Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: Ngiệp vụ hành chính tại HĐND UBND quận tây hồ

MỤC LỤC BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂNQUẬN TÂY HỒ 4 I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4 1.Quá trình hình thành và phát triển của quận Tây Hồ 4 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 5 2.1.Chức năng 5 II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 8 1. Chức năng của văn phòng. 8 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng. 9 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 17 1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 17 1.2. Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 18 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan. 20 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan. 20 1.6. khảo sát về mô hình văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. 21 2. Khảo sát về công tác văn thư. 21 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ. 21 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND UBND quận Tây Hồ 23 2.2.1. Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 23 2.2.2. Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành. 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 27 3.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 27 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 27 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 29 3.4. công tác sử dụng tài liệu. 29 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 31 1. Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 31 1.1. Mẫu lịch công tác tuần (Xem phụ lục 07). 31 1.2. Kế hoạch công tác tháng (xem phục lục 08). 31 1.3. Kế hoạch công tác năm (xem phụ lục 09). 31 2. Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản: 31 2.1. Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính. 31 2.2. Mẫu hóa 01 công văn trao đổi. 34 2.3. Mẫu hóa 01 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm. 36 2.4. Mẫu hóa 01 Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. 40 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan. 42 3.1. Quy trình tổ chức hội nghị. 42 3.2. Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan (xem phụ lục 10). 43 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 43 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng cơ quan. 44 PHẦN IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 46 1. Ưu điểm: 46 2. Nhược điểm. 48 II. Đề xuất giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 48 LỜI CẢM ƠN 52 PHẦN PHỤ LỤC  

MỤC LỤC BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4

I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 4

1.Quá trình hình thành và phát triển của quận Tây Hồ 4

2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ 5

2.1.Chức năng 5

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 8

1 Chức năng của văn phòng 8

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 9

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17

1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 17

1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 18

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 20

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan 20

1.6 khảo sát về mô hình văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 21

2 Khảo sát về công tác văn thư 21

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 21

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND - UBND quận Tây Hồ 23

2.2.1 Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 23

2.2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành 24

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 27

3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ 27

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 29

3.4 công tác sử dụng tài liệu 29

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 31

1 Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 31

1.1 Mẫu lịch công tác tuần (Xem phụ lục 07) 31

1.2 Kế hoạch công tác tháng (xem phục lục 08) 31

1.3 Kế hoạch công tác năm (xem phụ lục 09) 31

2 Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản: 31

2.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính 31

2.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi 34

2.3 Mẫu hóa 01 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 36

2.4 Mẫu hóa 01 Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 40

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 42

3.1 Quy trình tổ chức hội nghị 42

3.2 Mẫu hóa chương trình nghị sự cho cơ quan (xem phụ lục 10) 43

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm,nhược điểm của mô hình văn phòng này 43

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng HĐND – UBND quậnTây Hồ Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của vănphòng cơ quan 44

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hànhchính văn phòng của cơ quan thực tập 46

BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

2 UBND Uỷ ban Nhân dân

3 QLNN Quản lý Nhà nước

4 LĐTB – XH Lao động Thương binh – xã hội

26 DS KHHGĐ Dân số Kế hoạch hóa Gia đình

Chính từ những yêu cầu cấp bách chung của xã hội, thích ứng với môitrường công nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phậnquan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức Do vậy, văn phòng phải có

ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới vănphòng Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sựquan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho văn phòng có thể pháthuy hết tiềm năng thế mạnh của mình

Với chức năng quyền hạn của mình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làngôi trường đào tạo công tác hành chính bậc nhất nước ta với các ngành họcphong phú như: văn thư lưu trữ, thông tin thư viện, tin học, quản trị nhân lực…đặc biệt là chuyên ngành Quản trị văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hộihiện đại - phục vụ nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước Cùng

với việc đổi mới,nâng cao chất lượng dạy và học, đồng thời xác định "học đi đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn" Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ

chức cho sinh viên đi Thực tập nhằm củng cố kiến thức, nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ và làm quen với thực tế công việc

Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàndiện của ngành Giáo dục Đó là mô hình đào tạo không những trang bị cho sinhviên về mặt lý thuyết mà còn giúp sinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan,đơn vị Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học đượchọc trong hai năm qua, bước đầu giúp mỗi học viên quen với công việc, trực tiếpvận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm Qua đó cũng làdịp để sinh viên tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán

bộ văn phòng trong tương lai

Qua đợt thực tập này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dụng các kỹ năng thựchành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều kinhnghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân Giúp học sinh, sinh viên có thểkiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết cách áp dụng những kiến thức

đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích luỹ những kinh nghiệm đểphục vụ cho công việc về sau và phát huy tính linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bénđối với những tình huống có thể xảy ra Đồng thời, qua quá trình thực tập nhàtrường có thể đánh giá được năng lực thực sự của sinh viên trong quá trình họctập và giải quyết công việc thực tế

Được sự đồng ý tiếp nhận của lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em đã đượcphân công về thực tập tại bộ phận Lưu trữ của văn phòng HĐND -UBND quậnTây Hồ từ ngày 29 tháng 02 năm 2016 đến ngày 29 tháng 04 năm 2016, qua đợtthực tập này đã giúp em vững vàng hơn cả trong trình độ chuyên môn, kiến thứccông việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ quan, giao tiếp xã hội Thựctập giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng vàphát huy những gì mà mình đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; họchỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tínhcần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai

Qua quá trình thực tập em cũng rút ra được cho mình những điểm mạnh

cũng như những điểm yếu của bản thân, từ đó sẽ giúp e tiếp tục phát huy nhữngđiểm mạnh của mình và khắc phục những hạn chế mà bản thân mình chưa đạt,chưa nẵm vững

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại văn phòngHĐND - UBND quận Tây Hồ Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì

mà em đã làm được cũng như chưa làm được Qua đây cho em được gửi lời cám

ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, cácthầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ emhoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập này

Mặc dù có rất nhiều cố gắng, thực tế công việc nên áp dụng lý thuyết vàothực tiễn trong quá trình thực tập có nhiều bỡ ngỡ và do thời gian thực tập cóhạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực tế chưa nhiều Do đó khihoàn thành báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhậnđược sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ các thầy, cô giáo, cán bộ khoa Quản trị vănPhòng và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn./

Em xin chân thành cảm ơn !

SINH VIÊN

Nông Quốc Chung

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

1 Quá trình hình thành và phát triển của quận Tây Hồ

Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kỳ công nghiệphóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động mở rộng nội thành – Thànhphố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ ra Nghị định số 69/CP về việc thànhlập quận Tây Hồ Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng01/1996

Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giápquận Ba Đình; phía Đông Bắc và Đông Nam giáp huyện Đông Anh và huyệnGia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy Trên địa bàn cónhững di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nêntinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi đã và đang tỏa sáng trở thành khu

du lịch nổi tiếng của Thủ đô

Dưới sự lãnh đạo của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, sự phối hợpgiúp đỡ của các sở, ban nghành thành phố, cùng các quận, huyện bạn, 10 nămqua Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ luôn luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xâydựng phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, giữ vững an ninh chính trị, tăng cườngquốc phòng Hệ thống chính trị được xây dựng, củng cố và phát huy hiệu quả,góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nộiban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việctrực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08

đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ củamình.

Với tinh thần quyết tâm xây dựng quận phát triển toàn diện vững chắc,phát huy thành tích đã đạt được và sức mạnh của khối đại đoàn kết toàn dân, của

hệ thống chính trị và các nguồn lực, Đảng bộ và nhân dân quận Tây Hồ đã cónhững bước đi vững chắc

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

3 Chức năng

UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên An ninh, Xã hội, Quốc phòng

Cụ thể như sau:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thươngnghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ;

- Về thu chi ngân sách của địa phương;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng QLNN ở địa phương, góp phầnđảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từTrung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ củanhân dân địa phương

3.1 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

Uỷ ban nhân dân thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo hiến pháp, Luật vàcác văn bản của cơ quan cấp trên, phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng

cường pháp chế xã hội, chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu,hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêucực của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.

Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và

12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể như sau:

* Chủ tịch UBND quận:

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 4 – quy chế làmviệc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016 ban hành kèm theo QuyếtĐịnh số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011 của UBND Quận

- Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điềuhành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đônđốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyênmôn thuộc quận

- Chủ tịch UBND quận là người phải chịu trách nhiệm cá nhân về nhữngnhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viêntrong cơ quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận

* Các Phó Chủ tịch quận: 03

- Phó chủ tịch Kinh tế UBND: Chịu trách nhiệm quản lý và hướng dẫn cácđơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế,phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình trợ giúpcho Chủ tịch UBND quận

- Phó chủ tịch Văn hóa – xã hội: Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý cácđơn vị phòng ban như phòng LĐ TB&XH, phòng VHTT&TDTT, phòng Y tế,phòng GD&ĐT

- Phó Chủ tịch Xây dựng, địa chính: Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lýcác phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài nguyên môi trường

* Khối Nội chính

Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban cònlại trong cơ quan như phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận.

* Ngoài ra quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người caotuổi, Hội nông dân, Hội chữ thập đỏ, Đội quản lý thị trường, Đội thanh tra giaothong công chính và Đội thi hành án

Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quậnthực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm vụ,quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật: Gópphần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địaphương

* Các phòng ban chuyên môn

Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyênmôn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng củamình

1 Văn phòng HĐND&UBND quận

12 Phòng Tài nguyên và môi trường

Ngoài ra còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ,

Hội nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động.

Bên cạnh đó còn có các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thihành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng,Viện Kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân

Sơ đồ tổ chức bộ máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ

( Xem phụ lục số 01 )

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

HĐND – UBND quận Tây Hồ

1 Chức năng của văn phòng.

Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trựcthuộc UBND quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra - UBND Thànhphố Hà Nội

Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ thực hiện các chức năng chungcủa văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu cần

* Chức năng Tham mưu:

- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất vớilãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạođưa ra những quyết định kịp thời nhất

- Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khácnhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo.Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình côngtác theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủ trương,chính sách và cơ chế quản lý của UBND quận Tây Hồ

* Chức năng tổng hợp:

- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây

dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo raquyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.

- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể đưa

ra một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất Vì vậy bộ phận văn phòng tổnghợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến hay nhất

* Chức năng hậu cần:

- Công tác hậu cần trong văn phòng góp phần quan trọng vào việc xâydựng cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơquan; nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việcnhư: máy tính, máy in, điện thoại…

- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làmviệc tốt nhất cho các cán bộ, công chức trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinhthái nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của

họ, quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng.

Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúpUBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụkhác do Chủ tịch UBND quận giao

Cụ thể là các công việc sau:

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm vàlên lịch làm việc hằng tuần, hằng tháng Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáokết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ

- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức việcthu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND,Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận

- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận kiểmtra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp UBND,

lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận vớiThường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.

- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáogửi cấp trên Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngànhthực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Bên cạnh đó giúp UBNDquận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dânchuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết

Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐND UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND - UBND triệu tậpphục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điềukiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND - UBND quận

Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán bộcông chức quận Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quanchuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, vănbản theo quy định của công tác lưu trữ

- Giúp Thường trực HĐND - UBND quận thiết lập các mối quan hệ vàđiều hào trong cơ quan Giúp HĐND - UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thểquần chúng Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữgìn an ninh trật tự cho cơ quan

3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh vănphòng và 02 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọngtrong hoạt động của văn phòng

* Chánh văn phòng HĐND - UBND quận

Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việcsau

- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính,tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kếtoán - Thủ quỹ.

- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ nănglực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực HĐND và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND - UBND quận Truyền đạt cácNghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,đột xuất của HĐND - UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoànđại biểu HĐND thành phố

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạoUBND quận

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ

- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúpchánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ vàtrả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuấtvới UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tạiUBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạođiều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo,

giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bảntrong phần việc được phân công phụ trách;

- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủtịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộtiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bảntrong phần việc được phân công phụ trách

* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ,hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộphận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái xe,trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo

vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồtheo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thườngtrực HĐND, lãnh đạo UBND quận

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, banthuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND -UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lýtài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện phục

vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo điềuhành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đếngiao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy, vệsinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBNDquận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn

và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường

- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc đượcphân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị,

họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.

* Sơ đồ cơ cấu tô chức của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ ( Xem phụ lục số 02 )

* Xây dựng Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND – UBND QUẬN TÂY HỒ

1.Tên công việc

3 Các mối quan hệ trong công việc

- Báo cáo với thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng theo nhiệm vụđược giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất vàcác nhiệm vụ do lãnh đạo giao

- Lãnh đạo trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND – UBNDquận về toàn bộ hoạt động của văn phòng Điều phối công tác của các Phó vănphòng, các bộ phận trực thuộc văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động thốngnhất, hiệu quả

- Khi vắng mặt tại cơ quan thì phải uỷ quyền cho một Phó văn phòng thực hiện

4 Các chức năng và hoạt động chủ yếu.

a Chức năng

-Tham mưu, tổng hợp giúp Chủ tịch HĐND - UBND quận trong chỉ đạo,điều hành chung và truyền đạt, thể chế hoá ý kiến chỉ đạo thuộc lĩnh vực Chủtịch phụ trách hoặc khi Chủ tịch có yêu cầu

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của cơ quan, đảm bảo an ninhtrật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong cơ quan

b Các công việc cụ thể

- Bố trí sắp xếp công chức, nhân viên văn phòng có đủ năng lực, trình độchuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND

và lãnh đạo UBND quận

- Phân công các Phó Chánh văn phòng, chuyên viên, nhân viên thực hiệnnhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụđược giao

- Chỉ đạo việc theo dõi tổng hợp báo cáo tình hình trên địa bàn quận phục

vụ cho công tác điều hành của chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận

- Truyền đạt các Nghị quyết, quyết định, Chỉ thị và thể chế hóa các ý kiếnchỉ đạo của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên,đột xuất của UBND quận

- Đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận,các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quận; giúp UBND quậntheo dõi, đôn đốc thực hiện Quy chế làm việc của UBND quận

- Vận động các cán bộ, công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡnhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan Thaymặt tập thể công chức, nhân viên văn phòng đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo cơquan về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp

nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợichính đáng của công chức, nhân viên văn phòng.

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phân công

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND và lãnh đạo UBNDquận giao

- Là chủ tài khoản của văn phòng HĐND – UBND quận

- Chủ trì các cuộc họp giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánhgiá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

- Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡngnghiệp vụ theo quy định của cơ quan

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với côngchức các phòng, ban thuộc HĐND – UBND quận

- Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho côngchức, nhân viên văn phòng

- Thừa uỷ nhiệm của lãnh đạo UBND quận truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thịđến các bộ phận; tổ chức phối hợp điều hành các bộ phận thực hiện theo đúngnội dung chỉ đạo, chỉ thị của Ban lãnh đạo

6 Điều kiện làm việc

a Thời gian làm việc :

Sáng từ 08h – 11h30’; chiều 14h00’ – 17h00’; nghỉ thứ 7, chủ nhật, và cácngày lễ trong năm

b Địa điểm làm việc: tại trụ sở Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.

c Phương pháp làm việc

Cung cấp đầy đủ bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy in, điệnthoại,…

Máy fax, máy photo, mail sử dụng chung của UBND quận

7 Tiêu chuẩn đảm nhiệm công việc

- Kỹ năng tổ chức giám sát công việc ‘

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

- Kỹ năng giao tiếp tốt

c Kinh nghiệm :

- Có ít nhất 3 năm kinh nhiệm trong công tác quản trị hành chính

- Có ít nhất một năm kinh nhiệm ở vị trí tương đương

d Phẩm chất cá nhân:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Trung thực, nhiệt tình, năng động, sáng tạo trong công tác

- Sáng tạo trong công việc

*Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên trong văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ ( xem phụ lục số 03 ).

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND - UBND quận Tây Hồ.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

2 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp.

Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử

lý, phân phối, quản lý, sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnhđạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan đơn vị

Bộ máy Văn phòng hiện có chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạoHĐND - UBND, đồng thời cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bịdụng cụ để đảm sử dụng hiệu quả Các phòng chuyên môn được bố trí khá đủchuyên viên, nhân viên Thời gian gần đây, nhờ có sự đồng thuận cao trong thựchiện nhiệm vụ, Văn phòng đã thực hiện khá tốt việc điều hòa hoạt động giữa cácphòng, các CBCC, cho nên công việc không bị chồng chéo hoặc bỏ sót Vớichức năng là cơ quan tham mưu giúp việc và phục vụ, trong những năm quaCBCC Văn phòng đã tích cực tham mưu, phục vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND– UBND nội dung, kế hoạch làm việc hàng năm, chương trình làm việc từngtuần đảm bảo khoa học, không chồng chéo, giúp cho từng chủ thể phục vụ thựchiện hài hòa chức trách nhiệm vụ được giao Trong công tác tham mưu, CBCCVăn phòng luôn thể hiện sự sáng tạo, tích cực đổi mới trong từng lĩnh vực hoạtđộng của HĐND - UBND như: đổi mới về hình thức, cách tổ chức giám sát, tăngcường khảo sát thực tế tại cơ sở để thu thập thông tin phục vụ giám sát; nội dunggiám sát được CBCC Văn phòng tham mưu đúng trọng tâm, trọng điểm, tậptrung vào những vấn đề cốt lõi; kết luận giám sát đã đưa ra những tồn tại, hạnchế Đồng thời tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựngcác quy chế hoạt động của cơ quan Tiêu biểu là việc xây dựng các quy chế như:Quy chế làm việc, quy chế văn hoá công sở, quy chế Văn thư, lưu trữ…

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, CBCC Văn phòngcũng còn mốt số vấn đề khắc phục đó là: Đội ngũ CBCC trực tiếp tham mưu, giúpviệc còn nhiều bất cập (nhiều nguồn, trình độ chưa được kiểm chứng) Sự am hiểupháp luật, nắm bắt đường lối, chủ trương chính sách mới của Đảng và Nhà nước;năng lực nắm bắt diễn biến quá trình phát triển; năng lực nghiên cứu, tổng hợp,tham mưu soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế Kinh nghiệm công tác, phong cáchlàm việc chưa chuyên nghiệp Ngoài ra, một số chuyên viên còn có tư tưởng bảothủ, thụ động trong công việc đã được phân công.

Trước đòi hỏi ngày càng cao về chức năng quyết định các vấn đề quantrọng và giám sát các hoạt động kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh của quận,trong thời gian tới văn phòng HĐND - UBND thành phố cần tiếp tục hoàn thiện

về tổ chức, cán bộ và tăng cường phương tiện làm việc, phấn đấu làm tốt chứcnăng tham mưu, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho HĐND – UBNDquận Tây Hồ

* Ví dụ một tình huống cụ thể về vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần:

Tổ chức chương trình kỷ niệm chào mừng ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 Đểchuẩn bị cho chương trình văn phòng đã có công tác chuẩn bị đầy đủ về lên kếhoạch tổ chức, giấy mời các đại biểu, sân khấu, ánh sáng, các tiết mục văn nghệ,

lễ tân, lên bảng dự trù kinh phí, …Qua đó cho thấy bộ phận văn phòng là rấtquan trọng, không thể thiếu nếu không có bộ phận văn phòng thì cơ quan sẽ gặpnhiều vướng mắc và không đạt được kết quả như mong đợi

1.2 Sơ đồ hóa nội dung, quy trình xây dựng công tác thường kỳ của

cơ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế.

Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựngtheo định kỳ, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như: Saumột nhiệm kỳ, sau một năm, sau một tháng

*Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan và của từng đơn vị (xem phụ lục 04)

* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác:

- Xây dựng lịch công tác tuần: Thứ 2 đầu tuần chuyên viên tổng hợp xinlịch công tác của Thường trực HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch, lãnh đạo vănphòng trong tuần đó, sao đó cán bộ tổng hợp gửi lại cho từng lãnh đạo

- Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hóa từng tháng, quý và những việc cần

bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là vào 25 hàngtháng Văn phòng HĐND – UBND tổng hợp xây dựng chậm nhất là vào ngày 20hàng tháng và có trách nhiệm trình chủ tịch phê duyệt và thông báo cho UBNDquận biết để thực hiện

- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc trongmột năm, Văn phòng HĐND - UBND quận tổng hợp dự kiến kế hoạch công tácnăm gửi đến cơ quan tham gia ý kiến Sau 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận vănbản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan; chủtrương chung của cấp trên; đề nghị của Phó Chánh văn phòng; UBND xây dựngchương trình công tác với trình tự: Các đơn vị thuộc chức năng trong cơ quanđăng ký công tác cho văn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình côngtác chung cho toàn cơ quan Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoànchỉnh bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đếncác thành viên của UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc ủy ban quận biếtđược để thực hiện

Ưu điểm: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

UBND quận Tây Hồ chặt chẽ, trình tự lôgic góp phần cho chương trình công tácđược hoàn thiện phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan

Nhược điểm: trình tự các khâu dài dòng, tốn thời gian.

Quá trình lấy ý kiến của các phòng, ban để xây dựng công tác thường kỳcòn gặp nhiều khó khăn, do các phòng ban chưa chủ động đưa ra ý kiến, vì vậycông tác dự thảo, lấy ý kiến vẫn chưa được chủ động đầy đủ và kịp thời so vớiyêu cầu đề ra.

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan.

* Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan (xem phụ lục 05a).

* Lập hồ sơ của hội nghị (Xem phụ lục 5b, 5c)

1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (phụ lục 06)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.

- Qua thời gian thực tập tại HĐND - UBND quận Tây Hồ, nhìn một cáchtổng thể thì việc triển khai thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hóa công sở củaUBND quận tương đối tốt Các cán bộ đều ý thức được văn hóa công sở là mộtnét đẹp sang trọng tại cơ quan nó nhằm tôn vinh người cán bộ cơ quan Việcthực hiện trang phục đảm bảo tính trang nghiêm Phong cách ứng sử chuẩn mựcphù hợp với nét đẹp văn hóa truyền thống của con người Việt Nam

+ Cán bộ, nhân viên đều chấp hành tốt mọi nội quy, quy định của cơ quan

và từng nơi làm việc Việc treo quốc kỳ được thực hiện tương đối tốt và theođúng quy định

+ Mọi người thực hiện nghiêm túc về việc sắp xếp và để xe đúng nơiquy định

+ Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp,khoa học, hợp lý

- Tuy nhiên, công tác triển khai và thực hiện nghi thức Nhà nước về vănhóa công sở của cơ quan vẫn còn một số hạn chế như:

+ Trong một số phòng làm Việc Của các phòng, bộ phận trong cơ quan

chưa được trang bị bảng tên, chức vụ của CBCC.

+ Cơ quan chưa có đồng phục riêng, việc đeo thẻ đi làm của cán bộ côngchức chưa thực hiện nghiêm túc

+Một số cán bộ trong cơ quan vẫn đi làm không đúng giờ quy định (đi làmmuộn hơn so với quy định và về sớm hơn giờ giấc quy định)

+ Khi ra vào cơ quan không cần xuất trình giấy tờ, vẫn còn tình trạng đi xetrong cơ quan

+ Một số cán bộ sử dụng điện thoại vào việc riêng nhiều hơn việc công.+ Tiếp dân chưa được nhiệt tình cho lắm

1.6 khảo sát về mô hình văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.

Là một văn phòng của tổ chức hành chính nhà nước, Văn phòng HĐND –UBND quận Tây Hồ luôn thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của Thường trựcHĐND, lãnh đạo UBND giao Hoàn thành xuất sắc công tác tham mưu tổng hợp

và hậu cần Có những đóng góp không nhỏ vào thành công chung của HĐND –UBND quận Vào các đợt tổng kết cuối năm, cuối nhiệm kỳ thường xuyên đượccấp trên biểu dương, khen ngợi Để có được những thành quả mong muốn, lãnhđạo văn phòng đã tham mưu cho HĐND - UBND xây dựng một mô hình tổ chứcvăn phòng phù hợp với tình hình thực tế, nguồn lực và đúng với các quy địnhcủa cấp trên

Hiện nay mô hình mà văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ đang đang

áp dụng, đó là chế độ thủ trưởng, tức là đứng đầu văn phòng là Chánh Vănphòng, có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên qua tới công tác văn phòng

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ.

Công tác văn thư bao gồm những nghiệp vụ: soạn thảo và ban hành vănbản; quản lý và giải quyết văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu

Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ là một văn phòng lớn gồm nhiều

đơn vị, bộ phận với nhiều công việc khác nhau chính vì vậy được bố trí sắp xếptheo mô hình hiện đại nên mỗi một bộ phận được tách riêng thành từng phòngđảm nhận từng công việc

Bộ phận văn thư được đặt tại tầng 1 bộ phận dễ nhìn thấy nhất và được đặt

ở ngay gần cửa ra vào của tòa nhà, khi bước vào là có thể nhìn thấy ngay

Tất cả nhân viên văn thư tập trung làm việc trong một phòng, thực hiệnnghiệp vụ của mình như: nhận văn bản đến; gửi văn bản đi; vào sổ văn bản đến,văn bản đi; chuyển giao văn bản; đóng dấu; in ấn,

Để đảm bảo cho việc thực hiện nghiệp vụ tốt, bộ phận văn thư của cơ quanđược trang bị đầy đủ: bàn làm việc, điện thoại, máy tính, máy in, máy fax, máyscan, tủ, tủ đựng tài liệu,…

Thông qua mô tả trên cho thấy được những ưu điểm và nhược điểm sau :

* Ưu điểm:

Mô hình của bộ phận văn thư trong văn phòng HĐND – UBND quận Tây

Hồ là một mô hình văn phòng tách riêng từng bộ phận đảm nhận những côngviệc khác nhau theo từng lĩnh vực riêng trong văn phòng, việc áp dụng mô hìnhnhư vậy sẽ có nhiều thuận lợi như đảm bảo giữ được bí mật không để hé lộ thôngtin ra ngoài

Với kiểu mô hình này các bộ phận sẽ có điều kiện làm việc riêng không bịtác động bởi những yếu tố gây ảnh hưởng đến các phòng ban

Số lượng các cán bộ công chức, viên chức trong một phòng ít sẽ giúp cáccán bộ, nhân viên tập trung hơn trong giờ làm việc

- Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyết ví dụ như phô tô, sao các loại vănbản phải mất thời gian đi lại từ phòng này sang phòng kia, giải quyết công việckhông theo dây chuyền và không có tính liên hoàn vì vậy hiệu quả công việckhông cao Không có tính gắn kết giữa các cán bộ công chức, viên chức trongvăn phòng.

- Việc phân ra nhiều phòng làm việc như vậy dẫn đến gây lãng phí muasắm các trang thiết bị làm việc, tỵ nạnh nhau, kém hiệu quả trong công việc

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của HĐND - UBND quận Tây Hồ

2.2.1 Lãnh đạo văn phòng trong công việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Chánh văn phòng là người đứng đầu của văn phòng và chịu trách nhiệm

về mọi mặt của văn phòng Trong bản phân công công việc của Chánh vănphòng thì Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý các bộ phận trong đó có

bộ phận văn thư Mỗi quý Chánh văn phòng đều kiểm tra toàn bộ tình hình hoạtđộng công tác văn thư của cơ quan Kiểm tra văn bản đến, văn bản đi, chuyểngiao văn bản, con dấu của cơ quan,… Nhờ vậy mà không có văn bản nào bịchậm tiến trình, ứ đọng Mỗi năm, Chánh văn phòng đều ra văn bản quản lý vàhướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư giúp cho nhân viên văn thư nắm rõ vềcông việc và thực hiện nhiệm vụ tốt hơn Nhờ có sự quan tâm của Chánh vănphòng trong công tác văn thư nên các văn bản được gửi đến HĐND - UBNDquận đều được văn thư tổng hợp rồi gửi đến các bộ phận giải quyết một cáchnhanh nhất Văn bản đến được nhân viên văn thư kiểm tra; sau đó đóng dấu đến,ghi số đến và lưu vào máy tính ngay trong hôm nhận văn bản và được gửi luôncho Chuyên viên tổng hợp trình lãnh đạo rồi sau đó gửi cho đơn vị có thẩmquyền giải quyết Văn bản đi thì nhân viên văn thư kiểm tra thể thức, hình thức

và kỹ thuật trình bày; sau đó lưu vào máy tính rồi gửi cho đơn vị, cơ quan nhận

trong ngày Nhân viên văn thư sẽ chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi Còn con dấu được tổ trưởng tổ văn thư bảo quản chặt chẽ trong tủ Chỉ có tổtrưởng bộ phận văn thư mới được phép đóng dấu theo đúng quy định của phápluật

Công tác văn thư giúp cho hoạt động điều hành công việc thường xuyêncủa cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, có hiệu quả Lãnh đạo văn phòngthường xuyên cập nhật và thực hiện theo những văn bản của Nhà nước về côngtác này Bên cạnh đó văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành nhữngvăn bản chỉ đạo cho công tác văn thư

2.2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành.

* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Tại UBND quận Tây Hồ, công tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiếnhành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúngđảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giảiquyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước

Soạn thảo và ban hành văn bản là một công việc quan trọng, thường xuyêntrong hoạt động quản lý và điều hành.Với khối lượng công việc lớn thì số lượngvăn bản sinh ra rất nhiều, vì vậy khi soạn thảo và ban hành văn bản phải theomột trình tự nhất định vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanhchóng. Nhìn chung việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản củavăn phòng HĐND – UBND hiệu quả

Lãnh đạo các chú trọng vào việc soạn thảo cả về nội dung và thể thức,chuyên viên có trình độ chuyên môn về kỹ năng soạn thảo, thực hiện tương đốitheo các bước về soạn thảo và ban hành văn bản như: xây dựng bản thảo, trình

ký văn bản, lãnh đạo ký ban hành và văn thư làm thủ tục ban hành

Bên cạnh những ưu điểm thì trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chếtrong một số khâu như:

- Vẫn có lúc văn bản bị dồn lại, chưa được giải quyết nhanh chóng

- Việc phối hợp giữa các đơn vị để lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện vănbản còn chậm, mất thời gian

- Văn bản ban hành còn nhiều thiếu sót về thể thức: thiếu trích yếu nộidung văn bản, viết sai tên loại, căn lề văn bản chưa đúng theo thể thức văn bản,không ký nháy vào cuối văn bản, sai thẩm quyền ban hành

- Các văn bản còn chưa qua văn phòng thẩm định mà đã đóng dấu ban hành

* Quản lý và giải quyết văn bản.

Các văn bản đến UBND quận Tây Hồ đều được tổ chức giải quyết nhanhchóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũngđảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị , cá nhân

Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết công văn thuộc thẩm quyền củaChủ tịch cùng với Chánh Văn phòng và nhân viên Văn thư Nhân viên văn thư luônquan tâm việc giải quyết văn bản đến cuả các bộ phận, có những chắc trở kịp thờikhi văn bản chưa được giải quyết đặc biệt là văn bản có dấu mật hoặc khẩn

Công tác văn phòng được thực hiện theo quy định của nhà nước và Bộ đề ra,

có sổ theo dõi văn bản đi, đến, có biên bản bàn giao văn bản cho lưu trữ Việc quản

lý và giải quyết văn bản được tiến hành chặt chẽ ở tất cả các đơn vị, đảm bảo sự tậptrung tại văn thư, phân cấp hợp lý, thực hiện theo quy trình ISO đã đề ra

được lãnh đạo đôn đốc kịp thời, đôi khi còn thiếu trách nhiệm.

* Công tác quản lý con dấu.

Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan

là việc quản lí và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu

là yếu tố quan trọng trong thủ tục Hành chính hiện hành

Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền vẫn phải có dấu đóng mới có hiệu lực pháp lý

Tại UBND quận Tây Hồ văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của côngtác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu

Nắm được tính chất quan trọng của Con dấu Cán bộ văn phòng nói chung

là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện việc sửdụng bảo quản dấu rất tốt

UBND quận Tây Hồ sử dụng hai loại dấu là: Dấu cơ quan có Quốc huy vàdấu văn phòng và các dấu như : Dấu mật, dấu khẩn, hoả tốc, dấu đến, dấu chứcdanh của các Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, dấu của Chánh văn phòng

Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủthông tin và chữ ký hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bảnkhông đúng thể thức

Bên cạnh đó việc đóng dấu cũng không được cẩn thận, vẫn còn bị đóng

mờ, nhòe, lệch, sai dẫn đến tốn kém thời gian, công sức, tiền bạc

* Công tác lập hồ sơ hiện hành.

Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tácvăn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác Lưu trữ

Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơquan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việctrước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằmphục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu

Qua khảo sát tôi thấy: Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Tây

Hồ đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, vănbản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và cóthể dùng làm bằng chứng pháp lí Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộ văn thưcũng đã biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ, em

đã tìm hiểu về tình hình tổ chức công tác lưu trữ, nhìn chung là cán bộ lưu trữtiến hành các khâu nghiệp vụ chủ yếu theo quy định của nhà nước ban hành

Tổ chức công tác lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của văn phòng,

để đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu quả thì phòng lưu trữ

đã triển khai theo quy trình đã đề ra: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Chỉnh lý tàiliệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

3.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thườngxuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia Ở mỗi cơ quan làmtốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được chọn vẹn khối tài liệu có tronghoạt động của cơ quan đó

- Ưu điểm:

Công tác thu thập tài liệu ở UBND quận Tây Hồ đã được tiến hành hàngnăm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng Công tác thu thập đã tạo điềukiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan

- Nhược điểm: có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ

sơ, chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng đượcLưu trữ

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của

công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tàiliệu để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệuhết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.

Tại UBND quận Tây Hồ công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng đượcquan tâm Các cán bộ của phòng lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,được đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm lâu năm nên việc thực hiệntương đối hiệu quả

- Ưu điểm:

Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước

Cán bộ Lưu trữ lập kế hoạch và thực hiện chỉnh lý dưới sự chỉ đạo, hướng

dẫn của UBND Thành phố theo từng bước đúng quy định nhà Nhà nước

Hồ sơ được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian chotừng năm Được biên mục và dặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng

Để công tác chỉnh lý của UBND quận Tây Hồ được tổ chức đúng quy địnhthì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có chính sách cụ thể và quan tâmhơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt công tác này Đặc biệt là việcđầu tư kinh phí

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ được bố trí ở tầng 4 với không gianthoáng mát, sạch sẽ Được trang bị đầy đủ các thiết bị, vật dụng cần thiết để bảoquản tốt tài liệu như: Gía, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, điều hòa nhiệt độ, quạt, bìnhcứu hỏa…

Công tác bảo quản tài liệu ở đậy được cán bộ lưu trữ thực hiện khá tốt,đảm bảo tính an toàn, bó mật cho tài liệu đồng thời giúp tra tìm, khai thác tài liệunhanh chóng Tài liệu được bảo quản bìa hồ sơ, cặp ba dây và hộp theo quy địnhcủa Nhà nước Các hộp sắp xếp lên giá trật tự từ trên xuống dưới, từ trái sangphải và từ trong ra ngoài theo từng năm, từng mặt hoạt động Kho lưu trữ đượccán bộ lưu trữ được cán bộ lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung là ngănnắp, gọn gàn

- Nhược điểm:

Do tài liệu chỉnh lý hàng năm hơn trăm mét giá nhưng do diện tích trụ sở

cơ quan còn khiêm tốn cho nên gây nhiều khó khăn cho công tác bảo quản lưutrữ tài liệu vậy nên nhiều tài liệu sắp xếp chưa được chuẩn

Kho lưu trữ hẹp nên nhiều hồ sơ chưa chỉnh lý được vẫn phải chứa bêntrong phòng làm việc của cán bộ lưu trữ gây ra lộn xộn, chật hẹp mất không gianlàm việc

3.4 công tác sử dụng tài liệu.

- Ưu điểm:

Với một cơ quan lớn như UBND quận Tây Hồ, công việc hằng ngàynhiều và có liên quan đến văn bản đã nép lưu Các cán bộ, đơn vị thườngmuốn khai thác nghiên cứu và sử dụng tài liệu để giải quyết công việc củamình Vì vậy công tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu của mọingười diễn ra thường xuyên, cán bộ lưu trữ sử dụng các công cụ tra cứu

như: Mục lục văn bản, danh mục hồ sơ, các số thống kê đăng ký văn bản

để tra tìm

Hình thức phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu chủ yếu tại phòng.Cán bộ lưu trữ tự tay tìm tài liệu và cho độc giả mượn nghiên cứu tạiphòng Trong trường hợp theo yêu cầu của cán bộ mượn tài liệu ra khỏiphòng để giải quyết thì cán bộ lưu trữ phải ghi biên bản mượn tài liệu rõràng đúng theo quy định

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp UBND quận Tây Hồ xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

1.1 Mẫu lịch công tác tuần (Xem phụ lục 07).

1.2 Kế hoạch công tác tháng (xem phục lục 08).

1.3 Kế hoạch công tác năm (xem phụ lục 09).

2 Giúp cơ quan mẫu hóa một số văn bản:

2.1 Mẫu hóa 01 Quyết định hành chính.

ỦY BAN NHÂN DÂN

công tác duy tu, duy trì hệ thống chiếu sáng công cộng; Hệ thống thoát nước ngõ

xóm và cây xanh thảm cỏ … trên địa bàn quận năm 2013

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 16/12/2002;

Căn cứ Quyết định số 3799/QĐ-UBND ngày 20/12/2012 của UBND quậnTây Hồ v/v giao chỉ tiêu kế hoạch kinh tế - xã hội; Dự toán thu, chi ngân sáchquận Tây hồ năm 2013;

Căn cứ Quyết định số 3680/QĐ-UBND ngày 05/12/2012 của UBND quậnTây Hồ v/v phê duyệt phương án đặt hàng và đơn vị nhận đặt hàng công tác duy

trì hệ thống chiếu sáng công cộng ngõ xóm trên địa bàn quận Tây Hồ năm 2-13;

Căn cứ Quyết định số 3681/QĐ-UBND ngày 05/12/2012 của UBND quậnTây Hồ v/v phê duyệt phương án đặt hàng và đơn vị nhận đặt hàng công tác duy

tu, duy trì nạo vét hệ thống thoát nước ngõ xóm trên địa bàn quận Tây Hồ năm2013;

Căn cứ Quyết định số 3683/QĐ-UBND ngày 05/12/2012 của UBND quậnTây Hồ v/v phê duyệt phương án đặt hàng công tác duy trì thường xuyên câyxanh, vườn hoa, thảm cỏ khu D5 vườn đào, khu Vườn hoa Hồ Sen, Hồ Vả trênđịa bàn quận Tây Hồ trên địa bàn quận Tây Hồ năm 2013;

Xét đề nghị của Phòng Tài chính – Kế hoạch,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Bổ sung kinh phí từ mục nguồn chi hoạt động chung sự nghiệp

kinh tế - Ngân sách quận năm 2013 cho trung tâm PTQĐ và Quản lý DTHTĐT

quận, số tiền: 2.386.000.000 đồng (Hai tỷ, ba trăm tám sáu triệu đồng chẵn ).

Điều 2: Trung tâm PTQĐ và quản lý DTHTĐT quận Tây Hồ lập dự toán

bổ sung để làm căn cứ rút kinh phí tại Kho bạc Nhà nước Tây Hồ; có tráchnhiệm sử dụng kinh phí đúng mục đích và thanh quyết toán theo quy định hiệnhành

Điều 3: Chánh văn phòng HĐND – UBND quận; Trưởng phòng: Tài

chính – Kế hoạch, Giám đốc Trung tâm PTQĐ và quản lý DTHTĐT, Giám đốcKho bạc Nhà nước Tây Hồ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

2.2 Mẫu hóa 01 công văn trao đổi.

ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN TÂY HỒ

Số: … /QĐ-UBND

V/v thỏa thuận đào hè đường

tại số 452 Lạc Long Quân,

phường Nhật Tân, quận Tây

Hồ để thi công tiếp nước.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

Tây Hồ, ngày… tháng… năm …

Kính gửi: Xý nghiệp kinh doanh nước sạch Ba Đình

UBND quận Tây Hồ nhận được đơn xin phép đào hè đường của Xí nghiệpkinh doanh nước sạch Ba Đình về việc xin phép đào hè đường tại vỉa hè trước

số 452 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội

Sau khi kiểm tra xem xét, UBND quận Tây Hồ có ý kiến như sau:

Chấp nhận để Xí nghiệp kinh doanh nước sạch Ba Đình đào hè đường tạivỉa hè trước số 452 Lạc Long Quân, phường Nhật Tân, quận Tây Hồ, Hà Nội đểthi công cấp nước cho gia đình bà Phạm Thị Ngọc Hà với các điều kiện sau:

- Trước khi thi công Chủ đầu tư phải có văn bản gửi phòng QLĐT quậnTây Hồ, UBND phường Nhật Tân và đội TTGTVT Tây Hồ để lập biên bản xácđịnh hiện trạng làm cơ sở cho việc hoàn trả mặt hè đường sau khi thi công xong

- Xuất trình thông báo khởi công với UBND phường Nhật Tân trước khitiến hành thi công công trình và treo biển báo thi công theo quy định

- Hoàn trả mặt hè đường sau khi lắp đặt xong dưới sự giám sát của UBNDphường Nhật Tân đảm bảo đúng kỹ thuật; bảo hành chất lượng hoàn trả mặt hèđường theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước Việc hoàn trả mặt đường

- Có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, đảm bảo trật tự công cộng, giữgìn vệ sinh và mỹ quan đường phố Trang thiết bị vật tư phải bố trí gọn gàng.

- Có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho các công trình ngầm, tránh các côngtrình hạ tầng kỹ thuật có sẵn như đường cống thoát nước, đường điện, cấp nước,cáp thông tin liên lạc…phải đảm bảo an toàn cho hệ thống cây xanh, nghiêmcấm việc chặt rễ cây và làm hư hại đến hệ thống cây xanh Nếu hỏng phải bồithường và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật

- Có biện pháp đảm bảo giao thông tại khu vực đang thi công thông suốt,

êm thuận và an toàn, phế thải trong quá trình thi công phải vận chuyển ngay,không được tập kết bừa bãi và đổ đúng nơi quy định

- Công văn này phải để tại hiện trường và xuất trình ngay khi các cơ quan

có thẩm quyền tiến hành kiểm tra Cơ quan, cá nhân vi phạm các điều khoản trên

sẽ bị thu hồi giấy phép và xử lý theo quy định hiện hành

Văn bản thỏa thuận này có giá trị đến hết ngày …/…/… Đề nghị Xínghiệp kinh doanh nước sạch Ba Đình khẩn trương tổ chức thi công và hoàn trảmặt hè đường xong trước thời hạn trên./

2.3 Mẫu hóa 01 Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm.