năm 2011; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Bằng khen Bộ trưởng Bộ Công an; - Kỷ niệm chương Hùng Vương Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phú (năm 1989); - Nhiều Bằng khen, giấy khen Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn niên, Liên đoàn Lao động - Đảng nhà trường đạt danh hiệu sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền - Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9/2011 tổng số sinh viên, học sinh bậc, loại hình học tập Trường 45.737 người, đào tạo 71 học sinh, thực tập sinh CHDCND Lào - Với bề dày kinh nghiệm 45 năm có quyền hy vọng tin tưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vượt qua khó khăn thử thách, phát huy truyền thống, đổi mới, sáng tạo, phấn đấu nghiệp giáo dục đào tạo, bồi dưỡng với chất lượng hiệu cao cung cấp nguồn nhân lực cho ngành Nội vụ cho xã hội đáp ứng yêu cầu nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Khái quát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Cơ cấu tổ chức gồm có: a) Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng 03 Phó Hiệu trưởng b) Hội đồng khoa học đào tạo, Hội đồng tư vấn khác c) Các phòng chức năng: - Phòng Quản lý đào tạo - Phòng Tổ chức cán - Phòng Hành – Tổng hợp - Phòng Kế hoạch – Tài - Phòng Quản trị - Thiết bị - Phòng Khảo thí bảo đảm chất lượng - Phòng Quản lý khoa học sau đại học - Phòng Hợp tác quốc tế - Phòng Công tác sinh viên d) Các khoa: - Khoa Tổ chức xây dựng quyền - Khoa Tổ chức quản lý nhân lực - Khoa Hành học - Khoa Văn thư – Lưu trữ - Khoa Quản trị văn phòng - Khoa Văn hóa – Thông tin xã hội - Khoa Nhà nước pháp luật - Khoa Khoa học Chính trị - Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ: - Viện Nghiên cứu phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trung tâm Tin học - Trung tâm Ngoại ngữ - Trung tâm Thông tin Thư viện - Trung tâm Nghề - Tạp chí Đại học Nội vụ - Ban Quản lý ký túc xá e) Cơ sở đào tạo trực thuộc: - Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Miền Trung - Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hồ Chí Minh g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội k) Các tổ chức đoàn thể tổ chức xã hội khác ( Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường – Phụ lục 01) Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn • Chức - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực Thực theo đạo quan chủ quản cấp trên, theo quy định Nhà nước công tác Lưu trữ Đã chỉnh lý hầu hết tài liệu lưu trư đưa vào hoạt động phục vụ cho tra cứu, sử dụng tài liệu độc giả Kho lưu trữ thoáng mát, trang thiết bị đầy đủ thuận tiện cho việc sử dụng bảo quản tài liệu Vệ sinh kho, báo cháy tự động, hệ thống sử lý tài liệu di động cố định… * Nhược điểm: Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm, nhiều tài liệu tồn đọng phòng, ban, đơn vị Chưa giao nộp vào kho hết thời hạn hành Chỉnh lý tài liệu xong hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu khó khăn Công cụ tra tìm tài liệu thiếu, có mục lục hồ sơ Chưa áp dụng hình thức sử dụng tài liệu lưu rộng rãi Kinh phí dành cho lưu trữ hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, quạt thông gió… Hiện nhu cầu công việc ngày đòi hỏi đáp ứng cao Để phát huy tốt ưu điểm tìm cách khắc phục số hạn chế Nhà trường với văn phòng tiến hành rà soát đề giải pháp phù hợp để tiếp tục nâng cao hiệu Công tác Hành Văn phòng quan 3.2 Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Sự phát triển kinh tế hện nay, người không ngừng đổi măt Thời đại công nghệ thông tin, phương pháp dụng cụ đại mà chủ yếu máy vi tính phương tiện tryền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người Với nhu cầu trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần 39 thay số lượng công việc tính khoa học đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, không làm tốt nghiệp vụ mình, phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành Bởi học lý thuyết khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc khó đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Trong thời gian đến thức tập Trường, em có số đề xuất với nhà Nhà trường sau: - Để cho sinh viên trường tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả để giúp sinh viên quan thực tập không bị bỡ ngỡ - Tăng cường thêm số tiết học số ngành Tin học, Quản trị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên hiểu sâu thêm môn chuyên ngành - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc công tác Hành Văn phòng - Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, đặc biệt đội ngữ cán làm công tác này: + Đảm bảo sở vật chất, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý - Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn - Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu văn văn Đảng Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Trường 40 - Phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành Văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với phát triển Văn phòng Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ 41 KẾT LUẬN Văn phòng vừa nơi quản lý văn bản, giấy tờ, vừa đối tượng quản lý quan thiếu phận văn phòng hoạt động quản lý Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quan nguồn nhân lực có kinh nghiệp lực làm việc hiệu nguồn nhân lực cần phải đào tạo đội ngũ cán văn phòng có trình độ cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kỹ tốt biết ứng dụng tất kiến thức học vào công việc thực tế, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành cách thành thạo Qua tháng kiến tập Khoa Quản trị văn phòng em nắm vững công việc giao hoàn thành công việc với giúp đỡ nhiệt tình thầy cô, em nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn phòng Giúp em rèn luyện tác phong làm việc hiệu quả, chủ động, khoa học, sáng tạo cách thức ứng xử giao tiếp Tuy nhiên thời gian kiến tập, lần đầu tiếp cận với công việc em nhiều bỡ ngỡ, chưa mạnh dạn công việc giao tiếp chưa có kinh nghiệm Vì thời gian kiến tập không tránh khỏi sai sót, hạn chế công việc báo cáo Em mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô khoa để thân em ngày hoàn thiện tốt Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Mạnh CườngQ.Trưởng Khoa Quản trị văn phòng toàn thể cán bộ, giảng viên Khoa bảo tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành chương trình kiến tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý luận phương pháp công tác văn thư – Vương Đình Quyền (2011), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Website: http://truongnoivu.edu.vn/ 43 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BAN GIÁM HIỆU HỘI ĐỒNG KHOA HỌC Các Phòng P Quản lý đào tạo P Tổ chức cán P Hành – Tổng hợp P Kế hoạch – Tài HỘI ĐỒNG TƯ VẤN Các tổ chức khoa học – công nghệ dịch vụ Các Khoa K Tổ chức xây dựng quyền K Tổ chức quản lý nhân lực K Hành học Viện nghiên cứu phát triển Trường Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề Trung tâm Tin học Cơ sở miền trung Trung tâm Ngoại ngữ K Văn thư – Lưu trữ K Quản trị văn phòng Trung tâm Thông tin Thư viện P Khảo thí đảm bảo chất lượng K Văn hóa Thông tin xã hội Tạp chí Đại học Nội vụ P Quản lý khoa học sau đại học K Nhà nước pháp luật P Quản trị thiết bị P Hợp tác quốc tế Công tác Ghi P chú: sinh viên Ban Quản lý ký túc xá K Khoa học Chính trị K Đào tạo chức bồi dưỡng Đảng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đoàn TNCS Hồ Chí Minh trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các tổ chức đoàn thể tổ chức khác 44 Cơ sở đào tạo trực thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỔ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP TRƯỞNG PHÒNG TRẦN THỊ HẠNH P.TRƯỞNG PHÒNG HOÀNG VĂN THANH CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Dương Thị Dung NGUYỄN THỊ XUÂN HÒA NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG NGUYỄN THỊ THÚYLAN PHẠM THẾ CƯỜNG NGUYỄN THỊ THANH Nông Trương Ngọc Sơn 45 Y sỹ Phạm Thị Duyên TỔ PHỤC VỤ ĐỘI XE PHỤ LỤC SỐ 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG Chuyên viên Xác định tên loại văn bản, mục đích, ý nghĩa văn Soạn thảo đề cương văn Trình duyệt nội dung, lấy ý kiến đơn vị Cán soạn thảo Thủ trưởng đơn vị soạn thảo Tổng hợp ý kiến hoàn chỉnh văn Kiểm tra và hoàn chỉnh văn Trình ý kiến văn Cán văn thư Đóng dấu, ghi ngày tháng năm, số ký hiệu văn bản, đăng ký văn Ban hành lưu văn 46 Phòng hành tổng hợp PHỤ LỤC SỐ 04 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thức tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ Trên trang đầu loại sổ cần có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: 47 Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại Đơn đến đến giả hiệu Tháng trích (1) (2) (3) (4) (5) 48 yếu vị Ký Ghi nhậ nội dung người n (6) nhận (7) (8) (9) PHỤ LỤC SỐ 05 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến vào văn Đăng ký văn đến Cán văn thư Trình trưởng phòng hanh tổn hợp cho ý kiến xử lý Trình hiệu trưởng cho ý kiến giải Sao văn đến Trưởng phòng HCTH Chuyển văn đến địa mà Hiệu trưởng cho ý kiến xử lý Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 49 PHỤ LỤC SỐ 06 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI BÌA SỔ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 201… Từ ngày … Đến ngày… Từ số… đến số…… Sổ đăng ký văn Số, ký Ngày hiệu văn tháng (1) Tên loại vàNgười ký Nơi trích yếu nội văn dung văn (2) (3) (4) nhậnĐơn vị, ngườiSố văn nhận lưu (5) (6) (7) lượngGhi (8) 10.1 Mẫu sổ sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký văn đi” 10 cách ghi Sổ đăng ký văn - Cột 1: Ghi số ký hiệu văn - Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm văn - Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 4: Ghi tên người ký văn - Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn 50 - Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu - Cột 7: Ghi số lượng phát hành - Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác 51 PHỤ LỤC SỐ 07 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI KIỂM TRA THỂ THỨC, HÌNH THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ NỘI DUNG TRƯỚC KHI TRÌNH NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN KÝ TRƯỞNG PHÒNG KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HIỆU TRƯỞNG GHI SỐ, NGÀY THÁNG ĐÓNG DẤU VĂN BẢN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CÁN BỘ VĂN THƯ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI SẮP XẾP, BẢO QUẢN VÀ PHỤC VỤ SỬ DỤNG BẢN LƯU 52 PHỤ LỤC SỐ 08 SƠ ĐỒ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Chỉ đạo hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC TRƯỜNG Lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ Chuyên viên phòng HCTH, cán đơn vị Lập mục hồ sơ, tài liệu, biên nhận hồ sơ, tài liệu Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 53