Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ phần Xi măng 5 1.1.1. Giới thiệu về công ty 5 1.1.2. Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển 5 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng 6 1.1.4. Cơ Cấu tổ chức của Công ty 8 1.1.5. Đội ngũ nhân sự 8 1.1.6. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 8 1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 9 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 9 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 10 1.2.3. Đội ngũ nhân sự 10 TIỂU KẾT 11 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 12 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 12 2.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch 12 2.1.2. Xây dựng chương trình công tác 16 2.2. Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế 18 2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 19 2.3.1. Công tác văn thư 19 2.3.2. Công tác lưu trữ 21 2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 22 2.4.1. Yêu cầu 22 2.4.2. Nguồn thu thập thông tin bao gồm: 22 2.4.3. Phương pháp lấy tin: 23 2.5. Tổ chức công tác hậu cần 23 2.6. Tổ chức các cuộc hội họp của công ty 23 TIỂU KẾT 25 Chương 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG. 26 3.1. Nhận xét, đánh giá 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 27 TIỂU KẾT 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận do chính bản thân em tìm hiểu vàhoàn thành Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên nghiên cứuthực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toàn chịutrách nhiệm

Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian thực tế tại Công ty tài chính cổ phần Xi Măng, em xin gửilời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty và các anh, chị trong Công ty đã tạo điều kiệnthuận lợi cho em có những buổi thực tế tại Công ty, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho

em để em có thể hoàn thành tốt bài Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm vềtầm quan trọng và ý nghĩa về quá trình học tập của mình

Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Đăng Việt và thầyThS Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tàinày, cảm ơn thầy đã động viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình,giải đáp những thắc mắc trong quá trình làm đề tài, để em có thể hoàn thành bàitiểu luận kết thúc học phần môn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp”

Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài Khó tránh khỏi những sai sót, rấtmong các Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinhnghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêmđược nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu 1

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

7.Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 5

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY 5

1.1.Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ phần Xi măng 5

1.1.1.Giới thiệu về công ty 5

1.1.2.Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển 5

1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng 6

1.1.4.Cơ Cấu tổ chức của Công ty 7

1.1.5.Đội ngũ nhân sự 8

1.1.6.Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 8

1.2 Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 9

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 9

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 9

1.2.3 Đội ngũ nhân sự 10

TIỂU KẾT 10

Chương 2 11

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 11

2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 11

2.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch 11

2.1.2 Xây dựng chương trình công tác 14

2.2 Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế 16

2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 18

2.3.1 Công tác văn thư 18

2.3.2 Công tác lưu trữ 19

2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 20

2.4.1 Yêu cầu 20

2.4.2 Nguồn thu thập thông tin bao gồm: 21

2.4.3 Phương pháp lấy tin: 21

2.5 Tổ chức công tác hậu cần 21

2.6 Tổ chức các cuộc hội họp của công ty 22

TIỂU KẾT 23

Chương 3 24

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty tài chính cổ phần 24

Xi Măng 24

3.1 Nhận xét, đánh giá 24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Nhược điểm 24

3.1.3 Nguyên nhân 25

3.2 Các giải pháp 25

TIỂU KẾT 25

KẾT LUẬN 27

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

PHỤ LỤC 31

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, Công tác vănphòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy

đủ, kịp thời thông tin chất lượng cho quá trình quản lý Trong một cơ quan, đơn

vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liêntục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng:Quản trị hậu cần Tham mưu giúp việc và các nghiệp vụ công tác văn phòng

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về thựctrạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng là quan trọng giúp cho chúng tacủng cố kiến thức công tác văn phòng về doanh nghiệp và giúp chúng ta cónhững trải nghiệp thực tế hơn từ đó nâng cao kiến thức, đánh giá đúng vai tròcủa công tác văn phòng trong doanh nghiệp đồng thời có ích trong tác nghiệpchuyên môn cũng như yêu thích công việc này lâu lên em muốn làm trên thực tế

Với những lý do trên em đã chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ

công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết

tiểu luận bài tập lớn thi kết thúc học phần môn “Quản trị văn phòng trong doanhnghiệp”

hành chính văn phòng,Nxb Tài chính Hà Nội.

- Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê.

- Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb

tổng hợp TP.Hồ Chí Minh

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công

ty Tài chính Cổ phần Xi măng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian từ 2010 trở lại đây của công ty

+ Không gian: trong phạm vi Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Cơ sở phương pháp luận

- Phương pháp chủ nghĩa duy vật biện chứng: là phương pháp xem xétnhững sự vật và những phản ánh của chúng vào tư duy chủ yếu là trong mối liên

2

hệ qua lại giữa chúng, trong sự móc xích của chúng, trong sự vận động củachúng, trong sự phát sinh và tiêu vong của chúng.

- Phương pháp chủ nghĩa duy vật lịch sử: là hệ thống quan điểm duy vậtbiện chứng về xã hội, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủnghĩa duy vật biện chứng và phép biện chứng duy vật vào việc nghiên cứu đờisống xã hội và lịch sử nhân loại, nhờ đó hoàn thiện và phát triển những quanđiểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và phép biện chímg duy vật; hoàn thiện

và phát triển thế giới quan

* Phương pháp nghiên cứu:

Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu là:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp phân tích…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trongnghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng Gópphần có đánh giá nhìn nhận về nghiệp vụ công tác văn phòng và hoàn thiện kỹnăng của nhà quản trị Văn phòng Thông qua đề tài giúp cho công ty đánh giáđúng về nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty, đồng thời giải pháp đưa ra cóthể áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện nghiệp

vụ công tác văn phòng tại công ty Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành

tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các công ty về nghiệp vụ công tác văn phòng

7 Cấu trúc của đề tài

- Mở đầu, kết luận

- Tài liệu tham khảo và phụ lục

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạtđộng của văn phòng công ty

Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công tyTài chính Cổ phần Xi măng

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tácvăn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG

VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ phần Xi măng

1.1.1 Giới thiệu về công ty

tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 2/6/2008

Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) là một tổ chức tài chính với 3

cổ đông chiến lược gồm có Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam(Vicem), Tổng công ty Thép Việt Nam (VnSteel) và Ngân hàng Ngoại thươngViệt Nam (Vietcombank)

Từ ngày thành lập, CFC đã không ngừng phát triển hướng đến mục tiêudẫn đầu về cung cấp và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ tài chính đa dạng cho mộtlựợng lớn các khách hàng trong ngành vật liệu xây dựng

* Chặng đường phát triển:

( xem chi tiết phụ lục số: 01)

- Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng

- Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 của Hiệp hội Ximăng Việt Nam

- Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC được cung cấp dịch

vụ cung ứng ngoại hối

- Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 của Hiệp hội Ngânhàng Việt Nam

- Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tayđẩy lùi căn bệnh ung thư”

- Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng

- Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh tạiTP.HCM

- Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

Hội đồng quản trị và Đại hội đồng Cổ đông và chịu trách nhiệm trước Hộiđồng quản trị về mọi mặt kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất, ngoài công tác phụ trách chung cácmặt hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, Tổng giám đốc công ty còn trực tiếpđiều hành, giám sát các mặt công tác của một số đơn vị trực thuộc Phó Tổnggiám đốc: Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó tổngGiám đốc được Tổng Giám đốc phân công phụ trách, quản lý, điều hành cáchoạt động và giải quyết một số nội dung công việc theo ủy quyền và phân công

cụ thể của Tổng giám đốc Trợ lý Tổng giám đốc: Trợ lý Tổng giám đốc làngười giúp việc cho Tổng giám đốc Trợ lý TGĐ có trách nhiệm tư vấn giúpviệc cho Ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ của mình và thực hiện một sốnhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao hoặc uỷ quyền Phòng Hành chính nhânsự: Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt độngcủa Công ty bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễtân, văn phòng, công nghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối ngoại,nghiên cứu, tổng hợp và/hoặc thực hiện quy định của pháp luật và quy định củaCông ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Duy trì, thiết lập hoặc xử lý côngviệc chung theo quy định của Công ty trong mối quan hệ với các cấp và các cơquan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan hữu quan kháctrong phạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lýnhững tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn về đất đai, nhà

6

ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại.Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạtđộng của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội … có thểliên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần thiết đểBan Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành các thủ tục cần thiết

để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho các việc liênquan đến nhu cầu hoạt động của Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảonhững quy định liên quan đến công việc hành chính chung Phối hợp với cácPhòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên, đề

ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liênquan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn

bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyếtcác thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động Phòng Tài chính kế toán:thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Chủ trì xây dựng và thực hiện các quychế về quản lý tài chính, quy chế về quản lý ngân sách, chính sách và chế độ kếtoán Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập và phân tích báo cáo tài chính vàcác báo cáo quản trị theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam.Lập phương án huy động và sử dụng vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh

Tổ chức, hướng dẫn và đào tạo các Đơn vị trong việc ghi chép, thu thập số liệuchi phí và các chứng từ liên quan phục vụ công tác tài chính kế toán theo cácquy định của Luật kế toán, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quyđịnh của Công ty; Kiểm tra chứng từ, hóa đơn và thủ tục thanh quyết toán; Tínhtoán giá thành, chi phí và báo cáo phục vụ ra quyết định sản xuất kinh doanh;Kiểm soát công tác thu chi tiền mặt; Quản lý việc thu và nộp thuế, phí các cácnghĩa vụ với ngân sách nhà nước Chủ trì trong việc lựa chọn đơn vị cung cấpdịch vụ kiểm toán, dịch vụ bảo hiểm tài sản công ty, cung cấp phần mềm quản

lý, cung cấp các hóa đơn chứng từ và các hàng hóa và dịch vụ đặc thù của tàichính kế toán khác

1.1.4 Cơ Cấu tổ chức của Công ty

( Xem phụ lục số: 02)

- Theo độ tuổi được chia thành như sau:

+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 7%

+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 25%

+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 60%

1.1.6 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của các tổ chức, cá nhântheo quy định của Ngân hàng Nhà nước

- Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu chứng chỉ tiền gửi và các loại giấy tờ cógiá khác để huy động vốn của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước theo quyđịnh của pháp luật hiện hành

- Vay vốn của các tổ chức tài chính, chức tín dụng trong nước, ngoàinước và các tổ chức tài chính quốc tế

- Tiếp nhận vốn uỷ thác của Chính phủ, các tổ chức và cá nhân trong vàngoài nước

- Cho vay ngắn hạn, cho vay trung và dài hạn theo quy định của Ngânhàng Nhà nước

- Cho vay theo uỷ thác của Chính phủ, của tổ chức, cá nhân trong vàngoài nước theo quy định hiện hành của Luật các tổ chức tín dụng và hợp đồng

uỷ thác

- Cho vay tiêu dùng dưới hình thức cho vay mua trả góp

- Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy

hệ với các cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơquan hữu quan khác trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảoviệc sử dụng, quản lý những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng khônggiới hạn về đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ,nhãn hiệu thương mại

- Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục

vụ hoạt động của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội

… có thể liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cầnthiết để Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt Tiến hành các thủ tụccần thiết để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho cácviệc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty Lập báo cáo, tham mưu, soạnthảo những quy định liên quan đến công việc hành chính chung Phối hợp vớicác Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên,

đề ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liênquan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn

bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyếtcác thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

( Xem phụ lục số: 03)

- Theo độ tuổi được chia thành như sau:

+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 2%

+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 30%

+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 68%

vụ công tác văn phòng tại Công ty tài chính Cổ phần Xi măng” ở chương 2

10

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

2.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch

- Kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị

và phương thức tiến hành tốt nhất để đạt mục tiêu đó trong từng thời kỳ [ 1; tr124]

Công Ty Luôn coi việc lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối vớihoạt động của công ty vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trìnhhành động trong tương lai, giúp công ty xác định được các chức năng khác cònlại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra

Trong bối cảnh kinh tế thị trường Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đãhiểu rõ, muốn đạt được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện công việc cầnxây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động cho từng khâu sản xuất, từng bộphận Hoạt động của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng luôn diễn ra thườngxuyên, liên tục, thế nên công tác xây dựng kế hoạch cũng phải phù hợp với quátrình hoạt động vì vậy trong công ty thực hiện một số kế hoạch cụ thể như sau:

- Kế hoạch chiến lược;

- Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);

- Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý )

- Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm)

• Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính

tổng quát cao Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khíacạnh khác nhau của tổ chức và định hướng cho sự phát triển chung của cơ quan,

tổ chức.[2; tr85]

Kế hoạch chiến lược của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng thườngđược áp dụng thường xuyên do tính chất cạnh tranh của thị trường ngày càng trởlớn khốc liệt, với sự thay đổi của khoa học công nghệ ngày càng nhanh khiến từ

đó công ty rất chú trọng việc xác định những mục tiêu trong tương lai

- Kế hoạch chiến lược của Công ty cho phép cải thiện và củng cố vị thếcạnh tranh trên thị trường Trong kế hoạch chiến lược những mục tiêu địnhhướng cho công và những biện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra Việc xây dựng

kế hoạch chiến lược thường được xuất phát từ khả năng thực tế của công ty ,biểu hiện những phương án ứng phó với những điều kiện bên trong và bên ngoàicông ty

- Đặc điểm

+ Thời hạn : vài năm

+ Khuôn khổ : rộng

+ Mục tiêu : ít chi tiết

- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến lược đã giúp cho cán bộ công ty xácđịnh được:

+ Nhận thức được cơ hội

* Đầu ra của kế hoạch chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh

• Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ); là loại kế hoạch cụ thểcác mục tiêu của kế hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chínhxác những việc cần phải làm và cách thức tiến hành các công việc đó

Công ty xác định kế hoạch chiến thuật là công cụ để chuyển các địnhhướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phậntrong công ty Việc chia nhỏ ra thành các chương trình sẽ giúp cho mục tiêu củacông ty được thực hiện dễ dàng hơn với sự phối hợp của các bộ phận chức năng

12

- Kế hoạch chiến thuật được thể hiện trong từng bộ phận của Công tynhư :

- Đặc điểm

+ Thời hạn : ngày, tuần, tháng

+ Khuôn khổ : hẹp

+ Mục tiêu : chi tiết xác định

- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến thuật đã giúp cho cán bộ công ty xácđịnh được:

- Quy trình hoạt động

- Các quy định

- Hướng dẫn công việc

- Các biểu mẫu

- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn

• Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý ): là những kế hoạch cụ thể

hóa những kế hoạch trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập đểthực hiện những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làmsản sinh ra kết quả Các kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kếhoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần

- Kế hoạch tháng

+ Các công việc trong kế hoạch năm

+ Các công việc tháng trước còn tồn tại

+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao

- Nội dung kế hoạch tháng

+ Các công việc quan trọng trong tháng

+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thựchiện, người thực hiện.

+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong thánghoặc làm trong tháng sau)

- Kế hoạch tuần

- Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

+ Các công việc trong kế hoạch tháng

+ Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm

+ Các công việc quan trọng trong tuần

+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thựchiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả)

+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặclàm trong tuần sau)

• Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm): là những kế hoạch cónội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu

-Nguồn thông tin để lập kế hoạch dài hạn bao gồm:

+ Từ chiến lược của công ty

+ Từ các dự án tham gia

+ Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao

+ Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

- Nội dung của lập kế hoạch dài hạn:

- Nội dung các mục tiêu công việc

- Thời gian thực hiện

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọngtâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)

2.1.2 Xây dựng chương trình công tác

Khái niệm: Chương trình là thứ tự thực hiện một công tác, một việc nào

đó ( chương trình hội nghị) [3; tr 36]

Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơquan mà văn phòng xây dựng [3; tr36]

14