CÔNG tác văn THƯ tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư xây DỰNG hạ TẦNG và GIAO THÔNG (INTRACOM) – văn PHÒNG CÔNG TY

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 7 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 7 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 9 3. Trách nhiệm công việc chính. 11 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 11 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 11 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 11 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12 3.5. Thực hiện các công việc khác 12 4. Điều kiện làm việc: 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 12 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập. 16 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 17 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 19 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 20 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 20 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24 VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 24 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 24 1.Các khái niệm. 24 1.1 Khái niệm về văn hóa ? 24 1.2 Công sở là gì ? 26 1.3 Văn hóa công sở là gì ? 27 1.4. Biểu hiện của văn hóa công sở. 27 1.4.1. Giá trị tinh thần. 27 1.4.2. Giá trị vật chất. 27 1.5. Đặc trưng của văn hóa công sở. 28 1.6. Vai trò của văn hóa công sở. 29 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 31 1. Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự. 31 1.1. Mẫu đồng phục dành cho Nữ 32 1.2. Mẫu đồng phục dành cho Nam 32 1.3. Ý tưởng 33 1.4. Giày đế êm dành cho nữ 33 1.5. Giày đế êm dành cho nam 33 1.6. Nhà cung cấp, bảng báo giá. 34 1.7. Đề xuất đeo thẻ cho cán bộ công nhân viên trong công ty 34 1.7.1. Ưu điểm của việc đeo thẻ 34 1.7.2. Ưu, nhược điểm của hai loại thẻ dây, thẻ cài 35 1.7.2.1. Thẻ dây 35 1.7.2.2. Thẻ cài 35 1.7.3. Đề xuất việc đeo thẻ 35 1.7.4. Nhà cung cấp 35 2. Văn hoá công sở là phong cách làm việc 35 2.1 Triết lý kinh doanh 36 2.2 Phật pháp và giá trị của văn hóa kinh doanh 36 2.3 Yếu tố hàng đầu của văn hoá kinh doanh 37 2.4 Bản sắc văn hóa kinh doanh để phát triển bền vững 37 2.5 Ý nghĩa logo biểu tượng của INTRACOM 38 3. Văn hóa công sở thể hiện qua trách nhiêm với cộng đồng và môi trường. 39 4. Văn hoá công sở là văn hoá giao tiếp,ứng xử 40 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về văn hóa công sở của cơ quan thực tập. 42 1. Ưu điểm: 42 2. Hạn chế 43 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 43 1. Tạo sự hoà đồng 44 2. Giữ hoà khí nơi làm việc 44 3. Xây dựng phong cách làm việc 44 4. Thái độ lạc quan 45 5. Tuyên truyền nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ nhân viên về văn hóa công sở và tầm quan trọng của văn hóa công sở trong môi trường làm việc hiện nay. 45 6. Tăng cường làm việc nhóm 46 6.1 thế nào là làm việc nhóm 46 6.2 Lợi ích của làm việc theo nhóm 46 7. Giúp cơ quan xây dựng quy chế văn hóa công sở 47 8. Giúp cơ quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty. 51 KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 7

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 7

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 9

3 Trách nhiệm công việc chính 11

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty 11

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty.11 3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên 11

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12

3.5 Thực hiện các công việc khác 12

4 Điều kiện làm việc: 12

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 12

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 14

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 16

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:17 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan 19

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 20

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng

trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 20

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 21

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 24

VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 24

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 24

1.Các khái niệm 24

1.1 Khái niệm về văn hóa ? 24

1.2 Công sở là gì ? 26

1.3 Văn hóa công sở là gì ? 27

1.4 Biểu hiện của văn hóa công sở 27

1.4.1 Giá trị tinh thần 27

1.4.2 Giá trị vật chất 27

1.5 Đặc trưng của văn hóa công sở 28

1.6 Vai trò của văn hóa công sở 29

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 31

1 Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự 31

1.1 Mẫu đồng phục dành cho Nữ 32

1.2 Mẫu đồng phục dành cho Nam 32

1.3 Ý tưởng 33

1.4 Giày đế êm dành cho nữ 33

1.5 Giày đế êm dành cho nam 33

1.6 Nhà cung cấp, bảng báo giá 34

1.7 Đề xuất đeo thẻ cho cán bộ công nhân viên trong công ty 34

1.7.1 Ưu điểm của việc đeo thẻ 34

1.7.2 Ưu, nhược điểm của hai loại thẻ dây, thẻ cài 35

1.7.2.1 Thẻ dây 35

1.7.2.2 Thẻ cài 35

1.7.3 Đề xuất việc đeo thẻ 35

1.7.4 Nhà cung cấp 35

2 Văn hoá công sở là phong cách làm việc 35

2.1 Triết lý kinh doanh 36

2.2 Phật pháp và giá trị của văn hóa kinh doanh 36

2.3 Yếu tố hàng đầu của văn hoá kinh doanh 37

2.4 Bản sắc văn hóa kinh doanh để phát triển bền vững 37

2.5 Ý nghĩa logo biểu tượng của INTRACOM 38

3 Văn hóa công sở thể hiện qua trách nhiêm với cộng đồng và môi trường 39

4 Văn hoá công sở là văn hoá giao tiếp,ứng xử 40

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm về văn hóa công sở của cơ quan thực tập 42

1 Ưu điểm: 42

2 Hạn chế 43

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 43

1 Tạo sự hoà đồng 44

2 Giữ hoà khí nơi làm việc 44

3 Xây dựng phong cách làm việc 44

4 Thái độ lạc quan 45

5 Tuyên truyền nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ nhân viên về văn hóa công sở và tầm quan trọng của văn hóa công sở trong môi trường làm việc hiện nay 45

6 Tăng cường làm việc nhóm 46

6.1 thế nào là làm việc nhóm 46

6.2 Lợi ích của làm việc theo nhóm 46

7 Giúp cơ quan xây dựng quy chế văn hóa công sở 47

8 Giúp cơ quan soạn thảo, xây dựng quy định mặc đồng phục công ty 51

KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngày càngcao đem đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những thời cơ mới, đồng thời cũngnhiều thách thức mới nảy sinh mà các doanh nghiệp phải đối mặt Trước bốicảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị những hành trang cần thiết

để hòa nhập cùng sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới

Sự phát triển đó đòi hỏi ngày càng lớn về mặt khoa học – kỹ thuật, vềdòng vốn khổng lồ cũng như sự quản lý chất lượng theo chuẩn mực quốc tế Mộtyếu tố rất quan trọng đóng góp đảm bảo sự thành công trong quản lý và giúp chocác doanh nghiệp tiếp cận được với trường quốc tế phải kể đến đó là văn hóadoanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc xâydựng thương hiệu của đơn vị, doanh nghiệp

Văn hóa công sở không chỉ là văn hóa bên trong tổ chức mà đó là sự cộnghưởng của tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài một cách hài hòa nhất

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng hệ thống những giá trị bên trong

và bên ngoài của công sở Nếu xét ở một góc độ hiệu quả, xây dựng văn hóacông sở là xây dựng và khẳng định thương hiệu của công sở trong xã hội hiệnđại Do đó, đòi hỏi phải có những quy định của doanh nghiệp về hệ giá trị chuẩnmực làm mục tiêu; để đạt được mục tiêu đó phải có sự cộng tác của nhà quản lýcũng như các cán bộ, công nhân viên vì mục tiêu chung của công sở, thỏa mãnnhững nhu cầu thiết thân của các thành viên và đáp ứng sự kỳ vọng của các tổchức và cá nhân bên ngoài tổ chức

Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giaothông cùng với những kiến thức đã học trên ghế nhà trường thì em nhận thấy giữathực tế với lý thuyết có nhiều điểm khác nhau Tuy nhiên thực tế không thể tách rời

lý luận vì vậy em xin mạnh dạn tìm hiểu về vấn đề này với đề tài: “Tìm hiểu về vănhóa công sở tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông”

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Nguyễn Mạnh Cường Quyền trưởng khoa Quản trị văn phòng, Cô Nguyễn Thị Kim Chi và chủ tịch Hội đồng quản trị ông Nguyễn Thanh Việt

cùng toàn thể CBNV trong công ty Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, đặc biệt là CBNV Công ty TNHH Khải Minh đã tạo điều kiện, giúp đỡ em để em hoàn thành tốt khóa thực tập Một lần nữa em xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Lương Thị Hằng

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) –

VĂN PHÒNG CÔNG TY

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom).

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà

Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Tòa nhà INTRACOMIntracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tớimục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinhdoanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự ánthuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế PhươngĐông

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựngnhư Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

1 Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng,

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủyếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với

Nhà nước.

a Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:

Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện TàLơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tếPhương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản

xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phýõng pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị,giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượngsản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom

(Sơ đồ: Phụ lục I)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng

Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơigiao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệbên ngoài Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ được giao Không phải là Công ty của Nhà nước nênchức năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

+ Chức năng:

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc

Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần

Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việchàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mangtính chính xác cao

Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sáchcho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành

Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chứclưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan

Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Luôn đảm bảo các phươngtiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thựchiện kế hoạch đó

Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết địnhquản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty

Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác

Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty

Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,

Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệvăn thư lưu trữ

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản

Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lýcông nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,

vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội

xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêucho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày choCông ty.

Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy khôngđảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý

Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luậtcán bộ công nhân viên

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc chotổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,ban

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việcchung

Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vựccông việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trongtuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công củaTrưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện côngtác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

và đi

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trongđịa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọnnhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chức tiếpđón khách đến làm việc tại công ty

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật cóliên quan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quảntrị nhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

3 Trách nhiệm công việc chính.

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tingiữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giaohàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quyđịnh về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ vàbảo mật các thông tin của công ty

3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; cácchế độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

3.5 Thực hiện các công việc khác

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng caotrình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

( Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, Phụ lục số III)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể).

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:

Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng.

Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng vàlãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò thammưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cho lãnhđạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổnghợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan

hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty

Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bảncác cuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trongviệc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcchức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòngnói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểuhiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng nàyvăn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường củamọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có cácphương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn taycan thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của

cơ quan đơn vị.

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hànhcủa thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

*Ví dụ tình huống cụ thể: tổng giám đốc công ty muốn nâng cao tinh

thần tu học phật pháp, để tất cả các CBNV trong công ty hiểu được tinh thầnphật giáo trong kinh doanh

Văn phòng sẽ thu thập thông tin về các nhân sự mới trong công ty rồi lậpthành danh sách

Văn phòng sẽ tham mưu cho Tổng giám đốc về việc tổ chức các buổi lễkhai pháp, tạ pháp, các cuộc thi phật pháp để tạo điều kiện cho toàn bộ nhânviên mới hiểu được thế nào là đạo phật…

Văn phòng sẽ triển khai thực hiện các kê hoạch đã vạch ra để củng cốkiến thức phật pháp cho CBNV cũ và khích lệ tinh thần tu học của những nhânviên mới, đồng thời hướng họ đi theo mục tiêu chung dựa trên văn hóa doanhnghiệp

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan:

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ Việc xây dựngchương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cáchlàm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty

Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tácTuần, Tháng, Quý, Năm

Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựngchương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết địnhchậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cánhân liên quan để biết và thực hiện

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công

tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòngtrình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi cácphòng ban được biết để triển khai thực hiện

Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng

có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý saucủa công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện

Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải phápcủa công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộcphạm vi quyết định, phê duyệt của công ty Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửithành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thựchiện

Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc

điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, khôngmâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạotrong công ty

Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ vàhợp lý

Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn

chưa sắp xếp công việc một cách khoa học

Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình

( Sơ đồ Phụ lục số IV)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập.

Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:

Bước 1:

a Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo

b Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:

+ Chương trình hội nghị, hội thảo

+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hộithảo

+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo

 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:

+ Chuẩn bị:

- Truyền thông cho sự kiện

- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo

- In ấn tài liệu

- Phát hành thư mời tham dự

- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trangthiết bị hỗ trợ …

- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người thamgia (nếu có chương trình dài ngày)

+ Tổ chức hội nghị:

- Đón tiếp đại biểu

- Phát tài liệu

- Điều khiển và dẫn chương trình hội nghị.

c Kết thúc hội nghị:

- Ghi biên bản hội nghị

- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị

- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn

đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo

- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng gópvào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo

Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ tùy thân khác

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làmviệc cho đoàn

Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xétduyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tạiViệt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn

 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi

 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)

 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dựphòng …

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác:

 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơ

 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch cáccuộc họp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt Ầ

- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu cần)

 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tắn dụng, Ầ

 Xác nhận phòng ngừa y tế

 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, Ầ

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của cơ quan.

Vãn hoá nõi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vãnhoá của mỗi ngýời Tuy rằng hiện nay công ty cổ phần Intracom chýa xây dựngđýợc ỘQuy chế vãn hóa công sởỢ cho riêng mình nhýng nhìn chung các cán bộ,công chức, viên chức tại đây đã xây dựng đýợc một nề nếp làm việc có khoahọc, có kỉ cýõng và dân chủ hóa Cụ thể nhý sau:

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm

- Ãn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự

- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực

- Đối với khách hàng luôn thân thiện, thiện chắ hợp tác

- Đối với khác hàng quốc tế luôn tuân thủ theo đúng các quy tắc xã giao,tinh thần thiện chắ hợp tác, tạo mối quan hện bền vững, phát triển đôi bên cùng

có lợi

- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm Tiết kiệm những tài nguyên vôhình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở)

- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủtục

- Cơ sở vật chất đầy đủ, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hiện đạiphù hớp với xu hướng phát triển mô hình văn hòng hóa.

- Điểm nổi bật trong nét văn hóa của Intracom đó là áp dụng thành côngtriết lý phật pháp trong kinh doanhẦ

Tuy còn một số hạn chế nhất định nhýng nhìn chung Intracom nói chunghay bộ phận Vãn phòng nói riêng đã chấp hành đýợc tốt vãn hóa công sở đýợc

đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ týớng Chắnh phủ

2 Khảo sát về công tác văn thư Ờ lưu trữ:

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chắnh sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về côngtác văn thư

Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đãthực hiện đúng quy định theo:

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

Nộ vụ và Văn phòng chắnh phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chắnh phủ về côngtác văn thư

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản

Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tácvăn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạtđộng văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tinluôn diễn ra thông suốt và kịp thời Trong thời gian qua các công tác văn thư củaCông ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ

sơ hiện hành,Ầ được thực hiện khá tốt

Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,điều hành công tác văn thư của cơ quan Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩmquyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo hay

sai phạm trong quá trình ban hành văn bản.

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracomban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kếhoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy mời,…

Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được Lãnh đạoCông ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo

Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tácvăn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chếcông tác văn thư lưu trữ

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan Lãnhđạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thưcho các cán bộ nhân viên

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạtđộng của Công ty Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty từ khi thành lậpđến nay đã chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đạo vănphòng tương đối tốt Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chínhphủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Trong công ty có

01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình mọihoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của Công ty có tủ lưu trữ riêng.Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên Mặc dù với điều kiện thiếuthốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình

Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý hồ sơđưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài liệu phục

vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu mà không bố trí cán bộ lưutrữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tàiliệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo

Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không ngừngcùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có những hiểu biết và nhận xét sau đây

về công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và trưởng bộ phận vănphòng:

Công tác lưu trữ bao gồm:

* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Công ty CPĐT Intracom là một doanh nghiệp còn mới trong sự nghiệpphát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn 3000 văn bản Do vậy tài liệu lưutrữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành, cùng với các tàiliệu thu thập từ các công ty con của Công ty Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòngcác văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ củaCông ty Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những vănbản từ khi thành lập công ty đến nay Công tác này vẫn còn một số hạn chế dothiếu nguồn lực

Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn nằmsót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài liệu, cơ sở vật chất cònthiếu

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chình lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan trọng của lưutrữ Được sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng cán bộ tiến hành rất nghiêm túc,đúng quy trình bao gồm: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, đánh số

hồ sơ vào bìa, cặp, nhãn, hộp, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu đó cơ sở vật chất chưa đầy đủ dẫnđến việc thực hiện không thường xuyên

* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu là một công việc rất quan trọng chính vì vậy tài liệu củacông ty được đặt cẩn thận trong các tủ đựng, ghi rõ tài liệu gì, theo từng khu vựcđiều này giúp cho việc tra tìm được tiện lợi dễ dàng và lập phông thay đổi vớicác tài liệu có giá trị đặc biệt Sử dụng các biện pháp bảo quản khoa học Phòngngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng cán bộ lưu trữ đã thường xuyên kiểmtra tình trạng tài liệu, thường xuyên lau bụi cho các hồ sơ tài liệu, thuốc chống

ẩm, mốc, xịt gián, mối, xây dựng một kho lưu trữ riêng, và trang bị bình chữacháy,…Công ty chưa có kho lưu trữ riêng tài liệu chủ yếu được đặt tại phòngHành chính tổ chức Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc bảo quản còn nhiềuthiếu thốn và ít được quan tâm

* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một việc rất cần thiết thể hiệntính chất tầm quan trọng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình giảiquyết công việc được nhanh chóng thuận lợi, đây là công việc cuối cùng củacông tác lưu trữ

Các tài liệu lưu trữ của Công ty khá nhiều và thường xuyên được sử dụng

để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của các cán

bộ, nhân viên trong công ty Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ củaVăn phòng và giao trực tiếp công việc cho nhân viên văn thư kiêm luôn lưu trữcủa công ty

Qua đó có thể thấy được lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng đã chỉđạo công tác lưu trữ được thực hiện khá tốt, bố trí công việc khoa học, tài liệuđược bổ sung thường xuyên phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh củacông ty Nhân viên phụ trách công việc lưu trữ có chuyên môn, được đào tạođúng chuyên nghành, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra Để thực hiện tốtcông tác này, văn phòng cũng đã ban hành Quy định cụ thể về công tác văn thư– lưu trữ

PHẦN II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

1.Các khái niệm.

1.1 Khái niệm về văn hóa ?

Muốn nghiên cứu vai trò của văn hóa đối với phát triển, trước tiên phải cómột khái niệm chính xác và nhất quán về văn hóa cũng như cấu trúc của nó.Trên thực tế, cũng đã có rất nhiều người cố gắng định nghĩa văn hóa Nhưng chođến nay vẫn chưa có được một sự nhất trí và cũng chưa có định nghĩa nào thoảmãn được cả về định tính và định lượng Điều đó, theo tôi, có những nguyênnhân sau đây:

Trước hết, trong số những người nghiên cứu văn hóa, hoặc, như người tathường gọi, những nhà văn hóa, ngoài những định kiến và những hạn chế có tínhchất lịch sử, rất nhiều người bị mắc những bệnh nghề nghiệp Họ thường qui vănhóa vào những lĩnh vực hạn hẹp cụ thể, thường bói văn hóa, cũng như bói cuộcsống nói chung, theo kiểu thầy bói xem voi, bằng cách xem xét những bộ phận

cá biệt của nó chứ chưa có một cách tiếp cận tổng thể

Thứ hai, văn hóa là một lĩnh vực rộng lớn, rất phong phú và phức tạp, do

đó khái niệm văn hóa cũng đa nghĩa Khi đề cập đến nó mỗi người có một cáchhiểu riêng tùy thuộc vào góc độ tiếp cận của họ là điều dễ hiểu

Thứ ba, giống như tất cả các ngành khoa học xã hội khác, ngành văn hóahọc có lịch sử phát sinh và phát triển lâu dài trong lịch sử loài người Trong quátrình lịch sử đó nội dung của khái niệm văn hóa cũng thay đổi theo

Tôi cho rằng văn hóa, nói một cách giản dị, là những gì còn lại sau nhữngchu trình lịch sử khác nhau, qua đó người ta có thể phân biệt được các dân tộcvới nhau Thông qua mỗi một chu kỳ của sự phát triển, dân tộc đó tương tác vớimình và với những dân tộc khác, cái còn lại được gọi là bản sắc, hay còn gọi là

văn hóa.

Ở đây, cựu Tổng Giám đốc UNESCO Federico Mayor khi ông đưa ra mộtđịnh nghĩa: "Văn hóa phản ánh và thể hiện một cách tổng quát và sông động mọimặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và cả cộng đồng) đã diễn ra trong quá khửcũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao thế kỷ, nó đã cấu thành một

hệ thông các giá trị, truyền thống thẩm mỹ và lối sống mà dựa trên đó từng dântộc tự khẳng định bản sắc riêng của mình"

Văn hóa là một hiện tượng khách quan, là tổng hoà của tất cả các khíacạnh của đời sống Ngay cả những khía cạnh nhỏ nhặt nhất của cuộc sống cũngmang những dấu hiệu văn hóa Rất nhiều thứ mới thoạt nhìn thì giống nhau,nhưng nếu xem xét kỹ thì lại có những điểm riêng biệt Trong thực tế, không có

sự giống nhau tuyệt đối

Gần đây, có ý kiến cho rằng trên thế giới đang diễn ra hiện tượng xâmlược về văn hóa như là sự tiếp tục của những cuộc xâm lược bằng súng đạn vàkinh tế Tôi không đồng ý như vậy Bởi văn hóa là hoà bình, văn hóa là khôngxâm lược Cảm giác bị xâm lược, nếu có, chẳng qua là cái cảm giác và sĩ diệncủa kẻ yếu Chúng ta đang sống trong một thế giới duy nhất và cũng có thể nói

là thống nhất Chúng ta phải bắt đầu từ mô hình kinh tế mà Alvin Tofler từng

mô tả bằng hình ảnh "con tàu vũ trụ” Trái đất là một kho chứa hữu hạn cácnguồn năng lượng sống và toàn cầu hóa là một quá trình để tiết kiệm nguồnnăng lượng ấy bằng cách đảm bảo không sản xuất thừa, không sử đụng nguyênliệu một cách bừa bãi trên phạm vi toàn cầu Nhưng cùng với quá trình hội nhập

về mặt kinh tế còn có một quá trình khác luôn luôn tồn tại bên cạnh, và thậm chí

đã đi trước, đó là sự hội nhập về mặt văn hóa Sự hội nhập về mặt văn hóa chính

là quá trình con người đi tìm ngôn ngữ chung cho một cuộc sống chung Quanniệm về sự xâm lược văn hóa là quan niệm của những cộng đồng người chỉ cókinh nghiệm hình thành trong quan hệ phát triển lưỡng cực, những kinh nghiệmchiến tranh, nhất là chiến tranh lạnh Văn hóa không phải là ý thức của tôi, củaanh hay của bất kỳ ai, mà thuộc về con người một cách tự nhiên Con người khisống chung với nhau sẽ gây ảnh hưởng lẫn nhau Đến phương Tây ta sẽ nhìn

thấy rằng trong ngôi nhà nào của người Mỹ, người Anh, người Pháp cũng cómột vài vật dụng gì đó, một vài thứ souvenirs gì đó từ phương Đông Đôi khitrong xã hội phương Tây người ta có xu hướng xem sự hiện hữu của một vài kỷvật, một vài đồ trang trí từ phương Đông như là dấu hiệu của tầng lớp thượnglưu hoặc văn minh Đó là sự đan xen lẫn nhau của cuộc sống, đấy là sự chungsống hoà bình của quá khứ, và đấy cũng chính là cơ sở văn hóa của sự chungsống hoà bình trong tương lai.

 Khái niệm “văn hóa” được hiểu là “trình độ cao trong sinh hoạt xã hội,biểu hiện của văn minh” (Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Hoàng Phêchủ biên, Trung tâm Từ điển học 1997);

 Cơ quan văn hóa - khoa học - giáo dục LHQ (UNESCO) rằng nó là

“tập hợp những đặc điểm tình cảm, tri thức, vật chất và tâm hồn của xã hội haymột nhóm xã hội” 2002

 Tóm lại, văn hóa là hệ thống hữu cơ giá trị vật chất và tinh thần sángtạo và tích lũy trong hoạt động thực tiễn

vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đốinội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòngđược đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh ChánhVăn phòng, Phó Văn phòng ) Thời Trung Cổ (1000-1300) văn phòng đã đượcmanh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bảnluật pháp đã được sao chép và lưu giữ

- Theo nghĩa hẹp: Là các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh

nghiệp, các tổ chức xã hội, tổ chức chính trị - xã hội….

- Theo nghĩa hẹp hơn: Là trụ sở văn phòng nơi mọi người tới làm việc

1.3 Văn hóa công sở là gì ?

Khi kết hợp hai khái niệm “văn hóa” và khái niệm “công sở” thì ta lại có

1 khái niệm mới Văn hoá công sở là một hệ thống được hình thành trong quátrình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viênlàm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quảhoạt động của nó Qua cách nhìn khái quát nhất thì văn hóa công sở được hiểu là

sự tổng hợp hài hòa các yếu văn hóa vật chất và tinh thần được các thành viêntrong tổ chức duy trì, bảo tồn và phát huy là thành quả trí tuệ sáng tạo của conngười trải qua các nền văn minh khác nhau, với các hình thái kinh tế xã hội khácnhau, thể hiện bản chất nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗigiai đoạn lịch sử nhất định

Như vậy, văn hóa công sở là 1 dạng đặc thù của văn hóa xã hội bao gồmtổng thể các giá trị, chuẩn mực và vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công

sở, mà các thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trongnội bộ công sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứbậc mang tính quyền lực và tính xã hội

1.4 Biểu hiện của văn hóa công sở.

Để xem xét các khía cạnh khác nhau của văn hóa tổ chức trong một công

sở cụ thể mà ở đây được gọi là văn hóa công sở, chúng ta có thể dựa vào một số

biểu hiện cụ thể của các hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó như sau:

1.5 Đặc trưng của văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần,

là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bảnsắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử Chính vì vậy văn hóacông sở có những đặc trưng sau:

- Tính hệ thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức

xã hội;

- Tính giá trị: Văn hóa có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luônvươn tới cái hay, cái đẹp Với giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi củacon người Đặc trưng này làm cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội,cộng đồng;

- Tính nhân sinh: Văn hóa do con người tạo ra vì vậy nó mang tính nhânsinh;

- Tính lịch sử: Văn hóa công sở là sản phẩm của một quá trình, đượctích lũy trong một thời gian dài, từ thời kỳ này sang thời kỳ khác

Từ những đặc trưng trên, văn hóa công sở mang những bản chất cơ bảnnhư:

- Mức độ tự quản cá nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội màcác cá nhân trong công sở đó có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;

- Tính chính quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểmsoát hành vi của các cá nhân trong công sở;

- Sự hỗ trợ của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trongviệc giúp đỡ cấp dưới của mình

- Sự hòa đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức