TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. 3 1.1.1. Qúa trình hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4 1.1.2.1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ 4 1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 4 1.1.2.3. Cơ cẩu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5 1.2. Tổ chức bộ máy văn phòng của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1.1. Chức năng của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận 8 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1. Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư 10 2.2. Việc ban hành quy định về công tác Văn thư 11 2.3. Tình hình công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ 11 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 11 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 2.3.4. Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan. 15 2.3.4.1. Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan. 16 2.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ 23 2.3.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của UBND quận 24 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 27 3.1. Những công việc đã được thực tập tại VPHĐNDUBND quận 27 3.2. Những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và hoạt động quản lý công tác văn thư. 29 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 3

1.1.1 Qúa trình hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4

1.1.2.1 Chức năng của UBND quận Tây Hồ 4

1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 4

1.1.2.3 Cơ cẩu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5

1.2 Tổ chức bộ máy văn phòng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 6

1.2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 6

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận 8

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10

2.1 Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư 10

2.2 Việc ban hành quy định về công tác Văn thư 11

2.3 Tình hình công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ 11

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 11

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14

2.3.4 Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan 15

2.3.4.1 Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan 16

2.3.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ 232.3.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của

KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng

cho sự phát triển của xã hội và con người Theo dòng chảy của thời gian, thếgiới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại quá khứ,hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tạitrong xã hội Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạtđộng của xã hội và con người

Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau Trong đóvăn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất Thông tin bằngvăn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan

Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo Làphương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổithông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan Công tác văn thư đảm bảo côngtác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý,giải quyết văn bản

Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ Em đượcđến kiến tập tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ từ ngày 01/06 đến ngày19/06/2016 Trong suốt quá trình kiến tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các

cô, các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng Được sự hướng dẫn nhiệt tìnhcủa cán bộ Văn thư ở đây, em đã được tập sự làm những công việc thuộc chuyênmôn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với công tác vănphòng Vì lý do hồ sơ tài liệu chưa được chuyển vào Kho Lưu trữ nên em xinđược làm bài báo cáo về Công tác Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ

Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường và các thầy cô đã tạođiều kiện cho em đi kiến tập Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lýthuyết vào thực tiễn một cách linh hoạt hơn Cảm ơn các cô, các chú và các anhchị trong Văn phòng UBND Quận Tây Hồ đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình

em kiến tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế côngviệc Từ đó em càng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn

Kết quả kiến tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này Đây là toàn

bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 01 tháng kiến tập tại Văn phòngHĐND & UBND Quận Tây Hồ về nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận được sựgiúp đỡ của thầy cô cũng nh cán bộ hướng dẫn kiến tập Tuy nhiên không tránhkhỏi những thiếu sót trong bài báo cáo này Vì vậy em mong được sự góp ý củacác thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Tây Hồ, 20 tháng 06 năm 2016

Sinh viên

Trần Thị Thảo

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

1.1.1 Qúa trình hình thành của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội

tụ của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực

rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội

Ủy Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ là đơn vị Hành chính được thành lậptheo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngảy 28/10/1995 và được Ủyban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địabàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngảy 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danhthắng, dic tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã vó bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâmDịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đên năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của Thanh phố trung tâm Như vậy, trong tương laiTây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ

có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tàichính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triểnKinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

1.1.2.1 Chức năng của UBND quận Tây Hồ

UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước oqr địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến Pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyếtcủa HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực : Kinh tế, Chính trị,UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốc phòng

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương

1.1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tăc tập trung dân chủ, tập thểLãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điềuhành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề

ra, quản lý chỉ đạo, hướng đãn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngảy 26/11/2003 cụ thể là :

• Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng,Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kếhoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điệm của Quận trìnhHĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch

• Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, Anninh, Quốc phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khitrình HĐND quận

• Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo Phân cấp và quy định của

Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tậpthể, cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý.

• Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định củaLuật Khiếu nại tố cáo

• Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm

• Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm

quyền của UBND quận

1.1.2.3 Cơ cẩu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc

UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chứcHĐND và UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND Quận Tây Hồ là toàn bộ hệthống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Mỗithành viên của UBND Quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác đượcphân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND Quận; cùng các thành viênkhác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND Quận trước Thành uỷ,HĐND và UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận Tây Hồ và Cơ quan Nhànước cấp trên

Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trựcthuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình

Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bêncạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểmsát nhân dân, Toà án nhân dân

1.2 Tổ chức bộ máy văn phòng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ

1.2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố

Hà Nội

* Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất

tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chức năngnày được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND;Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung vàhình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành vănbản của Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,…

* Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều

kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằmđạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhànước quản lý cấp trên giao cho

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ

* Nhiệm vụ:

- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của

Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND,UBND quận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND

và UBND quận Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội,HĐND Thành phố, HĐND quận;

- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBNDquận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;

- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các vănbản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;

- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;

- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thựchiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chínhphủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hànhchính Nhà nước ở địa phương Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBNDquận;

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;

- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáocủa tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển cácphòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;

- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản củaThường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bảncủa Thường trực HĐND, UBND quận;

- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách doThường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thườngtrực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ

sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và cácphòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận;

- Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác của Quận uỷ,

Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể nhân dân quận, các đơn vị trong và ngoài quận,các quan hệ đối nội, đối ngoại Thường trực xuyên giữ mối quan hệ phối hợpcông tác với Văn phòng Quận uỷ để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt độngchung của lãnh đạo quận;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao

* Quyền hạn:

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận vầ các

văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác doVăn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;

- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND cácphường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBNDquận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác củaUBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND,lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của côngdân theo quy định của pháp luật;

- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷquyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp choUBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phườngthuộc Quận Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quậntrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBNDQuận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và UBNDQuận Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ trưởng

Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 PhóVăn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợpcác lĩnh vực

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chiathành các bộ phận sau:

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND

QUẬN TÂY HỒ

2.1 Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư

Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là vănbản của Văn phòng Chính phủ, cục văn thư lưu trữ nhà nước Căn cứ vào cácvăn bản này công tác văn thư được triển khai và thực hiện một cách khoa học,đảm bảo tính kịp thời và chính xác Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tácvăn thư

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;

Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về quản lý và

sử dụng con dấu

Thông tư liên tịch số 32/TT – LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ - banhành cán bộ tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CPcủa Chính phủ;

Quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây

Hồ ban hành quy định tạm thới về quá trình soạn thảo, trình ký, ban hành vàquản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;

Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 20/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụHướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưutrữ cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp;

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu;

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưutrữ nhà nước hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến

2.2 Việc ban hành quy định về công tác Văn thư

Theo Luật tổ chức cơ quan thì văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng,

có con dấu riêng đảm bảo tư cách pháp nhân trong hoạt động giao dich Đối với

cơ quan có văn phòng như UBND quận Tây Hồ thì công tác quản lý văn thư làrất quan trọng để có thể đảm bảo văn bản được lưu chuyển chính xác, kịp thờitheo đúng khoa học, các văn bản quy định như:

+ Lệnh số 03/2002/L – CTN ngày 15/4/2002 của chủ tịch nước về việccông bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001

+ Thông tư số 03/2004/TT - BNV ngày 19/01/04 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quanchuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương

2.3 Tình hình công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ thực hiệntheo VBQPPL tại điều 19 Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996 và điều11,14 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (có sửa đổi) năm 1994 thìHĐND ban hành Nghị quyết, UBND ban hành quyết định, chỉ thị

Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quancấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ cácquy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức

năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì vậyviệc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên:

+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bảnban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?

+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyềnban hành, đối tượng thi hành văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đếnnội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đềra;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;

+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bảnlần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,năm, soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành Trên thực tế thìHĐND và UBND quận ban hành một số loại văn bản hành chính như: Quyếtđịnh, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên bản, Hợp đồng,Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…Và các loại văn bản như; giấygiới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường Cùng với một số phiếu dùng trongcông tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi…

Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBND quận Tây

Hồ và theo đúng quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW

• Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản: Chủ tịchUBND quận là người thay mặt UBND quận ban hành các văn bản phápquy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo chung củaUBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ

Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết định

VD: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký vào cácvăn bản trên

VD: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN

Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền

ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ Chánh văn phòngđược phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông thường để truyền đạt

ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở vềviệc thực hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị củaUBND quận

VD: TL CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Văn C

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/ TT-BNV chưa được cậpnhật nên việc soạn thảo văn bản theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNVchưa được áp dụng, vì vậy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thểthức theo quy định mới Tuy nhiên, các quy định trong Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV có nhiều điểm

tương đồng nên các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây

Hồ không quá xa rời so với các quy định hiện hành của Nhà nước

- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phầnthể thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độmật, khẩn

- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phòng sử dụng trong các văn bản mangngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính

Do việc soạn thảo chưa được thực hiện theo hướng dẫn của Nghị định số09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/TT-BNV nên thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản chưa chuẩn theo quy định mới Bên cạnh đó, các đơn vị soạn thảochưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy địnhnên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai về cỡ chữ,kiểu chữ

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Các văn bản được soạn thảo và ban hành của một cơ quan đều theo mộtquy trình nhất định Tại UBND quận Tây Hồ, việc soạn thảo và ban hành vănbản được tiến hành theo quy trình sau:

B1 Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình thức

văn bản

B2 Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội

dung văn bản

B3 Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản Nếu là các văn bản

quan trọng có liên quan đến nhiều đơn vị , phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửibản thảo văn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp

B4 Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký nháy

chịu trách nhiệm về nội dung văn bản

B5 Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm về

hình thức văn bản

B6 Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.

B7 Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban hành,

ghi số và ngày tháng văn bản

B8 Sao in văn bản phát hành.

B9 Văn thư đóng dấu và phát hành văn bản.

2.3.4 Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan.

UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, vìvậy các văn bản ban hành chủ yếu là các văn bản quản lý hành chính nhà nước.Việc kiểm tra, rà soát văn bản được tiến hành ngay từ khi các văn bản được banhành, đó chính là quá trình kiểm tra nội dung văn bản của thủ trưởng đơn vịsoạn thảo, kiểm tra thể thức của Chánh văn phòng Các văn bản sai thể thứccũng như có nội dung không phù hợp đều được trả về đơn vị soan thảo để soạnthảo lại cho đúng Ngoài ra, các văn bản sai thể thức khi đã được chánh vănphòng phê duyệt vẫn có thể bị trả lại khi văn thư kiểm tra để đóng dấu pháthành

Tuy nhiên, tình hình kiểm tra, rà soát văn bản như trên chưa được lãnhđạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND coi trọng thực hiện Các vănbản sai thể thức được ban hành vẫn tồn tại rất nhiều, cán bộ Văn thư phát hiệnsai sót nhưng cũng chỉ nhắc nhở chuyên viên soạn thảo và vẫn đóng dấu pháthành chứ không trả lại văn bản như quy định Vì vậy, các văn bản của UBNDquận ban hành vẫn có rất nhiều trường hợp sai thể thức

Ngoài ra, vào các thời điểm nhất định, UBND quận Tây Hồ vẫn tổ chứccác đợt kiểm tra tổng thể cơ quan về tất cả các mặt trong đó có văn bản Tuynhiên các đợt kiểm tra này chỉ ở mức tổng quát, không đi sâu đi sát vào kiểm travăn bản nên không thể phát hiện những sại sót và không có hiệu quả

Hệ thống hoá văn bản là việc sắp xếp các văn bản thành một hệ thốngthống nhất Tại UBND quận Tây Hồ, việc hệ thống hoá văn bản được thực hiệnngay tại Văn thư cơ quan Các văn bản ban hành đều lưu lại bản gốc tại Văn thư,các văn bản này được sắp xếp theo một hệ thống nhất định, theo từng loại vănbản ban hành và được săp xếp theo số của từng văn bản

2.3.4.1 Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan.

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến là một phần côngtác nghiệp vụ quan trọng của công tác Văn thư Mỗi ngày,tại UBND quận Tây

Hồ phát hành số lượng lớn văn bản đi và nhận về rất nhiều văn bản đến vì vậycông tác quản lý văn bản đi, văn bản đến rất được chú trọng và đầu tư thực hiện

Việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, đến được các chuyên viênVăn thư của cơ quan thực hiện đúng theo các quy định của Nhà nước và các quyđịnh của UBND quận Bên cạnh việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản theohình thức truyền thống là quản lý văn bản bằng cách đăng ký văn bản bằng sổđăng ký, UBND quận Tây Hồ đã đưa Công nghệ thông tin ứng dụng vào côngtác quản lý văn, đưa phần mềm quản lý văn bản của Cục văn thư lưu trữ nhànước vào sử dụng, tất cả các văn bản đi, văn bản đến cơ quan đều được quản lýtrên mạng máy tính nên hiệu quả quản lý và giải quyết văn bản đạt hiệu quả cao.Bên cạnh đó, UBND quân Tây Hồ cũng áp dụng quy trình ISO vào công tácquản lý văn bản của cơ quan

 Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ:

Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ được thực hiện theo:

Bước 1: Tổ chức soạn thảo duyệt, đánh máy văn bản;

Các phòng ban chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản rồi trình lãnh đạo phòng;

Bước 2: Trình văn bản đi;

Lãnh đạo văn phòng xem xét rồi trình lãnh đạo ủy ban;

Bước 3: Kiểm tra thể thức, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;Lãnh đạo ủy ban xem và cho ý kiến chỉ đạo rồi chuyển phòng văn thư để vào sổ,lấy số;

Bước 4: Đóng dấu văn bản đi;

Văn thư sẽ chuyển văn bản sang phòng máy để nhân bản;

Bước 5: Đăng ký văn bản đi;

Văn bản sẽ quay trở lại văn thư để đóng dấu và phát hành

Bước 6: Chuyển giao văn bản đi;

Bước 7: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu

Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo → duyệt → đánh máy → trình vănbản đi ( kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng ban hành, đóng dấu văn bản đi) →

ký văn bản thì sau đó văn bản sẽ được tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan.Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản vào sổ văn thư cơ quan có trách nhiệmkiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( những văn bản đúngthể thức cũng như kỹ thuật soạn thảo thì văn bản sẽ được ghi số, ngày, tháng vàđóng dấu còn những văn bản sai thể thức sẽ được trả lại đơn vị soạn thảo)

Các văn bản gửi đi đều phải nhập một số thông tin cần thiết cho việc đăng

ký vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND Quận để thuận tiện cho việc quản lý vàtra tìm tài liệu vừa nhanh chóng và chính xác, một bản sẽ gửi đi, một bản sẽđược lưu tại văn thư cơ quan

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)

Đăng ký phần bên trong

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận

Người ký

Nơi người nhận bản lưu

Ghi chú

Đối với UBND quận sổ đăng ký văn bản đi dùng chung cho tất cả các loạivăn bản của quận Bên cạnh đó thì UBND quận đã áp dụng việc quản lý văn bản

đi bằng phần mềm quản lý văn bản đi

Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư làm thủ tục chuyển phát vănbản đi và cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đisau khi thủ tục đã hoàn tất Đối với UBND quận Tây Hồ thì việc chuyển giaovăn bản đi được áp dụng với những đơn vị, tổ chức trực thuộc quận thì cán bộvăn thư sẽ chuyển giao văn bản vào các ngăn riêng của từng phòng ban trong cơquan, còn đối với những phòng ban không thuộc quận hoặc các đơn vị tổ chứckhác thì cán bộ văn thư sẽ cho văn bản vào bì thư ( tuỳ thuộc vào số lượng vănbản, cũng như khổ giấy mà văn thư lựa chọn loại bì có kích thước phù hợp )