CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 11. Giao tiếp qua điện thoại
41. Cách bố trí trang thiết bị, phòng làm việc của văn phòng
Phòng văn thư quận
Tủ nhận văn bản của các đơn vị
Cách bố trí các vị trí làm việc của chuyên viên và hệ thống máy móc phục vụ công việc hành chính; tủ hồ sơ
Phòng làm việc của Chánh văn phòng
Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại đã đang và sẽ là mối quan tâm đặc biệt của tất cả các cơ quan ở nước ta, hay nói cách khác mô hình văn phòng hiện đại đang là xu hướng chung.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là các thành tựu về tin học, Ủy ban Nhân quận Tây Hồ đã từng bước thực hiện hiện đại hóa văn phòng một cỏch rừ nột.
Vấn đề hiện đại hóa văn phòng đã được UBND quận Tây Hồ tiến hành đồng thời với hiện đại hóa tri thức con người, trang thiết bị máy móc để hỗ trợ công việc khá đầy đủ và hiện đại như: Máy tính, máy in, máy photo, máy scan, máy chiếu, máy ghi âm, và các cơ sở vật chất kỹ thuật khác.
*Ưu điểm:
Khi áp dụng mô hình văn phòng này thì ưu điểm lớn nhất của nó là lãnh đạo sẽ có cái nhìn bao quát, tổng thể hơn về nhân viên của mình, có được cách nhìn nhận đánh giá khách quan về thái độ làm việc cũng như năng lực của nhân viên.
Để từ đó có những quyết định khen thưởng, đề bạt cho phù hợp với năng lực của mỗi người, tạo ra được tính công bằng trong nhân viên.
Ngoài ra, việc áp dụng mô hình văn phòng này sẽ tiết kiệm cho cơ quan, thay vì phải mua nhiều trang thiết bị như máy in, máy photo, xây dựng nhiều phòng làm việc riêng…. Thì việc áp dụng mô hình văn phòng mở chỉ cần sắp xếp vừa đủ trang thiết bị mà thôi.
* Nhược điểm:
Người Việt Nam có tính an phận, không thích sự thay đổi, cái gì mang tính truyền thống là ưa chuộng. Vậy nên khi áp dụng mô hình văn phòng này thì phải tốn rất nhiều thời gian mới tạo cho con người làm quen với mô hình làm việc mới.
5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng Hành chính.
Văn phòng UBND quận Tây Hồ thực hiện được các chức năng chính của một văn phòng. Nó đã tham mưu giúp việc, cung cấp thông tin và đảm bảo hậu cần phục vụ cho mọi hoạt động trong toàn Ủỷ ban huyện. Để làm tốt chức năng đó thì nhân tố con người là yếu tố quyết định nhất. Nhìn chung các cán bộ làm công tác văn phòng thuộc văn phòng UBND quận Tây Hồ đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính, đội ngũ cán bộ này có kinh nghiệm làm việc, yêu nghề, có ước mơ thăng tiến trong giải quyết công việc, các công việc thuộc phạm vi lĩnh vực, quyền hạn của văn phòng đều được đội ngũ nhân viên giải quyết theo trách nhiệm được giao, không bị chồng chéo trách nhiệm khi giải quyết công việc, xây dựng mối quan hệ làm việc tốt đẹp giữa các nhân viên trong văn phòng tạo ra môi trường làm việc thoải mãi đảm bảo công việc dược giải quyết chính xác, kịp thời, sáng tạo, và hiệu quả cao.
* Nhược điểm
Nhân sự trong Văn phòng chưa sắp xếp một cách hợp lý và chưa phù hợp với khả năng của nhân viên. Nhiều nhân viên cũng chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ thường do thuyên chuyển cán bộ từ vị trí này sang vị trí khác.
Trong quá trình thực hiện các cuộc hội họp, hội nghị của ủy ban thì trong chương trỡnh hay bản phõn cụng nhiệm vụ chưa thật sự rừ ràng.
* Đề xuất giải pháp khắc phục
Các cán bộ công nhân, viên chức phải được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, tránh tình trạng làm trái ngành nghề đào tạo.
Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ đi học các lớp bối dưỡng, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên.
hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; có chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm, tiếp tục đổi mới lề lối làm việc của văn phòng cơ quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
Nguồn nhân lực phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, giữa các cá nhân phải được gắn kết thành một êkip.
PHẦN III:
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC