Báo cáo thực tập thư ký: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNGVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT: 3 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN 4 BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNHVIỄN THÔNG VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀNBƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 9 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn. 9 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNGVÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGTẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 13 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 13 2.2. Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. 13 PHẦN 2: CHUYỂN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI 18 CƠ QUAN 18 I, Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 18 II, Công tác tổ chức hội họp: 21 III. Công tác thu thập xử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch tại công tác thường kỳ tại cơ quan. 26 IV, Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo: 27 4.1, Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 27 4.2, Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 28 4.2.1, Các yêu cầu khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác: 28 4.2.2, Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 28 4.3, Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian Lãnh đạo đi công tác: 29 4.4, Sau chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 30 V, Kỹ năng giao tiếp của Thư ký tại cơ quan: 30 VI. Kinh nghiệm học hỏi, những công việc đã được làm trong thời gian thực tập tại cơ quan 34 VII. Đánh giá về cơ quan và mô hình tổ chức phòng làm việc tại cơ quan thực tập. 35 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập. 37 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 41 III, KẾT LUẬN 43

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT: 3

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN 4

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 4

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 9

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn 9

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM 13

2.1 Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 13

2.2 Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 13

PHẦN 2: CHUYỂN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI 18

CƠ QUAN 18

I, Hoạt động tiếp khách, đãi khách: 18

II, Công tác tổ chức hội họp: 21

III Công tác thu thập xử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch tại công tác thường kỳ tại cơ quan 26

IV, Tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo: 27

4.1, Mục đích, phạm vi chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 27

4.2, Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 284.2.1, Các yêu cầu khi tiến hành hoạt động tổ chức chuyến đi công tác: 284.2.2, Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 284.3, Những công việc Thư ký phải làm trong thời gian Lãnh đạo đi công tác: .294.4, Sau chuyến đi công tác của Lãnh đạo: 30

V, Kỹ năng giao tiếp của Thư ký tại cơ quan: 30

VI Kinh nghiệm học hỏi, những công việc đã được làm trong thời gian thực tập tại cơ quan 34VII Đánh giá về cơ quan và mô hình tổ chức phòng làm việc tại cơ quan thực tập 35

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 37

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 37

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 41III, KẾT LUẬN 43

LỜI CẢM ƠN

Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đượcmột thế vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết Mỗi ngành nghề đều có xuhướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với cácđối thủ cạnh tranh

Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khảnăng giải quyết các công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây nghề Thư kýchưa được thực sự coi trọng và phát triển, người ta có quan niệm và nhìn sailệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt độngcủa các cơ quan, công ty, xí nghiệp Ngày ngay với xu thế phát triển, nghề Thưký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sựphát triển của xã hội

Qua quá trình học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho emhọc tập cũng như toàn thể các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, dìu dắtvà truyền đạt khối kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hànhtrang vững chắc tự tin khi bước vào đời

Nhà trường đã tổ chức khóa thực tập cho chúng em để vận dụng kiến thứcđã học, thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng và công tác vănthư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề xây dựng cách làm việc của người cán bộvăn phòng Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong việc tiếp thu các kiếnthức thuộc lĩnh văn phòng ở các giai đoạn sau Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

em xin chân thành cảm ơn tất cả Quý Thầy Cô

Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra, em đã trực tiếpliên hệ thực tập tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam( VNPT) Địa chỉ:57A, Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội

Để hoàn thành khóa thực tập này, trước tiên em xin gửi lời biết ơn chúTrần Bá Hùng là người đã hướng dẫn em trong quá trình thực tập tại Văn phòngVăn thư – Lưu trữ của Tập đoàn VNPT, cũng như sự hướng dẫn trực tiếp và sựhướng dẫn nhiệt tình của các anh chị, cô chú trong Văn phòng đã tạo điều kiện

thuận lợi cho em nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, kiến thức đã học để phát huykhả năng sáng tạo của mình, đồng thời em biết được những ưu và nhược điểmcủa bản thân mình để khắc phục và sửa đổi Em đã hoàn thành tốt kế hoạch thựctập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư,Lưu trữ qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệpvụ rất bổ ích và lý thú.

Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp là kết quả của quá trình học tập, mặc dùđã cố gắng rất nhiều song không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đượcsự đóng góp nhiệt tình và chỉ bảo của các Thầy cô, cô chú trong Văn phòng đểbài báo cáo của em hoàn thiện hơn

Với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc, một lần nữa em xin chân thànhcảm ơn và kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng toànthể các cô chú trong Văn phòng Văn Thư – Lưu trữ Tập đoàn VNPT được dồidào sức khỏe, thành đạt và thăng tiến chức trong công việc

Em xin trân trọng cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT:

ST

T

1 VNPT Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

4 TTLT Trung tâm lưu trữ

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TẬP ĐOÀN

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM VÀ VĂN PHÒNG TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

VIỆT NAM

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (tên giao dịch quốc tế:

Vietnam Posts and Telecommunications Group, viết tắt: VNPT) là một doanhnghiệp nhà nước chuyên đầu tư, sản xuất, hoặc kinh doanh trong lĩnh vực “Bưuchính” và “Viễn thông” tại Việt Nam, có trụ sở tại toà nhà VNPT (số 57 HuỳnhThúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội) với vốn điều lệ là 36.955.000.000.000 đồng (Bamươi sáu nghìn, chín trăm năm mươi lăm tỷ đồng chẵn)

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ máy giúp việcTập đoàn được quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn ban hànhkèm theo Quyết định số 265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướngChính phủ

a Chức năng, nhiệm vụ.

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam là công ty nhà nước, do Nhànước quyết định đầu tư và thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật đốivới công ty nhà nước và theo Điều lệ, có chức năng kinh doanh, kinh doanh đangành, trong đó viễn thông, công nghệ thông tin và bưu chính là các ngành kinhdoanh chính; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt đểngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranhvà hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả

Ngoài ra, Tập đoàn VNPT còn có chức đầu tư tài chính vào các doanhnghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công

nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễnthông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhà nướcgiao

Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể sau:

Kinh doanh có lãi; bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tạiVNPT và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành cácnhiệm vụ khác do chủ sở hữu giao;

Tối đa hoá hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Bưu chính Viễn thôngQuốc gia Việt Nam;

Phát triển thành tập đoàn kinh tế có trình độ công nghệ, quản lý hiện đạivà chuyên môn hoá cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệthông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia củanhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thông ViệtNam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế cóhiệu quả

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam có nhiệm vụ kinh doanh theoquy hoạch, kế hoạch và chính sách của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiệncác hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp kháctrong các ngành, nghề lĩnh vực chủ yếu sau:

Dịch vụ viễn thông đường trục;

Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;

Dịch vụ truyền thông;

Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình viễn thôngvà công nghệ thông tin;

Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễnthông và công nghệ thông tin;

Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;

Dịch vụ quảng cáo;

Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;

Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật

b, Quyền hạn và nghĩa vụ:

- Quyền hạn:

Tập đoàn có những quyền hạn cơ bản cụ thể là

Có quyền quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai, tài nguyên và các nguồnlực khác của mình và Nhà nước theo quy định của pháp luật

Quyền tổ chức, quản lý kinh doanh theo Quyết định của Nhà nước như:tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư và kinh doanh, kế hoạch phối hợp kinhdoanh, tổ chức bộ máy quản lý theo yêu cầu kinh doanh và bảo đảm kinh doanhcó hiệu quả; tìm kiếm mở rộng thị trường, bán các sản phẩm, Dich vụ và đầu tưở trong nước và nước ngoài Chuyển động tổ chức sản xuất, kinh doanh

Quyết định các dự án đầu tư, sử dụng vốn, tài sản của VNPT để liêndoanh liên kết góp vốn vào doanh nghiệp, thành lập công ty trách nhiệm Hữuhạn, công ty Cổ phần, công ty Liên doanh, công ty nước ngoài; mở chi nhánhvăn phòng; xây dựng và ban hành, áp dụng các định mức kinh tế kỹ thuật đơngiá tiền lương; tuyển chọn kí kết hợp đồng lao động; có các quyền tổ chức kinhdoanh khác theo nhu cầu của thị trường và phù hợp với quy định của pháp luật

- Quyền về tài chính: sử dụng nguồn tài chính, huy động vốn để kinhdoanh theo quy định của pháp luật;

- Quyền tham gia hoạt động công ích như: quyền sản xuất, cung ứng sảnphẩm; Dich vụ công ích theo quy định của pháp luật; được Nhà nước thanh toántheo giá hoặc phí đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận;

- Quyền chi phối các đơn vị thành viên thông qua vốn nghiệp vụ, dịch vụ,công nghệ, thị trường và thương hiệu theo Điều lệ và Điều lệ của đơn vị thànhviên hoặc thoả thuận giữa VNPT với doanh nghiệp đó

đầu tư tại VNPT và vốn VNPT tự huy động, chịu trách nhiệm và các khoản nợvà các nghĩa vụ tài sản khác của VNPT và định kỳ đánh giá tài sản theo quyđịnh của pháp luật;

- Nghĩa vụ trong kinh doanh: phải kinh doanh đúng ngành nghề đã kí kết,đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ do VNPT thực hiện

- Nghĩa vụ về tài chính: tự chủ, tự cân đối tài chính, các khoản thu chi;quản lý, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh chấp hành đầy đủ chế độ quản lývốn, tài sản, các quỹ, chế độ hạch toán kế toán, kiểm toán theo quy định củapháp luật; báo cáo tài chính…

- Nghĩa vụ khi tham gia hoạt động công ích: cung ứng dịch vụ công ích vềviễn thông – công nghệ thông tin do Nhà nước giao; nhận nhiệm vụ công ích doNhà nước giao và đặt hàng; hỗ trợ cho Tổng công ty Bưu chính viễn thông ViệtNam thực hiện các hoạt động Bưu chính công ích…

- Nghĩa vụ và trách nhiệm vụ của VNPT đối với các đơn vị thành viên:VNPT có nghĩa vụ đối với các đơn vị thành viên như: định hướng chiến lượckinh doanh của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam và các biện phápđảm bảo an ninh và thông tin mạng lưới Bưu chính viễn thông; chủ trì xây dựng,thông qua và tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp kinh doanh

Trường hợp thực hiện các hoạt động mà không có sự thoả thuận với Tổngcông ty Bưu chính Việt Nam, công ty con, công ty liên kết, mà gây thiệt hại chocác doanh nghiệp này và các bên có liên quan thì VNPT phải chịu trách nhiệmbồi thường thiệt hại cho các doanh nghiệp đó và bên liên quan

c Cơ cấu tổ chức.

Bộ máy quản lý của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam gồm có:Hội đồng Thành viên, Ban kiểm soát nội bộ; Tổng giám đốc, các Phó Tổng giámđốc, kế toán trưởng; Bộ máy giúp việc

Hội đồng Thành viên Tập đoàn: Hội đồng Thành viên là cơ quan đại

diện trực tiếp chủ sở hữu nhà nước tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông ViệtNam và Tổng công ty Bưu chính Việt Nam; thực hiện các quyền, nghĩa vụ củachủ sở hữu đối với các công ty do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

đầu tư toàn bộ vốn điều lệ và của chủ sở hữu đối với phần vốn góp của Tậpđoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam tại các doanh nghiệp khác

Ban Kiểm soát Nội bộ: Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng Thành viên

thành lập, có 05 thành viên, trong đó Trưởng Ban kiểm soát nội bộ là thành viênHội đồng Thành viên do Hội đồng Thành viên phân công, 01 thành viên là đạidiện tổ chức Công đoàn có đủ tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại Quyết định265/2006/QĐ-TTg ngày 17/11/2006 của Thủ tướng Chính phủ; các thành viênkhác của Ban kiểm soát nội bộ do Hội đồng Thành viên lựa chọn, bổ nhiệm,miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng Thành viên, Tổng giám đốc không được kiêmTrưởng Ban kiểm soát nội bộ

Tổng giám đốc: Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều

hành hoạt động hàng ngày của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, điềuhành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệTập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và các nghị quyết, quyết định củaHội đồng Thành viên; chịu trách nhiệm trước Hội đồng Thành viên và trướcpháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Phó Tổng Giám đốc và Kế toán trưởng: Tập đoàn Bưu chính Viễn

thông Việt Nam có các Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng, do Hội đồngThành viên bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghịcủa Tổng Giám đốc

 Phó Tổng giám đốc là viên chức lãnh đạo giúp Tổng Giám đốc điềuhành Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; thực hiện nhiệm vụ và quyềnhạn do Tổng Giám đốc giao phù hợp với Điều lệ này; chịu trách nhiệm trướcTổng Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ và quyền hạn được giao

Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán - thống

kê của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; giúp Tổng Giám đốc giám sáttài chính tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam theo pháp luật về tàichính, kế toán; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước Hội đồng Thànhviên và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân công hoặc

uỷ quyền

Phó Tổng giám đốc, kế toán trưởng được bổ nhiệm với thời hạn tối đa là

05 năm và có thể được bổ nhiệm lại

Các bộ phận tham mưu và giúp việc:

Bộ máy giúp việc gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ cóchức năng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Hội đồng Thành viên,Tổng Giám đốctrong quản lý, điều hành Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cũng nhưtrong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu, của cổ đông,của thành viên góp vốn hoặc bên liên doanh đối với các doanh nghiệp khác

Gồm các phòng ban:

1 Văn phòng Tập đoàn

2 Ban Tài chính – Chiến lược

3 Ban Kiểm soát nội bộ

4 Ban Nhân lực

5 Ban Phát triển thị trường

6 Ban Kế toán – Tài chính

7 Ban Chất lượng

8 Ban Kế hoạch – Đầu tư

9 Ban Công nghệ – Mạng

10 Ban CNTT & Dịch vụ GTGT

11 Ban Pháp chế – Thanh tra

Các đơn vị thành viên của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Văn phòng Tập đoàn có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và phụcvụ sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Tập đoàn đối với mọi mặt hoạt động củaTập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn.

Văn phòng Tập đoàn thực hiện các chức năng cơ bản sau:

Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tổng hợp, xử lý, cung cấp các thôngtin cần thiết trong hoạt động của Tập đoàn và than mưu, đề xuất các biện pháp

giải quyết công việc cho lãnh đạo Tập đoàn.

Chức năng hậu cần: Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết chocác hoạt động của Tập đoàn…

Để thực hiện tốt các chức năng cơ bản trên thì Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ sau:

Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm cho Tập đoàn và cho Lãnh đạoTập đoàn

Theo dõi, đôn đốc việc triển khai và thực hiện các kế hoạch, chươngtrình công tác của cơ quan; thực hiện các quy định, chỉ thị, quyết định của Hộiđồng Thành viên và của Tổng Giám đốc Phối hợp giữa các Ban chuyên môn,các đơn vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao

Soạn thảo, tổ chức soạn thảo các báo cáo theo quy định và các văn bản

do Tập đoàn giao phó

Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo tới lãnh đạo Tập đoàntrong việc triển khai, giải quyết công việc Giúp lãnh đạo Tập đoàn trong việcchuẩn bị tài liệu, hồ sơ tại các hội nghị với cấp trên, với các cơ quan, tổ chức, cánhân; cung cấp thông tin cho các Ban, các đơn vị khi cần thiết; được ủy quyềntruyền đạt các thông tin cho các Ban, đơn vị thành viên

Giúp Lãnh đạo Tập đoàn trong việc kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, đánh giáchất lượng làm việc của các Ban, các đơn vị thuộc Tập đoàn

Kiểm tra, rà soát thể thức, nội dung các văn bản trước khi trình Lãnh đạoký; tiếp nhận các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân; kiểm tra thể thứcvà nội dung của các văn bản do Tập đoàn phát hành đi

Tham mưu, chủ trì trong việc xây dựng các hệ thống văn bản hành chínhthuộc lĩnh vực pháp chế của Tập đoàn; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thựchiện các quy định pháp chế của Tập đoàn

Tổ chức xây dựng các quy chế của Tập đoàn; tổ chức triển khai thựchiện và kiểm tra việc thực hiên các quy chế

Tổ chức hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ cho các Ban, đơnvị thuộc Tập đoàn; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trư cho

các cán bộ chuyên môn; quản lý việc thực hiện quy chế công tác văn thư, lưutrữ, công tác hành chính văn phòng, kế toán, thống kê cho các Ban, đơn vị thuộcTập đoàn.

Quản lý tài sản, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của Tập đoàn

Bảo đảm phương tiện đi lại cho Lãnh đạo Tập đoàn

Thực hiện các công việc đột xuất do Tập đoàn giao phó; phối hợp vớicác Ban, đơn vị trong việc thực hiện giải quyết công việc

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Để thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ trên, thì việc tổ chức cơ cấuVăn phòng là việc rất quan trọng Cơ cấu tổ chức của Văn phòng được thực hiệnnhư sau:

Chánh Văn phòng: Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tập đoàn và trướcpháp luật về kết quả của việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đã được quyđịnh

Phó Chánh văn phòng: Văn phòng Tập đoàn hiện nay có 04 Phó Chánhvăn phòng, mỗi Phó Chánh văn phòng phụ trách một, hoặc một vài mảng hoạtđộng riêng theo sự phân công của Chánh Văn phòng; chịu trách nhiệm trướcLạnh đạo tập đoàn và Chánh văn phòng về kết quả thực hiện của các nhiệm vụđã được phân công

Các đơn vị chức năng của Văn phòng Tập đoàn:

Tổ chuyên viên 1 và 2 : Giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo

Văn phòng VNPT trong việc xử lý thông tin, tham mưu giúp Lãnh đạo trongcông tác quản lý điều hành hoạt động của Tập đoàn

Phòng Tổng hợp - Pháp chế: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện

công tác tổng hợp, công tác pháp chế của Tập đoàn và của Văn phòng VNPT

Phòng Văn thư – Lưu trữ: Giúp Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện

công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác

hành chính

Phòng quản trị: Giúp lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực hiện công tác

quản lý trụ sở, điện nước, vệ sinh của Văn phòng VNPT

Đội xe văn phòng: Giúp lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý điều hành

đội xe hoạt động phục vụ công tác của cơ quan

Trạm Y tế: có nhiệm vụ quản lý, chăm sóc sức khoẻ cán bộ, công nhân

viên trong cơ quan

Đội Bảo vệ: Hoạt động trên các lĩnh vực bảo vệ bí mật, bảo vệ an toàn cơ

quan và phòng chống cháy nổ

Phòng Kế hoạch - kế toán tài chính: Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng

kế hoạch hàng năm của cơ quan Tập đoàn,trong đó có kế hoạch thu chi tàichính, kế hoạch đầu tư XDCB, công tác kế toán thống kê và đầu tư phát triểncủa Văn phòng VNPT

Như vậy, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoànBưu chính Viễn thông Việt Nam đã được quy định khá chặt chẽ và đầy đủ Việcbố trí mặt bằng làm việc của Văn phòng cũng đã đáp ứng được chức năng,nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn

Tuy nhiên, hiện nay Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam đã chuyểnđổi sang mô hình hoạt động Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên doNhà nước làm chủ sở hữu, nhưng chức năng, nhiện vụ, cơ cấu tổ chức vẫn đượcthực hiện theo quy định trong Quyết định 2050/QĐ-TCCB về việc ban hành quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Bưuchính viễn thông Việt Nam, vì vậy, Lãnh đạo Tập đoàn Bưu chính Viễn thôngViệt Nam cần tổ chức nghiên cứu, ban hành văn bản mới quy định chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn cho phù hợp hơn với môhình hoạt động mới

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

2.1 Mô hình tổ chức bộ máy Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Trước đây, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam được bố trí làmviệc tại hai địa điểm: Số 1 Đào Duy Anh và số 23 Phan Chu Trinh – Hà Nội.Điều này đã gây ra khó khăn trong việc tổ chức bộ máy Văn phòng, khi màthông tin phải trải qua nhiều giai đoạn, dễ dẫn đến sự sai lệch, thiếu hụt, trùngthừa, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc giải quyết công việc

Hiện nay, các bộ phận trong Tập đoàn đã được đưa về trụ sở 57 – HuỳnhThúc Kháng – Hà Nội, điều này tạo thuận lợi rất lớn trong việc điều hành hoạtđộng giữa các bộ phận trong Tập đoàn, giúp cho việc luân chuyển thông tinđược xuyên suốt, qua đó việc tổ chức mô hình bộ máy Văn phòng ngày càngđược hoàn thiện và phù hợp với tình hình mới

2.2 Đội ngũ cán bộ Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

Đứng đầu là Chánh Văn phòng phụ trách các hoạt động chung của cả Vănphòng Có bốn Phó Chánh văn phòng trực tiếp giúp việc cho Chánh Văn phòngvà đảm nhiệm các mảng công việc riêng Đây là những cán bộ có trình độchuyên môn nghiệp vụ cao, có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệmtrong quản lý và điều hành công việc

Cán bộ Văn phòng ở trong độ tuổi khá trẻ ( từ khoảng 25 tuổi – 45 tuổi),với sức trẻ và sự nhạy bén, năng động, đội ngũ cán bộ sẽ giúp cho các hoạt độngvà công việc của Văn phòng luôn hoàn thành đúng nhiệm vụ, bên cạnh đó,những cán bộ có thâm niên làm việc cũng là những người có nhiều kinh nghiệmtrong việc giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động của Văn phòng vàcủa cả Tập đoàn, điều này, tạo ra được đội ngũ cán bộ Văn phòng đảm nhiệmđược khối lượng công việc lớn

Trong số 127 cán bộ có khoảng 30 cán bộ có trình độ sau Đại học, 70 cán

bộ có trình độ Đại học, còn lại là các cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp, vàmột số lượng nhân viên phục vụ những công việc: vệ sinh, bảo vệ…

Riêng phòng Văn thư - Lưu trữ có 8 cán bộ, được đào tạo ở nhiều ngànhhọc khác nhau nhưng đều liên quan đến lĩnh vực hành chính, văn phòng Mỗicán bộ đều được bố trí công việc liên quan đến ngành học được đào tạo và phùhợp với chuyên môn và năng lực Sau đây là chức năng, nhiệm vụ của 8 cán bộ

thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ Tập đoàn:

1 Trần Bá Hùng:

- Tổ chức thực hiện hoàn thành tốt các hoạt động công tác chuyên môn;

- Đã trình Lãnh đạo Văn phòng Tập đoàn ký kết hợp đồng với Trung tâmLưu trữ quốc gia III hỗ trợ dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ

- Đã trình phương án di chuyển tài liệu, đã trình Lãnh đạo VP ký kết hợpđồng thuê nhân công bốc xếp, vận chuyển tài liệu từ kho lưu trữ của cơ quan TĐvề kho lưu trữ của TTLT quốc gia III

- Đã tổng hợp và ban hành văn bản gửi thông báo cho các đơn vị thànhviên trong TĐ về tình hình ban hành, phát hành, nhận chuyển văn bản

- Tổ chức khai thác, công chứng và cung cấp hồ sơ tài liệu lưu trữ, vănbản pháp lý, phục vụ hoạt động công tác của đơn vị trong TĐ

- Theo dõi, kiểm soát tình hình luân chuyển văn bản trên AIS của các đơnvị, phân luồng, chuyển hướng các văn bản đến, văn bản đi, văn bản xử lý nội bộtheo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo TĐ và quy định trong côngtác văn thư

- Kiểm soát hệ thống văn bản phát hành trên AIS, chấm lỗi những văn bảnđăng nhập thông tin không đầy đủ, chậm găn file, găn file không đầy đủ, lỗi thểthức, kỹ thuật trình bày

- Phối hợp, trao đổi, hướng dẫn và trả lời vướng mắc của các đơn vị trongviệc phát hành, chuyển nhận văn bản trong VNPT

- Trực tiếp chuyển trình và chuyển hướng văn bản thuộc thẩm quyền xửlý, giải quyết của Văn phòng TĐ

2 Nguyễn Thanh Thảo:

Công việc 1: Văn thư:

- Tiếp nhận, đăng ký thông tin, vào sổ chuyển trình LĐTĐ văn bản đến,văn bản trình ký, văn bản lưu chuyển xử lý nội bộ, bao gồm đơn thư, văn bảngiấy, văn bản in trên mạng AIS

- Đăng ký thông tin quản lý

- Photo và trình chuyển tiếp Hội đồng thành viên

- Nhập nội dung ý kiến chỉ đạo

- Bóc tách hồ sơ và chuyển VB ra bộ phận phát hành

- Hỗ trợ các vị trí công tác khác theo sự phân công của LĐTĐ

3 Lê Minh Nguyệt:

Công việc 1: Văn thư:

- Theo dõi, rà soát, khai thác, đăng ký văn bản đến trình LĐTĐ, LĐVP

- Scan, photo, gắn file VB của các cơ quan đơn vị ngoài ngành gửi đến,gửi mail khi LĐ đi công tác

- Nhập ý kiến nội dung chỉ đạo

- VB trả ra, trả về các Ban, VB chuyển trình LĐVP,

- Hỗ trợ bộ phận đóng bì VB phát hành của các cơ quan TĐ gửi đi vàcông tác VT của các Kiểm soát viên tại VNPT, chuyển văn bản tới thư ký Chủtịch Hội đồng thành viên, thư ký của Tổng Giám đốc

4 Nguyễn Thị Minh Thanh:

Công việc 1: Văn thư:

- Kiểm soát thể thức VB, tiếp nhận đăng ký VB đầu vào trình ký của cácđơn vị tới Hội đồng thành viên, LĐTĐ

- Kiểm soát số ký hiệu bưu phẩm, tiếp nhận đăng ký EMS, bưu phẩm đầuvào từ các đơn vị trong và ngoài ngành chuyển tới Hội đồng thành viên, LĐTĐ

- Làm bảng kê chi tiết các loại bưu phẩm, bưu kiện, EMS, làm thủ tụcthanh toán công nợ Bưu phẩm, bưu điện Hà Nội

- Đi chứng từ tài liệu, chứng thực tài liệu dự phòng

- Phát báo cáo Tết cho các đơn vị theo số lượng CBCNV đã đăng ký

- Làm VB trình LĐVP đăng ký lịch ra vào tòa nhà trong những ngày nghỉvà ngoài giờ hành chính.

5 Vũ Thị Dương:

Công việc 1: Lưu trữ:

- In mục lục sổ lưu trữ cấp số VB phát hành đi của cơ quan TĐ trên hệthống AIS

- Chọn sắp xếp hoàn thành VB lưu cấp số gốc, lưu đen

- Tổng hợp nhu cầu VP phẩm

- Giám sát công việc vệ sinh kho tàng thường xuyên

- Sắp xếp đưa vào lưu trữ công báo

- Khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ các đơn vị thuộc cơ quan TĐ trongcông việc kiểm toán

Công việc 2: Văn thư:

- Thực hiện việc quản lý, phát hành VB giấy của cơ quan TĐ, gửi các đơnvị trong và ngoài ngành

- Chia chọn, làm bì VB giấy gửi đi qua đường Bưu điện tới các đơn vịtrong và ngoài ngành

- Tìm kiếm và bổ sung VB phát hành thêm cho các đơn vị theo chỉ đạocủa LĐ phòng

- Thực hiện viết thư mời, chuyển công văn hỏa tốc; thực hiện việc khắcdấu cho ban Pháp chế Thanh tra

- Hỗ trợ tiếp nhận VB đến theo sự phân công của LĐ phòng

6 Đặng Văn Tuấn:

Công việc 1: Lưu trữ:

- Thực hiện công tác bảo quản, vệ sinh, tra tìm khai thác tài liệu lưu trữcủa TĐ theo quy định

- Lập và biên mục hồ sơ

- Kiểm kê tài liệu giao nộp của Ban kế toán

- Sắp xếp đánh số hồ sơ đưa vào cặp hộp phục vụ tra cứu khai thác

- Khai thác tra cứu tìm tại liệu hồ sơ

- Giám sát công tác chuyển tài liệu lưu trữ đến kho thuê TTLT quốc giaIII và làm thủ tục nghiệm thu thanh ký hợp đồng vận chuyển sắp xếp tài liệu lưutrữ.

Công việc 2: Văn thư:

- Sắp xếp phân loại VB điện tử, VB giấy phát hành của TĐ, thống kê vàchấm lỗi VB phát hành

- Thực hiện photocopy, nhân bản hồ sơ VB phát hành của TĐ

- Hỗ trợ các vị trí công tác trong phòng theo chỉ đạo của LĐ phòng

- Trực ngoài giờ thứ 6 hàng tuần trong ngày

7 Đỗ Đức Thọ:

Công việc 1: Văn thư:

- Quản lý và sử dụng các con dấu hành chính của TĐ, VP TĐ

- Đối chiếu, kiểm tra và tiếp nhận VB của các đơn vị thuộc cơ quan TĐchuyển đến làm thủ tục phát hành

- Đóng dấu VB, bao gồm VB phát hành, VB sao y các loại

- Scan gắn file lưu chuyển, phát hành VB điện tử AIS trên hệ thống AIS

- Phân luồng, phân loại, chuyển hướng VB giấy, VB phát hành đi của cơquan TĐ, VP TĐ

- Phối hợp, nhắc nhở các cá nhân liên quan trong việc tuân thủ cập nhậtthông tin VB phát hành trên hệ thống AIS

- Phát hiện và yêu cầu đơn vị cá nhân bổ sung và sửa sai VB phát hànhkhông đúng quy định

8 Nguyễn Đình Cường:

- Hỗ trợ nhận và ghi sổ VB chuyển đến cơ quan TĐ, chuyển VB đến BanTài chính chiến lược 2 lần/01 ngày

PHẦN 2: CHUYỂN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI

CƠ QUAN Khái niệm về Thư ký văn phòng:

Ngành Thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việccủa các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngànhThư ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thìvẫn còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọngcủa ngành Thư ký

Thư ký văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.

Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quanhệ, biết phân loại cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt độngkhác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, tổ chức chuyến đi công tác choLãnh đạo, tổ chức phòng làm việc có khoa học và các nghiệp vụ chuyên mônkhác: Văn thư – Lưu trữ Vì thế Thư ký là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớtthời gian lao động cho Lãnh đạo Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Lãnh đạo,người Thư ký phải được Lãnh đạo tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó,đồng thời người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việcvới các đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo vớikhách hàng, cộng sự và các thành viên trong Cơ quan Người Thư ký hoạt độngvăn phòng là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủđộng, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cở mở, tếnhị trong giao tiếp

Tóm lại công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc củaLãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúpLãnh đạo duy trì các mối quan hệ

I, Hoạt động tiếp khách, đãi khách:

- Tiếp khách:

Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằmđáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, mặt khác trên cơ sở những thông

tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.

Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đósự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng

Là một Văn phòng Tập đoàn, Văn phòng VNPT đặc biệt quan tâm tớicông tác, lễ tân, khánh tiết phục vụ công tác đối ngoại của VNPT Đối tượngquan trọng của VNPT là các cơ quan Bộ ngành, quản lý nhà nước, các đối táckinh doanh lớn trong và ngoài nước, khách hành, bạn hàng

Công tác tiếp khách được VP VNPT quan tâm chu đáo từ khâu chuẩn bịđón tiếp Các công việc từ chuẩn bị nội dung, giấy mời, địa điểm, phương tiện,đón tiếp, quà lưu niệm đều được VP VNPT phối hợp với các đơn vị chức năng,đôi khi cả với các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp để thực hiện phù hợp đối vớitừng nhóm đối tượng và tính chất của buổi tiếp khách

VP VNPT cũng quan tâm tới việc tổ chức tiếp khách từ khâu đón khách,bố trí người tiếp đúng cương vị, đúng đối tượng Việc tìm hiểu phong tục tậpquán của khách quốc tế, thói quen của những vị khách quan trọng giúp cho VPVNPT có được những cách thức phù hợp, thể thiện sự tôn trọng và hiếu kháchcủa tập đoàn

Hoạt động tiếp khách của Thư kú diễn ra dưới các hình thức: giao tiếpđiện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo nhưng ở bất cứhình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắngnghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên

- Đãi khách:

Đãi khách là hình thức ngoại giao nhằm tăng cường mối quan hệ hai bên.Đãi khách không phải là một hoạt động phổ biến song đây lại là một công cụ hếtsức quan trọng và cần thiết cho công tác đối ngoại, vì thế việc lựa chọn đãikhách cũng như hình thức đãi khách nào không phải điều đơn giản Tùy vàomục đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi kháchkhác nhau

Khi chuẩn bị đãi khách Thư ký phải lập danh sách khách mời và phải đảmbảo nguyên tắc khách quan và nguyên tắc thứ bậc

Thông qua hoạt động đãi khách, Thư ký phải thể hiện một số điểm cơ bảnsau:

- Sự tôn trọng của cơ quan với khách

- Bày tỏ mong muốn, thiện chí được thiết lập các mối quan hệ với khách

- Tạo môi trường giao tiếp cụ thể phù hợp với mục đích hướng tới tronggiao tiếp

- Hiểu biết của cơ quan trong việc tuân thủ các nghi thức ngoại giao cơbản

Thư ký với hoạt động chuẩn bị đãi khách:

Nắm được các yêu cầu về kỹ thuật tổ chức và phải có đầy đủ các thông tinliên quan như:

- Thông tin về mục đích của việc tổ chức

- Thông tin về các hình thức được phép lựa chọn khi tổ chức

- Thông tin có liên quan đến đại biểu tham gia tiệc chiêu đãi

- Các thông tin xã hội có khả năng chi phối hoặc ảnh hưởng đến hiệu quảcủa việc đãi khách

Tùy theo mục đích của việc đãi khách người Thư ký phải tiến hành nhữngcông việc sau:

1 Lựa chọn hình thức đãi khách:

Thông thường sử dụng ba hình thức đãi khách cơ bản: giải khát, tiệc vàchiêu đãi

2 Chuẩn bị đãi khách:

- Lập danh sách khách mời:

+) Tính khách quan và tính thứ bậc

+) Vị trí ưu tiên trong lễ tân

+) Vị trí danh dự và các vị trí ưu tiên chiêu đãi

- Chuẩn bị giấy mời:

Đối với tiệc chiêu đãi Thư ký nên sử dụng hình thức văn bản khi soạngiấy mời để đảm bảo tính trang trọng, chính xác và giá trị pháp lý của thông tin

Nội dung giầy mời phải đảm bảo cung cấp các thông tin sau:

- Tên cơ quan, đơn vị hoặc người đứng ra mời

- Họ tên, chức vụ của người được mời

- Lý do được mời

- Thời gian và địa điểm

- Chuẩn bị địa điểm:

Những yêu cầu khi chuẩn bị địa điểm tổ chức tiệc của người Thư ký như sau:

- Số lượng đại biểu chính thức có khả năng tham gia

- Hình thức

- Sự thuận tiện trong đi lại

- Chi phí tối đa được phép chi trả

- Chức vụ của đại biểu

- Các nghi thức buộc phải thực hiện

Đối với việc tiếp đãi khách của Tập đoàn VNPT, thường xuyên phải đóntiếp các vị khách quan trọng từ các cơ quan Nhà nước, các đối tác kinh doanhlớn trong và ngoài nước Tập đoàn bố trí riêng hai tầng cao nhất của tòa nhà đểphục vụ cho các hình thức chiêu đãi khách Với không gian thoáng mát và hiệnđại, phù hợp với nhu cầu cần thiết cho việc tiếp đãi khách cũng như các buổi gặpđối tác, bàn công việc của Tập đoàn Với đội ngũ nhân viên phục vụ nhiệt tìnhvà chuyên nghiệp cùng những trang thiết bị hiện đại đã góp phần đáp ứng đượccác nhu cầu của hầu hết các đối tượng

Đối với quà tặng, cùng với xu thế phát triển mới của kinh tế xã hội và áp lựccạnh tranh không chỉ ở thị trường quốc tế mà ngay cả thị trường trong nước đã làmcho các doanh nghiệp thay đổi quan điểm về quà tặng Tập đoàn VNPT khéo léo sửdụng quà tặng phù hợp với tính chất, đối tượng của mỗi bữa tiệc cụ thể

II, Công tác tổ chức hội họp:

- Khái niệm:

Tổ chức hội họp là hình thức giao tiếp không thể thiếu, là phương thức đểnhà quản lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Tuynhiên khi tổ chức hội họp, nhà quản lý sẽ hướng tới các mục đích sau: tổng kết,đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo quyền làm