MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 PHẦN MỘT. KẾ HOẠCH KIẾN TẬP 3 PHẦN HAI. KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP 4 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI 4 1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai. 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai. 6 3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai. 8 CHƯƠNG II. GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP: PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN QUỐC OAI 10 1. Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ 10 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ 12 4. Mối quan hệ trong giải quyết công việc. 14 CHƯƠNG III: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤUBND HUYỆN QUỐC OAI 16 1. Các hình thức giao tiếp. 16 1.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp. 16 1.2. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp 16 2. Đối tượng và nội dung giao tiếp. 16 2.1. Căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp 16 2.2. Căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức 17 3. Cách giải quyết các tình huống giao tiếp tại cơ quan 18 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC 20 1. Khái quát về TKVP và chức năng của người TKVP 20 1.1. Khái quát về Thư ký văn phòng. 20 1.2. Chức năng của TKVP 21 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của người TKVP 21 2.1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản và công tác văn thư. 22 2.2. Nhiêm vụ thuộc về quan hệ cá nhân. 22 2.3. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc. 22 2.4. Những nhiệm vụ khác. 22 3. Vị trí của người TKVP. 23 KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC 26
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CBCC Cán công chức UBNN ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân XHCN Xã hội chủ nghĩa QĐ Quyết định HCNN Hành nhà nước TKVP Thư ký Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN MỘT KẾ HOẠCH KIẾN TẬP .4 PHẦN HAI KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI .5 1.Lịch sử hình thành UBND huyện Quốc Oai Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Quốc Oai 3.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quốc Oai CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN KIẾN TẬP: PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN QUỐC OAI 10 1.Vị trí, chức nằng Phòng Nội Vụ 11 2.Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Nội Vụ 11 3.Cơ cấu tổ chức biên chế Phòng Nội vụ 13 Mối quan hệ giải công việc 15 CHƯƠNG III: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ-UBND HUYỆN QUỐC OAI 17 1.Các hình thức giao tiếp .17 1.1 Theo cách tiếp xúc giao tiếp 17 1.2 Căn vào phương tiện giao tiếp 17 Đối tượng nội dung giao tiếp 17 2.1 Căn vào chủ thể tham gia vào trình giao tiếp 17 2.2 Căn vào trình trao đổi thông tin tổ chức 18 Cách giải tình giao tiếp quan 19 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC 21 1.Khái quát TKVP chức người TKVP 21 1.1.Khái quát Thư ký văn phòng .21 1.2 Chức TKVP 22 2.Nhiệm vụ quyền hạn người TKVP 22 1.2.Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn công tác văn thư 23 1.3.Nhiêm vụ thuộc quan hệ cá nhân 23 1.4.Những nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc 23 1.5.Những nhiệm vụ khác 23 3.Vị trí người TKVP .24 KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC 27 Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Được giới thiệu nhà trường, thời gian từ ngày 11/5/2015 đến ngày 07/6/2015 em tiếp nhận kiến tập Phòng Nội Vụ - huyện Quốc Oai – Thành phố Hà Nội Sau gần 1tháng kiến tập em có hội vận dụng kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn mà học vào thực tiễn để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đồng thời em thu cho kinh nghiệm học quý báu Em làm quen với công việc, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Tại em có hội tiếp xúc nhiều với công việc thực tế Hơn nữa, trình kiến tập đây, môi trường làm việc đoàn kết, tác phong làm việc động, sáng tạo, có trách nhiệm CBCC gương em noi theo Em nhận thức rằng, thời gian kiến tập không hội giúp em tiếp xúc với công việc thức tế, vận dụng kiến thức học ghế nhà trường mà giúp thân tích lũy kinh nghiệm thực tế như: rèn luyện kỹ giao tiếp, lối sống, văn hóa ứng xử quan Hành Nhá Nước sống, rèn luyện tự tin sang tạo cho than Qua trang bị cho kiến thức cần có công chức tương lai thời kỳ đất nước có nhiều đổi Để thực báo cáo kiến tập em xin chân thành cảm ơn giáo viên chủ nhiệm, thầy cô giáo môn hướng dẫn cho em lời khuyên bổ ích trình thu thập xử lý thông tin để hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trưởng phòng, Phó trưởng phòng tập thể cán công tác phòng Nội vụhuyện Quốc Oai tiếp nhận, giúp đỡ bảo tận tình, tạo điều kiện thuận lợi cho em cọ sát với công việc người thư ký văn phòng để em hoàn thành nội dung kiến tập Do thời gian kiến tập ngắn nên báo cáo kiến tập em nhiều thiếu sót Sau gần tháng kiến tập từ ngày 11/5/3015 đến ngày07/06/1015 em hi vọng Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian kiến tập góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu công tác huyện nhà Do kiến thức khả tìm hiểu thực tế nhiều hạn chế em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng Ban lãnh đạo phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai để báo cáo kiến tập em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn ! Quốc oai, ngày 07 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thơm Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỘT KẾ HOẠCH KIẾN TẬP 1.Thời gian kiến tập Từ ngày 11/05 /2015 đến ngày 07/06/2015 (4 tuần) 2.Địa điểm kiến tập Phòng Nội Vụ - UBND Huyện Quốc Oai - Thành phố Hà Nội 3.Nội dung kiến tập - Khảo sát, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Nội Vụ - UBND Huyện Quốc Oai -Tìm hiểu thẩm quyền, nhiệm vụ cán phụ trách văn phòng, chuyên viên văn phòng - Tìm hiểu hoạt động giao tiếp Phòng Nội Vụ - UBND Huyện Qốc Oai - Tìm hiểu số nhiệm vụ người thư ký văn phòng quan, tổ chức… - Kỹ giải tình giao tiếp quan, tổ chức Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN HAI KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN KIẾN TẬP CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI Tên: Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai Địa chỉ: Thị trấn Quốc Oai, huyện Quốc Oai, thành phố Hà Nội Số điện thoại: 04.33.943.999 Lịch sử hình thành UBND huyện Quốc Oai Trước huyện Quốc Oai trấn, phủ Quốc Oai, gồm huyện Đan Phượng, Từ Liêm, Thạch Thất, Yên Sơn, Phúc Lộc (sau Phúc Thọ) Năm 1831, tách huyện Từ Liêm Hà Nội Năm 1888, sau tách huyện Đan Phượng Phủ Hoài Đức thuộc tỉnh Hà Đông lập, phủ Quốc Oai chuyển thành huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Sơn Tây Từ năm 1965, huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Hà Tây, đến năm 1975 thuộc tỉnh Hà Sơn Bình Ngày 29 tháng 12 năm 1978, 07 xã huyện Quốc Oai Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú Đại Thành nhập vào thủ đô Hà Nội, 04 xã (Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành) nhập vào huyện Hoài Đức, 03 xã lại (Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận) nhập vào huyện Phúc Thọ, thuộc Hà Nội (Quyết định Hội đồng Chính phủ ngày 17 tháng 02 năm 1979) Phần lại huyện Quốc Oai lại tỉnh Hà Sơn Bình với tên gọi huyện Quốc Oai Từ ngày 12 tháng năm 1991 huyện Quốc Oai lại trở với tỉnh Hà Tây Các xã trước thuộc huyện Hoài Đức, Hà Nội chuyển huyện Quốc Oai Riêng 03 xã Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận thuộc huyện Phúc Thọ Ngày 01 tháng 08 năm 2008, với toàn tỉnh Hà Tây, huyện Quốc Oai nhập thủ đô Hà Nội, tiếp nhận thêm xã Đông Xuân từ huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình Quyết định HĐND Thành phố Hà Nội (mở rộng) Ngày 08 tháng 05 năm 2009, toàn xã Đông Xuân chuyển vào huyện Quốc Oai Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Huyện Quốc Oai nằm phía Tây Thành phố Hà Nội có tổng số 20 xã (trong có 02 xã miền núi Đông Xuân Phú Mãn) 01 thị trấn Với diện tích 147.01 km2, dân số khoảng 174.254 nghìn người (năm 2014), năm gần quan tâm cảu Chính phủ, Thành ủy, HĐND UBND Thành phố Hà Nội, tình hình kinh tế, trị, văn hóa-xã hội huyện có chuyển biến quan trọng, đời sống nhân dân huyện ngày nâng cao UBND huyện quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm, tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp đồng thời đạo hoạt động quan thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn Nhiệm vụ, quyền hạn UBND cấp huyện quy định điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 107 Luật tổ chức HĐND UBND Quốc hội toong qua ngày 26/11/2003, Hiếp pháp nước Cồng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tóm lại sau: - Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn - Phối hợp với thường trực HĐND huyện ban, ngành chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xem xét gải - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực: công nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, y tế, khoa học công nghệ mối trường, thể dục thể thao, truyền lĩnh vực xã hội khác Quản lý nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên theo phân cấp Nhà nước - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện - Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng toàn dân, thực nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tạ chỗ, sách hậu phương quân đội,… Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Quốc Oai Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND huyện HĐND bầu quan chấp hành HĐND huyện Quốc Oai quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà nước cấp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý, thống máy hành Nhà nước Trung ương đến sở Các phòng ban UBND huyện giao đảm nhận chức năng, nhiệm vụ riêng, tham mưu, giúp việc cho UBND lĩnh vực định trình hoạt động Phòng Nội vụ có chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý Nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành Nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh, nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư-lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; công tác niên; thi đua-khen thưởng Phòng Tư pháp thực chức tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải sở, trợ giúp pháp lý, nuôi nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước công tác tư pháp khác theo quy định pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành Phòng Tài chính-Kế hoạch giao nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước Tài chính; Kế hoạch đầu tư; Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , thẩm quyền lãnh đạo, đạo điều hành toàn công việc phòng theo quy định pháp luật Phân công nhiệm vụ Phó trưởng phòng công chức chuyên môn quan để đảm bảo máy hoạt động hiệu Trực tiếp phụ trách thực công việc: - Công tác tổ chức, cán theo phân cấp cử Huyện ủy; UBND huyện; - Tham mưu giúp UBND huyện tiếp nhận, điều động, quản lý cán công chức, viên chức, hợp đồng lao đồng địa bàn huyện; - Công chức hành chính, công chức xã, biên chế đơn vị nghiệp trực thuộc, quyền sở; địa giới hành chính; - Công tác thi đua khen thưởng; cải cách hành chính; - Phụ trách công tác quản lý nhà nước tín ngưỡng tôn giáo; - Giữ mối quan hệ công việc vơi phòng Gisao dcj Đạo tạo việc tổ chức thực quy chế phối hợp hai quan 3.2 03 Đ/c Phó trưởng phòng Tham mưu giúp việc Trưởng phòng phụ trách công việc cụ thể sau: - Công tác giải đơn thư khiếu nại, tố cáo; - Khối nghiệp: trường THCS địa bàn huyện; - Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; - Điều hành hoạt động nội quan Trưởng phòng vắng; - Công tác quản lý nhà nước vê hội, tổ chức phi phủ; - Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ; - Khối trường Mầm Non, Tiểu học địa bàn huyện; Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân công Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 14 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập 3.3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 04 Chuyên viên Gíup lãnh đạo phòng thực hiện: - Quản lý công chức hành chính, viên chức đơn vị nghiệp trực thuộc; địa giới hành chính; - Thực công tác quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chưc; - Quản lý công chức cấp xã, xây dựng quyền sở; - Thực công tác cải cách hành chính; - Công tác quản lý nhà nước tôn giáo; - Quản lý viên chức ngành giáo dục, THCS, tiểu học; - Công tác quản lý nhà nước hội, tổ chức phi phủ; - Quản lý viên chức ngành giáo dục Mần non; - Thực công tác kế toán quan; - Thực công tác Văn thưu quan; quản lý nhà nước Văn thư lưu trữ; - Công tác thi đua khen thưởng; Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng Phó trưởng phòng phân công 3.4 03 Đ/c Nhân viên hợp đồng - Thủ quỹ quan; thực công tác tạp vụ quan; - Gíup Chuyên viên thực công tác tạp vụ quan; Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng Phó trường phòng phân công Mối quan hệ giải công việc Đối với Huyện Uỷ-HĐND-UBND: Phòng Nội vụ chịu quản lý, đạo điều hành trực trực tiếp toàn diện Phòng có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện quản lý Nhà Nước công tác nội vụ địa bàn huyện theo quy định pháp luật Định kỳ báo cáo kết tổ chức thực nhiệm vụ với UBND huyện theo nhiệm kỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 15 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với Sở Nội vụ: chịu quản lý đạo hưỡng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội vụ, Ban Dân tộc thành phố Thực chế độ báo cáo điịnh kỳ đột xuất theo quy định Sở Nội vụ, Ban Dân tộc Đối với quan, ban ngành, đoàn thể huyện: chủ động phối hợp với quan ban ngành, đoàn thể huyện việc thực nhiệm vụ công tác theo chức , nhiệm vụ giao Đối với xã, thị trấn huyện: có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc UBND xã, thị trấn việc triển khai thực nhiệm vụ công tác lien quan đến công tác Nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua khen thưởng, văn thư-lưu trữ địa bàn huyền theo quy định pháp luật Định kỳ đột xuất UBND huyện, Phó Chủ tịch huyện ủy yêu cầu xã thị trấn tổng hợp báo cáo phòng để tổng hợp báo cáo thường trực HĐND, UBND huyện ngành dọc cấp huyện Cán công chức thuộc biên chế phòng Nội vụ làm tốt chức nhiệm vụ, chấp hành tốt nội quy, quy chế cảu đợn vị đề nghị khen thưởng theo quy định Nhà nước Việc Cán công chức vi phạm khuyết điểm tùy theo mức độ vi phạm bị xem xét, xử lý kỷ luật theo định pháp luật hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 16 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ-UBND HUYỆN QUỐC OAI Trong công tác quản lý hành chính, hoạt động giao tiếp thường xuyên diễn ra: giao tiếp cấp cấp dưới, nhóm làm việc, đồng nghiệp với Hiệu hoạt động giao tiếp ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu hoạt động cá nhân, nhóm, người lãnh đạo hoạt động chung tổ chức Các hình thức giao tiếp 1.1 Theo cách tiếp xúc giao tiếp Giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt) giao tiếp gián tiếp (thông qua phương tiện trung gian văn viết, thư từ, sách báo), giao tiếp hai bên (trò chuyện, trao đổi ý kiến) bên (phát đài), cá nhân (hai người hay nhóm người) đại chúng (trong nhà hát, mít tinh) 1.2 Căn vào phương tiện giao tiếp - Giao tiếp ngôn ngữ: giao tiếp sử dụng hệ thống tín hiệu ngôn ngữ người Đây loại giao tiếp phổ biến có hiệu đảm bảo ý nghĩa thông tin Trong loại giao tiếp này, hiệu giao tiếp phụ thuộc vào yếu tố: chủ thể giao tiếp, nội dung thông điệp, kênh truyền đối tượng giao tiếp (liên quan đến khả giải mã đối tượng) - Giao tiếp phi ngôn ngữ: giao tiếp thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ Hệ thống tín hiệu thường gọi ngôn ngữ thể (thân thể) Đối tượng nội dung giao tiếp 2.1 Căn vào chủ thể tham gia vào trình giao tiếp - Giao tiếp thành viên tổ chức: Còn gọi giao tiếp tổ chức: Loại giao tiếp xảy phận tổ chức nhận thấy họ hoàn thành mục tiêu mặt tổ chức 17 Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Loại giao tiếp phụ thuộc nhiều vào trình độ phát triển Độ phức tạp quy mô công việc đòi hỏi chuyên môn hoá cao, đòi hỏi phận có mối quan hệ chặt chẽ với Giao tiếp tổ chức có quy định cụ thể Thông thường, giao tiếp tổ chức phải phù hợp theo hệ thống cấp bậc thức đưa nhằm phối hợp hoạt động tổ chức - Giao tiếp tổ chức với nhau: Loại giao tiếp xảy có phối kết hợp tổ chức với để thực hoạt động chung Cũng có trường hợp, mục tiêu vượt khỏi khả tổ chức, tổ chức cần đến phối hợp hỗ trợ tổ chức khác loại giao tiếp xuất Giao tiếp tổ chức trực tiếp gián tiếp Trong nhiều trường hợp giao tiếp gián tiếp thực có hiệu (qua công văn thể loại văn hành khác) - Giao tiếp công chức tổ chức với nhân dân (trong QLHCNN): với tổ chức thực chức tiếp xúc giải công việc nhân dân loại giao tiếp phổ biến Trong giao tiếp này, công chức tổ chức phải xác định nhu cầu, mong muốn chờ đợi công dân Nói cách khác cần phải biết rõ lợi ích công dân, hiểu rõ quan điểm người đối thoại giúp họ tìm giải pháp đáp ứng bận tâm họ làm cho họ sẵn sàng chấp nhận thực 2.2 Căn vào trình trao đổi thông tin tổ chức - Giao tiếp cấp với cấp dưới: giao tiếp thực luân chuyển thông tin từ cấp cao xuống cấp thấp, từ thủ trưởng đến nhân viên, từ người lập kế hoạch sách tới người thực theo cấu trúc thứ bậc tổ chức Sự giao tiếp từ xuống nhằm tới mục đích: hướng dẫn công việc, phản hồi ý kiến nhân dân, khuyến khích tham gia, động viên thúc đẩy … - Giao tiếp cấp với cấp trên:Giao tiếp từ lên phản hồi dòng thông tin từ xuống Cấp báo cáo lên cấp thân họ, đồng nghiệp, công việc, phương pháp thực công việc nhận thức họ tổ chức văn lời qua kênh giao tiếp khác Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 18 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giao tiếp hàng ngày: giao tiếp phận cấp, phối hợp cá nhân phận cấp tổ chức Cách giải tình giao tiếp quan Tình huống: Tiếp đãi khách quan Trong xử lý viếng thăm, người tiếp đón phải ứng phó với nhiều tình phát sinh bất ngờ, đặc biệt khách tỏ thiếu bình tĩnh Tuy vậy, nguyên tắc, người tiếp đón phải tôn trọng khách, giải tình với thái độ nhẫn nại, lịch kiên khéo léo Trong trường hợp nào, hình tượng tổ chức quan hệ với khách phải giữ gìn tốt đẹp Đón tiếp chào hỏi khách Là thủ tục đầu tiên, phải thực nghi thức xã giao Người tiếp đón cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu với khách Lưu ý: - Đối với khách quen thuộc, có quan hệ lâu dài quan trọng với tổ chức, người tiếp đón phải ghi nhớ tên họ, chức vụ tên công ty, tổ chức công tác khách nhằm chào hỏi cách thân mật, xác tên hay chức vụ, tránh khách sáo khách lần đầu viếng thăm - Nếu khách không chủ động tự giới thiệu lại người tiếp đón lịch hỏi, gợi ý cho khách trả lời - Do đa dạng, tùy văn hóa giao tiếp vùng hay quốc gia khác cử chỉ, cách chào hỏi, người tiếp đón nên khách biểu lộ trước lịch đáp lại sau Tạo điều kiện thoải mái cho khách - Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay vật dụng cá nhân khác không cần thiết mang theo hội kiến - Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 19 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nếu khách phải chờ người tiếp đón tiếp điện thoại hay có việc quan trọng dừng lâu, người tiếp đón nên mời khách đọc báo, tạp chí sẵn có tổ chức Tìm hiểu mục đích viếng thăm khách Là việc tối cần thiết tiếp khách nhằm phân loại khách đến thăm để có cách xử lý thích hợp Thông thường, hẹn gặp xếp trước với mục đích gặp gỡ có xác định trước hay với khách đến liên hệ kinh doanh, công tác, khách đến tự cho biết xác mục đích họ Một hình thức tự giới thiệu phổ biến trao danh thiếp, thư giới thiệu Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý cố tình không nhắc đến mục đích viếng thăm, người tiếp đón cần tế nhị, khôn ngoan, kiên nhẫn tìm hiểu điều đo Nếu cần thiết, phải làm cho khách hiểu nguyên tắc làm việc vừa tránh xúc phạm khách vừa thực với kiên nụ cười môi Cách giải - Đối với khách đến có hẹn trước, người tiếp đón cần nhanh chóng hướng dẫn khách thực viếng thăm - Đối với khách lịch hẹn, trước tiên, mời khách ngồi đợi, tiếp nước hay đưa báo cho khách đọc thời gian người tiếp đón liên hệ, xin ý kiến giải Thủ trưởng, cá nhân hay phận có liên quan - Sau đó, tùy theo kết phản hồi, người tiếp đón đưa khách gặp Thủ trưởng Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 20 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC Khái quát TKVP chức người TKVP 1.1 Khái quát Thư ký văn phòng Ngành thư ký có mặt nước ta từ lâu, lịch sử phát triển nghề Thư ký có cách hàng trăm năm gắn liền với phát triển Chủ nghĩa tư Dưới hình thức làm việc thư lại phủ huyện ngày xư tận đến ngày nay, mà ngành Thư ký trở nên quan trtongj thiết thực lĩnh vực đời sống, đội ngũ người có trình độ chuyên môn khả lĩnh nghề nghiệp, xã hội cần hiểu rõ chức nhiệm tầm quan trọng ngành Thư ký Chúng ta thấy rằng, Thư ký bao gồm người làm việc Văn phòng c lien quan đến hoạt động như: thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức hẹn….để trợ giúp lãnh đạo Theo hiệp hội Thư kí chuyên nghiệp quốc tế thì: Thư kí người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành Văn phòng, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sang kiến đưa định phạm vi quyền hạn Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực bắt đầu có hội phát triển từ khoảng năm 1986 Đây năm đánh dấu chuyển đổi kinh tế Việt Nam chuyển từ kinh tế tập trung, quan lieu bao cấp sang kinh tế thị trường, có quản lý Nhà nước, theo định hướng XHCN-cung với thay đổi nhận thức nghề nghiệp, hội thăng tiến nhu cầu xuất người làm công tác trợ giúp lãng đạo Có thể trình bày khái niệm TKVP sau: “TKVP người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ Văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 21 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Chức TKVP Như biết, công việc người lãnh đạo công việc phức tạp có liên quan trực tiếp đến xuất, hiệu công việc quan, người điều hành đạo công việc quan nên cần có thời gian cho suy nghĩ sáng tạo để công việc tốt có hiệu hơn, lãnh đạo cần một người thư ký để trợ giúp tốt công việc lãnh đạo Trong thời gian kiến tập Phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai, em làm việc có nhiều học kinh nghiệm cho thân Biết chức người thư ký văn phòng cần phải làm để giúp việc cho lãnh đạo hoàn thành tốt công việc cách nhanh chóng hiểu Đối với lãnh đạo người Thư ký xem lão thứ hai họ, đồng thời cánh tay đắc lực người lãnh đạo Vì người Thư ký phải hiểu rõ chức trách nhiệm người lãnh đạo hoàn thành tốt công việc nhiêu, đồng thời khả sang tạo, óc phán đoán cao làm cho hiệu công việc quan, doanh nghiệp phát triển cao hươn Thư ký có chức như: - Chức liên quan đến công tác tổ chức thông tin: xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, kiểm tra việc thực Quyết định, thị Thủ trưởng… - Chức thuộc công tác tổ chức hành chính: tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị cho Thủ trưởng công tác, tổ chức nhân sự… Nói tóm lại: người Thư ký phải biết hiểu rõ công việc cần phải làm cách xác, phải biết cách xếp thời gian kiềm chế cảm xúc cho phù hợp với công việc hoàn cảnh công việc khác Nhiệm vụ quyền hạn người TKVP Nhiệm vụ quyền hạn người thư ký hai vấn đề tách biệt Ơr nhiệm vụ khác người Thư ký phải trao quyền hạn định Điều thể tính hợp pháp công việc sử dụng quyền hạn Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 22 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn vào hai nhóm chức bản, người TKVP có nhóm nhiệm vụ sau: 1.2 Nhiệm vụ thuộc quan hệ văn công tác văn thư Phân chia công văn, giấy tờ nhận cho phận thuộc phòng ban công tác, vào sổ công văn đến công văn Chăm lo việc giao luân chuyển văn phận Giải việc trao đổi văn đơn giản theo thị Thủ trưởng, đánh máy công văn trao đổi Thủ trưởng Kiểm tra thể thức tính hợp pháp văn trình Thủ trưởng ký Quản lý thư viện, tủ tài liệu riêng Thủ trưởng, chăm lo việc chuyển tạp chí phận 1.3 Nhiêm vụ thuộc quan hệ cá nhân Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng chuẩn bị chuyến công tác Thủ trưởng Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng Thủ trưởng công tác Hướng dẫn cách khái quát công việc cho cán tham gia chuyến công tác thu thập xử lý thong tin chuyến công tác sau họ trở Làm khâu trung gian quan hệ điện thoại với Thủ trưởng Chuẩn bị, triệu tập ghi biên họp, thảo luận Thủ trưởng triệu tập 1.4 Những nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc Lập lịch công việc ngày, tuần, tháng…của Thủ trưởng Thống kê kiểm tra việc thực thị Thủ trưởng Sắp xếp tổ chức phòng làm việc Thủ trưởng 1.5 Những nhiệm vụ khác Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc Báo cáo tổng quát hội ý kiện quan trọng quan, đơn vị… Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 23 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức số công việc hành vụ có tính chất cá nhân lien quan đến Thủ trưởng: phương tiện lại, trang thiết bị văn phòng… Thực công việc khác Thủ trưởng phân công Vị trí người TKVP Trong nhiệm vụ quyền hạn hoạt động quan Thư ký thể vị trí người giúp việc tổng hợp cho lãnh đạo Vị trí người Thư ký thể số nội dung sau: • Thư ký người trợ lý, người giúp việc thân cận Lãnh đạo • Trong quan hệ với Thủ trưởng đồng nghiệp, Thư ký coi mắt xích việc thiết lập mối quan hệ • Hiệu hoạt động người Thư ký giải phóng Lãnh đạo khỏi công việc mang tính vụ tăng phần lao động sáng tạo Việc hoàn thành nhiệm vụ Thủ trưởng có cộng tác tích cực người Thư ký • Hoạt động người TKVP góp phần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, xác, đảm bảo lien tục thông suất hoạt động nội quan *Với vị trí khẳng định người Thư ký có vai trò quan trọng hoạt động quan nói chung Thủ trưởng nói riêng, người thân cận lãnh đạo Người Thư ký ví não thứ hai lãnh đạo, cánh tay đắc lực lãnh đạo, giúp Lãnh đạo giải công việc từ nhỏ đến lớn Là người tạo mối quan hệ thân thiện với người quan, có lòng tin người tạo ấn tượng tốt người Luôn giúp Lãnh đạo công việc mang tính khó khăn, giải cách nhanh chóng công việc để làm cho Lãnh đạo có nhiều khả sang tạo cao Ở phương diện định Thư ký người Thủ trưởng lựa chọn đặt niềm tin phải cố gắng phấn đấu, phát huy lực cá nhân để xứng đáng với tin cậy KẾT LUẬN Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 24 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong công hội nhập nay, kinh tế quốc dân có bước phát triển mạnh mẽ, vững chắc, cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực cá nhân, tập thể có bước tiến lên nghiệp đổi kinh tế đất nước Cùng với phát triển quan, doanh nghiệp có mặt Thư ký cần thiết vô quan trọng hoạt động, tồn phát triển quan nhằm thích ứng với môi trường đại hành có tầm nhìn toàn cầu tổ chức linh hoạt Những người Thư ký vào quan phải chọn lọc cách tỷ mỷ, người thân cận giúp việc cho Lãnh đạo nên phải người thong minh, sang tạo, khéo léo, tinh tế nhạy bén với thời đại Với thời gian học tập trường phân công Nhà trường tinh thần tự nguyện thân, đồng ý tiếp nhận phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai em tìm hiểu khảo sát thực tế nghiệp vụ Thư ký phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai, thành phố Hà Nội Thời gian kiến tập có ý nghĩa quan trọng sinh viên trường Đại học Nội vụ nói chung với thân em chuyên ngành TKVP nói riêng Do đó, đợt kiến tập hội tốt giúp em vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên ngành, rèn luyện kĩ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người TKVP tương lai học hỏi thêm kiến thức trình kiến tập phòng Nội vụ Báo cáo kiến tập trình khảo sát thực tế kết hợp lý luận chuyên môn mà em rút kết quan kiến tập Trong thời gian kiến tập UBND huyện Quốc Oai, em xin cảm ơn tới toàn thể cán quan giúp em đợt kiến tập, em vô cảm ơn cô Đỗ Thị Mong cán hưỡng dẫn em tận tình, giúp em hoàn thành thật tốt nhiệm vụ giao trình kiến tập quan Em xin cảm ơn thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện cho em kiến tập để tìm hiểu ngành nghề mình, đồng thời Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 25 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em xin cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Hường giảng viên hưỡng dẫn em trình kiến tập phải làm có tác phong sao, đưa gợi ý để em hoàn thành tốt báo cáo Cuối cùng, em xin chúc toàn thể thầy cô Trường ĐH Nội vụ Hà Nội, cán nhân viên Phòng Nội vụ-UBND huyên Quốc Oai có sức khỏe dồi dào, tinh thần thoải mái, công tác tốt để tiếp tục dìu dắt bảo cho chúng em chặng đường phía trước./ Em xin chân thành cảm ơn ! Quốc oai, ngày 07 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thơm Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 26 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC I Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quốc Oai CHỦ TỊCH HUYỆN Phó Chủ tịch Phòng Quản lý Đô thị Phòng Văn hóa Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế Phòng Y tế Phòng LĐ-TBXH Phòng Giáo dục Phòng Nội vụ Phòng Dân tộc Phòng TC-KH Thanh tra Nhà nước Phòng TNMT Văn phòng Phó Chủ tịch Phó chủ tịch Phó Chủ tịch (Nguồn: UBND Huyện Quốc Oai) PHỤ LỤC II Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 27 Lớp: CĐTKVP K13A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ-huyện Quốc Oai Trưởng phòng NV Hợp đồn g NV Hợp đồng Chuy ên viên Chuy ên viên Chuy ên viên Chu yên viên Phó trưởng phòng NV Hợp đồng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng (Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai) Sinh viên: Nguyễn Thị Thơm 28 Lớp: CĐTKVP K13A