Báo cáo thực tập quản trị văn phòng tại: UBND quận tây hồ

MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU11, Lý do chọn đề tài12, Mục đích nghiên cứu13, Đối tượng nghiên cứu14, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu1Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ1I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.11. Quá trình hình thành và phát triển12. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.22.1 Chức năng.22.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ3II. Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ71. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ71.1 Chức năng71.2 Nhiệm vụ82. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ9III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ151 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng151.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp151.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ161.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ161.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan161.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.161.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập182. Khảo sát về công tác văn thư182.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm)182.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.192.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày.212.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản.242.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan262.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan263.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.273.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.273.2. Công tác chỉnh lý tài liệu283.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ283.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ29PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN311.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm311.1 Xây dựng bộ mẫu công tác tuần.311.2 Xây dựng kế hoạch công tác tháng.321.3 Kế hoạch công tác năm của UBND quận Tây Hồ342.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau:362.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính362.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi:372.3 Mẫu hóa 01 kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm382.4 Mẫu hóa 01 kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo413. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan434. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan UBND quận Tây Hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này445. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.46PHẦN III. KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ48I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.481. Ưu điểm và nhược điểm.482. Công tác văn phòng493. Công tác văn thư lưu trữ.50II. Đề xuất những giải pháp511. Về công tác văn phòng.522. Về công tác văn thư lưu trữ53

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1, Lý do chọn đề tài 1

2, Mục đích nghiên cứu 1

3, Đối tượng nghiên cứu 1

4, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu 1

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 1

1 Quá trình hình thành và phát triển 1

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 2

2.1 Chức năng 2

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 3

II Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 7

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 7

1.1 Chức năng 7

1.2 Nhiệm vụ 8

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ 15

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp15 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ .16 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ 16

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 16

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 16

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập 18

2 Khảo sát về công tác văn thư 18

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) 18

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ

đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 19

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày 21

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 24

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan 26

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 27

3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 27

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 28

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 28

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 29

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 31

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 31

1.1 Xây dựng bộ mẫu công tác tuần 31

1.2 Xây dựng kế hoạch công tác tháng 32

1.3 Kế hoạch công tác năm của UBND quận Tây Hồ 34

2.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau: 36

2.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính 36

2.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi: 37

2.3 Mẫu hóa 01 kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 38

2.4 Mẫu hóa 01 kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo 41

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 43

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan UBND quận Tây Hồ Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 44

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.46 PHẦN III KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 48

1 Ưu điểm và nhược điểm 48

2 Công tác văn phòng 49

3 Công tác văn thư - lưu trữ 50

II Đề xuất những giải pháp 51

1 Về công tác văn phòng 52

2 Về công tác văn thư - lưu trữ 53

LỜI MỞ ĐẦU

1, Lý do chọn đề tài

Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như hiện nay,bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn vàđạt hiệu cao hơn thì có một cách khá tốt để xây dựng giá trị bản thân đó là hìnhthành những thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử cùng hành vi vănminh, lịch sự chốn công sở

Hầu hết mọi người ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựngmối quan hệ trong cuộc sống Không có gia đình, bạn bè, cuộc sống của bạnkhông những buồn tẻ mà còn gặp nhiều khó khăn vì bạn phải một mình đối mặtvới mọi việc Trong công việc cũng vậy, không ai đi được một mình đến đỉnhthành công, sẽ có những lúc bạn cần sự giúp đỡ và hỗ trợ từ đồng nghiệp để giảiquyết những vướng mắc trong công việc

Trong đó việc thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong việc đào tạocác chuyền ngành nói chung và ngành Quản trị văn phòng nói riêng Với mụcđích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khóa và nhàtrường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế, qua đó cho sinhviên có thể học hỏi được thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ năng nghềnghiệp, củng cố thêm kiến thức đã học trong nhà trường, đồng thời có thể nângcao được năng lực, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một nhàQuản trị văn phòng

2, Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND quận Tây Hồ, qua đó đề xuấtmột số nhận xét, đánh giá, biện pháp đẩy mạnh thực hiện công tác văn phòngcủa cơ quan

3, Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu việc thực hiện công tác văn phòng tại UBNDquận Tây Hồ

4, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài là việc thực hiện công tác văn phòngtừ

năm 2016 tại Văn phòng UBND và HĐND quận Tây Hồ

- Phương pháp nghiên cứu: Tra cứu tài liệu, tìm kiếm thông tin thông quamạng Internet Qua đó, em đã phân chia thành các vấn đề nhỏ để dễ dàng nghiêncứu và có hướng đi rõ ràng, mạch lac, cụ thể bài chuyên đề của em được chiathành 3 phần như sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của UBND quận Tây Hồ

Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của cơ quan Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Sau hai tháng thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, em

đã hoàn thành bài chuyên đề tốt nghiệp này nhờ vào sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệttình của giáo viên hướng dẫn cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng cùng các cô, chú,anh, chị trong UBND quận Tây Hồ Em xin gửi được gửi lời cảm ơn, lời chúcsức khỏe đến thầy giáo và các cán bộ Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ

Do hạn chế về mặt thời gian thực tập và còn thiếu về kinh nghiệm nên bài viếtcòn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được những nhận xét, đánh giá và đónggóp ý kiến của thầy để bài chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016

Sinh viên

Phạm Việt Anh

Phần 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN TÂY HỒ

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

1 Quá trình hình thành và phát triển

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội

tụ của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực

rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội

Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lậptheo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địabàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giápQuận Long Biên phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ ĐôngBắc xuống Đông Namdọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tâygiáp Huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy

Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diệntích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiênđẹp của Hà Nội và cả nước

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danhthắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội Trải qua 19 nămxây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển mạnh với nhữngthành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ - Dulịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây

Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm Như vậy, trong tương laiTây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ

có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tàichính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triểnKinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

2.1 Chức năng.

UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyếtcủa HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Anninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là:

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,giáo dục dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,…

- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thuđúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàndân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức

và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theođúng thẩm quyền của Quận;

- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội chocán bộ viên chức của Quận

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và

quyền làm chủ của nhân dân địa phương.

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốcphòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của LuậtKhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cánhân thành viên của UBND quận hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND quận

2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch,

03 Phó chủ tịch và 12 phòng,6 ban chuyên môn Mỗi thành viên của Uỷ bannhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước

Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; cùngcác thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dânQuận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận

uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 1)

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc

Chủ tịch UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến

Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danhdựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chếlàm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016

 Chủ tịch UBND quận

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điềuhành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dânQuận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhân dânQuận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dânquận Tây Hồ

- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện cácnhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; Chỉ đạo chung công táclập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân cácPhường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;

+ Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trìnhcông tác của Uỷ ban nhân dân Quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyếtkhiếu nại - tố cáo của công dân;

-+ Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Quận với Quận

uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Quận;

+ Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủtịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lậptheo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

+ Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanhtra Quận, Công an Quận, Ban chỉ huy Quân sự Quận, Cơ quan thi hành án;

+ Phụ trách các Phường Xuân La, Phú Thượng;

+ Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dânQuận, Chi cục thi hành án, phòng Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Bắc thăng long;

+ Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách Quận Tây Hồ

 Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND

Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khichủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch uỷ quyền Thay mặt chủ tịchđiều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủtịch đi vắng hoặc được uỷ quyền

Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Kinh

tế, Văn phòng HĐND&UBNDQuận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹthuật xung quanh Hồ Tây, Ban quảnlý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc,Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y phường Tứ Liên, Nhật Tân,

 Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân quận, Hộiđồng nhân dân Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáodục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh

và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ nạn

xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin,Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội,Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục -thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ; phườngThụy Khuê, phường Bưởi

 Phó chủ tịch phụ tráchĐất đai của UBND

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyênmôi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóngmặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận ( trừ các dự

án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh

Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cảitạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại - tố cáo cóliên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên Phụ,Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án quận.Thanhtra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng

 Các Uỷ viên UBND

Giúp việc cho đồng chí Chủ tịch còn có 05 uỷ viên Uỷ ban nhân dân gồm:

- Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Uỷ viên UBND quận phụ trách Công an;

- Đ/c Nguyễn Văn Kha – Uỷ viên UBND quận phụ trách Quân sự;

- Đ/c Lê Trung Đức – Uỷ viên UBND quận phụ trách Văn phòngHĐND-UBND quận;

- Đ/c Phan Tuấn Ngọc – Uỷ viên UBND quận phụ trách Thanh tra;

- Đ/c Nguyễn Thanh Tịnh – Uỷ viên UBND quận phụ trách Nội vụ

 Các phòng ban chuyên môn thuộc quận

Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chứcnăng nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân 12 phòng, 6 banchuyên môn của Uỷ ban nhân dân quận gồm:

- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:

 Văn phòng HĐND&UBND quận;

 Phòng Nội vụ;

 Phòng Thanh tra;

 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

 Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao;

 Phòng Tài nguyên và Môi trường.

- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:

+ Ban QLDA XDHTKT Hồ Tây;

+ Ban quản lý dự án quận;

+ Ban quản lý chợ quận;

+ Ban quản lý Hồ Tây;

+ Ban BT-GPMB;

+ Ban chỉ huy quân sự quận

II Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

Văn phòng Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiệncác chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chứcnăng hậu cần

* Chức năng tham mưu tổng hợp: Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham

mưu tổng hợp cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận điều hành công việc có hiệuquả Chức năng này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làmviệc cho Uỷ ban nhân dân, Chuẩn bị báo cáo, đề án Tham gia ý kiến về nộidung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản, Tổ chức thống nhất ban

hành văn bản của cơ quan, quản lý công tác văn thư - lưu trữ

* Chức năng hậu cần: Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở

vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận, nhằm đạthiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan

Tổ chức, chuẩn bị cho các cuộc hội họp và các hoạt động khác của Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân;

Quản lý mọi mặt tổ chức cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ, xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ;

Quản lý chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhândân;

Phốihợp với các phòng ban chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo xây dựngcác quy chế hoạt động của cơ quan;

Nghiên cứu, phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việc hàngngày cho lãnh đạo;

Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện làm việc cho hoạtđộng của cơ quan;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ bannhân dân Quận giao

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp choUBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phườngthuộc Quận Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quậntrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộcUBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND vàUBND Quận Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủtrưởng

Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhânviên là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đạihọc là 19 người, chiếm tỷ lệ 46% Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinhthần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 PhóVăn phòng và các bộ phận chuyên môn

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 2)Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh Vănphòng và 1 Phó văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực nhất định trong hoạtđộng của Văn phòng

 Chánh văn phòng HĐND&UBND quận - Đ/c Võ Bích Thủy

- Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòngHĐND&UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao gồm:

- Trực tiếp phụ trách các công việc: tổ chức bộ máy cán bộ, tài chính,tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: tham mưu - tổng hợp, Kếtoán - Thủ quỹ;

- Bố trí sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tôt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường

trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận;

-Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhândân Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo Trườngtrực HĐND và UBND quận;

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,đột xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoànđại biểu HĐND Thành phố;

- Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận;

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận;

- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

 Phó văn phòng phụ trách công tác tổng hợp - Đ/c Dương Văn

Trường

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, Cải cách hành chính và ứngdụng công nghệ thông tinvào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận;

- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệthông tin;

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đềxuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận;

- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điềuhành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giaonhiệm vụ của Chánh văn phòng;

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách;

- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính tại

bộ phận “một cửa” của UBND quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt động của bộphận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo đúngquy định;

- Chủ trì các cuộc họp giao ban và họp kiểm điểm đánh giá chất lượngchuyên viên của các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tụchành chính, trung tâm công nghệ thông tin

 Phó văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c

Dương Văn Trường

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư-lưu trữ,hành chính, quản trị;

- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Vănthư - lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổngđài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chămsóc vườn hoa, cây cảnh;

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quậntheo quy định;

- Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ củaThường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phòng, banthuộc UBND quận, Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quanHĐND,UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận, Đề xuất việcthanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phươngtiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận;

- Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phươngtiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòngcháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công tác thực hành tiết kiệm tại trụ sở cơquan HĐND, UBND quận;

- Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa

ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường;

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được

phân công phụ trách, Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị,họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.

 Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp

+ Văn phòng đã phối hợp theo dõi, đôn đốc các đơn vị phòng, ban, ngànhthuộc quận, UBND các phường tổ chức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ,chất lượng các nhiệm vụ được giao; đôn đốc các đơn vị liên quan chuẩn bị đầy

đủ tài liệu, nội dung phục vụ các cuộc họp của Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận theo lịch công tác tuần và Chương trình công tác trọng tâm thángcủa UBND quận

+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp

+ Phối hợp với MTTQ quận chuẩn bị đầy đủ cá nội dung phục vụ Hộinghị tiếp xúc giữa Đạibiểu Quốc hội Thành phố Hà Nội, đơn vị Bầu cử số 1, Đạibiểu HĐND Thành phố, đơn vị Bầu cử số 5 ứng cử tại quận với cử tri quận TâyHồ

+ Theo dõi đôn đốc các đơn vị phòng, ban, ngành, UBND các phường tổchức thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ chất lượng các nhiệm vụ được giao,đặc biệt tập trung vào các lĩnh vực trọng tâm như công tác quản lý đất đai, quản

lý trật tự, GPMB, sủa chữa trường hợp, phát triển và ứng dụng CNTT, cải cáchhành chính,…

 Bộ phận tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức vàthẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ; chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đến cácphòng chuyên môn thụ lý giải quyết; Tiếp nhận kết quả giải quyết từ các phòngchuyên môn và trả kết quả cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian quy định;

- Cá trách nhiệm đôn đốc các phòng, ban bên thụ lý, giải quyết hồ sơ,đảm bảo đúng thời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý

hồ sơ hành chính tại bộ phận “một cửa”;

- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hànhchính tại Bộ phận “một cửa” với lãnh đạo Văn phòng

- Bộ phận công nghệ thông tin

- Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực ứng dụng, phát triểncông nghệ thông tin vào các công việc hành chính, quản lý nhà nước tại UBNDquận;

- Quản trị mạng diện rộng WAN ADSL – VPN của quận, đảm bảo duytrì mạng hoạt động thông suốt; thường xuyên kiểm tra, kịp thời xử lý khi có sự

- Chuẩn bị nội dung và báo cáo Phó Văn phòng phụ trách để bố trí lịchcho đồng chí Chủ tịch, các đồng chí Phú Chủ tịch UBND quận tiếp công dântheo quy định;

- Theo dõi, đôn đốc kết quả trả lời các đơn thư kiến nghị của công dân tạicác đơn vị phòng, ban, UBND các phường

+Thực hiện chức năng quản lý, tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy mời

họp, hội nghị của HĐND, UBND quận và Văn phòng;

- Đối với văn bản đến, cần kiểm tra chặt chẽ nơi gửi, nơi nhận nếu là vănbản khẩn, hoả tốc thì Văn thư phải chuyển ngay đến lãnh đạo Văn phòng để xử

lý kịp thời Đối với văn bản mật, văn bản gửi đích danh đến Thường trực HĐNDhuyện, lãnh đạo UBND quận thì văn thư chuyển đến đúng địa chỉ nơi nhận;

- Trình ký văn bản kịp thời và chính xác cho lãnh đạo;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Sắp xếp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ đúngquy định;

- Là thủ quỹ của cơ quan Văn phòng, có trách nhiệm phối hợp chặt chẽvới cán bộ kế toán quản lý quỹ tiền mặt, chi trả các loại, kinh phí, chế độ kịpthời, đúng quy định;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND quận và lãnh đạoVăn phòng phân công

 Bộ phận Hành chính – quản trị phục vụ

- Thực hiện công tác xử lý, chuyển, nhận văn bản, cập nhật lên mạng,đảm bảo kịp thời việc theo dõi văn bản đi-đến chính xác, đảm bảo tìm kiếm, tracứu thuận tiện

- Công tác thu-chi tài chính qua tài khoản Văn phòng được thực hiệntheo đúng quy định của Luật ngân sách Nhà nước

- Đảm bảo phương tiện và cơ sở vật chất phục vụ tốt các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND quận

- Thực hiện kiểm kê tài sản được trang cấp cho các đơn vị thuộc quận và

tổ chức thanh lý số tài sản hư hỏng, không còn giá trị sử dụng Mua mới và trangcấp bổ sung thay thế kịp thời tài sản hư hỏng, thiếu tại các đơn vị

- Duy trì hoạt động thông tin, liên lạc của cơ quan và đảm bảo vệ sinhnội cụ sạch sẽ ngăn nắp

- Xây dựng đề án, kế hoạch phòng cháy, chữa cháy, đảm bảo an toàn, anninh trật tự tại trụ sở quận, săp xếp chấn chỉnh việc trông giữ các phương tiệncủa cán bộ công chức

 Bộ phận kế toán thủ quỹ

- Lập dự toán kinh phí ngân sách hàng năm của HĐND, UBND quận, cácphòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn phòng HĐND&UBND quận quản lý,trình UBND quận, HĐND quận phê duyệt;

- Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyếttoán theo quy định của Nhà nước Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, hóađơn không hợp lệ trả lại các đơn vị;

- Hoàn trả chứng từ chi lương hàng tháng đúng quy định, đmả bảo cấplương qua tài khoản cho cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan vào ngày

10 hàng tháng;

- Thực hiện đối chiếu sổ sách và kiểm quỹ vào ngày 30 hàng tháng, cóbiên bản kiểm quỹ theo đúng quy định;

Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo cáo theo quy định;

- Báo cáo việc cấp phát kinh phí, thu, chi của Văn phòng cho Chánh Vănphòng vào ngày 03 hàng tháng

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp

- Văn phòng HĐND-UBND về việc tham mưu tổng hợp giúp việc và đảmbảo hậu cần cho cơ quan được văn phòng thực hiện tốt và luôn hoàn thành côngviệc được giao

- Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trongcông tác lãnh đạo, quản lý điều hành Chính vì thế, Văn phòng được coi là bộnhớ, bộ lọc của cơ quan, là nơi cung cấp thông tin chính xác cho cơ quan, đưa ranhững đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết giúp cho lãnh đạo cơ quan

- Hàng năm văn phòng ban hành ra hàng trăm văn bản như: Kế hoạch, báocáo, quyết định, thông báo, giấy mời … đây là những văn bản giúp cho lãnh đạo

cơ quan co thể quản lý công việc tốt hơn Ngoài ra văn phòng còn tham mưu cho

lãnh đạo trong việc xây dựng những quy chế làm việc cho cơ quan, giúp lãnhđạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, tổng hợp thông tinphục vụ lãnh đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính, thể thứccủa văn bản của cơ quan Các hoạt động tiếp khách, chuẩn bị quà, đặt tiệc,chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho lãnh đạo, liên hệ trước nơi công tác khilãnh đạo đi công việc, phục vụ các cuộc hội nghị, hội họp, cung cấp các trangthiết bị văn phòng cho toàn cơ quan cũng là những nhiệm vụ vô cùng quantrọng Nhìn chung công tác hậu cần được văn phòng chú trọng và quan tâm,luôn hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được lãnh đạo cơ quan giao phó Qua

đố ta có thể thấy vai trò của văn phòng trong việc tham mưu đối với cơ quan là

vô cùng quan trọng và khổng thể thiếu được trong mỗi cơ quan

 Tình huống cụ thể:

- Tổ chức chương trình 26/3 chào mừng ngày kỉ niệm 85 năm ngày thànhlập Đoàn TNCS HCM Văn phòng đã chuẩn bị đầy đủ về việc lên kế hoạch tổchức, giấy mời các đại biểu, phòng hội họp, ánh sáng, các tiết mục văn nghệ, lễtân, lên bảng dự trù kinh phí

=> Qua đó cho ta thấy bộ phận Văn phòng rất quan trọng, không thể thiếunếu không có bộ phận văn phòng thì cơ quan sẽ gặp nhiều vướng mắc và khôngđạt được kết quả như mong đợi

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ: (Phụ lục 3)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ: (Phụ lục 4)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: ( Phụ lục 5 )

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

Văn hóa công sở là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội, việc thựchiện trang phục đảm bảo tính trang nghiêm, phong cách ứng xử chuẩn mực phù hợpvới nét văn hóa truyền thống ở Việt nam Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng

một nề nếp khoa học, có kỉ cương và có dân chủ Qua tìm hiểu thì quận chưa cóquyết định ban hành riêng về quy chế văn hóa công sở tại cơ quan… Nhưng trênthực tế việc thực hiện nề nếp văn minh nơi công sở, kỷ luật làm việc, thái độ ứng xửvới nhân dân, UBND quận Tây hồ đã duy trì thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở.Kèm theo đó là triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở một cách

rõ nét như:

- Về trang phục cán bộ, công viên chức của Sở đã đảm bảo tính trangtrọng, lịch sự gọn gàng và đúng với chuẩn mực của một cán bộ

- Đối với giao tiếp:

+ Giao tiếp ứng xử đối với các cơ quan, cá nhân đến giao dịch: văn minhlịch sự khi giao tiếp; luôn thể hiện thái độ, cử chỉ, lời nói khiêm tốn, vui vẻ, hòanhã, bình tĩnh trong mọi tình huống, không to tiếng hách dịch, không nói tụchoặc có thái độ cục cằn không cung cấp tùy tiện các thông tin của quận, củacán bộ viên chức cho người khác biết

+ Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Khiêm tốn, tôn trọng, bảo vệ

uy tín, danh dự của đồng nghiệp, không gây mất đoàn kết nội bộ Luôn có thái

độ chân thành thẳng thắn góp ý trong công việc, không suồng sã, nói tục tronggiao tiếp Hợp tác, giúp đỡ nhau hoành thành tốt nhiệm vụ được giao

- Treo Quốc kỳ đúng tiêu chuẩn về kích cỡ, màu sắc đã được Nhà nướcquy định

- Cách bài trí khuôn viên, phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, khoa học

- Có bố trí khu vực để phương tiện giao thông cho cán bộ, công viên chứccủa quận

- Phòng làm việc có biển ghi rõ tênđơn vị, họ và tên, chức danh của cán

về Lau dọn bàn ghế, sắp xếp tài liệu và hồ sơ gọn gàng, thực hiện tốt công tác phòngcháy chữa cháy.

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập

Mô hình văn phòng UBND và HĐND quận Tây Hồ được bố trí một cáchkhoa học và hợp lí Tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên và lãnh đạo cóthể hoạt động một cách nhanh chóng và thuận lợi cho các công việc trong nội bộtrong mọi vấn đề Bộ phận văn thư truyền những thông tin nội bộ trong cơ quancho các phòng, ban, ngành một các nhanh chóng và tiện lợi qua phần mềmtruyền nhận văn bản trong nội bộ cơ quan

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá

ưu điểm, nhược điểm)

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước vàảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý Đây là một mắt xích quan trọng tronghoạt động của cơ quan, văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

Vì vậy công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ chohoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức Công tác vănthư là một trong những nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộcông việc liên quan đến ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho sự hoạt động và traođổi thông tin giữa cơ quan và bên ngoài và phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước

Phòng Văn thư của quận được bố trí ngay tại tầng 1 khu nhà 5 tầng, gầncửa chính ra vào Việc bố trí này rất thuận lợi cho việc giao dịch và giải quyếtcông việc Phòng có 01 cán bộ văn thư được bố trí theo chuyên môn và sự phâncông của lãnh đạo văn phòng

Việc tổ chức bộ phận văn thư theo mô hình tập trung khép kín có một số

ưu nhược điểm như sau:

- Ưu điểm:

+ Ở mô hình tập trung khép kín sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh thoải

mái, phát huy tinh thần làm việc tập thể, mang lại tinh thần làm việc tập trungcao cho tập thể, giữ được bí mật về mặt pháp lí đối với những văn bản mật, khảnăng làm việc độc lập cũng sẽ có điều kiện để phát huy tối đa.

+ Cán bộ văn thư đều đã được bồi dưỡng đầy đủ các kiến thức chuyênmôn về nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ

+ Mỗi cán bộ văn thư đề có phẩm chất tốt, hoàn thành tốt các công việc,phục vụ kịp thời cho mọi hoạt động văn thư của Sở

+ Được trang bị các trang thiết bị đại để phục vụ tốt cho việc chuyển lưu,cập nhật thông tin và bảo quản tài liệu, hồ sơ, con dấu tốt

về công tác Văn thư

Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm tới công tác Văn thư của cơ quan bởi

lẽ nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của quận Lãnh đạo Văn phòngchỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy màcông tác văn thư của quận đã cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao

năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quanliêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Vì vậy, làm tốt công tác Vănthư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá, giải quyết côngviệc một cách nhanh chóng, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ

cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành cáckhâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản vàphục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước

về công tác Văn thư như:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác Văn thư

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư

- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác Văn thư

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực Văn thư

* Chánh Văn phòng trực tiếp làm các công việc như:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo với Lãnh đạo cơ quan những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xãhội một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trựctiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo của cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành.

- Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thựchiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây hồ được áp dụngtheo quy định hiện hành Nhìn chung, các văn bản do UBND Quận Tây hồ đềuđúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/10/2011 của Bộ Nội Vụ

Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trên cơ sởsửa đổi, bổ sung một số điều taị Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn vềthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để các đơn vị biết, áp dụng thực hiệntrong việc soạn thảo ban hành văn bản

* Nhận xét ưu, nhược điểm

- Ưu điểm

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đánh giá là đúng so vớiquy định của Nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản UBND quậnTây hồ chủ yếu ban hành văn bản hành chính

+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mangtính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định

+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

và hiệu lực pháp lý

+ Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra

+ Văn bản soạn thảo và ban hành phù hợp với từng lĩnh vực của đời sốngkinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,

+ Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn

+ Văn phòng mang đậm tính chất hành chính

- Thể thức văn bản hành chính của cơ quan bao gồm đầy đủ các thànhphần thể thức như sau:

 Quốc hiệu

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành

 Số, ký hiệu của văn bản

 Địa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản

 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

 Nội dung văn bản

 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

 Dấu của cơ quan, tổ chức

 Nơi nhận

- Nhược điểm

Tuy các văn bản do UBND quận Tây hồ ban hành đều đúng thể thức và

kỹ thuật trình bày nhưng tại các đơn vị, các phòng, ban soạn thảo văn bản cũngkhông thể tránh khỏi những sai sót nhất định

+ Một số văn bản còn sai thể thức và kỹ thuật trình bày: Định lề trang vănbản (đối với khổ giấy A4) chưa đúng với quy định

+ Văn bản văn bản còn tối nghĩa về nội dung, khiến người thực hiện chưahiểu rõ về nội dung văn bản

+ Văn bản khi ban hành thường sảy ra lỗi do chưa được kiểm tra cụ thể vàphải làm lại

+ Dưới tên cơ quan ban hành có đường kẻ nét liền bằng ½ so với tên cơ quan

và đặt cân đối ở giữa nhưng do người soạn thảo thuộc các phòng, ban soạn thảo vàban hành không có đường kẻ hoặc đường kẻ dài bằng tên cơ quan ban hành

+ Tuy rằng văn phong và ngôn ngữ dùng trong các văn bản mang đậmtính chất hành chính nhưng không thể tránh khỏi những văn bản vẫn có ngônngữ đời thường

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã đi sát với các bướcthực hiện về nội dung Tuy nhiên vẫn có một số lỗi so với tiêu chuẩn Nhà nước

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ.

Công tác soạn thảo văn bản của UBND quận Tây hồ rất được chú trọng.Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các chuyên viên, các đơn vị soạnthảo kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học, trình tự các bước có mối

quan hệ logic.

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận trọng vàkhoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũng như

về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Các văn bản được soạn thảo tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1 Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình Lãnh đạo Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo:

Xây dựng đề cương;

Viết bản dự thảo: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viết bản dựthảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 3 Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

+ Trình Lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngnội dung bản thảo

+ Trình Chánh Văn phòng xem xét về thể thức và nội dung sau đó kýnháy vào phần lưu Văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Chủ tịch ký nháyvào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộ chuyên môn phảithảo lại

Bước 4 Duyệt bản thảo:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìnhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lại lầncuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnh sửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì Lãnh đạo phòng ký tắt

vào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Chánh văn phòng kiểm tra và ký nháyban hành.

* Ưu điểm:

- Chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản đều nắm vững kiến thức về

kỹ thuật trình bày văn bản từ bố cục, từ ngữ diễn đạt đến nội dung văn bản

- Các bước cơ bản của quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện nghiêmchỉnh và thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở

- Văn bản sau khi đã dự thảo đều được trình lên thủ trưởng đơn vị duyệtqua về nội dung, được văn phòng duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày trướckhi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành Các văn bản trình lãnh đạo cơ quan kýban hành có chữ ký nháy của người kiểm tra về thể thức và nội dung

* Nhược điểm:

Một số văn bản khi ban hành thường quên ký nháy hoặc dưới chữ ký củaChủ tịch thì không có tên

Quy trình soạn thảo văn bản còn rườm rà, nhiều khâu làm cho công việc

bị ảnh hưởng rất nhiều, đặc biệt là về thời gian triển khai

Đối với một số văn bản đơn giản có thể tiến hành viết bản thảo luôn màkhông cần xây dựng đề cương

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản.

2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Ưu điểm:

+ Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Quận Tây hồđược thực hiện đúng theo quy định, tạo điều kiện cho việc thống nhất hệ thốngvăn bản ban hành trong cơ quan

+ Công tác soạn thảo văn bản được phân công rõ ràng cho từng chuyên viênnên hạn chế được tối đa những sai lệch về nội dung văn bản vì những chuyên viênnày có trình độ chuyên môn, am hiểu về lĩnh vực hoạt động của mình

+ Văn thư đăng ký các thông tin về văn bản chính xác vào sổ công văn đirất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết

+ Khi một văn bản gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì

sau khi vào sổ công văn đi, văn thư sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó saocho đủ số lượng để gửi tới các cơ quan, đơn vị nhờ đó phục vụ tốt cho việc giảiquyết văn bản đi.

+ Thực hiện việc chuyển giao văn bản đi bằng nhiều cách khác nhau nhưqua đường bưu điện, qua máy fax, nên văn bản được chuyển giao một cáchnhanh chóng, gọn nhẹ, tốn ít kinh phí

+ Cách đăng ký và sắp xếp văn bản theo tên loại riêng cũng góp phần làmcho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng và chính xác

- Nhược điểm:

+ Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thểthức, nội dung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian và tiến

độ giải quyết công việc chậm

+ Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản

đi theo từng tên loại văn bản nên tính mật không đạt

+ Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơsuất số văn bản nhảy cách số, khó sửa

2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phảiqua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phânloại, bóc bì, đóng dấu đếnvà vào chương trình quản lý văn bản đến Sau đó vănbản được chuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao,nhân bản văn bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân

- Ưu điểm:

+ Quy trình quản lý giải quyết văn bản đến khá chặt chẽ, thuận lợi choviệc áp dũng tiêu chuẩn ISO vào chương trình quản lý văn bản và ứng dụngkhoa học công nghệ vào trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ngàycàng hiệu quả hơn

+ Văn thư tiến hành trình văn bản cho những người có thẩm quyền xemxét từ đó phân phối đến các đơn vị một cách nhanh chóng nên các đơn vị sớmnhận được văn bản đến và giải quyết công việc một cách có hiệu quả

-Nhược điểm:

+ Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu

+ Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạcnên khi xin lại sẽ bị mất thời gian

+ Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mất văn bản,không an toàn cho bảo mật thông tin

2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan

Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức vàcác chức danh nhà nước Con dấu được quản lý theo đúng quy định của nhànước

Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơ quan trong văn bản, là thànhphần giúp chống giả mạo văn bản Khi một văn bản đã được đóng dấu phápnhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả các đối tượng có liên quan phảichịu trách nhiệm thi hành

* Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:

Dấu có vai trò quan trọng trong việc ban hành văn bản vì vậy con dấu củaquận được quản lý rất chặt chẽ

Dấu của quận có nhiều loại như: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên,dấu hỏa tốc, dấu chỉ mức độ mật khẩn

Việc quản lý và sử dụng con dấu của quận theo Nghị định số58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sửdụng con dấu

2.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ hiện hành của cơ quan là quá trình tập hợp, sắp xếp cácvăn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành

hồ sơ theo nguyên tắc và phương án nhất định Công việc lập hồ sơ hiện hành có

vị trí quan trọng trong quá trình giải quyết công việc Nó chính là cầu nối gắnliền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ