3.1 Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước
Bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu của toàn xã hội. Chính vì vậy mà công tác lưu trữ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, để phát huy được giá trị của chúng thì việc tổ chức tốt công tác lưu trữ là rất cần thiết.
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ đã được thực hiện tốt, đi vào nề nếp, khoa học, chất lượng và ngày càng được nâng cao.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng được tiến hành nghiêm túc và rất được lãnh đạo quan quan tâm.
*Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ:
Công tác này được hiện đúng theo pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng 4 năm 2001 về bảo vệ tài liệu Quốc gia.
*Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng nên được tiến hành đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụ chuyên môn.Công tác lưu trữ tuân thủ nguyên tắc không phân tán phòng lưu trữ tài liệu của cơ quan được sắp xếp riêng cùng với sự sắp xếp của cán bộ chuyên môn.
Căn cứ vào thực tế của UBND quận có cơ cấu tổ chức trong từng thời gian không ổn định, có sự sáp nhập hoặc chia tách cơ cấu tổ chức. Theo đó, tài liệu được chia theo thời gian, phân loại theo các đơn vị tổ chức.
Tài liệu của cấp trên gửi xuống để lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra đôn đốc có giá trị cao những taì liệu gửi đến để thông báo để biết những tài liệu có giá trị.
Tài liệu cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến, kiến nghị là những tài liệu có giá trị.
Tài liệu gửi đến để học tập, thông báo là những tài liệu không có giá trị.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tài liệu của UBND Quận Tây Hồ thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý tài liệu giúp cho việc tìm kiếm văn bản được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.
* Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
Để đảm bảo tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ được bố trí ở tầng 4, với 2 kho rộng rãi và thoáng mát. Có các giá và tủ đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và thuận tiện trong việc tra tìm tài liệu.
Kho lưu trữ được trang bị tự động, ngoài ra phông lưu trữ còn được trang bị bìa hồ sơ, cặp, hộp, đựng tài liệu để tránh bụi bẩn và các tác động của các yếu tố bên ngoài, phông lưu trữ được thiết kế bảo quản các yếu tố khô thoáng và kín.
Như vậy, ở UBND quận Tây Hồ, tài liệu lưu trữ được bảo quản tương đối tốt, diện tích kho và lưu trữ và chế độ bảo quản tài liệu đã từng bước đạt tiêu chuẩn quy phương tiện báo cháy, chữa cháy, phương tiện bảo vệ, giá hộp. cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…..Vệ sinh kho tang được thực hiện tốt, kho lưu trữ sạch sẽ và thoáng mát đảm bảo cho tài liệu không bị ẩm mốc. Với tất cả sự trang bị đó cùng với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan thì giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tốt hơn.
* Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức sử dụng tài liệu là một trong những công tác quan trọng nhất và mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ nhằm biến các thông tin thành tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế- khoa học – kỹ thuật.
UBND quận Tây Hồ coi công tác tổ chức sử dụng tài liệu không chỉ phục vụ tạm thời mà còn phục vụ lâu dài. Không chỉ phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên cơ quan mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các phường, các cơ quan ngoài Quận đến khai thác với mục đích thiết thực.
Tài liệu lưu trữ của UBND quận được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, các tài liệu mà độc giả đến khai thác hầu hết được cán bộ lưu trữ ghi lại có biên bản ghi nhận khai thác và sử dụng.
Cán bộ lưu trữ UBND quận Tây Hồ đã giúp các phòng, ban chuyên môn tra cứu mỗi năm khoảng 90 lượt người đến tra cứu tài liệu tại kho lưu trữ.
Hiện nay, số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các sách báo tham khảo chưa phong phú vậy nên cũng gây nhiều hạn chế trong việc khai thác và sử dụng tài liệu của người nghiên cứu.
Độc giả chưa đánh giá hết được tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưa chủ động đến nghiên cứu, khi có công việc cần giải quyết thì mới tra tìm do đó chất lượng sử dụng tài liệu chưa cao.
Thật vậy, mặc dù công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ đã có một bước phát triển mới, song vẫn còn một số hạn chế đòi hỏi UBND quận phải quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ, phổ biến rộng rãi tầm quan trọng trong công tác lưu trữ để phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
3.2 Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ
*Ưu điểm
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ đảm bảo an toàn, bí mật hồ sơ tài liệu. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ khá hiệu quả.
Thực hiện nghiêm chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo của các cấp, đặc biệt thực hiện nghiêm chế độ báo cáo, thống kê định kỳ công tác lưu trữ hàng năm với UBND Thành phố.
Được sự chỉ đạo của UBND Thành phố, UBND quận Tây Hồ đã từng bước bố trí kinh phí, mua trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.
Với đội ngũ cán bộ công chức được bổ sung hàng năm và sắp xếp lại bố trí cán bộ phù hợp với chuyên môn năng lực trong công tác lưu trữ.
*Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ cũng có những hạn chế nhất định:
Tài liệu của các phòng ban vẫn còn tồn đọng trong tình trạng xé lẻ, bó gói chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Các sách, báo tham khảo chưa phong phú nên vẫn hạn chế trong việc khai
Tuy được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị song những trang thiết bị này đã hư hỏng cần được tu sửa và thay thế.
Việc lắp đặt các trang thiết bị đòi hỏi tốn kém và hết nhiều chi phí.
Những văn bản cơ quan ban hành để chỉ đạo công tác Lưu trữ:
-Quyết định số:1023/QĐ-UBND về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ cơ quan.
-Kế hoạch số:131/KH-UBND về việc kiểm tra công tác cải cách hành chính, công tác ban hành văn bản, văn thư lưu trữ năm 2015.
-Kế hoạch số:98/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn Quận Tây Hồ đến năm 2010, định hướng đến năm 2015.
-Kế hoạch số:145/KH-UBND về việc ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận Tây Hồ năm 2010.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN.
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công