NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 3 1. Vài nét về UBND thành phố Vĩnh Yên 3 2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên 3 2.1. Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 5 3.1. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 11 1. Chức năng 11 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 15 4. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng tại phòng Nội vụ 15 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND thành phố Vĩnh Yên 21 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21 1.1. Đánh giá vai trò của phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 21 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của phòng Nội Vụ 23 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị. 26 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên 27 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên 28 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 30 2. Khảo sát về công tác văn thư 30 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên. 30 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 31 2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản 33 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 37 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39 3.1. Khái quát chung 39 3.2. Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ: 41 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 41 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 42 3.5. Ban hành văn bản chỉ đạo công tác quản lý lưu trữ 42 3.6. Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo phòng Nội Vụ. 42 Chương II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 45 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 45 1.1. Lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên. 45 1.2. Kế hoạch công tác tháng của phòng Nội Vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên 48 1.3. Kế hoạch công tác năm của Phòng Nội vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên 51 2. Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản 56 2.1. Mẫu hóa quyết định hành chính 56 2.2. Mẫu hóa công văn trao đổi 57 2.3. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 58 2.4. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 61 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 63 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại, Nhận xét ưu điểm và nhược điểm 65 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 67 PHẦN III. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 69 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính tại phòng Nội vụ 69 1. Ưu điểm 69 2. Nhược điểm 73 II. Đề xuất những giải pháp 74 KẾT LUẬN 76 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên 1.Vài nét UBND thành phố Vĩnh Yên 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND thành phố Vĩnh Yên 1.1.Chức 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 3.Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên .5 1.3.Cơ cấu tổ chức .5 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 10 1.Chức .10 2.Nhiệm vụ quyền hạn .11 3.Cơ cấu tổ chức phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên 14 4.Phân công nhiệm vụ vị trí cơng việc văn phòng phòng Nội vụ .15 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên 20 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .20 1.1.Đánh giá vai trò phòng Nội vụ việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần 20 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ phòng Nội Vụ 22 1.3.Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị 25 1.4.Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh n 26 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực Nghi thức Nhà nước văn hóa cơng sở Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên 27 1.6.Khảo sát mơ hình văn phòng phòng hành UBND thành phố Vĩnh Yên .28 2.Khảo sát công tác văn thư .29 2.1.Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư UBND thành phố Vĩnh Yên 29 2.2.Nhận xét, đánh giá trách nhiệm Trưởng phòng Nội Vụ việc đạo thực công tác văn thư quan 30 2.2.1 Về nội dung soạn thảo ban hành văn 31 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 35 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .38 3.1 Khái quát chung 38 3.2 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ: .40 3.3.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 40 3.4.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: .41 3.5.Ban hành văn đạo công tác quản lý lưu trữ 41 3.6.Nhận xét, đánh giá công tác đạo nghiệp vụ lưu trữ lãnh đạo phòng Nội Vụ 41 Chương II 44 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 44 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 44 1.1.Lịch công tác tuần Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 44 1.2.Kế hoạch công tác tháng phòng Nội Vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 47 1.3.Kế hoạch công tác năm Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 49 2.Giúp quan mẫu hóa số văn 55 2.1.Mẫu hóa định hành 55 2.2.Mẫu hóa cơng văn trao đổi .56 2.3.Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 56 2.4 Mẫu hóa kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 60 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan .62 4.Xây dựng mơ hình văn phòng đại, Nhận xét ưu điểm nhược điểm 64 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành UBND thành phố Vĩnh Yên 66 PHẦN III 67 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 67 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành phòng Nội vụ .68 Ưu điểm .68 Nhược điểm 72 II Đề xuất giải pháp .73 KẾT LUẬN 75 PHẦN PHỤ LỤC .1 DANH MỤC VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt UBND HĐND VT-LT Nghĩa Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Văn thư lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Ngày với xu phát triển giới, đất nước ta bước kiện toàn máy hành quốc gia Yêu cầu cải cách hành ngày coi trọng để phù hợp với tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trong hoạt động quan Đảng, nhà nước, tổ chức trị xã hội hay doanh nghiệp tư nhân cơng tác Hành Văn phòng đóng vai trò quan trọng, khơng thể thiếu máy quan, tổ chức Qua thời gian học tập trường, phân công nhà trường tinh thần tự nguyện thân, đồng ý tiếp nhận Uỷ ban Nhân dân Thành phố Vĩnh Yên, em tìm hiểu khảo sát thực tế tình hình cơng tác Hành Văn phòng phòng Nội Vụ - Uỷ ban nhân dân Thành phố Vĩnh Yên Thời gian thực tập có ý nghĩa quan trọng sinh viên nhà trường học sinh chuyên ngành Giúp em củng cố lại toàn kiến thức học trường để vận dụng vào thực tế cơng tác Hành Văn Phòng phòng Nội Vụ thành phố Vĩnh Yên Với vai trò, ý nghĩa, vị trí, tác dụng cơng tác Hành Văn phòng quan trọng Để trở thành cán Văn phòng tương lai cần trang bị cho kiến thức, lý luận nghiệp vụ, kỹ làm việc Nó sở đánh giá hiểu biết nghiệp vụ chuyên ngành đánh giá kết học tập sinh viên thời gian học trường, điều kiện tốt cho học sinh làm quen tiếp xúc với môi trường quan Qua thời gian khảo sát cơng tác Hành Văn phòng, để đánh giá kết thực tập mình, em viết báo cáo thu hoạch kết thực tập Tuy nhiên, hạn chế thời gian, khả kiến thức hạn hẹp nên báo cáo thực tập em khơng tránh khỏi thiếu sót định Được hướng dẫn lãnh đạo, cán phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên em tiếp cận thực tế với công việc công tác Hành Văn phòng, với kiến thức học trường em vận dụng vào thực tế công việc, giúp em hiểu sâu nghiệp vụ tầm quan trọng Văn phòng quan Tuy nhiên, thời gian thực tập em gặp phải số khó khăn mơi trường mới, kiến thức thực tế hạn chế giúp đỡ tận tình lãnh đạo bác, làm cơng tác Văn phòng giúp em khắc phục khó khăn, hồn thành tốt nhiệm vụ giao Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh - giảng viên hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua Đồng thời em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, bác, cô anh, chị cán bộ, cơng chức, viên chức phòng Nội vụ thành phố Vĩnh Yên, Đặc biệt bác Phạm Thị Lan Hương – Phó Trưởng phòng Nội vụ thành phố Vĩnh Yên trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua Mặc dù có nhiều cố gắng, song với khả có hạn, trình độ lý luận non hiểu biết thực tế chưa sâu nên báo cáo thực tập em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, giúp đỡ để báo cáo đầy đủ hoàn thiện Em mong rằng, em tiếp tục nhận giúp đỡ nhiều từ cô, chú, anh, chị quan, thầy, cô giáo để tích lũy kinh nghiệm, vững vàng trường công tác, hoạt động lĩnh vực Quản trị văn phòng Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hồng PHẦN I KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên Vài nét UBND thành phố Vĩnh Yên Thành phố Vĩnh Yên trung tâm tỉnh lỵ tỉnh Vĩnh Phúc, có lịch sử đô thị 115 năm (29/12/1899 - 29/12/2014) Với diện tích 50km 2, có 09 đơn vị hành gồm 07 phường, 02 xã; dân số 15 vạn người Thành phố Vĩnh Yên nơi trung chuyển, kết nối giao thoa vùng miền kinh tế khu vực, nằm chùm đô thị phát triển; tuyến đường sắt Hà Nội – Lào Cai Quốc lộ 2, liền kề với đường cao tốc Nội Bài – Lào Cai chạy qua nối liền thủ đô Hà Nội với tỉnh phía Bắc, cầu nối vùng Trung du miền núi phía Bắc (TDMNPB) với thủ đô Hà Nội tạo điều kiện cho thành phố Vĩnh Yên phát triển công nghiệp, thương mại, giao lưu hàng hóa tiếp cận nhanh thành tựu khoa học kỹ thuật, văn hóa thơng tin cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Thành phố Vĩnh Yên giữ vai trò hạt nhân quan trọng tiến trình quy hoạch xây dựng thị Vĩnh Phúc, tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030 tầm nhìn đến năm 2050 Theo phê duyệt quy hoạch Chính phủ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050, thành phố Vĩnh Yên hạt nhân đô thị Vĩnh Phúc, đầu tàu thúc đẩy phát triển toàn vùng Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND thành phố Vĩnh Yên 1.1 Chức - UBND Thành phố Vĩnh Yên chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp - UBND Thành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn - UBND Thành phố thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống lĩnh cực công tác máy hành Nhà nước từ Trung ương tới sở - UBND Thành phố chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thành phố, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc UBND cấp Tỉnh 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND cấp Thành phố ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch,kế hoạch sau phê duyệt;thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Giúp UBND Thành phố thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công UBND Thành phố - Giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường - Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, Lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn Thành phố - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định UBND Thành phố sở quản lý ngành, lĩnh vực - Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công UBND Thành phố - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc phạm vi quản lý quan chuyên môn cấp huyện theo quy định pháp luật, theo phân công UBND Thành phố - Quản lý tài chính, tài sản quan chuyên môn theo quy định pháp luật phân công UBND Thành phố Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 12 phòng ban chun mơn Mỗi thành viên UBND thành phố chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND thành phố trước Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố Cơ quan Nhà nước cấp Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Vĩnh Yên gồm có: + + + + + + + + + + + + 01 Chủ tịch 03 Phó Chủ tịch Các phòng, ban tham mưu giúp việc: Văn phòng HĐND UBND thành phố; Phòng Nội vụ; Phòng Thanh tra; Phòng Lao động Thương binh Xã hội; Phòng Văn hố Thơng tin; Phòng Kinh tế; Phòng Giáo dục Đào tạo; Phòng Quản lý thị; Phòng Tư pháp; Phòng Tài - Kế hoạch; Phòng Y tế; Phòng Tài nguyên Mơi trường Ngồi ra, Uỷ ban nhân thành phố có 06 đồn thể trị gồm: Hội Cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội Nơng dân, Đồn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động Và bên cạnh có đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra thành phố , Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân • Sơ đồ tổ chức máy UBND thành phố Vĩnh Yên (Xem phụ lục số 01) * Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Nguyễn Minh Sơn - Phụ trách chung lãnh đạo điều hành nhiệm vụ công tác UBND Thành phố theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND Phụ trách cơng tác nội chính, tổ chức cán bộ, cơng tác kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch đô thị, công tác quản lý, điều hành ngân sách, công tác đối ngoại, thi đua khen thưởng, kinh tế, tài chính- thuế, cơng tác cơng nghiệp- doanh nghiệp, thương mại- thị trường - Trực tiếp phụ trách: Giáo dục đào tạo; An ninh - Quốc phòng Quy hoạch phát triển KT-XH, quy hoạch ngành lĩnh vực; Công tác kế hoạch ngân sách thành phố Công tác cán bộ, thi đua khen thưởng; Công tác xây dựng quyền địa phương; Cơng tác đấu tranh phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí - Thực nhiệm vụ khác quy định Quy chế làm việc UBND thành phố - Trực tiếp đạo, điều hành phòng: Tài chính; Nội vụ; Giáo dục - Giữ mối quan hệ công tác với UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh, quan Tỉnh, Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, Thường trực Viện kiểm sốt nhân dân, Tòa án nhân dân * Phó Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Lê Đức Dũng - Chỉ đạo điều hành hoạt động UBND thành phố Chủ tịch UBND thành phố công tác vắng Chủ tịch UBND thành phố ủy quyền - Giúp Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách ngành, lĩnh vực - Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư định đầu tư dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt thành phố sau thống thường trực UBND thành phố - Quản lý xây dựng phát triển đô thị; quản lý đô thị, giao thông-vận tải; - Đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống quản lý vấn đề doanh nghiệp, HTX theo Luật định - Công tác tư pháp thành phố; - Các chương trình mục tiêu thuộc lĩnh vực phụ trách - Chỉ đạo giải đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách - Các công việc cụ thể khác Chủ tịch UBND Thành phố phân công - Trực tiếp đạo, điều hành phòng, đơn vị: Phòng Quản lý thị, Tư Pháp, Đội Quản lý trật tự đô thị, Ban Quản lý Dự án - Trong phạm vi thẩm quyền UBND Thành phố, theo dõi đạo hoạt động quan: Chi cục thuế thành phố, Kho bạc thành phố - Giữ mối liên hệ quan hệ phối hợp hoạt động với sở, ngành tỉnh đơn vị giao; - Quan hệ phối hợp hoạt động với Thường trực HĐND thành phố; - Ký văn báo thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND thành phố, sở ngành tỉnh theo lĩnh vực phân công văn khác Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền * Phó Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Lê Anh Tân - Giúp Chủ tịch UBND thành phố phụ trách ngành, lĩnh vực: Kinh Tế, phát triển Công nghiệp, Nông nghiệp, dịch vụ; khoa học công nghệ; Công tác phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn Cơng tác Y tế, chăm sóc sức khỏe nhân dân; dân số - Kế hoạch hóa gia đình; Cơng tác văn hóa, thông tin - truyền thông; Thể dục thể thao Tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc UBND thành phố quản lý Công tác Cải cách hành chính; địa giới hành Quản lý hội; văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác niên Các chương trình mục tiêu thuộc lĩnh vực phụ trách Chỉ đạo giải đơn thư khiếu nại tố cáo liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách - Trực tiếp đạo, điều hành hoạt động phòng, ban, đơn vị: Kinh tế, Y tế, Văn hóa, Trung tâm văn hóa, Đài TT-TH, Trung tâm Dân số-Kế hoạch hóa gia đình, Trạm Khuyến nơng-Khuyến ngư, Ban Quản lý chợ thành phố; - Trong phạn vi thẩm quyền UBND thành phố, theo dõi, đạo hoạt động quan: Trung tâm y tế thành phố; Chi cục thống kê; Đội quản lý thị trường; Phòng cháy chữa cháy số 1; - Quan hệ phối hợp hoạt động với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đồn thể trị xã hội thành phố; Đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ Khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định Nhà nước Việt Nam Điều kiện làm việc tốt, có phòng riêng lắp điều hòa nhiệt độ, quạt; mơi trường phòng bố trí thống mát giúp cho cán làm việc hiệu Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên bố trí theo kiểu phổ biến giống hầu hết quan hành khác Khơng gian làm việc thống mát, lành, mơi trường n tĩnh Phòng làm việc độc lập giúp cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên có khơng gian riêng tạo điều kiện thuận lợi giải công việc lĩnh vực mà cán chuyên viên phụ trách tạo thoải mái riêng tư, tâm lý yên tâm làm việc Các trang thiết bị phòng đầy đủ giúp cán phòng làm việc hiệu nhanh chóng Áp dụng Công nghệ thông tin vào quan sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, quản lý tài phần mềm Microsoft Wordgóp phần khơng nhỏ giúp lãnh đạo cán bộ, theo dõi quản lý nhân sự, kiểm kê kế toán soạn thảo ban hành cách nhanh chóng xác tiết kiệm thời gian công sức Sự phân công xếp công việc cách hợp lý, với chuyên môn, không bị chồng chéo, cá nhân cán chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể giúp công việc giải nhanh chóng hiệu Cán chuyên viên có tinh thần ,trách nhiệm cao cơng việc, sáng tạo, nhiệt tình, tích cực học hỏi, có nhiều năm kinh nghiệm hồn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao Đặc biệt cán văn thư sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn đi, văn đến Tất văn scan vào máy, phục vụ cho việc tra cứu văn đơn vị, phòng, ban, phục vụ tốt cơng tác Hành đạo điều hành Cơ quan có thành tích bật cơng tác văn phòng Thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao Cán công chức, viên chức, chun viên người có trình độ 69 chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu chuyên môn mà hàng ngày họ đảm nhận Ban lãnh đạo người có tầm nhìn xa trơng rộng, có nhiều năm kinh nghiệm lĩnh vực quản lý, người có khả điều hòa mối quan hệ quan tạo môi trường làm việc thân thiện, thoải mái Hơn nữa, quan tâm ban lãnh đạo phòng tổ chức nâng cao trình độ chun mơn cho cán phòng việc cử cán học tập huấn, khơng nâng cao trình độ chun mơn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng học ngành học Phòng làm tốt cơng tác tham mưu cho lãnh đạo phòng vấn đề quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch UBND Thành phố vào thơng tin để giải công việc hiệu Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình cơng tác thường kỳ, chương trình cơng tác năm Phòng Nội vụ Thành phố Cơng tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh tạo mối quan hệ tốt đẹp cán với Đa số cán bộ, công chức, chuyên viên biên chế nhà nước Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái đồng nghiệp với khơng có quyền lực hay sợ sệt cán với lãnh đạo Văn hóa cơng sở, ứng xử giao tiếp công việc thân thiện, dễ gần cán với cán cán với nhân dân Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phòng làm việc hiệu Cơng tác Văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động cơng văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức 70 cho cán bộ, cơng chức cho q trình thi hành công vụ Cán văn thư - lưu trữ có trình độ chun mơn cao, tinh thần trách nhiệm, nhiều năm công việc nên công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo thực tốt xác nhất, đáp ứng yêu cầu quan Đều thực đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn như: tổ chức giải văn đến, quản lý sử sụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ theo trình tự quy trình quy định Mọi giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan.Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng Công tác soạn thảo ban hành văn theo quy định Nếu chuyên viên phòng, ban sau soạn thảo văn có sai sót xuống phòng văn thư cán văn thư kịp thời chỉnh sửa, khơng có sai sót đáng kể Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ ý, hồ sơ lập theo thời gian trình giải cơng việc Phòng làm việc nhân viên văn thư - lưu trữ sẽ, thống mát Cơng tác lưu trữ bảo quản khoa học đảm bảo thời gian bảo quản tính chất vật lý tài liệu, khơng có tượng hư hỏng hay tài liệu, đảm bảo tính bí mật kịp thời Phong cách làm việc cán chuyên viên chuyên nghiệp khoa học, cơng tác hành văn phòng chiếm vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quan Công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt, có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu, xây dựng đôn đốc kiểm tra chương trình ‘‘Cải cách thủ tục Hành ’’ tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách, lề lối làm việc đơn vị toàn quan Cơ quan bước nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức Đặc biệt cán làm công tác Văn thư- Lưu trữ Từ có quan tâm mực người sở vật chất công tác 71 Nghiệp vụ Hành văn phòng coi trọng ý đổi công tác văn thư, lưu trữ phát huy hiệu công tác chung toàn quan Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, cơng tác văn phòng công tác Văn thư - Lưu trữ quan tồn số mặt sau: Các trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng cũ chưa thay nên chưa đáp ứng hết yêu cầu công việc Diện tích kho lưu trữ nhỏ gây khó khăn cho việc lưu trữ tài liệu quan Hệ thống văn quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ phòng Nội vụ chưa có nên việc quản lý không tránh khỏi rủi ro Hệ thống mạng đơi chập chờn làm cho việc trao đổi thông tin bị chậm, gián đoạn Chi phí đầu tư cho cơng tác văn phòng cho cơng tác Văn thư Lưu trữ hạn hẹp, chưa đáp ứng nhu cầu Việc ban hành văn hay chuyển giao văn cho đơn vị, phận chậm Làm ảnh hưởng đến việc đạo, thực công việc Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa tiến hành thường xuyên Một số văn chưa cán văn thư đưa vào sổ đăng ký công văn đến Một số văn giấy tờ bị thất lạc chưa thống việc lưu trữ văn Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác lưu trữ hạn chế chưa trọng Việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ sai sót Trong lưu trữ chưa có quy chế khai thác chi tiết Sổ đăng ký có sổ đăng ký cơng văn đi, văn khác khơng có sổ đăng ký 72 II Đề xuất giải pháp Từ ưu điểm nhược điểm trên, em xin đưa số đề xuất để nâng cao cơng tác văn phòng cơng tác Văn thư - Lưu trữ sau: Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra, rà soát văn phận, cá nhân soạn thảo quan Thống công tác chuyên môn nghiệp vụ Cần đầu tư vào sở vật chất, hạ tầng quan Các cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc Cần trang bị thêm số trang thiết bị như: máy tính, máy photocopy, máy in, máy hút bụi, hệ thống ánh sáng Mua sổ đăng ký cho tất loại văn quan Có ý thức tiết kiệm việc sử dụng đồ văn phòng phẩm Khi phân cơng cơng việc lãnh đạo quan cần vào lực trình độ chun mơn cán để người, việc Hoàn thiện máy cấu tổ chức Chú trọng đến việc lập hồ sơ hành cán công chức, chuyên viên, cán phòng Đổi phong cách làm việc Xây dựng quy chế làm việc khoa học Sửa chữa thay trang thiết bị cũ hư hỏng nặng để chất lượng công việc hồn thành tốt Phân cơng dọn dẹp xếp tài liệu lưu trữ cho cá nhân quan cá nhân phải thực theo lịch phân công lãnh đạo Giải đáp thắc mắc chế độ sách cho người dân Bổ sung thêm nhân lực để giải công việc nhanh chóng quan thiếu nhân lực mà nhu cầu công việc lại nhiều Tổ chức khen thưởng cho cá nhân đạt thành tích xuất sắc lĩnh vực hoạt động Tổ chức họp để đánh giá khả lực cán Qua giúp cán phát mặt hạn chế cơng 73 việc Cử cán học thêm lớp bồi dưỡng tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ chun mơn khả làm việc Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước Cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài Cán văn thư chịu khó cập nhật thơng tin nhất, văn ban hành công tác văn thư lưu trữ Tại phận cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định Tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ phận Nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 74 KẾT LUẬN Qua gần 01 tháng thực tập phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên, thân em học hỏi nhiều học quý báu, khâu nghiệp vụ chủ yếu ngành hành văn phòng nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ văn phòng, … Ngồi kiến thức em học ngồi ghế nhà trường, em tiếp thu học kinh nghiệm mà qua trình thực tập em đúc rút học hỏi, lần em xếp cơng tác cán văn phòng thực sự, thao tác công việc, học hỏi tác phong làm việc đắn cán văn phòng thời kì Điều giúp ích em nhiều công việc sau em, cung cấp cho em bệ phóng vững hơn, hành trang cho em tự tin bước vào đời, để em tiếp tục phấn đấu, tiếp tục cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển đất nước theo lời dặn Bác “ Các Vua Hùng có công dựng nước Bác cháu ta phải giữ lấy nước” Thời gian dành cho em thực tập tốt nghiệp phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc Qua lời kết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban Lãnh đạo UBND,các bác, cô, chú, anh chị UBND thành phố Vĩnh Yên , đặc biệt bác Phạm Thị Lan Hương- Phó Trưởng phòng trực tiếp hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho em suốt trình thực tập tham gia hoạt động Nhà trường quan, hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Ngoài ra, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Danh thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng bảo tận tình giúp em hồn thành chương trình thực tập báo cáo thực tập Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội có sức khỏe tốt, giảng dạy cơng tác tốt, tiếp tục đem kiến thức lòng nhiệt tình chèo lái thuyền đưa hệ học sinh, sinh viên cập bến tương lai Chúc cho cô chú, anh chị công tác UBND thành phố Vĩnh Yên sức khỏe, tiếp tục thực tốt trách nhiệm người công chức, viên chức mẫu mực, đưa UBND thành phố Vĩnh Yên phát triển vững mạnh, cờ đầu tỉnh lĩnh vực Theo lời Bác dặn “ Quyết tâm đưa Vĩnh Phúc trở thành trung tâm Văn hóa, Kinh tế- Chính trị vững mạnh Khu vực ” Em xin chân thành cảm ơn ! 75 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Ủy ban nhân dân Thành phố Vĩnh Yên Chủ tịch UBND thành phố (Đ/c Nguyễn Minh Sơn) Phó Chủ tịch (Đ/c Lê Đức Dũng) Văn phòng HĐND UBND Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Tư pháp Phòng Tài ngun Mơi trường Phòng Giáo dục Đào tạo Phó Chủ tịch (Đ/c Lê Anh Tân) Phòng Nội Vụ Phòng Lao động – Thươn g binh Xã hội Phó Chủ tịch (Đ/c Trần Ngọc Hải) Phòng Văn hóa Thơng tin Phòng Y tế Phòng Thanh tra Phòng Kinh tế Phòng Quản lý đô thị Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Nội vụ - UBND thành phố Vĩnh n TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Bộ phận VTLT Bộ phận TĐKT PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Bộ phận CC,VC Bộ phận cơng tác niên, hội PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Bộ phận XDCQ, ĐGHC Bộ phận tơn giáo Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ phòng Nội Vụ -UBND thành phố Vĩnh Yên Văn thư gửi công văn u cầu phòng, đơn vị đăng ký cơng tác thường kỳ Đăng ký chương trình cơng tác thường kỳ gửi văn thư Dự thảo chương trình cơng tác thường kỳ Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Hồn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Xem xét phê duyệt Ban hành chương trình cơng tác thường kỳ Phụ luc 04 Sơ đồ công tác tổ chức 01 hội nghị phòng Nội Vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên Chuẩn bị hội nghị Tiến hành hội nghị Kết thúc hội nghị Chuẩn bị văn bản: kế hoạch, giấy mời Đón tiếp đại biểu Phục vụ sau hội nghị Chuẩn bị kinh phí Dẫn chương trình Tiễn đồn Chuẩn bị tài liệu liên quan tới hội nghị Chuẩn bị sơ vật chất (hội trường, âm thanh, ánh sáng, Chuẩn bị số công việc khác Theo dõi hội nghị Ghi biên hội nghị Quyế tốn kinh phí Hội nghị Hoàn tất hồ sơ Hội nghị Phụ lục 05 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên Lập kế hoạch chuyến công tác Liên hệ với nơi Lãnh đạo đến công tác Chuẩn bị đầy đủ điều kiện cần thiết Chuẩn bị tài liệu có liên quan Chuẩn bị CSVC (kinh phí xe cộ lại ) Điều xe cử cán Cán văn thư ghi chép tổng hợp nội dung chuyến Chuẩn bị nội dung khác có liên quan tới chuyến Phụ lục 06: Đề xuất mơ hình văn phòng đại *Mơ hình văn phòng làm việc cũ Đây phòng làm việc thuộc Phòng Nội Vụ UBND Thành phố Vĩnh n Đây mơ hình văn phòng làm việc khép kín, khó khăn việc phối kết hợp cơng việc, trao đổi công việc giải công việc nhà lãnh đạo nhân viên 3 2 *Chú thích: Cửa vào Bàn làm việc Ghế Tủ tài liệu Điện thoại bàn Máy scan Máy in Máy fax Trên bàn làm việc có máy tính văn giấy tờ, tường chỗ gần bàn làm việc có treo văn giấy tờ cần giải *Đề xuất mơ hình văn phòng làm việc đại 2a 4 2a 4 5 2b 10 2 3 3 3 2 2 3 *Chú thích: Cửa vào Bàn làm việc 2a Khu bàn làm việc lãnh đạo 2b Khu văn thư giải văn đi, văn đến, đóng dấu Ghế Khu bàn, ghế tiếp khách Tủ tài liệu Giá đựng cốc chén Tủ lạnh Máy photo Máy fax 10 Điện thoại để bàn Trên bàn làm việc có máy tính, máy in, văn giấy tờ tài liệu