Báo cáo thực tập thư ký tại Phòng Nội Vụ UBND Huyện Quốc Oai Thành phố Hà Nội.

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 KẾ HOẠCH THỰC TẬP 3 1.Thời gian thực tập 3 2.Địa điểm thực tập 3 3.Nội dung thực tập 3 PHẦN MỘT. KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP 4 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI 4 1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai. 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai. 6 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai. 8 4. Phân cấp quản lý. 9 CHƯƠNG II. GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN QUỐC OAI 11 1. Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ 11 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ 11 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ 14 3.1. Đồng chí Dương Văn Phượng Trưởng phòng phụ trách chung. 18 3.2. Hai Đc Phó trưởng phòng. 19 3.3 Bốn Đồng chí Chuyên viên. 19 3.4 Hai đồng chí Nhân viên hợp đồng. 20 4. Mối quan hệ trong giải quyết công việc. 21 PHẦN HAI. NGHIỆP VỤ CỦA THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 23 CHƯƠNG I. THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH 23 1. Thư ký trong việc tiếp đón khách. 23 1.1. Tổ chức tếp khách trong công ty. 23 1.2. Vai trò của Thư ký trong việc tiếp khách 24 2. Thư ký trong việc đãi khách. 25 CHƯƠNG II. THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 27 1. Lập kế hoạch Hội nghị. 27 2. Chuẩn bị Hội nghị. 27 2.1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị. 28 2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời. 28 2.3 Chuẩn bị địa điểm Hội nghị. 29 2.4 Chuẩn bị thời gian Hội nghị. 29 2.5 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị. 29 3. Tiến hành Hội nghị. 30 3.1. Đón đại biểu. 30 3.2. Điểm danh đại biểu. 30 3.3. Công tác lễ tân trong Hội nghị. 30 3.4 Duy trì trật tự thời gian. 30 3.5. Ghi biên bản Hội nghị. 30 4. Những công việc Thư ký cần phải làm sau Hội nghị. 30 CHƯƠNG III. CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO 31 1. Yêu cầu đặt ra với Thư ký trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 31 2. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo. 31 2.1. Thu thập thông tin 31 2.2. Xử lý thông tin. 32 2.3. Cung cấp thông tin: 32 CHƯƠNG IV: XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 33 1. Khái niệm. 33 2. Các nguyên tắc xây dựng chương trình, kế hoạch. 33 3. Một số biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch. 35 3.1. Quyền lực. 35 3.2. Thuyết phục. 35 3.3. Xây dựng chính sách hỗ trợ. 35 4. Phân loại kế hoạch. 36 5. Vai trò của thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo. 36 CHƯƠNG V: CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 37 1. Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của lãnh đạo. 37 1.1. Mục đích. 37 1.2. Phạm vi chuyến đi công tác. 37 2. Các yêu cầu đối với người thư ký khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác. 37 3. Nhiệm vụ của thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo. 37 3.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác. 37 3.2. Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác. 38 3.2.1. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác. 38 3.2.2. Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác. 39 3.2.3. Chuẩn bi tư liệu, tài liệu. 39 3.2.4. Chuẩn bị giấy tờ. 39 3.2.5. Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác. 40 4. Những công việc thư ký phải làm trong thời giam lãnh đạo đi công tác. 40 5. Những công việc thư ký phải làm sau chuyến đi công tác của lãnh đạo. 41 CHƯƠNG VI: THƯ KÝ VỚI VIỆC THIẾT LẬP QUAN HỆ VỚI THỦ TRƯỞNG VÀ ĐỒNGNGHIỆP 42 1. Một số đặc ddiemr chi phối việc thiết lập mối quan hệ giữa thư ký, thủ trưởng và đồng nghiệp. 42 2. Vai trò của người thư ký trong việc thiết lập quan hệ giữa thủ trưởng và đồng nghiệp. 42 2.1. Cung cấp thông tin. 42 2.2. Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo. 43 2.3 Xây dựng cơ chế cho việc thiết lập mối quan hệ. 43 3. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng và đồng nghiệp. 44 3.1. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng. 44 3.2. Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp. 44 CHƯƠNG VII: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN QUỐC OAI 45 1. Các hình thức giao tiếp. 45 1.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp. 45 1.2. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp 45 2. Đối tượng và nội dung giao tiếp. 45 2.1. Căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp 45 2.2. Căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức 46 PHẦN BA. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 47 1. Nhận xét về công tác của Phòng Nội vụ UBND Huyện Quốc Oai. 47 1.1. Ưu điểm. 47 1.2. Nhược điểm. 47 2. Những kiến nghị và giải pháp để phát huy ngững ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48 2.1. Công tác tại phòng. 48 2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật. 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN 1

KẾ HOẠCH THỰC TẬP 3

1.Thời gian thực tập 3

2.Địa điểm thực tập 3

3.Nội dung thực tập 3

PHẦN MỘT KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP 4

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI 4

1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai 4

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai 6

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai 8

4 Phân cấp quản lý 9

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN QUỐC OAI 11

1 Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ 11

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ 11

3 Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ 14

3.1 Đồng chí Dương Văn Phượng - Trưởng phòng phụ trách chung 18

3.2 Hai Đ/c Phó trưởng phòng 19

3.3 Bốn Đồng chí Chuyên viên 19

3.4 Hai đồng chí Nhân viên hợp đồng 20

4 Mối quan hệ trong giải quyết công việc 21

PHẦN HAI NGHIỆP VỤ CỦA THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 23

CHƯƠNG I THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH 23 1 Thư ký trong việc tiếp đón khách 23

1.1 Tổ chức tếp khách trong công ty 23

1.2 Vai trò của Thư ký trong việc tiếp khách 24

2 Thư ký trong việc đãi khách 25

CHƯƠNG II THƯ KÝ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 27

1 Lập kế hoạch Hội nghị 27

2 Chuẩn bị Hội nghị 27

2.1 Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị 28

2.2 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời 28

2.3 Chuẩn bị địa điểm Hội nghị 29

2.4 Chuẩn bị thời gian Hội nghị 29

2.5 Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị 29

3 Tiến hành Hội nghị 30

3.1 Đón đại biểu 30

3.2 Điểm danh đại biểu 30

3.3 Công tác lễ tân trong Hội nghị 30

3.4 Duy trì trật tự thời gian 30

3.5 Ghi biên bản Hội nghị 30

4 Những công việc Thư ký cần phải làm sau Hội nghị 30

CHƯƠNG III CÔNG TÁC THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO 31

1 Yêu cầu đặt ra với Thư ký trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 31

2 Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 31

2.1 Thu thập thông tin 31

2.2 Xử lý thông tin 32

2.3 Cung cấp thông tin: 32

CHƯƠNG IV: XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 33

1 Khái niệm 33

2 Các nguyên tắc xây dựng chương trình, kế hoạch 33

3 Một số biện pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch 35

3.1 Quyền lực 35

3.2 Thuyết phục 35

3.3 Xây dựng chính sách hỗ trợ 35

4 Phân loại kế hoạch 36

5 Vai trò của thư ký trong việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo 36

CHƯƠNG V: CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 37

1 Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của lãnh đạo 37

1.1 Mục đích 37

1.2 Phạm vi chuyến đi công tác 37

2 Các yêu cầu đối với người thư ký khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác 37

3 Nhiệm vụ của thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo 37

3.1 Lập kế hoạch chuyến đi công tác 37

3.2 Chuẩn bị tổ chức chuyến đi công tác 38

3.2.1 Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác 38

3.2.2 Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác 39

3.2.3 Chuẩn bi tư liệu, tài liệu 39

3.2.4 Chuẩn bị giấy tờ 39

3.2.5 Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 40

4 Những công việc thư ký phải làm trong thời giam lãnh đạo đi công tác 40

5 Những công việc thư ký phải làm sau chuyến đi công tác của lãnh đạo 41

CHƯƠNG VI: THƯ KÝ VỚI VIỆC THIẾT LẬP QUAN HỆ VỚI THỦ TRƯỞNG VÀ ĐỒNGNGHIỆP 42

1 Một số đặc ddiemr chi phối việc thiết lập mối quan hệ giữa thư ký, thủ trưởng và đồng nghiệp 42

2 Vai trò của người thư ký trong việc thiết lập quan hệ giữa thủ trưởng và đồng nghiệp 42

2.1 Cung cấp thông tin 42

2.2 Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo 43

2.3 Xây dựng cơ chế cho việc thiết lập mối quan hệ 43

3 Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng và đồng nghiệp 44

3.1 Thư ký và việc thiết lập quan hệ với thủ trưởng 44

3.2 Thư ký và việc thiết lập quan hệ với đồng nghiệp 44

CHƯƠNG VII: HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP TẠI PHÒNG NỘI VỤ- UBND HUYỆN QUỐC OAI 45

1 Các hình thức giao tiếp 45

1.1 Theo cách tiếp xúc của giao tiếp 45

1.2 Căn cứ vào phương tiện giao tiếp 45

2 Đối tượng và nội dung giao tiếp 45

2.1 Căn cứ vào chủ thể tham gia vào quá trình giao tiếp 45

2.2 Căn cứ vào quá trình trao đổi thông tin trong tổ chức 46

PHẦN BA NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 47

1 Nhận xét về công tác của Phòng Nội vụ - UBND Huyện Quốc Oai 47

1.1 Ưu điểm 47

1.2 Nhược điểm 47

2 Những kiến nghị và giải pháp để phát huy ngững ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 48

2.1 Công tác tại phòng 48

2.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật 48

KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CBCC Cán bộ công chứcUBNN ủy ban nhân dânHĐND Hội đồng nhân dânXHCN Xã hội chủ nghĩa

HCNN Hành chính nhà nướcTKVP Thư ký Văn phòng

LỜI CẢM ƠN

Được sự giới thiệu của nhà trường, trong thời gian từ ngày 29/02/2016đến ngày 29/04/2016 em đã được tiếp nhận và thực tập tại Phòng Nội Vụ -huyện Quốc Oai – Thành phố Hà Nội Sau 2 tháng thực tập em đã có cơ hội vậndụng những kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn mà mình đã được học vào trongthực tiễn để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời em cũng đã thuđược cho mình những kinh nghiệm và bài học quý báu

Em đã được làm quen với công việc, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm

vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tại đây em có cơ hội tiếp xúc nhiều hơn vớinhững công việc thực tế Hơn nữa, quá trình thực tập tại đây, môi trường làmviệc đoàn kết, tác phong làm việc năng động, sáng tạo, có trách nhiệm củaCBCC là tấm gương để cho em noi theo Em nhận thức được rằng, trong thờigian đi thực tập không chỉ là cơ hội giúp em được tiếp xúc với công việc thức tế,

có thể vận dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường mà còn giúp bảnthân tích lũy được những kinh nghiệm thực tế như: rèn luyện kỹ năng giao tiếp,lối sống, văn hóa ứng xử trong các cơ quan Hành chính Nhá Nước cũng nhưtrong cuộc sống, rèn luyện sự tự tin và sáng tạo cho bản thân Qua đó trang bịcho mình những kiến thức cần có của một công chức trong tương lai của thời kỳđất nước có nhiều đổi mới

Để thực hiện được bài báo cáo thực tập này em xin chân thành cảm ơngiáo viên chủ nhiệm, các thầy cô giáo bộ môn đã hướng dẫn và cho em nhữnglời khuyên bổ ích trong quá trình thu thập và xử lý thông tin để hoàn thành tốtbài báo cáo thực tập của mình Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đếnTrưởng phòng, Phó trưởng phòng cùng tập thể cán bộ đang công tác tại phòngNội vụ-huyện Quốc Oai đã tiếp nhận, giúp đỡ chỉ bảo rất tận tình, tạo điều kiệnthuận lợi nhất cho em được cọ sát với những công việc của một người thư kývăn phòng để em hoàn thành nội dung thực tập của mình

Do thời gian thực tập ngắn nên báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếusót Sau gần hai tháng thực tập từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/04/2016 em hivọng rằng thời gian thực tập của mình sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao

hiệu quả công tác tại huyện nhà.

Do kiến thức và khả năng tìm hiểu thực tế còn nhiều hạn chế em rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng

và Ban lãnh đạo phòng Nội vụ-UBND huyện Quốc Oai để bản báo cáo thực tậpcủa em được hoàn thiện hơn./

Em xin chân thành cảm ơn !

Quốc oai, ngày 29 tháng 04 năm 2016

Sinh viên Nguyễn Thị Thơm

KẾ HOẠCH THỰC TẬP 1.Thời gian thực tập

Từ ngày 29/02 /2016 đến ngày 29/04/2016 (9 tuần)

- Tìm hiểu hoạt động tiếp khách, đãi khách

- Tìm hiểu công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin

- Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo

- Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Thư ký với việc thiết lập mối quan hệ giữa thư ký, thủ trưởng và đồngnghiệp

- Hoạt động giao tiếp tại cơ quan

PHẦN MỘT KIẾN THỨC THU HOẠCH TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐÔI NÉT VỀ UBND HUYỆN QUỐC OAI

Tên: Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai

Địa chỉ: Thị trấn Quốc Oai, huyện Quốc Oai, thành phố Hà Nội

Số điện thoại: 04.33.943.999

1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Quốc Oai.

Trước đây huyện Quốc Oai là trấn, rồi phủ Quốc Oai, gồm các huyện ĐanPhượng, Từ Liêm, Thạch Thất, Yên Sơn, Phúc Lộc (sau là Phúc Thọ) Năm

1831, tách huyện Từ Liêm về Hà Nội Năm 1888, sau khi tách huyện ĐanPhượng về Phủ Hoài Đức thuộc tỉnh Hà Đông mới lập, phủ Quốc Oai chuyểnthành huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Sơn Tây Từ năm 1965, huyện Quốc Oai thuộctỉnh Hà Tây, đến năm 1975 thuộc tỉnh Hà Sơn Bình

Ngày 29 tháng 12 năm 1978, 07 xã của huyện Quốc Oai là Tam Hiệp,Liên Hiệp, Hiệp Thuận, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú và Đại Thành nhập vàothủ đô Hà Nội, trong đó 04 xã (Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành) nhậpvào huyện Hoài Đức, 03 xã còn lại (Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận) nhậpvào huyện Phúc Thọ, đều thuộc Hà Nội (Quyết định của Hội đồng Chính phủngày 17 tháng 02 năm 1979) Phần còn lại của huyện Quốc Oai vẫn ở lại tỉnh HàSơn Bình với tên gọi huyện Quốc Oai

Từ ngày 12 tháng 8 năm 1991 huyện Quốc Oai lại trở về với tỉnh Hà Tây.Các xã trước kia thuộc huyện Hoài Đức, Hà Nội cũng chuyển về huyện QuốcOai Riêng 03 xã Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận vẫn thuộc huyện Phúc Thọ

Ngày 01 tháng 08 năm 2008, cùng với toàn bộ tỉnh Hà Tây, huyện QuốcOai được nhập về thủ đô Hà Nội, và tiếp nhận thêm xã Đông Xuân từ huyệnLương Sơn, tỉnh Hòa Bình về Quyết định của HĐND Thành phố Hà Nội mới(mở rộng) Ngày 08 tháng 05 năm 2009, toàn bộ xã Đông Xuân được chuyểnvào huyện Quốc Oai

Huyện Quốc Oai nằm ở phía Tây Thành phố Hà Nội có tổng số 20 xã(trong đó có 02 xã miền núi là Đông Xuân và Phú Mãn) và 01 thị trấn Với diệntích 147.01 km2, dân số khoảng 174.254 nghìn người (năm 2014), trong nhữngnăm gần đây được sự quan tâm cảu Chính phủ, Thành ủy, HĐND và UBNDThành phố Hà Nội, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội của huyện có sựchuyển biến quan trọng, đời sống của nhân dân trong huyện ngày càng đượcnâng cao.

UBND huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm, tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan Nhà nước cấp trên đồng thời chỉ đạo hoạt động của các cơ quan thuộcUBND huyện và UBND các xã, thị trấn

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp huyện được quy định tại điều 97,

98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 Luật tổ chức HĐND và UBNDđược Quốc hội toong qua ngày 26/11/2003, và trong Hiếp pháp nước Cồng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tóm lại như sau:

- Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBNDhuyện ra quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các vănbản đó

- Phối hợp với các thường trực HĐND huyện và các ban, ngành chuẩn bịnội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng các đề án trình HĐND xem xét gải quyết

- Quản lý nhà nước địa phương trên các lĩnh vực: công nghiệp, nôngnghiệp, ngư nghiệp, y tế, khoa học công nghệ và mối trường, thể dục thể thao,truyền thanh và các lĩnh vực xã hội khác Quản lý nhà nước về đất đai và cácnguồn tài nguyên thiên nhiên theo sự phân cấp của Nhà nước

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDhuyện

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện nghĩa

vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tạ chỗ, chính sách hậu phương quân đội,…

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Quốc Oai.

UBND huyện do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND huyệnQuốc Oai cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương gópphần đảm bảo chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nướcTrung ương đến cơ sở

Các phòng ban trong UBND huyện được giao đảm nhận những chứcnăng, nhiệm vụ riêng, tham mưu, giúp việc cho UBND về các lĩnh vực nhất địnhtrong quá trình hoạt động của mình

Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế côngchức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính Nhànước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh, nghề nghiệp và số lượngngười làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ,công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính,đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địagiới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phichính phủ; văn thư-lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua-khen thưởng

Phòng Tư pháp thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật,theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểmsoát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúppháp lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các côngtác tư pháp khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành phápluật về xử lý vi phạm hành chính

Phòng Tài chính - Kế hoạch được giao nhiệm vụ tham mưu, giúp UBNDcấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Tài chính; Kế hoạch và đầu

tư; Đăng ký kinh doanh; Tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanhnghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.

Phòng Tài nguyên và Môi trường tham mưu, giúp UBND cấp huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; Tài nguyênkhoáng sản; môi trường; biển và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo)

Phòng Lao động-Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng tham mưu,giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Việc làm; dạynghề; lao động; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắtbuộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm xã hội thất nghiệp); an toàn laođộng; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới;phòng, chống tệ nạn xã hội

Phòng Văn hóa và Thông tin tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục; thể thao; du lịch;quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình;báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin

Phòng Giáo dục và Đào tạo với nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấphuyện thưc hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Chương trình và nội dung giáodục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêuchuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấpvăn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

Phòng Y tế được giao tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồichức năng y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị Y tế; dược; Mỹphẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số-kế hoạch hóa gia đình

Thanh tra huyện làm nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND cấp huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tốcáo trong phạm vi quản lý Nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũngtheo quy định của pháp luật

Văn phòng HĐND và UBND tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND

về: Hoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt độngcủa HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạohoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửaliên thông, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnhvực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện giải quyết và nhận kết quả để trảcho cá nhân, tổ chức

Phòng Kinh tế với nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thươngmại; quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đôthị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao(bao gồm: Cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khucông nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đôthị; quản lý nghĩa trang, trừu nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị;quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệuxây dựng; giao thông; khoa học và công nghệ

Phòng Dân tộc tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về công tác dân tộc

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai.

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai dưới đây, ta có thểnhận thấy, UBND huyện Quốc Oai bao gồm: 01 Chủ tịch, 04 Phó Chủ tịch và 13phòng, ban trực thuộc, được giao thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt, phụ tráchquản lý các mặt khác nhau trong đời sống xã hội của huyện Hoạt động theo cơchế báo cáo thường xuyên, các hoạt động trao đổi giữa cấp trên với cấp dưới,cấp dưới với cấp trên, đồng cấp với nhau diễn ra thường xuyên, nhằm đảm bảo

sự trao đổi thông tin kịp thời giữa các bộ phận, phòng ban Kịp thời cùng nhau

xử lý các tình huống phức tạp trong thực tế, nâng cao hiệu quả, chất lượng cáccông việc được giao

Với bộ máy đặc trưng này, hoạt động của UBND huyện Quốc Oai đượcvận dụng một cách hiệu quả và trơn tru.

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quốc Oai

(Nguồn: UBND Huyện Quốc Oai)

Chủ tịch lãnh đạo mọi hoạt động trong phạm vi toàn huyện Các quyết

PhòngQuản lý

Phó Chủ tịch

Phó Chủ tịch

Văn

phòng

Phòng TC-KH Nội vụPhòng

Phòng LĐ-TB-XH

Phòng Kinh tế

định mang tính tầm chỉ đạo, định hướng đường lối, chiến lược,…; có ảnh hưởng

và vai trò quyết định tới các vấn đề quan trọng, lớn của toàn huyện

Các Phó chủ tịch huyện là người chịu trách nhiệm trước HĐND về việcthực hiện các nghị quyết , quyết định, kế hoạch của HĐND và điều hành côngviệc hàng ngày của huyện

chủ tịch là người có quyền điều hành trực tiếp trong huyện, chịu tráchnhiệm trước HĐND huyện và pháp luật về các hoạt động của Huyện

Giúp việc cho Chủ tịch là các Phó chủ tịch do HĐND bổ nhiệm và miễnnhiệm theo đề nghị của Chủ tịch và sự tiến nhiệm của HĐND

Cấp lãnh đạo, quản lý cấp trung bao gồm các Trưởng, Phó phòng cácphòng ban trong huyện

Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cấp cao về nhữngvấn đề thuộc chuyên môn của minh

Triển khai thực hiện các quyết định của cấp trên

Có nhiệm vụ và quyền hạn quản lý, điều hành trực tiếp với bộ phận củamình, đồng thời hợp tác với các phòng ban khác trong huyện để hoàn thànhcông việc được giao một cách hiệu quả

Có quyền được quyết định đối với những vấn đề trong phạm vi nhiệm vụ

và quyền hạn của minhg

Cấp quản lý cơ sở bao gồm gồm các nhân viên trong các phòng ban trựcthuộc Họ có nhiệm vụ triển khai thực hiện công việc, mệnh lệnh mà cấp trêngiao phó; chịu tách nhiệm về công việc được giao Báo cáo kết quả thực hiệncông việc cho cấp trên; đề xuất ý kiến nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn

Có trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của nhóm mình, sẵn sang hợp tácvới các nhóm, bộ phận khác để hoàn thành tốt công việc được giao

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP:

PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN QUỐC OAI

1 Vị trí, chức nằng của Phòng Nội Vụ

Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là cơ quantham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên cáclĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cảicách hành chính, cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ,vưn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng

Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và biên chế của UBND huyện đồng thời chịu sựchỉ đao, kiểm tra, hưỡng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của sở Nội Vụ

Phòng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế côngchức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính Nhànước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh, nghề nghiệp và số lượngngười làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ,công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính,đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địagiới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phichính phủ; văn thư-lưu trữ Nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua-khen thưởng

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội Vụ

Phòng Nội Vụ là cơ quan tham mưu của UBND nên có nhiệm vụ trìnhUBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội Vụ trên địa bàn và tổchức triển khai thực hiện theo quy định Trình UBND huyện ban hành quyếtđịnh, chỉ thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5năm và hang năm, chương trình,biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được

Nhiệm vụ và quyền hạn về tổ chức, bộ máy như tham mưu giúp UBNDhuyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyênmôn, các đơn vị trực thuộc UBND huyện theo sự hướng dẫn của UBND thànhphố

Tham mưu giúp UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sáp nhập các

tổ chức liên ngành theo quy định Trong lĩnh vực quản lý và sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp như tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉtiêu hướng dẫn , kiểm tra việc sử lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp

Về công tác xây dựng chính quyền Phòng Nội Vụ có nhiệm vụ giúpUBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền trong việc bầu cử đại biểu Quốchội, đại biểu HĐND, thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩncác chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã, thị trấn Tham mưu giúp UBNDhuyện xây dựng đề án thành lập mới , sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giớihành chính trên địa bàn huyện

Về quản lý và sử dụng biện chế hành chính sự nghiệp: Tham mưu giúpChủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp hàngnăm Giúp Chủ tịch UBND huyện hướng dẫn kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính sự nghiệp Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thựchiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chị trách nhiệm đối với các cơ quanchuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc UBND các xã, thị trấn

Về công tác xây dựng chính quyền: Giúp UBND huyện và các cơ quan cóthẩm quyền tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu HĐNDtheo phân công của UBND huyện và hướng dẫn của UBND Thành phố Hà Nội.Thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danhlãnh đạo của UBND các xã, thị tấn, giúp UBND huyện trình UBND Thành phố

Hà Nội phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật Thammưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, sáp, chia, điều chỉnh địagiới hành chính trên địa bàn huyện để UBND huyện trình HĐND huyện thông

qua trước khi cấp trên xem xét quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc,chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện Giúp UBND huyện trong việchướng dẫn kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sởđối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp các xã, thị trấn trên địa bànhuyện.

Trong lĩnh vực tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức Phòng Nội vụ cónhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡngchuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã, thị trấn và thực hiệncác chính sách với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách cấp xã, thịtrấn theo cấp

Trong lĩnh vực cải cách hành chính: Giúp UBND huyện triển khai đônđốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thịtrấn thực hiện công tác cải cách hành chính địa phương Tham mưu giúp UBNDhuyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bànhuyện Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBNDhuyện và UBND Thành phố Hà Nội Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nahfnước về tổ chức hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện

Về công tác văn thư, lưu trữ: Hưỡng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vịtrên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và lưu trữ huyện

Về công tác tôn giáo: Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và

tổ chức thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vềtôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn huyện Chủ trì, phối hợp với các cơquan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáotrên địa bàn huyện theo phân cấp của UBND Thành phố Hà Nội và quy định của

pháp luật.

Về công tác thi đua, khen thưởng; tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổchức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng củaĐảng và Nhà nước trên địa bàn huyện, làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồngThi đua – Khen thưởng huện Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kếhoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng và quản lýQuỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền huyện Thực hiện các công tác thống kê,thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện và Giám đốc Sở Nội vu Hà Nội vềtình hình, kết quả triển khai công tác Nội vụ trêm địa bàn huyện

Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ, xâydựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tácnội vụ trên địa bàn huyện

3 Cơ cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán

bộ, công chức viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ huyện theoquy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND huyệ

Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luậttheo phân cấp của UBND huyện

Phòng Nội vụ hiện nay có 9 cán bộ công chức, hợp đồng lao động; trong đó:

01 Trưởng phòng, 02 Phó trưởng phòng, 04 chuyên viên, 02 hợp đồng lao động

Bảng 1.1 Thông tin nhân lực phòng Nội vụ huyện Quốc Oai năm 2016

danh

Giới tính

Năm sinh

Trình độ chuyên môn

Thâm niên công tác

1 Dương Văn Phượng Trưởng

phòng Nam 1974 Thạc sỹ Luật 21

2 Hoàng Thị Tố Uyên

PhóTrưởngphong

Nữ 1974

Thạc sỹ Quảntrị Kinhdoanh

22

3 Nguyễn Đạt Nghị

PhóTrưởngphong

Nam 1972

Đại họcngoại ngữ,hành chínhhọc

7

viên Nữ 1983

Đại học CNhành chínhhọc

6

đòng Nữ 1990

Đại học CNquản lý nhânlưc

4

9 Dương Văn Toán NV hợp

đòng Nam 1991

Đại học CNkhoa họcquản lý

3

(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai)

Số lượng(Người) Tỷ lệ (%)

(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai)

Tổng số cán bộ trong phòng là 9 người trong đó có 5 người là cán bộ namgiới chiếm tỉ lệ 45.6%, 4 người là cán bộ nữ chiếm tỉ lệ 44.4% tỉ lệ này khôngquá chênh lệch Số cán bộ là nam giới giữ các vị trí lãnh đạo trưởng phòng vàphó phòng chiếm đa số TRong thời gian tới cán bộ nữ có thể phát huy tối đatiềm năng, năng lực sẵn có để có thể đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo, đảm bảocông bằng về giới

- Về độ tuổi:

Bảng 1.3: Cơ cấu cán bộ Phòng Nội vụ phân theo độ tuổi

(Nguồn Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai)

Trong đội ngũ CBCC của Phòng cán bộ có tuổi đời từ 30 tuổi trở lênchiếm tỉ lệ chiếm 63.6% Tỉ lệ cán bộ có tuổi đời từ 30 trở xuống chiếm tỉ lệ36.4% trong tổng số cán bộ trong phòng Điều này cho thấy, đội ngũ cán bộtrong phòng có rất nhiều lợi thế như có nhiều kinh nghiệm trong công việc, có

độ nhạy bén trong công việc xử lý các tình huống trong thực tế… Ty nhiên, lại

có hạn chế trong công việc học tập nâng cao trình độ, năng động tiếp thu nhữngphương pháp trong công tác QTNL Vì vậy, trong tương lai, nên có kế hoạch trẻhóa đội ngũ nhân lực Song song với đó, cán bộ trong phòng có thâm niên côngtác phải thường xuyên trao đổi kinh nghiệm với cán bộ trẻ chưa có nhiều kinhnghiệm

Cán bộ trong phòng có 100% là trình độ đại học Đay là điều kiện quantrọng trong việc tiếp thu các tiến bộ khoa học công nghệ, các kiến thức quản lý

mới được dễ dàng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công việc.

Trưởng phòng và Phó trưởng phòng đã tường đảm nhiệm các vị trítrưởng, phó ban ngành trong UBND huyện, như vậy cũng có nhiều kinh nghiệmtrong việc quản lý, lãnh đạo, điều hành từ đó sử dụng có hiệu quả nguồn nhânlực cảu đơn vị Bên cạnh trình độ chuyên môn sâu rộng các cán bộ trong phòngkhông ngừng học hỏi nâng cao trình độ về ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị,quản lý nhà nước nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo trong công tác QTNL

Mặc dù đã được xác định theo vị trí công việc – cán bộ chyueen trách vàcông chức chuyên môn, trong đó công chức chuyên môn được xác định là làmviệc ổn định, lâu dài nhưng trên thực tế qua mỗi nhiệm kỳ việc điều động luânchuyển từ công chức chuyên môn sang đảm nhiệm các chức danh cán bộ chuyêntrách vẫn diễn ra khá phổ biến

Thực trạng phân công công việc trong bộ phận chuyên trách công tác QTNL

Để quá trình thực hiện công việc có hiệu quả cao, khoa học Phòng đã tiếnhành phân công công việc đối với bộ phận chuyên trách QTNL để nâng cao tinhthần trách nhiệm công việc đối với từng thành viên

Theo báo cáo số 06/BC – NV ngày 13/06/2014 của Phòng Nội vụ huyệnQuốc Oai gửi UBND huyện Quốc Oai về hân công nhiệm vụ cụ theertwngfthành viên trong phòng, có thể thấy việc phân chia công việc đã khá rõ rang, cụthể theo điểm mạnh của từng người cũng như chuyên ngành đã được đào tạo

Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai:

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ-huyện Quốc Oai

(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Quốc Oai)

3.1 Đồng chí Dương Văn Phượng - Trưởng phòng phụ trách chung.

Lãnh đạo và điều hành toàn diện mọi hoạt động của cơ quan theo chứcnăng; nhiệm vụ, quyền hạn được giao, chịu trách nhiệm cao nhất trước Huyện

ủy, HĐND, UBND Huyện, Chủ tịch UBND Huyện về toàn bộ công việc theochức năng , thẩm quyền của mạnh Lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn bộ côngviệc của phòng theo quy định của pháp luật

Phân công nhiệm vụ đối với các Phó trưởng phòng và các công chứcchuyên môn của cơ quan để đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu quả

Trực tiếp phụ trách thực hiện các công việc:

- Công tác tổ chức, cán bộ theo phân cấp cử Huyện ủy; UBND huyện;

- Tham mưu giúp UBND huyện tiếp nhận, điều động, quản lý cán bộ côngchức, viên chức, hợp đồng lao đồng trên địa bàn huyện;

- Công chức hành chính, công chức xã, và biên chế các đơn vị sự nghiệptrực

thuộc, chính quyền cơ sở; địa giới hành chính;

Phó trưởng phòng

- Công tác thi đua khen thưởng; cải cách hành chính;

- Phụ trách công tác quản lý nhà nước về tín ngưỡng tôn giáo;

- Giữ mối quan hệ công việc vơi phòng Gisao dcj và Đạo tạo trong việc tổchức thực hiện quy chế phối hợp giữa hai cơ quan

3.2 Hai Đ/c Phó trưởng phòng.

Tham mưu giúp việc Trưởng phòng phụ trách các công việc cụ thể sau:

Đồng chí Hoàng Thị Tố Uyên – Phó trưởng phòng được phân công

nhiệm vụ giúp trưởng phòng phụ trách các lĩnh vực sau:

- Công tác thanh niên;

-Công tác quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ;

- Khối các trường Mầm Non, Tiểu học trên địa bàn huyện;

- Khối sự nghiệp: các trường THCS trên địa bàn huyện;

- Công tác văn phòng của cơ quan;

- Công tác thi đua, khen thưởng;

- Công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phâncông, phụ trách;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

Đồng chí Nguyễn Đạt Nghị - Phó trưởng phòng được giao giúp trưởng

phòng thực hiện các nhiệm vụ:

- Công chức hành chính, công chức, viên chức các đơn vị sự nghiệp trựcthuộc, xây dựng chính quyền cơ sở, địa giới hành chính;

- Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

- Công tác quản lý nhà nước vê các hội, tổ chức phi chính phủ;

- Công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực được phâncông phụ trách;

Thực hiện nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công

học cơ sở;

- Công tác quản lý nhà nước về các hội, tổ chức phi chính phủ;

- Công tác quản lý, đào tạo bồi dưỡng CBCC, viên chức;

- Công tác thanh niên;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do trưởng phòng, phó phòng nhân công

Đồng chí Nguyễn Đăng Trung – Chuyên viên: giúp lãnh đạo thực hiện

các nhiệm vụ sau:

- Quản lý công chức cấp xã, xây dựng chính quyền cơ sở;

- Thực hiện công tác cải cách hành chính;

- Công tác quản lý nhà nước về tôn giáo;

- Quản lý địa giới hành chính;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Phó Trưởng phòngphân công

Đồng chí Nguyễn Thị Thanh Nga – chuyên viên: Được phân công giúp

lãnh đạo thực hiện các công việc:

- Quản lý đối với viên chức ngành giáo dục Mần non;

- Thực hiện công tác kế toán cơ quan;

- Quản lý Hộ chiếu công vụ CBCC;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng và Phó phòng phân công

Đồng chí Đỗ Thị Mong – chuyên viên: Được giao nhiệm vụ giúp lãnh

đạo phòng thực hiện các công việc:

- Thực hiện công tác Văn thư cơ quan; quản lý nhà nước về Văn thư lưutrữ;

- Thực hiện công tác tổng hợp xây dựng báo cáo tháng, quý, năm củaphòng và ghi biên bản họp cơ quan;

- Công tác thi đua khen thưởng;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòngphân công

3.4 Hai đồng chí Nhân viên hợp đồng.

Đồng chí Phí Thị Tuyết – NV hợp đồng: Được giao các công việc:

- Thủ quỹ cơ quan; thực hiện công tác tạp vụ cơ quan;

- Gíup các đồng chí Nguyễn Thị Thanh Nga và Đỗ Thị Mong thực hiệcông tác chuyên môn;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc Phó trường phòngphân công

Đồng chí Dương Văn Toán – NV hợp đồng: Thực hiện các công việc:

- Thực hiện công tác tạp vụ cơ quan;

- Giúp đồng chí Đỗ Danh Tuyến và đồng chí Nguyễn Đăng Trung thựchiện các công tác chuyên môn;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng hoặc Phó trường phòngphân công

Sự phân công lao động theo trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viênPhòng Nội vụ là cơ bản hợp lý Nhìn chung CBCC được bố trí đúng người, đúngviệc, đúng với chuyên môn được đào tạo, chính vì thế mà nhân viên đã phát huyđược hết khả năng, năng lực của mình, say mê, nhiệt tình đối với công việc mìnhđược giao Ngoài ra, việc phối kết hợp với nhau để haonf thành công việc cũngđược Phòng phát huy tối đa Do đó, Phòng luôn hoàn thành được mục tiêu cũngnhư khối lượng công việc đặt ra

Trong thời gian qua mặc dù Phòng đã được tăng cường them biên chế,điều đó phần nang cao được hiệu quả công việc sớm hoàn thành tốt các chỉ tiêu

kế hoạch đặt ra Tuy nhiên với một phòng phải đảm đương một khối lượng côngviệc lớn, trong thời gian tới việc tăng cường biên chế cán bộ để Phòng Nội vụhuyện Quốc Oai có thể thực hiện các nhiệm vụ được giao nhiệm cụ được giaotheo chức năng và quy định của luật pháp luật cũng như thực hiện tốt vai tròtham mưu cho cấp ủy và chính quyền là vồ cùng cần thiết đặc biệt trong côngtác QTNL

4 Mối quan hệ trong giải quyết công việc.

Đối với Huyện Uỷ-HĐND-UBND: Phòng Nội vụ chịu sự quản lý, chỉ đạođiều hành trực trực tiếp và toàn diện Phòng có trách nhiệm tham mưu giúpUBND huyện quản lý Nhà Nước về công tác nội vụ trên địa bàn huyện theo quy

định của pháp luật Định kỳ báo cáo kết quả tổ chức thực hiện nhiệm vụ vớiUBND huyện theo nhiệm kỳ.

Đối với Sở Nội vụ: chịu sự quản lý chỉ đạo hưỡng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ của Sở Nội vụ, Ban Dân tộc thành phố Thực hiện chế độ báo cáođiịnh kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Sở Nội vụ, Ban Dân tộc

Đối với cơ quan, ban ngành, đoàn thể huyện: chủ động phối hợp với cơquan ban ngành, đoàn thể ở huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác theochức năng , nhiệm vụ được giao

Đối với các xã, thị trấn trong huyện: có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra,đôn đốc UBND xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ công táclien quan đến công tác Nội vụ, dân tộc, tôn giáo, thi đua khen thưởng, văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyền theo quy định của pháp luật Định kỳ hoặc đột xuấtđược UBND huyện, các Phó Chủ tịch huyện ủy yêu cầu các xã thị trấn tổng hợpbáo cáo về phòng để tổng hợp báo cáo thường trực HĐND, UBND huyện vàngành dọc cấp huyện

Cán bộ công chức thuộc biên chế phòng Nội vụ làm tốt chức năng nhiệm

vụ, chấp hành tốt nội quy, quy chế cảu đợn vị sẽ được đề nghị khen thưởng theoquy định của Nhà nước Việc Cán bộ công chức vi phạm khuyết điểm tùy theomức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo định của pháp luật hiện hành

PHẦN HAI NGHIỆP VỤ CỦA THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN CHƯƠNG I THƯ KÝ TRONG HOẠT ĐỘNG TIẾP KHÁCH, ĐÃI KHÁCH

1 Thư ký trong việc tiếp đón khách.

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ banrcuar người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thong tin của khách hàng, mặt khác trên cơ sở nhữngthông tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơquan

1.1 Tổ chức tếp khách trong công ty.

Trong hoạt động tiếp khách, người Thư ký văn phòng phải tuân thủ cácnguyên tác cơ bản sau: người Thư ký phải tôn trọng đối tượng giao tiếp, tuân thủcác nghi thức giao tiếp cơ bản chẳng hạn như chào hỏi xã giao khi lần đầu tiêngặp gỡ, biết lắng nghe để thấu hiểu và cảm nhận được mọi thứ xung quanh.Người Thư ký phải biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên trong giao tiếp,người Thư ký phải tôn trọng các quy phạm khách quan trong giao tiếp, khôngphải là tôn trọng đối tượng giao tiếp mà tôn trọng nội quy của đối tượng giaotiếp

Thư ký cần nắm rõ những vấn đề cụ thể trong giao tiếp để phổ biến chocác đơn vị thực hiện duy trì:

 Ngày giờ tiếp khách của công ty

 Việc tiếp khách lãnh đạo

 Trường hợp khách từ xa đến nghỉ tại công ty

 Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty

Từ đó, trong quá trình tiếp đón khách thì người Thư ký văn phòng phảibiết cách làm sao để trọng quá trình giao tiếp khách diễn ra một cách thuận lợi

và suôn sẻ Trong quá trình chuẩn bị cho việc tiếp khách thì người thư ký cầnphải lên lịch mọi việc một cách thật kỹ càng và phải rõ rang, để còn chuyền đạtcho các đơn vị thực hiện để tránh những tình trạng sai sót xảy ra

1.2 Vai trò của Thư ký trong việc tiếp khách

Vai trò của người Thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng, vì Thư ký

là người đầu tiên của cơ quan thay mặt lãnh đạo tiếp xúc với khách, ấn tượngđầu tiên của khách đối với cơ quan là do người Thư ký tạo nên Vì vậy, những

ấn tượng tốt luôn tạo nên nhiều thuận lợi cho những công việc tiếp theo Thư kýcũng là người giải quyết những công việc đơn giản khi lãnh đạo phải tiếp nhiềukhách

Thư ký sẽ tổ chức, thỏa thận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.Ghi chép quá trình diễn biến cảu việc tiếp khách và bàn bạc

Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết khi khách yêu cầu, chuẩn bị tài lại, sắpxếp bàn trà, chuẩn bị các những thứ cần thiết…

Trong một vì trường hợp Thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp khách vừalàm nhiệm vụ phiên dịch

Để thực hiện hoạt động tiếp khách có hiệu quả, Thư ký cần tiến hành một

số công việc sau:

 Xây dựng nội quy tiếp khách;

 Chuẩn bị môi tường tiếp khách thích hợp;

 Chuẩn bị các thông tin liên quan;

 Xác định thời gian tối thiểu và tối đa cho phép thực hiệ hoạt động tiếpkhách;

 Chuẩn bị tư thế tiếp khách

Vai trò của người Thư ký trong việc tiếp khách là rất cần thiết và vô cùngquan trọng Người Thư ký muốn làm tốt công việc này thì cần phải trau dồi kỹnăng giao tiếp thật tốt, học cách ứng xử phù hợp dễ để lại ấn tượng tốt cho đốitượng giao tiếp Kỹ năng giao tiếp tốt có thể chiếm phần tăm khá lướn trong sựthành công của người Thư ký, do đó cần học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm đểphục vụ cho công việc có hiệu quả Thư ký cũng cần học thêm ngoại ngữ đểthuận tiện giao tiếp với khách nước ngoài, để tránh những sự cố trong khi làmviệc

2 Thư ký trong việc đãi khách.

Đãi khách không phải là hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụquan trọng, cần thiết cho công tác đối ngoại trong công sở Hiệu quả của hoạtđộng này có khả năng ảnh hưởng tới các mối quan hệ, phục vụ cho quá trình giảiquyết công việc sau này Do lựa chọn nên hay không nên áp dụng hình thức đãikhách và lựa chọn hình thức chiêu đãi nào thực không đơn giản Hiểu biếtnhững kiến thức những quy định cơ bản trong đãi khách, trở thành yêu cầu bắtbuộc không chỉ với Thư ký mà với tất cả những ai tham quan, hoạt động đốingoại của cơ quan

Thông qua hoạt động đãi khách, Thư ký phải thể hiện một sood quanđiểm cơ bản sau:

 Sự tôn trọng của cơ quan với khách;

 Bày tỏ mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với khách;

 Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới tronggiao tiếp;

 Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơbản

Thư ký phải năm bắt được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy

đủ các thông tin liên quan như:

Thông tin về mục đích của việc tổ chức;

Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức;

Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi;

Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hậu quảcủa hoạt động đãi khách như: thông tin về văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ…

Thông thường công sở hiện đại thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơbản: giải khát, tiệc, chiêu đãi Mỗi hình thức lựa chọn đều có ưu điểm và nhượcđiểm, khó khăn và thuận lợi trong kỹ thuật tổ chức Cho dù lựa chọn hình thứcnàoThư ký cũng phải quan tâm đến nhu cầu thưởng thức của đối tượng giao tiếp,

sự phù hợp trong việc lựa chọn hình thức chiêu đãi, các nguyên tắc trong kỹthuật thực hiện