MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2 6. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY 10 3 1.1 Khái quát chung về lịch sử hình thành và phát triển của tổng công ty may 10 3 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty May 10. 3 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển 5 1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Khái quát chung về văn phòng của tổng công ty may 10 6 1.2.1 Chức năng – nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty may 10 6 1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 7 Tiểu kết 7 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 8 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 8 2.1.1 khái niệm 8 2.1.2 Nội dung 8 2.1.3 Những kết quả đạt được 9 2.1.4 Những mặt hạn chế 9 2. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 9 2.2.1 Nội dung 9 2.2.2 Những kết quả đạt được 10 2.2.3 Những mặt hạn chế 11 2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – Lưu trữ 11 2.3.1 Công tác văn thư 11 2.3.1.1 Khái niệm 11 2.3.1.2 Nội dung 12 2.3.1.3 Những kết quả mà công tác văn thư đã đạt được 17 2.3.1.4 Những mặt hạn chế 17 2.3.2 Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 17 2.3.2.1 Khái niệm 17 2.4.2.2 Nội dung 18 2.3.2.3 Những kết quả đạt được 19 2.3.2.4 Những mặt hạn chế 19 2.4 Tổ chức công tác hậu cần 19 2.4.1 Những kết quả đạt được 22 2.4.2 Những mặt hạn chế 22 2.5 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ 22 2.5.1 Công tác bảo vệ 22 2.5.2 Công tác tạp vụ 23 Tiểu kết 23 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 24 3.1 Giải pháp về công tác tổ chức thông tin phục vụ cho lãnh đạo 24 3.2 Giải pháp về công tác văn thư lưu trữ. 25 3.2.1 Công tác văn thư 25 3.2.2 Công tác lưu trữ 25 3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 25 3.4 Giải pháp về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 26 3.5 Giải pháp về công tác hậu cần 26 3.6 Nâng cao trình độ chuyên môn nghịệp vụ của cán bộ nhân viên trong văn phòng. 26 3.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 27 Tiểu kết 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, đã tận tình hướng dẫn trang bị cho kiến thức vô quý giá để hồn thành tốt đề tài tảng kiến thức cho thực công việc chuyên ngành tương lai Em xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, anh, chị chuyên viên phòng Tổ chức – Hành thuộc Tổng Cơng ty May 10 tạo điều kiện nhiệt tình giúp em có hội học hỏi, nghiên cứu để hoàn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung tơi trình bày đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực Những số liệu bảng biểu, nhận xét, đánh giá chuyên gia thu thập từ nhiều nguồn khác thích nguồn gốc Em xin chịu trách nhiệm với đề tài Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu .2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .2 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY 10 1.1 Khái quát chung lịch sử hình thành phát triển tổng công ty may 10 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng cơng ty May 10 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động định hướng phát triển 1.1.3 Chức nhiệm vụ công ty .6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khái quát chung văn phòng tổng cơng ty may 10 1.2.1 Chức – nhiệm vụ văn phòng tổng công ty may 10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơng ty .7 Tiểu kết CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 .8 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác 2.1.1 khái niệm 2.1.2 Nội dung .8 2.1.3 Những kết đạt .9 2.1.4 Những mặt hạn chế Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo 2.2.1 Nội dung .9 2.2.2 Những kết đạt .10 2.2.3 Những mặt hạn chế 11 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư – Lưu trữ 11 2.3.1 Công tác văn thư 11 2.3.1.1 Khái niệm 11 2.3.1.2 Nội dung 12 2.3.1.3 Những kết mà công tác văn thư đạt 17 2.3.1.4 Những mặt hạn chế 17 2.3.2 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ 17 2.3.2.1 Khái niệm 17 2.4.2.2 Nội dung 18 2.3.2.3 Những kết đạt 19 2.3.2.4 Những mặt hạn chế 19 2.4 Tổ chức công tác hậu cần 19 2.4.1 Những kết đạt .22 2.4.2 Những mặt hạn chế 22 2.5 Công tác bảo vệ công tác tạp vụ .22 2.5.1 Công tác bảo vệ 22 2.5.2 Công tác tạp vụ 23 Tiểu kết 23 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 24 3.1 Giải pháp công tác tổ chức thông tin phục vụ cho lãnh đạo 24 3.2 Giải pháp công tác văn thư lưu trữ 25 3.2.1 Công tác văn thư 25 3.2.2 Công tác lưu trữ 25 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị .25 3.4 Giải pháp tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 26 3.5 Giải pháp công tác hậu cần 26 3.6 Nâng cao trình độ chun mơn nghịệp vụ cán nhân viên văn phòng 26 3.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 27 Tiểu kết 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Từ sau đất nước ta gia nhập tổ chúc thương mại ths giới WTO hội thách thức doanh nghịp thời kỳ hội nhập Đr quản lý trình sản xuất kinh doanh có hịêu doanh nghịêp phải sử dụng nhìu cơng cụ khác cơng cụ quan trọng cơng tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan văn phòng vừa có mối quan hj đối nội vừa có quan hệ đối ngoại thơng qua hệ thống văn văn đến hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tíêp đến đơn vị phòng ban quan Vì với tư cách cơng cụ quản lý quan trọng cần thít phận văn phòng ngày khai thác tối đa nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị VÌ qua q trình khảo sát em nhận thấy công ty may 10 thực hịn tốt nghịêp vụ cơng tác văn phòng để góp phần cho cơng ty ngày cầng phát trỉên nhin bn canh số han chế nên em đưa số giải pháp nâng cao hịêu nghịêp vụ cơng tác văn phòng Chính hướng dẫn thầy khoa quản trị văn phòng nên em chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng công ty May 10 đưa giải pháp” nhằm góp phần đr hồn thịn phát huy hịu nghiệp vụ văn phòng tốt Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều cơng trình nghiên cứu tổ chúc nghiệp vụ cơng tác văn phòng chưa có nhiu nghiên cứu vf tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 đưa giải pháp Phạm vi nghin cứu : Từ năm 2016 đsn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu sâu sắc lý luận chung công tác tổ chúc nghiệp vụ văn phòng , tìm hiểu rõ tổ chức hoạt động Tổng công ty May 10, khảo sát thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 Từ kết khảo sát thực tiễn rút ưu điểmvà hạn chế để từ tìm giải pháp nâng cao hiệu tổ chúc nghiệp vụ cơng tác văn phòng tổng cơng ty may 10 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp quan sát - Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp phân tích - Nghiên cứu tài liệu tham khảo - Thu thập thông tin từ nguồn Internet Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề đem lại nhìn khách quan vai trò văn phòng vịc lãnh đạo đìu hành cơng ty Đấy kiến thức quan trọng giúp sinh viên học tập nghiên cứu áp dụng vào công việc sau Đề tài giúp nhà lãnh đạo văn phòng nhận thức vai trò nghiệp vụ cơng tác văn phòng từ góp phần mục tiêu chung quan tổ chức Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu bao gồm phần PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương Khái quát tổ chức hoạt động Tổng công ty May 10 Chương Thực trạng tổ chức nghịp vụ cơng tác văn phòng Tổng công ty May 10 Chương Giải pháp nâng cao chất lượng hiệu tổ chức nghịp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 PHẦN KẾT LUẬN CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY 10 1.1 Khái quát chung lịch sử hình thành phát triển tổng công ty may 10 1.1.1 Lịch sử hình thành Tổng cơng ty May 10 Cơng ty May 10( GARCO 10 JSC) thành lập ngày 8/ 11/ 1946, doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất kinh doanh hang may mặc thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam( Vinatex) Ngày 26/ 3/ 2010 Cơng ty Cổ phần May 10 thức đổi tên thành Tổng Công ty May 10 Ra đời từ ngày đầu kháng chiến chống thực dân Pháp, đến cơng ty có nửa kỷ tồn phát triển Từ công việc, bán cơng xưởng với máy móc thơ sơ lúc đầu, ngày May 10 trở thành doanh nghiệp mạnh, quy mơ lớn, trang bị máy móc đại Từ nhiệm vụ phục vụ qn đội chính, ngày cơng ty May 10 không ngừng mở rộng mặt hàng phong phú, đa dạng, phục vụ nhu cầu may mặc ngồi nước Trong đó, sơ mi May 10 mặt hàng khách hàng ưa chuộng, đánh giá cao trở thành mặt hàng tiêu biểu công ty Năm 1946, Bác Hồ lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến, xưởng may X1( tiền thân công ty May 10 ngày nay) dời từ Hà Nội lên Việt Bắc Đến năm 1952, xưởng may X1 Việt Bắc đổi tên thành xưởng may X10 mang bí số X10 Có thể thấy tên May 10 trở thành tên gọi thức cơng ty tận Năm 1956, kháng chiến chống Pháp thành công, xưởng may X10 rời Hà Nội sáp nhập thtôi xưởng may X40.Trụ sở Gia Lâm, Hà Nội Đây nơi tiến hành sản xuất công ty May 10 Tháng 12/1961 miền Bắc xây dựng chủ nghĩa xã hội chi viện cho miền Nam, xưởng may X10 Bộ công nghiệp nhẹ tiếp quản đổi tên Xí nghiệp May 10.Nhiệm vụ phục vụ quân trang sản xuất thêm số mặt hàng phục vụ xuất dân dụng Năm 1975, đất nước thống nhất, xí nghiệp May 10 chuyển sang bước ngoặt làm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chuyên sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, thị trường chủ yếu lúc Liên Xơ Đơng Âu Như May 10 có phát triển vượt bậc thị trường hàng hóa, May 10 doanh nghiệp xuất sớm Việt Nam Năm 1990, chủ nghĩa xã hội Liên Xô Đông Âu tan rã, xí nghiệp May 10 đứng trước nguy tan rã thị trường Sau Nhà nước tiền hành cải cách đổi mới, cơng ty khỏi khủng hoảng đối mặt với thử thách thị trường bạn hàng lớn Sự trưởng thành phát triển May 10 đánh dầu bắt định Bộ công nghiệp nhẹ chuyển đổi xí nghiệp May 10 thành Cơng ty May 10 Từ cơng ty May 10 có quyền tự chủ kinh doanh, có quyền kinh doanh mặt hàng xuất nhằm đtôi lại lợi nhuận cao cho cơng ty Từ đến nay, với phát triển mạnh mẽ nghành dệt may việt nam, công ty mạnh dạn tìm kiếm thị trường nước, đẩy mạnh đầu tư hạ tầng kinh tế- kĩ thuật, cải tiến sản phẩm, đào tạo đội ngũ công nhân cán quản lý nên năm tốc độ tang trưởng bình quân đạt 30 % Với chiến lược phát triển 10 năm tới, Công ty bước vững vươn lên trở thành trung tâm sản xuất kinh doanh hàng may mặc Việt Nam Với 8000 lao động, năm sản xuất 20 triệu sản phẩm chất lượng cao, 80 sản phẩm xuất sang thị trường Đức, Mỹ, Nhật Bản…nhiều tên tuổi lớn nghành may mặc giới hợp tác sản xuất với công ty May 10 Năm 2009, nên kinh tế nước nước giới gặp nhiều khó khăn nghưng doanh thu năm May 10 đạt 700 tỷ đồng, vượt 7,8% so với kế hoạch đầu năm lợi nhuận 17,5 tỷ đồng Thu nhập bình quân 8000 lao động mức 2,25 triệu/người/tháng Logo công ty Logo May 10 thiết kế với ý tưởng cách điệu từ chữ m10 với bố cục chặt chẽ nét uốn lượn dải lụa thể phát triển doanh nghiệp ln có hướng vươn lên cách bền vững Màu xanh logo nói lên hòa bình, tinh thần hợp tác, trí cao doanh nghiệp tinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác khách hàng 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động định hướng phát triển Lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty sản xuất sản phẩm may mặc tiêu thụ thị trường nội địa thị trường giới Hàng hóa đưa thị trường nước chủ yếu theo đường cơng tồn sản phẩm bán thành phẩm xuất trực tiếp , cấu mặt hàng đa dạng Sản phẩm công ty mang số nhãn như: Bigman, Jackhot, Freland, Chambray… Các mặt hàng chủ yếu công ty gồm: sơ mi nam nữ loại, veston, jacket, quần âu, quần áo trẻ tôi, quần áo thể thao Trong đó, sơ mi nam sản phẩm mũi nhọn đtôi lại nguồn thu chủ yếu công ty Tơn cơng ty hàng hóa có chất lượng cao, mang lại sang trọng, lịch lãm cho khách hàn Vì sản phẩm May 10 trở nên có uy tín cao với thị trường nước Bên cạnh sản phẩm gia cơng, xuất khác ưa chuộng Định hướng cơng ty trở thành tập đồn kinh tế mạnh sở củng cố phát triển thương hiệu Với lĩnh vực kinh doanh sản xuất kinh doanh loại quần áo thời trang nguyên phụ liệu ngành may theo đuối chiến lược đa dạng hóa với việc kinh doanh mặt hàng thủ cơng mỹ nghệ, kinh doanh văn phòng, bất động sản, đào tạo nghề Các mục tiêu cụ thể sau: văn phòng ban đơn vị cơng ty ban hành phải đóng dấu van phòng hay dấu phòng ban đơn vị - Đóng dấu Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản 3điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng phủ công tác văn thư 2.3.1.3 Những kết mà công tác văn thư đạt Thời gia qua công tác văn thư công ty đảm bảo tính xác kịp thời hiệu hướng dẫn đơn vị công ty thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, xử lý cơng văn đi, đến, in ấn tài liệu phục vụ cho hoạt động công ty Xây dựng biểu mẫu theo quy định quy trình ISO Cơng ty ban hành số hướng dẫn trình bày thể thức, từ văn góp phần thống thể thức trình bày văn đưa cơng tác soạn thảo ban hành quản lý văn hành khoa học phù hợp với quy định nhà nước thống toàn công ty Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt phù hợp với pháp luật hành, hạn chế nhiều sai sót nội dung cung hình thức Tơng tin đưa vào văn xác xử lý khoa học Những kết đạt nhờ cố gắng toàn thể ban lãnh đạo cán công nhân viên công ty nhiên bên cạnh tồn yếu cần khắc phục 2.3.1.4 Những mặt hạn chế Việc chuyển giao văn đơi chậm, việc quản lý văn đến chưa thật sát Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên gây chậm chễ việc sử dụng tài liệu 2.3.2 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ 2.3.2.1 Khái niệm Lưu trữ lựa chọn tài liệu giữ lại tổ chức khoa học văn tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin cần thiết 17 2.4.2.2 Nội dung - Công tác lưu trữ tổng công ty May 10 gồm nội dung sau: + Thu thập bổ sung tài liệu: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ thực tốt Thành phần tài liệu thu thập đa dạng phong phú, ngồi tài liệu hành có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn + Xác định giá trị tài liệu, xếp, phân loại đăng ký thống kê làm công cụ tra cứu văn Nhân viên văn thư xắp xếp sơ theo nguyên tắc từ xuống Tài liệu công ty xếp thẳng đứng tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu + Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Sau tiến hành thu thập tài liệu, cán lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý thực theo hướng dẫn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trong trình chỉnh lý tài liệu, tuân theo đầy đủ nguyên tắc chỉnh lý Tài liệu đơn vị chỉnh lý xếp riêng biệt; phân loại lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc; tài liệu sau chỉnh lý phản ánh hoạt động đơn vị hình thành tài liệu Lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác chỉnh lý tài liệu, chương trình “Quản lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ máy tính Chương trình xây dựng có bổ sung, nâng cấp qua năm để dần hoàn thiện So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống chỉnh lý tài liệu có trợ giúp máy tính đem lại nhiều lợi ích: Khơng giảm bớt số khâu quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu nhanh hơn, giảm thời gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in tiêu đề mục lục hồ sơ luôn; tiết kiệm kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa sở liệu giúp cán lưu trữ bạn đọc tra tìm tài liệu dễ dàng, nhanh chóng 18 + Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Khu vực lưu trữ tài liệu bơ trí nơi cao thoáng mát để tránh ẩm mốc, nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi quét dọn kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ dử dụng thuốc chối mối mọt để chống mối + Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trước tiêu hủy nhân viên đánh giá lại giá trị tài liệu, văn Hủy tài liệu có đồng ý Trưởng phòng tổ chức Hành chính, có người làm chứng có biên tiêu hủy 2.3.2.3 Những kết đạt Công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu thực tương đối tốt theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Trước lưu trữ phận văn phòng tiến hành lập hồ sơ tài liệu trước, giải công việc tiến hành lập hồ sơ cơng việc ln Hồ sơ hình thành từ bắt đầu cơng việc đến kết thúc cơng việc hồn thành Đay điều kiện thuận lợi để tiến hành lưu trữ Hồ sơ tài liệu lưu theo file cứng file mềm thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng xác Xây dựng quy chế cơng tác lưu trữ tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tác ngày khoa học 2.3.2.4 Những mặt hạn chế Phân loại tài liệu lưu trữ nhiều thiếu xót gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu Việc tham khảo tài liệu phục vụ cho cơng việc phòng ban đơn vị gặp nhiều khó khăn 2.4 Tổ chức cơng tác hậu cần Để trì quản lý để cơng việc diễn trơi chảy bất cư cơng ty cần phải trọng đến công tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phòng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: -Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua vă phòng phẩm tổng hợp kế hoạch mua sắm trình giám đốc ký Sau giám đốc xét duyệt cán kế toán viết phiếu chi thủ quỹ 19 công ty xuất tiền mua trang thiết bị Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tổ chức họp, hội nghị, lễ tân, khánh tiết… *Chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo Hoạt động văn phòng việc tổ chức chuyến công tác lãnh đạo công ty bao gồm cơng việc đây: - Trong việc lập kế hoạch chuyến công tác: Trước chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xác định rõ mục đích, nội dung cơng việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần, phương tiện giao thông kinh phí - Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi: Sau kế hoạch duyệt, giám đốc giao, văn phòng thơng báo cho quan, đơn vị đồn đến cơng tác: Tên đồn cơng tác, trưởng đoàn thành viên; nội dung lịch làm việc; thời gian đoàn từ quan - Trong việc chuẩn bị nội dung công tác: Nội dung cơng tác vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị Biết phân cơng Lãnh đạo, văn phòng đơn đốc đơn vị phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung tiến độ.Tổ chức đánh máy, nhân văn phục vụ chuyến công tác - Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thơng, kinh phí: Chuẩn bị phương tiện giao thơng kinh phí phù hợp với nội dung tính chất chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác tiết kiệm - Chuẩn bị nội dung khác có liên quan: Trong trường hợp Lãnh đạo quan cơng tác dài ngày văn phòng phải tổ chức tốt việc sau: - Trước ngày lãnh đạo cơng tác, văn phòng đơn đốc, nhắc nhở đơn vị chuẩn bị hồn tất trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký lãnh đạo - Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để đơn vị biết thời gian phân công thời gian lãnh đạo công tác 20 - Sau lãnh đạo cơng tác về, Phòng Hành báo cáo tóm tắt công tác quan thời gian lãnh đạo công tác - Trên sở kết chuyến cơng tác, văn phòng bổ sung việc cơng phát sinh vào chương trình cơng tác quan * công tác tổ chức hội nghị Tổ chức hội nghị cơng việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi phối hợp đơn vị có liên quan tham gia tổ chức Hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mục đích nhằm tổ chức thực chương trình cơng tác tổng kết đánh giá kết việc thực công việc, nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động công ty - Chuẩn bị Hội nghị: Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo trung tâm theo dõi, đôn đốc đơn vị chuẩn bị công việc phân công, tiến độ thời gian Trong Hội nghị thường có văn báo cáo, tờ trình, đề án, Phương án, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với lãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị văn Lãnh đạo phòng có trách nhiệm kiến nghị với ban giám đốc chương trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự chuyển đến đại biểu giấy tờ, tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo cáo tham luận, giấy mời Thuộc trách nhiệm mình, Phòng Hành phải chuẩn bị đầy đủ, tốt sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành cơng - Trong q trình Hội nghị làm việc: Lãnh đạo phòng chủ trì phối hợp với đơn vị tổ chức hội nghị tổ chức đón tiếp đại biểu Phòng Hành cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội nghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc thông báo kết hội nghị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác thường trực Hội nghị để giải việc đột xuất sảy trình hội nghị 21 làm việc Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán ghi biên hội nghị Tổng hợp ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị - Sau Hội nghị bế mạc: Phòng Hành đề xuất với thủ trưởng nội dung hình thức thơng báo kết hội nghị Văn phòng đơn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị hoàn thành hồ sơ theo quy định Căn vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung công việc hội nghị đề vào chương trình cơng tác cơng ty Văn phòng đảm nhiệm việc tốn kinh phí hội nghị 2.4.1 Những kết đạt Văn phòng ln đảm bảo chuyến công tác lãnh đạo công ty chu đáo an tồn thực tốt cơng tác quản lý công ty Tổ chức hội nghị họp công ty diễn thành công tốt đẹp Các điều kiện vật chất trang thiết bị văn phòng cung cấp đầy đủ số lượng chất lượng 2.4.2 Những mặt hạn chế Có số chuyến công tác đột xuất lãnh đạo văn phòng chưa xử lý kịp thời, chưa chuẩn bị kịp thời tài liệu cần thiết 2.5 Công tác bảo vệ công tác tạp vụ 2.5.1 Công tác bảo vệ Công tác bảo vệ hoạt động quan trọng văn phòng Nhận thức vấn đề nên công tác bảo vệ Tổng công ty May 10 thực cách nghiêm túc Nhân viên bảo vệ công ty thực đày đủ quy định công tác bảo vệ trước nhận ca hết làm thủ tục chuyển giao sổ giao ca Khi có cố cắp, cháy nổ hay hư hại tài sản nhân viên bảo vệ báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng xin ý kiến đạo xử lý kịp thời 22 - Những kết đạt Thời gian qua công tác bảo vệ thực tốt khơng để xảy tình trạng mát hay hư hỏng tài sản hay có tượng ồn trật tự nơi làm việc Đảm bảo an ninh trật tự 24/24 đảm bảo phòng chống cháy nổ 2.5.2 Cơng tác tạp vụ Mơi trường xanh sạch, khơng khí lành nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cong việc ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tâm lý nhân viên công ty Công tác tạp vụ công ty gồm công việc sau: -Nhân viên tạp vụ đảm bảo nhu cầu nước uống cho phòng ban trước làm việc kiểm tra thiết bị điện tắt hết chưa hết làm việc - Nhân viên tạp vụ đảm bảo vệ sinh toàn mặt hành lang phân giao quản lý công ty khang trang đẹp, chăm sóc bồn hoa cảnh quýet dọn lau chùi - Côn tác tạp vụ thực đầy đủ quy định bảo hộ lao động, vệ sinh lao động ln hồn thành nhiệm vụ lãnh đạo giao Tiểu kết Ở chương em tìm hiểu nghiên cứu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, tổ chức tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ, tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, công tác hậu cần số nghiệp vụ khác công tác bảo vệ cơng tác tạp vụ sở chương em tìm hiểu đưa giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 23 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 Sau 70 năm hình thành phát triển nhiều nghiệp vụ cơng tác văn phòng tổng cơng ty may 10 ngày hồn thiện Chất lượng tham mưu tổng hợp ngày nâng lên, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin quan tâm trình độ cán làm cơng tác văn phòng nâng lên, cơng tác văn thư lưu trữ, nghiệp vụ hành ngày trọng, công tác hậu cần đáp ứng yêu cầy đặt Tuy nhiên bên cạnh số hạn chế cần khắc phục chua làm tốt công tác công tác xây dựng chương trình kế hoạch , cơng tác văn thư lưu trữ chưa khoa học Để khắc phục hạn chế em xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty 3.1 Giải pháp công tác tổ chức thông tin phục vụ cho lãnh đạo Thơng tin có vai trò quan trọng trình điều hành lãnh đao cơng ty định đến thành cơng hay thất bại việc quản lý điều hành lãnh đạo Thông tin coi hệ thống huyết mạch công ty , thông tin không cung cấp đầy đủ kịp thời lãnh đạo cơng ty khơng thể có sở để đề định kịp thời xác, hiệu Để cơng ty hoạt động có hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban phận có phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo cho hoạt động phòng ban hoạt động hiệu Văn phòng cơng ty cần thu thập thơng tin từ nhiều nguồn khác sau thông tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề lĩnh vực định để tránh trùng lặp chồng chéo xác định dộ xác thơng tin Văn phòng cần phải đưa chế dộ bảo dưỡng máy móc trang thiết bị văn phòng nhằm đảm bảo cho cơng tác thơng tin thông suốt hiệu Cần tăng cường nhiên cứu hệ thống chất lượng ISO 9001:2000 áp dụng cách hiệu để khai thác triệt để nguồn thông tin 24 3.2 Giải pháp công tác văn thư lưu trữ 3.2.1 Công tác văn thư Để cơng tác văn thu hồn thiện văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia khóa bồ dưỡng nghiệp vụ văn thư nói riêng nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình tin học văn phòng Do giúp cho nhân viên văn thư rút ngắn thời gian giải công việc mà đem lại hiệu quả, bên cạnh nhân viên văn thư cần phải khơng ngừng học hỏi tích lũy kinh nghiệm làm việc Khi ký ban hành văn lãnh đạo công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng không nội dung mag hình thức trình bày văn để hạn chế việc sai xót văn 3.2.2 Cơng tác lưu trữ Tại công ty số hồ sơ tài liệu chưa nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo quy định, điều gay khó khăn cho nhân viên lưu trữ việc bảo quản tài liệu, khó khăn cho việc tra cứu tài liệu, tài liệu không bảo quản tiêu chuẩn kỹ thuật dễ bị rách nát, hư hỏng hay mối mọt Công ty cần ban hành quy định việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Nhân viên lưu trư cần thực nghiêm quy chế việc bảo quản tài liệu kho lưu trữ Các văn cần phân loại theo tên loại theo đơn vị ban hành, sau lập danh mục gồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu quản lý tài liệu.Cán lưu trữ xây dựng sổ giao nhận hồ sơ tài liệu tránh việc hồ sơ tài liệu bị 3.3 Giải pháp công tác tổ chức họp, hội nghị Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để giao tiếp tốt với khách hành nước Thường xuyên sửa chũa mua sắm trang thiết bị hội trường phục vụ cho họp như: máy chiếu, máy ghi âm Sau họp, hội nghị ban lãnh đạo công ty cần tổ chúc rút kinh nghiệm người có lien quan khâu việc để tìm mặt đạt kết tốt hạn chế sai xót để tìm ngun nhân để rút kinh nghiệm lần sau Văn phòng cần phải tuyên truyền để người nhận thấy họp hội để họ nắm bắt kế hoạch tới công ty 25 hội để họ giải khó khăn gặp công việc 3.4 Giải pháp tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Đối với chuyến cơng tác lãnh đạo, văn phòng nên có văn quy định cụ thể rõ ràng việc chuẩn bị cho chuyến công tác lãnh đạo Trưởng phòng Hành tổ chức giao cho nhân vi n chịu trách nhịêm vế hoạt động đê tạo chuỗi công viêc quên thuộc nhân viên, từ có thê tránh thíêu sót q trình chuẩn bị 3.5 Giải pháp công tác hậu cần Thường xuyên theo dõi kiểm tra kỹ thuật thiết bị máy móc, có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phòng, hạn chs tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng tín độ cơng vịêc cán công nhân viên công ty Đảm bảo vịêc cung ứng văn phòng phẩm đầy đủ kịp thời, càn có quản lý chặt che tránh tình trạng lãng phí trang thíêt bị văn phòng 3.6 Nâng cao trình độ chun mơn nghịệp vụ cán nhân viên văn phòng Cán nhân viên văn phòng cần nâng cao tinh thần trách nhiêm lực cơng tác giữ bí mật, đội ngũ cán văn phòng phải có phẩm chất đạo đức sáng phải trung thực người có trình độ chun môn làm viêjc chuyn nghịêp, đủ lực tham mưu pải có khả đạo, đìêu phối cơng vịêc, phải tuân theo nguyên tắc kịp thời xác hịêu Trong cơng ty người yếu tố vơ quan trọng, trình độ chun môn nghịêp vụ yếu tố quýêt định đến suất lao động hịêu làm vịêc đ nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên văn phòng cần khâu tuyể n dụng thường xuyên cử cán công nhân viê n tập huấn nâng cao trình độ chuyn mơn nghiệp vụ cho phận, nâng cao ý thức cán việc tự học, tự bồi dưỡng kinh nghiệm qua hoạt động thực tế Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán công nhân viên trọng hoạt động giao dịch công ty 26 3.7 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Thực áp dụng hệthống quản lý chất lượng ISO 9001 vào hoạt động văn phòng nhu cầu tất yếu , để tối ưu hóa nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng tạo chuyển biến vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc hiệu khoa học Xây dựng quy trình, biểu mẫu hệ thống văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, xác định trách nhiệm tăng cường kiểm tra thể thức văn trước ký ban hành Tiểu kết Qua tìm hiệu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng tổng công ty May 10 thực tốt nghiệp vụ văn phòng nhin số hạn chế nên chương 3em tìm hiểu đưa giải pháp nâng cao hiệu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 27 KẾT LUẬN Trong suốt trình hình thành hoạt động Phòng Hành – Tổ chức Tổng công ty may 10, công tác văn phòng xem phận góp phần quan trọng vào hoạt động chung quan Là phận đảm bảo suất chất lượng cho công ty Hiện mở cửa cải cách hành Việt Nam, cơng tác văn phòng dần chiếm vị trí quan trọng xã hội Chính vậy, làm tốt cơng tác văn phòng góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng đảm bảo hiểu công việc quan Công tác Văn phòng hoạt động thơng suốt văn đạo, điều hành công ty Để đáp ứng nhu cầu cơng tác văn phòng, phải thường xun nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phòng Là phận quan trọng cơng ty, văn phòng văn có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời xác thơng tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo việc quản lý điều hành, sở nhà quản lý giúp lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan đưa đinh đắn Cơng tác quản lý đòi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết cung cấp từ nhiều nguồn khác văn bản, phương tiện thơng tin đại chúng, Internet, nguồn thơng tin yếu xác thơng tin văn Cơng tác văn phòng thực tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng xác hơn, đảm bảo bí mật quan Cơng tác văn phòng đảm bảo giữ lại đầy đủ thông tin hoạt động quan hoạt động cá nhân quan 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Mik Harvay, Quản trị hành văn phòng, nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri, Giáo trình quản trị văn phòng, , NXB Khoa học kỹ thuật Quản trị hành văn phòng – Nhà xuất thống kê Giáo trình quản trị văn phòng Các tài lịêu cơng ty http://garco10.vn/home( trang wb thức Tổng công ty May 10) 29 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức công ty Tổng Giám đốc CT HĐQT Phó Tổng giám đốc Giám đốc điều hành Phòng hành Tổ chức Ban đầu tư Phòng điện Phòng TCKT Phòng kế hoạch Giám đốc điều hành Phòng tài Ban nghiên cứu tổ chức sản xuất 11 xí ngiệp may Phòng Kinh doanh Ban thiết kế thời trang Giám đốc điều hành Phòng kỹ XN địa thuật phương Xí nghiệp dịch vụ Trường đào tạo Ban y tế môi trường Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng Phòng Phó Trưởng Phòng Bộ phận Hành – tổng hợp Bộ phận văn thư – Lưu trữ Bộ phận tài vụ Phó Trưởng Phòng Bộ phận quản trị thíết bị Bộ phận làm cơng tác hậu cần Bộ phận vệ sinh môi trường ... chung công tác tổ chúc nghiệp vụ văn phòng , tìm hiểu rõ tổ chức hoạt động Tổng công ty May 10, khảo sát thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng cơng ty May 10 Từ kết khảo sát. .. tiến hành nghiên cứu Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tổng cơng ty May 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 2.1 Cơng tác xây dựng kế hoạch,... trị văn phòng nên em chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tổng công ty May 10 đưa giải pháp nhằm góp phần đr hồn thịn phát huy hịu nghiệp vụ văn phòng