Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của bài báo cáo 4 B. NỘI DUNG 6 TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 6 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM. 6 1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 7 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 8 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 10 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 10 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 11 1.3.3. Bản mô tả công việc 12 1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 15 1.4.1. Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 15 1.4.2. Khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 23 1.4.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 23 1.4.2.2. Thực trạng công tác nhân sự 23 1.4.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản 24 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 31 1.4.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ vào cơ quan. 32 1.4.4. Nhân xét, đánh giá về công tác Văn thư Lư trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 33 1.4.4.1. Ưu điểm 33 1.4.4.2. Nhược điểm 34 CHƯƠNG 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM. 36 2.1. Giúp cơ quan xấy dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 36 2.1.1. Lịch công tác tuần tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 36 2.1.2. Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cồ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 38 2.1.3. Kế hoạch công tác năm của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 41 2.2. Giúp Công ty mẫu hoá một số văn bản sau: 43 2.2.1. Quyết định hành chính 43 2.2.2. Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 46 2.2.3. Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 48 2.3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan. 50 2.4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. 50 2.5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 52 C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 53 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 54 KẾT LUẬN CHUNG 55 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sau một tháng thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng vàgiao thông INTRACOM, tôi đã được học hỏi cũng như tìm hiểu được rất nhiềuđiều bổ ích,kiến thức cho bản thân Những kiến thức mà tôi thu thập được từthực tế giúp ích rất nhiều cho công tác làm việc sau này của tôi, hơn cả giúp tôi

có một hành trang kỹ lưỡng trước khi rời khỏi ghế nhà trường Và để hoàn thànhbài báo cáo này, trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin tôi đã nhận được

sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ nhân viên trong văn phòng công ty Intracom

Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty đã tạo điều kiện cho tôi vào thựctập tại công ty Đồng kính gửi toàn thể nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xâydựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã luôn chỉ bảo và hướng dẫn tận tìnhtrong thời gian tôi thực tạp và khảo sát tại Công ty

Việt-Về phía Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tôi xin chân thành cảm ơn cácthầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là ThS.Nguyễn Hữu Danh ,giảng viên hướng dẫn đã luôn tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành bài báo cáo này

Trong quá trình thực tập, tôi gặp khá nhiều khó khăn Mặt do trình độchuyên môn chưa đầy đủ, mặt do là lần đầu tiên được tiếp xúc và làm việc tại cơquan doanh nghiệp lớn và do những nguyên nhân khác, nên dù cố gắng song bàibáo cáo của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế, tôi rất mongnhận được sự góp ý của các thầy cô trong Khoa để tôi có thể rút kinh nghiệmcho bản thân

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Phan Thị Thùy Ninh, sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị vănphòng 14A, thuộc Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập này với đề tài “Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom” Tôi

xin cam đoan đây là toàn bộ nội dung tôi thu thập được trong quá trình tôi khảosát và thực tập tại Intracom Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sựkhông trung thực về thông tin sử dụng trong bài báo cáo này

Hà Nội ngày 15 tháng 4 năm 2017

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I.TÓM TẮT LÝ LỊCH

1 Họ và tên: Phan Thị Thùy Ninh

2 Ngày tháng năm sinh: 26/10/1996

3 Quê quán: Xã Bắc Hồng- Huyện Đông Anh-Hà Nội

4 Số CMTND: 001196001452

5 Số điện thoại: 0163491668

6 Địa chỉ Email: phanthuyninh124@gmail.com

II.THÔNG TIN KHÁC

1 Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng 14A

2 Mã sinh viên: 1411QTVA024

3 Ngành học: Quản trị văn phòng

4 Khóa học: 2014-2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

A LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của bài báo cáo 4

B NỘI DUNG 6

TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 6

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 6

1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 7

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 8

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 10

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 10

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 11

1.3.3 Bản mô tả công việc 12

1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 15

1.4.1 Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 15

1.4.2 Khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 23

1.4.2.1 Mô hình tổ chức văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 23

1.4.2.2 Thực trạng công tác nhân sự 23

1.4.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản 24

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 31

1.4.3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ vào cơ quan 32

1.4.4 Nhân xét, đánh giá về công tác Văn thư- Lư trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 33

1.4.4.1 Ưu điểm 33

1.4.4.2 Nhược điểm 34

CHƯƠNG 2 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 36

2.1 Giúp cơ quan xấy dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 36

2.1.1 Lịch công tác tuần tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 36

2.1.2 Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cồ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 38

2.1.3 Kế hoạch công tác năm của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 41

2.2 Giúp Công ty mẫu hoá một số văn bản sau: 43

2.2.1 Quyết định hành chính 43

2.2.2 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 46

2.2.3 Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 48

2.3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 50

2.4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 50

2.5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty 52

C KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 53

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 54

KẾT LUẬN CHUNG 55 PHỤ LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, ngày nay ở bất kỳ một cơ quan hay doanh nghiệpnào thì đều phải có văn phòng Bởi bộ máy văn phòng, các đội ngũ nhân viên vàngười quản lý là một bộ phận nòng cốt của một cơ quan, doanh nghiệp Vănphòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng còn là bộ máy làm việc tổng hợp vàtrực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị, là địađiểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị

Đối với xã hội, tầm quan trọng của văn phòng ngày nay chưa hề bị giảm

đi Với sự phát triển của xã hội như ngày nay thì ngành văn phòng còn được coi

là một ngành khá đa dạng, giúp cho con người không chỉ phát huy được trí tuệcủa bản thân mà còn phát huy,thể hiện được hết khả năng mà bản thân vốn có

Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ Công Nghiệp Hóa - Hiện ĐạiHóa đất nước, nên công tác văn thư cũng góp một phần rất lớn vào công tác xâydựng đất nước thêm giàu mạnh Mỗi cơ quan, văn phòng đều phải thực hiệnnhững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Do đó, văn phòng là bộ máy được tổchức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan Văn phòng cũng là yếu tốđược quan tâm như một trọng điểm quan trọng, trong khu vực nâng cao hiệu quảhoạt động của văn phòng Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúcđẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cơ quan, đơn vị Ngược lại,công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hậuquả đạt được không như mong muốn

Không những vậy đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nềnkinh tế thế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa giá trị quốc tế, để bắt kịp với trình

độ hội nhập đó đòi hỏi phải có sự đổi mới tích cực, chủ động và toàn diện, bỏđược thói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kém hiệu quảcủa thời kỳ bao cấp Vì thế đòi hỏi nền hành chính nước nhà cần phải nhanhchóng đổi mới theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạtđộng có hiệu quả cao Đòi hỏi từng bộ phận của của nền hành chính văn phòng

phải có sự đổi mới, nhanh chóng phù hợp với từng thời đại.

Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổchức và thực hiện những hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức.Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thựctập cho sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng tại các cơ quan, đơn vị, giúp nângcao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần với thực tế, rèn luyện thêm

ý thức làm việc Có thể tạo cho mình phương thức học tập và làm việc trên cơ sởthực tế mà mình đã được học hỏi qua đó, bản thân cũng được trau dồi thêm chomình kiến thức cũng như kỹ năng mềm trong quá trình làm việc

Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, tôi quyết

định lựa chọn đề tài“Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong thời gian tìm hiểu đề tài,tôi đã tìm hiểu được nhiều tài liệu của cáctác giả khác nhau và có tham khảo được một số luận văn liên quan đến tài liệucủa mình như:

- Luận văn “ Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty côngtrình giao thông 8” của tác giả Đỗ Xuân Dương trường Đại học khoa học xãhội và nhân văn

- Giáo trình “ tổ chức và hoạt động của văn phòng các cơ quan cấp bộ”

- Giáo trình “quản trị học” của tác giả Nguyễn Hải Sản

- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” – do các tác giả GS TS NguyễnThành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp của các sinh viên Khoa Quản trị văn phòngTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội

3 Mục tiêu nghiên cứu

Báo cáo sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:

Một là, khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xâydựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM Từ đó đánh giá được những ưu điểm

và hạn chế của công tác này

Hai là, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả côngtác văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm

vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông INTRACOM

Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác Văn phòng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Thứ ba, nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra nhữngnguyên nhân của hạn chế Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải phápnhằm góp phần nâng cao công tác Văn phòng tại Công ty

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

5.1.Đối tượng nghiên cứu

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phầnĐầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

- Tổ chức và hoạt động của Công ty

- Công tác văn phòng tại Công ty

- Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty

trong trạng thái luôn phát triển và xem xét nó trong mối liên hệ với các sự vậthiện tượng khác Cốt lõi của chủ nghĩa duy vật biện chứng là chủ nghĩa duy vậtkết hợp với phép biện chứng.

- Duy vật lịch sử: Là hệ thống quan điểm duy vật biện chứng về xã hộicủa triết học Mác-Leenin, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủnghĩa duy vật biện chứng Chủ nghĩa duy vật lịch sử lý giải sự tiến hóa của xãhội loài người bằng sự phát triển của trình độ sản xuất

6.2.Phương pháp cụ thể

 Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp thu thập thông tin đối thoại

trực tiếp theo một chủ đề nhất định, rõ ràng, có người hỏi có người trả lời

 Phương pháp quan sát: là phương pháp dùng chi giác hoặc các công

cụ dụng cụ, máy ảnh, máy quay phim, ghi âm, để cảm nhân và ghi lại các hoạtđộng của vấn đề mà cần nghiên cứu, tìm hiểu

 Phương pháp thống kê: là phương pháp dựa trên những điều tra,

khảo sát, tiến hành tổng hợp lại theo các nhóm, các tiêu chí khác nhau Bao gồmcác số lượng thống kê đã được chủ thể tiến hành trong không gian và thời gian

cụ thể

 Phương pháp so sánh: là phương pháp tư duy bằng cách xem xét các

thuộc tính của hai đối tượng để tìm ra mối liên hệ giữa chúng Tức là tìm ra sựkhác nhau và những nét chung giữa vật thể và hiện tượng cần nghiên cứu

 Phương pháp tổng hợp: là phương pháp tổng hợp các ý kiến, tính

toán các tỷ lệ phần trăm, đây là cơ sở quan trọng để có thể đưa ra các nhận định,đánh giá về tình hình thực hiện chức năng hoạch định trong cơ quan

 Phương pháp nghiên cứu tư liệu: là phương pháp tham khảo các

giáo trình, các đề tài nghiên cứu của sinh viên khóa trước, các luận văn tốtnghiệp, khóa luận tốt nghiệp, qua sách vở, báo chí, mạnh Internet

7 Bố cục của bài báo cáo

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xâydựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Chương 2: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của Công ty Cổphần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

Chương 3: Kế luận và một số đề xuất, kiến nghị

B NỘI DUNG TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO

THÔNG INTRACOM CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM.

1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM)

là doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội đượcthành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOMđược cổ phần hoá từ Doanh nghiệp Nhà nýớc theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo Giấy chứngnhận đãng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT HàNội cấp ngày 23/01/2006

Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụđối với Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đờisống cho người lao động Slogan “Tỏa sáng cùng đất nước” của công ty mang ýnghĩa sâu sắc: Là ngôi sao bầu trời Việt, Intracom cam kết cùng doanh nghiệpViệt, góp phần khẳng định vị thế đất nước trong hội nhập toàn cầu, không nhữngthế Intracom còn đem ánh sang đến từng ngôi nhà Việt trên mọi miền của TổQuốc

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênCông ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từngbước khắc phục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũngdần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đangành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính Đầu tư dự án bất động sản, thủyđiện, kinh doanh xây lắp, Đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản

xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu Văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lõi 3, Dự ánthuỷ điện Tà Lõi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế PhươngĐông…

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực Đầu tư xây dựng như Bằng khen của

Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc - hạnh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm 6 lĩnh vực chính:

- Đầu tư dự án thuỷ điện;

- Đầu tư tài chính;

- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

- Sản xuất vật liệu xây dựng;

- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

a.Chức năng

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị Đầu tưxây dựng, kinh doanh bất động sản… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công

ty Đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: Dự án khu Văn phòng, dịch vụ

công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu Văn phòng, nhà ở bán - PhúDiễn, Dự án nhà ở tái định cý NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - PhúDiễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lõi 3, Dự án thuỷ điện TàLõi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông INTRACOM có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các Văn bản luật: Luật doanh nghiệp,Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrýơng, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn laođộng,… theo đúng quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOMngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đấtnýớc ngày càng giàu mạnh và Văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

Tổng giám đốc: là Người có tư cách pháp nhân, Người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty Chế độ quản lý

Công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: Người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…

Các đơn vị chính trong Công ty:

Văn phòng Công ty: tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn Công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch Đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của Công ty dýới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời

theo dõi cơ cấu vốn.

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban cócác chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránhđược tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Số đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng

và Giao thông INTRACOM (Xem Phụ lục 1)

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi giao dịch, tiếp kháchlàm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên ngoài Do đó Vănphòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm

vụ được giao Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức năng Văn phòngchỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

+ Chức năng:

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc

Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việchàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mangtính chính xác cao

Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sáchcho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành

Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chứclưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan

Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Luôn đảm bảo các phươngtiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thựchiện kế hoạch đó

Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết địnhquản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty

Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác

Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty

Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,

Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệvăn thư lưu trữ

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản

Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lýcông nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,

vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội

xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêucho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày choCông ty

Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy khôngđảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý

Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luậtcán bộ công nhân viên

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc chotổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việcchung

Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vựccông việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trongtuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công củaTrưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện côngtác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

và đi

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trongđịa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọnnhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM (Xem phụ lục 02)

1.3.3 Bản mô tả công việc

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

Mức lương: 9.000.000đ

Cấp bậc: Quản lý

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chức tiếpđón khách đến làm việc tại công ty

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật cóliên quan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quảntrị nhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ

Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

c Trách nhiệm công việc chính.

* Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

* Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công

* Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; cácchế độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

* Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

* Thực hiện các công việc khác

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao

trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

* Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

- Ngày chủ nhật được nghỉ

- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty

Bảng phân công công việc của lãnh đạo văn phòng và nhân viên(Xem phụ lục 03)

1.4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

1.4.1 Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

* Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty Cổ phần INTRACOM.

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo Xuất phát từquan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, ta có thể thấy văn phòng(phòng hành chính) có 2 chức năng cơ bản chính:

 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản

lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt độngcủa họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phảitinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chínhxác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhàquản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết

là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phầntìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tậpthể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan,

đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác nàyđược thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tinbên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo nhữngnguyên tắc trình tự nhất định

Đối với văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao

thông INTRACOM, việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan

trọng Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng

và lãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai tròtham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cholãnh đạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích vàtổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mốiquan hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty

 Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý củaban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựngchương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khaithực hiện các kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân,

tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về côngtác soạn thảo văn bản…

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vậtchất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung

cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng

có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểmcủa các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy môhoạt động của các cơ quan, đơn vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất làphương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầumối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Cácchức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳngđịnh sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng vớitoàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọngtrong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức Muốn vậnhành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tốithiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảođáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

=> Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặtchẽ với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điềuhành của thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiệnmột cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa mình

- Sau đó tham mưu cho Tổng giám đốc về việc ban hành quyết định đó(nó có ảnh hưởng như thế nào đến các cán bộ nhân viên? Nó giúp các nhân viêntỉnh táo trong giờ làm việc hay không?)

- Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vậtchất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty.

- Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc có những hướng đi, cái nhìn sâu rộng

để ban hành ra các quyết định của mình, nâng cao đời sống cũng như công việccho cán bộ nhân viên trong Công ty

* Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty cổ phần INTRACOM Đánh giá ưu điểm, hạn chế.

Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tácTuần, Tháng, Quý, Năm

Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựngchương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết địnhchậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cánhân liên quan để biết và thực hiện

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công

tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòngtrình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi cácphòng ban được biết để triển khai thực hiện

Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng

có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý saucủa công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện

Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải phápcủa công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộcphạm vi quyết định, phê duyệt của công ty Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửithành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thực

 Ưu điểm: Đảm bảo cho Tổng giám đốc điều hành công việc của công ty

được thống nhất, không chồng chéo, không mâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉđạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo trong công ty

Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ vàhợp lý

 Hạn chế: chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn chưa sắp

xếp công việc một cách khoa học

* Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo,cuộc họp) của Công ty cổ phần INTRACOM Lập hồ sơ hội nghị.

Công tác tổ chức 1cuộc họp:

Bước 1:

a Xác định và thống nhất chủ đề của cuộc họp

b Tổ chức công tác cho cuộc họp:

 Tổ chức công việc trong cuộc họp:

+ Lập kế hoạch

+ Nội dung ( xây dựng chương trình nghị sự)

+ Thời gian, địa điểm

- Phát hành thư mời tham dự

- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trangthiết bị hỗ trợ …

- Ghi biên bản cuộc họp.

- Thông báo ý kiến kết luận mà cuộc họp đã đạt được

- Quyết toán kinh phí ( lập bảng thống kê chi tiết, tập hợp hoá đơn)

- Lập hồ sơ ( kế hoạch, kịch bản chương trình, giấy mời, danh sách đạibiểu, hoá đơn, biên bản cuộc họp, các bài tham luận, các bài phát biểu,…)

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

- Đánh giá thông tin, nội dung của cuộc họp

Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị cuộc họp.

* Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại Công

ty cổ phần INTRACOM.

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ tùy thân khác.

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làmviệc cho đoàn

Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xétduyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tạiViệt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn

 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi

 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)

 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dựphòng …

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác:

 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt.

 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơquan

 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các cuộchọp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …

- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu cần)

 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …

 Xác nhận phòng ngừa y tế

 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …

* Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Công ty cổ phần INTRACOM.

Văn hoá nói chung, văn hoá công sở nói riêng là sự kết nối của hệ thốnggiá trị từ truyền thống đến hiện đại Trình độ học vấn là điều kiện để mở cánhcửa sổ trí tuệ và tâm hồn con người bước vào nền văn hoá tiên tiến hơn

Yếu tố văn hoá xuất hiện trong công sở xuất phát từ chính vai trò củacông sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính Mộtcông sở chỉ hoàn thành nhiệm và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan

hệ giữa các cán bộ, công chức trong công việc

Nhìn chung các cán bộ, công chức, viên chức tại Công ty Cổ phầnINTRACOM đã xây dựng được một nề nếp làm việc có khoa học, có kỉ cương

và dân chủ hóa Cụ thể như sau:

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm

- Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách dịch

- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự

- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực

- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủtục

- …

Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung Intracom nói chunghay bộ phận Văn phòng nói riêng đã chấp hành được tốt văn hóa công sở được

đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

1.4.2 Khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

1.4.2.1 Mô hình tổ chức văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.

Với mô hình tổ chức công tác văn thư tập trung, việc tổ chức, quản lý vàgiải quyết văn bản đến của công ty được thực hiện theo nguyên tắc chung: Lĩnhvực hoạt động của công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giaothông là đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản… nên hằng ngày văn thư cơquan tiếp nhận nhiều văn bản thuộc lĩnh vực chuyên ngành Những văn bản nàyđược gửi đến từ nhiều nguồn: các doanh nghiệp, các đơn vị, tổ chức kinh tế -chính trị - xã hội… trong và ngoài nước

1.4.2.2 Thực trạng công tác nhân sự

Ở công ty Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thôngINTRACOM công tác văn thư cũng đã được quan tâm chú trọng, nên cũng đượcđầu tư nhiều Cán bộ văn thư cũng được quan tâm phát triển để có thể đảmđương công việc có hiệu quả hơn

Cán bộ văn thư có trình độ thuộc chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ Cán

bộ làm công tác Văn thư nắm vững và thành thạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

sử dụng thành thạo các loại máy văn phòng; có khả năng soạn thảo thành thạocác văn bản hành chính trong Công ty; và sử dụng thành thạo tin học văn phòng

Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ: Quản lý và giải quyết văn bản đi –văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan…

Văn thư cơ quan được phân công nhiệm vụ rõ ràng, đúng chuyên mônnghiệp vụ… không làm tắt, không bỏ quy trình làm việc, làm đúng nguyên tắc,trách nhiệm được giao, tuân thủ mọi quy định của Pháp luật và cơ quan về Công

tác văn thư trong cơ quan và sử dụng văn bản hướng dẫn làm nền tảng cho việcthực hiện nhiệm vụ.

Để cán bộ văn thư có thể thực hiện có hiệu quả và năng suất công việccủa mình thì việc trang bị đầy đủ các trang thiết bị văn phòng là rất quan trọng.Nắm được điiều đó, Công ty đã trang bị trong phòng khá đầy đủ các loại máymóc văn phòng, như: máy tính, máy fax, máy photocoppy, máy in, các loại giấy,gim, cặp hộp… Có các loại bàn ghế phù hợp với công việc, để phục vụ cho cán

bộ văn thư thực hiện công tác của mình

1.4.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM làmột Công ty có quy mô lớn, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực với nhiều dự án lớn,nhỏ khác nhau Chính vì vậy số lượng văn bản đi – đến phục vụ cho nhu cầu giảiquyết công việc Công ty tương đối lớn

a Đối với công tác quản lý văn bản đi

Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng công ty cơ bản đã tuânthủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp

vụ quản lý văn bản đi tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục văn thưlưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005

Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo,Công văn… Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổchức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được TổngGiám đốc, Phó Tổng Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đóphải chuyển qua bộ phận văn thư đăng ký, đóng dấu Tất cả công văn đi phải lấy

số riêng cho từng loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 thángdưới 3 đều phải thêm số 0 vào phía trước

Cụ thể trình tự các bước ban hành và quản lý văn bản đi của công ty đượctuân thủ theo thứ tự sau:

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng, ban của

Công ty đánh máy, hoàn tất, kiểm tra, rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung vàthể thức sẽ được trình cho Phụ trách Văn phòng và Ban Iso để kiểm tra về mặtthể thức, nội dung và tính pháp lý của văn bản, ký nháy ở cuối văn bản Khi đã

có chữ ký nháy của người có thẩm quyền văn bản sẽ được chuyển cho bộ phậnvăn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và nội dung của văn bản trước khi trìnhcho bộ phận thư ký để Lãnh đạo phê duyệt chính thức

Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về sựchuẩn xác của văn bản trước khi trình cho lãnh đạo ký Những văn bản khôngđúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cán bộ văn thư sẽ yêu cầu cán bộ chuyênmôn phải hoàn thiện lại trước khi trình ký

 Trình ký văn bản

Khi trình ký văn bản, cán bộ văn thư phải để văn bản vào cặp trình ký

- Những văn bản có nội dung thông thường, chỉ cần trình văn bản đã đượckiểm tra kỹ về thể thức, nội dung, thể thức do người có thẩm quyền duyệt , kýchính thức

- Những văn bản có nội dung phức tạp, khi trình ký phải kèm theo các vănbản có liên quan đến văn bản cần trình lãnh đạo ký (kèm theo hồ sơ trình ký)

Khi Tổng giám đốc đi công tác, văn thư có trách nhiệm xác định thẩmquyền giải quyết văn bản để trình ký đúng người có trách nhiệm

 Ghi số, ngày tháng, đóng dấu và đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM, con dấu do thủ quỹ của Công ty quản lý tại phòng Tài chính – Kếtoán Việc sử dụng con dấu phải tuân theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.Trước khi đóng dấu, người phụ trách con dấu phải đối chiếu chữ ký và tự tay

đóng dấu vào văn bản Không giao dấu cho ai khi chưa có sự đồng ý của Tổnggiám đốc.

 Đăng ký văn bản đi

Các văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt, trước khi làm thủ tục phát hành,văn thư có trách nhiệm lập sổ Đăng ký theo dõi tài liệu, nhân bản, sao, chụpđúng số lượng đã duyệt, đảm bảo yêu cầu về thời gian, chất lượng in ấn Khisao, chụp, in tài liệu phải có trách nhiệm đảm bảo bí mật, chính xác nội dungvăn bản đồng thời không để mất, thất lạc tài liệu gốc

Hiện tại Công ty đang áp dụng hai hình thức đăng ký văn bản đi, đó làđăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bản đi bằng máy tính

* Đăng ký theo phương pháp truyền thống (bằng sổ)

Để thuận tiện cho việc đăng ký và tra tìm thông tin, Công ty đã phân chialàm ba loại sổ:

+ Sổ đăng ký Quyết định;

+ Sổ đăng ký Hợp đồng;

+ Sổ đăng ký Thông báo và các Công văn khác

Văn bản sẽ được đăng ký vào sổ văn bản đi theo mẫu quy định hiện hànhTùy vào khối lượng văn bản mà có thể ghép sổ đăng ký để thuận tiện choviệc quản lý văn bản một cách dễ dàng nhất

Khi đăng ký văn bản đi, văn thư tại Công ty phải đảm bảo ghi đầy đủ,chính xác những nội dung có trong các mục của sổ đăng ký, gồm các mục: ngày,tháng công văn; số, ký hiệu; trích yếu nội dung; người ký; nơi nhận; số lượngbản Sổ đăng ký văn bản phải được ghi sạch, chữ dễ đọc và chỉ được viết tắtnhững từ được quy định trước đó

Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo đăng ký đầy đủ các thông tin như: Số,

ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày tháng ban hành và số bản