NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 3 1. Vài nét về UBND thành phố Vĩnh Yên 3 2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên 3 2.1. Chức năng 3 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 5 3.1. Cơ cấu tổ chức 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 11 1. Chức năng 11 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 15 4. Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng tại phòng Nội vụ 15 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND thành phố Vĩnh Yên 21 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21 1.1. Đánh giá vai trò của phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 21 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của phòng Nội Vụ 23 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị. 26 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên 27 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên 28 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 30 2. Khảo sát về công tác văn thư 30 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên. 30 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 31 2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản 33 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 37 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39 3.1. Khái quát chung 39 3.2. Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ: 41 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 41 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 42 3.5. Ban hành văn bản chỉ đạo công tác quản lý lưu trữ 42 3.6. Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo phòng Nội Vụ. 42 Chương II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 45 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 45 1.1. Lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên. 45 1.2. Kế hoạch công tác tháng của phòng Nội Vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên 48 1.3. Kế hoạch công tác năm của Phòng Nội vụ UBND Thành phố Vĩnh Yên 51 2. Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản 56 2.1. Mẫu hóa quyết định hành chính 56 2.2. Mẫu hóa công văn trao đổi 57 2.3. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 58 2.4. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 61 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 63 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại, Nhận xét ưu điểm và nhược điểm 65 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 67 PHẦN III. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 69 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính tại phòng Nội vụ 69 1. Ưu điểm 69 2. Nhược điểm 73 II. Đề xuất những giải pháp 74 KẾT LUẬN 76 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 3

1 Vài nét về UBND thành phố Vĩnh Yên 3

2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên 3

2.1 Chức năng 3

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

3 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 5

3.1 Cơ cấu tổ chức 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên 11

1 Chức năng 11

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 11

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên 15

4 Phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng tại phòng Nội vụ 15

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND thành phố Vĩnh Yên 21

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 21

1.1 Đánh giá vai trò của phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần 21

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của phòng Nội Vụ 23

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị 26

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên 27

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà

nước về văn hóa công sở ở Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên 28

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 30

2 Khảo sát về công tác văn thư 30

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên 30

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 31

2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản 33

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 37

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39

3.1 Khái quát chung 39

3.2 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ: 41

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 41

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 42

3.5 Ban hành văn bản chỉ đạo công tác quản lý lưu trữ 42

3.6 Nhận xét, đánh giá về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo phòng Nội Vụ 42

Chương II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 45

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 45

1.1 Lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 45

1.2 Kế hoạch công tác tháng của phòng Nội Vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 48

1.3 Kế hoạch công tác năm của Phòng Nội vụ - UBND Thành phố Vĩnh Yên 51

2 Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản 56

2.1 Mẫu hóa quyết định hành chính 56

2.2 Mẫu hóa công văn trao đổi 57

2.3 Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 58

2.4 Mẫu hóa kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 61

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 63

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại, Nhận xét ưu điểm và nhược điểm 65

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên 67

PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TẠI UBND THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 69

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính tại phòng Nội vụ 69

1 Ưu điểm 69

2 Nhược điểm 73

II Đề xuất những giải pháp 74

KẾT LUẬN 76 PHẦN PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với xu thế phát triển của thế giới, đất nước ta đang từngbước kiện toàn bộ máy hành chính quốc gia Yêu cầu về cải cách nền hành chínhngày càng được coi trọng để phù hợp với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đạihóa đất nước Trong hoạt động của cơ quan Đảng, nhà nước, tổ chức chính trị -

xã hội hay các doanh nghiệp tư nhân công tác Hành chính Văn phòng đóng mộtvai trò quan trọng, không thể thiếu trong bộ máy của cơ quan, tổ chức

Qua thời gian học tập tại trường, được sự phân công của nhà trường vàtinh thần tự nguyện của bản thân, được sự đồng ý tiếp nhận của Uỷ ban Nhândân Thành phố Vĩnh Yên, em đã được tìm hiểu và khảo sát thực tế về tình hìnhcông tác Hành chính Văn phòng tại phòng Nội Vụ - Uỷ ban nhân dân Thành phốVĩnh Yên

Thời gian thực tập có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với mỗi sinh viêncủa nhà trường cũng như những học sinh chuyên ngành Giúp em củng cố lạitoàn bộ kiến thức đã học tại trường để vận dụng vào thực tế về công tác Hànhchính Văn Phòng tại phòng Nội Vụ thành phố Vĩnh Yên Với vai trò, ý nghĩa, vịtrí, tác dụng của công tác Hành chính Văn phòng là rất quan trọng Để trở thànhmột cán bộ Văn phòng trong tương lai cần trang bị cho mình những kiến thức, lýluận nghiệp vụ, kỹ năng làm việc Nó là cơ sở đánh giá sự hiểu biết nghiệp vụchuyên ngành của mình và đánh giá kết quả học tập của mỗi sinh viên trong thờigian đã học tại trường, là điều kiện tốt nhất cho học sinh làm quen tiếp xúc vớimôi trường mới trong cơ quan

Qua thời gian khảo sát công tác Hành chính Văn phòng, để đánh giá đượckết quả thực tập của mình, em viết báo cáo thu hoạch kết quả thực tập của mình.Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian, khả năng kiến thức còn hạn hẹp nên báo cáothực tập của em không tránh khỏi thiếu sót nhất định Được sự hướng dẫn củalãnh đạo, các cán bộ phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên em đã đượctiếp cận thực tế với công việc về công tác Hành chính Văn phòng, với nhữngkiến thức đã học tại trường em đã vận dụng vào thực tế công việc, giúp em hiểusâu hơn về nghiệp vụ và tầm quan trọng của Văn phòng trong cơ quan Tuy

nhiên, trong thời gian thực tập em cũng gặp phải một số khó khăn như môitrường mới, kiến thức thực tế còn hạn chế nhưng được sự giúp đỡ tận tình củalãnh đạo và các bác, các cô làm công tác Văn phòng đã giúp em khắc phục đượcnhững khó khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh

- giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa qua Đồng thời emxin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, các bác, cô cùng các anh, chị cán bộ, côngchức, viên chức của phòng Nội vụ thành phố Vĩnh Yên, Đặc biệt là bác PhạmThị Lan Hương – Phó Trưởng phòng Nội vụ thành phố Vĩnh Yên đã trực tiếphướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song với khả năng có hạn, trình độ lý luậncòn non kém và hiểu biết thực tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của emkhông thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bảnbáo cáo này được đầy đủ và hoàn thiện hơn

Em mong rằng, em sẽ còn tiếp tục nhận được sự giúp đỡ nhiều hơn nữa từcác cô, chú, anh, chị ở cơ quan, các thầy, cô giáo để tôi tích lũy kinh nghiệm,vững vàng hơn khi ra trường công tác, hoạt động trong lĩnh vực Quản trị văn

phòng

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng

PHẦN I KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND THÀNH PHỐ

VĨNH YÊN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên

1 Vài nét về UBND thành phố Vĩnh Yên

Thành phố Vĩnh Yên là trung tâm tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phúc, có lịch sử

đô thị 115 năm (29/12/1899 - 29/12/2014) Với diện tích trên 50km2, có 09 đơn

vị hành chính gồm 07 phường, 02 xã; dân số trên 15 vạn người

Thành phố Vĩnh Yên là nơi trung chuyển, kết nối giao thoa giữa các vùngmiền kinh tế khu vực, nằm trong chùm các đô thị đang phát triển; tuyến đườngsắt Hà Nội – Lào Cai và Quốc lộ 2, liền kề với đường cao tốc Nội Bài – Lào Caichạy qua nối liền giữa thủ đô Hà Nội với các tỉnh phía Bắc, là cầu nối giữa vùngTrung du và miền núi phía Bắc (TDMNPB) với thủ đô Hà Nội tạo điều kiệncho thành phố Vĩnh Yên phát triển công nghiệp, thương mại, giao lưu hàng hóa

và tiếp cận nhanh các thành tựu khoa học kỹ thuật, văn hóa thông tin trong côngcuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Thành phố Vĩnh Yên giữ vai trò là hạt nhân quan trọng trong tiến trìnhquy hoạch xây dựng đô thị Vĩnh Phúc, tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2030 và tầm

nhìn đến năm 2050 Theo phê duyệt quy hoạch của Chính phủ cũng như tỉnh

Vĩnh Phúc đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2050, thành phố Vĩnh Yên sẽ là hạtnhân của đô thị Vĩnh Phúc, là đầu tàu thúc đẩy sự phát triển của toàn vùng

2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND thành phố Vĩnh Yên 2.1 Chức năng

- UBND Thành phố Vĩnh Yên chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp

và cơ quan Nhà nước cấp trên

- UBND Thành phố chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và cácvăn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất lĩnh cực công táctrong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.

- UBND Thành phố chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn

về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp Tỉnh

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình UBND cấp Thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhànước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch,kế hoạch sau khiphê duyệt;thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý được giao

- Giúp UBND Thành phố thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩmđịnh, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyềncủa cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công củaUBND Thành phố

- Giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc cáclĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quanchuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thốngthông tin, Lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụcủa cơ quan chuyên môn Thành phố

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND Thành phố và sở quản

lý ngành, lĩnh vực

- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ

chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; giải quyết khiếunại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật vàphân công của UBND Thành phố.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độđãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụđối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lýcủa cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định của pháp luật, theo phân côngcủa UBND Thành phố

- Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định củapháp luật và phân công của UBND Thành phố

3 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên

3.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên gồm có: 01 Chủ tịch, 03Phó chủ tịch và 12 phòng ban chuyên môn Mỗi thành viên của UBND thànhphố chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước HĐND,UBND và Chủ tịch UBND; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể

về hoạt động của UBND thành phố trước Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố

và các Cơ quan Nhà nước cấp trên

Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên gồm có:

+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

+ Phòng Văn hoá và Thông tin;

+ Phòng Kinh tế;

+ Phòng Giáo dục và Đào tạo;

+ Phòng Quản lý đô thị;

+ Phòng Tư pháp;

+ Phòng Tài chính - Kế hoạch;

+ Phòng Y tế;

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường

Ngoài ra, Uỷ ban nhân thành phố còn có 06 đoàn thể chính trị gồm: Hội

Cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổquốc, Liên đoàn Lao động Và bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Độiquản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra thành phố , Đội quản lý trật tựxây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân

 Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND thành phố Vĩnh Yên

(Xem phụ lục số 01)

* Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Nguyễn Minh Sơn

- Phụ trách chung lãnh đạo điều hành các nhiệm vụ công tác của UBNDThành phố theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND Phụ trách công tácnội chính, tổ chức cán bộ, công tác kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch

đô thị, công tác quản lý, điều hành ngân sách, công tác đối ngoại, thi đua khenthưởng, kinh tế, tài chính- thuế, công tác công nghiệp- doanh nghiệp, thươngmại- thị trường

- Trực tiếp phụ trách: Giáo dục và đào tạo; An ninh - Quốc phòng Quyhoạch phát triển KT-XH, quy hoạch ngành và lĩnh vực; Công tác kế hoạch vàngân sách thành phố Công tác cán bộ, thi đua khen thưởng; Công tác xây dựngchính quyền địa phương; Công tác đấu tranh phòng chống tham nhũng, thựchành tiết kiệm, chống lãng phí

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được quy định tại Quy chế làm việc củaUBND thành phố

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các phòng: Tài chính; Nội vụ; Giáo dục

- Giữ mối quan hệ công tác với UBND Tỉnh, Chủ tịch UBND Tỉnh, các

cơ quan của Tỉnh, Thường trực Thành ủy, Thường trực HĐND, Thường trựcViện kiểm soát nhân dân, Tòa án nhân dân

* Phó Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Lê Đức Dũng

- Chỉ đạo điều hành các hoạt động của UBND thành phố khi Chủ tịchUBND thành phố đi công tác vắng hoặc được Chủ tịch UBND thành phố ủyquyền.

- Giúp Chủ tịch UBND Thành phố phụ trách các ngành, lĩnh vực

- Quyết định phê duyệt về chủ trương đầu tư và quyết định đầu tư các dự

án thuộc thẩm quyền phê duyệt của thành phố sau khi thống nhất trong thườngtrực UBND thành phố

- Quản lý xây dựng và phát triển đô thị; quản lý đô thị, giao thông-vậntải;

- Đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề vềdoanh nghiệp, HTX theo Luật định

- Công tác tư pháp của thành phố;

- Các chương trình mục tiêu thuộc lĩnh vực phụ trách

- Chỉ đạo giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vựcđược phân công phụ trách

- Các công việc cụ thể khác khi được Chủ tịch UBND Thành phố phâncông

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các phòng, đơn vị: Phòng Quản lý đô thị,

Tư Pháp, Đội Quản lý trật tự đô thị, Ban Quản lý Dự án

- Trong phạm vi thẩm quyền của UBND Thành phố, theo dõi chỉ đạohoạt động của các cơ quan: Chi cục thuế thành phố, Kho bạc thành phố

- Giữ mối liên hệ và quan hệ phối hợp hoạt động với các sở, ngành củatỉnh và các đơn vị được giao;

- Quan hệ phối hợp hoạt động với Thường trực HĐND thành phố;

- Ký các văn bản báo các thường trực Thành ủy, Thường trực HĐNDthành phố, các sở ngành của tỉnh theo lĩnh vực đã được phân công và các vănbản khác khi được Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền

* Phó Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Lê Anh Tân

- Giúp Chủ tịch UBND thành phố phụ trách các ngành, lĩnh vực: Kinh

Tế, phát triển Công nghiệp, Nông nghiệp, dịch vụ; khoa học và công nghệ; Công

tác phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn Công tác Y tế, chăm sóc sức khỏenhân dân; dân số - Kế hoạch hóa gia đình; Công tác văn hóa, thông tin - truyềnthông; Thể dục thể thao Tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, ngườilao động thuộc UBND thành phố quản lý Công tác Cải cách hành chính; địagiới hành chính Quản lý hội; văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanhniên Các chương trình mục tiêu thuộc lĩnh vực phụ trách Chỉ đạo giải quyếtđơn thư khiếu nại tố cáo liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động các phòng, ban, đơn vị: Kinh tế,

Y tế, Văn hóa, Trung tâm văn hóa, Đài TT-TH, Trung tâm Dân số-Kế hoạch hóagia đình, Trạm Khuyến nông-Khuyến ngư, các Ban Quản lý chợ của thành phố;

- Trong phạn vi thẩm quyền của UBND thành phố, theo dõi, chỉ đạohoạt động của các cơ quan: Trung tâm y tế thành phố; Chi cục thống kê; Độiquản lý thị trường; Phòng cháy chữa cháy số 1;

- Quan hệ phối hợp hoạt động với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoànthể chính trị xã hội thành phố;

- Ký các văn bản báo các thường trực Thành ủy, Thường trực HĐNDthành phố, các sở ngành của tỉnh theo lĩnh vực đã được phân công và các vănbản khác khi được Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền

* Phó Chủ tịch UBND thành phố Vĩnh Yên: Đ/c Trần Ngọc Hải

- Giúp Chủ tịch UBND thành phố phụ trách các ngành, lĩnh vực: Tàinguyên-Môi trường; Lao động Thương binh và xã hội; Công tác bồi thường giảiphóng mặt bằng; Công tác Thanh tra, tiếp công dân; Công tác đối ngoại và ngoạigiao nhân dân; Công tác Văn phòng; Các chương trình, mục tiêu thuộc lĩnh vựcphụ trách; Chỉ đạo giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo liên quan đến lĩnh vựcđược phân công phụ trách; Các công việc cụ thể khác khi được Chủ tịch UBNDthành phố phân công;

- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động các phòng, ban, đơn vị: vănphòng HĐND-UBND; Lao động Thương binh và xã hội; Tài nguyên - môitrường; Thanh Tra; Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng Trong phạm vi thẩmquyền của UBND thành phố, theo dõi chỉ đạo hoạt động của các cơ quan: Văn

phòng đăng ký Quyền sử dụng đất chi nhánh Vĩnh Yên; Bảo hiểm xã hội thànhphố; Ngân hàng chính sách xã hội thành phố;

- Quan hệ phối hợp hoạt động với các ban Đảng và các Đảng ủy trựcthuộc Thành ủy;

- Ký các văn bản báo các thường trực Thành ủy, Thường trực HĐNDthành phố, các sở ngành của tỉnh theo lĩnh vực đã được phân công và các vănbản khác khi được Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền

* Về tổ chức bộ máy:

Gồm 12 Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND Thành phố

-Văn phòng HĐND và UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND Thành

phố về hoạt động UBND Thành phố, tham mưu cho Chủ tịch UBND Thành phố

về chỉ đạo điều hành, cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động của HĐND,UBND Thành phố và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND Thành phố

- Phòng Nội vụ: Tham mưu giúp UBND thành phố thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn huyện: tổ chức, biên chế các

cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địaphương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ,công chức xã, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôngiáo; thi đua khen thưởng

- Phòng Thanh tra Thành phố: Tham mưu giúp UBND Thành phố thực

hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tốcáo trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND Thành phố; thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũngtheo quy định của pháp luật

- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội: Tham mưu giúp UBND

huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người cócông và xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền củaUBND huyện và theo quy định của pháp luật

- Phòng Văn hóa và Thông tin: Tham mưu giúp UBND Thành phố xây

dựng và tổng hợp kế hoạch phát triển, sự nghiệp văn hóa thông tin, thể dục thểthao trên địa bàn Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch đó.

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn hóa,thông tin, thể dục, thể thao cho các ngành, các cơ sở ở địa phương

- Phòng Kinh tế: Tham mưu giúp UBND Thành phố thực hiện chức năng

quản lý Nhà nước về xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàngnăm về phát triển tổng thể các mặt kinh tế, văn hóa, xã hội, kế hoạch, đầu tư,chương trình dự án đầu tư xây dựng bằng nguồn vốn Nhà nước do Thành phốquản lý Tổ chức triển khai, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch ở các đơnvị

-Phòng Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu, giúp UBND Thành phố thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo

- Phòng Quản lý đô thị: Tham mưu giúp UBND Thành phố thực hiện

chức năng quản lý Nhà nước về quy hoạch, kiến trúc xây dựng nhà ở và công

sở, giao thông, bưu chính, viễn thông

-Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND Thành phố thực hiện chức

năng quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, phổbiến giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp

lý, hòa giải và các công tác tư pháp khác

-Phòng Tài chính- Kế hoạch: Tham mưu giúp UBND Thành phố thực

hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực tài chính, tài sản; kế hoạch vàđầu tư; đăng ký kinh doanh

Hướng dẫn và quản lý các đơn vị kinh tế, các phường hợp tác xã thực hiệnđúng chế độ tài chính của Nhà nước, quản lý các nguồn thu, đôn đốc việc thựchiện nộp ngân sách đủ và kịp thời

- Phòng Y tế: Tham mưu giúp UBND Thành phố quản lý Nhà nước về y

tế ở địa phương gồm: Chăm sóc sức khỏe và bảo vệ sức khỏe nhân dân, y tế dựphòng, khám chữa bệnh phục hồi chức năng y dược cổ truyền, thuốc phòng chữabệnh cho người, mỹ phẩm ảnh hưởng tới sức khỏe con người, an toàn vệ sinhthực phẩm, trang thiết bị y tế, quản lý các trạm y tế của phường

-Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp UBND Thành phố

thực hiện chức năng quản lý Nhà nướcvề tài nguyên đất; tài nguyên nước; tàinguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thủy văn; đo đạc, bản đồ

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội

Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên

1 Chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, tham mưugiúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn thành phố: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn; hội, tổchức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND thành phố, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nộivụ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Trình UBND thành phố ban hành Quyết định, Chỉ thị các văn bản hướngdẫn về công tác nội vụ; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hằng năm;chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lýnhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu giúp UBND thành phố quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp thành phố theo hướng dẫn của UBNDtỉnh

+ Trình UBND thành phố quyết định hoặc tham mưu để UBND thành phốtrình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập,sáp nhập, giải thể các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND thành phố.

+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thành phố quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp Thành phố theo quy định củapháp luật

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND thành phố quyết định phân bổ chỉ tiêubiên chế hành chính, sự nghiệp hằng năm đối với các cơ quan, đơn vị sự nghiệp.Giúp UBND thành phố hướng dẫn, kiểm tra về việc quản lý, sử dụng biên chếcủa các cơ quan, đơn vị theo quy định

+ Giúp UBND thành phố tổng hợp chung việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp cấp thành phố và UBND cấp phường

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chế độ chính sách, đào tạo,bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý với cán bộ, côngchức, viên chức

+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

- Về công tác xây dựng chính quyền:

+ Giúp UBND thành phố và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiệnviệc cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND thànhphố hướng dẫn của UBND tỉnh

+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn, bổnhiệm các chức danh lãnh đạo của UBND cấp phường, Chủ tịch, Phó Chủ tịchHĐND phường, thị trấn; giúp UBND thành phố trình UBND tỉnh phê chuẩn, bổnhiệm các chức danh UBND theo quy định của pháp luật

+ Tham mưu, giúp UBND thành phố xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình các cấp có thẩmquyền xem xét quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản

đồ địa giới hành chính của thành phố

+ Giúp UBND thành phố việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập vàkiểm tra tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, bản, tổ dân phố trên địa bànthành phố theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, bản, tổ dânphố

- Giúp UBND thành phố trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị

sự nghiệp, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố

- Cải cách hành chính:

+ Giúp UBND thành phố triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyênmôn cùng cấp và UBND cấp phường thực hiện công tác cải cách hành chính ởđịa phương;

+ Tham mưu, giúp UBND thành phố về chủ trương, biện pháp đẩy mạnhcải cách hành chính trên địa bàn thành phố

+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBNDthành phố và UBND tỉnh

+ Giúp UBND thành phố thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạtđộng của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

- Về công tác văn thư, lưu trữ:

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố chấphành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànthành phố và lưu trữ thành phố

- Về công tác tôn giáo:

+ Giúp UBND thành phố chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thựchiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo

và công tác tôn giáo trên địa bàn.

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBNDtỉnh và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, đề xuất với UBND thành phố tổ chức các phong trào thiđua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trênđịa bàn thành phố; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khenthưởng cấp thành phố

+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Theo dõi, tham mưu giúp việc UBND thành phố về công tác đối ngoại

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND thànhphố và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trênđịa bàn

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phụ vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

- Quản lý cán bộ, công chức, tài chính, tài sản; thực hiện chế độ chínhsách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức của phòng theo quy định của pháp luật vàtheo phân cấp của UBND thành phố

- Giúp UBND thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND xã, thị trấn về công tác nội vụ

- Về công tác thanh niên:

+ Trình UBND thành phố ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kếhoạch dài hạn, 05 năm, hằng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;

+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố và Sở Nội vụ giao

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ - UBND thành phố Vĩnh Yên

Ban lãnh đạo gồm 1 Trưởng phòng và 3 Phó Trưởng phòng cùng 3chuyên viên và 2 nhân viện phụ trách các phòng, ban bộ phận:

- Trưởng phòng: Ông Phùng Văn Hùng

+ Phân công nhiệm vụ cho các Phó Trưởng phòng, cán bộ công chức phụtrách, theo dõi các lĩnh vực công tác chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao

+ Thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng được quy định tạiQuy chế làm việc của Phòng Tham gia các Ban chỉ đạo của Thành phố; Thực hiệncác nhiệm vụ khác được Thành uỷ, UBND Thành phố và lãnh đạo Sở Nội vụ giao,phân công.

+ Trực tiếp xử lý văn bản đến, duyệt và ký các loại báo cáo tổng hợp củaPhòng gồm: Báo tuần, tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng, năm và các báo cáo khácthuộc trách nhiệm phụ trách

- Đồng chí Phạm Thị Lan Hương – Phó Trưởng Phòng

+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo phòng khi Trưởng phòng đi vắng, chịu tráchnhiệm trước Trường phòng và trước pháp luật về thực hiện các nhiệm vụ thuộclĩnh vực được phân công phụ trách

+ Xây dựng các quyết định, kế hoạch năm, Kế hoạch giao đoạn; cácchương trình, biện pháp tổ chức thực hiện; các văn bản hướng dẫn thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công Tổ chức triển khai thực hiện các vănbản quy phạm pháp luật, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thực hiện việc thôngtin, tuyên truyền, phổ biến, giao dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm viquản lý được giao Xây dựng báo cáo định kỳ hoặc đôt xuất về kết quả thực hiệnnhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Phụ trách giúp Trưởng phòng các lĩnh vực công tác: Về tổ chức bộmáy; về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; về Cán bộ, côngchức, viên chức, về công tác văn thư – lưu trữ

+ Tham mưu thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếunại, tố cáo và xử lý các vi phạm về công tác Nội vụ theo thẩm quyền

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

- Đồng chí: Nguyễn Việt Cường – Phó Trưởng phòng

+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiệncác nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Xây dựng các quyết định, Kế hoạch năm, Kế hoạch giai đoạn; cácchương trình, biện pháp tổ chức thực hiện, các văn bản hướng dẫn thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực được giao phụ trách Tổ chức triển khai thực hiện các

văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thực hiện việcthông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý được giao

+ Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm

vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Phụ trách giúp Trưởng phòng các lĩnh vực công tác sau: Công tác xâydựng chính quyền; về cải cách hành chính; về công tác thi đua, khen thưởng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công: dự thảo cácchương trình, đề án, văn bản hướng dẫn, chỉ đạo và các báo cáo thường kỳ hoặcđột xuất liên quan đến lĩnh vực được phân công

- Đồng chí: Phạm Thị Thu Hiền – Phó Trưởng phòng

+ Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về thực hiệncác nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Xây dựng các Kế hoạch năm, Kế hoạch giai đoạn; các chương trình,biện pháp tổ chức thực hiện, các văn bản hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụthuộc lĩnh vực được giao phụ trách Tổ chức triển khai thực hiện các văn bảnquy phạm pháp luật, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thực hiện việc thông tin,tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýđược giao

+ Xây dựng báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất về kết quả thực hiện nhiệm

vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Phụ trách giúp Trưởng phòng về các lĩnh vực công tác sau: về Tôngiáo, về công tác thanh niên

Về Tôn giáo: giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổchức thực hiện các chủ trương đường lối của Đảng, Chính sách, pháp luật củanhà nước về Tôn giáo trên địa bàn Tham mưu cho UBND thành phố kịp thờigiải quyết những vấn đề liên quan đến hoạt động Tôn giáo, xây dựng báo cáo vềcông tác Tôn giáo theo quy định

Về công tác thanh niên: Tham mưu giúp UBND thành phố ban hành cácQuyết định, Chỉ thị, Kế hoạch dài hạn, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ

chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác Thanhniên được giao Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanhniên và công tác thanh niên được giao

Hướng dẫn kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ

cơ sở đối với các cơ quan hành chính đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, phườngtrên địa bàn thành phố, xây dựng các báo cáo về thực hiện Quy chế dân chủ theoquy định

Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện công tác dân vận chính quyền, xâydựng các báo cáo về công tác Dân vận theo quy định

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

+ Dự thảo các chương trình, Đề án và văn bản hướng dẫn, chỉ đạo cácbáo cáo Thường kỳ hoặc đột xuất liên quan đến lĩnh vực được phân công phụtrách

- Đồng chí: Nguyễn Thị Hưởng – Chuyên viên phụ trách công tác Xây dựng chính quyền, địa giới hành chính

+ Trực tiếp theo dõi, tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng và UBNDThành phố quản lí nhà nước về công tác xây dựng chính quyền, địa giới hànhchính, đội ngũ cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên tráchcấp xã (trừ công tác đào tạo, bồi dưỡng)

+ Tham mưu thực hiện các chế độ chính sách, các quy định về công tác

tổ chức cán bộ đối với Cán bộ, Công chức và những người hoạt động khôngchuyên trách cấp phường

+ Theo dõi quản lý địa giới hành chính Phối hợp tổ chức thực hiện việcđiều chỉnh địa giới hành chính sau khi đã có quyết định của cấp có thẩm quyền

+ Tham mưu, phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết các tranhchấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính; giải quyết các đơn thư khiếu nại,

tố cáo thuộc thẩm quyền và xử lí các vi phạm pháp luật đối với Cán bộ, Côngchức cấp phường

+ Thực hiện các thủ tục giúp Chủ tịch UBND Thành phố phê chuẩn cácchức danh lãnh đạo của UBND cấp phường; giúp UBND Thành phố trình

UBND cấp Tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.

+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của Thànhphố

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố, lãnh đạo Phòngphân công

- Đồng chí: Nguyễn Thị Phương Thành – Chuyên viên phụ trách công tác Thi đua khen thưởng và Tôn giáo

+ Trực tiếp theo dõi, tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng, Thườngtrực Hội đồng Thi đua khen thưởng và UBND thành phố thực hiện quản lí nhànước về công tác thi đua, khen thưởng trên địa bàn; thư ký Hội đồng Thi đuakhen thưởng thành phố; tham mưu giúp lãnh đạo phòng triển khai các nhiệm vụ

về công tác Thi đua khen thưởng của Phòng

+ Tham mưu triển khai phát động các phong trào thi đua hoàn thành toàndiện và vượt mức các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội trên địa bàn

+ Tham mưu, phối hợp với khối thi đua, khen thưởng, các đơn vị thườngtrực phong trào thi đua, các thành viên Hội đồng Thi đua khen thưởng Thànhphố hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các phong trào thi đua; giải quyết các khiếunại, tố cáo; xử lí các vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực công tác thi đua khenthưởng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Phòng, UBND thành phố vàThường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng thành phố phân công

+ Thực hiện chức năng Quản lý nhà nước về Tôn giáo

+Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương củaĐảng, chính sách phát triển của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trênđịa bàn

+ Phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, quản lí, giải quyết các khiếu nại,

tố cáo thuộc thẩm quyền và xử lí các vi phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tôn giáo

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố, lãnh đạo Phòngphân công.

- Đồng chí: Lê Thị Bảo – Chuyên viên phụ trách Bộ phận công chức,

viên chức

+ Trực tiếp theo dõi, tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng và UBNDthành phố thực hiện quản lí nhà nước về công tác tổ chức, biên chế, quỹ lươngCán bộ, Công chức, Viên chức các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp

+ Tham mưu thực hiện các chế độ chính sách, các quy định của Nhà nước

về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ công chức đối với đội ngũ Cán bộ, Côngchức, Viên chức cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước

+Tham mưu, phối hợp thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết các tranhchấp về lao động, đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền và xử lí các viphạm pháp luật đối với Cán bộ, Công chức, Viên chức cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp

+Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố, lãnh đạo Phòng phâncông

- Đồng chí: Nguyễn Thu Hà – phụ trách Bộ phận văn thư, lưu trữ

+ Trực tiếp theo dõi, tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng và UBNDthành phố thực hiện quản lí nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ; thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ của cơ quan phòng Nội vụ, kiêm kế toán Phòng; thammưu giúp Trưởng phòng theo dõi và quản lý tài sản của cơ quan

+ Tham mưu kiện toàn đội ngũ công chức làm công tác Văn thư, lưu trữ;triển khai các văn bản, tổ chức tập huấn nghiệp vụ, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp

vụ về công tác Văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, phường, thị trấn trên địabàn

+ Thực hiện công tác văn thư- lưu trữ Nhà nước, quản lý kho lưu trữ.Phốihợp với tổ chức, cá nhân trong khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ Đảm bảo antoàn thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ

+ Tiếp nhận và theodõi đầy đủ các văn bản đi, đến của phòng Nội vụ.+ Quản lý và lưu trữ tốt các văn bản về lĩnh vực được phân công

+ Giúp Trưởng phòng quản lý sử dụng và giữ con dấu của phòng Nội vụ.+ Làm thủ quỹ phòng

+ Thực hiện công tác hậu cần đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ

thuật cho cơ quan.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố, lãnh đạo Phòngphân công

- Đồng chí: Nguyễn Thị Thu Hà – phụ trách Bộ phận Thanh niên, tổ chức phi chính phủ

+ Trực tiếp theo dõi, tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo Phòng và UBNDthành phố thực hiện quản lí nhà nước về công tác thanh niên, tổ chức Hội, tổchức phi chính phủ

+ Tham mưu lãnh đạo Phòng thực hiện chức năng quản lý và tham mưuvới UBND thành phố về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấpphường

+ Giúp bộ phận xây dựng chính quyền; công chức, viên chức và tiềnlương thực hiện các nhiệm vụ khi cần thiết và được lãnh đạo Phòng phân côngtrên cơ sở đề nghị của các bộ phận

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện, lãnh đạo Phòng phâncông

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND thành phố Vĩnh Yên

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của phòng Nội vụ trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần

- Văn phòng nói chung và phòng Nội Vụ nói riêng đều thực hiện haichức năng cơ bản: chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc và đảmbảo hậu cần

+ Tham mưu là tư vấn, đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo Phòng Nội

vụ thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo UBND về những mảng: Tổchức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hànhchính, chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viênchức nhà nước; cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chínhphủ; Văn thư lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua – Khen thưởng

+ Tổng hợp là thống kế, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề Phòng Nội Vụ thựchiện chức năng tổng hợp như thống kê, phân tích, xử lý thông tin về các vấn đềliên quan đến hoạt động quản lý của UBND thuộc phạm vi phòng phụ trách đểcung cấp, tham mưu cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên.

Chức năng tham mưu tổng hợp là chức năng quyết định cho hoạt độngcủa phòng Chức năng này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và cũng qua chứcnăng này vai trò của phòng được thể hiện rõ nét hơn Chức năng tham mưu vàchức năng tổng hợp luôn đi liền hỗ trợ nhau Hoạt động tổng hợp là cơ sở đểthực hiện tham mưu Chức năng tham mưu đạt kết quả tốt khi hoạt động tổnghợp được thực hiện chính xác, đầy đủ, kịp thời

- Từ khi thành lập phòng Nội Vụ UBND thành phố đã khẳng định đượcvai trò, vị trí trong việc tham mưu giúp cho UBND thành phố Vĩnh Yên giảiquyết kịp thời, đầy đủ chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấpthành phố, cấp phường; triển khai thực hiện tốt công tác cải cách hành chính,công tác Văn thư – lưu trữ, công tác thanh niên; quản lý tốt các hoạt động Tôngiáo, hoạt động của hội, quần chúng trên địa bàn Thành phố

- Ngoài ra, phòng Nội Vụ không chỉ thực hiện tốt chức năng tham mưu,tổng hợp mà còn thực hiện chức năng đảm bảo hậu cần thông qua các công việcnhư: Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, trang thiết bị làm việc của phòng; Tổchức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của phòng; Đảm cảo côngtác giao tiếp, đối nội, đối ngoại và quản lý tài khoản riêng của phòng

- Công tác Hành chính văn phòng của UBND thành phố được thực hiệntốt trên các lĩnhvực thể hiện qua công tác tham mưu, tổng hợp Hàng năm phòngNội Vụ thành phố đã tham mưu cho UBND thành phố thực hiện các nhiệm vụthuộc chức năng, quyền hạn của mình, cụ thể như sau:

+ Trong công tác cải cách hành chính nhà nước năm 2014:

 Ngay từ tháng 12/2013, dựa trên những kết quả thực hiện nhiệm vụ cảicách hành chính năm 2013 của thành phố và kế hoạch cải cách hành chính năm

2014 của tỉnh Vĩnh Phúc, phòng Nội Vụ tham mưu cho UBND thành phố banhành kế hoạch cải cách hành chính thành phố Vĩnh Yên năm 2014 trong đó đề ra

yêu cầu, mục đích, nội dung cải cách hành chính và phân công nhiệm vụ cụ thểcho các phòng, ban trên địa bàn thành phố,

 Định kỳ hàng quý, sáu tháng và cuối năm, phòng Nội Vụ tổng hợp kếtquả thực hiện công tác cái cách hành chính của các phòng, ban, đơn vi, UBNDcác phường, thị trấn trên địa bàn thành phố để báo cáo Sở Nội Vụ

+ Trong lĩnh vực, chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức cấpthành phố, cấp phường:

 Phòng Nội Vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về chế độ chính sáchcho cán bộ, công chức, viên chức, cấp thành phố, cấp phường Phòng Nội Vụluôn là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin về chế độ chính sách của cán

bộ, công chức, viên chức trong cơ quan cũng như đơn vị trực thuộc UBNDthành phố Vĩnh Yên Vì vậy phòng là đơn vị nắm rõ nhất tình hình cán bộ, côngchức, viên chức của cơ quan một cách cụ thể và tổng quát nhất

+ Trong công tác Văn thư – lưu trữ:

- Phòng Nội Vụ giúp UBND thành phố tổ chức thực hiện, quản lý cácnghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cơ quan

Ví dụ: Phòng Nội Vụ UBND thành phố Vĩnh Yên xây dựng quy chế làm

việc cho cơ quan dựa trên việc tổng hợp các thông tin để làm căn cứ xây dựngmột bản quy chế làm việc phù hợp với cơ quan

- Với sự cố gắng, tận tụy, đoàn kết và ý thực trách nhiệm của tập thể cán

bộ, công chức, viên chức của phòng Nội vụ luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụđược UBND thành phố giao Như vậy, có thể thấy vai trò của phòng Nội vụtrong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND thành phố VĩnhYên là rất quan trọng Bất kỳ phòng, ban nào của UBND thành phố đều phảithực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp và đảm bảo hậu cần, giúp lãnh đạoUBND thành phố có thể hoạch định, tổ chức được những sự kiện quan trọng,quản trị được nguồn nhân sự trong cơ quan và giám sát được tất cả mọi hoạtđộng của cơ quan

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác

thường kỳ của phòng Nội Vụ

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau mộtnhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng…

Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việckhoa học nói chung và của cơ quan nói riêng Tính khoa học thể hiện ở chỗthông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6tháng, quý, tháng Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vựccông tác giúp công việc triển khai được thuận lợi Chương trình công tác thường

kỳ đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất tránhđược sự chồng chéo của công việc Làm việc theo chương trình giúp cho tất cảcác chuyên viên phụ trách bộ phận công tác trong cơ quan chủ động công việcbiết làm việc gì trước, việc gì sau, ưu tiên cho công việc trọng tâm và các nhiệm

vụ chính trong từng thời gian

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên (phụ lục 03)

* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác:

Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến

độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của cơ quan phải dựa vàocác căn cứ như:

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động củaPhòng Nội vụ

- Căn cứ vào chủ trương chung của Đảng và Nhà nước

- Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của lãnh đạo Phòng Nội

vụ Thành phố

- Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc;

- Căn cứ vào nguồn nhân lực đang có trong khoảng thời gian thực hiệnchương trình công tác

Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhậnđược xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các đơn vị cá nhân phụ trách

trong từng lĩnh vực công tác của Phòng Nội vụ Thành phố đăng ký công tác choVăn thư, Văn thư tổng hợp thành chương trình công tác chung cho toàn cơ quan.Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị cá nhân hoàn chỉnh bản dự thảo lầncuối và trình Trưởng phòng Nội vụ phê duyệt, sau đó gửi đến các chuyên viêncủa Phòng Nội vụ biết để thực hiện.

Chương trình công tác năm sau của Phòng Nội vụ Thành phố thườngđược ban hành từ tháng 10 năm trước Chương trình công tác quý sau được banhành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước Chương trình công tác tháng sauđược ban hành từ ngày 25 của tháng trước Lịch công tác tuần sau được banhành vào ngày thứ sáu tuần trước

*Đánh giá ưu điểm, nhược điểm

- Ưu điểm:

+ Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các đơn vị và cá nhânphụ trách từng lĩnh vực thì ý kiến tổng hợp được chính xác phù hợp với nhu cầucủa các đơn vị, cá nhân

+ Trong quá trình thực hiện , Văn thư đã có trách nhiệm tham mưu choPhòng Nội Vụ Thành phố trong việc xây dựng điều chỉnh và đôn đốc việc thựchiện chức năng quản lý nhà Nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quanhành chính, sự nghiệp nhà Nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà Nước; cán bộ, công chức

xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôngiáo; thi đua khen thưởng

+ Tổng hợp, trình Trưởng phòng Phòng Nội vụ quyết định điều chỉnh, bổsung vào chương trình công tác Nội vụ, phù hợp với yêu cầu chỉ đạo điều hànhcủa Phòng Nội vụ

+ Việc soạn thảo đề án, văn bản có trách nhiệm tổ chức xây dựng nộidung văn bản đảm bảo đúng thể thức, thủ tục và trình tự soạn thảo

+ Đảm bảo đúng thời hạn trình

- Hạn chế:

+ Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản ánh đúng

thực tế hoạt động của bộ máy cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng củađơn vị, cá nhân phụ trách từng mảng lĩnh vực công tác khác nhau Chính vì thế,chương trình công tác còn quá khô cứng và máy móc, theo khuôn mẫu chưathực sự phù hợp với điều kiện thực tế, có thể phù hợp vs đơn vị, cá nhân nàynhưng lại không phù hợp với đơn vị, cá nhân khác.

+ Phương pháp này tốn nhiều thời gian và đôi khi còn phụ thuộc vào ýthức tự giác của con người, dễ dẫn đến ỉ lại

+ Đội ngũ cán bộ thường là người có kinh nghiệm làm việc lâu năm việctrẻ hóa cán bộ vẫn chưa được lãnh đạo quan tâm Bởi vậy cơ quan hoạt độngchưa được linh hoạt, tiếp thu những tiến bộ còn chậm

+ Vì vậy, việc thực hiện chương trình công tác của Phòng Nội vụ Thànhphố Vĩnh Yên không thể trách khỏi những hạn chế nhất định, đây chính là vấn

đề để các cá nhân, lãnh đạo trong Phòng Nội vụ đang tích cực xem xét và đưa

ra những chính sách thích hợp nhằm thúc đẩy cơ quan phát triển hơn nữa

(Xem phụ lục số 03)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị

*Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của Phòng Nội vụ ( Phụ lục 04)

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình côngtác của cơ quan Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động mà cơquan có những cuộc họp khác nhau như: Hội nghị, hội thảo, khoa học, đại hội,họp kín, họp báo, họp giao ban được phục vụ cho điều hành, trao đổi thông tin,kinh nghiệm, khuyến khích tính chủ động sáng tạo trong công việc, đồng thờiphát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất hiệu quảtrong công việc

Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều nhữngcông việc như: Lập kế hoạch, tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu, văn bản, địađiểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một

số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, triển khai hội

nghị, ghi biên bản cuối cùng là bế mạc hội nghị.

 Lập hồ sơ hội nghị

Trong thời gian ,thực tập tại phòng Nội Vụ - thành phố Vĩnh Yên em đãđược tham gia một số hội nghị trong đó có hội nghị về việc bồi dưỡng cán bộ,công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân thành phố Nội Vụ năm 2017

Sau đây là hồ sơ hội nghị bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Ủyban nhân dân thành phố Vĩnh Yên

02 15/4/2017

37/QĐ-HĐND

Quyết định về việcthành lập ban tổ chứclớp bồi dưỡng đại biểuHĐND cấp huyện, cấp

04 22/4/2017

09/KH-HĐND

Kế hoạch mở các lớpbồi dưỡng đại biểuHĐND các cấp

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh đạo

UBND thành phố Vĩnh Yên.

(Xem phụ lục số 05)

- Nhằm nâng cao hiệu quả công tác của mình UBND thành phố Vĩnh Yênluôn tổ chức những chuyến công tác nhằm mục đích trao đổi, học hỏi, và thựchiện tốt các nhiệm vụ được đề ra

- Mục đích của các chuyến đi công tác: Kiểm tra tình hình thực tế ở các

cơ quan xã, phường, trên địa bàn thành phố; khảo sát, trao đổi nội dung công

việc; dự hội nghị, hội thảo, hoặc lễ hội.

- Hằng năm, UBND có rất nhiều chuyến đi công tác tại các địa phương,

và các chuyến công tác đi các tỉnh, thành phố khác trong nước, thậm chí cả ởnước ngoài

- Đối với những chuyến đi công tác thuộc phạm vi trong thành phố, đitrong ngày và căn cứ vào tính chất của chuyến đi mà Văn phòng sẽ lên lịch trìnhcho chuyến đi công tác; Còn đối với những chuyến đi công tác dài ngày thì Vănphòng sẽ phải lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi

- Trước tiên Văn phòng cần xác định rõ mục đích của chuyến đi công tác,thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại, thành phần tham dự, dự trù kinh phí

- Sau đó bộ phận Tổng hợp sẽ lên kế hoạch cụ thể, trình lên Chánh vănphòng phê duyệt Nếu bản kế hoạch không còn thiếu sót thì công bố và thôngbáo cho các cá nhân liên quan, làm giấy giới thiệu, giấy đi đường, chuẩn bị tàiliệu liên quan đến chuyến đi công tác, rút kinh phí tạm ứng, Cuối cùng kiểm tralần cuối trước chuyến đi công tác để đảm bảo cho chuyến đi đạt được hiệu quảcao nhất

Tuy nhiên, có một số chuyến đi công tác không được lên lịch trình rõràng, mà chỉ được trao đổi bằng miệng: như những chuyến kiểm tra nhỏ; có thể

là những chuyến viếng thăm

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở Phòng Nội vụ Thành phố Vĩnh Yên

Trong thời kì mở cửa cùng với hội nhập và phát triển kinh tế, các luồngvăn hóa nước ngoài cũng theo đó mà vào Làm sao điều chỉnh những hành viứng xử để bảo tồn văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh tiến bộ nhân loại.Điều này hết sức khó nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải tự mình điềuchỉnh quan điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp

Việc thực hiện văn hóa công sở nhằm mục đích: đảm bảo tính trangnghiêm và hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Xây dựngphong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Tuy nhiên UBND thành phố Vĩnh Yên cho tới bây giờ chưa ban hành quychế văn hóa công sở tại cơ quan Lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên căn cứtheo Quyết định số:129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 của Thủtướng Chính phủ về việc ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hànhchính nhà nước chỉ đạo các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng như cán bộ,nhân viên tại phòng Nội Vụ thực hiện đúng theo quy định của cấp trên về banhành quy chế văn hóa công sở tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địabàn Thành phố như:

* Bài chí công sở:

+ Tên cơ quan, phòng tuân thủ theo quy định của Bộ Nội Vụ

+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều ghi rõ họ tên và chức vụ.+ Phòng làm việc được bài trí ngăn nắp, gọn gàng, khoa học và hợp lý cho quátrình giải quyết công việc

* Trang phục:

Tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan khi đến cơ quan đều ăn mặc gọngàng, sạch sẽ Nam mặc áo sơ mi, quần âu, bộ comple, giầy đen hoặc dép cóquai Nữ mặc áo sơ mi, quần âu hoặc váy công sở Đối với những buổi lễ lớncán bộ, nhân viên sử dụng trang phục truyền thống như bộ comple đối với nam

và bộ áo dài đối với nữ

* Thẻ cán bộ, công chức, viên chức:

Cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Vĩnh Yên đều đeo thẻkhi đến cơ quan làm việc Thông tin ghi trên thẻ theo đúng quy định

* Chấp hành nội quy, quy định:

Đa số cán bộ, công chức, viên chức UBND Thành phố Vĩnh Yên tuân thủtheo giờ giấc sinh hoạt, làm việc của cơ quan đề ra, ít phát sinh trường hợp cán

bộ, công chức, viên chức bỏ giờ làm việc vì mục đích cá nhân

* Giao tiếp, úng xử:

+ Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan đều có thái độ lịch sự, tôntrọng khi giao tiếp với người dân cũng như khách tới cơ quan để thực hiện giaodịch Đối với đồng nghiệp thì hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình, hợp tác, không

gây mất đoàn kết tại cơ quan.

+ Ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng hayhách dịch khách mà biết lắng nghe ý kiến của dân; giải thích, hướng dẫn rõ ràng,

cụ thể các quy định có liên quan tới công việc khi dân tới giao dịch khiến cácyêu cầu công việc được thực hiện nhanh chóng

Nhìn chung cán bộ, nhân viên trong UBND thành phố Vĩnh Yên thực hiệnrất tốt các nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, mọi người trong cơ quan luôn

tự giác chấp hành các quy định do cơ quan và phòng đề ra

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của UBND thành phố Vĩnh Yên

Mô hình văn phòng UBND và HĐND thành phố Vĩnh Yên được bố trímột cách khoa học và hợp lí Tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên vàlãnh đạo có thể hoạt động một cách nhanh chóng và thuận lợi cho các công việctrong nội bộ trong mọi vấn đề Bộ phận văn thư truyền những thông tin nội bộtrong cơ quan cho các phòng, ban, ngành một các nhanh chóng và tiện lợi quaphần mềm truyền nhận văn bản trong nội bộ cơ quan

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên.

- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục

vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổchức Công tác văn thư vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổchức Nó là một phần không thể thiếu và chiếm một phần lớn trong nội dung củacông tác văn phòng

- Công tác Văn thư của UBND thành phố Vĩnh Yên được tổ chức theo

mô hình tập trung, toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụtrách Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi

và quản lý và sử dụng con dấu của UBND Tất cả các văn bản đến và đi đềuphải qua bộ phận văn thư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi)hoặc chuyển giao đến các đơn vị (đối với văn bản đến)

- Phòng Văn thư được bố trí ở bên trái cầu thang tầng một và nằm ngaycạnh phòng Phó Chánh văn phòng để tiện cho việc liên hệ công tác Mọi vănbản giấy tờ đi hay đến đều phải qua văn thư Các phương tiện phục vụ cho côngtác văn thư như: máy in, máy phô tô, máy tính, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc cóngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng và một số đồ dùng khác phục

vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý văn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả côngviệc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học

*Nhận xét

- Ưu điểm: Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý

văn bản của UBND được đảm bảo tính thống nhất, tập trung,tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời , chính xác khi cầnthiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Trưởng phòng Nội Vụ trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan

- Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng hoặc cơ quan, đơn vịgiúp việc cho UBNDthành phố, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các cán bộ,công chức, viên chức dưới quyền của mình thực hiện tốt các chức năng nhiệm

vụ được phân công

- Đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Lãnh đạo văn phòng là người có trách nhiệm chỉ đạo chung, là đầu mốiphân công, chỉ đạo ai là người soạn thảo văn bản

+ Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tình hình triển khai, kết quả thực hiệncông tác soạn thảo của chuyên viên của đơn vị mình, nhằm đảm bảo đúng chấtlượng, đúng thời gian quy định; Đồng thời Lãnh đạo văn phòng cũng là ngườilựa chọn và quyết định các chủ trương, giải pháp cần thiết, kịp thời để hoànthành tốt chức trách nhiệm vụ được giao trước pháp luật và cấp trên về quyếtđịnh đó.

+ Ban hành hoặc trình cơ quan, người có thẩm quyền ban hành các vănbản có liên quan, nhằm thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản được phân công

+ Căn cứ quy định của pháp luật về phân công, phân cấp, và nhiệm vụquyền hạn được giao, phân công cụ thể: nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm củacác cấp phó; của từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong việcxây dựng văn bản Không để xảy ra tình trạng chồng chéo, trùng lặp, bỏ sótnhiệm vụ hoặc nhiệm vụ không rõ ràng; đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, đơn

vị và cán bộ, công chức, viên chức người lao động thuộc quyền quản lý thựchiện đầy đủ và có kết quả tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách,nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của pháp luật

- Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Lãnh đạo văn phòngthực hiện việc giám sát, chỉ đạo chuyên viên xây dựng văn bản, nếu có sai sót thìkịp thời chỉnh sửa, tránh mất thờì gian, công sức gây ảnh hưởng xấu đến nhiệm

vụ được giao

Đồng thời sau khi soạn thảo xong, người lãnh đạo cũng là người duyệtbản thảo trước khi trình lên cấp trên để xem xét, và trình ký ban hành Như vậy,trong suốt quá trình ban hành một văn bản, từ khi xây dựng bản thảo cho đến khiban hành văn bản, người lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp hướng dẫn, chỉđạo, đôn đốc, giám sát và kiểm tra,

- Lãnh đạo văn phòng là người có quyền đóng dấu văn bản do đơn vị soạnthảo để ban hành, song con dấu của đơn vị lại được giao cho cán bộ văn thư đơn

vị cất giữ Nếu văn bản không đúng, không đầy đủ thành phần thể thức của vănbản theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính tại

các cơ quan hành chính nhà nước, mà đã phát hành, thì lãnh đạo văn phòng cóthể chỉ đạo thu hồi để ban hành văn bản thay thế nhằm đảm bảo giá trị pháp lýcủa văn bản.

2.2.1 Về các nội dung soạn thảo và ban hành văn bản

- Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đốivới hoạt động quản lý của cơ quan, lãnh đạo UBND thành phố Vĩnh Yên đã có

sự quan tâm và đầu tư để công tác văn thư được thực hiện tốt hơn Điều đó đượcthể hiện qua việc UBND thành phố thực hiện theo sự hướng dẫn chung của Nhànước về một số nghiệp vụ như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Chủ tịch UBND Thành phố VĩnhYên chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơquan Trưởng phòng đóng vai trò tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch UBNDthành phố tổ chức thực hiện công tác văn thư trong cơ quan Để công tác văn thưđược thực hiện tốt, văn phòng UBND phối hợp với phòng Nội Vụ thành phố đãtham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố việc áp dụng các văn bản hiện hànhcủa Nhà nước quy định, hướng dẫn về công tác văn thư bao gồm: Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác vănthư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định

số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu Thông qua việc áp dụng các văn bản trên, phòng Nội Vụ thànhphố đã trực tiếp giúp UBND thành phố soạn thảo quy chế công tác văn thư – lưutrữ

- Nhằm nâng cao hiệu quả công việc quá trình thực hiện công tác Trưởngphòng Nội Vụ đã trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trongphòng về kỹ thuật trình bày văn bản khi duyệt về thể thức văn bản; đồng thờiTrưởng phòng Nội Vụ phối hợp với văn phòng UBND đề xuất với lãnh đạoUBND thành phố tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ, các hội nghị tập huấn

về công tác văn thư cho toàn bộ cán bộ phụ trách về lĩnh vực này

- Để công tác văn thư của cơ quan thành phố được đảm bảo thực hiệnmột cách thống nhất theo quy định của Nhà nước, cơ quan cấp trên và quy chếcông tác văn thư – lưu trữ của UBND thành phố Lãnh đạo phòng đã chỉ đạophòng áp dụng theo đúng quy định trong việc trình bày đúng thể thức và kỹthuật trình bày văn bản.

 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

a) Thể thức:

- Ưu điểm:

Các văn bản của phòng Nội Vụ thành phố nói riêng và UBND thành phốnói chung đã ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày được quy địnhtại Thông tư liên tịch số 55 của Bộ Nội Vụ, hiện nay là Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ, văn bản banhành có đầy đủ 9 thành phần thể thức bắt buộc là Quốc hiệu; tên cơ quan banhành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh văn bản; chức vụ, chứ ký của người

có thẩm quyền; dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản Ngoài ra, văn bản còn thêmmột số thành phần bổ sung như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu chỉ dẫn phạm viđối tượng phổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch, văn bản trình bày theo đúngquy định về khổ giấy, kiểu chữ, cỡ chữ

- Nhược điểm:

Tuy các văn bản do UBND ban hành văn bản đều theo đúng thể thức và

kỹ thuật trình bày, nhưng trong quá trình soạn thảo văn bản cán bộ, chuyên viêncũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định như: quá trình đánh máy cònsai sót, ngôn từ chưa đạt yêu cầu về câu chữ Các văn bản ban hành còn gặp một

số lỗi thường gặp như là công văn, nơi nhận, phần lưu của văn bản, phần gạchdưới quốc hiệu, gạch dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Phần gạch chân dưới Quốc hiệu và trích yếu nội dung trước khi ban

hành còn chưa có dấu của báo cáo là chưa đúng so với quy định về thể thức banhành văn bản cụ thể là Báo cáo số: 242/TB-UBND

- Có một số văn bản ở phần đóng dấu vẫn chưa được chuẩn đóng chùm

lên 1/2 chữ ký, theo đúng thể thức phải là 1/3 chữ ký về bên trái

b) Kỹ thuật trình bày văn bản

- Ưu điểm:

+ Các văn bản soạn thảo theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.

+ Các cán bộ, chuyên viên trực tiếp soạn thảo văn bản tương đối đúng

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình

+ Văn bản soạn thảo mang đậm tính khuôn mẫu quy định sẵn của Thông

tư số 01/2011/BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày hành chính và vănbản quy định tại cơ quan

+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn, văn phong

mang đậm văn phong hành chính

- Nhược điểm:

Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản do cơ quan banhành mang đậm tính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi có những vănbản có ngôn ngữ đời thường

c) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND thành phố Vĩnh Yên

Soạn thảo và ban hành văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt độngquản lý Nhà nước, chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệuquả công tác quản lý, vì vậy soạn thảo và ban hành văn bản phải theo một quytrình nhất định:

- Soạn thảo văn bản:

Sau khi căn cứ vào tính chất, nội dung, mục đích văn bản cần soạn thảo,lãnh đạo cơ quan giao cho văn phòng, các phòng ban, cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo, sau đó các phòng ban, cá nhân chủ động thu thập và xử lýthông tin có liên quan, tiến hành soạn thảo

- Duyệt bản thảo và việc bổ sung, sửa chữa bản thảo đã được duyệt:

+ Bản thảo được lãnh đạo phòng kiểm tra, xem xét, bổ sung và sửa chữa

về thể thức, sau đó được chuyển xuống phòng văn thư để đánh máy lại

+ Sau khi văn bản được đánh máy xong, nhân viên đánh máy kiểm tra lại

và trình lên lãnh đạo phòng xem xét lại và ký nháy lên văn bản

- Trình ký văn bản:

Sau khi văn bản được phê duyệt về nội dung và thể thức, văn bản đượctrình lên lãnh đạo cơ quan để ký, lãnh đạo cơ quan là người chịu trách nhiệm vềnội dung văn bản mình ký

- Đăng ký văn bản:

Văn bản sau khi đã có đầy đủ chữ ký sẽ được chuyển xuống phòng vănthư, văn thư xem xét lại văn bản, nếu không phát hiện sai sót sẽ ghi số, ngàytháng cho văn bản

* Nhược điểm:

Tuy nhiên cũng tồn tại một số nhược điểm trong thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản đó là: thiếu dấu gạch chân dưới phần trích yếu nội dung văn bản,việc căn lề của nhiều văn bản vẫn chưa đúng quy định, cỡ chữ và đường gạchchân bên dưới tên cơ quan và quốc hiệu vẫn chưa đúng theo quy định của Thông

tư số 01/2011/BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011