Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN NỘI DUNG 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Đóng góp của đề tài: 3 7. Cấu trúc đề tài: 3 CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 1.1 Những vấn đề lý luận về nghiệp vụ thư ký: 4 1.1.1 Khái niệm Thư ký văn phòng: 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 4 1.1.3 Vai trò của Thư ký văn phòng: 4 1.2 Khái quát về Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam 5 1.2.1 Quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam 5 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam: 7 Tiểu kết 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 9 I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 9 II, Hoạt động tổ chức hội họp: 10 IV.Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại cơ quan: 11 V. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: 12 VI. Kỹ năng giao tiếp: 13 VII.Hoạt động đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng: 15 Tiểu kết 16 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 17 3.1 Đánh giá thực trạng: 17 3.1.1 Ưu điểm: 17 3.1.2 Hạn chế: 18 3.2 Giải pháp: 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC 23

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây chính là bài nghiên cứu khoa học do chính tôi thựchiện qua quá trình nghiên cứu, quan sát, tìm tòi, phân tích, khảo sát thực tếNghiệp vụ Thư ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dângiàu nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh với nền kinh tế tri thứctoàn cầu hóa hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới cùng sự pháttriển như vũ bão của công nghệ thông tin công tác văn phòng nói chung và hoạtđộng của người thư ký văn phòng nói riêng, đã góp một phần quan trọng tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đơn vị và sự phát triển chung của đất nước

Thư ký văn phòng là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn,khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây nghề Thư kýchưa được phổ biến rộng rãi nhưng ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổphần hóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được ưu tiênhơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội

Trên từng thành công của mỗi con người luôn có những cột mốc đánh dấu

sự phát triển và trưởng thành mà nó gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù íthay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của những cá nhân, tập thể khác Để thựchiện được đề tài nghiên cứu này là sự giúp đỡ nhiệt tình của những cô chú cán

bộ làm việc tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đã giúp đỡ và tạođiều kiện để tôi có thể có những tư liệu thực hiện đề tài nghiên cứu này Đặc biệttôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên trực tiếp phụ trách bộ môn

“Phương pháp nghiên cứu khoa học”- Ths.Lê Thị Hiền đã hướng dẫn tận tìnhcho tôi có thể hoàn thành tốt nhất bài nghiên cứu của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN NỘI DUNG 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 1

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: 2

4 Lịch sử nghiên cứu: 2

5 Phương pháp nghiên cứu: 2

6 Đóng góp của đề tài: 3

7 Cấu trúc đề tài: 3

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4

1.1 Những vấn đề lý luận về nghiệp vụ thư ký: 4

1.1.1 Khái niệm Thư ký văn phòng: 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 4

1.1.3 Vai trò của Thư ký văn phòng: 4

1.2 Khái quát về Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam 5

1.2.1 Quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam 5

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam: 7

Tiểu kết 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 9

I Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 9

II, Hoạt động tổ chức hội họp: 10

IV.Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại cơ quan: 11

V Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: 12

VI Kỹ năng giao tiếp: 13

VII.Hoạt động đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng: 15

Tiểu kết 16

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 17

3.1 Đánh giá thực trạng: 17

3.1.1 Ưu điểm: 17

3.1.2 Hạn chế: 18

3.2 Giải pháp: 19

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

PHỤ LỤC 23

PHẦN NỘI DUNG

1 Lý do chọn đề tài:

Hòa cùng sự phát triển của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo

ra những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển.Thời ký Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhucầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đờiđáp ứng nhu cầu xã hội Trong đó có nghề Thư ký Văn phòng

Trong thực tế hàng ngày tại các cơ quan, tổ chức luôn luôn cần được cungcấp thông tin để triển khai giải quyết nhiệm vụ được giao hoặc để tham mưu tưvấn cho lãnh đạo Đồng thời lãnh đạo cơ quan cũng cần thông tin để ban hànhcác quyết định quản lý cho kịp thời và chính xác Việc thu thập, xử lý và cungcấp thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan chính là một phần vai trò củangười Thư ký

Nghề thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khảnăng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây nghề Thư ký chưađược phổ biến rộng rãi nhưng ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phầnhóa-tư nhân hóa, doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được ưu tiên hơn

và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội

Trong đợt thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tôi đã

có thời gian tiếp xúc, thu thập tài liệu và nghiên cứu, tôi nhận thấy Thư ký cótầm quan trọng trong mọi bộ phận, ban ngành, đóng góp vào sự hoạt động của

bộ máy cơ quan Tôi quyết định chọn Nghiệp vụ Thư ký văn phòng là đề tàinghiên cứu để có thể lĩnh hội những tri thức, nâng cao tầm hiểu biết

Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Nghiệp vụ Thư kýVăn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam” làm đề tài nghiên cứukhoa học của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Việt Nam hiện nay

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục tiêu:

Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu này nhằm góp phần củng cố, nâng caothêm hiểu biết về nghề Thư ký trong thời kỳ hội nhập toàn cầu Đồng thời đưa ranhững giải pháp để đóng góp vào sự phát triển của Tập đoàn Bưu chính Viễnthông Việt Nam

Đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những giá trị tích cực

và khắc phục hạn chế trong nghiệp vụ Thư ký tại Tập đoàn

4 Lịch sử nghiên cứu:

Lịch sử phát triển của nghề Thư ký đã có cách đây rất lâu, cùng với đó lànhững công trình nghiên cứu của rất nhiều tác giả khác nhau:

- Tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, năm 2009, Nxb Lao động , cuốn

“Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại” (viết chung)

- Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, năm 2012, NxbĐại học Quốc gia TPHCM, cuốn “Nghiệp vụ Thư ký giúp việc cho lãnh đạo cơquan, doanh nghiệp”

- Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010, Nxb Giao thông vận tải,giáo trình “Nghiệp vụ Thư ký Văn phòng”

5 Phương pháp nghiên cứu:

Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau: khảo sát thực tế,nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt mục đích và thực hiện những nhiệm vụ mànghiên cứu đặt ra

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Nghiệp vụ Thư

ký Văn phòng tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

VIỆT NAM 1.1 Những vấn đề lý luận về nghiệp vụ thư ký:

2 Khái niệm Thư ký văn phòng:

Thư kí văn phòng là người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vựcchuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

3 Chức năng, nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:

Chức năng:

Thứ nhất: nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin baogồm: xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,kiểm tra việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của Thủ trưởng…

Thứ hai: nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính gồm: tổchức tiếp khách, tổ chức hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng đi công tác, tổ chứcphòng làm việc …

Nhiệm vụ:

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho cơ quan và người lãnh đạo

- Soạn thảo, biên tập, chuyển giao văn bản

- Quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ, tra tìm thông tin trong văn bản

- Giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện các hoạt động liên lạc vàgiao dịch theo yêu cầu của lãnh đạo

- Giúp các công việc về lễ tân

- Đảm nhận các công việc để đảm bảo về cơ sở vật chất, trang thiết bị vàphương tiện làm việc cho cơ quan và lãnh đạo

4 Vai trò của Thư ký văn phòng:

Thư ký có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của cơ quan nóichung và của Thủ trưởng nói riêng:

- Thư ký là trợ lý giúp viêc thân cận nhất của Lãnh đạo

- Thư ký phải là mắt xích trong việc thiết lập mối quan hệ với Thủtrưởng và đồng nghiệp

- Người Thư ký phải giải phóng Lãnh đạo khỏi những công việc mangtính sự vụ và tăng dần lao động sang tạo, việc hoàn thành nhiệm vụ của Thủtrưởng có vai trò tích cực của người Thư ký.

- Đảm bảo và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác, đảm bảo sựliên tục và thông suốt trong hoạt động nội bộ cơ quan

4.1 Khái quát về Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam

5 Quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam

Ngành bưu chính viễn thông Việt Nam có một truyền thống lịch sử lâuđời và ngày càng phát triển theo sự phát triển của đất nước Trải qua các triềuđại Lý, Trần, Lê, Nguyễn đã manh nha các hoạt động liên quan đến bưu chính,viễn thông

Ngày 01/9/1858, liên quân Pháp-Tây Ban Nha đã nổ súng vào bán đảoSơn Trà – Đà Nẵng bắt đầu cuộc chiến tranh xâm lược Việt Nam Năm 1862,đoạn đường điện báo đầu tiên Sài Gòn – Biên Hòa được xây dựng phục vụ cuộcchiến dài 18km

Trong suốt 2 cuộc chiến tranh chống Pháp và chống Mỹ, đội ngũ thông tinBưu điện có mặt trên mọi chiến trường, trong mọi lĩnh vực và đã trải qua những

hy sinh to lớn, phấn đấu không mệt mỏi, vượt mọi gian nan, thử thách để hoànthành sứ mệnh của mình

Sau khi Cách mạng tháng 8/1945 thành công, Chính phủ Việt Nam Dânchủ Cộng hòa vẫn giữ nguyên bộ máy cũ của Bưu điện Đông Dương có: NhaTổng giám đốc Bưu điện và 2 Nha giám đốc Bưu điện ở 2 miền

Ngày 07/4/1990, Hội đồng Bộ trưởng ra Nghị định số 115/CP chuyểnTổng cục Bưu điện thành Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam chịu sựquản lý trực tiếp của Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện Ngày 28/4/1990, Tổngcông ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam ra Quyết định số 02/TCCB-LĐ chuyển

bộ máy chức năng giúp việc Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện thành bộ máychức năng giúp việc Tổng giám đốc Tổng Công ty

Ngày 26/10/1992, Chính phủ ra Nghị định số 03/CP về thành lập lại Tổng

cục Bưu điện và quy định Tổng cục Bưu điện là cơ quan trực thuộc Chính phủ,

có chức năng quản lý Nhà nước ngành Bưu điện trong phạm vi cả nước

Ngày 7/5/1994, Thủ tướng Chính phủ ra QĐ số 91/TTg chuyển TổngCông ty Bưu chính Viễn thông thành Tổng công ty kinh doanh của Nhà nước(gọi tắt là Tổng công ty 91) Ngày 29/4/1995, Thủ tướng Chính phủ ra QĐ số249/TTg về việc thành lập Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam trựcthuộc Chính phủ có Hội đồng quản trị trên cơ sở sắp xếp lại các đơn vị sản xuất,dịch vụ, lưu thông, sự nghiệp về bưu chính - viễn thông thuộc Tổng cục Bưuđiện

Ngày 9/01/2006, Thủ tướng chính phủ có QĐ số 06/2006/QĐ-TTg vềviệc thành lập Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Ngày 17/11/2006, Thủ tướng CP có QĐ số 265/2006/QĐ-TTg phê duyệtĐiều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Ngày 14/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn ra QĐ số 480/QĐ-HĐQTphê duyệt Phương án tổ chức bộ máy giúp việc của Tổng Công ty Bưu chínhViệt Nam Ngày 15/11/2007, Hội đồng quản trị Tập đoàn ra QĐ số 496/QĐ-HĐQT Phê duyệt phương án chia tách Bưu chính Viễn thông trên địa bàn cáctỉnh, thành phố

Ngày 01/01/2008, Tập đoàn hoạt động theo mô hình mới Tổng công tyBưu chính Việt Nam chính thức đi vào hoạt động

Ngày 24/6/2009, Công ty mẹ - Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

chuyển đổi hoạt động sang mô hình Công ty trách nhiệm Hữu hạn một thành

viên do Nhà nước làm chủ sở hữu theo quyết định số 955/QĐ-TTg của Thủ

tướng Chính phủ

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: Vietnam

Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) là một doanh nghiệp nhànước chuyên đầu tư, sản xuất, hoặc kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính và viễnthông tại Việt Nam, có trụ sở tại toà nhà VNPT (số 57 Huỳnh Thúc Kháng,Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ là 36.955.000.000.000 đồng (Ba mươi sáunghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn)

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam:

Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Tập đoàn được quy định tạiĐiều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn ban hành kèm theo Quyết định số265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng Chính phủ.(phụ lục số 2)

a Chức năng, nhiệm vụ.

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là công ty nhà nước, do Nhànước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đốivới công ty nhà nước và theo Điều lệ, có chức năng kinh doanh, kinh doanh đangành, trong đó viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinhdoanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, côngnghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự tham gia của nhiều thành phần kinhtế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh vàbền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả

Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức năng đầu tư tài chính vào cácdoanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp

vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lướiviễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhànước giao

Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể sau:

 Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tạiVNPT và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành cácnhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao;

 Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiệnđại và chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và côngnghệ thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sảnxuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham giacủa nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông ViệtNam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có

hiệu quả

 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanhtheo quy hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thựchiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệpkhác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:

- Dịch vụ và sản phẩm viễn thông, công nghệ thông tin và truyền thông đaphương tiện

- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa, chothuê các công trình viễn thông, công nghệ thông tin

- Thương mại, phân phối các sản phẩm thiết bị viễn thông, công nghệthông tin

- Dịch vụ quảng cáo, nghiên cứu thị trường, tổ chức hội nghị hội thảo,triển lãm liên quan đến lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin

- Dịch vụ tài chính trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin vàtruyền thông đa phương tiện;

b Cơ cấu tổ chức:

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên cơ cấu tổ chức của Tập đoàn cóquy mô khá lớn, ngoài ban điều hành được tổ chức một cách có hệ thống, còn cócác đơn vị trực thuộc bao gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sựnghiệp Cụ thể, cơ cấu tổ chức của Tập đoàn được thiết lập theo mô hình sau.[ảnh1, tr.23 ]

Tiểu kết

Trong chương 1 tôi đã trình bày những lý luận chung về Nghiệp vụ Thư

ký văn phòng và khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam Nhữngnội dung này là cơ sở để triển khai những thực trạng về Nghiệp vụ Thư ký tạiTập đoàn ở chương 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI

TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

I Hoạt động tiếp khách, đãi khách:

a.Tiếp khách:

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông là một Tập đoàn lớn, đối tượng quantrọng của VNPT là các cơ quan Bộ ngành, quản lý nhà nước, các đối tác kinhdoanh lớn trong và ngoài nước, khách hàng, bạn hàng,…

* Đối với các vị khách quan trọng có tầm ảnh hưởng và có vị trí cao đếnTập đoàn, công tác tiếp khách được Thư ký quan tâm chu đáo chuẩn bị từ trước,

tổ chức tiếp khách, hay có thể mở các buổi hội nghị, hội thảo chào đón bằng sửdụng băng rôn, khẩu hiệu,cờ hoa đón khách; bố trí người tiếp đúng cương vị,chức vụ, đúng đối tượng

* Đối với những khách thông thường hàng ngày đến giải quyết công việchay đặt lịch hẹn gặp Thư ký là người đầu tiên sẽ thay mặt Thủ trưởng bước đầugiải quyết công việc cho khách Thư ký phải chào hỏi khách, thân thiện, niềm

nở Sau khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của côngviệc mà người Thư ký đưa ra phương án giải quyết

Tiếp khách là công việc thường xuyên của người Thư ký, đòi hỏi ngườiThư ký phải biết vận dụng những hiều biết của mình một cách sáng tạo nhất.Sau mỗi buổi gặp phải để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách, đòi hỏi ngườiThư ký vận dụng khả năng ứng xử, vốn hiểu biết cá nhân giúp công việc đạthiệu quả cao nhất và tạo hình ảnh đẹp về tập đoàn trong mắt khách hàng

b.Đãi khách:

Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tùy theo mức độ hưởng ứng củakhách, điều kiện tài chính của cơ quan mà người Thư ký bố trí những loại hìnhnhư tiệc giải khát, tiệc trà, tiệc chiêu đãi, buffet…

Trong môi trường của Tập đoàn VNPT, thường xuyên phải đón tiếp các vịkhách quan trọng, các cơ quan Bộ ngành nhà nước và các đối tác trong và ngoàinước Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đãi khách Tập đoàn bố tríhai tầng trên cùng của tòa nhà cho quán bar, café và căng tin phục vụ cho các

hình thức cơ bản như giải khát, tiệc và chiêu đãi Tầng 24 là quán bar, caféthường được sử dụng thuận tiện cho các buổi gặp mặt đối tác, khách hàng bàncông việc với tính chất đơn giản, thời gian nhanh gọn, cùng với list đồ uốngphong phú và công thức pha chế luôn đáp ứng được nhu cầu của hầu hết đốitượng Tầng 23 là căng tin, ngoài chức năng phục vụ các bữa ăn cho cán bộnhân viên trong Tập đoàn, căng tin còn được tận dụng triệt để, hiệu quả cho cácbữa tiệc buffet, chiêu đãi khách Nằm ngay trong tòa nhà Tập đoàn là một lợithế, cả hai tầng đều được trang trí trang nhã, sắp xếp sang trọng hiện đại vớinhững đầu bếp và bartender được tuyển chọn cùng đội ngũ phục vụ năng động,chuyên nghiệp Đối với những bữa tiệc chiêu đãi lớn Tập đoàn sẽ lưu ý lựa chọnđịa điểm bên ngoài phù hợp, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

Ngoài ra với mỗi buổi tiếp khách quan trọng hay sau các bữa tiệc Tậpđoàn còn sử dụng quà tặng cho khách Quà tặng ngày nay không chỉ đơn thuầnmang ý nghĩa vật chất hay món đồ lưu niệm mà quà tặng còn làm chức năngmarketing, là công cụ để truyền thông hữu hiệu đóng góp vào kết quả sản xuấtkinh doanh của đơn vị Bộ phận Thư ký cũng đã sớm nhận thức và tận dụng cácchức năng mới của quà tặng, vận dụng một cách linh hoạt và phù hợp với từngtính chất, đối tượng của các cuộc họp để quyết định việc sử dụng hay không sửdụng quà tặng, sử dụng quà tặng với nội dung hình thức như nào cho hiệu quả

và phù hợp

II, Hoạt động tổ chức hội họp:

Quán triệt tầm quan trọng của hội họp đối với hoạt động quản lý, điềuhành sản xuất kinh doanh của Tập đoàn, Thư kí văn phòng đã có nhiều nỗ lựctrong công tác chuẩn bị nội dung, chương trình theo những quy mô tính chấtkhác nhau đáp ứng tối đa yêu cầu quản lý của cơ quan Tập đoàn, theo phươngchâm: gọn, nhẹ, tiết kiệm, hiệu quả

Văn phòng Tập đoàn căn cứ vào tính chất, mục đích, đối tượng, hình thức

… để phân loại các cuộc họp nhằm xây dựng kế hoạch, tổ chức, triển khai cũngnhư làm các công việc hoàn thiện sau cuộc họp được hiệu quả

a Lập kế hoạch hội họp

b Chuẩn bị hội họp.

c Tiến hành hội họp

d Công việc sau hội họp

Dưới sự tác động của nền kinh tế thị trường cùng với sự lớn mạnh của hệthống kinh doanh Tập đoàn VNPT luôn muốn làm mới mình dưới con mắt củakhách hàng đặc biệt là các tổ chức nước ngoài Tập đoàn VNPT hàng năm vẫnthường xuyên tổ chức các buổi hội nghị như hội nghị sơ kết 5 năm, các hội nghị

kỷ niệm truyền thống ngành Bưu điện, hay hội nghị kỉ niệm thành lập Côngđoàn Thông tin và Truyền thông… để tổng kết những kết quả đã đạt được, tri âncác bậc tiền nhân hay thi đua khen thưởng những tấm gương cá nhân, tập thể cóthành tích tốt trong công việc Là một ngành truyền thông đi đầu tại Việt Nam,Tập đoàn còn thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu, quảng bá sảnphẩm, họp báo ra mắt đầu số mới, quảng cáo những phát minh công nghệ thôngtin mới…

IV.Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch tại cơ quan:

Đây là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng đòi hỏi năng lực thực tiễn củangười Thư ký

Các chương trình, kế hoạch của cơ quan Tập đoàn được phân loại theoquy mô, thời gian và tính chất, lĩnh vực chuyên môn nhằm mang lại chất lượngcao nhất và thuận tiện nhất trong quá trình triển khai thực hiện

Chương trình, kế hoạch được phân loại bao gồm:

- Kế hoạch phát triển 10 năm, 5 năm của Tập đoàn

- Kế hoạch hàng năm của Tập đoàn tổng hợp và chi tiết theo từng lĩnh

vực chuyên môn nghiệp vụ

- Kế hoạch quý, tháng, tuần

- Kế hoạch theo chuyên đề nghiệp vụ.

Việc xây dựng các chương trình kế hoạch luôn được đảm bảo các côngviệc của Tập đoàn được sắp xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hoàn, cótrọng tâm, trọng điểm; đảm bảo cân đối giữa chương trình, kế hoạch tuần, tháng,quý, năm Các chương trình, kế hoạch luôn được đảm bảo tính khả thi và hợp lý