Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1) Lý do chọn đề tài 1 2) Đối tượng, mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3) Cấu trúc của đề tài: 2 B NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN 3 1.1: Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Kim Động. 3 1.2 : cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ trong công tác lưu trữ của UBND huyện Kim Động. 20 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VTLT 26 3.1: đánh giá thực trạng 26 3.2 : quy định chung về trách nhiệm trọng công tác VTLT 27 3.3. QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG VTLT 28 3.4. tư vấn thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác VTLT 34 3.4: Tư vấn về thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ 35 C KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà N ội anh chị phận Văn thư tận tình cung cấp đ ầy đủ thơng tin để em có điều kiện tốt hồn thành tập cách thuận l ợi điều kiện để em hồn thành mơn học Quản lý nhà nước công tác Văn thư- Lưu trữ Đặc biệt, em xin cảm ơn cô Ngô Thị Kiều Oanh , giảng viên b ộ môn quản lý nhà nước công tác Văn thư-Lưu trữ thầy, cô giáo khoa Văn thư-Lưu trữ tận tình hướng dẫn cho chúng em c h ội đến gần với thực tế Trong trình khảo sát Trường Đại học Nội V ụ Hà Nội th ời gian làm hạn chế nên không tránh kh ỏi nh ững sai sót Vì v ậy, em r ất mong nhận lời góp ý thầy giáo, giáo để em có thêm kinh nghiệm kiến thức cho Em xin chân thành c ảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BẢNG CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân LỜI MỞ ĐẦU 1) Lý chọn đề tài Trên lĩnh vực sống, công việc từ ch ỉ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa g ắn li ền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, v ới cơng tác văn thư nói chung Do đóvai trò cơng tác văn th đ ối v ới ho ạt động quản lý dù nhà nước hay nhà n ước r ất quan trọng.Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nh ận lo ại văn bản, cơng văn, thị, …là nhiều, nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng UBND phải biết xếp, xử lý thông tin m ột cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp th ời n ắm bắt để có hướng giải cơng việc m ột cách t ốt nh ất nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ Về bản, cơng tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành UBND Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt đ ộng; l ập h s hi ện hành, giao nộp hồ sơ vào ; quản lý, sử dụng dấu văn th Qua nhiều năm học tập theo dõi công tác văn th trongUBND, nhận thấy văn thư quan tổ chức có Tuy nhiên việc thực cơng tác văn thư n th ực dù sách dạy kiểu Nhưng vào th ực tế khác xa với sách Tại cán văn thư không áp dụng khuôn m ẫu mà tự đổi u cầu cơng tác văn th ư? Đó câu h ỏi tơi mu ốn tìm thấy câu trả lời nên lựa chọn đề tài :”Khảo sát, t v ấn nâng cao ch ất lượng công tác văn thư quan” Tuy nhiên trình đ ộ h ọc th ức thời gian hạn, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND huyện Kim Động”.Đây vấn đề quan tâm UBND huyện có m ột vai trò quan trọng cơng tác lãnh đạo, điều hành quản lý c UBND huyện Do tơi cố gắng hồn thành, hồn chỉnh báo cáo v ới tinh th ần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu UBND đề trình thực tập UBND huyện Kim Động 2) Đối tượng, mục đích nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Bất kì đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh v ực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn th nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công vi ệc s ự vi ệc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan tr ọng c cơng tác văn thư văn phòng quan đơn vị Cán cơng ch ức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn ki ến th ức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi m ới công tác văn thư Đề tài nghiên cứu phạm vi UBND huy ện Kim Động, thơng qua đề tài góp phần giúp lãnh đạo UBND có th ể qu ản lý t ốt cơng tác văn thư lưu trữ quan điều hành 2.2 Mục đích nghiên cứu: Lãnh đạo người có thẩm quyền cao UBND Chính có nhiều công việc cần phải giải quy ết nên vấn đề quản lý công tác văn thư lưu trữ quan chưa cụ th ể Chính v ậy, tham mưu cho lãnh đạo quan quản lý công tác văn th lưu tr ữ giúp lãnh đạo quản lý cơng việc cách tồn ven xác nh ất 2.3 Phương pháp nghiên cứu: - Nâng cao ý thức tầm quan trọng công tác văn th l ưu tr ữ đ ối với UBND cấp huyện đồng thời tham mưu cho lãnh đạo quan có nhìn xác trọng đến cơng tác văn th lưu tr ữ h ơn Góp ph ần quản lý cơng tác UBND tồn vẹn 3) Cấu trúc đề tài: Đề tài gồm phần: Chương : Giới thiệu chung quan tổ chức Chương : Thực trạng công tác văn thư UBND huyện Kim Động Chương : Đánh giá thực trạng tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác VTLT B NỘI DUNG CHƯƠNG : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠ QUAN 1.1: Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Kim Động Ủy Ban nhân dân huyện Kim Động quan hành nhà n ước đặt trụ sở Bằng Ngang, thị trấn Lương Bằng, tỉnh Hưng Yên Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan ch ấp hành c H ội đ ồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp U ỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn c quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác đ ịa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà n ước đ ịa ph ương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ quyền hạn Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình H ội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách c ấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp tr ực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra U ỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra ngh ị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, th ị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân c ấp thơng qua ch ương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ng nghi ệp đ ịa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn th ực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ r ừng, tr ồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi tr ồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối v ới cá nhân h ộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đ ất đai theo quy đ ịnh pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai U ỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông đ ịa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, U ỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huy ện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu th ủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất kh ẩu; phát tri ển c sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo ch ỉ đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo th ẩm quy ền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết c ấu h tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng ki ểm tra vi ệc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh v ật li ệu xây d ựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động th ương m ại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo d ục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ ch ức thực sau cấp có thẩm quyền phê ệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp lu ật v ề phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung h ọc c s ở, tr ường d ạy nghề; tổ chức trường mầm non; th ực chủ tr ương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân c ấp; h ướng d ẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch s - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo v ệ sức kho ẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, tr ẻ em; th ực hi ện sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động c s hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất ph ẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; h ướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa h ọc, công ngh ệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, kh ắc ph ục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng gi ả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an tồn xã h ội, U ỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu v ực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; ch ỉ đạo vi ệc xây d ựng l ực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quy ết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân s ự x lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội ph ạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa ph ương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp lu ật v ề quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tơn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao ch ương trình, k ế 10 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (Điều 9) - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, t ổ ch ức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu h s ơ, tài li ệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuy ển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc l ập hồ s nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan -Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ ch ức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu c đ ơn v ị vào Lưu trữ quan Trách nhiệm Lưu trữ quan (Điều 10) - Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập h sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản t ổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh vi ễn thu ộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá tr ị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (Điều 12) - Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thi ện h s công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài li ệu n ộp l ưu giao nộp vào Lưu trữ quan - Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu l ập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ s ơ, tài li ệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ s ơ, tài liệu gi ữ 01 b ản, L ưu 34 trữ quan giữ 01 Trách nhiệm đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu (Điều 15) Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ ch ức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Điều 22 ) - Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: + Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục l ục h s ơ, tài li ệu nộp lưu; + Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; + Giao nộp tài liệu công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch s - Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 25) Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết th ực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu tr ữ bảo đ ảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân việc sử d ụng tài liệu lưu trữ (Điều 29) - Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: + Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận l ợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp quản lý; + Hàng năm rà sốt, thơng báo tài liệu lưu tr ữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật giải mật Quy định cụ thể trách nhiệm tổ chức thực mặt công tác hoạt động văn thư, lưu trữ Bộ Nội vụ tổng h ợp Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TTBNV 35 Trách nhiệm kiểm tra văn trước ký ban hành (Điều 9) Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/t vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đ ạo c quan, t ổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu m ật, đ ối t ượng nh ận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu quan tổ ch ức ki ểm tra l ần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến (Đi ều 16) Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhi ệm ch ỉ đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp lu ật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ ch ức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn th có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo th ời h ạn quy định Chánh Văn phòng có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan, tổ chức tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn tr ước phát hành (Điều 18) Trước phát hành văn bản, Văn th kiểm tra lại th ể th ức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo ng ười có trách 36 nhiệm xem xét, giải Trách theo dõi việc chuyển phát văn (Điều 21) Cơng chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuy ển phát văn Trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư (Điều 22) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp th ời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy đ ịnh c ụ thể quan, tổ chức Trách nhiệm giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, t ổ ch ức (Điều 24) Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức - Cán bộ, công chức, viên chức phải giao n ộp h sơ, tài li ệu vào L ưu trữ quan, tổ chức theo thời hạn quy định Trường h ợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho L ưu tr ữ quan, tổ chức biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, tổ chức thời hạn giữ lại không 02 năm; - Cán bộ, công chức, viên chức chuy ển công tác, việc, ngh ỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ s ơ, tài liệu cho c quan, t ổ cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu c quan, t ổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức (Điều 25) Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Hàng năm Lãnh đạo quan, tổ chức có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi qu ản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng 37 - Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc ch ỉ đ ạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l ưu tr ữ đ ối với đơn vị trực thuộc; - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ s cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy đ ịnh Trách nhiệm công chức, viên chức văn th ư, lưu tr ữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ s ơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Nhà n ước Trách nhiệm quản lý dấu (Điều 26) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu c quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu quan, tổ chức, dấu đơn vị giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên ch ức văn th giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm tr ước lãnh đ ạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm th ực nh ững quy định sau: - Con dấu phải bảo quản phòng làm việc công ch ức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ ch ức phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con d ấu phải đ ược b ảo quản an toàn ngồi làm việc; - Khơng giao dấu cho người khác ch ưa đ ược phép b ằng văn 38 người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên ch ức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu c quan, t ổ ch ức ph ải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nh ập ph ải nộp d ấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Trách nhiệm sử dụng dấu nhiệm (Điều 27) Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng d ấu vào văn quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào văn văn hình th ức, th ể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng d ấu vào gi khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng d ấu s ẵn gi tr ắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có th ẩm quy ền Trách nhiệm xác định giá trị tài liệu (Điều 30) Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ (Điều 34) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ ch ức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đ ảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu tr ữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, ph ương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Chánh Văn phòng có trách nhiệm đạo thực quy đ ịnh v ề 39 bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy đ ịnh; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng ch ống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đ ủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu tr ữ; trì ch ế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu l ưu tr ữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ ch ức có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu tr ữ; hồ sơ, tài li ệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy đ ịnh đ ể ti ện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu 3.4 tư vấn thực nhiệm vụ quản lý công tác VTLT công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác Tuỳ thuộc vào cương vị công tác khả năng, người quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã h ội có th ể tham gia vào nội dung định Để công việc thực thuận l ợi, cần phải có phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho người, phận quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Về hiểu, cơng tác văn thư công tác nhằm đảm b ảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành c quan, t ổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn th ảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình ho ạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn cơng tác lưu tr ữ m ột nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu gi ữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, s dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc v ề thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách 40 nhiệm quản lý công tác văn thư quan, tổ chức ch ỉ đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư cho quan cấp đơn vị tr ực thuộc Công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ ch ức tr ị-xã hội có làm tốt trách nhiệm hay khơng, trước hết phụ thuộc vào lãnh đạo quan, tổ chức Để làm nhiệm vụ này, lãnh đạo quan, tổ ch ức đảng, tổ chức trị-xã hội giao cho chánh văn phòng ho ặc trưởng phòng hành (ở quan khơng có văn phòng) t ổ ch ức qu ản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, tổ chức Có thể giao cho cán cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải quy ết nh ững văn Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ ch ức tr ị-xã h ội ph ải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy đ ịnh Đ ảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ ch ức Ngồi ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể quan, tổ chức mà lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có th ể làm s ố cơng việc cụ thể xem xét cho ý kiến việc phân ph ối, gi ải quy ết văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, ki ểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn th c quan, c quan cấp đơn vị trực thuộc 3.4: Tư vấn thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư l ưu trữ Lãnh đạo UBND cần : Lãnh đạo cần có nhìn đắn vị trí, vai trò c cơng tác văn thư Trên sở cần quan tâm đạo, lãnh đạo nên có s ự đầu t theo nhu cầu cơng tác văn thư.Nếu quan tâm thích đáng vào cơng tác phát huy hiệu tốt cho việc theo dõi tiến độ giải quy ết công việc 41 Tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm cơng tác văn th nâng cao trình độ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Th ường xuyên giáo d ục tinh thần tự giác, tính tổ chức kỹ luật cao để tất cán bộ, công ch ức th ực tốt công tác văn thư Cán văn thư có tinh thần trách nhiệm trước nhiệm v ụ đ ược giao, không nên tránh né, đùn đẩy trách nhiệm Quản lý tốt phương tiện thực công tác văn th sử dụng, quản lý tốt dấu quan, trách nhiệm cán làm công tác văn thư Cải cách lề lối làm việc cách có khoa học, đ ại Có quy ch ế công tác văn thư đơn vị Nâng cao chất lượng quản lý tài liệu, đạo chặt chẽ việc gi ữ gìn tài liệu, giảm bớt giấy tờ khơng hiệu lực pháp luật đ ơn v ị Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn th ổn định, ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán cơng ch ức có l ực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm cơng tác văn thư, xây dựng m ối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn cơng tác văn th trách nhiệm chung, có cán bộ, cơng ch ức làm cơng tác văn thư có trách nhiệm Xây dựng quy chế cơng tác văn thư từ phân cơng trách nhiệm rõ ràng vị trí để thành viên có trách nhiệm cơng việc Đầu tư sở vật chất, tăng cường trang bị sở vật chất yêu cầu thiết, bao gồm việc tăng c ường máy tính đ ể bước áp dụng chương trình quản lý đến khai thác tài liệu đ ược dễ dàng thuận tiện, bước đáp ứng yêu cầu tình hình m ới, cần có kế hoạch cấp kinh phí hàng năm cho việc tu s ửa nh ững thi ết b ị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Phải quan tâm đến chế độ khen thưởng cho cán bộ, nhân viên văn phòng họ hoạt động tốt, đạt nhiều thành tích, mặt khác cần 42 phải có chế độ xử lý nghiêm hành vi vi phạm pháp lu ật, xâm ph ạm quyền, lợi ích hợp pháp quan UBND cần tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng nh ằm nâng cao ý th ức trách nhiệm có lực công việc Đào tạo đội ngũ cán trẻ thường xuyên cử cán văn th h ọc chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh nh ất Thường xuyên đưa cán làm công tác văn th đào tạo l ớp ngắn hạn, dài hạn điểm trường Đào tạo đội ngũ văn th lâu dài nhằm tạo thống nghiệp vụ công tác văn th ư, giúp cho việc quản lý văn bản, soạn thảo văn bản, tài liệu, bảo quản tài liệu qui định Phải có kế hoạch, huy hoạch đưa cán đào tạo, bồi dưỡng kế thừa cho công tác văn thư cần thiết Bồi dưỡng cán làm cơng tác văn th có trình độ chun mơn cao, trình độ ngoại ngữ đủ nắm bắt thơng tin, kịp thời, xác Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào công tác văn th nh ph ần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn môi tr ường m ạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn th đ ể nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Quan tâm cán làm công văn th h ệ th ống công đồn, tăng cường tập huấn thơng qua lớp bồi d ưỡng tin h ọc ứng d ụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ th ống đảm bảo thông suốt, kịp th ời khâu ứng d ụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử d ụng trang Web c quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo 43 thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ th ống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu c thơng tin ện t đơn vị liên quan truy ền tải thơng tin có u c ầu, ph ương ti ện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng h ệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, k ịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến sở - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi tr ường m ạng cho cán chun trách cơng đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhi ệm văn th nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán chun trách cơng đồn tồn tỉnh Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng m ạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, nh ững văn phòng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn th ư, l ưu tr ữ đ ược giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc bi ệt ph ải đ ược quản lý thống phận văn thư, lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn th tăng cường trách nhiệm ngành, cấp đối v ới công tác văn th quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn th nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn th ư; Thông tư 01/2011/TT-BNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn c UBND t ỉnh nh ư: 44 Chỉ thị 02/2011/CT-UBND định 34/2012/QĐ-UBND – Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc h ướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen th ưởng công tác văn th ư, l ưu tr ữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng – Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với n ội dung công vi ệc nh ư: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản s d ụng d ấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ ch ức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp – Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình th ức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn th – L ưu tr ữ tổ chức – Tăng cường sở vật chất cho công tác văn th ư, trang b ị đ ủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá k ệ, h ộp, c ặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Các đơn vị tập trung chỉnh lý tài liệu, lựa chọn, xác định giá trị tài liệu để lưu trữ quan theo quy định; – Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn th nh phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập h sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức h ạn ch ế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ m ới vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng Thực quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn thể thức, thẩm quyền kỹ thuật trình bày văn b ản theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội v ụ; - Quản lý văn đi, đến, (ứng dụng công nghệ thông tin, m 45 loại sỏ đăng ký theo quy định); - Quản lý tài liệu mật; - Quản lý, sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ quy đ ịnh theo ch ế độ mật 46 C KẾT LUẬN Đó tất ý kiến đóng góp chúng tơi t v ấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác VTLT Dựa vào điều chúng tơi nghĩ có ích cho lãnh đạo quan hoạt đ ộng qu ản lý cơng tác văn thư lưu trữ UBND Lãnh đạo c ần có nhìn đắn vị trí, vai trò cơng tác văn thư Trên sở c ần quan tâm đạo, lãnh đạo nên có đầu tư theo nhu cầu cơng tác văn thư.Nếu quan tâm thích đáng vào cơng tác phát huy hiệu qu ả t ốt cho việc theo dõi tiến độ giải quy ết công việc Tạo điều ki ện đ ể cán bộ, công chức làm công tác văn thư nâng cao trình độ để đáp ứng yêu c ầu nhiệm vụ Thường xuyên giáo dục tinh thần tự giác, tính tổ ch ức k ỷ luật cao để tất cán bộ, công chức thực tốt công tác văn th 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/-TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thông t c B ộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04nawm 2004 c Chính ph ủ công tác Văn thư 48 ... : Khảo sát, t v ấn nâng cao ch ất lượng công tác văn thư quan Tuy nhiên trình đ ộ h ọc th ức thời gian hạn, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND. .. lúc văn thư bóc bì cách tùy ti ện chưa trí thủ trưởng quan phân cơng trách nhiệm - Cơng tác văn thư UBND mang tính chất kiêm nhiệm; Một số cán làm công tác văn thư chưa đào tạo bản, sở v ật chất. .. tế công tác văn th nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công vi ệc s ự vi ệc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan tr ọng c cơng tác văn thư văn phòng quan đơn vị Cán cơng ch ức văn