Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: Xây dựng văn hoá công sở của các cán bộ công chức Văn phòng UBND Phường Châu Khê

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu của đề tài. 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 6. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 7. Bố cục đề tài. 4 NỘI DUNG 5 PHẦN I :KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG CHÂU KHÊ 5 1. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của cơ quan, tổ chức UBND và HĐND phường Châu Khê. 5 1.1. Chức năng . 5 1.2. Nhiệm vụ : 6 1.3. Quyền hạn . 7 1.4. Cơ cấu , tổ chức và nhân sự 8 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động về công tác hành chính của Văn phòng UBND phường Châu Khê. 9 2.1. Tổ chức và hoạt động của phòng. 9 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 9 2.1.2.Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 16 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ. 16 3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch 18 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bảo của cơ quan 21 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 21 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 21 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 23 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 25 3.4.1. sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành, nhận xét đánh giá 25 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 26 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 27 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan 27 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 27 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc 28 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 30 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HOÁ CÔNG SỞ 34 1.1. Giới thiệu chung về văn hoá. 34 1.1.1. Khái niệm văn hóa 34 1.1.2.Vai trò của văn hoá 34 1.1.3. Đặc trưng và chức năng của văn hoá 35 1.2. Giới thiệu chung về Văn hoá công sở. 37 1.2.1. Khái niệm về văn hoá công sở 37 1.2.2 yếu tố cấu thành văn hóa công sở 38 1.2.3. Đặc điểm của công sở 40 1.2.4. Vai trò của văn hoá công sở. 41 1.2.5. Nhiệm vụ của công sở. 41 1.3. Văn hóa giao tiếp. 42 1.3.1. Khái niệm giao tiếp 42 1.3.2. Đặc trưng cơ bản của giao tiếp 44 1.3.3. Vai trò và chức năng của giao tiếp. 46 1.3.3.1. Vai trò 46 1.3.3.2. Chức năng 46 1.3.4. Các nguyên tắc giao tiếp. 46 1.3.5. Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính. 48 CHƯƠNG II. XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÂU KHÊ 50 2.1. Quy định của pháp luật về văn hóa công sở 50 2.1.1. Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 50 2.1.2 Các nguyên tắc thực hiện các quy chế văn hóa công sở tại Phòng Nội vụ Huyện Ba Vì. 51 2.1.3. Mục đích ban hành quy chế văn hóa công sở. 52 2.2. Xây dựng và áp dụng quy chế văn hóa công sở tại văn phòng UBND phường Châu Khê 53 2.2.1. Văn hóa chào hỏi. 53 2.2.2. Văn hóa khen thưởng. 54 2.2.3. văn hóa cảm ơn, xin lỗi. 55 2.2.4. văn hóa xếp hàng. 55 2.2.5. Văn hoa trật tự, lắng nghe. 56 2.2.6. Văn hóa đúng giờ. 57 2.2.7. Văn hóa quan niệm về nói tục chửi thề. 58 2.2.8. Văn hóa rượu bia. 59 2.2.9. Văn hóa ứng xử tình huống. 59 2.2.10. Văn hóa trang phục 60 2.2.11. Bài trí công sở 60 2.2.12. Phong cách làm việc. 61 2.3 Những hạn chế bất cập trong việc xây dựng quy chế văn hóa công sở. 62 CHƯƠNG III. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG CHÂU KHÊ 63 3.1. Phương hướng, nhiệm vụ nâng cao văn hóa công sở . 63 3.1.1. Phương hướng 63 3.1.2. Nhiệm vụ 63 3.2. Các giải pháp nâng cao văn hóa công sở. 64 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66 3.1. Đánh giá chung. 66 3.1.1. Ưu điểm. 66 3.1.2. Hạn chế 67 3.1.3. Nguyên nhân. 68 3.2. Đề xuất, kiến nghị 68 KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU KHAM KHẢO 73 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

5 Nguồn tài liệu tham khảo 3

6 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 4

NỘI DUNG 5

PHẦN I :KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG CHÂU KHÊ 5

1 Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của cơ quan, tổ chức UBND và HĐND phường Châu Khê 5

1.1 Chức năng 5

1.2 Nhiệm vụ : 6

1.3 Quyền hạn 7

1.4 Cơ cấu , tổ chức và nhân sự 8

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động về công tác hành chính của Văn phòng UBND phường Châu Khê 9

2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng 9

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9

2.1.2.Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 16

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ 16

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch 18

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bảo của cơ quan 21

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 21

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 21

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan23 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 25

3.4.1 sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành, nhận xét đánh giá 25

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 26

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 27

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan 27

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng 27

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc 28

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 30

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN HOÁ CÔNG SỞ 34

1.1 Giới thiệu chung về văn hoá 34

1.1.1 Khái niệm văn hóa 34

1.1.2.Vai trò của văn hoá 34

1.1.3 Đặc trưng và chức năng của văn hoá 35

1.2 Giới thiệu chung về Văn hoá công sở 37

1.2.1 Khái niệm về văn hoá công sở 37

1.2.2 yếu tố cấu thành văn hóa công sở 38

1.2.3 Đặc điểm của công sở 40

1.2.4 Vai trò của văn hoá công sở 41

1.2.5 Nhiệm vụ của công sở 41

1.3 Văn hóa giao tiếp 42

1.3.1 Khái niệm giao tiếp 42

1.3.2 Đặc trưng cơ bản của giao tiếp 44

1.3.3 Vai trò và chức năng của giao tiếp 46

1.3.3.1 Vai trò 46

1.3.3.2 Chức năng 46

1.3.4 Các nguyên tắc giao tiếp 46

1.3.5 Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính 48

CHƯƠNG II XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG CHÂU KHÊ 50

2.1 Quy định của pháp luật về văn hóa công sở 50

2.1.1 Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước 50

2.1.2 Các nguyên tắc thực hiện các quy chế văn hóa công sở tại Phòng Nội vụ - Huyện Ba Vì 51

2.1.3 Mục đích ban hành quy chế văn hóa công sở 52

2.2 Xây dựng và áp dụng quy chế văn hóa công sở tại văn phòng UBND phường Châu Khê 53

2.2.1 Văn hóa chào hỏi 53

2.2.2 Văn hóa khen thưởng 54

2.2.3 văn hóa cảm ơn, xin lỗi 55

2.2.4 văn hóa xếp hàng 55

2.2.5 Văn hoa trật tự, lắng nghe 56

2.2.6 Văn hóa đúng giờ 57

2.2.7 Văn hóa quan niệm về nói tục chửi thề 58

2.2.8 Văn hóa rượu bia 59

2.2.9 Văn hóa ứng xử tình huống 59

2.2.10 Văn hóa trang phục 60

2.2.11 Bài trí công sở 60

2.2.12 Phong cách làm việc 61

2.3 Những hạn chế bất cập trong việc xây dựng quy chế văn hóa công sở 62

CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG CHÂU KHÊ 63

3.1 Phương hướng, nhiệm vụ nâng cao văn hóa công sở 63

3.1.1 Phương hướng 63

3.1.2 Nhiệm vụ 63

3.2 Các giải pháp nâng cao văn hóa công sở 64

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 66

3.1 Đánh giá chung 66

3.1.1 Ưu điểm 66

3.1.2 Hạn chế 67

3.1.3 Nguyên nhân 68

3.2 Đề xuất, kiến nghị 68

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC TÀI LIỆU KHAM KHẢO 73 PHỤ LỤC

Vài nét về phường Châu Khê

Huyện Từ Sơn có từ thời Trần, sang thời hậu lê, địa danh Từ Sơn đượcđặt cho một phủ thuộc thừa tuyên Kinh Bắc, gồm các huyện Tiên Du, YênPhong, Quế Dương, Đông Ngàn, Vũ Ninh, trong đó huyện Đông Ngàn tươngứng với diện tích thị xã Từ Sơn ( Bắc Ninh) và môt phần huyện Đông Anh, GiaLâm (Hà Nội) ngày nay Sang thời Nguyễn, phủ Từ Sơn thuộc tỉnh Bắc Ninh.Sau cách mạng tháng 8 năm 1945, bỏ cấp phủ, đổi làm huyện Từ Sơn ban đầugồm 21 xã: Châu Khê, Đình Bảng, Đình Xuyên, Đông Hội, Đồng Nguyên,

Trong đó Châu Khê là một phường thuộc xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh Việt Nam

Phường Châu Khê có diện tích 4,97 km², dân số năm NĐ-C là 12010người,[1] mật độ dân số đạt 2416 người/km² gồm 6 khu phố :

6 Khu Phố Đa Hội

Trong đó Đồng Phúc là khu phố nhỏ nhất Khu phố Đa Hội là khu phốđông dân nhất phường Châu Khê 1 mình khu phố Đa Hội gần = 5 thôn cộng lạivới số dân là "10000" năm 2005 Dân cư Châu Khê chủ yếu là dân nơi khác tớinhập cư và làm ăn

Châu Khê là một làng nghề điển hình cho vùng văn hóa đồng bằng Bắc Bộ.Cho đến nay, làng vẫn còn bảo tồn nguyên vẹn nhiều di tích lịch sử có giá trị vănhóa lớn như: cổng làng, đình làng, giếng làng, lăng miếu và nghề truyền thống

Nghề sắt đa hội, Giai đoạn 2001 - 2010 được coi là thời kỳ “hoàng kim”nhất của làng nghề Đa Hội Sự ra đời và phát triển của cụm công nghiệp (CCN)làng nghề Châu Khê giống như một động lực, tạo bước đột phá “thần kỳ” cholàng nghề Đa Hội (và 4 làng nghề khác thuộc Châu Khê) Hàng loạt những DN,CSSX gang, thép được thành lập và phát triển.Theo báo cáo của UBND phường

Châu Khê, năm 2010, CCN làng nghề Châu Khê có hơn 1.700 cơ sở sản xuất,trong đó, Đa Hội chiếm đến hơn 900 cơ sở đúc phôi thép, cán thép, mạ, làmđinh, đan lưới thép Sản lượng các loại sắt thép đạt gần 1.000 tấn/ngày.

Số lao động thường xuyên trong khu vực này khoảng 5.000 - 7.000 người,trong đó 50% đến từ các địa phương khác Thu nhập bình quân của lao độngchính thức luôn đạt trên 7 triệu đồng/tháng Năm 2010, CCN Châu Khê (Đa Hộichiếm trên 50%) đạt doanh thu khoảng 4.000 tỷ đồng (tương đương 200 triệuUSD) Nộp ngân sách nhà nước 1,5 tỷ đồng/tháng (tương ứng khoảng 18 tỷđồng/năm)

( Hình ảnh làm sắt của làng nghề đa hội)

Ngoài ra xã Hương Mạc thuộc phường Châu Khê có tới 90% số hộchuyên sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ, 276 hộ kinh doanh đồ gỗ, ngoài ra còn khoảng

60 hộ kinh doanh tại chợ Móng Cái (Quảng Ninh), Tân Thanh (Lạng Sơn) vànhiều địa phương khác, doanh thu mỗi năm đạt 450 tỷ đồng Hàng năm, doanhthu từ làng nghề đều tăng 15-25% so với kế hoạch Thu nhập bình quân trên 40triệu đồng/người/năm Kinh tế phát triển, diện mạo nông thôn khởi sắc, cácchính sách an sinh xã hội, giảm nghèo được triển khai kịp thời, nâng cao đờisống người dân Đến cuối nhiệm kỳ, toàn xã còn 62 hộ nghèo, chiếm 1,5%.Điển hình như công ty TNHH Tuấn Tú ở thôn Hương Mạc, Công ty TrườngGiang và Vương Anh ở Kim Thiều, gia đình ông Đỗ Quang Hùng ở Hương

Mạc, bà Đàm Thị Thủy ở Kim Bảng…

(Hình ảnh đồ gỗ mỹ nghệ của làng ghề xã Hương Mạc phường Châu Khê)

Về văn hóa Quan họ truyền thống chỉ tồn tại ở 49 làng Quan họ gốc ở

xứ Kinh Bắc Quan họ là hình thức tổ chức sinh hoạt văn hóa dân gian củangười dân Bắc Ninh nói chung và nhân dân phường Châu Khê nói riêng vớinhững quy định nghiêm ngặt, khắt khe đòi hỏi liền anh, liền chị phải am tườngtiêu chuẩn, tuân theo luật lệ Các đôi liền anh đối đáp với đôi liền chị được gọi làhát hội, hát canh; hát cả bọn, cả nhóm liền anh đối đáp cùng cả nhóm liền chị

được gọi là hát chúc, mừng, hát thờ Chiều ngày 16/4/2010, Bộ Văn hóa – Thể

thao và Du lịch phối hợp với Ủy ban Quốc gia UNESCO Việt Nam đã tổ chức

Lễ đón nhận bằng của UNESCO công nhận “Dân ca quan họ Bắc Ninh” là disản văn hoá phi vật thể đại diện của nhân loại và “Ca trù của Việt Nam” đượcghi danh vào danh sách di sản văn hoá phi vật thể

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài này là do em nghiên cứu và được sự hướng dẫnkhoa học của Trưởng khoa thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường Nội dung của đề tài,kết quả nghiên cứu là trung thực và chưa công bố bằng bất cứ hình thức nàotrước đây Các thông tin phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá do chính

em thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo Emhoàn toàn chịu chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của đề tài

Bắc Ninh, ngày 15 tháng 7 năm 2016

Sinh viên

Dương Thị Lưu

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trongsuốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, em đã nhận được rấtnhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Để hoàn thành

được bài báo cáo thực tập về đề tài: “ Xây dựng văn hoá công sở của các cán

bộ công chức Văn phòng UBND Phường Châu Khê”.Được sự đồng ý của

Văn phòng- UBND phường Châu Khê đã tạo điều kiện giúp đỡ em được tìmhiểu,quan sát và tiếp xúc với công việc thực tế của cơ quan Đặc biệt em xincám ơn a Trần Văn Thắng, cán bộ văn phòng Thống Kê đã trực tiếp dẫn dắt em

trong suốt qua trình thực tập và tìm hiểu đề tài Trong quá trình làm bài báo cáo

do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếusót vậy nên em rất mong nhận được những ý kiến nhận xét từ các thầy,cô giáo

để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn các Thầy, cô giáo trong khoa Quản trị Vănphòng, ThS.Nguyễn Mạnh Cường Trưởng khoa Quản trị văn phòng; các bác,các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng- UBND Phường Châu Khê đã hướng dẫn,giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành thời gian thực tập Đồng thời giúp emcủng cố, trau dồi kiến thức thực tế để em hoàn thành tốt công việc về sau./

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập quốc tế Ngày nay trong điều kiện kinh tế thịtrường với sự bùng nổ thông tin một cách mạnh mẽ Văn phòng được coi là loạihình lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ chuyên môn ngày càng cao,theo hướng đa năng về nghiệp vụ, kỹ năng để đưa đất nước phát triển theo thờiđại mới.Thì việc đẩy mạnh thực hiện văn hóa công sở là vấn đề quan trọng vàcần thiết để góp phần thực hiện mục tiêu xây dựng được một nền hành chínhtrong sạch, minh bạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả nhằm đápứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội trong giai đoạn mới Thực tế cho thấy côngtác cán bộ hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của một chủchương, một công việc cụ thể Nhất trong giai đoạn Đảng Nhà nước và nhân dân

ta đang thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, mở rộng quan hệ quốc tế, theo đómỗi cán bộ công chức, viên chức hơn ai hết phải tự rèn luyện và hoàn thiệnmình từ trình độ, năng lực, công tác lễ tiết tác phong, thái độ phục vụ để thực sự

là công bộc của dân

Công sở là nơi cán bộ, công chức hàng ngày tiếp xúc và giải quyết nhữngcông việc liên quan đến người dân Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc

và thái độ tiếp cận của đội ngũ cán bộ, công chức để ảnh hưởng đến hiệu quảcông việc và hiệu lực quản lý nhà nước

1 Lý do chọn đề tài.

Giao tiếp ứng xử là một trong những vấn đề được quan tâm của “dân côngsở” Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp là một việc làm hết sức cầnthiết Bởi văn hóa nơi công sở cũng giống như bất cứ một loại hình văn hóa nàokhác, đó là một loạt những hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều

khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác.

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thànhviên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quanmình Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh

dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên nhữngnguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.

Chính vì tầm quan trọng đó mà em chọn đề tài “ Xây dựng văn hóa công

sở của cán bộ, công chức Văn phòng Thống Kê - UBND phường Châu Khê”

2 Mục tiêu của đề tài.

Đề tài xây dựng văn hóa công sở của cán bộ, công chức văn phòng –UBND phường Châu Khê Qua văn hóa ăn mặc ngọn ngàng, lịch sự, phong cáchlàm việc, thương hiệu cuả cơ quan từ đó rút ra nhận xét đề xuất đối với Vănphòng – Văn phòng UBND và HĐND phường Châu Khê đạt chuẩn mực vắnhóa của dân tộc

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Phạm vi nội dung: đề tài của em tập trung vào tìm hiểu “ văn hoá công sở của các cán bộ công chức Văn phòng – UBND và HĐND phường Châu Khê”

Phạm vi không gian: Văn phòng Thống Kê –UBND phường ChâU Khê.Phạm vi thời gian: đề tài này được tiến hành nghiên cứu trong thời gian từtháng 1/7/2016 đến tháng 28/8/2016

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được

sử dụng

- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

+ Phương pháp quan sát khoa học

+ Phương pháp điều tra

+ Phương Pháp thưc nghiệm khoa học

+ Phương pháp tổng hợp kinh nghiệm

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

+ Phương Phap phân tích tổng hợp lý thuyết

+ Phương pháp giả thuyết

+ Phương pháp lịch sử

Trong đó phương pháp sưu tầm và phương pháp phân tích tổng hợp tài

liệu được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài mình.

5 Nguồn tài liệu tham khảo.

Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/08/1007 của Thủ tướng Chính phủ

về ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND;

Giáo trình quản trị văn phòng Cơ sở văn hóa Việt Nam Nghi thức nhànước…;

Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp của các khóa trước ví dụ như: Đề tàiThực trạng văn hóa trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay…

Cổng thông tin điện tử phường Châu Khê

Theo nghiên cứu của Ts.Trần Mai ước (2003) trường Đại học Ngân hàng

TP Hồ Chí Minh với đề tài bàn luận về văn hoá cồng sở đã chỉ ra những quanđiểm của chính tác giả về vai trò, thực trạng của văn hoá công sở và đưa ra cácgiải pháp cơ bản để tiếp tục thực hiện quy chế văn hoá công sở hiệu quả, gópphẩn thực hiện vào mục tiêu xây dựng được một nền hành chính phục vụ trongsạch, minh bạch, vững mạnh chuyên nghiệp , hiện đại và hoạt động có hiệu quả

Tác giả Nguyễn Hoàng Linh Chi(2014) với đề tài văn hoá công sở trongcác cơ quan hành chính nhà nước cũng đã chỉ ra được thực trạng văn hoá công

sở trong các cơ quan hành chính nhà nước ta hiện nay và cũng đã đưa ra đượcnhững khuyến nghị, biện pháp cải thiện: cần cải thiện cách ăn mặc của nhân

viên, cách giao tiếp và đặc biệt là phải biết quý trọng nhân dân Những điều nàykhông chỉ nói ở miệng, nói cho nhau nghe mà phải được thực hiện dựa trênnhững văn bản bắt buộc do nhà nước ban hành kèm theo sự khen thưởng, khenngợi, xử phạt đúng người.

Những nghiên cứu trên cũng đã phần nào chỉ ra được thực trạng cũng nhưlàm sáng tỏ một số vấn đề trong thực hiện văn hoá công sở Tuy nhiên vấn đề

“Văn hoá công sở” vẫn luôn là một chủ đề muôn thuở mà chúng ta cần học hỏi,rèn luyện và đi sâu vào nghiên cứu

Chương I: Cơ sở lí luận về văn hóa công sở.

Chương II: Xây dựng văn hóa công sở của cán bộ công chức tại Văn phòng –UBND và HĐND phường Châu Khê.

Chương III: Phương hướng và giải pháp nâng cao văn hóa công sở tại

cơ quan.

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

NỘI DUNG PHẦN I :KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND PHƯỜNG

sử dụng quyền lực nhà nước, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình , trên cơ

sở luật định Nó có thể bao gồm một số loại cơ quan nhà nước ở cơ sở Nhưngbao giờ cũng có cơ quan hành chính nhà nước Từ hiến pháp 1946 đến hiến pháp

1992, chính quyền cơ sở ở nước ta luôn luôn bao gồm hai loại cơ quan là HĐND

và UBND ( hoặc UBHC ) Bên cạnh đó chính quyền cơ sở làm việc theo nguyêntắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân vàtinh thần chủ động , sáng tạo của chủ tịch, phó chủ tịch ,ủy viên ủy ban nhân dân, cán bộ công chức chuyên môn Mỗi việc chỉ được giao một người phụ tráchtheo nghị định số 92 NĐ – CP ngày 22/10/2009 và chị trách nhiệm cá nhân vềlĩnh vực được phân công

chức nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa phương, chính quyền cơ sở

UBND Phường Châu Khê là cơ quan chuyên môn có chức năng thammưu tổng hợp , cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương ; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuậtcho hoạt động của HĐND và UBND

HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng ;chịu sự chỉ đạo , quản lý về tổ chức ,biên chế và công tác của UBND , đồng thờichịu sự chỉ đạo , kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của văn phòngUBND

UBND phường Châu Khê cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng , an ninh và thực hiệncác chính sách khác trên địa ban xã

UBND phường Châu Khê chịu sự lãnh đạo trực tiếp, toàn diện của xã và

sự chỉ đạo, lãnh đạo của UBND huyện Chịu trách nhiệm báo cáo công tác trướcUBND huyện và HĐND huyện

UBND Phường Châu Khê thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước

1.2 Nhiệm vụ :

Về kinh tế : Quyết định về chủ trương biên pháp

- Kế hoạch , biện pháp phát triển kinh tế xã hội ở địa phương, cơ sở,phathuy mọi tiềm năng các thành phân kinh tế , bảo đảm quyền tự chủ sản xuất kinhdoanh dự toán và phê chuẩn quyết toán ngân sách ở địa phương ;

- Chủ trương , biện pháp phân bổ lao động , dân cư , quản lý đất đai, tàinguyên thiên nhiên

- Chính sách tiết kiệm chống tiêu cực

Về văn hóa xã hội : Quyết định các chủ trương, biện pháp phát triển

văn hóa , giáo dục, chống tiêu cực ( thực hiện nghị định 87 của chính phủ )

- Vấn đề bảo vệ, chăm sóc sức khỏe của nhân dân

- Công tác thương binh – xã hội, giúp đỡ gia đình thương binh , liệt sĩ,cứu tế xã hội

Về khoa học – công nghệ : HĐND quyết đinh chủ trương biện phápkhuyến khích :

- Nghiên cứu , cải tiến kỹ thuật , ưng dụng các tiến bộ khoa học và côngnghệ phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương ;

- Bảo vệ và cải thiện môi trường ;

- Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường , chấtlượng sản phẩm , chống sản xuất , lưu hành hàng giả

 Về an ninh , quốc phòng : HĐND quyết định các chủ trương ,biện pháp về :

- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng lược lượng vũ trang và quốc phòng toàndân Thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

- Giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội , đấu tranh phòng ngừa và chốngtội phạm đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm và các hành vi vi phạm phápluật ở địa phương, cơ sở

- Nhiệm vụ về chính sách dân tộc và tôn giáo

Đảm bảo bình đẳng , đoàn kết, giúp đỡ giữa các dân tộc ;

Thực hiện chính sách tôn giáo, bình đẳng tôn giáo, quyền tự do tínngưỡng

Nhiệm vụ pháp chế XHCN : Có biện pháp :

Bảo đảm thi hành pháp luật ở địa phương:

Có chủ trương , biện pháp bảo hộ tính mạng, tài sản ,tự do ,danh dự, nhânphẩm và các quyền, lợi ích hợp pháp của nhân dân

Bảo vệ tài sản lợi ích của nhà nước , tổ chức kinh tế , xã hội

Giải quyết khiếu nại , tố cáo của công dân :

Xây dựng chính quyền địa phương :

- Quản lý địa giới hành chính

- Công tác cán bộ , bầu cử các chức danh chính quyền

1.3 Quyền hạn

UBDN phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể bànbạc, quyết định theo đa số về những nội dung quan trọng, đảm bảo và phát huytrách nhiệm, quyền hạn của tập thể UBND xã , đề cao vai trò , trách nhiệm vàquyền hạn của từng thành viên UBND

UBND Phường Châu Khê tổ chức và chỉ đạo thực thi quyền hành pháp đểthực hiện các chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực đời sống xãhội trên địa bàn xã theo hiến pháp và pháp luật

Thẩm quyền ban hành cuả HĐND và UBND ở địa phương Của cơ sởđược pháp luật quy định Đó là quyền quyết định của chủ trương biện pháp thựchiện pháp luật ở địa phương trong từng lĩnh vực do luật quy định Quyền giámsát việc chấp hành pháp luật đối với UBND cùng cấp cũng như các cơ quan nhànước, các tổ chức xã hội, các đơn vị kinh tế đóng trên lãnh thổ

Về văn bản, HĐND có quyền ban hành nghị quyết – một hình thức vănbản có giá trị pháp luật

1.4 Cơ cấu , tổ chức và nhân sự

Đến hết năm 2011 , tính đến thời điểm tháng 5 năm 2016 ,UBND xã gồm

có 3 thành viên , bao gồm : chủ tịch , phó chủ tịch ,và ủy viên UBND phường

Chủ tịch là người lãnh đạo điều hành công việc của UBND , chịu tráchnhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng với tập thểUBND phường chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND phường trước HĐNDcùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Phó chủ tịch và các thành viên của UBND chịu trách nhiệm cá nhân vềphần việc chủ tịch UBND huyện phân công trước HĐND và UBND xã , đồngthời chịu trách nhiệm tập thể của UBND xã trước HĐND xã và UBND huyện.UBND xã tổ chức chỉ đạo thực hiện nghị quyết của HĐND xã và các nghịquyết , quyết định, thông tư ,chỉ thị của cơ quan nhà nước cấp trên

+ Ban văn hóa – xã hội

+ Ban địa chính – môi trường

+ Ban xây dựng – giao thông – thủy lợi

+ Ban nông nghiệp

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động về công tác hành chính của Văn phòng UBND phường Châu Khê.

2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng.

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn raviệc thu thập ,bảo quản lưu trữ , các loại văn bản giấy tờ, tức là những côngviệc liên quan đến công tác văn thư Mặt khác văn phòng còn được hiểu là bộmáy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan có chức năng tham mưu, tổng hợp vàchức năng hậu cần cho cơ quan

Chức năng.

 Chức năng tham mưu ,tổng hợp

Văn phòng UBND xã Tân Sơn là cơ quan chuyên môn , là bộ máy giúpviệc của ủy ban nhân dân xã tổ chức các hoạt động chung của UBND xã , thammưu giúp chủ tịch UBND xã chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộmáy hành chính ở địa phương, bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tácquản lý , chỉ đạo điều hành của UBND xã, chủ tịch UBND xã và thông tin chocông chúng theo quy định của pháp luật Bảo đảm các điều kiên vật chất , kỹthuật cho hoạt động của UBND xã, chủ tịch UBND xã

- Giúp chủ tịch ,phó chủ tịch UBND xã nắm tình hình hoạt động củaUBND xã về hoạt động kinh tế, xã hội, An ninh, quốc phòng tại địa phương

- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theodõi thực hiện chương trình lịch làm việc đó , tổng hợp tình hình công tác kinh tế

xã hội tham mưu giúp UBND xã trong chỉ đạo, đôn đốc, điều hành, tổ chức thựchiện

- Để tham mưu tốt cho chủ tịch, phó chủ tịch và các trưởng ban ngànhtrong cơ quan tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp về nhữngvấn đề cần giải quyết Từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp vàtham mưu trên thực tế sự tách bạch hai nội dung nay là điều không cần thiết

 Chức năng hậu cần

Là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơquan ,đơn vị Với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảođảm sự vận hành bình thường, của mọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành đượccác cơ quan tổ chức phải có các phương tiện , điều kiện vật chất tối thiểu cầnthiết Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đầy đủđáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

- Đảm bảo điều kiện hậu cần, cơ sở vật chất kỹ thuật, văn phòng phẩmphục vụ cho các hoạt động của HĐND và UBND xã các ban ngành của UBND

- Làm tốt công tác y tế ,vệ sinh môi trường xanh sạch đẹp cho cơ quan

- Làm tốt công tác lễ tân đón tiếp khách

- Làm tốt công tác bảo vệ An ninh trong cơ quan

- Thu thập thông tin , xử lý thông tin và cung cấp thông tin kịp thời đápứng nhu cầu lãnh đạo quản lý điều hành các thủ trưởng cơ quan

- Theo dõi tiến độ chuẩn bị đề án thẩm tra các đề án các quyết định quản

lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành

- Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án , đảm bảo các văn bản cơ quan banhành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất

- Chủ trì giữ tốt mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơquan khác với công dân Giúp thủ trưởng điều hòa phối hợp các đơn vị để thựchiện các chương trình của cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị, tổ chức các cuộc hội nghị hội thảo ,các cuộc họp các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với cơ quan khác vănphòng phải ghi biên bản cuộc họp đó

- Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan quản lý chỉ đạo công tác văn thưcông tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc trực tiếp thực hiện công tác văn thư công táclưu trữ của cơ quan

- Văn phòng trực tiếp quản lý tài sản của cơ quan, đảm bảo cơ sở vật chấttrang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc cho cơ quan hoạt động

- Lập kế hoạch tài chính , dự toán kinh phí hàng năm , hàng quỹ ,dự kiếnphân phối hạn mức kinh phí , báo cáo kế toán , cân đối hàng quỹ , hàng năm ,chitrả tiền lương , tiền thưởng , chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước vàquyết định của thủ trưởng

- Quản lý tổ chức bên chế của văn phòng

- Quản lý thống nhất việc soạn thảo ban hành, công bố văn bản của

HĐND xã, giúp UBND xã, chủ tịch UBND xã theo thông tư số : 01/2011/TT –BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 trình cấp có thẩm quyền phê duyệt , làm báocáo gửi lên cấp trên theo định kỳ và đột xuất

- Quản lý con dấu, sổ ghi biên bản, sổ công văn đi, đến, quản lý việc lập

hồ sơ lưu trữ công tác quản lý cán bộ

- Tổ chức giao tiếp đối nội ,đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong côngtác thư từ tiếp dân ,giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơquan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe , bảo vệ an toàn cơquan ; Tổ chức các cuộc họp lễ nghi khách tiết , thực hiện công tác lễ tân , tiếpkhách một cách khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong vănphòng , từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng , chỉ đạo vàhướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay các đơn vịchuyên môn khi cần

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (xem phụ lục số 2)

2.1.2.Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ngày 04/02/2008 của chính phủ,quy định tổ chức, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xãthuộc tỉnh

Văn phòng UBND phường Châu Khê phân công nhiệm vụ của cán bộ,công chức của Phòng năm 2016 như sau:

1 Chủ Tịch: Nguyễn Văn Thắng

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người đứng đầu Ủy ban nhân dân,lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND phường; chịu tráchnhiệm trước UBND Tỉnh Bắc Ninh, Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường ChâuKhê về quản lý nhà nước trên địa bàn phường

- Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của cơ quan nhà

nước cấp trên và Nghị quyết của Đảng uỷ, HĐND phường Triệu tập và chủ trìcác phiên họp của UBND phường khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủtrì thay, chỉ đạo các hoạt động đối nội, đối ngoại của UBND phường.

- Chỉ đạo thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và chương trìnhcông tác của UBND phường

- Trực tiếp chỉ đạo cỏc lĩnh vực: Nội chính, tài chính, kế hoạch phát triểnkinh tế - xã hội, dự án được đầu tư, công tác quy hoạch, công tác tổ chức chínhquyền, địa giới hành chính, an ninh quốc phòng thuộc thẩm quyền của UBNDphường

- Ký ban hành các văn bản quy phạm và áp dụng pháp luật về chính sách,chế độ và báo cáo của Ủy ban nhân dân phường trình UBND Quận, Đảng uỷ vàHĐND phường

- Thường xuyên trao đổi công tác với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Mặttrận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị trong phường

- Chỉ đạo thực hiện các chương trình an ninh, quốc phòng, trật tự an toàn

xã hội, cải cách hành chính, kinh tế, phát triển tiểu thủ công nghiệp, phòngchống tham nhũng và lãng phí, thực hành tiết kiệm Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụquân sự, Trưởng Ban chỉ đạo 197, Trưởng Ban chỉ đạo phũng chống thamnhũng, Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế, Chủ tịch Hội đồng thi đua, Chủ tịch hộiđồng xét duyệt hồ sơ nhà đất phường, là chủ tài khoản

- Trực tiếp xử lý các vấn đề liên quan đến các ngành Công an, Toà án,Viện kiểm soát, Ban chỉ huy Quân sự

- Trực tiếp phụ trách: Tài chính, Thuế, Địa chính nhà đất, Tư pháp, Quân

sự, cải cách hành chính của phường

lĩnh vực được phân công trên địa bàn.

Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộclĩnh vực được giao;

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hộiđồng nhân dân phường về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực được phâncông phụ trách

- Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệmtập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồngnhân dân phường và Ủy ban nhân dân Quận Đối với những vấn đề vượt quáphạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thỡ chủđộng trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫncòn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức, LĐHĐ thực hiện các chủ trương,chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được giao và phụ trách địa bàn dân cư

3 Phó Chủ Tịch: Nguyễn Thị Nghĩa

* Trực tiếp phụ trách: Văn phòng HĐND–UBND, công tác y tế, giáo dục, Lao động, Thương binh & Xã hội, văn hoá thông tin, thể dục thể thao, công tác vay vốn, công tác chứng thực.

- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phâncông; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theolĩnh vực được phân công trên địa bàn

- Được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộclĩnh vực được giao;

- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hộiđồng nhân dân phường về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực được phâncông phụ trách…

- Cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách

nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hộiđồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân Quận Đối với những vấn đề vượtquá phạm vi thẩm quyền thì Phú chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủđộng trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫncòn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;

- Trưởng ban chỉ đạo cỏc Ban theo quy định của pháp luật;

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức, LĐHĐ thực hiện các chủ trương,chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được giao và phụ trách địa bàn dân cư số

4 chuyên viên: Dương Đức Thuận – Tư pháp hộ tịch

- thụ lý hồ sơ, xác Minh đề xuất với Chủ tịch UBND xem xét, quyết định

đăng ký hộ tịch theo quy định

- Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dann đăng ký kịp thời các sựkiện hộ tịch

- Sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch cuẩ bộ tư pháp

- tổng hợp tình hình thống kê chính xác số liệu hộ tịch để UBND phườngbán cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 6 tháng của 1 năm

- Tuyên truyền phổ biến vận động nhân dân chấp hành các quy định củapháp luật về hộ tịch

- giữ gìn bảo quản hộ tịch theo quy định của pháp luật

5 chuyên viên: Nguyễn Thị Tình – Văn phòng thống kê

1) Đối với công chức phụ trách lĩnh vực hành chính văn phòng

- Giúp Ủy ban Nhân dân cấp xã xây dựng quy chế làm việc, tổng hợpchương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trìnhcông tác, lịch làm việc ; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưugiúp Ủy ban Nhân dân trong chỉ đạo thực hiện

- Là đầu mối phối hợp với các công chức khác giúp Ủy ban Nhân dân dựthảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chứccấp xã.

- Giúp Hội đồng Nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Ủy ban Nhân dân tổ chứctiếp dân, tiếp khách, nhận đơn từ khiếu nại của Nhân dân chuyển đến Hội đồngNhân dân và Ủy ban Nhân dân hoặc lên cấp có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng Nhândân, Ủy ban Nhân dân

-Giúp Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân thực hiện nhiệm vụ côngtác bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân theo quy định củapháp luật và công tác được giao

- Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác cải cách hành chính

- Nhận và trả kết quả trong các giao dịch công việc giữa Ủy ban Nhân dânvới cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “Một cửa”

- Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác thi đua, khen thưởng

- Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác nội vụ

2) Đối với công chức phụ trách lĩnh vực thống kê

- Đảm bảo thực hiện những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động thống kê.-Thực hiện các cuộc điều tra và chế độ báo cáo thống kê của Nhà nướcthông qua chương trình công tác của phòng thống kê huyện

-Thực hiện công tác thống kê phục vụ yêu cầu quản lý của xã, phường, thịtrấn

- Giữ bí mật thông tin thống kê theo quy định của luật thống kê

- Tuân thủ các quy định của pháp luật thống kê, chịu trách nhiệm về côngviệc được phân công

- Thường xuyên củng cố, giữ mối quan hệ mật thiết với các ngànhchuyên môn của xã và mạng lưới các hộ điều tra mẫu (nếu có)

-Thực hiện công tác quản lý lĩnh vực tiểu thủ công nghiệp và quản lýđiện

- Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác tôn giáo.

Tiêu chuẩn cụ thể của các CB – CNVC ở UBND và HĐND phường Châu Khê:

1 Độ tuổi: 18 tuổi trở lên

2 Học vấn: Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng trở lên

3 Tin hoc: có chứng chỉ tin học văn phòng trình độ B trở nên

4 Về đạo đức văn hóa tốt

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ.

UBND phường Châu Khê thưc hiện hệ thống hóa các văn bản quản lý vềcông tác văn thư như:

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

- Công văn số 10060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục VTLTNN

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

-Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

-Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

+ Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao

+ Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

+ Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản

+ Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thứcbản sao

+ Phụ lục V: Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản

-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

-Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

-Thông tư số : 33/BT ngày 10-12-1992 của Bộ trưởng-Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước

-Công văn số: 1652/HC ngày 24-12-1992 của Văn phòng Chính phủ

về thẩm quyền ký văn bản gửi Thủ tướng Chính phủ

-Nghị định số 527-TTg ngày 02/11/1957 của Phủ Thủ tướng ban hành bản Điều lệ quy định chung về công văn giấy tờ của các cơ quan

-Công văn số: 30/NV ngày 09-02-1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”

Ngoài những hệ thống văn bản trên thì UBND phường Châu Khê còn thực hiện một số hệ thống hóa văn bản khác do Nhà nước quy định khác.

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch

ỦY BAN NHÂN DÂN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Quy chế làm việc của UBND huyện nhiệm kỳ 2011-2016;

UBND phường Châu Khê xây dựng Chương trình trọng tâm công táctháng 8 năm 2016 như sau:

I.MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1 Tích cực chỉ đạo điều hành phát triển kinh tế văn hoá xã hội, đảm bảoquốc phòng an ninh hoàn thành mục tiên Nghị quyết đại hội Đảng bộ phườngkhoá XIX, Nghị quyết HĐND huyện nhiệm kỳ 2011 - 2016 Phát động phongtrào thi đua lập thành tích chào mừng Đại hội Đảng các cấp, chào mừng cácngày lễ lớn năm 2016

2 Đảm bảo công tác Quốc phòng - An ninh, làm tốt công tác phòng ngừa,đấu tranh, ngăn chặn với các loại tội phạm và tệ nạn xã hội, giữ vững an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn Đẩy mạnh truy quét các loại tộiphạm, không để hình thành tội phạm có tổ chức Tăng cường hoạt động của Ban

An toàn giao thông các cấp; tiếp tục thực hiện quyết liệt các biện pháp đảm bảotrật tự an toàn giao thông trên địa bàn phường

3 Thường xuyên tổ chức huấn luyện cho lực lượng thường trực, cử cán

bộ tham gia tập huấn, huấn luyện do cấp trên tổ chức Tổ chức các lớp bồidưỡng kiến thức QP-AN cho các đối tượng theo phân cấp, chỉ đạo BCHQS các

xã, thị trấn kiện toàn, tổ chức bồi dưỡng, huấn luyện cho LL DQTV đúng Luật.Thực hiện tốt công tác tuyển quân, công tác tuyển sinh quân sự năm 2015 vàcông tác giáo dục quốc phòng cho học sinh trường Trung học phổ thông PhủThông năm học 2014-2015 Chỉ đạo thực hiện xây dựng doanh trại “Sáng, xanh,sạch, đẹp”

4 Thực hiện công tác kiểm tra việc triển khai thực hiện các nhiệm vụchuyên môn; công tác chi tiêu tài chính thực hành tiết kiệm, chống lãng phí đốivới các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn Chỉ đạo các cơ quan, đơn vịtăng cường phối kết hợp giải quyết dứt điểm các đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân

5.Thực hiện tốt công tác khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho nhândân Kiểm tra việc chấp hành các quy định của Nhà nước đối với các cơ sở hànhnghề Y - Dược tư nhân; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kiểm tra công tác vệsinh an toàn thực phẩm Thực hiện kịp thời công tác an sinh xã hội cho các giađình chính sách, người có công, các đối tượng bảo trợ xã hội trên địa bàn; triển

khai công tác đào tạo nghề, giải quyết việc làm cho lao động nông thôn.

II CÁC NHIỆM VỤ CỤ THỂ.

1 Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội thangs1 và phương hướng năm 2016

2 Kế hoạch phòng chống tham nhũng năm 2016

3 Kế hoạch cải cách hành chính năm 2016

4 Kế hoạch tự kiểm tra cải cách hành chính năm 2016

5 Kế hoạch phát động phong trào thi đua năm 2016

6 Kế hoạch xuống giống vụ hè thu năm 2016

7 Kế hoạch phòng chống thiên tai năm 2016

8 Kế hoạch đảm bảo an toàn về an ninh trật tự năm 2016

9 Kế hoạch an toàn giao thông năm 2016

10 Kế hoach thực hiện chương trình xây dựng nông thôn mới về tiêu chí

“ An ninh trật tự xã hội” trên địa bàn xã và thực hiên thông tư 23 năm 2016

11 Kế hoạch phát triển bảo hiểm y tế thực hiện theo tiêu chí NTM năm2016

12 Kế hoạch duy trì phường phù hợp với trẻ em nă 2016

13 Kế hoạch duy trì năng cao phong trào “ toàn dân đoàn kết xây dựngđời sống văn hóa ở khu dân cư” năm 2016

14 Kế hoạch hoạt động văn hóa – thể thao năm 2016

15 Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách năm 2016

16 Kế hoạch vận động quỹ chất động màu da cam năm 2016

17 Kế hoạch nâng cao chất lượng hòa giải đơn thư khiếu nại và hòa giải

cơ sở năm 2016

18 Kế hoạch tuyển chọn và gọi công dân nhập ngũ năm 2016

19 Kế hoạch tuyên chuyền phố biến giáo dục pháp luật năm 2016

20 Kế hoạch thu phí phòng, chống thiên tai năm 2016

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN.

1 Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn căn cứ

Chương trình làm việc năm 2015 của UBND huyện xây dựng Chương trình làmviệc năm 2016 của đơn vị mình; trực tiếp chỉ đạo chuẩn bị các nội dung đượcgiao theo đúng quy định, đảm bảo chất lượng, đúng thời hạn và chịu trách nhiệmtrước UBND phường về các nội dung đã được giao

2 Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch UBND phường theo dõi, kiểm tra, đôn đốc

thực hiện Chương trình làm việc, tổ chức thẩm tra các nội dung chuẩn bị của các

cơ quan, đơn vị, báo cáo Chủ tịch UBND phường xem xét trước khi trình tại cácphiên họp của UBND phường; theo dõi, tổng hợp những cơ quan, đơn vị khôngthực hiện đúng Chương trình làm việc, chuẩn bị nội dung không đảm bảo yêucầu để làm cơ sở đánh giá, xếp loại đối với người đứng đầu các cơ quan đơn vị,Chủ tịch UBND các xã, thị trấn.

Trong quá trình thực hiện, UBND phường sẽ điều chỉnh, bổ sung Chươngtrình làm việc cho phù hợp với sự chỉ đạo của HĐND, UBND tỉnh, Huyện uỷ,HĐND phường và tình hình thực tế địa phương./

Nơi nhân: TM ỦY BAN NHÂN DÂN

-UBNH huyện từ sơn ( B/cáo); CHỦ TỊCH

-Cổng thông tin điện tử Xã;

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bảo của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

UBND phường Châu Khê ban hành các hình thức văn bản quản lý như: Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật gồm:

+ Đối với UBND: để thực hiện chủ trương chính sách trong các lĩnh vực,UBND Phường Châu Khê được ban hành Quyết định, chỉ thị, nhằm quy địnhbiện pháp để chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân thuộcphạm vi đơn vị

+ Đối với HĐND: ban hành Nghị quyết các chủ trương, biện pháp, chínhsách trong các lĩnh vực trên địa bàn

- Văn bản hành chính thông thường gồm: Kế hoạch, giấy báo giá, hợpđồng, chỉ thị, quy chế, báo cáo, đề án, phương án,thông báo, thông cáo, hướngdẫn, chương trình,quy định, kế hoạch, công văn, biên bản, tờ trình, giấy điđường, giấy ủy quyền,

- Văn bản chuyên môn: là các văn bản thuộc ngành tài chính kế toán (nhưChứng từ, hóa đơn,…)

Qua khảo sát việc ban hành văn bản tôi nhận thấy UBND phường ChâuKhê đã tuân theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, thực hiện đúng thẩmquyền về hình thức văn bản Văn bản được ban hành đúng với vị trí, chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân trong trong cơ quan, tổ chức

Về thẩm quyền nội dung văn bản, qua khảo sát tại văn thư cơ quan và tạimỗi phòng ban, tôi nhận thấy, các bộ phận, chức danh quản lý chỉ được phépban hành những văn bản đề cập đến vấn đề, phạm vi nhất định thuộc chức năng ,nhiệm vụ của mình đã được quy định, do vậy đảm bảo tính thống nhất và rõràng trong hoạt động quản lý

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

UDND phường Châu Khê đã thực hiện những yêu cầu về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản của cơ quan do nhà nước quy định của Nhà nước:

Về nội dung: trong quá trình soạn thảo nội dung văn bản thì đảm bảo cácyêu cầu như: tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền, tínhkhả thi.

Về kỹ thuật trình bày:

Về thể thức của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chínhTheo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định soos110/2004/NĐ- CP ngày 08/04/2004của Chính phủ về công tác văn thư, thể thức văn bản quy phạm pháp luật vănvản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu văn bản;

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

Ngoài ra còn có dấu mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản khẩn, mật)Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điều a củakhoản này, có thể bổ xung, địa chỉ cơ quan, địa chỉ thư điện tử (e mail), số telex,

số fax, đại chỉ trang toong tin,…

Thể thức của văn bản hành chính được quy định và hướng dẫn tại Thôn tư01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức kỹthuật trình bày văn bản

Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại thong tư25/2011/TT-BTP ngày 17/12/2011 của bộ tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bàyvăn bản quy phạm pháp luật của chính phủ, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng, cơquan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật lien tịch

Thể thức văn bản chuyên ngành

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định “ thể thức kỹ thuật trình bày vănbản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy địnhsau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”

* Nhận xét chung:

Như vậy, qua khảo sát thực tế về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,tôi có thể thấy UBND phường Châu Khê đã tuân thủ đúng về thể thức cũng như

kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan nhà nước đã quy định

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan

Quy trình soạn thảo văn bản của UBND phường Châu Khê

a) Chuẩn bị soạn thảo

Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo văn bản được thuận lợi

và chất lượng

- Phân công soạn thảo:

căn cứ vào tính chấ, nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

- Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung vấn đề của văn bản

+ Xác định tên loại, và trích yêu nội dung văn bản

+ Thu thập thông tin phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết có liên quanđến văn bản, thông tin phải pháp lý với thực tế từ các nguồn khác nhau hay cácphương pháp khác nhau, thông tin cần thu thập đầy đủ và chính xác

+Xây dựng đề cương: xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp viết văn bànđược thuận lợi

b)Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theoquy định của nhà nước

- Viết bản thảo trên cơ sở đã xây dựng, cá nhân hoặc chủ trì tiến hànhsoạn thảo phải phù hợp với thể thức nội dung văn bản…, sau khi soạn thảo xong

phải tiến hành kiểm tra lỗi chính tả,kỹ thuật trình bày, mục đích đạt được củavăn bản.

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo: văn bản có tính chat quan trọng, nộidung phức tạp có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, việc thamkhảo ý kiến

- Tổng hợp ý kiến ( nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo

c) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ xung bản thảo đã trình duyệt

Lãnh đạo phụ trách trực tiếp ( Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch)

Chánh văn phòng duyệt thể thức và ký văn bản

Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp có nhiều vấn

đề cần trình kèm theo hồ sơ trình ký

d)Đánh máy nhân bản

Nhân bản đúng số lượng quy định

Đánh máy đúng nguyên bản thể thứ nội dung văn bản

Giữ nội dung bí mật của văn bản thực hiến đánh máy nhân bản đúng thờigian quy định

e) Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan có tránh nhiệm kiểm tra chịutrách nhiệm về nội dung văn bản

f) Ký , hoàn thiện thể thức trước khi ban hành

Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, các bộ văn thư hoàn thiện,làm các thủ tục ban hành:

+ Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND phường Châu Khê so vớiquy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành về công tácvăn thư là hoàn toàn đúng về quy trình

Qua tìm hiểu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ta có thể thấy quy trình soạnthảo văn bản phổ biến gồm có 7 bước cụ thể như sau:

+ B1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết vàthực hiện văn bản;

+ B2: Chọn thể loại văn bản;

+ B3: Thu thập và xử lý thông tin;

+ B4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

+ B5: Duyệt bản thảo;

+ B6: Nhân bản văn bản;

+ B7: Hoàn thiện văn bản để ban hành

Chính vì các bước trên đã tạo thuận lợi cho UBND phường Châu Khêthực hiện việc soạn thảo được chính xác về nội dung và thể thức của văn bảntheo đúng quy định của Nhà nước quy định

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì “Tất cả văn bản, kể

cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến)phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

và “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là vănbản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản;

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3 Đăng ký văn bản đi;

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5 Lưu văn bản đi

3.4.1 sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành, nhận xét đánh giá

* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị

Qua tìm hiểu về công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND và HĐNDphường Châu Khê, tôi nhận thấy, việc lập hồ sơ rất được chú trọng, công tác lập

hồ sơ thực hiện ở cac phòng ban Bởi vì tại đây diễn ra hoạt động chính của đơn

vị là nên hồ sơ được sắp xếp theo từng học viên, từng nhóm rõ ràng, cụ thể Còntại các phòng ban khác trong cơ quan, văn bản giấy tờ được phân loại và lưutheo nhóm, tên loại và ngày tháng năm

Việc lập hồ sơ được thực hiện nghiêm túc tại Phòng Văn thư lưu trưc, vềcách thức và phương pháp lập hồ sơ đúng theo quy định Hồ sơ được lập ghingoài bìa là hồ sơ về vấn đề gì, của ai và tháng, năm của hồ sơ, có ngày mở hồ

sơ, kết thúc hồ sơ Văn bản trong hồ sơ được đánh số thứ tự và sắp xếp theo quyđịnh, tiêu đề hồ sơ viết chính xác, rõ ràng

Do công tác lập hồ sơ hiện hành được chú trọng nên việc lập một danhmục hồ sơ cho cơ quan theo từng năm là được thực hiện dẫn tới việc lưu trữ hồ

sơ rất cẩn thận Hồ sơ để theo năm trong từng cặp tài liệu có sự đánh giá, xemxét lại

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan

Qua công tác kiểm tra và thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,

tổ chức cho thấy: Công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBNDphường Châu Khê chưa được quan tâm đúng mức công tác soạn thảo văn bản đôikhi vẫn còn một số sai sót, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó

khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập

hồ sơ công việc chưa tốt Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ,còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổchức… chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưađáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản,khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức còn thiếu nhiều; việc ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của

cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng

Trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị, máy móc sử dụng phục

vụ cho công việc của nhân viên văn phòng nói riêng và của toàn cơ quan nóichung Một số trang thiết bị văn phòng thường dùng: Máy vi tính, máy in, Fax,Điện thoại, Photocopy, Scan, máy cắt hủy tài liệu, … giúp điều hành và quản lýcông việc dễ dàng, tiết kiệm được thời gian làm việc nhưng đem lại hiệu quảcao Trang thiết bị văn phòng còn hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyếttrình, tạo môi trường làm việc hoàn mỹ, chuyên nghiệp và hiện đại

Tuy diện tích sử dụng của văn phòng UBND phường Châu Khê khônglớn nhưng bên trong được trang bị hầu hết những thiết bị cơ bản phục vụ chovăn phòng làm việc như: Máy tính để bàn, máy in, máy photocopy, máy scan, tủ

hồ sơ, tủ lạnh, quạt, bàn làm việc… và các trang thiết bị phục vụ cho hoạt độngđào tạo huấn luyện như: Máy tính xách tay, máy chiếu, màn chiếu, bút chỉ laze,thiết bị chuyển slide, hệ thống loa và micro không dây, bảng từ… (Phụ lục số 0)

Nhìn chung, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng của cơ quan tuychưa được đầy đủ, chuyên nghiệp và hiện đại nhưng đã đáp ứng được nhu cầuhoạt động và làm việc của đội ngũ cán bộ trong cơ quan, tổ chức

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc

(Xem phụ lục 3)