BÁO cáo THỰC tập: CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 3 1.1. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 3 1.1.1 Vị trí , chức năng: 3 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 5 1.2. Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Thạch Thất: 5 1.2.1. Vị trí, chức năng: 5 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.3. Cơ cấu tổ chức: 8 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 8 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục đào tạo huyện Thạch Thất: 13 CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 17 2.1. Công tác hành chính văn phòng: 17 2.1.1. Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất: 17 2.1.2. Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD ĐT huyện Thạch Thất: 19 2.2. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng: 20 2.2.1. Một số quan niệm về Thư ký văn phòng: 20 2.2.2. Vị trí của Thư ký văn phòng: 21 2.2.3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 23 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 41 1.Ưu điểm 41 2.Nhược điểm 41 3.Đề xuất và kiến nghị 41 KẾT LUẬN 42 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 3

1.1 Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 3

1.1.1 Vị trí , chức năng: 3

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 5

1.2 Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Thạch Thất: 5

1.2.1 Vị trí, chức năng: 5

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 6

1.3 Cơ cấu tổ chức: 8

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất: 8

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất: 13 CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 17

2.1 Công tác hành chính văn phòng: 17

2.1.1 Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất: 17

2.1.2 Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất: 19

2.2 Nghiệp vụ Thư ký văn phòng: 20

2.2.1 Một số quan niệm về Thư ký văn phòng: 20

2.2.2 Vị trí của Thư ký văn phòng: 21

2.2.3 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng: 23

CHƯƠNG III NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 41

1.Ưu điểm 41

2.Nhược điểm 41

3.Đề xuất và kiến nghị 41

KẾT LUẬN 42

LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC

Hoạt động của công tác thư ký văn phòng đóng góp một phần không nhỏvào sự phát triển của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức Thư ký văn phòng là trợ lýđắc lực của lãnh đạo là mắt xích quan trọng giữa lãnh đạo với nhận viên Vì vậy,nghiệp vụ Thư ký văn phòng cần được tổ chức một cách khoa học và có hiệu quảcao

Là sinh viên đang theo học chuyên ngành Thư ký văn phòng – Quản trị vănphòng khóa học 2014 – 2017 của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với phương châmgắn liền lý luận với thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Với mục đích củng

cố kiến thức và giúp cho sinh viên có điều kiện cọ sát thực tế khoa đã tạo điềukiện cho chúng em được đi thực tập ngành nghề mà chúng em đang theo học.Trong đợt thực tập tại văn phòng Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất vớitiêu chí vận dụng những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏithêm những kiến thức mới trong quá trình kiến tập tại cơ quan Sau bốn tuần đượcphân công thực tập về mảng văn phòng, với sự giới thiệu của nhà trường và sựđồng ý của cán bộ phòng Văn thư lưu trữ, Hành chính văn phòng em đã có điềukiện học hỏi thêm những kiến thức thực tế dưới sự hướng dẫn tận tình của cán bộ

cơ quan để em có thể hoàn thành được bài báo cáo một cách đầy đủ

Em xin trân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô khoa Quản trịvăn phòng, giảng viên Trương Thị Mai Anh và toàn thể cán bộ phòng Văn thư lưutrữ, Hành chính văn phòng của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạc Thất đã giớithiệu, tiếp nhận, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập

Do thời gian thực tập có hạn nên bài báo cáo của em còn nhiều sai sót, mongquý thầy cô góp ý để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn và để em khắc phục được những thiếu sót, có thêm kinh nghiệm cho công việc sau này.

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 4 năm 2017

SINH VIÊN

Phí Thị Minh Ngân

NỘI DUNG CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT, PHÒNG GIÁO

DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT 1.1 Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:

và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương Ủy ban nhân dân cấp huyện có các cơquan giúp việc như: các Phòng chuyên môn của huyện

+ Vị trí địa lý:

Huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây cũ , nay thuộc Thành phố Hà Nội Huyện Thạch Thất nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, là vùng bán sơn địa, cótọa độ địa lý từ 20 độ 58 phút 23 đến 21 độ 06 phút 10 vĩ độ bắc từ 105 độ 27 phút

54 đến 105 độ 38 phút 22 kinh độ đông Huyện phía bắc và đông bắc giáp huyệnPhúc Thọ, phía đông nam và nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam và nam giáptỉnh Hòa Bình, phía tây giáp TX Sơn Tây Thạch thất là khu vực chuyển tiếp giữavùng núi và trung du phía Bắc với vùng đồng bằng Nhìn chung địa hình thấp dần

từ Tây sang Đông và chia thành hai dạng địa hình chính:

+ Dạng địa hình bán sơn địa, đồi gò: Độ cao trung bình so với mặt nước biển

từ 10 m đến hơn 15 m Đất phát triển trên nền đá đã phong hóa nhiều nơi có lớp đá

+ Dạng địa hình đồng bằng: bên bờ trái sông Tích, địa hình khá bằng phẳng,

độ cao trung bình khoảng từ 3 đến 10 m so với mặt biển Trong khu vực cũng cónhiều điểm trũng tạo thành các hồ đầm nhỏ

-Dân số, diện tích và văn hóa :

+Huyện Thạch Thất bao gồm 1 thị trấn Liên Quan và 22 xã: Bình Phú,Bình Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, ĐồngTrúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng

Xá, Tân Xã, Thạch Hòa, Thạch Xá, Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung

+Huyện Thạch Thất có tổng diện tích là 202,5km² ,số dân: 179.060 người,mật độ dân số là 884 người/km² với thành phần dân tộc là người Kinh và ngườiMường

+Thạch Thất nổi tiếng với nhiều làng nghề nổi tiếng của xứ Đoài, như nghềMộc Chàng Sơn, Dệt Hữu Bằng, Đan lát Bình phú Sắt Phùng Xá, làm bánh chèlam Thạch Xá và kẹo trà lam Đại Đồng, vv Hiện nay một số nơi tại huyện ThạchThất như Làng Chàng Sơn,Thôn Phú Hòa (Làng Ra) xã Bình Phú, Thạch Xá vẫncòn lưu giữ bộ môn nghệ thuật dân gian "Múa rối nước" Hàng năm vào dịp lễ tết,hội làng vẫn tổ chức biểu diễn

Bên cạnh đó huyện Thạch Thât có truyền thống khoa bảng từ lâu đời, có thể

kể đến như: Thạch Thất là quê hương của Phí Thạc (Đệ nhị giáp tiến sĩ xuất thân),

"Trạng Bùng" Phùng Khắc Khoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân(1804-1838), danh nhân văn hóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơBằng Việt Thạch Thất cũng là quê hương của võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960),người sáng lập môn Vovinam (Việt Võ Đạo)

-Chức năng của Huyện ủy Thạch Thất:

+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội và cơ quannhà nước cấp trên

+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất chịu trách nhiệm chấp hành hiếnpháp, luật, các văn bản của cơ quan cấp trên nhằm đảm bảo chủ trương, biện phápphát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách

khác trên địa bàn huyện.

+ Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính từ trung ương đến địa phương

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

(Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015)

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quyđịnh tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và

tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện

2 Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

3 Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch,nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểmdân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước,tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệmôi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật

4 Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoahọc, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xãhội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

5 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền

6 Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác

thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.

1.2 Vị trí, chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và đào tạo huyện Thạch Thất:

1.2.1 Vị trí, chức năng:

1 Phòng Giáo dục và Đào tạo Thạch Thất là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ

ban nhân dân huyện Thạch Thất, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,bao gồm: mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhàgiáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bịtrường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, bảo đảmchất lượng giáo dục và đào tạo.

2 Phòng Giáo dục và Đào tạo Thạch Thất có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của

Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểmtra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

1 Trình Uỷ ban nhân dân huyện:

a) Dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện cơ chế chính sách, pháp luật, cácquy định của Uỷ ban nhân dân TP Hà Nội về hoạt động giáo dục trên địa bàn;

b) Dự thảo quyết định, chỉ thị, kế hoạch 5 năm, hàng năm và chương trình,nội dung cải cách hành chính nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo trên địabàn;

c) Dự thảo quy hoạch mạng lưới các trường trung học cơ sở, trường phổthông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáodục mầm non và Trung tâm học tập cộng đồng trên địa bàn theo hướng dẫn của SởGiáo dục và Đào tạo Hà Nội;

d) Dự thảo các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, đình chỉ hoạt động,giải thể các các cơ sở giáo dục công lập, gồm: trường trung học cơ sở, trường phổthông có nhiều cấp học (trừ cấp trung học phổ thông), trường tiểu học, cơ sở giáodục mầm non; cho phép thành lập, đình chỉ hoạt động, giải thể các trường, các cơ

sở giáo dục ngoài công lập thuộc quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật

2 Hướng dẫn và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạmpháp luật, chương trình, kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương sau khi đượccấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách

về xã hội hóa giáo dục; huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sựnghiệp giáo dục trên địa bàn; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thôngtin về giáo dục; chỉ đạo và tổ chức thực hiện cải cách hành chính nhà nước thuộclĩnh vực giáo dục trên địa bàn; thực hiện mục tiêu, chương trình nội dung, kếhoạch, chuyên môn, nghiệp vụ, các hoạt động giáo dục, phổ cập giáo dục; công táctuyển sinh, thi cử, xét duyệt, cấp phát văn bằng, chứng chỉ đối với các cơ sở giáodục và đào tạo trên địa bàn.

3 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhà giáo vàcán bộ quản lý giáo dục các ngành học, cấp học trong phạm vi quản lý của huyệnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

4 Tổ chức ứng dụng các kinh nghiệm, thành tựu khoa học công nghệ tiêntiến trong giáo dục, tổng kết kinh nghiệm, sáng kiến của địa phương

5 Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khenthưởng đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn; xây dựng và nhân điểnhình tiên tiến về giáo dục trên địa bàn huyện

6 Hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở giáo dục và đào tạo công lập thuộc phạm

vi quản lý của huyện xây dựng kế hoạch biên chế; tổng hợp biên chế của các cơ sởgiáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của huyện, trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh

7 Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thựchiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ, tổ chức, biên chế, tài chínhcác cơ sở giáo dục và đào tạo công lập theo phân cấp của Ủy ban nhân dân TP HàNội và quy định của pháp luật

8 Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch lập dự toán và phân bổ ngânsách giáo dục, dự toán chi các chương trình mục tiêu quốc gia hàng năm về giáodục của huyện theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào tạo và Sở Tài chính

9 Kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm theo thẩm quyền việc thực hiệnchính sách, pháp luật, kế hoạch, chương trình, đề án và các quy định của cấp cóthẩm quyền trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo; giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của công dân về lĩnh vực giáo dục thuộc thẩm quyền; thực hành tiết kiệm,

phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật.

10 Quản lý biên chế, thực hiện tuyển dụng, hợp đồng làm việc, điều động,luân chuyển, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện chế độ,chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức và người laođộng thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và uỷ quyềncủa Ủy ban nhân dân huyện

11 Quản lý tài chính, tài sản, cơ sở vật chất được giao theo quy định củapháp luật và uỷ quyền của Ủy ban nhân dân huyện

12 Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiệnnhiệm vụ được giao với Ủy ban nhân dân huyện và Sở Giáo dục và Đào tạo

13 Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyệngiao và theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức:

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất:

- Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất gồm: 01 Chủ tịch

và 03 Phó chủ tịch, các ủy viên Uỷ ban nhân dân và các phòng chuyên môn

1 Ông Trần Đức Nguyên– Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.

Là người lãnh đạo điều hành toàn bộ hoạt động của Uỷ ban nhân dânhuyện, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ của mình theo quyđịnh của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Chủ tịch UBNDhuyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các nhiệm vụ và quyềnhạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định

Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện, thủtrưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, thịtrấn Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có tínhchiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện,phụ trách các lĩnh vực sau:

+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn, ngắn hạn; công tácquy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường;

+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng,

quân sự địa phương,chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáocủa công dân;

+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế lềlối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung vềcông tác thi đua khen thưởng;

+ Công tác đối nội, đối ngoại của huyện;

+ Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà Chủtịch UBND huyện thấy cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;

2 Ông Nguyễn Mạnh Hồng- Phó Chủ tịch thường trực Uỷ ban nhân dân huyện.

Chủ trì điều phối hoạt động của UBND huyện khi Chủ tịch UBND vắngmặt, phụ trách các lĩnh vực : Xây dựng cơ bản, giao thông vận tải, quản lý đất đai,tài nguyên môi trường, tài chính, tín dụng, chương trình thực hành tiết kiệm, chốnglãng phí

3 Ông Kiều Hoàng Tuấn - Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.

Phụ trách các lĩnh vực : Nông nghiệp-PTNT, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, thuỷsản, Công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại, dịch vụ, cụm, điểm côngnghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủ tịch Hội đồng giải phóng mặtbằng các dự án

4 Ông Trần Kim Loan- Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện

Phụ trách lĩnh vực : Văn hoá xã hội : bao gồm các lĩnh vực : Giáo dục – đàotạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, lao động việc làm, đào tạo dạy nghề, chínhsách xã hội, BHXH, xoá đói giảm nghèo, văn hoá, thông tin, thể thao, du lịch, phátthanh truyền thanh, truyền hình, tôn giáo, dân tộc và các vấn đề xã hội khác

5 Các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân được chủ tịch phâncông công việc

6 Các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quantham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ởđịa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự chỉ đạo của chủ tịch

Uỷ ban nhân dân huyện

- 12 Phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện Thạch Thất:

1 Văn phòng HĐND-UBND huyện Thạch Thất

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Thạch Thất, có chức năng thammưu tổng hợp cho HĐND và UBND huyện về hoạt động của HĐND và UBND;tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBNDhuyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện

và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND và UBND huyện Văn phòng HĐND-UBND huyện tham mưugiúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc

2 Phòng Nội vụ huyện :

Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vềcác lĩnh vực : Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cảicách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; vănthư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng và chịu sự chỉ đạo hướng dẫnkiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội

3 Phòng Tài nguyên và Môi trường:

Tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai,tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường; chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn

về chuyên môn của Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hà Nội

4 Phòng Tài chính – Kế hoạch:

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý về nhà nước vềtài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh, tổng hợp thống nhấtquản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhận theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉđạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính và Sở Kếhoạch đầu tư thành phố Hà Nội

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo:

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềgiáo dục và đào tạo trên điạ bàn huyện; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra vềchuyên môn nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hà Nội

6 Phòng Văn hoá – Thông tin :

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về vănhoá, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch; báo chí, xuất bản; bưu chính và chuyểnphát, viễn thông và internet, công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin, phátthanh trên địa bàn; chiụ sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụcủa Sở Văn hoá thông tin và Sở Thể dục thể thao, Sở Thông tin truyền thông thànhphố Hà Nội

7 Phòng Tư pháp:

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bảnquy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực,

hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở và công tác tư pháp khác theo quy địnhcủa pháp luật; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của

Sở Tư pháp thành phố Hà Nội

8 Thanh tra huyện:

Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cao và phòng chóng tham nhũng theoquy định của pháp luật; chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Thanh trathành phố

9 Phòng y tế:

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về y tếtrên địa bàn huyện; chịu sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụcủa Sở y tế thành phố Hà Nội

10 Phòng Lao động –TB và xã hội huyện :

Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnhvực lao động, người có công và xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo

sự uỷ quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật; chịu sự hướng dẫn

về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Lao động TBXH thành phố Hà Nội

11 Phòng Kinh tế (trên cơ sở sẽ sáp nhập Phòng Công thương và Phòng

Nông nghiệp-PTNT hiện nay)

Có chức năng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công thương, khoa học và công nghệ, nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷlợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nôngthôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghềnông thôn trên địa bàn chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Côngthương, Khoa học công nghệ, Nông nghiệp, Công nghiệp thành phố Hà Nội

12 Phòng Quản lý đô thị :

Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về kiến trúc, quy họach xây dựng, phát triển đô thị; nhà ở và công sở, vậtliệu xây dựng; giao thông vận tải; hạ tầng kỹ thuật đô thị và nông thôn trên địa bàn.Chịu sự hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Quy hoạch kiến trúc, Sở Xâydựng, Giao thông thành phố Hà Nội

06 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :

1 Trung tâm Văn hóa thông tin thể thao

2 Hội chữ thập đỏ

3 Ban bồi thường GPMB

4 Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện

5 Trung tâm giáo dục nghề nghiệp- giáo dục thường xuyên

6.Trung tâm Dân số huyện

- Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiệnchức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực trên địa bàn huyệntheo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnhvực công tác từ thành phố đến cơ sở Phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp củaUBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụcủa Sở quản lý ngành, lĩnh vực của thành phố Mỗi phòng có Trưởng phòng, có từ

02 đến 03 Phó Trưởng phòng và các cán bộ, công chức chuyên môn Văn phòngHĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng, Thanhtra huyện có Chánh Thanh tra và 02 Phó Chánh Thanh tra

Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng và

các viên chức giúp việc

Biên chế của các phòng, đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bổ nằmtrong tổng biên chế của UBND huyện được UBND thành phố giao hàng năm

-Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch Thất:

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo dục & đào tạo huyện Thạch Thất:

Cơ cấu tổ chức của Phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất gồm : 1 Trưởngphòng, 2 Phó phòng và các cán bộ, chuyên viên thuộc các tổ chuyên môn củaphòng

- Trưởng phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất - Bà Nguyễn Thị Bích Ngọc :

Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo là người đứng đầu Phòng Giáo dục vàĐào tạo chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấphuyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và toàn bộhoạt động của Phòng Giáo dục và Đào tạo, cụ thể như sau:

Căn cứ các quy định hiện hành của pháp luật và phân công của Ủy ban nhândân cấp huyện, ban hành quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của phòng vàchỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy định đó;

PhTàinguyênMT

PhThan

h tra

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

huyện

Phó chủ tịch phụ trách văn hóa- xã hội

Phó chủ tịch phụ trách kinh tế

Phó chủ tịch phụ trách quản lý đất đai

Ph GD

&

ĐT

Ph

Tư pháp

Ph

Y tế

Văn phòng

Phòng Tài nguyên môi trường

Phòng Công thương

Phòng Nông nghiệp

- PTNT

Phòng Tài chính

kế hoạch

Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấphuyện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục

và Đào tạo quy định tại Thông tư liên tịch này theo thẩm quyền và các công việcđược Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân công hoặc ủyquyền; thực hành tiết kiệm chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tìnhtrạng tham nhũng, lãng phí gây thiệt hại trong cơ quan và các cơ sở giáo dục thuộcthẩm quyền quản lý;

- Có trách nhiệm báo cáo với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân cấphuyện về tổ chức, hoạt động giáo dục của Phòng Giáo dục và Đào tạo; báo cáocông tác, cung cấp tài liệu trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyệnhoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dânkhi có yêu cầu; phối hợp với Trưởng phòng khác và người đứng đầu tổ chức chínhtrị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan trong việc thực hiện nhiệm

vụ của Phòng Giáo dục và Đào tạo;

- Tham gia phối hợp với Trưởng phòng Nội vụ thực hiện quy trình, trìnhChủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện: Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễnnhiệm, luân chuyển, cách chức, giáng chức đối với người đứng đầu, cấp phó ngườiđứng đầu, công nhận, không công nhận hội đồng trường các cơ sở giáo dục trựcthuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; quyết định công nhận, không công nhận hộiđồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng các cơ sởgiáo dục ngoài công lập thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dâncấp huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý tổ chức cán bộ của Ủyban nhân dân cấp tỉnh;

- Làm chủ Tài khoản cơ quan Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất

- Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo: Hoạt động của tổ Hành chính; công tácchuyên môn cấp Tiểu học; công tác thanh tra; công tác tổ chức cán bộ; công tácquy hoạch, kế toán, tài chính,xã hội hóa giáo dục, xây dựng trường chuẩn Quốcgia; trưởng ban thi đua - khen thưởng – kỷ luật ngành GD& ĐT huyện; công táctham mưu cấp ủy chính quyền địa phương, công tác đối ngoại, phối kết hợp vớicác phòng ban chuyên môn của huyện và thành phố,

- Phó phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:

Phó phòng Giáo dục và Đào tạo giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt, một Phó phòng đượcTrưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động của phòng;

+ Ông Nguyễn Trung Hưng:

Giúp Trưởng phòng chỉ đạo toàn diện các hoạt động cấp THCS và cácnhiệm vụ được ủy quyền Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo các hoạt động sau: Côngtác chuyên môn cấp THCS; công tác phổ cập giáo dục toàn ngành, phổ cập GD bậcTrung học, phổ cập Tiểu học đúng độ tuổi- chống mù chữ; công tác quản lí thi vàkiểm định chất lượng giáo dục; giải quyết đơn thư, khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vựcđược phân công phụ trách, công tác giáo dục quốc phòng, Đoàn- Đội Thực hiệncác nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

+ Bà Đỗ Thị Thúy Nga:

Giúp Trưởng phòng chỉ đạo toàn diện các hoạt động bậc mầm non và cácnhiệm vụ được ủy quyền Phụ trách trực tiếp và chỉ đạo các hoạt động sau: Côngtác chuyên môn cấp Mầm non, công tác khuyến học, khuyến tài;phối hợp thực hiệncác hoạt động của MTTQ; các cuộc vận động, phong trào thi đua do Đảng, Nhànước và ngành GD& ĐT phát động; phổ cập GD Mầm non; công tác xây dựngtrường học thân thiện, học sinh tích cực, giáo dục truyền thống văn hóa, lịch sử địaphương; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Bảng cơ cấu tổ chức nhân sự Phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:

Cán bộ chuyên môn tổ Hành chính- Vănphòng- Văn thư

4

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

TỔ TIỂU HỌC

TỔ TRUNG HỌC CƠ SỞ

CHƯƠNG II:CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT,

PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO HUYỆN THẠCH THẤT

2.1 Công tác hành chính văn phòng:

2.1.1 Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Thạch Thất:

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất hoạt động theo chế độ thủtrưởng gồm có: Chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng, các chuyên viên vànhân viên

- Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, lãnh đạo và điều hànhtoàn bộ hoạt động của văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình

và các hoạt động của văn phòng trước thường trực Uỷ ban nhân dân huyện vàtrước pháp luật

- Chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó chánh văn phòng, cácchuyên viên và nhân viên trong văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổnghợp, phục vụ và thực hiện một số nhiệm vụ chuyên môn Cán bộ, công chức trongvăn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân công trướclãnh đạo văn phòng, thường trực Uỷ ban nhân dân huyện trước pháp luật

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnhđạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

+ Chức năng:

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷbannhân dân huyện giúp lãnh đạo huyện điều hành, phối hợp các hoạt động chungcủa các phòng, ban, nghành thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

- Tham mưu tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân về hoạt động của Uỷ ban nhândân, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý về công tác dân tộc

- Tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện về công tác lãnh đạo điềuhành, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Uỷ ban nhân dân vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt độngcủa Uỷ ban nhân dân huyện

- Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản giao dịch

mở tại kho bạc nhà nước huyện Thạch Thất Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý vềcông chức biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng các chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện, giúp thường trực Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiệnchương trình đó

Phối hợp với các ban của Uỷ ban nhân dân để chuẩn bị báo cáo của Uỷban nhân dân huyện tổ chức soạn thảo các văn bản do chủ tịch Uỷ ban nhân dânhuyện giao

Giúp Uỷ ban nhân dân huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc chuẩn

bị các văn bản tham gia ý kiến về nội dung trong quá trình soạn thảo các văn bản

đó để Uỷ ban nhân dân huyện xem xét quyết định, kiểm tra trình tự, thủ tục chuẩn

bị và thể thức văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện

và Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn trước khi trình Uỷ ban nhân dân huyện quyếtđịnh hoặc để Uỷ ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định

Đảm bảo các nguyên tắc về in ấn, lưu trữ, phát hành các văn bản của Uỷ bannhân dân huyện kịp thời, giữ bí mật và chịu trách nhiệm về thể thức đối với cácvăn bản của Uỷ ban nhân dân huyện

Làm đầu mối phối hợp giữa các nghành, các tổ chức chính trị - xã hội và Uỷban nhân dân cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác phục vụ cho sự chỉđạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện

Giúp việc chủ tịch, phó chủ tịch huyện trong các buổi tiếp dân định kỳ.Tiếp nhận, hướng dẫn thực hiện các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân thuộcthẩm quyền giải quyết của Uỷ ban nhân dân huyện

Bảo đảm các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động của Uỷ ban nhândân và các phòng, ban thuộc quỹ lương theo chế độ quy định

Phối hợp với phòng nội vụ, phòng tư pháp và các phòng chức năng thựchiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mô hình một cửa trên địa bàn Quản lý tài

chính, tài sản của văn phòng theo quy định.

Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch, phó chủ tịch Uỷ ban nhân dângiao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện

2.1.2 Công tác hành chính văn phòng của Phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất:

Một số công tác hành chính cơ bản tại phòng GD&ĐT huyện Thạch Thất:

- Tiếp nhận và chuyển đi học sinh ngoài huyện, ngoài tỉnh( thành phố)

- Tiếp nhận và chuyển đi học sinh trong huyện, trong tỉnh ( thành phố)

- Thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể trường mầm non, trường tiểu học,trường THCS ngoài công lập

- Điều chỉnh bằng tốt nghiệp THCS bị lỗi

- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giảiquyết nhanh trong thẩm quyền Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của phòng

- Theo dõi các thiết bị, tài sản của phòng, có kế hoạch bảo trì với máy móc

cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầulàm việc

Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Bộ phận

tổng hợp

Bộ phận văn thư lưu trữ

Bộ phận một cửa

Bộ phận phục vụ

Bộ phận

kế toán thủ quỹ

Bộ phận tiếp công dân, xử

lý đơn

Bộ phận CNTT quản trị mạng

Bộ phận bảo vệ

- Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho phòng theo từngtháng và có kế hoạch mua, phân phối văn phòng phẩm cho các tổ chuyên môn củaphòng

2.2 Nghiệp vụ Thư ký văn phòng:

2.2.1 Một số quan niệm về Thư ký văn phòng:

Lịch sử phát triển của nghề thư ký văn phòng có cách đây hàng trăn năm gắnliền với sự phát triển cửa chủ nghĩa tư bản Đó là đội ngũ của những người có trình

độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Thuật ngữthư ký trong tiếng anh là “secretary” – Bao gồm những người làm việc trong vănphòng và có liên quan đến các hoạt 1động như thư từ đánh máy, lưu chứng từ, tổchức các buổi hẹn để trợ giúp lãnh đạo

- Theo hiệp hội hoa kỳ chuyên nghiệp quốc tế (IPS): thư ký là người trợ giúpcủa cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ của hành chính văn phòng( officc skills ), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra tực tiếp, có

óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn củamình

- Theo giáo trình của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội : thư ký là người trợ lýgiúp việc cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất địnhthuộc phạm vi chứcnăng và nhiệm vụ của văn phòng

-Công tác thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặtkhông thể thiếu giữa lãnh đạo với môi trường làm việc của cơ quan, mối quan hệgiữa nhân viên với người lãnh đạo

-Thư ký văn phòng còn chịu các trách nhiệm khác trong lĩnh vực văn phòngnhư: soạn thảo văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách, đãi khách, tổ chứcchuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp

vụ chuyên môn khác: văn thư-lưu trữ, vì thế người thư ký phải là người tích cực,giúp giảm bớt thời gian làm việc cho lãnh đạo Đồng thời thư ký còn là người đạidiện cho lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị tập thể trong cơ quan, là mắtxích nối liền người lãnh đạo với cộng sự và các thành viên trong cơ quan

-Người thư ký văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo

trong chuyên môn, chu đáo, vững vàng ttrong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng,cởi mở trong giao tiếp.

Tóm lại người thư ký phải đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được thôngsuốt thư ký tổng hợp lại công việc và giúp thủ trưởng duy trì được các mối quanhệ

2.2.2 Vị trí của Thư ký văn phòng:

Vị trí, chức năng và vai trò của người thư ký văn phòng đang ngày càngđược khẳng định Thư ký kà một chức danh quan trọng trong công tác văn phòng.Nghiệp vụ thư ký đã trở thành một môn học không thể thiếu trong nội dung đào tạocác nhân viên công tác văn phòng

Thư ký văn phòng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu, giúp việc, là trợ lý đắc lực cho lãnh đạo Công việc của người lãnh đạo rất phức tạp: Công việc về văn bản, phân công công việc, tiếp khách, hội họp, kiểm tra Vì thế, người Thư ký đã góp phần thu thập cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gian lao động sáng tạo cho lãnh đạo phòng

Như vậy Thư ký văn phòng là một công tác thân cận và tin cậy của lãnh đạo phòng; giúp các công việc của lãnh đạo “ chọn lọc và có đánh giá sơ bộ”; đóng vai trò trong công việc cung cấp thông tin nhàng ngày cho lãnh đạo Đồng thời còn mắt xích nối liền lãnh đạo phòng với tổ chuyên môn trong cơ quan.

Là người đảm bảo sự liên tục và thông suốt trong hoạt động

Là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo

Thư ký Văn phòng là mắt xích trong việc thiết lập các mối quan hệ trong

và ngoài cơ quan:

Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào để có thể hoạt động và phát triển thì không thể thiếu đi các mối quan hệ tương tác qua lại giữa các cá nhân với nhau, giữa cá nhân với cơ quan , giữa các cơ quan với nhau … Người thư ký đóng vai trò là mắt xích nối liền các mối quan hệ này Họ là trung gian thiết lập mối quan

hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các mối quan hệ đa chiều mà các mối quan

hệ này liên lạc trao đổi với nhau bằng nhiều phương thức như: văn bản, điện thoại, hội họp và người thư ký đóng vai trò là người tiếp nhận và chuyển giao thông tin, là người sàng lọc thông tin trước khi báo cáo với lãnh đạo; là người trực điện thoại, giao tiếp với khách hàng qua thư từ, email, đón tiếp khách

Thư ký Văn phòng là người cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý:

Thư ký văn phòng là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong công việc, giúp việc cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như vản bản, email, điện thoại Họ cũng là người sàng lọc và xử lý thông tin nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách đầy đủ và chính xác nhất theo nhu cầu sử dụng thông tin của lãnh đạo

Chính vì vậy, Thư ký văn phòng phải là người được đào tạo, đòi hỏi cao về trình độ chuyên môn và trình độ học vấn, một người hiểu biết rộng về các kiến thức xã hội, có khả năng giải quyết công việc, thu thập, cập nhật thông tin về công việc nhanh chóng chính xác, kỹ năng đánh máy nhanh với 300 ký tự/ phút, 180 vần/ phút , thông thạo các công việc văn phòng và sử dụng trang thiết bị văn phòng.

Thư ký Văn phòng là người đảm bảo sự liên tục và thông suốt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức:

Mỗi cơ quan, tổ chức để có thể hoạt động thông suốt đều có những hoạt động cụ thể như: điều hành, hội họp, ra quyết định, giao tiếp, ban hành văn bản… Muốn những hoạt động này được hoạt động một cách tuần tự, thông suốt thì

văn phòng này họ giúp lãnh đạo trong việc sắp xếp, chuẩn bị tài liệu, tổ chức hội nghị, họ là người tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi đến giúp lãnh đạo, trả lời điện thoại, đón tiếp khách…

Thư ký văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong công việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của cơ quan, có thể tháy công việc của người lãnh đạo hết sức phức tạp bất cứ người nào cũng mất khoảng 40% làm các việc sự vụ trong điều kiện không có thư ký, tất nhiên cống hiến sáng tạo sẽ bị giảm đi Vì thế, người Thư ký phải là người trợ lý tích cực giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo.

Thư ký văn phòng là người trợ lý, giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo

Bởi là người giúp việc trực tiếp cho thủ trưởng, người Thư ký được thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó Đồng thời người thư ký còn là người đại diện cho lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ quan; là mắt xích nối liền người lãnh đạo với cộng sự và các thành viên khác trong cơ quan Người thư ký văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ , thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tể nhị trong giao tiếp Là người cộng tác thân cận và tin cậy nhất của thủ trưởng, người thư ký phải không ngừng nâng cao về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và các kỹ năng khác để có thể đáp ứng đòi hỏi của công tác thực tế và xứng đáng với niềm tin của thủ trưởng

Cán bộ lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân, phòng GD& ĐT huyện Thạch Thất đều có đánh giá chung về ngành thư ký văn phòng là một nghề đa dạng và phức tạp song lại có vai trò quan trọng đối với sự hoàn thành công việc của lãnh đạo Thư ký là người trợ lý, người giúp việc thân cận nhất của lãnh đạo , trong quan hệ với thủ trưởng và đồng nghiệp thư ký đươc coi như một mắt xích trong việc thiết lập mối quan hệ

2.2.3 Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:

Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:

Tiếp khách đến liên hệ công tác và là cầu nối trung gian giữa lãnh đạo với các đối tượng khác: