Nâng cao chất lượng công tác văn thư trong cơ quan

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 6 1.1.1. Giới thiệu chung về UBND huyện Na Hang 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, của cơ quan, tổ chức của UBND huyện Na Hang 7 1.1.3. Giới thiệu chung về văn phòng UBND huyện Na Hang. 9 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Na Hang; 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 10 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cơ quan. 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN NA HANG……………………………………………………………………….12 2.1. Vai trò của công tác văn thư trong việc quản lý hành chính của UNND Huyện Na Hang…………………………………………………………………12 2.1.1. Công tác văn thư có vai trò là tiền đề cho công tác lưu trữ ở các cơ quan nhà nước nói chung và ở UBND Huyện Na Hang nói riêng…………………..12 2.1.2. Vai trò của công tác văn thư trong việc nâng cao quá trình thực hiện nghiệp vụ tại UBND Huyện Na Hang…………………………………………..13 2.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa đối với công tác văn thư trong UBND Huyện Na Hang………………………………………………………………………………13 2.2.1 Áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ trong hoạt động của UBND huyện Na Hang………………13 2.2.2 Góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong UBND Huyện Na Hang………………………………………………………………………………14 2.2.3 Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong UBND Huyện Na Hang………………………………………………………………….14 2.2.4.Tạo tiền đề cho phát triển ngành lưu trữ………………………………….14 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG NHỮNG ƯU ĐIỂM, 15 HẠN CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN NA HANG 15 3.1. Ưu điểm: 15 3.2. Hạn chế 16 3.3. Nguyên nhân 17

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Văn Thư- Lưu Trữ với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em tiếp cận với môn học mà theo em hữu ích sinh viên ngành Lưu trữ học Em xin chân thành cảm ơn THS Trần Việt Hà tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo, tiêu chuẩn công tác văn thư Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo em nghĩ thu hoạch em khó hồn thiện Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Bài tiểu luận thực khoảng thời gian gần Kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn LỜI NÓI ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư lưu trữ hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Trong quan đơn vị văn thư lưu trữ quan tâm hoạt động cơng tác đảm bảo hoạt động hành thơng qua văn tài liệu Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ trở thành yêu cầu mang tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép thơng tin quản lý mà liên quan đến q trình thực cơng việc cán bộ, cơng chức nói riêng hoạt đơng quan nói chung Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật thơng tin cho quan Trên sở nhờ có phối hợp công tác văn thư lưu trữ mà công tác quản lý điều hành ban lãnh đạo thực theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận thấy công tác văn thư lưu trữ vô quan trọng khơng thể thiếu quan tổ chức UBND huyện Na Hang quan hành nhà nước, q trình hoạt động UBND huyện Na Hang hàng năm sản sinh khối lượng văn tương đối lớn việc thực chức nhiệm vụ quan, đồng thời tiếp nhận lớn văn tài liệu từ quan khác Đây khối lượng tài liệu quan trọng cần lưu trữ bảo quản cách khoa học phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Công tác văn thư lưu trữ có nhiều đóng góp trình hoạt đơng UBND huyện Na Hang , nhiên bên cạnh tồn số bất cập thiếu sót, sai phạm ý kiến chủ quan lẫn khách quan, yếu mặt chuyên môn nghiệp vụ mang lại Sau thời gian khảo sát, tìm hiểu hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Na Hang em định chọn đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác văn thư quan” UBND huyện Na Hang Để làm tiểu luận 2.đối tượng mục đích nghiên cứu Hiểu vai trò quan trọng cơng tác văn thư Mục đích nghiên cứu đề tài này: làm rõ vai trò cơng tác văn thư hoạt động UBND huyện Na Hang từ đưa đề xuất nâng cao chất lương công tác văn thư UBND huyện Na Hang dựa sở khảo sát, phân tích thực trạng đối tượng công tác văn thư , cụ thể chế “một cửa” công cải cách hành Trên sở đó, rút kết quả, đồng thời đề xuất giải pháp gợi mở với mục tiêu đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày hồn thiện, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ cải cách hành Bên cạnh đó, phạm vi nghiên cứu luận văn tốt nghiệp, người viết xin gửi đến Quý Thầy Cơ bạn có quan tâmnhư thơng tin, chắn nhiều hạn chế mang theo niềm tin mong đợi người viết 3.phương pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài em sử dụng số phương pháp chủ yếu sau: phương pháp luận lưu trữ; phương pháp nghiên cứu lý luận tài liệu, sách vở; phương pháp so sánh; phương pháp hệ thống; phương pháp phân tích chức phương pháp khảo sát thực tế để làm rõ vấn đề đảm bảo tính xác tiểu luận Cấu trúc đề tài Để đảm bảo tính khoa học, hệ thống hợp logic tiểu luận nội dung đề tài gồm chương: Chương1 Khái quát tổ chức hoạt động UBND Huyện Na Hang Chương2 Vai trò thực trạng cơng tác văn thư UBND Huyện Na Hang Chương3 Nhận xét ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND Huyện Na Hang CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của quan, tổ chức 1.1.1 Giới thiệu chung UBND huyện Na Hang Na Hang nằm phía Bắc Tuyên Quang Thị trấn Na Hang cách thành phố Tuyên Quang chừng 110 km Na Hang giáp với huyện Bắc Mê (Hà Giang) Bảo Lạc (Cao Bằng) phía Bắc, Chợ Đồn (Bắc Kạn) phía Đơng, Chiêm Hóa phía Nam, Bắc Quang (Hà Giang) phía Tây Na Hang nằm lưu vực sông lớn: Sông Gâm bắt nguồn từ Trung Quốc chảy qua núi Đổ xã Thượng Tân huyện Bắc Mê vào địa phận Na Hang với chiều dài 53 km, hướng sông chảy từ Bắc xuống Nam; Sông Năng bắt nguồn từ tỉnh Cao Bằng xuống hồ Ba Bể (tỉnh Bắc Kạn) chảy qua Thác Đầu Đẳng vào địa bàn huyện Na Hang với chiều dài 25 km; hai sông hợp với chân núi Pắc Tạ cách thượng lưu đập thuỷ điện km Ngồi sơng Gâm sơng Năng, Na Hang có nhiều khe, lạch, suối nhỏ trung bình Na Hang huyện vùng cao phía bắc tỉnh Tuyên Quang, cách trung tâm thị xã Tuyên Quang 110km với: - Diện tích: 1.471,7 km² - Dân số: 54.742 người (2006) - Mật độ dân số: 45 người/km2 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, quan, tổ chức UBND huyện Na Hang Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 theo định số 97/2005/QĐ-UBND ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2005 định quy định chức nhiệm vụ ,tổ chức máy, biên chế quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện Na Hang UBND HĐND bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành cao địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến Pháp, Luật, Pháp Lệnh, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước theo Hiến Pháp, Luật, chịu đạo thống UBND tỉnh đồng thời báo cáo hoạt động trước HĐND huyện UBND huyện thực nhiệm vụ quyền hạn văn quản lý; tổ chức đạo Phòng, Ban thuộc huyên thực theo lĩnh vực chuyên môn UBND huyên vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực quản lý kinh tế xã hội cụ thể: + Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND huyện phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu tri ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương điều kiện cần thiết lập toán ngân sách địa phương + Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn huyện báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật.Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương, xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thông trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện nước theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ cơng nghiệp UBND huyện có chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Tổ chức phát triển hướng dẫn thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi Tổ chức cơng trình thủy lợi nhỏ, thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng phòng chống khắc phục hậu thiên tại, bão, lũ ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ rừng địa phương + Tổ chức khai thác phát triển ngành nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển ngành nghề + Tổ chức thực chương trình y tế, sở, dân số kế hoach hóa gia đình giao, vân động nhân dân giữ gìn vệ sinh phòng chống dịch bệnh Xây dựng phong trào, tổ chức hoạt động văn hóa, thể dục thể thao, lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hóa danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật + Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già neo đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa + Thực sách với chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có cơng với cách mạng theo quy định pháp luật 1.1.3 Giới thiệu chung văn phòng UBND huyện Na Hang Văn Phòng UBND huyện máy giúp việc thường trực HĐND UBND huyện có chức phục vụ, quản lý tập chung thống nhất, điều hành Văn Phòng UBND huyện chịu lãnh đạo trực tiếp chủ tịch Phó chủ tịch UBND HĐND huyện Hàng tuần chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo hoạt động văn phòng lên chủ tịch UBND huyện Văn Phòng UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng, chánh văn phòng người điều hành mội hoạt động văn phòng, phó văn phòng phụ trách số lĩnh vực công tác phân công.Khi định đề chủ trương, công tác, khên thưởng, kỷ luật phải bàn bạc thống lãnh đạo văn phòng Văn Phòng UBND huyện phối hợp chặt trẽ với văn phòng huyện ủy HĐND UBND huyện 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Na Hang; Chủ tịch UBND huyện Na hang Phó chủ tịch UBND huyện Na hang Chánh văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng tài kế hoạch Phòng kinh tế hạ tầng Phòng nơng nghiệp PTNT Phòng tài ngun mơi trường Phòng y tế Phòng lao động thương binh xã hội Phòng văn háo thơng tin Phòng giáo dục đào tạo Phòng tư pháp Thanh tra huyện Phòng dân tộc 1.2 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của quan tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư lưu trữ quan tổ chức Thực cơng tác quản lí văn bản, lập hồ sơ lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định pháp luật Tiếp nhận quản lý loại văn đến HĐND UBND huyện chuyển ối tượng theo dõi chặt trẽ trình vận hành văn bản, tổ in, phát hành văn thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành thành phần, thực chế độ hành chính, trực điện thoại, fax theo quy định Tham mưu cho lãnh đạo việc ban hành quy định, quy chế công tác văn thư Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến cán quan Quản lý sử dụng dấu theo quy định 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ quan Hình thức tổ chức cơng tác văn thư có ảnh hưởng lớn đến tồn q trình xử lý cơng văn giấy tờ quan cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp, sở phân tích cấu tổ chức quan số lượng công văn đi, công văn đến chức nhiệm vụ quan nên hình thức tổ chức cơng tác văn thư ở.UBND huyện áp dung theo hình thức tập chung thống Theo hình thức hầu hết văn tác nghiệp tập chung giải đơn vị chun mơn văn phòng UBND huyện Nhân phòng văn thư gồm người Bác Phan Thị Ngọ trình độ chun mơn nghiệp vụ : đại học chức chuyên nghành văn thư, phụ trách đóng dấu quản lý dấu 2.Chị Vi Thị Dun trình độ chun mơn nghiệp vụ: cao đẳng quản trị văn phòng, phụ trách đăng kí văn đi, đến, trình ký 3.Chị Bùi Thanh Tâm trình độ chuyên môn nghiệp vụ: trung cấp văn thư phụ trách quản lý văn hệ thống điều hành Nhân phòng lưu trữ gồm người 1.Chị Chu Thị Hoa trình độ chun mơn nghiệp vụ : cao đẳng quản trị văn phòng, phụ trách cơng tác lưu trữ CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN NA HANG 2.1.1 Vai trò cơng tác văn thư việc quản lý hành UNND Huyện Na Hang Thực tốt công tác văn thư hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng sơ hở cơng việc quản lí văn để làm việc trái pháp luật Ngoài thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Nhà nước Nếu q trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Qua thấy cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ, phản ánh toàn diện hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiêm khác quan Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lí nhà nước quan đơn vị nói chung Cơng tác quản lí nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết Thơng tin cần thiết phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác nguồn thơng tin văn Khi xét mặt nội dung công việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liêu có giá trị từ văn thư Các quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị q trình hoạt động 2.1.2 Cơng tác văn thư có vai trò tiền đề cho cơng tác lưu trữ quan nhà nước nói chung UBND Huyện Na Hang nói riêng Các văn hình thành cơng tác văn thư giữ vai trò trọng yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Phần lớn tài liệu văn thư có giá trị sau giải xong phận văn thư lập hồ sơ, chọn lọc nộp vào lưu trữ Do cơng tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho hoạt động cơng tác lưu trữ 2.1.3 Vai trò cơng tác văn thư việc nâng cao trình thực nghiệp vụ UBND Huyện Na Hang Cho đến trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức,trong quan, tổ chức Như vậy, cơng tác giải văn thư có thểđượchiểunhưsau: Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy nhà nước nói chung UBND Huyện Na Hang nói riêng cụ thể liên quan đến việc quản lý công văn, giấy tờ soạn thảo đến ban hành văn bản, tiếp nhận văn đến giải xong công việc, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ quan.Công tác văn thư coi toàn hoạt động việc soạn thảo, xây dựng văn duyệt kí ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng kí vào sổ, tổ chức quản lý văn tài liệu văn hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Cácvăn hình thành cơng tác văn thư giữ vai trò trọng yếu cho hoạt động quan đạt hiệu Phần lớn tài liệu văn thư có giá trị sau giải xong phận văn thư lập hồ sơ, chọn lọc nộp vào lưu trữ Do cơng tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho hoạt động công tác lưu trữ 2.2 Vai trò tiêu chuẩn hóa đối với công tác văn thư UBND Huyện Na Hang Công tác văn thư hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trò quan trọng hoạt động quan Để nâng cao hoạt động văn thư việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào quan không đòi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu mà có tính khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán công chức việc tổ chức thực nhiệm vụ công việc nội Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 khơng góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan; đưa việc xây dựng thực quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác văn thư cách khoa học, khắc phục thiếu sót hoạt động văn thư; tạo điều kiện để Lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng mà góp phần quan trọng để đẩy mạnh cải cách hành quan 2.2.1 Áp dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư tạo thống mặt nghiệp vụ hoạt động UBND huyện Na Hang Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 2.2.3 Góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư UBND Huyện Na Hang Đối với công tác văn thư: Hầu hết hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc hành hàng ngày gắn liền với văn điều có nghĩa gắn liền với công tác văn thư Công tác văn thư Bao gồm công việc soạn thảo, chỉnh sửa, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành…, chất lượng cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc cá nhân, quan Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào việc xây dựng thực quy trình như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Quy trình tiếp nhận quản lý cơng văn đi, đến; Quy trình tiếp nhận hồ sơ; Quy trình lập hồ sơ; Quy trình quản lý sử dụng dấu 2.2.4 Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức UBND Huyện Na Hang Việc quy định rõ trách nhiệm cá nhân quy trình ISO 9001:2008 cho việc xác định nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán 2.2.5.Tạo tiền đề cho phát triển ngành lưu trữ Lợi ích việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó mục tiêu hướng đến ngành lưu trữ Mặt khác, thực tế hình thành hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vê cơng tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch yêu cầu đổi công tác văn thư lưu trữ tạo thuận lợi việc thống chủ trương cấp lãnh đạo việc tuyên truyền vận động cán bộ, công chức viên chức quan nhà nước thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG NHỮNG ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN NA HANG 3.1 Ưu điểm: Thứ nhất: UBND huyện Na Hang ban hành xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai: Các cán làm công tác văn thư lưu trữ ln hồn thành xất sắc nhiệm vụ giao với tác phong nhanh làm việc nhanh nhện xác Trong q trình làm việc cán làm công tác văn thư lưu trữ thực trình nghiệp vụ cơng tác văn thư theo quy định Thư ba: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ có tiến vượt bậc quan tâm lãnh đạo UBND xây phần mềm lý tài liệu dựa tiến khoa học kĩ thuật phầm mềm điều hành UBND huyện xây dựng sử dụng phục vụ cho hoạt đông quản lý văn tiến hành cách khoa học đại giúp cho việc thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ diễn cách dễ dàng, nhanh chóng xác đáp ứng u cấu đơn vị, nhân 3.2 Hạn chế Ngoài ưu điểm đạt có số hạn chế sau: Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành chồng chéo,chưathốngnhất Việc quản lý văn đi, đến nhiều nơi chưa thực theo trình tự Trong trình ban hành văn gặp sai sót phải thực thủ tục thu hành, đính lại văn gửi quan khác có sai sót thể thức hay nội dung văn bản.Các cán soạn thảo hay mắc lỗi trình soạn thảo văn như; Sử dụng ngơn ngữ q trình sọan thảo văn khơng xác, dùng câu dài dòng Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn chậm thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành trình độ sử dụng máy tính cán yếu Các thao tác đánh máy hồn chỉnh văn chậm trình độ tin học văn phòng thập, việc sử dụng thơng thạo máy tính cán huyện việc khó thực Việc thực quy chế, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ gặp sai sót cá nhân, đơn vị văn phòng chưa hiểu rõ quy trình nghiệp vụ công tác văn thư Các trang thiết bị đầu tư không đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị sử dụng nhiều năm, dễ hỏng hóc khơng phù hợp với phát triển khoa học công nghệ Công tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng u cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu tình trạng tích đống, phải đầu tư khoản kinh phí khơng nhỏ để chỉnh lý, đánh giá, xếp lại tài liệu 3.3 Nguyên nhân Thứ nhất: Do trình độ chun mơn cán văn thư lưu trữ chưa nâng cao Hiện trình độ chuyên môn cán văn thư lưu trữ văn phòng UBND huyện có trình độ cao đẳng chun nghành quản trị văn phòng , trình độ đại học (tại chức) văn thư , trình độ trung cấp văn thư Thứ hai: chất lượng soạn thảo cán quan nhiều yếu hay mắc sai lầm soạn thảo thể thức nội dung, dùng câu, từ văn quy phạm pháp luật văn hành Thứ ba: trang thiết bị chưa đáp ứng nhu cầu làm việc, trang thiết bị văn phòng sử dụng lâu năm chưa nâng cấp để phù hợp với phát triển công nghệ 3.4 Một số đề xuất nâng cao suất chất lượng cơng tác văn thư 3.4.1.Nâng cao trình độ cán hoạt động công tác văn thư Cơng tác văn thư nhiều yếu chưa trọng nghiên cứu, chưa trọng việc tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế thể việc nhiều văn ban hành chưa thể thức nội dung dẫn đến việc hạn chế tính hiệu lực quản lý văn ngun nhân trình độ chun mơn nghiệp vụ số đội ngũ cán chưa nâng cao đặc biệt cán văn thư Vì việc cần thiết việc nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ vấn đề cần thiết, để nâng cao trình độ đội ngũ cán UBND Huyện Na Hang câng mở lớp bồi dưỡng đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cán văn thư nói riêng đội ngũ cán quan nói chung để đáp ứng hồn thành cơng việc cách khoa học nhanh chóng, tánh gây sai sót khơng cần thiết 3.4.2 Tăng cường đầu tư trang thiết bị đại cho công tác văn thư UBND Huyện Na Hang quan hành nhà nước hoạt động hàng ngày ln nhận chuyển giao văn với khối lượng nhiều sử vật chất phục vụ cho công tác chưa trọng trang thiết bị phục vụ cho hoạt đơng văn phòng nói chung cơng tác văn thư nói riêng sử dụng lâu năm chưa nâng cấp Vì UBND Huyện Na Hang cần có kế hoạch thay bổ sung nâng cấp trang thiết bị vật dụng cần thiết phục vụ cho công tác văn thư 3.4.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Hiện với phát triển công nghệ thông tin tác động lên mặt trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… phương hướng đại hóa cơng tác văn thư xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Việc sử dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư góp phần nâng cao xuất lao động tình thực nghiệp vụ văn thư Đảm bảo việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng giúp lãnh đạo đưa định kịp thời xác, đắn Giúp cho q trình quản lý diễn cách khoa học Hiện phần mền quản lý văn dần đưa vào ứng dụng hoạt động quản lý văn quan , tổ chức Phải đại hóa cơng tác văn thư Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, hiệu chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Việc áp dụng tin học vào quản lý công tác văn thư cần thiết, giúp ích nhiều quản lý, sử dụng, lưu giữ tài liệu, tra cứu văn 3.4.4 Thường xuyên kiểm tra chấn chỉnh công tác văn thư hoạt động UBND Huyện Na Hang Để đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt số biện pháp UBND Huyện Na Hang cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra đánh giá việc thực công tác văn thư nói chung cán chun mơn nói riêng từ đưa phương án tố cho việc tổ chức thực công tác văn thư KÊT LUẬN Tiểu luận tơi q trình đúc kết trình tìm hiểu, nghiên cứu suốt thời gian qua Đó nhừng điều tơi viết dựa kiến thức học thời gian học tập với giảng dạy THS Trần Việt Hà Do thời gian có hạn nên việc phân tích xây dựng tiểu luận gặp nhiều thiếu sót mong góp ý thầy bạn Tôi nhận thấy qua tiểu luận mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi tinh thầm trách nhiệm, trau dồi kiến thức vững vàng bước vào công việc sau Một lần Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống.Tôi xin gửi lời cảm ơn quan tâm giúp đỡ cán bộ, lãnh đạo Văn phòng Huyện Na Hang tạo điều kiện giúp đỡ tiếp xúc với thực tế cơng việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót mà mình.Cuối tơi xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tiêu chuẩn quy chuẩn năm 2006 Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng năm 2006 thủ tướng phủ việc áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 thủ tướng phủ việc áp dụng hệ thống chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan hành nhà nước Luật lưu trữ năm 2011 Giáo trình cơng tác văn thư lưu trữ ... XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG UBND HUYỆN NA HANG 3.1 Ưu điểm: Thứ nhất: UBND huyện Na Hang ban hành xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Thứ hai: Các cán làm công tác văn thư. .. bị văn phòng sử dụng lâu năm chưa nâng cấp để phù hợp với phát triển công nghệ 3.4 Một số đề xuất nâng cao suất chất lượng công tác văn thư 3.4.1 .Nâng cao trình độ cán hoạt động công tác văn thư. .. Hiểu vai trò quan trọng cơng tác văn thư Mục đích nghiên cứu đề tài này: làm rõ vai trò cơng tác văn thư hoạt động UBND huyện Na Hang từ đưa đề xuất nâng cao chất lương công tác văn thư UBND huyện