MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích nghiên cứu 1 3.Phương pháp nghiên cứu 1 4. Cấu trúc của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1.1: Lịch sử hình thành 3 1.2: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 4 1.3:Chức năng của UBND quận Tây Hồ 6 1.4:Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 6 1.5: Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lí của UBND Quận Tây Hồ. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 9 2.1: Hoạt động quản lý 9 2.1.1: Tổ chức bộ phận, cán bộ làm công tác văn thư 9 2.1.2: Hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư 10 2.1.3: Công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá 11 2.2: Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.2: Công tác quản lý văn bản 12 2.2.2.1: Quy trình quản lý văn bản đi 12 2.2.2.2: Quy trình quản lý văn bản đến 13 2.2.3: Quản lý và sử dụng con dấu 13 2.2.4: Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 2.2.4.1: Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 15 2.2.4.2: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 15 2.3: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 18 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 18 3.2. Ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 21 3.3. Các đề xuất: 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ anh, chị phận Văn thư tận tình cung cấp đầy đủ thơng tin để em có điều kiện tốt hoàn thành tập cách thuận lợi điều kiện để em hoàn thành mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ Đặc biệt, em xin cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô Ngô thị Kiều Oanh giảng viên mơn Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ thầy,cô giáo Khoa Văn thư Lưu trữ tận tình hướng dẫn cho chúng em hội đến gần với thực tế Trong trình khảo sát UBND quận Tây Hồ thời gian làm hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót Vì vậy,em mong nhận lời góp ý từ giáo bạn để em có thêm kinh nghiệm kiến thức cho môn học Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan lời em nói hồn tồn xác, thơng tin đề cập nội dung tập kết buổi thực tế UBND quận Tây Hồ ngày 10 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nghiên cứu .1 3.Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1: Lịch sử hình thành 1.2: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ .4 1.3:Chức UBND quận Tây Hồ 1.4:Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ .6 1.5: Vai trò cơng tác văn thư hoạt động quản lí UBND Quận Tây Hồ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .9 2.1: Hoạt động quản lý 2.1.1: Tổ chức phận, cán làm công tác văn thư 2.1.2: Hướng dẫn việc thực công tác văn thư 10 2.1.3: Công tác tra, kiểm tra, đánh giá 11 2.2: Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1: Công tác soạn thảo ban hành văn 11 2.2.2: Công tác quản lý văn 12 2.2.2.1: Quy trình quản lý văn 12 2.2.2.2: Quy trình quản lý văn đến .13 2.2.3: Quản lý sử dụng dấu 13 2.2.4: Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .15 2.2.4.1: Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 15 2.2.4.2: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 15 2.3: Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư .17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 18 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư UBND quận Tây Hồ .18 3.2 Ưu điểm hạn chế công tác văn thư UBND quận Tây Hồ 21 3.3 Các đề xuất: 23 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND LĐTBXH TNMT GD - ĐT TC - KH PCT VT - LT Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Lao động Thương binh Xã hội Tài ngun Mơi trường Giáo dục Đào tạo Tài Kế hoạch Phó chủ tịch Văn thư – Lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư có ý nghĩa vơ quan trọng quan hành nói chung UBND Quận Tây Hồ nói riêng Làm tốt cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Vì thế, em lựa chọn việc tới UBND Quận Tây Hồ để khảo sát tư vấn, đề xuất nâng cao xuất,chất lượng công tác Văn thư quan, làm để tài cho để hồn thiện mơn Tiêu chuản hóa tổ chức Khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ Đối tượng, mục đích nghiên cứu 2.1: Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài tổ chức lao động khoa học công tác văn thư, xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư 2.2: Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND quận Tây Hồ qua rút ưu điểm hạn chế công tác văn thư việc áp dụng tiêu chuẩn - Nâng cao ý thức cơng tác văn thư vai trò, tầm quan trọng việc xây dựng tiêu chuẩn 3.Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu với việc khảo sát trực tiếp UBND Quận Tây Hồ - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp Cấu trúc đề tài Nội dung đề tài chia làm phần: Chương1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND Quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ Chương 3: Đề xuất nâng cao xuất, chất lượng công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1: Lịch sử hình thành Quận Tây Hồ quận nằm phía bắc nội thành thủ Hà Nội Phía đơng giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đơng Anh Thực đường lối đổi Đảng, từ năm 1990 kỉ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ thị hóa địa bàn Hà nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời kì cơng nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành thành phố Hà nội Quận thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/ 10/ 1995 Chính phủ Việt Nam, sở tách phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và xác định trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên Hà Nội Tổ chức máy quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996 Theo định hướng phát triển thủ Hà Nội đến năm 2020, tồn quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế – xã hội quận nói riêng Hà Nội nói chung Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, bật với hồ Tây rộng khoảng 526 coi "lá phổi Thành phố" Từ xa xưa, hồ Tây giữ vị trí quan trọng du lịch nhờ vào vị trí giao thơng thuận lợi Tây Hồ quận lớn thứ diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đơng, Long Biên Hồng Mai Quận có khoảng 2.401 tổng số 17.878 (chiếm 13,4% diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội) 1.2: Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu, giúp việc Bộ máy UBND quận tồn hệ thống phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến, nhìn chung phong phú lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu chức Uỷ ban, thành viên UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực quản lý trước HĐND, UBND Chủ tịch UBND quận, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND quận trước Thành uỷ HĐND & UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận cấp Sơ đồ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ Chủ Tịch PCT Văn Xã PCT Kinh Tế PCT Đơ Thị Văn phòng Phòng TC - KH Phòng quản lí thị Phòng kinh tế quận Phòng TNMT h Phòng LĐTBXH Phòng Y Tế Phòng Nội Vụ Thanh tra nhà nước Phòng Tư Pháp Phòng Văn hóa Phòng GD- ĐT Văn phong phú nội dung hình thức, hoạt động quan viết tay đánh máy gửi cho đối tượng có liên quan Thư cơng có đặc điểm khơng có số văn bản, khơng đóng dấu chữ ký, đóng dấu treo phía tiêu đề văn nhằm xác định văn quan ban hành Thư cơng chuyển qua đường bưu điện, giao thông trao tay Nguyên tắc tổ chức quản lý văn tất văn quan ban hành (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) phải tập trung thống văn thư quan, văn thư quan lấy số đóng dấu vào văn nguyên tắc gọi nguyên tắc đầu mối Văn ban hành ngày chuyển phát ngày đó, chậm đầu làm việc ngày 2.2.2.2: Quy trình quản lý văn đến Văn đến toàn văn – tài liệu quan nhận từ nơi khác gửi đến UBND quận Tây Hồ quan quản lý Nhà nước cấp địa phương, chịu trách nhiệm trước địa phương, chịu trách nhiệm điều hành chấp hành địa phương Trong trình hoạt động, UBND quận Tây Hồ phải tiếp nhận khối lượng công việc lớn Nên văn đến tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin hoạt động quản lý bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan Như kết khảo sát được, số lượng văn gửi đến UBND quận Tây Hồ năm 2016 là: Trung ương: 4578 văn Địa phương: 1995 văn Khác: 408 văn Sao lục: 186 văn Công tác quản lý văn đến UBND Quận Tây Hồ tổ chức cụ thể, quy định Nhà nước đề 2.2.3: Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu UBND quận Tây hồ thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/ NĐ – CP Chính phủ 13 cơng tác văn thư Nắm tính chất quan trọng dấu, nên cán Văn phòng nói chung cán văn thư nói riêng thực việc quản lý sử dụng dấu tương đối tốt Ở UBND quận Tây Hồ sử dụng loại dấu như: dấu có hình quốc huy, dấu chức danh, dấu HĐND, dấu mức độ mật,khẩn…do cán văn thư trực tiếp quản lý sử dụng - Chủ tịch UBND quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu Quận theo chức thẩm quyền pháp luật quy định - Chánh văn văn phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND việc quản lý, bảo quản sử dụng dấu Kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan - Cán văn thư người quản lý trưc tiếp dấu quan Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng việc quản lý, bảo quản sử dụng dấu Con dấu bảo quản phòng làm việc văn thư quan văn thư người có trách nhiệm quản lý dấu UBND đạo, giám sát Chánh văn phòng, người giữ khoá tủ để dấu sử dụng dấu theo quy định Khi vắng mặt phải có người thay theo đạo lãnh đạo văn phòng phải có biên giao nhận - Dấu UBND quận Tây Hồ bảo quản cẩn thận, có ngăn tủ đựng dấu riêng - Dấu để quan tránh việc lạm dụng dấu vào việc cá nhân, trái pháp luật Dấu thường xuyên lau, rửa đảm bảo cho dấu không bị mờ, đủ thông tin dấu văn bản.Sau lần sử dụng, dấu cất gọn vào tủ, khóa lại cẩn thận Cán Văn thư người trực tiếp sử dụng dấu Là người trực tiếp đóng dấu lên văn sau kiểm tra mặt thể thức thẩm quyền ký, chữ ký văn Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên tay trái theo quy định 14 2.2.4: Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 2.2.4.1: Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thống kê ( dự kiến ) hồ sơ mà quan, đơn vị cần phải lập thời gian định ( thường năm ) Nếu lập danh mục hồ sơ có tác dụng lớn quan: - Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học thuận tiện - Danh mục hồ sơ để kiểm tra đôn đốc việc lập hồ sơ quan - Giúp cho cán lãnh đạo quan nắm tồn cơng việc quan phận thừa hành - Danh mục hồ sơ giúp nêu cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ - Là đề cán văn thư thu hồ sơ đến hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Giúp quan chủ động công tác giao nộp hồ sơ quản lý tài liệu, hồ sơ chặt chẽ Nhưng thực tế, công việc UBND quận Tây Hồ chưa thực tất đơn vị, phòng, ban UBND quận UBND phường chưa xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị Đây hạn chế thiếu xót cần khắc phục ngay, lãnh đạo văn phòng lãnh đạo UBND quận cần có đạo việc lập Danh mục hồ sơ quan để phục vụ tốt cho việc lập hồ sơ công việc làm sở để thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 2.2.4.2: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lập hồ sơ công việc cuối công tác Văn thư, thực suốt q trình giải cơng việc Trong q trình hoạt động, cơng văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan, giúp cho cán lãnh đạo quan tìm kiếm tài liệu 15 nhanh chóng, đầy đủ giải cơng việc có xác đáng kịp thời Từ đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán bộ, cơng chức nói riêng quan nói chung Lập hồ sơ tốt góp phần đảm bảo bí mật thơng tin tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời cứ, làm chứng phục vụ cho việc thanh, kiểm tra giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, giúp cho việc quản lý tốt chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ nghiên cứu, khai thác trước mắt lâu dài Việc lập hồ sơ nhằm phân loại quản lý toàn tài liệu quan, đơn vị cách có khoa học, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan dạng bó gói, trùng lặp, bỏ sót Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư từ điều 21 đến điều 24 quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan Hồ sơ UBND quận Tây Hồ bao gồm: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thơng báo, Tờ trình, Báo cáo, Sao lục, Chỉ thị, Giấy mời,… Để quản lý công văn, giấy tờ hàng năm theo quy định UBND quận Tây Hồ tiến hành lập hồ sơ hành quan Đối với văn đi, đến quan văn thư chủ động lưu sau năm hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan, hồ sơ quan trọng UBND hồ sơ hội nghị, hồ sơ đại hội hồ sơ xây dựng trụ sở HĐND & UBND lập lưu vào giá đựng tài liệu văn phòng Tại UBND quận Tây Hồ cơng tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ hành thực tốt Công tác ngày UBND quận quan taam ý Hiện nay, số đơn vị lập thành hồ sơ hoàn chỉnh trước nộp vào lưu trữ quan như: Quản lí thị, Thanh tra quận Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ UBND quận Tây Hồ giúp cho lãnh đạo cán quan tìm kiếm thơng tin văn nhanh chóng, đầy đủ, dễ dàng xác + Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp + Giúp cho việc bảo vệ thơng tin cần giữ gìn bí mật văn 16 + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ tài liệu phản ánh hoạt động quan đơn vị để cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ 2.3: Trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư Do tính chất công tác văn thư mà công tác UBND quận sử dụng nhiều sổ sách, danh mục hồ sơ, trang thiết bị bảo quản bìa, hộp, giá, loại máy móc đại máy in, fax, điện thoại,…Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư giúp cho quy trình, phương tiện, thiết bị bảo quản tài liệu đồng hóa, thống hóa hợp lý hóa Bởi vậy, việc tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm ngun vật liệu, cơng sức, kinh phí làm tăng suất lao động trình thực nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng việc tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư , năm qua, UBND quận Tây Hồ tăng cường hoạt động khoa học kỹ thuật, có cơng tác tiêu chuẩn hóa Máy photocopy cơng cụ vô quan trọng văn thư toàn thể quan Hàng ngày, khối lượng văn nhân nhanh chóng, tiện lợi nhờ quan đầu tư trang bị máy photocopy đại có khả photo nhiều loại văn với kích cỡ, cách thức khác Tuy nhiên, giá thành cao, máy lại có khối lượng lớn nên máy đặt phòng văn thư, đơn vị khác đến để photo chung Việc dùng chung tiết kiệm chi phí cho quan làm thời gian cho việc in văn Máy hủy tài liệu đặt văn thư để cắt tài liệu thành mảnh nhỏ nhằm tiêu hủy thông tin bảo mật tránh để lộ bí mật, rò rỉ thơng tin quan trọng Mỗi phòng văn thư trang bị điện thoại bàn để truyền tải thông tin cách nhanh chóng, đầy đủ hiệu Mỗi phòng trang bị ghế xoay, bàn làm việc đủ tiêu chuẩn, giá đựng tài liệu Ánh sáng đủ tiêu chuẩn để làm việc, điều hòa Ngồi có máy fax, máy scan, 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư UBND quận Tây Hồ - Trình kí văn để ban hành: khâu quan trọng thể tính hiệu lực pháp lí văn bản, văn trình kí kiểm tra thể thức nội dung chặt chẽ Tại UBND quận việc kí văn tiến hành theo nguyên văn sau đánh máy,in xong Chánh Văn phòng kiểm tra thể thức, nội dung văn chưa ,hồn chỉnh chưa trình lên Lãnh đạo quan kí theo thẩm quyền quy định quy chế hoạt động quan Nhận xét: UBND quận Tây Hồ thực đầy đủ quy định trình kí theo quy định Nhà nước -Cơng tác đóng dấu văn bản: Văn sau kí phải đóng dấu để ban hành Qua khảo sát, em thấy việc đóng dấu ban hành văn quận tiến hành tốt.Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu,dấu đóng lên văn kiểm tra thể thức,kí thẩm quyền, dấu đóng vị trí 1/3 phía bên trái chữ kí Nhận xét: Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng giấu nên dấu bảo quản tốt,việc đóng dấu quy định, đóng dấu rõ ràng, chiều -Đăng kí văn đi: Là ghi chép số diều cần thiết văn số, kí hiệu,ngày tháng năm,trích yếu nội dung văn vào phương tiện đăng kí văn sổ ,máy tính nhằm quản lí chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng, cơng văn đăng kí cách rõ ràng xác Văn sau kiểm tra thể thức, cán văn thư ghi số, kí hiệu ngày tháng năm lên văn tiến hành đăng kí sổ văn lấy theo năm tên loại văn bản.Do số lượng văn hình thành quan nhiều nên tất văn đăng kí phần mềm quản lý văn bản, khơng dùng hình thức truyền thống đăng kí sổ Nhận xét: Ưu điểm, việc đăng kí văn phần mềm quản lý văn UBND quận dễ làm,các văn đăng kí theo trường thơng 18 tin mặc định sẵn phần mềm quản lý văn theo hệ thống số mặc định sẵn Do văn quản lý cách chặt chẽ, xác, phục vụ việc tra tìm nghiên cứu tài liệu nhanh chóng -Chuyển giao văn bản: để đảm bảo cơng việc giải nhanh chóng hiệu quả, văn sau có chữ kí người có thẩm quyền,làm thủ tục gửi đến nơi nhận Việc gửi văn UBND quận đến quan, cá nhân quan gửi qua đường bưu điện,khi làm thủ tục gửi văn cán văn thư tiến hành ghi thông tin đầy đủ rõ ràng Đối với khẩn đóng "dấu khẩn" để cơng tác chuyển nhanh chóng kịp thời Nhận xét: Nhìn chung cơng tác chuyển giao văn UBND quận Tây Hồ tiến hành nhanh chóng đảm bảo văn gửi địa chỉ, thẩm quyền giải công việc, cách nhanh chóng hiệu -Quản lí văn đến: Văn đến UBND quận Tây Hồ tổ chức chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan Nhận xét: Cơng tác quản lí văn đến UBND quận Tây Hồ tiến hành tốt,các văn đến đăng kí vào sổ ,lấy số kí hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau -Trình chuyển giao văn đến : Tất văn đến sau bóc bì,đóng dấu đến đăng kí vào sổ để quản lí cán văn thư tập hợp lại trình lên lãnh đạo quan để xin ý kiến phân phối đến phận tiếp nhận quan Sau nhận ý kiến lãnh đạo, cán văn thư tiến hành đăng kí vào cột "nơi nhận, người nhận"rồi trực tiếp chuyển văn tới phòng ban phận, cá nhân theo ý kiến cho Khi chuyển văn đến người phải kí vào cột "kí nhận" để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lí văn chặt chẽ Nhận xét: Nhìn chung việc trình chuyển giao văn đến quận tiến hành tốt theo nguyên tắc quan -Giải theo dõi tiến độ giải văn đến: Các văn đến quận giải cách nhanh chóng Khi chuyển đến 19 phận có thẩm quyền việc chuyển cơng văn đảm bảo quy định, địa đơn vị cá nhân.Cán văn thư quan tâm đến việc giải văn đến phận, văn đến có đóng dấu độ khẩn, mật phải giải khẩn trương, không chậm trễ Nhận xét: Có thể thấy việc giải theo dõi tiến độ giải văn đến UBND quận thực cách thống theo quy định quan quy định Nhà nước -Công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu: Hồ sơ trình tập hợp văn bản,tài liệu hình thành hồ sơ giải công việc theo nguyên tắc, phương pháp định.Lập hồ sơ tốt giúp cho quan nâng cao hiệu xuất chất lượng công việc, đồng thời tạo tiền đề để làm tốt công tác lưu trữ Nhận xét: Với tài liệu lập hồ sơ ,đảm bảo xếp gọn gàng,đánh số thứ tự rõ ràng Hồ sơ biên mục cụ thể tên gọi dễ tra tìm Tuy nhiên,hầu hết tài liệu hoạt động UBND quận chưa lập hồ sơ , việc làm ảnh hưởng đến thu thập,bảo quản tài liệu tình trạng lộn xộn -Quản lí sử dụng dấu: Một nội dung công tác văn thư quan việc quản lí sử dụng dấu theo quy định nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục hành hành, cơng tác quản lí sử dụng dấu UBND quận thực tốt theo quy định nhà nước, dấu đóng lên 1/3 chữ kí phía bên trái, quan dùng mực dấu mực đỏ để đóng lên văn Nhận xét: Qua trình khảo sát UBND quận Tây Hồ em thấy công tác quản lí sử dụng dấu quan sau: Dấu bảo quản chặt chẽ Dấu đóng vào văn có đầy đủ thơng tin chữ kí hợp lệ,dấu đóng quy định nhà nước -Lập hồ sơ hành: Là khâu cuối cơng tác văn thư móc xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Như biết trình giải công việc quan, công văn, giấy tờ sản sinh có loại có giá trị để giải cơng việc trước mắt, có loại sau giải 20 công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung tài liệu Nhận xét: Qua khảo sát em thấy công tác lập hồ sơ hành UBND quận Tây Hồ đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan hặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lí 3.2 Ưu điểm hạn chế cơng tác văn thư UBND quận Tây Hồ Công tác Văn thư UBND quận trình hoạt động phát huy mạnh ưu điểm mà quan có cụ thể như: Ưu điểm: - Công tác soạn thảo văn UBND quận thực tương đối tốt , văn ban hành quy trình thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lí cao,thơng tin văn đảmbảo an tồn, bí mật tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải cơng việc - Quản lí văn UBND quận tổ chức tốt quy định Nhà nước, cơng tác quản lí văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy,in văn bản,trình kí, cơng tác đóng dấu - Quản lí văn đến: Qua khảo sát em thấy việc quản lí văn đến có nhiều ưu điểm, tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lí văn đến như: tiếp nhận,bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn đến thực tương đối tốt -Quản lí sử dụng dấu: tiến hành tốt,dấu cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong - Cán Văn thư có trình độ chun mơn cao, cán văn phòng có phẩm chất trị tốt ,có tinh thần trách nhiệm công việc cao, đào tạo lớp nghiệp vụ văn phòng, làm tốt cơng tác ngoại giao,tiếp khách giúp lãnh đạo cần thiết 21 -Các cán văn thư cập nhật văn hành Nhà nước việc thực công tác theo quy định Nhà nước - Do nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư , ban lãnh đạo quan tâm đến công tác có quy định chặt chẽ nhằm đưa cơng tác vào nề nếp ổn định - Lãnh đạo ln quan tâm tới cấp dưới, ln có kế hoạch đạo,hướng dẫn công tác văn thư đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thưLưu trữ, đưa cán tập huấn để nâng cao nghiệp vụ - Về trang thiết bị : UBND quận trang bị thiết bị văn phòng đại máy tính ,máy in, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa , hai điện thoại Hạn chế: -Do yêu cầu công việc nội dung hoạt động cán phòng ban chưa có thói quen lập hồ sơ trước chuyển văn xuống cán văn thư hay chuyển xuống phòng kế hoạch, mà văn chuyển xuống ln tình trạng bó gói, rời lẻ nên gây nhiều khó khăn cho cán văn thư - Do việc soạn thảo văn việc nhều đơn vị cá nhân có liên quan có nhiều văn thành phần thể thức chưa với quy định chung Nhà nước quy định quan -Việc đăng kí văn tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn cơng sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lí văn -Cơng tác đăng kí văn đến số hạn chế Chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt cơng tác quản lí văn , tổ chức giải văn chưa sát -Do ý thức tinh thần làm việc cán văn thư nên việc quản lí sử dụng dấu tồn số hạn chế nhiều văn đóng dấu bị mờ,bị 22 nhòe -Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư hạn chế ,cụ thể phần mềm lỗi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên ,hiện chưa nâng cấp nên thường xảy lỗi gây ách tắc trình xử lí cơng việc 3.3 Các đề xuất: Cơng tác văn thư công tác quan trọng hoạt động quan tổ chức,không cầu nối quan với quan khác Để thống thành phần thể thức văn , việc ban hành định có quy định kèm theo,thì quận cần phải tuyên truyền phổ biến cho cán tầm quan trọng văn cần phải thống thể thức văn Đối với văn bản, thể thức không với quy định Nhà nước quy định chung UBND quận cán văn thư phải trả lại cho đơn vị soạn thảo hoàn chỉnh lại văn cho thống `Đề biện pháp chế tài xử lí trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành Thường xuyên cập nhật , phố biến,hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư cho đơn vị trực thuộc ,cán bộ,công chức,viên chức Triển khai nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác văn thư Lãnh đạo cần quan tâm sát đến công tác văn thư quan Ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tăng cường công tác kiểm tra đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lí vi phạm pháp luật công tác văn thư Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo,bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán 23 văn thư kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan Cần ban hành văn hướng dẫn,đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư vào hoạt động có nề nếp,hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác văn thư để rút kinh nghiệm , đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân , phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lí nghiêm khắc cá nhân , phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán bộ.Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax,mua thêm số máy phô tô phục vụ công tác văn thư Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin đăng kí tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào quản lí văn phần mềm quản lí văn ,văn đến,quản lí văn lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Trên ý kiến đề xuất thân em em mong kiến thức vốn có kinh nghiệm chưa nhiều em góp phần hồn thiện phát triển công tác Văn thư quan tổ chức nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng 24 KẾT LUẬN Qua buổi thực UBND quận Tây Hồ,bản thân em trau dồi thêm số kiến thức cho em nhận thấy quan tổ chức tồn nhiều hạn chế công tác văn thư mà cần phải khắc phục như: tinh thần làm việc cán chưa cao,sự quản lí chưa chặt chẽ từ khiến cho cơng tác văn thư quan, tổ chức nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng chưa thể phát triển mạnh cơng tác văn thư Mục đích đợt thực tế em khơng nằm ngồi mong muốn tìm hiểu thật sâu thật kĩ công tác Văn thư quan tổ chức nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng Những nỗ lực cố gắng kết hợp thực tế với vốn kiến thức trang bị bốn năm qua trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo này, điều kiện để em hồn thành mơn học Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ Trong tương lai em tìm hiểu sâu công tác để phục vụ cho học tập, cơng tác hi vọng góp phần vào việc nâng cao hiệu công tác Quản lí Nhà nước quan,tổ chức nói chung UBND quận nói riêng Một lần em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND quận ,cùng anh,các chị phòng văn thư tạo điều kiện cho buổi thực em thành công mong đợi Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Trường đại học Nội vụ Hà Nội,cùng thầy,cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tạo hội cho chúng em trải nghiệm buổi thực tế bổ ích 25 PHỤ LỤC Mẫu sổ đăng ký văn - Phần đăng ký bên ngồi: SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐI Quyển số: QUYẾT ĐỊNH Năm 2013 - Phần đăng ký bên trong: Số, Ngày ký tháng hiệu văn văn bản (1) (2) Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký (3) (4) Nơi Đơn vị Số lượng nhận văn người bản nhận lưu (5) 26 (6) (7) Ghi (8) 27 ... 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 18 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư UBND quận Tây Hồ .18 3.2 Ưu điểm hạn chế công tác văn thư UBND quận Tây Hồ. .. fax, máy scan, 17 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY 3.1: Nhận xét, đánh giá công tác văn thư UBND quận Tây Hồ - Trình kí văn để ban hành: khâu quan trọng... khoa học công tác văn thư, xây dựng tiêu chuẩn công tác văn thư 2.2: Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND quận Tây Hồ qua rút ưu điểm hạn chế công tác văn thư việc