Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU11, Lý do chọn đề tài12, Mục đích nghiên cứu13, Đối tượng nghiên cứu14, Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu1Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ1I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.11. Quá trình hình thành và phát triển12. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.22.1 Chức năng.22.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ3II. Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ71. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ71.1 Chức năng71.2 Nhiệm vụ82. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ9III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ151 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng151.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp151.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ161.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND Quận Tây Hồ161.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan161.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.161.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập182. Khảo sát về công tác văn thư182.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm)182.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.192.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày.212.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản.242.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan262.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan263.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.273.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.273.2. Công tác chỉnh lý tài liệu283.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ283.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ29PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN311.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm311.1 Xây dựng bộ mẫu công tác tuần.311.2 Xây dựng kế hoạch công tác tháng.321.3 Kế hoạch công tác năm của UBND quận Tây Hồ342.Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản sau:362.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính362.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi:372.3 Mẫu hóa 01 kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm382.4 Mẫu hóa 01 kế hoạch chuyến đi công tác cho lãnh đạo413. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan434. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan UBND quận Tây Hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này445. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Hành chính của UBND quận Tây hồ. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng.46PHẦN III. KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ48I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.481. Ưu điểm và nhược điểm.482. Công tác văn phòng493. Công tác văn thư lưu trữ.50II. Đề xuất những giải pháp511. Về công tác văn phòng.522. Về công tác văn thư lưu trữ53
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1, Lý chọn đề tài 2, Mục đích nghiên cứu 3, Đối tượng nghiên cứu 4, Phạm vi nghiên cứu phương pháp nghiên cứu Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1 Quá trình hình thành phát triển .1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ II Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 1.1 Chức 1.2 Nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Ủy Ban nhân dân quận Tây Hồ 14 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .14 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ: (Phụ lục 3) 15 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị UBND Quận Tây Hồ: (Phụ lục 4) 15 Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan: ( Phụ lục ) 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở quan 16 1.6 Khảo sát mô hình văn phòng phòng hành quan thực tập .17 Khảo sát công tác văn thư 17 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư UBND quận Tây hồ (đánh giá ưu điểm, nhược điểm) .17 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 18 2.2.1 Thể thức kỹ thuật trình bày 19 2.2.2 Quản lý giải văn 22 2.2.2.1 Quản lý giải văn .22 2.2.2.2 Quản lý giải văn đến .23 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu quan 24 2.2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 24 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 25 3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ .25 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu .26 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 26 PHẦN II 28 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .28 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 28 1.1 Xây dựng mẫu công tác tuần 28 1.2 Xây dựng kế hoạch công tác tháng 29 1.3 Kế hoạch công tác năm UBND quận Tây Hồ 30 2.Giúp quan mẫu hóa số văn sau: 33 Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 2.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành 33 2.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi: 33 2.3 Mẫu hóa 01 kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 35 2.4 Mẫu hóa 01 kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo 37 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan 40 4.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan UBND quận Tây Hồ Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng 40 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Hành UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng.42 PHẦN III 44 KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan thực tập 44 Ưu điểm nhược điểm 44 Công tác văn phòng 45 Công tác văn thư - lưu trữ 46 II Đề xuất giải pháp 47 Về công tác văn phòng .48 Về công tác văn thư - lưu trữ 48 Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 LỜI MỞ ĐẦU 1, Lý chọn đề tài Trong môi trường làm việc động chuyên nghiệp nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm cách riêng giúp làm việc nhanh đạt hiệu cao có cách tốt để xây dựng giá trị thân hình thành thói quen, lề lối làm việc, phương cách ứng xử hành vi văn minh, lịch chốn công sở Hầu hết người hiểu tầm quan trọng việc xây dựng mối quan hệ sống Không có gia đình, bạn bè, sống bạn buồn tẻ mà gặp nhiều khó khăn bạn phải đối mặt với việc Trong công việc vậy, không đến đỉnh thành công, có lúc bạn cần giúp đỡ hỗ trợ từ đồng nghiệp để giải vướng mắc công việc Trong việc thực tập thực tế có vai trò quan trọng việc đào tạo chuyền ngành nói chung ngành Quản trị văn phòng nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khóa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế, qua cho sinh viên học hỏi thêm kinh nghiệm, rèn luyện thêm kỹ nghề nghiệp, củng cố thêm kiến thức học nhà trường, đồng thời nâng cao lực, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc nhà Quản trị văn phòng 2, Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu công tác văn phòng UBND quận Tây Hồ, qua đề xuất số nhận xét, đánh giá, biện pháp đẩy mạnh thực công tác văn phòng quan 3, Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu việc thực công tác văn phòng UBND quận Tây Hồ 4, Phạm vi nghiên cứu phương pháp nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu đề tài việc thực công tác văn phòngtừ năm 2016 Văn phòng UBND HĐND quận Tây Hồ Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 - Phương pháp nghiên cứu: Tra cứu tài liệu, tìm kiếm thông tin thông qua mạng Internet Qua đó, em phân chia thành vấn đề nhỏ để dễ dàng nghiên cứu có hướng rõ ràng, mạch lac, cụ thể chuyên đề em chia thành phần sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND quận Tây Hồ Phần II: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành quan Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Sau hai tháng thực tập Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp nhờ vào giúp đỡ, bảo nhiệt tình giáo viên hướng dẫn cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng cô, chú, anh, chị UBND quận Tây Hồ Em xin gửi gửi lời cảm ơn, lời chúc sức khỏe đến thầy giáo cán Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Do hạn chế mặt thời gian thực tập thiếu kinh nghiệm nên viết nhiều thiếu sót Em mong nhận nhận xét, đánh giá đóng góp ý kiến thầy để chuyên đề tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Phạm Việt Anh Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phần KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Quá trình hình thành phát triển Quận Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử, nơi hội tụ dân cư đất việt, góp phần làm nên văn minh sông Hồng rực rỡ, gắn liền với phát triển thăng long Hà Nội Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp Quận Long Biên phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ ĐôngBắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh Gia Lâm, phía Tây giáp Huyện Từ Liêm Quận Cầu Giấy Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Trải qua 19 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ đô Hà Nội Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Kinh tế - Xã hội Quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 2.1 Chức UBND quận Tây Hồ Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND Quận Cơ quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng,…cụ thể là: - Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, giáo dục dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,… - Về thu chi ngân sách địa phương địa bàn Quận theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời loại thuế loại thu khác; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp; - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân - Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền Quận; - Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán viên chức Quận UBND Quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 2.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 12 phòng,6 ban chuyên môn Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân Quận chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận uỷ, Hội đồng nhân dân Quận Tây Hồ Cơ quan Nhà nước cấp Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 1) Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng, ban tham mưu giúp việc Chủ tịch UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến Các phân công nhiệm vụ Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danh dựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016 • Chủ tịch UBND quận - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện mặt hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ Hội đồng nhân dân Quận thực nhiệm vụ theo Quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ - Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch thực nhiệm vụ, tiêu phát triển kinh tế - xã hội Quận; Chỉ đạo chung công tác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho đơn vị, Uỷ ban nhân dân Phường để thực nhiệm vụ phát sinh; + Trực tiếp đạo, điều hành lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại, công tác tổ chức máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình công tác Uỷ ban nhân dân Quận, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại - tố cáo công dân; + Đảm bảo mối quan hệ phối hợp Uỷ ban nhân dân Quận với Quận uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Quận; + Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân Trưởng Ban đạo khác thành lập theo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; + Trực tiếp phụ trách đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh tra Quận, Công an Quận, Ban huy Quân Quận, Cơ quan thi hành án; + Phụ trách Phường Xuân La, Phú Thượng; + Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân Quận, Chi cục thi hành án, phòng Cảnh sát phòng cháy chữa cháy Bắc thăng long; + Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách Quận Tây Hồ • Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế UBND Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung UBND quận Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 chủ tịch UBND quận vắng chủ tịch uỷ quyền Thay mặt chủ tịch điều hành công việc ký văn thuộc thẩm quyền chủ tịch chủ tịch vắng uỷ quyền Trực tiếp phụ trách đơn vị: Phòng Tài - Kế hoạch, phòng Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBNDQuận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quảnlý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y phường Tứ Liên, Nhật Tân, • Phó chủ tịch phụ trách Văn xã UBND - Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch tập thể Uỷ ban nhân dân quận, Hội đồng nhân dân Quận công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực: Y tế, Giáo dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo vấn đề xã hội khác; - Trực tiếp phụ trách quản lý đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh Xã hội, Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ; phường Thụy Khuê, phường Bưởi • Phó chủ tịch phụ tráchĐất đai UBND - Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên môi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóng mặt để thực dự án đầu tư xây dựng địa bàn quận ( trừ dự án UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây dự án nâng cấp, cải tạo đường Lạc Long Quân), Tiếp dân giải đơn thư khiếu nại - tố cáo có liên quan đến lĩnh vực công tác phân công phụ trách; - Trực tiếp phụ trách quản lý đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên Phụ, Phòng Tài nguyên Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án quận.Thanh tra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng • Các Uỷ viên UBND Giúp việc cho đồng chí Chủ tịch có 05 uỷ viên Uỷ ban nhân dân gồm: - Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Uỷ viên UBND quận phụ trách Công an; - Đ/c Nguyễn Văn Kha – Uỷ viên UBND quận phụ trách Quân sự; - Đ/c Lê Trung Đức – Uỷ viên UBND quận phụ trách Văn phòng Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan Mẫu hóa chương trình nghị CHƯƠNG TRÌNH Hội nghị cán bộ, công chức quan Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ năm 2016 TT Nội dung Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; giới thiệu mời đoàn chủ tịch, thư ký hội nghị lên làm việc Thôngbáo chương trình hội nghị Người thực Đ/c Dương Văn Trường Đ/c Dương Văn Báo cáo kết công tác văn phòng năm Trường Đ/c Võ Bích Thủy 2015- Phương hướng nhiệm vụ năm 2016 Báo cáo tổng kết thi đua công đoàn Văn phòng Đ/c Dương Văn năm 2015 Trường Báo cáo thu – chi tài Công đoàn năm Đ/c Nguyễn Lệ Hương 2015 Trình bày thông báo phân công nhiệm vụ Đ/c Võ Bích Thủy cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng Điều hành nội dung tham quan Hội nghị Bầu ban tra nhân dân Đ/c Võ Bích Thủy Đ/c Dương Văn Trình bày dự thảo Quy chế chi tiêu nội Văn phòng năm 2016 10 Công bố Quyết định khen thưởng cá nhân Trường Đ/c Dương Văn Trường Đ/c Lê Quang Hòa đạt thành tích tốt hoạt động Công đoàn năm 2015 11 Tổng kết bế mạc Hội Nghị Đ/c Võ Bích Thủy Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan UBND quận Tây Hồ Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình văn phòng - Văn phòng đại không đơn giản chỗ ngồi để làm việc, văn phònghiện đại yêu cầu phải tiện dụng, phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể Sinh viên: Phạm Việt Anh 40 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 tinh thần làm việc quan, tổ chức Văn phòng đại hóa đem lại hiệu định hoạt động quan như: hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức giảm chi phí quản lý điều hành; tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ, công chức văn phòng; giúp cho công việc quan giải nhanh chóng, xác suất, chất lượng nguyên tắc chế độ; đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho Lãnh đạo hoạt động quan - Văn phòng làm việc không nơi bạn hoàn thành phần việc Đó không gian để bạn thể sáng tạo nhiệt huyết Văn phòng đại không đơn giản chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc đại không yêu cầu phải tiện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể tinh thần làm việc doanh nghiệp - Mô hình văn phòng UBND quận Tây Hồ bố trí phòng làm việc theo kết cấu “mô hình khép kín” Đây kiểu mô hình văn phòng đại Các phòng tách riêng biệt với phòng khác, có tường xây ngăn cách, cưa vào đóng kín khóa chặt lại Không UBND quận Tây Hồ áp dụng kiểu mô hình văn phòng mà nhiều quan nhà nước doanh nghiệptư nhân áp dụng xây dựng kiểu văn phòng quan Hệ thống phòng quan bố trí nhiều xanh tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên Các phòng bố trí với sổ kính để lấy ánh sang tự nhiên vừa quang hợp xanh vừa tiết kiệm điện mà đầy đủ ánh sang cho văn phòng làm vuệc + Văn phòng đại lược bỏ tường kiên cố cửa phòng chắn kín mít Thay vào đó, văn phòng kiến tạo không gian mở thông thoáng, màu sắc đa dạng Các phận phân chia loại vách ngăn nhẹ, vừa tạo không gian vừa tạo điểm nhấn +Văn phòng đại thường dành cảnh đẹp cho lãnh đạo thường mong muốn có thật nhiều ánh sáng tự nhiên, tường sử dụng ưu tiên lựa chọn kính * Nhận xét ưu điểm, nhược điểm - Ưu điểm: Hiện nay, công tác đại hóa văn phòng đơn vị quận Sinh viên: Phạm Việt Anh 41 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Tây hồ thực hiện: Nhìn chung mô hình văn phòng UBND quận Tây hồ lãnh đạo quan tâm Việc xếp bố trí phòng làm việc phù hợp với điều kiện thực tế, mang lại không khí làm việc cho cán bộ, nhân viên, viên chức Các trang thiết bị Văn phòng UBND bố trí tương đối khoa học, máy điện thoại đặt bên trái thuận tiện cho việc nghe ghi chép thông tin, máy vi tính, máy in đặt bên phải, tủ tài liệu đặt cuối phòng Văn phòng bố trí tầng 1, nơi thuận tiện cho việc trao đổi công việc Phòng xếp gọn gàng, có hệ thống điều hòa tạo không khí môi trường tốt để cán làm việc tập trung đạt hiệu - Nhược điểm: Tuy nhiên, điều kiện phát triển công tác văn phòng mô hình văn phòng UBND quận Tây hồ chưa đáp ứng yêu cầu côngviệc + Cách bố trí xếp trang thiết bị chưa thực hợp lý, nhiều trang thiết bị đại chưa đưa vào sử dụng, sử dụng chưa với mục đích chức + Diện tích phòng làm việc chật hẹp, không đủ không gian để xếp trang thiết bị hợp lý cho việc sử dụng Mọi thứ lộn xộn, chưa có cách trí văn phòng cho hợp lý cho gọn gàng, ngăn nắp… Cách xếp bàn, ghế, chỗ ngồi nhân viên chưa hợp lý, tốn nhiều diện tích văn phòng Hiện có nhiều mẫu mô hình Văn phòng đại mà Doanh nghiệp áp dụng, để cải cách hành Nhà nước phát triển hình ảnh lẫn chất lượng UBND quận Tây hồ nên tham khảo, áp dụng thực theo mẫu mô hình Văn phòng làm việc để tạo không gian làm việc tốt cho Cán bộ, nhân viên, viên chức quan Dưới mẫu mô hình làm việc Văn phòng đại mà UBND, quan hành Nhà nước nên thực áp dụng Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Hành UBND quận Tây hồ Nhận xét ưu, nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng * Đánh giá cấu tổ chức máy văn phòng UBND quận Tây hồ Sinh viên: Phạm Việt Anh 42 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 UBND Quận Tây Hồ tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Trong đó: - Chủ tịch UBND Quận người lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn với tập thể UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND cấp quan nhà nước cấp - Phó chủ tịch UBND Quận người giúp việc cho Chủ tịch UBND quận, Chủ tịch phân công phụ trách, thực công việc định chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận phần công việc giao - Chánh văn phòng Chánh văn phòngchịu trách nhiệm trước HĐND UBND quận chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND toàn kết hoạt động Văn phòng, đảm bảo tốt việc điều hành, đạo Thường trực HĐND, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND quận Cơ chế điều hành phòng giúp việc chuyên sâu cho ban xác định cụ thể quy định quy chế làm việc Theo đó, lãnh đạo ban UBND đạo, điều hành trực tiếp chuyên môn công chức, phòng nghiệp vụ Văn phòng phân công công việc Như vậy, UBND quận tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, hoạt động làm việc theo chế độ tập thể định, cá nhân phụ trách, đảm bảo thống trình quản lý hành * Nhận xét Ưu điểm, nhược điểm - Ưu điểm: +Việc xếp cấu tổ chức Phòng ban chuyên môn thuộc Văn phòng UBND quận tương đối phù hợp, rõ ràng Thống trình hoạt động khâu quản lý hành Lãnh đạo nhân viên + Đề cao trách nhiệm nhiệm vụ phòng ban chuyên môn thuộc Văn phòng + Tạo đoàn kết, gắn bó Lãnh đạo nhân viên + Mỗi cá nhân, nhân viên Văn phòng tạo cho tính độc lập,có ý thức, tự chịu trách nhiệm công việc mà cấp phân công - Nhược điểm + Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ phân bố chưa hợp lý + Cách bố trí, phân công công việc chuyên viên chưa hợp lý Phòng có nhiều việc, phòng việc + Cơ chế điều hành phòng giúp việc chưa chuyên sâu + Các chế quản lý khác công chức phòng giúp việc ban Sinh viên: Phạm Việt Anh 43 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Văn phòng phụ trách Gây tình trạng chồng chéo nhiều đầu mối lãnh đạo không rõ ràng PHẦN III KẾT LUẬNĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan thực tập Trong em thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ em làm quen với công việc quan Qúa trình thực tập, giúp em học hỏi công việc Chuyên môn, Nghiệp vụ, cách ứng xử, giao tiếp công sở, tạo điều kiện cho em sinh viên trường tự tin bước vào công tác Ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ Ưu điểm nhược điểm * Ưu điểm Quận Tây hồ đơn vị thực tương đối tốt chức năng, nhiệm vụ mình, đầu phong trào thi đua UBND Quận, công tác Hành văn phòng UBND quận Tây hồ thực tốt, có tiến đáng kể Hầu hết cán bộ, công chức văn phòng UBND - HĐND phân công đảm nhận vị trí tương đối phù hợp với chuyên môn, trình độ, thực lực Về bản, đội ngũ cán làm việc UBND quận Tây hồ có trình độ đáp ứng yêu cầu công việc - Các Lãnh đạo người có trình độ chuyên môn cao, có thâm niên nghề nghiệp kinh nghiệm công tác quản lý đào tạo Là người Sinh viên: Phạm Việt Anh 44 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 có tầm nhìn xa, trông rộng có khả nắm bắt tình hình tiến hành đạo công việc cách hiệu Phân công nhiệm vụ cách rõ ràng, chuyên môn, nhiệm vụ cá nhân văn phòng - Đội ngũ cán chuyên môn có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công viêc không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, công việc - Lãnh đạo phòng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý - Các Lãnh đạo quận quan tâm giúp đỡ cán công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hoàn thành tốt công việc giao - Quận trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên hành Quận Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà Quận yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, ngành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt để họ phát huy hết lực thân * Nhược điểm - Do lãnh đạo Quận thường xuyên công tác lâu ngày, việc quản lý nhân chưa thực sát sao, nhiều công việc tồn đọng chưa giải kịp thời - Công tác khen thưởng kỉ luật chưa thực rõ ràng, xác tới đối tượng khen thưởng, kỉ luật - Việc bố trí nhân nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực hợp lý với yêu cầu thực tế - Đa phần cán đào tạo trường, chưa có nhiều nguồn nhân lực trường đào tạo Công tác văn phòng * Ưu điểm Công tác văn phòng không ngừng đổi mới, ngày đáp ứng đầy Sinh viên: Phạm Việt Anh 45 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 đủ yêu cầu cho cán Văn phòng Rất nhiều trang thiết bị mua sắm mới, phục vụ tốt cho công việc hàng ngày Văn phòng Không gian làm việc dần cải thiện đáng kể Quận trọng tới việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán học, 100% cán đào tạo qua trường lớp, có cấp…… Về Công tác hậu cần tham mưu văn phòng UBND - HĐND thực tốt, phối hợp với đơn vị chức xây dựng đôn đốc kiểm tra thực “ chương trình cải cách hành chính” chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy định Việc triển khai thực chế “ cửa” có tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách lề lối làm việc đơn vị toàn thể quan * Nhược điểm Còn nhiều công việc chưa phân công rõ ràng tới phòng Các trang thiết bị văn phòng trang bị chưa đầy đủ, việc sử dụng chưa áp dụng nhiều vào công việc cụ thể Ý thức bảo vệ trang thiết bị chưa cao, sử dụng không cách, dẫn đến hư hỏng, ảnh hưởng tới hiệu suất công việc, số trang thiết bị cũ nát chưa thay Việc cung cấp đồ dùng Văn phòng chưa thực hợp lý, nhiều lúc gây khó khăn giải công việc văn phòng, kinh phí mua sắm trang thiết bị chưa phân bố Việc quản lý lãnh đạo nhân viên, viên chức cấp chưa thực sát Xảy số tình trạng nhân viên văn phòng không mặc đồng phục, muộn sớm, bỏ việc giờ, chưa thực nghiêm túc làm việc Công tác văn thư - lưu trữ * Ưu điểm Tài liệu Quận chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu thời hạn bảo quản cụ thể, bổ sung vào kho lưu trữ Quận, tạo điều kiện cho việc bảo quản tra tìm, sử dụng tài liệu sau Cán văn thư đào tạo bản, chuyên môn, có cán có thâm niên nghề, có kinh nghiệm hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ Sinh viên: Phạm Việt Anh 46 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Nghiệp vụ hành văn phòng coi trọng ý đổi công tác văn thư, lưu trữ phát huy tốt hiệu công việc chung toàn quan Trong đó: Công tác văn thư – lưu trữ quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động giấy tờ quan lưu thông Đồng thời, cung cấp đầy đủ, kịp thời bảo mật thông tin cho công việc quan Việcquản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ quy trình, không tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung,con dấu đóng lên văn nội dung văn ghi đầy đủ có chữ ký người có thẩm quyền theo quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật * Hạn chế Tuy nhiên số hạn chế việc soạn thảo ban hành văn bản, lỗi chủ yếu khâu trình ký văn thời gian, Lãnh đạo Quận công tác, khiến cho việc ký ban hành văn dẫn đến chậm chễ, không giải kịp thời Quận chưa có quy chế hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định, hướng dẫn, cụ thể hóa quy chế cục Văn thư - Lưu trữ Tài liệu lưu trữ kho lưu trữ phân loại theo thời gian để tìm cho dễ số tài liệu bị để lung tung, có tài liệu xếp không theo tháng nên việc tìm kiếm tài liệu gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên thực tế nhiều hồ sơ chưa chỉnh lý, tài liệu bị chất đống, trang thiết bị kho không đảm bảo, thiếu nhiều sở vật chất phục vụ cho trình bảo quản tài liệu lưu trữ Việc kiểm tra, giám sát hoạt động Văn thư - Lưu trữ chưa thực chặt chẽ thường xuyên II Đề xuất giải pháp Công tác Hành văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Bước vào kỉ nguyên Công nghệ thông tin đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động kịp thời đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường Tiến tới xây dựng văn phòng đại kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại Để làm điều này, Văn Phòng UBNDphải chủ động cải tiến quy Sinh viên: Phạm Việt Anh 47 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 trình nghiệp vụ, với hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật tiên tiến đội ngũ người có trình độ cao UBND quận cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác Hành văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn việc làm cụ thể Bản thân em xin đề xuất số ý kiến sau: Về công tác văn phòng - Cần trọng công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực như: Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan như: Cử cán học lớp bội dưỡng nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn, buổi tham quan học kinh nghiệm nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn họ để họ áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu cao công việc - Nâng cao trình độ nhận thức cán bộ, tăng cường công tác đào tạo nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc - Lãnh đạo nên quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần nhân viên văn phòng (luôn động viên, khích lệ hăng hái làm việc……) - Tích cực củng cố ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán công chức, có chế tài xử lý với hành vi vi phạm, đổi lề lối làm việc quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng - Hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng đảm bảo tính hiệu công tác - Đề nghị cấp ủy Đảng, Phường, phòng, ban, nghành đoàn thể phối hợp chặt chẽ với quan văn phòng cấp quận việc nắm bắt xử lý thông tin, triển khai thực đạo điều hành UBND - Mỗi cán bộ, công chức cần chủ độngđổi hoàn thiện nhận thức trình độ chuyên môn , nghiệp vụ, trau dồi đạo đức lĩnh, lối sống trị…Có đáp ứng nhu cầu công vụ công Công nghiệp hóa - đại hóa đất nước.2 Về công tác văn thư - lưu trữ Sinh viên: Phạm Việt Anh 48 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 - Công tác kiểm tra thể thức văn trước ban hành cần tăng cường nữa, đặc biệt văn phòng ban khác UBND soạn thảo theo tính chất công việc mình, nhằm tránh tình trạng ban hành văn không mặt thể thức làm giảm hiệu lực pháp lý văn thời gian chuyển giao lại yêu cầu cần chỉnh sửa, ảnh hưởng tới tiến độ công việc - Cần có biện pháp tích cực để khuyến khích động viên cán thực tốt công tác lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Điều tránh tình trạng tài liệu phân tán, thất lạc tình trạng quản lý tài liệu manh mún, riêng lẻ, cán thực nhiệm vụ Sinh viên: Phạm Việt Anh 49 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 PHẦN IV PHỤ LỤC Phụ lục Chủ tịch PCT phụ trách kinh tế PCT phụ trách Văn xã Nội vụ Văn hóa thể thao TP Giáo dục đào tạo Thanh tra Tài kế hoạch Kinh tế Y tế VP HĐ UBND Lao động Thương binh XH BQLDA ĐT……… Trung tâm y tế BQL TTDS Kế hoạch hóa GĐ PCT phụ trách QLĐTĐTXH Quản lý đô thị PCT đất đai xây dựng Tài nguyên môi Công an Ban quản lý dự án Ban chi huy quân VTPTQĐ trường Ban bồi thường GPMB Thanh tra xây dựng CBTHA TTTDTT Trung tâm văn hóa TTDN CTĐ Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND quận Tây Hồ CHÁNH VĂN PHÒNG Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị tiếp dân Bộ phận cửa Bộ phận tiếp dân Trật tự xây dựng đô thị Bộ phận công nghệ thông tin Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính, quản trị Các chuyên viên làm công tác tổng hợp Văn thư lưu trữ Kế toán - tài vụ Bộ phận quản trị Bảo vệ Thi đua, khen thưởng Bếp ăn Để xe Lễ tân Quản lý phòng họp Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phụ lục 3: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND quận Tây Hồ: Nghị Hội đồng Nhân dân Nghị Quận uỷ UBND giao cho phòng chuyên môn thuộc Quận xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ (tuần, tháng, quý, năm) Các phòng, ban chuyên môn xây dựng cụ thể kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm Văn phòng trình Chủ tịch UBND ký, phê duyệt Văn phòng hoàn tất thủ tục pháp lý khác ban hành Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phụ lục 4: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị: Giai đoạn chuẩn bị Hội nghị Xác định thống chủ đề Hội nghị Lập kế hoạch xin chủ trương tổ chức Hội nghị Triển khai công tác Hội nghị Phân công công việc cho đơn vị Giai đoạn biểu diễn Hội nghị Giai đoạn kết thúc Hội nghị Kiểm tra lại công việc chuẩn bị Kết luận Nghi thức bế mạc Tiếp đón đại biểu Tiễn đoàn đại biểu Khai mạc, tuyên bố lý thực Nghi thức Nhà nước Thu thập tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ Điều hành Hội nghị phát tài liệu Kiểm tra bàn giao trang thiết bị Theo dõi diễn biến Hội nghị Quyết toán kinh phí Hội nghị Ghi biên Hội nghị Biên tập soạn thảo văn theo yêu cầu lãnh đạo Chuẩn bị công tác truyền thông tin ấn tài liệu cho Hội nghị Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8 Phụ lục 5: Sơ đồ hóa chuyến công tác cho lãnh đạo quan Lập kế hoạch công tác Chuẩn bị nội dung chuyến công tác Xác định mục đích chuyến Giải thủ tục hành Thời gian bắt đầu kết thúc Chuẩn bị phương tiện lại Lịch trình hoạt động lãnh đạo Liên hệ với nơi đến, bố trí chỗ ăn, nghỉ cho lãnh đạo Thành phần tham dự Xin ý kiến lãnh đạo việc ủy quyền giải công việc nhà Ghi nhật ký công việc Sắp xếp cẩn thận văn bản, tài liệu nhận lãnh đạo công tác Chuẩn bị tài liệu chuyên môn Dự toán kinh phí cho chuyến (có dự phòng) Sinh viên: Phạm Việt Anh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K8