MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ 4 1, Chức năng: 8 2, Nhiệm vụ, quyền hạn: 9 3, Cơ cấu tổ chức: 9 II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN 10 1, Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Quận 10 2, Phòng Tư pháp 10 2.1 Chức năng: 10 2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 11 3, Phòng Nội vụ 12 4, Thanh tra nhà nước quận 13 5, Phòng Lao động thương binh và xã hội 14 6, Phòng giáo dục và đào tạo 15 7, Phòng Văn Hóa thông tin 17 8, Phòng Kinh tế Quận 17 9, Phòng Tài chính – Kế hoạch 19 10, Phòng Tài nguyên môi trường 19 11, Phòng Quản lý đô thị 20 12, Phòng Y tế 23 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 25 I. HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH 25 1. Tiếp khách 25 2. Đãi khách 27 II. CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 28 1. Thu thập, xử lý thông tin 28 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 30 3. Đánh giá 32 3.1 Ưu điểm 32 3.2 Hạn chế 33 III, CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 33 1. Trước khi tổ chức Hội nghị 34 2. Tiến hành Hội nghị 35 3. Kết thúc Hội nghị 36 4. Đánh giá về công tác tổ chức Hội nghị 36 4.1 Ưu điểm 36 4.2 Nhược điểm 36 IV. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VIỆC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 37 1. Trước khi lãnh đạo đi công tác 37 2. Trong khi lãnh đạo đi công tác 39 3. Sau khi lãnh đạo đi công tác về 40 V. ĐÁNH GIÁ VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG. 40 1. Ưu điểm 41 2. Nhược điểm 41 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác hành chính của cơ quan thực tập 42 1. Ưu điểm 42 2. Tồn tại: 42 II. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NĂM 2016 44 1. Phương hướng, nhiệm vụ 44 2. Biện pháp thực hiện: 44 LỜI CẢM ƠN 46 IV:PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, công Công nghiệp hóa – đại hóa kỷ 21 đòi hỏi xu phát triển tất yếu tất lĩnh vực, chiến lược phát triển kinh tế giữ vai trò cốt yếu nhiệm vụ trọng tâm đất nước Song song với nhiệm vụ đó, công tác Văn phòng giữ vai trò quan trọng nghiệp đổi đất nước Bởi hoạt động tổ chức, doanh nghiệp, để vận hành máy làm việc có liên kết với công tác Văn phòng Công tác văn phòng giữ chức vị trí quan trọng doanh nghiệp, quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ Hoạt động Văn phòng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển quan, doanh nghiệp Văn phòng coi máy giúp việc lãnh đạo quan, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho quan hoạt động Một Văn phòng khoa học hoạt động hiệu giúp cho đơn vị triển khai công việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Văn phòng góp phần tạo nên mặt quan, nơi giao tiếp quan với quan khác, với tổ chức khách tới quan Một phận đóng góp phần không nhỏ cho hoạt động Văn phòng phận Thư ký Với vai trò tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, quan việc đổi nâng cao chất lượng Thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Như vậy, người Thư ký hội khẳng định công việc Thực tế cho thấy quan hay doanh nghiệp người thư ký đóng vị trí, vai trò quan trọng việc tổ chức, tham mưu cho lãnh đạo Thư ký người giúp lãnh đạo giải công việc sơ bộ, trợ giúp việc ngày, cầu nối phận với lãnh đạo Từ vị trí, tầm quan trọng văn phòng thực tế nhu cầu quan, doanh nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Thư ký văn phòng nhằm đào tạo người thư ký có khả trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu xã hội công việc đặt Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng nhu cầu ngày cao xã SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hội để lý thuyết không xa rời thực tiễn, Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức hoạt động quan; nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan, tổ chức nơi thực tập Trên sở hiểu công tác văn phòng nói chung hoạt động người thư ký nói riêng Bên cạnh vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ người thư ký; bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học lý thuyết trường Theo Kế hoạch Nhà trường, Trường tổ chức cho sinh viên chuyên ngành Thư ký văn phòng khóa 2013 – 2016 thực tập quan, xí nghiệp, tổ chức Được đồng ý nhà trường quan liên hệ thực tập, em tới thực tập Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Được giúp đỡ UBND quận Tây Hồ, cụ thể Phòng Văn Thư quận tạo điều kiện tiếp nhận em vào thực tập Thời gian thực tập tuần (Từ ngày 29-2 đến 29-4 năm 2016) Trong trình thực tập, em khảo sát, tìm hiểu, nghiên cứu thực hành nghiệp vụ công tác số công việc khác có liên quan đến chuyên ngành Thư ký văn phòng Em củng cố kiến thức kỹ nghề nghiệp, chuyên môn có nhìn mẻ, rộng Nhận thức rõ vấn đề thời gian thực tập Phòng Văn Thư em cố gắng nỗ lực, phấn đấu để hoàn thành tốt công việc giao, chủ động tìm hiểu, học hỏi công việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ Từ cố gắng nhận thức trải nghiệm có thời gian thực tập, em làm báo cáo nhằm hệ thống lại kiến thức tìm hiểu tích lũy thời gian thực tập gửi tới Nhà trường khoa Quản trị Văn phòng Nội dung báo cáo gồm: LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP PHẦN II: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua đợt thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy, cô khoa Quản trị văn phòng anh, chị Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Do thời gian có hạn nên báo cáo nhiều thiếu sót không tránh khỏi hạn chế định Vì vậy, em kính mong nhận xét, đánh giá, góp ý từ thầy, cô Khoa anh, chị quan để em hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Hoàng Vân Anh PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP I, GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND QUẬN TÂY HỒ SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực đường lối đổi Đảng, từ năm 1990 kỷ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa địa bàn Hà Nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển Thủ đô thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước có chủ trương mở rộng địa giới hành khu vực nội thành Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính phủ Nghị định số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 1/1996 Quận Tây Hồ bao gồm 08 phường, có 03 phường tách từ quận Ba Đình chuyển sang (Yên Phụ, Thụy Khuê, Bưởi) 05 phường thành lập sở xã thuộc Huyện Từ Liêm trước (Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng) với 110.000 người, 437 tổ dân phố 96 chi Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên 2.393,7 ha, nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp quận Ba Đình; phía Đông Bắc Đông Nam giáp sông Hồng, huyện Đông Anh huyện Gia Lâm; phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm quận Cầu Giấy Trên địa bàn quận Tây Hồ có 05 phường có địa giới hành liên quan đến tuyến đê Hữu Hồng qua: Phú Thượng, Nhật Tân, Tứ Liên, Quảng An, Yên Phụ với chiều dài khoảng 7,6km, diện tích đất đê khoảng 700 Quận Tây Hồ có Hồ Tây nằm phía Tây Bắc Hà Nội rộng 526ha mặt nước, với hệ thống đường xung quanh Hồ 18km, hồ nước lớn khu vực Đồng Bằng Bắc Bộ Có thể nói Hồ Tây “là Báu vật Quốc gia, phổi xanh Thành phố” mà tạo hóa ban tặng cho người dân Thủ đô nhân dân nước Việt, nơi có cảnh đẹp nên thơ ghi vào vần thơ tiếng: Gói đưa cành trúc la đà Tiếng chuông Trấn Vũ canh gà Thọ Xương Mịt mù khói tỏa ngàn sương Nhịp chày Yên Thái mặt gương Tây Hồ” SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với không gian thoáng, rộng, phong cảnh tuyệt đẹp, điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, Hồ Tây thích hợp cho phát triển loại hình dịch vụ du lịch – văn hóa Thủ đô Là vùng đất cổ địa linh nhân kiệt, ẩn chứa nhiều trầm tích văn hóa, quận Tây Hồ có nhiều di tích lịch sử, di tích cách mạng danh lam thắng cảnh tiếng Toàn quận có 64 di tích lịch sử văn hóa danh lam thắng cảnh với nhiều loại hình phong phú có 23 di tích Nhà nước xếp hạng cấp Quốc gia, 14 di tích xếp hạng cấp Thành phố, 14 di tích kiến trúc nghệ thuật, 06 di tích lịch sử kiến trúc nghệ thuật, 03 di tích lịch sử nghệ thuật, 04 di tích nghệ thuật 01 di tích Cách mạng, 01 di tích Lưu niệm, 03 di tích Lịch sử, 04 di tích Lịch sử văn hóa, 01 di tích Lịch sử doanh nhân Trên địa bàn phường Yên Phụ có 06 di tích là: Đình Yên Phụ, Chùa Trấn Quốc, Đền Nghĩa Dũng, Miếu An Thọ (Đền An Thọ), Miếu Hai Cô, Đền Thiên Ân Phường Quảng An có 08 di tích là: Chùa Kim Liên, Chùa Quảng Bá, Đình Quảng Bá, Phủ Tây Hồ, Đình Nghi Tàm, Chùa Phổ Linh, Đình Tây Hồ, Nhà thờ họ Vũ Phường Tứ Liên có 05 di tích bao gồm: Chùa Vạn Ngọc, Đình Tứ Liên, Đình Nội Châu, Đình Ngọc Xuyên, Chùa Ba Làng Phường Nhật Tân có 10 di tích là: Đình Nhật Tân, Chùa Tảo Sách, Miếu Bắc Cầu, Miếu xóm Tràng, Miếu Thôn Đông, Đền Bảo Linh (Miếu Thôn Nam, Miếu Hoa Đình), nhà thờ họ Đỗ, nhà thờ họ Chu, nhà thờ họ Nguyễn, Nhà thờ họ Trần Phường Phú Thường có 09 di tích văn hóa, di tích cách mạng danh lam thắng cảnh bao gồm: Di tích Cách mạng Nhà bà Hai Vẽ, Chùa Bà Già, Đình Phú Gia, mộ bà Đoàn Thị Điểm, Đình Phú Xá, Đình Thượng Thụy, nhà thờ họ Nguyễn Kiều, Chùa Phú Xá, Di tích Cách Mạng Nhà cụ An Phường Xuân La có 05 di tích là: Đình Quán La Xã, Chùa Vạn Niên, Chùa Quán La Sở, Đình Quán La Sở Phường Bưởi có 17 di tích văn hóa danh lam thắng cảnh là: Chùa Thiên Niên, Chùa Mật Dụng, ChùaTĩnh Lâu, Đình Yên Thái, Đền Vệ Quốc, Đền Đồng Cổ, Đình Đông Xã, Đền Dực Thánh, SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chùa Võng Thị, Đình Võng Thị, Chùa Chúc Thánh, Đình Trích Sài, Văn Trích Sài, Đình Hồ Khẩu, Miếu Giếng Bưởi, Am Gia Hội Phường Thụy Khuê có 04 di tích lịch sử văn hóa: Đền Voi Phục, Miếu Thụy Ứng, Chùa Châu Lâm, Trường Chu Văn An ( Trường Bưởi) Là quận nội thành Thủ đô Hà Nội, Tây Hồ có nhiều tiềm điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Đời sống nhân dân địa bàn bước cải thiện, nâng cao Công tác Giáo dục Đào tạo cấp, ngành quan tâm đầu tư, đảm bảo đạt chất lượng, hiệu Toàn quận có 52 trường với 27863 học sinh Cụ thể cấp học sau: - Cấp mầm non: Tổng số 25 trường Mầm non Trong số trường công lập 8, công lập có 17 trường (12 trường Việt Nam, 05 trường có yếu tố nước ngoài) - Cấp Tiểu học: Tổng số 15 trường có 08 trường công lập, 07 trường công lập (05 trường có yếu tố nước ngoài, 02 trường Việt Nam) Tổng số 265 lớp/10.771 học sinh - Cấp THCS: Tổng số 12 trường có 08 trường công lập, 04 trường công lập (02 trường có yếu tố nước ngoài, 02 trường Việt Nam) Với quy mô trường, lớp đa dạng, quận Tây Hồ đáp ứng nhu cầu học tập em nhân dân địa bàn Từ năm 1999 đến quận Tây Hồ thành phố công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục Tiểu học THCS Bên cạnh di tích lịch sử cách mạng, quận Tây Hồ có nhiều làng nghề truyền thống với sản vật tiếng vào sử sách nghề làm giấy Dó làng Yên Thái, An Thọ, Đông Xã, Hồ thuộc phường Bưởi nhiều sản phẩm làng nghề Cục Sở Hữu Trí Tuệ cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu nghề trồng đào Nhật Tân, Phú Thượng; nghề trồng quất Tứ Liên; nghề nuôi trồng ướp chè Sen Quảng An Ngoài có nghề trồng SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoa, cảnh Quảng Bá, Nghi Tàm; nghề nuôi cá cảnh Yên Phụ… Tây Hồ tiếng với ăn truyền thống như: Bánh tôm Hồ Tây, bún ốc Phủ Tây Hồ, chè sen Tây Hồ, xôi chè Phú Thượng… nhiều du khách biết đến giá trị văn hóa dân tộc Trong năm qua, quan tâm Thành phố, Tây Hồ tập trung đầu tư xây dựng quản lý đô thị góp phần thay đổi diện mạo quận Nhiều công trình trọng điểm hoàn thành đưa vào sử dụng như: Trụ sở quan Quận ủy – HĐND – UBND quận cải tạo, sửa chữa nâng cấp đảm bảo tính thẩm mỹ cao, khang trang, bề thế; dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây; dự án xây dựng trung tâm thể dục thể thao; trung tâm văn hóa quận số công trình kiến trúc tiêu biểu phải kể đến như: Cầu Nhật Tân, Công viên nước Hồ Tây, Phủ Tây Hồ, Chùa Trấn Quốc, Chùa Tĩnh Lâu, Chùa Tảo Sách, khách sạn Intercontinental, khách sạn Sheraton, khách sạn Thắng Lợi khách sạn Công đoàn…đã thể chi tiết quy hoạch phân khu đô thị khu vực Hồ Tây vùng phụ cận A6 (tỷ lệ 1/2000) Trên địa bàn quận có 02 khu đô thị lớn (khu đô thị Ciputra, khu đô thị Tây Hồ Tây) 36 đường, phố đặt tên, tuyến đường, phố như: An Dương Vương, Âu Cơ, Yên Phụ, Nghi Tàm, Xuân Diệu, Tô Ngọc Vân, Đặng Thai Mai, Thanh Niên, Nghi Tàm, Hoàng Hoa Thám, Thụy Khuê, Lạc Long Quân, Xuân La, Nguyễn Hoàng Tôn, Võ Chí Công, Võng Thị, Trích Sài, Nhật Chiêu, Vệ Hồ, Từ Hoa, Quảng Khánh, Phúc Hoa, Yên Hoa, Hồng Hà, Hùng Vương… Kể từ thành lập quận đến nay, Đảng bộ, quyền nhân dân quận Tây Hồ đoàn kết, nỗ lực, phát huy truyền thống cách mạng, kế thừa thành tựu đạt được, khai thác thuận lợi vị trí địa lý, đất đai, công trình trọng điểm Nhà nước đầu tư địa bàn; huy động nguồn lực để xây dựng phát triển quận Đảng quyền quận Tây Hồ có nhiều chủ trương giải pháp phù hợp để khắc phục khó khăn, đạt kết quan trọng kinh tế xã hội, quốc phòng, an ninh, tạo tiền đề cho phát triển Kinh tế tăng trưởng với tốc độ cao; cấu kinh tế chuyển dịch định hướng, tỷ trọng ngành dịch vụ - thương SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mại đạt cao mức phấn đấu có xu hướng phát triển; Các công trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội tăng cường, công trình giao thông, trường học, sở văn hóa quan tâm đầu tư đưa vào sử dụng; đặc biệt tập trung công tác đạo, điều hành thực tiến độ dự án, công trình trọng điểm theo đạo Thành phố… Các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, y tế, giáo dục đào tạo, dạy nghề… có bước phát triển tích cực; an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội giữ vững 1, Chức năng: UBND quận Tây Hồ với tư cách quan hành Nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quan Nhà nước cấp Hội đồng nhân dân quận tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế, dịch vụ - Về thu chi ngân sách địa phương - Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật - Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại 2, Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn phường , đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước theo luật tổ chức HĐND & UBND UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng dài hạn hàng năm quận - Xây dựng chương trình công tác hàng năm UBND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước - Kết luận khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác, đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 3, Cơ cấu tổ chức: Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05 tháng năm 2011 UBND quận Tây Hồ việc ban hành Quy chế làm việc UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: Đứng đầu Chủ tịch, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban trực thuộc UBND quận: Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND Quận Tây Hồ Ngoài UBND quận có đơn vị, đoàn thể, Hội, Đội: Hội Cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người Cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Đội Quản lý Thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra II, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN 1, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Quận a) Công tác Văn phòng: - Tổng hợp tình hình hoạt động ngành, đơn vị, xã, phường, thị trấn làm báo cáo HĐND UBND Quận, Huyện - Xây dựng lịch công tác chương trình kỳ họp HĐND UBND Phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND UBND Quận, Huyện - Giúp HĐND, UBND Quận, Huyện đảm bảo quan hệ công tác UBND với HĐND với Quận, Huyện uỷ đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ hoạt động đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND Quận, Huyện SV: Hoàng Vân Anh 10 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan; mẫu văn bản; thông tin dạng liệu máy tính - Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí: Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến công tác cần thiết Việc sử dụng phương tiện giao thông quan cho chuyến cần xuất phát từ nhiều yếu tố Trong nhu cầu cấp bách, khẩn trương chuyến đi, nhu cầu vận chuyển đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng,… Về kinh phí: Nói chung chuyến công tác phải dùng kinh phí Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác tiết kiệm Việc dự trù kinh phí cần tính đến nhu cầu về: + Phương tiện lại + Ăn, nghỉ trện đường nơi đến công tác theo chế độ + Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia Hội nghị, Hội thảo theo quy định Nhà nước + Kinh phí dự phòng - Chuẩn bị nội dung có liên quan khác: Nếu Lãnh đạo công tác dài ngày, Thư ký cần chủ động thực tốt công việc sau: + Trước ngày lãnh đạo công tác, Thư ký đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chuẩn bị hoàn tất trình dự thảo văn thuộc thẩm quyền ký lãnh đạo quan + Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, Thư ký tổ chức hội ý lãnh đạo quan để lãnh đạo có ý kiến đạo công việc thời gian lãnh đạo công tác + Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, Thư ký tổ chức việc thông báo văn để đơn vị biết thời gian phân công lãnh đạo quan thời gian lãnh đạo công tác Trong lãnh đạo công tác Thư ký có nhiệm vụ sau: + Thực công việc giao + Đôn đốc, kiểm tra trình thực công việc phòng, ban + Ghi nhật ký công tác SV: Hoàng Vân Anh 40 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Lưu giữ văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới lãnh đạo + Giữ liên lạc với lãnh đạo thời gian lãnh đạo công tác Sau lãnh đạo công tác + Giải vấn đề liên quan đến thủ tục chuyến công tác lãnh đạo + Sau lãnh đạo công tác về, thư ký có trách nhiệm báo cáo, tóm tắt công tác quan thời gian lãnh đạo công tác + Thư ký tổ chức họp nội để thông báo kết chuyến rút kinh nghiệm tổ chức chuyến công tác lãnh đạo + Trình nhật ký công tác văn bản, giấy tờ thuộc quyền lãnh đạo Xin ý kiến lãnh đạo giải công việc tồn đọng + Soạn thảo công văn cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác Qua khẳng định tổ chức chuyến công tác nghiệp vụ quan trọng người Thư ký Những chuyến công tác lãnh đạo nhằm giải công việc thiết lập mối quan hệ cho quan Vì vậy, Thư ký phải chuẩn bị cho đầy đủ, chu đáo tất công việc liên quan chuyến lãnh đạo đem lại kết cao Phụ lục 06: Cử đoàn cán công tác Thành phố Điện Biên Phủ - tỉnh Điện Biên Phụ lục 07: Cử cán tham gia đoàn công tác BCĐ 389/TP Hà Nội công tác tỉnh phía Nam Việt Nam V ĐÁNH GIÁ VỀ CÁCH TỔ CHỨC PHÒNG LÀM VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VÀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG Tổ chức phòng làm việc vấn đề phức tạp Vì thế, người thư ký cần có óc tổ chức, tư sáng tạo để bố trí phòng làm việc khoa học Tổ chức phòng làm việc khoa học giúp tăng hiệu công việc Cách tổ chức phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp, cách trang trí hài hòa, bố trí phương tiện hợp lý, sẽ, làm cho khách có tình cảm tốt đẹp quan thân người thư ký SV: Hoàng Vân Anh 41 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm - Phòng làm việc lãnh đạo thư ký với gian phòng thoáng đãng, gọn gàng gây dựng thiện cảm với người Không gian làm việc sảng khoái mang lại hiệu cao công việc - Trong phòng sử dụng ánh sáng đèn huỳnh quang, cảm giác mát dịu, đèn bố trí hai bên với ánh sáng tự nhiên phòng làm việc lãnh đạo văn phòng có ánh sáng đảm bảo cho công việc thực tốt - Phòng lãnh đạo thư ký không rộng việc kết hợp màu sắc trần nhà với xung quanh tường sử dụng sơn màu trắng, nhà lát gạch màu sáng nên phòng trông sáng rộng rãi - Trong phòng lãnh đạo văn phòng có bố trí cảnh, tranh ảnh tự nhiên nên mang lại tươi mát cho môi trường làm việc - Phòng bố trí cửa cách âm nên không bị ảnh hưởng tiếng ồn bên - Sổ sách, tài liệu, bút bố trí bên tay phải; điện thoại để bên tay trái để thuận tiện cho công việc - Bàn ghế phòng lãnh đạo đại tạo cho lãnh đạo phong thái uy nghi; bàn làm việc to dày tạo cảm giác chắn - Trang thiết bị bố trí phòng lãnh đạo văn phòng phù hợp với công việc công sở - Bàn tiếp khách lãnh đạo thư ký gần cửa vào; tủ đựng hồ sơ, tài liệu phía sau bên trái bàn làm việc, gần tủ đựng hồ sơ móc áo giúp thuận tiện cho việc lấy đồ - Có môi trường không bị ô nhiễm, tiếng ồn, bụi bặm nên sức khỏe cán bộ, công chức đảm bảo Nhược điểm - Cửa sổ sau chỗ ngồi bàn làm việc chắn ánh sáng dễ bị cận - Một số trang thiết bị cũ nên làm giảm suất làm việc PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ SV: Hoàng Vân Anh 42 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Nhận xét, đánh giá chung công tác hành quan thực tập Ưu điểm - Công tác cải cách hành quận Tây Hiif năm 2015 tiếp tục nhận quan tam đạo thường xuyên Quân ủy, HĐND, UBND quận, hướng dẫn kịp thời Sở Nội vụ, quan thường trực chủ động tham mưu xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác cải cách hành năm 2015 để kịp thời triển khai nhiệm vụ công tác cải hành năm - Sự phối hợp đồng đơn vị chuyên môn thuộc quận phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND&UBND, phòng Tài – Kế hoạch, phòng Kinh tế, phòng Tư pháp UBND phường việc triển khai thực Kế hoạch cải cách hành quận Thành phố - Công tác rà soát văn thực thường xuyên, công tác kiểm soát thủ tục hành tăng cường, đảm bảo thong suốt, liên tục không gián đoạn - Việc ứng dụng công nghệ thông tin tập thể lãnh đạo UBND quân quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng nên đạt nhiều kết quả, mức độ hài long người dân nâng cao Tăng tính công khai, minh bạch, trao đổi thông tin quan quảy lý Nhà nước với công dân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho tổ chức, công dân giao dịch hành với quan quản lý Nhà nước - Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức nâng cao chủ trương, kế hoạch Quận ủy UBND quận việc luân chuyển cán quản lý, chuyển đổi vị trí công tác công chức, viên chức theo Nghị định 158/NĐ-CP - Công tác tra, kiểm tra cải cách hành thực tập trung trọng điểm không dàn trải, qua tra, kiểm tra đánh giá mặt tập trung đạo giải nâng cao chất lượng phục vụ nhân dan máy công quyền Tồn tại: - Việc triển khai công tác cải cách hành mộ số đơn vị chưa chủ động, sáng tạo, viecj tự kiểm tra chưa thực thường xuyên liên tục - Năng lực, trình độ đội gnux cán công chức, viên chức chưa SV: Hoàng Vân Anh 43 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng đều, đặc biệt khả tổng hợp, phân tích, đề xuất biện pháp giải yếu, chưa chủ động Việc xem xét trách nhiệm cán bộ, cong chúc, viên chức chưa kịp thời, kỷ cương hành chuyển biến chưa thật đáp ứng yêu cầu - Một số phòng chuyên môn chưa nghiêm túc thực cập nhật trạng thái hò sơ vào phàn mềm Quản lý hồ sơ cửa, dẫn đến tình trạng không theo dõi đường hồ sơ giải Trong cong tác giải thủ tục hành để xảy tình trạng hò sơ bị hạn trả cho công dân, tình trạng công dân phải lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ - Kỹ giao tiếp, ứng xử với công dân số công chưc viên chức hạn chế, cần được tập huấn, rèn luyện để nâng cao trình đô chuyên môn văn hóa ứng xử * Nguyên nhân tồn - Công tác đạo triển khai người đứng đầu số phòng, ban chuyên môn UBND phường chưa thật liệt, chưa thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức, viên chức, số đơn vị khoán trắng cho công chức chuyên môn thực nhiệm vụ - Công tác tuyển dụng cán bộ, công chức trước chưa theo quy trình chuẩn, số cán bộ, công chức chưa đào tạo chuyên môn giao, làm việc chủ yếu kinh nghiệm Hiện nay, đội ngũ công chức, viên chức tuyển dụng có trình độ chuẩn trình đào tạo sở giáo dục lại không sát với thực tế - Hệ thống văn pháp luật quy định giải TTHC thường xuyên có điểu chỉnh, bổ sung dẫn đến việc cập nhật, công khai TTHC chưa kịp thời Bên cạnh đó, công chức Bộ Phận “Một cửa” thái độ ngại va chạm việc đôn đốc phòng chuyên môn trả hồ sơ đến hạn - Trong việc áp dụng CNTT quản lý hành Nhà nước, số ứng dụng công nghệ thông tin chưa phát huy hết hiệu SV: Hoàng Vân Anh 44 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NĂM 2016 Phương hướng, nhiệm vụ - Tiếp tục thực công tác tuyên truyền, quán triệt chủ trương, Nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước công tác cải cách hành nói chung nhiệm vụ trọng tâm Thành phố xác định công tác cải cách hành năm 2016 - Tiếp tục thực thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận lợi, phục vụ tốt nhu cầu công dân tổ chức xã hội đảm bảo công việc tiếp nhận hồ sờ trả kết giải hồ sơ hành theo chế “Một cửa” “Một liên thông” cấp quận phương hướng giải quy trình, thời gian theo quy định pháp luật Thường xuyên thực công tác kiểm soát thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP Nghị định 20/2008/NĐ-CP Chính phủ - Thực nghiêm túc, đầy đủ quy định tuyển dụng, đào tạo, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức phụ trách, làm việc phạn “Một của” trực tiêp giải thủ tục hành theo nhu cầu nhân dân, tổ chức - Tiếp tục thực Kế hoạch UBND quận việc chuyển đổi vụ trí công tác theo quy định Nghị định 158/2007/NDD0-CP ngày 27/10/2007 Chính phủ quy định danh mục vị trí công tác thời hạn định kỳ chuyển đổi vị trí công tác cán bộ, công chức, viên chức - Tiếp tục triển khai quy trình đánh giá việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý hành nhà nước quận Biện pháp thực hiện: - Tăng cường lãnh đạo cấp ủy, đạo quyền đặc biệt đơn vị có thực giao dịch, thủ tục hành tổ chức cá SV: Hoàng Vân Anh 45 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân UBND phương, phát huy vai trò hệ thống trị sơ công tác cải cách hành - Xây dựng nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức đảm bảo thiết thực, hiệu quả, tiết kiệm kinh phí Nhà nước thời gian cán bộ, công chức - Tăng cường tra, kiểm tra công vụ đột xuất đơn vị địa bàn quận, đặc biệt việc giải thủ tục hành chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành Xác định rõ nhiệm vụ phòng, ban chuyên môn UBND phường mà đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu, kiên xử lý nghiêm cán bộ, công chức, viên chức có sai phạm, không hoàn thành nhiệm vụ - Bố trí nguồn kinh phí phù hợp để thực tốt chủ trương, kế hoạc ứng dựng công nghệ thông tin quản lý Nhà nước nhằm xây dựng môi tường làm việc khoa học, cao lực, tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trình thực nhiệm vụ LỜI CẢM ƠN Qua trình thực tập phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ giúp em hiểu biết, nắm bắt kỹ nghề nghiệp, nâng cao trình độ Chuyên môn công tác Văn phòng Với thời gian tháng thực tập (từ 29 – đến 29 – 4) em học hỏi làm quen với công việc văn phòng Chúng em có cách nhìn tổng quan chuyên ngành mà chúng em theo học Dựa sở lí luận thầy cô giáo giảng thực tiễn chúng em làm giúp em có kiến thức học thực tế công tác chuyên ngành học Với thời gian học tập trường thực tập UBND quận, em bày tỏ lòng biết ơn đến Ban Giám hiệu trường, thầy cô Lãnh đạo khoa, phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức sâu rộng Chuyên ngành Quản trị văn phòng, nghiệp vụ Thư ký Trong thời gian học thực tập trường thời gian thực tập Quận Tây Hồ Em xin hứa với kiến thức học thực tập em tiếp thu thời gian qua đem kiến thức để giúp quan đơn vị hoàn thiện công tác Văn phòng SV: Hoàng Vân Anh 46 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một lần em xin kính chúc Ban Giám hiệu, tập thể giáo viên nhà trường mạnh khỏe, thành đạt, chúc cho Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi đào tạo Cán Văn phòng hoàn thiện tương lai Trong khuôn khổ báo cáo này, kinh nghiệm thực tế thân hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy, cô giáo toàn thể cán bộ, công chức quan Văn phòng HĐND -UBND quận Tây Hồ đóng góp ý kiến để báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Hoàng Vân Anh SV: Hoàng Vân Anh 47 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội IV:PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức máy tổ chức UBND quận Tây Hồ Phụ lục 02: Sơ đồ hóa cấu tổ chức văn phòng SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Chương trình tiếp đón Đoàn Cán Quốc gia Campuchia HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 CHƯƠNG TRÌNH Làm việc HĐND-UBND quận Tây Hồ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Việt Nam với Đoàn cán Quốc gia Campuchia Thời gian: 14h00 đến 16h00, thứ Tư, ngày 16 tháng năm 2016 Địa điểm: Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Thành phần: • HĐND-UBND quận Tây Hồ: - Ông Nguyễn Đình Khuyến - Phó Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ - Ông Dương Văn Trường - Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND Quận - Bà Lê Phương Lan – Phó Trưởng Phòng Nội vụ Quận Tây Hồ SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND Quận, Phòng Nội vụ Quận Tây Hồ • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Ông Hà Quang Ngọc - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bà Trần Thị Lan Anh – Q Trưởng phòng Hợp tác Quốc tế - Bà Trần Thị Loan – Phó Trưởng Khoa Phụ trách khoa Văn thư - Lưu trữ - Bà Trần Việt Hà - Phó Trưởng Khoa Văn thư - Lưu trữ - Bà Nguyễn Ngọc Linh - Phó Trưởng Khoa Văn thư - Lưu trữ - Các giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ chuyên viên P Hợp tác Quốc tế • Đoàn cán Quốc gia Campuchia: - Bà Y Dari, Cục trưởng Cục Lưu trữ Quốc gia Campuchia Các lãnh đạo chuyên viên cao cấp Cục Lưu trữ Quốc gia, Phòng Nội Thủ tướng, Quốc hội, thượng Nghị viện; Bộ Bộ Nội vụ, Bộ quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Bộ Thông tin, Bộ Dân chính…; Ban Ban Tổ chức nhân sự, Ban Phòng chống tham nhũng Văn phòng Thủ phủ Phnom Penh tỉnh Quốc gia Campuchia Thời gian 13h45’ 14h00’ Nội dung Người thực Đón tiếp đại biểu HĐND-UBND quận Tây Hồ - 14h00’ - Giới thiệu đại biểu, khách mời 14h10’ chương trình làm việc Ông Dương Văn Trường - Phó Chánh Văn phòng HĐND-UBND Q.Tây Hồ - Bà Nguyễn Ngọc Linh - Phó Trưởng Giới thiệu Quận Tây Hồ Khoa Văn thư - Lưu trữ Ông Dương Văn Tùng - Phó Chánh công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND Q.Tây 14h20’ - HĐND-UBND Q.Tây Hồ Phát biểu lãnh đạo Hồ Ông Nguyễn Đình Khuyến – 14h25’ HĐND-UBND quận Tây Hồ 14h25’ - Phát biểu lãnh đạo Trường 14h30’ Đại học Nội vụ Hà Nội 14h10’ 14h20’ SV: Hoàng Vân Anh Phó Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ Ông Hà Quang Ngọc - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham quan phòng tiếp dân, 14h30’ 16h00’ Phòng Công nghệ thông tin, - Kho Lưu trữ Phòng truyền thống HĐND-UBND Q.Tây Hồ 16h00’ 16h15’ Chụp ảnh lưu niệm Lãnh đạo HĐND-UBND quận Tây Hồ Đoàn cán Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đoàn cán Quốc gia Campuchia Trước sảnh HĐND-UBND quận Tây Hồ Phụ lục 04: Xây dựng lịch công tác tuần SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Chương trình công tác trọng tâm UBND quận tháng năm 2015 SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Cử đoàn cán công tác Thành phố Điện Biên Phủ tỉnh Điện Biên SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07: Cử cán tham gia đoàn công tác BCĐ 389/TP Hà Nội công tác tỉnh phía Nam Việt Nam SV: Hoàng Vân Anh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A