Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

V, Kỹ năng giao tiếp của Thư ký tại cơ quan

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập

• Ưu điểm:

+) Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng Văn thư – Lưu trữ

Phòng Văn thư – Lưu trữ của TĐ được đặt tại tầng 17 và tầng 22 của TĐ, gần với Ban Lãnh đạo của TĐ ( tầng 18) tạo điều kiện tốt để tiếp nhận các thông tin tài liệu từ Lãnh đạo, giúp cho việc giải quyết công việc nhanh hơn.

Mô hình tổ chức phòng làm việc phòng VTLT đã đáp ứng được những yêu cầ cơ bản của phòng làm việc có khoa học.

Môi trường làm việc yên tĩnh, thoáng đãng tạo nên những điều kiện thuận lợi góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tạo cảm hứng làm việc.

Thẳng cửa ra vào VP là vị trí làm việc của cán bộ đóng dấu, tiếp đến là bộ

phận tiếp nhận văn bản. Đó là 2 vị trí phù hợp với tính chất công việc của 2 bộ

phân này vì thường xuyên phải tiếp nhận VB từ trong và ngoài đơn vị của TĐ.

Bên cạnh bộ phận tiếp nhận VB là 1 dãy tủ lớn có các ô tương ứng với các đơn vị của TĐ để tiện cho việc chuyển giao VB.

Ở vị trí trung tâm phòng có một chiếc bàn làm việc chung lớn dùng để cho các cán bộ văn thư đơn vị đến lấy văn bản có thể ngồi kiểm tra văn bản và ký nhận, đồng thời có thể được sử dụng để phân loại và lưu văn bản hoặc họp hành.

Bên trong phía tay trái cửa ra vào là phòng làm việc của Trưởng phòng, vị trí này tạo ra không gian yên tĩnh, thuận tiện cho Lãnh đạo làm việc cũng như thể hiện vị trí quan trọng của người Lãnh đạo.

VP có đầy đủ những trang thiết bị hiện đại như: Máy điều hòa, Máy vi tính, máy scan, máy Fax, điện thoại, máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, tủ

đựng tài liệu, tủ cá nhân, két sắt, bàn, ghế xoay tiện dụng, camera, thiết bị báo cháy, rèm cửa che nắng thiết kế hiện đại, xe đẩy tài liệu. Và một số đồ dùng văn phòng phẩm như: Kẹp ghim, dập ghim, bút xóa, máy bóc tài liệu..

Riêng máy photocopy được bố trí riêng một góc trong phòng vì số lượng photo hàng ngày rất lớn, tạo sự thuận lợi và diện tích rộng rãi không gò bó khi

sử dụng.

VP có hệ thống ánh sáng, có cây xanh trong phòng làm việc, điều này tác động lớn đến hiệu quả làm việc của cán bộ.

Mỗi cá nhân trong VP đều có một tủ cá nhân, rất tiện lợi cho việc lưu trữ

văn bản, tài liệu. Hầu hết cán bộ trong phòng đều được trang bị một máy vi tính, máy in. Riêng máy fax, máy in được đặt ở vị trí trung gian để mọi người trong phòng có thể sử dụng thuận tiện.

Bộ máy văn phòng được tổ chức gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị, tránh chồng chéo.

Cán bộ là những người có chuyên môn, được bố trí vào những vị trí phù

hợp với năng lực và chuyên môn.

+) Về công tác văn thư – lưu trữ:

Về mặt thể thức :

Nhờ hệ thống văn bản được mẫu hoá nên hầu hết các văn bản do Tập đoàn ban hành đều đảm bảo về mặt thể thức, cách trình bày khoa học và có sự thống nhất trong toàn cơ quan.

Các văn bản sau khi được các chuyên viên soạn thảo đều được Chánh văn phòng kiểm tra về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày; đến khi văn bản được ký ban hành được tập trung ở văn thư để làm thủ tục phát hành (lấy dấu và đóng dấu ).

Trước khi đóng dấu văn thư kiểm tra lại về mặt thể thức một lần nữa, nế có sai sót thì gửi lại cơ quan soạn thảo sữa chữa mới cho đóng dấu ban hành.

Việc quy định một cách chặt chẽ, quy củ như vậy góp phần quan trọng trong việc hình thành các văn bản có chất lượng, đáp ứng yêu cầu của cơ quan cũng như lãnh đạo cơ quan.

Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản :

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tập đoàn đã được thống nhất và đã đạt được những kết quả nhất định.

Việc quản lý văn bản đi – đến :

Hàng năm Tập đoàn phải tiếp nhận cũng như ban hành một khối lượng văn bản rất lớn nên việc quản lý được lượng văn bản này một cách khoa học, chặt chẽ, thống nhất là một vấn đề cần được quan tâm. Nhưng tại Tập đoàn việc quản lý văn bản đi đến được tiến hành theo nhiều bước khá chặt chẽ.

Bên cạnh việc đăng kí văn bản bằng phương pháp thủ công, văn bản còn được đăng kí trên máy tính. Việc đăng kí này có ưu điểm là đảm bảo sự chính

lưu giữ , tra tìm thông tin được nhanh chóng, chính xác, phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý.

Việc ứng dụng CNTT với việc sử dụng hệ điều hành AIS vào công tác văn thư của cơ quan đã mang lại những hiệu quả nhất định trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày.

Việc kết nối mạng thông tin diện rộng ( mạng internet) cũng góp phần không nhỏ đối với hoạt động của cơ quan nó giúp cho cán bộ và các bộ phận trong cơ quan có thể trao đổi thông tin với các cơ quan khác hoặc cập nhất các thông tin kinh tế, chính trị, xã hội …. được đăng tải trên mạng hàng ngày bổ sung vào vốn kiến thức bản thân giúp ích cho công việc của mình.

• Nhược điểm:

+) Mô hình Văn phòng Văn thư – Lưu trữ của Tập đoàn.

Phòng Văn thư – Lưu trữ là đầu mối tiếp nhận các văn bản cho cả Tập đoàn được đặt tại tầng 17, chưa thực sự thuận lợi cho việc tiếp nhận lượng văn bản lớn, gây khó khăn cho việc liên hệ của khách hàng khi muốn đến làm việc với Tập đoàn.

Chưa có quy chế về văn phòng, quy chế làm việc.

+) Về Văn thư – lưu trữ:

Vẫn còn những lỗi về thể thức văn bản như: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên đơn vị soạn thảo,…

Trong quản lý văn bản vẫn còn xảy ra hiện tượng lấy sai số, trùng số văn bản, điều đó sẽ gây nên khó khăn cho các cán bộ trong việc giải quyết công việc và tra tìm văn bản.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng đã đạt được những kết quả nhất định song cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Mặc dù đã có hệ thống văn bản được mẫu hoá nhưng một số văn bản soạn thảo vẫn còn thiếu khoa học và không đúng quy định .

Việc in ấn, photo tài liệu chưa thực sự được quản lý chặt chẽ dẫn đến tình trạng in ấn, photo thừa tài liệu gây lãng phí.

Công tác lập hố sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để. điêu đó gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ. Vì đôi khi tài liệu không được các phòng, ban lập hồ sơ tốt, buộc cán bộ lưu trữ phải đảm nhiệm. Nhưng do

phần lớn tài liệu đều là các tài liệu chuyên ngành như kế toán, các công trình xây dựng cơ bản …. Nên cán bộ lưu trữ phải mất nhiều thời gian để lập lại hồ sơ. Và tình trạng không lập hồ sơ cũng sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác tìm kiếm.

+) Vấn đề chuyển giao văn bản :

Văn bản của cơ quan Tập đoàn VNPT và Văn phòng VNPT đã được cấp số, quản lý, theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến qúa trình xử lý văn bản trên hệ thống AIS, nhưng việc chuyển giao văn bản giữa đầu mối văn thư chuyên trách của văn phòng VNPT với các bộ phận khác trong cơ quan vẫn hực hiện ghi sổ thủ công.

Việc làm đó vừa không tận dụng được thông tin quản lý có sẵn trên hệ thống, vừa làm cho khối lượng công việc của bộ phận văn thư chuyên trách tăng lên một cách không đáng có, giảm năng suất lao động của các nhân viên văn thư chuyên trách.

Ngoài ra việc ghi sổ giao nhận công văn không đồng nhất với hệ thống quản lý trên mạng máy tính gây khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm khi cân thiết của các bộ phận liên quan, dễ dẫn đến sai sót trong thao tác nghiệp vụ ghi sổ.

Vấn đề quản lý cấp số công văn: Mặc dù đã được xây dựng hệ thống cấp số tự động thông qua mạng máy tính của hệ thống AIS nhưng chưa có quy định về ban hành văn bản trong cơ quan Tập đoàn nên việc quản lý cấp số hiện còn nhiều vướng mắc và thực tế công tác cấp số đối với văn bản ban hành tại cơ quan Tập đoàn đang phải thực hiện thủ công .