Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp thực hiện công tác văn thư của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 5 1.1.1. Chức năng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 5 1.1.2. Nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 6 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyên Cẩm Khê: 8 3.1. Tìm hiểu công tác văn thư: 8 3.2. Công tác lưu trữ: 10 3.3. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 11 3.4 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác: 12 3.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 3.5.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bệnh viện: 14 3.5.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của bệnh viện: 14 3.5.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí bệnh viện. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá: 16 3.5.4. Theo quy định hiện hành văn bản soạn thảo theo trình tự như sau: 16 3.6. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản: 18 3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 18 3.6.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê. 18 3.7. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 18 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng: 19 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 20 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 20 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ 22 1. Khái niệm Công tác Văn thư 22 2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 22 2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính 23 2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 23 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 23 2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng 24 2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 24 2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 24 2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư 25 2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 26 2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư 26 2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản 26 2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 28 2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 28 2.3.3.1 Việc trình ký văn bản 29 2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi 29 2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi 29 2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi 29 2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản 30 2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản 30 2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến: 31 2.3.4.3.Trình văn bản đến: 31 2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 31 2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản: 31 2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu phòng Tổ chức – Hành chính – Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 31 2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư 32 2.4. Nhận xét về công tác Văn thư 33 2.4.1. Thuận lợi 33 2.4.2. Khó khăn 34 2.4.3. Ý kiến đóng góp, kiến nghị 34 CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ 36 3.1. Đánh giá chung 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.2. Nhược điểm 37 3.1.3. Nguyên nhân 37 3.2. Đề xuất, kiến nghị 38 PHỤ LỤC 41

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 5

1.1.1 Chức năng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 5

1.1.2 Nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 6

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 6

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyên Cẩm Khê: 8

3.1 Tìm hiểu công tác văn thư: 8

3.2 Công tác lưu trữ: 10

3.3 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 11

3.4 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác: 12

3.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14

3.5.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bệnh viện: 14

3.5.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của bệnh viện: 14

3.5.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí bệnh viện So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá: 16

3.5.4 Theo quy định hiện hành văn bản soạn thảo theo trình tự như sau: 16

3.6 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản: 18

3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 18

3.6.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm

Khê 18

3.7 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 18

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng: 19

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 20

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê: 20

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ 22

1 Khái niệm Công tác Văn thư 22

2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 22

2.1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính 23

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư 23

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 23

2.1.3 Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng 24

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 24

2.2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 24

2.2.2 Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư 25

2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 26

2.3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư 26

2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản 26

2.3.2 Tình hình ban hành văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 28 2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 28

2.3.3.1 Việc trình ký văn bản 29

2.3.3.2 Đóng dấu văn bản đi 29

2.3.3.3 Đăng ký văn bản đi 29

2.3.3.4 Chuyển giao văn bản đi 29

2.3.3.5 Lập tập lưu văn bản 30

2.3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 30

2.3.4.1 Tiếp nhận văn bản 30

2.3.4.2 Đăng ký văn bản đến: 31

2.3.4.3.Trình văn bản đến: 31

2.3.4.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 31

2.3.4.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 31

2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu phòng Tổ chức – Hành chính – Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê 31

2.3.6 Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư 32

2.4 Nhận xét về công tác Văn thư 33

2.4.1 Thuận lợi 33

2.4.2 Khó khăn 34

2.4.3 Ý kiến đóng góp, kiến nghị 34

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ 36

3.1 Đánh giá chung 36

3.1.1 Ưu điểm 36

3.1.2 Nhược điểm 37

3.1.3 Nguyên nhân 37

3.2 Đề xuất, kiến nghị 38

PHỤ LỤC 41

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ cấu tổ chức của

cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - chính trị xã hội, các doanh nghiệp…Trong đó Văn thư là bộ phận không thể thiếu có nhiệm vụ quan trọng trong hoạtđộng của văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên nền tảng đào tạo cán

bộ văn thư, văn phòng lâu đời, uy tín trong cả nước Xuất phát từ nhu cầu của xãhội và năng lực đáp ứng của Nhà trường, năm 2012, Trường Đại học Nội vụ HàNội đã ra quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012 thành lậpKhoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Với phương châm đào tạo “Học đi đôi với hành” Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận gốc, làm cơ

sở cho thực tiễn và ngược lại là thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhậtmới và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Do vậy, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế hoạch thực tập chosinh viên thuộc hệ Đại học liên thông khóa 2014 - 2016 tại các cơ quan, đơn vị,

tổ chức từ ngày 04/07/2016 đến 28/8/2016

Thực tập là thời gian để cho sinh viên làm quen công việc tại cơ quan,đơn vị, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế nhàtrường vào công việc thực tế trên cơ quan Đây là dịp sinh viên củng cố, tổnghợp lại kiến thức, tập luyện phẩm chất đạo đức của nhà quản trị, là cơ hội chosinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công việcsau này

Qua đây, Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội, cùng tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, giúp

đỡ cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Tổ chức –Hành chính, Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê đã dành thời gian để hướngdẫn em trong suốt thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này

Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo này của em không tránh khỏi

thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn!

Em xin chân thành cảm ơn!

3 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là Thực trạng và giải pháp thựchiện công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê; Phòng Hànhchính; công tác Văn thư của Văn phòng

Phạm vi nghiên cứu là Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê Tuy nhiên, đểhoàn thiện được bài báo cáo, đề tài cũng tập trung nghiên cứu một số vấn đề liênquan đến cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

Do thời gian còn hạn hẹp, trình độ học vấn còn nhiều hạn chế, khả năngvận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn, cho nên bài báo cáo của em cònnhiều thiếu xót và chỉ dừng ở mức nghiên cứu khảo sát

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu và khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng của Bệnhviện Đa khoa huyện Cẩm Khê

Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư của cơ quan, từ đó tìm

ra những kết quả đạt được, những hạn chế còn đang tồn tại và nguyên nhân của

những hạn chế đó.

Trên cơ sở của lý luận, thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng côngtác văn thư để đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi cao

áp dụng cho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năngsoạn thảo văn bản của cơ quan

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận vàthực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàndiện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài báo cáo đã sử dụngmột số phương pháp nghiên cứu như sau:

- Phương pháp nghiên cứu điều tra thực tế; Phương pháp thống kê;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp;

- Phương pháp khảo cứu tài liệu;

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của Bệnh viện

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác văn thư của cơ quan

- Tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ

- Kết quả nghiên cứu tình hình thực tế của báo cáo sẽ góp phần làm cơ sở nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư

- Những dữ liệu về thực tiễn hoạt động của phòng Tổ chức – Hành chính có thể làm tài liệu tham khảo giúp nhà quản lý có những định hướng xây dựng

chính sách cho thực tế hoạt động công tác văn thư.

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục bàibáo cáo được chia bố cục 3 phần:

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại cơ quan;

Phần II: Chuyên đề tự chọn: Thực trạng và giải pháp công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê;

Phần III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê.

Chương I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

Giới thiệu Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

Với truyền thống hơn 50 năm thành lập và phát triển, Bệnh viện Đa khoahuyện Cẩm Khê tiền thân là Trung tâm y tế huyện Cẩm Khê được thành lập vàonăm 1956 Ngay từ ban đầu thành lập cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậunhưng đến nay Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê có cơ sở vật chất khangtrang, với 01 dãy nhà 7 tầng, 09 dãy nhà 2 tầng, 02 dãy nhà 3 tầng với đầy đủtiện nghi và trang thiết bị phục vụ tốt cho nhân viên làm việc và công tác khám,chữa bệnh cho nhân dân Nguồn nhân lực từ vài trục cán bộ từ khi hình thànhđến nay (số liệu năm 2016) tổng số cán bộ lên tới 320 cán bộ (Xem Phụ lục 1 –

Sơ đồ tổng thể bệnh viện)

8 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

1.1.1 Chức năng của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê là tổ chức đơn vị sự nghiệp trựcthuộc Sở Y tế tỉnh Phú Thọ là cơ sở khám, chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sứckhỏe cho nhân dân Bệnh viện có đội ngũ cán bộ chuyên môn, trang thiết bị và

cơ sở hạ tầng phù hợp

1.1.2 Nhiệm vụ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh:

Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các cơ

sở y tế chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú

Tổ chức khám và sức khoẻ và chứng nhận sức khoẻ theo quy định củaNhà nước

Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh thông thường về nội khoa và cáctrường hợp cấp cứu về ngoại khoa

Tổ chức chuyển người bệnh lên tuyến trên khi vượt quá khả năng của

bệnh viện.

Đào tạo cán bộ y tế:

Bệnh viện là cơ sở thực hành cho các trường cao đẳng, lớp trung học y tế

Nghiên cứu khoa học về y học:

Tổ chức tổng kết, đánh giá các đề tài và chương trình về chăm sóc sứckhoẻ ban đầu

Nghiên cứu áp dụng y học cổ truyền và các phương pháp chữa bệnhkhông dùng thuốc

Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ thuật:

Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (phòng khám đa khoa, y tế cơ sở)thực hiện các phác đồ chuẩn đoán và điều trị

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng: (Xem Phụ lục 3)

Chức năng của Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng Hành chính – Tổng hợp được thành lập theo Quyết định

120/QĐ-BV ngày 08 tháng 9 năm 2010 của Giám đốc Bệnh viện Đa khoa huyện CẩmKhê với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc Bệnh viện Đa khoa huyệnCẩm Khê, có chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc thực hiện quản lý vềcông tác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính;

thi đua khen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của bệnh viện; điều phối hoạtđộng của các đơn vị thuộc bệnh viện theo chương trình, kế hoạch làm việc.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tổ chức – Hành chính

 Thực hiện công tác hành chính

Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongbệnh viện để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của bệnh viện đến các đơn vị và cá nhân trongtoàn Trường;

Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong bệnh viện (Nộiquy cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp,nhà khách,…) theo quy định;

Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Bệnh viện; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa bệnh viện và của Nhà nước;

Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê;

Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của bệnh viện;

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao độnghợp đồng của bệnh viện theo ủy nhiệm của Ban Giám đốc;

Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của bệnh viện; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của bệnh viện; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của bệnh viện

Thực hiện công tác y tế, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh

an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho công chức, viên chức,người lao động trong bệnh viện;

Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong bệnh viện;

Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động

 Công tác thi đua, khen thưởng và công tác pháp chế

Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của bệnh viện;

Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với côngchức, viên chức, người lao động trong bệnh viện;

Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặngcác chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

Thực hiện công tác pháp chế của bệnh viện: Tuyên truyền phổ biến giáodục pháp luật cho công chức, viên chức, người lao động trong bệnh viện; kiểmtra, rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nộiquy trong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

 Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất

về các nhiệm vụ của bệnh viện theo quy định;

Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác vàtheo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám đốc;

Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám đốc;

Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax, email trong bệnhviện;

Công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị

(Xem phụ lục số

 Thừa lệnh Giám đốc ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Giám đốc;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí của phòng Tổ

Được sự quan tâm của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê, của Phòng Tổchức - Hành chính – tình hình công tác Văn thư dần được đảm bảo.

Theo quy chế làm việc của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê thì Vănthư hoạt động theo cơ chế “Một cửa” Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ của Bệnhviện Đa khoa huyện Cẩm Khê dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải tập trungtại Phòng Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản

Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Vănthư thì chuyển cho Giám đốc và Phó Giám đốc chịu trách nhiệm giải quyết Tất

cả các văn bản do Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê và các đơn vị trực thuộcBệnh viện làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủ tục ban hành

Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính Bệnh viện Đa khoa huyện CẩmKhê có 01 cán bộ làm công tác Văn thư Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính– Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công táctốt, đạt hiệu quả, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ

để nâng cao tay nghề

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làmviệc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việcnhư: máy tính, máy in, máy phô tô

Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:

 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu.

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

3.2 Công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả nhữngvấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học,bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiêncứu nhu cầu cá nhân

Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt độngcủa bộ máy cơ quan, đơn vị

a Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan là hệ thống các biện pháp cóliên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc tài liệu vào lưu trữ cơ quan vàphông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyđịnh của Nhà nước và theo Quy chế bệnh viện của Chính phủ năm 1997

Đối với kho lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê nguồn bổ sungchủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các Phòngchức năng và Khoa chuyên môn thuộc đơn vị

Theo Nghị định số 42/CP của Chính phủ tài liệu kết thúc công việc được 1năm phải tiến hành nộp vào lưu trữ cơ quan được 1 năm phải tiến hành nộp vàolưu trữ cơ quan, cuối mỗi năm cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và các cán

bộ công tác khác có liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộđang giữ phải nộp vào bộ phận văn thư của cơ quan

Tuy nhiên, trên thực tế Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê chưa làm tốtviệc giao nộp tài liệu đúng thời hạn, tài liệu còn để lại tại các phòng, khoa trongtình trạng bó gói, lộn xộn, không có hệ thống để nộp vào lưu trữ cơ quan Tàiliệu chung thường được cất giữ ở phòng Tổ chức – Hành chính nhiều năm liêntục, văn bản của phòng nào, thì phòng đó cất giữ, việc nộp vào lưu trữ cơ quanđối với văn bản hành chính không thường xuyên, liên tục

Nhưng đối với Hồ sơ bệnh án là loại tài liệu chuyên môn quan trọng của cơquan thì được vào sổ hồ sơ bệnh án theo số thứ tự lưu trữ thống nhất Theo quyđịnh mỗi một khoa viết riêng một sổ, đánh số lưu trữ từ số 01 đến hết năm, theothứ tự từng tháng, các khoa phải gửi hồ sơ bệnh án không quá 24h trong ngàycho phòng Kế hoạch - Tổng hợp để nhân viên vào sổ Bên cạnh đó thì việc lụctìm tài liệu từng tháng rồi bó lại cũng mất khá nhiều thời gian Phòng lưu trữ hồ

sơ bệnh án diện tích hẹp nên cách sắp xếp, bố trí không khoa học gây khó khăntrong quá trình sử dụng tài liệu và đôi khi còn thất lạc, mất hồ sơ bệnh án

Tài liệu nộp vào kho lưu trữ gồm bản chính, bản sao có giá trị như bảnchính của các văn bản pháp lý nhà nước được hình thành trong quá trình hoạtđộng của các phòng ban, đơn vị, của bệnh viện Thực tế ở bệnh viện thôngthường lại nộp bản sao, bản chính giữ lại, đến khi thúc dục mới đem nộp nhưngkhông đầy đủ Đây là hạn chế ảnh hưởng tới công tác chỉnh lý tài liệu không đủ

để lập hồ sơ

Số lượng tài liệu được giao nhận được tính bằng mét, giá đối với khối tàiliệu được lập hồ sơ sơ bộ ghi rõ số lượng cặp hộp và lượng hồ sơ

Việc giao nhận tài liệu không theo mẫu biên bản giao nhận tài liệu

3.3 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

Tổng hợp Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê cho thấy cán bộ Văn thưthực hiện các văn bản do các cơ quan ban hành như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cụcvăn thư và lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ

Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chi tiếtthi hành một số điều về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ vềcông tác Văn thư

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời vàchính xác, khoa học thì Phòng Tổ chức – Hành chính Bệnh viện Đa khoa huyệnCẩm Khê còn có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư

3.4 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác:

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị để phòng Tổ chức –Hành chính xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị tráithẩm quyền

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chínhsách của Đảng và Nhà nước, của Bộ Y tế trong từng thời kỳ

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu Sở

Y tế, Bộ Y tế

- Căn cứ vào đề nghị của các khoa phòng, bộ phận

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểmtình hình chung của Bệnh viện trên lĩnh vực chuyên môn, nhân sự, tài chính, đàotạo

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinhphí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực có trong khoảng thời gianthực hiện chương trình, kế hoạch

Các quy trình xây dựng chương trình công tác.

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc

thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan.

Bước 2: Xây dựng dự thảo lịch công tác tuần, quý, tháng năm

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý

Bước 4: Thông qua lịch công tác

Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theoquy định

Quy trình kê hoạch công tác

Quy trình lập kế hoạch gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây

là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội

Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác

Bước 3: Phân tích nguồn lực

- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiệnhành của Đảng và Nhà nước);

- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,phương tiện…

- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,môi trường…

Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạtđộng để thực hiện các mục tiêu

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

Hàng tuần phòng Tổ chức lập lịch công tác tuần gửi các khoa phòng trên

hệ thông văn bản quản lý điều hành (Xem phụ lục 12)

- Phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào chức năng lập công tác kếhoạch công tác năm, kế hoạch công tác tháng

3.5 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.5.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Bệnh viện:

Thẩm quyền ban hành văn bản của Bệnh viện dựa vào cơ cấu, chức năng,nhiệm vụ của Bệnh viện và do cấp trên quản lý Căn cứ vào đó để ban hành theođúng thẩm quyền.

Thủ trưởng các Phòng, Ban đều có quyền ban hành văn bản theo chứcnăng, nhiệm vụ, mà Giám đốc giao Khi ban hành văn bản đều phải thông quaGiám đốc và được Giám đốc duyệt, ký vào văn bản thì mới được phát hành cácvăn bản đến các đơn vị trong cơ quan Nếu Giám đốc đi vắng uỷ quyền cho PhóGiám đốc ký vào những văn bản thuộc quyền của mình Và ký thay phải đề là

Ví dụ:

TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH.

3.5.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của bệnh viện:

Ưu điểm:

Nói chung, văn bản được soạn thảo cẩn thận về nội dung và áp dụng theohướng dẫn của Thông tư liên tịch số 55/2005/BNV-VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

Tuy nhiên, cơ quan còn có những tồn tại sau:

Hợp đồng không được ghi số và ký hiệu văn bản,

Công văn là văn bản không có tên loại, trong quá trình soạn thảo cán bộ ghi

ký hiệu không đúng

Còn tồn tại những văn bản có nhiều lỗi về thể thức như phần “Nơi

nhận”sai cỡ chữ, không viết nghiêng, đậm theo quy định (Xem phụ lục 15)

Kỹ thuật soạn thảo văn bản:

Văn bản của Bệnh viện phải đảm bảo đầy đủ 6 nguyên tắc kỹ thuật soạnthảo vì vậy mà văn bản có giá trị cao hơn, tuy nhiên còn một số hạn chế sau:+ Kết cấu nội dung văn bản;

+ Diễn đạt các quy định;

+ Khâu xử lý và hoàn thiện đối với văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế;+ Nhầm lẫn năm ban hành văn bản;

+ Lời văn trong văn bản còn chưa thực sự phù hợp

+ Cách trình bày các yếu tố của văn bản chưa đúng thể thức

Ví dụ: Quyết định về trích lập quỹ cơ quan (Xem phụ lục 15)

Nhìn chung, văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê còn nhiều saisót về cả nội dung và hình thức Cán bộ trong quá trình soạn thảo văn bản của cơquan ban hành đều theo đúng thẩm quyền Tuy nhiên, các đơn vị tổ chức theothói quen cũ khi soạn thảo ban hành văn bản còn những thiếu xót, chưa đúng thểthức như viết in, viết đậm tuỳ tiện, không có đường gạch dưới trích yếu nội

dung, sau Quyết định không có dấu hai chấm, sau Điều là dấu hai chấm, “nơi nhận” không in nghiêng, cỡ chữ không đúng, sau mỗi nơi nhận có dấu hai

chấm, tên Giám đốc dưới phần ký văn bản viết đậm… Đây là những lỗi sai cơbản chưa đúng với quy định trong Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06 tháng 5 năm 2005, mà ngay trong Công văn 673/SYT-VP Hướng dẫn về việcsoạn thảo văn bản của Sở Y tế tỉnh Phú Thọ ngày 25 tháng 9 năm 2008 đã chỉdẫn rất rõ vấn đề này, nhưng trong quá trình thực tập em nhận thấy nhiều lỗi sai

về nội dung và hình thức trong văn bản do cơ quan ban hành (Xem phụ lục 15 ).

3.5.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí bệnh viện So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá:

Văn bản có vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, nóvừa là thông tin của hoạt động quản lý và là sản phẩm của hoạt động quản lý.Văn bản do lao động của tập thể và cá nhân, cán bộ chuyên viên làm ra, sảnphẩm này đảm bảo chất lượng sẽ có tác động tích cực đối với hoạt động của cơquan Hiểu rõ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nênquá trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bệnh viện Đa khoa huyện CẩmKhê được lãnh đạo và cán bộ chuyên viên thực hiện nghiêm túc đúng quy trìnhsoạn thảo văn bản hiện hành của Nhà nước ban hành theo Quyết định số 32/QĐ-

BV ngày 13/8/2007 của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê về ban hành mẫucác văn bản của đơn vị

3.5.4 Theo quy định hiện hành văn bản soạn thảo theo trình tự như sau:

Bước 1: Cán bộ chuyên môn căn cứ vào yêu cầu công việc được giao, xácđịnh công việc đó cần phải ban hành văn bản hay không nếu thấy cần thiết thìchọn tên loại văn bản, dự kiến văn bản ban hành và trình lãnh đạo

Bước 2: Thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề, sự việc mà nội dungvăn bản sẽ đề cập đến

Bước 3: Xây dựng đề cương; Đối với văn bản quan trọng như “Tờ trìnhnâng cấp nhà Điều hành Bệnh viện Đa khoa Cẩm Khê” cần tham khảo thêm ýkiến trước khi trình đề cương cho lãnh đạo duyệt, ký và cho ý kiến chỉ đạo.Bước 4: Tiến hành soạn thảo căn cứ vào đề cương cán bộ chuyên môn tiếnhành soạn thảo

Bước 5: Duyệt bản thảo Sau khi soạn xong phải trình lãnh đạo duyệt bảnthảo.

Bước 6: Đánh máy văn bản, chỉ khi nào có chữ ký tắt của người ký vào vănbản nhân viên đánh máy mới được đánh máy văn bản

Bước 7: Hoàn thiện văn bản, trước khi trình ký, cán bộ soạn thảo văn bảnphải đọc lại, nếu phát hiện còn sai sót thì sửa lại kịp thời, nếu văn bản không có

gì sai sót, người soạn thảo là lãnh đạo phòng sẽ ký tắt vào cuối văn bả, nếu làchuyên viên trình lãnh đạo ký, sau đó chuyển Trưởng phòng Tổ chức – Hànhchính kiểm tra lại lần cuối cùng mới trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền

 Ưu điểm:

Với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ như vậy cộng với những cán bộđược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản của cơ quan đều là những người có kinhnghiệm lâu năm trong công tác soạn thảo văn bản mà cơ quan ban hành trongnhững năm qua đều đúng thẩm quyền Tất cả các bước của kỹ thuật soạn thảovăn bản phải được thực hiện một cách tuần tự, nhịp nhàng, chuẩn xác và đượcthể hiện một cách rõ ràng, chuẩn xác, đầy đủ nhất trong lĩnh vực quy phạm phápluật

• Nhược điểm:

Thực tế ở Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê quy trình soạn thảo văn bảnrất đơn giản Đối với văn bản chung thuộc thẩm quyền phòng Tổ chức – Hànhchính thì Trưởng phòng trực tiếp thu thập, xử lý thông tin và soạn thảo văn bảnrồi trình Thủ trưởng cơ quan duyệt và ký Đối với văn bản thuộc chuyên môncủa phòng Kế hoạch – Tổng hợp, hoặc Kế toán – Tài vụ thì Trưởng phòng trực

tiếp soạn thảo rồi trình lên lãnh đạo duyệt và ký (cũng có những văn bản thôngqua phòng Tổ chức – Hành chính).

3.6 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản:

- Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê thực hiện đúng quy trình quản lý và

giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật

3.6.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến;

lập hồ sơ hiện hành của cơ quan (Xem các phụ lục 6; 9; 11 )

3.6.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê.

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết vănbản đi đối với công tác Văn thư Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằngngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: mộtbản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo Các bản lưu này đượcsắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm

Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản

lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được banhành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan

Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tìnhtrạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ

3.7 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

Văn bản quản lý công tác lưu trữ:

- Quy chế bệnh viện số1895/1997/QĐ-BYT trong đó có quy chế lưu trữ

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chitiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;

Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ

- Cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ tại Bệnh viện

Đa khoa huyện Cẩm Khê

- Chỉ có kho lưu trữ hồ sơ bệnh án, lưu trữ tài liệu kế toán, chưa có kholưu trữ văn bản giấy tờ thông thường phát sinh trong hoạt động của cơ quan

- Phương tiện bảo quản các loại hồ sơ bệnh án gồm các kệ sắt, chứng từ

kế toán đựng trong thùng nhôm./

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng:

Cách bố trí phòng làm việc chưa khoa học, phòng làm việc lộn xộn, chưa

có tính chuyên nghiệp, trong phòng còn lưu giữ nhiều văn bản, giấy tờ từ nhiềunăm mà chưa xác định giá trị để lưu trữ hoặc tiêu huỷ Bên cạnh đó, còn cónhững trang thiết bị văn phòng cũ, hỏng, chưa sắp xếp được vị trí được cất giữtại phòng Chính vì vậy, làm mất đi tính chuyên nghiệp vốn có của văn phòng

 Phương pháp tối ưu phòng làm việc khoa học:

Để có phòng làm việc khoa học ở Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê rấtđơn giản, bởi trang thiết bị, cơ sở vật chất đầy đủ Nhưng cần có phương pháptối ưu hoá phòng làm việc khoa học Cách sắp xếp phòng làm việc khoa học,loại bỏ những vật dụng không cần thiết, có thể chuyển vào kho để có không giansạch đẹp hơn

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (Xem phụ lục 4)

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê:

- Phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện (Trong đó có quản lý công tác

văn thư; quản lý nhân sự); (Xem phụ lục 13)

- Phầm mềm hệ thống Văn bản Quản lý điều hành (phần mềm trực tuyến):Được triển khai từ 01/01/2016 trong hệ thống ngành Y tế tỉnh Phú Thọ và các cơ

quan trong tỉnh Phú Thọ (Xem phụ lục 14).

- Phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội;

Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

- Tránh tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin

do lượng thông tin không ngừng tăng lên;

- Phần mềm đáp ứng được nhu cầu nhanh chóng, chính xác;

- Nhiều cơ quan do phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạngchỉ xử lý được những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm,mặc dù văn bản vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã được đăngtrên Công báo, nhưng người ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thôngtin cần thiết trước khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hànhvăn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau

Sử dụng phần mềm giảm thiểu đáng kể số lượng giấy tờ sản sinh trong quátrình hoạt động tại các khoa phòng Văn bản đi đến xử lý trực tiếp trên phần

mềm Quản lý văn bản đến từng cá nhân, bộ phận có liên quan Tiết kiệm chi phí

in ấn, chuyển phát nhanh, đi lại của cán bộ Có thể kiểm tra văn bản ở mọi lúcmọi nơi mà cán bộ không cần đến nơi làm việc

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và côngtác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA HUYỆN CẨM KHÊ

1 Khái niệm Công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn

vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) Từ kháiniệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn

vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần khôngnhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừngmực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước

Công tác văn thư đóng vai trò hết sức quan trọng, được thể hiện ở nhữngđiểm sau:

Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa cơ quan, tổ chức, quần chúngnhân dân và các cơ quan với nhau Công tác văn thư góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu quả công việc, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của văn bản

Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý của Phòng Hànhchính – Tổng hợp Cho nên, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyếtcông việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được bí mậtcủa cơ quan

2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

- Quản lý và sử dụng con dấu

Đây là hoạt động chiếm phần lớn trong hoạt động của Văn phòng Nhờcông tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu

quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức và nội dungcủa văn bản Tránh khỏi sai lầm và những sai lầm về tệ nan quan liêu giấy tờ,đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấpnguồn tư liệu cho lưu trữ cơ quan.

Như vậy, công tác Văn thư đóng một vai trò rất quan trọng, cần thiết đốivới một số cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng Xác định được điều đónên phòng Tổ chức – Hành chính luôn chú trọng xây dựng và phát triển côngtác Văn thư Đảm bảo công tác Văn thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, bímật và khoa học

2.1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư

Được sự quan tâm của bệnh viện, của Phòng Tổ chức – Hành chính nêntình hình công tác Văn thư luôn đảm bảo

Theo quy chế làm việc của bệnh viện thì Văn thư hoạt động theo cơ chế

“Một cửa” Vì vậy,mọi văn bản, giấy tờ dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phảitập trung tại Phòng Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giaovăn bản

Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Vănthư thì chuyển cho Giám đốc và Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm giải quyết.Tất cả các văn bản do bệnh viện làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủtục ban hành

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư

Hiện nay, Phòng Tổ chức – Hành chính có 01 cán bộ làm công tác Vănthư Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ

về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả, thường xuyênđược đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làmviệc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việcnhư: máy tính, máy in, máy phô tô

Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:

 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

2.1.3 Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng

Công tác Văn thư của Bệnh viện do Trưởng phòng Tổ chức – Hành chínhtrực tiếp chỉ đạo, điều hành Văn thư là bộ phận và quan trọng trong hoạt độngcủa văn phòng

Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác Văn thư –Lưu trữ đối với cấp trên

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ

2.2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nângcao hiệu quản công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứngnhu cầu thực tế của Tổ chức – Hành chính Công tác Văn thư luôn được quantâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của Lãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm rất tốtcông tác này

Thực hiện Thông tư liên tịch Số: 55/2005/TT-BNV/VPCP ngày

06/05/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kyc thuật trình bày vănbản; Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư…Phòng Tổ chức – Hành chính luôn quan tâm đến việc cử cán bộ đi tập huấnchuyên môn nhằm nâng cao chất lượng cán bộ vào mỗi năm.

Công tác Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính nhận được sự quantâm của các cấp, các nghành bằng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụcông tác

Văn phòng thường tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng để đề raphương hướng nhiệm vụ trong thời gian sắp tới tạp điều kiện cho công tác Vănthư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả và phục vụ đắc lực cho hoạtđộng của cơ quan

Nhìn chung, việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Tổ chức – Hànhchính đã được thực hiện tốt Tuy nhiên, để công tác Văn thư đạt hiệu quả tốt hơnnữa thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo thường xuyên về nghiệp vụ đốivới cán bộ Văn thư

2.2.2 Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư

Qua quá trình thực tập, khảo sát công tác Văn thư tại Tổ chức – Hànhchính cho thấy cán bộ Văn thư thực hiện các văn bản do các cơ quan ban hànhnhư: Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằmchỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể như:

- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm

2011 về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2010 của Chính phủ về banhành và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chitiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời vàchính xác, khoa học thì Tổ chức – Hành chính còn có quy định và quy chế làmviệc cho bộ phận văn thư

2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư

Cứ mỗi năm, Phòng Tổ chức – Hành chính lại tiến hành kiểm tra công tácVăn thư một lần Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thường được tiến hànhbất ngờ, đột xuất nhằm xem hoạt động Văn thư như thế nào Điều này đòi hỏicán bộ văn thư luôn phải đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnhtheo quy định của Nhà nước, của bệnh viện đề ra Tạo nên và giữ gìn nề nếp làmviệc thống nhất và nghiêm túc

Qua việc kiểm tra, đánh giá này giúp cán bộ Văn thư rút kinh nghiệm vớinhững gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với nhữngđiểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình

2.3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư

2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản

 Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức –Hành chính nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan Trưởng phòng và các PhóTrưởng phòng là những người chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của Phòng Tổ chức – Hành chính đảm bảođúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành

Thời gian qua, công tác soan thảo văn bản của cơ quan đã đảm bảo giảiquyết được nhiệm vụ được giao

Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của các

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Qua đó bệnh viện đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình

Tất cả các văn bản đi, đến đều phải thông qua Phòng Tổ chức – Hànhchính Phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản, vào sổ công văn và chuyển vàođịa chỉ người có trách nhiệm giải quyết

Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản , giấy tờ có nội dung thuộc thẩmquyền giải quyết của cơ quan Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáolên Thủ trưởng cơ quan phải chuyển quan văn phòng thẩm định về thể thức, nộidung trước khi trình ký

Đối với các văn bản phát hành của Hiệu trưởng, Phòng Tổ chức – Hànhchính phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu và gửiđúng địa chỉ, đông thời lưu trữ và bản gốc

Số lượng văn bản phát hành trong những năm gần đây

văn bản đã ban hành

Tên loại văn bản

Quyết định Kế hoạch Báo cáo Thông báo Công văn và các

Sau khi bộ phận chuyên viên của Phòng hoàn thành bản thảo, Trưởngphòng là người xem xét và phê duyệt trước khi đánh máy ban hành.

Trong những năm qua, Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê đã có nhiều

cố gắng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các văn bản được banhành đúng thẩm quyền, hình thức, nội dung và đảm bảo đúng quy định phápluật

Để ngày càng nâng cao chất lượng các văn bản Bệnh viện Đa khoa huyện CẩmKhê, trong thời gian tới, Bệnh viện sẽ tiếp tục chỉ đạo bộ phận Văn thư, nhất làcán bộ Văn thư quan tâm hơn nữa trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản,triển khai thực hiện tốt Luật ban hành văn bản QPPL và các văn bản hướng dẫnthi hành, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũcán bộ làm công tác soạn thảo để hạn chế sai sót

2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được - Văn bản đi làtoàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản

do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan - Quản lý văn bản là ápdụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịpthời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơquan, tổ chức

Việc tổ chức quản lý văn bản đi của Phòng Tổ chức – Hành chính đảmbảo nguyên tắc: tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quytrình của Nhà nước quy định

Số lượng văn bản phát hành của cơ quan tăng theo từng năm Mỗi năm cơ

quan ban hành hơn 1000 văn bản.

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (xem phụ lục 6) 2.3.3.1 Việc trình ký văn bản

Trình ký là một khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư Văn bản sau khiđược in thì phải trình Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp ký theo thẩm quyền ban hành

Trước khi ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ

về mặt nội dung và hình thức hay chưa Việc trình ký có thể do cán bộ văn thưhoặc do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện

2.3.3.2 Đóng dấu văn bản đi

Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư Ở đâycán bộ văn thư có trách nhiệm xem xét lại một lần nữa toàn bộ văn bản Xemchữ ký ở phần thẩm quyền có đúng hay chưa, sau đó văn thư mới tiến hành ghi

số và ngày tháng cho văn bản

2.3.3.3 Đăng ký văn bản đi (Xem phụ lục 7)

Việc đăng ký văn bản đi trong công tác Văn thư ở Bệnh viện Đa khoahuyện Cẩm Khê được thực hiện bằng phương pháp lập sổ văn bản đi trên phần

mềm (xem phụ lục 8)

2.3.3.4 Chuyển giao văn bản đi

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ Văn thư thực hiện một cáchnhanh chóng, kịp thời và chuyển giao trong ngày sau khi làm thủ tục phát hànhxong

Khi tiến hành gửi văn bản, cán bộ Văn thư tiến hành ghi các thông tinvaofphong bì đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt là phần nơi nhận, ghi rõ họ tên, địa chỉcủa cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo đúng thẩm quyền

Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ Văn thư làmkhá tốt, văn bản được gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết côngviệc, đảm bảo nguyên tắc tập trung, nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoahọc Thực hiện đúng theo quy định chung của Nhà nước góp phần nâng cao chấtlượng quản lý Nhà nước bằng văn bản Song vẫn còn tồn tại một số nhược điểm

trong toàn bộ quy trình.

2.3.3.5 Lập tập lưu văn bản

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết vănbản đi đối với công tác Văn thư Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằngngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: mộtbản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo Các bản lưu này đượcsắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm

Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản

lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được banhành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan

Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tìnhtrạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ

2.3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Khái niệm văn bản đến: là tất cả các công văn giấy tờ đơn vị nhận được từbên ngoài cơ quan gửi đến

Nhìn chung thì văn bản gửi đến cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bảnđến vào ngày tháng năm thì cán bộ Văn thư nhập dữ liệu vào ngày tháng năm

đó Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội tuân theo trình tự, quy định rõ ràng

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (xem phụ lục số

9)

2.3.4.1 Tiếp nhận văn bản

Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trongquy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho

cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhânviên Bưu điện

- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sáchbáo, thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bảntin, không phải vào sổ công văn đến Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều

phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loạikhông bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không códấu “Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thìCBVT phải chuyển ngay đến Giám đốc Sở (hoặc Phó Giám đốc nếu Giám đốc

đi vắng) trong thời gian ngắn nhất

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”,

văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan

2.3.4.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:

Giám đốc duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cánhân giải quyết theo thẩm quyền

2.3.4.5 Phân phối chuyển giao văn bản:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:

- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng chuyên môn để đọchoặc xử lý

- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó cán bộ văn thưkhông để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, đơn vị,phòng ban khác

2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu phòng Tổ chức – Hành chính – Bệnh viện Đa khoa huyện Cẩm Khê

Dấu là thành phần thể thức không thể thiếu của mỗi văn bản để đảm bảotính pháp lý và chân thực của văn bản Mẫu dấu của Phòng Hành chính – Tổnghợp được làm đúng theo quy định của Nhà nước

Dấu của cơ quan phải được bảo mật nên việc quản lý và sử dụng con dấuphải được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, giao trách nhiệm cho cán

bộ Văn thư cất giữ và bảo quản

Cán bộ Văn thư là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình sửdụng con dấu

Nhìn chung, tình hình quản lý và sử dụng con dấu ở cơ quan khá tốt, thựchiện theo đúng quy định chung của Nhà nước và Quy chế văn phòng Cán bộVăn thư đã nắm rõ được trách nhiệm trong công tác bảo quản và sử dụng condấu Vì vậy, con dấu của cơ quan luôn được bảo quản cẩn thận và được vệ sinhsạch sẽ Việc đóng dấu lên văn bản luôn chính xác đảm bảo tính quyền lực của

cơ quan

2.3.6 Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư

Có nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc của cán bộ Văn thư.Ngoài năng lực, phẩm chất của thì trang thiết bị phục vụ cho công tác cũng gópphần quan trọng không kém Đó là yếu tố bên ngoài, khách quan giúp Văn thưhoàn thành tốt công việc của mình nói chung cũng như Phòng Tổ chức – Hànhchính nói riêng rất quan tâm đến hoạt động văn thư, do vậy vấn đề trang thiết bịphục vụ hoạt động này cũng luôn được quan tâm Hiện nay, phòng được trang bịcác thiết bị khá đầy đủ như:

- 02 máy tính

- 01 máy photocopy

- Máy in; máy scan tốc độ cao

- Điện thoại nội bộ

- Tủ đựng tài liệu

- 02 bộ bàn ghế

Các vật dụng cần thiết khác như bút, giấy, gim, dập ghim…

Tất cả các trang thiết bị được bố trí, sắp xếp trong phòng làm việc mộtcách khoa học, gọn gàng Với hệ thống máy móc khá đầy đủ như trên giúp chocông việc của cán bộ Văn thư được giải quyết nhanh chóng và mang tính hiệnđại

Nhận xét:

Với trang thiết bị, cơ sở vật chất như ở trên đã đáp ứng được môi trườnglàm việc của cán bộ Văn thư Phòng Hành chính – Tổng hợp

Trang thiết bị đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm

vụ được giao; có chất lượng tốt, sử dụng lâu bền; tiết kiệm, hiệu quả, đảm bảotừng bước hiện đại hóa công sở

2.4 Nhận xét về công tác Văn thư

2.4.1 Thuận lợi

Nhìn chung hình thức văn thư tập trung ở Phòng Tổ chức – Hành chính làhợp lý, cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện văn thư cải tiến tổ chức laođộng của người làm công tác Văn thư vào trong một số trường hợp, tạo điềukiện cho việc định mức hóa, chuyên môn hóa đảm bảo cho sự thống nhất trongchỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ

Công tác Văn thư được tổ chức thực hiện khá tốt, nhân viên làm việc vớicác trang thiết bị khá đầy đủ, đảm bảo tính thống nhất, khoa học và hiệu quảtrong công việc, đáp ứng được nhu cầu quản lý văn bản tài liệu của cơ quan

Công tác soạn thảo văn thực hiện tương đối tốt, các văn bản được banhành đúng theo quy định, thủ tục ban hành một số văn bản Các văn bản có đầy

đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản đượcđảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản

Quản lý văn bản đi: Trong hoạt động của cơ quan thì công tác quản lý vănbản đi được tổ chức rất đúng theo quy định của Nhà nước, công tác quản lý vănbản được tổ chức ở tất cả các khâu

Việc đăng ký văn bản đi được cán bộ Văn thư đăng ký bằng sổ đăng kývăn bản đi Các loại sổ được lập theo năm, mỗi năm dùng một quyển riêng Việcđăng ký văn bản được tiến hành thường xuyên theo từng ngày

Công việc đăng ký văn bản đi được đăng ký vào sổ chính xác và đủ thểthức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết văn bản

Cán bộ Văn thư có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao Luôn thực hiện nghiêm túc những nội quy, quy định

chung, có nề nếp làm việc theo quy trình nghiệp vụ.

Hằng năm, cán bộ Văn thư đều được đi tập huấn về chuyên môn, bồidưỡng về nghiệp vụ và chính trị Không ngừng nâng cao trình độ kiến thức, họchỏi những cái mới về công tác đồng thời được bồi dưỡng phẩm chất chính trị,giúp công tác Văn thư được giải quyết nhanh chóng, kịp thời và khoa học hơn

Hạn chế do ý thức, tinh thần làm việc của cán bộ Văn thư nên nhiều khivăn bản bị mờ, nhòe

Việc đăng ký vào sổ chưa đầy đủ, còn một số mục chưa được ghi thôngtin cụ thể

Nhiều tài liệu đưa vào lưu trữ ở tình trạng bó gói, thậm chí còn thiếu một

số văn bản có trong sổ đăng ký nên gây khó khăn trong công tác bảo quản và tratìm tài liệu

2.4.3 Ý kiến đóng góp, kiến nghị

Công tác Văn thư đóng vai trò hết sức quan trọng với hoạt động của Vănphòng nói riêng và cơ quan nói chung, là cầu nối giữa chức năng quản lý Nhànước của cơ quan Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại cơ quan em nhận thấycòn 1 số bất cập Để công tác Văn thư đạt được hiệu quả và phù hợp với thời đạicông nghệ thông tin ngày càng một phát triển, em xin đưa ra một số ý kiến đónggóp như sau:

- Cần bố trí cho cán bộ văn thư nơi làm việc rộng rãi hơn, cần trang bịthêm một số thiết bị văn phòng để phục vụ cho công tác văn thư hoạt động được