Báo cáo thực tập quản trị nhân lực: Nghiên cứu xây dựng một số phương pháp thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: 3 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Nguồn tài liệu tham khảo 5 9. Cấu trúc dự kiến của đề tài 5 PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN, THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 7 1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 7 1.1.1. Thông tin 7 1.1.2. Thu thập thông tin 9 1.1.3. Xử lý thông tin 11 1.2. Mối quan hệ giữa thu thập và xử lý thông tin. 12 1.3. Tầm quan trọng của thu thập và xử lý thông tin đối với học tập của sinh viên 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 15 2.1. Tổng quan về trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17 2.2. Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19 2.2.1. Nhu cầu thu thập thông tin 19 2.2.2. Nhu cầu xử lý thông tin 23 2.3. Thực trạng thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 24 2.3.1. Thực trạng thu thập thông tin 24 2.3.1.1. Các nguồn thông tin được thu thập 24 2.3.1.2. Các phương pháp thu thập thông tin 29 2.3.2. Thực trạng xử lý thông tin 31 2.3.2.1. Phân loại thông tin 32 2.3.2.2. Phân tích thông tin 33 2.3.2.3 Tóm tắt thông tin 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ HỌC TẬP CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 39 3.1. Nhận xét 39 3.1.1. Hiệu quả của các phương pháp thu thập, xử lý thông tin của sinh viên 39 3.1.2. Hạn chế của phương pháp thu thập, xử lý thông tin của sinh viên 41 3.2. Đề xuất một số phương pháp thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42 3.2.1. Một số phương pháp thu thập thông tin 42 3.2.1.2. Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu 45 3.2.1.3. Phương pháp làm việc nhóm 46 3.2.1.4. Phương pháp phỏng vấn, điều tra 49 3.2.2 Một số phương pháp xử lý thông tin 51 3.2.2.1. Phương pháp xử lý thông tin định lượng 52 3.2.2.2. Xử lý thông tin định tính 53 KẾT LUẬN 55

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài: 3

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 3

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Đóng góp của đề tài 4

8 Nguồn tài liệu tham khảo 5

9 Cấu trúc dự kiến của đề tài 5

PHẦN NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN, THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 7

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 7

1.1.1 Thông tin 7

1.1.2 Thu thập thông tin 9

1.1.3 Xử lý thông tin 11

1.2 Mối quan hệ giữa thu thập và xử lý thông tin 12

1.3 Tầm quan trọng của thu thập và xử lý thông tin đối với học tập của sinh viên 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 15

2.1 Tổng quan về trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17

2.2 Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19

2.2.1 Nhu cầu thu thập thông tin 19

2.2.2 Nhu cầu xử lý thông tin 23

2.3 Thực trạng thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 24

2.3.1 Thực trạng thu thập thông tin 24

2.3.1.1 Các nguồn thông tin được thu thập 24

2.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin 29

2.3.2 Thực trạng xử lý thông tin 31

2.3.2.1 Phân loại thông tin 32

2.3.2.2 Phân tích thông tin 33

2.3.2.3 Tóm tắt thông tin 38

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ HỌC TẬP CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 39

3.1 Nhận xét 39

3.1.1 Hiệu quả của các phương pháp thu thập, xử lý thông tin của sinh viên.39 3.1.2 Hạn chế của phương pháp thu thập, xử lý thông tin của sinh viên 41

3.2 Đề xuất một số phương pháp thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42

3.2.1 Một số phương pháp thu thập thông tin 42

3.2.1.2 Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu 45

3.2.1.3 Phương pháp làm việc nhóm 46

3.2.1.4 Phương pháp phỏng vấn, điều tra 49

3.2.2 Một số phương pháp xử lý thông tin 51

3.2.2.1 Phương pháp xử lý thông tin định lượng 52

3.2.2.2 Xử lý thông tin định tính 53

KẾT LUẬN 55

tế này cũng đã đòi hỏi hệ thống lý luận liên quan đến thông tin như “thông tinhọc”, “công nghệ thông tin”, “hệ thống thông tin”… ngày càng được quantâm nghiên cứu

Mặt khác, thông tin còn có những vai trò quan trọng mang tính khubiệt đối với từng lĩnh vực, từng mặt hoạt động trong đời sống xã hội và lĩnhvực giáo dục cũng không là một ngoại lệ Sự phát triển của “xã hội thông tin”

và “nền kinh tế tri thức” đòi hỏi người lao động phải có năng lực tư duy, kỹnăng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và khả năng học tập suốt đời đểthích ứng sự phát triển nhanh chóng của xã hội Trong bối cảnh đó, kiến thứcthông tin nổi lên như một trong những năng lực quan trọng nhất trong xã hộithông tin, bởi lẽ trang bị kiến thức thông tin cho sinh viên là đảm bảo cho họnăng lực học tập suốt đời Điều này đòi hỏi mọi nền giáo dục cần đưa cácmôn học cung cấp kiến thức cơ bản về thông tin vào chương trình đào tạo.Hơn nữa, các nghiên cứu nhằm nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý thông tin củasinh viên cũng cần được thực hiện và vận dụng vào thực tiễn

Trong quá trình học tập của sinh viên các Trường Đại học nói chung

và sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng, việc thu thập và xử lýthông tin có ý nghĩa vô cùng quan trọng Việc thu thập và xử lý thông tin

cùng với năng lực học tập của sinh viên là hai trong nhiều yếu tố quyết địnhthành tích học tập cũng như hiệu quả quá trình lĩnh hội kiến thức Hơn nữa, sựchủ động thu thập và xử lý thông tin tham khảo nhằm phục vụ học tập càngthể hiện tầm quan trọng trong lộ trình chuyển đổi hình thức đào tạo theo họcchế tín chỉ - lấy người học làm trung tâm Tuy nhiên, thực tế cho thấy, kỹnăng thu thập xử lý thông tin của đa số sinh viên còn gặp nhiều khó khăn vàchưa thực sự hiệu quả.

Xuất phát từ những vấn đề trên, nhóm sinh viên chúng tôi lựa chọn đề

tài “Nghiên cứu xây dựng một số phương pháp thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” cho công

trình nghiên cứu khoa học của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Là một trong những khía cạnh quan trọng hàng đầu của đời sống xãhội, thông tin đã được quan tâm nghiên cứu tại các quốc gia trên thế giới Đặcbiệt, đối với vấn đề thu thập và xử lý thông tin – khía cạnh mang tính cơ bản

và nền tảng trong ngành thông tin học, giới nghiên cứu của Việt Nam đã dànhthời gian và tâm huyết để có được những sản phẩm khoa học sau:

+ Võ Thị Mỹ Hương, Kỹ năng thu thập; xử lý thông tin và trích dẫn tài liệu tham khảo trong quá trình thực hiện niên luận, Chuyên đề giảng dạy

dành cho sinh viên, Khoa Luật, Trường Đại học Huế;

+ Nguyễn Thị Nhã, Tra tìm thông tin trên mạng phục vụ việc học tập của sinh viên hiện nay, Đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên, trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn, 2010;

+ Nguyễn Thị Bích Hà, Công tác thu thập xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý tại BQL các khu công nghiệp Bắc Ninh, Đề tài

nghiên cứu khoa học sinh viên, trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn,2011;

Tuy nhiên, “Nghiên cứu xây dựng một số phương pháp thu thập, xử

lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”

là đề tài hoàn toàn mới và chưa từng được thực hiện ở bất kỳ công trìnhnghiên cứu nào

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Thực hiện đề tài “Nghiên cứu xây dựng một số phương pháp thu thập,

xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội”, chúng tôi hướng tới các mục tiêu chính là:

- Tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống lý luận về thông tin, thu thập và xử

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng thu thập và xử lýthông tin trong quá trình học tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ HàNội Đây cũng chính là căn cứ để xây dựng một số các phương pháp thu thập

và xử lý thông tin

- Phạm vi: Đề tài lựa chọn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ quankhảo sát và nghiên cứu áp dụng

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu khái niệm thông tin, lý luận/ kỹ năng thu thập và xử lýthông tin;

- Khảo sát thực trạng thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinhviên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Vận dụng hệ thống lý luận về thông tin và thu thập xử lý thông tin để

phân tích, đánh giá những ưu điểm và hạn chế của thực trạng thu thập và xử

lý thông tin của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Nghiên cứu xây dựng các phương pháp thu thập và xử lý thông tinphục vụ học tập của sinh viên

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chung được áp dụng trongnghiên cứu khoa học như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tíchchức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện và tổnghợp, phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đề tài còn sử dụngcác phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát đối tượng: Được áp dụng đối với việcđiều tra, khảo sát thực trạng thu thập và xử lý thông tin của sinh viên thuộccác ngành, các bậc, hệ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Phương pháp phỏng vấn đối tượng: Được áp dụng để phỏng vấn một

số giảng viên về phương pháp và hiệu quả thu thập và xử lý thông tin của sinhviên;

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu: được áp dụng để nghiêncứu và phân tích các tư liệu để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoahọc cao, từ đó xây dựng các phương pháp thu thập, xử lý thông tin phù hợp,khách quan và hiệu quả nhất;

- Phương pháp so sánh: được áp dụng để tìm ra những điểm tương đồng

và khác biệt trong kỹ năng thu thập, xử lý thông tin giữa sinh viên các ngànhhọc mang tính đặc thù

7 Đóng góp của đề tài

- Đóng góp một số phương pháp thu thập và xử lý thông tin phục vụhọc tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Là tư liệu tham khảo dành cho sinh viên trong quá trình học tập;

- Là tư liệu tham khảo dành cho cố vấn học tập và giảng viên bộ môn

để tư vấn phương pháp học cho sinh viên, đặc biệt trong lộ trình chuyển đổihình thức đào tạo theo học chế tín chỉ.

8 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tài liệutham khảo phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại Các nguồn tài liệunày bao gồm:

- Nhóm các giáo trình, tập bài giảng;

- Các công trình nghiên cứu đã công bố;

- Nhóm các bài viết được đăng tải trên báo, tạp chí;

- Nhóm các tham luận Hội thảo khoa học;

- Nhóm tài liệu đăng tải trên mạng Internet;

- Nhóm tài liệu lược dịch, dịch và tài liệu nguyên bản tiếng nướcngoài

9 Cấu trúc dự kiến của đề tài

Nội dung đề tài gồm có 3 chương:

- Chương 1: Khái quát về thông tin;

- Chương 2: Thực trạng việc thu thập, xử lý thông tin của sinh viênTrường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Chương 3: Một số phương pháp về việc thu thập, xử lý và vận dụng

hệ thống thông tin vào việc học tập

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN, THU THẬP VÀ XỬ LÝ

THÔNG TIN 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Thông tin

Trong đời sống hàng ngày, thông tin luôn được đề cập như một yếu tốkhông thể thiếu Có thể nói, thông tin là nguồn lực phát triển của xã hội vàcác ngành khoa học Cùng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, ngàynay, thông tin trở thành nguồn tài nguyên đặc biệt và nguồn lực của mỗi quốcgia, là công cụ điều hành sản xuất và quản lý xã hội, là cơ sở của các hoạtđộng chuyển giao tri thức và trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều ngànhkhoa học

Giống như các khái niệm khác mang tính trừu tượng, thông tin đượchiểu theo nhiều cách khác nhau mặc dù có nghĩa tương tự về mặt nội hàm TừLatin “Informatio”, gốc của từ hiện đại “Information” (thông tin) có hainghĩa: Một là, nó chỉ một hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng(forme) Hai là, tuỳ theo tình huống, thông tin có nghĩa là sự truyền đạt một ýtưởng, một khái niệm hay một biểu tượng Tuy nhiên cùng với sự phát triểncủa xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo

Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là tất cả các sự việc, sựkiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thông tinhình thành trong quá trình giao tiếp, một người có thể nhận thông tin trực tiếp

từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngânhàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trườngxung quanh Có thể nói, định nghĩa này chỉ đề cập đến nguồn gốc hình thànhcủa thông tin là chủ yếu mà con người tiếp nhận được thông qua các nguồntin khác nhau

Trên quan điểm Triết học: “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xãhội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v hay nói rộng hơnbằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [15;19]

Từ điển Oxford - một ấn phẩm được coi là từ điển tiếng Anh đầu tiênđưa ra định nghĩa: “Thông tin là điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là trithức, tin tức” Mặc dù, định nghĩa thông tin được đưa ra rất ngắn gọn chỉ 16

từ tưởng chừng rất đơn giản nhưng nó đã bao quát được khái niệm thông tin.Đồng thời khi đọc, chúng ta hình dung rất nhanh được thông tin là gì? [15;18]

Các từ điển khác đơn giản đồng nhất thông tin với kiến thức: “thông tin

là điều mà người ta biết” hoặc “thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăngthêm sự hiểu biết của con người”

Trong khi đó, tác giả Nguyễn Hữu Tân - Trường Đại học Đà Lạt chorằng: Thông tin là những gì con người ta thu nhận được từ dữ liệu và xử lý dữliệu nhằm tạo ra sự hiểu biết, tạo ra các tri thức và những nhận thức tốt hơn về

tự nhiên và xã hội Nói cách khác, thông tin dữ liệu đã qua xử lý, đối chiếu vàtrở nên có ý nghĩa đối với người dùng Trong đó, tin tức là sự hiểu biết, quanniệm về một điều gì đó là tin, là thông báo Dữ liệu (Data) bao gồm nhiều tintức cập nhật cùng nhau, là sự kiện, ý tưởng, tin tức mà nó được thể hiện bằng

kí hiệu để thu thập, xử lý, truyền tải Khái niệm “dữ liệu” và “thông tin”thường gây sự nhầm lẫn nhưng thực chất đây là hai khái niệm khác nhau vàcần được phân biệt rõ ràng Chúng ta có thể coi dữ liệu là thông tin dưới dạngdầu thô chưa qua xử lý, dữ liệu ấy cần phải trải qua một quá trình phân loại,đánh giá, chọn lọc, tổng hợp, phân tích mới trở thành thông tin Bên cạnh đó,tri thức (Knowledge) cũng là một khái niệm chỉ thông tin sau khi thu được, xử

lý, phân tích, nhận thức, lĩnh hội được Đó là sự hiểu biết của một cá nhân, tậpthể, tổ chức về thế giới xung quanh Đồng thời, tri thức là thông tin đượcđồng hoá bởi các cá nhân, tập thể, cấu trúc hoá, liên kết bởi các quan hệ nhânquả và các quan hệ khác

Như vậy, từ các khái niệm trên ta có thể hiểu một cách đơn giản, thôngtin xuất phát từ “tin tức và dữ liệu” Tin tức là bậc thấp nhất của thông tin, sau

đó đến dữ liệu và cuối cùng là chính bản thân thông tin “Thông tin” là nhữngdữ liệu đã được tổ chức và đặt trong một ngữ cảnh cụ thể được đồng hóa bởicác cá nhân và tổ chức Thông tin cũng được hiểu đơn giản là các dữ liệu đãđược qua xử lý Để được gọi là thông tin phải đảm bảo ba điều kiện:

Thứ nhất, thông tin phải là tin tức, dữ liệu phán ánh trạng thái tồn tại,vận động của hiện tượng, sự vật trong giới tự nhiên, xã hội và tư duy

Thứ hai, thông tin phải là tin tức, dữ liệu có thể thu thập, chế biến,chuyển giao được

Thứ ba, thông tin là cái mà nhờ đó một yếu tố, một hệ thống có thể biếnđổi để thu nhận và lĩnh hội thông tin

Tóm lại, thông qua các khái niệm cụ thể trên đây, chúng ta có thể điđến một khái niệm chung nhất được nhiều người sử dụng nhất như sau:

“Thông tin là những gì con người ta thu nhận được từ dữ liệu và xử lý dữ liệunhằm tạo ra sự hiểu biết, tạo ra các tri thức và những nhận thức tốt hơn về tựnhiên và xã hội Nói cách khác, thông tin dữ liệu đã qua xử lý, đối chiếu vàtrở nên có ý nghĩa đối với người dùng”

1.1.2 Thu thập thông tin

Trong quá trình tiếp thu tri thức, chúng ta không thể bỏ qua khâu thuthập thông tin Số lượng thông tin liên quan đến nhau khá nhiều nên việc thuthập thông tin được coi là quan trọng Một câu hỏi đặt ra: “Vậy thu thập thôngtin là gì?”

Thu thập thông tin là việc tìm kiếm và thu gom dữ liệu từ nhiều nguồnphát sinh khác nhau để tạo lập hoặc bổ sung các cơ sở dữ liệu Bên cạnh đóThS Võ Thị Mỹ Hương – Trường Đại học Huế cho rằng: “Thu thập thôngtin là quá trình tập hợp tài liệu của người cần thông tin những tiêu chí cụ thểnhằm làm rõ những vấn đề/nội dung liên quan đến lĩnh vực/đề tài

nghiên cứu”.

Thông tin có tầm quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết mọi vấn đềtrong cuộc sống Để soạn thảo và ban hành một quyết định đúng, chúng ta cầnthu thập được những thông tin chính xác và đa chiều Chỉ khi có đầy đủ thôngtin chính xác, khách quan cần thiết, công việc mới có thể được giải quyết hợptình, hợp lý và hữu hiệu Thông tin giúp con người học hỏi được những kinhnghiệm thành công cũng như thất bại của người khác, nâng cao hiểu biết,năng lực giải quyết vấn đề, tránh mất thời gian công sức lặp lại những điềungười khác đã làm, đã khám phá Ngược lại thông tin không đầy đủ, phiến diệnhoặc sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc Đối với nhữngthông tin được truyền lại từ người khác, chúng ta phải hết sức cảnh giác, bởichúng phụ thuộc vào sự trung thực và quan điểm của người phản ánh

Thu thập thông tin là một trong những bước đi cơ bản để mở rộng tầmnhìn khi giải quyết vấn đề Thông tin có thể thu thập được từ nhiều nguồnnhư: sách, báo, mạng internet, tài liệu lưu trữ Chúng ta có thể thu thập thôngtin qua nhiều kênh như: trao đổi ý kiến, quan sát, khảo sát thực tế, điều tra,thăm dò ý kiến bằng phiếu, phỏng vấn…

Thông tin thu thập được là cơ sở để suy luận, tính toán, từ đó xây dựngcác giả thuyết, đồng thời kiểm chứng các giả thuyết đó Việc sử dụng thôngtin đòi hỏi phải qua quá trình kiểm tra, phân tích, đánh giá về ý nghĩa, tầmquan trọng và độ chính xác của từng thông tin Phân biệt sự thật và dư luận,nguồn thông tin khởi nguồn và thứ cấp, ý kiến khách quan và chủ quan, lậpluận logic và ngụy biện Những thông tin mới khác với những gì đã biết cóthể đòi hỏi nhận diện lại vấn đề

Tuy nhiên, thông tin thu thập được không phải tất cả đều chính xác.Trên thực tế nhiều thông tin kể cả trên sách báo có thể sai lầm hoặc nhầm lẫn.Mặt khác, thông tin về quá khứ và cả hiện tại thường không đủ điều kiện giúpcho việc định hướng tương lai Yêu cầu thu thập đủ thông tin không có nghĩa

là quá sa đà để mất quá nhiều thời gian, công sức vào việc đó đến mức làmchậm tiến độ giải quyết vấn đề Việc tìm kiếm thông tin không có định hướng

sẽ rất dễ rơi vào “cái bẫy” thu thập mọi thông tin, làm lãng phí thời gian, côngsức Vì vậy, thông tin phải được thu thập một cách chọn lọc, có chất lượng

1.1.3 Xử lý thông tin

Trong quá trình tiếp thu tri thức phục vụ các hoạt động thực tiễn, sảnxuất hay nghiên cứu khoa học, khi đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn khácnhau, để có thông tin chính xác, có chất lượng đòi hỏi chúng ta phải xử lýthông tin Thu thập thông tin là một khâu rất quan trọng nhưng xử lý thông tinlại càng quan trọng hơn Bởi lẽ, thu thập đảm bảo về mặt số lượng thông tincòn xử lý đảm bảo về mặt chất lượng thông tin

Trong cuốn từ điển Bách khoa Việt Nam, khái niệm xử lý thông tinđược đưa ra là: “Xử lý thông tin là quá trình biến đổi thông tin được thực hiệnbởi một dãy các thao tác của con người, của máy tính theo quy định của mộtphương pháp, trình tự, chương trình, nhằm xuất phát từ các dữ liệu ban đầu(thông tin vào) tìm ra kết quả (thông tin ra)” Hay Giáo trình của Trường Đạihọc Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội lại đưa ra định nghĩa: “Xử lýthông tin là tìm ra những dạng thể hiện mới của thông tin phù hợp với mụcđích sử dụng Xử lý thông tin không làm tăng lượng tin mà chỉ hướng hiểubiết vào các khía cạnh có lợi trong hoạt động thực tiễn Mục đích xử lý thôngtin là để tìm ra tri thức” Ngày nay khi nói đến xử lý thông tin người ta vẫnthường hiểu đó là việc xử lý thông tin diễn ra trên máy tính điện tử bằng cách

xử lý các dữ liệu, xử lý các phép toán logic hay những việc đơn giản cũngnhư phức tạp theo một chu trình, một trình tự nhất định nào đó để công việc

đó tiến hành như đúng mong muốn

Nguồn tin liên quan trực tiếp và gián tiếp đến những vấn đề lớn, phứctạp vô cùng phong phú, nên phải được xử lý, kiểm tra, sắp xếp thành hệ thống

để làm bộc lộ ra các mối liên hệ và xu thế của sự vật Để phân tích và hệ

thống hoá các số liệu có thể biểu hiện dưới nhiều dạng như: biểu đồ, đồ thị,bảng thống kê…

Xử lý thông tin là một việc làm quan trọng và cần thiết Tuy nhiên,công việc này được đánh giá là một công việc rất khó khăn Bởi lẽ, khi xử lýthông tin cần phải áp dụng các phương pháp xử lý Để cụ thể hơn đó là nhữngphương pháp nào, nhóm nghiên cứu xin được giới thiệu chi tiết hơn ởChương 3

1.2 Mối quan hệ giữa thu thập và xử lý thông tin.

Thu thập và xử lý thông tin là hai phạm trù có mối quan hệ biện chứngvới nhau, chúng không thể tách rời Hai kỹ năng này đều cần được thực hiệnnhằm đưa ra thông tin “đúng” và “trúng” với mục đích đã được đặt ra củangười dùng tin

Xét từ khía cạnh chất lượng thông tin: Thu thập luôn phải gắn liền với

xử lý thông tin vì khi đó thông tin mới trở nên thật sự giá trị, giúp cho ngườidùng tin hiểu một cách chính xác nhất về thông tin và vận dụng nó vào thực

tế Xét theo bản chất thì phương pháp xử lý là trình tự các bước tác động vàothông tin nhằm rút ra những thông tin mới cần thiết cho quá trình chúng ta thuthập và tìm hiểu nguồn thông tin mình cần Vai trò quan trọng của phươngpháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà người dùng tin hiểu sâu sắc và đầy đủhơn so với những thông tin mới chỉ dừng lại ở công đoạn thu thập mà chưaqua xử lý

Xét từ khía cạnh số lượng thông tin: Xử lý thông tin đòi hỏi người dùngtin phải thu thập được thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó thông tin saukhi được xử lý mới đạt được mức hoàn chỉnh tối đa Càng thu thập thông tin

đa dạng về nguồn và phong phú về nội dung thì quá trình xử lý thông tin càng dễ

so sánh, đối chiếu để cho ra lượng thông tin đảm bảo chất lượng nhất Ngược lại,quá trình thu thập thông tin với đặc thù là lượng thông tin nhiều, sẽ cần phải cóquá trình xử lý để giảm đi sự cồng kềnh của thông tin, đặc biệt là những thông

tin trùng lặp, không cần thiết đối với mục đích của người sử dụng.

Như vậy, thu thập và xử lý thông tin là hai quá trình gắn liền nhau và

có sự tác động hai chiều Một trong hai quá trình được thực hiện không hiệuquả sẽ kéo theo hệ quả là chất lượng thông tin đầu ra để phục vụ mục đích củangười sử dụng sẽ không như mong đợi và không thể phục vụ đắc lực chongười sử dụng đúng như vai trò quan trọng vốn có của thông tin nói chung

1.3 Tầm quan trọng của thu thập và xử lý thông tin đối với học tập của sinh viên

Nói đến vai trò của thông tin, V.I.Lênin đã khẳng định: “Không cóthông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹthuật và sản xuất” Hơn bao giờ hết, thông tin đang trở thành một yếu tố quantrọng chủ chốt quyết định thành bại của các hoạt động kinh tế, chính trị, xã

hội Nắm bắt và xử lý thông tin chính xác, kịp thời cũng chính là thể hiện

trình độ, bản lĩnh của con người trên con đường chinh phục và hướng tớithành công Giáo dục đại học cũng không nằm ngoài các lĩnh vực của đờisống xã hội, và để phát triển thì cần có sự đóng góp lớn từ hệ thống thông tinkhổng lồ và ngày một biến đổi Hệ thống thông tin phản hồi với tầm ảnhhưởng của mình đã trở thành nguồn tài nguyên, công cụ đắc lực trong việcxây dựng chất lượng đào tạo của các trường Đại học trên thế giới, đặc biệt làsinh viên – đội ngũ tri thức, những chủ nhân tương lai của đất nước Đó cũng

là lý do mà nhóm nghiên cứu sẽ đi sâu phân tích tầm quan trọng của việc thuthập và xử lý thông tin đối với sinh viên nói chung

Thứ nhất, thu thập là bước đầu tiên phải tiến hành sau khi xác địnhđược vấn đề hoặc yêu cầu cụ thể Sinh viên cần định hình được những côngviệc cần làm như Thu thập ở đâu? Thu thập những gì? Và Thu thập như thếnào?… Nếu không có sự cân nhắc đó, sinh viên sẽ rất dễ bị “chìm” trong khốithông tin khổng lồ và vô tận trên rất nhiều nguồn khác nhau Hiện nay có rấtnhiều nguồn giúp cho sinh viên trong việc thu thập thông tin một cách dễ

dàng như thư viện, từ sách, báo và đặc biệt Internet cũng là một nguồn kháphong phú được sinh viên sử dụng để thu thập thông tin phục vụ học tập củamình Đây được coi là một bước phát triển vô cùng mạnh mẽ trong việc ứngdụng khoa học công nghệ phục vụ học tập của sinh viên Việt Nam hiện nay,giúp cho việc tiếp cận mọi nguồn thông tin trong nước và trên thế giới mộtcách nhanh chóng và thuận tiện

Thứ hai, sau khi thu thập được những thông tin có liên quan đến vấn đềcần tìm hiểu, một câu hỏi đặt ra là “Vậy những thông tin nào mới thật sự cầnthiết, là trọng tâm của vấn đề đó?” Hay nói cách khác, sinh viên phải xử lý,chọn lọc để giảm bớt sự cồng kềnh của khối thông tin đồ sộ đã thu thập được

Từ đó rút ra những thông tin cốt lõi và cần thiết nhất cho mục đích của mình

Có như vậy sản phẩm thông tin cuối cùng sau khi xử lý mới có hiệu quả thật

sự đối với sinh viên trong quá trình học tập tại trường

Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin tạo ra hiệu quả trong học tập,trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản để làm chủ thế giới thông tin.Bên cạnh đó còn rèn luyện cho sinh viên những kỹ năng nhận dạng thông tin,đơn vị nguồn tin phù hợp, tổ chức nguồn tin tìm được một cách hợp lý, thẩmđịnh nguồn tin đã được chọn lọc Việc thu thập và xử lý thông tin không chỉ

có tầm quan trọng đối với sinh viên khi còn ngồi trên ghế nhà trường mà cònđặc biệt quan trọng đối với công việc của sinh viên sau khi ra trường Do đó,trang bị một kiến thức vững vàng về thu thập và xử lý thông tin là một việcrất cần thiết đối với sinh viên, bởi vì kiến thức đó chính là chìa khóa mở ranhững cơ hội tri thức và nghề nghiệp cho mỗi cá nhân, góp phần thúc đẩy sựphát triển mạnh mẽ về khoa học, công nghệ cũng như giáo dục của đất nước

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN

CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1 Tổng quan về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.1 Chức năng

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lậpthuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổchức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học vàthấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa họccông nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

- Trường là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngân hàng

- Trường chịu sự lãnh đạo, quản lý toàn diện và trực tiếp của Bộ Nội

vụ, sự quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo;chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương nơi Trường đặt trụ sở, Văn phòng và Cơ sở đào tạo,được hưởng các chính sách, chế độ của Nhà nước áp dụng cho hệ thống cáctrường đại học, cao đẳng công lập

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảngviên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngànhnghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vàoquá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhàgiáo, cán bộ, nhân viên.

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của phápluật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vậtchất của Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáodục theo quy định của pháp luật

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục

vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạtđộng giáo dục và đào tạo; Tổ chức cho công chức, viên chức và người họctham gia các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của

xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượnggiáo dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảmbảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng

và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hộicủa địa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanhtheo quy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạovới sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tàichính cho Nhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tếcủa Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của ngườihọc; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo củaTrường.

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học vàcông nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp phápcủa cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức

và người học của trường

- Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quyđịnh của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục; Giữgìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ; Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quanquản lý Nhà nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ cấu tổ chức của Trường gồm có:

a) Ban Giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

c) Các Phòng chức năng:

- Phòng Quản lý đào tạo

- Phòng Tổ chức cán bộ

- Phòng Hành chính – Tổng hợp

- Phòng Kế hoạch – Tài chính

- Phòng Quản trị - Thiết bị

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

d) Các Khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

đ) Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minhg) Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

i) Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nộik) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

2.2 Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1 Nhu cầu thu thập thông tin

Nhu cầu thông tin là một khái niệm cơ bản trong quá trình học tập củasinh viên nói chung Ở các trường học, dù là Giáo dục phổ thông, giáo dục đạihọc chuyên nghiệp, giáo dục sau đại học, kể cả quá trình tự học, thì học sinh,sinh viên đều có nhu cầu thu thập, tìm kiếm thông tin nhằm thỏa mãn học tậphay cuộc sống của mình Đó là nhiệm vụ cơ bản, nếu không muốn nói là quantrọng nhất của bất cứ quá trình học tập nào Và quá trình học tập của sinh viênTrường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng không là ngoại lệ Nhu cầu thu thậpthông tin của sinh viên mỗi ngành học, mỗi bậc trung học, cao đẳng, đại họcđều có sự khác biệt, nhưng vẫn có những vấn đề chung chi phối mọi loại nhucầu thu thập thông tin trong học tập

Dễ nhận thấy rằng, nhu cầu thông tin của sinh viên có thể được chiathành 3 nhóm lớn bao gồm: Nhóm thông tin đào tạo liên quan đến khóa học,ngành học; nhóm thông tin/kiến thức, kỹ năng ngành học và nhóm thông tinthực tế liên quan đến đời sống xã hội…

Thứ nhất, xét ở góc độ nhu cầu thông tin về ngành học, về chương

trình đào tạo thì hiện nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang thực hiện songsong hai chương trình đào tạo: Đào tạo theo niên chế và đào tạo theo tín chỉ.Với mỗi loại hình đào tạo, sinh viên cần phải chủ động thông tin trong học tậpcủa mình, đặc biệt là đào tạo theo học chế tín chỉ – loại hình đào tạo yêu cầusinh viên phải chủ động nghiên cứu kỹ, nắm chắc các tài liệu của nhà trường,nắm vững chương trình đào tạo, các học phần phải học trước, các học phầnhọc song hành, phần kiến thức giáo dục đại cương, phần kiến thức giáo dục

chuyên nghiệp,… đó là nhu cầu thông tin cực kỳ quan trọng ảnh hưởng trựctiếp học tập của sinh viên Tuy nhiên, thực tế khảo sát của nhóm nghiên cứulại cho thấy một điều khá thất vọng của thực trạng sinh viên học tập tạiTrường hiện nay Hầu hết sinh viên chưa chủ động trong việc tìm hiểu và nắmbắt các thông tin liên quan đến khóa học, quy chế đào tạo, lịch học, phươngthức đánh giá của mỗi học phần Trong khi đó, đây là điều đặc biệt cần thiếtđối với khối sinh viên đang được đào tạo theo học chế tín chỉ

Thứ hai, nhóm thông tin/kiến thức, kỹ năng ngành học bao gồm một số

ngành học tiêu biểu như:

Đối với ngành Lưu trữ học và Văn thư – Lưu trữ, sinh viên cần đến cácthông tin, các kiến thức và kĩ năng về: quản trị văn phòng, thư kí văn phòng,văn hoá công sở, lễ tân văn phòng, tin học văn phòng, soạn thảo văn bản,quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ và tra tìm hồ sơ, tài liệu… Bên cạnh đó, họcần được trang bị các kĩ năng mềm để thích ứng với công việc tại các môitrường làm việc khác nhau như: kĩ năng giao tiếp, kĩ năng tham mưu, kĩ năngthuyết trình, kĩ năng tổ chức sự kiện và đặc biệt là kĩ năng thu thập và xử líthông tin Theo kết quả khảo sát, 92% sinh viên thuộc ngành học Lưu trữ họccần và biết đến thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến học tập củamình Vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần có phương pháp để nâng cao những kỹnăng này cho sinh viên ngành học để sinh viên ra trường có trình độ am hiểuthông tin và kỹ năng nghề nghiệp đem lại hiệu quả trong công việc

Ngành Quản lý Nhà nước cung cấp thông tin cho sinh viên những kiếnthức cơ bản về quản lý, kiến thức chuyên sâu về quản lý hành chính Nhà nước

để sinh viên có khả năng thực hiện được các công việc quản lý hành chínhthuộc khu vực công hoặc khu vực tư: Kỹ năng về điều hành, tổ chức, kỹ năngquản lý nhân sự, kỹ năng thao tác nghiệp vụ hành chính văn phòng cơ bản, kỹnăng giải quyết các thủ tục hành chính,…Vì vậy, sinh viên rất cần thông tin

để có thể phân tích, đánh giá các vấn đề về quản lý hành chính, có khả năng

đàm phán trong quản lý hành chính và giao tiếp đạt hiệu quả Trong giai đoạnđất nước đẩy mạnh phát triển kinh tế hội nhập quốc tế, nguồn nhân lực nóichung và đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước

có vai trò quyết định Đội ngũ này chính là những người xây dựng và thực thichính sách phát triển kinh tế - xã hội Vì vậy, các cơ quan Nhà nước rất cần cóđội ngũ cán bộ, công chức có trình độ, kỹ năng về quản lý Nhà nước Thực tế

có đến 96% các bạn sinh viên ngành học này cho rằng thông tin có vai trò đặcbiệt quan trọng đối với việc học tập Có kỹ năng thu thập thông tin về quản lýNhà nước sẽ là một trong những điều kiện tiên quyết cho các bạn sinh viênđạt được thành công trong học tập và tương lai

Ngành Quản trị Văn phòng là ngành được xây dựng dựa trên nhu cầucủa xã hội về nguồn nhân lực có chuyên môn, trình độ về Quản trị văn phòng

Do đó, sinh viên ngành học này rất cần nguồn thông tin đảm bảo cho học tập

và công việc sau này Qua khảo sát thực tế sinh viên ngành học có tới 100%các bạn cho rằng thông tin cần cho học tập của mình, và rất cần có phươngpháp để thu thập thông tin cho hiệu quả Những thông tin này cần phải phùhợp với mục tiêu đào tạo ngành Quản trị văn phòng hướng đến là đào tạo sinhviên có khả năng giúp lãnh đạo cơ quan quản lý, triển khai, hướng dẫn thựchiện các nghiệp vụ văn phòng tại các đơn vị, bộ phận văn phòng của cơ quan,

tổ chức; đào tạo sinh viên có khả năng thực hiện thành thạo các kỹ năng,nghiệp vụ văn phòng như: tham mưu, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụcho hoạt động quản lý; soạn thảo văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết vănbản; kỹ năng giao tiếp; phương pháp tổ chức các hoạt động, bố trí sắp xếp cáccông việc và cải tiến lề lối làm việc trong văn phòng; phương pháp kiểm tra,đánh giá, điều hành…

Ngành Khoa học thư viện là ngành gắn liền với thông tin nhiều nhất sovới các ngành học khác Ngành học yêu cầu sinh viên cần nắm được nhữngthông tin, kiến thức cơ bản về Khoa học thư viện, đáp ứng nhu cầu hoạt động

trong lĩnh vực thư viện và thông tin; nắm vững kiến thức, tổ chức các hoạtđộng nghiệp vụ cơ bản của khoa học thư viện như lựa chọn, thu thập, bổ sungnguồn tin, tổ chức xử lý, lưu giữ, phân tích, tổng hợp, tạo dựng các sản phẩm,dịch vụ và phân phối thông tin theo phương pháp truyền thống và hiện đại; cókiến thức và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện,

am hiểu các loại hình thư viện…Có kỹ năng thực hành thành thạo các hoạtđộng nghiệp vụ thư viện - thông tin: chọn lọc, bổ sung, xử lý tài liệu; tổ chứckho, bảo quản tài liệu; tổ chức bộ máy tra cứu, tra cứu thông tin và tổ chứccác dịch vụ thư viện - thông tin phục vụ người đọc, người dùng tin Vì đặc thùngành gắn liền với thông tin cốt lõi cho quá trình học tập nên 100% sinh viênngành này cần đến thông tin và đòi hỏi phương pháp mang lại hiệu quả nhấttrong học tập

Thứ ba, ngoài sự khác biệt về nhu cầu kiến thức, thông tin về ngành

học, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một nhu cầu chung về thôngtin rất quan trọng khác Đó là thông tin thực tế liên quan đến đời sống - xãhội, nó gắn liền quá trình học tập và nâng cao khả năng nhận thức của sinhviên Thông tin từ thực tiễn của đời sống xã hội mang lại sự khác biệt vềngoại hình lẫn tư duy của sinh viên Trên thực tế, thời đại thông tin ngày nay

đã tạo ra những điều kiện và cơ hội cho sinh viên về nhu cầu được giao lưu,liên kết, chia sẻ những sở thích, sự quan tâm, những ý tưởng, những việc làmbằng các phương tiện truyền thông hiện đại – nhất là sự phát triển ngày càng

đa dạng của Internet, trong đó có các mạng xã hội Sinh viên luôn cần nhu cầuthông tin để chia sẻ và chọn lọc một cách có hiệu quả thông tin hiện tại hoặc

cả thông tin vượt qua trở ngại về không gian và thời gian, vượt qua khoảngcách giữa các thế hệ Nó giúp nâng cao vai trò của mỗi sinh viên trong việctạo lập quan hệ và tự tổ chức xoay quanh những mối quan tâm chung trongnhững cộng đồng, thúc đẩy sự liên kết các tổ chức xã hội Sinh viên cần cónhu cầu thông tin để phục vụ những mục đích tất yếu của mình, để tác động

bản thân sinh viên tự làm thay đổi nhiều thói quen cũ và hình thành nhữngbiểu hiện mới của tư duy, lối sống và văn hóa.

2.2.2 Nhu cầu xử lý thông tin

Xử lý thông tin là công đoạn mà chủ thể tác động lên nguồn thông tin

đã được lựa chọn nhằm loại bỏ những thông tin nhiễu hay những thông tinkhông đáp ứng các yêu cầu đã được đặt ra ban đầu Việc vận dụng và liên kếtcác thông tin lại theo mối quan hệ về bản chất vốn có, đúc rút ra những thôngtin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc học tập, lao động và nghiên cứu là vôcùng cần thiết và quan trọng Bản chất của xử lý thông tin không làm tănglượng tin mà chỉ hướng đối tượng dùng tin vào việc làm sao để thông tin gọnnhẹ nhất, dễ dàng sử dụng và đem lại hiệu quả tối ưu nhất, bởi vì mục đíchcủa quá trình xử lý thông tin là tri thức Trên thực tế, mặc dù xử lý thông tin

có vai trò quan trọng như vậy nhưng không phải 100% sinh viên Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đều có nhu cầu xử lý thông tin

Trước hết, đối với đại bộ phận sinh viên có nhu cầu xử lý thông tin: Dokhối lượng thông tin được thu thập từ các nguồn khá đa dạng và phong phú,nên thực tế này đặt ra yêu cầu phải xử lý thông tin Nhu cầu xử lý thông tinxuất phát từ chính bản thân người học, nhằm phục vụ việc học tập cũng nhưphục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày Điều này có nghĩa, các nguồnthông tin được thu thập sẽ phải trải qua quá trình “chế biến” bằng các phươngpháp cụ thể như phân loại thông tin, phân tích thông tin, xác định mức độ tincậy của nguồn tin và lựa chọn thông tin Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhậnthấy rằng, có đến 87% sinh viên có nhu cầu xử lý thông tin sau khi tiến hànhcông đoạn thu thập Nguyên nhân chính được xác định chính là sự phát triểncủa khoa học công nghệ, truyền thông Cụ thể là, khi nghiên cứu hoặc tìm hiểu

về một vấn đề nào đó, sự phát triển của khoa học công nghệ và truyền thônghiện nay có thể cung cấp cho sinh viên vô số các nguồn tin Nhiệm vụ của sinhviên lúc này là phải phân loại, phân tích, lựa chọn, tổng hợp những thông tin đó

để có được thông tin có giá trị nhất phục vụ việc học tập và nghiên cứu củamình.

Đối với số lượng nhỏ sinh viên không có nhu cầu xử lý thông tin: Sinhviên thuộc nhóm này chỉ chiếm 13% tổng số sinh viên của Trường Thay vìthực hiện các phương pháp xử lý thông tin sau khi thu thập được thì sinh viênthuộc nhóm này lại thực hiện sao chép y nguyên trong tài liệu khi làm bài tậpđược giáo viên bộ môn giao Bên cạnh đó, một số sinh viên thậm chí khôngxác định được thông tin phù hợp với yêu cầu của đề bài Đây cũng là một lý

do lý giải vì sao họ không thực hiện các phương pháp xử lý thông tin

2.3 Thực trạng thu thập, xử lý thông tin phục vụ học tập của sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.3.1 Thực trạng thu thập thông tin

2.3.1.1 Các nguồn thông tin được thu thập

Để thu thập thông tin, người khai thác cần nắm rõ các nguồn tin Mọi

sự vật, hiện tượng không tự nhiên sinh ra mà đều phải có nguồn gốc xuất xứ

cụ thể của nó Thông tin trong học tập cũng vậy, nó phải được sinh ra từnhững nguồn cụ thể Có rất nhiều nguồn sản sinh thông tin nhưng không phảinguồn nào cũng có giá trị để sinh viên có thể thu thập một cách dễ dàng Vìvậy, việc nắm vững các nguồn tin sẽ giúp sinh viên có thể xác định đượcnguồn gốc, xuất xứ của thông tin đảm bảo cho quá trình học tập hiệu quả

Hiện nay, rất nhiều nguồn thông tin được phân loại theo các tiêu chíkhác nhau Chẳng hạn, theo tiêu chí về mức độ xử lý thì nguồn thông tin đượcchia ra thành hai loại là nguồn thông tin sơ cấp (chưa qua xử lý) và nguồnthông tin thứ cấp (đã xử lý sơ bộ) Phân loại theo tiêu chí tính cập nhật củathông tin, nguồn thông tin có thể chia ra thành nguồn cũ và nguồn mới Hoặctheo tiêu chí mức độ quan trọng của nguồn thì nguồn thông tin được chiathành nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng,… Tuy nhiên, các cách phânloại trên đều chỉ mang tính khái quát và phục vụ cho những mục đích nghiên

cứu nhất định, chưa phản ánh được đầy đủ các nguồn thông tin phục vụ chocác hoạt động khác và đặc biệt là phục vụ hoạt động học tập của sinh viên.Căn cứ vào thực tiễn nhu cầu sử dụng thông tin phục vụ hoạt động học tậpcủa sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhóm nghiên cứu phân loạinguồn tin thành các nguồn cơ bản sau:

Thứ nhất là nguồn thông tin từ sách, báo, tạp chí: Đây là một trong

các nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động học tập của sinh viên.Trong đó ghi lại những kiến thức khá cơ bản trong chương trình học mà cácbạn sinh viên có thể thu thập được Trong quá trình học tập, sinh viên TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội có thể tìm đến nguồn thông tin này trên thư việnTrường từ việc mượn hoặc mua giáo trình các môn học hoặc các bạn có thểlên đây để đọc tài liệu, các bài báo, tạp chí, các xuất bản phẩm của Trườngliên quan đến môn học của mình Hiện nay, thư viện Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đã có hàng nghìn đầu sách phục vụ công tác giảng dạy của giảng viên

và học tập của sinh viên trong Trường Tuy nhiên, trên thực tế, đa phần sinhviên chưa tận dụng tối đa nguồn thông tin hữu ích này vào quá trình học tậpcủa mình, đặc biệt là thông tin từ các tạp chí chuyên ngành mang tính chất mởrộng, đào sâu kiến thức

Thứ hai là nguồn thông tin từ mạng Internet và các phương tiện thông tin đại chúng: Đây là một nguồn thông tin khá đa dạng và phong phú,

lượng thông tin vô cùng nhiều và rộng đòi hỏi sinh viên phải tìm đúng nguồnmình cần và phải xử lý một cách có chọn lọc Theo kết quả khảo sát, 91%sinh viên sử dụng mạng Internet để tìm kiếm thông tin Tuy nhiên mục đíchcủa việc tìm kiếm thông tin rất đa dạng, chủ yếu là phục vụ mục đích cá nhânnhư tìm kiếm thông tin về bạn bè (qua mạng xã hội Facebook), thông tin giảitrí như xu hướng thời trang, âm nhạc, hậu trường và lối sống của các nhân vậtcủa công chúng… Mục đích tìm kiếm thông tin phục vụ việc học tập cũngnhư cập nhật tin tức thời sự chưa phải là những mục đích chính khi sinh viên

đó của con người Điều quan trọng là chúng ta lắng nghe, tiếp thu và học hỏiđược bao nhiêu và được những gì Nhu cầu sử dụng tin của sinh viên là rấtlớn, ngoài nguồn thông tin trực tiếp phục vụ môn học trên lớp thì sinh viêncòn cần đến các nguồn thông tin như thông tin xã hội, văn hóa, chính trị, thểthao giải trí, khoa học, công nghệ thông tin,…

Kiến thức trên Trường, trên lớp chưa đủ để sinh viên có thể tự tin vữngbước trên con đường sự nghiệp khi ra trường, mà ngoài ra việc đúc rút kinhnghiệm thực tế mới giúp chúng ta trưởng thành và có thể dần thích ứng đượcvới môi trường làm việc Ví dụ đối với việc xác định thời hạn bảo quản các hồ

sơ, tài liệu về kế hoạch báo cáo công tác hằng năm của các cơ quan cấp trêntheo Thông tư 09 năm 2011 của Bộ Nội Vụ sẽ bảo quản 10 năm Nhưng cónhững cơ quan lại lưu trữ hồ sơ, tài liệu đó 70 năm mà không hủy ngay Làmột nhân viên trong cơ quan nếu không biết các quy định riêng của cơ quan

mà tự ý hủy hồ sơ đó đi thì tin chắc rằng lãnh đạo cơ quan sẽ không tin tưởng

và giao việc cho bạn nữa, thậm chí có thể cho bạn nghỉ việc Đó là lý do vìsao mà khi làm việc tại bất kỳ cơ quan nào, chúng ta cũng phải tìm hiểu nộiquy trong cơ quan và học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước mà không

tự ý làm theo ý mình trong bất kì việc gì

Thứ tư là nguồn thông tin từ việc truyền đạt của thầy cô trên lớp:

Đây là nguồn thông tin cũng khá quan trọng đối với sinh viên, là nguồn kiếnthức nền trong quá trình học tập Khi lên lớp có thể các bạn sinh viên chưakịp đọc sách tìm hiểu trước ở nhà nhưng chỉ cần chú ý nghe thầy cô giảng bài

thì các bạn cũng sẽ có một cái khung thông tin cơ bản nhất về một vấn đề nào

đó trong bài học Và khi đi thi đặc biệt là thi vấn đáp, các bạn chỉ cần trả lờiđược lượng kiến thức cơ bản đó thì ít ra bạn cũng sẽ được điểm từ trung bìnhtrở lên và có thể qua môn đó Và chỉ cần phân tích một chút ý hiểu của mìnhbằng việc tìm hiểu thêm tài liệu từ các nguồn khác thì sinh viên có thể đượcđiểm khá cao Do vậy việc nghe thầy cô giảng trên lớp là một nguồn thông tin

dễ thu thập và cũng là nguồn thông tin chủ yếu của sinh viên hiện nay

Thứ năm là nguồn thông tin từ việc thảo luận nhóm, trao đổi với bạn bè: Trong quá trình học tập trên lớp hằng ngày, sinh viên có thể làm việc theo

nhóm để đưa ra ý kiến cá nhân của từng người Các ý kiến có thể được dùnglàm cơ sở để phân tích một vấn đề nào đó trong học tập Hiện nay, bộ phậnsinh viên thu thập thông tin từ nguồn này chủ yếu là sinh viên năm thứ nhấtthuộc các ngành học, các bậc học khác nhau (trúng tuyển đợt tuyển sinh năm2014) Đây là bộ phận sinh viên được đào tạo theo học chế tín chỉ với việc đổimới phương pháp dạy và học, trong đó thảo luận nhóm là một khía cạnh quantrọng đáp ứng yêu cầu đặt ra, đó là “lấy người học làm trung tâm”

Đặc biệt, một nguồn thông tin cũng khá quan trọng đối với sinh viên

các chuyên ngành của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đó là nguồn thông tin

từ văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ:

Đây là nguồn thông tin có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao, được dùng làm cơ

sở pháp lý cho một số chuyên ngành của Trường Hiện nay, một số chuyênngành của Trường cần có sự liên hệ mật thiết với hệ thống văn bản pháp quytrong quá trình giảng dạy và học tập như chuyên ngành Lưu trữ học, Quản lýNhà nước, Quản lý nhân lực,… Ví dụ, chuyên ngành Lưu trữ học hiện nayphải áp dụng rất nhiều văn bản pháp quy vào học tập và giảng dạy như LuậtLưu trữ, các văn bản quy định về nghiệp vụ như quản lý văn bản đi, đến, soạnthảo văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu Ngoài ra còn áp dụngcác tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong công tác Văn thư lưu trữ như tiêu

chuẩn về Bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về Cặp, hộp đựng hồ sơ và tiêu chuẩn về giáđựng hồ sơ,…

Thời gian vừa qua, nhóm nghiên cứu đã tiến hành nghiên cứu, khảo sátquá trình thu thập thông tin của sinh viên trong Trường Đại học Nội Vụ HàNội từ các Khoa, các hệ cũng như là các bậc học khác nhau Hầu hết các bạnsinh viên đều rất coi trọng việc thu thập thông tin và cho rằng công đoạn này

có ảnh hưởng trực tiếp đến học tập của họ Trong quá trình học tập tạiTrường, sinh viên cũng đã sử dụng tất cả các nguồn trên để thu thập thông tinphục vụ học tập Tuy nhiên tỉ lệ thu thập thông tin từ các nguồn đó ở mỗi bạnsinh viên trong mỗi Khoa, mỗi ngành lại có sự khác nhau Ví dụ như:

Qua biểu đồ trên cho thấy tỉ lệ thu thập thông tin từ các nguồn có sựkhác nhau giữa hai ngành Đối với ngành Quản lý Nhà nước thì tỉ lệ các bạnsinh viên thu thập từ nguồn thầy cô truyền đạt là chủ yếu, còn đối với ngànhQuản trị Văn phòng thì các nguồn được áp dụng một cách khá hiệu quả Điều

đó cho thấy tỉ lệ thu thập thông tin từ các nguồn có sự khác nhau khá rõ rệtgiữa các chuyên ngành của Trường, có những chuyên ngành tập trung chủ yếu

vào một hoặc hai nguồn để thu thập còn có những ngành lại thu thập thông tin

từ đa dạng nhiều nguồn khác nhau

2.3.1.2 Các phương pháp thu thập thông tin

Chất lượng và hiệu quả thu thập thông tin phụ thuộc rất lớn vào phươngpháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin là cách thức, biệnpháp cụ thể được sử dụng trong quá trình thu thập thông tin Tuy các nguồn

vô cùng phong phú và đa dạng nhưng sử dụng phương pháp nào để thu thậpđược những thông tin cần thiết đó phục vụ quá trình học tập của mình cũng làmột vấn đề không phải dễ dàng Do vậy, sinh viên phải biết cách áp dụngnhững phương pháp đó sao cho hợp lý đối với từng nguồn thông tin cần thuthập Trong quá trình học tập các sinh viên Trường Đại học Nội vụ thườngdùng các phương pháp sau:

Một là, phương pháp đọc và ghi chép có chọn lọc thông tin qua tài liệu:Mục đích của việc đọc và ghi chép này là nhằm rút ra được những thông tincần thiết phục vụ hoạt động học tập của mình Tuy nhiên, phương pháp nàyđòi hỏi mỗi cá nhân phải có tư duy và cách ghi chép thông tin một cách khoahọc Đó là lý do vì sao mà đối với sinh viên thì lượng thông tin thu thập, nắmbắt được ở mỗi người lại có sự khác nhau

Thứ hai là phương pháp sao chụp một cách y nguyên tài liệu: Phươngpháp này không đòi hỏi sinh viên phải có tư duy chọn lọc thông tin phức tạpnhư phương pháp trên Mà chỉ cần có phương tiện hỗ trợ như máy tính, điệnthoại,… cũng có thể thu thập được thông tin Tuy nhiên phải sao chụp nhữngtài liệu từ những nguồn nào, phục vụ đúng mục đích của mình lại là một vấn

đề không dễ dàng đối với sinh viên Từ đó đòi hỏi sinh viên phải xem xét thật

kĩ nguồn thông tin mà mình cần tìm kiếm, thu thập

Thứ ba là phương pháp thu thập thông tin qua tra cứu trên Internet:Phương pháp này rất phù hợp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay.Chỉ cần biết cách tìm kiếm thông tin trên những địa chỉ Website hay địa chỉ

liên kết chính xác của nguồn tin thì sinh viên có thể dễ dàng thu thập đượcnhững thông tin mình cần để phục vụ học tập Theo khảo sát của nhóm nghiêncứu đối với sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc áp dụng cácphương pháp thu thập thông tin đó vào việc học tập và kết quả là tỉ lệ đó có sựkhác nhau ở các chuyên ngành cũng như các hệ đào tạo của Trường Cụ thểnhư:

Qua biểu đồ trên có thể nhận thấy các phương pháp thu thập thông tinđược sử dụng với tần suất khác nhau ở các chuyên ngành và các bậc học Cụthể, chuyên ngành Tin học - hệ Trung cấp có tỉ lệ áp dụng các phương phápthu thập thông tin vào học tập chưa cao Trong đó, một mặt tỉ lệ sinh viên sửdụng phương pháp sao chụp một cách y nguyên tài liệu chiếm tỉ trọng cao

nhất so với các ngành khác nhưng mặt khác tỉ lệ sinh viên sử dụng cácphương pháp khác lại chiếm tỉ trọng thấp nhất Điều đó chứng tỏ rằng các bạnsinh viên chuyên ngành này chưa sử dụng có hiệu quả các phương pháp thuthập thông tin vào học tập Một vấn đề đặt ra đối với các bạn sinh viên chuyênngành khác cũng như sinh viên toàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội đó là việctăng hiệu suất sử dụng các phương pháp trên vào hoạt động học tập để đạt kếtquả cao hơn nữa.

2.3.2 Thực trạng xử lý thông tin

Xử lý thông tin là một công việc quan trọng để lựa chọn ra nhữngthông tin phù hợp, chính xác, từ đó phục vụ cho học tập của các bạn sinhviên Thông tin ban đầu là thông tin thu thập đầu vào, công tác xử lý đặt racho nó các nhiệm vụ phân loại, lựa chọn, phân tích, tổng hợp và đưa ra cáckết luận để phản ánh đúng bản chất, nội dung, tính chất, đặc trưng của cácthông tin Quá trình xử lý thông tin phụ thuộc vào hai yếu tố rất lớn đó là:chất lượng của thông tin đầu vào và chất lượng của các khâu xử lý, chế biếnthông tin

Có thể nói, xử lý thông tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vàothông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ cho quá trìnhhọc tập Khi tiến hành xử lý thông tin, chúng ta thường sử dụng một sốphương pháp sau:

- Phân loại thông tin

- Phân tích thông tin

- Tóm tắt thông tin

Tuy nhiên, trong thực tế, không phải tất cả các phương pháp này đềuđược sử dụng một cách rập khuôn trong quá trình xử lý bất kì một thông tinnào Việc lựa chọn phương pháp nào để xử lý còn phụ thuộc vào nhiều yếu tốnhư nguồn tin, loại hình thông tin, trình độ và kĩ năng của người xử lý thôngtin,….Do vậy, chúng ta phải vận dụng linh hoạt các phương pháp xử lý thông

tin sao cho phù hợp với từng hoàn cảnh và mục đích cụ thể

2.3.1.1 Phân loại thông tin

Thông tin trong học tập rất đa dạng và phong phú, được thu thập từnhiều nguồn khác nhau Do vậy, để làm tốt quá trình xử lý thông tin, bướcđầu tiên cần phải thực hiện là phân loại thông tin

Phân loại thông tin là việc phân chia thông tin thành từng loại, từng vấn

đề, từng lĩnh vực khác nhau dựa vào nội dung và hình thức mà chúng phảnánh Việc phân chia đó giúp cho các bạn sinh viên có thể dễ dàng tra cứuthông tin khi cần thiết một cách nhanh chóng mà không phải mất nhiều thờigian Đây cũng là một phong cách làm việc khoa học mà không chỉ các bạnsinh viên nên áp dụng mà tất cả chúng ta đều cần sử dung nó vào bất kì việc gì.Nhóm nghiên cứu thấy rằng sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiện nayvẫn chưa thực sự trang bị cho mình một phương án phân loại nhất định và khoahọc, mà các thông tin thu thập được vẫn trong tình trạng lôn xộn, chưa có sựsắp xếp theo một tiêu chí cụ thể Việc đưa ra một tiêu chí để phân loại hệ thốngthông tin đó đòi hỏi sinh viên phải có tư duy một cách rõ ràng, rành mạch vềcác mục đích sử dụng của các thông tin thu thập được, từ đó việc phân loạithông tin mới trở nên dễ dàng hơn Qua nghiên cứu, tiêu chí thường được sửdụng để phân loại thông tin là tiêu chí về nội dung và hình thức Cụ thể:

Thứ nhất, phân loại thông tin theo nội dung xuất phát từ đặc thù của

từng chuyên ngành mà các bạn sinh viên theo học Chẳng hạn, sinh viênchuyên ngành Lưu trữ học khi thu thập các thông tin từ nguồn là các văn bảnquy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, khi đó cácbạn phải biết được văn bản, tài liệu nào thuộc vấn đề hướng dẫn soạn thảocũng như thể thực trình bày văn bản; tài liệu nào hướng dẫn việc quản lý vănbản đi, đến; tài liệu nào quy định về quản lý và sử dụng con dấu,… Hoặc cácvăn bản, tài liệu nào áp dụng cho công tác văn thư và công tác lưu trữ,… Khi

có sự phân loại rõ ràng như vậy sẽ rút ngắn thời gian và công sức cho các bạn

sinh viên trong việc sử dụng thông tin khi cần thiết.

Thứ hai, phân loại thông tin theo hình thức thể hiện của thông tin:

Đó có thể là thông tin bằng văn bản hay nói cách khác nó chính là các

nguồn thông tin từ sách, báo, tạp chí: Đây là những thông tin cơ bản mà sinhviên có thể khai thác phục vụ vào quá trình học tập Đa số các bạn sinh viênđều lựa chọn khai thác thông tin chủ yếu từ sách, giáo trình, tạp chí Theo sốliệu khảo sát, thống kê có tới gần 40% các bạn sinh viên sử dụng giáo trìnhcho các học phần

Hay thông tin đa phương tiện như: Đĩa CD- ROOM, các phần mềm

ứng dụng, hay các trang mạng xã hội…Ngày nay, công nghệ thông tin pháttriển, các bạn sinh viên có thể dễ dàng sử dụng Internet để tra cứu thông tinmột cách nhanh chóng, tiện lợi Bằng chứng là có tới trên 90% sinh viênTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã sử dụng Internet vào học tập Tuy nhiên,việc xác minh độ chính xác của nguồn thông tin này là một vấn đề vô cùngquan trọng, tránh trường hợp các thông tin thu được không chính xác làmgiảm độ tin cậy của nguồn thông tin đó

Như vậy, sau khi thu thập được các loại thông tin như trên, sinh viên đãthực hiện phân loại thông tin thành các loại riêng biệt, và xác định được rằng,mỗi loại thông tin đều có những đặc điểm nhất định Ví dụ, đối với một vấn

đề cần nghiên cứu và làm rõ thì nhóm thông tin từ sách, giáo trình sẽ mangtính cơ bản và nền tảng bắt buộc cần có; nhóm thông tin từ tạp chí chuyênngành, mạng Internet, các tham luận hội thảo khoa học… sẽ mang tínhchuyên sâu và mở rộng Việc phân loại tính chất của từng nhóm thông tin sẽgiúp sinh viên đáp ứng được yêu cầu của vấn đề/bài tập được giao theo từngmức độ như “phân tích”, “trình bày”, “làm rõ”, “nêu”…

2.3.1.2 Phân tích thông tin

Phân tích thông tin là một phương pháp không thể thiếu trong quá trình

xử lý thông tin Phân tích là việc phát hiện ra các mối liên hệ bên trong của

hoạt động nghiên cứu Bên cạnh đó, phân tích thông tin là sự tư duy lý thuyếtcủa các sự kiện kinh tế, xã hội, chính trị, văn hoá… để phát hiện ra các thôngtin về những vấn đề được nghiên cứu.

Phân tích thông tin là quá trình phân chia và tích hợp các yếu tố để tìm

ra những mối liên hệ tất yếu bên trong của vấn đề, sự vật, hiện tượng Phântích thông tin không được áp đặt ý kiến chủ quan hay suy diễn cảm tính màphải tuân theo những thông tin khách quan mà sự vật, hiện tượng phản ánh

Vì vậy, muốn phân tích phải kết hợp cùng các phương pháp hỗ trợ như: sosánh, đánh giá, nhận định tình hình, phân tích nguyên nhân và đề ra các giảipháp về vấn đề, sự vật, hiện tượng đó Trong thực tế chúng ta thấy, phân tíchthông tin chính là đi sâu vào phân tích nguồn thông tin và nội dung thông tin

a Phân tích nguồn tin

Như phần trên đã trình bày, thông tin được thu thập từ rất nhiều nguồnkhác nhau Vì vậy, muốn thông tin chính xác và có giá trị, chúng ta phải xácđịnh được cơ sở hình thành thông tin Khi đã có cơ sở của thông tin, ta mới cóthể đánh giá được giá trị của thông tin Trong quá trình phân tích thông tin, taluôn đặt ra câu hỏi “Thông tin có nguồn gốc từ đâu?” Có thể trả lời, thông tinthu thập phục vụ quá trình học tập có từ rất nhiều nguồn khác nhau Việcphân tích nguồn tin chủ yếu là từ một số nguồn như sau:

Nguồn thông tin từ sách, giáo trình, tạp chí: Đây là những nguồn

thông tin chủ yếu cung cấp những kiến thức cơ bản cho sinh viên Trong quátrình học tập, các bạn sinh viên đã biết khai thác thông tin từ sách, giáo trình.Sách, giáo trình đảm bảo đầy đủ về lượng kiến thức cơ bản Tuy nhiên, theokết quả khảo sát chỉ có khoảng 40% sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sử dụng nguồn thông tin này cho quá trình học tập Số còn lại hầu như khôngmấy coi trọng những thông tin có trong nguồn này và từ đó không có ý thứctrong việc cần phải khai thác thông tin trong đó vào học tập Đây cũng là mộtthực trạng còn tồn tại khá phổ biến đối với sinh viên hiện nay, hình như văn