Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND UBND quận tây hồ

Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC MỤC LỤC .1 PHỤ LỤC .2 LỜI NÓI ĐẦU .1 Phần I 3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ 3 1.1 Chức năng: 3 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 5 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ 9 1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng .9 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan lấy ví dụ những tình huống cụ thể; 9 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu, nhược điểm 11 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ 13 1.4 Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 14 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ 14 2 Khảo sát về công tác văn thư .16 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 16 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 17 3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18 3.1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước 18 Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ .21 Phần II 23 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.23 1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm 23 1.1 Lịch công tác tuần của UBND quận Tây Hồ .23 1.2 Kế hoạch công tác tháng của UBND quận Tây Hồ 27 1.3 Kế hoạch công tác năm .28 2 Soạn thảo ‘’ Quy chế văn hóa công sở’’ của cơ quan 44 3 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của cơ quan 48 4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan .50 42 Nhận xét, đánh giá 51 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính 53 PHẦN III: 55 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .55 I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 55 1 Công tác văn phòng .55 2 Công tác văn thư, Lưu trữ 56 2.1 Công tác văn thư: .56 2.2 Công tác lưu trữ: 57 II ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 57 LỜI CẢM ƠN 60 PHỤ LỤC .61 PHỤ LỤC Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta đều có công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng.Công tác văn phòng luôn giữ vị trí, vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của các cơ quan và đơn vị làm công tác văn phòng là nguồn nhân lực không thể thiếu Họ là cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới giữa lãnh đạo và quần chúng nhân dân Hòa cùng với sự phát triển của Thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Quản trị văn phòng đang vươn lên tự khẳng định là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị hành chính tại các cơ quan, tổ chức Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng lĩnh vực chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng cao hơn nữa về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm phục vụ tốt công tác hành chính trong các cơ quan, tổ chức Đây cũng là vấn đề được tất cả các tầng lớp trong xã hội quan tâm Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học sinh, sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng, chủ động, sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát triển của ngành Nội vụ và của đất nước trong thời gian tới Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, trường đại học Nội vụ Hà Nội đã đạt được thành tích to lớn về quy mô, số lượng, chất lượng học tập và giảng dạy: Đào tạo được hàng ngàn cán bộ Văn thư- Lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng, Quản trị nhân lực… đang làm việc trên phạm vi toàn quốc Hàng năm, trường đã tiếp nhận hàng trăm học sinh- sinh viên bao gồm hệ chính quy và hệ vừa học vừa làm vào nhập học Trong quá trình học tập, Trường có tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan Thông qua đó sinh viên có điều kiện vận dụng những kiến thức và kỹ năng đã được học vào công việc thực tế ở từng cơ quan, doanh nghiệp Từ đó, sinh viên có thể tự đánh giá được trình độ, năng lực của bản than trong môi trường làm việc mới, đồng thời có thời gian tập dượt, rèn luyện, học hỏi thêm về chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ trong công tác văn phòng ở các cơ quan Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 1 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xu hướng trong tương lai ngành Quản trị văn phòng sẽ phấn đấu trở thành ngành hàng đầu trong nền kinh tế, khẳng định được vị trí của mình Được sự đồng ý của trưởng khoa Quản trị văn phòng : Nguyễn Mạnh Cường, Giáo viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và sự đồng ý tiếp nhận của Văn phòng Hội đồng Nhân dân- Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ em được thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ từ ngày 09 tháng 3 năm 2015 đến ngày 29 tháng 4 năm 2015 Tuy đây là lần thứ 2 em được đi kiến tập và thực tập ở ngoài cơ quan nhưng do đặc thù mỗi cơ quan là không giống nhau nên có nhiều điều bỡ ngỡ, thêm vào đó điều kiện thực tế thực tập có nhiều điểm khác biệt so với kiến thức đã học trên giảng đường nhưng nhờ có sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Lãnh đạo, các anh, chị trong văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ và các phòng ban có liên quan đã tạo điều kiện cho em học hỏi, hoàn thành kỳ thực tập và bài báo cáo này Song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bản báo cáo của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN -ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 nawmm 2003 thì chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ được quy định như sau: 1.1 Chức năng: HĐND- UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận trong tất cả các lĩnh vực cụ thể là: -Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí, công nghệ môi trường… -Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; -Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và các cơ quan Nhà nước cùng cấp trên UNDN quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Cụ thể là: -Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc Ư\hòng dài hạn và hàng năm của quận Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; -Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND về Kinh tế, Xã hội, An ninh quốc phòng, thông qua các báo cáo khác của UBND Quận trước khi trình HĐND Quận; -Xây dựng quy chế làm việc của UBND Quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND Quận trực tiếp quản lý; -Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tố cáo;y Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên của UBND Quận hàng năm; -Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND Quận 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND vừa là cơ quan chấp hành của HĐND và UBND Quận là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp ( Theo điều 2 Luật tổ chức HĐND và UBND) Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 4 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc được thể hiện qua: UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng ban, được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến Mỗi thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được phân công trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy, HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan Nhà nước cấp trên *Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 1 ) II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ * Chức năng của văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND Thành phố Hà Nội Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả Chức năng này được thể hiện thông quan việc xây dựng chương trình làm việc cho UBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ,… -Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều kiện về cư sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm đạt được mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà nước quản lý cấp trên giao cho *Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND Quận Tây Hồ: +Nhiệm vụ: Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 5 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND quận Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND quận Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND quận; Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận; Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản, chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường; Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận; Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một cửa’’ tại cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng; Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của tổ chức công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban, ngành và UBND quận; Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của Thường trực HĐND, UBND quận; Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trực HĐND, UBND quận, đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận; Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ công tác của Quận ủy, Ủy ban Mật trận Tổ quốc và các đoàn thể Nhân dân quận, các đơn vị trong và ngoài Quận, các quan hệ đối nội, đối ngoại Thường xuyên giữ mối quan hệ phối hợp Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 6 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác với Văn phòng Quận ủy để đảm bảo phục vụ có hiệu quả các hoạt động chung của lãnh đạo quận; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao +Quyền hạn: Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, chỉ thị của UBND quận và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do Văn phòng quản lý có liên quan đến cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận; Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các phường có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận; Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo Quy định của Pháp luật; * Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND quận (Phụ lục 2) * BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG * Chánh văn phòng + Vị trí và Mã số công việc: - Vị trí: Chánh văn phòng - Mã số công việc: + Mức lương: + Số lượng: 01 người + Nhiệm vụ: - Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng; - Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy, cán bộ; tài chính; tham mưu, tổng hợp Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ; - Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận; Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 7 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn Quận, phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND Quận Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND Quận; - Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố; - Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo của UBND Quận; - Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND Quận; - Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm + Quyền hạn: - Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản - Làm chủ tài khoản của Văn phòng - Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộ thuộc quyền quản lý của Văn phòng + Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ: - Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên; - Là chuyên viên chính 5 năm trở lên, Cao cấp Chính trị, Quản lý Nhà nước - Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước - Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị - Có khả năng tổng hợp Báo cáo; lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kế hoạch; - Có khả năng giao tiếp tốt; - Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác Văn phòng * Phó Chánh Văn phòng + Vị trí và Mã số công việc: - Vị trí: Phó Chánh Văn phòng - Mã số công việc: PCVP + Mức lương: Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 8 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cách bố trí các vị trí làm việc của chuyên viên và hệ thống máy móc phục vụ công việc hành chính; tủ hồ sơ Phòng làm việc của Chánh văn phòng 42 Nhận xét, đánh giá Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 51 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại đã đang và sẽ là mối quan tâm đặc biệt của tất cả các cơ quan ở nước ta, hay nói cách khác mô hình văn phòng hiện đại đang là xu hướng chung Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là các thành tựu về tin học, Ủy ban Nhân quận Tây Hồ đã từng bước thực hiện hiện đại hóa văn phòng một cách rõ nét Vấn đề hiện đại hóa văn phòng đã được UBND quận Tây Hồ tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người, trang thiết bị máy móc để hỗ trợ công việc khá đầy đủ và hiện đại như: Máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy chiếu, máy ghi âm, và các cơ sở vật chất kỹ thuật khác *Ưu điểm: Khi áp dụng mô hình văn phòng này thì ưu điểm lớn nhất của nó là lãnh đạo sẽ có cái nhìn bao quát, tổng thể hơn về nhân viên của mình, có được cách nhìn nhận đánh giá khách quan về thái độ làm việc cũng như năng lực của nhân viên Để từ đó có những quyết định khen thưởng, đề bạt cho phù hợp với năng lực của mỗi người, tạo ra được tính công bằng trong nhân viên Ngoài ra, việc áp dụng mô hình văn phòng này sẽ tiết kiệm cho cơ quan, thay vì phải mua nhiều trang thiết bị như máy in, máy photo, xây dựng nhiều phòng làm việc riêng… Thì việc áp dụng mô hình văn phòng mở chỉ cần sắp xếp vừa đủ trang thiết bị mà thôi * Nhược điểm: Người Việt Nam có tính an phận, không thích sự thay đổi, cái gì mang tính truyền thống là ưa chuộng Vậy nên khi áp dụng mô hình văn phòng này thì phải tốn rất nhiều thời gian mới tạo cho con người làm quen với mô hình làm việc mới Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 52 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính Văn phòng UBND quận Tây Hồ thực hiện được các chức năng chính của một văn phòng Nó đã tham mưu giúp việc, cung cấp thông tin và đảm bảo hậu cần phục vụ cho mọi hoạt động trong toàn Ủỷ ban huyện Để làm tốt chức năng đó thì nhân tố con người là yếu tố quyết định nhất Nhìn chung các cán bộ làm công tác văn phòng thuộc văn phòng UBND quận Tây Hồ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính, đội ngũ cán bộ này có kinh nghiệm làm việc, yêu nghề, có ước mơ thăng tiến trong giải quyết công việc, các công việc thuộc phạm vi lĩnh vực, quyền hạn của văn phòng đều được đội ngũ nhân viên giải quyết theo trách nhiệm được giao, không bị chồng chéo trách nhiệm khi giải quyết công việc, xây dựng mối quan hệ làm việc tốt đẹp giữa các nhân viên trong văn phòng tạo ra môi trường làm việc thoải mãi đảm bảo công việc dược giải quyết chính xác, kịp thời, sáng tạo, và hiệu quả cao * Nhược điểm Nhân sự trong Văn phòng chưa sắp xếp một cách hợp lý và chưa phù hợp với khả năng của nhân viên Nhiều nhân viên cũng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ thường do thuyên chuyển cán bộ từ vị trí này sang vị trí khác Trong quá trình thực hiện các cuộc hội họp, hội nghị của ủy ban thì trong chương trình hay bản phân công nhiệm vụ chưa thật sự rõ ràng * Đề xuất giải pháp khắc phục Các cán bộ công nhân, viên chức phải được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, tránh tình trạng làm trái ngành nghề đào tạo Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ đi học các lớp bối dưỡng, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên Tiếp tục củng cố, kiện toàn và ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 53 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Nguồn nhân lực phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, giữa các cá nhân phải được gắn kết thành một êkip Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 54 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1 Công tác văn phòng * Ưu điểm: UBND quận đã thực hiện tương đối tốt khâu nghiệp vụ của Văn phòng (Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng…), trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ (máy tính, máy phôtô, máy fax, máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hoà, cặp hộp hồ sơ, phương tiện chuyên trở tài liệu, văn phòng phẩm…) sắp xếp, phân công nhân sự thuộc văn phòng hợp lý Từ đó, đảm bảo môi trường làm ổn định, mang lại hiệu quả tối đa trong công việc, cung cấp thông tin đầy đủ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bên cạnh đó, UBND quận cũng chú trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn như: Cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp - Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan - Cán bộ văn phòng luôn luôn thấy được chức năng và nhiệm vụ của mình trong công việc nên thực hiện tốt chức năng của mình, đảm bảo thực hiện tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo, thu thập đầy đủ thông tin đến từ nhiều nguồn khác nhau - Luôn làm tốt công tác đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho lãnh đạo và bộ máy của UBND hoạt động xuyên suốt, thực hiện tốt vai trò tham mưu cho lãnh đạo UBND - Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm của UBND - Trong 6 tháng đầu năm 2015 Văn phòng đã phối hợp với các ban ngành, đơn vị trong UBND tổ chức thành công nhiểu chương trình, hội nghị lớn như: Đại Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 55 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp hội Thể dục thể thao Quận Tây Hồ; Hội nghị Người cao tuổi của 8 phường trong quận được tổ chức tại Quận Tây Hồ … - Văn phòng thường xuyên đổi mới cách làm việc, đổi mới Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện đúng theo quy định, đảm bảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự các bước quy định * Nhược điểm: Ngoài những ưu điểm mà cơ quan đã đạt được thì công tác văn phòng còn có một số mặt hạn chế đựợc thể hiện như sau: Tuy đã được đầu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và còn thiếu như: máy fax, máy hút bụi, máy huỷ tài liệu, máy quét… 2 Công tác văn thư, Lưu trữ Công tác Văn thư, Lưu trữ có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của cơ quan, đơn vị, tổ chức Nhận thức được điều đó, cơ quan thường xuyên quan tâm và chỉ đạo thực hiện nghiêm túc kế hoạch đề ra Những ưu, và nhược điểm được thể hiện rõ nét như sau: 2.1 Công tác văn thư: * Ưu điểm: Công tác Văn thư được thực hiện khoa học và được xem là “bộ mặt của cơ quan”, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn - Văn thư đã thực hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp thủ trưởng giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lý con dấu chặt chẽ, việc đăng ký văn bản đúng với quy định của Nhà nước - Tổ chức Văn thư theo hình thức tập trung đã giúp cơ quan quản lý thống nhất văn bản đi, đến Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản, kiểm tra chất lượng, quy trách nhiệm dễ dàng, thuận lợi * Nhược điểm: - Một số khâu chuyển giao văn bản đôi khi còn chưa kịp thời, chưa khoa học nên quá trình giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư cũng gặp khó khăn Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 56 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2 Công tác lưu trữ: * Ưu điểm: UBND Quận Tây Hồ đã có những biện pháp tích cực trong việc bảo quản tài liệu Lưu trữ cũng như thiết bị phục vụ cho kho lưu trữ - Công tác lưu trữ được UBND quận rất quan tâm vì ở đây còn lưu giữ được những tài liệu quan trọng từ những năm 1975 đến nay vẫn còn giá trị sử dụng - Kho lưu trữ thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ , hệ thống điều hoà, hút ẩm, báo cháy tự động, hệ thống xử lý tài liệu di động cố định thường xuyên được kiểm tra để đề phòng sự cố xảy ra * Nhược điểm: - Một số đồ dùng, dụng cụ, trang phục lao động của cán bộ còn thiếu, chưa đây đủ - Do điều kiện môi trường và khí hậu nên đã làm ảnh hưởng đến tài liệu, việc bảo quản tài liệu còn gặp nhiều khó khăn II ĐỂ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN Trong nền kinh tế phát triển như hiện nay, con người cũng không ngừng đổi mới về mọi mặt Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện truyền thông khác nhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hoá, con người Với nhu cầu về trình độ phát triển văn hoá thông tin, ngôn ngữ thì quan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dần được thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phải năng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình, còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý Hành chính Bởi học lý thuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏi chúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học Chính những lý do đó mà UBND Quận Tây Hồ đã không ngừng phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, phát triển, xây dựng hệ thống trang thiết bị hiện đại cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 57 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Hiện nay cơ quan vẫn quản lý văn bản bằng hình thức thủ công, vì thế cần xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm tối ưu về công tác Văn thư - Tổ chức mở thêm những lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán bộ để thúc đẩy công tác Tin học hoá công tác Hành chính văn phòng - Để góp phần chung vào sự nghiệp đổi mới đất nước, cần phải quan tâm hơn nữa đến công tác Văn thư, Lưu trữ, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm công tác này: + Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn đông viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán bộ trong cơ quan + Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm - Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ - Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản - Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ - Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu quả văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan - Hàng năm cử cán bộ văn phòng đi học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn hơn nữa, cần trẻ hoá đội ngũ cán bộ Văn phòng Bởi vì thế hệ trẻ hôm nay nhanh nhẹn và năng động hơn rất nhiều để phù hợp với từng bước thay đổi của xã hội ngày nay - Triển khai việc áp dụng ISO 9000 : 2000 trong công tác Văn phòng - Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời - Họp và kiểm tra tình hình thực hiện công việc đồng thời đưa ra những giải pháp khả thi hơn nữa, khắc phục những tồn tại, hạn chế không đáng có - Cần quan tâm phát triển đồng đều đến tất cả các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Văn phòng HĐND-UBND Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 58 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Làm thủ tục khắc lại toàn bộ con dấu trong cơ quan, thể hiện tính thẩm mỹ khi dấu được đóng lên văn bản, đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan cũng như từng cá nhân theo quy định của Nhà nước - Đầu tư thêm một số cơ sở vật chất đến các phòng ban trong cơ quan để giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả cao Bằng những lý luận đã học và thực tiễn trong thời gian thực tập tại cơ quan thi em đã đưa ra một số ý kiến và đề xuất của cá nhân em để có thể khắc phục những hạn chế còn tồn tại và phát huy những tiềm năng giúp văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ hoạt động có hiệu quả hơn thực hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của một văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước phát huy hiệu quả công việc tối ưu nhất Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 59 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, nhờ áp dụng những kiến thức đã học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đây là lần thứ hai em được đi thực tập ở ngoài cơ quan nên em đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và cảm thấy tự tin hơn rất nhiều Gần hai tháng thực tập, khoảng thời gian không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý giá về chuyên môn nghiệp vụ cũng như kỹ năng thực hành vào công việc thực tế, bên cạnh đó em cũng được học hỏi thêm về phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ văn phòng nơi công sở và em cũng nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực sự là cả một vấn đề lâu dài và tốn kém không ít thời gian để làm quen và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc Tuy quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra theo ý muốn, theo một quy trình nhất định và trên thực tế nó có thể đúng hoặc không đúng hoàn toàn so với những gì đã được đào tạo ở trường học Nhưng nếu biết vận dụng linh hoạt vào thực tế thì nó sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc Em có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập và bài báo cáo này là được sự quan tâm giúp đỡ hết mình, sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô, các chú và các anh, chị trong cơ quan cũng như sự hướng dẫn của các thầy các cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Nhà trường cũng như các thầy cô giáo cùng toàn thể cán bộ, nhân viên trong văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt kỳ thực tập này Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Lớp Cao đẳng QTVP-K7C 60 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Phụ lục 1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠ QUAN QUẬN TÂY HỒ Chủ Tịch Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Phó chủ tịch phụ trách đầu tư xây dựng- Quản lý đô thị Văn phòng HĐNDUBND Phòng Tư Pháp Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Quận Phòng LĐTB và XH Phòng Giáo dục và Đào tạo Phòng Văn hóaThông tin Phòng Kinh tế Quận Phòng Kế hoạch- Tài chính Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Quản lý đô thị Phòng Y tế Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 2 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND- UBND QUẬN TÂY HỒ Chánh Văn phòng Phó văn phòng Phó văn phòng Bộ phận chuyên viên tham mưu, tổng hợp Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính Bộ phận Kế toán thủ quỹ Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Bộ phận tiếp dân Bộ phận Văn thưLưu trữ Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận Hành chính- Quản trị Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 3 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký CTCT Đăng ký CTCT về Văn phòng Dự thảo CTCT Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp Hoàn thiện dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành Xem xét và phê duyệt Ban hành chương trình công tác Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 4 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Tổ chức hội nghị Chuẩn bị hội nghị lập kế hoạch tổ chức hội nghị soạn thảo các văn bản: báo cáo tờ trình Quá trình làm việc chuẩn bị cơ sở vật chất địa điểm loa đài… Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Đón tiếp đại biểu điều hành hội nghị Sau khi bế mạc Ghi Thông Thu biên báo kết thập bản, quả tài tổng hội liệu hợp ý nghị và kiến lập hồ sơ Thanh quyết toán kinh tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Thị Phượng Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phu lục 5 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Liên hệ nơi lãnh đạo chuẩn bị đến Trước chuyến đi công tác công tác Lập kế hoạch Chuẩn bị kinh phí, phương tiện đi lại Cụ thể lịch trình làm việc Trong chuyến đi công tác Phân loại tài liệu Thu thập, tổng kết kết quả Tổng hợp kết quả Sau chuyến đi công tác Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ công việc Lớp Cao đẳng QTVP-K7C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội