Báo cáo thực tập thư ký: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNGVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT: 3 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN 4 BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNHVIỄN THÔNG VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀNBƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 9 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn. 9 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNGVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 13 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 13 2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 13 PHẦN 2: CHUYỂN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI 18 CƠ QUAN 18 I, Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 18 II, Công tác tổ chức hội họp: 21 III. Công tác thu thập xử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch tại công tác thường kỳ tại cơ quan. 26 IV, Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo: 27 4.1, Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 27 4.2, Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 28 4.2.1, Các yêu cầu khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác: 28 4.2.2, Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 28 4.3, Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian Lãnh đạo đi công tác: 29 4.4, Sau chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 30 V, Kỹ năng giao tiếp của Thư ký tại cơ quan: 30 VI. Kinh nghiệm học hỏi, những công việc đã được làm trong thời gian thực tập tại cơ quan 34 VII. Đánh giá về cơ quan và mô hình tổ chức phòng làm việc tại cơ quan thực tập. 35 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 37 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 41 III, KẾT LUẬN 43

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một thế vững chắc trở nên khốc liệt bao giờ hết Mỗi ngành nghề đều có xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả giải quyết các công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước nghề Thư ký chưa được thực sự coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các quan, công ty, xí nghiệp Ngày với xu thế phát triển, nghề Thư ký đã được coi trọng, ưu tiên và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội Qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho em học tập cũng toàn thể các thầy cô trường đã tận tình giảng dạy, dìu dắt và truyền đạt khối kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành trang vững chắc tự tin bước vào đời Nhà trường đã tổ chức khóa thực tập cho chúng em để vận dụng kiến thức học, thực hành số khâu nghiệp vụ công tác văn phòng công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề xây dựng cách làm việc người cán văn phòng Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên việc tiếp thu kiến thức thuộc lĩnh văn phòng giai đoạn sau Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn tất cả Quý Thầy Cô Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra, em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam( VNPT) Địa chỉ: 57A, Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội Để hoàn thành khóa thực tập này, trước tiên em xin gửi lời biết ơn chú Trần Bá Hùng là người đã hướng dẫn em quá trình thực tập tại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ của Tập đoàn VNPT, cũng sự hướng dẫn trực tiếp và sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị, cô chú Văn phòng đã tạo điều kiện Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, kiến thức đã học để phát huy khả sáng tạo của mình, đồng thời em biết được những ưu và nhược điểm của bản thân mình để khắc phục và sửa đổi Em đã hoàn thành tốt kế hoạch thực tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả của quá trình học tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự đóng góp nhiệt tình và chỉ bảo của các Thầy cô, cô chú Văn phòng để bài báo cáo của em hoàn thiện Với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng toàn thể các cô chú Văn phòng Văn Thư – Lưu trữ Tập đoàn VNPT được dồi dào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến chức công việc Em xin trân trọng cảm ơn! Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT: STT Từ viết tắt VNPT TĐ VP TTLT VB Sinh viên: Đặng Thùy Linh Giải thích Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam Tập đoàn Văn phòng Trung tâm lưu trữ Văn bản Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam (tên giao dịch quốc tế: Vietnam Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) doanh nghiệp nhà nước chuyên đầu tư, sản xuất, kinh doanh lĩnh vực “Bưu chính” “Viễn thông” Việt Nam, có trụ sở nhà VNPT (số 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ 36.955.000.000.000 đồng (Ba mươi sáu nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn máy giúp việc Tập đoàn quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Tập đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 Thủ tướng Chính phủ Chức năng, nhiệm vụ Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam công ty nhà nước, Nhà nước định đầu tư thành lập, hoạt động theo quy định pháp luật công ty nhà nước theo Điều lệ, có chức kinh doanh, kinh doanh đa ngành, viễn thông, công nghệ thông tin bưu ngành kinh doanh chính; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh bền vững, cạnh tranh hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu Ngoài ra, Tập đoàn VNPT có chức đầu tư tài vào doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối công ty thông qua vốn, nghiệp vụ, công Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục bảo đảm việc thực nhiệm vụ công ích Nhà nước giao Để đảm bảo thực tốt chức Tập đoàn phải thực tốt nhiệm vụ cụ thể sau: • Kinh doanh có lãi; bảo toàn phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư VNPT vốn VNPT đầu tư doanh nghiệp khác; hoàn thành nhiệm vụ khác chủ sở hữu giao; • Tối đa hoá hiệu hoạt động Tập đoàn Bưu Viễn thông Quốc gia Việt Nam; • Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý đại chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, viễn thông công nghệ thông tin ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh bền vững, cạnh tranh hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu • Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch sách Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh đầu tư vào doanh nghiệp khác ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau: • Dịch vụ viễn thông đường trục; • Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin; • Dịch vụ truyền thông; • Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng công trình viễn thông công nghệ thông tin; • Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông công nghệ thông tin; • Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng; • Dịch vụ quảng cáo; Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng; • Các ngành, nghề khác theo quy định pháp luật b, Quyền hạn và nghĩa vụ: - Quyền hạn: Tập đoàn có quyền hạn cụ thể Có quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai, tài nguyên nguồn lực khác Nhà nước theo quy định pháp luật Quyền tổ chức, quản lý kinh doanh theo Quyết định Nhà nước như: tổ chức thực hoạt động đầu tư kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinh doanh, tổ chức máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh bảo đảm kinh doanh có hiệu quả; tìm kiếm mở rộng thị trường, bán sản phẩm, Dich vụ đầu tư nước nước Chuyển động tổ chức sản xuất, kinh doanh Quyết định dự án đầu tư, sử dụng vốn, tài sản VNPT để liên doanh liên kết góp vốn vào doanh nghiệp, thành lập công ty trách nhiệm Hữu hạn, công ty Cổ phần, công ty Liên doanh, công ty nước ngoài; mở chi nhánh văn phòng; xây dựng ban hành, áp dụng định mức kinh tế kỹ thuật đơn giá tiền lương; tuyển chọn kí kết hợp đồng lao động; có quyền tổ chức kinh doanh khác theo nhu cầu thị trường phù hợp với quy định pháp luật - Quyền tài chính: sử dụng nguồn tài chính, huy động vốn để kinh doanh theo quy định pháp luật; - Quyền tham gia hoạt động công ích như: quyền sản xuất, cung ứng sản phẩm; Dich vụ công ích theo quy định pháp luật; Nhà nước toán theo giá phí quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận; - Quyền chi phối đơn vị thành viên thông qua vốn nghiệp vụ, dịch vụ, công nghệ, thị trường thương hiệu theo Điều lệ Điều lệ đơn vị thành viên thoả thuận VNPT với doanh nghiệp - Nghĩa vụ: Bên cạnh quyền hạn quy định, Tập đoàn phải thực nghiã vụ sau: Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghĩa vụ vốn tài sản: phải bảo toàn phát triển vốn Nhà nước đầu tư VNPT vốn VNPT tự huy động, chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác VNPT định kỳ đánh giá tài sản theo quy định pháp luật; - Nghĩa vụ kinh doanh: phải kinh doanh ngành nghề kí kết, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ VNPT thực - Nghĩa vụ tài chính: tự chủ, tự cân đối tài chính, khoản thu chi; quản lý, sử dụng có hiệu vốn kinh doanh chấp hành đầy đủ chế độ quản lý vốn, tài sản, quỹ, chế độ hạch toán kế toán, kiểm toán theo quy định pháp luật; báo cáo tài chính… - Nghĩa vụ tham gia hoạt động công ích: cung ứng dịch vụ công ích viễn thông – công nghệ thông tin Nhà nước giao; nhận nhiệm vụ công ích Nhà nước giao đặt hàng; hỗ trợ cho Tổng công ty Bưu viễn thông Việt Nam thực hoạt động Bưu công ích… - Nghĩa vụ trách nhiệm vụ VNPT đơn vị thành viên: VNPT có nghĩa vụ đơn vị thành viên như: định hướng chiến lược kinh doanh Tổng công ty Bưu viễn thông Việt Nam biện pháp đảm bảo an ninh thông tin mạng lưới Bưu viễn thông; chủ trì xây dựng, thông qua tổ chức thực kế hoạch phối hợp kinh doanh Trường hợp thực hoạt động mà thoả thuận với Tổng công ty Bưu Việt Nam, công ty con, công ty liên kết, mà gây thiệt hại cho doanh nghiệp bên có liên quan VNPT phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp bên liên quan c Cơ cấu tổ chức • Bộ máy quản lý của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam gồm có: Hội đồng Thành viên, Ban kiểm soát nội bộ; Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng; Bộ máy giúp việc • Hội đồng Thành viên Tập đoàn: Hội đồng Thành viên quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam Tổng công ty Bưu Việt Nam; thực quyền, nghĩa vụ chủ sở Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hữu công ty Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam đầu tư toàn vốn điều lệ chủ sở hữu phần vốn góp Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam doanh nghiệp khác • Ban Kiểm soát Nội bộ: Ban kiểm soát nội Hội đồng Thành viên thành lập, có 05 thành viên, Trưởng Ban kiểm soát nội thành viên Hội đồng Thành viên Hội đồng Thành viên phân công, 01 thành viên đại diện tổ chức Công đoàn có đủ tiêu chuẩn điều kiện quy định Quyết định 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 Thủ tướng Chính phủ; thành viên khác Ban kiểm soát nội Hội đồng Thành viên lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng Thành viên, Tổng giám đốc không kiêm Trưởng Ban kiểm soát nội • Tổng giám đốc: Tổng Giám đốc người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam nghị quyết, định Hội đồng Thành viên; chịu trách nhiệm trước Hội đồng Thành viên trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao • Phó Tổng Giám đốc Kế toán trưởng: Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam có Phó Tổng giám đốc Kế toán trưởng, Hội đồng Thành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị Tổng Giám đốc • Phó Tổng giám đốc viên chức lãnh đạo giúp Tổng Giám đốc điều hành Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam; thực nhiệm vụ quyền hạn Tổng Giám đốc giao phù hợp với Điều lệ này; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ quyền hạn giao • Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực công tác kế toán - thống kê Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam; giúp Tổng Giám đốc giám sát tài Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam theo pháp luật tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng Thành viên trước pháp luật thực nhiệm vụ, quyền hạn phân công uỷ Sinh viên: Đặng Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quyền Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng bổ nhiệm với thời hạn tối đa • 05 năm bổ nhiệm lại Các phận tham mưu giúp việc: • Bộ máy giúp việc gồm Văn phòng Ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức tham mưu, kiểm tra, giúp việc Hội đồng Thành viên,Tổng Giám đốc quản lý, điều hành Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ sở hữu, cổ đông, thành viên góp vốn bên liên doanh doanh nghiệp khác Gồm các phòng ban: Văn phòng Tập đoàn Ban Tài chính – Chiến lược Ban Kiểm soát nội bộ Ban Nhân lực Ban Phát triển thị trường Ban Kế toán – Tài chính Ban Chất lượng Ban Kế hoạch – Đầu tư Ban Công nghệ – Mạng 10 Ban CNTT & Dịch vụ GTGT 11 Ban Pháp chế – Thanh tra • Các đơn vị thành viên Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam Văn phòng Tập đoàn có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc phục vụ quản lý, điều hành Lãnh đạo Tập đoàn mặt hoạt động Tập đoàn Bưu Viễn thông Việt Nam 1.3 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Tập đoàn Văn phòng Tập đoàn thực chức sau: Sinh viên: Đặng Thùy Linh 10 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Địa điểm - Thời gian - Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng - Kinh phí - Phương tiện - Các giấy tờ cần thiết Tùy theo mục đích kế hoạch tổ chức chuyến có thể được bổ sung một số nội dung thông tin như: quà tặng, phân công thực hiện - Chuẩn bị tổ chức chuyến công tác: Đây là giai đoạn mà thư ký phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến công tác Trong giai đoạn này thư ký phải tiến hành một số công việc cụ thể sau: +) Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác +) Chuẩn bị nội dung chuyến công tác +) Chuẩn bị tư liệu, tài liệu +) Chuẩn bị phương tiện giao thông +) Chuẩn bị giấy tờ +) Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác 4.3, Những công việc Thư ký phải làm thời gian Lãnh đạo công tác: - Tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ trưởng và các cá nhân có liên quan - Trên cở sở bàn giao công việc, nhiệm vụ của thư ký sau: +) Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên, các công việc được giao hoặc ủy quyền +) Ghi nhật ký công tác +) Lưu giữ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng +) Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức thực hiện đúng chương trình kế hoạch mà thủ trưởng đã giao +) Giữ liên lạc với thủ trưởng thời gian thủ trưởng công tác 4.4, Sau chuyến công tác của Lãnh đạo: - Giúp thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến công tác - Thu thập giấy tờ, hồ sơ, tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ - Tổ chức cuộc họp mở rộng để triển khai rút kinh nghiệm - Trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng Xin ý kiến giải quyết các công việc tồn đọng - Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác Sinh viên: Đặng Thùy Linh 31 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội V, Kỹ giao tiếp của Thư ký tại quan: - Khái niệm kỹ giao tiếp: +) Giao tiếp: là quá trình trao đổi thông tin, tiếp xúc giữa người với người nhằm thực hiện mục đích nhất định +) Kỹ giao tiếp: là khả nhận thức, cảm nhận và sử dụng các phương tiện giao tiếp Điều bản nhất cần phải nắm là: biết nói, đặt câu hỏi, thuyết phục, • nghe, đọc, viết và ứng xử hiệu quả giao tiếp Các Kỹ giao tiếp bản: Kỹ lắng nghe: Trong giao tiếp việc lắng nghe đem lại rất nhiều lợi ích: - Thỏa mãn nhu cầu của người nói - Thu thập được thông tin: đầy đủ, chính xác, có giá trị - Tạo bầu không khí lắng nghe - Giúp giải quyết được nhiều vấn đề ( đặc biệt là đối thoại) - Thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp - Hiểu tâm trạng khó khăn của đối tượng giao tiếp - Tiếp thu ý kiến hay của người khác và thực hiện tốt những gì được hướng dẫn Những nguyên nhân dẫn đến việc lắng nghe không hiệu quả: - Sự thiếu tập trung: thể hiện đối tượng giao tiếp - Sự thiếu được tập luyện: lắng nghe là một kĩ năng, để biết lắng nghe chúng ta cần được tập luyện thường xuyên - Sự thiếu kiên nhẫn: Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải biết tiếp xúc với ý kiến của người khác - Sự phức tạp của vấn đề: trước vấn đề phức tạp, đặc biệt vấn đề đó ít liên quan đến chúng ta, thì chúng ta có xu hướng chọn đường dễ nhất đó là bỏ qua ngoài tai không chú ý lắng nghe nữa - Sự thiếu quan sát bằng mắt: 80% lượng thông tin giao tiếp được truyền qua phương tiện phi ngôn ngữ Bởi vậy muốn lắng nghe có hiệu quả chúng ta không chỉ dùng thính giác mà phải dùng các giác quan khác, đặc biệt là đôi mắt Sinh viên: Đặng Thùy Linh 32 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tốc độ tư duy: Là khẳng định tốc độ tư của người cao nhiều tốc độ nói Vì vậy trình bày vấn đề nào đó cần thẳng vào vấn đề, nói một cách ngắn gọn không dài dòng để người nghe tiếp nhận vấn đề một cách hiệu quả - Những thành kiến, định kiến tiêu cực: Nghe là một quá trình nhận thức Quá trình nghe và kết quả của nó không những phụ thuộc vào thông tin và người khác thông tin đó mà còn đặc điểm tâm lý của người nghe Đặc biệt là những thành kiến, định kiến ở họ - Những thói quen xấu lắng nghe: nghe người khác giao tiếp, chúng ta thương mắc phải những thói quen xấu: +) Lười suy nghĩ, cắt ngang lời người nói +) Giả vờ chú ý +) Đoán trước ý người nói, có biểu hiện Những thói quen này làm giảm hiệu quả của việc lắng nghe - Ảnh hưởng của môi trường: +) Tĩnh, yên lặng +) Sinh lý: Tuổi tác, sức khỏe, thính giác Các mức độ lắng nghe và kỹ rèn luyện lắng nghe có hiệu quả: Mức độ lắng nghe: +) Lờ đi, không nghe gì cả +) Giả vờ nghe +) Nghe có chọn lọc +) Nghe chăm chú +) Nghe thấu cảm Kỹ lắng nghe có hiệu quả +) Kỹ tạo không khí bình đẳng, cởi mở +) Kỹ bộc lộ sự quan tâm: cũng qua tư thế, điệu bộ, cử chỉ, ánh mắt cửa mình, thể hiện được sự quan tâm của mình đến người đối thoại và lời của họ +) Tư thế dấn thân: Tiếp xúc người đối thoại một cách nhẹ nhàng, chân thành không tập trung vào một điểm nào Các đông tác cử chỉ đáp ứng: gật đầu, vỗ vai, bắt tay +) Kỹ gợi mở: Nghe là một hành động tích cực, muốn nghe được nhiều, cần khuyến khích người đối thoại chút bầu tâm sự bằng một số thủ thuật sau: Lời nói, ánh mắt, nét mặt, nụ cười, gật đầu Thỉnh thoảng đặt nhiều câu hỏi +) Kỹ phản ánh lại: Việc phản ánh lại vừa cho người đối thoại biết mình đã hiểu họ thế nào, cần giải thích, bổ sung, đính chính lại những gì, Sinh viên: Đặng Thùy Linh 33 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập • • • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho họ thấy họ được chú ý lắng nghe Kỹ đặt câu hỏi: +) Dùng câu hỏi để thu thập thông tin +) Khơi gợi hứng thú ở người đối thoại +) Nên bắt đầu bằng một câu hỏi dễ trả lời +) Dùng các loại câu hỏi với các mục đích khác Kỹ thuyết phục Kỹ thuyết trình: Là một những hình thức giao tiếp Đầy là giao tiếp ở mức độ cao, đòi hỏi có sự chuẩn bị kỹ càng trước thực hiện Nếu người thực hiện muốn có buổi thuyết trình thành công Là thuyết trình bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục gây ảnh hưởng đến người nghe Là thông tin hoặc hoạt động giao tiếp ở đó được phát từ cá nhân, truyền đạt tới nhiều người Hay còn gọi là diễn thuyết là nói truyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó có hệ thống • Kỹ nói: Kỹ nói có hiệu quả là khả biểu đạt bằng lời nói, là một loại lực thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin biểu đạt tư tưởng tình cảm một cách chính xác, sinh động có sức thuyết phục Giữ tư thế cởi mởi, vẻ mặt thích hợp với đối tượng giao tiếp - Kỹ nghe điện thoại: Giao tiếp qua điện thoại là phương tiện giao tiếp quan trọng và chủ yếu của quan, góp phần rất lớn vào hiệu quả công việc Thư ký là người phải tạo được thiện chí với khách hàng giao tiếp điện thoại, nó được thể hiện cả ở nghệ thuật nghe và nói Khi nghe điện thoại phải tập trung vào quá trình giao tiếp, nghe kết hợp ghi tin, thể hiện cho đối tượng giao tiếp thấy sự quan tâm của mình, thể hiện sự đồng cảm, biết lắng nghe, nghe kết hợp đặt câu hỏi và suy nghĩ kỹ những thông tin quan trọng, tránh ngắt lời đối tượng giao tiếp Thư ký phải có nghệ thuật nói qua điện thoại: trước hết phải có sự Sinh viên: Đặng Thùy Linh 34 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuẩn bị, đảm bảo các nguyên tắc xưng danh, quan tâm tới đối tượng giao tiếp, nói rõ ràng, có trọng âm, không được to tiếng -> Đối với vị trí của mình, thư ký thường xuyên có những tiếp xúc với đối tượng khác cán bộ quan, đối tác, khách hàng với nhiều trình độ, lực và có quyền lợi khác mối quan hệ với doanh nghiệp Vì vậy, giao tiếp của người thư ký không chỉ là quá trình chuyển giao và tiếp nhận thông tin đơn thuần mà còn có ý nghĩa việc tạo ấn tượng tốt đối với đối tượng giao tiếp và bảo vệ các lợi ích của quan Đối với Tập đoàn VNPT, có bộ phận hỗ trợ khách hàng nên bất kỳ có cuộc gọi nào đến đều được tiếp nhận Những nhân viên được tuyển chọn kỹ càng về chuyên môn cũng các kỹ xử sự giao tiếp qua điện thoại để phục vụ cũng hỗ trợ có cuộc gọi đến Tập đoàn VI Kinh nghiệm học hỏi, những công việc đã được làm thời gian thực tập tại quan Những buổi đầu thực tập tại VP của quan, em đã được quan sát và tham quan quy mô tổ chức của Tập đoàn, được làm việc tại một môi trường hiện đại, đầy đủ, sở vật chất tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho cán nhân viên làm việc tại Về Văn phòng Văn thư – Lưu trữ: Trong thời gian tháng thực tập tại đây, em đã được học rất nhiều những công việc liên quan đến Nghiệp vụ Thư ký, Văn thư, Lưu trữ Những buổi đầu thực tập tại đây, em đã được các cô chú VP chỉ bảo, giúp đỡ về công tác Văn thư, cách phân loại văn bản, sắp xếp văn bản, lập bìa hồ sơ, nhập sổ đăng kí văn bản Qua đó em đã được tiếp xúc với những văn bản Công văn, Thông báo, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo Từ đó có thể phân biệt được các loại Văn bản mà em đã được học ở Trường Sau VB đã được phân loại và sắp xếp sẽ được lập hồ sơ lưu trữ vào kho Kho Lưu trữ của Tập đoàn được đặt tách biệt riêng tầng, rộng rãi và đầy đủ các tiện nghi, tiện lợi cho việc lưu trữ và tìm tài liệu một cách nhanh chóng Nhờ quá trình thực tập em đã hiểu rõ và mở mang kiến thức về công việc Văn Sinh viên: Đặng Thùy Linh 35 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư, Lưu trữ Khối lượng photo tài liệu tại VP hàng ngày cũng khá nhiều, em đã được học cách photo, chép, các loại văn bản, đơn từ, bằng thiết bị photo hiện đại, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian đem lại suốt cao sử dụng Ngoài ra, điều mà em học được thực tập tại là được cô chú dạy bảo, từ lời ăn tiếng nói đến cách đứng, trang phục tới công sở, các vấn đề liên quan đến công việc văn phòng Theo em đó là những kinh nghiệm quý báu mà các cô chú đã chỉ bảo thời gian thực tập, nêu những ưu nhược điểm để em khắc phục và sửa đổi và hoàn thiện bản thân Trong thời gian thực tập tại các cô chú cán bộ văn phòng rất nhiệt tình và hòa đồng, đã tạo một không khí làm việc rất động Dù tháng thực tập cũng không quá dài em cũng đã mở mang được kiến thức Đó cũng chính là động lực, là hành trang để sau này em có thể tự tin bước vào đời - Về công tác Văn thư: Đăng ký văn bản đi: Nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng là cả một quy trình bao gồm các khâu: đóng dấu, đăng ký và chuyển giao văn bản Qua sự hướng dẫn của cô chú phòng em đã biết cách đăng ký văn bản Tùy vào tính chất của loại văn bản mà cách đăng ký văn bản khác Đăng ký văn bản đến: Hàng ngày, cán bộ Văn thư tiếp nhận và giải quyết văn bản đến từ các đối tượng và ngoài quan Văn bản và bưu phẩm EMS là đối tượng được gửi đến Văn phòng Khi vào sổ đăng ký văn bản đến thì cần lưu ý cẩn thận, bóc tách văn bản tránh bị kẹp díp cũng tránh sự nhầm lẫn số và tên loại văn bản bị thất lạc Đóng dấu văn bản: Dấu Văn phòng thường xuyên sử dụng là dấu của Tập đoàn, Văn phòng và các dấu khác tùy thuộc vào tính chất văn bản VII Đánh giá quan và mô hình tổ chức phòng làm việc quan thực tập Sinh viên: Đặng Thùy Linh 36 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ưu điểm: Qua quá trình thực tập tại Tâp đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, em nhận thấy bộ phận lễ tân của TĐ làm việc rất nhiệt tình chuyên nghiệp, vui vẻ, cởi mở và không tạo sự gò bó, tạo được sự thoải mái khách đến làm việc với TĐ Không gian sảnh tiếp khách TĐ rất thoáng mát, lịch sự, sang trọng, phía bên phải cửa chính là bộ phận lễ tân, khu vực tiếp khách bố trí phía bên trái được trang bị bàn, ghế salon, có đầy đủ tiện nghi khách tới TĐ làm việc Thang máy được thiết kế ở bên cửa vào, mỗi bên gồm thang máy và thang máy chuyên chở hàng hóa, tài liệu Mỗi tầng đều được trang bị những trang thiết bị hiện đại như: Bình lọc nước, Cafe tự động, và một số loại trà uống khác Khu vực tiện nghi vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát, hiện đại và hợp vệ sinh Đội xe bố trí tầng hầm để tiện việc điều động xe đưa Lãnh đạo họp sẵn sàng với nhiệm vụ cấp bách Bộ máy Văn phòng tổ chức khoa học, gọn nhẹ, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; đơn vị, phận trực thuộc Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, tránh chống chéo, tạo nên bố máy hạot động hiệu quả.Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, bố trí vào vị trí phù hợp với trình độ lực Môi trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng, với trang thiết bị đại tạo nên điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu công việc, tạo niềm hứng khởi, sáng tạo cho cán làm việc Công tác lập kế hoạch thực kế hoạch thực tốt Trong năm gần Văn phòng trọng đến việc tuyển chọn cán trẻ có tay nghề, trình độ chuyên môn tạo điều kiện cho họ có trao đổi, học hỏi kinh nghiệm hệ trước nên chất lượng đội ngũ đội ngũ văn phòng ngày nâng cao rõ rệt Các cán văn phòng làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cố gắng hoàn thành thật tốt nhiệm vụ công tác Đòng thời, phân công cán tương đối hợp lý giúp cho công việc phối hợp với nhịp nhàng, không bị chồng chéo Hạn chế: Trạm y tế của Tâp đoàn được đặt tại tầng 17 không hợp lí, vì đó không phải là vị trí trung tâm để các cá nhân có thể thuận tiện cho việc di Sinh viên: Đặng Thùy Linh 37 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyển PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan thực tập • Ưu điểm: +) Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng Văn thư – Lưu trữ Phòng Văn thư – Lưu trữ của TĐ được đặt tại tầng 17 và tầng 22 của TĐ, gần với Ban Lãnh đạo của TĐ ( tầng 18) tạo điều kiện tốt để tiếp nhận các thông tin tài liệu từ Lãnh đạo, giúp cho việc giải quyết công việc nhanh Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng VTLT đã đáp ứng được những yêu cầ bản của phòng làm việc có khoa học Môi trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng tạo nên những điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tạo cảm hứng làm việc Thẳng cửa vào VP là vị trí làm việc của cán bộ đóng dấu, tiếp đến là bộ phận tiếp nhận văn bản Đó là vị trí phù hợp với tính chất công việc của bộ phân này vì thường xuyên phải tiếp nhận VB từ và ngoài đơn vị của TĐ Bên cạnh bộ phận tiếp nhận VB là dãy tủ lớn có các ô tương ứng với các đơn vị của TĐ để tiện cho việc chuyển giao VB Ở vị trí trung tâm phòng có bàn làm việc chung lớn dùng cán văn thư đơn vị đến lấy văn ngồi kiểm tra văn ký nhận, đồng thời sử dụng để phân loại và lưu văn họp hành Bên phía tay trái cửa vào là phòng làm việc của Trưởng phòng, vị trí tạo không gian yên tĩnh, thuận tiện cho Lãnh đạo làm việc thể vị trí quan trọng người Lãnh đạo VP có đầy đủ những trang thiết bị hiện đại như: Máy điều hòa, Máy vi tính, máy scan, máy Fax, điện thoại, máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, tủ đựng tài liệu, tủ cá nhân, két sắt, bàn, ghế xoay tiện dụng, camera, thiết bị báo cháy, rèm cửa che nắng thiết kế hiện đại, xe đẩy tài liệu Và một số đồ dùng văn phòng phẩm như: Kẹp ghim, dập ghim, bút xóa, máy bóc tài liệu Riêng máy photocopy được bố trí riêng một góc phòng vì số lượng photo hàng ngày rất lớn, tạo sự thuận lợi và diện tích rộng rãi không gò bó Sinh viên: Đặng Thùy Linh 38 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sử dụng VP có hệ thống ánh sáng, có xanh phòng làm việc, điều tác động lớn đến hiệu làm việc cán Mỗi cá nhân VP đều có một tủ cá nhân, rất tiện lợi cho việc lưu trữ văn bản, tài liệu Hầu hết cán bộ phòng đều được trang bị một máy vi tính, máy in Riêng máy fax, máy in được đặt ở vị trí trung gian để mọi người phòng có thể sử dụng thuận tiện Bộ máy văn phòng được tổ chức gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, phù hợp với chức nhiệm vụ của mỗi đơn vị, tránh chồng chéo Cán bộ là những người có chuyên môn, được bố trí vào những vị trí phù hợp với lực và chuyên môn +) Về công tác văn thư – lưu trữ: Về mặt thể thức : Nhờ hệ thống văn mẫu hoá nên hầu hết văn Tập đoàn ban hành đảm bảo mặt thể thức, cách trình bày khoa học có thống toàn quan Các văn sau chuyên viên soạn thảo Chánh văn phòng kiểm tra mặt thể thức, kỹ thuật trình bày; đến văn ký ban hành tập trung văn thư để làm thủ tục phát hành (lấy dấu đóng dấu ) Trước đóng dấu văn thư kiểm tra lại mặt thể thức lần nữa, nế có sai sót gửi lại quan soạn thảo sữa chữa cho đóng dấu ban hành Việc quy định cách chặt chẽ, quy củ góp phần quan trọng việc hình thành văn có chất lượng, đáp ứng yêu cầu quan lãnh đạo quan Tình hình soạn thảo ban hành văn : Công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn thống đạt kết định Việc quản lý văn – đến : Hàng năm Tập đoàn phải tiếp nhận ban hành khối lượng văn lớn nên việc quản lý lượng văn cách khoa học, chặt chẽ, thống vấn đề cần quan tâm Nhưng Tập đoàn việc quản lý văn đến tiến hành theo nhiều bước chặt chẽ Bên cạnh việc đăng kí văn phương pháp thủ công, văn đăng kí máy tính Việc đăng kí có ưu điểm đảm bảo xác, khoa học, hạn chế tình trạng thiếu sót văn bản, mặt khác giúp cho việc Sinh viên: Đặng Thùy Linh 39 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu giữ , tra tìm thông tin nhanh chóng, xác, phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý Việc ứng dụng CNTT với việc sử dụng hệ điều hành AIS vào công tác văn thư quan mang lại hiệu định trình giải công việc hàng ngày Việc kết nối mạng thông tin diện rộng ( mạng internet) góp phần không nhỏ hoạt động quan giúp cho cán phận quan trao đổi thông tin với quan khác cập thông tin kinh tế, trị, xã hội … đăng tải mạng hàng ngày bổ • sung vào vốn kiến thức thân giúp ích cho công việc Nhược điểm: +) Mô hình Văn phòng Văn thư – Lưu trữ của Tập đoàn Phòng Văn thư – Lưu trữ đầu mối tiếp nhận văn cho Tập đoàn đặt tầng 17, chưa thực thuận lợi cho việc tiếp nhận lượng văn lớn, gây khó khăn cho việc liên hệ khách hàng muốn đến làm việc với Tập đoàn Chưa có quy chế về văn phòng, quy chế làm việc +) Về Văn thư – lưu trữ: Vẫn lỗi thể thức văn như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn vị soạn thảo,… Trong quản lý văn xảy tượng lấy sai số, trùng số văn bản, điều gây nên khó khăn cho cán việc giải công việc tra tìm văn Công tác soạn thảo ban hành văn Văn phòng đạt kết định song không tránh khỏi thiếu sót Mặc dù có hệ thống văn mẫu hoá số văn soạn thảo thiếu khoa học không quy định Việc in ấn, photo tài liệu chưa thực quản lý chặt chẽ dẫn đến tình trạng in ấn, photo thừa tài liệu gây lãng phí Công tác lập hố sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực triệt để điêu gây khó khăn cho cán lưu trữ Vì tài liệu không phòng, ban lập hồ sơ tốt, buộc cán lưu trữ phải đảm nhiệm Nhưng Sinh viên: Đặng Thùy Linh 40 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phần lớn tài liệu tài liệu chuyên ngành kế toán, công trình xây dựng … Nên cán lưu trữ phải nhiều thời gian để lập lại hồ sơ Và tình trạng không lập hồ sơ gây khó khăn nhiều cho công tác tìm kiếm +) Vấn đề chuyển giao văn : Văn quan Tập đoàn VNPT Văn phòng VNPT cấp số, quản lý, theo dõi cập nhật thông tin liên quan đến qúa trình xử lý văn hệ thống AIS, việc chuyển giao văn đầu mối văn thư chuyên trách văn phòng VNPT với phận khác quan hực ghi sổ thủ công Việc làm vừa không tận dụng thông tin quản lý có sẵn hệ thống, vừa làm cho khối lượng công việc phận văn thư chuyên trách tăng lên cách không đáng có, giảm suất lao động nhân viên văn thư chuyên trách Ngoài việc ghi sổ giao nhận công văn không đồng với hệ thống quản lý mạng máy tính gây khó khăn việc tra cứu, tìm kiếm cân thiết phận liên quan, dễ dẫn đến sai sót thao tác nghiệp vụ ghi sổ Vấn đề quản lý cấp số công văn: Mặc dù xây dựng hệ thống cấp số tự động thông qua mạng máy tính hệ thống AIS chưa có quy định ban hành văn quan Tập đoàn nên việc quản lý cấp số nhiều vướng mắc thực tế công tác cấp số văn ban hành quan Tập đoàn phải thực thủ công II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn cán văn phòng, góp phần tạo nên nhữg thay đổi tích cực, mẻ hoạt động văn phòng Tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng nhằm nâng cao suất lao động hội nhập với kinh tế thị trường Với quy mô hoạt độnh lớn Tập đoàn, mô hình hoạt động nghiên cứu kỹ xây dựng sở đảm bảo phát huy nhiều ưu điểm khắc phục tối đa hạn chế Do mô hình hoạt động tổ chức Sinh viên: Đặng Thùy Linh 41 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tập đoàn hoàn thiện Với công tác văn phòng Văn phòng VNPT cần phải có trụ sở riêng để thống phòng ban thuận tiện cho công việc quan Để tổ chức khoa học nguồn lao động văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng phân tích cụ thể nhiệm vụ văn phòng Trên sở tiến hành phân công hợp lí cho phận phụ trách cần ý ngành nghề, trình độ đào tạo cán với chức trách nhiệm vụ giao nhằm khai thác tối đa trình độ, khả cán Bên cạnh phải gắn liền công tác giao nhiệm vụ với công tác kiểm tra Đẩy mạnh công tác đào tạo bồi dưỡng cán Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát kết hợp với hình thức thi đua khen thưởng nhằm tạo động lực làm việc cho cán bộ, chuyên viên Tập đoàn Tiếp tục đưa chương trình ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn phòng Nếu công tác tiếp tục ứng dụng tốt giúp cho việc trao đổi thông tin, liên thông lãnh đạo với phòng, ban với thuận lợi, suất lao động tăng, thời gian lại rút ngắn Công tác văn thư: Xây dựng, hoàn thiện bổ sung thêm số quy chế quản lý, công tác văn thư Để công tác văn thư hoạt động vào cách có nề nếp hiệu Nâng cao nhận thức cán quan công tác văn thư: quan thường xuyên liên hệ với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ để mở lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên…Thiết nghĩ rằng, cán quan đào tạo, bồi dưỡng nâng cao ý thức công tác văn thư Đối với cán văn thư, người nắm, hiểu rõ nghiệp vụ công tác văn thư cần kiểm tra kỹ trước đóng dấu, có nhắc nhở kịp thời văn sai sót Riêng lãnh đạo quan cần có quan tâm, kiểm tra trước ký ban hành văn bản, không nên quan tâm đến nội dung văn mà quên yếu tố thể thức khác văn Đối với việc lập hồ sơ hành cần nhanh chóng có kế hoạch phổ bién Sinh viên: Đặng Thùy Linh 42 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho phòng, ban quan nghiệp vụ lập hồ sơ hành Cơ quan cần có văn quy định rõ, hướng dẫn cách thức lập hồ sơ để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lộp lưu hồ sơ Đối với việc xây dựng danh mục hồ sơ cần có quy định cụ thể Hàng năm phòng, ban cần tự lập danh mục hồ sơ năm cho đơn vị dựa chức năng, nhiệm vụ đợn vị Sau dó nộp xuống phòng văn thư lưu trữ để cán văn thư bổ sung, điều chỉnh tổng hợp thành danh mục hồ sơ cho toàn quan Tiếp tục hoàn thiện văn quy định, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn đồng thời tiến hành phổ biến nhanh chóng kịp thời văn quy định, hướng dẫn nhà nước quan công tác soạn thảo ban hành văn ; thực chế tài với trường hợp vi phạm Đối với công tác văn thư chuyên trách phòng Văn thư - Lưu trữ Văn phòng VNPT nên xem xét thực chuyên môn hoá phân công công việc, việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm chính; xác định rõ quan hệ trách nhiệm cán bộ, nhân viên công việc giao liên quan đến trình tiếp nhận, xử lý chuyển giao văn Cán bộ, nhân viên phụ trách nên tăng cường theo dõi, hỗ trợ cán bộ, nhân viên có liên quan để xử lý công việc Để thuận lợi cho việc phân công công việc theo hướng chuyên môn hoá, phòng văn thư cần nghiên cứu đề xuất với phận Tin học Văn phòng phối hợp điều chỉnh chức quản lý người sử dụng phù hợp với yêu cầu phân công, quản lý công việc văn phòng III, KẾT LUẬN Qua đợt thực tập tháng tại Văn phòng Văn thư – Lưu trữ Tâp đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam em đã có hội để học tập, củng cố trau dồi kiến thức đã học tại trường, vận dụng những kiến thức đó vào thực tiễn cũng tích lũy thêm những kinh nghiệm cho công việc sau này Trong qua trình thực tập em đã được tiếp xúc và khảo sát thực tế về các vấn đề thuộc công tác văn phòng và văn thư của quan, giúp em hiểu được thêm về công việc văn thư để có những nhận thức về vai trò mà người văn thư đảm Sinh viên: Đặng Thùy Linh 43 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận Lần tiếp xúc với nghiệp vụ chuyên môn mà trước em biết qua lý thuyết giúp em có hội so sánh, đối chiếu lý thuyết thực tiễn Nếu lý thuyết mang tính khuôn mẫu thực tiễn lại linh hoạt phong phú Thực tiễn có phần dựa lý thuyết song có thay đổi cho phù hợp với thực tiễn hoạt động hàng ngày quan Nhờ có đợt thực tập này mà em đã làm quen và tìm hiểu thêm về môi trường công sở, cách ứng xử với cán bộ và nhân viên, cấp và đồng nghiệp quan Đặc biệt là công tác Văn phòng Từ đó là kinh nghiệm cho công việc của mình sau này để giúp cho em không bỡ ngỡ công việc Vì thời gian cũng không có nhiều nên em chưa có hội để tìm hiểu thêm về từng vấn đề cụ thể của quan cũng Văn phòng nên bài báo cáo còn nhiều thiếu sót và cần bổ sung nhiều Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường và đặc biệt là khoa Quản trị Văn phòng đã tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp cho chúng em, để chúng em tự tin bước vào đời Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Tập đoàn đặc biệt cô chú cán phòng Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho em trình thực tập giúp đỡ em nhiều để hoàn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên : Đặng Thùy Linh Sinh viên: Đặng Thùy Linh 44 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A Báo cáo thực tập Sinh viên: Đặng Thùy Linh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 45 Lớp CĐ Thư ký Văn phòng 13A